문서 목록 샘플 템플릿을 만드는 방법입니다. 우리는 사례 목록을 작성합니다.

일반적으로 모든 조직의 작업은 다음과 관련이 있습니다. 많은 수서류. 이것은 수신되는 서신과 그에 대한 답변입니다. 다양한 주문그리고 직원 진술 기술 지침그리고 회계 보고서. 이들 모두에는 시기적절한 회계와 최적화가 필요합니다. 이 문제를 해결하기 위한 옵션 중 하나는 문서 목록입니다.

법에 따르면

기업의 사무에 종사하는 전문가는 문서 목록이 무엇인지 가장 잘 알고 있습니다. 1년 동안 엄청난 수의 논문이 통과됩니다. 그것들은 모두 중요하며, 각각 개별적으로 재생됩니다. 특별한 역할이 문제 또는 그 문제를 해결하는 데. 이러한 수하물을 단순히 버릴 수는 없습니다. 특정 기간그 동안에는 유효하며 여전히 유용할 수 있습니다. 이러한 문서는 일반적으로 아카이브로 전달되어 필요한 전체 시간 동안 보관됩니다.

언제든지 해당 자료를 가져와 원하는 목적으로 사용할 수 있습니다. 안에 연방법"에 대한 기록 보관 업무» 2004년 10월에 가능한 모든 유형의 문서 목록이 작성되었으며 각 문서에 대해 특정 날짜그 동안에는 소유자와 함께 있어야 합니다. 그러나 저장을 위해 접수된 엄청난 수의 서류를 어떻게 고려합니까? 이를 위한 문서 목록이 있습니다. 아카이빙 담당 직원이 편집하여, 의무적인 추가장기 보관을 위해 받은 각 폴더 또는 케이스.

중요한 서류 보내기

기업의 비서는 종종 문서 목록을 작성합니다. 이는 들어오거나 나가는 서신을 등록한다는 의미는 아닙니다. 이를 위해 각 비서는 특별한 일지를 가지고 있습니다. 편지를 받거나 보내는 순간이 그에 따라 기록되어 날짜, 수취인 및 책임 집행자를 표시합니다. 경우에 따라 해당 서신에 재고가 포함될 수 있습니다.

예를 들어 조직에서 문서 패키지를 주소로 보냅니다. 그냥 봉투에 넣어 우표를 붙인 상자에 넣을 수는 없습니다. 서류가 도달할 것이라는 보장은 어디에 있습니까? 완전히? 물론 이것이 광고 브로셔이거나 간단한 정보 전단지라면 걱정할 필요가 없습니다. 언제든지 다시 보낼 수 있습니다. 하지만 때로는 심각한 문서를 다음으로 보내야 할 때도 있습니다. 공식 요청. 이 경우 포장에는 주요 서류 외에 다음 사항이 포함되어야 합니다. 자기 소개서이 주소로 전송된 문서 목록이 될 인벤토리입니다.

서류 양도

계약 체결에 참여하는 근로자는 문서 목록이 무엇인지 잘 알고 있습니다. 직접 샘플을 쉽게 만들 수 있습니다.

가장 중요한 것은 이 문서에 필요한 모든 정보가 포함되어 있다는 것입니다.

• 왼쪽 상단에 보내는 사람의 이름을 적거나 회사 직인이 찍혀있습니다.
• 오른쪽에는 수취인의 세부 정보(회사 이름 및 이사 이름)가 표시됩니다.
• 이름은 아래 중앙에 적혀있습니다. 예를 들어 '인벤토리 전송된 문서계약서”에 번호와 날짜도 표시해야 합니다.
• 다음으로 테이블은 무작위 방식으로 컴파일되며 이 테이블에는 최소 4개의 열(일련 번호, 문서 이름, 문서 번호 및 날짜, 사본 수, 시트 수)이 있어야 합니다.
• 그 후, 이 목록에 따라 전송된 문서 수에 대한 최종 기록이 작성됩니다. 계산도 필요해요 총 수량첨부 시트.
• 페이지 맨 아래에는 누가 이 서류를 전달하고 수락했는지에 대한 날짜, 이름 및 직위가 표시됩니다.

이것은 가장 일반적인 문서 목록이며, 그 샘플은 모든 회사원에게 다음과 같이 잘 알려져 있습니다. 우편 양식번호 107. 기성품 양식어느 우체국에서나 미리 가져가서 천천히 작성하고 직장에서 확인할 수 있습니다.

아카이빙의 미묘함

모든 아카이브 작업자는 사례 문서 목록에 익숙합니다. 보관을 위해 서류를 옮길 때 작성됩니다. 이 문서는 단지 특정 폴더의 내용이 아닙니다. 사이에서 찾을 수 있게 해줍니다. 엄청난 양필요한 정보를 문서로 작성합니다.

주문, 보고서 및 기타 첨부 파일은 6개의 필수 열을 포함해야 하는 표로 체계화되고 요약됩니다.

• 일련번호.
• 색인 특정 문서명명법에 따라.
• 날짜(등록 시 표시된 날짜).
• 제목(주문, 편지, 계약).
• 시트 번호.
• 메모.

테이블이 꽤 커질 수 있습니다. 그러나 어쨌든 마지막에는 목록에 나열된 문서 수와 계산된 총 페이지 수에 대한 최종 기록이 작성되어야 합니다. 이제 해당 폴더를 살펴보면 필요한 매개변수를 쉽게 찾을 수 있습니다. 올바른 종이많은 노력을 기울이지 않고도.

인벤토리 컴파일의 특징

문서의 내부 인벤토리에는 컴파일러가 다음을 수행해야 합니다. 특별한 지식그리고 특별한 관심. 때로는 디자인 오류가 엄청난 정보의 흐름 속에서 단순히 종이를 잃어버리는 것으로 끝나기도 합니다. 제자리에 있지 않아 그녀는 눈에 띄지 않게 날아갑니다.

예를 들어 예정된 점검의 경우 세무서작년 보고서가 필요했는데 부주의로 인해 다른 서류와 함께 제출하게 되었습니다. 기업 직원이 이전에 제공된 정보 또는 해당 정보를 확인할 수 없는 상황이 발생했습니다. 이러한 오해로 인해 조직에 벌금이 부과될 수 있으며 정보 제공 및 문서 보관을 담당하는 직원이 처벌될 수 있습니다. 손실량은 찾고 있는 데이터의 중요성에 따라 달라집니다. 이러한 일이 발생하지 않도록 하려면 문서 기록을 적절하게 유지해야 합니다. 물론 이 과정은 매우 복잡하고 시간이 많이 걸립니다. 또한 절차의 다단계 특성과 순서를 고려해야 합니다.

직원의 개인 파일

모든 기업이나 조직의 인사 서비스는 또한 가장 많은 사람들이 이용하는 사이트이기도 합니다. 다른 문서. 그 중 대부분은 직원의 개인 파일에 축적되어 있습니다.

해당 자료는 해고될 때까지 현장에 보관되며 그 이후에만 기록 보관소로 전달됩니다. 이 경우 인사 담당자는 개인 파일에 문서 목록을 작성해야 합니다. 러시아 법률에는 어떤 내용도 포함되어 있지 않다는 점은 주목할 가치가 있습니다. 특정 표준그 구성에 관해서. 모든 규칙은 소련 시대에서 따온 것입니다. 이에 따라 이러한 인벤토리는 7개 열의 표준 테이블이어야 합니다.

• 번호순입니다.
• 특정 문서의 색인입니다.
• 날짜.
• 제목과 요약문서.
• 시트 번호.
• 문서가 개인 파일에 포함된 날짜입니다.
• 특별한 참고 사항에 대한 참고 사항입니다.

마지막에는 목록에 포함된 문서의 총 개수가 계산됩니다. 이 모든 작업은 사건 이전 날짜를 나타내는 인사 담당관의 서명에 따라 수행됩니다.

기업과 정부 기관이 법에 따라 전체 기간 동안 유지해야 한다는 것은 비밀이 아닙니다. 특정 기간그들의 활동에 관한 문서.

그러나 그러한 문서를 단순히 아카이브에 보관하는 것은 허용되지 않습니다. 보내기 전에 재고가 완료되어야 합니다.

재고란 무엇이며 어떤 법률에 의해 규제됩니까?

법에 따르면 문서 목록은 문서 처리의 마지막 단계입니다. 목록은 정부가 승인한 형식의 특별 디렉토리에 편집됩니다.

인벤토리 목록 개별 번호, 아카이브로 보내야하는 모든 사례의 구성 및 내용.

문서 인벤토리 절차다음 지침에 따라 수행됩니다.

• 2009년 12월 23일 Rosarkiv가 승인한 사무에 대한 방법론적 권장 사항
• 기록 보관 및 보관. 용어 및 정의(또는 간단히 GOST R51141 표준)
• 사무 지시를 승인하는 문화부 명령
• 충전 절차에 대한 설명 특정 형태서류;
• 중앙 은행에서 사무를 수행하기 위한 주요 규칙을 설명하는 러시아 중앙 은행의 지침입니다.

설명된 각 문서의 모든 문서는 적절하게 구성되어야 합니다. 먼저 명령과 지시가 옵니다. 고위 당국, 기타 프로토콜, 계획, 보고서, 보고서 및 서신.

인벤토리의 적용 및 목적

필수재고회계 및 인사 문서. 설명된 후 확인을 위해 해당 기관에 제출됩니다. 정부 기관또는 아카이브로 직접 이동합니다.

연중 사용하지 않는 서류도 설명 대상이 됩니다. 이 절차 후에는 엔터프라이즈 아카이브에 저장됩니다.

• 문서 이름;
• 수량;
• 개별 서명 - 원본 또는 사본;
• 가능하면 비용.

마지막에 표시되어 있어요 총 수문서 시트. 인벤토리에 서명됨 공식적인, 그가 압수를 수행했으며 이 절차 중에 참석한 다른 사람들이 있었습니다.

압류 목록은 2부로 작성됩니다. 한 부는 문서를 압수한 조직이나 사람이 받고, 두 번째 사본은 압수를 수행한 경찰, 세무서 또는 기타 당국에 보관됩니다. 압수 과정에서 기록 방법을 사용한 경우 사진이나 비디오 자료가 목록에 첨부됩니다.

경찰과 법원 직원은 문서를 압수할 때 증인이 될 수 없습니다.

1C에서 세무서의 재고를 올바르게 작성하는 방법은 다음 비디오 강의에 설명되어 있습니다.

기업 및 조직 직원의 개인 파일 등록, 유지 및 저장은 엄격하게 이루어져야 합니다. 특정 순서로. 개인 파일은 원칙적으로 둘 이상의 파일을 포함합니다. 중요한 종이– 어떤 경우에는 그 목록이 최대 20개에 달할 수도 있습니다. “개인파일문서목록”이 있는 것은 직원의 개인파일에 문서의 수와 그 이름을 기록하기 위함이다.

파일

재고가 왜 필요한가요?

이 간단한 종이를 사용하면 채용 시 직원이 제공한 모든 문서를 즉시 기록할 수 있습니다. 그 후, 새로 받은 모든 서류를 개인 파일에 기록하고 필요한 서류 압수 사실과 반환 사실을 기록합니다.

재고에 포함된 서류의 분실 또는 손상에 대한 책임은 개인 파일 보관을 담당하는 직원의 어깨로 옮겨집니다. 이는 다음과 같은 사실을 고려하여 재고 준비에 매우 신중하게 접근해야 하는 좋은 이유입니다. 실제로 회사가 분실한 문서에 대해 법원에 가는 선례가 있었습니다.

어떤 개인 파일에 대해 인벤토리를 작성해야 합니까?

법은 요구하지 않습니다 필수 가용성직원의 개인 파일에 저장된 문서의 내부 목록입니다. 다만, 목록을 첨부해야 하는 경우도 있습니다(관련법령에 반영되어 있음). 규정). 여기에는 다음이 포함됩니다

• 영구 또는 장기 저장(10년 이상)을 위해 엔터프라이즈 아카이브로 전송되는 폴더
• 또한 "개인 파일"이라는 간단한 제목이 있는 문서도 포함됩니다(즉, 문서에 포함된 문서의 양과 내용이 정확히 무엇인지 명확하지 않습니다).

문서를 작성하는 사람

개인 파일을 유지하는 것은 인사 전문가의 권한에 속하므로 해당 파일에 저장된 문서의 목록을 작성하는 것도 그들의 특권입니다. 그러나 어떤 경우에는 (예를 들어 중소기업의 경우) 회사의 비서 또는 장이 목록을 작성할 수 있습니다. 가장 중요한 것은 직원이 문서를 작성하기에 충분한 수준의 자격을 가지고 있다는 것입니다. 올바른 순서로그리고 양식 전반에 걸쳐. 이전에 승인된 개인 업무 수행 절차가 취소되었으며 이 과정에서 기업 직원은 자신의 경험과 일반적으로 허용되는 관행에만 의존해야 하기 때문에 특히 그렇습니다.

개인 문서의 내부 목록을 작성하는 방법

오늘날 단일하고 통합된 필수 샘플은 없습니다. 이 문서의. 따라서 회사는 다음 두 가지 옵션 중 하나를 사용할 수 있습니다.

1. 매번 필요에 따라 다음과 같이 작성하십시오. 자유 형식(이때 불편하다. 대량인사),
2. 조직에서 개발하고 승인한 템플릿을 사용합니다. 회계정책기업).

문서에는 다음과 같은 다양한 정보가 포함되어야 합니다.

• 기업 이름,
• 문서가 설명된 직원의 직위 및 성명,
• 설명된 문서 목록,
• 에 저장된 문서의 전체 목록 개인 파일(그리고 그들의 사본도 포함).

재고는 다음 사항에 따라 달라질 수 있습니다. 작업서, 교육 문서 및 고급 교육 과정 수료증뿐만 아니라 수여 증서, 직원에 관한 명령 및 지침 사본, 목록 과학 작품, 정보 학업 학위등.

문서에는 기본 정보를 표 형식으로 입력하는 것이 가장 좋습니다.

또한 개인 파일이 확장됨에 따라 여기에 입력되는 모든 새 문서도 목록에 기록되어야 하며, 목록에서 제거되거나 반대로 반환된 문서도 기록되어야 합니다(그 사람과 그 이유를 나타냄). 필요).

개인 문서 목록을 작성하는 방법

문서는 손으로 작성하거나(자, 연필, 펜 사용) 컴퓨터로 인쇄할 수 있습니다(즉시 인쇄할 수 있으므로 가장 편리합니다). 필요한 수량사본). 빈 A4용지나 종이에 작성하시면 됩니다. 레터헤드기업 (역할을 수행하지 않음). 일반적으로 각 사건마다 문서 사본 한 장이 작성되지만 직원이 사본을 요청하는 경우 고용주 대리인은 이를 거부할 권리가 없습니다.

재고는 한 장 또는 여러 장으로 구성될 수 있습니다(문서 수가 많은 경우). 페이지가 많으면 번호를 매겨야 합니다.

문서를 작성할 때 부정확성과 오류를 피해야 하며, 더욱이 명백히 신뢰할 수 없거나 신뢰할 수 없는 내용이 포함되는 것을 피해야 합니다. 허위 정보– 그러한 사실이 발견될 경우, 이는 다음과 같은 결과로 이어질 수 있습니다. 징계책임있는 직원.

문서를 보관할 수 있습니다. 다른 방법으로, 예를 들어 후면 제목 페이지개인 파일 폴더 또는 간단히 폴더에 넣습니다(인벤토리에 시트가 많은 경우).

개인 파일 문서 목록 작성 샘플

제목에는 인벤토리의 이름과 개인 기록이 설명되는 직원의 세부 정보가 표시됩니다. 또한 고용 회사의 이름도 포함되어 있습니다.

• 문서번호 순서대로,
• 그런 다음 해당 인덱스(또는 숫자 내부 문서 흐름기업),
• 준비 및 서명 날짜,
• 제목, 즉 문서 이름(원본이나 사본이 기록되는 곳),
• 시트 번호,
• 일반적으로 문서의 상태, 철회 및 반환 날짜 및 이유 등을 나타내는 메모입니다. 정보.

표 아래에는 개인 파일에 포함된 문서 개수가 단어로 표시됩니다.

마지막으로 재고가 확인됩니다. 개인 서명직원의 개인 파일 유지 및 보관을 담당합니다(직위 표시 및 사인 해독).

직원 퇴사 후 재고 처리 방법

직원이 직장을 떠난 후에는 개인 파일 관리가 중단됩니다. 그에게 양도하는 것이 금지되어 있으므로 기업 기록 보관소로 이전됩니다. 입장 후 인벤토리에서 마지막 항목, 채워지지 않은 빈 줄은 모두 지워져서 누구도 글을 쓰고 싶은 유혹을 느끼지 않습니다. 추가 정보. 그런 다음 전체 개인 파일의 일부인 문서가 아카이브에 저장되도록 전송됩니다.

기업가 활동에는 보고서를 제출하는 것이 포함됩니다. 세무 당국. 대기열을 피하고 신고서 또는 기타 문서를 제 시간에 제출하려면 Russian Post 서비스를 이용할 수 있습니다. 이렇게하려면 보내야합니다 세금 서류첨부 파일에 대한 설명과 함께 편지로. 인벤토리에 대해 더 자세히 이야기 해 봅시다.

귀중한 편지에 문서 첨부 목록을 나열하는 양식

이 블록에는 옵션이 포함된 첨부 파일 목록 양식이 포함되어 있습니다. 개별 충전파일에서 바로. 이를 위해 첨부 파일의 인벤토리를 수동으로 준비할 수도 있습니다. 빈 양식인쇄하여 평소대로 작성하세요. 볼펜. 이러한 채우기의 예가 아래 그림에 나와 있습니다.

파일

인벤토리란 무엇입니까?

목록봉투에 포함된 내용물 목록입니다. 인벤토리가 채워집니다. 특별한 형태 2012년 5월 17일자 연방 국가 단일 기업 "Russian Post" 명령에 의해 승인된 양식 107 N 114-p "절차 승인 시" 부록 "내부 등기 우편 수락 및 배달 절차" 포함.
일반적으로 재고는 다음 항목에 포함됩니다.

• 소포,
• 소포,
• 귀중한 편지.

우리는 마지막 요점에 관심이 있습니다.

이러한 유형의 메일을 통해 어떤 이점을 얻을 수 있나요?

서신을 수락하면 Russian Post 지점의 수술실 직원이 재고 양식에 현재 날짜가 적힌 스탬프를 찍습니다.

중요한! 재고와 함께 귀중한 편지를 수령한 날짜는 보고서 제출 날짜와 동일합니다.

따라서 어떤 이유로 신고서를 제때 제출할 시간이 없고 마지막 날이 남아 있는 경우에도 첨부 파일 목록과 함께 편지로 서류를 보낼 수 있으므로 기한 내에 세금 신고서를 제출하지 않아 발생하는 벌금과 벌금을 피할 수 있습니다.

양식 107을 올바르게 작성하는 방법은 무엇입니까?

주목! 재고양식은 2부작성 필수! 한 양식은 편지와 함께 봉투에 넣어 보내지며, 두 번째 양식은 날짜 스탬프가 있는 발송인에게 전달됩니다.

양식 107에는 다음 줄이 채워집니다.

1. 테이블첨부 문서:
   • 일련번호,
   • 이름,
   • 조각 수,
   • 신고 가격(루블 단위)
2. 총계(조각으로) 아이템과 신고된 가치;
3. 보내는 사람(법인의 성명 또는 이름)
4. 서명보내는 사람.

그래서, 투자 목록 작성 샘플다음과 같이 보일 것입니다 :

채워지지 않은 셀이 있으면 대시를 넣을 수 있습니다. 반대로 채울 공간이 충분하지 않은 경우 양식의 두 번째 시트에서 계속해서 "N의 시트 1", "N의 시트 2" 등과 같이 메모를 작성할 수 있습니다. 봉투에 동봉된 모든 서류에 대하여 총 수량 및 금액을 기재하여야 합니다. 다시 한번 말씀드리지만, 이 일련의 양식을 두 번 작성해야 합니다.

중요한! 귀중한 편지의 첨부 파일 설명 양식 수정은 허용되지 않습니다!

신고 가격이란 무엇입니까?

보고서 제출 시 재고가 필요하고 규정에 따라 귀중한 편지에 포함되어 있으므로 배송을 평가해야 합니다. 각 내장 단위는 별도로 평가되며 평가 금액은 전체 편지에 할당됩니다. 값을 지정할 필요는 없지만 대시만 입력하면 됩니다.

봉투에 "재고가 있으면 XX 루블의 가치가 있습니다."라고 적어야 합니다.

갑자기 편지를 분실한 경우 우체국은 신고 가격을 발송인이나 수취인에게 돌려주어야 합니다.
편지를 전달하는 경우 우편실 운영자는 신고 금액의 +4%를 추가로 청구합니다.

첨부 파일 설명이 포함된 편지를 보내는 방법은 무엇입니까?

다음 정보를 가지고 러시아 우체국 교환원에게 연락해야 합니다:

• 봉인되지 않은봉투,
• 그 안에 포함된 서류,
• 완성된 재고 양식 2개,
• 배송을 위해 지갑에 있는 금액입니다.

운영자는 봉투에 첨부 된 양식에 입력 된 데이터, 재고 및 봉투 작성의 정확성, 수락 날짜가 적힌 재고의 각 시트에 스탬프를 찍고 각각에 서명하고 사본 한 장을 제공합니다. 결제 영수증과 함께 발송인에게 전달됩니다.

그런데!예를 들어, 세금 신고서는 한 장만 보낼 수 있습니다. 사본은 서신을 보낸 날짜가 적힌 재고 양식과 함께 보관됩니다.

Form 107의 재고 양식은 어디서 구할 수 있나요?

재고 양식은 항상 무료 이용모든 러시아 우체국에서. 실수로 인해 양식을 다시 작성해야 하는 경우를 대비하여 집에 가져갈 수 있으며, 가급적이면 예비로 가져갈 수 있습니다.
양식 107은 Russian Post 웹사이트와 당사 페이지에서도 다운로드할 수 있습니다.

기술의 진보는 사무 시스템을 현대화하고 있지만, 정부 기관"종이 코드"는 여전히 상당한 비중을 차지하고 있습니다. 많은 사무적 트릭 중에서 인벤토리는 중요한 구성 요소입니다. 인증서 및 영수증 목록은 제공 사실을 확인할 뿐만 아니라 요청 시 향후 중복을 제거합니다. 관할 당국. 세무서에 제출할 문서 목록을 올바르게 작성하는 방법, 작성 방법 샘플 및 제출 세부정보를 알아보려면 계속 읽어보세요.

각 문서 옆에 다음 사항을 표시해야 합니다.

• 시트 및 사본 수;
• 사본 또는 원본;
• 인감의 존재.

서류를 받은 직원의 서명이 인증된 영수증을 요청하는 것이 좋습니다.

우편으로 서류 보내기

규제 당국에서는 세금 서류를 우편으로 전송할 수 있도록 허용합니다.

회계사는 종종 다음과 같은 방법을 사용합니다. 우편 서비스선언서 및 기타 서류를 제출할 때. 문서를 보호하기 위해 개발되었습니다. 공식 양식귀중한 편지에 사용되는 재고 "f-107". 보내시려면 오류나 수정 없이 작성하신 사본 2장이 필요합니다.

빈 필드에는 다음 정보를 입력해야 합니다.

• 품목 유형: 가치 문자;
• 수령인의 이름 및 주소: 행정 소속을 나타내는 연방세무서장의 성명
• 문서, 수량 및 추정 가치의 전체 목록
• 이름과 직위가 표시된 서류를 접수한 납세자 및 직원의 서명;
• 밀봉하다 우체국.

표 1. 우편으로 서류를 보내는 절차

귀중한 편지를 보내는 데 드는 평균 비용은 문서 10g당 20루블입니다.

동영상 - 우편물 재고 수정