서류배달대장 작성방법. 문서 및 인쇄 가능한 양식을 Excel로 등록

레지스터는 목록 또는 목록입니다. 다른 해석에 따르면 이 단어는 문서, 재산, 기타 사항을 기록하는 책을 의미합니다.

모든 회사를 운영하는 과정에서 해당 활동의 본질을 반영하는 문서가 생성됩니다. 그러한 논문의 수는 지속적으로 증가하고 있습니다. 그러한 문서의 보관 및 파기는 연방 당국이 정한 규칙을 따릅니다.

기업에 서류가 있는 집이 없는지 확인하려면 등록이 필요합니다. 많은 양의 문서를 구조화하고 체계화해야 합니다. 등록부는 서류 작업을 크게 촉진하고 가능한 한 최단 시간에 서류를 찾을 수 있게 해주는 시스템입니다.

문서의 보관 처리 및 보관은 노동 집약적인 작업입니다. 그러나 모든 대기업은 이러한 시스템을 구현해야 합니다. 대량의 종이 및 디지털 정보가 문서 기록부에 입력됩니다.

전문가는 모든 데이터를 사용하여 작업합니다.

계약 할당;

화물 운송 송장

회계 및 인사 서류 등

레지스터 컴파일 작업에는 다음이 포함됩니다.

1. 각 사례의 목차에 전문가가 해당 구성에 포함된 문서 목록을 나열합니다.
2. 이 목록을 전자 등록부에 입력합니다.
3. 각각 또는 그룹별로 보관 기간을 설정합니다.
4. 파일이 아카이브에 저장된 경우 해당 파일이 있는 상자의 번호가 레지스터에 표시됩니다.

제안된 프로젝트에 대한 새로운 기술 사양을 개발할 때 목록에 포함될 항목이 결정됩니다.

등록부는 저널이나 전자 매체에 기록된 정보 목록입니다. 각 문서 그룹에는 고유한 간략한 목차가 있습니다. 레지스터의 대략적인 컴파일:

HR 부서의 개인 파일

회사 회계 문서

조직의 체결된 계약

보험 정책

대출 계약

건축 및 디자인 조직의 경우;

정기 간행물;

재고 또는 등록부 준비와 관련된 모든 회사 문서의 카탈로그입니다.

회사에서 등록부를 작성하면 문서 및 리소스를 검색하는 데 소요되는 시간을 크게 줄일 수 있습니다. 대기업은 모든 문서의 엄격한 재고 및 그룹화 없이는 할 수 없습니다. 그러나 소규모 회사도 이러한 회계 시스템을 구현할 수 있습니다.

소매업에 종사하는 조직은 제조업체 가격뿐만 아니라 판매 가격으로도 상품을 기록합니다. 거래가 수행될 가격은 무역 회사 자체에서 결정합니다. 판매 가격의 형성은 문서화되어야 합니다. 소매업에서는 각 제품에 대해 등록부가 작성됩니다. 이를 통해 각 생산 단위에 대한 구매 가격과 판매 가격에 대한 기록을 유지할 수 있습니다.

상품이 기록되는 단일 표준은 없습니다. 무역 조직은 제품 및 세부 사항에 대한 전체 정보가 포함된 "가격 등록" 문서 형식을 독립적으로 작성합니다. 이러한 서류는 들어오는 모든 상품에 대해 매일 작성됩니다. 소매 가격은 회사 장이 승인합니다.

아마도 모든 사람들은 사랑받는 영화 "미래에서 온 손님"에서 시간 연구소의 관리인인 현학적인 로봇 Werther를 기억할 것입니다. 그리고 이 매력적인 영화 캐릭터가 가져온 유물을 등록하고 도착하는 과학자들과 "중생대 파충류"에 관해 재미있는 대화를 나눌 때 많은 사람들이 미소를 지었을 것입니다! 그러나 어린 시절에도 이 예는 들어오는 문서를 등록하는 데 정확성과 순서가 얼마나 중요한지 보여주었습니다. 예, Ivan Sergeevich는 진정한 과학자처럼 지루한 등록 절차를 경멸하며 Werther를 관료라고 불렀습니다. 그러나 당신과 나는 이제 Ivan Sergeevich가 가볍게 말하면 틀렸다는 것을 확실히 알고 있습니다!

처음부터 일을 시작하는 비서나 사무원이라면 누구나 이런 혼란스럽고 혼란스러운 느낌을 잘 알고 있을 거라 생각합니다. 다양한 문서의 연속적인 흐름이 있습니다. 이 흐름에서 무엇을 등록해야 할까요? 등록하지 말아야 할 것은 무엇입니까? 등록한다면 어떻게 하나요? 어떤 문서와 보관 방법은 무엇입니까? 누구에게 보내야 하나요? 그리고 비슷한 "끔찍한 공포"! 처음에 초보자는 정말 당황할 수 있습니다. 특히 사무 작업에 대한 지침이나 잘 확립된 문서 흐름 체계가 없는 경우에는 더욱 그렇습니다.

“진정해, 그냥 진정해!” - 칼슨이 말했듯이, "인생의 전성기"에 있는 남자. 등록 방법(어떤 저널을 시작할지, 무엇을 쓸지, 누구에게 무엇을 발행할지 등)을 파악하는 데 도움을 드리겠습니다. 나는 끔찍한 실수 없이 조직의 문서 흐름의 기초를 독립적으로 구축할 수 있을 뿐만 아니라 이를 개발, 수정 및 개선하고 특정 요구 사항과 특성에 맞게 조정할 수 있는 보편적인 권장 사항을 제공하려고 노력할 것입니다. 조직.

시작하자

따라서 다음이 필요합니다.

1. MS Office 소프트웨어 패키지(특히, MS Excel)가 장착된 컴퓨터;
2. 스캐너;
3. 인쇄기;
4. 회사 이메일(사용할 수 없는 경우 복사용으로 A4 용지 양을 약간 늘림)
5. “입구. 번호_______, “____” ___________20___.” 기성품 또는 자체 조립품으로 구입할 수 있습니다. 스탬프가 없어도 문제없어요! 필요한 메모를 직접 작성합니다.

대부분의 조직에서는 문서 이동이 비서를 통해 수행되는 것이 관례이기 때문에 제대로 구성된 문서 흐름을 위해서는 비서(사무실)를 통과하는 거의 모든 문서를 등록해야 한다고 말하면 여러분 중 일부를 화나게 할 것입니다. 또는 사무실.

1. 조직 내에서만 생성 및 이동된 내부 문서(사무실 메모 및 보고서, 프로토콜 등)
2. 계약 및 관련 문서(부록, 사양, 추가 계약, 불일치 프로토콜 및 불일치 조정, 종료 계약 등)
3. 외부에서 도착하는 서류: 우편, 팩스, 이메일, 택배, 출장 등으로 직원이 가져온 서류
4. 나가는 공식 편지;
5. 조직에서 보낸 문서.

각 문서 그룹을 자세히 살펴보겠습니다.

내부 문서

등록하고 체계화해야 합니다. 일반적으로 4개의 등록 레지스터가 필요합니다.

• 주문등록

• 주문등록

명령은 이사뿐만 아니라 자신의 권한 내에서 다른 부서 및 서비스 책임자, 지역 책임자 및 행정 문서(명령) 또는 구성 문서(헌장)에 의해 이 기능이 할당된 기타 책임자에 의해 발행될 수 있음을 기억하십시오. 조직의). 주문의 경우 각 서비스 또는 부서는 별도의 기록부를 유지해야 하며(예 2에서는 별도의 중첩 시트 형태로 만들어졌으며 문서의 왼쪽 하단 가장자리를 보면 볼 수 있음) 문자 색인을 사용해야 합니다(예: 예를 들어 물류 부서의 주문에는 문자 색인이 있을 수 있습니다. OL (예3) 회계지시 - 문자색인 GB (예 4)).

회사 전체에 대한 주문은 문자 색인 없이 등록할 수 있습니다.

• 공식, 설명 및 메모를 등록합니다.일반 보기 및 채우기 옵션은 예 5에 나와 있습니다.

칼럼 설명:

"P/n"- 일련번호.

"날짜"- 문서 날짜.

"메모번호"- 문서 번호.

“주소지/보냄”- 직위 및 성명 목록. 이 문서가 수신되고 발송되는 사람.

"가이드"- 직위와 이름. 문서의 주요 실행자.

"메모"- 메모 및 서비스 메모.

• 회의록을 등록합니다.일반적인 보기 및 채우기 옵션은 예 7에 나와 있습니다. 수행자에 대한 프로토콜 등록 및 배포는 위의 구성표에 따라 수행됩니다.

조직에 등록이 필요한 다른 유형의 문서가 있는 경우 위의 샘플을 사용하여 등록부를 만드는 것이 어렵지 않습니다.

우리의 조언.합리적인 레지스트리 통합을 위해 노력하십시오. 특정 유형의 문서를 결합하여 공통 등록부에 등록할 수 있는 경우 그렇게 하십시오. 하나의 공통점저널은 약간 다른 유형의 내부 문서가 입력되는 공식, 설명 및 메모 등록부와 유사합니다.

조약

일반 보기 및 채우기 옵션은 예제 8-10에 나와 있습니다. 우리는 그것에 대해 깊이 생각하지 않을 것입니다. 왜냐하면... 3월호에서는 이 레지스트리를 생성하고 유지하는 방법을 자세히 설명했습니다.

들어오는 문서

에 등록하는 것이 가장 좋습니다. 통합 레지스터들어오는 서신. 물론 팩스, 이메일 등으로받은 문서에 대해 별도의 등록부를 만드는 것을 금지하는 사람은 아무도 없지만 이렇게하면 불필요한 번거로움이 발생하고 심지어 문제가 발생할 수도 있습니다. 예를 들어 관리자의 요청에 대한 응답으로 " Edelweiss LLC에서 받은 모든 문서를 수집할 경우, 등록 로그 몇 개를 확인하는 것을 잊어버리거나, 다양한 등록부를 열고 필터를 적용하여 얻은 데이터를 단일 문서에 결합하면 등록 완료가 크게 지연될 수 있습니다. 당신에게 주어진 명령.

따라서 가장 일반적인 형태의 수신 서신 등록 등록은 예 11에 제시된 것과 같아야 합니다.

열에 대한 설명:

"아니요."- 일련번호(등록번호와 혼동하지 마세요!)

"등록 날짜"- 공식 등록일.

여기에는 약간의 설명이 필요합니다.

주목! 나는 "너희에게 나쁜 것을 가르쳐 주겠다": 당신은 이미 사무실 관리에 관한 책에서 수신된 서신을 수신한 날 기록해야 한다는 내용을 읽었을 것입니다. 사실 '접수일'은 다소 모호한 개념이다. 따라서 러시아 우편을 통해 받은 간단한 우편물의 경우 실제 수령 날짜를 추적하는 것이 거의 불가능합니다. 봉투에는 우체국에서 편지를 받은 날짜가 표시된 우편 달력 스탬프의 인상만 있습니다. 간단한 편지를 우편으로 받기 위해 서명할 필요는 없습니다. 따라서 그러한 편지는 "내일"에 등록될 수 있으며, 내용에 따라 "분실"될 수도 있습니다.

수령을 위해 어딘가에 서명하는 편지의 경우 상황이 더 복잡합니다. 이 경우 해당 서명 상자에 입력된 날짜,등기 또는 유가 편지의 수령 통지를 기재한 날짜, 배달 통지를 기재한 날짜(있는 경우), 배송 시트의 서명 옆에 급히 기재한 날짜와 일치해야 합니다. 택배 등으로 배송됩니다. d.

"등록 번호"- 이 문서 패키지에 할당된 번호이며 "입력" 스탬프를 사용하여 부착됩니다. 아니요.” 또는 조직의 사무실 관리 지침에서 별도로 규정하지 않는 한, 1페이지 문서의 오른쪽 하단과 여러 페이지 문서의 첫 페이지에 손으로 기재합니다. 숫자는 숫자 또는 영숫자일 수 있습니다(수신 메시지를 다음 하위 그룹으로 나누고 각각에 대해 문자 색인을 입력하는 것이 좋으므로 이것이 바람직합니다. 에프 - 팩스, EP - 이메일). 색인이 없으면 다른 방법으로 받은 종이 문서(예: 조직의 직원이 출장에서 돌아와 등록을 위해 제출한 문서, 출장 중 조직을 방문한 손님이 전달한 문서 등)를 등록해야 합니다. ). 문자 색인은 즉각적인 필요에 따라 무엇이든 될 수 있습니다. 예를 들어, 샐러리 - 주문한 편지, CPU - 귀중품 편지 등 하지만 너무 흥분하지 마세요. 그렇지 않으면 혼란스러울 것입니다.

메모!귀하가받은 모든 서류에는 등록 번호가 있어야하지만 스탬프를 찍거나 손으로 곳곳에 붙일 필요는 없습니다. 일반적으로 이러한 문서 목록은 회사 책임자 및/또는 관련 서비스 및 부서 책임자와의 대화를 통해 명확해집니다. 예를 들어, 스탬프 “In. 다음 서류에는 No.'를 부착할 수 없습니다.

• 주요 회계 문서(운송장, 송장, 수행된 작업 증명서 등)
• 다양한 사법 당국으로부터 받은 문서(이 경우 선택적으로 "입력 번호"를 연필로 쓰거나 문서 뒷면에 기재할 수 있음)
• 국제 CMR 운송장.

모든 수신 서신이 필수 등록 대상은 아닙니다. 원칙적으로 들어오는 광고 및 인사말 자료(엽서, 안내서, 브로셔, 소책자) 및 이메일로 수신되었으나 원본의 흔적이 없는 문서(예: 발신 번호, 날짜, 직위 및 이름)는 허용되지 않습니다. 수신 문서 등록 등록부에 포함됩니다. 책임자의 .I.O., 서명, 인감) 조직의 레터헤드에는 포함되지 않습니다.

처음에는 광고 및 정보 성격이 있고 비즈니스 서류 고유의 기능이 없더라도 들어오는 모든 문서를 등록부에 입력하는 것이 좋습니다. 실습에 따르면 등록을 수행하는 경험이 부족한 직원이 받은 문서의 성격과 중요성을 항상 정확하게 평가할 수는 없습니다(기사의 서문 참조).

우리의 조언.개봉된 봉투를 버리지 마십시오. 또한, 서류에 번호를 기재하지 않았더라도(위에서 언급한 이유 또는 기타 유사한 이유로) 봉투에 번호를 기재해야 합니다. 그런 다음 봉투가 포함된 문서에 스테이플러나 클립을 사용하여 부착됩니다.

수신 등록 번호는 특급 운영자의 송장 사본에 부착되어 있어야 합니다. 배송 당시 송장 사본이 하나만 있고 택배사가 직접 가져갈 의도가 있음을 확인한 경우 게으르지 말고 사본을 만드십시오. 이러한 송장을 별도의 폴더에 저장하는 것이 좋습니다. 조만간 이 폴더가 여러분에게 매우 유용할 것입니다.

"보내는 기관"- 상대방의 조직이나 개인의 이름, 우편 봉투에 표시되어 있습니다.이는 매우 중요한 설명입니다. 특히 여러 도시에 수많은 지점을 두고 있는 계약업체와 협력하는 경우 더욱 그렇습니다. 때로는 패킷이 실제로 누구에게서 왔는지 아는 것이 매우 중요합니다.

"발신자 주소(실제)"-봉투에서 쓰여졌습니다.

문서가 여러 장으로 수신된 경우 해당 번호를 괄호 안에 표시하십시오. 세부 사항을 무시하지 마십시오. 매우 중요합니다! 해외에서 보낸 문서에는 우리가 익숙한 세부 정보가 없는 경우가 많습니다. 이 경우 문서에서 일부 식별 정보를 찾아 적어 두십시오(예: "2015년 4월 13일자 CMR ~ 2015년 4월 13일자 송장 번호 1235478(4개 사본)"). 가장 중요한 것은 나중에 특정 문서 수령에 대한 질문이 발생하는 경우 어떤 문서가 언제 도착했는지 명확하게 답변할 수 있다는 것입니다.

"서신 유형"- 수신된 다양한 유형의 서류 중 하나: 팩스, 이메일, 등기 우편, 통지가 포함된 등기 편지, 신고 가격이 포함된 편지, 신고 가격 및 통지가 포함된 편지, 1급 우편, 특급 배송 DHL, Pony Express, EMS, 전보, “Ivanov P.P. 출장에서 가져온 것', 택배 등

"ID 번호"- 우편 식별 번호(모든 유형의 등기 및 유가 편지에 사용 가능, 봉투 및 우편 통지에 표시됨) 또는 특급 운영자의 송장 번호(송장 사본에 표시됨).

"로 전송"- 추가 작업을 위해 수신된 문서의 사본을 전송하거나 스캔한 책임자의 직위와 이름이 전달되었습니다.

"접수 후 페인팅"- 이 열에서는 제출된 문서에 대한 서명을 수집합니다.

“등록이 완료되었습니다”- 직위와 이름. 수신 편지를 등록한 사람.

"메모"- 서비스 표시 열입니다.

우리의 조언.아시다시피 사무에 관한 모든 매뉴얼과 교과서는 들어오는 문서의 단일 등록 원칙을 선언합니다. 실제로 나는 이것이 항상 유용하거나 편리하거나 정당한 것은 아니라고 확신하게 되었습니다. 그러므로 '일회성 사용'을 위해 노력하지 말 것을 권합니다. 처음에 팩스로 문서를 받아 등록한 후 특급 택배로 받은 경우 모든 등록 규칙을 준수하고 등록부의 모든 필드를 작성하여 다시 등록하십시오. 그런 다음 "발신자 조직" 또는 "내용" 열에 필터를 적용하여 이 문서의 수신 내역을 제공할 수 있습니다. 즉, 문서를 받은 항목의 유형, 문서를 보낸 사람, 횟수 등을 확인할 수 있습니다. 각각의 특정 경우 등

비자 등록 및 발급(결의안) 후 관리자는 담당자 수에 해당하는 금액으로 수신 문서의 사본(또는 스캔 사본)을 만듭니다. 비서는 가급적 읽기 및 배달 알림과 함께 회사 이메일을 통해 스캔한 사본을 보냅니다. 이 경우 문서 사본 수령을 확인하는 책임자의 서명을 받을 필요가 없으므로 이 방법이 더 바람직합니다.

비서가 종이 사본을 발행하는 경우 서명을 엄격히 준수해야 합니다. 서류 접수에 대한 메모는 먼저 필요한 시트를 인쇄하여 등록부에 수집되어야 합니다.

원본 문서(집행 영장, 회계, 관세 및 기타 유형의 문서 제외)는 비서가 사무실에 보관해야 합니다. 출연자들이 함께 작업하는 사본, 비서가 이메일로 보내거나 서명을 받아 사본 형태로 전송합니다. 직원이 문서 원본이 필요한 경우 관리자의 비자와 등록 번호가 포함된 문서에서 가져온 사본이 제출됩니다. 또한 이 사본에 비서는 원본을 언제, 누구에게 제공했는지 기록해야 합니다. 예를 들어 "원본은 수석 회계사(성명)(날짜)에게 양도되었습니다."

예를 들어, 첨부 파일 3개, 커버레터, 불만 사항 편지 및 사진(예: 결함이 있는 장치)이 포함된 7장으로 구성된 원본 계약서를 등기 우편으로 받은 경우 이 편지를 등록부에 등록하면 됩니다. 예 12와 같습니다. 오른쪽 하단 모서리에 있는 문서에 다음 내용을 기록해야 합니다. “In. 2015년 5월 15일자 1호, 총무, 성명. (회화)”(예 13).

보내는 공식 편지

이러한 문자를 등록하려면 테이블을 만드는 것으로 충분합니다(예 14).

열에 대한 설명:

"P/n"- 일련번호.

"날짜"- 편지 날짜(참고: 이는 등록 날짜가 아니라 편지 자체에 표시되는 날짜입니다).

“참조 번호. 편지"- 편지에 표시될 발신 번호.

"수혜기관"- 조직 이름 또는 성명. 이 편지를 받을 사람. 원칙적으로 출연자가 편지 자체에 작성합니다.

"소재지"- 수취인이 위치한 지역.

"가이드"- 문서의 주요 실행자(저자).

"메모"- 다양한 보조 표시에 대한 열입니다.

이 레지스트리는 공식 발신 편지를 등록하기 위한 것입니다. 이 조직에서 채택한 설계 규칙에 따라 모든 세부 사항이 포함된 기업의 레터헤드에 작성되었으며 해당 서신에 서명할 권리가 있는 조직의 장 또는 다른 관리자의 서명이 포함되어 있습니다. 때로는 기업의 직인이 찍혀 있을 수도 있음), 조직의 직원이 생성하여 다양한 방법으로 수신자에게 전송됩니다.

중요한!이 기록부에 기록된 등록번호는 편지의 발신번호입니다.

보내는 편지의 번호는 레지스터의 일련 번호인 숫자로만 구성된 단순하거나 슬래시 또는 하이픈으로 구분된 여러 숫자로 구성된 복잡한 것일 수 있습니다(일련 번호를 표시하기 위해 분수를 사용할 수 있음). 편지가 작성된 월 또는 연도 등) 및 편지가 포함된 내용(예: 이 문서에 서명한 임원의 이니셜) 등

우리의 조언.보내는 편지에 번호를 매기는 방법이 무엇이든 조직의 사무실 관리 지침에 따라 수정해야 합니다(아직 없는 경우). 지침이 있는 경우 승인된 알고리즘에 따라 문자에 숫자를 할당해야 합니다.

단순하고 복잡한 번호 매기기로 문자를 등록하는 예는 예 15, 16에 나와 있습니다.

기관에서 보낸 서류

이러한 문서에는 발신 서신이 포함됩니다(위에서 논의한 등록에 관한 발신 공식 서신과 혼동하지 마십시오). 이것은 거대하고 매우 중요한 문서 배열입니다. 등록이 필요합니다 반드시그리고 꽤 자세하게요.

발신 통신 등록 등록을 작성하기 위한 일반적인 보기 및 옵션은 예제 17에 나와 있습니다.

열에 대한 설명:

“품목 번호(패키지 번호)”- 등록 기록의 일련 번호, 패키지 번호는 봉투에 한 번 설정한 위치(예: 대상 색인 옆)에 적어 두는 것이 좋습니다. 색인 아래에 불필요한 항목이 없어야 함을 잊지 마십시오. 그렇지 않으면 편지가 수취인에게 전달되지 않을 수 있습니다. 품목이 배송 영수증 및/또는 첨부 파일 목록과 함께 전송되는 경우 다음 번호를 입력해야 합니다.

a) 봉투에;

b) "추가 발신자 표시" 필드의 통지에 대해;

c) 자유 필드에 대한 아래 투자 목록의 두 사본.

"등록 날짜"- 실제 발송 날짜, 즉 오늘 등록부에 항목을 입력하고 내일 우체국에만 가는 경우에는 내일 날짜를 적어야 합니다. 패키지 번호를 달력 날짜와 일치시키려고 하지 마십시오. 패키지 번호 100의 발송 날짜가 2015년 2월 1일이고, 90번의 날짜가 2015년 2월 20일이면 아무런 문제가 발생하지 않습니다. 필요한 경우 언제든지 필요한 달력 날짜까지 MS Excel 필터를 활성화하고 모든 배송을 확인할 수 있습니다. 이 순간이 조직에 매우 중요한 경우 테이블에 별도의 "패키지 번호" 열을 추가해야 합니다. .

이 점이 조직에 근본적으로 중요한 경우 테이블에 별도의 "패키지 번호" 열을 추가해야 합니다.

“어디: 조직; 주소; 담당자, 전화"- 수취인 세부정보. 특급 배송에는 담당자와 전화번호가 필요하며, 다른 유형의 우편 배송에는 그러한 세부 정보가 필요하지 않습니다.

"보내는 사람"- 성명. 그리고 당신에게 보낼 편지를 준 직원의 직위.

"출발 유형"- 발송된 편지의 유형을 표시하십시오: 단순, 등록, 통지 포함, 신고 가격 포함, DHL, EMS 등.

"식별번호/송장"- 우편번호(우체국 현금영수증에 찍혀있음) 또는 택배기사 송장번호.

“배송통지 회신(수취인의 성명 및 날짜)”- 알림과 함께 전송된 패키지와 관련됩니다. 이 란에는 반송된 배송통지서로부터 수령일자와 수령인의 성명을 기재합니다.

"비용 (VAT 포함), 문지름."- 배송 비용.

"메모"- 다양한 서비스 및 보조 표시에 대한 열입니다.

요약해보자

1. 위의 등록부는 기본이며 사무 질서를 위해 노력하는 모든 조직에 있어야 합니다.
2. 조직의 문서 흐름 특성에 따라 등록 목록이 완전하지 않을 수도 있습니다. 이 경우 이 기사에 제공된 것과 유사하게 필요한 유형의 등록 로그를 생성할 수 있습니다. 예를 들어 철도 및 항공권 등록부, 제3자 직원의 출장 등록 등록부 등이 있습니다. 조직, 직원에게 사무용품을 사용하기 위한 회계 등록부 등

이제 "아무도 등록한 적이 없는 것의 레지스트리 등록"을 만들어야 한다면 두렵지 않으시겠습니까? 나는 그렇지 않을 것이라고 확신합니다! 또한 비서 활동의 겉보기에 매우 일상적인 영역에 대한 독창성, 재치 및 창의적인 접근 방식을 보여주십시오.

계약자에게 보내는 편지, 정보 편지, 수신 편지와 같은 내부 문서 등록을 만드는 방법은 무엇입니까?

답변

넓은 의미에서 레지스터는 목록, 목록, 목록입니다. 이것은 모든 개체를 체계화하고 설명하는 형태입니다. 이는 문서 유형 및 정보 표시 형식(종이, 전자 등)에 의존하지 않습니다. 이 용어에는 Microsoft Windows 운영 체제의 매개변수 및 설정에 대한 계층적 데이터베이스를 의미하는 "Windows 레지스트리"와 같은 특별한 정의도 있습니다.

일반적인 사무의 관점에서 볼 때, 등록부는 일반적으로 문서나 생성된 사례에 대한 검색을 용이하게 하기 위해 고안된 체계적인 목록으로 이해됩니다. 따라서 본질적으로 등록부는 사건의 명명법이자 보관 목록입니다. 그리고 모든 EDMS의 기본 목적은 조직에서 생성 및 처리되는 문서, 주문, 내부 규정 또는 기타 문서의 수신 및 전송에 대한 정보를 순서대로 저장(동일한 레지스터)하는 것입니다.

특정 유형의 등록 유지 관리는 법률로 규제됩니다. 예를 들어 1996년 4월 22일자 연방법 No. 39-FZ "증권 시장에 관한"은 보관소에서 계약 등록을 유지하는 절차를 설정합니다(15.8조). 및 2015년 7월 13일자 연방법 No. 218-FZ "부동산의 주 등록에 관한"은 통합 주 부동산 등록부 유지에 대한 구성 및 규칙을 규제합니다(제7조).

특정 등록부, 목록, 목록의 유지 관리에 대한 규칙 및 제한 사항이 주 또는 산업 수준에서 설정되지 않은 경우 조직의 내부 규제 문서(예: 사무 지침)에 의해 규제됩니다.

귀하의 질문에 답할 때 먼저 이 등록부를 작성하는 것이 어떤 목적으로 필요한지, 그리고 우리가 말하는 문서가 무엇인지 이해해야 합니다. 편지(수신, 발신)는 내부 문서가 아니라 참조 및 정보 문서입니다. 다음 옵션이 가능합니다:

1. 조직에서 처리되는 편지의 배열을 전체적으로 정리할 필요가 있습니다. 이 경우 등록 로그, 스프레드시트 및 리소스, 전자 문서 관리 시스템(EDMS)의 형태를 취할 수 있는 등록 데이터베이스에 대해 이야기하고 있습니다. 따라서 필드 세트는 특정 정보를 검색해야 하는 필요성에 따라 사무 담당자 또는 수행자가 독립적으로 결정됩니다. 회계 양식의 기존 열: 문서 날짜, 문서 수령 날짜, 등록 번호, 제목, 문서 작성자, 유언집행자, 시트 수.
2. 편지가 중요하고 아카이브로 전송되어야 하는 경우 파일을 생성할 때 내부 인벤토리를 만들어야 합니다. 목록의 형태는 러시아 연방 기록 보관 기금 문서와 정부 기관, 지방 정부 및 조직의 기타 보관 문서의 저장, 획득, 기록 및 사용을 조직하는 규칙에 의해 규제되며, 이는 교육부 명령에 의해 승인됩니다. 2015년 3월 31일자 러시아 연방 문화 No. 526. 다른 경우에는 내부 목록이 작성되지 않고 문서 기록이 등록 데이터베이스를 사용하여 유지됩니다.

1. 동일한 모델을 사용하여 문서를 외부 조직으로 전송하거나 요청 시 구조 단위로 전송해야 하는 경우 등록부를 작성할 수 있습니다. 서류를 이전해야 하는 경우에는 이전 사유를 명시하고 서류 등록부를 첨부하는 커버레터를 작성해야 합니다. 문서의 양이 적은 경우, 이 정보는 자기 소개서 텍스트에 포함되어 신청서 존재 표시로 발행될 수 있습니다. 그 목록이 중요하다면 이 편지에 첨부하겠습니다.

결론적으로, 이 요구 사항이 외부 규정 및/또는 법률에 의해 규제되지 않는 경우 모든 문서의 등록부 작성 필요성과 이 등록부의 형식은 조직에서 독립적으로 결정해야 한다는 점에 유의해야 합니다.

일반적으로 레지스터는 표 형식으로 작성되지만 번호가 매겨진 목록 형식으로도 작성될 수도 있습니다. 따라서 레지스터 컬럼의 수와 내용은 본 문서의 목적에 따라 결정됩니다.

Excel에서 전자적으로 문서 등록을 유지하면 문서를 체계화하고 빠르게 액세스할 수 있으며 각 문서를 별도로 저장할 필요가 없습니다. 언제든지 등록부의 문서를 Excel 시트에 작성된 인쇄 양식으로 출력할 수 있습니다. 예제 파일을 다운로드할 수 있는 링크는 아래와 같습니다.

문서 등록 유지

병합된 셀을 사용하지 않으려면 Excel에서 문서 기록부를 작성하는 것이 편리합니다.

다음으로, 이 데이터를 저장하고 다양한 문서를 인쇄하는 데 사용할 수 있는 직원 데이터가 포함된 레지스트리를 살펴보겠습니다. 실제로 이것은 고용 계약, 고용 계약 부록, 재정적 책임에 관한 계약, 고용 명령, 고용 계약 수정, 고용 계약 해지에 관한 계약이 인쇄된 고용 계약 등록이었습니다.

이 예에서는 등록부가 크게 줄어들었습니다. 인쇄된 양식에는 책임 계약만 남아 등록부를 유지하고 인쇄된 양식에 데이터를 작성하는 원칙을 보여줍니다.

Excel Smart Table의 문서 기록부의 예

인쇄 가능한 양식 만들기

수식을 사용하여 인쇄 가능한 양식을 작성하려면 Excel에서 작성해야 합니다. Excel에서 원하는 파일을 찾을 수 없는 경우 셀에 맞는 최대 문자 수를 고려하여 해당 텍스트를 다른 프로그램의 파일에서 워크시트로 전송할 수 있습니다. 그렇지 않으면 텍스트가 잘립니다.

이 예에서는 Word 문서에서 Excel 워크시트로 텍스트가 복사된 인쇄된 책임 계약 양식을 사용합니다.

Excel 워크시트의 인쇄 가능한 양식이 준비되면 이를 레지스터와 함께 통합 문서로 이동(또는 복사)하는 것만 남았습니다. 등록부가 아직 생성되지 않은 경우 인쇄된 양식을 사용하여 책에 새 시트를 추가하고 이름을 "Register..."로 지정하면 됩니다.

인쇄된 양식 작성

인쇄된 양식을 레지스트리의 데이터로 작성하기 위해 내장된 Excel 기능인 "VLOOKUP"을 사용합니다. 테이블의 검색 참조는 등록부에 있는 항목의 번호가 순서대로 나타나므로 인쇄된 양식의 "VLOOKUP" 수식에서 계약 번호가 있는 셀을 "Searched_value"로 표시합니다.

함수 마법사에서 수식에 대한 인수는 셀 “L4”에 입력되며, 입력 후 다음 형식을 취합니다: =VLOOKUP("Print DMO"!G1;"Register DMO"!A2:J102;2;FALSE)

이 수식은 변수 값이 있는 다른 모든 셀에 복사되고 "Column_Number"만 대체됩니다.

이제 "G1"셀에 필요한 등록 줄 번호를 쓰면 책임 계약서의 인쇄된 양식이 해당 직원의 데이터로 채워집니다.

Excel에서 등록부를 다운로드하고 선택한 직원의 데이터로 책임 계약의 인쇄된 양식을 자동으로 작성할 수 있습니다.

문서는 공공이든 민간이든 관계없이 모든 기업이나 조직의 필수적인 부분입니다. 모든 문서, 계약 및 계약서는 작성, 분류, 수락, 전송 등을 수행합니다.

등록부 편집

정렬되지 않은 문서가 너무 많으면 회사의 모든 직원의 작업이 상당히 복잡해지기 때문에 사무원뿐만 아니라 다른 직원의 작업을 단순화하는 데 도움이 되는 문서 등록부를 만드는 것이 필요합니다. 또한 레지스트리를 사용하면 다른 조직과 보다 편안하게 협력할 수 있습니다.

문서 등록부 작성 절차

문서 등록부를 작성할 때는 특정 순서를 따라야 합니다. 우선, 한 범주의 모든 문서를 수집하고 관리 문서(결의안, 명령, 지침)를 정렬해야 합니다. 이후 부서장 순서, 기관장의 순서 등 저자별로 문서가 정렬됩니다. 다음으로, 정렬된 문서를 저장할 폴더를 생성하고, 시간순으로 서명하고, 폴더 목록을 만들고, 폴더에 목록 번호를 할당해야 합니다. 다음 단계에서는 문서를 기반으로 적절한 필드가 포함된 테이블을 생성합니다. 예를 들어, 제작비를 확인하는 문서 등록부에는 문서 번호, 문서 이름, 내용, 금액, 문서 반환에 대한 메모 등의 정보가 포함됩니다.

고려해야 할 사항

CJSC, OJSC 등의 주주 기록 보관소에는 등록부에 등록된 모든 사람을 식별하고, 주식에 대한 권리를 기록하고, 주식 수입 수령에 대한 정보를 기록하는 데 필요한 데이터가 포함되어야 함을 고려해야 합니다. 다양한 이벤트 알림도 가능합니다.

유능하고 올바르게 컴파일된 레지스터

업무 편의성을 높이고 문서 및 다양한 정보를 편리하게 검색하려면 등록부의 모든 항목을 시간순으로 유지해야 합니다. 문서 등록이 정확하고 정확하게 편집된 경우에만 각 직원의 작업이 크게 단순화되고 필요한 문서, 데이터 및 기타 정보를 검색하는 데 최소한의 시간이 소요됩니다. 그러나 문서 아카이브 등록을 작성하는 것은 다소 힘든 과정이므로 그러한 작업에 항상 충분한 시간과 경험이 없습니다.

전문가의 서비스

우리 회사는 향후 문서 등록, 계약서 작성, 등록 편집 및 유지 관리와 같은 서비스를 제공합니다. 이 분야의 아카이브 작업에 대한 광범위한 경험을 통해 우리는 고품질 서비스를 제공할 수 있으며, 이를 통해 귀사 직원의 업무가 더욱 효율적이 될 것입니다. 또한 편의성을 높이기 위해 문서의 전자 등록부를 작성하여 필요한 모든 데이터를 위험 없이 오랫동안 저장할 수 있습니다.