전자 문서 관리 시스템에 대한 새로운 요구 사항. 연방 행정 기관의 전자 문서 관리 정보 시스템에 대한 요구 사항(특히 이러한 시스템을 통해 공식 정보를 처리해야 할 필요성 포함)

현재 위치: 인원

러시아 통신 및 매스커뮤니케이션부의 EDMS 요구 사항

EDMS 성능 요구 사항

EDMS에 모든 거래를 기록하기 위한 요구 사항

EDMS 기능 요구 사항

EDMS의 가치 및 아카이브 스토리지 검토

전자 문서 관리 및 사무 관리 시스템(EDMS)의 사용은 1990년대 중반부터 시작되었습니다. 그러나 주 차원의 EDS 구현은 지난 5년 동안에야 널리 보급되었습니다. 여기서 주요 인센티브는 연방 집행 기관을 종이 없는 문서 흐름으로 전환하기 위한 실행 계획과 정부 법령을 승인한 2011년 2월 12일자 No. 176-r 날짜의 러시아 연방 정부 명령이었습니다. 러시아 연방 2012년 9월 6일자 No. 890 "정부 기관의 전자 문서 흐름 개선 조치" .

EDMS는 기관 내 시스템으로만 사용되었으나, 다양성과 상호 호환성은 큰 문제가 되지 않았습니다. 그러나 통합된 정보 공간으로의 전환이 시작되고 부서 간 전자 문서 흐름이 구성됨에 따라 EDS를 통합하고 문서 교환, 전자 상호 작용 및 보관 저장의 국가 시스템과의 호환성을 보장해야 할 필요성이 대두되었습니다. GOST R 53898-2010은 부분적으로 EDMS 시스템 간의 상호 작용 문제를 해결하는 것을 목표로 합니다. “전자 문서 관리 시스템. 문서 관리 시스템의 상호 작용. 전자 메시지에 대한 요구 사항."

"전자 문서 관리 정보 시스템에 대한 요구 사항..."은 연방 행정 기관을 위한 것이지만 Art. 2006년 7월 27일자 연방법 No. 149-FZ 11조는 다른 주 기관 및 지방 정부에도 적용됩니다. 상업 조직은 재량에 따라 EDS를 조직할 권리가 있지만 우리나라의 국가 역할을 고려할 때 일반적으로 모든 크고 중간 규모의 상업 조직은 정부 기관과의 상호 작용의 편의를 위해 주에서 정한 규칙을 따릅니다. .

요구 사항 중 가장 흥미로운 조항을 고려해 보겠습니다. 러시아 통신 및 매스커뮤니케이션부입니다.

"전자 문서 관리 정보 시스템에 대한 요구 사항..."은 EDMS에 있어야 하는 최소 기능 세트와 기관에서 EDMS 사용을 구성하기 위한 요구 사항을 정의합니다.

EDMS의 주요 요구 사항 중 하나는 연결된 워크스테이션 수와 EDMS에 포함된 문서 수 측면에서 확장성입니다. 현대 문서 관리 시스템은 문서 작업을 하는 조직의 거의 모든 직원이 사용하며 일반적인 추세는 고정 워크스테이션과 모바일 장치에서 문서에 대한 액세스, 시스템에 대한 원격 액세스를 모두 사용하는 것입니다. EDMS에 저장되는 문서 수와 관련하여 시스템은 최종 완성되고 서명된 문서뿐만 아니라 중간 작업 버전도 저장하므로 연간 EDMS에 수신되는 파일, 초안 문서 및 문서 수를 염두에 두어야 합니다. 유치원 교육 기관 서비스(수신, 발신 및 내부)에 등록된 총 문서 수의 몇 배 더 높습니다. 요구 사항에 따르면 EDMS는 모든 문서를 최소 5년 동안 보관해야 하지만 실제로는 최소 10~15년의 기간에 중점을 둘 필요가 있습니다. 양식, 특히 20페이지의 조항이 계속해서 적극적으로 사용됩니다. f) 동일한 요구 사항은 최대 100년 동안 문서를 저장할 수 있는 가능성을 제공합니다.

EDMS의 중요한 매개변수는 속도입니다. 하드웨어 및 소프트웨어 복합체(EDMS 서버)가 시스템에서 동시에 작업하는 특정 수의 사용자 및/또는 특정 데이터베이스 볼륨(시스템의 문서 수)에 비해 생산성이 충분하지 않은 경우 직원은 다음을 수행해야 합니다. 문서 카드나 문서 자체가 열릴 때까지 기다리면 직원 생산성이 떨어집니다. 따라서 요구사항에는 EDMS 성능이 충족해야 하는 시간 매개변수가 포함되어 있습니다.

– EDMS에 접근하는 데 걸리는 시간 – 3초 이내

– 문서 등록 중에 생성되고 문서의 컨텍스트, 내용, 구조, 준비, 고려, 실행 및 저장 중에 문서에 수행된 작업과 식별 데이터(메타데이터)를 설명하는 데이터가 포함된 카드에 액세스하는 데 걸리는 시간 - 아니요 5초 이상.

어떤 시스템에서든 소프트웨어와 하드웨어 모두 오류가 발생할 수 있습니다. 그러나 EDMS 오류로 인해 조직의 모든 직원이 문서 작업을 할 수 없으므로 요구 사항은 EDMS 오류 및 재부팅 시 가동 중지 시간에 대한 엄격한 제한을 30분 이내로 설정합니다. EDMS는 또한 사용자에게 시스템 오류에 대한 자동 알림을 제공해야 합니다. 우선, 일반적으로 관리자와 EDMS 기술자에게 SMS 및 이메일을 통해 자동 알림을 설정합니다.

또 다른 일반적인 상황은 어떤 이유로 문서가 손상되거나 사용자가 실수로 삭제하는 것입니다. 이 경우 전자문서는 30분 이내에 백업본으로부터 복원되어야 한다는 규정이 있습니다. 요구 사항에 따라 조직은 EDMS에 저장된 전자 문서의 백업 사본을 하나 이상 보유해야 합니다. 그러나 실제로는 안전을 보장하기 위해 최소한 두 개의 백업 복사본을 서로 다른 미디어에 생성하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 전자 문서가 손실될 위험이 최소화됩니다.

EDMS의 신뢰도 계수는 0.98 이상이어야 합니다.

또 다른 지표는 무단 액세스로부터 EDMS의 보안 수준입니다. 제한된 문서를 다루는 정부 기관의 경우 이는 최소한 클래스 1G의 인증이어야 합니다. 그러나 보안 EDMS를 생성하고 운영하는 데 드는 비용이 높기 때문에 일반적으로 제한된 액세스 문서는 조직 문서의 작은 부분을 차지하기 때문에 일반적으로 전통적인 모드, 종이에 있는 제한된 액세스 문서로 작업하려고 합니다. 그렇지 않은 경우 일반적으로 이러한 문서 작업을 위해 특수 전용 컴퓨터나 개방형 컴퓨터 네트워크 및 인터넷에 연결되지 않은 별도의 보안 네트워크가 설치됩니다. 그러나 이 경우에는 DSP 수준의 문서로 작업할 수 있지만 국가 기밀이 포함된 문서로는 작업할 수 없습니다.

"전자 문서 관리 정보 시스템에 대한 요구 사항..."의 주요 부분은 EDMS에서 문서 관리 프로세스를 구성하는 방법에 대한 설명입니다.

EDMS는 조직의 모든 유형 및 범주의 문서 및 초안 문서에 대한 작업을 보장해야 한다는 점이 강조됩니다.

정부 기관에서 사용하는 EDMS는 부서 간 전자 문서 관리 시스템(IDF), 부서 간 전자 상호 작용(IEIC) 및 기타 정보 시스템과의 상호 작용을 보장해야 합니다.

EDMS 작업은 GOST R ISO 15489-1-2007 "정보, 도서관 및 출판 표준 시스템"의 조항을 준수해야 합니다. 문서 관리. 2009년 6월 15일 러시아 연방 정부 법령에 의해 승인된 연방 행정 기관의 사무 업무 규칙뿐만 아니라 전자 문서의 진위성, 무결성 및 신뢰성을 보장하는 분야를 포함한 일반 요구 사항 477(요구사항 9항 및 11항).

EDMS는 모든 기본 사무 프로세스를 제공해야 합니다.

EDMS에 문서 또는 문서(초안 문서)에 대한 정보 저장(등록 또는 요구 사항 측면에서 시스템에 문서 입력):

문서를 집행자(EDMS 사용자)에게 가져오기

서류 승인

문서에 서명하기

문서 전송(송신)

"연방 행정부의 사무 지침에 따라 문서 저장 및 회계, 수행 규율 제어, 참고 자료 준비 및 아카이브에 문서 제출", 즉 실행 제어, 정보 참고 작업, 현재 보관 및 회계(국가 기록보관소 또는 보관소로 이전하기 위한 문서 준비 포함).

자동화된 사무실 관리 시스템의 특별한 기능은 모든 사용자 작업과 시스템 이벤트를 기록하는 기능이 있다는 것입니다. 즉, EDMS에서 일어나는 모든 일(문서 생성 또는 등록, 파일 보기, 편집) 등 모든 정보는 특수 서비스 파일에 저장되므로 누가 언제 보았는지 항상 알 수 있습니다. 또는 문서(문서 카드)를 편집했습니다. 이와 별도로 요구사항에는 시스템에 문서를 입력한 날짜와 시간을 기록하는 것이 필수라고 규정되어 있습니다. 이 정보는 등록 카드(문서의 메타데이터)와 제어 정보(EDMS의 작업 프로토콜)에 모두 기록됩니다.

요구 사항의 17항에 따라 문서 또는 문서 세트, 초안 문서, 등록 카드(메타데이터)를 사용하여 수행된 모든 작업에 대한 정보가 기록됩니다. 이 정보는:

해당 조치를 수행한 연방 행정 기관의 EDMS 사용자에 관한 정보

조치 날짜와 시간에 대해;

EDMS에 문서 및 초안 문서를 입력하는 경우

분류 체계에서 섹션(하위 섹션) 이동에 대해

보관 기간에 대한 지침 변경 및 문서에 대한 후속 조치에 대해

2004년 10월 22일자 연방법 No. 125-FZ "러시아 기록 보관 업무에 관한" 문서의 가치를 조사하는 동안 연방 행정 기관의 EDMS 관리자가 수행한 조치에 대해 연합";

분류 체계의 특정 섹션(하위 섹션) 파기에 대한 금지 부과 및 해제에 관한 것입니다.

EDMS 사용자에 의한 메타데이터 변경 또는 파괴에 관한 정보

문서에 대한 액세스 권한 변경에 대해

문서 양도에 관한 것;

문서 파기에 관한 것;

문서 또는 메타데이터 인쇄에 대해 알아보세요.

즉, EDMS를 사용하면 문서나 등록 카드를 누가 열고, 보고, 편집했는지, 언제, 어떤 문서를 작업했는지에 대한 정보를 언제든지 얻을 수 있어야 합니다.

러시아 연방 통신 및 매스커뮤니케이션부의 요구 사항은 EDMS가 지원하는 사무 프로세스를 다음 그룹으로 나눕니다.

a) 조직이 생성하거나 수신하고 FOV EDMS에 포함된 들어오고 나가는 종이 문서를 등록, 스캔 및 문서의 전자 이미지 생성(우편 서비스, 통신 및 택배 통신을 통해 받은 문서 포함)으로 처리합니다.

b) 부서간 전자 문서 관리 시스템을 통해 수신 또는 전송된 전자 문서의 처리

c) 부서간 전자 상호작용 시스템을 사용하여 수신 또는 전송된 전자 문서의 처리

d) 이메일로 수신 또는 전송된 전자 문서 처리

e) EDMS의 내부 문서 처리.

정부 기관이 아닌 조직에서는 b)와 c) 항목이 없습니다. 문서는 전통적인 통신 채널이나 이메일을 통해서만 수신됩니다.

문서가 종이로 수신된 경우 EDMS에 문서를 입력하는 과정에는 문서의 등록, 스캔 및 전자 이미지 생성이 포함됩니다.

조직은 전자 이미지 생성이 금지된 문서 목록(예: 합판으로 표시된 문서, "개인"으로 표시된 문서, 기밀 문서 등)을 사무실 관리 지침에 승인하고 포함할 수 있습니다. 그러한 문서가 수신된 경우, EDMS에 등록되어 있으나 전자이미지가 생성되지 않습니다.

전자 문서 프로젝트의 경우 작성, 승인, 서명의 각 단계에서 문서의 버전을 생성하고 문서 카드에 첨부하여 문서의 내용을 기록합니다.

EDMS는 등록 카드에 모든 파일 형식의 첨부를 지원해야 합니다. EDMS는 일반적으로 수년 동안 사용되었으며 이 기간 동안 새 버전의 프로그램과 그에 따라 EDMS에서도 지원해야 하는 파일 형식이 나타날 수 있으므로 이는 중요합니다. EDMS를 사용하면 해당 작업장에서 문서가 생성된 응용 프로그램을 사용할 수 없는 경우(설치되지 않은 경우)에도 문서 파일을 시스템에 입력하고 등록할 수 있어야 합니다. 동시에 EDMS는 가장 일반적인 형식 중 일부를 표시할 수 있어야 합니다. pdf, rtf, doc, tiff가 있습니다.

EDMS는 섹션과 하위 섹션으로 구성된 계층적 체계에 문서를 배치할 수 있도록 허용해야 하며 이에 따라 EDMS(분류 체계)에서 문서 저장의 체계화 및 구성이 구성됩니다. 문서는 주어진 EDMS에 파일을 저장하는 내부 구성 및 원칙에 따라 결정된 순서에 따라 서버(저장 시스템)에 물리적으로 배치되며 분류 체계는 등록 카드의 필드일 뿐이라는 점을 명심해야 합니다. 분류 기준에 따라 문서를 빠르게 찾을 수 있습니다.

분류 체계는 일반적으로 조직 업무의 명명법을 기반으로 합니다.

EDMS 등록 카드는 작성해야 하는 필드를 정의해야 합니다. 문서를 입력할 때 EDMS는 사용자에게 필수 필드(메타데이터)를 입력하도록 요청해야 합니다(요구사항 13항).

전통적인 방법(종이)을 사용하여 문서를 보낼 때 EDMS는 봉투 중복 인쇄 및 메일링 목록 인쇄 기능을 제공합니다.

설정된 보관 기간에 따라 EDMS는 다음 조치를 보장해야 합니다.

문서를 영구적으로 보관하십시오.

문서의 가치를 조사합니다.

연도 말에 규정된 형식으로 문서를 생성합니다. 보관 기간이 만료된 문서(섹션)의 파기 할당에 관한 행위 및 영구 및 장기(10년 이상) 보관 기간이 있는 문서 목록 ;

EDMS에 파기 문서 할당에 대한 정보를 저장하는 동안 파기 문서를 할당(시스템에서 제거)합니다.

보관을 위해 국가 기록 보관소로 전송하기 위해 영구 저장을 위해 문서의 연간 섹션을 내보내고 직원 문서 아카이브로 전송하기 위해 직원에 대한 연간 문서 섹션을 내보내는 것을 포함하여 저장을 위해 문서를 다른 저장 시설(자동화 시스템)로 전송합니다.

실제로, 주립 보관소로 이전하려면 연간 섹션 수출 형식의 EDMS와 주 및 시립 보관소에서 사용되는 "Archival Fund" 소프트웨어 패키지의 호환성을 보장해야 합니다.

요구 사항에는 최소 100년의 보관 기간을 보장하기 위한 조항이 포함되어 있습니다. 그러나 현재 이러한 기술은 개발 단계에 있으며, 저자는 법적으로 중요한 문서를 전자 형식으로 장기간 저장할 수 있는 EDMS에 대해 알지 못합니다.

고려된 러시아 연방 통신 및 매스커뮤니케이션부의 요구 사항은 VNIIDAD에서 개발한 "연방 행정 기관의 내부 활동 과정에서 전자 문서 흐름을 보장하는 정보 시스템에 대한 보관 및 문서 관리 기능 요구 사항"을 보완합니다. 이는 사무 서비스 직원과 전자 기록 관리 및 문서 관리 시스템(EDMS)의 구현 또는 구성을 보장하는 IT 부서 직원 모두에게 중요합니다.

일반적으로 고려되는 "연방 행정 기관의 전자 문서 관리 정보 시스템에 대한 요구 사항은 무엇보다도 이러한 시스템을 통해 제한된 배포의 공식 정보를 처리해야 할 필요성을 고려합니다." EDMS의 선택, 구현 및 초기 구성뿐만 아니라 EDMS 기능을 분석하여 특정 조직에서 사용되는 EDMS가 최신 요구 사항을 준수하는지 확인합니다. 5 2010년 9월 8일 러시아 연방 법무부에 등록되었으며 등록 번호 18380입니다.

기업 CIS의 기능적 하위 시스템 중 하나는 전자 문서 관리 시스템(EDMS)으로, 그 목적은 문서 관리 및 비즈니스 프로세스의 자동화, 모든 유형의 문서 작업을 기반으로 경제 시스템 관리 효율성을 높이는 것입니다. , 관리 프로세스에 참여하는 모든 참가자의 공동 활동을 보장하고 조정합니다.

현재 구축되고 있는 전자문서관리시스템은 CIS의 기본 요구사항을 충족해야 합니다.

확장성.전자문서관리시스템은 여러 유닛과 수천 명의 사용자를 모두 지원할 수 있는 것이 바람직하며, 시스템의 성능을 높이는 능력은 해당 하드웨어의 성능에 의해서만 결정됩니다. 이 요구 사항은 거의 모든 소프트웨어 및 하드웨어 플랫폼에 존재하는 Sybase, Oracle, Informix 등과 같은 회사에서 생산하는 산업용 데이터베이스 서버를 지원함으로써 보장될 수 있으며 이를 통해 가장 광범위한 생산성을 제공합니다.

분포.문서 작업 시 주요 문제는 지리적으로 분산된 조직에서 발생하므로 전자 문서 관리 시스템의 아키텍처는 분산된 사이트의 상호 작용을 지원해야 합니다. 또한 분산된 사이트는 가장 다양한 속도와 품질의 통신 채널을 통해 통합될 수 있습니다. 또한 시스템 아키텍처는 원격 사용자와의 상호 작용을 지원해야 합니다. 제이

모듈성,고객이 문서 흐름 시스템의 모든 구성 요소를 즉시 구현할 필요가 없을 수도 있으며 때로는 고객이 해결하는 작업 범위가 문서 흐름 작업의 전체 범위보다 작을 수도 있습니다. 그렇다면 전자문서관리시스템은 서로 통합된 별도의 모듈로 구성되어야 함은 자명하다.

개방 상태.전자 문서 관리 시스템은 다른 응용 시스템, 특히 회계 프로그램과 시스템을 통합해야 하는 경우와 같이 다른 시스템과 분리되어 존재할 수도 없고 존재해서도 안 됩니다. 이를 위해 문서 관리 시스템은 데이터 처리 및 전송에 대한 공통 표준을 지원해야 하며, 다른 시스템과의 수정 및 통합이 가능한 개방형 인터페이스를 갖추고 있어야 합니다.

4. 전자문서의 보호

그림 1에 제시된 기업의 건강 보호에 대한 일반적인 다이어그램. 8은 ZD의 조직적, 기술적 조치 시스템을 반영합니다.

조직적 조치에 따라 다음이 결정됩니다.

데이터 처리와 관련된 직원의 직무

중요한 작업의 경우 작업의 제어 및 실행은 서로 다른 키를 가진 두 명의 직원이 수행해야 합니다.

데이터베이스에 대한 안정적인 저장 조건이 제공되어야 합니다.

신뢰할 수 있는 보호 조건이 제공되지 않는 한 데이터를 다른 장소(회사, 조직)로 전송하는 것은 금지됩니다.

불가항력이 발생한 경우 데이터를 저장하려면 대피 계획을 수립해야 합니다.

건강 관리는 매우 중요하며 두 가지 유형으로 나뉩니다.

외부 검증 또는 감사(제3자에 의해 수행)

내부 검증(사내) 기술에는 다음과 같은 검증 활동이 포함됩니다.

시스템 문서;

설계 문서(건물, 부지, 컴퓨터 센터);

소프트웨어 설계 문서;

소프트웨어 및 OS에 대한 사용자 문서 지침;

고용(접근) 및 그 관리;

소스 코드 개정;

데이터 파일 및 폴더(디렉토리)의 이름

모든 저장 매체;

터미널 접속;

사용자 및 그들의 권리 목록

콘솔 프로토콜;

시스템 로그;

하드웨어 및 소프트웨어 오류 로그;

전자 데이터 처리 및 개인 데이터 변경 등에 대한 프로토콜

수행된 작업의 결과로 하드(종이) 사본과 전자 형식이라는 두 가지 유형의 미디어로 특수 또는 공개적으로 사용 가능한 소프트웨어를 사용하여 수행할 수 있는 체크리스트가 생성됩니다.

처럼 기술적 보호 조치전자 서명과 전자 봉투가 사용됩니다.

전자 서명 진위를 보장하기 위해 텍스트에 추가된 특수 문자 시퀀스입니다. 이는 텍스트 자체와 비밀 키라고 불리는 특수 숫자 K의 복잡한 수학적 변환을 통해 얻습니다. 분명히 권한이 없는 사람이 텍스트를 변경하면 그에 따라 서명도 변경해야 합니다. 그러나 구성 요소 중 하나(텍스트)를 알고 있으면 다른 구성 요소(키)를 알지 못하므로 그러한 변경을 수행할 수 없습니다. 서명을 확인할 때 서명을 얻은 것과 반대되는 작업이 수행되지만 비밀 키 대신 공개 키라는 다른 숫자가 관련됩니다. 당연히 비밀키에 따라 다르지만 공개키에서는 비밀키를 알아내는 것이 불가능하다. 이렇게 하면 공개 키를 보호할 걱정 없이 모든 구독자에게 공개 키를 보낼 수 있습니다. 귀하의 정보가 다른 사람의 손에 들어가더라도 귀하의 정보는 변조되지 않습니다. 이러한 키 생성 및 배포 방법을 공개 키 배포 원칙이라고 합니다.

편지를 봉인할 때도 같은 원리가 사용됩니다. 전자 봉투 . 봉인에는 두 개의 키, 즉 개인 키와 편지를 받을 구독자의 공개 키가 사용됩니다. 이 두 키에서 하나의 공통 키가 생성됩니다. 인쇄할 때도 사용되지만 이 경우 공개 키와 구독자의 비밀 키에서 반대 방향으로 나타납니다(이 두 쌍은 공유 키가 동일하도록 설계되었습니다).

첫째, 키를 변경하기 위해 모든 가입자를 개인적으로 만날 필요가 없기 때문에 편리합니다. 이메일로 키를 보내면되고, 둘째, 동일한 키를 만들어 모든 사람에게 보내기 때문에 편리합니다.

인터넷을 통한 문서의 안전한 전송을 위한 주의사항

방화벽 기능을 수행하는 하드웨어 및 소프트웨어 복합체의 중앙 노드에 통합됩니다.

패킷 필터링 및 사용자 인증.

인터넷에 등록되지 않아 외부에서 접근할 수 없는 로컬 IP 주소를 가진 기업 인트라넷을 통해 노드 간 내부 통신을 제공합니다.

내부 IP 주소를 전역 IP 주소로 변환하고, 들어오고 나가는 트래픽을 제한하고, 사용자가 방문한 외부 웹 사이트를 등록하는 프록시 서버를 통해 외부 네트워크에 대한 액세스를 차단합니다.

특히 중요한 데이터베이스가 포함된 로컬 서버와 웹 서버에서 서로 다른 프로토콜을 사용하므로 데이터베이스에 대한 무단 액세스가 어려워집니다. 이는 웹 기술의 이점을 다소 감소시킬 수 있습니다.

문서 관리 시스템 자체에 대한 액세스 제어 메커니즘 구현(액세스 제어 목록, 액세스 수준, 역할, 사용자 그룹, 암호화 등)

언급된 러시아 연방 통신 및 매스커뮤니케이션부의 실행 계획에 따라 "연방 행정 기관의 전자 문서 관리 정보 시스템에 대한 요구 사항은 무엇보다도 제한된 공식 정보를 처리해야 할 필요성을 고려합니다. 이러한 시스템을 통한 배포”를 작성하고 승인했습니다. 2

이러한 요구 사항은 프레임워크 성격을 띠고 있으므로 2013년에 연방 기록 보관 기관의 명령에 따라 전 러시아 문서 관리 및 보관 업무 과학 연구소(VNIIDAD)는 "전자 문서를 제공하는 정보 시스템에 대한 보관 및 문서 관리 기능 요구 사항"을 개발했습니다. 연방 집행 기관 당국의 내부 활동 과정에서 문서 흐름". 3

요구 사항 중 가장 흥미로운 조항을 고려해 보겠습니다. 러시아 통신 및 매스커뮤니케이션부입니다.

EDMS에 액세스하는 데 걸리는 시간 - 3초 이내
문서를 등록할 때 생성되고 문서의 컨텍스트, 내용, 구조를 설명하는 데이터, 준비, 고려, 실행 및 저장 중에 문서로 수행되는 작업 및 식별 데이터(메타데이터)를 포함하는 카드에 액세스하는 데 걸리는 시간 - 5초도 안 돼.

EDMS의 신뢰도 계수는 0.98 이상이어야 합니다.

"전자 문서 관리 정보 시스템에 대한 요구 사항..."의 주요 부분은 EDMS에서 문서 관리 프로세스를 구성하는 방법에 대한 설명입니다.

EDMS는 조직의 모든 유형 및 범주의 문서 및 초안 문서에 대한 작업을 보장해야 한다는 점이 강조됩니다.

EDMS는 모든 기본 사무 프로세스를 제공해야 합니다.

EDMS에 문서 또는 문서(초안 문서)에 대한 정보 저장(등록 또는 요구 사항 측면에서 시스템에 문서 입력):

문서를 실행자(EDMS 사용자)에게 가져오기
문서 승인
문서에 서명하다
문서 전송 (전송);
"연방 행정부의 사무 지침에 따라 문서 저장 및 회계, 수행 규율 제어, 참고 자료 준비 및 아카이브에 문서 제출", 즉 실행 제어, 정보 참고 작업, 현재 보관 및 회계(국가 기록보관소 또는 보관소로 이전하기 위한 문서 준비 포함).

요구 사항의 17항에 따라 문서 또는 문서 세트, 초안 문서, 등록 카드(메타데이터)를 사용하여 수행된 모든 작업에 대한 정보가 기록됩니다. 이 정보는:

해당 조치를 수행한 연방 행정 기관의 EDMS 사용자에 관한 정보
조치 날짜와 시간에 대해;
EDMS에 문서 및 초안 문서를 입력하는 경우
분류 체계에서 섹션(하위 섹션) 이동에 대해
보관 기간에 대한 지침 변경 및 문서에 대한 후속 조치에 대해
2004년 10월 22일자 연방법 No. 125-FZ "러시아 기록 보관 업무에 관한" 문서의 가치를 조사하는 동안 연방 행정 기관의 EDMS 관리자가 수행한 조치에 대해 연합";
분류 체계의 특정 섹션(하위 섹션) 파기에 대한 금지 부과 및 해제에 관한 것입니다.
EDMS 사용자에 의한 메타데이터 변경 또는 파괴에 관한 정보
문서에 대한 액세스 권한 변경에 대해
문서 양도에 관한 것;
문서 파기에 관한 것;
문서 또는 메타데이터 인쇄에 대해 알아보세요.

즉, EDMS를 사용하면 문서나 등록 카드를 누가 열고, 보고, 편집했는지, 언제, 어떤 문서를 작업했는지에 대한 정보를 언제든지 얻을 수 있어야 합니다.

러시아 연방 통신 및 매스커뮤니케이션부의 요구 사항은 EDMS가 지원하는 사무 프로세스를 다음 그룹으로 나눕니다.

b) 부서간 전자 문서 관리 시스템을 통해 수신 또는 전송된 전자 문서의 처리

c) 부서간 전자 상호작용 시스템을 사용하여 수신 또는 전송된 전자 문서 처리

d) 이메일로 수신 또는 전송된 전자 문서 처리

e) EDMS의 내부 문서 처리.

정부 기관이 아닌 조직에서는 b)와 c) 항목이 없습니다. 문서는 전통적인 통신 채널이나 이메일을 통해서만 수신됩니다.

문서가 종이로 수신된 경우 EDMS에 문서를 입력하는 과정에는 문서의 등록, 스캔 및 전자 이미지 생성이 포함됩니다.

문서가 전자 형식으로 수신된 경우 해당 문서를 EDMS에 입력한다는 것은 해당 문서를 EDMS에 로드하고 수신된 문서에 대한 변경 금지 등록을 의미합니다.

전자 문서 프로젝트의 경우 작성, 승인, 서명의 각 단계에서 문서의 버전을 생성하고 문서 카드에 첨부하여 문서의 내용을 기록합니다.

분류 체계는 일반적으로 조직 업무의 명명법을 기반으로 합니다.

문서 작업 중에 해결 방법뿐만 아니라 문서에 대한 설명 및 지침도 EDMS에 입력할 수 있습니다. 문서에 서명하고 필요한 경우 승인하기 위해 EDMS는 "전자 서명에 관한" 연방법에 따라 전자 서명 수단을 연결할 수 있는 가능성을 제공합니다. 4

전통적인 방법(종이)을 사용하여 문서를 보낼 때 EDMS는 봉투 중복 인쇄 및 메일링 목록 인쇄 기능을 제공합니다.

관련 섹션(하위 섹션)에 포함된 문서의 보관 기간은 국가 기관, 지방 정부 및 조직의 활동 과정에서 생성된 표준 관리 보관 문서 목록에 따라 설정되며, 보관 기간을 표시하며 명령에 의해 승인됩니다. 2010년 8월 25일자 러시아 연방 문화부 No. 558. 5

설정된 보관 기간에 따라 EDMS는 다음 조치를 보장해야 합니다.

문서를 영구적으로 보관하십시오.
문서의 가치를 조사합니다.
연도 말에 규정된 형식으로 문서를 생성합니다. 보관 기간이 만료된 문서(섹션)의 파기 할당에 관한 행위 및 영구 및 장기(10년 이상) 보관 기간이 있는 문서 목록 ;
EDMS에 파기 문서 할당에 대한 정보를 저장하는 동안 파기 문서를 할당(시스템에서 제거)합니다.
보관을 위해 국가 기록 보관소로 전송하기 위해 영구 저장을 위해 문서의 연간 섹션을 내보내고 직원 문서 아카이브로 전송하기 위해 직원에 대한 연간 문서 섹션을 내보내는 것을 포함하여 저장을 위해 문서를 다른 저장 시설(자동화 시스템)로 전송합니다.

일반적으로 고려되는 "연방 행정 기관의 전자 문서 관리 정보 시스템에 대한 요구 사항은 무엇보다도 이러한 시스템을 통해 제한된 배포의 공식 정보를 처리해야 할 필요성을 고려합니다." EDMS의 선택, 구현 및 초기 구성뿐만 아니라 EDMS 기능을 분석하여 특정 조직에서 사용되는 EDMS가 최신 요구 사항을 준수하는지 확인합니다.

저자에게 연락할 수 있는 주소: kouznets @yandex.ru
2011년 9월 2일자 러시아 연방 통신 및 매스커뮤니케이션부 명령 N 221, 2011년 11월 15일 러시아 연방 법무부에 등록 No. 22304.
http://archives.ru/sites/default/files/rekomendation-vniidad-foiv-2013.pdf 포털 "Archives of Russia"에 게시됨
2011년 4월 6일자 연방법 No. 63-FZ "전자 서명에 관한"(2014년 6월 28일 개정).
2010년 9월 8일 러시아 연방 법무부에 등록되었으며 등록 번호 18380입니다.

2013년 전자 형식의 문서 작업을 위한 현대 자동화 기술의 대규모 보급과 관련하여 문서 관리 및 보관 업무 분야의 두 주요 과학 기관인 연방 기록 보관소의 요청에 따라 러시아 국립 인문학 대학 (RGGU) 및 문서 관리 및 보관 업무 분야의 전 러시아 연구소 (VNIIDAD) - 전자 문서 작업 구성 분야에서 방법론적 권장 사항을 준비하기 위해 여러 연구 프로젝트가 수행되었습니다.

다음은 이러한 프로젝트 중 일부입니다.

"연방 행정 기관의 내부 활동 과정에서 전자 문서 흐름을 보장하는 정보 시스템에 대한 보관 및 문서 관리 기능 요구 사항"(VNIIDAD).
"영구(장기) 저장을 위한 전자 문서의 파일 형식 비교 분석"(RGGU).
"조직의 기록 보관소에 전자 보관 문서의 획득, 기록 및 저장 구성에 대한 권장 사항"(VNIIDAD).
"주 및 시립 기록 보관소의 전자 보관 문서 획득, 기록 및 저장 구성에 대한 권장 사항"(VNIIDAD).
"전자 형식의 보관 목록 편집 및 주 및 시 기록 보관소의 정보 인프라에 통합"(VNIIDAD).

가장 방대한 문서는 VNIIDAD에서 준비한 "연방 행정 기관의 내부 활동에서 전자 문서 흐름을 보장하는 정보 시스템에 대한 보관 및 문서 관리 기능 요구 사항"(이하 요구 사항)입니다. 전자 기록 관리 및 문서 관리 시스템(EDMS)을 구현하거나 설정하는 것은 직장인과 IT 부서 직원 모두에게 가장 큰 관심사이며, 이 기사에서는 이에 대해 살펴보겠습니다.

이 문서의 공개는 매우 중요합니다. 전자 문서 관리 시스템이 거의 20년 동안 사용되어 왔음에도 불구하고 최근까지 전자 문서 관리 및 사무 관리 시스템(EDMS)에 대한 기본 요구 사항을 설정하는 유일한 국내 문서는 명령이었습니다. 2011년 9월 2일자 러시아 통신 및 매스커뮤니케이션부 No. 221 " 연방 행정 기관의 전자 문서 관리 정보 시스템에 대한 요구 사항 승인 시, 무엇보다도 다음의 공식 정보를 처리해야 할 필요성을 고려합니다. 이러한 시스템을 통한 배포는 제한적입니다.” 이 문서에는 EDMS에 대한 매우 간략하고(6페이지) 가장 일반적인 요구 사항만 포함되어 있습니다. EDMS는 기관 내 시스템으로만 사용되었으나, 다양성과 상호 호환성은 큰 문제가 되지 않았습니다. 그러나 통합된 정보 공간으로의 전환과 부서 간 전자 문서 관리 조직이 시작되면서 EDS를 통합하고 문서 교환, 전자 상호 작용 및 보관 저장의 국가 시스템과의 호환성을 보장해야 할 필요성이 대두되었습니다. GOST R 53898-2010 "전자 문서 관리 시스템"은 부분적으로 EDMS 시스템 간의 상호 작용 문제를 해결하는 것을 목표로 합니다. 문서 관리 시스템의 상호 작용. 전자 메시지에 대한 요구 사항”이지만 VNIIDAD가 개발한 EDMS에 대한 보관 및 문서 요구 사항은 매우 관련성이 높습니다.

요구 사항은 연방 행정 기관을 대상으로 하지만 Art. 2006년 7월 27일자 연방법 No. 149-FZ "정보, 정보 기술 및 정보 보호에 관한" 11조는 다른 주 기관 및 지방 정부에도 적용됩니다. 상업 조직은 재량에 따라 EDS를 조직할 권리가 있지만 우리나라의 국가 역할을 고려할 때 일반적으로 모든 크고 중간 규모의 상업 조직은 정부 기관과의 상호 작용의 편의를 위해 주에서 정한 규칙을 따릅니다. .

사무 및 EDMS 조직에 대한 요구 사항을 설정하는 규제 및 방법론 문서 검토

요구 사항의 첫 번째 섹션에는 사무 및 EDS 조직에 대한 요구 사항을 설정하는 규제 및 방법론 문서의 개요가 포함되어 있습니다. 24페이지에는 유아원 교육 기관 자동화 분야의 핵심 문서의 주요 조항(표준 GOST R 15489-1-2007 “SIBID)이 설명되어 있습니다. 문서 관리. 일반 조항", GOST R ISO 23081-1-2008 "SIBID. 문서 관리. 문서 관리 프로세스. 문서용 메타데이터", 유럽 표준 MoReq, MoReq2 및 EDMS 요구 사항, 2011년 9월 2일자 러시아 통신 및 매스커뮤니케이션부 명령 No. 221, "전자 문서 정보 시스템 요구 사항 승인 시" 특히 이러한 시스템을 통해 제한된 배포의 독점 정보를 처리해야 할 필요성을 고려하여 연방 행정 기관을 관리합니다." 또한 2006년 7월 27일자 연방법 No. 149-FZ "정보, 정보 기술 및 정보 보호에 관한" 조항, 러시아 연방 정부 법령에 의해 승인된 연방 행정 기관의 사무 규칙도 고려됩니다. 2009년 6월 15일자 No. 477(2009년 9월 7일 개정), 2011년 4월 6일자 연방법 No. 63-FZ "전자 서명에 관한", 2009년 2월자 러시아 연방 정부 법령. /2012 제111호 “행정기관 및 지방자치단체 간 전자적 상호작용을 조직할 때 사용하는 전자서명과 그 사용절차 및 전자서명수단의 호환성을 보장하기 위한 요건의 설정에 관하여”(통합) 행정부와 지방 정부가 전자 상호 작용을 조직할 때 강화된 적격 전자 서명을 사용하기 위한 규칙). 그러나 전자 문서 작업 분야의 법률이 빠르게 변화하고 있다는 점을 고려해야 합니다. 따라서 이 섹션을 사용할 때 규제 법률 행위의 변경 사항을 항상 확인하는 것이 좋습니다. 예를 들어 MEDO에 대한 동일한 조항은 다음과 같습니다. 더 넓은 범위의 참가자를 포함하여 2011년 판에서 오늘 시행됩니다.

연방 행정부의 내부 활동에 EDMS를 사용하는 관행

요구 사항의 두 번째 섹션에는 VNIIDAD에서 수행한 모니터링을 기반으로 얻은 연방 행정부의 EDS 구현 수준에 대한 흥미로운 정보가 포함되어 있습니다. 74개 연방행정부(FEB)가 19개 유형의 57개 EDMS 제품을 보유하고 있다는 사실은 오늘날 전자 사무 관리 시스템 분야에서 통합이 얼마나 관련성이 있는지를 나타냅니다.

기관의 문서 수명주기 단계, 등록 및 제어 카드 분야 구성, 사례 분류 및 구성 체계, 신청 기능 요구 사항, EDMS에 대한 정보 지원 및 전자 서명 사용 EDMS에서 - Ph.D. 기사에서 이 모든 것에 대해 배울 것입니다. ist. 과학, Rosarkhiv 전문가 S.L. 쿠즈네초바 2013년 7호 매거진에 "문서 흐름 및 사무의 현대 기술"

일반적으로 VNIIDAD에서 준비한 "연방 집행 기관의 내부 활동에서 전자 문서 흐름을 제공하는 정보 시스템에 대한 보관 및 문서 관리 기능 요구 사항"은 EDMS의 선택, 구현 및 초기 구성 단계에서만 사용할 수 있고 사용해야 합니다. , 또한 특정 조직에서 사용되는 EDMS가 최신 요구 사항을 준수하는지 확인하기 위해 이미 작동 중인 EDMS를 분석할 때도 마찬가지입니다.

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