유라시아경제위원회에서 제한된 배포 문서(기밀 및 공식 사용) 작업 절차에 대해 설명합니다. 정보를 제한된 배포의 독점 정보로 분류하고 비공개 정보를 사용하는 규칙 승인 시

소개

"사무, 관리를 위한 문서 지원: 문서 작업 및 문서 작업 구성을 보장하는 활동 분야입니다."

1. 소개.

2. 접근 제한 스탬프.

3. 제한된 배포의 독점 정보가 포함된 문서 작업

4. "기밀" 및 "공적 사용"의 개념

5. 기밀문서

5.1. 영업비밀

5.2. 기밀 정보를 문서화하는 기술.

6. 결론.

7. 참고문헌 목록.

8. 신청.

접근 제한 스탬프.이 세부 사항은 문서에 포함된 정보의 기밀성과 문서에 대한 접근 및 숙지 제한이 있음을 나타냅니다. 이는 문서 자체 및/또는 첨부 문서에 첨부되어 있습니다.

소품은 왼쪽 여백에서 100mm 떨어진 문서의 오른쪽 상단 모서리에 있습니다.

문서의 기밀성 정도를 결정할 때는 영업비밀 규정을 따라야 합니다.

접근 제한 스탬프는 문서 자체뿐만 아니라 문서의 부록과 같이 특정 문제를 해결하는 과정에서 이 문서를 작업할 때 독립적인 단위로 작동할 수 있는 모든 부분에도 부착됩니다.

이름과 함께 접근 제한 스탬프에는 이 문서의 사본 번호 표시가 포함되어야 합니다. 예:

1. 비밀문서

2. 국가문서

3. 비밀정보가 포함된 문서

4. 내부 조직 문서.

제한된 배포의 독점 정보가 포함된 문서 작업.

제한된 배포의 독점 정보가 포함된 문서 작업은 스탬프가 없는 문서와 동일한 방식으로 수행됩니다.

특정 문서의 배포를 제한해야 할 필요성은 문서 개발자, 구조 단위 책임자, 부책임자 또는 관리자가 결정합니다.

이들 공무원은 내린 결정의 타당성과 제한 사항 준수에 대해 개인적으로 책임을 집니다.

제한된 배포의 독점 정보가 포함된 문서의 접수 및 회계(등록)는 다른 문서와 동일한 방식으로 수행됩니다. 이 경우 문서의 등록번호에 "Forofficial use"라는 메모가 추가됩니다.

그러한 문서를 구조 단위의 직원에게 양도하는 것은 기록에 따라 수행됩니다.

"공무원용" 문서는 보안되지 않은 컴퓨터-모뎀 통신 채널을 통해 전송될 수 없습니다.

제한된 배포의 독점 정보가 포함된 프로젝트 인쇄 및 문서 복사는 부서장의 허가를 받아 조직에서 수행됩니다.

제한된 배포의 독점 정보가 포함된 문서 전송은 조직의 사무실이나 비서가 수행합니다. 이러한 문서를 여러 수취인에게 보내야 하는 경우 배포 색인이 작성되며, 여기서 전송되는 문서의 해당 사본 번호가 각 주소 옆에 표시됩니다. 우편물 색인은 계약자와 문서를 준비한 부서장이 서명합니다.

"공식 용도"로 표시된 실행 문서는 조직의 파일 명명법에 따라 파일로 구성됩니다. 동시에 해당 서류가 담긴 케이스 표지에는 "공무원용"이라는 스탬프도 부착되어 있습니다. "공무원용" 문서는 개별 케이스로 그룹화됩니다.

"기밀"과 "공식 사용"의 개념

기밀 정보 문서화 프로세스의 예를 사용하여 관리를 위한 문서 지원에 대한 조직 및 작업 수행에 대한 개별 개념의 영향 문제를 해결하는 것은 다음과 같은 상황으로 인해 발생합니다.
국가의 사회 경제적 형성 변화, 국가와 함께 개인 소유 및 기타 여러 요인의 출현으로 인해 특정 기존 규범을 수정하고 새로운 법률을 만들고 다음을 포함한 기타 법적 행위가 필요해졌습니다. 정보 보안 문제와 관련된 어느 정도.

부분적으로, 조직의 기밀 기록 수행에 대한 규칙 제정 상태는 20~40년대 문제의 역사와 유사합니다. 지난 세기: 나는 나 자신을 위한 표준을 정하고 그것을 스스로 관찰합니다. 우리가 이렇게 말하는 이유는 오늘날 상업적 또는 공적 비밀이 포함된 문서를 처리하는 방법에 대한 정부 지침이 없기 때문입니다. 이러한 비밀을 구성하는 정보 목록을 작성하는 방법 이 방향을 이끌 정부 기관. 명확하게 공식화된 개념 장치도 없습니다. 따라서 기밀 정보를 다루고 보호를 조직하는 기관 및 기업은 교육 문헌에 명시된 권장 사항을 따릅니다. 이런 점에서, 문헌 분석을 수행하고 기밀 기록 관리의 이론적, 실무적 문제와 관련된 개별적인 제안을 하는 것이 흥미로울 것 같습니다.

러시아어에서는 "기밀"이라는 단어가 "공개 대상이 아님, 비밀"을 의미하는 것으로 일반적으로 인정됩니다.

정보 보안과 관련된 연방법에서는 기밀 정보가 기밀이 아니라고 규정하지 않습니다. 국가의 전체 문서(정보) 배열을 공개적으로 접근 가능한 문서와 접근이 제한된 문서로 구분하는 것이 법적으로 확립되어 있습니다. 제한된 접근 문서에는 국가, 상업, 공식 및 기타 비밀을 구성하는 정보가 포함되어 있습니다. 비밀 사무가 독립된 영역으로 식별되는 것은 그 특수성 때문이다.

동시에, 저작물에서 제안된 정의: "기밀 정보는 법률에 따라 접근이 제한되는 문서화된 정보를 의미합니다." - 성격이 더 광범위합니다. 개념의 자유로운 해석을 고려하여 문서에 대한 흥미로운 정의가 나타났습니다. “기밀(밀폐, 보호) 문서, 즉 개인 접근이 제한되는 문서는 현대 사무에서 반드시 공식화된 전달자로 이해됩니다. 기업가(회사)의 지적 재산을 구성하는 귀중한 문서화된 정보)". U. R. Lukyanchuk 및 Yu. M. Danilov는 "기밀 문서"라는 용어에 대해 본질적으로 유사한 정의를 제공합니다. 정보 보안 관점에서 기밀 문서에 대한 접근이 직원에게만 제한되는 이유가 명확하지 않습니다. "반드시 설계된 매체..."란 무엇을 의미합니까? 기밀 정보에 반드시 "지적 재산"이 포함되어야 하는 이유.

열린 문서에는 지적 활동의 결과도 포함될 수 있습니다. 또한, 기밀 유지 수단으로 "지적 재산"을 식별하는 것은 기존 개념 장치를 러시아 연방 민법 제4조에 부합시키려는 시도라고 생각합니다.

영업 비밀에는 "지적 활동의 결과를 포함한 모든 성격의 정보"가 포함됩니다.

"기밀 정보", "기밀 문서"라는 개념의 정의를 고려하여 이 작품은 기밀 사무를 "기밀 정보의 문서화를 보장하는 활동"으로 해석합니다. 기밀 문서로 작업을 조직하고 그 안에 포함된 정보를 보호합니다.”

기밀 사무는 관련 규제 문서에서 제공하는 과학, 디자인, 엔지니어링 및 기타 유형의 활동을 문서화하는 것과 관련되지 않습니다.

동시에 공개 기록 관리는 문서화 측면에서 관리뿐 아니라 개별 특수 문서화 시스템까지 확장됩니다. 공개 기록 관리에서는 초안 및 문서 초안이 고려되지 않지만 이를 금지하는 사람은 없습니다.

기밀기록 관리 서비스의 주된 업무는 기밀기록 관리가 완전히 보장하지 못하고, 이 문제를 해결하는 데에만 참여하는 공개, 분실, 도난 등으로부터 문서화된 정보를 보호하는 것입니다.

공개 기록 관리 분야의 전문가에게 가장 중요한 것은 정량적 회계, 안전을 보장하고 손실 가능성을 제거하기 위해 문서를 등록하는 것입니다.

개별 매뉴얼 작성자의 권장 사항을 따르면 비서관은 일부 문서를 등록하고 다른 문서를 고려하여 여러 명명법을 작성하고 다른 경우에 대해 동일한 문제에 대한 문서를 준비해야 합니다. 이 계획은 실제로 항상 적용 가능한 것은 아닙니다.

"기밀 정보", "기밀 문서", "기밀 서류 작업" 개념의 내용 개발 부족과 공개 사무와는 다른 독립적인 방향으로의 정의는 배포 범위에 영향을 미치며, 가장 중요한 것은 기술 절차의 개발.

이와 관련하여, 우리의 의견으로는 기밀 문서 정보, 즉 기밀 문서는 상업적 또는 공식적인 비밀을 포함하는 유형 매체에 기록된 정보의 일반적인 개념으로 이해되어야 하며, 이를 식별하고 보호, 접근을 보장할 수 있는 세부 사항이 포함되어야 합니다. 이는 연방법과 그 소유자에 의해 제한됩니다.

이 정의는 다음을 허용합니다.
– GOST “사무실 관리 및 보관”과 연결하세요. 용어 및 정의";
– 배포 범위를 결정합니다(상업 및 공식 비밀에 적용).
– 문서화된 정보만을 "정보"라는 개념과 구별합니다.
– 정보에 대한 접근은 법률뿐만 아니라 정보 소유자에 의해서도 제한될 수 있음을 설명합니다.

이 정의는 기밀 기록 관리의 위치를 ​​지정하며 이를 공개 기록 관리의 개념적 장치에서 제거하지 않습니다. 공개 기록 관리 기술은 정보 보호를 위한 추가 기술 및 조치를 제외하고 기본적으로 기밀 기록 관리 기술과 동일합니다.

정보를 다양한 유형의 비밀(공식 또는 상업)으로 분류하는 기준으로 "정보를 받은 주체의 소유권의 차이"를 제시합니다. 기준은 다음과 같이 이해될 수 있습니다. 국가 기관 및 그 기관이 소유한 정보는 공적 비밀을 구성하고, 상업 구조에서 얻은 정보는 상업 비밀을 구성합니다. 오늘날 관할권에 속한 정부 기관 및 기업에는 두 가지 유형의 공식 비밀이 형성된다는 점에 유의해야 합니다. 즉, 다른 기관의 영업 비밀로 수신된 정보와 자체 공식 비밀입니다. 또한, 국영기업은 영업비밀에 해당하는 정보가 포함된 문서를 작성합니다. 상업 구조에는 상업적으로 가치 있는 정보 외에도 비즈니스 요구에 따라 액세스가 제한된 정보가 있습니다. 이것이 바로 정보를 공식 비밀과 상업적 비밀로 나눌 때 고려해야 할 사항입니다.

특정 작업을 구성할 때 "공무원용" 및 "영업비밀"이라고 표시된 문서는 단일 "기밀 문서"로 간주될 수 없으며 출판물의 특정 개념에는 보다 정확한 정의가 필요합니다.

연방 집행 기관의 제한된 배포 공식 정보 처리 절차에 대한 규정은 그러한 양식을 확립하지 않았지만 해당 관리자에게 권한 범위 내에서 공식 비밀을 제한된 배포로 분류할 권한이 있는 공무원의 범주를 결정하도록 위임했습니다. , 이는 명백한 이유로 공식 비밀을 구성하는 정보 목록을 개발할 필요성을 의미합니다.

목록을 작성할 때 가장 중요한 것은 제한된 특정 정보의 내용을 결정하는 것입니다.

문헌에서는 영업비밀이 될 수 있는 다양한 정보를 목록에 포함시키도록 제안하고 있는데 이는 불필요해 보입니다. 이 법안은 정보 소유자에게 가장 가치 있고 중요한 정보를 결정할 권리를 부여했습니다. 오늘날 가장 중요한 과제는 정보를 영업상 비밀 또는 공적 비밀로 분류하는 기준을 정하고, 정보가 제3자에 의해 이용되는 경우 물질적 손해를 판단하는 방법론을 개발하는 것입니다.

정보의 가치에 대한 기준을 생각해 봅시다. 기본 기준은 “정보가 제3자에게 알려지지 않아 이용함으로써 이익을 얻을 가능성”이다. 사업상의 이점(혜택)은 최신 장비, 기술의 사용, 시장 가격보다 훨씬 낮은 가격으로 구매, 시장 가격보다 약간 높은 판매를 통해 얻을 수 있습니다. 정보는 제3자에게 알려질 수 있지만 다양한 이유로 제3자가 해당 정보를 사용할 수 없습니다. 따라서 이 기준을 특히 기본적인 기준으로 간주하는 것은 적절하지 않은 것 같습니다. 그러나 이는 공식적인 비밀이 포함된 정보를 평가하는 데 상당히 적용 가능합니다.

연방법 "국가 비밀에 관한"에 명시된 원칙은 적법성, 타당성, 적시성 등 모든 유형의 비밀에 대한 기본 원칙으로 간주되어야 합니다.

합법성은 목록에 포함된 정보가 특정 정보에 대한 접근을 제한하는 법률이나 기타 법적 행위에 위배되지 않음을 의미합니다. 정당화란 전문가 평가를 통해 접근 제한의 타당성을 확립하는 것을 의미합니다. 적시성이란 공개된 정보가 나타나는 순간부터 또는 사전에 이에 대한 접근을 제한하는 것을 의미합니다. 정보를 상업적 가치가 있는 것으로 분류하려면 “실제적 또는 잠재적 가치의 존재”라는 기준을 고려해 볼 가치가 있습니다. 이 기준을 사용하면 정보를 더 가치 있는 정보와 덜 가치 있는 정보로 나눌 수 있으며 이는 영업 비밀 제도를 확립하는 데 중요합니다.

정보를 공식 비밀로 분류하려면 "영업 비밀, 미디어 및 보호 체제의 간접적 공개 가능성"(예: 직원의 주소 및 전화번호, 액세스 제어 등) 기준을 적용할 수 있습니다.

기관의 전문가 위원회가 이 두 가지 과제를 모두 해결하려면 규정된 방식, 즉 "전문가 위원회"의 개념에 따라 기관, 조직, 기업의 영구 전문가 위원회에 관한 모델 규정을 적절하게 변경해야 합니다. 다른 콘텐츠를 받게 됩니다.

독수리가 적을수록 질서가 높아집니다. 사무실 관리 서비스 직원과 공연자는 다양한 유형의 레이블로 혼동되어서는 안됩니다. 스탬프를 찍는다는 것은 문서의 회계 번호에 이를 추가하고 업무 명칭, 회계 양식 등에 반영하는 것을 의미합니다.

상업 조직의 경우 "공식 용도", "영업 비밀", "영업 비밀 OV"(특별히 강조 표시)의 세 가지 학위로 충분합니다. 기밀 문서에 대한 "접근 제한 도장" 개념의 정의는 법률 및 기타 법률에 의해 설정된 정보의 기밀성 정도로서, 정보가 유포될 경우 피해의 심각도를 결정하는 정도로 공식화하는 것이 적절해 보입니다. 기밀 수준 및 문서의 사본 번호.

문서 작성 과정에서 기밀 정보를 보호하기 위한 조치에는 주로 미디어와 여기에 포함된 정보, 그리고 필요한 경우 문서화 수단의 보호가 포함되어야 합니다.

출판물의 주요 목적은 계약자에게 발행되기 전에 기밀 문서의 초안 및 초안을 적절한 회계 양식에서 고려해야하며 문서에 서명 (승인) 한 후 회계 양식에 메모와 함께 파기해야한다는 것입니다. 회계장부에도 파기 표시를 해야 하며, 남아 있는 서류 사본 뒷면에 파기 기록을 남겨야 합니다. 동시에 어떤 사람들은 이 절차를 영업 비밀이 포함된 문서라고 부르고 다른 사람들은 "기밀 문서"라고 부릅니다.

"공식 용도"와 "영업 비밀"이라고 표시된 문서를 하나의 기존 "기밀 문서"에 혼합할 필요가 없습니다.

연방 행정부에서 제한적으로 배포되는 공식 정보를 처리하는 절차에 관한 규정에 따르면 "공무원용" 문서의 초안 및 버전은 고려되지 않고 사무실 관리 서비스 직원에 의해 다음과 같이 파기됩니다. 회계 양식에 반영된 파괴. 문서 작업과 동일한 절차는 상업용 구조에도 적용 가능합니다. 물론 근본적으로 새로운 제품, 기술 등의 생성과 관련된 정보는 목록 작성 단계에서 반영되어야 하는 최대 보호 수준의 초안을 고려해야 합니다.

우리는 초안에 기밀 정보가 포함되어 있다는 사실과 초안을 고려하면 문서화에만 소요되는 인건비가 20-25% 증가한다는 사실을 알고 있습니다. 그러나 초안을 고려할지 여부를 선택할 권리는 정보 소유자에게 있습니다.

정보를 문서화할 때 정보를 보호하기 위한 조직적 조치는 오랫동안 알려져 왔습니다.
– 기밀 문서를 사용하여 공연자의 작업에 대한 예고 없는 검사를 조직합니다.
– 특수 시설을 갖춘 건물의 할당;
– 초안, 손상된 프로젝트 및 중앙 집중식 파기 등을 위해 사무실 관리 서비스에 의해 봉인된 저장 시설 설치.

텍스트 외에 기밀 문서의 또 다른 속성은 액세스 제한 스탬프입니다.

예: GOST R 6.30-2003에는 "수취인" 세부정보에 우편 주소가 포함될 수 있다고 명시되어 있지만 실제로는 주소가 일반적으로 봉투에 표시됩니다. 마크 "아. Yu. Chukin”은 실제로 법에 위배되지 않습니다. 우리 의견으로는 예시로 제공된 "기밀" 스탬프는 법에 위배됩니다. Art 4 부에 따라. "영업 비밀"법 6조에 "영업 비밀" 스탬프가 문서에 찍혀 있습니다. 특히 보낸(발신) 문서에 대해 이야기하고 있기 때문입니다.

기밀 사무 문제에 대한 출판물 분석에 따르면 개념 장치, 특정 유형의 작업 기술, 특히 문서와 관련된 많은 문제가 아직 충분히 해결되지 않은 것으로 나타났습니다. "기밀 정보"와 "기밀 문서"라는 개념에 대한 모호하게 공식화된 정의는 영업 비밀이 포함된 문서에만 적용되는 기술의 개발로 이어지며, 더 나쁘게는 공식 및 영업 비밀이 포함된 문서 작업을 위한 통일된 기술이 개발됩니다. 개별 기술을 선택할 때 "공식 용도" 문서 작업의 장기적인 관행과 현재의 법적 틀이 충분히 고려되지 않았습니다. 기밀 사무를 독립적인 활동 부문으로 분리하려는 추적된 시도에도 명확한 설명이 필요합니다. 제3자가 정보를 무단으로 사용하는 경우 기밀 정보를 평가하기 위한 기준과 피해를 판단하는 방법을 추가로 개발하는 것이 근본적으로 중요합니다.

결론적으로, 우리는 특정 문서 기술을 제안하려고 시작한 것이 아니라 솔루션이 필요한 문제만을 공식화했다는 점에 유의할 필요가 있다고 생각합니다. 기사의 저자는 "기밀 문서", "기밀 문서" 개념의 공식 정의를 명확히 하고 기밀 정보 문서화 기술을 개선하기 위한 모든 제안을 감사하고 큰 관심을 가지고 고려할 것입니다.

기업의 기밀 문서 흐름 문제는 의심할 여지없이 기업의 경제적 성공에 중요한 역할을 합니다. 이 문서에서는 회사의 기밀 문서 작업을 간소화하기 위한 몇 가지 권장 사항을 제공합니다.
회사(조직)의 모든 정보는 두 가지 큰 그룹으로 나눌 수 있습니다.

· 열려 있는

· 접근이 제한되어 있습니다.

결과적으로 접근이 제한된 정보(그림 1)는 다음과 같습니다.

· 국가 비밀;

· 기밀 정보.

결과적으로 특정 정보가 포함된 문서는 비밀과 기밀로 구분됩니다. 또한, 비밀 문서는 "비밀", "일급 비밀", "특별히 중요한"으로 분류될 수 있습니다. "상업 비밀", "은행 비밀" 등의 스탬프가 찍힌 기밀 문서 현재 30가지 이상의 기밀 정보(따라서 기밀 문서도 가능)가 있으며 이는 일반적으로 보안 보장 측면에서 유리한 분위기를 조성하지 않습니다. 따라서 앞으로는 기밀정보의 종류가 줄어들 것으로 예상됩니다. 각 유형의 기밀 문서에는 세부정보가 있습니다.

본질적으로(그림 2.) 기밀 문서는 다음과 같습니다.

• 규범적 및 방법론적(NMD);
• 관리(RD);
• 관리(RPD);
• 정보 및 참조(ISD);
• 조직(OD);
• 재무 및 회계(FBA);
• 인력 (인력 별) 설계 문서.

세부 사항 등록 규칙은 GOST "조직 및 관리 문서의 통합 시스템. 문서 준비 요구 사항"에 의해 규제됩니다. 영업 비밀이 포함된 기밀 문서에는 해당 문서에 대한 접근 제한 스탬프가 있어야 합니다. 예를 들어 영업 비밀(또는 약어로 CT)과 같이 오른쪽 상단에 있습니다. 복사 번호가 적힌 스탬프가 추가됩니다.
기밀 문서는 회사의 기밀 기록 보관소나 일반 기록 관리 부서에서 기밀 문서를 담당하는 특별히 지정된 담당자에 의해 처리되어야 합니다. 기밀 문서는 잠기고 밀봉된 캐비닛에 있는 별도의 공간에 보관해야 합니다. 일반 사무에서 기밀 문서를 보관하는 것이 허용됩니다. 하지만 다른 사무와는 별도로 보관해야 합니다.
목적에 따라 기밀 문서는 다음과 같이 구분됩니다.

· 들어오는;

· 나가는;

· 내부.
들어오는 기밀 문서의 수신(그림 3)은 기밀 회사원이 수행합니다.

다음 사항을 확인합니다.

· 시트 수;

· 사본 수;

· 지원서의 가용성(자기소개서에 표시된 경우).

나열된 문서 중 일부가 패키지 (봉투)에 누락 된 경우 행위는 2 부로 작성됩니다. 해당 행위의 사본 1개가 발신인의 주소로 전송됩니다.

등록 비밀의문서는 로그북(그림 4)이나 카드에 기록됩니다.

각 등록 문서에는 다음을 나타내는 스탬프가 부착되어야 합니다.

· 이름;

· 등록번호;

· 수령일.
등록 후 문서는 의사 결정을 위해 회사 경영진으로 전송됩니다. 관리자는 문서를 검토한 후 집행자를 결정하고 문서 실행을 지시합니다. 이러한 지침은 문서 자체에 결의안 형식으로 공식화되어 있습니다.
관리자의 결정에 따라 기밀 문서는 들어오는 기밀 문서를 기록하기 위한 로그북의 서명에 대해 유언집행자에게 전송됩니다(그림 4).
문서 작업이 완료되면 실행 및 케이스 전달을 나타내는 표시가 문서에 표시됩니다. 그 후 기밀 회사원이 문서를 파일에 보관합니다.
기밀 문서를 추가로 사용하기로 한 결정은 그 의미와 실제 가치에 따라 결정됩니다. 이에 따라 기밀 문서는 다음을 수행할 수 있습니다.

· 미래에 사용될 것입니다;

· 저장을 위해 아카이브로 전송되었습니다.

· 파괴됩니다.
이러한 모든 작업은 기밀 문서 요구 사항을 준수하여 수행되어야 합니다.
보내는 기밀 문서 작업에는 다음 단계가 포함됩니다(그림 5).

• 초안 문서 개발;
• 문서 승인;
• 문서 서명;
• 문서 등록;
• 문서를 보내는 중입니다.

나가는 기밀 문서의 초안은 문서 실행자가 2부의 사본으로 개발하고 필요한 경우 회사의 다른 전문가와 합의합니다. 다음으로 초안 문서는 서명을 위해 회사 책임자에게 제출됩니다. 문서에 서명한 후, 외부로 나가는 기밀 문서 등록을 위해 기밀 회사원이 저널(카드)에 등록합니다. 기밀 문서 배포는 보낸 문서의 계좌 번호를 의무적으로 표시하여 책임자가 서명한 목록에 따라 수행됩니다. 기밀 내부 문서 작업 절차는 그림 1에 나와 있습니다. 6.

기밀문서의 발행 및 반환은 기밀문서 기록 및 발행일지에 적시에 반영되어야 한다(그림 7).
직원은 기밀 문서를 받을 때 받은 문서의 번호와 일지의 번호를 확인하고 시트 수를 확인하고 받은 문서에 서명해야 합니다. 기밀 문서를 반환할 때 기밀 사무원은 해당 문서의 번호와 일지의 번호를 확인하고 문서의 매수를 확인하고 문서를 반환하는 직원 앞에서 서명과 날짜를 기재해야 합니다. 저널(해당 열)에 문서 반환.
기밀 문서 및 회계 로그가 포함된 모든 사례는 회사 파일의 명명법에 입력됩니다.
매년 말에 회사 대표는 다음을 수행하는 커미션을 만듭니다.

· 기밀 문서의 가용성을 확인합니다.

· 보관용 기밀 문서를 식별합니다.

· 파기할 기밀 문서를 식별합니다.
기밀 문서의 보관 보관은 승인되지 않은 사람의 무단 접근을 차단하는 건물의 밀봉된 상자에 보관됩니다. 위원회에서 파기하도록 선택한 기밀 문서에 대한 보고서가 작성됩니다. 해당 행위는 회사 대표의 승인을 받았습니다.
회사 장이 기밀 문서를 분실한 경우 해당 문서의 분실을 조사하는 위원회가 만들어집니다. 위원회의 업무 결과에 따라 회사 장은 기밀 문서 분실에 책임이 있는 사람을 기소하기로 결정합니다.
따라서 기사에 제시된 자료는 매우 축약된 형태로 회사의 기밀 사무 조직에 대한 몇 가지 권장 사항을 제공하며, 이는 의심할 여지 없이 보안 담당자가 회사에서 일반적으로 기밀 정보의 보안을 보장하는 데 도움이 될 것입니다.

결론.

이 작업에서는 접근 제한 스탬프가 찍힌 문서에 대해 가장 기본적인 내용이 기록되어 있다고 생각합니다.

정보 출처:

웹사이트: , http://www.top-personal.ru,

서적 : M. V. Kirsanova, S. P. Kobuk, Yu. M. Aksyonov "정부 기관 및 지방 자치 단체의 사무"; L. A. Rumynova “경영을 위한 문서 지원.”

애플리케이션.

그림 1. 정보 및 문서의 유형

그림 2. 기밀문서의 종류

쌀. 3. 수신 메시지 작업 절차 비밀의서류

쌀. 4. 수신된 기밀 문서의 로그

쌀. 5. 기밀 발신 문서 작업 절차

쌀. 6. 내부 기밀 문서 작업 절차

그림 7. 이슈 로그 비밀의서류

"DSP"라고 표시된 문서 및 출판물에 다른 국가 기관의 권한에 해당하는 정보가 포함되어 있는 경우 해당 국가 기관장의 동의가 있어야만 해외로 이전할 수 있습니다.

도서 교환을 위해 “DSP”라고 표시된 출판물을 해외로 보내는 것은 허용되지 않습니다.

27. 실행 절차, "DSP"로 표시된 문서 통과 및 실행 제어는 기밀되지 않은 문서 작업 절차와 유사합니다.

28. 실행 후 “DSP”라고 표시된 문서는 파일로 구성됩니다. 이러한 사건의 제목은 국가 미분류 기록 관리 기관의 사건 명명법에 포함됩니다.

파일 명명법에는 모든 등록 회계 양식의 제목과 "DSP"라고 표시된 문서에 대한 제어 및 참조, 주제 및 기타 파일이 포함됩니다.

29. "DSP"라고 표시된 사건은 문서 서비스의 통제하에 있는 국가 기관의 관련 구조 부서에서 형성됩니다.

30. 케이스를 구성할 때 다음 요구 사항을 준수해야 합니다.

1) 실행되고 올바르게 실행된 문서만 파일에 저장합니다.

2) 이 특정 문제의 해결과 관련된 모든 문서를 파일에 보관합니다.

3) 양도 가능한 경우를 제외하고 1개 근무 연도의 문서를 하나의 파일로 그룹화합니다.

4) 영구 및 임시 저장 문서를 파일로 분리합니다.

5) 종이 문서와 마찬가지로 특별한 법적 확인(공인, 서명, 승인 및 승인 표시)이 필요한 전자 매체 문서의 인쇄물을 해당 파일에 보관합니다.

6) 반환 대상 문서, 추가 사본 및 초안을 제출하지 마십시오.

7) 케이스의 용량은 180매를 초과할 수 없습니다.

8) 준비, 서명(승인) 날짜에 관계없이 해당 연도의 관련 파일에 계획, 보고서, 견적을 작성합니다.

9) 문서의 부록은 승인 또는 준비 날짜에 관계없이 관련 문서에 첨부됩니다. 180장이 넘는 부록은 문서에 메모가 작성되는 별도의 책을 구성합니다.

31. 사무로 완료된 사건의 표지에는 다음 세부정보가 포함되어야 합니다.

1) "마분지"를 표시하십시오.

2) 정부 기관의 공식 명칭

3) 국가 기관이 위치한 지역의 이름

4) 국가 기관의 구조 단위 이름

6) 사건의 제목

7) 사건 볼륨 번호;

8) 사건의 마감일(행정 문서, 의정서, 성적 증명서, 서신의 경우), 행정 문서(프로토콜, 성적 증명서)의 경우 첫 번째 및 마지막 문서의 일련 번호

9) 파일의 저장 기간.

32. "DSP"라고 표시된 문서의 가치를 조사하는 동안 영구 및 임시(10년 이상) 보관 기간이 있는 파일의 표지에 아카이브 기금 수, 요약 목록 수 등 추가 세부 정보가 표시됩니다. 케이스, 케이스 번호 및 케이스의 매수. 표시된 케이스 범주는 4개의 구멍으로 얽혀 있거나 감겨져 있으며 내부 문서 목록(부록 3) 및 케이스를 증명하는 시트(부록 4)와 함께 제공됩니다.

내부 문서 목록은 케이스 시작 부분에 배치되고 인증 시트는 끝에 위치합니다.

33. 대형 문서(도면, 도표 등)를 포함하여 “합판”이라고 표시된 케이스는 하드 폴더 또는 케이스(상자)에 보관됩니다.

34. "DSP"라고 표시된 문서는 공식적인 필요에 따라 별도로 제출하거나 동일한 문제에 대해 분류되지 않은 다른 문서와 함께 제출할 수 있습니다. 케이스에 “DSP”라고 표시된 문서가 하나 이상 포함될 경우 케이스 전체 배포가 제한됩니다.

정부 기관이 "DSP"로 표시되어 있고 이 표시가 없는 동일한 유형의 문서 및 파일(주문, 계획, 보고서, 지침 등)을 대량 생성하는 경우 별도의 형식을 제공하는 것이 좋습니다. 사업.

35. 문서의 가치를 심사할 때 “DSP”라고 표시된 완료된 사건은 국가기관 중앙전문가위원회에서 페이지별로 검토한다.

36. 공무원은 문서 서비스 책임자가 승인한 목록에 따라 "DSP"라고 표시된 파일과 국가 기관장의 결의에 포함된 지침에 따라 배포가 제한된 문서로 작업할 수 있습니다.

37. 다음은 허용되지 않습니다:

1) 국제(글로벌) 데이터 네트워크 및 인터넷에 배포가 제한된 문서 및 출판물의 정보를 게시합니다.

2) 공개 언론, 라디오 및 텔레비전 방송에서 공개 연설 또는 출판을 위해 이를 사용합니다.

3) 공개 전시회에 "DSP"라고 표시된 문서 및 간행물을 전시하고 스탠드, 상점 창 또는 기타 대중이 볼 수 있는 장소에 전시합니다.

38. 제3자 조직의 직원은 해당 조직의 서면 요청에 따라 해당 문서를 담당하는 국가 기관장의 허가를 받은 경우에만 "DSP"라고 표시된 문서 및 간행물을 숙지하고 작업할 수 있습니다. 작동하며 수행 중인 작업의 주제를 나타냅니다.

39. "DSP"라고 표시된 사건 및 출판물은 집행자(연구자)에게 발행되며 발행된 사건 및 출판물에 대한 기록 카드의 서명에 따라 이들로부터 승인됩니다(부록 5).

40. 이 주정부 기관의 직원이 "DSP"라고 표시된 문서 및 출판물에서 사본을 만들고 발췌하는 작업은 문서 서비스 책임자의 서면 허가를 받아 수행됩니다.

"DSP"라고 표시된 문서 및 출판물에 대한 제3자의 사본은 해당 문서 또는 출판물을 준비한 정부 기관장의 허가를 받아 서면 요청에 따라 제작됩니다.

다른 조직으로부터 받은 "DSP"라고 표시된 문서 및 출판물을 제3자 조직에 복사하는 것은 해당 조직의 동의가 있는 경우에만 수행됩니다.

41. "DSP"라고 표시된 출판물은 정부 기관에서 발행한 서비스 카탈로그에만 포함됩니다.

42. 공공 도서관에서 시민을 대상으로 "DSP"라고 표시된 출판물을 발행하는 것은 해당 시민이 근무하는 정부 기관의 장으로부터 작업 주제를 명시한 서면 요청이 있는 경우에만 수행됩니다. 받은 허가증은 정부 기관 직원의 공식 신분증을 제시한 경우에만 서명일로부터 1년 동안 유효합니다.

"DSP"라고 표시된 문서 및 파일의 압수는 카자흐스탄 공화국 법률에 따라 문서의 인증 사본 및 원본 압수 프로토콜을 파일에 의무적으로 남겨두는 방식으로 수행됩니다.

43. 학과 도서관에서는 "DSP"라고 표시된 출판물이 발행됩니다.

1) 이 국가 기관의 직원 - 문서 서비스 책임자의 허가를 받아

2) 제3자 조직의 직원 - 해당 출판물을 보관하는 국가 기관장의 허가를 받아 해당 조직의 서면 요청이 있는 경우.

44. "DSP"라고 표시된 출판물은 본 규칙의 42항에 따라 결정된 방식으로 도서관 간 대출(카자흐스탄 공화국 내)을 통해 발행될 수 있습니다.

45. "DSP"로 표시된 영구 및 임시 저장 사례는 이 표시를 제거할 수 있도록 정기적으로 검토됩니다. 보기는 다음과 같이 수행됩니다.

1) 2015년 11월 16일자 카자흐스탄 공화국 법률 "정보 접근에 관한"에 따라 시민의 서면 요청에 따라 정보를 제공하는 경우

2) 사건을 구조 단위에서 국가 기관의 부서별 기록 보관소로 이전하는 경우

3) 부서별 아카이브에 파일을 저장하는 과정에서;

4) 부서별 보관 보관 후 10년 또는 15년 후 적절한 국가 보관소로 이전하기 위해 영구 보관 파일을 준비할 때;

5) 문서 및 파일의 사본을 외국인 개인(법인)에게 양도하는 경우.

46. ​​​​2015년 11월 16일자 카자흐스탄 공화국법 "정보 접근에 관한" 제16조에 명시된 정보에서 "DSP" 마크를 제거하는 결정은 다음 사항을 고려한 후 국가 기관의 장에게 달려 있습니다. 이 문제는 국가 기관의 전문위원회에 의해 결정되었습니다.

다른 경우에는 "DSP" 마크 제거 결정이 중앙 전문가 위원회에 달려 있습니다.

47. "DSP"마크 제거에 대한 결정은 자유 형식 행위에 의해 공식화되며, 이는 두 개의 사본으로 작성되고 국가 기관장의 승인을 받습니다. 이 법안에는 "DSP" 표시가 제거된 사건의 제목이 나열되어 있습니다.

카자흐스탄 공화국의 "정보 접근에 관한 법률"에 따라 시민의 서면 요청에 따라 정보를 제공할 때 작성된 법률 사본 1부는 문서 서비스로 전송되고, 두 번째 사본은 정부의 구조 단위로 전송됩니다. 이 정보가 저장된 기관.

사례를 구조 단위에서 국가 기관의 부서별 기록 보관소로 전송할 때 작성된 법률 사본 중 하나는 문서 서비스로 전송되고 두 번째 사본은 부서별 기록 보관소로 전송됩니다.

부서별 기록 보관소에 사건을 보관하는 동안 작성된 법률 사본은 모두 기록 관리에 남아 있습니다.

적절한 주 기록 보관소로 전송하기 위해 영구 저장 파일을 준비하면서 작성된 행위의 사본 한 개는 주 기록 보관소로 전송되고, 두 번째 사본은 부서별 기록 보관소에 남아 있습니다.

문서 및 파일을 외국 개인(법인)에게 전송할 때 작성된 법률 사본 중 하나는 문서 서비스로 전송되고 두 번째 사본은 부서 기록 보관소에 남아 있습니다.

48. 케이스 표지에서 "DSP"마크는 제거 근거가 된 행위의 날짜와 번호를 나타내는 스탬프 또는 손으로 쓴 메모로 취소됩니다.

구조적 구분의 해당 목록 또는 케이스 통합 목록의 섹션에도 유사한 메모가 작성됩니다.

49. 적절한 주 기록 보관소에 영구 보관하기 위해 "DSP"로 표시된 케이스는 지정된 표시가 제거되고 영구 보관 케이스 요약 목록 섹션에 적절한 표시가 있는 경우에만 전송됩니다.

50. "DSP"라고 표시된 문서 및 파일의 가치에 대한 조사를 수행하며 그 결과에 대한 고려 및 승인은 카자흐스탄 공화국의 입법법에 따라 수행됩니다.

51. 구조 단위에서 부서별 기록 보관소로 사건을 전송할 때 "DSP"로 표시된 사건의 제목은 다른 사건의 제목과 함께 구조 단위 파일의 해당 목록에 입력됩니다.

52. 부서 기록 보관소에 보관할 사건 준비(등록, 사건 표지에 추가 세부 정보 넣기, 구조 단위 목록 작성, 설명된 사건 접수 및 전송)는 공화국의 입법 행위에 따라 수행됩니다. 카자흐스탄.

53. “DSP”로 표시된 파기 대상 사건은 별도의 법령으로 작성되거나 파기 대상으로 선택된 기타 미분류 문서와 함께 일반 법령(부록 6)에 포함될 수 있습니다. 이 경우 법의 2 열에서 "DSP"로 표시된 사건 제목 뒤에 "DSP"라는 메모가 표시됩니다.

54. 파기 대상으로 선정된 “DSP”라고 표시된 문서, 파일, 출판물은 본문을 읽을 수 없을 정도로 파쇄하여야 합니다.

"DSP"라고 표시된 문서, 파일 및 출판물을 국가 기관의 부서별 기록 보관소(부서 도서관) 직원 앞에서 소각하여 파기하는 것이 허용됩니다.

55. "DSP"라고 표시된 파일을 파기한 후 등록 회계 양식에 "(날짜) 번호"라는 표시가 표시됩니다.

56. "DSP"라고 표시된 게시판, 뉴스레터, 요약 정보 간행물, 전화 및 주소록, 문서의 이중 사본 및 사본, 속기 메모 및 "DSP"로 표시된 인쇄상의 결함은 행위 없이 파기되지만 등록 회계 양식에 표시가 있습니다. 회계 및 보관을 담당하는 수행자와 직원의 서명으로 인증됩니다.

57. 사무 작업이 완료되고 "DSP"라고 표시된 사건은 부서 기록 보관소로 이전될 때까지 국가 기관 구조 부서의 사무실 부지에 보관되어야 합니다.

"DSP"라고 표시된 출판물은 원칙적으로 학과 도서관에 보관되며, 없는 경우에는 학과 아카이브에 보관됩니다.

안전하게 잠기고 밀봉된 금속 캐비닛이나 금고에 보관합니다. 이 경우 물리적 안전을 보장할 수 있는 적절한 조건을 조성해야 합니다.

도서관의 보조 장서에 "DSP"라고 표시된 출판물을 저장하는 것은 허용되지 않습니다.

58. "DSP" 마크가 있는 작업에 대해 발행된 케이스는 해당 구조 단위 또는 국가 기관의 부서별 기록 보관소로 반환되어야 합니다.

59. 문서 서비스 책임자의 허가 없이 파일에서 제거하거나 "DSP"라고 표시된 문서를 한 파일에서 다른 파일로 이동하는 것은 금지되어 있습니다. 등록 회계 양식과 사건 문서의 내부 목록에는 모든 압수 또는 이동에 대해 적절한 표시가 표시됩니다.

다른 도시로 파견되는 사람은 여행 중에 "공무용"이라고 표시된 문서, 파일 또는 출판물을 휴대하는 것이 금지됩니다. 이 서류는 이 규칙에 규정된 절차에 따라 근로자 출장지의 조직에 미리 발송되어야 합니다.

60. "DSP"로 표시된 문서, 파일 및 출판물의 기록 및 저장을 담당하는 직원을 변경할 때 국가 기관 부서장의 승인을 받아 이러한 문서 및 파일의 수락 및 전송 행위가 작성됩니다 (부록 7) .

61. "DSP"라고 표시된 문서, 파일 및 출판물의 가용성 확인은 국가 기관장의 명령으로 임명된 위원회에 의해 최소 1년에 한 번 수행됩니다. 위원회에는 기록 유지 및 보관을 맡은 사람이 포함되어야 합니다.

"DSP"라고 표시된 수많은 문서, 파일 및 출판물이 집중되어 있는 학과 도서관 및 기록 보관소에서는 문서의 가용성 및 상태를 적어도 5년에 한 번씩 확인할 수 있습니다. 검사 결과는 법령(부록 8)으로 문서화되며, 그 사본 중 하나가 해당 국가 기록 보관소로 전송됩니다.

"DSP"라고 표시된 문서, 파일 및 출판물의 가용성과 상태를 확인하는 것은 필수입니다.

1) 다른 방(건물)으로 이동하기 전후

2) 비인가자에 의한 이동(대피) 또는 보관 시설 및 사무실 구내 접근을 초래한 긴급 상황 이후

3) 문서 서비스 책임자를 변경할 때(부서 아카이브, 부서 도서관)

4) 국가 기관의 개편(청산) 중.

62. "DSP"라고 표시된 문서, 파일, 출판물의 분실 또는 포함된 정보의 공개 사실을 국가 기관장, 문서 서비스 책임자(부서 도서관, 부서 기록 보관소) 및 국가 보안 당국에 즉시 통보합니다. 그들 안에.

"DSP"라고 표시된 문서, 파일 및 출판물의 손실 사실에 대한 내부 조사를 위해 또는 여기에 포함된 정보 공개 사실을 확인하기 위해 국가 기관장의 행정 문서에 의해 위원회가 임명됩니다.

조사 결과에 대한 위원회의 결론은 위원회를 만든 장의 승인을 받습니다.

"DSP"라고 표시된 문서, 파일 및 출판물이 손실된 경우 보고서가 작성되고 해당 메모가 등록 회계 양식에 입력됩니다.

분실된 영구 저장 파일에 대한 행위는 국가 기관장의 승인을 받은 후 기금 파일에 포함되도록 부서별 기록 보관소로 전송됩니다.

이 정보의 공개 또는 손실을 초래하지 않았으며 "공무원용"으로 표시된 제한된 배포 공식 정보 작업 절차를 위반하면 가해자에게 다음에 따라 징계 책임을 묻는 근거가 될 수 있습니다. 현행법.

표시가 있는 문서 및 출판물 저널
"공식적으로 사용하기 위해"

계속

참고:

1. "공무용"으로 표시된 문서 및 출판물에 대해 별도의 저널을 보관하는 것이 허용됩니다.

2. 로그 열을 작성할 때 부록 2의 참고 사항을 사용할 수 있습니다.

A4 형식(210X2297)

내부 재고
"DSP" 번호 ____라고 표시된 사건 문서

	문서번호	문서 날짜	문서 제목	사례 시트 번호	메모

총 _________________________________________________ 문서

(숫자와 단어로)

내부 재고 매수 ________________________________

(숫자와 단어로)

그 사람의 직위

내부 인벤토리를 작성했습니다.

사건 문서 _______________ 성적 증명서

(개인 서명) 서명

A4 형식(210X297)

"DSP"라고 표시된 케이스에 대한 인증 시트

기금 번호 ____ 재고 번호 ____ 사건 번호 ____

파일에는 다음을 포함하여 ______________ 시트가 제출되고 번호가 매겨져 있습니다.

문자 매수 __________________________________________

누락된 시트 번호 ________________________________________________

번호가 매겨진 빈 시트 _____________________________________

내부 재고 시트 ________________________________________

첨부파일 형태로 고려되는 문서와 대상이 아닌 첨부파일

번호 매기기 ________________________________________________________________

(문서 종류 및 수량)

그 사람의 직위

사건의 문서 인증자를 작성한 사람

사건 문서 사본 ________________ 서명

(개인 서명)

A4 형식(210Х297)\

1. 인증 시트가 작성됩니다.

2. 증명서는 별도의 시트(시트)로 작성하여 사건 말미에 제출합니다.

3. 인증 시트는 해당 사건의 번호가 매겨진 시트 수를 숫자와 단어로 표시하며, 별도로 "+"(더하기) 기호를 통해 사건 문서의 내부 재고 매수를 표시합니다.

4. 인증 시트에는 사례 문서의 번호 매기기, 디자인 및 물리적 상태에 대한 다음 특징이 명시되어 있습니다.

1) 우편 유통 수단(모든 종류의 우표, 봉투, 엽서, 양식, 우표, 우표, 봉인)

2) 인장과 그 인쇄물

3) 저명한 정부 및 공인, 과학, 기술 및 문화계 인사의 사인;

4) 사진 서류

5) 그림, 판화, 수채화

6) 대형 문서;

7) 접착 시트, 문서 손상;

8) 사진과 문서가 붙여진 시트;

9) 첨부 파일이 포함된 봉투 및 그 안에 동봉된 항목(항목) 수

10) 독립적인 번호가 부여된 문서(인쇄 자료 포함) 및 시트 수(페이지).

5. 케이스 한 장에 문서 디자인의 여러 특징이 있는 경우 인증 시트의 2열에 이 문서의 번호가 1열의 각 위치에 입력됩니다.

6. 문서의 한 시트에 여러 브랜드의 재료가 포함되어 있는 경우 열 2에서 파일 시트 번호 뒤의 괄호 안에 수량이 표시됩니다.

7. 파일에 번호 매기기가 불가능한 항목, 해당 항목이 만들어진 재료(유리, 금속, 기타)의 특성이 있는 경우 2열에 이 항목의 사이에 있는 시트 번호가 표시됩니다. 가리키는.

8. 구성 및 상태의 모든 후속 변경 사항(손상, 원본 문서의 사본 교체, 문서 첨부)은 관련 법률을 참조하여 인증 시트에 명시됩니다.

9. 인증시트에는 번호가 매겨져 있지 않습니다.

"DSP"라고 표시된 발행 사례 및 간행물을 기록하는 카드

A5 형식(148X210)

문서 파기 할당 행위의 형태,
저장 대상이 아님

법 번호__

편집 장소

파기 문서 할당에 관해,

저장 대상이 아님

_________________________________________________을 기준으로

(문서 목록의 이름, 장소 및 발행 연도

없음으로 파기 대상으로 선정

유통기한을 나타냄)

과학적, 역사적 가치와 실천적 의의를 상실한 사항

및 아카이브 기금의 문서 _____________________________________________:

(보관 기금의 번호 및 이름)

____년 동안 총 ____건의 사건 및 문서.

(숫자와 단어로)

영구 보관 케이스 및 케이스의 요약 목록 섹션

프로토콜에 의해 승인된 _________________년 동안의 직원

전문가 검토 위원회(날짜 및 번호) _______________________

(지방행정부의 공식명칭,

_____________________________________________________________________

카자흐스탄 공화국 중앙 국가 기록 보관소, 기록 보관소

카자흐스탄 공화국 대통령)

동의 승인

지역 집행 기관의 전문가 검증 위원회 의정서(카자흐스탄 공화국 중앙 국가 기록 보관소, 카자흐스탄 공화국 대통령 기록 보관소) 국가 기관의 중앙 전문가 위원회 의정서

"____" _______ 연도 __ "__" __________ 연도 __

A4 형식(210Х297)

법 번호 ___

편집 장소

서류 및 사건의 접수 및 양도에 관하여

및 "공식용"이라고 표시된 출판물

사용"

________ No. ________ 날짜의 명령에 따라

(성 및 이니셜

전송됨, ____________________________ 수신됨

이름 및 부칭) (성 및 이름 이니셜 및 부칭)

이 명령에 기초하여 구성된 위원회가 있는 가운데

의장 _____________ 및 회원 __________로 구성

(성과 이름의 이니셜 및 부칭) (성

표시된 문서 및 케이스는 다음과 같습니다.

첫 번째와 중간 이니셜)

______________년 동안의 "DSP" 및 이에 대한 등록 회계 양식:

허용된 총 ________ 문서 및 케이스는 "For"로 표시됩니다.

(숫자와 단어로)

공식 사용", _______________________ 금액의 출판물

(숫자와 단어로)

________________ 사본의 사본, 명명법 (재고).

(숫자와 단어로)

문서 및 파일 상태, 파일 명칭(인벤토리):________________

_____________________________________________________________________

(상태의 일반적인 특성)

동시에 _____________________________________________이(가) 전송됩니다.

(등록 회계 양식 유형의 이름)

"DSP"라고 표시된 문서, 파일 및 출판물에 대한 작업 상태

_____________________________________________________________________

(일반적인 특성)

전송자: ________________ 서명 해독

(개인 서명)

수락됨 ________________ 서명 성적표

(개인 서명)

위원회 위원장 ________________ 서명 기록

(개인 서명)

위원회 회원 ________________ 서명 기록

(개인 서명)

A4 형식(210Х297)

문서의 가용성 및 상태를 확인하는 행위의 형태,
"DSP"라고 표시된 사례 및 출판물

법 번호__

편집 장소

가용성 및 상태 확인

표시된 문서, 케이스 및 출판물

주문에 따라 ________________________________________________

(국가 원수의 직위 이름

"____" ____________ 연도 번호 __________부터

권한) (명령 제목)

의장으로 구성된 위원회 _____________________________________

(성, 이름 및 부칭 이니셜)

그리고 위원회 회원 _____________________________________

(성, 이니셜, 이름 및 부칭)

다음을 발견했습니다:

1. 총계는 사건 요약 목록(사건 명칭, 사건명,

등록 회계 양식) __________ 문서, 파일 및 출판물

(숫자와 단어로)

"마분지"로 표시된 것 중:

1) 재고 있음 ______________________________________________________________

(숫자와 단어로)

2) ______________________________________________을(를) 찾을 수 없습니다.

(문서, 파일, 출판물의 색인(번호))

공화국 국립기록보관기금에 배정됨

카자흐스탄 ________________________.

(숫자와 단어로)

2. 통합재고에 포함되지 않은 문서, 사례, 간행물이 발견된 경우

파일 (파일 목록, 등록 양식) _______________

(숫자와 단어로)

3. 이용 가능한 총 문서, 파일 및 출판물 중 다음이 발견되었습니다.

소독 및 해부 필요 _________________________________

(숫자와 단어로)

복원이 필요함 ________________________________________________

(숫자와 단어로)

구속력이나 제출이 필요함 _____________________________________

(숫자와 단어로)

물리적, 화학적 손상이 있는 경우 ___________________________

(숫자와 단어로)

4. 문서, 파일 및 파일의 상태 및 보관 조건의 특성

출판물 ______________________________________________________________

_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

5. 문서 서비스 책임자의 결정 (부서)

라이브러리) 검사 결과에 따라 _________________________________

_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

스크롤
무효가 된 일부 정부 결정
카자흐스탄 공화국

1. 2008년 1월 23일자 카자흐스탄 공화국 정부 법령 No. 51 dsp "공식 정보가 있는 국가 기관의 업무에 대한 규칙 승인".

2. 2013년 12월 31일자 카자흐스탄 공화국 정부 법령 No. 1478 dsp "2008년 1월 23일자 카자흐스탄 공화국 정부 법령 No. 51 dsp"의 수정 및 추가 도입에 대해 공식 정보를 보유한 국가 기관의 업무 규칙."

3. 2015년 10월 19일자 카자흐스탄 공화국 정부 법령 No. 834 dsp "2008년 1월 23일자 카자흐스탄 공화국 정부 법령 No. 51 dsp"의 수정 및 추가 도입에 대해 공식 정보를 보유한 국가 기관의 업무에 관한 규칙입니다."

2.1. 제한된 배포의 독점 정보가 포함된 문서 및 출판물에 "공식 사용" 표시 필요성은 계약자와 문서에 공식적으로 서명하거나 승인하는 사람에 의해 결정됩니다. 지정된 표시와 사본 번호는 문서의 첫 번째 페이지 오른쪽 상단, 출판물의 표지 및 제목 페이지, 해당 문서의 표지 첫 번째 페이지에 부착됩니다.

2.2. 제한된 배포의 공식 정보가 포함된 문서의 접수 및 회계(등록)는 원칙적으로 분류되지 않은 문서의 접수 및 기록을 위임받은 구조 단위에 의해 수행됩니다.

2.3. "공무원용"이라고 표시된 문서:

타자기 사무실에서 인쇄했습니다. 문서 각 사본의 마지막 장 뒷면에 타이피스트는 인쇄된 사본 수, 수행자의 성, 문서가 인쇄된 날짜를 표시해야 합니다. 초안 및 버전과 함께 인쇄 및 서명된 문서는 이를 기록하는 직원에게 등록을 위해 전달됩니다. 초안과 버전은 이 직원에 의해 파기되며 파기 사실은 회계 양식에 반영됩니다.

원칙적으로 분류되지 않은 문서와 별도로 고려됩니다. 해당 문서의 양이 적은 경우에는 기타 기밀이 아닌 문서와 함께 기록하는 것이 허용됩니다. 문서의 등록 색인에 "DSP" 표시가 추가됩니다.

서명을 통해 부서 직원에게 전달됩니다.

택배, 등기 우편 또는 귀중한 우편을 통해 제3자 조직에 발송됩니다.

해당 관리자의 서면 허가가 있어야만 복제(복제)됩니다. 중복 문서의 회계 처리는 한 번에 한 부씩 수행됩니다.

안전하게 잠기고 밀봉된 캐비닛(상자, 보관실)에 보관합니다.

2.4. "공무원용"이라고 표시된 문서를 여러 주소로 보내야 하는 경우, 발송되는 문서의 사본 수가 주소별로 표시되는 우편물 색인이 작성됩니다. 배포 지수는 집행자와 문서를 준비한 구조 단위의 책임자가 서명합니다.

2.5. "공용"으로 표시된 실행 문서는 미분류 사무 케이스의 명칭에 따라 케이스로 분류됩니다. 동시에, 해당 서류가 담긴 케이스의 표지에도 '공용용'이라고 표시되어 있습니다.

2.6. 실질적인 의미가 상실되고 역사적 가치가 없는 “공무원용”으로 표시된 파일 및 문서를 파기하는 행위는 법령에 따라 이루어집니다. 이에 대한 메모는 관련 행위와 관련하여 회계 양식에 기록됩니다.

2.7. 한 직원에서 다른 직원으로 "공식 사용"이라고 표시된 문서 및 파일을 전송하는 것은 관련 관리자의 허가를 받아 수행됩니다.

2.8. '공용용'으로 표시된 서류를 기록하는 담당자가 변경된 경우 해당 서류에 대한 접수증을 작성하여 해당 관리자의 승인을 받습니다.

2.9. "공식 용도"로 표시된 문서, 파일 및 출판물의 가용성 확인은 책임자의 명령에 따라 임명된 위원회에 의해 최소 1년에 한 번 수행됩니다. 이러한 커미션에는 해당 자료의 기록 및 저장을 담당하는 직원이 포함되어야 합니다.

"공무원용"으로 표시된 다수의 출판물, 파일 및 기타 자료가 집중되어 있는 도서관 및 기록 보관소에서는 최소 5년에 한 번씩 가용성을 확인할 수 있습니다.

이고르 아구리아노프

"분석 필요" 폴더에 있는 문서의 또 다른 초안:
이름="더보기">

1. 일반 조항

이 규정은 다음의 이익을 보호하기 위해 개발되었습니다.<организация>광범위한 배포를 목적으로 하지 않는 정보를 공개(이전)하는 경우와 기밀 정보 처리에 대한 적절한 규칙을 준수하는 경우.

이 정책은 모든 직원이 사용하도록 고안되었습니다.<организация> 기밀 정보 작업에 대한 규칙을 규제합니다.

직원<организация>, 공무 수행을 위해 기밀 정보에 접근해야 하는 사람은 서명 시 본 규정을 숙지하고 위반 시 발생할 수 있는 책임에 대해 경고해야 합니다.

직원은 기밀 정보가 포함된 정보를 가지고 작업할 수 있습니다.<организация> 적절한 "기밀유지 및 정보 비공개에 관한 계약"이 포함된 고용 계약을 체결한 사람.

정보의 기밀정보 분류는 "비밀정보를 구성하는 정보 목록"에 따라 이루어집니다.<организация> .

2. 서류처리 절차

기밀정보는 종이(문서, 출판물 등), 자기(플로피디스크, CD, 플래시) 및 기타 매체(이하 문서)에 기록됩니다. 기밀 정보가 포함된 모든 문서는 의무적으로 기록되어야 합니다. 이러한 문서에는 배포 제한 표시 "기밀( 에게)", "엄격한 기밀( SK)" 또는 "공식적인 용도로 사용( 마분지)».

정보 처리의 기술적 수단에 관한 기밀 문서의 생성, 처리, 전달, 저장 및 파기는 특별한 보호 수단이 설치된 경우에만 허용됩니다.

2.1. 서류 작업

기밀 정보가 포함된 문서에 제한 사항을 표시해야 하는지 여부는 문서 준비 단계에서 문서 실행자가 결정합니다. 문서의 스탬프 준수 확인은 부서장 또는 경영진이 수행합니다.<организация> 문서에 서명하거나 승인합니다.

지정된 제한 표시가 부착되어 있습니다:

문서 첫 페이지의 오른쪽 상단에 있습니다.

표지 또는 제목 페이지에;

자기 소개서의 오른쪽 상단 첫 번째 페이지에 있습니다.

문서 계좌 번호로;

보낸 문서 봉투의 오른쪽 상단에 있습니다.

사례 명명법에 따라 사례 색인에 추가됩니다.

자기 저장 매체(CD 디스크, 플로피 디스크)에서 이러한 표시는 저장 매체의 디자인 요소 중 편리한 위치에 부착됩니다.

엄격한 보고 문서, 결산 문서, 고객과의 계약서, 신용 및 기타 고객 파일에는 배포 제한 표시 "DSP", "K" 또는 "SK"를 부착할 수 없습니다. 이 문서가 위치한 구조 단위의 책임자는 해당 문서에 대한 작업을 조직하고, 목록에 따라 구조 단위의 직원과 이 문서 작업을 승인받은 사람이 해당 문서에 액세스할 수 있도록 보장하는 일을 개인적으로 책임집니다.

2.2. 문서회계

기밀 정보가 포함된 들어오고 나가는 서신을 처리하고 내부 문서를 기록합니다.<организация> 사무국이 실시한다.

모두 들어오는비밀 서신은 사무국 직원에 의해 공개됩니다.

수신 기밀 문서 작업에는 다음 단계가 포함됩니다.

들어오는 문서의 수락;

등록;

수령한 문서에 대해 경영진에게 보고합니다.

경영 검토 및 의사 결정;

실행 방향;

실행;

문서를 파일에 보관하는 것,

추가 사용;

아카이브로 전송;

파괴.

수령 시 다음 사항이 확인됩니다.

포장의 무결성;

시트 수;

사본 수;

신청서 가용성 (표지 편지에 표시된 경우)

봉투의 무결성을 위반하거나 일부 문서가 없는 것으로 감지되면 보고서가 두 부씩 작성됩니다. 해당 행위의 사본 1부는 발신자에게 전송되고, 다른 1부는 사무국 직원이 보관합니다.

모든 문서는 (하나씩) 등록(회계)되어야 합니다.

문서 등록은 계좌 번호를 할당하고 이를 등록 날짜를 나타내는 문서에 부착하는 것으로 구성됩니다. 사무국 직원이 문서에 계좌 번호를 할당합니다.

등록 후 문서는 의사 결정을 위해 경영진으로 전송됩니다. 관리자는 문서를 검토한 후 집행자를 결정하고 문서 실행에 대한 지침을 제공합니다. 이러한 지침은 문서 자체에 결의안 형식으로 공식화되어 있습니다.

관리자의 결의에 따라 기밀 문서가 계약자에게 이전됩니다.

전자 매체의 기밀 문서를 수락할 때, 상대방의 전자 디지털 서명(이하 EDS)의 유무와 진위 여부를 확인합니다.

수신되는 기밀 문서에 디지털 서명이 없는 경우 승인된 직원은 문서의 불변성을 보장하기 위해 해당 문서에 디지털 서명을 해야 합니다.

첨부 파일 부족이 감지되면 사용 가능한 모든 첨부 파일과 누락된 첨부 파일, 해당 주제, 봉투 손상 여부, 필요한 기타 정보를 나열하는 행위가 작성됩니다. 법 초안 작성자 및 전자 형식의 기밀 문서의 경우 수신된 문서의 양과 제목, 디지털 서명 위반 사실.

문서 작업이 완료되면 실행 및 파일 전달을 나타내는 표시가 문서에 표시됩니다. 그 후 문서는 사무국 직원이 파일에 보관합니다.

기밀 문서를 추가로 사용하기로 한 결정은 그 의미와 실제 가치에 따라 결정됩니다. 이에 따라 기밀 문서는 다음을 수행할 수 있습니다.

앞으로도 사용할 수 있습니다.

저장을 위해 아카이브로 전송되었습니다.

파괴될.

기밀 작업 나가는문서에는 다음 단계가 포함됩니다.

문서 승인;

문서 서명;

문서 등록;

문서를 보내는 중입니다.

나가는 기밀 문서의 초안은 문서 실행자가 개발하고 필요한 경우 다른 직원과 합의합니다.<организация> 그 후 서명을 위해 이사회 의장에게 전달됩니다.<организация>. 문서에 서명한 후 사무국 직원이 보내는 기밀 문서 로그에 등록됩니다. 기밀 문서의 배포는 전송된 문서의 계좌 번호를 표시하는 경영진이 서명한 목록에 따라 수행됩니다.

전자 형식의 기밀 정보는 이러한 목적을 위해 특별히 설계된 작업장에서 안전한 통신 채널을 통해서만 수신 및 전송될 수 있습니다.

전자 형식으로 나가는 기밀 문서는 수행자의 디지털 서명으로 봉인되고 전자 메시지에 저장됩니다.

기밀 작업 절차 내부서류.

기밀 내부 문서 작업에는 다음 단계가 포함됩니다.

초안 문서 개발;

조정;

문서 서명;

문서 등록;

실행 방향;

실행;

문서를 파일에 올려놓는 것;

추가 사용에 대한 결정:

추가 사용;

아카이브로 전송;

파괴.

기밀 정보가 포함된 문서를 팩스로 보내는 것은 경영진의 허가를 받은 후에만 허용됩니다.<организация> .

구조적 분할 간에 문서를 전송할 때<организация> 등록되지 않았습니다.

2.3. 문서 인쇄 및 복사

기밀 문서의 인쇄는 유언집행자 또는 기밀 정보 작업 권한을 부여받은 사람이 수행합니다. 문서를 인쇄할 때는 권한이 없는 사람이 해당 정보를 볼 수 없어야 합니다. 외부인은 일을 하지 않는 사람만이 아니다.<организация>, 뿐만 아니라 인쇄가 이루어지는 공간에 있는 사람 중 이 정보에 접근할 수 없는 사람도 있습니다.

문서의 초안 및 버전은 해당 파기에 대한 개인적인 책임을 지는 유언집행자에 의해 개인적으로 파기됩니다. 파기방법은 표준 종이 절단기 또는 판독의 가능성을 배제하는 기타 방법을 사용하여 수행됩니다.

기밀 정보의 인쇄물은 즉시 프린터에서 제거해야 합니다.

제3자 기관으로부터 받은 문서는 "복사권 없음"이라고 표시된 문서의 경우 해당 기관의 동의를 받아 복사됩니다.

수신 문서는 등록 로그에 복사된 사본 수에 대한 필수 메모와 함께 복사(복제)됩니다. 저널은 또한 복제된 문서의 각 사본이 누구에게 전송되는지 기록합니다. 각 사본은 (문서의 비자에 따라) 수행자에게 전송됩니다.

구조 단위로 실행되는 문서 복사<организация>, 이 부서에서 수행됩니다. 이 문서의 사본 수는 문서를 작성한 구조 단위 책임자의 비자에 대한 문서 집행자가 결정합니다.

제3자를 위한 문서 복사는 조직의 장이 서명하고 경영진의 허가를 받아 조직의 서면 요청에 따라 수행됩니다.<организация> .

문서의 무단 복사에 대한 책임은 구조 단위 책임자에게 있습니다.<организация> .

2.4. 문서를 파일로 컴파일하는 절차

실행된 기밀 문서는 파일로 보관됩니다(비기밀 문서와는 별도로). 문서가 들어 있는 케이스의 표지에는 제한 표시가 있습니다.

문서가 제출된 사례는 직무 수행을 위해 문서가 필요한 직원만 사용할 수 있습니다. 파일에 저장된 별도의 시트에는 해당 파일에 포함된 문서를 숙지할 수 있는 직원 목록이 표시됩니다.

2.5. 문서 보관

기밀 정보는 다음 위치에 저장됩니다.<организация> 전자 형태(컴퓨터 네트워크, 자기 매체 포함) 및 인쇄된 문서 형태로 제공됩니다.

기밀 정보를 처리하고 저장하는 시설은 스누핑 가능성을 줄이는 방식으로 위치해야 합니다.

작업장에 문서를 방치하는 것은 금지되어 있습니다.

현재 사용하지 않는 문서는 특히 건물을 떠날 때 제거해야 합니다.

전자 형식의 기밀 문서는 특별한 보안 조치가 설치된 컴퓨터에만 저장해야 합니다.

근무 시간 이외의 문서 및 파일 보관은 안전하게 잠긴 사무실 구내에서 수행됩니다.<организация> .

2.6. 배포 제한 스탬프 제거

기밀 문서의 스탬프 제거는 부서장 또는 경영진이 수행합니다.<организация>, 문서에 포함된 정보가 기밀성을 상실한 경우 및 "기밀 정보 목록"을 조정할 때 문서에 서명(승인)한 사람<организация> ».

계약에 따라 소유자가 제3자 조직인 정보에서 스탬프를 제거하는 것은 서면 동의가 있는 경우에만 허용됩니다.

마크 제거는 문서 자체, 회계 사본 및 회계 일지에서 이루어집니다.

2.7. 문서의 파기

문서 및 파일의 파기는 문서를 소각(파쇄)하거나 텍스트 복원 가능성을 배제하는 기타 방법을 통해 수행됩니다.

전자문서의 파기는 특별한 방법을 이용하여 이를 삭제하는 방식으로 이루어집니다.

파기행위는 등록되어 별도의 파일로 정리됩니다.

기밀 문서를 단순히 쓰레기통에 버리는 것은 금지되어 있습니다.

문서 파기 후에는 해당 행위와 관련하여 등록 로그에 파기에 대한 기록이 작성됩니다.

2.8. 서류 발송 절차

작성 및 등록된 문서가 발송을 위해 전송됩니다.

발송된 서류는 다른 서류와 별도의 봉투에 포장해야 합니다.

문서가 포함된 봉투의 경우 내용 목록이 두 개의 사본으로 작성되며, 그 중 하나는 문서와 함께 수신자에게 전송되고 다른 하나는 파일에 보관됩니다.

제3자 기관(기업, 조직)으로의 문서 배송은 배송 서비스(현장 통신, 특수 통신, 등기 우편 또는 유가 우편)를 통해 수행됩니다. 필요한 경우, 배포 제한 표시가 있는 문서는 택배로 배송될 수 있습니다. 질문, 내용에 대해

기밀 정보, 관리를 구성하는<организация> 회의 개최 책임자를 임명합니다.

기밀 정보를 사용할 계획인 회의 또는 협상을 준비하고 수행하는 책임자는 회의, 협상, 참가자 목록 및 각 참가자가 익숙해질 수 있는 문제 목록을 위한 초안 프로그램을 개발합니다.

회의에서 논의된 문제와 직접 관련이 있고 공식적인 필요로 인해 참여하는 사람이 회의에 초대됩니다.

회의는 보안이 제공될 수 있는 장소에서 개최됩니다.

논의된 문제의 안전성.필요한 경우 기술적 경로를 통한 정보 유출을 방지하기 위해 관련 전문가의 점검을 받을 수 있으며, 필요한 경우 물리적 보안이 제공됩니다.

제3자 기관의 직원이 참여하는 내부 회의 및 비즈니스 파트너와의 협상은 기밀 정보와 관련된 문제를 논의하며 경영 이사회 의장의 허가를 받아 개최됩니다.

5. 책임

5.1. 기밀 문서를 받은 직원은 문서의 안전을 보장하기 위한 조치를 취하고 직원은 물론 낯선 사람과의 대화에서 문서에 포함된 정보를 공개하지 않을 의무가 있습니다.<организация>, 공무를 수행하기 위해 필요한 경우는 제외됩니다.

5.2. 정보의 공개 또는 기밀 문서의 손실은 긴급 상황이며 러시아 연방의 현행법에 규정된 결과와 상호 간의 계약 의무를 수반합니다.<организация> 그리고 고용된 직원.

5.3. 해당 정보의 공개에 대한 책임은 공개를 허용하거나 정보 처리 절차를 위반한 직원에게 있습니다.