접수된 서류 샘플 목록입니다. 문서 목록

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기업과 정부 기관이 법률에 따라 특정 기간 동안 자신의 활동과 관련된 문서를 보존해야 한다는 것은 비밀이 아닙니다.

그러나 그러한 문서를 단순히 아카이브에 보관하는 것은 허용되지 않습니다. 보내기 전에 재고가 완료되어야 합니다.

재고란 무엇이며 어떤 법률에 의해 규제됩니까?

법에 따르면 문서 목록은 문서 처리의 마지막 단계입니다. 목록은 정부가 승인한 형식의 특별 디렉토리에 편집됩니다.

인벤토리에는 개별 번호, 구성 및 아카이브로 전송해야 하는 모든 파일의 내용이 나열됩니다.

문서 인벤토리 절차다음 지침에 따라 수행됩니다.

2009년 12월 23일 Rosarkiv가 승인한 사무에 대한 방법론적 권장 사항
기록 보관 및 보관. 용어 및 정의(또는 간단히 GOST R51141 표준)
사무 지시를 승인하는 문화부 명령
특정 양식의 서류 작성 절차에 대한 설명
중앙 은행에서 사무를 수행하기 위한 주요 규칙을 설명하는 러시아 중앙 은행의 지침입니다.

설명된 각 문서의 모든 문서는 적절하게 구성되어야 합니다. 먼저 상급 당국의 명령과 지시가 나오고 그 다음에는 프로토콜, 계획, 보고서, 보고서 및 서신이 나옵니다.

인벤토리의 적용 및 목적

필수재고회계 및 인사 문서가 적용됩니다. 이를 기술한 후 확인을 위해 관련 정부 기관이나 아카이브로 직접 전송합니다.

연중 사용하지 않는 서류도 설명 대상이 됩니다. 이 절차 후에는 엔터프라이즈 아카이브에 저장됩니다.

문서 이름;
수량;
개별 서명 - 원본 또는 사본;
가능하면 비용.

마지막에는 총 문서 매수가 표시됩니다. 목록에는 압수를 실시한 공무원과 이 절차에 참석한 다른 사람들이 서명합니다.

압류 목록은 2부로 작성됩니다. 한 부는 문서를 압수한 조직이나 사람이 받고, 두 번째 사본은 압수를 수행한 경찰, 세무서 또는 기타 당국에 보관됩니다. 압수 과정에서 기록 방법을 사용한 경우 사진이나 비디오 자료가 목록에 첨부됩니다.

경찰과 법원 직원은 문서를 압수할 때 증인이 될 수 없습니다.

1C에서 세무서의 재고를 올바르게 작성하는 방법은 다음 비디오 강의에 설명되어 있습니다.

"재고"라는 용어는 직장인뿐만 아니라 다른 산업 및 구조의 전문가에게도 잘 알려져 있습니다. 특수 목적의 문서와 첨부 문서 모두에서 흔히 발견됩니다.

아카이브 작업 조직

일단 문서가 주요 임무를 완수하면 현시점에서는 사실상 불필요해집니다. 그 중 일부는 파기되고, 나머지는 기록 보관소라는 특수 보관 시설로 보내집니다. 여기서 문서는 미리 지정된 장소에서 처리, 체계화 및 저장됩니다. 이 단계는 사무의 마지막 단계로 간주됩니다. 모든 자료는 보관 기간에 따라 정리되며 임시 및 영구 보관을 위한 별도의 문서 목록과 개인 파일이 정리됩니다. 연말에 각 기업(조직)은 아카이브로 전송할 공식 문서를 수집합니다. 이러한 문제는 일반적으로 기록 보관인이 처리합니다. 회사에 그러한 부서가 없는 경우 아카이브 직원의 지도에 따라 HR 부서 전문가가 작업을 수행합니다. 그들은 기업의 통합 문서 목록이 형성되는 것을 기반으로 개별 부서에 대해 이전된 문서의 목록을 작성합니다.

업무용 문서 세트

때로는 특정 문제를 해결하기 위해 시민이나 조직이 하나가 아닌 여러 개의 공식 문서를 제출해야 하는 경우도 있습니다. 예를 들어, 객체 건설을 위해 참여자 간에 결론을 내릴 수 있는 경쟁이 발표된 상황을 생각해 보십시오. 각 신청자는 건설 활동에 대한 허가, 구성 요소 및 허가와 같은 매우 다른 성격의 문서를 위원회에 제공해야 합니다. 기타 문서. 이 모든 것은 단일 패키지로 수집되어 고려를 위해 위원회 구성원에게 제출됩니다. 그 안에는 특정 조직을 대신하여 전송된 모든 내용을 나열하는 문서 목록이 있어야 합니다. 이것은 일종의 목록이나 진술입니다. 이러한 종이는 일반적으로 특정 패턴에 따라 편집됩니다. 모든 것이 매우 간단합니다. 시트 상단 중앙에는 "문서 목록"이라는 이름이 적혀 있습니다. 아래에는 해당 정보가 어디서, 어느 기관에서 제공되었는지 설명되어 있습니다. 그런 다음 4개의 열로 구성된 테이블이 있습니다.

번호순입니다.
문서 이름.
__에서 __까지의 문서 페이지입니다.
문서의 페이지 수

테이블은 전송된 세트의 총 페이지 수를 나타내는 요약 줄로 끝납니다. 이는 심사를 위해 제출된 논문의 손실이나 대체 가능성을 방지하는 데 도움이 됩니다.

사건등록

적절한 기록 보관을 통해 기업의 모든 문서는 연말에 처리되어 파일로 그룹화됩니다. 포장은 승인된 명명법에 따라 수행되며 일반적으로 허용되는 규칙을 고려합니다.

문서는 1년 동안 생성됩니다. 예외적으로 양도 가능한 비즈니스 서류의 경우 수년간의 공식 문서를 하나의 파일로 결합하는 것이 가능합니다.
종이는 위에서 아래로 배치됩니다.
모든 시트에 번호를 매겨야 합니다. 이는 저장 중 정보의 무결성을 보장하기 위해 수행됩니다. 번호 매기기는 오른쪽 상단에 연필로 해야 합니다.
필요한 경우 문서를 편집한 전문가가 서명한 내부 문서 목록이 작성됩니다.
종이를 꿰매고 있습니다.
인증 시트가 작성됩니다.
각 경우마다 표준 표지가 발행됩니다. 이는 기업의 전체 이름과 특정 부서를 나타냅니다. 다음은 명명법에 해당하는 특수 디지털 색인입니다. 그 후 사건의 성립 및 완료 날짜가 표시됩니다. 그리고 맨 아래에는 유통기한이 표시되어 있어요.

우편물

일부 소포, 소포 또는 귀중 편지를 보낼 때 문서 목록이 내용과 함께 전송됩니다. 양식은 어느 우체국에서나 구할 수 있습니다. 별지 제107호 서식에 따라 작성되며, 내용물의 수량과 가격에 대한 상세한 정보를 기재한 일종의 문서입니다. 가격 문제는 발송인이 직접 결정합니다. 문서가 특별한 가치가 없다고 생각하면 양식의 해당 열에 대시가 표시됩니다. 재고는 우편으로 직접 봉투 또는 패키지에 배치됩니다. 부서 직원은 양식의 정확성을 확인하고 인감으로 양식을 인증합니다. 인벤토리는 두 개의 사본으로 작성되어야 합니다. 하나는 서류와 함께 발송되고, 다른 하나는 소포 소유자에게 보관되어야 합니다. 이는 충돌이 발생할 경우 각 투자 단위를 확인할 수 있도록 하기 위한 것입니다. 그 후 봉투 (소포 또는 소포)를 봉인하여 수취인에게 보냅니다.

사례 보관 목록 준비는 통일된 규칙에 따라 수행됩니다. 이를 통해 정보를 체계화하고 쉽게 찾을 수 있습니다. 아카이브 보관을 위해 구조 단위로 전송된 케이스 목록을 올바르게 작성하는 방법에 대해 기사를 읽으십시오.

이 기사에서 배울 내용은 다음과 같습니다.

보관 문서 목록은 언제 작성됩니까?

사무에서 실행되지 않고 완료되지 않은 문서는 다음 위치에 있습니다. 현재 저장공간공연자, 구조적 부문에서. 각 부서에는 명령에 따라 사무를 담당하는 직원이 있습니다. 매년 초에 완료되고 실행된 문서를 보관용으로 전송하여 보관 목록을 작성해야 합니다.

보관 인벤토리에 나열된 문서는 보관을 위해 조직의 보관소로 전송됩니다. 아카이브가 별도의 구조 단위에 할당되지 않은 경우 문서 저장 기능은 사무실 관리 서비스에서 수행됩니다. 그녀는 또한 다음 부서로 전송할 문서를 준비하는 데 있어 다른 부서의 활동을 조정합니다. 아카이브 스토리지그리고 재고의 편집.

아카이브로 이전하기 위해 사무에서 실행 및 완료된 문서를 준비하기 위한 계획 작업의 일환으로 아카이브 인벤토리 준비는 새해 직후 시작됩니다. 문서를 아카이브로 이전하는 활동은 1분기가 끝나기 전에 완료되어야 합니다.

주의하세요!

보관 목록에 따라 완성된 문서는 사무 완료 후 1년, 늦어도 3년 이내에 보관소로 이전되어야 합니다.

보관 목록을 작성하는 사람은 누구입니까?

보관 문서 목록을 작성하는 것은 구조 단위의 사무 책임자로 임명된 사람의 책임입니다. 이 기능은 고용 계약이나 직무 설명을 통해 직원에게 할당되어야 합니다.

연말에 책임자는 실행되고 완료된 문서에 대한 감사를 실시합니다. 이 작업은 사무실 관리 서비스와 긴밀한 협력을 통해 수행됩니다. 조직의 아카이브. 기업에서 승인된 사례의 명칭에 따라 다음 문서에 대한 결정이 내려집니다.

보관용으로 전송됩니다.
대상 파괴그리고 재활용.

보관을 위해 전송된 장치의 문서는 파기 할당 행위에서 폐기 대상인 파일 보관 목록에 포함됩니다. 사건 및 문서의 보관 목록 편집은 다음에 따라 수행됩니다. 조직 기록 보관소 작업에 대한 기본 규칙(이하 “규칙”이라 합니다.)

보관 문서 목록 양식으로, 샘플이 아래에 나와 있습니다.

실제 상황

답변은 잡지 "Secretary's Directory"의 편집자들과 공동으로 준비되었습니다.

Evgenia Kozhanova가 답변했습니다.
전통 및 인사 기록 관리 전문가입니다.

귀하는 문서의 가치(이하 EC)를 조사하라는 지시를 받았습니다. 가치 조사를 구성하는 방법, 문서를 올바르게 선택하고 인벤토리에 입력하는 방법을 알려 드리겠습니다.

보관 목록: 컴파일 및 실행 규칙

아카이브의 내용 케이스 재고, 해당 유형은 포함된 문서 및 사례 유형에 따라 다릅니다. 다양한 유형의 사례 및 문서에 대해 다양한 유형의 보관 인벤토리가 제공됩니다. 원본 상태의 전자 문서가 아카이브로 전송될 때도 재고가 정리됩니다. 예를 들어 전자 세금 신고 양식이 있습니다. 재고 유형이 필수 회계 문서로 승인되면 규칙 (표) 부록에 제공된 필수 양식을 사용하여 작성합니다.

모두에게 사업각 볼륨이 별도로 구성된 경우 고유 번호가 할당되며 별도의 일련 번호로 목록에 포함됩니다.
구조 구분의 사례는 보관 서비스 또는 사무 관리 서비스에서 개발한 규정에 따라 설정된 순서에 따라 번호가 지정됩니다. 번호 매기기는 1년 이내 또는 특정 구조 단위의 전체 활동 기간 동안 계속될 수 있습니다.
사건 제목의 순서는 기업에서 승인한 것과 일치해야 합니다. 사례의 명명법.
목록에 입력된 사례에 대한 모든 정보(색인, 제목, 작성 날짜)는 표지에 표시된 사례 데이터와 일치해야 합니다.
각 재고는 최종 기록으로 확인되고 서명 날짜를 나타내는 구조 단위 책임자의 서명으로 인증됩니다.

목록을 작성할 때 연방 기록 보관소의 "보관 목록 편집: 방법론적 권장 사항"의 권장 사항을 따라야 합니다.

전자 보관 목록은 VNIIDAD가 개발한 "전자 형식의 보관 목록 편집 및 주 및 시 기록 보관소의 정보 인프라에 통합"이라는 방법론적 권장 사항에 따라 구성됩니다. 전자용 영구 저장 파일보관 인벤토리에 대한 샘플이 아래에 나와 있습니다.

사건이 전달되기 전 저장, 보관 인벤토리에 포함되며 페이지별로 두 번 검토됩니다. 이는 제목과 사례 명명법의 준수 여부를 모니터링하고 확인하기 위한 목적으로 수행됩니다. 동일한 유형의 제목이 있는 사례('...에 관한 문서', ' 계약배달..." 등)에는 정보 내용을 늘리기 위해 주석이나 메모가 추가됩니다.

보관 목록의 예(조각)가 아래에 나와 있습니다.

아카이브 인벤토리는 사무에서 생성되고 완료된 파일이 아카이브로 전송될 때 구조 단위로 컴파일됩니다. 나열된 사건의 제목이 기업에서 승인된 사건의 명칭과 일치하는지 확인하십시오. 보관 목록의 내용은 참조용입니다. 이 정보가 더 정확하게 수집될수록 사용자가 필요한 정보를 더 쉽게 찾을 수 있습니다.

문서 목록 - 샘플다양한 상황에 필요할 수 있습니다. 이는 첨부 자료(하나 또는 다른 기관에 전송되는 경우) 및 체계화하는 자료(아카이브에 제출되는 경우) 역할을 할 수 있습니다. 우리 기사에 제공된 샘플 문서 목록은 문제 없이 이 문서를 준비하는 데 도움이 될 것입니다.

아카이브용으로 전송된 문서 목록을 작성하려면 어떤 양식을 사용해야 합니까?

모든 조직과 기업가는 특정 비즈니스 거래, 인력 이동 및 업무 활동 중에 취한 기타 조치를 정당화하는 많은 문서를 축적합니다. 이러한 문서를 저장하는 데 필요한 보존 기간은 매우 다양합니다.

이 기사는 필요한 마감일을 결정하는 데 도움이 될 것입니다. .

한편, 해당 기한 준수는 필수이며, 이로 인해 규정된 보관기간보다 일찍 서류를 폐기할 수 없습니다. 그렇기 때문에 큰 수논문은 정기적으로 아카이브로 전송됩니다. 동시에 일부 회사는 전문 보관 기관의 서비스에 의존합니다. 문서를 아카이브로 전송할 때 재고를 작성해야 합니다.

실제로는 과거 기간의 특정 문서를 가져와 다시 아카이브로 전환해야 하는 상황이 발생합니다. 문서 목록을 통해 필요한 문서를 빠르게 찾을 수 있습니다.

아카이브 문서 목록에는 특별한 형식이 없습니다. 주요 세부 사항은 다음과 같습니다.

조직 이름(아카이브가 제3자 조직인 경우)
재고 번호;
재고 날짜;
기탁된 문서의 이름;
문서와 관련된 기간;
문서 보관 기간;
시트 수;
문서 위치(폴더, 케이스 또는 상자 수)
책임자(편집자 및 문서를 수락한 사람)의 이름과 서명.

아카이브로 전송할 문서의 샘플 목록은 당사 웹사이트에서 다운로드할 수 있습니다.

우편으로 보낼 서류 목록은 어떻게 되나요?

세무 당국, 예산 외 자금 및 기타 당국과 연락할 때 많은 사람들이 Russian Post의 서비스를 이용합니다. 특정 문서 세트가 발송되었다는 사실을 확인하려면 2부의 목록을 작성해야 하며, 그 중 하나에는 우편 직원이 특수 우표, 발송 날짜 및 서명을 찍습니다.

우편물에 사용되는 재고 양식은 법률로 규제됩니다. 이것은 모든 우체국에서 구할 수 있는 양식 107입니다(2012년 5월 17일자 No. 114-연방 국가 단일 기업 "Russian Post" "내부 등기 우편 수신 및 배달 절차 승인"의 명령에 의해 승인됨). 피). 그러나 이것이 누군가가 자신의 재고 양식을 개발하는 것을 막지는 못합니다. 가장 중요한 것은 양식 107의 모든 주요 세부 정보가 포함되어 있다는 것입니다.

메일용 문서 목록을 만드는 방법에 대한 샘플은 여기에서 확인할 수 있습니다. .

우편으로 사직서를 발송하여 고용 계약을 해지하는 경우에도 목록이 첨부되어야 합니다. 기사에서 이에 대해 읽어보십시오. .

결과

문서의 샘플 인벤토리는 인벤토리 생성 목적에 따라 고유한 형식을 갖습니다. 아카이브용으로 정리된 목록을 통해 나중에 큰 노력 없이 보관된 문서 중에서 원하는 문서를 찾을 수 있습니다.

우편으로 발송된 문서와 함께 재고가 있으면 문서를 받는 당사자와의 분쟁을 피하는 데 도움이 됩니다. 예를 들어, 손실이 발생한 경우. 문서를 우편으로 보낼 때 목록에 실제 문서와 목록이 일치하는지 확인하는 사람의 날짜와 서명이 목록에 포함되어 있는지 확인해야합니다.

문서의 내부 인벤토리는 보관 기간에 관계없이 전체 등록 대상 파일과 개인 파일에 대해서만 편집됩니다. 기본적으로 인벤토리는 각 볼륨의 목차입니다. 이는 예를 들어 주요 활동에 대한 주문이 3권에 달하면 3개의 재고가 작성되어야 함을 의미합니다. 완성된 재고는 볼륨의 시작 부분에 있으며 문서와 함께 표지에 꿰매어져 있습니다.

어떤 사례가 전체 등록 대상인지 기억해 봅시다(이에 대한 별도의 기사는 링크에서 찾을 수 있습니다). 이것: