사무 및 문서 흐름의 기본. 사무 및 문서 흐름이란 무엇입니까? 나

현재의 국가 규제 체계를 기반으로 한 이 교과서는 현대 국가 및 비국가 조직의 관리 활동을 문서화한 경험과 이 과정에서 컴퓨터 장비 및 기술의 사용을 가장 완벽하게 반영합니다. 이 간행물은 다양한 소유권 형태의 조직에서 문서 작업과 관련된 기능을 고려합니다. GOST R 6.30-2003의 요구 사항에 따라 공식 문서 준비 규칙에 특별한주의를 기울입니다.

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   • " class="text-primary">알파 은행

기록 보관에 대한 책임은 일반적으로 비서에게 있습니다. 이 직위에는 특수 교육이 필요하지 않으며 최소한의 업무 경험을 가진 지원자가 채용되는 경우가 많습니다. 그러나 문서 관리는 책임 있고 중요한 문제이며 기업의 성공적인 운영은 주로 정확성과 정확성에 달려 있습니다.

사무는 다음과 같습니다.

• 일반 - 회사의 주요 활동과 관련
• 인사 - 인사 부서에서 유지 관리하는 인사 문서용,
• 비밀 - 일부 정부 기관에서 발견되며 행동 기준이 있습니다.
• 전자 - 정보의 일부가 디지털 형식으로 전송되는 경우.

사무업무의 기본을 스스로 익히는 것은 어렵지 않습니다. 가장 중요하고 기본적인 문서인 사례 목록부터 시작하는 것이 좋습니다.

사례의 명칭

이것은 조직의 모든 "할 일" 목록이 포함된 문서입니다. 이 경우 “업무”라 함은 동일한 종류 또는 목적의 업무서류를 모아 놓은 것을 말한다.

명명법은 기업의 문서 활동을 분석할 수 있는 시스템입니다. 이를 컴파일하려면 사용 가능한 모든 유형의 문서 목록을 결정해야 합니다. 그런 다음 지침에 따라 결합합니다.각 유형에는 숫자가 할당됩니다. 코드는 문서의 양이 많은 경우 숫자, 연도 또는 발행 월과 같은 여러 숫자 또는 문자로 구성될 수 있습니다.

예: 01/BU/2017, 여기서 01은 일련 번호, BU는 회계, 2017은 연도입니다. 파일이 제출될 아카이브의 저장 기간과 장소도 표시됩니다. 명명법은 특정 기간(변경이 예상되지 않는 경우 1년, 3년 또는 5년) 동안 승인될 수 있습니다. 승인 전, 해당 업무와 관련된 명칭의 내용을 부서장이 확인해야 합니다.

명명법은 논문을 편리하게 보관하고 사례를 시스템으로 가져오기 위한 목적으로 작성되었습니다. 사무의 기본 사항을 간략하게 설명하는 데 도움이 되며 기업의 특성을 고려하여 주요 비즈니스 서류 유형을 반영합니다. 일반적으로 사건명, 코드(번호), 보관장소, 보관기간 등의 표 형태로 정리됩니다. 출판 유형 및 부서별로 사례를 그룹화하는 것이 좋습니다.

조직의 문서 유형

사례 수와 문서 유형은 회사 활동의 세부 사항과 직접적인 관련이 있습니다. 종종 문서 흐름은 작업 영역의 전문가가 수행하는 블록으로 나누어집니다. 그러나 상업용이든 국영이든 모든 회사에 일반적인 목록이 있습니다.

수신 - 외부에서 조직에 들어오는 모든 것 - 다른 조직의 대표가 개인적으로 배달하는 택배를 통해 우편으로 온 모든 것.

발신 - 조직에서 전송됨 - 다른 법인 및 개인(응답, 편지, 결정)에게 전달되는 모든 것.

내부 - 조직의 경계를 벗어나지 않고 기업의 업무(명령, 지시, 규정, 규정 등)를 규제합니다.

원칙적으로 일련 번호, 날짜, 이름, 문서의 출처 또는 보낸 곳, 책임자의 이름을 기록하는 별도의 등록 일지를 유형별로 보관합니다.

직원에게 전달된 문서가 일지에 기록되면 영수증에 서명할 수 있는 필드가 남습니다. 또한 저널에 메모를 작성할 수 있으며, 이 경우 명명법에 따라 사본이 보관용으로 보관됩니다.

또한 조직은 내부 출장, 열쇠 반환 기록, 직장 도착 시간, 전화 통화 기록까지 보관할 수 있습니다. 때로는 원장의 수에 따라 원장의 일지가 작성되기도 합니다. 이는 모두 기업의 요구 사항과 현재 관행에 따라 달라집니다.

잡지에 번호를 매기고 꿰매고 봉인해야 합니다. 이는 시트를 교체할 가능성을 없애기 위한 것입니다.

기록 보관은 사무 및 문서 흐름의 기본입니다. 저널과 파일의 수는 회사의 필요와 사용 가능한 모든 논문을 기록하려는 욕구에 따라 다릅니다.

문서 흐름에 관한 규정

사건의 명칭과 필요한 저널 목록을 개발한 후 조직의 문서 흐름에 대한 규정을 작성하는 것이 합리적입니다. 기존의 모든 논문을 편집, 전송, 보관하는 규칙을 설명하는 규정입니다. 각 문서 흐름에 대한 절차를 설명하고 한 부서에서 다른 부서로 전송되는 마감일을 설정합니다.

샘플 규정

이 조항은 혼란, 책임 이전 및 중요한 비즈니스 서류의 손실을 방지하는 데 도움이 될 것입니다. 각 스트림마다 게시, 승인, 등록, 수신자에게 보내기, 아카이브 보관 등의 경로가 지정됩니다.

물개와 우표

종종 신규 이민자뿐만 아니라 조직의 인장이 필요한 경우와 필요하지 않은 경우를 파악하지 못하는 경우가 많습니다. 대답은 매우 간단합니다. 보내는 양식은 인장으로 인증됩니다. 인장이 있으면 편지의 출처가 증명됩니다. 내부 용지에는 인쇄가 필요하지 않습니다. 이 경우 경영진의 서명이면 충분합니다.

등록 후 수신되는 문서는 결정을 내리고 실행 또는 응답을 담당할 사람을 임명하기 위해 관리자에게 전송됩니다. 또한 우표가 필요하지 않습니다. 인감과 도장을 혼동하지 마십시오. 스탬프는 "수신 번호..."부터 "사본이 정확함"까지 매우 다를 수 있으며 법적 효력이 없습니다. 이것은 비서의 업무를 위한 보조 도구일 뿐입니다.

주석

이 매뉴얼에서는 관리를 위한 문서 지원, 유치원 교육 기관의 컴퓨터 기술, 문서 시스템, 문서 흐름 구성 및 분석 문제를 논의합니다. 인사 문서 및 기밀 문서 작업의 기능과 규칙이 설명되어 있습니다. 실습을 위한 시험문제와 과제가 제공됩니다.
"사무 관리 및 문서 흐름" 분야의 경제학부 풀타임, 저녁 및 통신 과정 학생들을 대상으로 합니다.

교과서는 책의 전자 버전입니다.
시가노바 T.V. 사무 및 문서 흐름. 옴스크 주립대학교 출판물. 옴스크, 2004.

1. 문서관리의 용어적 기반
1.1. 기본 기본 개념 및 용어
1.2. 문서 기능
1.3. 문서화 시스템
2. 기본 세부 사항 구성 및 설계에 대한 규제 요구 사항
2.1. 세부 구성 요구 사항
2.2. 세부정보 등록에 대한 일반 요구사항
3. 서류양식
4. 서류의 분류
4.1. 문서의 일반적인 분류
5. 조직 문서
6. 행정문서
6.1. 주요활동순서
6.2. 주문에서 추출
6.3. 법령, 명령 및 지침
7. 참고 및 정보 문서
7.1. 행동
7.2. 규약
7.3. 각서
7.4. 서비스 메모
7.5. 설명 및 설명 메모
7.6. 편지
7.7. 참조
8. 인사에 관한 서류
8.1. 인사명령
8.2. 재개하다
8.3. 성명
8.4. HR 문서 보관 시스템
8.5. 통합 문서
9. 문서 작업 구성
10. 문서 흐름 및 주요 단계의 구성
10.1. 들어오는 문서의 접수 및 처리
10.2. 관리자의 서류 검토(의결)
10.3. 보내는 문서 작업
11. 문서흐름 분석 및 개선방안
12. 기밀 문서 작업
13. 사무용 컴퓨터 기술
14. 시험 문제
15. 실무 과제
결론
서지

소개

모든 기업, 조직 또는 기관의 정보 환경의 기본은 문서입니다. 여기에 포함된 정보는 법적 효력을 가지며 여러 필수 서류 작업을 준수하는 경우에만 전문적인 활동에 사용될 수 있습니다.

문서 작업을 할 때 매일 수신, 발신 및 내부 문서 등록, 서명, 승인, 전송, 파일로 구성, 저장 기간 결정, 아카이브로 전송 또는 파기와 관련된 크고 복잡한 문제를 해결해야 합니다. 그들을. 적절한 업무 조직 없이는 문서의 흐름에 대처할 수 없고, 필요한 문서를 신속하게 찾고, 문의할 수 없으며, 문서의 실행을 모니터링하거나 안전성을 확보할 수도 없습니다.

따라서 오늘날 모든 직원은 단일 사무 프로세스에 참여합니다. 오늘날 전문 기술과 함께 직원은 기존 규범, 국가 표준, 러시아 연방 법률 및 연방 기록 보관소, 부처, 부서 및 조직의 방법론적 권장 사항에 따라 문서를 작성할 수 있어야 합니다. 또한 문서의 생성 및 실행은 일반적으로 직원이 특정 생산 작업을 수행하는 것을 의미하며 특정 문서에 포함된 정보는 때때로 생산 또는 관리 프로세스의 개발을 미리 결정한다는 점을 잊어서는 안됩니다. 적절하게 작성된 문서는 업무 효율성을 보장할 뿐만 아니라 진지한 비즈니스 파트너의 이미지를 형성합니다.

사무에 새로운 기술을 도입하는 것과 관련하여 종이 없는 사무 조직에 대한 지식은 매우 중요하며, 이를 위해서는 현대 기술 수단(컴퓨터, 컴퓨터 네트워크 및 프로그램)의 사용뿐만 아니라 추가 취득이 필요합니다. 컴퓨터 매체에 있는 문서의 생성, 사용 및 저장에 대한 지식. 가장 중요한 것은 문서 관리 조직, 일반 문화 개선 및 집단 네트워크에서 작업하기 위한 보편적 도덕 표준 개발에 대한 근본적으로 새로운 접근 방식을 개발하는 것입니다.

실제로 정당화되었습니다. 문서 처리를 생성하는 합리적인 형식과 방법은 이러한 프로세스에 관련된 모든 사람이 자신의 활동에서 관리 활동에 대한 문서 지원의 통일된 규칙과 규범을 충분히 엄격하게 준수한다는 조건에서만 일반 표준 수준으로 가져올 수 있습니다. 즉, 유아교육은 '규칙에 따른 게임'이므로 모든 참여자는 이 규칙을 알아야 합니다.

이와 관련하여 시급한 과제는 사무의 기본 규범을 연구하는 것입니다. 그리고 대학은 미래의 리더와 수행자를 준비하기 때문에 고등 교육을 받은 전문가가 선택한 전문 분야에 관계없이 문서 관리 분야에서 현대적인 지식과 기술을 습득해야 한다는 의문이 점점 더 커지고 있습니다. 이러한 상황은 "사무실 관리 및 문서 흐름"과 같은 분야를 연구하는 것의 중요성을 결정합니다.


책의 전자 버전: [다운로드, PDF, 563.01KB ].

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