보관 기간을 나타내는 조직의 과학, 기술 및 생산 활동에서 생성된 표준 보관 문서 목록입니다. 문서의 유효 기간을 결정하는 방법은 무엇입니까? dmn의 유효 기간

러시아 연방 법률에 따라 정부 기관과 같은 상업 조직은 보관 문서의 안전을 보장해야 합니다. 이는 시민의 사회적 권리를 확인하는 데 종종 필요한 인사 문서의 경우 특히 그렇습니다.

정의를 제공하는 엄격한 법적 요구 사항이 있습니다. 인사 문서 보관 기간. 이러한 요구 사항으로 인해 모든 회사의 HR 부서는 가장 중요하고 흥미로운 문서만 저장하려는 유혹을 극복하게 됩니다. 그러나 이는 극단적인 현상 중 하나일 뿐이다. 인사부 직원이 검사 당국의 처벌을 두려워하여 만료된 인사 문서를 보관하기 시작하면 반대 행동이 발생합니다.

인사 문서 보존 기간에 관한 법률

1. "러시아 연방의 보관에 관한"법률

인사 문서 저장 조직, 그 획득, 기록 및 사용과 관련된 문제는 2004년 10월 22일 연방법 N 125-FZ "러시아 연방 보관에 관한" 연방법에 의해 규제됩니다. 예술의 단락 1에서. 법 17조는 조직의 보관 문서의 안전을 보장할 의무를 규정합니다.

기록문서란 정보가 기록된 유형의 매체로서, 그 내용을 식별할 수 있는 내용을 담고 있으며, 그 특정 매체의 중요성과 시민, 사회, 국가에 대한 정보로 인해 보존 대상이 된다(제2조 제2항). 기록보존법 제3조).

2. 특별법

일반 목록에 표시되지 않은 인사 문서 저장의 세부 사항을 명확히하려면 부서 구조 목록과 대략적인 파일 명명법을 숙지해야합니다.

3. 국가기관, 지방자치단체, 단체의 활동과정에서 생성된 보관기간을 명시한 표준관리문서 목록

2010년 8월 25일 러시아 문화부가 승인한 이 목록은 인사 문서의 보관 기간을 포함하여 보관 기간을 결정하는 데 사용되는 주요 규제 문서입니다. 파기 선택 시에도 필요합니다.

이 문서는 조직의 주요 활동 영역을 반영하는 12개 섹션으로 구성되며 회사의 기능적 특성, 규모 및 소유권 형태에 관계없이 일반적인(대부분의 조직에서 동일) 관리 기능을 문서화할 때 생성된 문서를 포함합니다.

문서 유형의 가장 일반적인 이름은 문제의 중요도에 따라 목록에 정렬됩니다. 기사에는 단일 연속 번호가 매겨져 있습니다. 문서 마지막에는 목록 사용 지침이 제공됩니다.

인사문서의 보유기간

목록에 명시된 문서의 보관 기간은 해당 문서가 주 또는 시립 기록 보관소에 보관되도록 접수되었는지 여부에 관계없이 모든 조직에 적용됩니다. 그러나 많은 차이점이 있습니다.

임시 보관 기간인사 문서는 모든 조직에 공통됩니다.

일정한 유통기한인정된 주 및 지방자치단체에서 사용합니다. 해당 회사의 문서는 정해진 절차에 따라 기록 보관소에 보관됩니다.

채용 소스가 아닌 조직은 조직 청산 시점까지 영구적인 문서를 마음대로 보관할 수 있습니다.

영구 유효 기간이 있는 일부 문서(규제 및 재산 경제적 성격, 활동 결과 및 조직 발전 전망에 관한 문서)는 문서가 접수되지 않은 경우 소유권 형태에 관계없이 조직에 보관해야 합니다. 주 또는 시립 기록 보관소. 이는 입법과 이 문서의 장기적인 실제적 중요성 때문입니다.

필요가 지나기 전에 표시한다는 것은 무엇을 의미합니까?

이 표시는 해당 문서가 실제적인 의미만을 갖는다는 것을 의미합니다. 따라서 유통 기한은 조직에서 독립적으로 결정됩니다. 다만, 1년 미만일 수는 없습니다.

EPC 마크는 무엇을 의미하나요?

EPK(전문가 검증 커미션)는 일부 문서 유형의 목록에 표시됩니다. 이는 그러한 문서의 일부가 과학적, 역사적 중요성을 가질 수 있으며 규정된 방식으로 주, 지방자치단체 기록 보관소로 전송되거나 조직에 보관되어야 함을 의미합니다. 이 마크는 주 및 지방자치단체 기록보관소의 취득원인 모든 형태의 소유권을 가진 조직에 사용됩니다. 또한 비정부기구 자체도 문서를 영구적으로 저장할 수 있습니다.

"EPC" 마크 제거는 목록 항목에 요약된 문서 유형 및 보관 기간이 지정된 경우에만 허용됩니다.

목록 사용 지침 3.1항에 따라 보관 기간을 결정하고 보관 및 파기할 문서를 선택하는 작업을 조직하고 수행하기 위한 전문 위원회를 만드는 것이 필요합니다. 일반적으로 회사의 고위 직원 중 한 명이 이끄는 주요 구조 부서의 가장 자격을 갖춘 전문가로 구성됩니다. (획득 소스인 조직의 경우) 기록 보관 기관의 대표도 그와의 사전 합의를 통해 전문 위원회의 회원이 됩니다.

보관 및 기록 관리 서비스와 함께 전문가 위원회는 보관 및 파기할 문서를 선택하는 절차를 결정하고 문서의 가치에 대한 조사를 조직하고 구현을 모니터링합니다. 가치 조사 - 보관 기간을 결정하고 러시아 연방 기록 보관 기금에 포함할 문서를 선택하기 위해 문서 가치 기준에 따라 문서를 연구하는 것을 의미합니다(보관 업무법 제3조 16항).

유통기한을 단축하거나 늘릴 수 있나요?

목록 사용 지침의 2.11항에 따라 목록에 명시된 보관 기간을 줄이는 것은 금지되어 있습니다. 조직 활동의 특정 기능으로 인해 인사 문서의 저장 기간을 늘릴 수 있습니다.

어떤 경우에는 보관기간 만료 전에 서류를 파기하는 것이 가능한가요?

영구 보관 문서 목록 보관 기관의 사전 승인 없이 문서를 파기하는 것(문서를 주 및 지방자치단체 기록 보관소로 전송하는 조직의 경우)과 설정된 문서 보관 기간을 위반하는 것은 불법이며 다음과 같은 방식으로 책임을 수반합니다. 법률(목록 적용 지침 3.11항).

인사 문서 보관 규칙을 위반하면 어떤 책임이 제공됩니까?

예술에 따라. 기록 보관 업무에 관한 법률 27조, 법인, 기록 보관 업무에 관한 법률 위반으로 유죄 판결을 받은 승인된 개인 및 시민은 러시아 연방 법률에 규정된 행정적, 민사적, 형사적 책임을 집니다.

예술에서. 행정 위반에 관한 러시아 연방 법 13.20, 보관 문서의 저장, 취득, 기록 또는 사용에 대한 규칙 위반은 경고를 받거나 100 ~ 300 루블의 행정 벌금이 부과됩니다. 시민의 경우 300 ~ 500 루블. 공무원에.

예술에는 예외가 제공됩니다. 러시아 연방 행정법 13.25조에 따르면 주식 회사, 증권 시장 전문 참여자, 주식 투자 기금 관리 회사, 상호 투자 기금 또는 비정부 기관의 실패 주식 회사, 증권 시장, 투자 자금 및 규범에 관한 법률에 대해 제공되는 문서를 보관할 의무를 이행하기 위해 연금 기금 또는 주식 투자 기금, 상호 투자 기금 또는 비국가 연금 기금의 전문 예탁소 이에 따라 채택된 법적 행위 및 보관이 의무적이며 해당 문서의 확립된 절차 및 보관 조건을 위반하면 2,500 ~ 5,000 루블의 행정 벌금이 부과됩니다. 공무원의 경우, 법인의 경우 200,000~300,000루블입니다.

모든 조직의 데이터 아카이브가 매일 증가합니다. 일부 문서는 무한한 정보 가치를 갖는 반면 다른 문서는 빠르게 실용적인 가치를 잃습니다.

어떤 문서를 얼마나 오랫동안 보관해야 하며, 특정 유형의 문서에는 어떤 폐기 방법이 제공됩니까? 이러한 문제와 기타 문제는 기존 법률에 의해 명확하게 다루어지고 설명됩니다. 국가 보관 대상 문서의 선택 또는 보존 조건 설정은 문서에 대한 전문가 평가의 데이터를 기반으로 합니다.

문서 저장에 대한 일반 용어

다양한 유형의 문서에 대해 특정 보존 기간이 개발되었습니다.

• 임시 – 최대 10년
• 장기 – 10년 이상;
• 끊임없는.

완성 후 장기간, 영구적으로 주기적으로 보존하는 경우에는 별도의 부서로 이관보관(참고용으로 2년)합니다. 그런 다음 보관된 문서 섹션으로 이동합니다.

데이터의 저장기간은 저장매체(전자, 종이)에 따라 달라지지 않습니다. 문서의 가치는 문서에 포함된 정보에 따라 달라집니다.

사건의 추가 사용 필요성을 결정하는 특별 검사가 임명됩니다. 국가, 사회, 과학, 개인 등의 이익을 위해(또는 반대하여) 사용할 수 있는 문서를 나타냅니다.

문서 가치 조사의 주요 목표

조직이나 기업의 사무, 국가 기록 보관소에서는 문서에 대한 전문적인 전문가 평가 없이는 불가능합니다.

시험의 주요 목적:

1. 문서의 추가 보관 기간을 결정하거나 변경합니다.
2. 가치가 없거나 정보의 실제 내용이 관련성을 상실한 파기 문서를 선택했습니다.
3. 과학적, 역사적 가치는 없지만 실질적으로 중요한 문서의 보관 기간을 결정합니다.
4. 다음을 갖춘 문서 평가:
   • 정치적인;
   • 간결한;
   • 과학적;
   • 문화 및 기타 가치

문서의 보관, 취득, 기록 및 추가 할당 문제는 기록 보관법에 의해 규제됩니다.

전문가 활동 과정에서 정부 구조, 기관, 기업 등의 기능적 활동의 결과로 나타나는 표준 문서의 12개 섹션 목록(보관 기간이 명확하게 표시되어 있음)이 작성 및 승인되었습니다.

섹션 I 및 IV

확립된 목록 중 섹션 I과 IV가 큰 관심을 끌고 있습니다. 두 영역의 기록 보관 및 보관은 밀접하게 상호 연관되어 있습니다. 결국 추가 회계 발생은 개인 파일의 올바른 실행 및 보존에 달려 있습니다.

인사 문서 회계 (I)

조직 인사 문서의 원본과 사본을 보존해야 합니다.

문서 보관 기간:

1. 1년:
   • 근무 시간을 반영하는 일지(일정, 작업표)
   • 고용되지 않은 사람의 데이터
   • 휴가 일정.
2. 3년:
   • 직원의 업무 활동 및 서비스 기간을 확인하는 문서의 회계 데이터
   • 노동 징계 기록;
3. 5년:
   • 법령, 규정, 안전 보고서;
   • 작업 조건 및 안전 개선에 관한 추출물;
   • 직원의 안전 예방 조치 및 준수 여부에 대한 숙지, 교육, 인증을 확인하는 문서
   • 출장 데이터;
4. 75세:
   • 직원의 특성 및 개인 카드;
   • 직원 고용 계약;
5. 50년(소유자가 요구할 때까지):
   • 개인 문서, 원본(증명서, 졸업장, 워크북, 증명서 등)
6. 끊임없이:
   • 단체 협약;
   • 관리자의 개인 파일.

회계서류(IV)

정부 기관의 회계 문서에는 별도의 조건과 보존 기간이 적용됩니다.

기본 문서, 회계 등록 데이터, 잔액, 처리 후 보고서는 조직의 아카이브로 전송될 때까지 반드시 특수 공간(폐쇄 캐비닛)에 저장됩니다. 엄격한 보고 양식은 금고나 금속 캐비닛에 보관됩니다. 파일의 안전에 대한 책임은 수석회계사가 위임한 사람에게 있습니다.

회계 문서의 분실, 손상 또는 무단 양도의 경우 기업의 장은 법 집행 기관에 통보해야 합니다.

문서의 압수(특히 파기)는 현행법에 의해 설정된 요구 사항에 따라 발생합니다.

일반적인 보관 기간:

• 기본 문서, 양식 – 최소 3년
• 재무 감시 대상 현금 서류(금융 거래 정보) – 5년
• 급여 및 급여명세서 - 75년(개인 계좌가 없는 경우)

특정 기간 동안 국세청의 감사를 실시하지 않고 보관 기간이 끝난 파일을 압류하는 것은 허용되지 않습니다.

파일을 파기하거나 아카이브 섹션으로 전송하기로 한 결정은 특별위원회에서 내립니다.

표준문서 목록의 각 항목과 관련된 세부 데이터는 생성 및 승인된 테이블에서 자세히 확인할 수 있습니다.

모든 조직의 활동에서는 안전을 보장해야 하는 문서가 생성됩니다. 문서 수는 기업 규모와 별도 부서의 존재 여부에 따라 직접적으로 달라집니다.

평소대로 가면

먼저 모든 것을 체계화해야합니다 다양한 기업 문서생성된 케이스 목록을 확인하고 특정 케이스를 설정하려면 유통기한. 이 작품은 내년도 기업의 업무 목록 작성.

사례 명명법의 텍스트다음과 같은 형태의 표 형태로 작성되었습니다.

4열에 파일의 보존 기간을 표시하려면 규제 문서를 분석해야 합니다.

이전에는 그 수가 제한되어 있었습니다. 참고 자료로 사용하기에 충분했습니다.

문서 목록 Rosarkhiv가 승인한 보관 기간을 나타냅니다.

표준 및 대략적인 명명법,이는 종종 부서를 통해 개발되었습니다.

"안정적인" 소비에트 시대가 과거로 사라지면서 문서 보존 기간에 관한 규정은 더욱 복잡해지기 시작했고 수많은 법률과 규정에 걸쳐 확산되었습니다. 그리고 이제 아무도 당신에게 승인된 단일 목록을 제공하지 않을 것입니다!

그럼 이제 분석 대상 문서의 원래 목록이 어떻게 확장되었는지 살펴볼까요?

보관기간을 명시한 서류 목록

우리가 의지해야 할 가장 중요한 문서는 "보관 기간을 나타내는 조직 활동에서 생성된 표준 관리 문서 목록"(2000년 10월 6일 Rosarkiv에 의해 승인됨). 여기에는 활동 분야, 규모 및 소유권 형태에 관계없이 모든 조직에서 수행하는 모든 공통 관리 기능을 문서화할 때 생성되는 문서가 포함됩니다. 문서 보관 기간 3번 열에 명시된 , 수신 여부에 관계없이 모든 조직에 적용됩니다. 보관용 서류주 및 시립 기록 보관소에 있거나 접수되지 않습니다.

다른 목록이 있습니다:

성의. 예를 들어:

• « 서류 목록러시아 중앙은행의 활동으로 인해 발생하는 보관 기간",

  « 서류 목록, 러시아 연방 비상 상황부의 통치 기관, 민방위 군대, 소방대, 기관, 조직의 활동으로 형성되었습니다.”

  « 서류 목록러시아 저축 은행 및 해당 시스템 기관의 활동에서 생성된 저장 기간 등을 나타냅니다.

• 모든 주식회사에 대해 의무적으로 요구되는 "주식회사의 문서 보관 절차 및 조건에 관한 규정";

  그러나 특정 은행 문서의 보존 기간을 결정하는 많은 사랑을 받은 "신용 기관의 활동에서 생성된 문서의 대략적인 목록(보존 기간 포함)"은 새로운 유사한 문서를 도입하지 않고 취소되었습니다. 따라서 신용 기관은 취소된 목록을 계속 사용하지만 더 이상 사례 목록에서 규범 문서로 참조할 수 없기 때문에 참조 가이드로 사용합니다.

물론 보관 기간이 포함된 기성 문서 목록을 사용하는 것이 편리합니다. 결국 여기에는 대부분의 경우 표시됩니다 특정 기간(1년, 5년, 75년 등)또는 특정 문서에 대해 영구 보관 기간이 규정되어 있습니다. 일부 서류는 보관해야 합니다. 새것으로 교체하기 전에(예: 비상 상황 발생 시 인명 및 귀중품 대피 계획 및 계획) 이 모든 경우에 우리는 해당 사건에 제출된 설명 문서를 어떻게 처리할지 즉시 이해합니다.

그러나 다음도 있습니다:

"EPK" 마크는 사건 문서의 일부가 과학적, 역사적 중요성을 가지며 영구 보관될 수 있음을 의미합니다. 이 경우 정해진 기간이 경과한 후에는 페이지별로 사건가액에 대한 추가심사를 실시하여야 한다.

사례의 일반적이고 대략적인 명명법

일반적인 명명법사례는 지금도 여전히 존재합니다.

우리는 부서별 사용 사례를 알고 있습니다. 사례의 대략적인 명명법지역 관세청", " 사례의 대략적인 명명법러시아 교육부 시스템의 고등 교육 기관", " 사례의 대략적인 명명법지구, 도시 취업 서비스", " 사례의 대략적인 명명법러시아 연방 영토 세무 당국."

일부 대기업도 자체 개발 중 대략적인 사례 목록, 이는 회원 기관의 안내를 받을 수 있습니다. 이를 통해 관리회사는 현장에서 특정 문서의 보관 기간을 결정할 때 오류로부터 최대한 자신을 보호할 수 있습니다. 실제로 아래에서 살펴보겠지만, 이 문제에 대한 규제 체계는 종종 불충분하거나 심지어 모순되기도 합니다.

안에 사례의 대략적인 명명법"EPC" 마크는 표준 또는 부서별 문서 목록에서 제공되는 경우 또는 이질적인 문서가 포함된 파일의 구체적인 보관 기간을 결정하기 어려운 경우에 표시됩니다. 대략적인 명칭에서 "EPK" 마크 사용은 최소화해야 합니다. 파일을 다시 포맷하고 특정 저장 기간을 설정하는 것이 좋습니다. 예를 들어 다음과 같이 확장할 수 있습니다. 파일 보존 기간실질적으로 중요한 문서를 보관하고 과학적, 역사적으로 중요한 문서를 영구 보관합니다.

부처별 현행법 및 규정 분석

지금 개별 문서의 보관 기간특별 목록뿐만 아니라 입법 및 조례에도 설정되어 있으며 그 구성은 체계화되지 않고 지속적으로 업데이트됩니다. 우리 문서 관리 전문가들은 오랫동안 이 문제에 직면해 왔습니다. 기존 모순으로 인해 상황이 복잡해졌습니다.

그래서, 회계 문서 보관 기간여러 법률에 정의되어 있습니다. 세금 코드에 따르면 - 회계법에 따라 4년 동안 문서를 보관해야 합니다. 5년 , 합자회사의 경우 더 긴 보관 기간이 설정됩니다. 이 문제를 더 자세히 이해해 보겠습니다.

문서 조각

러시아 연방 세법 제23조 1항 8항납세자는 세금 계산 및 납부에 필요한 회계 데이터 및 기타 문서의 안전을 보장할 의무가 있으며, 수령한 소득, 비용 및 납부/원천된 세금을 확인하는 문서도 4년 동안 확보해야 합니다.

"주식 회사에 관한" 연방법 제89조의 조항을 자세히 설명하기 위해 러시아 증권 시장 연방 위원회는 2003년 7월 16일자 결의안 No. 03-33/ps를 발표했습니다. “주식회사의 서류 보관 절차 및 기간에 관한 규정”(이하 규정이라 한다) 그것은 설정한다 주식회사의 문서 보관 절차 및 조건, 포함 보관기간이 만료된 문서 파기절차. 규정의 요구 사항은 공개 및 비공개 주식회사 모두에 적용됩니다. 그러므로 그들은 모두 끊임없이, 즉 시간 제한 없음,대차대조표와 연차 보고서를 보관해야 합니다(회계법에 따라 재무제표는 5년 동안 보관해야 함을 기억합니다).

우리는 위험 관리를 채택합니다

독립적인 문서 보관 기간 단축규제 문서에 의해 설정된 것은 불쾌한 결과를 초래합니다. 하지만 위에서 규정한 문서의 수명을 늘릴 수 있습니다.게다가, "필요가 지나갈 때까지" 추상 공식을 특정 연수로 변환하고,문서의 가치를 검토하지 않고는 불가능합니다.

이를 구현하기 위해 조직 내 명령에 따라 영구 전문가 위원회(EC)가 생성됩니다. 여기에는 결과 문서의 구성과 내용은 물론 여기에 포함된 정보의 의미와 가치를 잘 알고 있는 가장 경험이 풍부한 전문가가 포함됩니다. EC에는 유아원 교육 및 기록 보관 서비스 책임자(또는 조직의 기록 보관 책임자)가 의무적으로 포함되어야 합니다. 위원회 위원장은 원칙적으로 기록 보관 및 보관 문제를 감독하는 조직의 부국장이 임명합니다.

지휘할 때 문서의 가치 심사수행하다:

조직의 아카이브로 전송하기 위한 영구 및 임시(10년 이상) 보관 문서 선택

임시 보관 기간이 있고 "필요가 지나갈 때까지"로 표시된 문서 선택, 구조 단위에 추가 보관 가능

보관 기간이 만료된 전년도 문서 파기 할당량.

정의에 따른 주요 어려움 서류 보관 기간이 단계에서 - 문서 부족으로 인해 물질적 또는 기타 손실이 발생할 수 있는 모든 상황을 고려합니다.이를 가장 효율적으로 수행하는 방법은 무엇입니까? 불확실한 상황에서 작동하기 위해 특별한 관리 방법이 개발되었습니다. 우리는 당신이 사용하도록 초대합니다 위험 관리.

장르의 고전

"위험"이라는 개념에 대한 정의는 다양합니다. 프로젝트 관리 이론에서는 일정 확률로 발생할 수 있고 긍정적인 결과와 부정적인 결과를 모두 초래할 수 있는 사건을 의미합니다.

위험에는 다음과 같은 속성이 있습니다.

중요도는 일반적으로 3점 또는 5점 척도로 측정됩니다(점수가 높을수록 더 중요함).

확률의 정도숫자로도 측정됩니다(0에서 1까지, 여기서 0은 사건이 발생할 수 없음을 나타내고 1은 불가피함을 나타냅니다. 예를 들어 0.05는 사건이 발생할 확률이 5%입니다).

먼저, 각각에 대해 중요도와 확률의 정도를 전문적으로 결정한 후 이 두 숫자를 곱합니다. 획득한 데이터를 기반으로 위험의 순위를 매길 수 있으며 이를 통해 우선 순위가 가장 높은 위험을 식별할 수 있습니다.

위험 관리다양한 방법으로 수행할 수 있습니다. 이를 제거하거나 최소화하거나 강화하는 데 노력을 기울일 수 있습니다(이는 긍정적인 효과를 가져오는 위험과 관련이 있습니다). 위험에 맞서 싸우는 것은 비용이 많이 드는 사업입니다. 따라서 가장 먼저 해야 할 일은 위험 관리최우선으로! 일반적으로 프로젝트 위험 관리로 인해 프로젝트 비용이 약 15% 증가합니다.

위험 관리일반적으로 다음과 같은 문제를 해결하는 것을 목표로 합니다.

회사생존.이 임무를 달성하기 위해 그들은 회사가 계속 운영되고 수익성을 유지할 수 있는 한도 내에서 조직의 비용 및 기타 매개 변수를 유지하려고 노력합니다. 비용만으로 유능한 작업만으로는 수익성을 보장할 수 없습니다. 예를 들어, 은행가의 명성과 고객의 신뢰를 잃으면 사업을 수행할 수 없게 됩니다. 아무리 잘 조직되어 있고 잠재적으로 매우 효과적인 사업이라도 말입니다.

허용 가능한 수준의 우려.때때로 이 작업은 "휴식과 정상적인 수면 보장"이라고도 합니다. 이는 일반적으로 회사 소유자나 고위 경영진이 설정합니다. 물론 회사의 운명에 어떤 식 으로든 관심이있는 모든 사람은 가능한 한 평화롭게 잠을 자야합니다. 이는 궁극적으로 사회적 평화를 보장합니다.

소득의 안정성.이 과제는 회사와 관련된 모든 이해관계자의 안녕이 안정되는 것으로 해석될 수 있습니다.

허용 가능한 작동 연속성(리스크 관리의 임무는 회사의 죽음으로 이어질 수 있는 실패와 중단을 예방하는 것입니다) 회사에 적합한 성장률.

사회적 책임.특정 상황에서는 생산적인 사회 구성원이 되기 위한 회사의 능력이 약화될 수 있습니다. 그리고 소규모 기업이 항상 이에 대해 생각하지 않는다면, 주요 시장 참가자들은 이미 이 작업에 충분한 관심을 기울이고 있습니다.

외부 요구 사항을 충족합니다.문서 작업을 구성할 때 이 작업에는 소송 발생 시 법적 보호는 물론 규제 당국(세금, 관세 등)에 제출하는 데 필요한 문서 준비 및 보존이 포함됩니다.

경제적,저것들. 회사의 정상적인 운영에 최소한으로 충분한 수준으로 위험 관리 비용을 유지합니다.

무작위적이고 악의적인 사건으로 인한 부정적인 결과를 최소화하는 방식으로 문서를 관리해야 합니다. 그리고 문서의 가치를 심사할 때(법적으로 정의된 보관기간 만료 후) 전문위원회는 모든 업무의 관점에서 문서의 추가 보관의 중요성을 종합적으로 평가해야 합니다. 위험 관리.

경험에서 알 수 있듯이, 일련의 위험각 조직마다 개별적입니다. 공통점을 강조할 수 있지만. 그렇다면 어떤 상황이 자주 발생합니까?

회계 문서 분실 위험

회계 문서 작업을 할 때는 거의 모든 위험 관리 문제를 해결해야 합니다. 그러나 가장 중요한 것은 세금 조사 중 기업 수입과 지출의 적법성과 타당성을 문서로 확인하는 것입니다.

법률로 정한 회계 문서의 일반 보관 기간이 조직의 이익을 완전히 보호하기에 충분하지 않은 상황이 있습니다.

먼저 설명하자면 "미수금"의 개념이는 조세법에 의해 사용됩니다. 실제로 어떤 이유로든 기업이 상대방으로부터 부채를 회수할 수 없는 상황이 종종 발생합니다. 이 경우 미수금이 발생합니다 (돈을 빚진 조직이 아니라 빚진 조직입니다). 수개월, 어쩌면 수년 동안 미수금 계정이 "정지"되는 경우가 있습니다.

일반적으로 이러한 상황은 채무자의 파산으로 인해 발생합니다.

그러나 또 다른 이유도 가능합니다. 부도덕한 기업가(납세자)는 과세에서 상당한 자금을 인출할 수 있습니다. 예를 들어, 상품이 배송되었지만 결제가 은행 계좌나 기업의 현금 데스크가 아닌 "비공식적으로" 이루어졌습니다. 회사의 세무 회계에서 그러한 거래로 인한 "손실"은 기업이 받는 이익을 감소시키며, 결과적으로 예산에 대한 세금 납부 금액이 감소합니다.

이런 상황은 드문 예외로 발생해야 할 것 같지만 세무 당국은 이에 대해 기억합니다. 경계심과 불신을 보여 선의의 회사도 고통을 겪습니다. 현재의 법률 제정회계 및 과세에는 가까운 미래에 상환되지 않을 미수금 회계 및 상각에 대한 특별 규칙이 포함되어 있습니다.

중재 실무법원이 세무조사관의 요구를 고려하고 있음을 보여줍니다. 미수금 발생 사실을 확인하는 서류의 보관 기간(5년)이 이미 만료된 경우에도 이를 제공합니다.그리고 이를 제공할 수 없다면 아쉽게도 본 적도 없는 이익에 대한 추가 세금과 벌금 및 과태료를 지불해야 할 것입니다.

회계법에서 약속한 내용을 기억하시기 바랍니다. 기본 회계 문서 보관 기간 5년 지속.

그런 다음 간단한 산술 계산을 수행하여 회계 문서가 필요한 기간을 계산하십시오. 다시 한 번 강조하겠습니다. 복잡성이 발생합니다.조직의 활동에 손실이 발생한 경우. 유통기한세무회계 규정에 따르면 10년 이내에 상각됩니다. 최근 3년간 세무조사를 할 수 있다는 점을 고려하여 필요한

그러한 문서는 13년까지 늘어납니다. 유통기한그리고 채권 상각으로 인해 손실이 발생한 상황에서는 (상각은 발생 후 3년 이내에 허용됨) 기간이 16년으로 늘어납니다!

실제로는 더 많은 것이 필요할 수도 있습니다

, 왜냐하면 채권 상각 기간을 결정하는 3년의 카운트다운 기간은 채무자가 자신의 의무를 어떻게든 확인하는 경우(예: 계정 조정 명세서에 서명) 지연될 수 있습니다. 회계 문서 보관 기간또한 고려해야합니다 그러한 문서의 다기능성.

예를 들어 송장에는 VAT 계산에 사용되는 것 외에도 세관 당국에서 요구하는 세관 신고 번호가 포함될 수 있습니다.

기업이 생산을 위한 원자재로 일련의 상품을 구매한 경우 향후에는 세관 신고 번호가 필요하지 않습니다. 그러나 수입업자로부터 제품을 구입하고 결국 재판매할 계획인 경우 송장을 통해서만 제품 출처에 대한 세관 당국의 질문에 답할 수 있습니다. 상품이 러시아로 수입되었습니다).

계약 상실 위험

이처럼 비교적 간단한 유형의 합의조차도 구매 및 판매 계약,유통 기한을 결정할 때 많은 문제가 발생합니다.

이 서류는 다음 사항에 필요합니다. 소유권 확인.

"조직 활동에서 생성된 보관 기간을 나타내는 표준 관리 문서 목록"의 관점에서 매매 계약을 분석하는 경우 해당 문서는 소유권 이전 후 5년간 보관해야 합니다. 실제로 이러한 계약은 취득한 자산의 전체 소유권 기간 동안 유지되어야 하며 때로는 더 오래 유지되어야 합니다. 그것은 모두 재산 유형과 상황에 따라 다릅니다.

부동산의 경우:

~에 세무조사고정 자산의 초기 비용 계산과 감가상각비 계산의 정확성을 확인하려면 구매 및 판매 계약이 필요할 수 있습니다.

이 때 부동산이 팔리고,판매 거래 비용을 결정하고 거래 이익을 계산하며 소득세 계산을 정당화하려면 문서가 필요합니다. 이 순간부터 문서는 문서보존기간 요건세금 목적으로 비용을 문서화합니다. 조직이 부동산 구입 가격을 확인할 수 없는 경우, 취득 비용을 고려하지 않고 부동산 판매로 발생한 전체 소득 금액에 대해 소득세를 납부해야 합니다.

구매 및 판매 대상이 유가증권인 경우 이러한 유형의 부동산에 대해서는 부동산에 대해 언급된 모든 내용이 유효합니다.

그러나 구체적인 점도 있습니다. 귀하의 조직이 주식 소유 권리를 확인할 수 없는 경우 다음을 수행해야 합니다.

재정적 손실 (이것은 주식 자체의 비용과 주식으로부터 받을 수 있는 수입입니다)

조직이 주식을 소유한 기업에 대한 통제력 상실.

우리나라에서 발생하는 적극적인 습격 상황에서 회사의 승인된 자본 또는 주식에 대한 매매 계약의 상실은 귀하에게 성공적으로 사용될 수 있습니다.

매각대상인 경우 차량, 작동 중 언제든지 내역 및 구매 가격에 대한 정보가 필요할 수 있습니다.

에 대한 투자 계약법안에 공백이 있다. 민법에서는 이러한 유형의 합의를 찾을 수 없습니다. 따라서 다른 규제 문서에는 언급되지 않습니다.

유통기한그런 계약엄격하게 개별적으로 설정하고 결과를 매우 신중하게 결정해야합니다. 계약의 상실.

실제로 이러한 계약에 따라 작업하는 동안 발생한 모든 유형의 관계에 대해 투자금이 반환되고 공소시효가 만료될 때까지 항상 보관해야 합니다.

분석 손실 위험모든 종류 계약- 별도 기사의 주제. 따라서 우리는 가장 일반적인 구매 및 판매 계약에 중점을 두었습니다. 이제 고려해 보겠습니다. 손실 위험다음 그룹 서류.

입찰 서류 분실 위험

정부 조달의 대부분이 경쟁과 입찰을 통해 발생하는 경우, 경쟁 문서거래의 적법성을 확인하는 추가 문서입니다. 또한, 구매한 상품이나 수행된 작업의 품질에 문제가 발생하는 경우 법적 청구서를 작성할 때 구매한 상품이나 서비스가 경쟁 조건에 부합하는지 여부를 확인하기 위해 경쟁 문서가 필요할 수 있습니다.

해당 문서의 보관 기간은 법에 따라 3년으로 결정됩니다(2005년 7월 21일자 연방법 No. 94-FZ의 28조 및 37조 참조). 정부 요구에 따른 서비스”).

검사 또는 법적 절차 중 필요한 서류가 분실될 위험이 있습니다.

이전에 설치한 경우 문서 보관 기간만료되었지만 검사 또는 법적 절차 중에 필요할 수 있으므로 해당 문서를 파기할 수 없습니다! 문서는 법적 절차의 무기이자 세금 및 기타 감사 중 방어구입니다. 회사 재정과 보안에 있어서는 비무장 상태를 유지할 수 없습니다.

또한 이러한 이유로 전체 파일이 장기 저장 대상이 되는 것이 아니라 특정 폴더의 일부 문서만 장기 저장 대상이 될 수 있습니다.

결정할 때 서류 보관 기간법적 절차에서 요구될 수 있는 경우, 기존 공소시효에 의존해야 합니다.

이제 우리는 확인 중에 일부 문서가 부족한 경우 어떻게 행동할 수 있는지에 대한 재미 있고 동시에 절대적으로 실제적인 이야기를 여러분에게 알려드립니다.

사법 및 중재 실무

* * *

요구 사항이 풍부하기 때문에 정의하는 과정이 필요합니다. 서류 보관 기간꽤 복잡해요. 다양한 서비스에는 재무, 법률, 상업 부서, 품질 부서 등 문서 작업의 특정 측면에 대한 정보가 있을 수 있습니다. 유치원 교육 기관이 이러한 작업을 혼자서 처리하는 것은 (불가능하지는 않더라도) 어려울 것입니다. 따라서 기업 내 여러 부서의 핵심 전문가들의 공동적이고 체계적인 업무를 구축하는 것이 중요합니다. 그래야만 이미 불필요해진 문서를 가능한 한 빨리 제거하고 동시에 정말로 필요한 것을 보존하기 위해 필요한 정보를 수집하는 것이 현실적일 것입니다.

다음 질문에 대한 답변도 읽을 수 있습니다.

시청각, 음향, 영상정보의 보관기간은 어떻게 결정하나요? 조직의 전화회의 및 협상 기록을 보관하는 데 기한이 있나요?

사건 목록에는 어떤 전자 문서가 포함되어야 합니까?

1 미적분학 문서 보관 기간사무를 마친 연도의 다음 해 1월 1일부터 실시한다. 예를 들어, 미적분학 파일 저장 기간, 1999년 사무완료, 2000년 1월 1일 시작.

“필요가 지나갈 때까지”라는 표시는 조직이 문서 보관 기간을 자체적으로 결정하지만 1년 미만일 수 없음을 의미합니다.

2 '다크' 게임을 하지 않았으나 사실상 '체납'의 희생양이 된 성실한 납세자들 역시 세무공무원들의 '경계'와 불신에 시달린다. 그리고 수백만 루블의 저임금을받은 사람들이 그렇게 많지 않다면 수년간의 사업 활동 과정에서 무언가에 대한 급여를 완전히받지 못한 사람들이 대다수입니다!

저장 기간을 나타내는 주 기관, 지방 정부 및 조직의 활동 과정에서 생성된 표준 행정 보관 문서(이하 본문-목록)는 2004년 10월 22일 연방법 N 125-FZ "에 따라 준비되었습니다. 러시아 연방의 기록 보관 업무에 관하여"(러시아 연방 법률 모음, 2004, N 43, Art. 4169; 2006, N 50, Art. 5280; 2008, N 20, Art. 2253), 다음 조항을 고려합니다. 특정 유형의 문서의 구성 및 보관 기간을 규제하는 기타 연방법 및 러시아 연방의 기타 규제 법적 행위.

1.2. 목록에는 국가 기관, 지방 정부 및 조직(이하 조직이라고 함)이 동일한 유형(전체 또는 대다수에 공통)을 구현하는 활동 과정에서 생성된 표준 관리 기록 문서(이하 문서라고 함)가 포함됩니다. 소유권 형태에 관계없이 보관 기간을 표시하는 관리 기능.

1.3. 목록은 12개 섹션으로 구성됩니다.

- 섹션 1에는 관리, 조직 관리 기능, 제어 기능, 관리에 대한 법적 지원, 관리를 위한 문서 지원 조직 및 조직별 문서 보관을 반영하는 문서가 포함됩니다.

- 섹션 2-4에는 계획, 가격 책정, 자금 조달, 대출, 회계 및 보고를 일관되게 공개하는 문서가 포함됩니다.

- 섹션 5에는 조직의 경제, 과학, 기술, 문화 및 기타 관계의 조직 및 구현에 관한 문서가 포함되어 있습니다.

- 섹션 6에는 조직 활동을 위한 정보 서비스에 관한 문서가 포함되어 있습니다.

- 섹션 7에는 노동 조직, 노동 기준, 관세, 보수, 노동 보호에 관한 문서가 포함되어 있습니다.

- 섹션 8에는 직원 채용, 재배치, 해고, 자격 향상, 인증 수행 및 보상과 같은 직원 작업에 대한 문서가 포함되어 있습니다.

- 섹션 9에는 활동 물류 및 재산 및 물질 자산 보관 조직에 관한 문서가 포함되어 있습니다.

- 섹션 10에는 조직의 행정 및 경제 서비스에 관한 문서가 포함됩니다. 내부 규정 준수, 사무실 건물 운영, 운송 서비스, 내부 커뮤니케이션, 조직 보안 보장

- 섹션 11에는 사회 보험, 주택 문제, 여가 활동 등 사회 문제를 반영하는 문서가 포함되어 있습니다.

- 섹션 12에는 기본 노동 조합 및 기타 공공 기관(협회)의 활동 조직을 반영하는 문서가 포함되어 있습니다.

1.4. 목록에는 4개의 열이 있습니다.

목록의 열 번호 1은 품목 번호를 나타냅니다. 목록의 기사에는 단일 연속 번호가 지정됩니다.

목록의 2번 열에는 문서 유형이 표시됩니다. 목록에는 기사에 포함된 문서의 특정 이름이 포함되어 있지 않지만 각 문서 유형에 대한 일반적인 이름이 제공됩니다. 유효기간이 동일한 여러 유형의 문서를 하나의 기사로 묶을 경우에는 "문서"라는 용어를 사용하며 해당 기사에 포함된 주요 유형의 문서 이름을 괄호 안에 표시합니다.

목록의 3번 열은 종이 및 전자 매체 문서의 보관 기간을 나타내며, 이는 서류 작업이 완료된 연도의 다음 해 1월 1일부터 계산됩니다.

목록의 4열에는 문서 보관 기간에 대해 설명하고 명확히 설명하는 메모가 포함되어 있습니다.

1.5. 목록을 쉽게 사용할 수 있도록 목록의 관련 항목 번호에 대한 링크와 함께 문서 유형 및 내용 문제를 알파벳순으로 나열하는 색인이 작성되었습니다.

1. 러시아 노동법, 기사, 230.1
2. , 규정에 설정된 기간 동안 특정 문서를 보존할 의무가 있습니다.
3. 회계, 세금 및 인사 기록을 포함한 문서 보존 기간과 관련된 모든 조직의 의무를 정의하는 목록(이하 목록이라고 함)입니다.
4. 2002년 2월 6일자 Rosarkhiv 이사회의 결정으로 승인된 "조직 기록 보관소 운영을 위한 기본 규칙"(방법론적이며 유익한 성격을 가짐).

규정은 본질적으로 권고사항이라는 점을 잊지 마십시오.

2016년 3월에 법률 125-FZ의 22.1조에 도입된 연방법의 최신 변경 사항에 주의를 기울여야 합니다. 이 규정은 조직의 파일 명명법에 대한 새로운 저장 기간을 설정합니다. 특히 2003년 이후에 생성된 인사 명령의 경우 더욱 그렇습니다. 75년의 기간 중 새로운 기간인 50년이 표시됩니다.

이러한 변경과 관련하여 발생하는 갈등에 주의를 기울여야 합니다. 예술에 따르면. 위 법의 3항에서 직원에 관한 모든 정보는 직원과 고용주의 노동 관계를 반영하는 보관 문서를 의미합니다. 그러나 주문 번호 558에 의해 승인된 목록에는 새로운 변경 사항이 포함되지 않았습니다. 이와 관련하여 의견 차이가 발생했습니다. 일부 전문가에 따르면 보관 기간이 75년으로 설정된 사건의 명명법에 따른 문서에 대해서만 보관 기간이 75년에서 50년으로 변경된다고 합니다. 다른 사람들에 따르면 새로운 마감일은 전체 아카이브에 적용됩니다.

보관 규칙

인사 기록 유지 및 정보 저장을 담당하는 직원은 조직장의 명령에 따라 임명되며 그의 기능적 책임은 직무 설명에 고정되어 있습니다.

인사정보는 승인된 정보에 따라 파일로 정리됩니다.

사건의 형성은 사건의 명명법에 따라 실행된 문서를 사건(폴더)으로 그룹화하는 것으로 이해되어야 합니다.

케이스 구성 절차는 다음과 같습니다.

1. 케이스 표지에는 다음 사항을 기재해야 합니다.

• 조직 이름(전체)
• 구조 단위의 이름(전체)
• 사건 번호(명칭에 따름)
• 사건 제목
• 명명법에 따른 문서의 유효 기간

2. 파일에는 다음이 포함됩니다.

• 완료되고 실행된 문서만
• 몇 가지 예외를 제외하고 원본 1부
• 같은 해에 출판됨

파일 내에는 번호와 날짜 순으로 서류가 정리되어 있으며, 문서가 250매 또는 용량(4cm)을 초과하는 경우 문서를 권별로 나누어 보관합니다. 대규모 조직에서는 원칙적으로 많은 수의 명령이 발행되며 다른 파일에 보관됩니다(예: 육아 휴가 제공 명령, 무급 휴가 제공 명령 등).

유통기한

문서 저장 기간은 표에 나와 있습니다.

조직의 활동에 대한 보다 자세한 영역은 12개 섹션으로 구성된 목록에 나와 있습니다. 다음은 인사 서비스와 직접적으로 관련됩니다: 1.2, 7.1, 7.2, 7.3, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4.

아래에서는 대략적인 인사 문서 목록이 포함된 표를 고려합니다.

영구 기간이 있는 문서는 청산될 때까지 상업 조직에 보관됩니다. 그러나 주정부 및 지방자치단체에서는 기록 보관소로 전송하기 위해 규정된 방식으로 문서화가 완료됩니다.

인사 서비스에서 파일 보관 기간을 설정할 때 전문가 위원회의 특별한 역할을 고려할 필요가 있습니다. 다이어그램 1에서는 위 본문에서 해결한 작업을 볼 수 있습니다.

그러한 위원회의 업무에 관한 규정은 원칙적으로 1995년 1월 19일자 연방 기록 보관소의 명령 2호에 기초하여 개발됩니다. “기관의 영구 전문가 위원회에 관한 대략적인 규정의 승인에 따라, 조직, 기업.”

사례 목록의 4열에 마감일을 설정할 때 다음 표시가 표시됩니다.

• 프로토콜 (EC)에 따라 아무것도 없으면 조직 책임자의 명령입니다.
• "필요가 사라질 때까지" 또는 "새 것으로 교체될 때까지", 즉. 보관기간은 기관에서 독립적으로 설정합니다(최소 1년).

사건 명칭에 따른 문서 보관 기간은 다음 연도 1월 1일부터 시작됩니다. 유통 기한이 만료된 케이스는 파기 준비가 되어 있습니다.

목록이나 규정에 명시된 보관 기간을 줄이는 것은 허용되지 않습니다. 두 규정에서 동일한 유형의 정보에 대해 서로 다른 보관 기간을 설정하는 경우 더 긴 기간을 선택하는 것이 좋습니다.

행정적 책임

예술에서. 러시아 연방 행정법 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7은 문서 보관과 관련된 위반에 대한 다양한 행정적 및 민사적 책임을 경고, 벌금, 실격의 형태로 규정합니다.

사법 실무

기록 보관법 분야의 행정 위반 사례는 민사 소송에서 고려됩니다. 대부분의 경우 오늘날 통제는 기존 위반 사항을 식별하는 것을 목표로 합니다. 검사관은 2007년 러시아 연방 문화부의 보관 조직 규칙을 따릅니다. 규범적 행위가 다소 구식이라는 사실에도 불구하고 새로운 법령은 개발되지 않았습니다.

현재 Art에 따라 최소 벌금이 사용됩니다. 13.20이지만 주로 주 및 시립 기록 보관소에 적용되므로 만족해서는 안됩니다. 그러나 상업 조직과 관련하여 Art. 13.25의 경우 벌금이 훨씬 높고 최대 300,000 루블에 이릅니다.