기록 보관인의 작업을 계획하고 기록합니다. 공공 및 기관 기록 보관소에서의 계획

1. 러시아 연방 기록 보관 기금 문서의 안전 보장

1.1. 물리적 상황을 개선하기 위해 다음을 계획하고 있습니다.

1.1.1. 보관 문서의 존재 및 물리적 상태를 확인하는 동안 확인된 사례 제출 - 24개 단위. 연대기;

1.1.2. 문서의 과학적, 기술적 처리 중 사건 접수 - 1,018개. 연대기;

1.1.3. 재고 등록 - 120개의 재고.

1.1.4. 보관문서 유무 및 물리적 상태를 확인한 후 매긴 장수는 1,350장이다.

1.1.5. 문서의 과학적, 기술적 처리를 위한 인증 시트를 준비하는 사례 수는 33,075장입니다.

1.1.6. 케이스의 가용성과 물리적 상태를 확인한 후 과학적, 기술적 처리 과정을 거쳐 케이스 커버 디자인 - 550개 커버.

1.1.7. 보관 문서의 유무 및 물리적 상태를 검사하는 동안 확인된 문서의 소독 - 10개 단위. 시간 (1,500매)

1.1.8. 보관 문서의 가용성 및 상태 확인 - 5762개. 시간

1.1.9. 아카이브 저장소의 온도 및 습도 상태 모니터링 - 714개의 관찰.

1.1.10. 문서 제거와 함께 번들 먼지 제거 - 800개 번들(5762개의 저장 장치).

1.1.11. 저장 시설에서 케이스 발행 - 85,460개의 저장 장치.

1.2. 주소: Kirov, st.에 있는 아카이브 저장소의 화재 안전을 보장합니다. Lomonosova(8세)는 다음을 계획하고 있습니다. 목재 다락방 구조물의 난연 처리를 테스트합니다.

1.3. 보관 시설에 대한 규제 요구 사항을 준수하고 주소: Kirov, st.에 있는 보관 보관실의 선반 길이를 늘리기 위해. 포포바(3세) 계획:

1.3.1. 보관 선반 분해 및 조립 작업을 수행합니다.

1.3.2. 고정 선반의 추가 섹션을 구입합니다.

2. 러시아 연방 기록 보관 기금 조성

2.1. 상태 저장을 위한 인사 문서 승인 - 3,000개. 시간 (국가 과제 프레임워크 내에서 2,300개 저장 단위, 유료 서비스 제공 및 소득 창출 활동 프레임워크 내에서 700개 저장 단위).

2.2. 키로프 지역 문화부 산하 EPC 직원을 위한 사례 목록 조정 - 2,300개. 시간

2.3. 청산된 조직의 직원을 위한 문서 간소화 - 1,000개. 시간

3. 회계 데이터베이스 및 자동화된 과학 참고 장치 구축

3.1. "Archival Fund" 데이터베이스 보충 - 자금에 대한 20가지 설명; 설명 20개.

3.2. 사례 목록의 디지털 사본 생성 - 10,100개 제목.

3.3. 내부 업무 목록 작성 - 1800개 제목.

4. 정보서비스 제공 및 문서의 이용

4.1. 방문자 수용 - 697 방문자.

4.2. 청산된 기업의 장, 사무 직원 및 기관 기록 보관소에 대한 컨설팅 - 264건의 상담.

4.3. 시민들의 자금 상담 - 502건의 상담.

4.5. 시민 및 법인의 신청에 따라 문서 사본 만들기 - 792매(195개 저장 단위)

4.6. KOGKU "GALSKO" 웹사이트 유지 관리 - 메시지 20개.

4.7. 기록정보이용자의 열람실 방문수는 72명(200회)입니다.

4.8. 아카이브 관광 1회(여행객 수 - 20명) 및 아카이브 문서 전시회 1회(방문객 수 - 20명)로 오픈 데이를 실시합니다.

4.9. 보관정보 이용자 수는 14,440명이다.

4.10. KOGBU "GALSKO" 자금 디렉토리에 대한 보충 자료 출판.

5. 조직 업무. 직원 개발

5.1. 2017년 아카이브의 주요 활동 실행과 관련된 문제를 담당하는 부서에서 고려합니다(4번의 부서 회의).

5.2. 아카이브 활동의 특정 영역에서 수행된 작업에 대한 품질 검사를 수행합니다(4개 검사).

5.3. 인력에 대한 사례 목록 조사 및 수행된 작업에 대한 방법론적 지원에 관한 전문가-방법론 위원회 회의 수행(12개 회의)

5.4. 노동 생산성 향상을 위한 노동 조직 연구 및 개선 권장 사항 개발과 관련된 문제에 대해 노동 조직 협의회 회의를 개최합니다(4개 회의).

5.5. 산업안전보건강좌(2개반)를 실시합니다.

5.6. 민방위 및 비상 상황에 대한 수업 및 훈련을 실시합니다(3개 수업 중 1개는 실무 수업).

5.7. 화재 안전에 관한 수업을 진행합니다(4개 수업 중 2개는 실무 수업).

5.8. 아카이브 전문가 정기 인증 실시(1개 인증)

5.9. 기록 보관소의 고급 교육을 위한 작업 계획에 따라 "Archivist School"(4회) 및 저널 "Domestic Archives"(2회) 검토를 진행합니다.

1.13 기업 아카이브의 운영을 보장하기 위한 규제 및 방법론 문서. 기업 아카이브 작업을 규제하는 규범 문서 목록

기관의 기록 보관소는 러시아 연방의 법률, 보관 문제에 관한 입법 행위, 명령, 상위 조직의 지시, 기관 관리, Rosarkhive의 규칙 및 기타 규범 및 방법론 문서, 방법론 문서에 따라 안내됩니다. Rosarkhive의 해당 기관, 기관 기록 보관소에 대한 규정.

아카이브 작업이 수행되는 주요 문서는 다음과 같습니다.

주립 기록 보관소의 경우:

아카이브 규정;

기록 보관소의 구조적 분할에 관한 규정;

아카이브의 구조와 인력;

해당 연도의 아카이브 비용 추정;

부서별 아카이브의 경우:

아카이브 규정;

관리 문서 지원 서비스에 대한 지침;

직원 직업 설명.

아카이브 작업도 계획과 보고서를 기반으로 수행됩니다.

여기에는 다음이 포함됩니다.

주립 기록 보관소의 경우:

올해의 아카이브 작업 계획;

해당 연도의 기록 보관소 연구 작업 계획;

올해 기록 보관소의 과학 및 출판 작업 계획;

해당 연도의 기록 보관소 구조 단위 작업 계획;

개별 직원 작업 계획 또는 직원 작업 일기

연도, 반기, 분기별 아카이브 성과를 보고합니다.

해당 연도, 반기, 분기 동안 구조 단위의 작업 성과를 보고합니다.

직원의 업무 계획 이행에 대한 보고서

기록 보관소 직원의 시간표.

부서별 아카이브의 경우:

올해의 아카이브 작업 계획;

분기별로 분류하여 해당 연도의 인수 소스로부터 사례를 접수하기 위한 계획 및 일정

케이스를 주립 보관소로 이전하고 재고의 통합 섹션을 분기별로 분류하여 1년 동안 감독 기록 보관소에 제출하기 위한 계획 및 일정;

연간 계획 이행에 대한 보고서;

아카이브 작업자의 작업 일기;

아카이브 작업자의 시간표.

1.14 엔터프라이즈 아카이브 작업 계획. 기업 아카이브의 업무 상태에 대한 회계, 보고, 모니터링

계획- 아카이브의 우선순위 작업을 정의하는 계획을 작성하는 활동.

계획된 활동은 기존 인적 자원 부서의 능력을 초과해서는 안 되므로 아카이브의 구조 및 인력 배치에 따라 계획이 작성됩니다.

기업 아카이브에서는 전문가의 지도에 따라 활동 영역에 작업자 그룹을 만들 수 있습니다. 아카이브 작업자의 인력 수는 아카이브 문서의 양, 연대순 경계, 아카이브 상태, 기관의 재정 능력 및 국가 예산에 따라 결정됩니다.

아카이브의 인력과 구조가 아카이브 책임자에 의해 결정되고 승인되면 남은 것은 인력에게 작업을 제공하는 것뿐입니다. 그가 급하게 일하지 않고 다운타임 없이 일할 수 있도록 계획이 있다.

계획은 현재적이고 장기적일 수 있습니다. 장기 계획 5년, 10년, 15년 등 장기간에 걸쳐 작성됩니다.

현재 계획 1년, 0.5년, 분기, 1개월 단위로 작성됩니다.

아카이브 작업 계획을 위한 주요 문서는 아카이브의 해당 연도 작업 계획입니다.

이 계획은 연방 및 지역 산업 개발 계획을 고려하여 전년도 보고서 분석을 기반으로 작성되었습니다.

아카이브의 작업 계획은 다음과 같이 구성됩니다.

소개부터;

텍스트 부분 - 작업량, 마감일 및 수행자를 나타내는 섹션, 주요 방향 및 작업 유형 목록입니다.

계산부분;

제안.

계획의 계산 부분에는 관리 기관이 관리하는 가장 중요한 지표에 대한 작업 시간 예산이 포함됩니다. 근무 시간 예산은 각 분야의 업무에 소비해야 하는 연간 근무일 수입니다. 인력 수준과 표준 시간 및 생산량 기준을 기준으로 계산됩니다.

가장 중요한 보고 문서는 계획의 섹션에 따라 편집되고 계산 부분도 포함하는 아카이브의 연간 보고서입니다. 중앙 집중식 국가 회계 문서는 아카이브의 연례 보고서에 첨부될 수 있습니다: 아카이브 여권, 조직의 문서 보관 상태에 대한 정보 - 획득 소스.

조직 아카이브의 문서 회계는 설정된 회계 단위의 수량을 결정하고 각 회계 단위의 소속을 특정 단지에 등록하고 총 수를 회계 문서에 등록하는 것입니다.

회계 문서는 보관 문서의 수령, 폐기, 수량, 구성 및 상태를 회계 단위로 기록하는 확립된 형식의 문서로 이해됩니다.

조직의 아카이브에 문서를 기록하는 것은 문서의 안전을 보장하고 가용성을 모니터링하는 수단 중 하나입니다.

조직의 아카이브에 저장된 모든 문서는 이 아카이브에 대해 설명되지 않은 비핵심 문서뿐만 아니라 문서의 보험 사본, 사용 자금 사본 및 사례 및 문서 목록을 포함하여 회계 처리됩니다.

회계는 보관 코드의 일부인 보관 저장 단위에 회계 번호를 할당하여 수행됩니다.

아카이브 코드는 계정 및 식별을 보장하기 위해 각 저장 장치에 적용되는 지정입니다.

1.15. 아카이브에서 케이스를 발행하는 절차. 아카이브의 가용성 및 상태를 확인하는 절차

케이스는 사용을 위해 아카이브에서 발행됩니다.

조직의 구조 부서 직원(최대 10일)

임시 사용을 위해 다른 조직에 제공(최대 3개월 동안)

문서 보관 작업(1개월 동안)

신체상태 개선을 위한 보험사본 및 서류특수처리(6개월간)

아카이브의 사례 발행은 저장소의 사례 발행부에 등록됩니다. 전송하기 전에 표지의 코드 및 케이스 제목이 재고의 코드 및 케이스 제목과 일치하는지 확인하십시오. 케이스를 발행하고 반송할 때 각 케이스의 시트 번호와 문서 상태도 확인합니다. 이 데이터는 케이스를 대체하는 카드에 입력되며 케이스 부재 기간 동안 해당 위치에 배치됩니다. 사용 후 보관소에 반환된 파일의 상태는 문서를 반환하는 사람 앞에서 확인해야 합니다. 파일 또는 개별 시트가 부족하고 파일 및 문서가 손상된 경우 아카이브 직원은 두 개의 사본으로 보고서를 작성하고 그 중 하나는 파일을 사용하여 조직의 책임자에게 제출됩니다. 가해자는 정의에 이르고 두 번째는 기록 보관소에 남아 있습니다.

다른 조직에 임시 사용하기 위한 사례 발급은 법률에 의해 공식화되며, 이는 두 개의 사본으로 작성됩니다. 하나는 조직의 아카이브에 남아 있고 다른 하나는 수신자에게 발행됩니다. 이 법은 사건을 이송하는 기관의 장과 수혜 기관의 장이 서명하며 서명은 기관의 직인으로 봉인됩니다.

보험 복사, 복원, 제본에 대한 추천은 명령에 따라 발행됩니다. 명령은 다른 조직에서 임시로 사용하기 위해 파일을 발행하는 행위의 형태로 조직의 아카이브에서 발행됩니다. 케이스는 사용을 위해 보관소에서 반출되며 처리된 형태로만 보험 복사, 복원 및 바인딩 작업을 수행합니다.

가용성과 상황을 확인하는 것은 아카이브의 영구적인 예정된 작업입니다. 이 작업 과정에서 저장 장치의 실제 존재 여부가 확인되고 회계 문서에 나열된 번호와 복원 및 예방 처리 대상 문서가 식별됩니다.

영구 저장 파일의 가용성은 5년에 한 번씩 확인되며, 개인 파일(10년 이상)은 최소 10년에 한 번씩 확인됩니다.

가용성 및 상황에 대한 일회성 확인은 아카이브에서 수행됩니다.

케이스를 다른 방으로 옮긴 후

권한이 없는 사람이 케이스를 옮기거나 보관 시설에 접근하게 만든 긴급 사건 이후

기록관의 관리나 책임자가 변경된 경우

조직 개편 또는 청산 중.

가용성 및 업무 상태를 확인하는 작업을 시작하기 전에 이전 검사 문서를 연구하고, 통합 재고의 각 연간 섹션에서 사례 번호 매기기의 정확성을 확인하고, 최종 기록과 사례 번호 매기기의 일치 여부를 확인합니다. 자금 시트의 재고 및 정보.

사례의 가용성은 설명 항목을 사례 표지의 목록 및 설명 요소와 비교하여 확인합니다.

케이스 가용성을 확인할 때 다음 사항을 확인하세요.

설립자의 이름과 구조 단위;

사건번호;

사무작업지수;

사건 제목;

사건 날짜;

파일의 시트 수.

육안 검사를 통해 곰팡이 존재, 기계적 손상 등 물리적 상태가 결정됩니다.

검사 중에는 회계 문서(재고품 포함)에 메모를 하는 것이 금지되어 있습니다. 발견된 모든 결함은 검사 시트에 포함된 다음 검사 보고서에 포함됩니다. 조직의 구조적 부서에 발행된 케이스는 저장소의 케이스 발행용 책과 비교하여 확인됩니다.

케이스 가용성을 확인할 때 다음을 수행해야 합니다.

선반, 상자, 폴더에 물건을 배열하는 순서를 따르십시오.

검사 중 제자리에 있지 않은 케이스를 적절한 상자와 폴더에 반환합니다.

적발되지 않은 사례의 파일을 컴파일합니다.

검사 후 문자 번호로 목록에 입력할 수 있는 목록에 포함되지 않은 사건을 압수합니다.

생물학적 해충에 의해 손상된 사례를 제거하고 격리합니다.

가용성과 상황은 아카이브 직원이나 특별히 임명된 위원회에 의해 확인됩니다. 완료 후 검증 시트가 펀드 파일에 포함됩니다.

각 재고의 끝에는 인증 메모 후 "체크됨"이라는 항목이 작성되고 수표 날짜와 수표를 수행한 직원의 서명이 첨부됩니다. 점검표를 바탕으로 펀드별로 점검보고서가 별도로 작성됩니다. 해당 행위는 검사를 수행한 직원이 서명합니다. 조직장의 승인을 받은 후 가용성과 상황을 확인하는 행위는 기금 파일에 포함됩니다.

감사 결과 사례 부족이 밝혀지면 사례 검색이 구성되며 이는 1년 동안 지속될 수 있습니다.

사례 없음을 확인하는 서류:

수색이 소진된 사건을 탐지하지 못하는 행위

파기할 문서 및 파일 할당에 관한 행위

사건에 회복 불가능한 피해를 입히는 행위;

사건을 다른 부서 기록 보관소 및 조직으로 이전하는 행위를 담당합니다.

가용성 및 상황에 대한 확인은 검사 대상 기금의 회계 문서에 확인된 변경 사항이 적용되고 영구 저장 파일에 대한 관련 정보가 국가 기록 보관소에 제출된 후 완료된 것으로 간주됩니다. 기록 보관 기관의 상임 전문가 위원회가 승인한 파일 목록의 사본을 관리합니다.

섹션 번호 2. 개별 부분. 주제: "보관 문서 검토"

2.1 보관문서 검토의 개념

보관 문서 검토- 개별 보관 문서 세트의 구성 및 내용에 대한 체계적인 정보를 포함하고 필요한 경우 해당 문서의 소스 분석을 통해 보완되는 일종의 보관 참고서입니다.

검토에 포함된 정보인 문서 세트는 원본의 통일성 또는 내용의 통일성을 통해 서로 연관될 수 있습니다. 이에 따라 보관 자금 검토와 문서 주제별 검토라는 두 가지 유형의 검토가 구분됩니다.

기록기금 개요- 소스 분석과 함께 보관 기금의 문서 구성 및 내용에 대한 체계적인 정보를 포함한 일종의 문서 검토입니다.

문서의 주제별 검토- 이러한 문서의 소스 분석과 함께 특정 주제에 대한 하나 이상의 보관 기금의 문서 구성 및 내용에 대한 체계적인 정보를 포함하는 일종의 문서 검토입니다.

두 리뷰 모두 두 가지 주요 부분으로 구성됩니다.

문서의 구성 및 내용, 소스 분석 및 검색 데이터에 대한 정보를 포함한 문서의 특성

제목 페이지, 목차, 서문, 약어 목록, 색인으로 구성된 참조 장치입니다.

2.2 심사 대상 문서의 특징

문서의 특성은 그 구성과 내용에 대해 논리적으로 일관된 정보의 형태로 주어지며, 정확한 검색 데이터가 표시됩니다. 개별 사건, 역사적 사실 등에 대한 설명에 포함된 정보입니다. 검토건설계획에 따라 체계화됩니다.

가장 최근에 중요한 기록 자료에 대해서는 리뷰 편집을 권장할 수 있습니다. 상당히 크지만 연구된 자금이 거의 없는 경우에는 리뷰를 권장합니다. 또한 펀드에 동일한 유형의 제목이나 복잡한 내용이 포함되어 제목으로 의미가 전달되지 않는 사례가 많은 경우 검토가 유용합니다.

주제 검토는 일반적으로 가장 중요한 주제에 초점을 맞추고 예를 제공하며 때로는 문서의 텍스트를 인용합니다. 주제는 질문, 연대순, 지리적 또는 기타 기준에 따라 결합됩니다. 설명의 대상은 문서, 저장 단위, 특정 주제에 대한 하나의 아카이브 기금에 대한 회계 단위입니다. 주제별 검토는 서론, 기록자료의 특성, 참고장치 등으로 구성된다. 서문에서는 편집 목적을 명시하고, 관련 기관의 역사를 개괄적으로 설명하며, 검토 구성 방법을 설명합니다. 한 아카이브의 자료를 기반으로 리뷰가 편집된 경우 리뷰는 다른 아카이브에서 이 주제에 대한 다큐멘터리 자료의 가용성에 대한 정보를 제공할 수 있습니다. 리뷰가 특정 주제에 대해 작성되었지만 그 내용이 중요한 영역을 다루는 경우 리뷰의 체계화는 지리적 기반으로 수행될 수도 있습니다.

2.3 심사제도

기록 보관 기금에 대한 검토 구성 계획은 다음과 같습니다.

구조적;

산업;

어간 형성 모음;

연대순;

명사 같은.

문서의 주제별 검토를 위해 다음 구성표가 사용됩니다.

산업;

어간 형성 모음;

연대순.

구조적 및 명목적 체계는 펀드 리뷰를 작성할 때만 사용됩니다. 자금 리뷰를 작성할 때와 주제별 리뷰를 작성할 때 다른 계획을 사용할 수도 있습니다.

블록 다이어그램 명확하게 정의된 구조를 가진 기관의 자금을 검토하는 데 사용됩니다. 이 체계를 사용하는 구조 부품의 이름은 검토 특성의 섹션 역할을 하며 중요도와 산업 응집력의 순서로 정렬됩니다.

산업(기능) 다이어그램 펀드 제공자가 구조를 갖고 있지 않거나 구조적 부분이 펀드 제공자의 기능을 명확하게 반영하지 않거나 구조가 자주 변경되는 경우 펀드 검토에 사용됩니다.

주제별 검토에서 부문별 체계는 국가 장치, 관리, 경제, 과학, 문화 등의 특정 측면 개발에 대한 특정 방향을 반영하는 주제에 사용됩니다.

주제별 계획 리뷰는 설립자가 명확하게 정의되고 안정적인 구조적 부분이나 부문별 활동을 가지고 있지 않은 경우에 사용되며, 만약 그가 가지고 있었다면 사회의 가장 중요한 문제와 관련된 문제를 그렇게 명확하게 반영하지 않고 명확하지 않은 경우에 사용됩니다. 경제적 또는 정치적 성격.

애플리케이션 연대순 계획 기록 보관 기금을 검토할 때, 한 번에 발생한 기금 형성자의 변형, 복잡한 구조적 재배치를 강조하거나 기금 활동의 주기성을 보여야 하는 경우로 제한됩니다. 이전의.

주제별 검토에서 특성을 구성하는 연대순 체계는 일반적이지 않습니다. 이러한 경우의 사용은 일반적으로 일련의 사건에 따라 문서의 내용을 표시해야 하는 역사적 성격의 특정 주제에 대한 문서의 내용을 강조하는 것과 관련됩니다.

공칭 회로 이는 컬렉션 자료가 소수의 동질적인 종으로 대표되는 경우에만 보관 컬렉션에 대한 검토를 구성하는 데 사용됩니다.

검토 중인 문서의 구성 및 내용에 대한 정보를 일반적으로 주석이라고 합니다. 유사한 내용의 사례 및 문서 그룹과 개별 사례 및 문서 모두에 대해 주석을 작성할 수 있습니다. 이에 따라 주석을 그룹 또는 개인이라고 합니다.

리뷰에서 주석을 작성할 때에는 역사적 출처인 문서에 대한 포괄적인 이해와 그에 대한 출처 분석을 수행하는 것이 필수적입니다.

문서의 소스 특성문서의 의미와 가치를 더 잘 보여주는 데 도움이 되며 문서의 성격과 내용, 중요성 정도, 결과적으로 후속 사용에 대한 보다 객관적인 아이디어를 자세히 공식화할 수 있습니다.

검토 시에는 문서 초록에 대한 정보가 정확한 검색 데이터와 함께 제공되므로 검토된 자료를 빠르게 검색할 수 있습니다.

기록기금 검토 시 검색데이터의 구성은 재고번호와 저장단위로 구성된다. 개별 문서에 주석이 달린 경우 시트 번호를 표시해야 합니다. 검색 데이터는 문서 초록 옆에 표시되며 괄호 안에 표시됩니다.

2.4 검토를 위한 참조 장치의 구성

기록 보관 기금 검토 제목 페이지에는 기록 보관소 이름 뒤에 참고 도서 유형(기금 검토, 기금 번호, 문서 마감일, 출판 연도 또는 검토 편집 연도)이 표시됩니다.

주제별 리뷰의 제목 페이지에는 참고 도서의 유형을 표시한 후 리뷰 주제 이름, 해당 주제에 대한 문서 마감일, 리뷰 출판 연도를 따르십시오.

보관 기금 검토 서문은 목록과 유사하게 작성됩니다. 주제별 검토 서문에서 역사적 부분은 주제를 특징 짓고 관련성을 입증하며 펀드 창립자의 역사는이 주제의 관점에서만 제공됩니다.

주요 펀드 형성자 그룹의 특성은 문서 내용의 관계, 따라서 주제 개발에서 해당 자료 범주의 의미와 위치를 보여줍니다. 하나의 펀드에 대해 주제별 리뷰를 작성하는 경우 펀드 리뷰 서문 모델에 따라 역사적 부분이 준비됩니다.

주제별 검토 서문의 고고학 부분에는 일반적으로 허용되는 조항 외에도 어떤 이유로 참고서에 포함되지 않은 주제에 대한 문서에 대한 정보가 제공됩니다.

문서 검토를 위한 약어, 색인 및 목차 목록을 작성하는 방법은 목록을 위한 참조 장치의 이러한 요소를 준비하는 방법과 유사합니다.

주제별 검토를 위해 자금 목록, 검토에 포함된 정보 및 필요한 경우 서지 목록이 작성됩니다.

아카이브는 기관, 조직, 기업의 경영진이 승인한 계획에 따라 작동하며 작업에 대해 보고합니다. 아카이브 활동에 대한 통제는 기관, 조직, 기업의 관리에 의해 수행됩니다. 아카이브 활동의 조직적, 방법론적 관리는 러시아 아카이브의 해당 기관에서 수행합니다. 아카이브 관리자 또는 아카이브 유지 관리 책임자는 아카이브에 할당된 작업과 기능을 수행할 책임이 있습니다.

아카이브 작업이 수행되는 주요 문서는 다음과 같습니다.

ü 국가 기록 보관소를 위해:

아카이브 규정;

기록 보관소의 구조적 분할에 관한 규정

아카이브의 구조 및 인력;

해당 연도의 아카이브 비용 추정

직원의 직무 설명

ü 부서별 아카이브의 경우:

아카이브 규정;

경영문서지원 서비스에 관한 안내 또는 조직의 사무에 관한 안내

직원의 직무 설명.

아카이브 작업도 다음을 기반으로 수행됩니다. 계획 및 보고서. 여기에는 다음이 포함됩니다.

ü 국가 기록 보관소의 경우:

올해의 아카이브 작업 계획;

3. 당해년도 아카이브 연구계획

연간 기록 보관소의 과학 출판 작업 계획

연간 기록 보관소 구조 단위의 작업 계획

개별 직원 작업 계획 또는 직원 작업 일기

해당 연도의 아카이브 작업 성과를 보고합니다.

반기, 분기별 아카이브 성과를 보고한다.

연도, 반기, 분기의 구조 단위 작업 성과에 대한 보고서

직원의 업무 계획 이행에 대한 보고

기록 보관소 직원을 위한 시간표

ü 부서별 아카이브의 경우:

올해의 아카이브 작업 계획;

분기별로 분류하여 해당 연도의 인수 소스로부터 사례를 접수하기 위한 계획 및 일정

케이스를 주립 보관소로 이전하고 재고의 통합 섹션을 분기별로 분류하여 1년 동안 감독 기록 보관소에 제출하기 위한 계획 및 일정

문서를 국가 저장소로 전송하고 재고의 통합 섹션을 감독 기록 보관소에 제출하기 위한 장기 계획

연간 계획 이행에 대한 보고

기록원의 기록일지

직원의 근무 시간표를 보관합니다.

계획은 장기, 연간, 반기별, 분기별일 수 있습니다. 이에 따라 보고서가 준비됩니다. 계획서는 서문, 본문 및 계산 부분, 제안서로 구성됩니다. 보고서는 계획과 일치해야 합니다. 기록 보관 여권 및 기타 보고 정보가 동반될 수 있습니다. 근무 시간을 계산할 때 다음을 사용할 수 있습니다. 주립 기록 보관소에서 수행되는 주요 작업 유형에 대한 표준 시간 및 출력 표준입니다.

10.2.1. 아카이브는 연간 작업 계획(부록 46), 아카이브에 사례를 접수하는 일정을 작성합니다.

10.2.2. 특정 유형의 작업을 나타내는 연간 계획이 작성됩니다.

10.2.3. 기록 보관소에 사례를 접수하는 일정은 구조 부서와 조정되고 조직 책임자의 승인을 받습니다.

10.2.4. 작업 결과를 바탕으로 아카이브는 연간 계획 실행, 일정 및 연간 계획에 포함되지 않은 활동 실행에 대한 정보에 대한 보고서를 작성합니다. 후자는 필요한 경우 별도의 섹션으로 보고서 끝에 반영됩니다.

10.2.5. 기록 보관소의 노동 기록은 근무 시간표와 노동 일기에 보관됩니다. 주요 보관 작업 유형에 대한 시간 표준을 계산할 때 아카이브는 관리를 위한 문서 지원 작업에 대한 부문간 통합 시간 표준을 따를 수 있습니다.

10.3. 저장 상태 모니터링

사무의 문서 및 조직

구조적 구분

10.3.1. 아카이브는 원칙적으로 케이스를 아카이브로 전송하기 전에 구조 부서의 사무에서 문서 보관 상태 및 조직을 최소 1년에 한 번 확인합니다. 검사 조직은 기록 보관소의 연간 작업 계획의 필수적인 부분이어야 합니다. 문서 작업에 대한 상태 및 통제에 대한 질적 분석을 수행하기 위해 아카이브는 조직과의 작업 기록 카드를 유지합니다 (부록 47).

검사를 실시하기 전에 조직 또는 구조 단위의 장에게 통보해야 합니다.

각 검사 결과에 따라 현재 상황을 반영하고 단점을 제거하고 작업을 개선하기 위한 조치를 설명하는 인증서 또는 보고서가 조직의 장에게 작성됩니다.

관련 구조 단위의 직접 집행자와 책임자는 감사 결과를 숙지해야 합니다.

10.3.2. 연방 정부 기관 및 러시아 연방 구성 기관의 정부 기관의 중앙 기록 보관소, 중앙 부문별 기록 보관소, 러시아 연방 구성 기관의 통치 기관의 부문별 기록 보관소는 관련 규정에 따라, 하위 조직의 사무에서 기록 보관소 상태 및 문서 구성을 통제합니다.

10.4. 유급 업무 및 서비스 수행

예산 외 자금을 유치하기 위해 아카이브는 주요 기능 수행을 침해하지 않고 수행되는 유급 작업 및 서비스를 규정된 방식으로 수행할 권리가 있습니다.

기록 보관소에서 수행하는 유료 작업 및 서비스 범위는 조직 책임자의 승인을 받습니다. 명명법에 따라 아카이브는 활동 조건(저장된 문서의 구성 및 내용)을 고려하여 작업 유형, 생산 작업 및 수행자를 보다 자세히 정의하는 유료 작업 및 서비스 목록을 개발할 수 있습니다. 이 목록은 아카이브 책임자의 추천에 따라 조직 책임자가 승인합니다. 유급 작업 및 서비스의 유형과 양은 해당 연도 아카이브의 작업 계획에 포함됩니다.

유료 작업 및 서비스 또는 공동 작업을 수행할 때 아카이브와 외국 기관을 포함한 제3자 조직 및 소비자와의 관계는 계약에 의해 보장되어야 합니다.

유급 작업 및 서비스 가격은 아카이브 책임자의 추천에 따라 조직 책임자가 승인합니다.

V.A.Ilyina N.Fantusenko2.3.5. 위생 및 위생 조건 보장 매일 V.A.Ilyina N.Fantusenko 2.4. 저장소에서 발행된 케이스의 적시 반환에 대한 통제를 조직합니다. - 임시 사용을 위해 저장소에서 케이스 발행을 위한 도서 조정 - 사용자에게 분기별로 1회 발행하기 위한 도서 조정 M.B. Polyakova E.A. Letova 3. Perm Territory의 기록 보관 기금 문서에 대한 국가 회계 3.1 회계 데이터베이스 "기록 보관 기금"(버전 4) 1 -3 분기 A .Yu.Popova M.B.Polyakova 3.2 사례 접수 일정에 따라 (회계 체계에 따라) 새로운 문서 접수 기록을 유지합니다. 청산된 기업으로부터 문서를 받을 때 M.B. Polyakov 3.3 기록 보관소에 "2015년 1월 1일 현재 자금 구성 및 규모 변경 정보"를 준비하여 제출합니다. 12월 A.Yu.Popova M.B.Polyakova 3.4. 2015년 1월 1일자로 기록보존실의 여권을 준비하세요.

올해의 아카이브 작업 계획

올해의 아카이브 연구 계획. 1.2. 해당 연도의 기록 보관소 과학 출판 작업 계획(연간 계획 부록) 1. 해당 연도의 기관 기록 보관소 작업 계획. 2. 연간 기록 보관소의 구조적 분할을 계획한다.

2.

주목

아카이브 획득 출처로부터 사례 접수 계획 및 일정(분기별 분류로 1년 동안) 3. 개별 직원의 업무 계획 또는 직원의 업무 일지. 3. 케이스를 국가 보관소로 이전하고 해당 연도의 통합 재고 섹션을 제출하기 위한 계획 및 일정(분기별 분류 포함).

4. 해당 연도의 아카이브 업무 성과를 보고합니다. 4. 문서를 국가 보관소로 이전하고 재고의 통합 섹션을 표시하기 위한 장기(5년) 계획은 국가 기록 보관소의 주도로 작성됩니다. 5. 반기(분기) 계획의 이행상황을 보고한다. 5.

아카이브 작업 계획

시립 기록 보관소 및 기관 기록 보관소에서는 구조적 구분 대신 전문가의 지도하에 활동 영역의 작업자 그룹을 만들 수 있습니다. 기관의 기록 보관소에서는 일반적으로 다양한 업무 영역이 직원들에게 배포됩니다. 아카이브의 인력 수준은 아카이브 문서의 양, 연대순 경계, 아카이브 상태, 기관(부서)의 재정 능력 및 국가 예산에 따라 결정됩니다.

주립 기록 보관소의 경우 인력 수준을 계산하는 특별한 공식이 있습니다. 아카이브의 인력과 구조가 아카이브 책임자에 의해 결정되고 승인되면 남은 것은 인력에게 작업을 제공하는 것뿐입니다. 그가 급하게 일하지 않고 다운타임 없이 일할 수 있도록 하는 계획도 있다(표.

1). 표 1. 국가 아카이브 기관 아카이브 1. 해당 연도 아카이브 작업 계획. 1.1.

부서별 아카이브 업무 조직

필요한 경우 건물과 문서를 소독하고 소독합니다. 문서의 오염 가능성을 줄이려면 문서에서 먼지를 제거해야 합니다. 곰팡이나 곰팡이에 의한 문서 감염의 첫 번째 징후를 즉시 확인하려면 문서 보존 상태를 육안으로 검사하는 것이 매우 중요합니다.

이러한 문서가 감지되면 주요 문서에서 격리해야 합니다. 그렇지 않으면 전체 자금이 감염될 가능성이 있습니다. 곰팡이를 제거하는 것은 어렵습니다. 문서의 종이 베이스에는 곰팡이 활동의 ​​흔적이 남아 있습니다. 이러한 어두운 점은 문서를 복원해야만 제거할 수 있습니다.

Blanker.ru

아카이브 부서의 작업에 대한 보고서 준비: A.Yu. 텍스트 부록이 포함된 2013년 텍스트 연간 보고서; 중앙 집중식 국가 회계 문서 1월 20일 1 11 3 A.Yu.Popova 1.3.2. 통계양식 1호(연간) “주요 방향 및 성과 결과 지표” 12월 1일 A.Yu.Popova 1.3.3. 조직과의 작업 일정 구현 분석 12월 1일 M.B.Polyakova 1.3.4. 기록 보관 업무 분야의 지표 구현에 대한 보고서 분기별 2 A.Yu.Popova 1.3.5. 보조금 사용: - 해당 분기 f. 2, 3, 4; — 2013년 분기별 연간; 2014년 1월 25일까지 4 2 A.Yu.Popova 1.3.6. — 회계 데이터베이스 작성 시 "Archival Fund"(버전 4) "인사에 대한 문서 위치 회계" 분기별 2 A.Yu.Popova 1.3.7.

아카이브 계획

V.A. Ilyina E.A. Letova 6. 정보 서비스 제공 및 문서 사용: 6.1 아카이브 웹 사이트 생성 작업을 구성합니다. 웹사이트에 정보 게시 및 업데이트 연중 1분기 A.Yu.Popova 6.2 기념일 기념 행사 조직: - 카마 지역 기록 보관 서비스 95주년; - "2013-2017년 페름 지역 시민을 위한 애국 교육" 프로그램의 틀 내에서 - "영성과 애국심" A.Yu Popova E.A. 조직: - "문화 및 교육 목적을 위한 문서 사용을 위한 최고의 시립 기록 보관소" 부문의 "최고의 시립 기록 보관소" 대회에 참가합니다. — 대회 틀 내에서 이벤트 개최 12월 20일부터 7월 15일까지 A.Yu. Popova E.A. Letova 자금 지원 대상 6.4.

2. 아카이브 작업 절차

• 아카이브 보관소의 위생적이고 위생적인 ​​처리
8월 전자매체 문서 보존상태 점검 9월

1. 사례 명명법 개발(개정)(구조 변경, 규제 문서 변경 또는 새로운 기술 요구 사항이 있는 경우)*****.
2. 임시 사용을 위해 발급된 케이스의 반품 로그 확인

1. 3분기 보고서 작성(주요 성과지표: 문서접수(폐기), 문서발행(사용), 사회적 요청 이행(기술문서 수정 등))
2. 아카이브로 전송하기 위한 영구 및 임시(10년 이상) 보관 문서 준비에 관해 부서(조직)와 컨설팅 작업을 수행합니다.

10.2. 아카이브 작업 계획 및 보고

조직의 구조적 구분에 따라 문서 접수 및 전송 일정을 작성할 수 있습니다.

1. 사건 명명법의 개발(개정).
2. 다음 연도의 아카이브 작업 계획 작성

1. 등록 저널에 연간 최종 항목을 작성하고, 보관을 위해 접수되고 아카이브에서 제거된 총 사례 수를 명확히 합니다. 올해 12월 31일 현재 아카이브 여권을 작성합니다.
2. 승인을 위한 사례 목록을 주(시) 기록 보관소에 제출합니다.
3. 다음 연도의 아카이브 작업 계획 개발.
4. 임시 사용을 위해 발급된 케이스의 반품 로그를 확인합니다.
5. 위생적인 하루를 보내고 있습니다.
6. EC 회의 준비(진행).

아카이브 연간 작업 계획 양식

M.B.Polyakova 4.6 "국가 기관, 지방 정부, 조직의 활동에서 생성된 저장 기간을 나타내는 표준 관리 보관 문서 목록"(2010)을 조직의 부서별 기록 보관소 관행에 도입하는 작업을 계속합니다. A.Yu.Popova M.B.Polyakova의 일정에 따라 4.7 통제 활동을 조직하고 수행합니다 (페름 지역 기록 보관소의 명령에 따라) 날짜는 A.Yu.Popova 기록 보관소 기관에서 결정합니다 M.B.Polyakova 4.8 사무 및 기록 보관소 조직 문제에 대해 조직 전문가와 상담 날짜는 기록 보관소 기관에 의해 결정됨 A.Yu.Popova M.B.Polyakova 4.9 청산된 조직의 문서 안전 모니터링 연중 M.B.Polyakova N.F.Antusenko( 야이바 마을) 5.

중요한

작업 실행:

• 보관실에서의 위생 및 위생 처리 - 일년에 한 번, 위생 일 - 한 달에 한 번;
• 제어 및 측정 장비에서 판독값을 얻은 다음 이를 적절한 로그에 기록합니다. 최소 일주일에 두 번.
• 전자 매체에 대한 정보의 안전 관리 - 최소 3년에 한 번.

문서 사용 가능한 경우 아카이브에는 사용자가 NSA에 익숙해지고 필요한 문서를 선택하고 영수증을 공식화하고 사본 제작을 주문할 수 있는 열람실이 있어야 합니다. 아카이브 직원은 발행된 문서뿐만 아니라 연구자를 해당 저널에 등록합니다. 기록 보관소의 문서는 열람실에서 사용하거나 임시 사용을 위해 발행할 수 있습니다.

서류 발급 기간은 3개월을 초과할 수 없습니다.

올해의 기록 보관인을 위한 샘플 작업 계획

아카이브의 연간 계획 구현에 대한 보고서(일정 구현에 대한 정보 포함) 6. 연도, 반기, 분기별 구조 단위 계획 이행에 대한 보고서. 6. 직원의 근무일지(1개월, 1분기). 7.

직원의 개별 업무 계획 이행에 대해 보고합니다. 7. 작업표 * 아카이브 주도로 작성되었습니다. 8. 아카이브 작업자를 위한 시간표 계획은 현재적이고 장기적일 수 있습니다. —

장기 계획(프로그램)은 5년, 10년, 15년의 장기간에 걸쳐 작성됩니다. — 현재 계획은 1년, 0.5년, 분기, 1개월 단위로 작성되어 있습니다. 아카이브 작업 계획을 위한 주요 문서는 아카이브의 해당 연도 작업 계획입니다. 이 계획은 연방 및 지역 산업 개발 계획을 고려하여 전년도 보고서 분석을 기반으로 작성되었습니다.

이 경우, 사건 종결 후 또는 사건 종결 후 3년 후에 기록 보관소로 이전될 문서에 대해 구조 부문 책임자에게 특별한 주의를 기울일 필요가 있습니다(이 문서가 운영상 필요한 경우). 일하다. ***많은 양의 문서를 수신할 계획인 경우 구조 구분 일정을 작성할 수 있습니다. 여기서 아카이브가 이 구조 구분의 문서를 수락할 준비가 되는 분기(월)를 표시합니다. ****문서 유형에 따른 행위 형식은 1988년 10월 12일 소련 중앙 기록 보관소 명령에 의해 승인된 조직 및 기업의 과학 및 기술 문서 작업에 대한 기본 규칙의 부록 9에 나와 있습니다. 71 및 2.4.1 단락의 부록 4에서 2002년 2월 6일자 Rosarkhiv 이사회의 결정에 의해 승인되었습니다.