직원의 개인 파일 목록을 작성하는 절차입니다. 사건 문서의 내부 목록 개인 파일의 내부 목록 작성 예

기업 및 조직 직원의 개인 파일 등록, 유지 관리 및 저장은 엄격하게 정의된 순서에 따라 이루어져야 합니다. 일반적으로 개인 파일에는 두 개 이상의 중요한 문서가 포함되어 있으며 어떤 경우에는 해당 목록이 최대 24개에 달할 수 있습니다. “개인파일문서목록”이 있는 것은 직원의 개인파일에 문서의 수와 그 이름을 기록하기 위함이다.

파일

재고가 왜 필요한가요?

이 간단한 종이를 사용하면 채용 시 직원이 제공한 모든 문서를 즉시 기록할 수 있습니다. 그 후 새로 받은 모든 서류를 개인 파일에 기록하고 필요한 경우 문서 압수 사실과 반환 내용을 기록합니다.

재고에 포함된 서류의 분실 또는 손상에 대한 책임은 개인 파일 보관을 담당하는 직원의 어깨로 옮겨집니다. 이는 다음과 같은 사실을 고려하여 재고 준비에 매우 신중하게 접근해야 하는 좋은 이유입니다. 실제로 회사가 분실한 문서에 대해 법원에 가는 선례가 있었습니다.

어떤 개인 파일에 대해 인벤토리를 작성해야 합니까?

법은 직원의 개인 파일에 저장된 문서의 내부 목록을 요구하지 않습니다. 그러나 (관련 법령에 반영된 바와 같이) 재고를 첨부해야 하는 경우도 있습니다. 여기에는 다음이 포함됩니다

• 영구 또는 장기 저장(10년 이상)을 위해 엔터프라이즈 아카이브로 전송되는 폴더
• 또한 "개인 파일"이라는 간단한 제목이 있는 문서도 포함됩니다(즉, 문서에 포함된 문서의 양과 내용이 정확히 무엇인지 명확하지 않습니다).

문서를 작성하는 사람

개인 파일을 유지하는 것은 인사 전문가의 권한에 속하므로 해당 파일에 저장된 문서의 목록을 작성하는 것도 그들의 특권입니다. 그러나 어떤 경우에는(예: 중소기업의 경우) 회사의 비서나 장이 목록을 작성할 수 있습니다. 가장 중요한 것은 직원이 올바른 순서로 문서를 작성할 수 있는 충분한 수준의 자격을 가지고 있다는 것입니다. 그리고 전체적으로. 이전에 승인된 개인 업무 수행 절차가 취소되었으며 이 과정에서 기업 직원은 자신의 경험과 일반적으로 허용되는 관행에만 의존해야 하기 때문에 특히 그렇습니다.

개인 문서의 내부 목록을 작성하는 방법

현재 이 문서에는 단일하고 통합된 필수 샘플이 없습니다. 따라서 회사는 다음 두 가지 옵션 중 하나를 사용할 수 있습니다.

1. 매번 필요에 따라 어떤 형태로든 작성하세요(개인적인 문제가 많을 경우 불편함).
2. 조직에서 개발하고 승인한 템플릿을 사용합니다(회사의 회계 정책에 등록되어야 함).

문서에는 다음과 같은 다양한 정보가 포함되어야 합니다.

• 기업 이름,
• 문서가 설명된 직원의 직위 및 성명,
• 설명된 문서 목록,
• 개인 파일에 저장된 문서의 전체 목록(사본도 포함)

목록에는 통합 문서, 교육 문서 및 고급 교육 과정 증명서뿐만 아니라 직원에 관한 수상 시트, 명령 및 지침 사본, 과학 작품 목록, 학업 학위 정보 등이 포함됩니다.

문서에는 기본 정보를 표 형식으로 입력하는 것이 가장 좋습니다.

또한 개인 파일이 확장됨에 따라 여기에 입력되는 모든 새 문서도 목록에 기록되어야 하며, 목록에서 제거되거나 반대로 반환된 문서도 기록되어야 합니다(그 사람과 그 이유를 나타냄). 필요).

개인 문서 목록을 작성하는 방법

문서는 손으로 작성하거나(자, 연필, 펜 사용) 컴퓨터로 인쇄할 수 있습니다(한 번에 필요한 매수를 인쇄할 수 있기 때문에 가장 편리합니다). 빈 A4 용지나 회사의 레터헤드(상관 없음)에 작성할 수 있습니다. 일반적으로 각 사건마다 문서 사본 한 장이 작성되지만 직원이 사본을 요청하는 경우 고용주 대리인은 이를 거부할 권리가 없습니다.

재고는 한 장 또는 여러 장으로 구성될 수 있습니다(문서 수가 많은 경우). 페이지가 많으면 번호를 매겨야 합니다.

문서를 작성할 때 부정확성과 오류를 피해야 하며, 더욱이 의도적으로 신뢰할 수 없거나 허위 정보를 입력하는 것을 피해야 합니다. 이러한 사실이 발견되면 담당 직원이 징계 처분을 받을 수 있습니다.

문서는 개인 파일 폴더의 제목 페이지 뒷면에 붙이거나 단순히 폴더에 배치하는 등 다양한 방법으로 저장할 수 있습니다(인벤토리에 시트가 많은 경우).

개인 파일 문서 목록 작성 샘플

제목에는 인벤토리의 이름과 개인 기록이 설명되는 직원의 세부 정보가 표시됩니다. 또한 고용 회사의 이름도 포함되어 있습니다.

• 문서번호 순서대로,
• 그런 다음 해당 색인(또는 기업의 내부 문서 흐름에 따른 번호),
• 준비 및 서명 날짜,
• 제목, 즉 문서 이름(원본이나 사본이 기록되는 곳),
• 시트 번호,
• 일반적으로 문서의 상태, 철회 및 반환 날짜 및 이유 등을 나타내는 메모입니다. 정보.

표 아래에는 개인 파일에 포함된 문서 개수가 단어로 표시됩니다.

마지막으로, 재고는 직원의 개인 파일 유지 및 보관을 담당하는 사람의 개인 서명으로 인증됩니다(그의 위치 표시 및 사인 해독).

직원 퇴사 후 재고 처리 방법

직원이 직장을 떠난 후에는 개인 파일 관리가 중단됩니다. 그에게 양도하는 것이 금지되어 있으므로 기업 기록 보관소로 이전됩니다. 인벤토리에서 마지막 항목을 입력한 후 나머지 빈 줄은 모두 지워져 누구도 추가 정보를 입력하려는 유혹을 받지 않습니다. 그런 다음 전체 개인 파일의 일부인 문서가 보관을 위해 아카이브로 전송됩니다.

직원 개인 파일의 목록은 직원이 직접 제출한 문서 목록과 고용주가 직원에 대해 수집한 정보를 나타내는 양식입니다.

직원의 개인 파일(폴더)에는 직원이 제출한 문서 사본 확인과 함께 직원에 대해 수집된 모든 정보가 포함되어 있습니다. 또한 개인 파일에는 직원과 그 친척에 대한 완전한 정보와 다음에 대한 정보가 포함되어 있습니다. 업무 활동 (한마디로 비밀의정보).

HR 부서의 올바른 기록 보관을 위해 직원 개인 파일(폴더)에 있는 한 직원의 개인 파일에 있는 모든 서류를 시간순으로 함께 스테이플링합니다. 직원의 개인 파일을 구성하는 문서(서류) 목록은 어떤 방식으로도 규제되지 않습니다. 정부 기관에서만 개인 문서 목록이 관련 규정에 명시되어 있습니다. 고용주가 개인 기업가인 경우를 포함하여 상업 회사는 회사 내에서 개인 파일의 내용에 대한 규정을 결정하고 설정할 권리를 갖습니다. 이러한 문서 목록은 직원 업무의 전문화, 직원 자격 범주 등에 따라 직접적으로 달라집니다.

개인 파일의 내용:

• 신분증(국내 여권, 외국 시민의 여권, 거주 허가증, 임시 거주 허가증 및 기타 서류) 이 모든 서류는 사본으로 Lele에 직접 보관됩니다.
• TIN, SNILS 사본;
• 교육 문서 사본
• 고급 교육 과정 이수 증명서 사본
• 병역의무자의 경우 군인 신분증 사본
• 가족 구성에 관한 서류 사본(자녀의 출생 증명서, 결혼 증명서, 이혼 증명서 등)
• 원래 입사 지원서;
• 인사명령서 사본
• 고용계약서 사본
• 특정 회사에서 노동 활동을 수행할 때의 내부 문서(인센티브 명령, 징계 명령, 고급 교육 명령(지시), 기본/추가 휴가 부여 명령 등)
• 기타 추가 서류 (의료 의뢰 결과, 위험한 작업 영역에 대한 입장, 특정 혜택을 사용할 권리에 대한 문서 등)
• 해고 시 개인파일(해고명령(감원), 명세서, 공무집행 불이행으로 해고된 경우 내부조사 등에 관한 서류 등)로 서류를 접수합니다.

알아두는 것이 중요합니다! 노동법에 따라 통합 문서 저장에 대한 규범과 규칙이 설정되어 있으므로 통합 문서는 다른 서류와 함께 저장되지 않으므로 개인 파일 폴더에 보관되지 않습니다.

개인 파일에 내부 인벤토리가 필요한 이유는 무엇이며 필수입니까?

직원(직원)의 개인 파일에 문서 목록을 유지하는 데 법적으로 필요한 것은 없습니다. 따라서 목록은 필수는 아니지만 아카이브 작업 규칙에 따라 정부 기관의 경우 목록이 필수이고 다른 모든 조직의 경우에는 자문입니다.

HR 부서의 올바른 기록 보관을 위해 직원 개인 파일(폴더)에 있는 한 직원의 개인 파일에 있는 모든 서류를 시간순으로 함께 스테이플링합니다. 이와 관련하여 조직은 직원의 개인 파일을 유지하는 절차를 독립적으로 결정하고 재량에 따라 기업의 회계 정책에 따라 수정하거나 인사 부서의 기록 유지 절차에 대한 내부 현지 규정이 발행됩니다.

직원의 개인 파일에 있는 재고를 통해 다음을 수행할 수 있습니다.

• 해당 직원의 신원과 관련된 문서 흐름을 쉽고 간단하게 제어할 수 있습니다.
• 회사 직원 및 그의 친척(자녀, 배우자, 부모, 형제/자매)에 관한 정보의 무단 사용으로부터 보호합니다.

직원이 업무를 시작할 때 직원의 개인 파일 목록 작성을 시작하는 것이 가장 편리합니다. 드문 경우지만 사건이 기록 보관소에 들어갈 때 형성됩니다.

개인 파일의 내부 목록과 직원의 개인 파일 목록 : 차이점

직원의 개인 파일 폴더에 포함된 문서 목록 외에도 문서 목록(규제 행위, 현지 내부 문서, 종이 시간 기록 양식 등)이 있으며 개인 파일 목록도 있습니다.

처음 두 가지 유형의 인벤토리에 하나의 개인 파일, 하나의 폴더에 있는 문서(문서) 목록이 포함되어 있으면 두 번째 인벤토리에는 파일 자체 목록("외부 파일 목록")이 포함됩니다.

예를 들어 회계 부서의 파일을 아카이브에 제출하면 각 폴더(이 폴더에 있는 문서를 나열하는 내부 인벤토리) 내부에 동일한 파일이 형성되지만 이전 보고 연도에 수집된 여러 폴더가 아카이브에 제출되는 경우 그런 다음 아카이브에 제출된 사례의 '외부' 인벤토리입니다.

개인 파일의 인벤토리는 폴더 내부에 보관되며 이 폴더와 함께 보관됩니다. 아카이브에 제출된 사례의 "외부" 목록은 이러한 사례와 별도로 위치하며 세 개의 사본으로 구성됩니다.

– 그 중 하나는 사건을 인계받은 부서에 직접 위치해 있습니다.

– 아카이브의 두 번째 목록은 이전 보고 연도의 문서가 저장되는 선반에 배치됩니다.

– 세 번째는 아카이브 책임자(아카이브 담당)입니다.

직원 개인 파일 목록 양식

직원(직원)의 개인 파일에 문서 목록을 유지하는 데 법적으로 필요한 것은 없습니다. 이와 관련하여 조직은 독립적으로 재고 양식을 개발하거나 "아카이브 규칙"(부록 번호 10) 문서에 있는 기성 양식을 사용할 수 있습니다.

• 문서(종이)의 일련번호
• 문서의 발행일 또는 문서가 폴더에 보관된 날짜
• 문서 이름
• 문서의 각 시트에는 번호가 지정됩니다. 예를 들어 여권 사본 - 시트 1-6, 결혼 등록 증명서 사본 - 시트 -7 등.
• 재고 열에는 추가 정보(의료 수수료 만료일, 운전 면허증 만료일) 또는 보안 서비스의 검사를 위해 일부 문서가 가져온 메모 등이 표시됩니다.
• 인벤토리 양식 하단에는 파일의 총 용지 수와 총 매수가 표시됩니다.

개인 파일의 목록은 이 개인 파일을 만든 직원이 서명하여 날짜를 표시하고 전체 이름과 직위를 해독합니다.

사건 문서의 내부 목록은 조직 기록 보관소 운영에 대한 기본 규칙(2002년 2월 6일자 Rosarkhiv 이사회의 결정에 의해 승인됨)에 따라 통일된 형식을 갖습니다. 일반적으로 이러한 목록은 아카이브 제출을 준비할 때 가장 귀중한 문서가 포함된 파일에 배치됩니다. 그러나 개인 파일은 예외입니다. 문서 목록은 작성 즉시 수행되고 맨 처음에 제출됩니다( 부록 2). 개인 파일을 관리할 때 그 안에 보관된 모든 문서는 내부 인벤토리에 입력됩니다.

인사 기록용 개인 시트

개인 인사 기록 시트는 직원의 개인 데이터, 업무 활동, 인센티브 등에 대한 정보를 공개하는 회계 문서입니다. 이 문서의 내용은 일반적으로 답변을 입력할 수 있는 장소가 준비된 "설문지"입니다. 부록 3).

개인 시트에는 직원의 전기 데이터, 교육, 고용 시작 이후 수행한 업무, 결혼 상태, 해외 체류, 선출 기관 참여 등에 관한 질문 목록이 포함되어 있습니다.

개인 양식은 고용 시 표시나 수정 없이 서명과 날짜가 적힌 사본 한 장으로 직원이 직접 직접 작성합니다. 개인 시트 작성의 완전성과 정확성은 여권, 워크 북, 졸업장, 군인 신분증 등과 같은 문서 항목을 인사 서비스 직원이 확인합니다.

개인 파일에 있는 또 다른 유형의 회계 문서는 유사한 질문이 포함될 수 있는 설문지입니다.

따라서 때로는 개인 인사 기록 시트 대신 기본적으로 개인 시트와 동일한 열을 포함하지만 채용 전에 지원자가 작성하고 지원자가 다음이 된 경우에만 개인 파일에 포함되는 설문지를 사용하는 경우가 있습니다. 조직의 직원. 개인 파일에는 설문지와 개인 시트가 모두 포함될 수 있습니다.

개인 인사 기록표, 설문지와 같은 문서 형식은 활동의 세부 사항을 고려하여 고용주가 독립적으로 승인하는 것이 좋습니다.

개인 파일 유지

근무 기간 동안 직원의 개인 파일에 다음 문서가 추가될 수 있습니다.

고용 계약에 대한 추가 계약 사본(또는 그 사본)

고용주의 주도로 고용 계약 조건 변경 통지;

다른 직업으로의 전근, 승진, 징계 적용 및 해제에 관한 명령 사본;

직원의 신상 정보 변경을 확인하는 서류 사본

설명 메모 및 보고서 사본, 다양한 문제에 대한 직원 진술서;

인증 자료(직원과 관련하여 수행되는 경우)

필수 정기 건강 검진 결과(검사)

고용 계약 해지(해지) 명령을 발부하기 위한 기초가 된 문서

고용 계약 종료 명령 사본;

통합 문서 사본;

기타 업무 관련 서류.

개인 파일로 받은 서류는 시간순으로 정리되어 있으니 참고하세요!

나열된 것 외에도 개인 파일에는 다른 문서도 포함될 수 있습니다(예: 직원이 공석을 채우기 위해 경쟁에 통과했다는 문서, 직원 수여에 관한 문서 사본(명예 직함 수여, 졸업장 수여) 등) 등).

또한 조직에서 정한 형식(일반적으로 4 x ​​6cm)의 직원 사진이 개인 파일에 저장되지만 보관되지는 않습니다. 사진 뒷면에는 직원의 성, 이름, 후원이 표시되어 있습니다. 사진은 최소 5년에 한 번씩 또는 직원이 20~45세가 되면 업데이트하는 것이 좋습니다.

근무 중에 직원이 개인 인사 기록표에 표시된 정보 중 일부를 변경한 경우 개인 파일 문서에서 이 데이터를 어떻게 변경해야 합니까? 개인 시트를 다시 발행해야할까요?

개인 파일 관리를 담당하는 HR 직원은 자신의 상태를 지속적으로 모니터링하고 회계 정보를 즉시 변경해야 합니다. 참고: 이 경우 개인 인사 기록표 또는 설문지를 변경하거나 추가할 필요가 없으며 직원에게 해당 문서를 다시 작성하도록 요구할 필요가 없습니다.

직원 자격 증명의 모든 변경 사항은 별도의 추가 시트에 반영되어야 합니다. 원칙적으로 이러한 서류를 "개인 인사 기록표 부록"( "설문지 부록")이라고합니다. 일반적으로 표 형식( 부록 4) 고용주의 재량에 따라 개발됩니다.

HR 서비스 직원은 개인 인사 기록표의 특성에 대한 첫 번째 변경 사항을 반영하는 문서를 받은 후 개인 인사 기록표에 추가 사항을 작성합니다. 모든 변경(정부 상 수여, 과학, 군사, 명예 직위 및 학위 수여, 교육, 언어 지식, 선출된 입법 및 대표 기관 참여)은 관련 문서를 기반으로 이루어집니다.

다른 변경 사항을 적용할 때마다 HR 직원은 개인 인사 기록 시트에 추가 사항에 서명합니다.

양식에 후속 변경을 위한 공간이 남아 있지 않으면 다음 유사한 양식을 작성하십시오.

개인 인사 기록 시트 추가에 대한 필수 세부 사항은 개인 파일의 가용성 및 상태 확인에 대한 참고 사항입니다. 개인 시트 뒷면에는 기타 모든 정보 뒤에 "개인 파일이 확인되었습니다"라는 메모가 작성되고 날짜와 서명이 표시됩니다.

인사 담당자 핸드북의 다음 호에서는 직원 개인 파일의 현재 저장 기능과 장기 저장 준비 및 아카이브 보관 규칙을 검토할 것입니다.

부록 1

개인사를 기록하기 위한 책(일지) 디자인의 예

부록 2

개인 파일 문서의 내부 인벤토리 예

부록 3

개인 인사 기록 시트 디자인의 예

부록 4

개인 인사 기록 시트 추가 디자인의 예

직원의 개인 파일 파일

개인 파일은 조직 내 HR 부서에서 선정한 일련의 사례를 의미합니다. 개인 파일은 조직에서 이 사람이 근무하는 전체 기간 동안 형성됩니다. 직원이 조직에 합류한 해에 조직을 떠난 경우는 예외일 수 있습니다.

개인 파일은 무엇보다도 직원의 개인 데이터를 포함하는 직원에 관한 문서 모음입니다.

개인 파일은 직원이 입사 시 제출한 문서와 이 조직에서 전문적인 활동 중에 생성된 문서를 함께 그룹화합니다.

일반적으로 개인 파일에는 다음이 포함됩니다.

– 문서의 내부 목록;

– 설문지, 인사 기록용 개인 시트

– 이력서(또는 자서전)

– 교육 서류(모든 자격 증명서 포함), 신분증 사본;

– 직원의 개인 정보 변경을 확인하는 증명서 및 기타 문서(결혼 증명서, 납세자 식별 번호, 보험 증명서, 자녀 출생 증명서 사본)

– 약속, 이전, 인센티브, 출장, 휴가 등에 관한 모든 주문 사본;

– 고용 계약;

- 인증 데이터

- 특성

– 경력 개발 계획.

직원이 조직에서 근무하는 동안 인사 서비스는 내부 인벤토리의 개인 파일에 있는 각 문서를 고려합니다.

내부 인벤토리에는 개인 파일에 보관된 모든 문서가 나열됩니다. 개인 파일에서 문서를 제거하고 원본을 복사본으로 교체하는 것은 "메모" 열의 내부 인벤토리에 반영됩니다. 직원이 조직에서 작업하는 동안 개인 파일의 모든 문서는 내부 인벤토리에서 고려됩니다. 또한 HR 부서 직원은 직원에 대한 추가 정보를 기록하여 개인 인사 기록 시트와 함께 사건 시작 부분에 배치합니다. 개인 파일을 닫을 때 직원의 요청에 따른 사직서 또는 해고의 근거가되는 기타 문서와 명령 사본이 함께 제출됩니다.

내부 목록은 편집자에 의해 서명되어 위치, 서명 사본 및 편집 날짜를 나타냅니다.

조직 내 개인 파일을 빠르고 정확하게 찾으려면 직원의 개인 파일을 모아 놓은 파일을 컴파일하는 것이 좋습니다.

카드 색인은 문서의 내용에 대한 정보가 사건의 명명법에 따라 배열된 카드와 카드 색인 구성을 위해 특별히 개발된 방식에 반영된 참고서입니다.

파일 캐비닛을 만들 필요성은 문서의 구성 및 내용에 대한 정보에 대한 조직의 요구 사항에 따라 결정됩니다.

직원 및 업무 활동에 대한 정보가 포함된 필요한 문서를 검색하기 위해 직원의 개인 파일 파일이 생성됩니다.

카드는 성, 동일한 성 내에서 이름과 후원을 기준으로 알파벳 순서로 체계화됩니다.

파일 캐비닛에는 승인된 체계화 방식에 따라 카드가 배열되어 있습니다. 섹션과 하위 섹션은 구분 카드로 서로 구분되며 파일 캐비닛 상자에 표시됩니다.

직원의 개인 파일 파일 보관 조건은 도난(공개)으로부터 개인 파일 및 문서(정보)의 확실한 안전을 보장해야 합니다. 이를 위해 직원 파일은 금고나 단단히 닫힌 금속 캐비닛에 보관해야 합니다.

조직의 모든 문서는 생성부터 보관까지 긴 여정을 거칩니다. 아카이브의 기능 중 하나는 파일 체계화, 과학적 참조 장치 생성 및 보관 회계 문서와 같은 회계입니다. 사례 목록이 생성되는 것은 보관 문서를 기록하는 단계입니다. 조직에서 어떤 유형의 재고를 수집할 수 있는지, 그리고 이를 올바르게 준비하는 방법을 알려드리겠습니다.

규제 체계

■ 러시아 연방 기록 보관 기금 문서와 정부 기관, 지방 정부 및 조직의 기타 보관 문서의 보관, 획득, 기록 및 사용을 조직하는 규칙의 3.6, 3.10, 4.11, 4.31, 4.32, 4.34, 5.5항 (문화부의 명령에 따라 승인됨)은 2015년 3월 31일자 러시아의 사례 목록 No. 526에 전념합니다. - 규칙 2015)

2015년 규칙에는 7가지 목록 양식이 포함되어 있습니다.

영구 저장 파일 목록(부록 14)

직원 별 사례 목록 (부록 15)

임시(10년 이상) 저장 기간이 있는 파일 목록(부록 16)

전자 파일 목록, 영구 저장 문서(부록 17)

전자 파일 목록, 임시(10년 이상) 보관 기간이 있는 문서(부록 18)

구조 단위의 업무 목록 (부록 23)

전자 파일 목록, 구조 단위 문서(부록 24).

■ 사례 목록의 편집 및 실행을 전담합니다. 조직 기록 보관소 운영 기본 규칙 3.7항(2002년 2월 6일자 Rosarkhiv 이사회의 결정에 의해 승인됨; 이하 기본 규칙이라고 함). 재고 항목 작성 방법, 사례 등록 방법 등을 자세히 설명합니다.

기본 규칙에는 4가지 형태의 인벤토리가 포함되어 있습니다.

영구 보관 케이스 요약 목록의 연간 섹션 양식(부록 1)

임시(10년 이상) 보관 사례 요약 목록의 연간 섹션 양식(부록 2)

인사 요약 목록의 연간 섹션 양식 (부록 3)

조직의 구조 단위에 대한 영구, 임시(10년 이상) 저장 파일 및 인력 목록 양식(부록 12).

2015년 규정 및 기본 규정에 따른 사례 목록의 분류가 도표에 나와 있습니다.

영구 보관 케이스 목록

이러한 목록은 목록에 따라 "영구" 유효 기간이 있는 경우에만 작성됩니다. 예를 들어 회사 설립에 관한 합의, 수정 및 추가 사항이 포함됩니다(국가 기관, 지방 정부 및 조직의 활동 과정에서 생성된 표준 관리 보관 문서 목록 제51조, 보관 기간 표시). .

영구 보관 케이스 목록 표에는 모든 파일의 보관 기간이 동일하므로 “보관 기간” 열이 없습니다.

영구 보관 케이스 목록 양식은 2015 규칙 부록 14(예 1, 예 2)에 나와 있습니다.

2 조직이 주정부 또는 시립 기록보관소의 취득원인 경우 우표가 부착됩니다.

3 조직이 주정부 또는 시립 기록보관소의 취득원인 경우 우표가 부착됩니다.

임시(10년 이상) 보관 케이스 목록

조직에 그러한 문서가 상당히 많으면 매년 케이스 목록이 작성됩니다(물론 케이스가 종료되어 아카이브로 전송되는 경우). 그러한 사례가 적다면(연간 4~5개) 수년에 걸쳐 목록을 작성할 수 있습니다.

임시(10년 이상) 보관 케이스 목록 양식은 2015 규칙 부록 16(예 3)에 나와 있습니다.

우리는 인사 문서로 사례 목록을 작성합니다.

직원에 관한 문서는 특수 그룹에 할당되어 별도로 체계화되고 별도의 목록에 포함됩니다(기본 규칙 5.4.4.1항, 2015 규칙 5.5항).

연도별로 개인 파일 목록을 유지하는 것이 가장 좋습니다. 기록 보관자는 하나의 목록에 몇 년 동안 파일을 수집하는 것을 좋아하지 않습니다. 이로 인해 문서를 찾기가 어려워지고 조직 구조가 변경된 경우 혼란이 발생합니다. 또한 재고의 총 번호 매기기가 위반될 수 있습니다. 매년 인사 파일은 전통적으로 인사 문서를 생성하는 구조적 부서에 따라 체계화됩니다.

인사 사건 요약 목록의 연간 섹션에 있는 사건 제목은 다음 순서를 고려하여 명목상으로 체계화됩니다(기본 규칙 3.7.23항).

인사(접수, 해고, 이동)에 관한 명령(지시)

직원 목록(예: 직원 목록, 위험한 작업 조건에서 일하는 근로자 목록, 참전용사 목록 등)

해고된 직원의 개인 카드(통일서식 No. T-2, 개인 파일 목록이 없는 경우 별도 목록 작성) 파일은 해고 연도에 따라 직원의 성을 알파벳순으로 편집됩니다.

해고된 직원의 개인 파일. 파일은 해고 연도에 따라 직원의 성을 알파벳순으로 편집됩니다.

개인 계정

청구되지 않은 통합 문서(별도의 재고가 없는 경우)

사고법;

인사 문서 기록.

조직이 이러한 유형의 문서 중 일부를 대량으로 생성하는 경우 해당 문서에 대한 독립적인 연간 목록 섹션을 만들 수 있습니다(기본 규칙 3.7.23항).

인사 요약 목록의 연간 섹션 형식은 2015 규칙 부록 15 (예 4)에 나와 있습니다.

■ 개인 계정.임금을 기준으로 한 근로자 및 직원의 개인 계정은 별도의 파일로 그룹화되어 성의 알파벳순으로 정렬됩니다. 회계 부서에서 조직의 기록 보관소로 전송되면 이러한 문제의 목록을 별도로 편집할 수 있습니다. 개인 계정을 나열하려면 2015년 규정 부록 15(예 5)에 제공된 양식을 사용할 수 있습니다.

그러나 소수의 사례에서는 개인 계정이 다른 유형의 인사 문서(명령, 해고된 직원의 개인 파일 등)와 함께 인사 사건 요약 목록에 포함될 수 있습니다(예 4 참조).

■ 직원에 대한 명령(지시).직원에 대한 명령(지침)은 설정된 보관 기간에 따라 파일 명명법에 따라 별도의 파일로 구성됩니다. 그러한 문서의 양이 많기 때문에 조직 활동의 다양한 측면(직원 고용, 해고, 재배치, 출장 등)과 관련된 직원에 대한 명령을 별도의 사례로 그룹화하는 것이 좋습니다(기본 규칙 3.5.5항). ).

케이스를 인벤토리에 입력하는 절차는 기본 규칙에 의해 설정되지 않습니다. 예를 들어 법적 중요성의 정도(첫 번째 주문, 그 다음 지침)에 따라 목록에 정렬될 수 있습니다.

인력 주문이 포함된 사례 목록을 준비하는 예가 예 6에 나와 있습니다.

■해고된 직원의 개인 파일.직원 수가 많은 경우 별도의 개인 파일 목록이 작성됩니다. 2016년에 퇴직한 사람이 약 30~50명인 경우 알파벳 순서로 별도의 목록을 만드는 것이 좋습니다(예 7).

전자 문서에 대한 설명

문서 작업을 하는 많은 전문가들은 전자 파일 목록에 대해 매우 모호하게 이해하고 있습니다. 이 문제를 해결해야 한다면 먼저 2015년 규칙을 참조해야 합니다.

4 전자 파일 목록 양식, 영구 저장 문서.

5 임시(10년 이상) 보관 기간이 있는 전자 파일, 문서 목록 양식.

모든 문서를 전자적으로 저장할 수 있는지 여부에 특별한 주의를 기울여야 합니다. 전문가 위원회의 논의를 위해 이 문제를 제기하고 조직의 책임자가 이에 참여하도록 초대하는 것이 가치가 있을 수 있습니다.

전자 파일 및 문서의 목록 형식은 예제 8에 나와 있습니다.

6 조직이 주정부 또는 시립 기록보관소의 취득원인 경우 우표가 부착됩니다.

전자 파일을 디스크에 기록하지 않고 로컬 컴퓨터에 저장하는 경우 디렉터리 목록을 작성하고 목록의 "볼륨" 열에 폴더 크기를 표시하고 "참고" 항목에 표시해야 합니다. 열 - 폴더의 내용과 폴더의 경로입니다.

특정 유형의 문서에 대한 설명

특정 조직에만 특정한 문서(사법, 조사 사건, 주제에 대한 과학 보고서, 프로젝트 문서, 정부 명령/과제 이행에 관한 문서 등)로 구성된 사건은 별도의 목록에 포함됩니다(3.7.1항). 주요 규칙).

목록을 작성하려면 2015년 규칙(예 9)에 대한 부록 14 및 16의 목록 양식을 사용할 수 있습니다.

조직 업무 요약 목록

조직의 구조적 부서에서는 구조적 부서 파일의 목록이 작성됩니다. 영구, 임시(10년 이상) 보관, 직원별(2015년 규칙 부록 23, 24), 연간 섹션을 기반으로 합니다. 사건의 해당 요약 목록, 문서는 조직의 아카이브에 편집됩니다 (규칙 2015의 부록 14-18). 영구 저장 파일 및 인력 파일과 함께 구조 단위 파일의 목록은 아카이브를 담당하는 전문가에게 전송됩니다.

부서에서는 이를 수행할 시간이 전혀 없는 경우가 많기 때문에 아카이브를 담당하는 직원은 구조 부서 업무의 목록 작성에 참여하고 목록에 포함되어야 하는 문서와 파일을 직접 표시해야 합니다. 그러나 이것만으로는 충분하지 않습니다. 사건과 관련된 문서 검색 및 완료에 직접 참여해야합니다.

기본 규칙 3.7.6항에 따르면 영구 보관 케이스 요약 목록의 연간 섹션에는 구조 부문 활동에서 해당 연도 동안 연기된 영구 보관 파일의 제목과 문서로 구성된 케이스의 제목이 포함됩니다. "EPK"로 표시된 임시 보관 기간이 있는 파일과 분리하고, 같은 연도의 통합 명명법으로 확인하고 사례 구성 및 실행의 정확성을 확인한 후에만 분리됩니다. 필요한 경우 사례 제목을 명확히 하고, 사례가 잘못 구성된 것으로 밝혀지면 사례를 확장하고 형식을 다시 지정합니다.

사례 표 작성

■ “P/N 번호”재고의 케이스 번호 순서는 총계입니다. 이는 완료된 케이스 목록에 보관 단위가 9999개를 넘지 않아야 함을 의미합니다(2015 규칙 3.10항).

■ “사건 색인(사건 번호).”각 케이스는 독립적인 일련번호로 목록에 입력됩니다. 케이스가 여러 볼륨(부품)으로 구성된 경우 각 볼륨(부품)은 독립적인 번호로 인벤토리에 입력됩니다. 이는 별도의 권으로 편찬된 사건 부록에도 적용됩니다.

예를 들어: 02-03 - 명령, 입학 지시, 전근, 이전, 해고, 어디 02 - 구조 단위의 색인, 03 - 사건의 일련번호.

■ “사건 제목(권, 부분).”사례 제목은 사례 명명법에 따라 허용되는 체계화 체계에 따라 목록에 입력됩니다.

인벤토리의 "케이스 제목" 열은 케이스 표지에 포함된 정보를 엄격하게 준수하여 작성됩니다.

목록에 동일한 제목의 여러 사례를 연속으로 포함해야 하는 경우 첫 번째 사례의 제목을 전체로 기재하고 다른 유사한 사례는 모두 "동일"이라는 단어로 지정하고 해당 사례에 대한 기타 정보를 표시합니다. 인벤토리에 전액 입력됩니다. 인벤토리의 새 시트마다 제목이 완전히 재현됩니다.

다중 볼륨 파일은 볼륨 번호 순서대로 인벤토리에 입력됩니다. 이 경우 목록에는 첫 번째 권의 제목만 표시되고, 다른 모든 권의 제목이 같은 페이지에 배치된 경우에는 "동일"이라는 단어로 표시됩니다. 여러 권으로 구성된 사건의 제목이 다음 시트로 이동하는 경우 사건의 제목 전체가 반복되어야 합니다. 마지막 볼륨을 인벤토리에 추가할 때 볼륨 번호 뒤에 "Last"라는 단어가 추가됩니다(예 10).

■ "마감일."정확한 연대 측정이 중요한 조직적, 행정적, 창의적 문서 및 기타 문서(프로토콜, 사본, 편지, 보고서 등)가 포함된 사건과 여러 권(부분)으로 구성된 사건의 마감일은 다음과 같습니다. 사건 문서, 즉 사건에 포함된 최초 및 최신 문서의 등록(도면) 날짜입니다(기본 규칙 3.6.18항). 연간, 분기별 보고서 및 제목에 "for ... year"라는 문구가 포함된 기타 문서에는 마감일이 설정되어 있지 않습니다.

■ "유효 기간".케이스의 유효 기간은 케이스 명명법에 따라 재고로 이전됩니다. 이는 표준 및 부서별 목록에 따라 설정됩니다. 파일 명명법에 포함된 문서의 보관 기간이 이 목록에 의해 규제되지 않는 경우 아카이브 제출 시 관련 보관 기관의 EPC와 조직의 중앙집행위원회(EC)에 의해 설정됩니다. 기본규칙 3.4.9).

■ "매수."케이스의 시트 수는 케이스 증명 시트에 표시된 수와 일치합니다.

■ "메모".이 열에는 사례 접수, 물리적 상태의 특성, 관련 행위와 관련하여 사례를 다른 구조 단위로 이전, 사본 가용성 등에 대한 메모가 작성됩니다. 예를 들면 다음과 같습니다. 2006~2007년의 "연간 회계 보고서 및 그에 대한 설명 메모"는 비교 분석을 수행하는 데 필요하므로 회계 관리 부서에 남아 있습니다. 또한 특정 기간 동안 재무 및 경제 활동에 대한 감사가 실시되지 않았습니다.”

사례 목록을 작성합니다(영구 보관을 위한 사례 목록의 예를 기반으로 함).

■첫 페이지.완성된 영구 저장 기록 목록의 제목 페이지에는 다음이 표시됩니다.

펀드명

펀드번호

재고 번호

목록에 포함된 제목과 파일에 포함된 문서의 범주(영구, 임시 보관, 직원 등) 표시를 포함하는 목록의 이름

재고에 포함된 케이스의 마감일입니다.

제목 페이지의 기금 이름 앞에는 조직의 업무가 영구적으로 저장될 국가 기록 보관소의 전체 이름을 적을 수 있는 공간이 있습니다(기본 규칙 3.7.18항).

영구 저장 파일 목록의 제목 페이지 형식은 기본 규칙의 부록 14(예 11)에 나와 있습니다.

■ 서문(서문에 추가).영구 보관 케이스 요약 목록의 첫 번째 연간 섹션에 대한 서문이 작성됩니다(기본 규칙 3.7.10항). 후속 목록에서는 서문에 대한 추가 내용이 편집됩니다. 인벤토리를 열 때 서문을 작성하지 않은 경우에는 인벤토리를 닫을 때 서문을 작성해야 합니다.

서문은 일반적으로 역사서와 역사서의 두 부분으로 구성됩니다.

역사적인 부분으로정보를 입력하세요:

조직의 역사에 따르면: 설립 날짜, 조직 이름 변경에 대한 정보

인벤토리가 적용되는 기간 동안 조직의 주요 활동 및 구조에 대해 설명합니다.

역사 부분에서는:

해당 섹션에 포함된 기금 문서의 내용과 완전성에 대한 간략한 설명이 제공됩니다.

기금의 연대순 경계를 넘어서는 사례의 존재가 표시됩니다.

가장 일반적인 사례 그룹은 문서 유형과 내용 측면에서 모두 언급됩니다.

하위 또는 상위 조직에 대한 목록에 포함된 정보에 대한 간략한 설명이 제공됩니다.

사례 제목의 형성, 설명 및 체계화, 해당 섹션에 대한 참조 장치의 가용성, 편집의 기본 원칙 및 사용 절차의 특징을 다룹니다.

머리말과 추가 내용을 작성해야 합니다.

과학적, 기술적 처리 과정에서 발견된 모든 내용을 자세히 설명할수록 보관 문서 작업이 더 쉬워집니다. 모든 것을 기록하십시오. 어떤 부서에서 케이스를 전달했는지, 어떤 부서에서 전달하지 않았는지, 그 이유는 무엇입니까? 당신이 설명하는 연대순으로 조직의 구조가 어떻게 변했고, 이와 관련된 문서의 이동은 어땠습니까? 어떤 케이스가 열리지 않았으며 그 이유는 무엇입니까?

또한 실제 상황, 바인딩 시 발생할 수 있는 오류 및 수정 옵션에 대해서도 설명해야 합니다. 1권 분량(250페이지 이상 또는 두께 4cm 이상)을 초과하는 사유.

서문에는 편집 위치와 날짜, 조직 아카이브 책임자(아카이브 책임자)가 서명되어 있습니다.

기록보관 책임자가 변경되면 해당 조직의 기록기금에 대한 완전한 정보를 갖게 됩니다(예 12).

머리말;

약어 목록(필요한 경우 편집됨)

해당 섹션에 포함된 모든 하위 섹션 및 소규모 사례 그룹의 이름입니다.

표지판(있는 경우)(기본 규칙 3.7.12항)

목차의 예를 들어 보겠습니다.

■ 바늘.단어 색인은 완료된 사례 목록을 위해 작성됩니다(기본 규칙 3.7.19항). 영구 보관 케이스 목록에 대한 색인은 다음과 같습니다.

■ 약어 목록입니다.또한 완료된 목록에 대해 편집됩니다(기본 규칙 3.7.19항).

■ 최종 입장.목록에 포함된 사례 수를 기록하고 목록 작성자의 서명을 포함하는 최종 기록이 목록에 대해 작성됩니다.

승인 구조(시립 또는 주 기록 보관소 및 조직의 EC)의 스탬프(예 13)

■ 인증 시트.재고의 마지막 시트는 사건을 증명하는 문서입니다. 인증 시트에는 재고의 시트 수가 기록됩니다. 번호가 매겨져 있지 않습니다.

사건 증명서 양식은 2015년 규칙 부록 8(예 14)에 나와 있습니다.

품목 등록

케이스의 재고는 회계 처리되며 재고 등록부에 입력됩니다. 재고 등록부는 필수 보관 문서입니다(기본 규칙 6.4.6항, 2015년 규칙 3.6항).

재고가 두 개 이상인 경우 재고 등록은 조직의 기록 보관소에 유지됩니다. 전자 문서 목록을 포함하여 조직에서 수집한 모든 유형의 목록이 등록부에 입력됩니다.

재고는 수령 날짜순으로 해당 일련번호로 재고 등록부에 입력됩니다. 조직이 이전에 목록 등록부를 유지하지 않은 경우 이를 편집해야 하며 가장 빠른 목록부터 시작하여 조직 운영의 모든 연도 동안 목록을 입력해야 합니다.

재고 등록부에는 자금 번호, 재고 번호, 설명된 사례 수, 재고의 시트 수 및 사본 등 조직의 아카이브에 수신된 각 재고 구성에 대한 주요 데이터가 기록됩니다.

재고 등록 양식은 2015년 규칙 부록 19(예 15)에 나와 있습니다.

전문가위원회 회의에서의 설명 승인

전문가 위원회(EC)는 조직의 수장 아래에 있는 자문 기관입니다. 관리자의 지시에 따라 생성됩니다.

EC 회의는 몇 분 안에 문서화됩니다. 이 의정서는 위원회 의장과 비서가 서명합니다. EC의 결정은 조직장의 승인 후에 발효됩니다(기본 규칙 2.2.6항)(예 16).

EC 회의 결과에 따라 사례 목록이 합의되면 연간 섹션이 끝날 때 EC 프로토콜 번호와 고려된 회의 날짜를 나타내는 승인 스탬프가 찍힙니다. 기본 규칙의 3.7.14항).

조직이 국가 기록 보관소 인수의 원천인 경우 전문 위원회 회의에서 합의된 조직 업무 목록의 연간 섹션이 기록 보관 기관의 고려를 위해 전송됩니다. 기록 보관 기관의 EPC 회의에서 연간 섹션을 승인한 후 해당 섹션은 조직 책임자의 승인을 받은 후 통합 재고의 연간 섹션의 첫 번째 사본이 제어 사본으로 주 기록 보관소로 전송됩니다. , 나머지는 조직에 남아 있습니다 (기본 규칙 3.7.14 항).

해당 승인 및 승인 스탬프는 목록 하단에 표시됩니다(예 1, 2, 4-9 참조).

기업 활동 과정에서 올바른 결정을 내리기 위해 회사 경영진은 직원에 대한 가장 완전한 정보를 요구합니다. 승인된 사람은 HR 부서에서 직원을 위해 공개한 파일에서 이 정보를 얻을 수 있으며, 여기에는 이 사람의 전체 근무 기간에 대한 모든 문서가 포함되어 있습니다.

이는 각 직원별로 그룹화되어 재고가 있는 단일 폴더에 스테이플로 고정된 문서 파일입니다.

개인 파일의 형성국가 기관과 지방 자치 단체에만 필수입니다. 다른 기업에서의 편집 및 유지 관리는 회사 관리의 재량에 달려 있습니다.

이 책임은 HR 부서에 할당됩니다. 직원의 개인 파일채용 시에는 종료되고 해고 시에는 종료됩니다. 여기에는 직원의 개인 데이터, 기업 자체에서 준비한 문서 등이 포함됩니다.

주요 규제 규칙은 GOST 51141-98 및 17914-72와 공공 서비스에 관한 연방법입니다. 그러나 해당 요구 사항은 시설 및 기관에 필수입니다. 다른 회사에서 업무에 사용하거나 수행할 수 있습니다. 개인 파일 등록각자의 방법대로.

그러나 모든 기업은 개인정보법 조항의 적용을 받으며, 이에 따라 고용주는 데이터 처리자로 인정되므로 직원의 개인정보를 보호하고 공개를 방지해야 합니다.

따라서 개인 파일은 기업의 승인되지 않은 직원의 접근이 제한된 장소에 저장되어야 합니다. 그리고 개인 파일에 포함된 정보에 대한 요청은 특별 등록부에 통제되고 기록되어야 합니다. 개인 정보의 무단 공개는 회사에 행정적 책임을 묻는 것을 수반합니다.

중요한!직원으로부터 개인 정보를 수집하기 전에 먼저 직원이 자신의 정보를 제공한다는 진술서에 서명해야 합니다.

개인 파일 등록 및 유지 관리

직원의 파일은 약속 시간에 공개됩니다. 가장 먼저 조작되는 것은 직원에게 발급된 개인 카드입니다. 이 카드에는 직원에 대한 기본 정보 외에 직원의 사진도 포함되어 있습니다. 다음으로 직원이 제출한 모든 서류 사본이 제출됩니다. 여기에는 등록 시 작성하는 양식도 포함됩니다.

기업의 전체 활동 전반에 걸쳐 담당 공무원은 다양한 진술, 보고서, 설명 메모 등 자신과 관련된 문서를 연대순으로 포함합니다. 직원과 관련된 인사와 관련하여 기업에서 발행한 명령이 개인 카드에 기록된 경우 해당 파일과 함께 폴더에 꿰맬 필요가 없습니다. 이러한 문서의 추출 내용을 파일로 제출할 수 있습니다.

개인 파일의 모든 시트에는 연속 번호가 지정되어야 합니다.

고용 계약이 종료되면 모든 문서가 포함된 폴더가 닫힙니다. 아카이브로 전송하기 전에 컴파일하는 것이 좋습니다 개인 파일 인벤토리,처음부터 공식화되지 않았다면. 페이지 번호와 함께 포함된 모든 문서의 이름이 지정된 목록입니다. 이는 조직에서 개발한 페이지만 들어갈 수 있는 템플릿일 수도 있고, 손으로 또는 컴퓨터를 사용하여 작성한 목록일 수도 있습니다.

닫을 때 앞 폴더에 개인 파일의 완성일이 표시되며 기존 파일 명명법에 따라 색인이 지정됩니다.

법률에 따르면, 개인파일 보관기간 75세입니다.

개인 기록에 포함된 문서

제출된 이력서와 추천서, 기업에서 작성한 설문지, 고용 명령서는 각 직원의 개인 파일에 포함되어 있습니다. 폴더에는 여권, 세금 등록 증명서, 연금 증명서, 교육 서류, 자녀 출생 증명서, 결혼(이혼), 운전 면허증 등의 사본도 포함시키는 것이 좋습니다. 모든 사본은 이를 수락하고 원본과 대조한 HR 직원의 인증을 받아야 합니다.

개인 파일에는 이와 함께 체결된 모든 추가 계약이 포함되어야 합니다.

작업이 진행됨에 따라 직원의 개인 파일에는 설명 메모, 범죄 행위, 수상 후보 등이 보관됩니다. 자신의 개인 데이터를 공개해야 하는 경우 직원은 이에 동의해야 하며 이 정보도 이 폴더에 포함되어야 합니다. 해고 후 여기에는 다음 사항도 포함됩니다.

직원의 업무 기록부는 개인 파일과 별도로 특수 캐비닛에 보관해야 하며, 가급적이면 금고에 보관해야 합니다. 이는 엄격한 보고 형식이고 반드시 등록해야 하기 때문입니다.

개인 파일의 제목 페이지 및 목록 작성 샘플

성명은 문서 중앙 부분에 기재됩니다. 소송을 제기한 직원. 오른쪽 하단에는 케이스의 시작 날짜와 종료 날짜, 케이스 수와 보관 기간이 표시됩니다. 사례를 아카이브로 보낼 때 허용되는 사례 명명법에 따라 제목 페이지에 색인이 배치됩니다.

목록에는 편집 중인 사건의 번호와 제목(전체 이름)이 포함되어야 합니다.

다음으로 테이블 형식 부분에는 폴더에 시트가 포함되어 있어 제출된 양식에 대한 정보가 채워져 있습니다. 여기에는 일련 번호, 문서 색인(있는 경우), 이름 및 페이지 수가 표시됩니다.