통합된 형태의 조직 문서 작업표를 개발하는 것은 유능한 문서 작업을 보장하는 중요한 단계입니다. 조직 내에서 문서 양식을 승인하는 방법은 무엇입니까? 기업의 관리 문서 및 시간표 양식

국가 기관 연금 할당, 재계산 및 지급 부서를 위한 통합 양식 성적표 개발 방법론 - 튜멘 레닌스키 지구에 있는 러시아 연방 연금 기금 사무소

조직의 통합 문서 형식 표 -이는 법적 지위, 준비 및 통과의 주요 단계, 제출 및 확립된 필수 양식에 대한 설명과 함께 활동의 기능 및 임무를 구현하는 데 필요하고 충분한 승인된 문서 형식 목록입니다. 실제로 작업표는 문서 작성 또는 문서 작성 프로세스를 간소화하고 모든 유형의 활동을 문서에 기록하기 위한 시각적 구성표를 만드는 실제 방법입니다. 그리고 가장 중요한 점은 성적표가 장소, 시간, 의사 결정자 및 문서 형식과 관련하여 이 녹음에 대한 엄격한 규칙을 설정한다는 것입니다.

통합 양식 테이블에 대해 이야기하고 있으므로 이를 정의해야 합니다.

GOST R 5114-98 “사무실 관리 및 보관. 용어 및 정의" 통일된 문서 양식 -이는 특정 활동 분야에서 해결되는 작업에 따라 설정되고 저장 매체에서 특정 순서로 위치하는 일련의 세부 정보입니다.”

"시간 기록 문서 요구 사항"을 개발하고 준수하면 조직에서 작성된 문서의 법적 정확성이 보장됩니다. 이 조항은 모든 경우에 중요합니다.

작업표에는 누가, 어떤 매체로 작성되었는지에 관계없이 모든 문서가 포함되어야 합니다.

성적표는 다음과 같은 다양한 중요한 작업에 대한 솔루션을 제공합니다.

조직에서 사용되는 문서 형식의 구성 최적화 및 단일 분류 디렉토리로의 통합

관리 활동의 기능 및 임무에 따라 조직 활동에 사용되는 문서 형식을 분류합니다.

조직 및 기타 관리 문서 준비 절차의 통일 및 규제 강화.

관리를 위한 국가 문서 지원 시스템 및 연방 집행 기관의 사무 업무에 대한 표준 지침에 따라 각 조직은 문서 양식을 작성해야 합니다.

통합 문서 형식 표 개발의 법적 근거는 국가 예산 교육 기관의 해당 항목입니다. 조직에서 생성된 관리 문서의 구성은 해당 역량과 기능, 문제 해결 절차, 규모 및 규모에 따라 결정됩니다. 조직 간의 관계의 성격은 문서 표에 명시되어 있습니다.

성적표에 기재되지 않은 서류의 사용은 금지됩니다. 주 예산 교육 기관은 조직 문서의 통합 형식 표의 대략적인 형식을 제공합니다.

문서 양식 시트 개발에는 다음 단계가 포함됩니다.

프로젝트 전 점검.

테이블의 형태를 선택합니다.

테이블 구조의 형성.

작업표에 포함할 문서 양식 선택.

프로젝트 전 설문조사의 주요 업무:

분만 활동에서 해결되는 관리 기능 및 업무 범위 결정

문서 양식 표의 구조(분류 체계 선택) 형성

부서 활동의 특성과 성적표 개발을 통해 해결된 특정 작업을 고려하여 가장 적합한 성적표 형식을 선택합니다.

작업표에 포함할 문서 배열을 정의합니다.

부서 문서의 사전 프로젝트 조사 중에 다음 사항이 연구됩니다.

국과 부서의 활동에 대한 법적 근거를 형성하는 문서: 연방 프로그램 및 기타 행위를 포함하여 기능적 활동의 다양한 측면을 규제하는 최고 및 중앙 국가 권력 및 행정 기관의 입법 및 규제 법적 행위 또는 다른 것이 국과 부서의 활동에 영향을 미칩니다.

부서 및 부서의 조직 및 법적 문서: 부서에 대한 규정, 부서에 대한 규정, 직원 테이블, 부서 직원의 직무 설명;

부서 활동에 대한 문서 지원을 위한 규범적이고 방법론적인 기초를 구성하고 부서 문서 처리를 위한 구성 및 기술을 결정하는 문서 세트: 부서 내 사무 지침, 부서 파일 명명법 등

최소한 최근 3년간의 활동에 대한 부서 문서입니다.

조사 중에 특정 생성 빈도와 형식의 일관성(또는 상대적 일관성)을 특징으로 하는 문서가 식별됩니다.

문서 양식의 식별은 각 기능적 활동 유형에 대해 부서에서 수행됩니다.

식별된 각 문서에 대한 정보는 다음 정보를 포함하는 문서 카드에 기록됩니다.

조직의 문서를 검토하는 동안 작성된 문서 카드는 주요 작업 배열을 나타내며, 이는 이후 작업표의 구조(분류 체계)를 형성하고 작업표에 포함할 문서 양식을 선택하는 데 사용됩니다.

문서 카드 작성과 동시에 각 문서 양식의 참조 샘플이 선택됩니다. 문서 양식의 샘플은 독립적인 배열로 구성되거나 전자 형식으로 해당 문서 카드와 함께 제공됩니다. 어떤 경우든 선택한 문서 양식의 배열은 이후에 문서 양식 앨범을 형성하는 데 사용됩니다.

성적표는 표 형식으로 작성됩니다. 테이블 열은 부서 활동을 문서화하는 실제 요구에 따라 설정됩니다. 서식명, 서식 코드, 초안 작성 부서, 승인, 서명, 승인, 날인 등의 항목을 필수 항목으로 포함하는 것이 좋습니다.

또한 작업표에는 문서 등록 장소, 실행 통제 장소, 원본 보관 장소, 문서 제출 주소, 보관 기간 등의 열이 포함될 수 있습니다.

작업표에 포함할 문서 양식 선택 및 열 작성은 주요 업무 및 기능을 기반으로 부서에서 직접 수행합니다.

작업표는 표 형식으로 작성되며 다음 열을 포함합니다.

1. 문서 양식의 이름. 해당 열에는 통일된 형식의 이름(해당 기호)에 해당하는 문서 이름이 입력됩니다.

2-3. 문서 양식 코드는 OKUD 또는 현지 분류자에 따라 입력됩니다. 표에서는 로컬(자신의, 조직 내에서만 사용되는) 분류자의 코드만 사용할 수 있습니다. 그러나 정부 기관에 문서를 제출할 때는 전러시아 분류자(특히 OKUD)로 전환해야 합니다. 성적표에는 OKUD와 현지 분류자에 따라 문서 양식의 코드를 입력하는 것이 좋습니다.

4. 승인자, 승인일자 이 열에는 문서 형식을 승인한 정부 기관의 이름, 법적 행위 유형, 날짜 및 번호가 표시됩니다.

5. 빈도. 문서 작성 빈도가 기록됩니다(필요에 따라 분기별, 연간, 반기별 등).

6. 문서 작성을 담당하는 조직의 부서. 열에는 문서가 생성된 조직의 구조 단위 이름이 포함됩니다.

7-8. 조정(외부, 내부). 열은 초안 문서의 승인 순서를 나타냅니다: 외부(제3자 조직 사용); 내부 (조직 자체에서). 문서에 동의하는 사람의 위치가 표시됩니다. 직위에는 조직 또는 구조 단위의 이름이 포함됩니다.

9-11. 증명서(서명, 승인, 인감). 열에는 문서 인증 절차가 표시됩니다. 서명(문서에 서명하는 사람의 직위 표시) 승인 (승인 대상인 경우 칸이 채워집니다. 문서를 승인한 사람의 직위나 해당 문서의 이름이 표시됩니다. 인감 (문서에 스탬프가 찍힌 경우 칸이 채워집니다. : 공식) 또는 단순).

12. 메모. 작업표를 유지하는 과정에서 문서 양식 취소, 승인 및 승인 절차 변경 등에 대한 정보 등 추가 데이터가 열에 입력됩니다.

사무실 관리 서비스의 기능 중 하나는 문서 작업의 형식과 방법을 개선하는 것입니다. 이를 구현하려면 여러 내부 규제 문서, 특히 기관장이 승인한 문서 양식 시트와 통합 문서 양식 앨범을 개발해야 합니다. 이러한 문서를 유지하는 것, 즉 문서를 변경하고 적용을 모니터링하는 것도 사무실 관리 서비스의 책임입니다.

문서 양식 시트 개발

문서 양식 표 -이는 상태, 준비 및 완료 단계에 대한 설명과 함께 기관의 관리 활동의 기능 및 업무를 구현하는 데 필요하고 충분하며 사용이 승인된 표준화된 문서 형식의 목록입니다.

문서 형식 표는 기관에서 사용되는 문서의 구성과 준비 절차를 규범적으로 설정합니다.

성적표를 개발하면 특히 다음과 같은 여러 문제를 동시에 해결할 수 있습니다.

o 기관에서 사용되는 문서 형식의 구성을 최적화하고 이를 단일 규제 문서로 통합합니다.

o 관리 활동의 기능 및 작업별로(또는 구조적 구분별로) 문서 형식을 분류합니다.

o 관리 문서의 구성과 형식을 통일하고, 기관에서 사용되는 문서 형식의 수를 줄이고, 서로 중복되는 표시를 제거합니다.

o 기관의 관리 문서 준비 절차(또는 개별적으로 가장 중요한 단계)를 통일하고 규범적으로 통합합니다.

o 경영 활동에서 정보 기술 활용의 효율성을 높이기 위해 기관의 문서 기반을 합리화합니다.

작업표는 다음과 같은 기능을 수행합니다. 예배 규칙서,기관 활동 과정에서 사용되는 문서 형식의 이름을 순서대로 포함합니다. 이를 통해 필요한 문서 형식을 신속하게 검색하고 수행자의 활동을 제어하는 ​​동시에 예상치 못한 문서 형식이 나타날 가능성을 제거할 수 있습니다.

문서 양식 테이블은 테이블 형식으로 컴파일되며 다양한 매개 변수에 따라 문서 형식을 특징 짓는 정보가 표시되는 열을 포함합니다.

문서 양식을 준비하는 작업에는 여러 단계가 포함됩니다.

1. 시험.

이 단계에서 그들은 다음 사항을 연구합니다: 기관에서 사용되는 문서의 구성; 필수 문서화 대상이 되는 관리 기능 및 상황 문서화 절차를 규제하는 현행 규정 및 방법론 문서; 공무원의 역량과 기관의 문서 작업 절차를 확립하는 조직 문서 (규정, 헌장, 규정, 지침 등).

검사 중에 다음 사항이 밝혀졌습니다.

o 기관 활동의 방향을 나타내는 기능 및 업무

o 기관이 기능과 임무를 수행하는 과정에서 작성한 문서

o 특정 생성 순서, 형식의 불변성(또는 상대적 불변성)을 특징으로 하는 문서.

문서에 대한 정보는 모든 활동 영역에서 기관의 구조 부서에서 수집됩니다. 식별된 각 문서에 대한 정보는 문서 카드에 기록됩니다(예 1 참조).

지도에는 다음 정보가 포함되어 있습니다.

o 제목을 포함한 문서 양식의 전체 이름(있는 경우)

o 파일 이름(문서의 전자 버전이 있는 경우)

o 문서가 작성되는 동안 관리 기능 및 작업(문서의 목적)

o 양식 코드;

o 문서 준비의 주요 단계에 대한 정보: 편집 단위, 외부 및 내부 승인, 문서 인증(서명, 승인 도장, 인감), 문서 수취인, 문서 등록 정보, 제어, 원본(또는 사본인 경우 사본)의 저장 위치 문서의 첫 번째 사본이 다른 기관으로 전송됩니다.

예시 1. 에서

첫 번째 단계에서 수집된 문서 카드는 성적표의 구조(분류 체계)를 개발하고 문서 형식을 선택하는 데 사용됩니다.

2. 성적표의 형태를 선택합니다.

준비 작업의 두 번째 단계에서는 지도를 연구하고 주어진 대략적인 성적표 형식을 분석한 후(예 2 참조) 가장 좋은 형식을 선택합니다.

예시 2. 에

보고서 양식의 선택은 기관이 수행하는 기능과 업무에 따라 다릅니다. 문서 작업 절차를 규제해야 하는 경우 작업표에 "양식 유형", "내부 승인", "외부 승인", "서명", "인감", "승인" 열을 추가할 수 있습니다. .

기관의 문서 흐름을 개선해야 하는 경우 시간표에는 양식 배포, 문서 등록, 통제 제출, 마감일, 원본 및 문서 사본 보관 위치에 대한 정보가 포함되어야 합니다.

기관에 자체 지역 분류자가 없는 경우 C열이 발행됩니다.

3. 작업표의 구조를 결정합니다.

성적표의 섹션에는 기관의 구조적 부서 이름이나 관리 기능 및 업무(관리 시스템 및 프로세스 구성, 활동 예측 및 계획, 재정 지원, 인력 배치, 물류 등)가 포함될 수 있습니다. 기능적 기반을 기반으로 작업표를 작성하는 것이 좋습니다. 기관 구조가 변경되는 경우 이를 조정할 필요가 없기 때문입니다. 섹션에서 문서는 중요도나 알파벳순으로 구성됩니다.

4. 작업표에 포함할 문서 양식 선택.

일반적으로 문서 양식 테이블에는 다음이 포함됩니다.

o 국가 규정, 상위 산업 기관, 부문 간 조정, 감독 및 통제 기관에서 승인한 문서 형식

o 국가 관리 문서 분류기 DK 010-98(이하 DKUD)이 제공하는 기관에서 사용되는 문서 형식;

o 조직의 행정 문서에 의해 승인된 문서 양식.

성적표에는 기관 업무의 모든 영역에서 모든 구조 부서의 문서가 포함됩니다.

모든 기업은 소유 형태에 관계없이 모든 형태의 문서를 적절하게 기록해야 합니다. 직원 수가 충분한 대기업에서는 일반적으로 이 문제를 사무실 관리 부서 또는 인사 부서(인사 문서의 경우)에서 처리합니다. 사무관리서비스는 업무형태와 방법을 개선하기 위해 노력하여야 한다. 전자 컴퓨팅 기술의 출현은 큰 도움이 되었습니다. 기록을 보관하고 다양한 형태의 문서를 저장하는 것이 훨씬 쉬워졌습니다.

실제로 기업 책임자는 사전 개발된 내부 규제 문서를 승인합니다. 여기에는 통합 양식 앨범과 문서 양식 시트가 포함됩니다. 기록 관리 서비스 또는 승인된 사람은 기록을 유지하고 변경하며 적용을 모니터링할 책임이 있습니다. 인사 기록, 양식의 유지 관리 및 기업 직원에 대한 해당 문서 작성 절차를 규제해야 하는 규제법은 없습니다.

그러나 인사 문서 형식의 개발을 위한 기본 규정이 있습니다. 여기에는 다음이 포함됩니다.

1. 연방 차원에서 채택된 2011년 12월 6일자 법률 No. 402-FZ "회계에 관한";
2. 2003년 3월 3일자 러시아 연방 국가 표준 제65호 법령 “러시아 연방 국가 표준의 채택 및 구현에 관한”(“GOST R 6.30-2003”과 함께).
3. 러시아 연방의 국가 표준. 통합 문서 시스템;
4. 2004년 1월 5일자 러시아 연방 통계위원회 제1호 결의안 "노동 및 지급 기록에 대한 기본 회계 문서의 통일된 형식 승인에 관한 것입니다."

“인사 문서 형식”이라는 주제에 대한 팁이 포함된 짧은 비디오를 여러분께 알려드립니다. 통합되거나 우리 자신의”:

양식 유지 시 일부 기능

회계법에 따르면 기본 회계 문서의 형식은 조직의 책임자가 승인합니다. 예산 조직에서는 이러한 형태의 문서가 규정에 의해 규제됩니다. 2013년 1월 1일부터 모든 조직은 독립적으로 문서 양식을 개발하고 승인할 수 있습니다. T-2 형식의 직원 개인 카드를 제외하고 직원을 위한 모든 통합 문서 형식은 권장 사항입니다.

실제로 압도적인 수의 기업이 계속해서 통일된 양식을 사용하고 있습니다. 편리하고 실용적이며 많은 사람들이 이미 익숙합니다.

여기에는 다음이 포함됩니다.

• 인사기록 관리 지침
• 회계정책
• 노동 회계에 대한 기본 회계 문서 형식의 승인에 따라 기업의 주요 활동에 대한 명령.

문서 양식 테이블은 기업의 모든 인사 문서를 구성하는 데 사용됩니다. 도움을 받아 경영진과 OK 직원은 일정 기간 동안 생성된 문서에 대한 정보를 받습니다.

일반적으로 다음이 포함됩니다.

• 생성된 인사 문서의 각 유형의 이름
• 준비를 위한 통일된 양식의 존재 여부에 대한 정보
• 각 개별 문서 형식의 코드(통합 형식의 경우 - OKUD 또는 산업 분류자에 따른 코드, 독립적으로 개발된 형식의 경우 - 조직에서 채택한 지역 분류자에 따른 코드)
• 문서 작성 조건.

또한, 승인된 명령에 대한 링크가 성적표에 포함되어 있습니다. 작성된 시간표에는 이를 개발한 사람이 서명합니다. 변호사나 수석 회계사도 서명할 수 있습니다. 주문 자체는 관리자가 개인 서명으로 승인하고 작성 책임자에게 전달됩니다.

모든 인사 문서는 알파벳순으로 또는 기능적 특성에 따라 체계화될 수 있습니다. 예를 들어 채용 관련 문서, 해고 문서, 인사 이동 문서 등을 별도로 그룹화할 수 있습니다.

다음 링크를 따라 샘플 양식을 다운로드할 수 있습니다.

우리 문서가 귀하의 업무에 도움이 되기를 바랍니다.