누락된 서류 등록 샘플입니다. 문서 전송 등록 양식
오늘 문서를 보내는 것은 문서 관리의 일반적인 절차입니다. 이 단계의 필요성은 여러 가지 이유와 이유로 발생할 수 있습니다. 어쨌든 손실(부분 또는 전체)과 같은 불쾌한 사건이 발생할 수 있습니다.
하지만 그게 전부는 아닙니다. 일부 부도덕한 사람들은 자신의 이익을 위해 문서 손실을 조작할 수 있습니다. 이는 다음과 같은 이유로 그들에게 유익할 수 있습니다.
그 후에는 아무것도 받지 못했다고 말하는 것으로 충분합니다. 이 단계에서는 재판이 지연될 수도 있습니다. 원본 문서의 손실에 대해 이야기하는 경우 더욱 그렇습니다. 결국 모든 것을 다시 얻거나 복원할 수는 없습니다.
이런 일이 발생하지 않도록 하려면 발송 시 패키지에 "이전된 문서 등록부"를 포함해야 합니다. 이 문서만이 수령 사실을 완전히 증명할 수 있습니다.
레지스트리를 통해 문서를 보내는 방법
우체국의 참여로 배송이 가능합니다. 두 번째 옵션은 택배 서비스를 통해 제공됩니다. 사실, 그들은 원칙적으로 이미 전송된 문서의 목록을 위한 개발된 양식을 가지고 있습니다.
우편 서비스는 "등기 우편" 서비스를 제공합니다. 배송안내로 구성되어 있습니다. 이를 통해 수신자에게 전달 내용을 문서화할 수 있습니다. 또한 이 서비스를 통해 첨부 파일 목록을 작성할 수도 있습니다. 여기에는 전체 문서 목록이 포함되어 있습니다.
또한, 법원에 증거서류(청구서와 함께)를 보낼 때 목록도 필요합니다.
더욱이 아카이브를 생성하고 보충할 때 레지스터가 필요합니다. 이는 향후 검색 과정을 단순화하는 데 필요합니다.
문서 인벤토리 양식
재고는 별도의 문서로 작성하거나 보낸 문서 중 하나로 통합할 수 있습니다. 예를 들어, 청구서를 작성하면 "실질적인" 문서(증거)가 첨부됩니다. 이를 위해 청구서 텍스트에 목록이 입력됩니다.
목록을 별도의 문서로 준비하는 옵션에는 A-4 용지에 작성하는 것이 포함됩니다. 필요한 경우 원본 "회사" 레터헤드에 이 작업이 수행됩니다. 그러나 이는 필수 요건은 아닙니다.
이 문서에는 작성(이전)일자, 도시, 문서 제목이 포함되어야 합니다. 목록 자체는 표 형식으로 표시됩니다. 첫 번째 열에는 전송되는 문서의 이름을 표시해야 합니다.
다음 열에는 해당 번호가 포함되어 있습니다. 필요한 경우 이 열 대신에 "페이지 수"가 입력되는 경우도 있습니다. 이는 전송되는 문서가 한 페이지로 된 문서가 아닌 경우에 적합합니다.
본 논문에는 필수 양식이 없습니다. 따라서 각각의 경우 문서의 세부 사항과 상황을 고려하여 작성됩니다. 재고 생성에 어려움이 있는 경우 당사 전문가에게 문의하실 수 있습니다.
아래는 표준양식 및 샘플입니다.이전된 문서 등록 무료로 다운로드할 수 있는 버전입니다.
거의 모든 러시아 회사는 특히 다음과 같은 활동에서 다양한 성격의 엄청난 양의 종이 문서를 축적합니다.
- 규제된 인사 및 회계 문서;
- 계약 문서;
- 구성 및 기업 문서;
- 내부 조직 문서;
- 정부 기관 및 회사 상대방과 상호 작용하는 동안 문서.
전자 문서 관리 기술이 널리 도입되었음에도 불구하고 종이 문서는 전자 문서와 함께 복제해야 하거나 원칙적으로 전자 사본(구성 문서)이 부족하기 때문에 모든 조직에 계속 존재합니다.
재고에 따른 문서 전송 절차
전체 수명 주기 동안 문서는 종종 주인이 바뀌고 직원, 고객 및 정부 기관으로 전송됩니다. 문서 수명주기의 끝점은 아카이브로의 전송입니다. 문서는 다음에 의해 아카이브로 전송됩니다. 전송된 문서 목록, 샘플은 기업의 명령에 의해 승인되었으며 다음을 포함해야 합니다.
- 아니요.,
- 문서 이름,
- 문서의 시트 수,
- 정보를 명확히 합니다.
우리는 계약자에게 문서를 전송하는 방법에 대해 더 자세히 설명할 것을 제안합니다. 공식적인 필요로 인해 영구 저장 위치에서 일시적으로 문서를 받은 회사 직원에게. 우선, 의정서나 인수 및 이관 행위로서의 이관된 문서의 목록과 일반적인 일지, 이관된 문서의 등록부를 구별할 필요가 있다. 첫 번째 문서의 목적이 문서 이름, 유형(원본), 매수, 양도 날짜 및 반환 날짜를 기록하여 양도된 모든 문서를 등록하고 설명하는 것인 경우 수락 인증서는 다음과 같습니다. 전송 로그에서 하나의 항목을 확인합니다.
전송된 문서의 목록을 유지하려면 정보를 수동으로 입력하는 수기 일지를 사용하거나 MS Excel 형식의 양식(이전된 문서 목록 양식 다운로드)을 사용합니다. 문서 전송 사실을 기록하려면 프로토콜 또는 문서 수락 및 전송 행위를 작성해야 하며 그 형식은 다음과 같습니다. 문서 수락 및 양도 행위는 문서에 명시된 문서의 한 사람에서 다른 사람으로의 양도 사실을 확인하기 위해 작성된 문서입니다. 문서는 계약에 따라 한 법인에서 다른 법인으로, 직원이 다른 직위로 전근하는 경우, 해고, 구조 단위 청산 등의 경우에 양도될 수 있습니다.
문서 이전 등록의 샘플, 양식은 법으로 승인되지 않지만 다음 정보가 있어야 합니다.
- 문서 이름;
- 편집 번호, 날짜 및 장소;
- 전송할 문서 목록, 수량 및 유형 - 원본 또는 사본
- 법인 이름, 행위 당사자의 성명,
- 책임자의 서명, 인감.
이러한 문서 이전 등록부는 승인된 샘플에 따라 각 당사자당 하나씩 두 개의 사본으로 작성됩니다. 이를 사용하면 하나의 문서 또는 여러 문서를 한 번에 전송할 수 있습니다.
설명되지 않은 문서는 무엇으로 이어 집니까?
전송된 문서에 대한 부주의한 태도는 필연적으로 문서의 손실로 이어질 것이며 그에 따라
Excel에서 전자적으로 문서 등록을 유지하면 문서를 체계화하고 빠르게 액세스할 수 있으며 각 문서를 별도로 저장할 필요가 없습니다. 언제든지 등록부의 문서를 Excel 시트에 작성된 인쇄 양식으로 출력할 수 있습니다. 예제 파일을 다운로드할 수 있는 링크는 아래와 같습니다.
문서 등록 유지
병합된 셀을 사용하지 않으려면 Excel에서 문서 기록부를 작성하는 것이 편리합니다.
다음으로, 이 데이터를 저장하고 다양한 문서를 인쇄하는 데 사용할 수 있는 직원 데이터가 포함된 레지스트리를 살펴보겠습니다. 실제로 이것은 고용 계약, 고용 계약 부록, 재정적 책임에 관한 계약, 고용 명령, 고용 계약 수정, 고용 계약 해지에 관한 계약이 인쇄된 고용 계약 등록이었습니다.
이 예에서는 등록부가 크게 줄어들었습니다. 인쇄된 양식에는 책임 계약만 남아 등록부를 유지하고 인쇄된 양식에 데이터를 작성하는 원칙을 보여줍니다.
Excel Smart Table의 문서 기록부의 예
인쇄 가능한 양식 만들기
수식을 사용하여 인쇄 가능한 양식을 작성하려면 Excel에서 작성해야 합니다. Excel에서 원하는 파일을 찾을 수 없는 경우 셀에 맞는 최대 문자 수를 고려하여 해당 텍스트를 다른 프로그램의 파일에서 워크시트로 전송할 수 있습니다. 그렇지 않으면 텍스트가 잘립니다.
이 예에서는 Word 문서에서 Excel 워크시트로 텍스트가 복사된 인쇄된 책임 계약 양식을 사용합니다.
Excel 워크시트에 인쇄 가능한 양식이 준비되면 이를 레지스터와 함께 통합 문서로 이동(또는 복사)하는 것만 남았습니다. 등록부가 아직 생성되지 않은 경우 인쇄된 양식을 사용하여 장부에 새 시트를 추가하고 이름을 "Register..."로 지정하면 됩니다.
인쇄된 양식 작성
인쇄된 양식을 레지스트리의 데이터로 작성하기 위해 내장된 Excel 기능인 "VLOOKUP"을 사용합니다. 테이블의 검색 참조는 등록부에 있는 항목의 번호가 순서대로 나타나므로 인쇄된 양식의 "VLOOKUP" 수식에서 계약 번호가 있는 셀을 "Searched_value"로 표시합니다.
함수 마법사에서 수식에 대한 인수는 셀 “L4”에 입력되며, 입력 후 다음 형식을 취합니다: =VLOOKUP("Print DMO"!G1;"Register DMO"!A2:J102;2;FALSE)
이 수식은 변수 값이 있는 다른 모든 셀에 복사되고 "Column_Number"만 대체됩니다.
이제 "G1"셀에 필요한 등록 줄 번호를 쓰면 책임 계약서의 인쇄된 양식이 해당 직원의 데이터로 채워집니다.
Excel에서 등록부를 다운로드하고 선택한 직원의 데이터로 책임 계약의 인쇄된 양식을 자동으로 작성할 수 있습니다.
사무에서 특정 세트에 대한 전체 목록을 작성해야 하는 경우 아래에서 샘플을 찾을 수 있는 문서 목록이 사용됩니다. 문서를 특정 수량으로 수취인에게 전송하는 주요 확인이기 때문에 준비는 항상 의미가 있습니다.
기사 끝부분에서 샘플 양식을 다운로드할 수 있습니다.
회사 외부와 내부에서 문서를 이동하는 경우 항상 작성됩니다. 이 경우 해당 용어는 특정 수의 논문 목록으로 이해될 뿐만 아니라 하나의 문서로도 이해되어야 합니다. 본질적으로 모든 이동에는 한 번에 여러 기능을 수행하는 목록 작성이 포함된다는 점을 이해하는 것이 중요합니다.
- 우선, 특정 발송인이 특정 수취인에게 1개 또는 여러 개의 문서를 보내고 전송한 사실을 확인하는 주요 문서입니다.
- 현재 문서 흐름을 빠르게 추적하고 특정 용지의 움직임을 감지할 수 있습니다.
- 마지막으로, 이를 통해 내부 물류에 대한 결론을 도출할 수 있습니다. 문서 흐름이 정확히 어떻게 진행되는지, 어느 방향으로, 어느 날, 어느 지점으로 가는지. 덕분에 회사 내 배송 프로세스를 최적화할 수 있어 상당한 양의 리소스를 절약할 수 있습니다.
2019년 문서 샘플 목록
편집은 회사의 재량에 달려 있습니다. 일반적으로 회사의 회계 정책에 따라 개발되며 모든 문서 전송 사례에 대해 샘플이 승인됩니다.
표준 양식 템플릿에는 다음 섹션이 포함됩니다.
- 수취인 이름 – 예: 회사, 정부 기관의 대표자 또는 일련의 문서가 주소로 전송되는 개인.
- 문서를 이전하는 조직의 이름입니다.
- 편집 날짜.
- 다음을 나타내는 인벤토리 자체가 포함된 테이블입니다.
- 일련번호;
- 문서의 전체 제목
- 사본 수;
- 시트 수.
- 다음으로 일반적으로 전송된 문서 수에 대한 줄이 작성됩니다.
- 그 다음에는 양도 책임자의 서명과 수락 직원의 성명, 직위 및 수락 날짜를 나타내는 문서 수락에 대한 메모가 이어집니다.
필요한 경우 문서가 전송되는 형식(원본 또는 사본(인증 여부))을 추가로 작성할 수도 있습니다.
문서가 작성 중입니다. 2부로– 하나는 보낸 사람에게 남고 다른 하나는 받는 사람에게 전송됩니다. 필요한 경우 사본 1개를 더 만들 수 있으며, 이 사본은 보관을 위해 관리, 회계 부서 및 기타 관심 있는 직원에게 전송됩니다.
참고하시기 바랍니다. 테이블의 시트 수는 모든 문서 사본에 대해 즉시 표시됩니다. 각 문서에 공통적으로 적용됩니다. 테이블에 비어 있는 모든 줄은 펜으로 지워졌습니다.
전문 프로그램에서 컴파일하는 옵션이 비디오에 나와 있습니다.
주요 품종
회사마다 고유한 양식과 승인된 문서 목록 샘플이 있으며, 이는 통일된 규칙에 따라 편집됩니다. 문서의 목적에 따라 여러 그룹이 구별됩니다.
- 내부 - 한 기업, 부서, 지점 내에서 또는 다른 지점, 대기업의 구조 부서 간에 일련의 서류를 전송하는 데 사용됩니다.
- 제3자 회사로의 문서 전송을 위한 재고 - 이러한 템플릿은 거래 상대방, 세무 담당자 및 기타 정부 부서에 제공해야 하는 추가 정보에 따라 다른 고려 사항을 고려하여 개발될 수 있습니다.
가장 광범위한 분류는 다른 회사로의 이전 또는 내부 사용을 위해 어떤 문서가 설명되어 있는지와 관련됩니다. 예를 들어:
- 인증 케이스의 재고입니다.
- 기본 회계 문서의 재고입니다.
- 직원 및 기타 여러 사람의 개인 파일.
올바르게 작성하는 방법
케이스 인벤토리는 가장 일반적인 유형 중 하나입니다. 특정 규칙에 따라 컴파일됩니다. 다음 사항이 표시됩니다.
- 문서 일련 번호 - 이는 개인 파일이나 파일을 그룹화하는 기타 폴더에서 각 문서에 항상 고유한 디지털 또는 영숫자 조합으로 번호가 지정됨을 의미합니다.
- 색인 – 어떤 경우에는 문서에 고유한 색인이 할당되기도 합니다. 이는 하나의 케이스에 매우 많은 수의 논문이 포함되어 있는 경우 특히 그렇습니다. 따라서 번호와 함께 문자 조합이 기록되어 일반 목록에서 빠르게 찾을 수 있습니다. 색인이 없는 경우에는 '색인 없음' 또는 'b/n'으로 표시됩니다.
- 날짜 – 여기서는 문서가 작성된 날짜가 아니라 등록 날짜를 의미합니다. 때로는 이러한 지표가 일치하지 않는 경우가 있으므로 나중에 불일치를 피하기 위해 사전에 확인해야 합니다.
- 문서의 제목은 항상 이름으로 본질뿐만 아니라 특정 범주의 사례 또는 사무 섹션에 속하는지 쉽게 결정할 수 있는 방식으로 작성됩니다.
- 시트 번호는 일반적으로 상단과 중앙에 배치되지만 항상 조직의 재량에 따릅니다. 편의를 위해 회사의 회계 정책은 항상 페이지를 포함한 모든 문서가 작성되는 초기 결정을 내립니다.
- 메모는 선택 사항이지만 담당자가 문서나 사례 폴더 이동에 대한 의견을 추가할 수 있는 매우 일반적인 섹션입니다. 예를 들어, 파일이 보관되었거나 상대방에게 전송하기 위해 문서가 압수되었습니다(또는 반대로 반환됨).
- 최종 표시는 문서, 페이지, 사본, 유형(원본, 인증 및 무인증 사본)의 총 개수를 반영하는 기록입니다. 필요한 서류를 바로 찾을 수 있도록 편의를 위해 제공됩니다.
문서가 관련성을 잃고 공식 문서 흐름의 저장 기간이 만료된 경우 해당 문서는 아카이브로 전달됩니다. 이 경우 1단위로 문서를 제출하더라도 항상 이전 재고가 작성됩니다.
이러한 문서 목록의 샘플에는 정보를 표로 표현하는 기본 형식이 보존됩니다. 그러나 문서 보관 기간 만료 기한을 나타내는 "마감일"열이 추가로 도입되었습니다. 일반적으로 이러한 날짜는 규제 문서에 따라 결정됩니다(예: 경로 시트는 최소 5년 동안 저장됩니다).
보관 문서 중 영구적으로 보관해야 하는 문서는 대규모 그룹으로 구성됩니다. 그러한 문서의 목록을 작성할 때 다음과 같은 몇 가지 기능을 고려해야 합니다.
- 영구 보관을 가정하므로 “보관 기간”란이 없습니다.
- 새 문서는 수신된 순서대로 계산되므로 모든 번호 지정은 간단한 시간순으로 수행됩니다.
- 종종 문서의 목적, 분류 원칙, 특정 그룹으로의 그룹화 등을 나타내는 서문 또는 설명 메모가 작성됩니다.
- 이 경우 주 또는 시립 기록 보관소에 문서를 공급하는 조직에 대해 이야기하는 경우 목록은 4개 사본으로 편집됩니다\ 민간 기업의 경우 승인된 사람이 결정을 내립니다.
아래에 예가 나와 있습니다.
샘플 양식 다운로드:
(단어) - 다른 조직으로 이전하는 경우
- 보관용
문서를 전송하기 위해 일반적으로 문서가 한 직원에서 다른 직원으로 전송되었다는 사실을 기록하도록 설계된 전송 및 수락 인증서를 사용합니다.
이는 다른 조직과 상호 작용할 때 필요한 회사 계약서, 구성 문서, 인사 또는 회계 문서, 내부 및 외부 사용을 위한 기타 문서일 수 있습니다.
문서 양도 행위 작성 절차
주문 및 가능한 제어를 위해 문서는 등록부라고도 할 수 있는 승인 인증서를 사용하여 전송되어야 합니다. 다음 데이터:
- 문서 제목;
- 편집 장소와 날짜
- 법인의 이름
- 해당 행위 자체의 작성자 이름
- 문서가 전달되는 사람의 이름과 내부 문서가 아닌 경우 회사 이름
- 직접 문서 목록;
- 등록번호 표시;
- 필요한 경우 본인의 서명과 회사 인감.
문서 전송 규칙
창작에는 특별한 형태가 없으므로 구성이 특별한 어려움을 일으키지 않습니다. 면 수에 따라 2부로 제작됩니다.
가장 큰 장점은 논란의 여지가 있는 상황이 발생하는 경우 이러한 문서를 통해 문서 전송 사실을 증명할 수 있다는 것입니다. 수령인은 목록에 표시된 실제 가용성을 주의 깊게 조사하고 확인해야 하며, 정보의 정확성을 이미 확인한 후 서명해야 합니다.
필요한 경우 객관성을 반영하기 위해 수행 중인 절차에 대한 사례 및 의견에 대한 평가를 제공할 수 있으며 이는 법률 본문에 포함됩니다. 문서 목록이 너무 많으면 일반적으로 법안의 부록으로 작성됩니다.
내부 문서에 관해 이야기하는 경우 문서를 이전하는 이유는 직원을 다른 직위로 이동하거나 해고하기 때문일 수 있습니다. 또한, 정부기관에 제출된 서류도 목록화 대상이 되며, 1부에는 접수일자와 접수번호가 표시됩니다.
현대 사회에서는 전자 매체에 대한 정보가 점점 더 많이 사용되고 있지만 그럼에도 불구하고 종이 기록은 어디에서나 실행됩니다. 때로는 컴퓨터를 사용하여 이러한 보고서를 유지하는 경우 특수 프로그램에 문서 위치, 문서가 전송된 사람 및 부서에 대한 정보가 포함되어 있습니다.
또한 모든 회사의 모든 문서 "수명"의 마지막 단계는 아카이브에 배치되는 것입니다. 사례를 조직의 기록 보관소로 전송하려면 문서 전송 행위도 사용되는 목록을 작성해야 합니다.
아래는 표준양식 및 샘플입니다.문서 전송 등록 무료로 다운로드할 수 있는 버전입니다.
