조직의 문서 흐름도: 문서 흐름 단순화의 예입니다. 모든 사람에게 동일한 규칙

현재 위치: 세금 및 수수료

어떤 회사를 관리하려면 빠르고 효율적으로 관리해야 합니다. 높은 레벨기존 문서를 처리합니다. 이는 편집 순간부터 아카이브에 도달할 때까지 모든 경로를 따라 문서가 이동하는 것을 의미합니다. 들어오는 문서 처리와 관련된 모든 작업의 총체를 조직의 문서 흐름이라고 하며 아래에서 설명합니다.

당신은 배울 것이다:

문서 흐름이란 무엇이며 기업에서 왜 필요한가요?
원활한 문서 흐름을 위한 규칙과 원칙은 무엇인가요?
조직 내 문서 흐름 시스템은 어떻게 구성되어 있나요?
무슨 일이야? 전자문서관리그리고 종이와는 어떻게 다른가요?
기업에 전자 문서 관리를 점진적으로 도입하는 방법과 비용은 얼마입니까?

조직의 문서 흐름이란 무엇이며 왜 필요한가요?

조직의 문서 흐름은 준비 또는 수령부터 실행 종료 또는 추가 발송까지 문서의 이동입니다.

공개 내용에 참고하세요 금기강조점은 "문서 이동"이라는 문구, 즉 조직 내 전체 이동 주기(부서에서 부서로 또는 직원에서 직원으로)에 있습니다. 조직의 문서 흐름은 조직과 관련된 특정 규칙에 따라 발생합니다. 즉, 문서 흐름 구성의 특징이 있습니다.

문서는 위에서 아래로 이동하는 경우가 많습니다. 이러한 상황에서는 회사의 장이 직접 모든 문서를 받은 다음 자신의 재량에 따라 이 작업을 수행할 사람을 선택합니다. 하지만 더 효율적이고 빠른 문서 이동 방법이 있습니다. 조직의 문서 관리가 간소화되고 부서와 직원 간 위임이 명확할 때 적합합니다. 안에 이 경우대부분의 문서는 공연자에게 직접 전달됩니다. 서명, 승인 및 기타 여러 프로세스도 조직 내에서 채택된 규칙에 따라 달라집니다. 조직의 내부 문서 흐름도 예외는 아닙니다.

조직의 문서 흐름에는 관리가 이루어지는 법률이 적용되며 장점과 단점이 있습니다.

문서 이동은 여러 단계로 나눌 수 있습니다.

회사의 문서 수령, 초기 처리;
탐색 및 정렬;
데이터베이스에 문서 입력;
실행 모니터링;
정보 및 참조 영역의 작업 범위;
문서 구현, 등록, 생성, 조정;
케이스를 보내거나 참여합니다.

문서 흐름은 특정 기준에 따라 결합된 여러 문서가 동일한 경로를 따라 이동하는 프로세스입니다.

모든 회사에는 다음과 같은 문서 흐름이 있습니다.

나가는 문서의 흐름. 이는 다른 회사로 전달되는 문서입니다.
스트림 내부 문서. 이 유형은 회사 내에서 컴파일되며 회사 내에서만 사용됩니다.
들어오는 문서의 흐름. 회사에 전달되는 모든 문서가 포함됩니다.

문서 흐름에는 다음과 같은 특정 매개변수가 있습니다.

밀도;
구조;
콘텐츠 또는 특정 초점;
방향;
주기성 또는 모드.

문서 흐름 밀도는 지정된 시간 내 특정 시점에 처리되는 문서의 양입니다. 이 경우 배송 방법, 모든 준비 방법 등 절대적으로 모든 문서가 고려됩니다. 예를 들어, 이메일로 수신, 팩스로 수신, 사람이 배달.

일반적으로 문서 흐름의 구조는 포함된 문서의 목표 및 기능과 일치합니다. 여기서 그룹화는 특정 특성, 특징 및 클래스에 따라 발생합니다.

문서 흐름의 방향은 평가, 검토, 승인, 승인, 처리 유형(통제 여부, 등록 여부 등) 및 기타 이벤트 방법에 따라 달라집니다.

순환성 또는 문서 흐름 모드는 과거에 정보 부하 영역에서 발생한 모든 변화입니다. 특정 시간. 이러한 변화는 많은 순환적 요인(결과, 작업 설정, 계절적 감소)의 영향을 받습니다. 다양한 방식활동, 회사 업무 및 기타 여러 가지).

조직 내 문서 흐름의 양은 특정 기간 동안 회사가 수신하고 회사 내에서 편집한 문서 목록입니다.

조직의 문서 흐름 양은 다음과 같은 도움이 됩니다.

서비스 점유 수준 결정 문서 지원경영진, 관리자 및 비서;
계산하다 필요 수량사무원;
기계화 및 자동화 도구 사용의 관련성을 계산합니다.

따라서 조직의 문서 흐름은 모든 회사 관리자뿐만 아니라 다른 직원의 분주함을 보여줍니다.

문서 흐름은 여러 수준으로 구분됩니다. 첫 번째와 두 번째 수준에는 문서 흐름을 구성하기 위한 자체 규칙이 있습니다. 외부에서 회사로 들어오는 문서는 개인, 다양한 회사, 기타 조직이 작성한 문서로 구성되는 경우가 많습니다. 회사 내 문서 흐름에는 보고서, 사무실 노트, 프로토콜, 관리 문서 및 기타 여러 가지.

문서 흐름 구성에 대한 모든 규칙과 원칙은 회사 헌장, 조직의 문서 흐름 일정, 지침, 명령, 규정, 구조 및 문서 흐름 시스템 구성과 관련된 기타 행위에 설명되어 있습니다. 단일 시나리오에 따라 회사에서 문서 작성 및 작업 프로세스를 수행하기 위해 사무 지침이 작성됩니다.

사무 작업 지침에는 다음이 포함되어야 합니다.

문서 상호작용에 대한 지침;
데이터베이스에 문서를 입력하는 규칙;
파일 및 문서를 파기하지 않는 기간에 대한 지침
사례가 작성되고 작성되는 기준;
위원회 행위 및 재고 조사에 따른 문서 청산과 관련된 일련의 조치;
문서 전송 및 작업을 담당하는 시간 프레임, 규칙 및 담당자 목록
문서 작업 단계에 대해 경영진에게 알리는 지침;
문서가 사건과 별도로 일시적으로 고려되는 규칙;
회사 업무, 조정 및 조정의 명명법 작성 원칙;
파일 저장 프로세스에 적용되는 법률;
회사에서 사용되는 문서 템플릿 및 샘플;
문서 작업에 필요한 일련의 법률, 이전 버전은 모두 삭제됩니다.
문서를 보관소에 제출하기 전에 문서를 준비하는 방법에 대한 지침.

사무업무에 대한 지시가 없는 경우에는 "를 사용합니다. 지침연방 행정부의 사무 지침 개발에 관한"및 "규범 적 법률 행위 준비 규칙 연방 기관행정권과 국가 등록.”

문서 흐름 일정. 문서 작성 및 검토를 위한 모든 프로세스는 조직의 문서 흐름 일정에 명시된 규칙과 시간에 따라 수행됩니다.

이 일정은 회사의 경영방식, 규모, 직원수, 업무방향 등을 고려하여 작성되었으며, 회사의 각 부서 및 직원별로 수행되는 업무의 전체 목록입니다. 마감일과 연결.

조직의 문서 흐름은 회계 담당자의 책임입니다. 이들은 아카이브 및 이와 관련된 모든 것을 처리합니다. 조직이 너무 크지 않으면 모든 것이 괜찮지만 회사가 성장함에 따라 조직의 문서 흐름도 증가하므로 특정 기술(가치 결정, 재고 준비, 특수 가공등등).

일반적으로 한 직원은 조직의 문서 흐름을 모니터링하지만 일반적으로 아카이브를 적절하게 문서화하는 기술이 없습니다. 이러한 상황을 바로잡기 위해 많은 조직에서는 전문가를 유치하고 기록 보관소에 문서를 제출합니다.

각 대기업회계와 관련된 문서를 보관하는 전문가인 기록 보관인이 있습니다. 그러나 아카이브가 작업 장소에서 상당한 거리에 있는 경우에는 여러 가지 어려움이 따릅니다.

조직의 전자 문서 관리는 기존 문서 관리와 어떻게 다릅니까?

전자 문서 관리(EDF)는 문서 이동, 문서 등록 및 입력, 문서 검색, 보고서 작성, 실행 모니터링, 아카이브 유지 관리 등 종이 매체를 사용하지 않고도 작업을 수행할 수 있는 기능입니다.

전자문서관리의 종류:

기술 및 기술;
창고;
경영 분야에서;
생산 분야에서;
회계 분야에서;
비밀 및 기밀 유지 분야에서;
기록 보관소 분야;
인사 분야에서.

즉, 조직 내 전자문서 흐름에는 다양한 활동만큼 다양한 유형이 있습니다. 이런 점에서 해당 분야에서는 IP의 급속한 발전이 이루어지고 있다. 민간단체문서 관리 시스템.

전자 문서 관리의 장점:

투명성 향상 내부 업무기업: 조직의 전자 문서 관리 시스템은 경영진에게 모든 이동 단계에서 문서에 어떤 일이 일어나고 있는지 확인할 수 있는 기회를 제공합니다. 또한 몇 초 안에 모든 파일, 작성자, 파일을 열고 변경한 사람에 대해 알아볼 수 있습니다.

보다 적절한 사용 물리적 공간및 장비: 이제 수많은 서류를 보관하는 데 사용되는 캐비닛, 선반 및 기타 품목은 물론 서버 공간을 낭비할 필요가 없습니다. 기반을 둔 완전한 정보문서에 대해서는 때가 되면 적시에 삭제할 수 있습니다. 이 모든 것이 전제 및 특별 공개로 이어집니다. 전자 장소정보를 저장하기 위해.

정보 및 문서의 보안 강화: 어떤 이유로 파일이 손상되거나 삭제된 경우에도 중앙 데이터베이스는 모든 문서의 사본을 즉시 저장합니다. 파일 저장 위치가 변경된 경우에도 빠르고 쉽게 찾을 수 있습니다.

시간 절약: 사용할 수 없는 논문을 검색하느라 소중한 시간을 낭비할 필요가 없습니다. 올바른 장소에. 문서가 불에 타도 중앙 데이터베이스에는 항상 백업 복사본이 있습니다.

인쇄, 우표, 봉투 및 우표 비용 절감: 이제 이러한 모든 프로세스가 문서 전자 전송으로 대체됩니다.

직원 및 관리자의 만족도 수준 향상: 일상 업무 프로세스의 최적화로 인해 직원의 정신-정서적 상태가 향상됩니다. 하는 대신 일상적인 작업서류 정리와 관련하여 작업자는 다른 프로세스를 수행합니다. 결과적으로 경영진은 직원을 통제할 수 있는 기회가 더 많아집니다.

직원의 물리적 위치에 대한 유연성 향상: 더 많은 기회가 열립니다. 원격 근무지도의 어느 지점에서나. 이웃 건물에서 문서가 도착할 때까지 몇 시간을 기다릴 필요가 없습니다.

각 파일의 개인 기록을 유지하고 첨부 문서: EDMS를 사용하면 구매자와 판매자 간의 상호 작용을 단 몇 초 만에 규제할 수 있습니다. 컴퓨터에서 파일 몇 개만 열면 됩니다.

전자문서관리시스템 구현의 문제점:

법학을 통해 문서의 진위성을 보장합니다(전자 서명에 관한 법률이 시행된 후에는 더 이상 관련이 없습니다).

일부 관리자는 개발을 꺼립니다. 컴퓨터 작업을 포함하여 진보적이고 새로운 모든 것을 개인적으로 싫어합니다. 문서 흐름을 구성하는 오래된 기술은 상당히 만족스럽습니다.

지속적인 상호 작용이 있는 다양한 회사 내에서 문서 작업이 필요합니다.

회사 내 정기적인 구조 개혁, 비즈니스 프로세스 개발 부족.

직원들이 새로운 것을 배우고, 훈련을 받고, 기술을 향상시키는 것을 꺼립니다. 실행에 대한 두려움 전자 프로세스직원 활동을 관리자에게 투명하게 만듭니다.

회사에서 전자 문서 흐름을 구성하는 방법

Commercial Director 잡지 편집자의 지침 기사를 통해 회사에서 전자 문서 관리 구성을 시작하는 방법을 배울 수 있습니다.

문서가 부족하면 재난이 발생할 수 있습니다.

블라디미르 칼리닌,

대리인 CostManagementGroup 이사회 의장

현명한 관리자는 문서 처리를 담당하는 직원을 반영하는 명령을 작성해야 합니다. 직원은 송장, 법령, 명령 및 기타 서류를 존중해야 합니다. 이것이 준수되지 않으면 직원의 과실, 규제 당국의 처벌에 대비하십시오. 예를 들어, 극히 적은 금액에 대해 해당 문서가 없으면 세무서에서 벌금을 부과합니다.

구성이 잘못되었거나 완전 부재귀하가 법정에서 귀하의 이익을 옹호한다면 모든 서류는 귀하와 귀하의 회사에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다. 여기 나의 개인적인 예인생에서.

공급자가 당사에 물품을 제공한 후 품질이 좋지, 우리는 성명서를 썼습니다 중재 법원. 그러나 문서 패키지를 작성하는 과정에서 원래 물품 인수 및 양도 행위가 없었으며 사본에 오류가 있는 것으로 나타났습니다.

법정에서 승리하려면 이 문서가 필요했습니다. 복원하는데 시간도 많이 걸리고 걱정도 많이 됐습니다. 처음에 조직의 문서 흐름이 원활했다면 그러한 비용을 피할 수 있었을 것입니다.

기업 내 문서 흐름의 효과적인 구성: 원칙 및 규칙

조직 내 문서 흐름이 불필요한 에너지 비용 없이 신속하게 수행되기 위해서는 특정 규칙/원칙에 따라 이루어져야 합니다. 문서 흐름을 구성하는 원칙은 다음과 같습니다.

문서 인증 수준을 줄입니다.

특정 특성에 따라 결합된 문서 이동 규칙을 생성합니다.

작업을 설명하는 특정 지침, 작업을 수행하는 사람, 마감일, 구현 데이터

문서가 이동하는 부서를 최소화하고 비즈니스 요구 사항과 관련이 없는 경우에만 문서가 이미 발견된 부서로 문서를 반환하는 것을 제거합니다.

부적절한 승인을 제거하는 동시에 이루어져야 합니다. 다양한 레벨, 그러면 기업의 문서 흐름 조직이 효과적이게 됩니다.

문서의 사전 정렬(관리자용, 대리인에게 전송, 특정 부서용으로 개발) 이는 대리 또는 비서 보조자가 수행합니다.

문서를 데이터베이스에 한 번 입력합니다(모든 문서는 한 번만 등록해야 합니다. 수신 - 수신 시, 전송 및 내부 - 작성 시).

관리 문서 지원 서비스의 모든 문서 처리.

조직 내 최적의 문서 흐름은 아래 설명된 조건에서 가능합니다.

생산 마케팅 업무와 관련하여 작성된 문서를 작성하고 검토할 때 명확한 기간 설정

문서 통일 코딩 시스템 적용, 클래스별 그룹화는 물론 일반 원칙그들의 수정;

정보 작업과 재료 및 기술 기반의 관점에서 문서를 정의합니다.

문서 흐름을 구성하는 기본 규칙은 다음과 같습니다.

주요 유형의 서류 이동 및 처리에 대한 통일된 원칙

문서가 이동하는 부서를 최소화하고 반복적인 이동을 제거합니다.

문서가 전체 경로 주기를 이동하는 데 걸리는 시간을 줄입니다.

실제로 이러한 지침을 사용하면 조직 분야에서 사무 서비스의 주요 원칙을 구현하여 기술 분야에서 동질적인 프로세스를 공동으로 처리하는 것이 가능해집니다. 종이 및/또는 전자 문서는 정보 제공에 대한 일반 규칙을 준수해야 합니다.

이상적인 인사 관리의 방법인 팀 빌딩

기업에서 문서 흐름의 일반적인 구성은 어떻게 이루어 집니까?

들어오는 문서의 통과 및 실행 순서

수신된 문서의 문서 흐름은 다음과 같습니다.

시민의 주장 및 항소;
공동 작업의 일환으로 다양한 회사로부터 받은 서류
국가에서 보낸 서류 권력을 부여받은 조직과 공식 직위보다 높은 조직;
요청, 기록 및 보고서에 관한 하위 부서의 서류.

서류 접수 시 일반 조직회사의 문서 흐름은 다음 작업을 기반으로 합니다.

반응 방향;
관리자의 학습;
데이터베이스에 입력;
친숙화 및 분류;
초기 처리;
서류 수락;
공무원이 내린 결정의 이행.

문서 흐름을 구성하는 절차가 명확하게 표시됩니다. 답변을 작성할 때에는 답변을 작성한 자료를 문서와 함께 첨부해야 합니다. 이 단계는 계약자와의 의사소통을 없애고 관리자의 작업을 더욱 효과적으로 만듭니다. 모든 자료와 문서의 제출은 사무 직원이나 비서(사실 보조자)가 수행합니다. 마지막 스테이지. 따라서 기관의 문서 흐름 구성은 다음과 같습니다. 전선이익.

조직 및 구조부서 경영진의 서류심사는 원칙적으로 당일에 이루어지나, 긴급한 서류는 도착 즉시 심사합니다. 조직의 문서 관리는 특정 규칙을 고려하여 이루어집니다.

관리자는 문서를 검토한 후 그 결과를 결의안으로 작성합니다. 모든 문서와 관련하여 수행자의 전체 작업 목록이 기록됩니다. 다음으로 원본은 먼저 지명된 연주자에게 전달되고 나머지는 복사본이 만들어집니다.

데이터베이스에 입력된 문서와 등록 사실을 나타내는 스탬프가 표시되지 않은 문서, 접수 시간 및 날짜도 기록됩니다.

초기 처리 단계에서 문서는 의도된 부서에 따라 구조화됩니다. 데이터베이스에 입력할 필요가 없는 문서는 수취인에게 보낼 준비가 되어 있으며 다른 모든 문서는 데이터베이스에 추가됩니다. 부서의 문서는 이름별로 정렬된 후 해당 부서의 비서에게 전송됩니다. 관리자를위한 문서는 비서 보조원이나 사무실로 전송됩니다.

일반적으로 대기업접수된 서류의 초기 처리는 비서(보조 또는 비서)가 수행합니다.

최종 수신자를 위한 문서를 준비하고 올바른 배송 주소와 내부 항목의 안전을 보장하려면 수신 문서의 초기 처리가 필요합니다. 봉투가 손상되지 않았는지 주의 깊게 확인한 후 개봉하여 재고가 있는지 확인합니다. 뭔가가 없거나 기계적 손상, 보낸 사람이 코스에 소개됩니다.

최종 수신자가 누구인지에 관계없이 들어오는 서신의 수신은 사무실이나 비서 보조원에 의해 처리됩니다.

접수된 문서에 대한 예비 검토를 통해 경영진에게 전달되는 문서를 분류합니다. 관리자의 시간을 절약하기 위해 이러한 문서는 책상에 도착하기 전에 주의 깊게 검토됩니다. 모든 문서 중 20%만이 경영진에 전달되어야 하며, 경영진에 직접 전달되거나 개입이 필요한 정보가 포함되어 있습니다.

처음에는 수취인이 긴급 문서를 받아야 하며, 다른 모든 문서는 받은 당일에 조사해야 합니다. 모든 문서에는 수행자의 성명, 코드가 포함되어야 합니다. 구조 단위.

결의안의 집행은 결의안에서 지정된 사람에 의해 수행됩니다. 필요한 경우 문서에 따라 작업을 수행하는 전체 프로세스가 등록 카드 반대편에 표시됩니다. 논문이 완성될 때까지 해당 논문은 해당 작업을 수행하는 사람의 작업 폴더에 보관됩니다.

발신 및 내부 문서 통과

우리는 이니셔티브 편지, 거절, 제안, 소원, 요청, 동의 및 기타 여러 가지와 같이 응답을 암시하는 문서 유형에 대해 이야기하고 있습니다.

보낸 문서 이동에는 여러 단계가 있습니다.

데이터베이스에 들어가서 보내는 것;
성명;
승인(보증이 필요한 경우)
프로젝트 인쇄 및 생성.

관심 있는 사람과 회사에 사본을 보내면 인증 및 승인이 더 빨리 이루어질 수 있습니다. 그런 다음 원하는 내용을 고려하여 문서를 다시 입력하십시오.

완성된 문서는 비서관에게 전달되며, 비서관은 형식, 첨부 파일 유무, 문서 작성에 사용된 관련 자료 등을 검토합니다. 불일치가 발견되면 문서는 계약자에게 반환됩니다. 모든 규칙을 준수한 후 문서는 서명을 위해 관리자에게 전송됩니다. 후자가 편집하면 문서가 다시 작성됩니다.

서명 후 문서는 데이터베이스에 입력된 다음 추가 발송을 위해 사무실이나 비서에게 전달됩니다. 여기에서는 주소별로 배치하고 봉인하며 필요한 경우 투자 가치를 신고하고 완전히 준비하여 우체국으로 보냅니다. 이 경우 모든 서류는 접수 당일 발송됩니다.

내부 문서에 관해 이야기하면 다음 단계를 구분할 수 있습니다.

예비 준비;
조정;
조정;
보증;
서명;
구현.

수신 및 전송된 문서의 경우 구현, 조정 및 준비 단계에서 이동 경로가 일치합니다. 그러나 회사 내의 특정 유형의 문서는 자체 경로를 사용하는 경우가 많습니다. 예를 들어, 지시와 명령은 변호사 부서로 전달됩니다. 프로토콜 초안을 작성할 필요가 없으며 관리자에게 전달된 문서는 관리자 사무실로 직접 전송됩니다.

비서나 사무직 직원은 프로토콜과 명령을 데이터베이스에 추가하고 수많은 복사본을 만들어 모든 부서에 전송합니다. 내부 문서(증명서, 요약서, 편지, 메모 등)는 해당 직원이 검토한 후 파일에 첨부하거나 부서로 전송합니다.

기밀 문서 작업

문서에 상업 및/또는 공무상 비밀이 포함되어 있는 경우 이를 문서라고 합니다. 비밀의.

대기업과 중기업에서는 이러한 문서를 사무실 장이 처리하고 소규모 회사에서는 비서 보조자가 처리합니다.

직원이 기밀 문서와 적절하게 상호 작용하려면 다음 세 가지 조건이 보장되어야 합니다.

근무일 기준 2일 이상 서명을 받아 직원에게 이러한 유형의 문서를 발행합니다.

경영진의 동의가 있는 경우에만 이러한 문서를 회사 내부 및 외부로 보냅니다.

소수의 직원만 접근할 수 있는 이 목적을 위해 특별히 준비된 사무실에서 그러한 문서를 다루십시오.

기밀 문서는 특수 데이터베이스에 입력되며 다음에도 포함됩니다. 특별한 건물또는 닫힌 강철 캐비닛에 보관됩니다. 가장 필요한 문서는 금고에 보관하거나 알람 및/또는 보안으로 보호하는 것이 좋습니다.

작업이 끝나면 기밀 문서를 검토한 후 보관 시설로 보냅니다. 어떤 이유로든 문서가 누락된 것으로 발견되면 즉시 경영진에 통보됩니다.

관리자의 책임은 직원에게 기밀 문서와의 상호 작용 법률을 숙지시키는 것입니다. 신입생들 '비공개 서약서' 서명 공식 비밀", 모든 회사 규정에 따라. 러시아 연방 법률의 틀 내에서 행정적, 형사적 또는 기타 책임에 대한 정보가 제공됩니다.

마음대로 해고: 규칙과 함정

시민들의 편지 및 항소 처리

이러한 프로세스는 나머지 서류 작업과 크게 다르며 별도로 수행됩니다. 비서관이나 시민 문제를 담당하는 기타 직원이 이 서류에 서명해야 합니다.

지도자들은 시민들의 편지와 항소를 처리하는 분야에서 개인적인 책임을 집니다. 이들의 책임에는 이러한 영역에 대한 지속적인 개선과 이에 대한 철저한 연구가 포함됩니다.

시민이 보낸 모든 서류는 도착 당일 수령, 연구 및 데이터베이스에 추가되어야 합니다.

시민이 약속에 직접 오면 그 사람의 모든 정보 (구두 및 서면)가 데이터베이스에 입력됩니다.

문서가 데이터베이스에 추가되면 관리자에게 전달됩니다. 법률 및 명시된 모든 상황에 따라 관리자는 결정을 내립니다. 결정이 부정적이라면 다음 사항을 참조하여 정당화됩니다. 입법 행위또는 기타 문서에는 거절 이유도 설명되어 있습니다. 부정적인 결정은 서면으로 이루어져야 합니다.

경영진은 가능한 한 빨리 시민에게 응답할 의무가 있지만 질문의 복잡성에 따라 다릅니다. 이 프로세스는 제어를 위해 필수이며 이에 대한 모든 책임은 관리자에게 있습니다.

일반적으로 고려가 필요하지 않은 불만 사항 및 신청 추가 포인트, 접수 후 2주 이내에 해결됩니다. 상황에 대한 추가 조사가 있는 경우 결정 기간을 연장할 수 있지만 접수일로부터 30일을 초과할 수 없습니다.

신청하는 시민은 러시아 연방의 모든 상황과 법률에 따라 문제 해결에 대한 정보를 받습니다. 만약에 이 회사신청자에게 답변을 제공할 능력이 없는 경우, 5일 이내에(연락처 표시와 함께) 발송인에게 답변을 반환하거나 관할 기관에 전달해야 합니다.

나는 사람들이 서류 작업을 올바르게 수행할 것이라고 믿습니다.

이고르 타라소프,유전자. 카잔 Altika LLC의 이사 겸 소유주

개인적으로 저는 문서와 영수증을 가지고 있습니다. 적절한 시간회계사, 관리자 및 사령관이 참여합니다. 우리는 변호사가 작성한 계약을 모든 파트너와 고객에게 보여줍니다. 사법 실무. 내 기억으로는 타협점을 찾지 못한 경우는 없었다. 따라서 일반적으로 우리 문서는 문제없이 서명되거나 함께 일부 변경을 수행하여 상호 이익이되는 협력으로 나아갑니다.

우리는 러시아 연방의 모든 지역에서 일하고 있기 때문에 송장 및 송장 등 송장을 돌려받는 데 문제가 있는 상황이 있습니다. 그것들을 훨씬 더 작게 만들기 위해 그들은 다음과 같이 계산하기 시작했습니다. 운송 회사구매자가 상품을 받았다는 메모가 포함된 송장 및 송장을 당사에 제공한 후에만 가능합니다.

나는 문서를 거의 확인하지 않고 긴급하게 필요한 경우에만 확인합니다. 매월 중순에 당사 회계사는 고객으로부터 받은 문서와 고객에게 이전된 상품 문서를 확인합니다. 빠진 것이 있으면 해당 사건을 담당한 관리자와 소통합니다.

조직의 문서 흐름도: 교통 경로

모든 문서의 이동 경로를 최대한 효율적으로 만들기 위해 특별한 계획이 생성됩니다. 관리 문서 지침에 포함되어 있는 필수 부록입니다.

문서 작업을 구성하는 세 가지 주요 형태는 다음과 같습니다.

혼합;
중앙집중화;
분산화.

혼합 형식은 조직의 구조가 혼란스럽고 작업 흐름이 인상적인 대규모 회사에서 사용됩니다. 중앙 집중식 양식은 조직의 문서 흐름이 적절한 소규모 기업에서 사용됩니다. 그리고 분산형 형태는 전체 작업 목록이 구조적 부문에서 수행되는 회사와 관련이 있습니다.

가장 중요한 것은 EDI에서 원하는 것이 무엇인지 명확하게 이해하는 것입니다.

미하일 에고로프, 모스크바 Rusagro 그룹 기업의 IT 부서 책임자

결과 달성은 거의 항상 올바르게 식별된 요구 사항을 기반으로 합니다. 우리에게는 진정한 전문가이자 조직의 문서 흐름 시스템 작업의 모든 복잡성을 항상 알고 있는 재무 이사가 있었습니다.

그래서 그는 명확하고 간결하게 요구했고 IT 부서는 그의 요구 사항을 성공적으로 구현했습니다. 문서가 전달되는 경로는 IT 직원이 제어하고 프로그램을 마스터했으며 재무 부서에서받은 정보를 기반으로 모든 문서에 대한 세부 경로를 만들었습니다.

조직의 문서 흐름을 능숙하게 자동화하는 7단계

이니셔티브가 이 문제경영진에서 나오지 않으면 EDI 도입 가능성은 0이 되는 경향이 있습니다. 자동화 프로세스는 일반적으로 프로세스 자체와 보고서라는 두 부분으로 구성됩니다. 조직에서 완벽하게 작동하는 문서 흐름 버전을 얻으려면 책임자는 필요한 기술 프로세스를 담당하는 관리자를 참여시켜야 합니다.

문서 흐름 시스템 구성을 자동화할 때 다음과 같은 주요 단계가 있습니다.

1단계. 자동화할 대상

우선, 회계 및 재무 부서에서 EDI를 구현해야 합니다. 왜냐하면 다양한 문서의 대부분이 이곳에 있기 때문입니다. 대용량으로 인해 직원들은 이러한 문서를 적시에 처리할 수 없는 경우가 많으며 결과적으로 모든 비즈니스 프로세스에 어려움을 겪습니다.

2단계. 비즈니스 프로세스 설명

EDI를 구현하기 전에 회사 전체의 현재 비즈니스 프로세스를 주의 깊게 검토하십시오. 그러기 위해서는 부서장이 문서가 통과하는 경로를 자세히 설명하고 업무와 관련된 모든 프로세스에 대해 이야기하는 것이 필요합니다. 그 후, 이 데이터를 바탕으로 표를 작성하고 문제와 이를 해결할 사람을 결정합니다.

3단계. 기획

여기에서는 작업 수행, 리소스 양 계산, 시간 프레임 설정 등에 따라 계획이 작성됩니다. 이는 재무 이사, 부서 관리자 및 정보 부서 이사가 수행합니다.

4단계. IT 솔루션 선택

대기업이나 지분에 대해 이야기하는 경우 EDI 구현에는 비용이 많이 들고 시간이 많이 걸립니다. 장기, 여러 프로세스를 자동화하는 경우에도 마찬가지입니다.

문서 흐름이 적합한 소규모 기업에서는 조직의 문서 흐름을 최적화하기 위해 일반 데이터베이스(Access, Excel 등)로 제한할 수 있습니다. IT 부서는 직원이 로컬 데이터베이스 내부, 특별히 설계된 웹 사이트 내부 등 어떤 액세스 권한을 가질 것인지 선택해야 합니다.

가장 중요한 문서는 접근이 제한된 곳에 보관하는 것이 좋습니다. 소규모 회사에서는 많은 돈을 쓸 필요가 없으며 모든 것이 저렴하고 간단하다는 것이 밝혀졌습니다.

5단계. 구현

구현과 관련된 모든 프로세스는 일반적으로 프로젝트 관리자가 처리합니다. 총책임자는 다음을 결정해야 합니다.

문서가 모든 과정을 거쳐 이동하는 시간 프레임 공통 시스템전자 승인;

문서 이동 시스템에서 특정 변경이 이루어지는 중요한 지점입니다.

유전자의 구현을 모니터링합니다. 감독은 "편차별"이 필요합니다. 이는 다음 데이터가 유용할 것임을 의미합니다.

특정 문서에 대한 시스템 응답 수
특정 지점의 문서 지연에 대한 데이터.

결과적으로 유전자의 효율성이 저하됩니다. 감독은 증가하고 그에 대한 작업량은 감소합니다.

6단계. 완료

이 시점에서는 시스템이 테스트되고 있으므로 자동화와 관련된 문제를 확인하고 제거하려면 모든 것을 다시 주의 깊게 조사해야 합니다. 이것 마지막 스테이지, 자동화 오류를 제거할 수 있습니다.

7단계. 시스템 사용량 모니터링

이 단계에서 주요 임무– 작동 중에 사용자가 식별한 모든 오류를 제거합니다. 이 프로그램은 직원들 사이에서 인기가 있어야 합니다.

조직에서 전자 문서 관리를 구현하는 데 비용이 얼마나 드나요?

기업 내 EDI 구현을 위한 프로젝트의 최종 가격은 초기 비용과 크게 다를 수 있습니다. 여기에는 다음 비용이 포함됩니다.

호위를 위해;
구현을 위해;
라이센스(키)용.

조직의 문서 흐름을 보장할 때 예를 들어 소프트웨어, 운영 체제, 전자 제품 등등. 당연히 이는 직원의 직위 비용 증가로 이어질 것입니다. 직원 교육 (강좌, 컨퍼런스, 세미나, 교육 보조, 교육 자료 등).

요약하자면, 조직의 문서 흐름은 문서 흐름을 진행하는 데 필수적인 도구라는 점에 주목합니다. 효과적인 관리회사에 파트너와 고객이 많을수록 문서 흐름이 많아집니다.

~에 복잡한 구조회사 내에서는 조직 내에서 문서 흐름을 수행하는 것이 더 어렵습니다. 이는 전체 시스템을 인수하고 조직의 문서 흐름을 기록하려면 해당 시스템과 협력하는 모든 회사와 법인을 연구해야 함을 의미합니다.

저자 및 회사에 대한 정보

블라디미르 칼리닌, 모스크바 CostManagementGroup 이사회 부회장. CostManagementGroup은 5년 동안 시장에서 운영되어 왔습니다. 제어 시스템 구축에 참여 산업 기업, 투자 활동, 개발 전략 개발 지방자치단체, 산업자산관리 분야의 컨설팅 서비스를 제공합니다. 회사는 운영 기간 동안 11개의 프로젝트를 수행했습니다. 러시아 12개 지역과 협력하고 있습니다. 직원 수는 대기업에서 5-8년의 경험을 가진 최고 관리자를 포함하여 50명입니다.

이고르 타라소프, 최고 경영자 Kazan에 위치한 Altika LLC의 소유주입니다. Altika LLC는 2001년에 설립되었습니다. 주요 활동은 제과 및 유제품 생산 원료인 식물성 크림 "Soblazn" 및 유제품의 도매 무역입니다. 장기간저장 회사의 파트너는 볼가 지역, 우랄 지역, 시베리아 지역의 200개 이상의 제과 및 유제품 제조업체입니다. 직원 - 23명.

모스크바 Rusagro 그룹의 IT 부서 책임자인 Mikhail Egorov. Rusagro 그룹은 1995년에 설립되었습니다. 오늘날 이 농업 산업 보유지는 설탕, 유지 및 농업이라는 세 가지 방향을 개발하고 있습니다. 회사 그룹에는 Belgorod, Voronezh, Rostov에 7개의 설탕 공장, 4개의 엘리베이터, 사료 공장, 항구 엘리베이터, 2개의 유지 공장 및 4개의 석유 추출 공장이 포함되어 있습니다. 탐보프 지역크라스노다르 지역.

소개

1. 문서 흐름의 개념

2. 일반 구조관리를 위한 문서 지원

3. 서류의 분류

4. 사무업무에 대한 규제 체계

5. 문서 흐름 자동화

6. Ryazan Tea Factory LLC 회계에서 문서 흐름 구성의 특징

결론

사용된 문헌 목록

부록 1

소개

문서가 주요 문서입니다. 정보 자원협력하기 위해 적절한 조직이 필요한 기업. 문서 제공 정보 지원양자 경영 결정모든 수준에서 모든 비즈니스 프로세스의 수행을 동반합니다. 회계와 관련하여 문서는 특정 방식으로 인코딩되어 특수 매체에 기록되어 사실을 증명하는 정보 메시지(인증서)라고 말할 수 있습니다. 경제생활또는 존재하거나 커밋되거나 커밋되어야 합니다. 문서화는 형식화하는 방법입니다. 비즈니스 거래커미션 당시 문서의 도움으로. 문서흐름은 기업의 활동을 객관적으로 반영하고 신속한 관리를 가능하게 하는 지속적인 문서 이동 프로세스입니다. 긴 검색 필요한 서류, 손실, 문서 중복, 전송 및 수신 지연, 인적 오류로 인해 기업의 작업이 크게 느려지거나 심지어 마비될 수 있습니다. 특히 지리적으로 멀리 떨어진 부서가 있는 경우 엔드 투 엔드 문서 흐름을 구성하여 운영 관리를 중앙 집중화합니다. 이 경우는 매우 어렵습니다.

효과적인 문서 흐름은 효과적인 기업 관리의 필수 구성 요소입니다. 문서 흐름은 재무 및 업무를 적절하게 구성하는 데 매우 중요합니다. 관리회계, 특정 기업의 특정 비즈니스 프로세스와 분리하여 고려할 수 없습니다. 그렇기 때문에 이 주제공부하는 것이 매우 중요합니다. 안에 테스트 작업문서 흐름의 개념, 기업에서 사용하는 문서 등록, 이동 패턴, 문서 흐름 최적화, 중복 문서 및 작업 제거, 문서 작업 속도 향상을 위한 접근 방식을 살펴보겠습니다.

1. 문서 흐름 개념

문서 흐름은 문서가 수신되거나 생성되는 순간부터 실행 또는 발송이 완료될 때까지 문서의 이동입니다. 문서 흐름은 사무 작업의 중요한 연결 고리이며, 문서 흐름은 이러한 이동의 권한과 속도를 결정합니다. 문서 흐름의 주요 규칙은 최소한의 시간과 노력으로 가장 유망한 경로를 따라 문서를 신속하게 이동하는 것입니다. 문서 흐름의 기초가 제공됩니다. 조직 문서: 헌장, 구조 구분 규정, 유아원 교육 기관 서비스 규정, 책임 분배 명령, 문서 작업 지침, 사무 지침, 문서 흐름도, 흐름 경로 개별 종서류. 기술 프로세스로서의 문서 흐름은 스트림이라는 여러 부분으로 나뉩니다. 그들은 직접 수행하고 피드백관리 중. 방향과 관련성이 다릅니다. 관리 객체.

쪽으로 :

수평적 - 같은 계층의 조직을 연결합니다.

수직 - 하향식, 상향식 - 조직 연결 다양한 레벨(오름차순 - 입력, 입력 상급 조직하위 조직에서 - 상위 기관에서 하위 조직으로 전송됨)

관리 객체와 관련하여문서 흐름은 들어오는 문서(다른 조직에서 들어오는 문서), 나가는 문서(다른 조직으로 보내는 문서), 내부 문서(조직 내에서 생성되어 운영되는 문서)의 흐름으로 구성됩니다.

모든 조직의 회계 서비스가 직면하는 주요 업무는 다음과 같습니다.

필요한 조직 활동의 비즈니스 프로세스 및 재무 결과에 대한 완전하고 신뢰할 수 있는 정보의 형성 운영 관리, 투자자, 채권자, 세금 및 금융당국, 은행 및 기타 이해관계자;

재산의 가용성 및 이동, 자재 사용, 노동 및 재원승인된 규범, 표준 및 추정에 따라;

적시에 경고 부정적인 현상금융에서 - 경제 활동, 농장 매장량의 식별 및 동원.

이러한 작업의 구현은 계정 반영의 완전성과 적시성에 직접적으로 달려 있습니다. 회계활동 과정에서 조직이 수행하는 비즈니스 거래는 완료된 거래를 문서화 한 결과입니다. 조직의 회계 부서가 사용자에게 제공하는 회계 정보의 정확성은 구현의 정확성에 따라 달라집니다.

문서 흐름의 양을 계산할 때 원본 문서 또는 인증된 사본만 고려됩니다.

2. 관리 문서의 일반 구조

모든 기업을 관리하는 것은 정보처리, 정보가 수신되고, 처리되고, 결정이 개발되고, 결정이 수행자에게 전달되며, 그 행동은 통제됩니다 (그림 1).

그림 1. 관리 문서화 체계

문서 흐름은 사무 서비스의 주요 조직 문제이자 문서 프로세스 기술의 문제이므로 문서 작성, 등록을 포함하여 문서 작업을 구성하는 프로세스의 핵심 링크 위치를 차지합니다. , 통제, 승진, 체계화, 보관 등을 사무라고 합니다.

조직에 전달된 모든 문서는 등록되고 처리되어야 합니다. 수신 문서 처리에는 분개 항목이 포함되어야 합니다. 관리자의 검토와 등록을 거친 후, 서류는 출연자에게 전달됩니다. 문서는 문제가 최종적으로 해결될 때까지 계약자가 보관합니다. 실행 후에는 문서를 파일과 함께 보관해야합니다. 파일은 특정 문제와 관련된 문서 모음(문서가 특정 순서로 정렬된 폴더 또는 파일 캐비닛)입니다.

후에 마감 시간케이스는 보관을 위해 아카이브로 전송됩니다.

문서 흐름은 문서가 생성되는 순간부터 문서 작업이 완료되는 순간까지의 문서 이동입니다.

쌀. 2. 기업의 문서 흐름

문서 흐름의 구성은 기계식 컨베이어의 구성과 많은 공통점을 가지고 있습니다(그림 2). 한때 제품 유형화 및 부품 표준화와 함께 조립 라인 조립이 도입되면서 노동 생산성이 크게 향상되고 생산 공정 비용이 절감되며 대량 생산이 시작되었습니다. 사실, 컨베이어가 설정한 리듬은 작업 강도를 높이고 작업자의 긴장감을 증가시켰습니다.

문서 흐름의 구성은 기계식 컨베이어와 동일한 원칙을 기반으로 합니다. 문서 이동은 이전 단계로의 수익을 최소화해야 하며, 작업 중복을 피하기 위해 문서는 책임에 따라 수행자에게 전송되어야 합니다.

문서 흐름에는 외부 및 내부 윤곽이 있습니다(그림 3). 외부 윤곽은 외부에서 기업에 도착하는 수신(외부) 문서로 시작됩니다. 이건 주문일 수도 있어 고위 당국, 주문, 결의안, 파트너 및 고객의 편지 등 수신된 문서는 비서가 등록한 후 실행을 위해 전송됩니다.

수신 문서는 기업이 다른 조직으로부터 받은 문서입니다. 발신 문서는 기업(조직)이 다른 기업에 보내는 문서입니다. 발신 문서는 편지, 증명서, 보고서, 주문, 전보, 전화 메시지 등 다른 조직으로 전송할 목적으로 기업에서 생성된 정보를 포함하는 문서입니다.

쌀. 3. 문서 흐름도

조직 자체에서 문서가 생성되면 문서 통과의 내부 회로(개시-실행-승인-승인-등록)가 발생합니다. 버전 관리가 자주 발생하는 것은 문서의 내부 윤곽에 있습니다(즉, 문서가 다른 버전으로 존재함). 예를 들어 승인 단계에서 다양한 사람들의 댓글이 나타날 때. 사무의 중요한 업무는 문서 버전을 추적, 축적, 관리하고 문서 변경 사항을 모니터링하는 것입니다.

이동 중인 각 문서는 등록, 제어, 파일로 전달이라는 세 가지 작업을 거쳐야 합니다. 문서와의 혼동을 피하기 위해 각 작업은 한 번만 수행해야 합니다.

3. 문서 분류

문서 분류에는 다양한 옵션이 있습니다.

출신별 - 공식, 개인

긴급성 - 긴급, 비긴급

홍보로-비밀, 소련 비밀, 공식적인 사용, 분류되지 않음

형식에 따라 - 표준, 개인

유통기한별 - 임시보관, 장기보관, 영구보관

자연 정보 링크수신, 발신 및 내부

매체 유형별 - 종이, 전자

특히 주목할 만한 것은 수업이다. 관리 문서, 포함하고있는:

· 조직 문서(기업 헌장, 직원 테이블, 직업 설명직원);

중앙 집중식 문서 흐름의 상당히 큰 계층은 소위 내부 문서로 구성됩니다. 여기에는 조직 내에서만 사용하도록 고안된 (ORD)가 포함됩니다. 이는 경영진의 명령일 수 있습니다. 내부 활동조직, 회의록, 각종 규정(직무 설명, 구조적 구분에 관한 규정 등).

이 단계에서 사무실의 기능에는 다음과 같은 작업 수행이 포함됩니다(그림 3).

내부 문서 초안 준비;

문서 승인 보장

성명;

문서 실행 제어;

파일의 사본을 제출합니다.

쌀. 3. 내부문서 처리

내부 문서 초안은 조직의 구조적 부서나 관리 비서가 준비할 수 있습니다. 추가 처리 기술은 위에서 설명한 수신 문서 처리 기술과 완전히 유사합니다.

등록 양식서비스 문서를 기록합니다.

문서 등록은 조직이 문서를 작성하거나 수신했다는 사실을 기록하는 것입니다. 등록에는 문서의 등록 번호를 붙이고 등록 양식에 문서에 대한 정보를 기록하는 것이 포함됩니다.

필요한 문서에 대한 회계, 통제, 검색을 위해서는 문서 등록이 필요합니다.

문서 승인은 관련 부서의 공무원(장)이나 기업의 장이 수행하거나 문서에 법적 효력을 부여하기 위해 특별히 발행된 문서에 의해 수행됩니다. 안에 승인된 문서 APPROVED(따옴표 제외)라는 단어, 직위, 서명, 문서를 승인하는 사람의 이니셜과 성, 승인 날짜가 포함된 문서 승인 스탬프가 있습니다.

승인 대상 서류 목록입니다.

· 행위(검사, 감사, 업무수행, 상각, 심사, 사건의 접수 및 이송 등)

· 지침(공무원, 안전 등)

· 보고(생산활동, 출장 등)

· 목록(직위, 직원, 문서 등)

· 계획(생산, 개발, 구현 새로운 기술등.)

· 규정(구조분할, 상여금 등에 관한 사항)

· 프로그램(업무, 행사, 출장)

· 구조와 직원 수준

· 견적(비용, 자금사용 등)

· 스탬프를 찍을 서류 목록

공무원의 권리를 증명하는 서류에 자금 지출 사실을 기록하고 물질적 자산, 그리고 특별히 제공되는 법적 행위스탬프와 서명이 부착되어 있습니다. 서명은 기업 인감의 인증을 받아야 합니다.

인감은 부분을 덮는 방식으로 배치되어야 합니다. 개인 서명문서에 서명한 공무원이었고 텍스트를 읽을 수 있었습니다.

· 행위(물건, 장비, 수행업무의 인수, 상각, 심사, 사건의 인수 및 이송 등).

· 보관 참고자료, 보관 문서의 사본 (추출).

· 위임장(재고 품목 수령, 중재 업무 수행 등).

· 계약(약 재정적 책임, 공급품, 계약, 공동 활동, 건물 임대, 작업 등).

· 용도(장비용 등).

· 신청 (신용장, 수락 거부 등).

· 여행 및 기타 공식 신분증.

· 모든 활동을 수행할 수 있는 권리에 대한 라이센스입니다.

· 금융 및 사업 거래를 수행할 권리가 있는 직원의 인감 및 서명 샘플.

· 보증서(업무, 서비스 등에 대한).

· 예산, 은행, 연금, 지불 명령(은행에 통합, 통화 수신 및 이체, 수입 등을 위해).

· 등록부(국제 서신 발송을 위해 은행에 제출된 수표, 예산 명령서).

· 대표 사무소 개설 증명서.

· 비용 추정(자본 건설을 위한 신제품 생산, 계약 비용 산정 등).

· 기업 대표가 서명한 공동 문서.

· 사양(제품, 제품 등).

· 구성 문서(헌장, 의정서 등).

· 특성.

· 인력 배치 일정 및 변경 사항.

· 등록 대상이 아닌 서류 목록입니다.

안에 이 목록등록 대상이 아닌 서류가 포함되어 있습니다. 이 목록은 기업 활동 유형을 고려하여 지정될 수 있으며 비서 참조자 또는 일지를 보관하는 사람에게 전달될 수 있습니다.

· 회의, 회의 및 안건 보고서.

· 일정, 주문, 요청.

· 정보 제공을 위해 보고서 및 정보가 전송됩니다.

· 가격표, 가격표.

· 기술적 조건.

· 재료 소비에 대한 규범 및 표준.

· 축하 편지.

· 초대 카드.

· 인쇄된 출판물(책, 잡지, 뉴스레터, 카탈로그).

· 통계 보고 양식.

· "개인"으로 표시된 기업의 직원에게 보낸 서신.

· 설명 메모.

· 수신문서 등록을 위한 로그 양식

들어오는 문서에는 입법부 및 행정부로부터 받은 서신, 공식 서신, 시민의 편지, 성명서 및 항소가 포함됩니다.

들어오는 문서를 등록하려면 특수 저널이 사용됩니다. 등록 번호(색인)은 다음에 따른 일련 번호로 구성됩니다. 이 잡지서류가 접수된 사건의 번호.

저널은 들어오는 문서의 안전과 신속한 검색을 보장하는 데 필요합니다.

문서 실행을 제어하기 위해 저널에 "실행에 대한 참고 사항" 열이 도입되었습니다. 계약자 및 마감일에 대한 데이터는 수신 문서에 대한 관리자의 결의안에서 가져옵니다.

문서는 "집행자"열의 영수증에 대해 집행자에게 전송됩니다.

일지는 비서 보조원이나 회사원이 관리합니다.

흐름이 많은 대기업 비즈니스 문서사무 조직 및 문서 작업 보장 특수 유닛 - 사무실.수행되는 업무의 성격에 따라 사무실 직원은 두 가지 범주로 나뉩니다. 전문가그리고 기술 수행자.

전문가- 이들은 추천인, 방법론자, 아카이브 책임자, 탐험 책임자, 편집자, 교정자입니다.
기술 수행자- 비서 속기사, 사무원, 전달자, 택배사입니다.

기업 사무실에서 수행하는 주요 기능은 다음과 같습니다.

1). 접수 및 등록(회계)서류

2). 서류배부 및 배송그들의 공연자

3). 발신 메시지 처리 및 보내기서류

4). 속기 및 타이핑서류

5). 마감일 제어서류

6). 케이스 구성 및 배송보관해두세요

7). 보관 정리 및 문서 사용 보장, 아카이브에 저장됩니다.

자가 테스트 질문.

1. 조직의 중앙 집중식 문서 흐름과 구조 단위의 문서 흐름의 차이점은 무엇입니까?

2. 비서는 들어오는 서류를 어떻게 처리합니까?

3. 총무는 외부로 나가는 서류를 어떻게 처리하나요?

4. 조직 내 내부 문서 흐름은 어떻게 구성되어 있나요?

5. 간사가 서류를 등록하는 절차는 어떻게 되나요?

6. 사무실은 비서와 협력하여 어떤 기능을 수행합니까?

전자문서관리가 필요한 이유는 무엇인가요?

전자 문서 관리는 모든 유형의 비즈니스 활동에 사용되는 기존 종이 문서에 대한 현대적이고 편리한 대안입니다.

전통적인 문서 흐름은 지속적인 시간 지연과 관련이 있습니다. 고객과 협력을 시작하려면 송장, 종종 계약서, 서명된 송장, 수행한 작업 증명서 등이 필요합니다. 이 모든 서류는 승인되었으며 인쇄, 서명 및 봉인되었습니다. 그 후에는 이를 비즈니스 파트너에게 양도해야 하며, 그곳에서도 승인 및 서명 과정을 거치게 됩니다.

다음으로 서명이 있는 문서를 스캔하여 다음을 통해 전송합니다. 이메일. 그 후 택배사, 직원 또는 일반 우편으로원본을 보내십시오. 이 모든 작업에는 상당한 시간이 걸리며 때로는 종이 문서가 손실되어 수정이 필요합니다(이로 인해 문서 수신 프로세스가 더욱 느려집니다). 그리고 방 전체가 보관을 위해 할당되는 경우가 많습니다. 결과적으로 비즈니스는 많은 불편을 겪고, 거래 체결이 지연되고, 회계 문제가 발생합니다. 보고 기간이 끝난 후에도 서류가 여전히 "운송 중"에 있기 때문입니다. 그리고 당사자 중 한 사람이 서명한 후 계약서에서 논란의 여지가 있는 조항이 확인되거나 회계 문서오류가 발견되면 올바른 종이 문서를 얻는 과정이 더욱 길어지며 때로는 몇 달이 걸릴 수도 있습니다.

전자 문서 관리를 사용하면 이러한 모든 불편함을 없앨 수 있습니다.

모든 문서는 디지털 서명을 사용하여 전자적으로 "서명"됩니다. 빠르고 쉽습니다.
종이 사본을 얻으려면 사본을 인쇄하면 됩니다. 관심 있는 당사자는 서신이나 택배를 오래 기다리지 않고 즉시 모든 문서를 받을 수 있습니다.
계약 체결 및 협력 완료 확인(송장 및 행위)은 직원 측의 지체 및 추가 노력 없이 이루어집니다.
인적 요소가 비즈니스에 미치는 영향이 줄어듭니다. 문서가 손실되지 않고 오류가 단시간에 수정됩니다.
여러 개를 저장하기 위해 유용한 공간을 할당할 필요가 없습니다. 종이 문서.

또한, 전자문서 관리를 통해 국가에 대한 사업보고 문제를 해결할 수 있습니다. 기존에는 종이로만 서류를 접수해 회사 직원들이 세무서까지 오랜 시간 이동하고, 조사관을 만나기 위해 줄을 섰고, 조사관들은 신고 내용의 정확성과 정확성을 확인하기 위해 많은 서류를 처리해야 했다. 공통 데이터베이스에 데이터를 입력합니다.

이제 이러한 모든 문제는 전자 문서 관리를 통해 해결할 수도 있습니다. 세무 서비스는 전자 형식으로 보고서와 문서를 엄격하게 받아들인다는 점을 이해하는 것이 중요합니다. 확립된 샘플. 다른 형식은 허용되지 않습니다. 따라서 전자 문서 관리를 구현할 때에는 회사 내부 문서의 형식을 확인하고 필요한 경우 문서 템플릿을 적절하게 조정하는 것이 좋습니다.

첫 번째 단계에서 국가는 전자적으로 승인하기 시작했습니다. 세금 환급. 그 기술은 성공한 것으로 드러났다. 그리고 최근에는 모든 서류도 전자적으로 접수됩니다.

전자문서관리는 무엇으로 구성되나요?

이러한 유형의 문서 흐름에는 4개의 당사자가 관련되어 있습니다.

상품 또는 서비스 공급업체. 전자 문서를 생성하는 당사자입니다.
구매자 또는 클라이언트. 전자문서를 수신하는 당사자입니다.
문서 교환을 위한 전자 플랫폼과 전자 문서 관리 구성을 위한 서비스를 제공하는 벤더 회사입니다.
상태. 공급업체가 기록된 거래 및 실행된 문서에 대한 데이터를 전송하는 정부 기관입니다.

이것이 실제로 구현되는 방법은 다음과 같습니다.

상품 또는 서비스 공급업체는 자체 회계 시스템에서 또는 공급업체가 제공하는 서비스에서 직접 전자 문서를 생성합니다.
서비스 내의 문서는 수신 회사로 즉시 전송되며, 수신 회사는 서비스에서 직접 또는 서비스에 연결된 자체 프로그램을 통해 문서를 수신합니다.
플랫폼은 문서에 대한 데이터를 기록합니다.
수령인이 "서명"(확인)한 후 문서 데이터가 세무서로 전송됩니다.

따라서 문서를 보내고받는 사실이 자동으로 기록됩니다. 회사 직원, 택배 또는 우편 서비스를 통해 전달되는 문서가 담긴 종이 패키지와 달리 전자적으로 문서를 수신하지 않거나 분실하는 것은 불가능합니다. 사실 적시 수령문서 전자 시스템자동으로 기록되므로 법정 등 분쟁 발생 시에도 이 데이터를 사용할 수 있습니다.

또한 양측이 서명한 문서에 대한 정보는 자동으로 세무 당국에 전송되어 회계 오류, 종이 사본 분실 또는 일부 거래가 보고서에 포함되지 않을 가능성을 줄여 향후 발생할 수 있는 벌금 및 기타 세금 문제를 제거합니다. ~와 연관되다 인적 요소종이 문서 관리를 사용하는 경우에는 매우 일반적입니다.

~에 종이 문서 흐름회사의 장이 각 문서의 적시 수신을 통제하는 것은 어렵습니다. 대부분의 경우 이러한 문제는 회계사, 택배사 및 영업 관리자 수준에서 해결됩니다. 결과적으로 보고 기간이 끝나기 전에 종이 원본이 항상 회계사에게 전달되는 것은 아닙니다. 이를 확인하면 벌금 및 기타 문제가 발생할 수 있습니다.

전자문서 관리의 경우:

원본 문서는 즉시 전달됩니다. 우편 요금, 택배 또는 관리자가 필요하지 않습니다. 지연이나 관련 문제가 없습니다.
회사의 장은 언제든지 문서가 정확히 언제 송수신되었는지 확인할 수 있습니다. 그리고 부재와 관련된 문제가 발생한 경우 중요한 문서, 직원은 자신의 실수에 대한 책임을 " 나쁜 직업메일” 및 기타 외부 요인. 회사 직원들은 이것을 스스로 이해합니다. 따라서 본 시스템 시행 이후 문서 송/수신 시 지연 및 문제가 발생하는 경우는 극히 드뭅니다.

전자문서관리를 통한 협력을 구현하기 위해서는 쌍방의 활용이 필요하다. 소프트웨어모든 문서 관리 플랫폼에 연결됩니다. 또는 선택적으로 한쪽 또는 양쪽 모두 문서 전송 및 수신 서비스에서 직접 작업할 수 있습니다.

전자 서명

조직용 전자 교환필요한 서류 높은 온도안전과 보호. 모든 전자 문서 관리 서비스는 보안 연결, 데이터 암호화를 사용하고 전자 디지털 서명을 사용하여 전송되는 문서의 진위 여부를 확인합니다.

디지털 서명은 특별한 " 전자 열쇠"라는 독특한 작품을 만들어냅니다. 디지털 코드사용자 인증서 및 전자 문서 데이터의 수학적 처리를 사용합니다. 공용 인증서는 서명을 확인하고 확인하는 데 사용됩니다. 그리고 생성(서명)의 경우 - 사용자의 개인 기밀 "키"입니다.

문서 흐름 플랫폼(서비스)

오늘날 문서 관리 서비스를 제공하는 다양한 플랫폼이 있습니다. 여기에는 Directum, ELMA, DocsVision, WSS Docs, E-COM, Diadok 등이 있습니다. 모두 거의 동일한 기능을 수행합니다.

사용자로부터 전자문서를 수신합니다.
그의 수신자에게 보내기 계정또는 수신자가 다른 서비스를 사용 중인 경우 지정된 시스템으로 전송합니다.
문서 및 발송물에 대한 데이터를 기록합니다.

회사에 맞는 시스템을 선택할 때 고려해야 할 가장 중요한 사항은 고객의 선호도입니다. 여기서는 중요한 클라이언트와 동일한 시스템에서 작업하거나 서비스가 시스템과 클라이언트가 사용하는 유사한 플랫폼 간에 통합(데이터 교환)할 수 있는 기능을 갖추고 있어야 합니다.

어떤 경우에는 구매자가 귀하에게 편리한 플랫폼으로 작업을 시작하도록 설득할 수 있습니다. 그러나 특히 대규모 소매 체인 및 기업과 협력을 시작할 때 이미 오래 전에 선택했으며 협력 조건 중 하나는 특정 전자 문서 관리 플랫폼을 사용할 수 있는 능력입니다.

VEDO 및 EDI 시스템: 차이점은 무엇입니까?

문서 관리 시스템을 선택할 때 많은 사용자는 자신을 VEDO로 포지셔닝하지 않는 시스템을 접하게 됩니다. "전자 문서 관리"이지만 EDI(소매용 문서 흐름)로 사용됩니다.

EDI 시스템은 전자 문서 관리의 특별한 경우입니다. 이들은 거래 파트너 또는 유통 네트워크 부서와의 데이터 교환에 중점을 둡니다. 일반적으로 법적으로 중요한 모든 유형의 문서가 문서 흐름을 통해 수행되는 경우 여기에서 운영 교환이 구현됩니다. 상업 정보무역 거래에 필요한 법적으로 중요한 문서를 포함하여 조직 간.

기존의 전자 문서 관리를 사용하면 당사자에게 편리한 형식으로 모든 유형의 문서를 사용할 수 있습니다. EDI를 사용할 때 가능한 문서 목록과 형식이 엄격하게 규제됩니다. 회사 내부 형식이나 업무와 직접적인 관련이 없는 문서를 생성하여 전송할 수 있는 방법은 없습니다. 거래 운영. 다음 기사 중 하나에서 EDI가 어떻게 작동하는지, 무역에서만 사용되는 이유, 장점이 무엇인지에 대해 이야기하겠습니다.

1C 및 기타 회계 시스템과 통합

전자 문서 관리를 효과적으로 운영하려면 선택한 플랫폼이 회계 시스템과의 통합을 지원하는 것이 매우 중요합니다.

이것이 필요한 이유:

회사 직원은 기업 회계 시스템에서 문서를 작성합니다.
생성 후 문서는 서명을 위해 시스템 내에서 관리자 또는 회계사에게 자동으로 전송됩니다.
관리자가 확인하고 확인한 문서는 왜곡이나 수동 데이터 입력 없이 제출되어야 합니다. 추가 비용시간과 가능한 오류, 전자문서관리 서비스에
올바르게 구현되면 데이터 전송이 자동으로 발생합니다. “문서전송” 버튼을 클릭하면 자동으로 전자문서관리시스템에서 요구하는 양식으로 변환되어 서비스로 전송되며, 여기서 문서가 기록되어 수신자에게 전송됩니다.

귀하의 계정 시스템이 기성 솔루션서비스 측면에서는 이를 바탕으로 귀하의 전문가가 회계 프로그램에 필요한 추가 기능을 구현할 수 있습니다. 만약에 그런 결정아니요, 직접 구현하지 않는 것이 좋습니다. 이는 매우 노동 집약적이며 어려운 과정. 문서관리 서비스에 사용 전자 서명, 복잡한 시스템암호화. 따라서 프로그래머의 모든 노력에도 불구하고 원하는 결과를 얻을 것이라는 보장은 없습니다. 적합한 통합 옵션을 찾을 수 있는 다른 플랫폼을 선택하는 것이 좋습니다.

서비스 비용

문서 관리 서비스는 일반적으로 서비스에 대한 연결을 무료로 제공합니다. 서류 발송에는 수수료가 부과됩니다. 어떤 경우에는 전송된 각 문서에 대해 고정 가격이 적용됩니다. 어딘가에서 패키지로 서비스를 구입할 수 있습니다. 한 금액은 문서 100개에 대한 것이고, 다른 금액은 월 1000개에 대한 것입니다.

이 문제도 현명하게 접근해야 합니다. 한편, 선택하는 패키지가 클수록 문서 하나를 보내는 데 드는 비용이 낮아집니다. 반면, 문서 흐름이 월별 100개 문서를 초과하지 않는 경우 300개, 500개 또는 1000개 문서 패키지에 대한 비용을 지불하는 것은 의미가 없습니다.

자주하는 질문

모든 서류를 전자적으로 보내야 합니까?

아니요. 전자 문서 관리를 사용하면 이 방법으로 보내기에 가장 편리한 문서만 보낼 수 있습니다. 일반적으로 이는 완료된 작업, 세금 계산서, 때로는 계약 등입니다. 그것은 모두 귀하의 필요와 편의에 달려 있습니다.

배송비는 문서당인가요, 페이지당인가요?

비용을 지불하면 시스템에 문서 전송이 기록됩니다. 문서에 여러 페이지가 있더라도 청구 가능 단위는 1개로 계산됩니다.

얼마나 안전합니까?

전자문서관리는 완벽하게 안전합니다. 또한, 서비스를 제공하는 서비스는 보안 확보에 대한 책임을 집니다. 이를 위해 디지털 서명, 데이터 암호화 및 보안 통신 채널이 사용됩니다. 보안 수준은 일반적인 은행-클라이언트 서비스와 거의 동일합니다.

1C를 설치하면 모든 사용자가 전자문서 관리에 접근할 수 있나요?

아니요. 회계 시스템 자체에서 접근 권한을 제한하는 것 외에도 전자 문서연결은 한 컴퓨터의 한 세션으로 제한됩니다. 다른 컴퓨터에서 접속하려면 모든 비밀번호와 기타 보안 방법을 사용하여 처음부터 연결해야 합니다.

전자서명 및 유료서비스 연결 없이 전자문서관리를 이용할 수 있나요?

아니요. 귀하의 문서관리를 위해서는 국가공인 문서관리 서비스에 대한 서명 및 이용이 필요합니다. 법적 강제. 물론, 어떤 채널을 통해서든 어떤 방법으로든 고객에게 문서를 보낼 수 있습니다. 전자 서명. 그러나 문서 흐름으로 간주되지는 않습니다. 이는 참고용 사본에 지나지 않습니다. 이 경우 항상 종이 원본으로 확인해야 합니다.

전자문서관리 이용이 그렇게 어렵나요?

연결 단계에서만 어려움이 발생할 수 있습니다. 그러나 일반적으로 이 문제를 해결하기 위해 전문가가 투입됩니다. 사용과정 자체는 간단하고 편리합니다. 관리자(책임자)가 문서를 확인한 후 '서명' 및 '보내기' 버튼을 누릅니다. 저것들. 이메일로 스캔을 교환할 때보다 문서를 보내는 것이 훨씬 쉬워집니다.

내 고객이 내가 사용하는 플랫폼을 사용하지 않는 경우 어떻게 해야 합니까?

두 가지 옵션이 있습니다. 예를 들어 귀하의 비용으로 상대방을 귀하의 사이트에 연결할 수 있습니다. 또는 전자 문서 관리 시스템 간의 통합 가능성이 있는지 확인할 수 있습니다. 그렇다면 이 서비스를 이용해보세요. 그런 다음 문서는 다음 구성표에 따라 전송됩니다. 귀하로부터 귀하의 시스템으로, 그런 다음 수신자의 시스템으로, 그리고 마지막으로 개인적으로 수신자에게. 이는 문서 수신 속도나 시스템 사용의 복잡성에 영향을 미치지 않습니다.

업데이트: 많은 고민 끝에 EDI(외부 전자 문서 관리)라는 용어를 도입하기로 결정했습니다. EDI는 더 넓은 개념이기 때문입니다.

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명확하고 최대한 단순하며 가장 중요한 것은 조직의 효과적인 문서 흐름 체계(아래 예)가 모든 비즈니스의 기초입니다. 그러나 실습에서 알 수 있듯이 모든 직원이 필요성을 이해하는 것은 아닙니다. 올바른 충전문서의 적시 이동.

문서 흐름을 단순화하고 부하 직원을 강제하는 방법은 무엇입니까?

특정 조직에서 문서 흐름을 단순화해야 하는지 여부를 파악하기 전에 회사에서 사용되는 문서 흐름 유형과 작업이 실패하는 위치를 이해해야 합니다.

따라서 문서 흐름은 두 그룹의 사람 간에 수행됩니다.

정보를 생산하는 직원(관리자,)
수신 데이터를 처리하는 직원(비서, 물류 담당자)

따라서 전체 문서 흐름은 다음과 같이 나뉩니다.

들어오는
내부
나가는

들어오는 문서

조직의 문서 흐름도의 실제 예:

내부 문서 흐름 구성

이 경우 동일한 회사 내에서 생성된 부서 간 문서 이동에 대해 이야기하고 있습니다. 이는 명령, 행위가 될 수 있습니다.

이 경우 잘 구성된 문서 흐름은 어떤 모습입니까?

계약자는 문서를 작성하여 승인을 위해 제출합니다.
고위 관리자는 문서에 서명한 후 이를 조직 책임자에게 전달합니다.
관리자는 문서 승인을 결정하고 이를 서기에게 전달합니다.
문서를 등록한 후 서기는 이를 다시 유언집행자에게 전달합니다.
차례로, 집행자는 결정을 이행한 후 집행 영장을 서기에게 전달하고 서기는 이를 파일에 보관합니다.

나가는 문서

문서의 발신 흐름에는 조직 외부로 전송된 관리 정보(수신 편지에 대한 응답)가 포함됩니다.

조직의 문서 흐름 다이어그램에 대해 잘 고려된 작업 예:

계약자는 문서를 준비하고 승인을 위해 직속 상사에게 제출합니다.
부서장은 합의된 문서를 회사장에게 제출한다.
그러면 관리자는 승인된 문서를 사무원에게 전달하고 사무원은 이를 등록한 후 발송 서비스로 전달합니다.

문서 흐름량의 빠른 계산

우선, 문서 흐름량을 계산하고 분석하는 규칙은 2009년 6월 15일자 러시아 연방 정부 법령에 의해 승인된 "사무 업무 규칙"에 규정되어 있습니다. 477 (2011년 9월 7일 개정)

둘째, 이러한 계산은 한 달에 한 번, 3개월에 한 번, 6개월에 한 번, 1년에 한 번만 수행할 수 있다는 점을 이해해야 합니다. 각 특정 조직에서는 리더의 도움을 받아 내부 질서이 문제를 해결합니다.

이 경우 어떤 경우에도 계산의 기초는 현지 서기가 작성한 회계 및 등록 양식입니다.

따라서 계정의 한 단위는 다음과 같습니다.

원본 문서
문서의 사본. 단, 원본이 없고 단수 사본인 경우에만 해당됩니다. 다른 모든 사본은 별도로 계산됩니다.
첨부된 서류 자기 소개서(모두 함께 계산)

불만사항과 제안사항은 별도로 고려됩니다.

따라서 문서 흐름의 양을 빠르게 계산하려면 다음 공식을 사용하십시오.

총 문서 흐름 = a / a1 + b / b1 + c / c1, 여기서:

a는 수신된 문서의 수, a1은 수신된 문서의 사본 수
b — 전송된 문서 수, b1 — 전송된 문서 사본 수
c - 내부 문서 수, с1 - 내부 문서 사본 수

문서 순환 단순화

문서 흐름 단순화 문제가 긴급한 경우 다음 옵션 중 하나를 선택하십시오.

종이 문서 흐름을 전자 문서로 전환합니다. 가장 많은 것 중 하나 효과적인 방법교환 단순화 경영정보전자문서관리로의 전환입니다. 단일 컴퓨터 데이터베이스에 저장된 정보는 공연자에게 더 빨리 전달되며, 종이에 고려하고 찾고 인쇄하는 것이 더 쉽습니다.
문서 흐름의 중앙화. 중복 서류 준비를 방지하려면 서류 전체 흐름을 본사 직원에게 보내야 합니다. 그러나 원격 지점이 있는 경우에는 발신 문서 등록을 로컬에서 수행해야 합니다.
직원 교육. 물론 문서 이동에 관여하는 사무원이나 다른 직원이 자신이 수행하는 작업을 이해하지 못하면 조직에서 잘 설계된 문서 흐름 체계가 제대로 작동하지 않습니다. 끊임없이 인력을 바꾸는 것도 비즈니스에 도움이 되지 않으므로 지속적으로 새로운 인력을 유치하는 것보다 기존 직원을 교육하는 데 돈을 쓰는 것이 좋습니다.