요약 명세서의 보관 기간. 보관기간 목록, 서류, 파일, 계약서 등의 기록 및 파기

"회계"법 402호 및 러시아 연방 세법에 의해 규제됩니다. 모든 회계사와 기업가는 회계 및 세금 문서를 몇 년 동안 보관해야 하는지 알아야 합니다. 보관 및 폐기를 위반할 경우 처벌을 받게 됩니다.

입법 행위는 문서 저장 기간을 다르게 지정할 수 있습니다. 이 경우 최대 기간에 중점을 둘 필요가 있습니다. 각 조직은 자체적인 사용 규칙과 규정을 설정합니다. 이는 회사의 활동과 조직 형태를 규율하는 법률을 고려합니다.

회사의 활동에 따라 문서는 회사 유효 기간이 끝날 때까지 1년 동안 보관해야 합니다. 대출 및 신용 발행과 관련된 금융 기관은 법정 보관 기간이 만료된 후에도 문서를 보관합니다. 각 조직에는 보관 데이터 사용에 대한 일반적인 규칙이 있지만 고려해야 할 차이점이 있습니다.

장기 보관 대상 문서 목록은 다음과 같습니다.

개별 기업가에게는 간단한 요구 사항이 적용됩니다. 개인 기업가가 존재하는 동안 소유자는 세무 당국에 대한 연간 보고서와 등록 증명서를 보관해야 합니다. 회계 연차 보고서와 직원에 관한 정보는 75년 동안 기록 보관소에 보관됩니다. 사업가의 다른 요구 사항은 적용되지 않습니다.

회사의 현금 회전율이 높을수록 법률이 더 엄격하게 적용됩니다. 회계 및 세무 서류는 75년 동안 보관해야 합니다. 대출채무지급과 관련한 갈등이 발생할 가능성이 있어 금융기관의 보관기간을 연장하였습니다. 직원, 송장, 공급업체와의 정산, 직원에 대한 정보가 포함된 문서는 10년 동안 아카이브에 남아 있습니다.

합자회사는 승인된 자본, 설립자의 지분, 예금 금액 및 자산 수익률에 대한 정보를 지속적으로 저장합니다. 과세당국에 제출된 회계서류, 주주 및 직원과의 결산, 거액의 현금영수증 등이 기록된 경우는 75년간 보관됩니다. 기타 문서는 법률에 따라 최대 10년 이상 보관됩니다.

회계 서류

세금 코드는 회계 기록의 유효 기간을 5년으로 설정합니다. 카운트다운은 문서 자체가 만료된 다음 해부터 시작됩니다. 기업의 책임자는 문서 정리 및 보관을 담당합니다. 402-FZ 및 문화부 명령 No. 558은 보관 문서 보존 연장 가능성을 승인합니다.

기업의 회계 기록에는 다음이 포함됩니다.

연차보고서는 회사의 주요 문서 중 하나이므로 영구적으로 보관해야 합니다. 유효기간이 10년 이상인 논문은 회사의 보관소로 이전됩니다. 보관 기간이 더 짧은 경우에는 장치에 남아 있습니다. 소멸시효가 만료된 후에는 파기됩니다. 한편, 조직은 문서화를 위해 특별 아카이브를 만들 의무가 없습니다.

회사 규모가 크고 구조적 부서가 많은 경우 아카이브를 만드는 것이 좋습니다. 이는 클래식 데이터 웨어하우스 구성 규칙에 따라 갖춰진 별도의 공간이어야 합니다. 편의상 문서 내용에 따라 보관 유형이 구분됩니다.

• 경영 서류
• 전자 문서
• 연례 보고서

별도의 인력 단위가 기록 보관소의 질서 유지를 담당해야 합니다.

세금 서류

법에서는 문서 보관 기간을 4년으로 정하고 있습니다. 세금 계산에 필요한 회계 서류에 대해 설명합니다.

이론적으로는 모든 것이 명확하지만 실제로는 회계 및 세금 문서가 다르지 않습니다. 이러한 논문의 유형 구분에 혼란이 있습니다. 벌금을 피하기 위해 조직은 세금 문서를 5년 동안 보관하는 것이 좋습니다.

러시아 연방 조세법 제 283조는 손실이 확인된 경우 손실 금액을 향후 기간으로 이전할 수 있도록 허용합니다. 이에 따라, 세액공제액이 상환될 때까지 피해 발생을 입증하는 서류를 기관에 보관해야 합니다.

세금 서류는 5년, 75년 동안 영구적으로 보관됩니다. 가장 큰 그룹의 유효 기간은 5년입니다. 여기에는 다음이 포함됩니다.

• 선언
• 토지세
• 미지급 및 납부 세금 등록
• 납세증명서
• 과세 문제, 벌금, 과태료에 대한 서신

세금 카드 및 개인 소득 정보에 개인 계정 정보가 포함되어 있지 않은 경우 해당 문서는 75년 동안 보관됩니다.

문서를 보관하려면 세무 당국의 현장 조사 기간을 알아야 합니다. 일반적으로 3년마다 개최됩니다. 유효기간이 만료된 문서를 폐기할 경우에는 별도의 통제권이 부여되었는지 확인이 필요합니다.

보험료에 관한 서류

보험료는 회사의 회계 기록에도 포함됩니다. 이전에는 보관 절차가 212-FZ에 의해 결정되었습니다. 법에 따르면 보험금 지급에 관한 서류는 6년간 보관된다. 하지만 2017년에 폐지됐다. 이제 보관 절차는 세금 코드 및 연방법 No. 250에 의해 규제됩니다.

표 1은 보험료에 대한 필수 보관 서류를 보여줍니다.

표 1. 문서 목록 및 보관 기간.

인사 행위

인사 문서의 올바른 저장을 보장하는 것은 연방법 제125호에 의해 규제됩니다. 회사 내에서 정보를 더 쉽게 검색할 수 있도록 인사 문서는 파일로 구성됩니다. 이는 새로운 연도가 시작될 때 발생합니다. 이렇게 하면 데이터가 저장되는 순서가 보장되고 혼란이 사라집니다.

직원의 개인 데이터와 관련된 문서의 보존 기간은 50년과 75년입니다. 여기에는 고용주와 직원 간의 관계를 반영하는 모든 서류가 포함됩니다. 분류될 수 있습니다:

통합 문서의 원본과 사본은 전 직원이 다시 요청할 때까지 조직에 보관됩니다. 최대 유효기간은 50년입니다. 새로운 법안에 따르면, 2003년 이전에 회사에 등록된 사람은 장부를 최대 75년 동안 보관할 수 있습니다.

개인 데이터 처리에 관한 계약에 서명한 경우에만 직원의 문서 사본을 조직에 남길 수 있다는 점을 기억할 가치가 있습니다. 그렇지 않으면 보관은 불법으로 간주되어 조직에 벌금이 부과됩니다.

2003년 이전에 등록된 직원의 개인정보는 50년간 보관됩니다. 나중에 고용된 사람들의 경우 - 75년.

저장 규칙은 비디오에 설명되어 있습니다.

병가 및 휴가 일정은 조직에서 유지될 가능성이 가장 낮습니다. 임시 장애 증명서는 5년 동안 회사에 남아 있습니다. 사용 후 1년 이내의 휴가 일정입니다. 직원 테이블은 회사의 주요 문서 중 하나이며 영구적으로 저장됩니다.

서류 보관기간이 지난 경우 대처방법 - 파기

모든 서류는 법적으로 정해진 보관 기간이 종료되면 파기될 수 있습니다. 회사는 파기 전 다음과 같은 조치를 취합니다.

위반 시 행정적 책임이 수반되므로 조직 문서 폐기 규칙을 따라야 합니다. 따라서 재활용을 위한 서류 양도에는 인수 및 배송 송장이 첨부됩니다. 날짜, 케이스 수 및 최종 중량을 나타냅니다.

문서 파기 절차는 매년 또는 회사 장이 정한 방식으로 조직 내에서 수행됩니다. 러시아 재무부는 문서 폐기를 회사의 의무가 아닌 권장 사항으로 정의합니다.

아직 유효기간이 지나지 않은 보관문서가 폐기될 가능성을 배제할 필요가 있다. 주의깊고 철저한 점검이 이 과정에 도움이 될 것입니다.

문서를 올바르게 보관하는 방법

조직 문서 저장을 올바르게 구성하면 세무 조사관의 감사 시 문제를 피할 수 있습니다. 기업은 자체 저장 시설을 구성하거나 데이터 보관 전문 기업의 서비스를 이용할 수 있습니다. 사무실에 아카이브를 만들 때 미리 준비된 등록부에 따라 수석 회계사의 감독하에 별도의 방이 사용됩니다.

분류할 때 오래된 문서를 적절하게 보관하는 것이 중요합니다. 회사에 영구적으로(10년 이상) 남아 있는 문서는 등록부에 완전히 등록되어야 합니다. 다음과 같이 발생합니다.

• 사건이 제기되고 얽혀있다
• 페이지 번호가 매겨져 있습니다
• 인증 시트가 작성되었습니다 - 사건과 함께 제출된 페이지 수를 나타냅니다.
• 주문형
• 케이스의 표지에는 기업 이름, 번호, 제목이 기록되어 있습니다.

종이 매체 외에도 전자 문서를 적절하게 보관하는 것이 중요합니다. 전자 데이터의 저장 기간은 표준 저장 기간과 다르지 않습니다.

이 프로세스의 특징은 전자 문서의 기술적 상태를 모니터링하는 것입니다. 검사는 5년마다 실시해야 합니다. 문제가 감지되면 결함이 있는 미디어에서 새 미디어로 데이터를 전송해야 합니다. 절차는 기업 책임자와 합의됩니다.

아카이브용 문서를 준비하는 방법:

다음과 같은 보관 조건이 구성되어 있습니다.

• 데이터는 적어도 두 개의 전자 매체에 위치합니다.
• 회사는 데이터의 열람, 복사, 삭제, 전송 등을 위한 기술적 능력을 제공합니다.
• 정보가 제3자에게 전달될 가능성을 배제한 안정적인 보안 시스템을 보장합니다.

문서 보관에 대한 책임

기업의 책임자는 문서 저장에 대한 전적인 책임을 집니다. 이는 러시아 연방 법률에 따라 규칙에 따라 구성되어야 합니다. 최고 회계사는 또한 기본, 회계 서류, 재무 제표 및 문서의 보존을 담당하는 사람입니다.

125-FZ는 문서 분실로 유죄를 선고받은 공무원(관리자, 최고 회계사)에 대한 행정적, 형사적, 민사적 책임을 규정합니다. 한편, 유죄가 입증되지 않으면 책임이 제거됩니다.

제3자에 의한 도난이나 화재, 홍수, 지진 등 자연재해로 인해 문서가 손실될 수 있습니다. 첫 번째 경우, 경찰은 도난 사실을 기록해야 합니다. 두 번째로는 긴급상황에 대비해 전문위원회의 증거서류가 필요하다.

서류가 부족하면 벌금

회계는 연방법 제402호에 의해 규제됩니다. 해당 법에 따라 모든 조직은 회계 문서를 유지, 보관 및 파기해야 합니다. 법을 무시한 기업이나 기업가에게는 행정적 책임과 벌금이 부과됩니다.

한 번 위반하면 조직에 200-50,000 루블의 비용이 발생합니다. 세무조사 중에는 일반적으로 그러한 위반 사항이 12건 이상 드러납니다. 가장 작은 벌금(각 문서당 200루블)은 회사가 제때에 세무서에 보고서를 제출하지 않은 경우 회사에 발행됩니다.

왜곡된 정보를 제공하거나 재무제표를 제공하지 않을 경우 공무원의 경우 300~500루블, 법인의 경우 3000~5000루블의 벌금이 부과됩니다. 다음이 없는 경우 조직에 10,000개가 발행됩니다.

요구 사항을 체계적으로 위반하는 경우 30,000 루블의 벌금이 부과되고 과세 기준이 40,000에서 감소하는 경우 현금 영수증에 대한 데이터 왜곡은 2,000- 물론 공무원의 경우 5,000배, 법인의 경우 10배 이상을 복원해야 합니다. 단, 화재가 발생하여 많은 서류가 소실되었다는 비상상황부 증명서를 꼭 소지하세요. 상세한 법안을 작성하는 것이 필요합니다.

작업 과정에서 기업가는 인증서, 인증서, 양식 등 다양한 서류를 축적합니다. 개별 기업가 문서를 저장하는 것은 어려운 작업이지만 필요합니다. 어떻게 보관해야 합니까? 책상에 보관해야 할까요? 아니면 레이저 보호 기술이 적용된 금고가 있어야 할까요? 법은 다양한 옵션을 제공하는 것으로 나타났습니다. 개인사업자 중요한 서류의 보관기간을 알려드립니다.

어떤 서류를 보관해야 할까요?

연방법 No. 125-FZ "러시아 연방의 보관에 관한" 규정에 따라 보관해야 하는 문서와 보관 기간이 결정됩니다.

다양한 법률 및 규정은 비즈니스 활동과 관련된 특정 문서의 보관 기간을 규제합니다.

1. 회계 서류, 세무 회계 자료, 세금 계산에 필요한 수입과 지출에 관한 모든 서류, 이미 납부한 세금을 확인하는 서류를 최소 4년 동안 보관해야 합니다. 이 의무는 Art 제8항에 명시되어 있습니다. 23 러시아 연방 세금 코드.
2. 회계 명세서 및 기본 회계 문서는 Art 제1항에 명시된 대로 최소 5년 동안 보관해야 합니다. 연방법 "회계"No. 402-FZ 29.
3. 개인 기업가를 위한 모든 기본 회계 및 등록 문서, 러시아 재무부 명령 번호 86의 12부에 기초한 소득 및 지출 회계 장부(KUDiR), 개인 기업가는 최소 4년 동안 보관해야 합니다. 연령.
4. 연금 기금(PFR), 사회 보험 기금(FSS) 및 의무 건강 보험 기금(MHIF)에 대한 보험료 지불을 확인하는 문서는 Art 8항에 따라 6년 동안 보관해야 합니다. 연방법 No. 212-FZ의 28.
5. 임시 채용 직원을 포함한 직원의 개인 파일 및 카드, 직원과의 고용 계약, 해고 및 채용에 관한 문서는 러시아 문화부의 명령 번호 558에 따라 75년 동안 보관되어야 합니다. 이 순서대로 구성된 목록에서는 문서 종류별로 문서의 보관 기간을 확인할 수 있습니다.

직원의 개인 파일 및 카드, 직원과의 고용 계약, 해고 및 채용에 관한 문서는 75년 동안 보관해야 합니다.

지정된 문서 보관 기간은 활동을 청산한 기업을 포함하여 모든 개별 기업가에게 적용됩니다.

문서 저장 위치

문서 저장 장소는 개별 기업가가 결정합니다. 이는 사무실의 일부일 수도 있고, 별도의 방(지하실이나 다락방 아님) 또는 제3자 보관 기관(문서가 많은 경우)일 수도 있습니다. 연방법 125-FZ 제 14 조 및 17 조는 문서 게시 및 체계화에 필요한 조건을 만드는 규칙을 포함하여 보관 규칙을 준수해야 하는 기업가의 의무를 규정합니다. 종이 매체 자체와 그 내용이 외부 영향으로부터 안전하도록 보장해야 합니다.

개인사업자 서류가 분실 또는 훼손된 경우

기본 문서, 회계 및 세무 기록부, 송장이 부족하고 재무 문서에 체계적인 방식으로 데이터가 잘못 반영되는 것(연 2회 이상)은 Art에서 규제하는 중대한 위반입니다. 120 러시아 연방 세금 코드. 이 경우 벌금은 10,000 루블로 설정됩니다.

분실된 문서는 복구할 수 있고 복구해야 합니다. 상대방에게 계약, 행위, 송장을 다시 요청할 수 있습니다. 회계 문서가 분실된 경우 관련 서비스에서 손실 원인(홍수, 도난, 화재)에 대한 증명서를 제공하여 조사를 명령해야 합니다. 조사 결과에 따른 보고서는 자유 형식 신청서와 함께 세무서(FTS)에 전송되며, 그곳에서 서류 복원 기한이 설정됩니다.

개별 기업가 등록 서류는 사본 신청서와 300 루블의 주정부 납부 영수증을 제출하여 세무서에 개별적으로 요청할 수 있습니다.

기본 문서 및 회계 기록부가 없으면 10,000 루블의 벌금을 받을 수 있습니다.

보관기간이 지난 후에는 보관된 문서를 소각하거나 특수장비를 이용하여 절단하여 폐기할 수 있습니다. 그러나 아직 활성 상태이거나 저장이 필요한 데이터를 실수로 파괴하지 않도록 각별히 주의하십시오.

법은 보관할 수 있는 서류 목록에서 개별 기업가를 제한하지 않습니다. 모든 것을 차분하고 편리하게 보관할 수 있다면 원하는 곳에 보관하지 말고 이를 위해 설계된 특별한 장소에 보관하세요. 갑옷과 같이 아카이브에 적절하게 보관된 문서는 세무서 또는 상대방과의 분쟁이 발생할 경우 귀하의 비즈니스를 보호합니다.

1. 1년:
   • 근무 시간을 반영하는 일지(일정, 작업표)
   • 고용되지 않은 사람의 데이터
   • 휴가 일정.
2. 3년:
   • 직원의 업무 활동 및 서비스 기간을 확인하는 문서의 회계 데이터
   • 노동 징계 기록;
3. 5년:
   • 법령, 규정, 안전 보고서;
   • 작업 조건 및 안전 개선에 관한 추출물;
   • 직원의 안전 예방 조치 및 준수 여부에 대한 숙지, 교육, 인증을 확인하는 문서
   • 출장 데이터;
4. 75세:
   • 직원의 특성 및 개인 카드;
   • 직원 고용 계약;
5. 50년(소유자가 요구할 때까지):
   • 개인 문서, 원본(증명서, 졸업장, 워크북, 증명서 등)
6. 끊임없이:
   • 단체 협약;
   • 관리자의 개인 파일.

어떤 문서를 얼마나 오랫동안 보관해야 하며, 특정 유형의 문서에는 어떤 폐기 방법이 제공됩니까? 이러한 문제와 기타 문제는 기존 법률에 의해 명확하게 다루어지고 설명됩니다. 국가 보관 대상 문서의 선택 또는 보존 조건 설정은 문서에 대한 전문가 평가의 데이터를 기반으로 합니다.

교육 기관의 기록 보관소에 문서가 몇 년 동안 보관됩니까?

저장되는 문서에는 재무 보고서, 논문, 시험 결과, 시험, 통합 국가 시험, 구술, 학위 논문 또는 학생 식별 문서(기밀 개인 데이터)가 포함될 수 있으며 러시아 법률에 따라 저장 기간이 다를 수 있습니다.

학교, 전문대학(기술학교) 또는 대학교에서 퇴학당하는 경우 학생/학생의 문서는 교육 기관의 기록 보관소에 남아 수년 동안 보관됩니다. 교육 기관 기록 보관소의 학교 문서 보관 기간은 문서 유형에 따라 다릅니다. 저장은 학생의 개인 파일 맥락에서 이루어지며, 퇴학 시 개인 파일은 해당 학생이 공부하는 기관의 기록 보관소에 보관됩니다.

조직 내 문서 보관 기간: 알아두는 것이 중요합니다

문서 저장의 필요성은 2004년 10월 22일자 연방법 No. 125-FZ "러시아 연방의 기록 보관 업무"에 명시되어 있습니다. 또한 다양한 활동 분야의 공공 및 민간 법인을 위해 아카이브에 문서 보관 기간을 승인하는 세 가지 목록이 있습니다. 주식회사의 문서는 승인된 주식회사 문서 보관 절차 및 조건에 관한 규정에 따라 보관되어야 합니다. 2003년 7월 16일자 러시아 연방 증권시장 연방위원회 결의안 N 03-33/ps.

유통기한은 최단 1년, 최대 75년이다. 많은 문서가 있으므로 각 문서에 대해 이름을 표시하지 않겠습니다. 인사, 재무, 회계, 세무, 전자문서관리 등 일반적인 문서에 대해 정해진 기한 외에 산업, 의료, 보안 등 다양한 분야의 특수한 목적을 위한 문서에는 조직 내 문서에 대한 보관기간이 따로 있습니다. 모든 조직에 존재하는 가장 일반적인 문서가 저장되어야 하는 기간을 고려해 보겠습니다.

문서 보관 기간

또한, 논문을 보존하는 것뿐만 아니라 향후 가독성과 사용이라는 가치를 보장하는 것도 중요하다는 점을 기억해야 합니다. 상태에 신경쓰지 않고 그냥 쌓아두는 것만으로는 충분하지 않습니다. 기록 보관소는 문서를 전송할 때 많은 요구 사항을 가지고 있으며 별도의 서비스 계약에 따라 전송 준비 서비스도 제공합니다.

조직의 회계 문서 안전을 위한 절차는 1983년 7월 29일자 소련 재무부 명령에 의해 승인된 회계 문서 및 문서 흐름에 관한 규정에 따라 확립되었습니다. 동시에, 그러한 문서의 보관 기간의 차이는 중요도, 세금 계산 및 납부 필요성, 회계의 차이로 설명됩니다. 러시아 연방 세법에 따라 세금 및 보험료가 계산되고 공제되는 기본 문서는 기업에서 최소 4년 동안 보관해야 합니다. 이러한 문서에는 소득 수령, 기업에서 발생한 비용 및 세금 예산 지불을 확인하는 문서가 포함됩니다. 동시에 회계법에 따라 회계 문서를 보존하는 절차에는 최소 5년의 보관 기간과 국가 기록 보관 업무 조직 규칙 준수가 필요합니다. 세부 여기

LLC 회계 문서를 보관하는 기간

회계 문서의 보관 기간은 다양합니다. 모든 하위 포인트를 결합하면 무엇을 말할 수 있습니까? 회계 문서는 최소한 세무 감사에서 필요할 가능성이 있는 한 LLC에 보관해야 합니다. 러시아 연방 세법 제89조에 따라 검사는 검사 수행 결정 전 3년을 초과하지 않는 기간 동안 이루어집니다. 즉, 정확히 3년 동안 보관한 다음부터 재미가 시작됩니다.

회계는 또한 기본 문서 저장 규칙을 확인합니다. "회계" No. 129-FZ 명령에 따라 재무제표는 국가 기록 보관 업무 규칙에 명시된 대로 보관되어야 합니다. 그러나 재무제표가 마지막으로 작성된 후 5년이 지나야 합니다.

조직의 자료실에 있는 문서의 보관 기간은 어떻게 되나요?

아카이브에 문서를 "북마크"할 때 가장 먼저 주의해야 할 사항은 저장 기간이 계산되기 시작하는 순간입니다. 따라서 일부 인사 문서의 경우 준비일부터 즉시 시작되고 기본 회계 문서의 경우 보고 연도 말에 시작됩니다.

조직의 기록 보관소에 문서를 보관할 의무와 보관 기간은 다양한 법률에 규정되어 있습니다. 따라서 세금 목적의 보관 기간은 세금 코드에 따라 결정됩니다. 회계 문서의 마감일은 2011년 12월 6일 No. 402-FZ의 "회계에 관한 법률"에 의해 정해져 있습니다. 직원의 문서 보관 기간은 2004년 10월 22일자 No. 125-FZ의 "보관 업무에 관한 법률"에 명시되어 있습니다.

조직에 문서가 보관되는 기간은 얼마나 됩니까?

1. 임시 유형의 문서는 10년 이내에 아카이브에 저장됩니다.
2. 귀중한 과학 정보를 포함하고 있는 임시 문서 유형은 최대 20년 동안 저장할 수 있습니다.
3. 과학적이고 실용적인 귀중한 정보를 모두 포함하는 가장 귀중한 문서는 조직의 기록 보관소에 영구적으로 저장됩니다.

위원회에는 책임감 있고 신중한 시민만 포함되어 있으므로 검사 중에 아직 만료되지 않은 중요한 서류는 파기용으로 보내지지 않습니다. 차기 조사 시 법적으로 금지된 물품을 폐기한 사실이 밝혀질 경우 해당 기관이나 회사는 행정처분을 받게 됩니다.

사무용 문서 보관 기간 : 기능 및 규칙

그러한 문서는 복원될 수 있습니다. 예를 들어 근무 시간표가 손상된 경우(유효 기간은 75년) 회계 부서의 컴퓨터에서 이에 대한 정보를 찾을 수 있습니다. 훼손된 성적표를 버릴 수 없습니다. 이는 규정에 규정된 보관 기간을 무단으로 단축하는 행위가 되어 해당 기관의 경영진에 의해 처벌을 받을 수 있기 때문입니다. 따라서 만료일 이전에 사용할 수 없게 된 모든 문서는 복원해야 합니다. 요즘 모든 조직에서는 이에 필요한 정보가 포함된 소프트웨어를 사용합니다.

직원의 개인 파일과 개인 카드는 75년 동안 저장되며 관리자, 국가 상이나 직함을 가진 직원, 조직의 임원, 관리 또는 통제 구조에 대한 이 문서에 대해 이야기하는 경우 영구적으로 저장됩니다.

파일 명칭: 문서 및 기사의 보관 기간

이러한 변경과 관련하여 발생하는 갈등에 주의를 기울여야 합니다. 예술에 따르면. 위 법의 3항에서 직원에 관한 모든 정보는 직원과 고용주의 노동 관계를 반영하는 보관 문서를 의미합니다. 그러나 주문 번호 558에 의해 승인된 목록에는 새로운 변경 사항이 포함되지 않았습니다. 이와 관련하여 의견 차이가 발생했습니다. 일부 전문가에 따르면 보관 기간이 75년으로 설정된 사건의 명명법에 따른 문서에 대해서만 보관 기간이 75년에서 50년으로 변경된다고 합니다. 다른 사람들에 따르면 새로운 마감일은 전체 아카이브에 적용됩니다.

2016년 3월에 법률 125-FZ의 22.1조에 도입된 연방법의 최신 변경 사항에 주의를 기울여야 합니다. 이 규정은 조직의 파일 명명법에 대한 새로운 저장 기간을 설정합니다. 특히 2003년 이후에 생성된 인사 명령의 경우 더욱 그렇습니다. 75년의 기간 중 새로운 기간인 50년이 지정됩니다.

기본적으로 검사기관에 보관된 서류가 필요합니다. 서류를 얼마나 오래 보관해야 하는지에 대한 질문에 대답하려면 기업 아카이브가 구성되는 각 부서의 업무를 규제하는 법률을 조사해야 합니다. 세무 조사관을 위한 문서 보관 기간은 러시아 연방 조세법 제89조 4항에서 확인할 수 있습니다. 감사를 실시하기로 결정한 해입니다.” 우리는 답을 찾은 것 같습니다. 우리는 문서를 3년 동안만 보관합니다. 그런데 러시아 연방 민법 제 196조에는 서류가 필요할 수 있는 유사한 기간이 명시되어 있습니다. "일반적인 제한 기간은 3년으로 설정됩니다."

기본적으로 검사기관에 보관된 서류가 필요합니다. 서류를 얼마나 오래 보관해야 하는지에 대한 질문에 대답하려면 기업 아카이브가 구성되는 각 부서의 업무를 규제하는 법률을 조사해야 합니다.

그러나 그렇게 간단하지는 않습니다. 세금 코드로 돌아가 보겠습니다. 제 23조 1항 8호에는 납세자가 "4년 동안 회계 및 세무 회계 데이터와 계산에 필요한 기타 서류의 안전을 보장할 의무가 있음"이 흑백으로 기록되어 있습니다. 소득 수령, 비용 지출(조직 및 개인 기업가용), 세금 납부(원천징수)를 확인하는 서류를 포함한 세금 납부.” 즉, 이미 발표된 아카이브 유지 관리가 필요한 연도에 하나 더 추가합니다. 그건 그렇고, 종종 고용주 인 세무 대리인에 대해서도 유사한 요구 사항이 설정되었습니다 (러시아 연방 세법 제 24 조 5 항, 3 항).

회계사를 위한 "신약", 즉 조항 29 402-FZ를 살펴보겠습니다. 여기서는 문서와 전자 데이터베이스를 최소 5년 동안 저장하고 2004년 11월 22일자 연방법 No. 125를 참조하라는 지시를 받았습니다. -FZ(2010년 7월 27일자 편집) "러시아 연방의 보관에 관하여."

이미 언급한 바와 같이 기업은 세무 당국뿐만 아니라 다른 부서를 위해 아카이브를 유지해야 합니다. 가장 오랫동안 보관해야 하는 서류는 사회보험기금 서류입니다. 이 결론은 "6년 동안 보험료 계산 및 지불을 확인하는 문서의 안전을 보장"할 의무가 있는 2009년 7월 24일자 연방법 No. 212-FZ 제28조 2항 6호에 따른 것입니다.

문서 보관 규칙의 예외

이 법안은 서류 보관에 대한 일반 규칙에 대한 예외를 규정합니다.

Svetlana Shchepetilnikova, Calculation 잡지 전문가

활동 과정에서 모든 법인은 문서를 생성하며 그 수는 기업 규모와 별도 부서의 존재 여부에 따라 직접적으로 달라집니다. 유한 책임 회사와 주식회사 모두 문서를 보관해야 합니다. 이는 1998년 2월 8일자 러시아 연방법 No. 14-FZ "유한 책임 회사" 제50조 및 제89조에 규정되어 있습니다. 1995년 12월 26일자 연방법 No. 208 - "주식회사에 관한 연방법".

또한 회계 문서의 안전을 보장해야 하는 조직의 의무는 회계법 제17조에 규정되어 있습니다.

회계사가 갖는 첫 번째이자 아마도 가장 중요한 질문은 회계 문서를 얼마나 오래 보관해야 하는가입니다.

회계서류 보관기간

기본 회계 문서, 회계 기록부 및 재무 제표는 국가 기록 보관 업무 조직 규칙에 따라 설정된 기간 동안 보관되지만 최소 5년(회계법 제17조 1항)

특정 문서의 구체적인 보관 기간을 결정하기 위해 조직 활동에서 생성된 표준 관리 문서 목록을 사용하며 보관 기간을 나타냅니다. 이는 2000년 10월 6일 러시아 연방 기록보관청장이 승인한 것입니다(이하 목록으로).

이 목록 표의 3열에는 모든 조직에 적용되는 문서의 보관 기간이 나와 있습니다. 보관을 위해 문서를 주 또는 시립 기록 보관소로 전송하거나 직접 보관하는지 여부는 중요하지 않습니다.

주의하세요! 목록에는 다음이 포함되어 있지 않습니다.기사에서 문서의 특정 이름을 제공하지만 각 문서 유형의 일반적인 이름을 제공합니다.

보관 기간에 따라 모든 회계 문서는 두 가지 유형으로 나눌 수 있습니다.

• 일정 기간 동안 보관해야 하는 문서, 즉 임시 보관 기간이 있는 문서,
• 영구적으로 보관해야 하는 문서.

임시 보관 기간즉, 연도 단위로 설정된 보관 기간(예: 1년, 5년, 75년)은 절대적으로 모든 조직에서 사용됩니다.

회계문서의 보관기간은 원칙적으로 목록에 의해 설정됩니다. 5년 단위로.

서류의 보관기간은 서류가 처리된 연도의 다음해 1월 1일부터 계산됩니다. 예를 들어, 2004년에 완료된 사건의 보관 기간 계산은 2005년 1월 1일부터 시작됩니다.

일부 문서의 보관 기간 계산에는 고유한 특성이 있습니다.

회계문서의 보관기간은 언제부터 시작되나요?

일부 회계 문서의 보존 기간은 더 길거나 짧습니다.

예를 들어, 기업 직원의 개인 계정을 보관해야 합니다. 75년 동안. 조직에 개인 계정이 없는 경우 다음 문서가 동일한 기간 동안 저장됩니다.

• 임금, 수당, 수수료, 재정 지원 및 기타 지급(통합 급여 또는 급여명세서) 발행
• 수행된 작업 수락(행위, 인증서, 송장)

동시에 재정적 책임자의 샘플 서명, 승인된 한도 및 급여가 저장됩니다. 필요가 지나갈 때까지. 이는 이러한 문서가 실질적인 의미만을 갖는다는 것을 의미합니다. 보관 기간은 기관 자체에서 정하지만, 1년 미만일 수 없습니다.

단 1 년 동안 월별 회계 보고서 및 부록, 회계 및보고 양식 주문, 회계 및 재무 제표 제출 마감일에 대한 서신도 저장해야합니다.

유통기한에 특히 주의해야 합니다조직에서 감사가 시작되거나 분쟁이나 불일치가 발생하거나 조사 또는 사법 사건이 개시되는 경우 일부 문서.

이는 다음을 의미합니다.

• 회계 기록부 (총계정원장, 주문 분개장, 개발 테이블 등)
• 매출 명세서;
• 기본 문서 및 그에 대한 부록 , 비즈니스 거래 사실이 기록됩니다 (현금, 은행 서류, 은행 수표 부본, 주문, 시간 기록표, 은행 통지 및 이체 요청, 수락 및 배송 행위, 재산 및 자재 상각, 송장, 송장, 선불) 보고서 등.);
• 재무 및 경제 활동에 대한 서면 감사 수행에 관한 문서 , 금전 등록기 확인, 세금 징수의 정확성 등을 포함한 통제 및 감사 작업 (계획, 보고서, 프로토콜, 행위, 증명서, 메모, 서신)
• 임금, 재정 지원 및 기타 지급에 관한 서류 (합산결제 및 지급명세서)
• 물질적 자산을 수령하는 위임장 ;
• 조직 재산 목록에 관한 문서 (회의록, 목록 수수료, 목록, 행위, 성명서);
• 책, 잡지, 색인 카드 조직과의 합의, 현금 영수증 및 지출 문서, 계정, 지불 명령, 예치된 임금, 위임장, 기업 재산.

이러한 사건과 관련된 임시 보관 기간이 있는 문서는 점검이 완료될 때까지 또는 논란이 되는 상황에 대해 최종 결정이 내려질 때까지 보관해야 합니다. 해당 문서 목록에 명시된 보관 기간이 이미 만료된 경우에도 마찬가지입니다.

일정한 유통기한 문서가있는 조직에서만 적용됩니다.아카이브 획득 소스. 여기에는 다음이 포함됩니다.

• 국가, 지방자치단체,규정된 방식으로 기록 보관소에 보관하기 위해 접수된 문서
• 비정부기구,기록 보관소와 체결한 계약에 따라 문서를 기록 보관소로 이전하는 사람.

그런 조직의 경우 주 및 지방자치단체 기록보관소의 취득원이 아니며, 문서는 다음과 같이 영구적인 유효 기간을 두고 보관해야 합니다.

• 주 및 지방자치단체 - 10년
• 비정부기구 - 최소 10년.

또한 비정부 기구는 현행법이나 해당 문서의 실제 사용 필요성에 따라 해당 문서의 추가 보관 기간을 독립적으로 결정합니다.

이러한 문서에는 다음이 포함됩니다.

비정부 조직은 청산될 때까지 활동 전반에 걸쳐 영구 보관을 위해 특정 유형의 문서를 보관해야 합니다. 예를 들어:

• 연결 연간대차대조표 및 보고서, 이에 대한 문서(대차대조표 부록, 설명 메모, 특수 양식)
• 양도, 분리, 청산 대차대조표; 신청서, 설명 메모;
• 고정 자산 재평가, 고정 자산 감가상각 결정, 조직 자산 가치 평가(프로토콜, 행위, 계산, 결론)에 관한 문서
• 통화 및 환전 거래, 보조금 거래(보고서, 요약)에 관한 문서
• 거래 여권;
• 책, 잡지, 증권 회계 카드.

주의하세요!목록의 섹션 4.1 "회계 및 보고"에 나열된 문서만 나열됩니다. 동시에 조직이 활동 중에 보관해야 하는 문서의 수도 훨씬 많습니다. 이는 목록의 다른 섹션(“활동 계획”, “재무 활동”, “통계 회계 및 보고”, “활동에 대한 법적 지원” 등)에 있습니다.

여기에는 다음이 포함됩니다.

• 구성 문서;
• 주주총회 의사록;
• 소유권, 소유, 사용, 재산 처분에 관한 문서(증명서, 계약서),
• 회사명, 상표, 서비스표 등의 등록 및 재등록에 관한 문서;
• 인증, 인정에 관한 문서;
• 주주 명부;
• 증권 소유자의 등록부;
• 계열사 및 배당금을 받을 자격이 있는 사람의 목록;

조직은 목록에 의해 설정된 보관 기간을 줄일 수 없습니다. 동시에, 그녀는 작업의 구체적인 특징에 따라 일부 문서의 보관 기간을 늘리거나 목록에 설정된 기간보다 더 오래 보관할 수 있습니다.

2003년 7월 16일자 러시아 증권시장 연방위원회 결의안 No. 03-33/ps는 "주식회사의 문서 보관 절차 및 기간에 관한 규정"을 승인했습니다. 회계 문서와 관련하여 규정에서는 주식회사의 회계 문서를 최소 5년 동안 보관해야 한다고 규정하고 있습니다.

JSC 회계 문서는 보고 유형에 따라 저장됩니다. 요약(통합)연차보고서와 연차보고서는 영구보존 대상입니다. 분기별 보고서는 최소 5년, 월별 회계보고서는 최소 1년 동안 보관해야 합니다.

이 경우 재무제표에는 다음이 포함됩니다.

• 대차대조표;
• 손익 계산서;
• 재무제표에 대한 부록;
• 연간 재무 제표의 신뢰성을 확인하는 감사 보고서;
• 설명 메모.

위 그림에서 볼 수 있듯이, 주식회사에 대해 설정된 회계 문서의 보관 기간은 목록에서 설정된 해당 문서의 보관 기간에 해당합니다.

세금 서류 보관 기간

러시아 연방 세법의 첫 번째 부분에 따르면 납세자는 세금 계산 및 납부에 필요한 회계 데이터 및 기타 문서의 안전을 보장할 의무가 있습니다. ~을 위한 4년(러시아 연방 세법 제23조 1항 8항). 또한, 이 기간 동안 받은 비용, 발생한 비용, 납부한 세금을 확인할 수 있는 서류를 보관해야 합니다.

하지만 그게 전부는 아닙니다.

조직의 지출이 수입을 초과한다는 것은 기업이 손실을 입었다는 것을 의미합니다. 이 경우 소득세의 과세표준은 0이 됩니다. 동시에 조직은 그러한 손실 금액만큼 전년도 이익을 줄일 수 있습니다.

손실을 미래로 이전하는 규칙은 러시아 연방 조세법 제 283조에 의해 설정됩니다.

손실의 전부 또는 일부가 이전됩니다. 가장 중요한 것은 소득세 총액이 30% 이상 줄어들지 않아야 한다는 것입니다. 조직이 1년 안에 모든 손실을 완전히 상각할 수 없는 경우 10년 이내에 손실을 미래로 이월할 권리를 행사할 수 있습니다. 이 기간은 손실이 접수된 다음 해부터 계산됩니다.

손실을 미래로 이월하는 전체 기간 동안 조직은 발생한 손실 금액을 확인하는 문서를 보관할 의무가 있습니다. 우리는 세금 등록부뿐만 아니라 기본 회계 문서에 대해서도 이야기하고 있습니다.

따라서 일반적으로 세법은 회계 문서의 보관 기간을 더 짧게 규정하고, 손실을 미래로 이월하는 경우 더 긴 기간을 규정합니다.

회계사는 무엇을 해야 합니까?

아시다시피, 개인 세금 (VAT, 법인 재산세, 통일 사회세, 연금 기금 기부금 등)에 대한 예산에 지불 할 금액을 계산하고 소득세에 대한 세금 등록부를 작성하려면 회계 데이터가 다음과 같습니다. 사용된. 회계법에 따르면 기본 서류와 회계 장부를 5년간 보관해야 합니다.

또한 목록에 따르면 세금 및 수수료에 대한 보고서(세금 계산 및 세금 신고를 의미)는 회계 문서로 분류됩니다. 연간 세금 보고서에는 영구 보존 기간이 있으며, 분기별 보고서에는 5년이 있습니다.

따라서 러시아 연방 조세법 제23조에 규정된 4년의 문서 보관 기간은 세무 회계 등록부에만 적용될 수 있습니다. 동시에 손실이 미래로 이전될 경우 이러한 문서의 보관 기간을 늘려야 합니다.

회계 문서의 경우 현행법(회계 및 세무 모두)에서 제공하는 회계 문서 보관 기간 중 가장 긴 보관 기간을 적용해야 합니다.

이는 보관 기간이 5년으로 설정된 회계 문서는 이 기간 이전에 파기해야 하며 손실이 미래로 이월되는 경우 보관 기간을 10년으로 늘려야 함을 의미합니다.

문서 보관함 정리 방법

조직은 다음을 수행할 수 있습니다. 스스로 관리를 맡기다 전문 기관의 아카이브(개인 또는 주정부 아카이브). 이를 위해서는 특별 보관 계약을 체결해야 합니다. 아카이브가 문서를 저장하는 기간을 지정합니다. 보통 75세입니다.

이 경우 문서 보관 조직의 비용은 지정된 계약에 따른 보관 서비스 비용으로 지불됩니다. 기록 보관 기관이 제공하는 기록 보관소의 보존, 취득 및 사용 서비스는 VAT가 면제됩니다(러시아 연방 조세법 제149조 2항 6항). 따라서 조직이 전문 기록 보관소로 이관한 전체 금액은 과세 이익을 감소시킵니다.

조직의 행정부가 결정한 경우 문서 자체 보호, 그런 다음 문서 보관 조직 절차를 규제하는 적절한 내부법을 개발하고 채택해야 합니다.

이 문서는 예를 들어 다음과 같습니다. 문서보안에 관한 규정 , 사무총장의 명령에 의해 승인되었습니다. 다음을 정의해야 합니다.

• 필수 보관 대상 문서 유형
• 문서 저장을 보장하는 구조 단위;
• 보관할 문서를 수령하는 절차;
• 유통기한;
• 보관을 위해 받은 문서의 회계 및 등록 절차;
• 여기에 포함된 정보의 안전과 기밀성을 보장하기 위한 조치;
• 작업을 위해 저장된 문서를 발행하는 절차;
• 다른 질문.

자신만의 아카이브를 구성하려면 적절한 아카이브를 만드는 것도 포함됩니다. 보관 서비스 , 아카이브 활동을 조직하는 책임을 맡은 지정된 공무원의 할당.

그럼 개발을 해야지 전문위원회 규정 , 조직에서 생성된 문서의 가치를 조사합니다(목록 사용 지침 3.1항). 이 규정은 책임자의 승인을 받습니다. 그는 자신의 명령에 따라 전문가 위원회의 구성을 승인해야 합니다.

일반적으로 위원회에는 조직에서 가장 자격을 갖춘 직원이 포함되며 최소 3명입니다. 또한 지역 기록 보관소의 기록보관인을 전문가 위원회에 초대할 수 있습니다. 보관 및 파기할 문서를 선택하는 모든 작업이 기록 보관인 앞에서 이루어지면 조직은 문서 보관에 문제가 없습니다.

전문가 위원회가 만듭니다. 사례 목록즉, 사용 가능한 모든 문서를 유형 및 날짜별로 체계화하고 사건 이름 목록을 작성합니다.

이렇게 하려면 문서를 연도별로 정렬하고 연대순으로 연결해야 합니다.

일반적으로 특정 회계 등록부와 관련된 처리된 기본 문서(예: 현금 또는 은행 문서)는 시간순으로 별도의 폴더에 보관됩니다. 이 폴더의 페이지는 오른쪽 상단에 번호가 매겨져 있어야 합니다. 파일은 250페이지를 초과하거나 두께가 4cm를 초과할 수 없습니다.

송장에는 특별한 절차가 제공됩니다. 공급업체로부터 받은 송장과 고객에게 발행된 송장의 두 번째 사본은 특수 분개장에 보관해야 합니다. 이 요구 사항은 2000년 12월 2일자 러시아 연방 정부 법령 No. 914 "부가가치세 계산 시 수령 및 발행된 송장, 구매 장부 및 판매 장부의 기록을 유지하는 규칙"에 의해 확립되었습니다.

모든 문서가 체계화되어 제본되면 정리됩니다. 목록 , 이는 기업 책임자의 승인을 받아야합니다.

문서를 보관하려면 특별한 공간을 할당해야 합니다. 문서는 문서의 완전한 안전을 보장할 뿐만 아니라 먼지와 태양열 노출로부터 보호할 수 있도록 잠긴 캐비닛에 보관소에 보관되어야 합니다.

자체 아카이브가 있는 조직의 경우 문서 보관의 주요 비용에는 건물 임대 비용, 유틸리티(필요한 온도, 습도 등 유지) 및 아카이브 작업자 임금이 포함됩니다.

이러한 비용은 조직 운영과 관련이 있습니다. 따라서 회계에서는 26 "일반 사업 비용"을 고려합니다. 세금 목적상 이러한 비용은 조직의 기타 비용의 일부로 고려됩니다(러시아 연방 세법 제264조 1항의 하위 조항 18).

전문위원회는 매년 사건의 명칭에 따라 보관기간이 만료되어 파기 대상이 되는 문서를 식별하고, 이에 대한 어떠한 형태의 보고서도 작성합니다. 사건의 각 시트를 검토하여 문서를 선택합니다.

만료된 문서의 파기 할당에 관한 법률 해당 기관장의 검토 및 승인을 받은 후, 법에 명시된 문서는 나머지 파일과 분리되어 파기될 때까지 특별히 지정된 장소에 보관됩니다.

파기 대상 문서는 영업 활동에 사용할 수 없으므로 주의하시기 바랍니다. 보관기간이 경과된 사건은 전문기관에 이송되어 처리되거나, 자체적으로 파기됩니다.

스크랩을 위해 문서를 보내는 경우 전문 조직으로의 이전은 승인 인증서 또는 송장으로 공식화됩니다. 양도일자, 양도 수량, 폐지의 무게를 표시하여야 합니다.

이미 보관기간이 경과된 문서는 재단기를 이용하여 기관에서 직접 파기할 수 있습니다. 이 경우 전문위원회는 적절한 보고서를 작성하여 오래된 문서의 파기 사실을 기록해야 한다.

문서 보관 절차 및 조건 위반에 대한 책임

회계법에 따르면 회계 문서 보관을 조직하는 책임은 조직의 장에게 있습니다.

기록 보관법을 위반한 경우 조직의 장이 행정적 책임을 질 수도 있습니다. 처벌은 경고 또는 벌금의 형태로 이루어질 수 있습니다. 벌금은 300~500루블입니다. (러시아 연방 행정법 제 13.20조).

기업 또는 그 공무원은 세무 및 세관 공무원이 조직에 요청하는 세금 관리에 필요한 문서 및 정보가 없거나 제공되지 않은 경우 벌금이 부과될 수도 있습니다(러시아 연방 행정법 제 15.6조, 러시아 연방 세금 코드 126).

회계 및 세금 기록의 부적절한 보관은 세무 당국에서 확인할 수 있습니다. 따라서 세무 당국은 확립된 절차 및 회계 문서 보관 조건을 위반한 조직의 직원에게 벌금(최저 임금 20~30)을 부과할 권리가 있습니다(행정 위반법 제 15.11조).