(관리를 위한 문서 지원) - 조직(기관, 기업, 회사) 내 업무 기술을 규제하는 주요 지역 규범법입니다.

사무 작업 지침은 문서 작성을 위한 규칙, 기술, 프로세스 및 문서 작업 절차를 설정합니다. 실질적 지침 사무실 관리 시스템을 통합합니다특정 조직에 설치됩니다.

지침은 조직 작업의 세부 사항을 고려하여 작성됩니다. 준비의 기초는 샘플 및 표준 지침뿐만 아니라 사무에 대한 부문 간 조치에 대한 현재 규제 및 방법론 문서입니다.

사무용 지침 개발

러시아 연방의 규제법령에 따라 사무 지침은 사무를 규제하는 필수 문서입니다. 연방 행정 기관에서는 연방 행정 기관의 상호 작용에 관한 모델 규정 및 사무 업무 규칙에 따라 사무 업무 지침이 개발되며, 이는 보관 업무 분야의 연방 행정 기관이 동의합니다. GOST R ISO 15489-1-2007모든 조직은 기록 관리 정책을 정의하고 문서화해야 한다는 것이 확립되었습니다. 이 정책의 목적은 필요한 기간 동안 비즈니스 활동을 지원할 수 있는 확실하고 신뢰할 수 있으며 사용 가능한 기록의 기록 관리 시스템을 구축하고 유지하는 것입니다. 모든 조직은 사무실 관리 지침을 통해 이 작업을 구현할 수 있습니다.

사무업무 지시 내용

사무 지침의 텍스트 구조는 부문 간 조치에 대한 규범적이고 방법론적인 문서에 의해 규제되지 않습니다. 일반적으로 지침에는 일반 조항, 주제별 섹션 및 부록이 포함됩니다.

섹션에서 " 일반 조항" 설치하다:

• 지침 배포 범위(예: "지침은 조직의 모든 문서에 적용됩니다.", "지침은 기밀을 제외한 모든 문서에 적용됩니다." 등)
• 비준수에 대한 책임;
• 조직(회사) 및 구조 부서의 문서로 작업을 문서화하고 구성하기 위한 통일된 절차를 담당하는 부서입니다.
• 규제 및 방법론적 기반.

주제별 섹션은 일반적으로 “ 문서 작성 및 처리 규칙", 여기서 다음이 정의됩니다.

• 행정, 조직, 정보 활동을 문서화하는 데 사용되는 문서 유형 및 종류
• 문서 준비 및 실행에 관한 일반 규칙;
• 승인, 승인, 승인 및 서명 절차를 포함하여 특정 유형의 행정 문서 준비 규칙
• 문서 생산 및 복제 절차;
• 사본 및 첨부 파일의 등록 및 인증 규칙;
• 양식, 인감, 우표 사용 및 보관 절차;
• 수행자가 문서 작업을 수행하는 절차입니다.

섹션 ""에는 다음이 포함됩니다.

• 들어오는 문서의 수신, 처리 및 배포 절차;
• 한 구조 단위에서 다른 구조 단위로의 운송 및 이동에 대한 규칙;
• 문서 이동에 대한 주요 권한;
• 보내는 문서를 준비하고 보내는 절차;
• 문서 흐름의 양을 기록하는 절차.

"" 섹션에서는 다음이 설정됩니다.

• 수신, 발신 및 내부 문서 등록 절차;
• 등록 조건, 형식 및 방법;
• 문서 색인 규칙.

장 " 참고 작품의 구성"(IPS)는 다음과 같이 말합니다.

• 조직(회사)에서 정보 및 참고 자료를 구성하는 원칙;
• 참조 파일(참조 파일, 전자 데이터베이스 등)에 대한 설명을 포함합니다.
• 참조 정보의 체계화 및 분류 순서;
• 정보 검색 기술.

사무 지침 섹션에서 " 문서 실행 제어» 설치됨:

• 강제 통제 대상 문서 카테고리
• 이를 통제하는 절차;
• 제어 기술(제어 카드 형태, 문서에 표시 사용 등)
• 공연자의 책임;
• 일반적인 마감일;
• 문서 실행 제어에 대한 데이터를 요약하는 절차
• 관리자에게 성과 규율을 알리는 절차.

장 " 운영»에는 다음이 포함됩니다:

• 기록 관리 서비스 및 조직(회사)의 구조적 부서에 문서를 저장하기 위한 규칙
• 문서의 안전에 대한 특정 공무원의 책임을 설정합니다.
• 파일에 특정 범주의 문서를 구성하는 규칙;
• 사건 명명법을 개발하고 사용하는 절차;
• 사례의 체계화 및 색인화 절차.

"섹션으로 아카이브에 제출할 문서 준비" 포함하다:

• 검사 수행 절차(보관 및 파기할 문서 선택)
• 저장용 파일 준비 규칙
• 사건의 설명 및 실행에 대한 요구 사항;
• 사건을 기록 보관소로 이전하는 절차.

주제 섹션의 구성은 작업 조건 및 채택된 기술에 따라 변경 및 보완될 수 있습니다. 사무 지침에는 배포 범위가 제한된 문서(DSP), 문서 준비를 위한 기술 지원(인쇄, 녹음, 속기, 팩스 등)에 대한 시민 항소 작업에 대한 섹션이 포함될 수 있습니다.

사무 지침에는 일반적으로 섹션 순서대로 체계화된 최대 참고 자료와 설명 자료를 포함하는 부록이 함께 제공됩니다. 부록에는 문서 흐름도, 인감 및 도장, 샘플 양식, 문서 양식 작성 샘플, 특정 유형의 문서 실행 예, 통제 문서 목록, 회계 양식, 사건 명명법 양식 등이 포함되어 있습니다.

사무 작업 지침은 문서 작업의 전체 프로세스, 모든 기술 작업을 논리적 순서로 반영해야 합니다. 이 지침은 사무실 관리 서비스뿐만 아니라 모든 관리 직원 전문가를 위한 규제 문서입니다.

지침 준비는 기록 보관소 및 법률 서비스의 참여로 기록 관리 서비스에 의해 수행됩니다. 이 지시는 조직장의 승인을 받고 그의 명령에 따라 시행됩니다. 구조 단위에서는 관리 전문가가 문서를 작성하고 실행해야 하는 기준으로 규범적인 문서로 사용됩니다.

사무관리 및 문서흐름(2019)이란? 현대 경제 사전과 마찬가지로 이 교과서는 문서 흐름을 정보 기술 체인을 따라 편집자와 실행자 사이의 문서 이동으로 정의합니다. 이를 통해 모든 이해 당사자에게 알리고 결정 사항을 전달하며 회계 및 업무를 수행할 수 있습니다. 제어. 결국 사무는 문서를 유지, 업데이트 및 모니터링하는 활동입니다.

현대 사회와 비즈니스에서 정보의 중요성은 아무리 강조해도 지나치지 않기 때문에 조직의 사무 및 문서 흐름은 중요한 역할을 합니다. 종종 의사 결정의 정확성과 최종 결과는 문구의 명확성과 명확성 및 서류 통과 속도에 따라 달라집니다.

문서 흐름에는 세 가지 유형이 있습니다.

• 들어오는 (조직에 들어가기);
• 나가는 (조직에서 지시하는);
• 내부(관리 프로세스에서 직원이 작성하고 사용하는 문서)

작업 단계

조직의 문서 작업은 여러 단계로 구분됩니다.

수신의 경우:

• 접수 및 1차 처리;
• 서기의 예비 검토;
• 등록;
• 조직 경영진의 고려 사항 및 실행 방향;
• 실행 제어.

나가는 경우:

• 개발, 디자인;
• 등록;
• 보내다.

내부용:

• 개발, 디자인;
• 등록;
• 처리, 실행, 응답 준비;
• 실행 제어.

모든 사람에게:

• 문서 흐름량의 회계 및 분석;
• 저장.

단계가 완료되는 속도는 서류 작업의 정확성과 조직에서 승인한 문서 흐름 표준에 따라 직접적으로 달라집니다. 조직의 문서 흐름에 관한 샘플 규정(2019)은 아래에서 다운로드할 수 있습니다.

사무용 GOST 표준 2019

현재 공식 문서 준비 요건은 러시아 연방 국가 표준에 명시되어 있습니다. 이는 러시아 연방 GOST R 6.30-2003의 국가 표준을 대체했습니다.

우리 의견으로는 다른 국가 표준(GOST 사무 및 보관)에 자세히 설명된 용어를 연구하여 사무용 GOST에 익숙해지는 것이 유용합니다. 이 지식은 전문가를 올바르게 이해하고 사용하는 데 도움이 되기 때문입니다. 어휘.

이는 기사에 사용된 개념을 정의합니다.

1. 문서는 식별할 수 있는 세부정보를 매체에 기록한 정보입니다.
2. 문서 실행 - 문서에 필요한 세부 사항을 입력합니다.
3. 문서 속성은 문서 디자인의 요소입니다.

GOST R 7.0.8-2013

사무 2019: 서류 작업에 대한 새로운 요구 사항

설명된 정의를 고려하여 공식 문서 작성 규칙을 고려해 보겠습니다.

이 기사에서 사무 분야의 표준 존재에 대해 배운 사람들에게는 GOST 섹션에 대한 자세한 분석이 유용할 것입니다. 숙련된 사무원의 경우 2018년 7월 1일에 발효된 변경 사항을 숙지하는 것이 좋습니다.

즉시 주목할만한 새로운 중요한 섹션인 "문서 작성을 위한 일반 요구 사항"은 텍스트를 포함한 모든 유형의 세부 사항과 관련된 규칙을 체계화하고 설명합니다.

• 페이지 번호;
• 선호하는 서체 및 글꼴 크기
• 단락 들여쓰기;
• 줄 간격, 문자와 단어 사이의 간격;
• 텍스트 정렬;
• 각도 및 세로 배열의 최대 라인 길이;
• 굵은 텍스트 강조 규칙
• 제목 페이지 디자인.

모든 변경 사항은 요구 사항을 개선하는 것을 목표로 합니다. 세부정보 목록은 다음을 포함하도록 확장되었습니다.

• 접근 제한 스탬프;
• 전자 서명 표시;
• 구조 단위의 이름 - 문서 작성자
• 문서를 작성한 사람의 직위입니다.

일부 세부정보는 하나로 결합됩니다. 예를 들어 "조직에 대한 참조 정보" 세부정보에는 우편 주소와 전화번호뿐만 아니라 OKPO, OGRN, INN/KPP도 포함될 수 있습니다.

"세부 사항 등록" 섹션에는 소개 주소 및 최종 에티켓 문구, 전자 서명, 관리자 역할을 하는 사람의 서명 사용에 대한 규칙이 추가되었습니다.

GOST(2019)에 따른 주문 실행 샘플

연방 집행 기관의 사무 업무에 대한 표준 지침 정보

2005년 1월 19일 러시아 연방 정부 법령 N 30(러시아 연방 법률 모음, 2005, N 4, Art. 305), 나는 다음을 주문한다:

1. 첨부된 연방 행정부의 사무 업무에 대한 표준 지침을 승인합니다.

2. 2000년 11월 27일자 러시아 연방 기록 보관소 명령 N 68 "연방 행정부 사무에 대한 표준 지침 승인", 2000년 12월 26일 러시아 연방 법무부에 등록, 등록 N 2508은 무효로 선언됩니다.

3. 이 명령의 이행에 대한 통제권을 D.M. 차관에게 위임하십시오. Amuntsa.

A.S. 소콜로프

등록번호 7418호

표준 지침

연방 집행 기관의 사건 처리

I. 일반 조항

II. 문서 준비 및 실행 규칙

2.1. 러시아 연방 입법안 초안 준비 및 실행

2.2. 러시아 연방 대통령 법안 초안 준비 및 실행

2.3. 러시아 연방 정부 법안 초안 준비 및 실행

2.4. 연방 집행 기관의 규제 법률 초안 준비 및 실행

2.5. 문서 양식

2.6. 연방 행정부에서 문서를 준비하는 과정에서 세부 정보 등록

2.7. 특정 유형의 문서 준비 및 실행 기능

2.7.1. 주문하세요, 주문하세요

2.7.2. 규정, 규칙, 지침

2.7.3. 규약

2.7.4. 서비스 편지

III. 문서 흐름 구성 및 문서 실행

3.1. 문서 흐름의 구성

3.2. 문서 전달 조직

3.3. 들어오는 문서의 접수, 처리 및 배포

3.4. 보낸 문서의 처리 및 전송 구성

3.5. 내부 문서 전달 절차

3.6. 문서 수 계산

3.7. 문서를 사용한 출연자의 작업

IV. 문서 검색 엔진

4.1. 서류등록

4.2. 문서 기반 검색 시스템 구성

V. 문서 집행 통제

6. 사무용 문서 작업 조직

6.1. 사례 목록 작성

6.2. 사건의 형성과 집행

6.3. 문서의 운영 저장 조직

Ⅶ. 아카이브에 보관하기 위해 문서를 전송하는 절차

7.1. 문서의 가치 심사

7.2. 문서 준비 및 아카이브로 전송

부록 1번 법안 초안 샘플

부록 2번 러시아 연방 대통령령 초안의 샘플 디자인

부록 3번 러시아 연방 정부 결의안 초안 디자인 샘플

부록 4번 연방 서비스 결의안 샘플

부록 5. 사역 명령서 샘플

부록 6번 연방 기관의 명령 샘플

부록 7 사역 명령 집행의 예

부록 8 규정 샘플

부록 9번 완전한 프로토콜 샘플

부록 10번 짧은 프로토콜 샘플

부록 번호 11 연방 기관의 일반 세로 형식 샘플

부록 번호 12 연방 기관의 일반 모서리 형태 샘플 디자인

부록 13 사역 편지의 모서리 양식 샘플 디자인

부록 번호 14 연방 기관에서 보낸 편지에 대한 샘플 코너 양식

부록 15번 사역의 세로 편지 양식 샘플

부록 번호 16 연방 기관의 세로 편지 양식 샘플

부록 17 부처 공무원을 위한 샘플 양식

부록 번호 18 연방 기관 공무원을 위한 샘플 양식

부록 19문서 흐름 증명서 양식

부록 20 연방 집행 기관의 구조 단위 사례 명명법 형식

부록 번호 21 연방 집행 기관의 사례 명명 형식

부록 N 22 영구 및 임시(10년 이상) 보관을 위한 표지 양식

부록 23사건증명서 양식

부록 24 사건 문서 내부 목록 양식

부록 25 번 영구, 임시 (10 년 이상) 보관 파일 및 구조 단위 인력 목록 양식

부록 번호 26보관 대상이 아닌 문서 파기 할당에 관한 법률 양식

I. 일반 조항

1.1. 연방 행정 기관의 사무에 대한 표준 지침은 2005년 1월 19일 러시아 연방 정부 법령 N 30 "연방 행정 기관의 상호 작용에 관한 표준 규정"(법률 모음)에 따라 개발되었습니다. 러시아 연방, 2005, No. 4, Art. 305), 연방법, 러시아 연방 대통령 및 러시아 연방 정부의 법령에 근거함.

1.2. 연방 행정부의 사무에 대한 표준 지침(이하 표준 지침이라고 함)은 관리 문서 서비스 기능, 관리 활동 문서화 및 연방 행정부(부처, 서비스, 기관)의 문서 작업 구성에 대한 일반적인 요구 사항을 설정합니다.

1.3. 연방 행정부는 2005년 7월 28일 러시아 연방 정부 법령 N 452(러시아 연방 법률 모음, 2005, N 31, Art. 3233), 사무에 대한 개별 지침, 연방 행정 기관의 규정, 기타 규범 및 방법론 문서 및 이 모델 지침.

사무에 대한 개별 지침은 연방 기록 보관소와 합의한 후 연방 행정부 수장의 승인을 받습니다.

1.4. 표준 지침의 조항은 매체 유형에 관계없이 자동화된(컴퓨터) 기술을 사용하여 수행되는 문서 준비, 등록, 회계 및 실행 제어를 포함하여 문서 작업 조직에 적용됩니다.

연방 집행 기관에서 사용되는 문서 정보 처리를 위한 자동화 기술은 이 기관의 사무실 관리 지침 요구 사항을 충족해야 합니다.

1.5. 제한된 배포 독점 정보가 포함된 문서 작업에 대한 규칙은 1994년 11월 3일 러시아 연방 정부 법령에 의해 승인된 연방 행정부의 제한된 배포 독점 정보 처리 절차에 관한 규정 N 1233( 러시아 연방 법률집, 2005, N 30(파트 II), 3165조).

1.6. 통일된 기술 정책과 문서 작업 시 현대적인 기술 수단의 사용, 방법론적 지침 및 부서 내 문서 작업을 위해 확립된 절차 준수에 대한 통제를 기반으로 관리를 위한 문서 지원 시스템의 조직, 유지 관리 및 개선 연방 집행 기관의 업무는 연방 집행 기관의 관리를 위한 문서 지원 기능(이하 유치원 교육 기관 서비스라고 함)을 위임받은 구조 단위에 의해 수행됩니다.

II. 문서 준비 및 실행 규칙

2.1. 러시아 연방 입법안 초안 준비 및 실행

2.1.1. 연방 행정부는 확립된 활동 분야에서 국가 정책 및 법적 규제를 개발하는 기능을 수행하고, 러시아 연방의 입법 행위에 따라 연방법 초안, 정부의 입법 활동 계획 및 관련 지침을 개발합니다. 그들 자신의 주도로.

2.1.2. 러시아 연방 정부에 제출하기 위해 준비된 청구서는 표준 A4 용지에 글꼴 번호 15로 인쇄됩니다.

법안의 첫 번째 페이지 텍스트 필드의 상단 및 오른쪽 테두리 내에 "러시아 연방 정부에서 소개"라는 메모가 표시됩니다. 표시는 1칸에 인쇄되며 왼쪽 테두리에 정렬됩니다.

텍스트 필드의 오른쪽 테두리에 있는 표시에서 줄 간격 24pt로 "Project"라는 단어가 인쇄됩니다.

2.1.3. 청구서에는 다음과 같은 세부정보가 있습니다.

국가 이름인 러시아 연방(Russian Federation)은 대문자와 굵은 글씨로 인쇄되어 있습니다. 중앙에 정렬됩니다.

법률 유형의 이름(연방 헌법 또는 연방법)은 첫 번째 필수 항목과 24pt의 줄 간격으로 구분되며 글꼴 크기는 N 17 이하인 대문자로 인쇄되며 굵은 글씨로 강조 표시할 수 있습니다. 중앙에 정렬됩니다.

제목은 36pt의 줄 간격으로 이전 필수 항목과 분리되고 1칸으로 인쇄되며 굵은 글씨로 강조 표시되고 중앙에 배치됩니다. 대문자로 작성되었으며 "무엇에 대해?"라는 질문에 답합니다. 법률이 공표되었거나 해당 법률의 이름이 명시되어 있습니다(예: 러시아 연방의 중재 절차법). 제목 끝에 마침표가 없습니다.

현행법률개정안의 제목에는 변경사유나 변경되는 구체적인 규범을 기재할 필요가 있으며, 동일한 규범이 반복적으로 변경되는 경우에는 추가로 기재할 필요가 있다. 어느 부분에서 변경되는지.

예를 들어:

러시아 연방 토지법 채택과 관련된 행정 범죄에 대한 러시아 연방 입법 행위 개정

예산 및 예산 외 자금 지불에 관한 러시아 연방 민법 855조 2항 수정

본문과 제목은 줄간격 36~48pt로 구분하고, 줄간격 24pt로 인쇄한다.

법안의 본문 부분은 전문과 본론으로 나눌 수 있다.

법안 본문의 주요 부분은 부분, 섹션, 하위 섹션, 장, 단락, 조항으로 나눌 수 있습니다.

부분 및 섹션 제목은 대문자, 굵은 글꼴, 중앙 정렬로 인쇄됩니다. 제목 끝에 마침표가 없습니다. 숫자는 로마숫자로 기록됩니다.

예를 들어:

섹션 I
소유권 및 기타 물권

하위 섹션에는 로마 숫자로 표시된 일련 번호와 이름이 있습니다. 하위 섹션 지정은 대문자로 인쇄되고 들여쓰기됩니다. 하위 섹션의 이름은 굵은 글꼴로 인쇄됩니다.

예를 들어:

I 관. 의무에 관한 일반 조항

각 장에는 아라비아 숫자로 번호가 매겨져 있으며 제목이 있습니다. 장 지정은 단락 들여쓰기와 함께 대문자로 인쇄됩니다. 장 제목은 한 줄에 굵은 글꼴로 표시되며 그 뒤에 마침표가 표시됩니다.

예를 들어:

제5장 권리, 의무 및 책임

단락은 기호 §으로 표시되며 아라비아 숫자와 제목으로 표시된 일련 번호가 있습니다. 문단 제목은 문단 번호를 나타내는 굵은 글씨의 대문자로 한 줄에 마침표를 찍는다.

예를 들어:

§ 1. 비즈니스 파트너십 및 협회

기사에는 단일 연속 번호가 매겨져 있습니다. 품목의 일련번호는 아라비아 숫자로 표시됩니다. 기사의 명칭은 대문자로 인쇄되고 들여쓰기됩니다. 기사 제목은 굵은 글씨의 대문자로 한 줄에 번호를 지정하고 마침표를 찍는다.

예를 들어:

제33조 인증

예외적인 경우에는 기사 제목이 없을 수도 있습니다. 해당 항목이 없으면 "article"이라는 단어와 번호가 굵게 강조 표시됩니다.

기사는 내용에 따라 부분, 단락, 하위 단락, 단락으로 나눌 수 있습니다. 부품은 점이 있는 아라비아 숫자로 표시됩니다. 포인트는 닫는 괄호와 함께 아라비아 숫자로 번호가 매겨집니다. 하위 단락은 닫는 괄호와 함께 러시아어 알파벳 문자로 표시됩니다.

서명은 36pt의 줄 간격으로 텍스트와 구분되며 "President of the Russian Federation"이라는 단어로 구성됩니다. "President"와 "Russian Federation"이라는 단어는 한 줄 간격으로 2줄로 인쇄됩니다. "Russian Federation"이라는 단어는 텍스트 상자의 왼쪽 가장자리부터 인쇄되고 "President"라는 단어는 이러한 단어를 기준으로 중앙에 배치됩니다.

국가 두마에 채택된 법률을 등록할 때 러시아 연방 대통령의 이니셜과 성이 표시됩니다.

비자는 지폐 마지막 장의 앞면 하단에 배치됩니다.

법안의 샘플 디자인은 부록 1에 나와 있습니다.

2.1.4. 청구서에 대한 설명 메모 준비 요구 사항.

청구서에 대한 설명은 표준 A4 용지에 글꼴 N 14로 인쇄되며 다음과 같은 세부 사항이 있습니다.

문서 유형의 이름은 페이지 상단 여백 테두리 아래에 24pt씩 대문자로 인쇄되며 굵은 글씨로 중앙에 강조 표시됩니다.

제목은 24pt의 줄 간격으로 이전 필수 항목과 구분되며 1개의 공백이 있는 소문자로 인쇄되고 굵은 글씨로 강조 표시되고 중앙에 배치됩니다. 제목 끝에 마침표가 없습니다.

본문의 제목은 설명서가 준비된 청구서의 전체 이름을 나타냅니다.

예를 들어:

연방법 초안 "개인의 소득세에 관한 러시아 연방 법률 제1조 개정"

텍스트는 24 - 36pt의 줄 간격으로 제목과 구분되며 텍스트 필드의 왼쪽 테두리에서 1.25cm 거리에 18pt 간격으로 인쇄됩니다.

본문에는 법안에 대한 자세한 설명, 목표, 주요 조항, 현행법 체계에서의 위치, 사회 경제적 및 기타 결과에 대한 예측을 포함하여 법안을 채택해야 하는 필요성에 대한 정당성이 포함되어야 합니다. 그것의 채택.

2.2. 러시아 연방 대통령 법안 초안 준비 및 실행

A.Yu. 추코벤코프 박사 ist. 과학, 차장 Mezhregionservice 회사의 문서화 및 관리를 위한 교육 및 방법론 센터 이사

범위

새로운 지침의 범위를 고려할 때, 2004년 3월 9일자 러시아 연방 대통령령 제314호 "연방 행정 기관의 시스템 및 구조에 관한"(개정됨)에 따라 다음 사항을 상기시켜 드리고 싶습니다. 2004년 5월 20일, 3월 15일, 11월 14일, 2005년 12월 23일) 연방 행정부 시스템에는 연방 부처, 연방 서비스 및 연방 기관이 포함됩니다. 2004년 5월 20일 러시아 연방 대통령령 No. 649에 의해 승인된 연방 행정부의 현재 구조(7월 28일, 9월 13일, 10월 11일, 11월 18일, 2004년 12월 1일, 7월 22일에 개정됨) 2005년 9월 5일, 10월 3일)은 세 그룹으로 나뉩니다.

I. 러시아 연방 대통령이 그 활동을 관리하는 연방 부처, 연방 서비스 및 연방 기관, 연방 서비스 및 이러한 연방 부처에 종속된 연방 기관

II. 러시아 연방 정부가 관리하는 연방 부처, 연방 서비스 및 이들 연방 부처에 종속된 연방 기관

III. 러시아 연방 정부가 관리하는 연방 서비스 및 연방 기관.

연방 행정 기관의 전체 및 약칭 목록은 2004년 8월 6일자 러시아 연방 대통령 행정부 및 러시아 연방 정부청의 명령 No. 1363/1001에 의해 승인되었습니다(9월 23일에 개정됨). 2004년 10월 25일, 2004년 12월 10일, 2005년 8월 26일, 10월 19일. ).

연방 당국 시스템의 변화는 또한 2000년에 Rosarkhiv가 표준 지침을 채택했다면 이제는 연방 기관의 지위에 있는 Rosarkhiv가 러시아 문화부의 승인을 받았다는 사실을 설명합니다. 러시아 연방 문화 및 대중 커뮤니케이션부의 관할권이며 규칙 제정 기능이 없습니다.

목적

모델 지침의 목적은 모델 지침이 관리 문서 지원 서비스의 기능, 관리 활동 문서화 및 연방 행정 기관(부처, 서비스)의 문서 작업 구성에 대한 일반 요구 사항을 설정한다고 명시한 "일반 조항" 섹션에 공개되어 있습니다. , 대행사.

연방 집행 기관의 상호 작용에 관한 모델 규정(11.1항)은 연방 집행 기관의 사무가 연방 문화 매스커뮤니케이션부의 승인을 받은 연방 집행 기관의 사무에 대한 표준 지침에 따라 조직됨을 규정합니다. 러시아 연방. 연방 행정 당국은 연방 기록 보관소와 합의한 기록 보관에 대한 지침을 발행합니다.

현재 시행 중인 부서 기록 관리 지침의 예를 들면 다음과 같습니다.

러시아 연방군 사무 지침(1999년 5월 23일자 러시아 국방부 명령 No. 170에 의해 승인됨(2004년 5월 27일 개정)

러시아 연방 법무부 사무 지침(2001년 6월 28일자 러시아 법무부 명령 No. 191에 의해 승인됨)

세관 당국(지역 세관, 세관, 세관)의 사무 및 기록 보관 업무에 대한 표준 지침(2004년 10월 18일자 러시아 연방 관세청 명령 No. 160에 의해 승인됨)

연방 교육청 사무 지침(임시)(2005년 2월 4일자 연방 교육청 명령 38호에 의해 승인됨).

연방 행정 기관의 상호 작용에 대한 모델 규정(11.2항)에도 사무에 대한 기타 지침이 언급되어 있다는 점에 유의해야 합니다. 러시아연방 대통령과 러시아연방 정부에 제출된 문서 및 법안 초안을 준비할 때 러시아연방 대통령 행정부와 러시아연방 정부 사무처의 사무 관련 지침에 따라 설정된 요구 사항이 충족됩니다. 러시아 연방이 고려됩니다.

구조

모델 지침의 구조는 주로 기술적, 편집적 성격에서 많은 변경을 거쳤습니다. 전체 명령어의 양은 약간 줄어들었지만 구조를 최적화하고 일부 섹션을 하위 섹션으로 변환하여 섹션 수를 10개에서 7개로 줄였습니다. 경우에 따라 하위 섹션의 순서가 변경되었습니다.

새로운 표준 명령어의 구조는 다음과 같습니다.

I. 일반 조항

II. 문서 준비 및 실행 규칙

2.1. 러시아 연방 입법안 초안 준비 및 실행

2.2. 러시아 연방 대통령 법안 초안 준비 및 실행

2.3. 러시아 연방 정부 법안 초안 준비 및 실행

2.4. 연방 집행 기관의 규제 법률 초안 준비 및 실행

2.5. 문서 양식

2.6. 연방 행정부에서 문서를 준비하는 과정에서 세부 정보 등록

2.7. 특정 유형의 문서 준비 및 실행 기능

2.7.1. 주문하세요, 주문하세요

2.7.2. 규정, 규칙, 지침

2.7.3. 규약

2.7.4. 서비스 편지

III. 문서 흐름 구성 및 문서 실행

3.1. 문서 흐름의 구성

3.2. 문서 전달 조직

3.3. 들어오는 문서의 접수, 처리 및 배포

3.4. 보낸 문서의 처리 및 전송 구성

3.5. 내부 문서 전달 절차

3.6. 문서 수 계산

3.7. 문서를 사용한 출연자의 작업

IV. 문서 검색 엔진

4.1. 서류등록

4.2. 문서 기반 검색 시스템 구성

V. 문서 집행 통제

6. 사무용 문서 작업 조직

6.1. 사례 목록 작성

6.2. 사건의 형성 및 등록

6.3. 문서의 운영 저장 조직

Ⅶ. 아카이브에 보관하기 위해 문서를 전송하는 절차

7.1. 문서의 가치 심사

7.2. 문서 준비 및 아카이브로 전송

새로운 표준 지침에는 2000년 모델 지침에 있었던 다음과 같은 구조 부품이 포함되어 있지 않습니다.

응용

새 지침의 적용 수는 15개에서 26개로 늘어났습니다. 여기에는 12개의 새로운 적용(기울임꼴 목록에 표시됨)이 포함되었으며 2000년 모델 지침에 있던 3개의 적용은 제외되었습니다.

부록 1. 청구서 샘플 디자인

부록 2번. 러시아 연방 대통령 법령 초안의 샘플 디자인

부록 3번. 러시아 연방 정부 결의안 초안 디자인 샘플

부록 4번. 연방 서비스 결의안 샘플

부록 5. 사역 명령서 샘플

부록 번호 6. 연방 기관의 명령 실행 샘플

부록 7. 사역 명령 집행의 예

부록 번호 8. 규정 샘플

부록 9번. 완전한 프로토콜 샘플

부록 10. 짧은 프로토콜 샘플

부록 번호 11. 연방 기관의 일반 세로 형식 샘플

부록 12 번. 연방 기관의 일반 모서리 형태 샘플 디자인

부록 번호 13. 사역 편지의 모서리 형태 샘플 디자인

부록 번호 14. 연방 기관에서 보낸 편지의 모서리 형태 샘플 디자인

부록 번호 15. 사역의 세로 편지 형식 샘플

부록 번호 16. 연방 기관의 세로 편지 양식 샘플

부록 17번. 부처 공무원을 위한 샘플 양식

부록 번호 18. 연방 기관 공무원을 위한 샘플 양식

부록 번호 19. 문서 흐름 인증서 양식

부록 20 번. 연방 집행 기관의 구조 단위 사례 명명법 형식

부록 번호 21. 연방 집행 기관의 사례 명명 형식

부록 번호 22. 영구 및 임시(10년 이상) 보관에 대한 표지 양식

부록 23. 시트 양식 - 사건의 증인

부록 24. 사건 문서의 내부 목록 양식

부록 번호 25. 영구, 임시(10년 이상) 보관 파일 및 구조 단위 직원별 목록 형식

부록 번호 26. 보관 대상이 아닌 문서 파기 할당에 관한 법률 형식

새로운 모델 지침에는 2000년 모델 지침에 있었던 다음 응용 프로그램이 포함되지 않습니다.

부록 번호 4. 샘플 편지 형식

부록 7 번. 등록 및 관리 양식 (RKF)의 기본 세부 사항 작성 규칙

부록 8. 서류집행현황 증명서 양식

규제 체계

새로운 표준 지침은 문서 관리 분야의 현행법을 기반으로 하며 사무 분야에 근본적으로 새로운 요구 사항을 도입하지 않습니다. 따라서 여기에는 2000년 12월 25일자 연방 헌법 No. 2-FKZ "러시아 연방의 국가 휘장"(2002년 7월 9일, 2003년 6월 30일 개정), 절차에 대한 규정에 대한 언급이 포함되어 있습니다. 연방 기관 집행 권한의 제한된 배포에 대한 공식 정보 처리(1994년 11월 3일자 러시아 연방 정부 법령 No. 1233에 의해 승인됨), 연방 집행 기관의 규제 법적 행위 준비 및 국가 등록에 관한 규칙(승인됨) 1997년 8월 13일자 러시아 연방 정부 법령 No. 1009, 1997년 12월 11일, 1998년 11월 6일, 1999년 2월 11일, 2002년 9월 30일에 개정됨).

2000년 이전 모델 지침이 채택된 이후 조직 및 관리 문서 준비에 대한 요구 사항을 정의하는 표준의 상태가 변경되었습니다. 국가 표준 GOST R 6.30-2003 “통합 문서 시스템. 조직 및 관리 문서의 통합 시스템. 문서 준비 요구 사항"은 본질적으로 권고 사항입니다. 모델 지침에 대한 참조는 모델 지침이 적용되는 조직의 준수를 의무화합니다.

사무 규제 규제 분야에서는 현재 많은 문제가 축적되어 있습니다. 따라서 조직 및 행정 문서의 통일 및 표준화 작업, 사무 영역 규제를 위한 중요한 도구 개발의 상태 및 전망, 즉 다음과 같은 명확성이 없습니다.

– 관리를 위한 문서 지원 국가 시스템. 기본 조항. 문서 및 문서 지원 서비스(GSDOU)에 대한 일반 요구 사항

– 조직 및 관리 문서의 통합 시스템(USORD)

– USORD 전용 분류기 섹션을 유지 관리하는 전 러시아 관리 문서 분류기(OKUD).

동시에 이 분야에서는 활발한 입법 과정이 진행되고 있습니다. 예를 들어 "정보 및 문서 흐름 문서화"(No. 162766-4), "러시아 시민의 항소 고려 절차"(No. 263597-4), "개인 데이터"(217352) 법안이 있습니다. -4) 현재 "정보, 정보 기술 및 정보 보호에 관한"(No. 217354-4) 등이 State Duma에서 검토 중입니다.

7. 연방 행정부의 사무에 대한 표준 지침: 새로운 내용은 무엇입니까?

V. F. 얀코바야 박사 ist. 과학, 부교수, 주립 경영 대학교

A.Yu의 기사에서. 올해 잡지 3호에 게재된 Chukovenkova "연방 집행 기관의 사무에 대한 새로운 표준 지침"은 이전 표준 지침과 새로운 표준 지침의 구조에 대한 비교 분석을 제공하며, 그 중에서 여러 섹션이 제외됩니다. 새로운 표준 지침:

섹션 II "연방 집행 기관의 문서";

하위 섹션 6.6 "이메일 및 팩스 채널을 통해 수신된 문서의 접수 및 처리";

하위 섹션 6.9 "대리인의 항소 및 요청 처리."

동시에 새로운 표준 지침은 응용 프로그램이 훨씬 더 풍부합니다. 여기에는 26개의 응용 프로그램이 포함되어 있으며 그 중 12개는 새로운 것입니다.

여기에 VIII항 "문서 실행 통제"가 심각하게 축소되었다는 점을 추가해야 합니다. 이전 표준 지침에서는 두 개의 하위 섹션으로 구성되었습니다.

8.1. 실행 통제 조직

8.2. 러시아 연방 대통령, 러시아 연방 의회, 러시아 연방 정부로부터 받은 문서의 실행을 모니터링합니다.

새로운 지침에서는 문서 실행에 대한 통제가 여러 조직 조항으로 표현됩니다.

지침에서 문서 준비의 선택된 문제

문서 준비 및 실행에 대한 규칙은 새로운 표준 지침의 섹션 II입니다. 이 섹션의 구조는 다음과 같습니다.

II. 문서 준비 규칙.

2.1. 러시아 연방 입법안 초안 준비 및 실행.

2.2. 러시아 연방 대통령 초안 준비 및 실행.

2.3. 러시아 연방 정부 법안 초안 준비 및 실행.

2.4. 연방 집행 기관의 규제 법률 초안 준비 및 실행.

2.5. 문서 양식.

2.6. 연방 행정부에서 문서를 준비하는 과정에서 세부 정보를 등록합니다.

2.7. 특정 유형의 문서 준비 및 실행 기능.

2.7.1. 주문하세요, 주문하세요.

2.7.2. 규정, 규칙, 지침.

2.7.3. 규약.

2.7.4. 서비스 편지.

하위 섹션 2.1-2.4는 러시아 연방 대통령 행정부, 러시아 연방 정부 사무소, 국가 두마에서 시행 중인 사무 지침 및 문서 처리 규칙을 기반으로 작성되었습니다. 위에서 언급한 표준 규정의 관련 조항을 고려합니다. 그러나 이전 표준 지침과 비교하여 새로운 표준 지침은 법안 준비, 러시아 연방 대통령의 법령 및 명령 초안, 러시아 연방 정부 및 연방 행정부의 규제 법률 초안에 대한 요구 사항을 항상 정확하게 전달하지는 않습니다. 시체. 입법 및 기타 규제 법률 행위를 준비하기 위한 규칙은 그 자체로 매우 복잡하며 주로 문서 작성 관점(글꼴, 간격, 단락 들여쓰기, 텍스트 디자인, 응용 프로그램 등)의 관점에서 볼 때 유의해야 합니다. 새로운 모델 지침에 명시된 이러한 요구 사항이 종종 각주에 인용된 규정의 조항과 모순된다는 점은 더욱 불행한 일입니다. 예를 들어 보겠습니다. 새로운 표준 지침(2.1.2항)에는 "러시아 연방 정부에 제출하기 위해 준비된 청구서는 표준 A4 용지에 글꼴 번호 15로 인쇄됩니다"라고 명시되어 있으며, 행정부에서 생성된 문서 준비 규칙은 러시아 연방 대통령의 규정에 따르면 "연방 헌법 또는 연방법 초안은... Times New Roman Cyr No. 14 글꼴로 표준 용지에 인쇄됩니다."

러시아 연방 대통령의 법안 초안 준비 규칙에 관한 섹션(2.2.2항)에도 동일한 불일치가 명시되어 있습니다. 새로운 표준 지침에는 "러시아 연방 대통령의 초안 초안과 이에 대한 부록은 표준 A4 용지 (210 x 297)에 글꼴 번호 15로 인쇄되어 있습니다"라고 나와 있으며, 문서 준비 규칙은 다음과 같습니다. 러시아 연방 대통령 행정부는 다음과 같이 규정합니다. “러시아 연방 대통령 법령 초안은 Times New Roman Cyr 글꼴, 크기 14호, 줄 간격 18pt로 인쇄됩니다.”

유사한 불일치가 하위 섹션 2.3에 명시되어 있습니다. 새로운 표준 지침에 따라 러시아 연방 정부의 규범 초안은 글꼴 번호 14로 인쇄됩니다. 러시아 연방 정부의 사무에 대한 지침은 텍스트가 정부 법안 초안은 글꼴 번호 13으로 인쇄되어 있습니다. 이전 표준 지침에는 성별이 없는 것과 같은 오류가 있습니다.

새로운 지침 및 GOST 6.30-2003

새로운 표준 지침의 하위 섹션 2.5 및 2.6에는 GOST R 6.30-2003 "통합 문서 시스템"의 조항을 지정하는 여러 가지 새로운 조항이 있습니다. 조직 및 관리 문서의 통합 시스템. 문서 준비 요구 사항”및 경우에 따라 GOST 조항과 다르지만 지침의 하위 섹션 2.6에서는 “조직 및 관리 문서를 준비할 때 연방 행정부 직원이 GOST R을 고려하여 문서 세부 정보를 작성합니다. 6.30-2003...”.

■ 단락. 2.5.3 및 2.5.4에서는 러시아 연방 국가 상징을 재현한 양식이 해당 활동 유형에 대한 라이센스를 보유한 인쇄 기업에 의해 연방 행정 기관의 명령에 따라 생산된다는 점을 강조합니다. 연방 집행 기관의 문서 형식은 인쇄 방법이나 분자를 사용하여 스탬프 형식에 일련 번호가 찍혀 있는 등록 대상입니다. GOST R 6.30-2003에는 문서 양식 작성 방법에 관한 조항이 포함되어 있지 않습니다.

■ GOST R 6.30-2003에 따라 양식의 세부 사항에는 특히 연방 집행 기관 코드, 법인의 주요 주 등록 번호, 등록을 위한 납세자 식별 번호/사유 코드 및 문서 양식이 포함됩니다. 암호. 새로운 모델 지침의 관련 단락에 대한 각주는 나열된 세부 사항이 연방 집행 기관의 재량에 따라 양식에 표시된다는 점을 명시합니다.

■ 표준 지침의 2.6.5항에 중요한 설명이 포함되어 있습니다. 문서 양식에 연방 행정부 이름을 지정하는 방법은 다음과 같습니다. “연방 서비스 또는 해당 연방 기관의 이름 위에 연방 부처에는 해당 연방 부처의 전체 또는 약칭이 표시되어 있으며 해당 관할권이 속해 있습니다." 따라서 연방 서비스 또는 기관의 리더십이 러시아 연방 대통령 또는 러시아 연방 정부에 의해 수행되는 경우 해당 서비스 또는 기관의 이름(전체 및 가능한 경우 약어)만 표시됩니다. 형태; 연방 서비스 또는 연방 기관이 연방 부처에 종속된 경우 해당 부처의 이름이 양식에 표시되며 아래에 해당 서비스 또는 기관의 이름이 표시됩니다.

■ 조항 2.6.9에는 문서 날짜 지정 절차에 대한 조항이 포함되어 있으며, 특히 여기에 다음과 같은 표시가 나와 있습니다. “문서 날짜는 문서에 공식 서명하거나 승인함으로써 첨부됩니다. 초안 문서를 작성할 때 월과 연도만 인쇄됩니다.” 문서 양식이 인쇄 방식을 사용하여 생성되고 문서 자체가 컴퓨터에서 작성되고 이후 프린터에서 문서가 인쇄된다는 점을 고려하면 이러한 방식으로 월과 연도를 인쇄하는 것이 전혀 쉽지 않다는 것이 분명해집니다. 날짜에 예약된 양식의 위치에 정확히 들어가는 방식입니다. 2.6.9항에 제시된 규칙은 문서가 타자기로 인쇄될 당시에 유효했습니다. 사무 업무에 컴퓨터 기술이 도입되면서 사무 서비스 전문가가 문서에 날짜를 기재하고 관리자가 서명한 후 문서를 등록한다는 것이 오랫동안 합의되어 왔습니다. 물론 이 경우 유치원 교육 기관 서비스는 서명된 날에 문서를 등록하는 규칙을 엄격히 따라야 합니다.

■ 새로운 표준 지침은 문서에 날짜를 기록하기 위한 두 가지 형식, 즉 디지털(2005년 3월 14일)과 구두-디지털(2005년 3월 14일)만 제공합니다. 아시다시피 GOST R 6.30-2003은 날짜 작성을 위한 또 다른 형식을 제공합니다. : 2005.03.14.

■ 2.6.13항 "수취인"에 대한 의견이 필요합니다. 일반적으로 조직에 문서를 보낼 때 "수취인" 필수 등록을 위해 새로운 표준 지침에서 제공하는 모든 옵션은 GOST R 6.30-2003을 준수합니다. 개인에게 문서를 전달할 때 이 세부 사항을 준비하는 것과 관련하여 문제가 발생합니다. 모델 지침에 제공된 두 가지 예를 비교하십시오.

문서를 조직 책임자에게 전달합니다.

총괄이사

협회 "Rostekstil"

V.D. 이바노프

개인에게 문서 주소 지정:

벨도바 M.V.

Novoyasenevsky 전망, 12, 아파트. 32,

모스크바, 117574

첫 번째 경우 이니셜은 성 앞에 있고 두 번째 경우에는 성 뒤에 있습니다. 왜? 이것에 어떤 논리가 있습니까? 여기서 무슨 일이 일어나고 있는지 이해하려면 몇 가지 사실을 기억하는 것으로 충분합니다.

GOST 2003이 채택되기 전에 시행되었던 GOST R 6.30-97에서는 "수취인" 속성에서 모든 경우에 이니셜이 성 뒤에 배치되었습니다. 2000년 1월 21일 Gosstandart 결의안 제9호에 의해 채택되어 2000년 4월 1일 발효된 GOST R 6.30-97의 수정안 제1호에 따라 이 절차가 변경되었습니다. 말 그대로 변경 사항 1번은 다음과 같이 말했습니다. “3.14, 3.16. 예에서는 성 앞에 이니셜을 표시하세요.” 따라서 2000년 이후 "수취인", "승인 스탬프" 및 "결의안"이라는 세 가지 세부 사항을 등록할 때 예외 없이 모든 경우의 이니셜을 해당 개인의 성(공식 및 개인 모두) 앞에 배치해야 한다는 것이 밝혀졌습니다. ). 그러나 GOST R 6.30-2003을 준비할 때 표준 개발자는 개인에게 주소를 지정하는 예에서 "수취인" 스탬프 디자인 예를 수정하지 않아 실수를 저질렀습니다(2003 표준에는 해당 수정 사항이 없는 1997 표준). 당연히 문서를 준비하고 실행 표준에 따라 안내되는 조직의 많은 직원은 이와 관련하여 질문을 가지고 있습니다. 동일한 세부 사항을 준비 할 때 논리적 설명이없는 차이가 왜 발생합니까? 불행하게도 이 실수는 이제 연방 집행 기관의 사무 업무에 대한 표준 지침에 의해 합법화되었습니다.

■ 중요한 조항은 2.6.20절 "서명"의 새로운 표준 지침에 포함되어 있습니다. 이 조항은 관리자가 부재하고 직무를 수행하는 사람이나 대리인이 문서에 서명한 경우 서명 실행에 적용됩니다(분명히 대리인이 대신 특정 문서에 서명할 권리가 있는 상황에 대해 이야기하고 있습니다). 임시 부재 중 관리자의). 이 조항은 다음과 같이 공식화됩니다. “초안 문서에 서명이 준비된 공무원이 없으면 해당 직무를 수행하는 사람이나 대리인이 문서에 서명합니다. 이 경우 문서에 서명한 사람의 실제 위치와 성을 표시해야 합니다(수정은 손으로 하거나 타자기로 작성할 수 있습니다(예: "대리", "대리")). "for"라는 전치사 또는 직위 앞에 슬래시를 사용하여 문서에 서명하는 것은 허용되지 않습니다. 여기에 성의 서명과 해독이 서로 일치해야 하기 때문에 관리자의 성이 준비된 문서에 표시되어 있으므로 공무원의 서명 해독도 수정 대상이라는 점을 추가해야 합니다. 실제로 이 규칙은 오랫동안 확립되어 왔습니다. 관리자의 성 사본 아래에 문서에 서명하는 사람은 자신의 이니셜과 성을 손으로 씁니다. 이것은 특수 스탬프로도 가능합니다. 많은 조직에서는 부재 관리자를 대신하여 문서에 서명할 권리가 있는 모든 대리자를 위해 이러한 우표를 만듭니다.

■ 새 모델 지침의 인감 문서 인증과 관련하여 한 가지 추가 조항에 유의해야 합니다. GOST R 6.30-2003에는 스탬프 부착 위치에 대한 지침이 포함되어 있지 않습니다. 이 질문은 일반적으로 직장인들 사이에서 발생합니다. 이전에는 문서 준비 표준에 조항이 있었기 때문입니다. 인감에는 문서에 서명한 사람의 직위가 포함되어야 합니다. 어떤 의미에서 표준의 "불일치"는 GOST R 6.30-2003의 구현에 대한 방법론적 권장 사항에 의해 보상되었습니다. "서명과 관련된 공식 인장의 위치는 현재 법적 행위에서 확립되지 않았습니다. . 서명과 인장에 있는 모든 정보가 선명하게 보이도록 인장을 배치하는 것이 좋습니다. 서명에 영향을 주지 않고 자유로운 공간에 인쇄물을 배치하는 것이 가능합니다.” 인감은 서명과 함께 문서를 추가로 인증하는 방법이므로 문서의 인감 위치는 매우 중요합니다. 실제로 인감은 첫째, 쉽게 읽을 수 있어야 하고, 둘째, 공무원의 서명을 가리지 않아야 합니다.

새로운 표준 지침의 2.6.22항에는 "인감에는 문서에 서명한 사람의 직위 끝 부분이 포함되어야 합니다"라고 명시되어 있습니다. 즉, 모델 지침은 실제로 1997년 이전에 존재했던 표준으로 돌아왔습니다. 동시에 지침 텍스트에 다음과 같은 설명을 포함하고 싶습니다. "인감에는 문서에 서명한 사람의 직위 끝 부분이 포함되어야 하지만 공무원의 서명은 포함되어서는 안 됩니다." 불행하게도 새로운 표준 지침에는 그러한 설명이 없습니다.

관련 정보.

NPF "_____________" "__"___________ ____ 순서에 대한 부록

지침

(전형적인)

NPF "_______"의 사무용

1. 일반 조항

1.1. 이 지침은 NPF "________________"(이하 기금)의 사무에 대한 통일된 규칙을 설정하고 NPF 장치의 업무를 합리화하고 개선하는 것을 목표로 합니다.

1.2. 기금의 문서는 그 자산이며, 이들과의 협력 문제는 본 지침과 비국가 연금 기금 헌장 "_______"에 의해 규제됩니다.

1.3. 관리를 위한 문서 지원, 통합 기록 보관 시스템을 통한 기금 구조 부서의 규정 준수 제어, 문서 작업에 대한 방법론적 지침 및 기록 보관 기본 사항에 대한 직원 교육은 기금 구조 부서장에게 할당됩니다. .

1.4. 사무를 조직하고 재단의 구조 부서에서 문서 작업에 대해 확립된 규칙 및 절차를 준수하는 책임은 관리자에게 있습니다.

1.5. 구조 단위 책임자는 문서가 정해진 기간 내에 기록 및 처리되도록 보장하고 직원에게 사무에 대한 규제 및 방법론 문서를 숙지시키는 사무 책임자를 결정합니다.

1.6. 재단의 구조 부서 직원은 사무실 관리 지침의 요구 사항을 충족하고 자신이 소유한 공식 문서의 안전에 대한 개인적인 책임을 집니다. 그들의 손실은 즉시 부서장에게 보고되고 재단장에게 보고됩니다.

1.7. 제3자 조직의 직원에게 문서 및 사본을 양도하는 것은 기금 경영진의 허가를 받아 허용됩니다.

1.8. 직원이 휴가, 출장, 해고 또는 이사하는 경우 구조 단위장의 지시에 따라 그가 보유한 문서가 다른 직원에게 이전됩니다.

1.9. 재단 직원의 권리, 의무 및 책임

직무 설명에 따라 결정되고 계약서에 명시됩니다.

2. 등록을 위한 기본 요구사항

공식 문서

2.1. 현행법과 권한에 따라 기금에 다음과 같은 공식 문서가 생성됩니다.

명령(지침)

지침;

계약(계약)

프로토콜;

편지 및 팩스

그리고 다른 사람들.

2.2. 기금의 구조 부서가 준비한 문서는 내용이 매우 간결하고 명확해야 하며, 포괄적으로 입증되고 편집되어야 하며, 필요한 경우 다른 구조 부서 및 변호사와 합의해야 합니다.

문서 준비 품질과 문서에 포함된 정보의 신뢰성에 대한 책임은 문서를 준비, 승인 및 서명한 사람에게 있습니다.

2.3. 조직 및 관리 문서의 형태.

기금의 모든 유형의 조직 및 관리 문서는 표준 양식으로 인쇄됩니다.

주문 양식;

주문 양식;

재단의 일반적인 형태.

각 유형의 문서에는 엄격하게 정의된 세부 구성과 배열 및 실행 순서가 있어야 합니다.

2.4. 문서 날짜.

문서 날짜는 서명 날짜입니다. 단체가 채택한 문서의 경우 - 채택 날짜 승인된 문서의 경우 - 승인 날짜. 문서의 날짜는 문서에 공식적으로 서명하거나 승인한 날짜로 지정됩니다.

여러 기관과 공동으로 작성한 문서의 경우 문서 날짜는 마지막 기관이 서명한 날짜(합의서, 법령, 보고서 등)입니다.

2.5. 문서 승인.

문서의 타당성, 유효성, 현행법 및 법률 준수 여부를 평가해야 하는 경우 문서가 승인됩니다.

조정은 기금 내부와 외부 모두에서 수행될 수 있습니다.

내부 승인은 공무원이 초안 문서를 승인함으로써 공식화됩니다. 비자에는 개인 서명, 성적 증명서 및 비자 날짜가 포함됩니다.

초안 문서에 대한 의견 및 추가 사항은 별도의 시트에 명시되어 있으며 승인 시 "의견이 첨부되었습니다."라는 표시가 표시됩니다.

비자는 기금에 남아 있는 문서 사본에 문서 마지막 시트 왼쪽의 서명 아래에 부착됩니다. 초안 주문 및 주문은 문서 마지막 시트 뒷면의 첫 번째 사본에 승인됩니다.

외부 조정은 문서 게시로 인해 발생하는 법적 관계에서 의무 당사자 역할을 하거나 문서 내용이 해당 이해 관계에 영향을 미치는 경우 제3자 조직과 함께 수행됩니다.

2.6. 문서 승인.

문서를 실행하는 특별한 방법은 승인입니다. 문서는 재단 장 또는 재단의 상급 당국에 의해 승인되며, 재단의 권한에는 헌장에 따라 승인된 문서에 명시된 문제 해결이 포함됩니다.

문서 승인은 승인 스탬프를 찍거나 행정 문서를 발행하여 수행됩니다(추가 지침 및 설명이 필요한 경우).

2.7. 문서의 텍스트는 짧고 정확해야 하며 다른 해석이 적용되어서는 안 됩니다. 일반적으로 하나의 문제에 대한 문서를 작성하여 고려, 실행 속도를 높이고 올바른 사례 형성에 기여하는 것이 좋습니다.

행정 문서 및 편지의 텍스트는 두 부분으로 구성됩니다. 첫 번째는 문서 작성 근거 또는 이유를 나타냅니다. 두 번째 부분은 결정, 명령, 제안, 의견, 결론, 요청을 설명합니다.

편지는 조직이나 조직의 구조 단위를 대신하여 전달되어야 합니다.

2.8. 응용 프로그램의 존재를 표시합니다.

문서 첨부 파일은 세 가지 유형이 있습니다.

관련 행정문서에 의해 승인되거나 발효된 신청서

주요문서의 내용을 설명하거나 보완하는 부록

독립된 문서인 신청서는 커버레터와 함께 전송됩니다.

신청서에는 문서에 필요한 모든 세부 정보가 있어야 합니다.

부록의 이름이 본문에 나와 있지 않은 경우에는 해당 이름, 시트 수 및 각 사본을 나열해야 합니다.

관리 문서에 여러 개의 첨부 파일이 있는 경우 부록 1, 부록 2 등 일련 번호가 표시됩니다.

2.9. 문서에 서명합니다.

재단이 상급 기관에 보낸 문서에는 재단 장 또는 직무를 수행하는 사람이 서명합니다.

2.10. 해결.

결의안은 문서 실행에 대한 지침을 제공합니다. 결의안에 집행자가 여러 명 있는 경우 담당 집행자가 표시됩니다(원칙적으로 이 집행자가 먼저 표시됩니다).

2.11. 밀봉하다.

진위 여부에 대한 특별 인증이 필요한 문서에는 스탬프가 찍혀 있습니다(자금 및 물질적 자산 지출 사실 및 주 법률에 의해 제공되는 사실).

2.12. 문서 실행 및 파일로 전송에 대한 메모입니다.

응답 편지의 사본이 문서에 첨부되지 않은 경우 유언집행자는 문서가 실행된 시기와 방법을 나타내는 비문을 만듭니다.

실행 표시가 없는 문서는 파일에 보관되지 않습니다.

3. 문서 준비 및 실행 규칙

3.1. 기금 책임자에게 서명을 위해 제출된 초안 문서에는 집행자, 관련 구조 부문 책임자 및 변호사의 비자가 있어야 합니다.

공식 문서의 표현은 정확하고 법적으로 흠이 없어야 하며 이중 해석이 적용되어서는 안 됩니다.

3.2. 명령.

명령은 특정 문제를 해결하기 위해 발행된 규범적인 문서입니다.

주문은 기금의 레터헤드로 발행되며 이름, 날짜 및 번호가 있어야 합니다.

핵심 활동에 대한 주문은 직원에 대한 주문과 별도로 번호가 매겨져 유지됩니다.

주문은 기금 책임자 또는 직무를 수행하는 사람이 서명합니다.

3.3. 프로토콜.

문제에 대한 논의와 결정의 진행 상황을 기록한 문서입니다.

프로토콜의 텍스트는 소개 부분과 기본 부분으로 구성됩니다.

회의록에는 의장과 총무가 서명합니다.

행위는 여러 사람이 작성하고 사실과 사건을 확인하는 문서입니다 (계약에 따른 작업 수락 행위, 자료 작성 행위, 문서 수락 및 양도 행위 등).

법령은 재단의 일반적인 형태로 작성됩니다. 해당 행위가 외부 문서인 경우 재단의 법적 주소가 포함되어 있어야 합니다.

이 법안은 위원회 위원장과 위원이 서명합니다.

3.5. 합의.

법인(개인) 간의 관계에 관한 주요 법률 문서입니다. 거래의 성격, 배송 조건, 배송 시간, 운송, 가격, 품질, 지불, 보증, 당사자의 권리 및 의무 - 이 모든 것이 계약에 반영됩니다.

계약의 구성요소는 다음과 같습니다.

문서의 유형 및 제목(구매 및 판매 계약)의 이름

날짜, 편집 장소, 번호;

당사자의 이름

계약의 주제

배송, 운송, 운송, 보관 등의 조건 및 조건

지불 조건

완료된 작업의 전달 및 수락 절차

당사자의 책임(수락된 의무 이행 실패에 대한 제재 포함)

보증, 보험 및 불가항력

소유권 이전

분쟁 해결 절차

당사자의 법적 주소(우편 주소, 은행 정보, 전화번호, 팩스)

공무원의 서명;

3.6. 편지, 팩스.

비즈니스 서신은 외부 조직과의 필수적인 의사소통 수단입니다.

편지의 내용은 간결하고 일관되며 설득력 있고 정확해야 합니다.

3.7. 직업 설명.

직무 설명은 펀드 직원의 기능, 권리 및 책임을 정의하는 규제 문서입니다.

직무 설명에 따라 기금 직원과 고용 계약이 체결됩니다.

작업 설명에는 다음 섹션이 포함되어 있습니다.

일반 조항

기능;

직무 책임

책임.

3.8. 인사 문서.

기금과 직원의 노동 관계는 러시아 노동법(LC)에 의해 규제됩니다. 노동법 조항에 따라 기금은 직원의 입사, 해고 및 이동 처리를 위한 통일된 절차를 수립해야 합니다. 직원의 업무 활동 단계를 기록하는 일련의 문서를 인사 문서라고 합니다. 이러한 문서에는 다음이 포함됩니다.

노동계약;

직원에 대한 명령;

업무 기록

개인 카드는 T-2를 형성합니다.

개인 문제

임금에 대한 개인 계정.

4. 문서 흐름의 구성

4.1. 기금이 받은 서신을 수신, 처리 및 전달하는 절차.

기금이 접수한 모든 서신은 수신 문서 기록부에 기록됩니다.

재단 경영진의 검토를 거친 후 결의사항이 담긴 문서가 서명을 받아 사무국을 통해 집행자에게 전송됩니다. 다른 집행자로의 이관은 사무국을 통해 처리됩니다.

4.2. 발신 서신을 처리하고 보내는 절차입니다.

재단 경영진이 서명하고 발송할 문서는 사무국으로 전송되며, 그곳에서 발송 문서 일지에 등록되어 발송 준비가 완료됩니다.

비자와 함께 보낸 서신의 사본은 재단 파일에 보관됩니다.

5. 문서 실행 통제 절차

5.1. 펀드 경영진이 승인한 모든 유형의 문서 실행은 통제 대상입니다.

5.2. 문서 실행 기한은 문서 본문이나 관리자의 결의에 명시되어 있습니다. 마감일이 지정되지 않은 경우 문서는 한 달 이내에 실행되어야 합니다.

5.3. 실행 통제 조직.

실행 제어는 등록 데이터, 즉 발신 및 수신 서신 저널의 항목을 기반으로 합니다.

문서는 실행된 것으로 간주되며 지침이 완료된 후 통제에서 제거됩니다. 문서에는 집행, 집행을 확인하는 사람의 서명 및 날짜가 표시됩니다.

6. 계약자의 문서 작업

6.1. 기금의 구조 부문 책임자는 문서를 신속하게 검토하여 집행자에게 알리고 문제의 본질에 대한 문서 실행 품질을 통제합니다.

6.2. 책임 있는 집행자는 문서 준비에 사용된 정보의 완전성과 정확성에 대해 개인적인 책임을 집니다.

6.3. 계약자는 문서 실행을 위한 준비, 실행, 제시 및 마감일에 대한 현행 규정을 사용하지 않는 경우 수행 규율 요구 사항을 준수할 책임이 있습니다.

7. 사례 명명법 및 사례 구성 편집

7.1. 사례 목록을 작성합니다.

사건의 명명법은 기금에 개설된 사건 이름의 체계화된 목록으로, 보관 기간을 나타내며 규정된 방식으로 작성됩니다. 실행된 문서를 파일로 그룹화하고, 파일을 체계화 및 기록하고, 파일을 색인화하고, 저장 기간을 결정하기 위해 설계되었습니다.

사건의 명명법은 재단 경영진의 승인을 받았습니다.

사례 목록을 작성할 때 재단 헌장, 구조 부문에 대한 규정, 직원 일정, 작업 계획 및 보고서, 보존 기간을 나타내는 문서 목록을 따라야 합니다.

7.2. 사례의 형성.

사건의 명명법에 따라 실행된 문서를 사건으로 그룹화합니다.

케이스를 구성할 때 다음 규칙을 준수해야 합니다.

명명법에 따라 사건 제목에 따라 올바르게 실행된 문서만 실행된 경우에 배치합니다.

하나의 문제 해결과 관련된 모든 문서를 함께 정리합니다.

양도 가능한 케이스를 제외하고 동일한 연도의 문서를 하나의 케이스로 그룹화합니다.

영구 저장용 문서와 임시 저장용 문서를 파일로 별도로 그룹화하세요. 반환해야 할 서류, 여분의 사본, 초안은 파일에 포함되어서는 안 됩니다.

7.3. 문서 및 파일의 신속한 저장.

설립된 순간부터 재단의 기록 보관소로 이관될 때까지 파일은 설립된 장소에 보관됩니다.

다른 부서나 제3자 조직으로의 사례 공개는 경영진의 허가를 받아 수행됩니다. 발급된 케이스에 대한 카드가 생성되어 케이스를 대체합니다. 사건은 법령에 따라 제3자 기관에 발행됩니다.

영구 저장 파일에서 문서를 제거하는 것은 예외적인 경우에 허용되며 문서의 인증된 사본과 원본 발행 이유에 대한 설명을 파일에 의무적으로 남겨두는 관리자의 허가를 받아 수행됩니다.

8. 사건 준비 및 이송 절차

아카이브 스토리지용

8.1. 문서의 가치를 조사합니다.

상태 저장을 위해 문서를 선택하고 저장 기간을 설정하기 위해 문서의 가치를 결정합니다.

문서의 가치에 대한 조사를 조직하고 수행하기 위해 재단은 영구 전문가 위원회를 창설합니다.

영구 보관할 문서의 선택은 파일의 시트별 검토를 통해 보관 기간과 기금 파일의 명칭을 나타내는 문서 목록을 기반으로 수행됩니다.

문서 가치 조사 결과에 따라 영구, 임시 보관 및 인사 기록 목록이 작성되고 파기 사례 할당에 관한 조치가 취해집니다.

8.2. 케이스 재고 작성.

재고는 영구, 임시 보관의 완료된 사례와 이러한 요구 사항에 따라 작성된 가치 검사를 통과한 직원에 대해 매년 작성됩니다.

사례 목록을 작성할 때 다음 요구 사항이 충족됩니다.

사례 제목은 사례 명명법에 따라 허용되는 체계화 체계에 따라 목록에 입력됩니다.

인벤토리 열은 케이스 표지에 포함된 정보를 엄격하게 준수하여 작성됩니다.

사례 목록은 설정된 형식에 따라 3중으로 작성됩니다.

8.3. 보관을 위한 케이스 이전.

재단 활동에서 생성된 역사적, 사회적, 경제적 중요성을 지닌 문서는 출처, 보관 장소, 기술 및 정보 확보 방법에 관계없이 국가 저장소로 이전됩니다.

케이스 이전은 재고에 따라 수행됩니다.

9. 양식, 인감 및 우표의 회계 및 보관

9.1. 재단의 인감 및 우표, 지침서, 주문서, 여행 증명서 및 통합 문서는 필수 등록 대상입니다.

9.2. 인감, 우표 및 양식을 기록하고 보관하는 일을 개인적으로 담당하는 사람은 기금의 명령에 따라 임명됩니다.

9.3. 인감과 우표는 일지에 보관됩니다. 보관 및 사용 책임이 있는 사람에게 인장, 우표 및 양식을 발급하는 것은 해당 저널의 서명에 따라 수행됩니다.

9.4. 회계 저널은 사례 명명법에 포함되며 해당 시트에는 번호가 매겨지고 꿰매어지고 봉인됩니다.

10.신청

재단이 적절한 양식에 사용하는 문서를 작성하는 샘플이 첨부되어 있습니다.