건설부,

주문하다

이르쿠츠크 지역 운영의 도로 경제에 의한 정보 처리에 관하여

제한된 접근 정보 관련 업무를 개선하기 위해 이르쿠츠크 지역 건설부, 도로 시설 산하 조직 또는 활동 수행 시 관련 기관에서 접근 제한 정보를 처리하기 위한 통일된 절차를 수립해야 합니다. 건설부, 이르쿠츠크 지역 도로 시설, 2011년 2월 9일 이르쿠츠크 지역 정부 결의안으로 승인 N 29-pp

나는 주문한다:

1. 이르쿠츠크 지역 건설부, 도로 시설 산하 조직 또는 활동 수행 시 이와 관련된 조직의 접근 제한 정보 처리에 대한 첨부 지침을 승인합니다.

2. 이 명령은 인터넷정보통신망을 통해 부처 공식 홈페이지에 게시하는 것을 조건으로 합니다.

장관
M.V. 리트빈

이르쿠츠크 지역 건설부, 도로 시설 산하 조직 또는 활동 수행 시 이와 관련된 조직에서 제한된 접근 정보를 처리하는 방법에 대한 지침

승인됨

건설부의 명령에 따라

이르쿠츠크 지역의 도로 인프라

제1장 일반 조항

1. 이르쿠츠크 지역 건설부, 도로 시설 산하 조직 또는 활동 수행 시 이와 관련된 조직에서 접근 제한 정보를 처리하는 지침(이하 지침)은 준비를 위한 통일된 요구 사항을 설정하기 위해 개발되었습니다. 건설부, 이르쿠츠크 지역 도로 시설 산하 조직의 활동에서 생성된 제한된 정보(이하 제한된 공식 정보라고 함)가 포함된 문서 및 기타 유형 매체의 등록, 접수, 발송, 저장, 파기 및 사용 또는 활동을 수행하는 데 관련됩니다(이하 조직이라고 함).

2. 제한된 배포의 공식 정보에는 연방법에 의해 배포가 제한되는 조직의 활동에서 생성된 국가 비밀을 구성하는 정보가 포함되지 않은 정보가 포함됩니다.

3. 본 지침에 반영되지 않은 제한된 배포 독점 정보가 포함된 문서의 준비, 등록, 수신, 전송, 저장, 파기 및 처리와 관련하여 조직은 승인된 지침을 따릅니다.

제 2 장. 제한된 배포의 독점 정보를 포함하는 문서 준비

4. 배포가 제한된 독점 정보가 포함된 문서(필요한 경우 및 해당 프로젝트)에는 "공용 사용" 표시(이하 DSP 문서) 및 사본 번호를 첫 페이지 오른쪽 상단에 표시합니다. . 지정된 표시는 따옴표 없이 붙습니다.

제한된 배포의 독점 정보가 포함된 부록이 포함된 DSP 문서를 작성할 때 문서의 첫 번째 시트뿐만 아니라 신청서의 첫 번째 페이지에도 "Forofficial use"라는 표시가 표시됩니다. ). 이 경우 전체 문서는 DSP 문서입니다. 예를 들면 다음과 같습니다.

공식적인 용도
전. N 1

5. DSP문서의 각 인쇄본 마지막 장 뒷면에는 인쇄부수, 문서집행자의 이니셜, 성, 전화번호, 한정유포정보처리를 위한 정보화대상의 번호 DSP 문서가 작성된 문서, 문서를 인쇄한 직원의 이니셜, 성은 DSP로 표시되며, DSP 문서가 인쇄된 제한된 배포 정보 처리를 위한 정보화 개체의 번호와 인쇄 날짜가 표시됩니다. 예:

Op. 2부

전. N 1 - 주소로

전. N 2 - 일하러 가세요

수행자(이니셜, 수행자 성, 전화번호), PC에서 수행 N __

인쇄됨(이니셜, 성), PC N __

인쇄 날짜

6. 일반적인 방법으로 작성 및 인쇄된 문서에 "공무원용"이라고 표시된 경우 해당 문서의 모든 인쇄 및 서명된 사본이 해당 문서 등록을 위해 제출됩니다. 인쇄 된 문서의 사본 수는 사무에 남아있는 마분지 문서 사본 뒷면에 문서 실행자와 조직의 마분지 문서 기록 담당자의 서명으로 확인됩니다.

거친 재료와 결함이 있는 시트의 파기는 계약자가 수행하며, 이에 대한 메모는 마분지 문서 뒷면에 작성됩니다. 예를 들면 다음과 같습니다.

DSP 문서를 준비할 때 초안이나 결함이 있는 시트가 없는 경우 문서 실행자는 DSP 문서 사본 뒷면에 이에 대해 메모합니다. 예를 들면 다음과 같습니다.

7. DSP 문서를 여러 주소로 보내야 하는 경우 파일로 전송된 사본의 마지막 시트 뒷면 또는 별도의 시트에 메일링 리스트가 작성됩니다. DSP 문서와 수취인이 표시됩니다. 메일링 리스트는 DSP 문서를 준비한 계약자가 서명합니다.

8. 컴퓨터 기술을 사용하여 DSP 문서를 작성한 후 향후 사용을 목적으로 하지 않는 모든 정보는 실행자 또는 DSP 문서를 인쇄한 사람이 모든 컴퓨터 저장 매체에서 삭제해야 합니다.

제 3 장. DSP의 발신 및 내부 문서에 대한 회계. 마분지에 대한 수신 문서 접수 및 회계

9. 마분지 문서 처리의 모든 단계에는 준비, 등록, 수락, 발송, 보관, 파기 등 기록이 적용됩니다.

DSP 문서 회계는 조직에 문서 지원을 제공하는 조직의 부서(직원)에 의해 수행됩니다.

10. DSP 문서에 대한 회계처리는 분류되지 않은 외부 문서 및 내부 문서의 로그북을 사용하거나 전자 형식으로 수행됩니다.

미분류 문서와 별도로 DSP 문서를 등록하는 것이 허용됩니다.

마분지 문서의 등록 번호에는 "마분지"라는 메모가 추가됩니다. 예:

N 59-37-5478dsp.

11. DSP 문서는 DSP 문서의 실행을 위임받은 조직 단위의 장이 정한 수량만큼 작성, 인쇄 및 복제됩니다.

컴퓨터 기술을 사용한 DSP 문서 준비는 기술 정보 대응 및 기술 정보 보호 분야에서 권한을 부여받은 연방 집행 기관이 설정한 정보 보호 요구 사항을 고려하여 수행됩니다.

12. 등록을 위해 접수된 모든 문서는 분류되지 않은 발신 서신 일지 또는 전자 형식으로 기록됩니다.

13. 자기 소개서와 함께 DSP 문서를 보낼 때 편지에는 신청서 이름, 신청서 등록 번호, 사본 번호, 각 사본의 시트 수, "공식 용도로"라는 메모가 표시됩니다. :

부록: 문서 이름, 등록. N 59-37-54321dsp, 사본. N 1, 2장, 공식용.

보낸 사람이 전달된 첨부 파일의 사본을 갖고 있지 않은 경우 표지에는 "주소로만"이라고 표시됩니다. 예:

부록: 문서 이름, 등록. N 59-37-54321dsp, 사본. N 1, 2장, 공식 용도로만 사용됩니다.

14. 마분지 문서가 포함된 패키지(봉투)를 받은 직원은 주소의 정확성, 패키지 포장의 무결성을 확인하고 첨부 문서(등록부, 배송 장부, 영수증).

15. 패키지를 열 때 패키지에 표시된 번호와 패키지에 포함된 마분지 문서 번호, 표지에 표시된 등록 데이터가 포함된 부록, 사본 번호 및 시트 수의 대응 모든 마분지 문서가 확인됩니다.

16. 패키지 (봉투)에 마분지 문서 또는 첨부 파일이 포함되어 있지 않은 경우 마분지 문서 없음에 대한 보고서가 작성됩니다 (부록 1).

이 법안은 두 개의 사본으로 작성됩니다. 한 부는 보낸 사람에게 전송되고 두 번째 사본은 사무실에 남아 있습니다.

잘못 발송된 DSP 문서는 발송인에게 반송되거나 발송인과의 합의에 따라 새 패키지로 목적지로 발송됩니다.

17. 수신된 모든 DSP 문서는 수신된 미분류 문서 저널 또는 전자 형식으로 즉시 등록됩니다.

수신된 DSP 문서를 등록할 때 첫 번째 시트에 등록(수신) 번호, 등록 날짜, 기본 DSP 문서의 시트 수 및 해당 부록을 나타내는 스탬프가 부착됩니다. 다른 응용 프로그램 시트는 별도로 표시됩니다. 예:

신청서의 첫 번째 시트에 다음과 같은 마크가 표시됩니다.

18. 등록 후 DSP의 수신 문서는 고려를 위해 수취인과 그의 결의에 따라 문서 집행자에게 전송됩니다. 문서를 마분지로 전송하는 것은 영수증에 따라 수행됩니다.

등록 없이 실행을 위해 DSP 문서를 전송하는 것은 금지되어 있습니다.

한 직원에서 다른 직원으로 DSP 문서를 전송하는 것은 조직장의 서면 허가(결의)를 통해 수행됩니다.

제4장. 합판 문서의 복제

19. DSP 문서의 복사 또는 발췌는 조직장의 서면 지시에 따라 수행됩니다.

20. DSP 문서의 사본과 그 발췌문은 원래 DSP 문서가 별도의 번호와 사본으로 기록되는 회계 저널에 기록됩니다. 이 경우 복사 날짜, 사본 수(추출물), 사본 등록 번호(추출물)를 나타내는 표시가 원본 칩보드 문서에 표시됩니다. 예를 들면 다음과 같습니다.

문서 2부(발췌)를 작성하여 등록했습니다. N 2칩.

날짜. 서명(복사한 사람의)

합판 문서 사본의 경우 "복사" 표시가 페이지 오른쪽 상단에 표시됩니다.

DSP 문서에서 추출한 내용에서는 문서 이름 뒤에 "Extract" 표시가 표시됩니다.

21. DSP의 수신, 발신 또는 내부 문서의 재생산은 DSP 문서를 준비한 조직장의 서면 지침에 따라 수행됩니다.

22. DSP 문서의 추가 사본은 기본 문서와 동일한 번호로 계산됩니다. 인스턴스 번호는 DSP 문서의 마지막 사본 번호부터 번호가 매겨집니다. 주요 문서 뒷면과 배포 색인에는 추가 복제 사본에 대한 메모가 표시됩니다. 예를 들면 다음과 같습니다.

2권이 추가로 재생산되었습니다.

전. N 3 - 군사위원회 부서

전. N 4 - 러시아 연방 내무부

날짜. 서명(추출물을 만든 사람의)

제5장 실행된 DSP 문서의 작성

23. 실행 후 DSP 문서는 동일한 문제에 대한 기타 분류되지 않은 문서와 함께 조직의 파일로 그룹화됩니다. 이 경우 DSP 서류가 담긴 사건의 표지에는 “Forofficial use”라는 표시를 하고, 사건명칭란에는 사건번호에 “DSP”라는 표시를 추가한다.

25. 질문이나 유형 특성에 따라 구성된 DSP 문서가 많은 경우 별도의 케이스를 생성하는 것이 허용됩니다.

DSP 문서의 수가 적은 경우 "DSP 문서"라는 제목을 사용하여 하나의 파일로 그룹화할 수 있습니다.

제6장 DSP 문서의 배포

26. DSP로 발송되는 서류는 특수통신, 택배, 우편(등기우편, 신고가격 우편물)으로 발송됩니다.

DSP 문서를 팩스나 이메일로 전송하는 것은 금지되어 있습니다.

27. 특별 또는 택배로 DSP에 문서를 보낼 때 특별 또는 택배 서비스를 통해 보낸 서신에 대한 등록이 작성됩니다 (부록 2).

28. 특수 또는 택배 통신 장치를 거치지 않고 DSP 문서를 수취인에게 직접 전달할 때 영수증, 게시 장부 또는 등록부에 따라 전송이 수행됩니다.

29. 특별 서비스 또는 택배 서비스를 통해 발송된 서신 등록부에는 배송 장부 및 영수증, 접수 및 발송 날짜 및 시간이 표시되어 있으며, 이를 수령하는 직원의 서명과 조직의 매스틱 인장으로 인증됩니다.

7 장. 보관할 마분지 문서 선택. 마분지 문서 파기

30. DSP 문서가 포함된 사건은 이르쿠츠크 지역 정부 및 이르쿠츠크 지역 국가 권력의 기타 집행 기관의 사무 지침에 따라 설정된 방식으로 영구 또는 임시 보관을 위해 이전되며, 이는 주지사 법령에 의해 승인됩니다. 이르쿠츠크 지역 2012년 7월 5일 N 199-ug.

31. 실질적 의미가 상실되고 역사적 가치가 없는 DSP 파일 및 문서의 파기는 DSP 문서의 기록 및 보관을 수행하는 조직의 장이 임명한 위원회에 의해 수행됩니다.

파기 대상으로 선택된 DSP 문서와 해당 문서가 포함된 파일은 보관 대상이 아닌 문서 파기 할당에 관한 별도의 법령으로 작성되거나 통합 법령에 포함됩니다.

마분지 문서가 고려되는 회계 일지에는 관련 행위와 관련하여 마분지 문서의 파기에 대한 메모가 작성됩니다. 예를 들면 다음과 같습니다.

의해 파괴됨. ________ 20___자 법률 번호 ____.

32. 추가 작업에 필요한 DSP의 개별 문서가 파기 대상으로 선택된 파일에서 제거되는 경우, 이 법은 해당 문서의 등록 번호와 이름, 제거된 파일 번호, 시트 수 및 해당 연도의 회계 저널에 따른 파일 번호, 시트 번호 및 등록 번호. 이러한 파일의 파기 행위는 합판 문서를 압수한 후 파일에 남아 있는 실제 시트 수를 나타냅니다. 예:

1번 사건에서는 입국서류가 삭제되었습니다. N 4chipboard, 시트 25, 26. 문서가 항목으로 등록되었습니다. 2번 마분지, 사건 1번, 시트 1,2에 제출됨.

33. 관련 로그북에 파기 표시 및 날짜를 ​​부착한 행위를 작성하지 않고 다음 항목을 파기합니다.

1) DSP의 초안 또는 서명되지 않은 초안 문서;

2) 중복된 합판 문서의 결함 있는 사본;

3) 마분지 문서의 재인쇄된 시트와 결함 있는 시트를 분리합니다.

파기 표시는 두 명의 직원(합판 문서 기록 담당자와 합판 문서 실행자)의 서명으로 인증됩니다.

마분지 문서의 파기는 특수 오븐에서 태우거나 종이 절단기에서 파쇄하여 수행됩니다.

8장. DSP 문서의 가용성 확인

34. 연말에 모든 DSP 문서 및 기타 정보 매체의 가용성은 수령 시간에 관계없이 확인됩니다.

감사는 DSP 문서가 기록되고 저장되는 조직의 장이 임명한 위원회에 의해 수행됩니다.

커미션에는 DSP 문서 기록 및 저장을 담당하는 직원이 포함됩니다.

35. 조사 과정에서 위원회는 등록 데이터와 DSP 문서의 실제 가용성을 확인하고 DSP 문서의 이동(수신, 발송, 복제 및 파기)도 확인합니다.

36. 검사 결과에 따라 다음을 나타내는 법안이 작성됩니다.

1) 수행된 검사 유형(연간, 승인 등)

2) 검사가 실시된 단위의 이름

3) 위원회의 구성;

4) 모든 유형의 회계에 대해 감사 기간 동안 등록된 합판 문서의 총 수

5) 검사 중에 제시되지 않은 DSP 문서의 번호 및 등록 번호, 부재 사유, 등록된 직원

6) DSP 문서 기록의 구성 및 유지 관리에 있어 위반 사항이 확인되었습니다.

7) 위원회의 결론 및 제안.

이 법안은 위원회의 모든 구성원이 서명하고 조직의 책임자가 승인합니다.

37. DSP 문서의 부족 또는 분실 사실이 확인된 조직의 장은 법률에 따라 손실 상황을 확인하기 위한 위원회를 임명합니다.

38. 검사가 완료되면 본 지침의 35항에 명시된 위원회는 검사 결과에 대한 결론과 검사와 관련된 기타 문서를 조직의 장에게 제공합니다.

39. 분실된 DSP 문서에 대한 법안이 작성되며, 이는 위원회 구성원이 서명하고 위원회를 임명한 조직의 책임자가 승인합니다.

이 법에 따라 마분지의 분실된 문서를 고려하여 회계 일지에 적절한 메모가 작성됩니다.

승인 후 영구 저장소의 손실된 파일에 대한 작업이 아카이브로 전송됩니다.

제 9 장. 마분지 문서의 안전 보장, 수신 및 전송

40. DSP 문서는 사무실 구내의 안전하게 잠긴 캐비닛(보관함)에 보관됩니다.

조직장의 허가를 받아 DSP 문서는 안전이 보장되고 보관 규칙을 준수하는 경우 작업을 완료하는 데 필요한 기간 동안 계약자가 보관할 수 있습니다.

41. DSP 문서 기록 책임자가 변경되거나 임시 부재 기간(휴가, 출장)이 있는 경우 조직의 장은 DSP 문서 수신 및 전송을 위한 수수료를 임명합니다. 최소 3명 이상으로 구성됩니다.

위원회에는 사건을 전달하는 사람과 DSP 문서 기록을 담당하는 새로 임명된 직원 등 직원이 포함됩니다.

42. 수락 증명서는 본 지침의 36항에 명시된 방식으로 작성됩니다.

수락 증명서는 위원회의 모든 구성원이 서명하고 조직 책임자의 승인을 받습니다.

43. 조직이 개편되거나 청산되는 경우, 제한된 배포의 독점 정보의 추가 사용에 대한 결정은 개편되거나 청산된 조직의 장이 임명한 위원회에서 내립니다.

44. 본 지침의 43항에 명시된 위원회는 DSP 문서의 가용성을 전면적으로 확인합니다. 위원회의 업무 결과는 위원회를 임명한 조직의 장이 승인한 행위로 문서화됩니다.

모든 DSP 문서는 체계화되고 위원회의 결정에 따라 건설부, 이르쿠츠크 지역의 도로 시설(합의된 대로) 또는 국가 기록 보관소로 전송되거나 법에 따라 파기됩니다.

도로 건설부 장관
이르쿠츠크 지역의 농장
M.V. 리트빈

부록 1. 마분지 문서 부재에 관한 A K T

부록 1

조직 내 접근이 제한되어 있으며,

건설부 산하,

이르쿠츠크 지역의 도로 인프라

또는 구현과 관련된

그 활동

마분지 문서가 없다는 A K T

우리(나)는 _______________________ 패키지를 열 때,

(직위, 이름)

________________________________에서 얻은 내용을 확인하고 포함된 내용을 확인합니다.

(서류를 보내는 기관의 이름)

누락된 마분지 문서가 발견되었습니다:

(합판 문서 번호)

개봉 전, 패키지를 검사한 결과 손상된 부분은 발견되지 않았습니다.

__________________________________________________________________

(서류의 반환 가능성을 표시하거나 DSP의 동봉서류 확인 요청)

직위

서기 _____________ (성명)

(서명)

직위

______________ (성명)

(서명)

부록 2

정보 취급 지침에
조직 내 접근이 제한되어 있으며,
건설부 산하,
이르쿠츠크 지역의 도로 인프라
또는 구현과 관련된
그 활동

등록 N ______

__________________________을(를) 통해 보낸 서신의 경우

(조직 이름)

"___" ____________ 20__

보낸 사람: ________________________________________________

(조직 이름)

주 계약 N _______

총 ___________________ 패키지

보내는 사람의 서명 ________________

허용되는 __________________ 패키지

"___"_____________ 20__

시간.__________분.

전달자-수신자 OFS

각 회사는 만료된 문서를 정기적으로 파기합니다. 이 절차는 다양한 문서에 영향을 미칩니다. 일반 비즈니스 서신부터 오래된 송장까지, 경험이 부족한 직원은 보존 기간, 보관해야 할 문서, 파기해야 하는 문서에 대해 자주 질문합니다.

모든 사람에게 동일한 규칙이 적용되므로 회사 규모는 아무런 역할을 하지 않는다는 점을 고려해야 합니다.

긴급 상황이 발생하지 않은 경우 문서를 폐기하는 주요 이유는 문서의 유효 기간 만료입니다. 이 마감일은 다음 해 1월 1일까지여야 합니다.

또한 다음과 같은 상황이 강조됩니다.

• 화재 또는 홍수로 인한 문서 손상
• 서류 도난;
• 자연재해(토네이도, 허리케인, 산사태, 지진, 화산폭발 등)로 인한 전체 또는 일부 피해.

위의 이유 중 하나라도 공식적으로 확인되어야 합니다.따라서 예를 들어 범죄가 발생하는 경우(사무실 불법 침입 및 문서 도난), 실제로 이러한 일이 발생했음을 명시하는 증명서를 법 집행 기관으로부터 받아야 합니다.

특히 중요한 문서는 안전한 잠금 장치가 있는 캐비닛이나 금고에 보관해야 합니다. 이러한 조건이 충족되지 않으면 회사 장에게 벌금 형태의 행정 처벌이 부과됩니다. 이러한 조건은 화재나 홍수로 인해 손상된 문서에도 적용됩니다. 사건을 확인하려면 관련 부서의 인증서가 필요합니다.

행위를 작성할 때 무엇을 확인해야 합니까?

• 파기된 문서의 전체 목록을 제공하십시오.
• 파괴가 수행된 법적 행위에 대한 언급 표시
• 회사 총책임자의 서명으로 문서를 직접 인증합니다.

법안은 무엇을 말하는가?

파기 절차에 수반되는 주요 문서는 파기 문서 할당에 관한 법률입니다. 청산을 위해 제안된 다양한 문서의 번호를 나타내는 목록입니다.

문서 파기 행위의 형태는 "조직 기록 보관소 운영에 관한 기본 규칙"(2002년 2월 6일 연방 기록 보관소 이사회 결정으로 확인됨)에 의해 결정됩니다.

또한 2003년 7월 16일자 러시아 연방 FCSM(증권 시장 연방위원회) 결의안 No. 03-33/ps "JSC 문서 보관 절차 및 조건에 관한 규정 승인 시"를 참조해야 합니다. .” 이 문서에서는 다음을 정의합니다.

• 문서의 안전을 보장하기 위해 무기한 또는 임시 보관 사례의 목록이 형성된 후에만 행위가 작성됩니다. 목록과 행위는 전문가 위원회에서 검토하고 조직 경영진의 승인을 받습니다.
• 비준된 문서파기법에 포함된 사건은 다른 서류와 분리되어야 합니다. 특별히 지정된 장소에 보관됩니다.
• 파기할 문서와 재고를 할당하는 행위는 회사의 아카이브에 생성되는 파일에 저장됩니다.

행위 작성 절차

문서파기법에는 각 항목에 대한 자세한 설명이 포함되어 있지 않습니다.일반 이름(주문, 증명서 등)과 최신 날짜(사건의 가장 빠른 날짜와 가장 늦은 날짜)만 표시하도록 제한할 수 있습니다.

따라서 문서 파기 행위에는 다음 정보가 포함됩니다.

• 사건명(문서의 일반명)
• 마감일
• 목록 또는 명명법에 따른 문서 번호
• 저장된 사본 수
• 보관기간
• 목록에 따른 기사.

표 하단에는 폐기할 폴더 또는 케이스 수를 표시해야 합니다. 또한 위원회 구성원(최소 3명)이 문서에 서명합니다. 위원회에는 일반적으로 기록 보관인, 인사 부서장 및 문서 흐름을 담당하는 사람이 포함됩니다. 상단에는 관리자의 서명이 들어가 있습니다.

유통기한

문서 폐기 행위는 날짜별로 오름차순으로 정렬되어 별도의 폴더에 저장되어야 합니다. 해당 서류의 보관 기간은 5년입니다.

결론

회사의 문서 흐름이 작더라도 수년간 문서를 보관하는 것은 의미가 없지만 한꺼번에 제거할 수는 없습니다. 감사 전에는 어떤 주문이나 인증서도 폐기해서는 안 됩니다. 법이 금지하지 않는 것만 파괴할 수 있습니다. 연간 세금 신고서는 건드릴 수 없습니다. 이는 다양한 잔액에도 적용됩니다.

초과된 서류를 처리하려면 전문가 위원회를 만들어야 합니다. 이 위원회의 구성원은 선택한 문서를 파기할 수 있는지 여부를 결정하고 적절한 허가서를 작성하게 됩니다. 파기 행위에는 사건 목록이 포함되어 있으며 항상 관리자의 서명으로 확인됩니다. 폐기 사실은 항상 해당 행위의 형태로 문서화됩니다.

다음 비디오 인터뷰에서 회사 문서 파기 순서에 대한 자세한 정보를 얻을 수 있습니다.

회계서류 파기(예시행위)

회계 문서 저장 문제에 대해 논의했습니다. 보관 기간이 만료된 문서는 어떻게 처리하나요? 우리 자료의 회계 문서 폐기에 대해 알려 드리겠습니다.

회계서류 압수

임시 보관 기간이 10년으로 설정된 조직의 회계 문서는 현재 성격의 문서로 간주되며 조직의 보관 기금에 포함되지 않습니다. 이 기간 동안 해당 자료는 조직의 구조적 부서에 보관되며, 보관 기간이 만료되면 파기됩니다(2015년 3월 31일자 문화부 명령 제526호 2항, 2.3항).

조직 내 문서를 파기하기 전에 해당 문서의 가치를 조사해야 한다고 믿어집니다. 이는 조직의 장이 임명한 전문가 위원회에 의해 수행됩니다. 이 위원회는 위원장 산하의 자문기구로서 규정에 따라 활동합니다.

문서의 가치는 매년 확인해야 합니다(2015년 3월 31일 문화부 명령 제526호 4.11항).

조직의 구조적 부서에서 보관 기간이 만료된 회계 문서는 후속 파기를 위해 압수됩니다. 전년도 12월 31일까지 이미 서류 보관기간이 만료된 것이 중요합니다. 회계 문서의 보관 기간이 해당 연도에만 만료되는 경우 다음 연도에만 문서를 파기할 수 있습니다(2015년 3월 31일자 문화부 명령 제526호 5항, 4.11항). 당연히, 아직 보관기간이 만료되지 않은 서류는 파기할 수 없습니다.

처분 목록에 따라 회계 문서 파기 행위가 작성됩니다.

회계 문서 파기에 대한 행위를 작성하는 방법

회계 문서 파기 행위는 어떤 형태로든 작성될 수 있습니다. 이 경우 파기할 문서의 목록은 행위 자체에 기재되거나 회계문서 파기에 관한 법률의 부록인 목록에 반영될 수 있습니다.

문서는 파쇄, 소각, 전문업체에 이송하여 파기하는 등의 방법으로 파기할 수 있으며, 이 역시 행위에 반영되어야 합니다.

다음은 회계 문서 파기에 대한 샘플 행위입니다.

조직은 활동 중에 많은 수의 문서를 생성합니다. 각각 고유한 유효 기간이 있습니다. 이 기간이 지나면 그들의 . 청산은 파괴 행위에 의해 공식화됩니다 (2015 년 3 월 31 일자 러시아 문화부 명령 No. 526 - 부록 21)

조직 내 서류를 파기하려면 그 가치를 조사할 필요가 있습니다. 이를 위해 문서를 선택하고 파기 증명서를 작성하는 전문가 위원회가 구성됩니다. 파기해야 할 모든 문서의 목록입니다. 최소 5년 동안 별도의 폴더에 보관해야 합니다.

파기 문서 할당에 관한 샘플법

충전 절차

예제를 사용하여 양식을 작성하는 절차를 살펴보겠습니다. 아동 및 청소년 스포츠 학교 "ALLUR"의 국가 예산 교육 기관이 교장의 명령에 따라 4명으로 구성된 재활용 위원회를 만들었다고 가정해 보겠습니다.

• 이바노프 I.I. - 위원회 위원장
• 페트로프 I.N. - 비서;
• 그리고 Smirnov E.G. 그리고 포고딘 D.N.

위원회는 조사 결과를 토대로 2009년과 2010년 누적 통장 명세서를 모두 폐기하기로 결정했다.

1단계. 양식의 "헤더"를 작성하십시오: 조직 이름, 행위 번호, 준비 장소.

2단계. 아래 줄을 입력하세요. 아카이브의 문서가 파기되면 "펀드 이름" 줄이 채워집니다.

3단계. 표 형식 부분을 작성합니다.

• 일련 번호를 시간순으로 표시하십시오.
• 사건의 제목을 표시합니다. 논문 이름을 입력해야 하며, 논문이 동일하면 하나의 일련 번호로 입력할 수 있습니다. 우리의 경우 제목은 "은행 명세서"입니다.
• 마감일을 채워 보겠습니다. 예를 들어 2009년과 2010년의 유가 증권 만료일입니다.
• 케이스를 아카이브로 전송할 때 재고가 생성된 경우 재고 번호를 입력해야 합니다. 이 예에서는 그래프가 비어 있습니다.
• 다음으로 명명법 목록에 지정된 사건 번호를 표시하십시오.
• 저장 장치의 수를 적어 보겠습니다. 이 예에서는 "1 폴더"입니다.
• 목록에 따라 문서 보관 기간과 품목 수를 표시해 드립니다.

4단계. 조직이 문서를 어떻게 청산할지 알려드리겠습니다. 기관 자체에서 파기하거나, 전문업체에 위탁하여 파기할 수도 있습니다.

5단계. 법에 필요한 서명을 표시합니다.

파기 문서를 작성하는 샘플 행위가 완료되었습니다.

회계서류 보관기간

이를 보관할 의무는 "회계에 관한 법률"(No. 402-FZ FROM 06.12.2011 - Article 29)에 명시되어 있습니다. 입법 및 규제법은 보관 규칙에 따라 보고 연도 후 평균 5년 동안 보관 기간을 설정합니다.

회계 문서를 포함한 조직 문서의 보관 기간은 2010년 8월 25일자 558호 러시아 문화부 명령에 따라 정해지며 다음과 같습니다.

• 요약 통합 및 연간 재무제표는 영구적으로 저장됩니다.
• 분기별 보고서, 감사 보고서, 회계 정책 문서, 기본 기록, 급여 명세서 및 회계 기록부는 5년 동안 보관됩니다.

보관 기한을 준수하지 않으면 회계 규칙을 심각하게 위반하는 것으로 간주되므로 조직에 벌금이 부과됩니다 (행정법 제 15.11 조).

관리에 대한 문서 지원을 개선하고, 관리 문서의 구성 및 형식을 통일하고, 문서 실행에 대한 통제를 보장하고, 연방세 서비스 시스템의 전자 문서 관리와 기존 사무를 통합하여 효율성을 높이기 위해 명령합니다. :

러시아 연방 구성 기관의 러시아 연방 국세청 부서장은 러시아 연방 국세청의 하위 지역 기관에 알리고 그 이행을 보장해야 합니다.

3. 2009년 12월 31일 N MM-7-6/728@ 러시아 연방세무청 명령에 의해 승인된 세무 당국의 제한된 배포에 대한 공식 정보 처리 절차에 대한 규정에 다음과 같은 변경 및 추가 사항을 소개합니다. (이하 규정이라 함):

규정 2.3항에서 "등록"이라는 텍스트를 삭제합니다.

규정의 2.15항은 다음과 같이 명시되어야 합니다.

"2.15. 해고되거나 다른 직위로 전근되면 문서가 "공무원용"수신 문서 등록부"에 나열된 세무 당국의 구조 단위 직원이 비서 ​​(서기)에게 반환합니다. 구조 단위의.

해고되거나 다른 직위로 전근되면 구조 단위의 비서 (서기)는 구조 단위의 책임자가 결정한 "수신 문서 등록" "공식 용도"및 문서가 포함 된 파일 "공식 용도"를 직원에게 양도합니다. "수락 및 편입 증명서에 따라.";

규정 2.16항 3항 및 규정 부록 3의 법 제목에서 "기록 관리 상태" 텍스트를 삭제합니다.

규정 부록 3의 섹션 III 제목은 다음과 같이 명시되어야 합니다. "III. 위원회의 결론 및 제안."

4. 무효로 인정하려면:

2006년 11월 17일자 러시아 연방세청 명령 N SAE-3-18/794@ "문서 교환 절차 승인 시";

2008년 6월 27일자 러시아 연방세청 명령 N MM-3-4/293@ "2006년 11월 17일자 러시아 연방세청 명령 개정 N SAE-3-18/794@ " 기밀 정보가 포함된 문서 교환 절차의 승인 시."

5. 이 명령의 이행에 대한 통제권을 연방세무국 K.V. 부국장에게 맡기십시오. 얀코바

주문하다
기밀 정보가 포함된 문서 교환
(2011년 7월 21일자 연방세청 승인 N ММВ-7-10/459@)

1. 일반 조항

1.1. 기밀 정보가 포함된 문서 교환을 위한 이 절차(이하 절차라고 함)는 세무 당국이 기밀 정보가 포함된 문서(이하 DSP 문서라고 함)를 수신 및 발송하고 DSP의 통과를 보장하는 요구 사항을 규정합니다. 세무 당국 내의 문서.

이 절차는 러시아 연방 국세청 중앙 사무소와 러시아 연방 국세청 영토 기관(러시아 연방 구성 기관에 대한 러시아 연방 국세청 부서, 러시아 연방세 서비스에 대한 지역 간 검사, 지역, 도시의 구역, 구역 구분이 없는 도시에 대한 러시아 연방 세금 서비스 검사, 지구 간 수준에서 러시아 연방 세금 서비스 검사).

1.2. 정보를 기밀로 분류하는 작업은 러시아 연방 법률 및 러시아 연방세청 규제 문서를 기반으로 수행됩니다.

문서에 포함된 정보를 기밀 정보로 분류할 책임은 수행자 및 문서에 서명하거나 승인한 공무원에게 있습니다.

1.3. 세무 당국에서 DSP 문서 교환 조직은 본 절차에 명시된 기능을 고려하여 개별 사무 지침에 따라 액세스 제한 없이 문서 교환과 유사하게 수행됩니다.

DSP 문서를 작업할 때 활동의 세부 사항을 기반으로 세무 당국은 본 절차에 반영되지 않은 다른 필수 방법론적 규범을 채택할 수 있지만 해당 조항과 모순되지는 않습니다.

1.4. 절차의 요구 사항은 특별 규정에 의해 규제되는 작업 절차를 제외하고 모든 마분지 문서 작업 규칙을 결정합니다. 절차의 조항은 기술 데이터 교환 조직에는 적용되지 않습니다.

2. 세무 당국 간, 세무 당국과 제3자 당국 또는 조직 간 DSP 문서 교환

2.1. 세무 당국 간, 세무 당국과 제3자 기관 또는 조직 간 DSP 문서 교환은 다음과 같이 수행될 수 있습니다.

종이에 있는 자기 소개서에 첨부된 종이 형태 및 종이가 아닌 매체에 있는 것(이하 종이 문서를 합판 문서로 교환한다고 함)

전자 형태로.

2.2. 러시아 연방 내에서 종이 문서 교환은 택배, 등기 우편 또는 귀중 우편을 통해 수행됩니다.

인근 거주지 내에서 합판 문서를 택배로 보낼 수 있습니다. 이 경우 문서는 배송 중 포장의 완전성과 숙지 상태가 손상될 가능성을 배제하는 방식으로 포장되어야 합니다. 합판 문서가 포함된 비종이 매체는 매체의 안전을 보장하고 매체에 대한 무단 접근을 방지하는 컨테이너에 넣어 발송됩니다.

2.3. 전자 형식의 DSP 문서 교환은 암호화 정보 보호 도구(이하 CIPF)를 사용하여 러시아 연방세청의 현재 통신 시스템 내에서 생성 및 운영되는 이메일(이하 EP)을 통해 수행됩니다.

CIPF를 사용하여 전자 서명을 통해 전송 및 수신된 DSP 문서는 해당 종이 DSP 문서에 서명한 사람의 강화된 적격 전자 서명(이하 ECES)으로 서명되어야 합니다.

공식 전자 메일함(이하 EPO)은 관리를 위한 문서 지원 기능을 포함하는 구조 단위(이하 유아교육기관 단위)에 설치됩니다. 유아원 부서는 DSP 문서를 전자 형식으로 수신 및 전송하는 담당자(이하 EPO 운영자)를 임명합니다.

3. 합판 문서의 접수, 처리 및 등록

3.1. 종이 형태로 받은 마분지 문서의 접수, 처리 및 등록.

3.1.1. DSP 문서 접수 및 처리는 이 섹션에 명시된 기능을 고려하여 개별 사무 지침에 따라 액세스 제한 없이 문서를 접수 및 처리하는 것과 동일한 방식으로 유아원 교육 기관 부서에서 수행됩니다.

3.1.2. 수신된 각 문서에 대해 DSP 문서 등록을 담당하는 유치원 교육 기관 부서의 직원은 다음 작업을 수행합니다.

"Chancery Expedition" 데이터베이스의 EDMS에서 "From", "Outgoing N" 및 "Outgoing Date" 필드가 채워지는 등록 카드(이하 RK)를 생성합니다. 받는 사람" 필드에는 구조 단위의 이름 또는 문서를 보낼 공무원이 입력됩니다. 다른 세무 당국으로부터 받은 DSP 문서의 경우 "보낸 사람", "보내는 N" 및 "보내는 N" 필드가 있는 보낸 사람의 "수신/DSP 문서" 보기에 있는 "Chancery Expedition" 데이터베이스의 EDMS로 자동으로 전송됩니다. 날짜"가 입력되었습니다. ;

카자흐스탄 공화국에 등록되었습니다. RK를 등록할 때 수신된 서신의 등록 번호와 등록 날짜가 해당 필드에 자동으로 입력되고, 수신 문서의 RK는 "받는 사람" 필드의 정보에 따라 자동으로 수취인에게 전송됩니다.

받은 문서의 첫 번째 시트 앞면 오른쪽 하단 (또는 유치원 교육 기관에서 개봉하지 않은 서신 봉투)에 문서 등록 날짜와 수신 번호를 나타내는 스탬프가 찍혀 있습니다. . 이 경우 수신 문서 번호에 "DSP" 표시가 추가됩니다.

DSP 문서를 과세당국 또는 구조과장(차장)의 접수실 비서(서기)에게 제출합니다. DSP 문서의 전송은 EDMS를 통해 생성되고 인쇄되어 유치원 교육 기관 부서에 제출되는 등록부()에 있는 문서 수신자의 서명에 따라 수행됩니다.

3.2. 전자 형식으로 수신된 마분지 문서의 접수, 처리 및 등록.

3.2.1. 운영자는 EPO에서 받은 메시지에서 아카이브 파일을 하드 드라이브로 추출하고 Winrar 프로그램을 사용하여 압축을 풀고 다음을 확인합니다.

문서 파일, 문서용 UKEP 파일, 애플리케이션 파일(있는 경우) 및 메일링 리스트 파일의 가용성

설정된 요구 사항에 따라 파일 디자인을 준수합니다.

수취인의 정확성

UKEP의 진위성과 전자 문서에 서명한 공무원의 준수 여부.

오류가 있는 경우 DSP 문서의 추가 처리가 수행되지 않으며 DSP 문서 수락에 대한 합리적인 거부가 메시지 발신자에게 전송됩니다.

3.2.2. 운영자 EPYA:

문서 파일과 응용 프로그램 파일을 인쇄합니다(필요한 경우).

발신 등록 번호, 등록 날짜 및 사본 번호(메일링 리스트에서 선택)를 인쇄된 문서에 입력합니다. 합판 문서에 초기 사본 번호가 있는 첨부 파일이 있는 경우 첨부 파일을 인쇄할 때 다음과 같은 사본 번호가 할당됩니다.<первоначальный номер экземпляра>/<номер экземпляра из списка рассылки>;

문서의 종이 사본에는 "Duplicate UKEP 확인"이라는 스탬프가 찍혀 있고 서명이 되어 있습니다.

여러 사본이 세무 당국에 전송되는 경우 필요한 수의 DSP 문서 사본이 인쇄되어 메일링 목록에 따라 처리됩니다.

큰 첨부 파일은 인쇄되지 않습니다. 이 경우 문서에 "전자 형식의 부록은 N번방에서 얻을 수 있습니다..."라는 표시가 표시됩니다.

3.2.3. 인쇄된 마분지 문서의 추가 처리 및 등록은 다음에 따라 수행됩니다.

수신된 메일 메시지의 보관 기간은 수신일을 포함하여 영업일 기준 최소 10일입니다.

필요한 경우 실행을 위해 문서를 수신하는 구조 단위의 직원은 정보 보안 요구 사항에 따라 일반적으로 확립된 방식으로 기록된 이동식 자기 매체에 전자 형식으로 DSP 문서와 해당 첨부 파일을 수신할 수 있습니다.

4. 과세당국장(부청장)이 DSP 문서에 대한 의결사항을 작성 및 집행하여 구조부서로 송부

4.1. DSP 문서 처리는 세무 당국장(부청장) 접수실의 비서(서기)가 수행합니다.

과세당국장(차장) 접수실 비서(서기)는 DSP 문서를 국세청장의 각 접수실( 부국장).

4.2. DSP 문서에 대한 결의안 준비 및 실행은 이 섹션에 설명된 기능을 고려하여 개별 사무 지침에 따라 액세스 제한 없이 문서에 대한 결의안 준비 및 실행과 유사하게 수행됩니다.

4.3. 접수비서(서기)는 각 서류에 대해 다음과 같은 업무를 수행합니다.

필요한 경우 해상도에 따라 합판 문서의 사본을 복사합니다. 복제 후, 원본 합판 문서와 그 복사본에는 분수(/1, /2, /3 등)를 통해 복사본 번호에 추가 번호가 할당됩니다. DSP 문서에 초기 사본 번호가 있는 애플리케이션이 있는 경우 애플리케이션 사본이 재생산되면 다음과 같은 사본 번호가 할당됩니다.<первоначальный номер экземпляра>/<номер экземпляра из списка рассылки>/<дополнительные номера (/1, /2, /3 и т.д.)>;

EDMS는 수신 DSP 문서에 대해 세무 당국 장(부국장)의 결의안을 카자흐스탄 공화국에 입력하고 카자흐스탄 공화국을 집행자에게 보냅니다.

DSP 문서를 구조 부서의 비서(서기)에게 전달합니다. 마분지 문서의 전송은 "공식 용도"로 들어오는 문서 회계에서 문서 수신자의 서명에 따라 수행됩니다.

4.4. 세무 당국에서 유아원 교육 기관 단위의 직원이 머리(부장) 접수원의 기능을 수행하는 경우 다음이 허용됩니다.

관리자 (부 관리자)에게보고하기 위해 유치원 교육 기관 단위에서 접수 담당자에게 마분지 문서를 전송하는 것은 등록부에 서명하지 않고 수행해야합니다 ().

머리(부장)에게 보고한 후 구조 단위의 비서(서기)에게 DSP 문서를 전송하는 것은 등록부()의 서명에 따라 수행되어야 합니다.

합판 문서 원본(사본 번호 1)의 마지막 장 뒷면에 "전자 문서가 원본과 일치합니다"라는 스탬프를 찍습니다.

마분지 문서의 집행자가 스탬프에 서명합니다.

7.2.4. 에 나열된 모든 파일은 Winrar 프로그램을 사용하여 보관됩니다.

7.2.5. EP 운영자는 메일 메시지를 작성하여 CIPF가 장착된 EP를 통해 보냅니다.

이메일 메시지를 작성할 때 다음 사항을 고려하십시오.

메시지가 전송되는 주소는 메일링 리스트에 따라 채워집니다.

"제목" 필드에 합판 문서의 등록 날짜와 발신 등록 번호(예: "2005년 6월 24일 N 18-0-09/000123dsp@")를 입력합니다.

이메일 메시지에 아카이브 파일이 첨부됩니다.

7.2.6. EP 운영자는 EDMS를 통해 발신 문서를 RC에 보내고, RC는 문서 제목 뒤의 "요약" 필드에 "Sent via ES with CIPF"라는 문구를 추가합니다.

7.2.7. 종이로 전송하기 위해 제출된 DSP 문서(사본 번호 1)의 원본은 현재 승인된 세무 당국의 업무 통합 명칭에 따라 유아원 교육 기관 부서 또는 구조 단위의 파일로 구성됩니다. 년도.

8. 기밀 정보가 포함된 주문 및 지침의 준비, 등록 및 배포(DSP 주문)

8.1. DSP 주문의 실행, 승인, 서명 및 등록은 다음 기능을 고려하여 개별 사무 지시에 따라 액세스를 제한하지 않고 주문의 실행, 합의, 서명 및 등록과 동일한 방식으로 수행됩니다.

합판 주문(및 필요한 경우 프로젝트)의 경우 첫 번째 페이지의 오른쪽 상단에 "공무원용" 접근 제한 표시가 부착(인쇄)됩니다.

각 마분지 주문에는 "공식 용도" 표시 아래에 입력된 사본 번호가 지정됩니다.

DSP 주문의 등록 번호 끝에 "DSP"(종이 형식으로 전송된 DSP 주문의 경우) 또는 "DSP@"(전자 형식으로 전송된 DSP 주문의 경우) 메모가 추가됩니다.

DSP 주문이 접수된 파일의 표지에는 "Forofficial use"라는 표시가 있습니다.

8.2. ORD 데이터베이스의 EDMS에 있는 각 DSP 주문에 대해 다음과 같은 RC를 생성해야 합니다.

필수 항목을 모두 입력해야 합니다.

"칩보드 문서" 스위치가 켜져 있어야 합니다.

문서의 전자 이미지는 "문서" 필드에 포함되지 않습니다.

DSP 주문 등록은 EDMS를 사용하여 수행됩니다.

DSP 명령을 내부 사용자(세무 당국의 리셉션 비서(서기) 및 구조 부서)에게 양도하는 것은 다음을 통해 형성된 등록부()에 있는 문서 수신자의 서명에 대해 종이 형식으로 수행됩니다. 전자 문서 관리 시스템은 유치원 교육 기관 부서에 인쇄되어 제출됩니다.

8.3. 외부 사용자에게 전자 및 종이 형식으로 DSP 주문을 보내는 것은 (본 절차의) 종이 및 전자 형식으로 DSP 문서를 보내는 것과 동일한 방식으로 수행됩니다.

8.4. 구조적 부문의 DSP 주문 작업은 세무 당국의 구조적 부문에서 수신 DSP 문서 작업과 유사하게 수행됩니다(이 절차).

_____________________________

* 스탬프 대신 수동 입력이 가능합니다.

** 스탬프 대신 수동입력이 가능합니다.

부록 1번
서류를 교환하고,
기밀 정보가 포함된

DSP에 대한 서류접수/이전등록

부록 2번
서류를 교환하고,
기밀 정보가 포함된

들어오는 문서 일지 "공무원용"

부록 3
서류를 교환하고,
기밀 정보가 포함된

주문 메일링 목록(지침, 편지)

_____________________________

* DSP 문서를 발송할 수신자만 입력됩니다.

2011년 7월 21일자 연방세청 명령 No. ММВ-7-10/459@ "기밀 정보가 포함된 문서 교환 절차 승인 시"

문서 개요

기밀 정보가 포함된 문서 교환을 위한 새로운 절차가 승인되었습니다. 모든 마분지 문서 작업에 대한 규칙을 정의합니다. 예외는 특별 규정에 의해 규제되는 작업 절차입니다.

이전과 마찬가지로 DSP 문서 작업은 러시아 연방세청 중앙 사무소와 해당 서비스 영토 기관 모두에서 규제됩니다.

암호화 정보 보안 수단을 사용하여 이메일로 주고받은 DSP 문서는 특정 유형의 디지털 서명, 즉 해당 종이 문서에 서명한 사람의 강화된 자격을 갖춘 전자 서명으로 서명되어야 한다는 것이 명확해졌습니다.

들어오고 나가는 DSP 문서 등록은 EDMS를 사용하여 수행됩니다.

기밀 정보가 포함된 주문 및 지침(DSP 주문)의 준비, 등록 및 배포에 특별한 주의를 기울입니다.

기존 절차를 승인한 러시아 연방세청의 명령이 무효로 선언되었습니다.