기업 문서의 내부 및 외부 전자 유통. 내부 문서

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문서는 그 내용과 목적에 맞는 형태로 제시된 정보입니다. 문서는 목적을 위해, 누군가를 위해, 누군가를 위해 만들어집니다. 그러나 문서의 출처 및/또는 그 수신인이 항상 사람인 것은 아닙니다. 현대적 수준은 제어 루프에 기계와 메커니즘을 효과적이고 실질적으로 포함시키는 것이 가능하고 필요한 시기입니다.

문서 이동 프로세스, 기능 및 속도는 "이동 환경"의 형식, 내용 및 기능에 따라 달라집니다. 기업의 성공과 경제적 성과, 사회적 효율성은 조직 내 문서의 흐름이 얼마나 잘 구축되어 있는지에 달려 있으며, 이것이 바로 기업의 품질이자 생명입니다.

문서 및 문서 흐름 정보

조직의 예를 사용한 문서 흐름의 관리, 형식 및 절차는 법률로 규제되지 않습니다. GOST, 조례 및 필수 권장 사항이 있습니다. 회계 서류, 대출 서류 또는 의료 보고서와 관련하여 법적 규범이 있습니다.

문서가 항상 엄격한 서면 형식은 아닙니다. 다음과 같을 수 있습니다.

정확한 의미 및 구문 내용을 가지고 특정 필드가 특정 방식으로 채워지는 형식입니다.
특정 응용 프로그램(편지, 주문, 기술 사양, 직원 테이블 등)에 대한 특정 형식에 따라 작성된 페이지
자유 형식 (직원의 설명 메모, 노동 성과에 대한 감사, 지원서 결의안 등 ...).

세 가지 버전의 문서는 모두 종이 또는 전자 형식으로 제출할 수 있으며 기술 및 법적 도구를 사용할 수 있기 때문에 완전히 동일합니다. 단, 여전히 종이 형식만 가능한 경우도 있습니다.

문서의 형식과 내용 및 문서 흐름에 대한 법적 규제가 없음에도 불구하고 문서 생성, 이동, 저장 또는 파기에 대한 엄격하고 일반적으로 허용되며 논의되지 않은 관행이 있으며, 각 조직은 절대적으로 자유롭게 적응할 수 있습니다. 그래도.

조직 내 문서 흐름의 이상적인 예

이상을 달성하는 것은 근본적으로 불가능합니다.

삶과 활동의 모든 영역에서
언제든지,
공간의 어느 지점에서든,

각각의 새로운 접근 방식을 통해 새로운 지평을 볼 수 있기 때문입니다. 그들을 따르고 싶은 욕구와 필요성이 있습니다. 문서 관리도 예외는 아닙니다. 오히려 이는 정보 이동 과정을 역동적으로 기록하는 시사적이고 생생한 예입니다.

정보가 어떻게 기록되는지(종이 또는 전자 방식)는 전혀 중요하지 않습니다. 현재 두 양식 모두 동일한 법적 의미를 갖고 있지만 경우에 따라 종이 버전이 장점이 있는 경우도 있습니다.

자신과 활동 분야를 존중하고 정부 기관, 파트너, 공급업체 및 소비자(클라이언트)를 존중하는 조직의 문서 흐름의 예가 항상 문서를 제어, 기록하고 주기를 보장하는 전자 시스템에 제공되는 것은 아닙니다. 출현(창조) 순간부터 저장 또는 파괴 순간까지의 움직임.

모든 소스(작성자)가 사람이어야만 하는 것은 아닌 것처럼, 많은 문서가 사람의 개입 없이 기계와 메커니즘에 의해 직접 실행될 수 있다는 점을 모든 조직이 이해하는 것은 아닙니다.

대부분의 경우 일반적인 이해는 프로그램이 이벤트 발생만을 보고하도록 위임된 단순한 "신호 아이디어" 수준에 있습니다.

문서의 내부 및 외부 순환

두 회로 모두 성공적인 조직에 중요합니다. 외부 회전율은 정적 의미를 가지며 내부 회전율은 동적 의미를 갖습니다.

회사 경영진이 이러한 상황을 더 잘 이해할수록 전자 문서 관리 시스템을 선택하는 것이 더 유망해집니다. 조직 내 비즈니스 서류 이동의 이상적인 예를 보여주고 싶은 사람들은 자신의 정보 시스템을 작성합니다.

문서는 기본 문서와 보조 문서일 수 있습니다. 후자는 항상 조직 내에서 이동의 역사를 가지고 있습니다.

문서에 대한 지식의 적용과 그 용도를 분석함으로써 기업의 기능적 특성, 사회 경제적 지표 및 시간 매개 변수를 평가할 수 있습니다. 이는 파트너와 소비자 모두에게 중요합니다.

종이이지만 효과적이거나 전자적이지만 획득됨

독특함은 개인의 특징일 뿐만 아니라 조직의 특징이기도 합니다. 또한 각 사람은 자신의 개성을 소중히 여기며 의복, 행동, 교육 등을 통해 가능한 모든 방법으로 이를 강조하려고 노력합니다.

기성 정보 시스템을 구입하는 회사는 조직의 정체성을 박탈하고 직원들에게 "다른 사람의 옷"을 입도록 강요하는 조직 내 문서 흐름의 이상적인 예입니다.

문서와 그 사용에 대한 외부의 의견을 강요하는 것보다 직원이 구식 방식으로 종이 작업을 수행하도록 신뢰하는 것이 좋습니다. 각 직원은 조직 기능의 중요한 요소이지, 다른 사람의 아이디어와 제3자 문서 흐름 디자인의 효율성을 조사하는 사람이 아닙니다.

우선순위, 역학 및 기능

문서 흐름의 외부 윤곽은 항상 제한적이고 소박하며 정적 안정성이 특징입니다. 대체로 그것은 마땅한 것 이상으로 중요성을 부여받아서는 안 됩니다. 예를 들어, 세무 당국, 규제 당국 또는 파트너와의 관계에 "영혼을 쏟는" 것의 요점은 무엇입니까? 광고 대행사와 정보를 교환하는 과정을 어떻게든 다양화할 수 있지만 이는 궁극적으로 정적이고 일상적인 형태를 취하게 됩니다.

항상 전자 문서 관리가 중요한 부분을 차지하는 당사 자체 정보 처리 시스템의 우선 순위는 의심의 여지가 없습니다. 하지만 누구나 자신만의 시스템을 만드는데 드는 시간과 돈이 아쉬워요.

피드백과 문서를 얻기 위해 "ixel" 없이는 절대 할 수 없는 고전적인 옵션인 "one es" 또는 "galaxy"와 자체 웹 사이트와 결합된 몇 가지 제3자 지역 경제 또는 회계 프로그램의 조합( 주문, 불만, 제안 등... .) 고객 및 파트너의 일반적인 상황에서 직원은 일상적으로 끊임없이 바쁘고 비용이 들지 않습니다.

생산 프로세스의 역동성은 자체 기능을 효과적으로 구현함으로써만 보장될 수 있습니다. 이 역량에서만 조직의 전자 문서 관리는 모방할 가치가 있는 예이며 자신의 사업 아이디어를 구현하는 맥락에서 생산, 경제 및 사회적 지표의 탁월한 역동성을 제공합니다.

조직의 정보 시스템에 관한 규정

모든 조직은 유사한 환경에서 발생하고 존재하는 정보 시스템입니다. 문서는 외부에서 조직으로 수신되며, 문서는 내부에서도 생성되어야 하며, 그 중 일부는 규제되고 의무적입니다.

조직의 간단한 문서 흐름도는 모든 사람이 일반적으로 수행하는 방법의 예입니다. 직원의 업무 규칙, 일상, 책임에 대한 규정은 일반적인 규범이지만, "조직의 정보 시스템에 대한 규정"을 개발하는 사람은 거의 없습니다.

객관적인 관점에서 볼 때 조직의 리더는 무엇이든 지도할 수 있고 규정과 직무 설명을 작성할 수 있습니다. 그러나 이러한 규칙 제정의 효율성과 실용성은 내부 규제 무기고가 현실 요구 사항을 얼마나 잘 충족시키는가에만 달려 있습니다.

문서 및 이동에 관한 규정

기업의 문서 흐름 시스템은 회사 정보 영역의 필수적인 부분이므로 "문서 흐름에 관한 규정"은 "조직의 정보 시스템에 관한 규정"의 부속서이지만 매우 중요하고 연결됩니다. 모든 구성 요소를 단일 정보 유기체로 만듭니다.

경영진이 조직 내 문서 흐름의 이상적인 예를 만들고자 한다면 이는 수익 창출과 직원 복지 향상을 목표로 성공적인 비즈니스 개발에 실제로 참여하는 것입니다.

소프트웨어 개발 분야, 특히 분산 정보 처리 분야(인터넷 프로그래밍의 예) 분야에서 현재 상황의 특징은 모바일 자체 적응형 애플리케이션을 만드는 것이 거의 불가능하다는 것입니다.

조직의 전자 문서 관리 작업은 간단하지만 예시적인 예입니다. 여기서 역학은 특징적입니다.

들어오고 나가는 문서;
내부 및 외부 비즈니스 서류 처리를 위한 알고리즘.

데이터와 알고리즘의 변화에 따라 달라질 수 있는 코드를 작성하는 것은 매우 어렵습니다. 모든 조직에서 시간과 자원을 투자할 수 있는 것은 아닙니다.

역학의 전자 문서 관리

전자 버전 작업의 예를 사용하는 기업의 문서 흐름 구성은 관련성이 높고 간단하며 지시적이며 실용적입니다. 문제는 동적으로 변경될 수 있는 코드를 설계하는 과정에서 발생합니다. 개발 시기도 문제다.

문서 흐름 절차는 연방 세금 서비스, 연방 이민 서비스, 러시아 우편 등에 속한 조직의 예를 사용하여 주목할 가치가 있습니다. 또한 시스템을 정확하게 설계하는 것만으로는 충분하지 않습니다. 문서의 구조와 내용을 기본으로 삼아 일반적인 처리 로직을 사용합니다.

그런 다음 조직의 문서 흐름 = 예 + 자신의 사업 아이디어 기능. 첫 번째 근사치에 따르면 결과는 실용적이지 않지만 작업의 첫 번째 구현이 실행되자마자 문제 해결 주기가 되돌릴 수 없게 되고 적절한 주의를 기울이면 결과가 달성됩니다.

동적으로 변화하는 정보를 처리할 수 있는 정보 시스템을 만드는 것은 무엇보다도 생성 프로세스 자체의 역동성입니다.

들어오고 나가는 문서와 내부 문서를 적절하게 변경하는 메커니즘이 만들어지고 코드가 프로그래머의 참여 없이 독립적으로 변경될 수 있을 때까지 전자 문서 관리 시스템을 만든다는 사실에 대해 이야기하는 것은 불가능합니다.

그러나 조직의 정보 프로세스를 완벽하게 지원하기 위해 자체 시스템을 개발하고 구현하는 것은 조직의 성공을 훌륭하고 완벽하게 만드는 것과 같습니다.

2017년 1월 10일 오전 11:44

의견: Pavel Vorobiev, Alexander Lymar

전문가: 알렉산더 발레예프

일반적인 문제는 회사에서 EDI를 구현했지만 문서 흐름을 위한 인건비가 줄어들 뿐만 아니라 오히려 증가했다는 것입니다. 여기서 프로세스는 엔드투엔드(end-to-end)여야 한다는 이해가 발생합니다. 우리 전문가들은 이것이 EDI 프로젝트에서 어떻게 구현되어야 하는지 알려줍니다.

문제를 이해해보자

예를 들어 보겠습니다. 전자 문서(ED)는 종이 문서 흐름과 마찬가지로 수신 송장을 기반으로 회계 시스템에서 생성됩니다. 판매의 기초는 "상품 및 서비스 판매" 디렉토리의 데이터입니다. 이전에는 생성된 문서를 인쇄하는 것으로 충분했다면 이제 EDF 서비스로 전송하기만 하면 됩니다. 따라서 판매를 할 때 회계 시스템에서 지속적으로 문서를 생성하고 작성한 다음 EDF 운영자의 웹 클라이언트에서 동일한 작업을 반복해야 합니다. 모든 운영 및 회계 기록이 여기에 유지되므로 회계 시스템을 포기하는 것은 선택 사항이 아닙니다.

알렉산더 발레예프,

상대방과의 전자 교환을 위한 송장은 .xml 형식으로 사용됩니다. 즉, 이러한 문서는 구조화되어 있습니다. 조직 내에서 이들과의 작업은 주로 회계 또는 ERP 시스템(예: 1C, SAP)에서 이루어집니다. 이러한 시스템의 경우 시장에서는 일반적으로 회계 시스템과 EDF 운영자 서비스를 직접 통합하기 위한 솔루션을 제공합니다. 이 경우 EDMS용 직접 통합 솔루션의 기능으로 충분할 때가 많습니다. 문서는 ED를 기반으로 카드가 생성되는 회계 시스템에 즉시 입력됩니다.

이 과정에서 업종에 따라 추가적인 정보시스템(이하 IS)이 활용될 수도 있다. 일반적으로 회사의 핵심 비즈니스 프로세스를 제공합니다. 예를 들어 에너지 판매 회사의 소매 또는 청구 시스템의 EDI입니다. 이러한 시스템에는 구조화된 문서로부터 충분한 데이터가 있을 수 있으며 ES가 포함된 원본 ED가 필요하지 않습니다.

파벨 보로비예프,
Wildberries의 Synerdocs 구현 프로젝트 관리자

우리는 전자 문서를 그대로 가져갈 수 없었고 구현을 시작할 수 없었습니다. 전자 문서의 내부 라우팅이 필요했는데 이 경우 직접 통합만으로는 충분하지 않았습니다. 예를 들어, 완료된 작업에 대한 수신 보고서를 회계 시스템에 입력하고 이에 대한 작업 비용을 지불하기 전에 관심 있는 두 명의 직원과 이에 동의해야 합니다. 이 경우 통합 솔루션뿐만 아니라 방법론적 규칙에 대한 본격적인 연구와 개발이 필요했습니다.

전자 형식으로 상대방과 교환하기 위한 계약, 신청서, 사양, 대리인 보고서, 서신 및 기타 유사한 문서는 일반적으로 구조화되지 않으며 다양한 형식으로 사용됩니다. 이러한 문서 작업은 반드시 회사의 일부 비즈니스 프로세스와 연결되어 있으며 팀워크가 필요한 경우가 많습니다. 여기에는 회사 내 문서 라우팅, 문서에 대한 직원 액세스 구성, 저장 및 기타 작업이 포함될 수 있습니다.

솔루션을 살펴보겠습니다.

알렉산더 발레예프,
Synerdocs의 프로젝트 관리자

회사 내에서 상대방과 전자적으로 교환되는 문서로 공동 작업을 구성해야 하는 경우 자동화 또는 프로세스 구조 조정이라는 두 가지 솔루션 옵션이 있습니다.

자동화는 회사에 ECM 시스템과 같은 추가 도구를 도입하고 회사 내에서 전자 문서를 라우팅하는 데 사용하는 것을 의미합니다. 또는 동일한 목적으로 기업 IP를 EDF 운영자의 서비스와 통합할 수 있습니다.

본질적으로 내부 전자 문서 흐름을 구성할 필요가 없도록 비즈니스 프로세스 자체를 변경할 수도 있습니다. 예를 들어, 들어오는 문서는 서명을 위해 담당 직원에게 즉시 전송되며 해당 직원은 이러한 문서에 대한 결정도 내립니다. 회사의 기존 솔루션과 설정, IS 역량이 충분하도록 비즈니스 프로세스를 조정하는 것도 가능합니다.

일반적으로 프로세스 통합에는 여러 가지 옵션이 있습니다.

EDI 웹 서비스. 일반적으로 외부 문서 트래픽이 적은 회사에 적합하며 기본 기능은 전자 문서 수신 및 전송과 디지털 서명 작업입니다. 그러나 이제 많은 운영자가 웹 클라이언트에서 내부 전자 문서 흐름의 간단한 기능(문서 승인 및 기본 라우팅, 간단한 액세스 권한, 고급 검색 등)을 제공하고 있습니다.
회계 시스템(ERP)과 직접 통합됩니다. 외부 전자 문서 흐름을 위한 통합 솔루션의 주요 기능은 다음과 같습니다: 전자 문서 흐름 운영자 서비스와 전자 문서 교환, 공식화된(연방세청 형식에 따른) 문서 준비 및 처리, 디지털 서명 작업, 지원 디지털 문서 교환에 대한 규정. EDI 운영자의 웹 클라이언트와 유사한 내부 EDI의 간단한 기능이 이러한 통합 솔루션에 제공되거나 회계 시스템 자체에 내부 EDI 기능이 포함될 수 있습니다(그러나 실제로는 거의 사용되지 않음).
ECM 시스템과 통합. 이러한 솔루션은 외부 및 내부 EDI에 필요한 모든 기능을 갖추고 있지만 주로 구조화되지 않은 문서(EDI 운영자의 관점에서 볼 때 이는 일반적으로 비정형화된 문서임)를 사용하는 ECM 시스템에서 작동하며 외부 EDI의 ED 트래픽은 주로 공식화된 문서(송장)로 구성됩니다. 연방 세금 서비스 형식에 따른 기본). ECM 시스템은 또한 DIRECTUM의 "통합 재무 및 회계 문서 흐름" 비즈니스 솔루션과 같이 공식 문서 작업을 위한 솔루션을 제공합니다.

다른 옵션도 있지만 훨씬 덜 자주 사용됩니다. 또한 회사는 EDF 사업자 서비스의 API를 활용하여 필요한 솔루션을 독립적으로 개발할 수도 있습니다.

알렉산더 라이마르,
Nokian Tires의 Synerdocs 구현 프로젝트 관리자

Nokian Tires 내에서 계약 문서 작업을 구성하기 위해 1C-Oracle-DIRECTUM 번들이 사용됩니다. EDI로 전환하기 전에는 이러한 문서에 대한 모든 공동 작업이 종이로 수행되었지만 ECM 시스템의 통제를 받았습니다.

계약 문서의 내부 전자 문서 관리가 더욱 발전함에 따라 자동화 작업은 기업 IS와 EDF 운영자의 서비스를 통합하는 것으로 축소되었습니다. 즉, 회사 내 End-to-End 프로세스의 문제는 대부분 EDMS 구현 단계에서 해결되었습니다.

전자 문서 관리는 등록 및 인증 요구 사항을 준수하면서 전자 관리 문서(수신, 발신 및 내부) 작업의 기본 프로세스를 보장하는 전체적이고 포괄적인 관리 기술이어야 합니다.

관리를 위한 문서 지원 구성의 관점에서 전자 문서 관리 요소의 구현 및 사용을 구성하는 두 가지 수준, 즉 조직 내 문서 흐름과 조직 외부 커뮤니케이션을 구분할 수 있습니다.

내부 전자 문서 관리 사용을 구성할 때 모든 조직은 다음과 같은 질문에 직면합니다.

전자 문서를 생성하고 저장하는 형식은 무엇입니까?

전자 문서 사용을 전통적인 사무 및 문서 흐름 요소와 결합하는 방법.

조직 간 문서 전자 교환의 필요성으로 인해 실제로는 단순화된 옵션부터 복잡한 기술에 이르기까지 외부 커뮤니케이션에서 기존 문서 관리 요소와 전자 문서 관리 요소를 결합하기 위한 다양한 옵션이 존재하게 되었습니다.

외부 전자 문서 관리를 위한 복잡한 기술은 기업 시스템에 문서 등록과 파일 입력을 결합하여 수신자에게 이메일로 전송하고, 이메일로 받은 문서를 기업 시스템에 등록하는 절차를 자동화합니다. 문서를 받는 조직은 또한 EDS를 포함한 암호화 보호 수단의 사용을 보장합니다. 외부 전자 문서 관리에 디지털 서명을 사용할 때 다음 사항에 주의하는 것이 중요합니다.

디지털 서명을 사용할 조직 내 개인 목록을 결정합니다.

특정 암호화 패키지를 선택하고 키 인증 문제를 해결하세요.

상호 연결된 문서 흐름 기술의 프레임워크 내에서 둘 이상의 기업 시스템의 상호 작용에는 다양한 복잡성의 여러 문제를 해결하는 것이 포함됩니다. 가장 복잡한 문제는 본질적으로 주로 기술적이며, 한편으로는 여러 조직 및 부서의 기업 시스템 상호 작용을 보장하고, 다른 한편으로는 컴퓨터 네트워크의 정보 보안 및 정보 보호를 보장하는 것과 관련됩니다. 이러한 일련의 문제는 정보화 및 기술 정보 보호 전문가의 활동 분야에 있습니다.

문서지원 서비스 활동에 있어서는 문서형식의 통일, 기록형식, 문서흐름원칙 등 전자문서관리에 참여하는 기관 간의 조직적, 방법론적 상호작용이 요구된다. 이 모든 것은 작업의 명확성을 극대화하는 데 필요합니다.

조직의 외부 커뮤니케이션 및 부서 간 정보 교환에서 전자 문서 관리를 성공적으로 구현하려면 일반 원칙, 표준 솔루션은 물론 자동화 시스템 개발자의 조율된 작업을 사용해야 합니다. 정부 기관의 문서 흐름 자동화 분야에서 정책의 추가 개념 개발이 필요하며, 사용되는 시스템의 상호 작용과 호환성을 보장해야 합니다.

기업에서 문서 흐름을 구현하는 방법

기업의 생산, 조직 및 사회 활동은 문서로 수반되고 확인됩니다. 생성 순간부터 사망 순간(실행 완료, 파기 또는 아카이브로 전달)까지 문서 이동 조직을 문서 흐름이라고 합니다.

★ 문서 흐름기업에서 문서를 생성, 처리, 수신, 전송, 저장 및 보관하는 시스템입니다.

회사의 문서 흐름은 적용 범위에 따라 여러 유형으로 나뉩니다.

인원;
산업;
행정 및 경제;
경영;
회계

문서 흐름의 개념은 문서 작업의 모든 프로세스를 포함하는 사무 개념과 상호 연결됩니다. 따라서 보관, 비밀 및 기밀 사무 작업에서도 문서 이동이 통제됩니다.

기업에 문서 흐름 시스템이 없으면 다음이 불가능합니다.

효과적이고 유능하며 시기적절한 인사, 세금, 관리 및 회계;
상위 조직, 통제 및 감독, 정부 기관, 자회사, 공공 기관과의 운영 상호 작용
기업 관리 및 구조 부문 간의 상호 작용;
인사 관리, 직원 생산 활동 통제, 공정하고 시기적절한 보상.

조직의 문서 흐름의 기본은 규정, 지침과 같은 현지 규정에 따라 결정됩니다.

문서 흐름 구성의 기본 원칙

문서 흐름을 구성하는 규칙은 시스템이 해결하는 작업과 일치해야 합니다. 이는 최소한의 노동력과 시간을 들여 최단 경로를 따라 문서를 중단 없이 이동하는 것입니다.

문서 관리 원칙을 따르세요시스템의 중단 없는 작동을 보장하고 서류 손실을 방지하기 위해:

라우팅 지우기. 다양한 유형의 문서에 대해 설정된 트래픽 패턴은 문서가 올바른 방향으로 신속하고 방해 없이 전달되도록 보장합니다.
연속성. 이는 집행자가 문서 처리를 위해 설정된 시간을 제어하고 그들 사이에 부하를 균등하게 분배함으로써 달성됩니다.
문서집행에 관한 모든 절차를 규정. 문서 작성 또는 수신, 등록 및 후속 처리까지의 모든 절차가 규제됩니다. 이렇게 하면 필요한 리듬과 연속성이 보장됩니다.
중복 제거. 문서 처리 및 실행 시 중복 작업 수행을 배제한 최적의 경로 개발입니다.

테이블. 문서 흐름 참가자의 역할과 이들이 참여하는 프로세스

조직의 문서 흐름 시스템

기업의 문서 흐름 구조는 세 가지 범주의 문서로 구성됩니다.

받은편지함, 전화 및 이메일을 포함한 통신 채널을 통해 외부에서 왔습니다.
나가는, 조직에서 개발하여 제3자 수신자에게 전송됨
내부,기업에서 생성된 내부 문서: 조직 및 관리, 교육, 규제 등

기업 내 문서 흐름 체계에는 수직 및 수평 방향이 있습니다. 수직 문서 흐름은 다음을 제공합니다.

관리 신호를 위에서 아래로 전달하고,
피드백,
서로 다른 수준의 구조 단위 간 문서 이동.

수평적 문서 흐름은 동일한 조직 수준을 가진 부서 간에 이동합니다.

조직의 문서 흐름도

잡지에서 이 다이어그램과 기타 다이어그램을 다운로드하세요.

기업에서 문서 흐름을 구성하려면 어떤 양식을 사용해야 합니까?

기업의 문서 흐름 구성은 다음 세 가지 형식 중 하나로 개발될 수 있습니다.

중앙 집중식:모든 문서는 하나의 부서에 저장됩니다. 일반적으로 이는 사무실이나 사무국 기능의 일부입니다.
분산화:문서는 문서를 처리, 실행, 저장하는 구조 단위로 분산됩니다.
혼합:이는 처음 두 형식의 조합입니다.

회사의 조직 구조와 문서 흐름의 양은 양식 선택을 결정하는 주요 요소입니다. 문서 흐름이 제한된 소규모 조직에서는 중앙 집중식 양식이 더 자주 사용됩니다. 이 경우 사무원의 직무는 회계부서, 인사부서, 비서보좌관에게 위임된다.

구조적 부서가 지리적으로 서로 멀리 떨어져 있는 회사는 분산된 형태의 문서 흐름 구성을 사용합니다.

대기업에서는 문서 이동을 혼합된 형태로 구성하는 것이 좋습니다. 전문 부서가 서류를 보관하고 현재 문서는 집행자의 손에 있습니다. 동시에 수행자는 문서 흐름에 대한 요구 사항은 물론 새로운 문서 흐름에 대한 요구 사항도 잘 알고 있어야 합니다. GOST R 7.0.97-2016.

사무 지침 : 문서 흐름 구성 원칙

문서 다운로드

기업의 문서 흐름도

조직의 문서 흐름도는 문서 순환에 관여하는 부서와 그 양을 고려하여 작성됩니다.

문서 흐름의 양은 수신, 발신 및 내부 문서 저널이나 자동 회계 시스템에 등록된 문서 수로 표현됩니다. 종이 문서를 등록할 때 그 사본 1통을 회계 단위로 간주하며, 원본인지, 수신 문서로 받은 사본인지는 중요하지 않습니다.

문서 흐름이 여러 부서에 의해 형성될 수 있다는 사실을 고려하면 일반적인 문서 흐름 체계는 매우 복잡할 수 있으므로 각 부서에 대해 이러한 규정을 개발하는 것이 좋습니다.

기업의 문서 흐름: 중앙 집중식 문서 흐름을 갖춘 소규모 회사를 위한 샘플 다이어그램

다이어그램 다운로드

전자문서관리와 종이문서관리의 차이점은 무엇인가요?

문서 흐름의 기초를 형성하는 작업 및 프로세스의 표준화 수준이 높을수록 최적화 및 연속성이라는 주요 원칙을 구현하기가 더 쉬워집니다. 사무실 관리의 4대 원칙을 쉽게 알고리즘화하여 모든 프로세스를 자동화할 수 있습니다.

오늘날 대다수의 기업에서는 이미 전자 문서 관리 시스템을 사용하고 있습니다. 그리고 종이와 비교해 보면 다섯 가지 주요 장점을 즉시 강조할 수 있습니다.

빠른 문서 검색 및 전송. 계약자가 필요한 문서를 얼마나 빨리 받는지는 이 문서가 저장된 위치에 따라 달라지지 않습니다. 실시간, 즉 즉시 찾아서 출연자에게 보낼 수 있습니다. 계약자는 키워드 또는 기타 지정된 선택 기준을 사용하여 필요한 문서를 직접 검색할 수 있습니다.
품질 저하나 정보 손실 없이 문서를 원하는 기간 동안 보관할 수 있습니다.. 종이 문서가 시간이 지남에 따라 원래 모양을 잃거나 퇴색하거나 찢어질 수 있는 경우 전자 형식으로 필요한 기간 동안 원래 형태로 저장됩니다.
전자 문서에 대한 접근을 쉽게 제한할 수 있습니다.. 종이 문서와 달리 기밀 전자 문서는 쉽게 암호화되어 무단 액세스를 제한할 수 있습니다. 또한 특수 코드와 키를 사용하여 보안 통신 채널을 통해 전송할 수도 있습니다. 저장된 문서에 대한 접근은 사용자 권한에 따라 쉽고 빠르게 구성될 수 있습니다.
전자 문서 관리 시스템은 문서 이동을 엄격하게 통제합니다.. 이는 실행을 모니터링할 때 인적 요소를 제거하고 기업의 성공적인 운영을 위한 조건인 주문 및 의무의 적시 이행을 보장합니다.
회사에 상당한 비용 절감. 프로그램 라이센스를 한 번 구매하거나 무료로 구매함으로써 회사는 직원을 교육하고 버전을 업데이트할 수 있는 권리를 얻습니다. 문서 흐름을 자동화하면 인적 자원을 확보하고 문서를 수동으로 처리하는 동안 불가피한 오류를 제거할 수 있습니다. 특별 프로그램을 도입하면 생산성을 높이고 경영 결정을 통과하고 실행하는 데 걸리는 시간을 줄일 수 있습니다.

EOS 제품을 기반으로 다양한 외부 문서 흐름 방식을 전자적 형태로 구현하는 것이 가능합니다.

원격 부서, 외부 계약자 및 영구 계약자와의 상호 작용

원격 부서, 외부 계약자 및 조직과 지속적으로 상호 작용하는 계약자를 위한 시스템에 대한 액세스를 구성할 수 있습니다.

"DELO" 시스템 - 인터넷에 연결된 모든 컴퓨터에서 EDMS에 대한 액세스를 제공하는 "DELO-WEB" 하위 시스템을 사용합니다. 유연한 액세스 권한 구성을 통해 EDMS "DELO"에 저장된 내부 정보에 대한 원격 사용자의 액세스를 제한할 수 있습니다.

SharePoint 시스템용 EOS를 기반으로 - 제3자 계약자를 위한 폐쇄형 웹 포털을 생성하고 승인 및 문서 제공 프로세스를 자동화합니다. 이 시스템을 사용하면 하나의 포털에서 내부 및 외부 문서 흐름을 모두 구성하여 사용자 그룹과 개인의 액세스 권한을 유연하게 제한할 수 있습니다.

외부 EDMS와의 상호 작용

EDI 운영자와의 통합을 통해 문서의 전자 교환을 통합합니다. 연결된 거래 서비스와 사용하는 EDMS에 관계없이 원하는 수의 거래 당사자와 전자 형식으로 상호 작용을 구성할 수 있습니다.

EDI 서비스와의 통합은 고객 및 공급업체와 문서(계약서, 행위, 송장, 송장, 서신 등)를 교환하기 위한 비즈니스 프로세스에 사용되며 배송 시간과 비용을 줄이고 종이 보관을 최소화할 수 있습니다. 서비스는 문서 송/수신 사실을 자동으로 기록합니다.

전자 서명(ES)을 사용하는 제3자 조직과의 법적으로 중요한 전자 문서 흐름입니다.
"Electronic Interaction Server"(EES) 옵션을 사용하여 문서 관리 시스템과 상호 작용합니다. 많은 양의 문서를 교환하는 기업에 적합합니다. 이 옵션은 전자 문서 교환을 자동화하고 문서 흐름에 참여하는 조직에서 처리의 투명성을 보장합니다.

SEV 옵션의 특징