내부 재고 샘플. 문서 목록 양식 샘플

직원의 개인 파일을 유지하는 것은 주 및 지방자치단체에서만 법으로 요구됩니다. 법은 또한 등록 요건을 결정합니다. 그러나 그러한 문서는 모든 조직에서 실용적으로 사용될 것입니다. 따라서 정보 수집, 처리 및 저장의 편의를 위해 많은 사람들은 모든 직원 또는 개별 범주의 개인 파일을 유지하는 것을 선호합니다. 이 주제를 더 자세히 살펴보겠습니다.

규제 체계

우선, 개인 파일의 설계, 내용, 유지 관리, 저장 등에 대한 규칙과 요구 사항을 규정하는 현지 규제법(개인 기록 유지에 대한 규정 또는 지침)을 개발해야 합니다.

직원의 개인 파일을 편집할 때 등록 요구 사항은 다음 규정에 따라 규제됩니다.

1. 러시아 연방 노동법(제14장).
2. 2006년 7월 27일자 연방법 제 152호 "개인 데이터에 관한".
3. 2004년 10월 22일자 연방법 No. 125 "러시아 연방의 보관에 관한 것"
4. 2002년 2월 6일자 Rosarkhiv 이사회의 결정에 의해 승인된 "조직 기록 보관소 작업에 대한 기본 규칙".
5. GOST R 6.30-2003, 2003년 3월 3일자 러시아 연방 국가 표준 법령 No. 65-st에 의해 채택됨(2018년 7월 1일부터 러시아 연방 국가 표준 GOST R 7.0 도입으로 인해 유효하지 않음) .97-2016, 2017년 5월 25일자 No. 435 -st Rosstandart 명령에 의해 승인됨).
6. 2010년 8월 25일자 러시아 연방 문화부 명령 No. 558 "국가 기관, 지방 정부 및 조직의 활동 과정에서 생성된 보관 기간을 나타내는 표준 관리 보관 문서 목록 승인 시."

개인 파일을 작업할 때 해당 파일에는 개인 데이터가 포함되어 있으며 해당 파일 보호 요구 사항을 준수하는 것은 고용주의 책임이라는 점을 기억하는 것이 중요합니다. 이러한 조항을 위반할 경우 가해자는 징계, 물질적, 민사, 행정 및 형사 책임을 받을 수 있습니다.

LNA 개발에 도움이 될 수 있는 정부 기관의 이 분야 인사 업무를 규제하는 규제 문서를 참조할 수도 있습니다.

• 2004년 7월 27일자 연방법 No. 79;
• 2007년 3월 2일자 연방법 제25호;
• 1998년 6월 1일자 러시아 연방 대통령령 No. 640;
• 2005년 5월 30일자 러시아 연방 대통령령 No. 609.

유지 및 등록 규칙

예산 및 상업 조직에서는 개인 파일을 모든 직원이 보관하거나 선택적으로 보관할 수 있습니다. 예를 들어, 관리자나 경영진, 재정적 책임이 있는 사람에게만 해당됩니다.

파일의 등록, 관리 및 저장은 일반적으로 인사 서비스에서 수행됩니다. 이 책임은 관리자의 명령에 따라 그들에게 할당됩니다. 직원의 개인 파일(샘플)을 올바르게 준비하는 방법은 아래에서 확인할 수 있습니다.

개인 파일에 액세스할 수 있는 사람의 목록은 승인을 받아야 합니다. 즉, 자료를 숙지하고 특정 작업을 수행하기 위해 임시로 사용할 수 있도록 자료를 수신해야 합니다.

GOST R 7.0.8-2013의 정의에 따르면 "파일은 하나의 문제 또는 활동 영역과 관련된 문서 또는 문서 세트로 별도의 표지에 배치됩니다." 따라서 GOST에 따른 샘플 인 직원의 개인 파일 등록은 상대적으로 직원, 업무 활동 및 근속 기간에 대한 정보가 포함 된 서류가 보관되는 폴더입니다.

케이스의 형성은 직원이 채용되는 순간부터 시작됩니다. 단일 사본으로 보관됩니다. 직원별로 별도의 폴더가 생성됩니다. 파일 내의 정보는 시간순으로 배치됩니다. 직원의 개인 문서 사본이 파일에 보관되어 있는 경우 적절한 인증을 받아야 합니다. 원칙적으로 직원의 업무 활동과 관련된 모든 자료는 개인 파일에 첨부됩니다. 그들은 대략 세 그룹으로 나눌 수 있습니다. 관련 문서:

• 직업 등록(개인 데이터 처리에 대한 동의, 지원서, 교육 문서 사본, 다양한 증명서, 고용 계약, 고용 명령, 책임 계약, 기밀 정보 비공개 등)
• 노동 과정 자체(고용 계약에 대한 추가 합의, 전근 명령, 인센티브, 징계 제재 부과, 범주 지정, 정기 건강 검진(시험) 증명서(결론), 인증 시트, 통지, 고급 교육에 관한 문서 사본 , 등. );
• 해고 (사직서, 해고 명령).

사건 수행에는 전기 데이터 및 작업 활동의 모든 변경 사항에 대한 회계 문서 기록 입력, 들어오는 자료 첨부 및 철회, 정보 발행 및 사본 인증, 내부 재고 작성, 정기적으로 상황 확인, 마감 및 전송이 포함됩니다. 아카이브 등 .d.

개인 파일은 회계 처리되며 해당 저널에 등록됩니다. 그 모양을 직접 개발할 수 있습니다. 대부분의 경우 사건 번호, 설립 날짜, 제목 및 마감 날짜가 열에 입력됩니다.

직원 개인 파일: 샘플 디자인 2019

내부 재고

사건의 형성과 동시에 내부 목록이 작성되어 영구 및 임시(10년 이상) 보관 문서를 기록하기 위해 작성됩니다. 목록은 조직 기록 보관소 운영 기본 규칙 부록 10에 제공된 양식에 따라 작성되며 전체 유지 관리 기간 동안 작성됩니다.

얼마나 보관하고 어디에 보관할지

HR 부서에서는 직원 파일이 조직에서 근무하는 전체 기간 동안 보관됩니다. 이러한 목적을 위해 제3자의 접근을 방지하고 도난이나 분실 가능성을 방지하기 위한 특별한 장소를 갖추고 있습니다. 일반적으로 이는 잠긴 금고, 금속 캐비닛 또는 방입니다.

직원이 사직하면 개인 파일은 폐쇄됩니다. 케이스가 종료되었습니다. 이는 케이스가 완전히 처리되고 완료되었음을 의미합니다. 이 경우 먼저 시트 및 문서 수에 대한 최종 기록과 함께 내부 재고가 제출되고 마지막에는 인증 시트가 보관됩니다. 제목 페이지에는 사건 종결일(기각일)과 보관 기간이 표시되며, 종결 연도의 다음 해 1월 1일부터 계산됩니다.

해고된 사람들의 개인 파일은 3년간 조직에 보관된 후 기록 보관소로 이관됩니다. 파일이 2003년 이후에 생성된 경우 저장 기간은 50년이고, 그보다 빠르면 75년입니다(2004년 10월 22일자 연방법 22.1조 No. 125). 개인 파일에 최대 보존 기간이 다른 문서가 포함되어 있는 경우 전체 파일은 이전 기간에 따라 저장됩니다.

문서 흐름은 조직, 기업 및 기관 활동의 필수적인 부분입니다.

많은 수의 논문에는 일종의 정리와 특별한 보관 규칙이 필요합니다.

문서 목록은 필요한 문서의 번호와 이름을 반영하는 특수 등록부입니다.

인벤토리 - 제어 도구로 사용

업무 특성상 종이 문서로 작업하는 사람들에게는 문서 목록을 작성하는 것이 어렵지 않습니다. 많은 양의 문서를 수집하고 처리하는 회계, 인사 서비스, 법 집행 기관 및 기타 정부 기관의 근로자는 목록을 작성해야 하는 상황에 직면합니다.

예를 들어 보관 데이터, 형사 사건, 인사 문서, 재고 목록을 올바르게 등록해야 하는 경우도 있습니다. 이해관계자는 재고 내용과 필요한 서류의 실제 가용성을 비교하여 문서의 안전성과 적절한 실행을 확인할 수 있습니다.

본 웹사이트에서 샘플 양식을 다운로드할 수 있는 문서 목록에는 특별한 양식이나 특별한 등록 절차가 필요하지 않습니다.

설명되는 증권에 관한 기본 정보를 포함하는 것이 중요합니다. 문서의 이름, 전체 시트 및 첨부 파일 수, 문서에 대한 필요하고 중요한 정보가 표시됩니다.

인벤토리 만들기

우선, 목록은 조직의 레터헤드에 있는 표이거나 그러한 양식이 없는 경우 간단한 시트에 있는 표입니다.

표는 다음을 나타냅니다.

• 문서의 일련 번호,
• 특정 논문의 이름이 필요합니다.
• 문서 자체에 여러 시트가 포함되어 있거나 첨부 파일이 있는 경우 해당 시트의 전체 수,
• 위에서 언급했듯이 이러한 테이블에서는 별도의 열을 사용하여 인벤토리의 특정 문서에 대한 필요하거나 중요한 정보를 나타낼 수 있으며, 필요하지 않은 경우 시트 이름과 수가 간단히 표시됩니다.

위의 모든 사항 외에도 조직 이름, 편집된 목록의 소속(보관소 문서 목록, 형사 사건 번호...., 장애 등록 문서 목록)이 표시됩니다. . 이러한 설명은 이를 편집한 사람, 관리자 또는 특별히 권한을 부여받은 직원에 의해 인증됩니다.

또한 목록 작성 날짜를 표시해야 합니다. 문서가 어딘가로 전송되면 인벤토리는 두 개의 복사본으로 컴파일되며 그 중 하나는 문서 패키지와 함께 전송되고 두 번째는 컴파일러에 남아 있습니다.

다음은 표준 양식과 샘플 문서 목록이며, 해당 버전은 무료로 다운로드할 수 있습니다.

케이스의 내부 인벤토리는 케이스에 포함된 모든 문서에 대한 정보를 포함하는 회계 양식입니다. 이를 통해 회사 내부 문서 흐름을 간소화하고 중요한 서류를 분실할 위험을 최소화할 수 있습니다.

내부 인벤토리의 의미

케이스는 별도의 문제나 사람을 특징짓는 일련의 문서입니다. 좋은 예는 직원의 개인 파일입니다. 여기에는 직원과 관련된 모든 서류가 포함되어 있습니다.

• 개인용(여권, TIN, SNILS 사본(업무에 필요한 경우))
• 교육 관련(졸업장, 수료증, 전문 수료증(마찬가지로 직장에서 요구하는 경우(예: 교사))
• 인사 기록(고용 명령, 고용 계약, 개인 인사 기록 시트)
• 기타(감사, 증서, 추천).

그것들은 모두 정리되어야 합니다. 서류가 언제 제공되고 기록되었는지, 몇 장에 기록되었는지 표시하는 것이 중요합니다. 또한 해당 경우에서 찾을 수 있는 정확한 위치를 나타냅니다.

양식의 목적

위 문서의 개수는 수십 개가 될 수 있습니다. 그리고 시트의 합은 훨씬 더 많습니다. 한 페이지가 누락된 것을 눈치채지 못할 확률이 높습니다. 그러나 인벤토리가 있으면 다음이 허용되지 않습니다.

1. 모든 서류를 접수순으로 나열합니다.
2. 모든 페이지에는 번호가 매겨져 있으며 일반 폴더에 위치합니다.
3. 시트 번호를 통해 각 문서의 페이지 수를 추정할 수 있습니다.
4. 시트가 누락된 경우 쉽게 확인할 수 있습니다.
5. 메모를 통해 특정 목적으로 가져갔는지 아니면 단순히 분실했는지 유추할 수 있습니다.

따라서 10년 이상(또는 무기한) 저장된 모든 파일과 개인 관련 파일에는 이러한 삽입물이 있어야 합니다.

케이스 재고: 샘플 편집

이 양식은 2015년 3월 31일자 러시아 문화부 명령 제526호(부록 27)에 나와 있습니다. 등록 데이터(각 공식 논문에 대한)가 포함된 테이블, 문서 수를 나타내는 줄, 폴더의 총 시트 수를 나타내는 줄로 구성됩니다.

표 섹션에는 다음과 같이 작성해야 합니다.

• 일련번호(특정 사례의 경우)
• 등록 색인(일반적인 회사 내 문서 흐름용)
• 날짜 (문서 발행이 아니라 사건에 포함하기 위해 제출)
• 제목(예: "여권 사본" 또는 "고용 계약")
• 케이스 시트 수(폴더 전체)
• 메모(예: 철회 및 반환 날짜 및 이유)

양식에는 작성자(예: 인사 담당자)가 서명해야 합니다.

사건에 제출된 모든 서류를 기록하기 위해 사건 문서의 내부 목록이 작성됩니다. 이 양식은 적절한 회계 및 보관을 위해 필요합니다. 양식은 연방 기록 보관소의 권장 사항에 따라 작성됩니다. 지방자치단체의 경우 이를 준수하는 것이 필수입니다. 민간 ​​기업도 이를 준수하는 것이 좋습니다. 기사 끝부분에서 샘플 내부 인벤토리를 다운로드할 수 있습니다.

내부 목록은 폴더에 포함된 서식이나 직원의 개인 파일의 주요 내용을 나타내는 목록입니다. 이 양식은 조직의 인사 부서에서 사용됩니다.

샘플 문서는 어떤 모습인가요? 먼저 제목을 쓰세요. 다음으로 개인 파일에 저장될 직원 정보를 입력합니다. 또한 고용 계약을 체결한 회사의 이름도 표시됩니다.

테이블 자체에는 다음 정보가 표시됩니다.

1. 문서의 일련번호입니다.
2. 등록 색인.
3. 편집 날짜.
4. 제목.
5. 사례 시트 번호.
6. 추가 메모(예: 문서 상태, 철회 또는 반품 시 이유, 기타 메모)

요약 아래에 케이스의 개별 항목 수를 입력합니다. 예를 들어, 전체 폴더가 하나의 여러 페이지 문서로 구성된 경우 "총계" 줄에는 문서 1개가 표시됩니다. 양식 하단에는 양식을 작성한 직원의 서명이 있으며 항상 성적표와 함께 표시됩니다.

등록 규칙

개인 파일 문서의 내부 인벤토리 시트 수는 엄격하게 규제되지 않으며 볼륨에 따라 다릅니다. 작은 폴더의 경우 한 페이지 형식이면 충분할 수 있습니다. 재고에 여러 시트가 포함된 경우 번호를 매겨야 합니다.

기본적으로 양식은 1부씩 작성하여 케이스에 넣습니다.

중요한! 직원이 내부 문서 목록 사본을 요청하는 경우 고용주는 그를 거부할 권리가 없습니다.

• 오류나 수정이 없습니다.
• 신뢰할 수 있고 정확한 정보만 입력합니다.
• 개인 파일과 함께 보관할 수 있습니다(첫 번째 표지 뒷면에 부착하거나 간단히 폴더에 넣을 수 있음).

양식에는 간단한 A4 용지나 조직의 레터헤드를 사용할 수 있습니다. 손으로 작성하는 것이 허용됩니다. 그러나 대부분의 경우 컴퓨터를 사용하는 것이 더 편리합니다.

작성할 양식은 어디서 구할 수 있나요?

모든 조직에서 반드시 사용해야 하는 사례 문서의 내부 목록에 대한 단일 샘플은 없습니다. 직원 수가 적은 경우 일부 회사에서는 새 사례마다 양식을 만듭니다. 그러나 직원 수가 많은 경우에는 이 옵션이 작동하지 않을 수 있습니다. 회사 템플릿을 생성하고 회사의 회계 정책에서 승인하는 것이 바람직합니다.

양식에 어떤 정보가 포함되어야 하는지 상기시켜 드리겠습니다.

• 조직의 이름;
• 개인 파일이 등록된 직원의 세부 정보: 이름 및 직위
• 표 형태로 작성된 첨부서류 목록
• 개인 파일에 포함된 개별 항목의 수.

개인 파일의 논문 목록이 지속적으로 변경된다는 점은 주목할 가치가 있습니다. 일부 문서는 폴더에 추가되고 다른 문서는 제거됩니다. 그러한 모든 조정 사항은 적시에 재고 목록에 반영되어야 하며 이러한 변경이 발생한 날짜가 표시되어야 합니다. 문서를 철회할 때에는 문서를 철회한 사유와 요청한 사람도 함께 입력됩니다.

기본적으로 직원의 개인 파일 목록에는 통합 문서, 계약서, 교육 수료증 또는 수강한 과정이 포함됩니다. 채용 요청이 포함된 지원서, 개인 카드, 자서전 및 특성도 포함되어 있습니다. 직원, 인센티브, 과학적 성과에 대한 정보, 직무 설명 및 산업 보건 및 안전 문제와 관련된 정보에 관한 명령 사본을 포함하는 것도 가치가 있습니다.

개인 기록을 유지하는 책임은 누구에게 있습니까?

내부 재고 작성에 참여할 직원의 주요 요구 사항은 작성 절차에 대한 지식입니다. 기업의 규모에 따라 이러한 책임은 다음과 같이 할당될 수 있습니다.

• HR 전문가;
• 조직의 장;
• 비서.

대부분의 경우 대기업에서는 내부 재고 준비가 인사 담당자에게 위임됩니다. 업무 관리는 인사 부서의 책임이므로 그에 대한 추가 사항도 인사 부서에 위임됩니다.

이 작업자들이 재고 목록에 표시된 서류를 보관할 책임이 있다는 점은 주목할 가치가 있습니다. 사법 실무에서는 인사 서비스에 제공된 문서의 손실과 관련하여 법원에 항소하는 경우가 있습니다.

어떤 경우에 재고가 필요합니까?

실제로 HR 부서가 모든 사례에 대한 인벤토리를 생성할 필요는 없습니다. 이 문서는 책의 목차와 내용이 유사합니다. 그것은 다음으로 구성됩니다:

• 개인적인 문제에;
• 전체 문서가 필요한 경우: 보관 기간이 10년 이상인 경우 또는 무기한으로 아카이브에 보관되는 경우.

노동 관행에서는 직원의 해고가 발생합니다. 이러한 상황에서는 개인 파일을 그에게 넘겨주는 것이 허용되지 않습니다. 폴더는 저장을 위해 아카이브로 전송됩니다. 인벤토리에 빈 줄이 있으면 줄이 그어집니다. 해고되면 개인 파일의 유지 관리가 중단됩니다. 즉, 내부 인벤토리에 메모를 작성할 필요가 없습니다.

직원의 개인 파일은 직원 및 그의 업무 활동과 관련된 정보가 포함된 폴더입니다. 다양한 문서를 개인 파일에 저장할 수 있으며, 문서에서 분실되지 않도록 내부 문서 목록이 작성됩니다.

대략적으로 말하면 인벤토리는 직원의 개인 파일에 있는 모든 문서의 목록입니다. 파일에 있는 각 문서의 각 시트에는 고유한 번호가 있습니다. 이 번호를 알면 폴더에서 필요한 문서를 쉽게 찾을 수 있습니다. 개인 파일 문서 목록에는 폴더에 있는 시트 번호를 나타내는 모든 문서 목록이 포함됩니다.

이 문서에서는 직원 개인 파일의 내부 인벤토리 샘플을 예로 제공합니다. 다운로드 양식은 워드 형식으로 아래에 있습니다.

직원이 채용되면 직원에게 할당됩니다. 조직 자체에서 개인 파일을 열어야 하는 직원을 결정합니다. 질문이 정부 기관과 관련된 경우 모든 직원에 대해 개인 파일이 생성됩니다.

문서는 완성된 순서대로, 즉 시간순으로 개인 파일에 포함됩니다.

올바르게 신청하는 방법은 무엇입니까?

개인 파일을 만들 때, 그는 자신의 개인 번호를 받게 되며, 이 번호는 표지에 표시됩니다. 이 사건의 목록에는 이 문서 목록이 정확히 무엇을 참조하는지 명확하게 알 수 있도록 이 번호가 표시되어야 합니다. 이 번호 매기기는 조직에서 독립적으로 개발되며 일반적으로 번호 매기기는 숫자와 문자를 모두 사용할 수 있도록 구성됩니다.

내부 인벤토리에는 직원 개인 파일의 각 문서에 대한 정보가 입력되는 테이블이 포함될 수 있습니다. 각 문서에 대해 개인 파일의 이름, 번호, 실행 날짜, 시트 번호 등 기본 식별 데이터를 표시해야 합니다.

여러 시트의 인벤토리가 작성되는 경우(개인 파일의 구성이 크기 때문에) 인벤토리 끝에 완료된 시트 수를 표시해야 합니다. 이렇게 하면 단일 시트가 손실되는 것을 방지할 수 있습니다.