Все организации, у которых имеется транспорт, должны оформлять путевые листы. Особенно это касается тех предприятий, которые выбрали направлением своей деятельности автомобильные перевозки. Для них существует специальная форма заполнения такого первичного документа, которую надлежит соблюдать. Но чаще всего у компании имеется одна-две машины, для которых тоже надо выписывать путевые листы, чтобы контролировать расход топлива и пройденное расстояние. Но бухгалтерский отдел часто задается вопросом, а можно ли сделать путевой лист на месяц?

Что нужно знать

Чаще всего путевой лист дается смене на один день. Но бывают случаи, когда данная бумага дается на целый месяц. Например, это происходит, когда сотрудник направляется в командировку и делать для него каждый день новый лист нет возможности. В приказе Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 прописан порядок заполнения путевого листа. Здесь указано, что такой документ выдается на один день или срок, не превышающий одного календарного месяца. Поэтому ответ на вопрос, можно ли выписывать путевые листы на 31 день, будет утвердительным. Причем не важно, для легкового автомобиля или грузового выписывается эта бумага.

Как составляется

Те бланки, которые утверждены постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 , рассчитаны на одну рабочую смену. Поэтому, когда требуется продление действия путевого листа, применяются формы 3 и 6. Но и в них не очень удобно указывать все сведения. Поэтому в бланке принято указывать только месяц и год, без конкретного дня.

Также можно самостоятельно отредактировать бланк , добавив в него лишние ячейки. Законом не запрещается организациям, не специализирующимся на автоперевозках, создавать собственные формы путевых листов, и этим можно вполне воспользоваться. Важно отметить, что в бланке необходимо еще указать точные минуты, когда автомобиль выезжает из гаража предприятия и затем въезжает в него. Тогда заполнение будет сделано правильно.

Чтобы грамотно составить раз в месяц путевой лист, вы можете просмотреть пример и скачать бесплатно его

очень часто становятся объектами проверки не только со стороны налоговых органов, но и внутренних аудиторов. Ведь на их основании бухгалтер производит списание затрат на поездки сотрудников компании, на топливо, ремонт и запасные части, а также начисляет заработную плату водителя и компенсационные выплаты, если сотрудник использует свой автомобиль в процессе работы.

При оформлении нужно помнить, что для легковых и грузовых автомобилей предусмотрены разные формы путевых листов . Они были утверждены Минтрансом России в Приказе №457. В 2019 году приказ претерпел очередные изменения.

Стоит отметить, что компании могут, но не обязаны использовать утвержденные формы документов. Об этом должно быть сказано в утвержденной организации. Компаниям законодательство позволяет самостоятельно разрабатывать бланки.

Единственным условием при этом является наличие обязательной информации , а именно:

• название документа;
• порядковый номер;
• информация о периоде, на который выписан путевой лист;
• информация о владельце автомобиля;
• данные автомобиля, т.е. его тип и модель, государственный номер;
• информация о километраже на начало и конец рабочего дня;
• дата и время, в которое автомобиль покинул парковку и в которое вернулся;
• личная подпись и ее расшифровка сотрудника, контролирующего километраж автомобиля и время его работы;
• сведения о водителе;
• отметка врача об осмотре водителя;
• отметка о том, что автомобиль перед началом работы прошел технический контроль, с указанием даты и времени проведения такой проверки;
• личная подпись и ее расшифровка сотрудника, выпускающего автомобиль на выезд.

Обязательные реквизиты

О том, что механик должен контролировать техническое состояние автомобиля перед каждым рейсом, было указано Минтрансом России еще в 2014 году. Однако необходимого реквизита в путевом листе не было, что позволяло организациям безнаказанно игнорировать данное требование . Теперь же данный реквизит стал одним из обязательных.

Нужно указывать точную информацию о владельце ТС. Юридические лица теперь указывают ОГРН, ИП — ОГРИП. Печать и штамп в заголовочной части — больше не обязательные реквизиты.

Унифицированные бланки уже разработаны и утверждены. Компании же, которые их не используют, должны доработать свои документы на предмет соответствия новым требованиям.

Постоянные споры ведутся по поводу того, какие же компании должны соблюдать требования Минтранса – транспортные или же все организации, у которых есть автомобили. Мнение министерства однозначно. Его требования распространяются абсолютно на все юридические лица и индивидуальных предпринимателей, даже если автомобиль используется руководством только для управленческих нужд.

Если компания не соблюдает данное требование, то ей грозит административный штраф в сумме 30 000 руб. , а также расходы на топливо могут быть исключены из налогооблагаемой базы при расчете налога на прибыль.

Сотрудник, которому поручено проведение контроля над техническим состоянием автомобиля перед началом его работы, должен иметь соответствующую аттестацию. Как правило, он является механиком или водителем. Если в компании нет такой должности, то поставить нужную отметку можно в сервисном центре, с которым придется заключить договор на обслуживание имеющегося автопарка.

Специальную подготовку может пройти, например, и сам индивидуальный предприниматель, если его деятельность связана с перевозками.

Если при проведении предрейсового контроля была обнаружена поломка, то отметку в путевом листе ставить не нужно, а автомобиль к выезду не допускается.

Согласно действующим правилам, путевой лист должен выписываться на каждое выезжающее транспортное средство, даже если это автопогрузчик и работает он в пределах склада. Название бланка должно содержать тип автомобиля. Имеется в виду легковой автомобиль или грузовой.

Кроме формы используемого путевого листа в учетной политике должно быть указано, каким образом производится присвоение номеров бланкам . Связано это с тем, что законодательство требует вести учет выдачи путевок в специализированном , где в течение года должна соблюдаться сквозная нумерация. Однако, при наличии в компании нескольких типов транспортных средств допускается нумерация листов для легковых автомобилей обособленно от грузовых.

Период, на который выдается рассматриваемый бланк, зависит от деятельности компании . Если это транспортная компания, то она выдает его сроком на один рабочий день . Исключение составляют командировки. В этом случае путевой лист действует на весь период служебной поездки .

Для всех остальных фирм жестких ограничений нет. Они также могут оформлять документ каждый день, а могут оформить его на месяц. Причем календарный месяц – это максимальный срок, на который он выдается.

Механик или водитель, имеющий соответствующие полномочия, должен заверять дату и время выезда и возвращения, километраж на начало и конец рабочего дня своей подписью. Подпись обязательно должна иметь письменную расшифровку или штамп с данной информацией.

С 2019 года если на одной машине могут выезжать несколько сотрудников, то путевой лист выдается каждому водителю. В такой ситуации дата, время выезда и показания прибора, учитывающего пробег, вносятся в путевой лист водителя, который выезжает из гаража первым, а дата и время прибытия и километраж в конце рабочего дня – в путевой лист водителя, который вернул автомобиль на место парковки.

С 2019 года термин «постоянная стоянка» заменили на «парковка». Сведения о медицинском осмотре больше не заверяются штампом.

Сотрудники, которым выдаются путевые листы, должны быть осмотрены врачом до начала работы. Он должен заверить лист своей подписью. Послерейсовый осмотр предусмотрен только для водителей, осуществляющих перевозку пассажиров или опасных грузов.

Данное требование на практике довольно часто нарушается, т.к. далеко не каждая компания может позволить себе иметь должность медицинского работника в штатном расписании. Однако отсутствие указанной отметки является серьезным нарушением. Чтобы избежать его, руководителю необходимо заключить договор на медицинское обслуживание со специализированной организацией.

Табличная часть путевого листа предназначена для внесения информации о маршруте сотрудника. Сюда вносятся данные о месте назначения, времени прибытия и выезда оттуда. Причем целесообразным представляется требование о том, чтобы заверяли эти данные ответственные лица .

Например, автомобиль торговой компании был направлен с партией груза для доставки ее в розничные магазины. В этом случае директора магазинов должны подписывать путевой лист при прибытии к ним машины. Эта мера является дополнительной функцией контроля, позволяющей проверять пробег, время работы, также она подтверждает производственный характер затрат, учитываемых по данному документу.

В путевом листе также указывается информация о движении топлива . На его основании производится . Данный участок бухгалтерского учета всегда являлся объектом пристального внимания со стороны различных проверяющих. И довольно часто налоговые органы изымали путевые листы, а точнее затраты на топливо, из расчета налога на прибыль в связи с их некорректностью, что вело к штрафным санкциям и начислению пеней.

Как было указано выше, регистрация выданных путевых листов должна вестись в специализированном журнале . Обычно этот журнал составляется за календарный год, т.к. с нового года нумерация начинается заново. Храниться он должен, как и вся документация, в том числе путевые листы, в течение 5 лет.

В текущем году действующими остаются Положения федерального законодательства, позволяющие юридическим лицам с организационно-правовой формой ООО и АО вообще не пользоваться печатью . Если руководство таких компаний принимает соответствующее решение, то оно должно быть зафиксировано в их уставе.

Таким образом, если в уставе организации указано, что компания не использует печать , то она не ставится ни на одном документе такой организации. Если же компания принимает решение об использовании печати , то ее необходимо ставить только на тех документах, на которых законодательство предусматривает данную обязанность.

Следовательно, Минтранс России, приняв в начале года изменения в Приказ №152 , просто устранил существовавшие разногласия между его положениями и вышеприведенными нормами. В частности, корректировки коснулись п. 12 Приказа, из которого было исключено упоминание о штампе и печати организации, являющейся собственником автомобиля. Считается, что данных, которые указываются в бланке путевого листа о компании, вполне достаточно для идентификации владельца.

Законами регулируется только минимальное количество информации, которая должна быть приведена в рассматриваемом бланке. Поэтому компания может принять решение о том, что она ставит свою печать на путевом листе. Ошибкой это не будет. Только данное решение нужно зафиксировать в своей учетной политике. И нужно помнить, налоговые инспекторы не вправе исключать расходы по таким путевым листам из налогооблагаемой базы.

Новый бланк 2019 года

Корректировки, которые были внесены в Приказ Минтранса России, потребовали изменения утвержденной формы путевого листа . Компании и индивидуальные предприниматели должны доработать бланки, чтобы они содержали все обязательные данные.

Так, необходимо предусмотреть место для заполнения сведений о техническом состоянии автомобиля перед работой и после нее, владельце ТС, ОГРН и ОГРИП. При этом отметка ставится с указанием даты и времени, а также с подписью ответственного сотрудника и ее расшифровкой.

Логичным с точки зрения наглядности и проверки корректности представляется внесение данных о техническом состоянии автомобиля в табличной форме. Пример такой таблицы представлен ниже.

Путевые листы должностные лица компании могут оформлять с помощью компьютера, а могут заполнять и от руки. Законодательство допускает оба варианта оформления. Основное требование – это наличие всех данных, которые перечислены в Порядке оформления путевых листов. В 2019 году путевые листы оформляют на день или срок, не больше одного месяца.

Если сотрудники фирмы используют свои автомобили в служебных целях, то компаниям рекомендуется оформлять путевые листы, иначе налоговые инспекторы при очередной проверке могут посчитать, что она не начислила на компенсации за использование личного транспортного средства сотрудника взносы на пенсионное обеспечение и социальное страхование.

В результате ей грозит не только доначисление указанных выплат, но и пеней, и . В такой ситуации позиция проверяющих однозначна : отсутствие путевого листа говорит о том, что автомобиль не был использован для осуществления основной деятельности фирмы, а сотрудник получил заработную плату, которая, в свою очередь, должна облагаться взносами во внебюджетные фонды. В такой ситуации компании остается только обратиться в суд .

Анализ арбитражной практики показывает, что корректность путевого листа – это гарантия для фирмы отстоять свою позицию . А вот небрежность в оформлении с большой долей вероятности приведет к удовлетворению требований налоговой инспекции или проверяющих со стороны внебюджетных фондов, ведь некорректно оформленный путевой лист считается неполноценным, а значит он не может подтвердить производственный характер поездки.

Такой документ изымается из учета, а затраты по нему восстанавливаются из налогооблагаемой базы, что в конечном итоге приводит к доначислению налога на прибыль, а в некоторых случаях – к отказу в вычете по налогу на добавленную стоимость.

Неполноценным может быть признан путевой лист, даже если в нем были указаны все необходимые реквизиты, но, например, не был указан маршрут движения. В такой ситуации позиции судей всех инстанций сходятся в том, что по такому путевому листу нельзя подтвердить корректность списания топлива, поэтому такие затраты не могут быть включены в расчет по налогу на прибыль.

Инструкция по заполнению путевого листа в 1С Бухгалтерия представлена ниже.

На вопросы отвечала В.А. Полянская, экономист

Путевой лист делаем «путёвым»

Практически все организации (как профессиональные перевозчики, так и нетранспортные компании), для того чтобы обосновать затраты на служебный автомобиль, используют путевой лист. Ведь если такого документа нет или он заполнен неправильно, это может привести к спорам с налоговыми органами и доначислениям по налогу на прибыль. Из-за этого сомнения по поводу того, как же правильно оформить путевой лист в той или иной ситуации, возникают у бухгалтеров постоянно.

Но прежде чем ответить на вопросы, которые пришли к нам в редакцию, давайте проясним основные моменты использования путевых листов.

Кто и какую форму путевого листа должен использовать

Форма путевого листа, утвержденная Госкомстатом Постановление Госкомстата России от 28.11.97 № 78 , является унифицированным первичным документом, предназначенным для использования всеми юридическими лицами, эксплуатирующими автотранспортные средства.

При этом и налоговики, и Минфин, и суды считают, что для автотранспортных предприятий она обязательнаПисьма Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327 , от 16.03.2006 № 03-03-04/2/77 , от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129 ; Письма УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 № 20-12/064123.2 , от 14.11.2006 № 20-12/100253 ; Постановления ФАС СЗО от 26.06.2009 № А56-20450/2008 ; ФАС МО от 13.11.2008 № КА-А41/10639-08 ; ФАС ВВО от 23.04.2007 № А28-7048/2006-250/21 ; ФАС УО от 06.07.2009 № Ф09-4565/09-С3 . Остальные организации, по их мнению, вправе утвердить свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы на горюче-смазочные материалы. Главное - соблюсти требования ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Что касается формы путевого листа, содержащей обязательные реквизиты, утвержденные Минтрансом Приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152 , то ее также должны применять все юридические лица и предприниматели, эксплуатирующие легковые и грузовые автомобилип. 2 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утв. Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (далее - Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов) .

После вступления в силу Приказа Минтранса контролирующие органы заявили, что путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, утвержденные Минтрансом, тоже может являться одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов ; , от 13.10.2009 № 16-15/107268 .

Таким образом, если у вас транспортная компания и вы используете автомобили для оказания услуг по перевозке грузов, пассажиров и багажа, то вы должны применять унифицированную госкомстатовскую форму и при этом соблюдать требования Минтранса. Самый безопасный вариант - просто дополнить госкомстатовский путевой лист обязательными минтрансовскими реквизитами. А это:

• модель транспортного средства;
• дата и время проведения предрейсового и послерейсового медосмотра водителя, которые проставляются и заверяются медработником, проводившим осмотрпункт 7 , .

Если вы используете автомобили только для личных нужд организации, то вы можете:

• <или> применять госкомстатовские формы путевых листов;
• <или> разработать и утвердить собственную форму путевого листа с соблюдением требований ст. 9 Закона № 129-ФЗ и Приказа Минтранса России № 152;
• <или> использовать для подтверждения расходов на ГСМ другие документыч. 1, 2 ст. 1 , ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» ; Постановление ФАС МО от 30.09.2010 № КА-А40/11123-10 .

Но чтобы избежать претензий со стороны налоговиков, лучше применять именно путевой лист, разработав форму, удобную для организации.

Расходы на ГСМ можно подтверждать данными навигационных систем

Е.А. Мельникова, г. Москва

Мы установили на автомобили GPS-навигаторы. С их помощью мы ежедневно составляем документ «Суточный отчет о движении автотранспорта», в котором есть все необходимые данные: список автомобилей, время начала и окончания движения, время стоянки, пробег в километрах. В путевых листах вместо показаний спидометра и маршрута следования мы делаем ссылку на этот отчет. Может ли такой отчет подтверждать расходы на ГСМ?

: Да, может. В своих недавних разъяснениях Минфин разрешил учитывать расходы на ГСМ на основании документов, составленных с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный автомобилем путьПисьмо Минфина России от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354 .

Штамп медработника на путевом листе не обязателен

В.С. Антонова, г. Екатеринбург

Мы занимаемся перевозкой грузов. Что нам грозит за отсутствие штампа и подписи медицинского работника на путевом листе? Могут ли налоговые органы отказать нам в расходах на ГСМ по таким путевым листам?

: Да, налоговики вполне могут предъявить вам претензии, так как этот реквизит входит в число обязательных реквизитов путевого листа, утвержденных Минтрансомподп. 2 п. 7 , п. 16 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов .

Но эти претензии легко оспорить. Ведь отсутствие сведений о медосмотре не влияет на величину и обоснованность транспортных расходов. Если в путевом листе есть сведения о пробеге автомобиля, расходе горючего, остатках горючего в баке, то он вполне может являться подтверждающим документомПостановление ФАС МО от 10.08.2009 № КА-А40/7253-09 .

Конечно, обязательное медицинское освидетельствование водителя перед рейсом и после него предусмотрено п. 1 ст. 20 Федерального закона от 10.12.95 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения». Но оштрафовать вас за отсутствие отметок о медосмотре не смогут. Потому что к административной ответственности за несвоевременное прохождение водителями медицинского осмотра привлекают только по ст. 14.1 КоАП РФ - за ведение деятельности с нарушением условий, предусмотренных специальным разрешением (лицензией). А деятельность по перевозкам грузов не лицензируетсяп. 1 ст. 17 Федерального закона от 08.08.2001 № 128-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности» .

Пункт о заработной плате водителя из путевого листа можно исключить

Е.В. Субботин, г. Москва

Мы нетранспортная организация, но имеем несколько автомобилей. Одним из них пользуется генеральный директор. При этом он сам его и водит. В форме путевого листа, утвержденной Госкомстатом, есть пункт о заработной плате водителя. Как его заполнить?

: Вы можете самостоятельно разработать, утвердить и использовать форму путевого листа, исключив из него пункт о заработной плате. Главное, чтобы лист содержал обязательные реквизиты, утвержденные Минтрансом Россиип. 3 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов ; Письмо Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161 ; Письма УФНС России по г. Москве от 30.12.2009 № 16-15/139308 , от 13.10.2009 № 16-15/107268 . В число обязательных реквизитов, помимо прочего, входят сведения о водителе, но они предполагают только информацию о его фамилии, имени, отчестве и дате проведения медицинского осмотра водителя. Причем, как мы уже выяснили, отсутствие отметки о медицинском осмотре водителя на сумму затрат на ГСМ никак не влияет.

Маршрут «по городу» в путевом листе приведет к спорам с проверяющими

Е.Н. Агафонова, г. Москва

Мы занимаемся доставкой товаров на дом и в офис, ежедневно водитель объезжает 20- 30 контрагентов. Путевой лист составляем на месяц, поэтому получается, что за этот срок он заезжает более чем в 200- 300 мест. Как лучше заполнить графу «Пункт назначения», чтобы вместить туда всех контрагентов? Может, просто указать: «По городу»?

: Формулировку «по городу» в путевом листе лучше не использовать. И хотя среди обязательных реквизитовутв. Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 нет сведений о маршруте движения транспортного средства, контролирующие органы считают, что при отсутствии такой информации расходы на топливо не подтверждены, так как не доказано использование автомобиля в служебных целяхп. 1 ст. 252 , подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ ; Письмо Минфина России от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129 ; Письмо УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 № 20-12/064123.2 . Мнения же судов по этому вопросу расходятся. Одни суды разделяют позицию контролирующих органовПостановления ФАС ВСО от 16.07.2010 № А33-10451/2009 ; ФАС ЗСО от 29.07.2009 № Ф04-4540/2009(11903-А27-26) ; ФАС ВВО от 12.03.2008 № А82-1453/2007-37 . Другие считают этот реквизит необязательнымПостановления ФАС МО от 30.09.2010 № КА-А40/11123-10 ; ФАС ПО от 19.11.2010 № А55-38009/2009 ; ФАС СЗО от 23.11.2009 № А56-4991/2009 ; ФАС УО от 16.09.2010 № Ф09-7311/10-С2 .

Поэтому проще всего вписывать полный маршрут.

Если вносить все адреса следования в путевой лист проблематично, можно попробовать следующие варианты.

Если вы заранее знаете маршрут или постоянно объезжаете одни и те же адреса, утвердите приказом маршруты следования в зависимости от необходимости: на каждый день, на месяц. Например, маршрут № 1 - улицы такие-то, маршрут № 2 - улицы такие-то. И в путевом листе напишите: «Доставка товара клиентам по маршруту №...» - и приложите копию приказа с указанием маршрутов.

Или, как вариант, если на доставку у вас есть заявки, можно указывать в путевом листе: «По маршруту в соответствии с заявками» - и прикладывать заявки.

Путевой лист можно оформить отдельно на каждого водителя

С.А. Яковлева, г. Владивосток

Мы отправили двух наших сотрудников в командировку на автомобиле организации. Ехать далеко, и автомобиль они ведут по очереди. Мы используем форму путевого листа Минтранса. Нужно ли в данном случае выписывать отдельный путевой лист на каждого водителя или можно в одном путевом листе делать записи о двух водителях?

Образцы оформления путевого листа можно найти: раздел «Формы документов» системы КонсультантПлюс (информационный банк «Деловые бумаги»)

: При использовании транспортного средства посменно разными водителями допускается оформление нескольких путевых листов отдельно на каждого водителяп. 11 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов . При этом время выезда и показания одометра на этот момент указываются в путевом листе водителя, первым выехавшего в рейс, а время заезда и показания одометра на этот момент - в путевом листе водителя, вернувшегося на место стоянкип. 15 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов .

Проще разработать свою форму путевого листа, предусмотрев в нем возможность вписать данные нескольких водителей, и выписывать один путевой лист на срок командировкиПостановление ФАС МО от 28.10.2009 № КА-А41/11287-09 . Форма может быть, к примеру, такой.

Путевой лист легкового автомобиля № 9
на август 2011 г.

Марка автомобиля
Государственный номерной знак
Водитель	Хафизов С.Г. (фамилия, имя, отчество)
Удостоверение

Путевой Лист автомобиля

Путевые листы

(Приказ Минтранса России от 21.12.2018 N 46)

Теперь несколько поездок в разные рабочие дни или смены нельзя

оформлять одним путевым листом. Он должен оформляться каждый раз до выезда в рейс с места постоянной стоянки.

По новым правилам путевые листы оформляются так:

До начала рейса, если он продлится больше смены или рабочего дня водителя;

До начала первого рейса, если за смену или рабочий день водитель делает один или несколько рейсов.

Сведения о медосмотре теперь не нужно будет заверять штампом. Подписи медработника с указанием его фамилии и инициалов вполне достаточно.

Вместо сведений о предрейсовом техосмотре в путевом листе могут быть указаны данные о предсменном техосмотре.

Прежде чем признавать расходы на ГСМ по документам, оформленным начиная с 1 марта, убедитесь, что они составлены по новым правилам.

Новый бланк и образец заполнения см. в конце страницы

В путевой лист обязательно вносится ОГРН и данные о предрейсовом техосмотре.

Отменена круглая печать на бланке, если ее использование не предусмотрено Уставом.

Если организация решила утвердить свою форму путевых листов, то следует учесть обязательные требования:

Наименование документа, номер и дата его выдачи (при проставлении нумерации необходимо соблюдать хронологию);

Срок действия путевого листа (максимальный период — один месяц);

Информация о собственнике автомобиля с обязательным указанием ОГРН;

Информация о водителе транспортного средства (Ф.И.О., номер водительского удостоверения);

Сведения об автомобиле (государственный номерной знак, марка);

Данные спидометра перед выездом в рейс и по возвращении в гараж;

Дата и время начала рейса и возвращения на стоянку;

Подпись и Ф.И.О. ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время;

Дата и время предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя;

Штамп, подпись и Ф.И.О. медработника, который провел медицинский осмотр;

Информация о прохождении предрейсового технического осмотра с указанием даты и времени (ДД/ММ/ГГГГ, а также часы и минуты).

Подпись и Ф.И.О. ответственного за техосмотр транспортного средства (механик, контролер, мастер).

Заполненный документ подписью заверяет диспетчер и руководитель учреждения или уполномоченные руководителем лица.

Путевой лист составляется в одном экземпляре и выдается водителю на руки. По окончании рейса водитель должен сдать его ответственному лицу для подписи.

Путевой лист необходим не только для списания расходов и подтверждения их в налоговой инспекции. Он нужен водителю в рейсе для подтверждения сотрудникам ГИБДД законности использования автомобиля, перевозки пассажиров или груза.

Если инспектору ГИБДД не предоставить бланк, то водителю грозит штраф от 500 до 3000 рублей (ст. 12.3 КоАП РФ).

Правила заполнения путевого листа

Для каждого типа автомобилей Минтранс утвердил новые путевые листы

Вид ТС	Путевой лист, бланк		Особенности в заполнении
	Форма	ОКУД
Легковые автомобили			Документ могут использовать организации и частные предприниматели, эксплуатирующие легковушки. Условие: в бланке не должно быть незаполненных граф и реквизитов.
Грузовой транспорт со сдельной оплатой водителям			Заполняют компании, осуществляющие грузоперевозки. Условие: водители получают зарплату по сдельной системе. В документе предусмотрены отдельные графы для отметок заказчиков грузоперевозок. Бланк имеет отрывные талоны, на основании которых и производится зарплатный расчет. Не допускается выдавать новую путевку, пока водитель не сдал в бухгалтерию предыдущую.
Грузовые машины с повременной оплатой водителям			Бланк дополнен разделом для реквизитов товарно-транспортных накладных на перевозимые грузы и товары. Хранят вместе с транспортными документами. Форма путевки предназначена для двух рейсов в один рабочий день.
Спецмашины			Бланк имеет отрывные листы, которые используются для учета оказанных услуг спецтехникой. На основании отрывного талона компания выставляет счета-фактуры на оказанные услуги.
Такси легковое			Содержит специальные графы для показателей таксометра. Путевка выдается на полную рабочую смену, по окончании которой водитель сдает заполненный документ в бухгалтерию или ответственному лицу.
Автобусы для общественного и иного пользования	№ 6-СПЕЦ		Бланки подойдут для организаций, которые перевозят пассажиров по городским и пригородным маршрутам, либо для иных перевозок пассажиров. Документ выдается водителю только после сдачи предыдущей путевки. Бланк оформляется на рабочий день или полную смену. Отметка медицинского работника о прохождении осмотра обязательна.

Путевой лист необходим, чтобы:

Списать компенсацию за использование личного имущества, если сотрудник ездит на своей машине по делам компании;

Подтвердить реальность сделки по перевозке грузов .

Как часто нужно оформлять путевые листы

С 1 марта 2019 года путевые листы составляются перед каждым рейсом или сменой либо до начала первого рейса, если в течение смены водитель совершает несколько рейсов. Выписывать путевой лист на месяц больше нельзя.

Оформить путевой лист на несколько дней можно только в одном случае — когда водитель отправляется в многодневный рейс.

Максимальная продолжительность такого рейса не ограничена. Она может превысить даже месячный срок.

Форма путевого листа

Если компания не автотранспортное предприятие, то она может оформить путевые листы по унифицированной форме или по самостоятельно разработанной форме.

Путевые листы оформляются независимо от того свой автомобиль или арендованный .

Унифицированные образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.

Если унифицированные образцы путевых листов не подходят компании (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), то она может сама разработать бланк.

Собственный бланк должен соответствовать требованиям законодательства к первичным документам (ч. 2 ст. 9 ФЗ от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Применение собственных путевых листов фиксируется в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Заполнение Путевых Листов

При выезде автомобиля и после возвращения в гараж, путевой лист проверяет механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию. Он смотрит показания спидометра, расход топлива и т. д., заверяет его подписью или штампом.

Путевой лист на месяц — образец приведен в нашей статье — это документ, необходимый для учета работы водителя и пробега автотранспортного средства. При заполнении указанного документа необходимо соблюдать ряд определенных условий, которые будут рассмотрены далее.

Унифицированная форма путевки разработана и утверждена приказом Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Следует отметить, что указанный нормативный акт не предусматривает отдельной формы рассматриваемого документа в зависимости от срока его составления.

Таким образом, формируя путевой лист на месяц , можно использовать унифицированный бланк, даже несмотря на то, что с 2013 года его применение стало необязательным. К тому же в пользу применения ранее разработанных форм выступают и положения приказа Минтранса России «Об утверждении…» от 18.09.2008 № 152, в котором содержатся обязательные требования к структуре путевого листа и содержащейся в нем информации.

Правила составления путевого листа на месяц

Согласно положениям указанного выше приказа Минтранса РФ, путевки могут быть сформированы на срок от 1 до 30 дней. В то же время бланк самого путевого листа структурирован таким образом (за исключением форм № 3 и 6), что подразумевает однократное использование - в течение рабочего дня. Указанные в качестве исключения формы предназначены для отражения информации за период более чем 1 день, но их структура не подходит для месячного путевого листа.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Всего Госкомстат предусмотрел 7 форм рассматриваемого документа. Как правило, они отличаются в зависимости от типа используемого транспортного средства. В то же время в каждой форме присутствуют одинаковые элементы, которые должны заполняться в обязательном порядке: дата, время выезда и возвращения в гараж.

Для разработки собственного бланка путевого листа на месяц достаточно внести в унифицированную форму некоторые изменения, а именно дополнить ее ячейками для отражения рабочих дней водителя и в заголовке указывать только наименование месяца.

Образец заполнения путевого листа на месяц

Для наглядности представляем вашему вниманию заполненный образец путевого листа на месяц . В нем представлена типовая ситуация на примере автобуса необщего пользования.

В завершение следует отметить, что бланк путевого листа на месяц может разработать и вести любая организация, которой это необходимо. Для этого достаточно немного изменить действующую форму и следить за заполнением обязательных реквизитов.