Об использовании унифицированных форм первичных документов. Отмена унифицированных форм: причины и последствия Применение унифицированных форм в году

С 2013 года работодателям разрешили разрабатывать и внедрять любые удобные для них формы первичных документов для оформления кадровой документации. Связано это с тем, что с 01 января 2013 года вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон).

Согласно п.4 ст.9 данного Закона формы первичных учетных документов должны быть утверждены руководителем организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Фактически это означает, что для целей бухгалтерского и налогового учета применение унифицированных форм по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. №1 становится не обязательным. Более того, организации просто не имеют права их использовать, если такие формы не утверждены руководителем.

При этом каждый самостоятельно разработанный первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, среди которых: наименование документа и дата его составления; название организации; вид документа; описание кадрового действия и величина его измерения в натуральном и (или) денежном выражении, наименование должностей ответственных лиц и их подписи с расшифровкой фамилии и инициалов (ч.2 ст.9 Закона).

Использование прежних унифицированных форм первичных учетных документов законом не запрещено. А с учетом того, что унифицированные формы приказов встроены во все компьютерные программы, которые используют бухгалтеры и кадровики, скорее всего, организации долго не будут от них отказываться.

Тем не менее, для удобства можно все же удалить из утвержденных Госкомстатом форм первичных документов все реквизиты, которые не входят в перечень обязательных и не используются в организации, например: ссылки на номер формы и постановление Госкомстата, коды ОКУД и ОКПО.

После этого новые формы документов по учету кадров, учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда утверждаются приказом руководителя организации. Причем к альбому новых форм первичной учетной документации желательно составить детальную инструкцию по заполнению бланков документов по учету труда и его оплаты.

Анна Лукина,
руководитель Практики трудовых отношений и кадрового учета
Консалтинговой компании «Лигал эксперт»

Вопрос оформления первичных учетных документов чрезвычайно важен для хозяйствующих субъектов. Ведь документы, оформленные в соответствии с законодательством, в частности, подтверждают для целей исчисления налога на прибыль произведенные налогоплательщиком расходы, а также доказывают обоснованность применения вычетов по НДС. Поэтому использование документов, формы которых не соответствуют установленным требованиям, может повлечь неблагоприятные для хозяйствующих субъектов последствия.

1. Составление первичных учетных документов

В соответствии с ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ первичным учетным документом оформляется каждый факт хозяйственной жизни. Отметим, что до 1 января 2013 г. согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ) указанный документ составлялся по каждой хозяйственной операции. Однако понятия «хозяйственная операция» и «факт хозяйственной жизни» не идентичны.

Факт хозяйственной жизни — это сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Закона N 402-ФЗ). В Законе N 129-ФЗ не было определено понятие «хозяйственные операции», но из п. 2 ст. 1 этого Закона следовало, что таковыми признавались все операции, осуществляемые организациями в процессе деятельности.

Таким образом, содержащееся в Законе N 402-ФЗ понятие «факт хозяйственной жизни» шире понятия «хозяйственная операция», которое использовалось в Законе N 129-ФЗ. И здесь возникает главный вопрос, волнующий специалистов: какие факты хозяйственной жизни могут оформляться первичными учетными документами, которые составлены по формам, самостоятельно разработанным организацией, а когда применение унифицированных форм остается обязательным? Ведь постановления Госкомстата РФ, которыми утверждались унифицированные формы первичной учетной документации, не отменены.

2. Собственные формы первичных учетных документов

Согласно ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов, применяемых организацией (за исключением организаций государственного сектора), должен утверждать руководитель организации. При этом в указанном Законе нет требования об обязательном применении унифицированных форм. Напомним, до 1 января 2013 г. применять самостоятельно разработанные формы первичных документов можно было только в случае, если необходимая форма отсутствовала в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ). Однако заметим, что даже при составлении первичных документов не по унифицированным формам налогоплательщикам удавалось отстоять в суде правомерность признания расходов (подробнее см. в Энциклопедии спорных ситуаций по налогу на прибыль).

Разрабатывая собственные формы первичных учетных документов, можно взять за основу унифицированные формы, добавив или удалив часть реквизитов. Кроме того, целесообразно использовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

При разработке следует учитывать, что первичный учетный документ обязательно должен содержать реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ:

• наименование и дата составления документа;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• подписи, фамилии (с инициалами), а также должности лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за правильность ее оформления, либо лиц, ответственных за правильность оформления свершившегося события.

Необходимо иметь в виду, что перечень реквизитов по отдельным первичным учетным документам может быть расширен другими нормативными актами. Например, требования к реквизитам путевого листа содержатся в Приказе Минтранса России от 18.09.2008 N 152, принятом во исполнение ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».

Как уже говорилось, руководителю организации необходимо утвердить применяемые формы первичных учетных документов (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Следует также обратить внимание на то, что первичный учетный документ может быть составлен в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). А как известно, для обмена электронными документами нужно, чтобы у участников электронного документооборота были совместимыми форматы документов. Соответственно, при разработке собственных форм документов и их форматов возникнет сложность в осуществлении электронного документооборота. Отметим, что на основе унифицированных форм уже разработаны и Приказом ФНС России от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172@ утверждены рекомендуемые форматы широко применяемых документов: товарной накладной (ТОРГ-12) и акта приемки-сдачи работ (услуг). В электронном виде эти документы можно передать в налоговый орган (для подтверждения расходов в целях исчисления налога на прибыль и для иных целей по запросу инспекции) и контрагентам.

3. Унифицированные формы первичных учетных документов

С 1 января 2013 г. требование о применении унифицированных форм при составлении первичных учетных документов в Законе N 402-ФЗ отсутствует, но их использование привычно для многих хозяйствующих субъектов. Кроме того, самостоятельная разработка форм документов, отличных от унифицированных, требует времени, специальных знаний и дополнительных затрат на настройку программного обеспечения под новые бланки, а применение таких форм может вызвать затруднения в работе как внутри организации, так и с контрагентами.

Запрета на использование унифицированных форм в Законе N 402-ФЗ не содержится, поэтому их по-прежнему можно применять, утвердив такое решение в учетной политике или отдельным приказом руководителя.

Кроме того, отказываться от применения всех унифицированных форм довольно рискованно.

В Информации N ПЗ-10/2012 Минфин России отметил, что обязательными к применению остаются формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на их основании (например, формы кассовых документов).

Действительно, Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П) предусмотрено применение следующих унифицированных форм:

1. приходные и расходные кассовые ордера (формы N КО-1 и КО-2);
2. кассовая книга (форма N КО-4);
3. книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5);
4. расчетно-платежные и платежные ведомости (формы N Т-49 и Т-53).

Указанные формы утверждены Постановлениями Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88, от 05.01.2004 N 1.

Отметим, что это не все унифицированные формы, которые и в 2013 г. обязательны к применению, несмотря на предоставленную свободу разработки собственных форм.

Кроме того, неприменение унифицированных форм документов при учете труда и его оплаты может повлечь нежелательные для организаций последствия. Вопросу применения этих форм посвящен следующий раздел настоящего спецвыпуска.

Есть и другие обязательные к применению формы первичных документов. Однако требование, содержащееся в ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, общее: формы должен утвердить руководитель экономического субъекта. Поэтому во избежание разногласий с контролирующими органами использование унифицированных форм лучше утвердить приказом руководителя либо предусмотреть в учетной политике.

4. Особенности применения унифицированных форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты

Отдельного внимания заслуживает вопрос применения унифицированных форм для оформления событий, которые происходят в сфере трудовых отношений (прием на работу, увольнение работника, предоставление ему отпуска и др.).

По мнению Роструда, после вступления в силу Закона N 402-ФЗ, то есть с 1 января 2013 г., негосударственные организации вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные ими самостоятельно (Письмо от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1).

В качестве примера Роструд упоминает личную карточку работника (форма N Т-2) и отмечает, что первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Форма личной карточки работника (форма N Т-2), как и иные унифицированные формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты, утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 (далее — Постановление N 1).

В то же время необходимо принимать во внимание, что требования о применении этой унифицированной формы для ведения воинского учета установлены п. 27 Положения о воинском учете (утв. Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719 в соответствии с п. 6 ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 N 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»).

Рассматривая вопрос об оформлении первичных документов при направлении работника в служебную командировку, Минтруд России в Письме от 14.02.2013 N 14-2-291 отметил, что соответствующие документы (в частности, командировочное удостоверение) должны быть составлены по формам, утвержденным Постановлением N 1.

Минфин России в Информации N ПЗ-10/2012 указал, что с 1 января 2013 г. остаются обязательными к применению формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на основании таких законов.

Кроме того, необходимо отметить, что требования к первичным учетным документам, содержащиеся в ст. 9 Закона N 402-ФЗ, можно лишь частично применить к документам, используемым для оформления событий в сфере трудовых отношений. Так, в ч. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ предусмотрена возможность составления первичного учетного документа в электронном виде. В то же время Трудовой кодекс РФ и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, такой возможности не допускают. Например, в абз. 3 п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, прямо установлено, что отчет работника о работе, выполненной в командировке, представляется работодателю в письменной форме. Унифицированные формы служебного задания, отчета о его выполнении и командировочного удостоверения также содержатся в Постановлении N 1.

С учетом изложенного можно прийти к выводу, что оформление документов с использованием самостоятельно разработанных форм для учета труда и его оплаты может вызвать претензии со стороны проверяющих органов, поскольку в новой форме могут быть не учтены (не полностью учтены) требования трудового законодательства, предъявляемые к конкретному документу.

Например, личная карточка работника должна содержать графы, в которые необходимо вносить сведения о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). В то же время данные сведения не входят в перечень, приведенный в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Таким образом, что касается составления документов по учету труда и его оплаты, то в настоящее время организациям целесообразнее использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением N 1. И, как уже отмечалось, применение данных унифицированных форм в соответствии с ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ необходимо утвердить либо отдельным приказом руководителя организации, либо приложением к учетной политике.

из рассылок правой системы КонсультантПлюс

Электронный журнал «Кадровое дело» — это практика применения трудового законодательства, образцы оформления кадровых документов, современные методики управления персоналом, примеры разрешения трудовых споров.

Специальная методика подготовки материалов позволяет ежемесячно анализировать опыт десятков специалистов, публиковать только проверенные рекомендации и объяснять сложные вопросы простым и доступным языком.

Рубрики журнала «Кадровое дело»:

Трудовое законодательство

Мы оперативно предоставляем информацию обо всех изменениях трудового законодательства с подробными разъяснениями первых лиц. Консультируем читателей по вопросам применения правовых норм на практике. Предлагаем пути разрешения спорных ситуаций, даем рекомендации по разрешению трудовых споров, в том числе в суде.

Кадровое делопроизводство

Мы на примерах разбираем все нюансы документального оформления кадровых процедур. Даем пошаговые инструкции по заполнению унифицированных форм кадровых документов. Публикуем образцы документов, для которых нет утвержденных форм, разбираем типичные ошибки.

Управление персоналом

Мы рассказываем о новых веяниях в кадровом менеджменте и свежих управленческих идеях. Вооружаем специалистов по персоналу эффективными методиками, проверенными на практике. Воодушевляем лучшим опытом HR-служб российских и зарубежных компаний.

«Виртуальный кадровик»

«Виртуальный кадровик» — сервис по оформлению кадровых документов для подписчиков издания «Кадровое дело».

В электронном сервисе «Виртуальный кадровик» вы найдете любые кадровые документы. С помощью готовых шаблонов вы сможете безошибочно оформить кадровые документы. Рекомендации по заполнению образцов сделают вашу работу безупречной. Все образцы, находящиеся в сервисе, можно скачать в формате Word и Excel.

СМИ Кадровое дело (www.e.kdelo.ru)

Все документы в сервисе ежедневно обновляются в соответствии с законодательством, и пополняется новыми. К вашим услугам — всегда актуальные данные для работы! Сервис «Виртуальный кадровик» доступен пользователям, оформившим годовую подписку на печатную или электронную версии журнала «Кадровое дело».

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО СТАТИСТИКЕ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ

ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ТРУДА И ЕГО ОПЛАТЫ

В целях реализации требований Трудового Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ Государственный комитет Российской Федерации по статистике постановляет:

1. Утвердить согласованные с Министерством финансов Российской Федерации, Министерством экономического развития и торговли Российской Федерации, Министерством труда и социального развития Российской Федерации унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты:

1.1. По учету кадров:

N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу", N Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу", N Т-2 "Личная карточка работника", N Т-2ГС(МС) "Личная карточка государственного (муниципального) служащего", N Т-3 "Штатное расписание", N Т-4 "Учетная карточка научного, научно-педагогического работника", N Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу", N Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу", N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику", N Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам", N Т-7 "График отпусков", N Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)", N Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)", N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку", N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку", N Т-10 "Командировочное удостоверение", N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении", N Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника", N Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников".

1.2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

N Т-12 "Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда", N Т-13 "Табель учета рабочего времени", N Т-49 "Расчетно-платежная ведомость", N Т-51 "Расчетная ведомость", N Т-53 "Платежная ведомость", N Т-53а "Журнал регистрации платежных ведомостей", N Т-54 "Лицевой счет", N Т-54а "Лицевой счет (свт)", N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику", N Т-61 "Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)", N Т-73 "Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы".

2. Распространить унифицированные формы первичной учетной документации, указанные в п. 1.1 настоящего Постановления, на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, в п. 1.2 — на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, кроме бюджетных учреждений.

Get your website verified

С введением указанных в п. 1 настоящего Постановления унифицированных форм первичной учетной документации признать утратившими силу унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26.

Председатель

Госкомстата России

В.Л.СОКОЛИН

Письмом Министерства юстиции Российской Федерации от 15 марта 2004 г. N 07/2732-ЮД признано не нуждающимся в государственной регистрации.

Обязательно ли применять унифицированные формы первичных документов

Все организации и индивидуальные предприниматели обязаны оформлять первичные документы по учету всех проводимых хозяйственных операций <1>.

Указанные документы <2>:

(->) должны быть составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Примечание

Ранее обязанность разрабатывать формы первичной документации была возложена на Госкомстат России <3>. С 12 марта 2004 г. эта обязанность возложена на Минэкономразвития России <4>. Но Минэкономразвития России новые унифицированные формы пока не утверждало. Поэтому в настоящее время действуют все унифицированные формы, ранее принятые Госкомстатом России.

При этом унифицированные формы бланков могут изменяться. При изменении форм надо учесть следующее <5>:

(+) нельзя изменить формы по учету кассовых операций (N КО-1 "Приходный кассовый ордер", N КО-2 "Расходный кассовый ордер", N КО-3 "Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов", N КО-4 "Кассовая книга", N КО-5 "Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств" <6>);

(+) нельзя удалять отдельные реквизиты из унифицированных форм;

(+) все реквизиты утвержденных унифицированных форм нужно оставить без изменения (включая код, номер формы, наименование документа);

(+) измененные формы первичной документации должны быть утверждены в приказе об учетной политике организации <7>;

(->) должны содержать все необходимые для первичных документов реквизиты, если нет унифицированных форм <8>. Разработанные формы первичной документации также должны быть утверждены в приказе об учетной политике организации.

В целях исчисления налогов затраты также принимаются при условии их документального подтверждения. При этом первичные документы, правильно оформленные в целях бухгалтерского учета, могут одновременно использоваться при подтверждении расходов в целях исчисления налогов <9>.

(!) За отсутствие первичных документов (причем независимо от того, повлияли они на формирование налоговой базы по налогам или нет) организация может быть привлечена к налоговой ответственности в виде штрафа:

(+) в размере 5000 руб., если налоговая база не занижена и первичные документы отсутствуют за один налоговый период <10>;

(+) в размере 15 000 руб., если налоговая база не занижена и первичные документы отсутствуют за несколько налоговых периодов <11>;

(+) в размере 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб., если отсутствие первичных документов повлекло занижение налоговой базы <12>.

Примечание

Следует обратить внимание на то, что п.

1 ст. 122 НК РФ также установлен штраф в размере 20% от неуплаченных сумм налога, если отсутствие первичных документов повлекло занижение налоговой базы. Но поскольку п. 2 ст. 108 НК РФ закрепляет принцип однократности привлечения к ответственности, то на практике ответственность за указанное нарушение должна применяться по п. 3 ст. 120 НК РФ <13>.

<1> Статья 9, п. 2 ст. 4 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"; п. 9 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей, утв. Приказом Минфина России N 86н и МНС России N БГ-3-04/430 от 13.08.2002 (далее — Порядок).
<2> Пункты 1, 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ; п. 9 Порядка.
<3> Подпункт 9 п. 9 Положения о Государственном комитете Российской Федерации по статистике, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.02.2001 N 85; п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.07.1997 N 835 "О первичных учетных документах"; Постановление Госкомстата России от 24.03.1999 N 20 "Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной документации".
<4> Указ Президента РФ от 09.03.2004 N 314 "О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти".
<5> Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20.
<6> Утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.
<7> Пункт 5 Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" ПБУ 1/98, утв. Приказом Минфина России от 09.12.1998 N 60н.
<8> Пункт 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ.
<9> Пункт 1 ст. 252, ст. 313, п. 3 ст. 346.5, п. 2 ст. 346.16, п. 7 ст. 346.26, п. 1 ст. 221 НК РФ.
<10> Пункт 1 ст. 120 НК РФ.
<11> Пункт 2 ст. 120 НК РФ.
<12> Пункт 3 ст. 120 НК РФ.
<13> Пункт 41 Постановления Пленума ВАС РФ от 28.02.2001 N 5.

Е.А.Шаронова

Чаще всего о необходимости тех или иных документов организации задумываются к началу года: какие заявления взять с работников, как составить приказы (распоряжения), утвердить регламенты и согласовать документы. Давайте поговорим о формах первичных учетных документов по учету труда и его оплаты.

Унифицированные формы для ведения кадрового делопроизводства были утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1).

Согласно п. 2 документа их применение носило обязательный характер. Но с 01.01.2013 вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ). В нем не содержатся требования о необходимости составления первичных учетных документов по унифицированным формам.

Теперь согласно ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов, применяемых организацией (за исключением организаций государственного сектора), должен определять руководитель организации.

Возможность самостоятельной разработки форм первичных учетных документов подтвердил Роструд в Письмах от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1, от 23.01.2013 N ПГ/10659-6-1, от 09.01.2013 N 2-ТЗ. Однако запрета на использование унифицированных форм в Законе N 402-ФЗ не содержится, поэтому их по-прежнему можно применять.

Таким образом, организация может принять одно из следующих решений в отношении использования учетных кадровых форм:

— продолжать использовать унифицированные формы, не внося в них ничего нового;

— отказаться от их использования, заменив вновь разработанными;

— продолжать использовать унифицированные формы, внеся в них изменения и/или дополнения, отражающие специфику работы организации и взаимоотношений с персоналом.

Организация использует унифицированные формы

Вот уже два года формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

…без изменений

Даже если руководитель решил, что организация продолжит использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением N 1, необходимо издать приказ об утверждении форм первичных учетных документов.

Срок издания приказа законодательно не установлен. Однако следует помнить, что согласно п. 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008), утвержденного Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н, формы первичных учетных документов утверждаются руководителем совместно с учетной политикой организации. А делается это в конце года. Альбом первичных учетных документов лучше всего оформить приложением к учетной политике. Если первичные учетные документы не были утверждены вместе с учетной политикой либо новая учетная политика на следующий год не утверждалась, то альбом первичных учетных форм можно утвердить путем внесения изменений в действующую учетную политику (в силу п. 10 ПБУ 1/2008).

…с изменениями и/или дополнениями

Внесение изменений и/или дополнений в унифицированные формы производится по правилам, установленным Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» (далее — Постановление N 20). Согласно документу, если организация решила продолжить использовать унифицированные формы, внеся в них некоторые изменения, данные изменения должны быть закреплены приказом.

Сроки внесения изменений и/или дополнений Постановлением N 20 не установлены, поэтому полагаем, что дата этого приказа может быть любой, и не обязательно должна приходиться на конец года (см. также п. 10 ПБУ 1/2008, где указаны случаи, когда может производиться изменение учетной политики).

Организация решила разработать собственные унифицированные формы

Не допустить ошибок

Отметим, на что необходимо обратить внимание кадровикам, чтобы не допустить ошибок в связи с разработкой собственных унифицированных форм.

1. Само по себе Использование первичных учетных кадровых документов обязательно, их состав остается прежним, послабления касаются только форм.

Отсутствие кадровых документов может повлечь риск привлечения организации и ее должностных лиц к ответственности, предусмотренной ст. 5.27 КоАП РФ. Обращаем внимание, что с 01.01.2015 размеры штрафов по данной статье значительно увеличены.

Кроме того, отсутствие первичных учетных кадровых документов может повлечь налоговые риски, в частности непризнание расходов на оплату труда затратами при исчислении налога на прибыль, и, как следствие, доначисление налога, начисление пени, а также привлечение к налоговой ответственности в виде штрафа согласно НК РФ.

2. При разработке собственных форм следует учитывать, что первичный учетный документ должен содержать Обязательные реквизиты , перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ:

1) наименование документа;

2) дату составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

5) величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего операцию и ответственного за ее оформление, либо наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных п. 6, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Нарушение требований к форме кадровых документов может также повлечь риск признания их не соответствующими действующему законодательству и привлечению к ответственности.

3. Согласно Информации Минфина России б/д N ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» Остаются обязательными к применению формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на основании таких законов.

Так, рассматривая вопрос об оформлении первичных документов при направлении работника в служебную командировку, Минтруд России в Письме от 14.02.2013 N 14-2-291 отметил, что соответствующие документы (в частности, командировочное удостоверение) должны быть составлены по формам, утвержденным Постановлением N 1.

Роструд в Письме от 04.03.2013 N 164-6-1 также разъяснил, что при оформлении командировочного удостоверения следует использовать унифицированную форму N Т-10 и руководствоваться Указаниями по ее заполнению, утвержденными Постановлением N 1.

При разъяснении вопроса учета рабочего времени в случае работы сотрудников по сменному графику Министерство труда и социальной защиты РФ (п. 3 Письма от 24.05.2013 N 14-1-1061) отметило, что ч. 4 ст. 91 ТК РФ установлена обязанность работодателя по ведению учета отработанного работниками времени. Для этого предусмотрены унифицированные формы табеля учета рабочего времени N N Т-12 и Т-13, утвержденные Постановлением N 1.

Таким образом, по мнению государственных органов, при оформлении некоторых кадровых документов работодателю необходимо продолжить использование унифицированных форм, в частности, в отношении командировочного удостоверения, табеля учета рабочего времени.

4. При самостоятельной разработке учетных форм необходимо учитывать иные нормативные правовые акты , содержащие требования к учетным кадровым формам. Рассмотрим, что следует принять во внимание при разработке формы личной карточки работника.

Пример 3. При разработке организацией собственной формы личной карточки следует учитывать, что требования о применении разд. II унифицированной формы N Т-2 для ведения воинского учета установлены п. 27 Положения о воинском учете, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719.

Кроме того, наряду с обязательными реквизитами, указанными в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, личная карточка должна содержать графы, в которые необходимо вносить сведения о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей <1>, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»). Таким образом, при самостоятельной разработке формы личной карточки необходимо сохранить разд. II в соответствии с Постановлением N 1 и предусмотреть графы в соответствии с требованиями Правил ведения и хранения трудовых книжек.

5. Возможность самостоятельной разработки учетных кадровых документов касается только унифицированных форм , утвержденных Постановлением N 1, и не распространяется на кадровые документы, формы которых определяются иными нормативными правовыми актами.

Пример 4. Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них не является унифицированной формой, утвержденной Постановлением N 1. Форма указанной книги была утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Таким образом, изменения в использовании унифицированных форм не касаются формы трудовой книжки.

Разрабатываем учетные формы

Если организация решила разрабатывать свои учетные формы (причем не только в части кадровых документов, но и для бухгалтерского учета в целом), то весь процесс займет некоторый период времени и потребует согласования различных отделов — финансового, бухгалтерии, отдела кадров, юридического, службы безопасности. Для слаженной работы всех этих отделов лучше создать специальную рабочую группу и установить порядок и сроки ее работы над учетными формами.

По результатам рассмотрения проекта названного альбома необходимо издать приказ об утверждении разработанных форм в составе учетной политики.

Приложение

К положению

Альбом форм первичных учетных документов ООО «Открытый мир»

Первичная учетная форма N 5 «Штатное расписание»

Общество с ограниченной ответственностью «Открытый мир»

Штатное расписание от ____________ N _____

Генеральный директор ___________________________

(И. О. Фамилия, подпись)

Начальник отдела кадров ___________________________

(И. О. Фамилия, подпись)

Учетная политика и большинство первичных учетных документов касаются работников бухгалтерии, поэтому заботы по ее разработке и утверждению ложатся на их плечи; отдел кадров же больше волнуют формы, касающиеся кадровых вопросов. Если в течение года (не обязательно в момент утверждения учетной политики) будет принято решение их поменять, это можно будет сделать путем внесения изменений и/или дополнений в действующую учетную политику (п. 10 ПБУ 1/2008).

Чаще всего о необходимости тех или иных документов организации задумываются к началу года: какие заявления взять с работников, как составить приказы (распоряжения), утвердить регламенты и согласовать документы. Давайте поговорим о формах первичных учетных документов по учету труда и его оплаты.

Унифицированные формы для ведения кадрового делопроизводства были утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее - Постановление N 1).

Согласно п. 2 документа их применение носило обязательный характер. Но с 01.01.2013 вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон N 402-ФЗ). В нем не содержатся требования о необходимости составления первичных учетных документов по унифицированным формам.

Теперь согласно ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов, применяемых организацией (за исключением организаций государственного сектора), должен определять руководитель организации.

Возможность самостоятельной разработки форм первичных учетных документов подтвердил Роструд в Письмах от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1, от 23.01.2013 N ПГ/10659-6-1, от 09.01.2013 N 2-ТЗ. Однако запрета на использование унифицированных форм в Законе N 402-ФЗ не содержится, поэтому их по-прежнему можно применять.

Таким образом, организация может принять одно из следующих решений в отношении использования учетных кадровых форм:

Продолжать использовать унифицированные формы, не внося в них ничего нового;

Отказаться от их использования, заменив вновь разработанными;

Продолжать использовать унифицированные формы, внеся в них изменения и/или дополнения, отражающие специфику работы организации и взаимоотношений с персоналом.

Организация использует унифицированные формы

Вот уже два года формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

…без изменений

Даже если руководитель решил, что организация продолжит использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением N 1, необходимо издать приказ об утверждении форм первичных учетных документов.

Срок издания приказа законодательно не установлен. Однако следует помнить, что согласно п. 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008), утвержденного Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н, формы первичных учетных документов утверждаются руководителем совместно с учетной политикой организации. А делается это в конце года. Альбом первичных учетных документов лучше всего оформить приложением к учетной политике. Если первичные учетные документы не были утверждены вместе с учетной политикой либо новая учетная политика на следующий год не утверждалась, то альбом первичных учетных форм можно утвердить путем внесения изменений в действующую учетную политику (в силу п. 10 ПБУ 1/2008).

…с изменениями и/или дополнениями

Внесение изменений и/или дополнений в унифицированные формы производится по правилам, установленным Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» (далее - Постановление N 20). Согласно документу, если организация решила продолжить использовать унифицированные формы, внеся в них некоторые изменения, данные изменения должны быть закреплены приказом.

Сроки внесения изменений и/или дополнений Постановлением N 20 не установлены, поэтому полагаем, что дата этого приказа может быть любой, и не обязательно должна приходиться на конец года (см. также п. 10 ПБУ 1/2008, где указаны случаи, когда может производиться изменение учетной политики).

Организация решила разработать собственные унифицированные формы

Не допустить ошибок

Отметим, на что необходимо обратить внимание кадровикам, чтобы не допустить ошибок в связи с разработкой собственных унифицированных форм.

1. Само по себе Использование первичных учетных кадровых документов обязательно, их состав остается прежним, послабления касаются только форм.

Отсутствие кадровых документов может повлечь риск привлечения организации и ее должностных лиц к ответственности, предусмотренной ст. 5.27 КоАП РФ. Обращаем внимание, что с 01.01.2015 размеры штрафов по данной статье значительно увеличены.

Кроме того, отсутствие первичных учетных кадровых документов может повлечь налоговые риски, в частности непризнание расходов на оплату труда затратами при исчислении налога на прибыль, и, как следствие, доначисление налога, начисление пени, а также привлечение к налоговой ответственности в виде штрафа согласно НК РФ.

2. При разработке собственных форм следует учитывать, что первичный учетный документ должен содержать Обязательные реквизиты , перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ:

1) наименование документа;

2) дату составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

5) величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего операцию и ответственного за ее оформление, либо наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных п. 6, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Нарушение требований к форме кадровых документов может также повлечь риск признания их не соответствующими действующему законодательству и привлечению к ответственности.

3. Согласно Информации Минфина России б/д N ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» Остаются обязательными к применению формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на основании таких законов.

Так, рассматривая вопрос об оформлении первичных документов при направлении работника в служебную командировку, Минтруд России в Письме от 14.02.2013 N 14-2-291 отметил, что соответствующие документы (в частности, командировочное удостоверение) должны быть составлены по формам, утвержденным Постановлением N 1.

Роструд в Письме от 04.03.2013 N 164-6-1 также разъяснил, что при оформлении командировочного удостоверения следует использовать унифицированную форму N Т-10 и руководствоваться Указаниями по ее заполнению, утвержденными Постановлением N 1.

При разъяснении вопроса учета рабочего времени в случае работы сотрудников по сменному графику Министерство труда и социальной защиты РФ (п. 3 Письма от 24.05.2013 N 14-1-1061) отметило, что ч. 4 ст. 91 ТК РФ установлена обязанность работодателя по ведению учета отработанного работниками времени. Для этого предусмотрены унифицированные формы табеля учета рабочего времени N N Т-12 и Т-13, утвержденные Постановлением N 1.

Таким образом, по мнению государственных органов, при оформлении некоторых кадровых документов работодателю необходимо продолжить использование унифицированных форм, в частности, в отношении командировочного удостоверения, табеля учета рабочего времени.

4. При самостоятельной разработке учетных форм необходимо учитывать иные нормативные правовые акты , содержащие требования к учетным кадровым формам. Рассмотрим, что следует принять во внимание при разработке формы личной карточки работника.

Пример 3. При разработке организацией собственной формы личной карточки следует учитывать, что требования о применении разд. II унифицированной формы N Т-2 для ведения воинского учета установлены п. 27 Положения о воинском учете, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719.

Кроме того, наряду с обязательными реквизитами, указанными в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, личная карточка должна содержать графы, в которые необходимо вносить сведения о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»). Таким образом, при самостоятельной разработке формы личной карточки необходимо сохранить разд. II в соответствии с Постановлением N 1 и предусмотреть графы в соответствии с требованиями Правил ведения и хранения трудовых книжек.

5. Возможность самостоятельной разработки учетных кадровых документов касается только унифицированных форм , утвержденных Постановлением N 1, и не распространяется на кадровые документы, формы которых определяются иными нормативными правовыми актами.

Пример 4. Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них не является унифицированной формой, утвержденной Постановлением N 1. Форма указанной книги была утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Таким образом, изменения в использовании унифицированных форм не касаются формы трудовой книжки.

Разрабатываем учетные формы

Если организация решила разрабатывать свои учетные формы (причем не только в части кадровых документов, но и для бухгалтерского учета в целом), то весь процесс займет некоторый период времени и потребует согласования различных отделов - финансового, бухгалтерии, отдела кадров, юридического, службы безопасности. Для слаженной работы всех этих отделов лучше создать специальную рабочую группу и установить порядок и сроки ее работы над учетными формами.

По результатам рассмотрения проекта названного альбома необходимо издать приказ об утверждении разработанных форм в составе учетной политики.

Альбом форм первичных учетных документов ООО «Открытый мир»

Первичная учетная форма N 5 «Штатное расписание»

Общество с ограниченной ответственностью «Открытый мир»

info-personal.ru

Кадровые первичные учетные документы в 2013 году

Каждый кадровик в своей работе ежедневно сталкивается с необходимостью создавать документы. В первую очередь, конечно, нужно решить вопрос о том, для оформления какой ситуации какой именно документ должен быть создан. После этого необходимо определиться с формой этого документа. Несколько лет мы пользовались (хотя бы в некоторых, самых «ходовых» ситуациях) унифицированными формами документов, разработанными и утвержденными Госкомстатом России. Безусловно, эти формы не всегда было удобно использовать, да и обязательность их применения была под сомнением. Тем не менее унифицированные формы кадровых документов были в нашем рабочем арсенале, к ним за годы работы привыкли и в конечном счете приспособились. Но с 1 января ситуация с «первичкой» поменялась, сегодня работодатели должны применять те формы кадровых документов, которые сами разработали и утвердили. О самых важных вопросах, вызванных серьезными изменениями в документировании кадровых отношений, и пойдет речь в нашей статье.

1 января 2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ). Этот нормативный акт не устанавливает обязанности применения организациями унифицированных форм первичных учетных документов (кроме кассовых операций для коммерческих компаний и первичных учетных документов для организаций государственного сектора). Есть только требование к наличию в таких документах перечня показателей, идентифицирующих хозяйственную операцию (ч. 2 и 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

В нашей статье мы расскажем, как требования нового Закона о бухгалтерском учете отразятся на работе службы кадров.

УНИФИЦИРОВАННЫЕ ФОРМЫ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ ДО 1 ЯНВАРЯ 2013 Г.

Обратите внимание! С прекращением с 1 января 2013 г. действия Закона № 129-ФЗ фактически утрачивают силу и действовавшие ранее альбомы унифицированных форм (независимо от того, состоится их официальная отмена или нет)

Обратите внимание! Разработка и утверждение унифицированных форм первичных документов не входят в функции ни Минфина России, ни Рос- стата. В настоящее время в нашей стране нет ведомства, отвечающего за первичную документацию и разъясняющего порядок ее применения

В соответствии с п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 129-ФЗ), утратившего силу с 1 января 2013 г., все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны были оформляться оправдательными документами. На основании таких первичных документов велся бухгалтерский и налоговый учет (ст. 313 НК РФ).

Обязательность применения унифицированных форм, утвержденных в составе альбомов унифицированных форм первичной учетной документации, была установлена п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ. И только для документов, форма которых содержалась в этих альбомах, был предусмотрен перечень обязательных реквизитов.

Пунктом 2 Порядка поэтапного введения в организациях, независимо от формы собственности осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, унифицированных форм первичной учетной документации, утв. совместным постановлением Госкомстата России от 29.05.1998 № 57а и Минфина России от 18.06.1998 № 27н, принятым во исполнение Закона № 129-ФЗ и для реализации постановления Правительства РФ от 08.07.1997 № 835 «О первичных учетных документах», определялось, что с 1 января 1999 г. первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утв. Госкомстатом России в 1997-1998 гг. Это требование касалось, в том числе, и такого раздела учета, как учет труда и его оплаты.

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 были утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Этот документ в государственной регистрации не нуждался (письмо Минюста России от 15.03.2004 № 07/2732-ЮД), текст самого постановления был опубликован в «Финансовой газете» № 13, 2004. И хотя применения данного постановления требовала норма п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ, справедливости ради отметим, что акты, не требующие регистрации в Минюсте России, статуса нормативного правового акта не приобретают и не содержат правовых норм, обязательных для выполнения всеми организациями.

УНИФИЦИРОВАННЫЕ ФОРМЫ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ ПОСЛЕ 1 ЯНВАРЯ 2013 Г.

С 1 января 2013 г. коммерческие компании должны применять свои формы первичных учетных документов. Исключение составляют только кассовые документы.

Кстати сказать

До 2004 г. функция по разработке и утверждению унифицированных форм первичных учетных документов осуществлялась Госкомстатом России. Однако в ходе административной реформы данная функция признана решением Правительства РФ избыточной, подлежащей упразднению (протокол от 18.12.2003 № 47). В связи с этим осуществление данной функции не предусмотрено действующим в настоящее время Положением о Федеральной службе государственной статистики, утв. постановлением Правительства РФ от 02.06.2008 № 420.

Таким образом, ни Минфин России, ни Росстат в настоящее время не имеют полномочий разрабатывать и утверждать формы первичных учетных документов и не имеют полномочий давать разъяснения по их применению. На это прямо указано в письме Минфина России от 04.05.2009 № 07-02-10/24, доведенном до территориальных налоговых органов для использования в работе письмом ФНС России от 20.05.2009 № ВЕ-17- 3/ «О порядке применения унифицированных первичных учетных документов при оформлении конкретных хозяйственных ситуаций».

Частью 1 ст. 9 Закона № 402-ФЗ предусмотрено, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. При этом факт хозяйственной жизни — это сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Закона № 402-ФЗ).

Почему к кадровой документации применяются требования Закона № 402-ФЗ?

Кадровые документы являются первичными учетными документами. Требования к оформлению данных первичных документов отдельно трудовым законодательством не установлены. Так как они относятся к первичным бухгалтерским документам, они должны соответствовать требованиям законодательства о бухгалтерском учете.

Кем разрабатываются формы первичных учетных документов?

Согласно ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ формы первичных учетных документов, в том числе по учету труда и его оплаты, должен утвердить руководитель компании по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Очевидно, что в большинстве организаций сотрудники, на которых возложены обязанности по ведению бухгалтерского учета, сосредоточены в основном на «своих» документах. Они не разбираются, да и не должны разбираться в тонкостях кадрового делопроизводства и в особенностях документирования трудовых отношений. А значит, непосредственной разработкой форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты должны заниматься специалисты службы кадров — самостоятельно или взаимодействуя с сотрудниками бухгалтерии. И уже после того как формы таких документов продуманы и созданы кадровиками, их следует передавать должностному лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, для того чтобы он представил весь комплект форм на утверждение руководителю организации.

Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утв. Банком России от 12.10.2011 № 373-П, установлена необходимость применения кассовых документов с указанием кодов, соответствующих документам из альбома унифицированных форм, утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.

Получается, что применение форм установленных приходных, расходных кассовых документов и кассовой книги не обязательно в целях бухгалтерского учета, но необходимо при ведении кассовых операций. Иными словами, у компании нет выбора в данном случае, а есть необходимость применять именно унифицированные формы кассовых документов.

Как должны утверждаться формы первичных учетных документов?

Самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты следует утверждать в составе бухгалтерской учетной политики (приложение 2 ).

Согласно ст. 8 Закона № 402-ФЗ учетная политика по бухгалтерскому учету остается главным документом компании, регламентирующим все аспекты ведения учета. Основным документом здесь, как и прежде, является Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008), утв. приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н (п. 1 ст. 30 Закона № 402-ФЗ). Порядок составления и утверждения самой учетной политики и всех сопутствующих документов остался прежним.

Так, учетная политика (в том числе и документальное оформление как основополагающий элемент бухгалтерского учета) вводится в действие приказом руководителя (приложение 1 ). В этом отношении Закон № 402-ФЗ не отличается от Закона № 129-ФЗ.

Формы документов, которые применяются в организации начиная с 1 января 2013 г. должны быть приведены:

• (либо) в отдельном (специальном) разделе бухгалтерской учетной политики;
• (либо) в приложениях к утверждаемой бухгалтерской учетной политике;
• (либо) в изменениях к этому документу. На это прямо указано в п. 4 ПБУ 1/2008.

В какие сроки должны быть разработаны и утверждены формы первичных учетных документов?

Разработанные кадровиками формы кадровых документов нужно своевременно передать в бухгалтерию компании, которая и готовит приказ по бухгалтерской учетной политике или ее изменениям на 2013 год. Поскольку способы ведения бухгалтерского учета, избранные организацией при формировании учетной политики, применяются с 1 января года, следующего за годом утверждения соответствующего организационно-распорядительного документа (п. 9 ПБУ 1/2008), то это нужно было успеть сделать до конца 2012 г.

Обязательные реквизиты документов

При разработке форм кадровых документов следует учитывать, что первичные учетные документы должны содержать обязательные реквизиты, перечень которых содержится в ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Причем в данном Законе этот перечень более конкретизирован по сравнению с ранее действовавшим Законом № 129-ФЗ. Для удобства сравнения семь обязательных реквизитов первичных учетных документов приведены в таблице 1 .

В унифицированной форме командировочного удостоверения, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, был предусмотрен реквизит «Место печати». Занимаясь разработкой своих форм кадровых документов, мы взяли за основу унифицированные формы. Но обратили внимание, что в перечне обязательных реквизитов первичных учетных документов в новом Законе о бухучете такой реквизит не указан. Поясните, чем следует руководствоваться в данной ситуации? В каких формах документов следует предусмотреть реквизит «Место печати», а в каких случаях от него можно отказаться?

Обязательные реквизиты первичных учетных документов

Действительно, в числе семи обязательных реквизитов первичного учетного документа нет такого реквизита, как «М.П.» («место печати»).

Причем оттиск печати не входил в число обязательных реквизитов и до 1 января 2013 г. (п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ, п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н, постановлением ФАС Московского округа от 19.06.2006 № КА-А40/5456-06 по делу № А40-42008/05-33-337). Тем не менее он был включен в некоторые унифицированные формы, например в форму № Т-10 командировочного удостоверения.

Однако наш менталитет не позволяет свыкнуться с мыслью об отказе от печати. Кто бы ни подписал документ, практически во всех случаях большее доверие вызывает документ с печатью. И из числа кадровых документов это касается, прежде всего, командировочного удостоверения. Здесь, конечно, от печатей отказываться не стоит.

Если сама мысль отказа от печати вам не кажется крамольной, вы можете от нее отказаться при разработке некоторых форм. Но наш совет: будьте осторожны — не пренебрегайте сложившимися обычаями делового оборота (ч. 1 ст. 5 ГК РФ) и используйте оттиск печати на двусторонних и многосторонних внешних первичных учетных документах (например, на акте сдачи-приемки выполненных работ/оказанных услуг по гражданско-правовому договору с физическим лицом; акте о приобретении права собственности на имущество у физического лица; акте о передаче материальных ценностей физическому лицу).

Право подписи документов

Закон № 402-ФЗ не дает ответа на вопрос — каким образом должны быть определены лица (лицо), совершившие (совершившее) сделку, операцию и ответственные (ответственное) за правильность ее оформления, либо лица (лицо), ответственные (ответственное) за правильность оформления свершившегося события. При этом начиная с 1 января 2013 г. требование об утверждении перечня лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером, которое содержалось в п. 3 ст. 9 Закона № 129-ФЗ, в Законе № 402-ФЗ отсутствует. Нет также указаний на то, что документы подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Тем не менее в перечне обязательных реквизитов указано, что подписи проставляют лица, ответственные за правильность оформления свершившегося события. И работодателю, конечно же, необходимо предпринять определенные действия по установлению такой ответственности.

Кто должен подписывать первичные учетные документы? Обязательно ли это должен делать руководитель организации? Можно ли предоставить эти полномочия другим сотрудникам?

По общему правилу первичные учетные документы подписывает руководитель организации, которому для таких действий не требуется дополнительно подтверждать свои полномочия какими-либо документами. Также руководитель организации может передать свои полномочия подписывать кадровые документы другим сотрудникам, например своему заместителю или начальнику отдела кадров.

Чтобы оформить передачу таких полномочий, прежде всего необходимо получить письменное согласие этих сотрудников на выполнение таких обязанностей, после этого заключить соглашения об изменении условий трудового договора, а затем издать соответствующий приказ. Обязанности подписания первичных учетных документов могут быть предусмотрены и в должностных инструкциях отдельных сотрудников.

Правила оформления документов

При разработке своих бланков первичных учетных документов нужно соблюдать (помимо требований бухгалтерского законодательства) общие правила и требования к оформлению документов.

Обратите внимание! Чтобы формы самостоятельно разработанных кадровых первичных учетных документов стали легитимными, они должны быть не только утверждены приказом руководителя в составе бухгалтерской учетной политики на 2013 год, но и иметь обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, а также соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.302003, ГОСТР 51141-98, ГОСТ Р ИСО 15489-12007, ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации

Так, в настоящее время применяется ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации, утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299 (ОКУД). Документы, используемые в бухгалтерском учете, — часть этой системы и на каждом утвержденном в ОКУД бланке можно найти код документа. Поэтому на разработанном вами бланке соответствующего кадрового учетного документа нужно проставить код по ОК 011-93 ОКУД (табл. 2).

Необходимо руководствоваться также положениями следующих документов:

Коды по ОКУД некоторых кадровых документов

Формы первичных учетных документов

Формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты следует разрабатывать исходя из потребностей и особенностей своей организации на основе перечня обязательных реквизитов, установленных ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Рекомендация 1. При разработке первичных учетных документов по учету труда и его оплаты можно проявить творческий подход и быть достаточно смелыми в учете специфики своей деятельности, конечно, не нарушая при этом требований ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Рекомендация 3. Если вы разрабатываете собственные бланки на основе унифицированных форм, старайтесь отказаться только от тех реквизитов, которые не несут никакой смысловой нагрузки и создают риск неполного заполнения документа.

Часть 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ разрешает составлять первичные учетные документы не только на бумажном носителе, но и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Распечатывать такой первичный учетный документ не обязательно. Но если по закону или договору требуется представить документы на бумаге (другим лицам, государственным органам), с электронного первичного учетного документа надо за свой счет сделать бумажную копию (ч. 6 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Это в полной мере относится и к первичным учетным документам по учету труда и его оплаты.

Можно ли при разработке собственных форм первичных документов взять за основу применяемые ранее унифицированные формы?

Полагаем, что кадровые первичные учетные документы вряд ли целесообразно менять концептуально. Гораздо лучше будет оставить в «хождении» в вашей компании привычные унифицированные формы документов. Другое дело, что сейчас вы получили возможность дополнить их необходимой вам информацией, а ненужные сведения убрать.

Потерявшие свою актуальность унифицированные формы в основном проверены временем, к ним уже все успели привыкнуть. Да и в основу многих электронных систем документооборота были положены унифицированные формы документов. Другое дело, что сейчас разработчики должны будут подправить их с учетом обновленного перечня обязательных реквизитов, предусмотренных ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, а также принимая во внимание ваши пожелания (с учетом специфики деятельности).

В компании есть сотрудники, работающие по сменному графику, которым установлена часовая тарифная ставка и суммированный учет рабочего времени. Ранее в графе 5 штатного расписания (унифицированная форма № Т-3) в соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной документации, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, указывалась месячная заработная плата работника по тарифной ставке (окладу) в рублях. Поскольку заработная плата сотрудников, которым установлена оплата труда по часовой тарифной ставке, зависит от количества отработанного времени, фиксированного размера зарплаты как такового у них нет. Поэтому корректно заполнить унифицированную форму штатного расписания до 1 января 2013 г. в отношении таких работников было нельзя. В таких ситуациях рекомендовалось обычно гр. 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» и гр. 9 «Всего в месяц, руб.» не заполнять, а в гр. 10 «Примечания» указывать: «Оплата по часовой тарифной ставке» и давать ссылку на локальный нормативный акт компании, который регулирует размер оплаты труда, например на Положение об оплате труда.

С 1 января 2013 г. в самостоятельно разработанной форме штатного расписания вы можете предусмотреть для этого отдельную графу «Размер часовой тарифной ставки» (приложение 3 ).

В своей организации мы хотим использовать, как и раньше, унифицированные формы, утверджденные постановлением Госкомстата России. Нас в них все устраивает, менять ничего не хотим. Как их правильно применять после 1 января 2013 г.?

Если вас вполне устраивают ранее применяемые унифицированные формы по учету труда и его оплаты и вы не хотите их корректировать, то в целях упрощения документооборота и соблюдения требования рациональности, предусмотренного п. 6 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/2008, утв. приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н, никто не запрещает вам их по-прежнему использовать, но уже с учетом требований Закона № 402-ФЗ, закрепив это в бухгалтерской учетной политике (приложение 2 ).

ЕСЛИ ДО 1 ЯНВАРЯ 2013 Г. ФОРМЫ ДОКУМЕНТОВ НЕ УТВЕРЖДЕНЫ

Может случиться так, что вы опоздали с утверждением форм по учету труда и его оплаты в конце прошлого года в составе бухгалтерской учетной политики и тем самым нарушили п. 9 ПБУ 1/2008. Специальное административное наказание за это не установлено. Но, например, налоговый инспектор имеет право ознакомиться с этим документом (подп. 1 п. 1 ст. 31 НК РФ), а за его непредставление по письменному требованию наложить штраф в размере 200 руб. (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Более серьезные последствия могут наступить, если в отсутствие утвержденных в организации форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты будут признаны некоторые виды расходов (на оплату труда, командировки и др.) в бухгалтерском и налоговом учете. Это может быть расценено как грубое нарушение правил учета доходов и расходов — в этом случае штраф может составить 20 % от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. (п. 3 ст. 120 НК РФ). Если к тому же начисленная сумма налога или любая статья бухгалтерской отчетности будут искажены на 10 % и более, то, помимо налогового штрафа для организации, руководитель или бухгалтер могут быть привлечены к административной ответственности в зависимости от того, кто будет признан виновным в совершении этих ошибок (ст. 2.4 и 15.11 КоАП РФ). Сумма административного штрафа в этом случае составит от 2000 до 3000 руб.

Что следует предпринять, если работодатель пропустил сроки утверждения первичных учетных документов?

Если вы пропустили сроки утверждения форм первичных учетных документов, как можно быстрее утвердите самостоятельно разработанные формы по учету труда и его оплаты или ранее применяемые унифицированные формы из постановления Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (с учетом норм п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ) отдельным приказом по основной деятельности. Это может быть, например, приказ об утверждении форм первичных учетных документов по учету труда и заработной платы (приложение 4 ). Это лучше, чем полное отсутствие документального подтверждения применяемых организацией форм.

«СВОИ» ПЕРВИЧНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ И НАЛОГОВЫЕ РИСКИ

Более «чувствителен» к правильности оформления первичных учетных документов учет налоговый: любой расход при определении налоговой базы должен быть подтвержден документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Поэтому до 1 января 2013 г. претензии налоговых инспекторов к оформлению первичных учетных документов во время камеральных и выездных налоговых проверок очень часто становились источником налоговых споров. Как правило, разногласия возникали в связи с неприменением или некорректным заполнением унифицированных форм первичной учетной документации.

Начиная с 1 января 2013 г. такие претензии, к сожалению, вряд ли убавятся в условиях самостоятельного утверждения «первички». Поэтому здесь все зависит от вас. При соблюдении всех законодательных требований к оформлению кадровых первичных учетных документов у организации не должно возникнуть проблем с налоговыми органами по поводу признания расходов на оплату труда, расходов на служебные командировки, расходов на оплату отпусков и иных расходов для целей налогообложения прибыли на основании п. 1 ст. 252 НК РФ.

Мнение эксперта

канд. истор. наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской академии правосудия

Первичные учетные документы по учету труда и его оплаты

Первичные учетные документы по учету труда и его оплаты применяются в кадровых службах нашей страны много лет, и их использование всегда было сопряжено с многочисленными нерешенными вопросами и трудностями. Типовые формы документов, входящие в состав данной унифицированной системы документации, как правило, с трудом «вписывались» в реальные ситуации, возникавшие в условиях конкретных организаций, а трафаретные формы приказов по личному составу (о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении) долгое время заполнялись только на рабочих (на специалистов и служащих такие приказы оформляли в произвольной текстовой форме).

Конечно, создатель названных форм, Госкомстат России, понимал необходимость «привязки» типовых документов к специфике организаций и разрабатывал соответствующие указания в помощь практикам. Так, постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20 был утвержден Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, разрешавший при необходимости внесение в формы дополнительных реквизитов. В то же время удаление из этих форм отдельных реквизитов не допускалось. В результате формы нередко содержали явно излишнюю информацию или никогда не заполнявшиеся части.

Кроме того, далеко не все формы полностью отвечали требованиям трудового законодательства (например, в унифицированной форме № Т-7 графика отпусков не предусмотрены визы ознакомления работников с данным локальным нормативным актом), а при разработке некоторых форм были допущены досадные ошибки (например, в унифицированной форме № Т-8 предусмотрено зачеркивание информации, что в принципе недопустимо в документах такого вида, как приказы).

В настоящее время, с 1 января 2013 г., появилась, наконец, возможность создать такие формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты, которые будут отражать особенности трудовых отношений в конкретной организации и из которых будут исключены ненужные в данной организации виды информации.

Поэтому в целом полагаем, что происходящие сейчас изменения в рассматриваемой области имеют положительное значение для практиков. Однако следует заметить, что сами кадровики по-разному относятся к указанным нововведениям. Одни рады появившейся возможности усовершенствовать формы документов и уже провели достаточно серьезную работу в этом направлении. Другие не хотели бы этим заниматься и задают вопросы о возможности использования прежних статистических форм. Третьи ссылаются на применяемые автоматизированные системы обработки информации, в которых уже заложены формы Госкомстата России, и считают, что поэтому менять формы нельзя, так как не будет работать система. А кое- кто вообще не слышал об этих изменениях, а значит, не успел провести всю необходимую работу вовремя.

Хотелось бы посоветовать практикам подойти к разработке новых форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты с позиций разумности, рациональности и целесообразности. Безусловно, не следует «изобретать велосипед», полностью отвергнув формы привычных документов, во многом оправдавших себя многолетним опытом применения. Но и полностью сохранять старые формы, добавив к ним лишь новый гриф утверждения, тоже нежелательно. Необходимо вдумчиво проанализировать каждую форму, оценить ее содержательную часть, оформляющие реквизиты, порядок подготовки, в том числе согласования, и максимально приблизить документ как к нормам ТК РФ, так и к специфике вашей организации.

Конечно, это не простая задача для многих кадровиков, поэтому приведем несколько примеров, как можно переработать или откорректировать некоторые привычные формы документов.

1. В штатном расписании может быть исключен раздел «Надбавки», если в принятом в вашей организации Положении об оплате труда не используется такое понятие. Следует согласиться с весьма разумным предложением о введении в данный документ новой графы для отражения часовой тарифной ставки (приложение 3 ).

2. В форму графика отпусков необходимо включить визы ознакомления работников, например в виде дополнительного столбца таблицы графика (приложение 5 ).

3. Необходимо обратить внимание и на приказы о прекращении трудового договора. Здесь можно было бы выделить в самостоятельную форму приказы, оформляющие прекращение трудовых отношений в отдельных случаях, когда не может идти речь об увольнении работника в связи с его смертью или признанием его судом безвестно отсутствующим (приложение 4 ). В таких приказах неуместно употребление термина «уволить», так как нет работника, а есть только трудовой договор, действие которого должно быть прекращено.

Естественно, переработанные и утвержденные формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты должны заменить ранее применявшиеся формы в составе автоматизированных систем обработки кадровой документации.

Кроме того, следует решить и другие важные вопросы:

1) об установлении круга лиц, которые будут иметь право подписания и утверждения первичных учетных документов по учету труда и его оплаты;

2) о порядке делегирования полномочий по подписанию и утверждению кадровых документов;

3) об установлении в организации конкретного наименования видов распорядительных документов по личному составу: документы не должны называться «приказ (распоряжение)», следует определиться, будут это приказы или распоряжения;

4) об исключении из форм документов информации об учете мнения представительного органа работников, если такой орган не создан в данной организации (приложения 4 и 5). Соответственно при последующем создании такого органа необходимо будет внести в документы названную информацию в предусмотренных законом случаях;

5) об определении видов документов, которые будут дополнительно удостоверяться оттиском печати организации в соответствии с обычаями делового оборота (трудно представить себе, например, командировочное удостоверение, не заверенное печатями).

Наверное, найдется немало организаций, где названные работы еще не проведены, а значит, они будут осуществлены с опозданием. Однако пропуск срока утверждения форм кадровой первичной учетной документации не столь серьезное нарушение, как полное отсутствие правильно утвержденных форм. Поэтому возьмитесь за эту работу как можно быстрее и выполните ее в начале 2013 г.

• Нотариусы Екатеринбурга АДРЕСА И КОНТАКТЫ НОТАРИУСОВ ЕКАТЕРИНБУРГА Нотариальная палата Свердловской области г. Екатеринбург, ул. Луначарского, 177/В г. Екатеринбург, ул. Ленина, д.2, телефон: Президент: Ярков Владимир Владимирович г. Екатеринбург, ул. Азина, д.18, телефон: Нотариус: […]
• Закон Республики Коми от 12 ноября 2004 г. N 55-РЗ "О социальной поддержке населения в Республике Коми" (с изменениями от 5 марта, 14 мая, 9 ноября 2005 г., 6 октября, 15 ноября, 7 декабря 2006 г., 5 марта, 21 сентября 2007 г., 4 мая, 18 ноября, 23 д Закон Республики Коми от 12 ноября […]
• Декларация ЕНВД Какие отчеты сдают ИП и организации на ЕНВД? Как часто происходит сдача декларации? Есть ли сервисы, упрощающие сдачу отчетности компаниям на спецрежимах? Ответы на эти и другие важные вопросы - в нашем материале. Бланк декларации ЕНВД скачать бесплатно (excel) Условия […]
• Калькулятор госпошлины в суд Используйте наш калькулятор госпошлины в суд. Вы легко можете самостоятельно рассчитать размер государственной пошлины. Для этого выберите категорию пошлины, укажите (при необходимости) цену иска и получите размер госпошлины, которую нужно заплатить при […] Тест по теме «МОНГОЛО-ТАТАРСКОЕ НАШЕСТВИЕ НА РУСЬ».docx Тест по теме «МОНГОЛО­ТАТАРСКОЕ НАШЕСТВИЕ НА РУСЬ»Задание: выберите один правильный вариант ответа1. Монгольское военно­кочевое государство было образовано в: а) 1216 г. б) 1206 г. в) 1236 г. г) 1226 г.2. Основное занятие монголов: […]
• Реестр требований кредиторов Актуально на: 9 августа 2017 г. Реестр требований кредиторов ведет арбитражный управляющий или специально привлеченный для этого реестродержатель (п. 1 ст. 16, п. 2 ст. 20.3 Закона от 26.10.2002 N 127-ФЗ – далее Закона N 127-ФЗ). Реестр ведется по типовой […]