Образцы выписки из приказа о приеме на работу. Выписка из приказа и протокола

Чтобы закрыть тему копий и их заверения, сегодня поговорим про выписку. Это тоже своего рода копия документа, но воспроизводящая лишь его часть. Причин воспроизведения лишь фрагмента документа обычно две: первая – исходник содержит закрытую информацию (персональные данные, коммерчески важные сведения), вторая – исходник слишком велик, а для дела нужен лишь незначительный фрагмент его содержания. Кое-что о выписках мы уже разбирали в , а сегодня углубимся в тему.

Запросить выписку может как работник организации, так и государственный или судебный орган. Единственным документом, в котором хоть как-то (впрочем, минимально) озвучены правила подготовки выписок – небезызвестный моим читателям Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» ().

Общие правила подготовки выписок

1. Воспроизвести все реквизиты документа, которые отвечают за его идентификацию: наименование организации, дата и номер документа, место составления, наименование, заголовок;
2. Воспроизвести требуемую часть текста;
3. Воспроизвести реквизит «Подпись» без личного росчерка подписанта;
4. Заверить выписку так же, как копию.

Выписка из приказа

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая – это обоснование управленческого решения, фрагмент текста до слова «ПРИКАЗЫВАЮ». При подготовке выписки из приказа констатирующая часть воспроизводится полностью, включая слово «ПРИКАЗЫВАЮ».
Управленческие решения озвучиваются в распорядительной части текста приказа. Из них при подготовке выписки выбираем только те, что нужны.

Образец выписки из приказа по основной деятельности (все картинки кликабельны)

Если речь идет о приказе по личному составу, составленному по форме, которая когда-то являлась унифицированной (об отмене обязательности применения унифицированных форм документов – ), то поступаем точно так же, как и с приказом по основной деятельности. Отсутствие констатирующей части смущать не должно. Обязательно вносим в выписку основание для издания приказа (обязательная часть любого приказа по личному составу).

Образец выписки из приказа по личному составу

Выписка из протокола

При подготовке выписки из протокола в нее переносятся:
— реквизиты, идентифицирующие документ (организация, дата и номер протокола, место проведения совещания, наименование документа, заголовок);
— председательствующий, секретарь, присутствующие;
— из повестки дня – только вопросы, имеющие отношение к выписке;
— из основных разделов («Слушали», «Решили») необходимую информацию;
— из реквизита «Подпись» только должности, инициалы и фамилии председательствующего и секретаря. Просить их подписать выписку не нужно.
Выписка заверяется так же, как и копия.
Образец выписки из протокола

Организации и предприятия работают с разнообразной внутренней документацией для поддержания порядка и отчета перед налоговой службой. Одним из основных документов, который выпускает руководитель, является приказ.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

При принятии сотрудников на работу, проведении изменений в организации, выдаче премий или увольнении работников требуется выпускать приказ. Однако некоторые бумаги настолько объемные, что удобнее заполнить выписку.

Что это такое

Приказ является документом распорядительного характера, который выпускает уполномоченное лицо или руководитель предприятия. В нем прописываются поручения и факты, перед которыми ставят сотрудников. Перечисленные в приказе условия требуется выполнять.

Выпиской из приказа называется документ, заверенный подписью руководителя, в котором повторяются некоторые разделы или положения оригинального документа. Выписка обладает полной юридической силой и позволяет повторить или подтвердить определенные пункты приказа.

Законодательством разрешено оформлять выписку от руки или заполнять на компьютере. Руководитель может ее распечатывать, ксерокопировать и сканировать. Главное, чтобы на ней стояла настоящая роспись.

За форму разрешается взять фирменный бланк компании или обычный лист А4. Можно заранее пропечатать все реквизиты на бланке и заполнять недостающую информацию от руки.

Если у руководства возникают вопросы, они регулируется Трудовым кодексом РФ. 62 статья ТК РФ устанавливает, что если от сотрудника поступил запрос на получение выписки, работодатель не имеет права отказать.

Исключением являются случаи, когда требуется выдать конфиденциальную информацию другого работника. Выписка подготавливается в течение нескольких дней.

В каких случаях требуется

Благодаря выписке можно получить только важные сведения из приказа. Без нее пришлось бы распечатывать и заверять весь оригинальный документ. Некоторые приказы состоят из десятков страниц, в которых нет возможности быстро найти информацию.

Некоторые приказы хранятся в единственном экземпляре и их запрещено копировать или размножать, например, если в нем содержаться личные сведения. Архивные данные не всегда хорошо сохраняются и не могут быть четко скопированы. Выписка позволяет передать данные на новой бумаге, которую легко читать.

Стандартными ситуациями предоставление выписки сотруднику считаются:

• подтверждение принятия на работу или увольнения, если трудовая книжка находится на стадии восстановления, утеряна или повреждена;
• премирование сотрудника;
• подтверждение стажа для предоставления в Пенсионный фонд;
• предоставление информации для исполнительных органов.

Статьей 312.1 Трудового кодекса установлено, что работник вправе отправить работодателю письменный запрос на получение электронного документа. Выписку можно переслать почтовым отправлением или на электронный адрес в соответствии с внутренним распорядком компании.

Это требуется в случаях, когда сотрудника нет на рабочем месте. Для заверения руководителю требуется завести в ПФР электронную подпись.

Если работодатель отказывает без объяснения причин, сотрудник имеет право требовать письменного ответа. С бумагой требуется подойти в профсоюз, чтобы они обязали начальника выдать выписку.

Как правильно оформить и его образец

Образец выписки из приказа о приеме на работу составляют в соответствии с теми же правилами, что и основной приказ. Документ выдается без ошибок или исправлений, на нем ставятся реквизиты организации.

Бумага обязательно содержит:

1. Товарный знак или эмблема предприятия. Она располагается сверху, в центре документа.
2. Название организации полностью. Заполнение проходит в соответствии с учредительной документацией.
3. Регистрационный номер, который совпадает с номером приказа.
4. Дата, которая повторяет день издания оригинального документа.
5. Место, где издается бумага. Вместо названия «приказ» требуется написать «выписка из приказа». Наименование бумаги ставится в центре, пишется заглавными буквами, в конце не ставится точка.
6. Тело документа, где содержится распорядительная информация. В него входят пункты о сотруднике, которому требуется выписка.
7. ФИО полностью и должность сотрудника, который заполнял оригинальный приказ.

Нет необходимости заверять выписку личной подписью сотрудника, которому требуется бумага. Она отличается только названием, остальные пункты повторяют основной документ.

Работодатель заверяет бумагу и передает его человеку. В выписке можно сокращать преамбулы оригинального документа.

Чтобы заполнить выписку, требуется:

• определиться, какой раздел приказа должен быть скопирован в выписку. Чаще всего достаточно одного пункта, но разрешено переносить любое количество информации. Главное, чтобы все данные, имеющие отношение к ситуации, были отражены;
• если есть, вписывается преамбула. В противном случае любая выписка начинается со слова «Приказываю»;
• содержательная часть, в которую копируются разделы приказа. Если в пунктах есть порядковые номера, они проставляются без изменений.

Выписку необходимо заверить одним из разрешенных способов:

• надпись «Верно»;
• должность сотрудника, который заверяет документ;
• подпись руководителя и расшифровка.

В конце ставится дата заверения и печать, если есть. Можно использовать печать кадрового отдела. Если в документе обнаружена ошибка, он перечеркивается, заполняется новая выписка.

Как сделать на практику

Если нет вакантных должностей, которые соответствуют программе студента, с практикантом не требуется заключать трудового договора. Выписки также достаточно, если между образовательным учреждением и работодателем подписан документ о прохождении практики без возможности трудоустроится или получать зарплату.

На предприятии проходит приказ или выписка о зачислении студента-практиканта на производственную практику. В выписке требуется указать время работы гражданина, количество часов.

К студенту приставляется ответственный сотрудник. На небольших предприятиях им является руководитель или заместитель подразделения, где работает студент.

Законодательством запрещено возлагать на практиканта важные трудовые функции, он только знакомится с организацией, и выполняет задания под присмотром. Работодатель следует правилам охраны труда, а студент подчиняется внутреннему распорядку.

Срок действия и хранения

Законодательством не установлено, в течение которого требуется хранить выписки, поэтому они считаются бессрочными. В личном деле сотрудника они находятся постоянно. Не требуется отдельно формировать папку с выписками, так как они только повторяют содержание приказа.

Оформление выписки из приказа не является сложным процессом, достаточно подготовить бланк и использовать его для всех сотрудников. Трудовым кодексом прописаны четкие требования, которые не дадут ошибиться при заполнении.

Выписка — это такой же распорядительный документ, сохраняющий все реквизиты организации, но содержащий информацию только об определенном сотруднике.

Как правило, они могут потребоваться в государственные и муниципальные органы (например, для подтверждения стажа при оформлении пенсии) или же в другие органы и инстанции, возможно вышестоящие.

В каких случаях она делается?

Заверяется выписка из приказа пометкой «Верно» и личной подписью уполномоченного сотрудника, как правило, это руководитель кадрового органа. Обязательными являются расшифровка подписи с указанием даты заверения.

Должностное лицо пишет заверительную надпись от руки или же может воспользоваться специальным штампом, если таковой имеется.

Если документ предназначается для сторонней организации, то необходима печать. Ее оттиск должен захватывать подпись и фамилию должностного лица, заверяющего выписку из приказа.

Также на нейдолжна быть сделана отметка о том, что подлинник находится в данной организации. Для внутренней работы заверительная надпись печати не требует.

Срок действия и срок хранения

Нет никакого регламентирующего документа, который бы говорил о сроках действия выписок из приказа о приеме на работу, следовательно, они являются бессрочными.

Сроки хранения выписок из приказа о приеме на работу зависят от того, в каком деле они хранятся.

Так, например, в личных делах они будут храниться постоянно. Отдельно формировать дело с выписками не имеет смысла, так как уже имеется дело с самими приказами.

Итак, оформляя выписку из приказа о приеме на работу, следует быть очень внимательным, как и с любым кадровым документом. Но если соблюдать все нормы кадрового делопроизводства, то в этом нет ничего сложного.

В компанию периодически поступают запросы от ее контрагентов, проверяющих, а также от сотрудников, требующие предоставления сведений, содержащихся в приказах предприятия по основной деятельности или по личному составу. Как правило, в этих случаях в ответ на входящее письмо направляется заверенная копия распоряжения. Возможно предоставление части документа в виде выписки из приказа.

Выписка из документа это официально оформленный бланк организации, который содержит цитату из ранее изданного оригинального документа, включающую все необходимую информацию по определенному вопросу, и надлежащим образом заверенный ответственными должностными лицами.

Ее главная цель заключается в обеспечении ограниченного доступа к данным, которые могут содержать коммерческую тайну фирмы и обеспечение конфиденциальности. Например, при поступлении запроса в компанию, о том работает ли в ней определенный человек или нет, в качестве подтверждения нужно отправить соответствующее распоряжение. Даже если требование исходит от правоохранительных органов, разумнее им предоставить не весь приказ о приеме на работу, а ту часть документа, в которой указаны только Ф.И.О., должность и дата поступления в организацию.

Выписка из приказа о приеме на работу не будет включать информацию об условиях работы и заработной платы, тем более что данные сведения не запрашиваются, и могут составлять коммерческую тайну организации. Также выписка позволяет упростить процедуру предоставления сведения. Например, приказ может быть размещен на нескольких листах и касаться деятельности всех структурных подразделений, а требуется предоставить информацию только по одному отделу, которому в этом документе, посвящен только один пункт. В этом случае эффективнее сделать выписку в несколько строчек, чем дублировать все содержимое распоряжения руководства.

Данный документ может быть по основной деятельности или по личному составу. Первая выписка обязательно содержит преамбулу оригинала, а затем следует необходимая цитата. При составлении второго вида документа, вводная часть приказа опускается, остается только распорядительная часть. Оформление выписок возлагается на секретарей, делопроизводителей, кадровых работников и других ответственных должностных лиц.

В основном, запросы о выдаче данных бланков поступают от пенсионного фонда, банка, организации, в которой сотрудник работает по совместительству, а также от регулирующих деятельность предприятия органов. В последнее время при заключении договоров и контрактов требуется в качестве подтверждения полномочий руководителя предоставление приказ о его назначении. В этом случае также целесообразней оформлять выписку.

Как оформить выписку из приказа образец

Порядок составления выписки:

• Она оформляется так же как и сам приказ на , содержащем название компании, ее реквизиты, адрес и телефон. Обязательно указывается наименование «Выписка из приказа».
• Она должна содержать место, дату составления, а также номер и заголовок оригинала.
• В документе повторяется вводная часть приказа, а также распоряжение («приказываю»). Далее в соответствии с запросом из распорядительной части документа выбираются необходимые пункты, и точно повторяется в выписке.
• Потом заносятся так же как и в основном приказе должность, личные данные, лица, подписавшего его. Заново руководителю расписываться не надо, вместо его визы указывается слово «подпись».

Далее специалист сличает два документа, и после проверки ставит либо «Верно», либо «С оригиналом сверено», дату, а потом подписывает документ, расшифровывая свою должность, Ф.И.О. Выписку надо заверять печатью организации.

Нюансы

Если при оформлении документа вводная часть приказа опускается, должно обязательно присутствовать слово «приказываю».

Выписка из приказа образец

Образцы выписки из приказа о приеме на работу представляют собой сведения об определенном сотруднике. Это делается для того, чтобы не предоставлять в какую-либо организацию все сведения, содержащиеся в приказе.

Определение

Выписка из приказа является распорядительным документом, который содержит в себе все сведения о предприятии, а также информацию о конкретном сотруднике, запросившем эту выписку.

Выписка из приказа, образец которой находится в отделе кадров организации, может потребоваться сотруднику для предоставления в муниципальные или государственные органы, а также иные вышестоящие инстанции. К примеру, работник может попросить выписку из приказа, чтобы подтвердить рабочий стаж при оформлении пенсии.

Когда выдается выписка

Согласно российскому законодательству, работодатель должен предоставить работнику копии бумаг, которые связаны с его непосредственной работой, в частности, выписку из приказа о приеме на работу (если документ о приеме сводный и содержит сведения о нескольких сотрудниках). Выписку должны предоставить по письменному обращению работника в течение 3 дней.

Сотрудник отдела кадров должен подготовить выписку на конкретного сотрудника. Во-первых, чтобы не тратить много времени на оформление, поскольку приказ сводный, а во-вторых, чтобы сохранить корпоративную этику.

Оформление

Приказ о приеме может быть нескольких видов:

• По личному составу.
• По основной деятельности.

Образцы выписки из приказа оформляются согласно тому, какие сведения нужны сотруднику. Хотя особой разницы в оформлении нет.

Шапка в выписке будет такой же как и в самом приказе и должна содержать следующие сведения:

1. Эмблема или товарный знак организации, расположенные по центру бланка.
2. Наименование организации (в точности как в учредительных документах). Писать название сокращенно запрещено, за исключением случаев, когда аббревиатура утверждена. Если над организацией, выдающей выписку, есть вышестоящее предприятие, то указываются и его реквизиты.
3. Регистрационный номер. Он повторяет номер приказа.
4. Дата. Ставится такое же число, что и в приказе.
5. Изменяется формат документа. Вместо «приказа» необходимо написать «выписка из приказа». Эта фраза прописывается по центру без точки в конце.
6. Констатация из документа. Эта часть прописывается в выписке полностью. Если приказ о приеме оформлен по личному составу, то данная часть будет отсутствовать.
7. Распоряжение. Здесь образец выписки приказа о приеме будет содержать только сведения о том сотруднике, который запросил документ.
8. Реквизиты и наименование должности того сотрудника, который подписывал приказ.

При предоставлении выписки из приказа в стороннюю организацию следует поставить на ней печать. Также необходимо прописать, что подлинник приказа находится в конкретной организации. Для внутренних работ заверять выписку не нужно.

Сроки хранения и действия

Чтобы работник организации имел представление, что это за документ, он может попросить в отделе кадров для ознакомления образцы выписки из приказа.

Как таковых нормативных актов, которые регламентируют сроки действия выписки, не существует. Поэтому можно считать этот документ бессрочным.

Срок хранения определяется тем, где выписка хранится. Если это личные дела работников, то и находятся образцы выписки из приказа там постоянно. Формировать отдельное досье с выписками не имеет смысла, поскольку уже существуют приказы на сотрудников.

Поэтому при оформлении выписки сотруднику отдела кадров нужно быть всего лишь внимательным, как и при работе с другими кадровыми документами.

Соблюдая все нормы кадрового делопроизводства, оформить выписку из приказа о приеме на работу не составит большого труда.