Образец ведения журнала приказов по основной деятельности. Журнал регистрации приказов по основной деятельности: какие приказы регистрировать и для чего? Внесение данных в журнал

Ведение кадровой документации, прежде всего, подразумевает большую ответственность. Наряду с этим сбор, анализ и регистрация документации приказного характера, требует повышенной концентрации и строгого соблюдения закона. Журналы, относящиеся к кадровой работе, являются по своей сути фундаментом всего кадрового делопроизводства.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

В связи с этим обозначенные журналы могут быть предметом системных проверок со стороны разных контролирующих органов. Кроме того, правильное оформление кадровой документации, оказывает прямое влияние на ее юридическую значимость, а также персонально касается каждого сотрудника организации. Можно сказать, что до тех пор, пока документ не пройдет надлежащую регистрацию, он фактически не существует.

Слово законодательства

Как правило, кадровые работники оформляют несколько разных журналов, в которых проводят регистрацию приказов разных видов. Например, один журнал может содержать распоряжения исключительно по персоналу. Другой журнал может отображать приказы деятельности предприятия. Существует также практика оформления журналов только по отпускам или увольнениям.

Общепризнанная форма журнала регистрации приказов содержит в себе все ключевые в кадровой практике колонки. В качестве резервных колонок, могут быть пустые столбцы, которые при необходимости будут заполняться ответственными лицами по их усмотрению

Единой формы журнала регистрации распоряжений, которая была бы утверждена законом, не существует.

В связи с этим, образец журнала регистрации приказов о приеме на работу будет показан ниже по тексту. Кроме того, организации может разрабатывать собственный проект формы журнала.

В зависимости от сложившейся ситуации, работодатели помимо общепринятых столбцов, вправе добавлять дополнительные колонки. Например, «Ф.И.О. или должность сотрудника, по которому издается распоряжение», «кем удостоверяется распоряжение», «основание приказа», «табельный номер сотрудника», «исполнитель распоряжения», «куда передается приказ», «должность и Ф.И.О. лица, которое внесло соответствующую запись».

Регуляторная политика

Согласно приказу Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 был утвержден Перечень документов, что образовываются в процессе деятельности предприятия. Одним из ключевых положений этого нормативного акта является установление сроков их хранения. Таким образом, в отношении журналов регистрации, которые связаны с распорядительной документацией в отношении личного состава, были предусмотрены два разных срока, в 5 и 75 лет.

Порядок нумерации распоряжений законом или Перечнем не предусмотрен. Тогда как, согласно Типовой инструкции по делопроизводству, которая утверждена приказом Росархива от 27.11.00 № 68, распоряжения нумеруются порядковой нумерацией, но в рамках календарного года. Дополнительно в инструкции указывается на необходимость отдельной нумерации распоряжений по основной деятельности, а также приказов в отношении рабочего персонала.

Обязательно ли вести?

Как уже ранее говорилось, приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 был утвержден срок сохранения журналов регистрации, которые связаны с распорядительной документацией.

Отсюда следует, что ведение регистрационных журналов является обязательным.

Как насчёт электронной формы?

В законодательстве отсутствуют положения по обязательному ведению журналов на бумажном носителе, в том числе с особыми условиями его оформления. Под особыми условиями подразумевается нумерация, удостоверение печатью, прошивание журналов.

По этой причине допускается ведение журнала регистрации в электронном виде.

Кроме того, если согласно процедуре, номера распоряжений присваиваются автоматически во время их формировании в программе 1С, тогда ведение такого журнала в бумажном варианте необязательно.

Виды журналов регистрации приказов с образцами

Сегодня различными отделами кадров, используются следующие формы журналов регистрации:

• О приеме, переводе, расчете персонала.
• О предоставлении отпусков.
• О командировке персонала.
• О поощрении и наложении дисциплинарных взысканий.

Образец журнала регистрации распоряжений о приеме на работу:

Методика ведения

Основными этапами по организации делопроизводства выступает:

• Организация документооборота, т. е. оптимального движения подготовленной документации внутри предприятия.
• Документирование хозяйственно-распорядительной деятельности.
• Обеспечение сохранения документации.

Стандартная процедура оформления документов предусматривает участие многих сотрудников предприятия. Делопроизводство и его организация находится в зоне ответственности службы делопроизводства. К тому же это название носит условный характер, и в зависимости от размера предприятия или возложенных на нее функций может быть как общим отделом, так и канцелярией.

В небольших организациях эта функция, как правило, возлагается на секретаря. На начальном этапе необходимо установить единые правила работы с документацией. Для решения этой задачи отличным решением будет их закрепление в инструкции. Не следует забывать, что современная канцелярская работа в большей степени определяется самим предприятием, тогда как нормативные акты носят больше рекомендационный характер.

Поэтому для становления делопроизводства необходимо разработать два базовых документа:

1. Инструкция по делопроизводству. В указанном локальном акте должны быть отображены все внутри организационные правила работы и обращения с документацией. На тот случай, если предприятие еще не сформировало свои правила по ведению канцелярской работы или разработка инструкции на этом этапе кажется нецелесообразной, тогда можно временно использовать соответствующие положения.
2. Номенклатура дел. Указанный систематизированный перечень документов отображает их учет по срокам хранения, и используется с целью последующей передачи в архив или для уничтожения.

Смотрите видео, как составить инструкцию по делопроизводству:

Необходимо отметить, что в журнале фиксируются все распоряжения связанные с личным составом. Титульный лист журнала используется для написания полного наименования документа. Следует отметить, что наименование пишется заглавными буквами. После этого указывается название предприятия.

В крупных организациях предпочтительнее заводить количество журналов соразмерное с количеством соответственных служб или отделов.

На титульном листе также указывается дата фактического оформления документа. Журнал нумеруется и прошивается, после чего скрепляется подписью директора и печатью предприятия. Идеально, если журнал регистрации будет опломбирован номерной пломбой. Но в таком случае ее номер необходимо вписать в журнал, иначе без этого невозможно считать журнал опломбированным.

Ответственные лица

В отношении основной деятельности предприятия, распоряжения готовятся по поручению директора руководителями отделов подразделений. Если стоит вопрос по решению комплексной задачи, тогда руководитель может создать специальную комиссию, которая будет состоять из разнопрофильных специалистов. Но, так как задачи бывают не только основными, но и оперативными, то распоряжения необходимо классифицировать.

Можно предложить такой вариант:

1. Распоряжения по основной деятельности. Подобные приказы издаются в рамках реализации организационных задач.
2. Распоряжения по административной деятельности.

Распоряжения по вышеуказанным направлениям подлежат раздельной регистрации. Другими словами, необходимо производить раздельное хранение этой документации. Это связано с тем, что период хранения документации связанной с административными задачами — 5 лет. Тогда как документы по основной деятельности должны сохраняться постоянно. Журнал регистрации относится к категории документов предназначенных исключительно для внутреннего пользования.

Процедура ознакомления с журналом регистрации происходит исключительно в присутствии лица, которое отвечает за его оформление. К тому же, журналы регулярно должны предоставляться руководителю отдела. Это нужно для проведения проверки принимаемых решений, а также для оценки кадровой работы отдела.

В период оформления, журнал регистрации хранится у лица, которое отвечает за его ведение. Если журнал заканчивается, то на титульной стороне об этом делается отметка.

Обязательные графы

Как уже ранее говорилось, утвержденной законом формы журнала регистрации не существует, что позволяет организации разрабатывать ее самостоятельно. Поэтому допускается использование граф, рекомендованных специалистами.

В частности:

• № п/п (номер записи),
• дата распоряжения;
• номер приказа;
• вид распоряжения, краткое его содержание;
• Ф.И.О. сотрудника;
• табельный номер;
• основание выдачи приказа.

К числу дополнительных колонок можно отнести, в частности:

• кем подписан приказ,
• кто исполнитель распоряжения;
• куда передано распоряжение;
• расписка в получении (подпись, дата);
• отметка о направлении в дело;
• должность, Ф.И.О. лица, вносящего запись (регистрирующего приказ);
• примечание.

Бывает так, что колонка «Примечание» в журнале не предусмотрена. В этом случае нужно сделать отметку, подобной той, что отображается в трудовой книжке («запись № ___ в столбце №___ недействительна»), после чего указать новые данные.

Пример заполнения

Рассмотрим образец по заполнению основного раздела журнала на примере приказов по личному составу:

Сроки хранения

Следует напомнить, что в силу приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 определен период сохранения журнала регистрации, который составляет 75 лет.

Этот вид журнала, как правило, отображает следующие распоряжения:

• о приеме на работу;
• о переводе;
• о дежурстве;
• об оплате труда;
• о совмещении профессий;
• об увольнении сотрудника;
• о повышении квалификации;
• о поощрении персонала;
• обо всех видах отпусков;
• о смене фамилии сотрудника;
• о продолжительных командировках.

Другой журнал регистрации, у которого период хранения 5 лет, как правило, отображает следующие распоряжения:

Из-за того, что журнал регистрации прошивается и нумеруется, после чего подписывается директором, скрепляется печатью предприятия, то внесение приказа задним числом в такой журнал исключено. Но, как показывает практика, возникают различные ситуации, в разрешении которых нередко заинтересованы обе стороны, т. е. работодатель и работник предприятия. На этой почве иногда происходит вынужденное нарушение регистрационного порядка.

Рассмотрим несколько возможных вариантов.

1. Если на предприятии нет дальнейшей регистрации приказов, то распоряжение можно сделать задним числом.
2. Если на предприятии есть дальнейшая регистрация, тогда можно сделать служебную записку на имя руководителя с объяснением причин и зарегистрировать приказ текущим числом. Второй вариант хорош тем, что в случае проверки пояснительная записка будет оправданием сложившейся ситуации перед контролирующими органами. Поэтому при необходимости поместить приказ в «прошедший период» на практике применяют издание приказа под дробью (11/1-П) или любым другим индексом.

Юридического значения буква алфавита индекса распоряжения не имеет. Но, ее использование упрощает работу кадровика. К тому же на случай возможного истребования контролирующими органами выданных предприятием распоряжений, желательно, чтобы даты выдачи распоряжений совпадали с реальными событиями. Подобный подход позволит избежать повышенного интереса со стороны проверяющих должностных лиц.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности - это журнал, в котором регистрируются приказы по основной деятельности и фиксируется движение приказов внутри организации.

Правила заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности

Прохождение внутренних документов (приказов) на этапе их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих документов.

Проекты приказов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в юридический отдел для проверки соответствия содержания документа действующему законодательству, а затем в службу секретариата, где осуществляется контроль за правильностью их оформления.

Оформленные приказы передаются на подпись руководителю организации в соответствии с установленным распределением обязанностей. Подписанные приказы организации по основной деятельности регистрируются в секретариате в журнале регистрации приказов (см. Приложение).

Регистрационный номер – цифровое или/и буквенное обозначение, присвоенное документу при его регистрации. Регистрационный номер документа (приказа) – это порядковый номер в пределах календарного года и заносится в журнал в графу 1. Копии подписанных руководителями распорядительных документов (приказов) в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы или доводятся до сведения всех сотрудников организации.

Датой документа (приказа) является число, когда он был подписан руководителем или уполномоченным лицом. Дата проставляется в графе 2 (см. Приложение).

Краткое содержание приказа или его заголовок, который написан вначале текста приказа вносится в журнал в графу 3 (см. Приложение).

В графу 4 заносится Ф.И.О. и указывается должность ответственного за исполнение приказа.

В графе журнала 5 примечание можно указать индекс дела, в котором подшит приказ (в соответствии с номенклатурой дел). Подлинники приказов по основной деятельности хранятся у секретаря, а копии – подшиваются в дело в том структурном подразделении, в ведении которого находятся рассматриваемые вопросы.

Журнал регистрации приказов позволяет систематизировать документооборот в организации, что облегчает прохождение проверок ГИТ. Узнайте, как его оформить, скачайте образцы журналов

Читайте в этой статье:

Правила ведения журнала регистрации приказов

Деятельность любой организации предполагает образование большого числа документов, в том числе приказов, которые требуется хранить 5 или 75 лет. По этой причине должно быть два журнала учета приказов, ведение которых возможно и в электронном виде. Во втором случае необходимо обеспечивать резервное копирование данных, чтобы в результате сбоя не потерять документы.

Неважно, каким образом происходит регистрация приказов в организации (в электронном или бумажном виде), необходимо придерживаться общих правил оформления журналов. В последующем это поможет избежать лишних вопросов при проверках, быстро найти нужные записи или документы.

Книга приказов: образец оформления

• на титульном листе отражают полное название документа, а также дату его оформления;
• ниже указывают наименование компании или структурного подразделения организации;
• журнал нумеруют, прошивают, скрепляют личными подписями глав предприятия, ставят печать, если она используется;
• с целью защиты от фальсификации журнал регистрации пломбируют.

Когда необязательный журнал регистрации упростит вам работу и спасет от штрафа

Обязательных журналов регистрации пять, остальные - дело добровольное. Но даже если не хотите «разводить лишнюю бумажную работу», не торопитесь от них отказываться - прочитайте статью журнала "Справочник кадровика". В ней эксперты разобрали пять ситуаций, когда такие журналы помогают кадровику доказать свою правоту в суде и спастись от крупного штрафа.

Журнал приказов содержит несколько столбцов:

• второй столбец используется для записи персональных данных (должности ответственного лица, Ф.И.О.);
• третий – для номеров приказов. Предусмотрено и указание буквенных кодов: «ЛС» (личный состав), «ОД» (основная деятельность), «О» (отпуска);
• в четвертом столбце книги регистрации приказов отражают даты составления документов;
• в пятом указывают данные работника, на которого издавался приказ, а также его должность;
• в шестом краткое содержание;
• в седьмом – подпись ответственного лица.

Журнал регистрации кадровых приказов можно заполнять и в другом порядке, так как это зависит исключительно от формы используемой книги.

Документ может разрабатываться самостоятельно, также организация имеет право применять типовой образец. Главное, чтобы в нем были обязательные и вспомогательные графы.

В некоторых случаях отдельной строки «Примечания» нет в документе. Если запись внесена неверно, делают отметку, как и в трудовых книжках работников. Например: «Запись под № недействительна». При этом ниже указывают верную запись, ставят роспись. Если в организации применяют печати, то исправления заверяются и ими.

Журнал регистрации приказов по кадрам нужно заполнять четко и без помарок. Строго запрещено штриховать записи, зачеркивать буквы, пытаться убрать сведения с помощью корректирующих средств. Недопустимо наличие страниц, которые не имеют нумерации. Книга приказов по кадрам заполняется только сплошным текстом.

Как оформить журнал регистрации приказов

Организации, а особенно коммерческие фирмы, могут использовать любой бланк журнала регистрации приказов, но порядок ведения книги должен быть закреплен в отдельных локальных нормативных актах. Он определяется непосредственно генеральным директором фирмы или иным уполномоченным лицом.

В акте нужно закрепить:

• Ф.И.О. , должности работников, ответственных за составление, хранение документа;
• сотрудников, на которых перекладывается обязанность вести журнал, если основные ответственные за него временно отсутствуют;
• установленные периоды хранения книги регистрации приказов;
• место хранения полностью заполненных документов.

Обычно ведением журнала регистрации приказов занимается секретарь, если организация небольшая. В крупных фирмах эта обязанность может возлагаться на отдельного работника. При этом ответственность за сохранность документа должна быть отражена в локальном акте, трудовом договоре или должностной инструкции, так как возможна порча книги или ее утеря. Некоторые фирмы ведут сразу несколько журналов – в обычном и электронном виде.

Несмотря на то, что книга приказов по кадрам - необязательный документ, эксперты рекомендуют вести ее каждой организации. Связано это с тем, что при проверках у фирмы есть всего три дня, чтобы подготовить необходимый пакет документов, который будет проверять трудовая инспекция или налоговая. В этом случае журнал регистрации приказов позволит быстрее найти нужные бумаги. Кроме того, он облегчает работу многих специалистов фирмы, так как позволяет систематизировать документооборот.

Если организация не хочет самостоятельно разрабатывать журнал регистрации приказов, образец документа можно скачать или купить в специализированном магазине. В первом случае книгу нужно не только распечатать, но и пронумеровать, опломбировать, после этого приступать к ее оформлению и ведению. При этом специалист, ответственный за ведение журнала регистрации приказов по кадрам, образец которого не установлен на законодательном уровне, обязан придерживаться общих правил заполнения документа.

Вложенные файлы

• Шаблон Журнала регистрации приказов по личному составу.doc
• Пример регистрации приказа о прекращении трудового договора с работником по соглашению сторон.doc
• Пример регистрации приказа работодателя о переводе работника на другую постоянную работу, требующую направления на обязательный медицинский осмотр, по его письменной просьбе.doc
• Пример регистрации приказа о переводе работника на другую постоянную работу, не требующую направления на обязательный медицинский осмотр, по его письменной просьбе.doc
• Пример регистрации приказа о переводе работника на другую постоянную работу, требующую направления на обязательный предварительный медицинский осмотр, по его устной просьбе.doc
• Пример регистрации приказа о переводе работника на другую постоянную работу, не требующую направления на обязательный медицинский осмотр, по его устной просьбе.doc
• Пример регистрации приказа о временном переводе работника на другую работу, требующую направления на обязательный медицинский осмотр, по его письменной просьбе.doc
• Пример регистрации приказа о временном переводе работника на другую работу, не требующую направления на обязательный медицинский осмотр, по его письменной просьбе.doc
• Пример регистрации приказа о временном переводе работника на другую работу, требующую направления на обязательный предварительный медицинский осмотр, по его устной просьбе.doc
• Пример регистрации приказа о временном переводе работника на другую работу, не требующую направления на обязательный медицинский осмотр, по его устной просьбе.doc
• Пример регистрации приказа о поощрении работника в нематериальной форме.doc
• Пример регистрации приказа о поощрении работника в денежной форме, если премия не предусмотрена системой оплаты труда.doc
• Пример регистрации приказа о материальном поощрении работника в неденежной форме.doc
• Пример регистрации приказа о поощрении работника в нематериальной и в денежной формах если премия не предусмотрена системой оплаты труда.doc
• Пример регистрации приказа о поощрении работника в нематериальной и в материальной неденежной формах.doc
• Пример регистрации приказа о досрочном расторжении трудового договора с руководителем организации (увольнении) ранее истечения установленного законом срока предупреждения об увольнении в связи с невозможностью продолжения работы.doc
• Пример регистрации приказа о досрочном расторжении по инициативе работника срочного трудового договора (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) (вариант 1) .doc
• Пример регистрации приказа о досрочном расторжении трудового договора с руководителем организации (увольнении) .doc
• Журнал учета приказов о командировании работников.docx
• Журнал по личному составу.docx

Делопроизводство является рутинной, но необходимой частью повседневной деятельности любой организации.

Одним из видов такой деятельности является регистрация приказов, рассмотрим его поподробнее.

Виды приказов

В общем виде, приказ — это акт управления, имеющий правовой и обязательный к исполнению характер, распространяющийся на сотрудников юридического лица, руководителем которого он был издан.

По содержанию приказы подразделяются на нормативные (общего характера, например, содержащие должностные инструкции, регламентирующие распорядок рабочего дня и т.п.), а также индивидуальные (личного характера, например, по постановке задач конкретному лицу, назначении ответственных, за определенные направления деятельности лиц и т.п.).

Существует несколько родовых видов приказов:

• Приказы по личному составу.
• Приказы по линии основной деятельности
• Приказы по ведению административно-хозяйственной деятельности.

Они в свою очередь делятся по длительности сроков хранения. Так, приказы по личному составу об устройстве на работу, увольнении и т.п. хранятся 75 лет, тогда как приказы о предоставлении отпуска, наложении взыскания и т.п. хранятся 5 лет.

Столько же хранятся приказы регламентирующие административно-хозяйственную деятельность. Приказы по направлению основной деятельности хранятся до замены их отменяющими или новыми.

Однако для того чтобы придать приказу юридическую силу, нужно его сначала зарегистрировать. Подписанные приказы передаются в канцелярию организации для регистрации, копирования и рассылки совместно с приложениями, к которым имеются отсылки в тексте, а также списком для рассылки.

Регистрация приказа, представляет собой запись учетных данных произведенную по установленной процедуре, фиксирующей момент его создания, отправления или получения. Данное действие производится в журнале.

Правила ведения журнала регистрации приказов

В настоящий момент не существует четко регламентированной формы журналов, однако они должны соответствовать, определенным требованиям. Журнал должен быть постранично пронумерован, прошит и скреплен, предусмотренной для этого, печатью и подписью ответственного лица.

Для различных приказов, должны быть заведены отдельные журналы, в которых их будут фиксироваться, в зависимости от вида и срока хранения.

На лицевой странице журнала присутствует название организации, журнала, фиксируется дата начала и окончания ведения.

Содержание журнала регистрации приказов регламентируется, в основном, внутренними инструкциями организации и отражает номер приказа, дату его принятия, вид приказа, краткое его содержание, а также причина, послужившая поводом для вынесения.

Журналы для контроля своевременности и правильности заполнения, заполнения отчетов проверяются уполномоченными лицами в установленной периодичности.

Хранятся журналы у лица, закрепленного за их ведением.

Ниже расположен типовой бланк и образец журнала регистрации приказов вариант которого можно скачать бестлатно.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности является важным регистрационным документом в любой организации. В него заносятся все приказы, касающиеся деятельности всей организации в целом. В отличие от журнала приказов по личному составу, вносимая в регистр документация имеет неперсонифицированный характер.

ФАЙЛЫ

Обязанности

Каждая компания, в которой издаются приказы по основной деятельности (а без них никак не обойтись) обязана вести журнал регистрации приказов по основной деятельности. Об этом сказано в самом начале (в части А 258 статьи) Перечня архивных документов, который был принят Приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года.

Однако это является лишь косвенным указанием. Прямого приказа либо распоряжения на этот счет не имеется. Но при проверках контролирующих органов журналы такого типа лучше предъявлять. Кроме того, его наличие:

• Позволяет доказать само существование того или иного приказа. Данная возможность очень упрощает жизнь при возникновении судебных разбирательств. Сам факт наличия записи указывает на существование документа.
• Позволяет ориентироваться в приказах по основной деятельности, быстро находить и ссылаться на необходимый.
• Значительно упрощает документооборот организации в целом, позволяет классифицировать приказы.

Функционал

К приказам по основной деятельности имеют отношение:

• Документы о назначении руководителя на свою должность.
• Бумаги о создании филиала, подразделения организации.
• Документы относительно .
• Документы о трудовом распорядке.
• Документы о соблюдении коммерческой тайны и пр.

Стоит отметить, что назначения руководителя и его заместителей относятся к приказам по основной деятельности, тогда как распоряжения о назначении других сотрудников относятся к приказам по личному составу.

Здесь нет никакой дискриминации. Просто руководители, по своей сути, обычно обладают гораздо более широкими полномочиями. Юридическая тонкость состоит в том, что их назначение либо увольнение в конечном итоге влияет на всю организацию в целом. Поэтому в журнале приказов по основной деятельности и регистрируются приказы о назначении управленческого звена компании.

Помимо этого, в журнал могут заноситься другие приказы, которые проходят по:

• Хозяйственной деятельности компании.
• Установлению порядка отчетности. Как налоговой, так и других видов.
• Планированию, общему выстраиванию стратегии поведения организации в конкретной сфере и пр.

Практика показала, что в журнал регистрации приказов по основной деятельности очень удобно заносить все приказы с постоянным сроком хранения, если это не противоречит общей направленности регистрируемой документации.

Элементы

Журнал должен иметь обложку и вложенные в нее страницы. На обложке обычно располагаются:

• Наименование документа.
• Наименование организации, сотрудники которой его ведут.
• Если есть, то наименование структурного подразделения.
• Номер дела по номенклатуре и номер тома.
• Виза руководителя, количество заполненных листов (эта информация должна появляться при окончании).
• Дата начала и дата окончания. Первая графа обязательна для заполнения. Во вторую информация бывает проставлена только после регистрации последнего приказа.

Обложка может быть напечатана на обычном формате А4, но удобнее производить печать на плотной бумаге и прошивать. Так листы журнала будут надежно закреплены, их будет удобнее заполнять.

Вложенные страницы содержат две таблицы.

1. Первая таблица описывает ответственных за ведение журнала лиц.
2. Вторая создана для подробного перечня приказов по основной деятельности.

Графы обеих следует заполнять. Они включают:

• Порядковые номера регистрируемых документов.
• Даты издания. Здесь важно соблюдать хронологию.
• Номера приказов по основной деятельности.
• Название. Они могут повторяться. Главное, чтобы номера и даты были разные.
• Краткое содержание регистрируемого документа. Достаточно одного-двух предложений.
• ФИО и табельные номера (при наличии) фигурирующих в приказе лиц (те, на которых регистрируемая бумага распространяется).

Нигде нет унифицированной формы журнала, так что каждая организация вправе формировать собственный бланк и образец. У некоторых вообще нет страницы ответственных за заполнение лиц. У других – в основную таблицу добавлены столбцы подписей ответственных за доставку. Это вопрос удобства.

Важно: располагать информацию о приказах и складывать их листы в дело нужно строго в хронологическом порядке. Только так можно будет быстро найти запрашиваемый документ. Для той же цели используется нумерация.

Возможно ли вести электронный журнал

В электронном виде этот журнал вести можно. Однако здесь есть нюансы:

• Если есть бумажный и электронный варианты бумаги и в них есть расхождения, то предпочтение отдается печатному. Таковы негласные правила проводимых проверок.
• Электронная версия не всегда может быть доступна для использования. Виной тому обновления, компьютерные вирусы, зависания. Все эти минусы техники проявляются в самый неподходящий момент. Так что бумажную версию необходимо иметь в страховочных целях. Бывают случаи, когда при обновлении той или иной программы полностью утрачивается введенная ранее информация.

Конечно, при ошибках, помарках, опечатках журнал приказов по основной деятельности придется перепечатывать и заново заверять подписями.

Если после закрытия журнала (при окончании года) в напечатанном бланке остаются пустые строки, то их необходимо перечеркнуть. В конце от руки записывается количество заполненных листов.

Срок хранения

Документация такого вида имеет постоянный срок хранения. В организации всегда должен присутствовать и вестись журнал регистрации приказов по основной деятельности, иначе она не имеет права осуществлять какую-либо работу.

В некоторых случаях такие журналы передаются в государственный архив для использования их в качестве справочного материала.