Отчет экспедитора заменяет акт выполненных работ. Отчет экспедитора, предоставленный вместо акта выполненных услуг

При доставке, осуществляемой грузополучателям через транспортную экспедицию компании-производителя, экспедитор по каждому рейсу составляет отчет формы МХ-21. При оказании услуги в рамках договора транспортной экспедиции исполнитель предоставляет клиенту отчет экспедитора о фактически понесенных расходах. Рассмотрим основные аспекты работы с этими документами – в какой форме составляются, назначение и особенности заполнения.

Отчет экспедитора МХ-21

Доставка ТМЦ в адрес заказчика подразумевает ответственность экспедитора за сохранность их в момент перемещения и предоставление отчетности за доставку груза. Такое требование не только правомерно и не противоречит действующему законодательству, но и косвенно подтверждено Госкомстатом, разработавшим и утвердившим Постановлением № 66 от 09.08.1999 г. отчетную форму МХ-21 «Отчет экспедитора».

В то же время, несмотря на наличие стандартизированной формы документа, с 2013 года субъектам предпринимательства не запрещено пользоваться образцом «Отчета экспедитора» в самостоятельно разработанной форме.

Важно! При самостоятельной разработке формы отчета экспедитора, она должна быть утверждена внутренним распорядительным актом, а в формируемом локальном стандарте необходимо предусмотреть:

все обязательные реквизиты, предусмотренные для документов аналогичного характера;

максимум информационной составляющей, которая позволит конечному пользователю осуществлять полноценный и достоверный учет ТМЦ на основании указанных сведений.

Данная форма отчетности применяется для формирования эффективного и достоверного учета ТМЦ, доставка которых получателю была осуществлена через экспедицию, организованную производителем. Отчет составляется в необходимом в каждом конкретном случае количестве экземпляров, по факту и на основании результатов доставки ТМЦ грузополучателю.

Отчетом формы МХ-21 экспедитор отчитывается за доставку груза (в данном случае – ТМЦ) получателю перед бухгалтерией своего предприятия. По каждой доставке (рейсу транспортного средства) предусмотрено предоставление отдельного отчета.

Форма МХ-21 относится к категории первичных учетных документов, и чтобы исполнитель мог в соответствии с требованиями правильно сформировать «Отчет экспедитора», образец заполнения документа необходимо утвердить в локальном акте.

Формирование отчета формы МХ-21 проводит непосредственно экспедитор, осуществивший доставку. Документ заверяется подписью материально ответственного лица (в качестве которого выступает экспедитор) и лицом, ответственным за его принятие, проверку и последующую обработку (как правило – бухгалтером по учету ТМЦ).

В заполненном виде «Отчет экспедитора» должен содержать:

в идентифицирующей части (шапке) документа сведения о наименовании организации и структурного подразделения, информацию по кодам ОКПО и ОКДП, номер и дату формирования документа, указание на отчетный период, данные о материально-ответственном лице – экспедиторе, отвечающем за доставку груза конечному пользователю;

в информативной (табличной) части документа указывается:

• его порядковый номер,

  сведения о документе, являющемся основанием для перемещения ТМЦ (его номер и дата),

  перечень ТМЦ, подлежащих передаче получателю (таковым может являться покупатель или иное лицо, обозначенное в условиях договора),

  единица измерения (указывается для каждой позиции, указывается в свободной форме. В отличие от других стандартизированных первичных форм, МХ-21 не требует указания кода единицы измерения, обусловленного классификатором ОКЕИ),

  количество полученных и отгруженных, а также возвращенных ТМЦ;

  учетные отклонения (указываются обнаруженные во время приема-передачи излишки или недостачи ТМЦ),

  потери во время транспортировки в суммовом и количественном выражения (указываются в соответствии с нормами естественной убыли),

  итоговые сведения.

Отчет экспедитора по договору транспортной экспедиции: образец и особенности заполнения

Если во время выполнения рейса экспедитор понес не предусмотренные договором транспортной экспедиции, но понесенные в интересах клиента расходы, заказчик услуг, согласно п. 2 ст. 5 Федерального закона № 87-ФЗ от 30.06.2003 "О транспортно-экспедиционной деятельности" обязан возместить исполнителю понесенные затраты. В таких случаях наряду с общим пакетом документов, предоставляемых по факту выполнения конкретного объема работ, исполнитель представляет заказчику дополнительно «Отчет экспедитора о фактически понесенных расходах», образец которого можно увидеть ниже. С данным видом отчета экспедитор обязан предоставить финансовые документы, подтверждающие расходы, понесенные для выполнения обязательств по договору, на всю сумму, указанную в отчете.

Перечень обязательных документов, предоставляемых по договору оказания экспедиторских услуг, установлен в п. 5 Правил транспортно-экспедиционной деятельности, которые утверждены Постановлением Правительства РФ № 554 от 08.09.06 г. Отчет экспедитора о его расходах в данный перечень документов не входит, однако, в зависимости от характера оказываемых исполнителем транспортно-экспедиционных услуг, в числе условий договора стороны могут предусмотреть обязанность его предоставления в качестве дополнительного отчетного документа.

Отчет о расходах должен включать сведения об экспедиторе, реквизиты договора транспортной экспедиции. Основная часть отчета - таблица, включающая следующие графы:

название оказанной услуги,

реквизиты подтверждающих расходы документов,

единица измерения, применимая к расходу, количество (объем),

цена за единицу,

общая сумма расхода (с учетом НДС).

Сумма расходов указывается также прописью, отдельно выделяется НДС. Копии подтверждающих расходы документов прилагаются к отчету и перечисляются в отчете в качестве приложений.

Экспедитор ставит свою подпись и печать. Один экземпляр передается заказчику услуг, а второй остается у исполнителя. Отдельной строкой указывается, что отчет принят без возражений, либо с возражениями клиента (в этом случае клиент должен их перечислить). Клиент ставит свою подпись и печать, указывает дату принятия отчета.

От того, будут ли расходы экспедитора возмещены клиентом или стороны согласуют экспедиционное вознаграждение, будет ли экспедитор самостоятельно оказывать услуги или привлечет стороннюю организацию, зависит налогообложение у компании-экспедитора

П о договору транспортной экспедиции одна сторона (экспедитор) обязуется за вознаграждение и за счет другой стороны (клиента-грузоотправителя или грузополучателя) организовать выполнение определенных договором экспедиции услуг, связанных с перевозкой груза (п. 1 ст. 801 ГК РФ).

Экспедиционные отношения регулируются Гражданским кодексом, Федеральным законом от 30.06.03 № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности» (далее — Закон № 87-ФЗ) и Правилами транспортно-экспедиционной деятельности, утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 08.09.06 № 554 (далее — Правила экспедиционной деятельности).

Особенность договора транспортной экспедиции в том, что при общем сходстве с посреднической сделкой отношения в рамках такого договора являются самостоятельным видом деятельности, так как в услугах экспедитора налицо отсутствие представительского характера, присущего посредническим отношениям. Обязанности по договору обусловлены исключительно общей целью — организация перевозки груза и его доставки, а не представлением интересов клиента путем заключения сделок в его пользу. На практике суды признают транспортную экспедицию самостоятельным видом услуг (постановление Президиума ВАС РФ от 26.01.99 № 5056/98 и определение ВАС РФ от 07.05.09 № ВАС-2785/09).

Однако налогообложение сделки транспортной экспедиции происходит именно по «посреднической» схеме. Экспедиционный договор не исключает возможности прописать условия оплаты, аналогичные условиям в договоре возмездного оказания услуг, когда цена услуг включает компенсацию издержек исполнителя и причитающееся ему вознаграждение, а все издержки осуществляются за счет исполнителя. В этом случае налогообложение у экспедитора будет происходить по классической схеме — без перевыставления расходов заказчику.

Именно поэтому важно четко регламентировать условия в договоре, ведь чем подробнее они прописаны, тем меньше разночтений и споров будет впоследствии.

Расходы по услугам, не согласованным сторонами, но оказанным экспедитором за свой счет, налоговики могут признать необоснованными

Согласно пункту 1 статьи 801 ГК РФ услуги, оказываемые экспедитором, делятся на основные и дополнительные. К числу основных услуг отнесены:

— организация перевозки груза транспортом и по маршруту, который избран экспедитором или клиентом;

— заключение от имени клиента или от своего имени договора (договоров) перевозки груза;

— обеспечение отправки и получения груза.

В качестве дополнительных услуг договором может быть предусмотрен ряд операций:

— получение документов, необходимых для экспорта или импорта;

— выполнение таможенных и иных формальностей;

— проверка количества и состояния груза, его погрузка и выгрузка;

— уплата пошлин, сборов и других расходов за клиента;

— хранение груза, его получение в пункте назначения;

— иные операции и услуги.

Перечень дополнительных услуг, указанных в ГК РФ, не является исчерпывающим. Стороны по договору могут включить любые услуги, главное, чтобы они были связаны с перевозкой груза. Это может быть формальная увязка, но в целом услуги должны способствовать процессу достижения конечной цели экспедиционного договора.

Экспедитор оказывает только те услуги, которые прописаны в договоре (п. 1 ст. 4 Закона № 87-ФЗ). Так как законом не предусмотрена обязанность клиента компенсировать расходы, понесенные экспедитором и не оговоренные сторонами, для предупреждения споров как с клиентом, так и с проверяющими следует четко прописать услуги экспедитора.

Правовые нормы экспедиционного договора не запрещают прописать в договоре оплату услуг, включающую и вознаграждение, и компенсацию расходов, одной суммой

Особенно важен этот нюанс при оказании услуг по международной перевозке, где правомерность применения налоговой ставки 0% по НДС и налоговых вычетов подтверждается представлением в налоговый орган документов, предусмотренных НК РФ (постановление ФАС Московского округа от 08.04.09 № КА-А40/2273-09).

Если экспедитор в целях исполнения своих обязанностей по договору привлекает стороннюю транспортную компанию, налоговые последствия аналогичны посреднической сделке

Согласно пункту 2 статьи 5 Закона № 87-ФЗ клиент обязан уплатить причитающееся экспедитору вознаграждение, а также возместить понесенные им расходы в интересах клиента в порядке, предусмотренном договором транспортной экспедиции. То есть порядок расчетов по договору транспортной экспедиции стороны вправе определить по своему усмотрению.

В случае если участники сделки придут к соглашению, что в целях оказания услуг экспедитор привлекает стороннюю транспортную компанию, то налогообложение осуществляется по аналогии с посредническими договорами.

Так, в соответствии с пунктом 9 статьи 270 НК РФ при формировании налоговой базы не учитываются поступления в виде имущества, переданного комиссионером, агентом и (или) иным поверенным в связи с исполнением обязательств по договору комиссии, агентскому договору или иному аналогичному договору, а также в счет оплаты затрат, произведенной комиссионером, агентом и (или) иным поверенным за комитента, принципала и (или) иного доверителя, если такие затраты не подлежат включению в состав расходов комиссионера, агента и (или) иного поверенного в соответствии с условиями заключенных договоров.

Данную норму правомерно применять по отношению к договору транспортной экспедиции, о чем свидетельствует также арбитражная практика (постановление ФАС Поволжского округа от 28.11.06 по делу № А55-5707/06-31).

Таким образом, расходы, произведенные экспедитором в интересах клиента, в виде сумм, уплачиваемых за перевозку, а также за дополнительные услуги — погрузочно-разгрузочные работы, таможенные процедуры, хранение, не учитываются экспедитором при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций и перенаправляются клиенту.

Экспедитор вправе перевыставить счет-фактуру аналогично посредникам или же составить сводный счет-фактуру на все приобретенные для клиента услуги и работы

Еще недавно не было официальных разъяснений о порядке выставления счетов-фактур, ведь по существу ни главой 21 НК РФ, ни Правилами заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость (утв.постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137, не предусмотрен какой-либо особый порядок составления и регистрации счетов-фактур при осуществлении операций по оказанию транспортно-экспедиционных услуг.

На данный момент финансовое ведомство разъяснило порядок выставления счетов-фактур (письма Минфина России от 10.01.13 № 03-07-09/01, от 29.12.12 № 03-07-15/161 и от 01.11.12 № 03-07-09/148). Теперь экспедитор может выбрать способ перевыставления счетов-фактур по услугам третьих лиц.

Первый способ предусматривает перевыставление счетов-фактур исполнителей так же, как это делают агенты и комиссионеры.

Перечень дополнительных услуг, оказываемых экспедитором, не является исчерпывающим, стороны могут включить в договор любые услуги, главное, чтобы они были связаны с перевозкой груза

То есть в этом счете-фактуре экспедитор указывает в качестве продавца не себя, а реального продавца или исполнителя (подп. «а» и «в» п. 1 Правил заполнения счета-фактуры). Счета-фактуры перевыставляются по каждому исполнителю и поставщику (письма Минфина России от 21.09.12 № 03-07-09/132 и ФНС России от 03.10.12 № ЕД-4-3/16555@).

Второй — это выставление сводного счета-фактуры на все приобретенные услуги, в котором:

— в качестве продавца экспедитор указывает себя;

— все услуги, приобретенные у третьих лиц, выделяются в отдельные позиции. Данные берутся из счетов-фактур исполнителей;

— порядковый номер и дата составления счета-фактуры указываются в соответствии с индивидуальной хронологией экспедитора.

Сводный счет-фактура регистрируется в журнале учета счетов-фактур, а в книге продаж не регистрируется, так как принять к вычету НДС, предъявленный поставщиком товаров (работ, услуг), экспедитор так же, как и посредник, не вправе (ст. 156 НК РФ).

К экземпляру сводного счета-фактуры, который передается клиенту, экспедитор должен приложить копии счетов-фактур, полученных от организаций, оказывающих ему услуги, а также копии соответствующих первичных документов.

Счета-фактуры, полученные от перевозчиков и иных контрагентов, экспедитор регистрирует только в части «Полученные счета-фактуры» журнала учета счетов-фактур, при этом в книге покупок не регистрирует.

Налоговики обязаны пользоваться разъяснениями финансистов. Так, указанноеписьмо Минфина России от 29.12.12 № 03-07-15/161 размещено на официальном сайте ФНС России в разделе «Разъяснения ФНС, обязательные для применения налоговыми органами» (письмо ФНС России от 18.02.13 № ЕД-4-3/2650@).

Заметим, что недавно налоговики были против составления сводного счета-фактуры по всем приобретенным экспедитором услугам. В письме ФНС России от 03.10.12 № ЕД-4-3/16555@ было указано, что экспедитор, приобретающий в интересах клиента работы (услуги) третьих лиц от своего имени, должен руководствоваться теми же правилами, что комиссионеры и агенты, для которых возможность выставления обобщенных счетов-фактур не предусмотрена.

Когда по договору оплата за экспедиционные услуги включает вознаграждение и расходы, доходом экспедитора признается именно сумма, указанная в договоре

Если договор экспедиции оформляется как договор возмездного оказания услуг, то все расчеты с третьими лицами экспедитор осуществляет от своего имени, расходы не перевыставляются заказчику, а осуществляются за свой счет. Оплата договора определена суммой, которая включает и вознаграждение, и расходы экспедитора.

Налоговики разъяснили, что экспедитор перевыставляет счета-фактуры клиенту по аналогии с посредниками или путем составления сводного счета-фактуры

Все затраты, понесенные в связи с исполнением договора, при условии их соответствия статье 252 НК РФ признаются расходами, учитываемыми в целях налогообложения компании-экспедитора. Указанной позиции придерживаются также Минфин России (письма от 14.06.11 № 03-07-08/185 и от 16.02.09 № 03-03-06/1/65) и УФНС России по г. Москве (письмо от 18.12.09 № 16-15/133974).

В пункте 9 статьи 270 НК РФ указано, что если при формировании налоговой базы все затраты, связанные с исполнением обязательств по договору, включаются в состав расходов, то поступления в виде имущества от заказчика учитываются при налогообложении в полном размере. Следовательно, доходом экспедитора является договорная стоимость услуг, оказанных клиенту в рамках договора. Выручка признается исходя из всех поступлений по договору транспортной экспедиции согласно статье 249 НК РФ.

Если экспедитор заключил экспедиционный договор с другой компанией-экспедитором на организацию перевозки, в этом случае, по мнению автора, схема учета расходов для целей налогообложения будет аналогична вышеизложенной. Только в этом случае экспедитор выступает уже как заказчик. Для него уплата экспедиторского вознаграждения другому экспедитору и понесенные расходы будут расходами в целях налогообложения, а полученное вознаграждение от клиента — его облагаемым доходом.

Если перевозка осуществляется экспедитором лично, то транспортные расходы формируют налогооблагаемую базу экспедитора. Возможен другой вид договорных отношений, при котором экспедитор выступает перевозчиком груза, а для выполнения другой части привлекает третьих лиц, например для погрузочно-разгрузочных работ, хранения груза. Такой договор будет смешанным, его составление и исполнение регулируются не только положениями главы 41 «Транспортная экспедиция», но и положениями главы 40 «Перевозка» ГК РФ (ст. 784 ГК РФ).

Цена услуг определяется в виде единой стоимости услуг экспедитора. Вознаграждение, полученное от заказчика-грузоотправителя или грузополучателя экспедитором, учитывается в его доходах для целей налогообложения прибыли организаций в том объеме, в котором оно получено (п. 1и п. 2 ст. 249 НК РФ).

Налоговики утверждают, что при включении экспедитором в расходы услуг выручка от оказания услуг по договору транспортной экспедиции признается в составе доходов организации в том объеме, в котором она получена от клиента

Однако если стороны прописали отдельно оплату вознаграждения за организацию и оплату услуг по перевозке, то, по мнению автора, целесообразно вести раздельный учет тех доходов (расходов), которые получены (понесены) при самостоятельном исполнении договора и при исполнении договора с привлечением других организаций, и в зависимости от классификации доходов и расходов применять для целей налогообложения прибыли одну из вышеприведенных учетных схем. То есть если в договоре с клиентом предусмотрена оплата, включающая расходы экспедитора, то экспедиционное вознаграждение, компенсацию расходов второму экспедитору первый учитывает в своих расходах. В этом варианте экспедитор представляет заказчику акт выполненных работ от своего имени, свой счет-фактуру и транспортные документы.

Если клиент возмещает расходы отдельно, то экспедитор перевыставляет на клиента расходы по второму экспедиционному договору. Разумеется, в такой ситуации необходимо четко разграничить в договоре те основные и дополнительные услуги, которые экспедитор-перевозчик будет выполнять самостоятельно, и те, к выполнению которых планируется привлечь сторонние организации.

Порядок начисления НДС и выставления счетов-фактур не отличается от обычной реализации услуг. Если экспедитор от своего имени и за свой счет заключает договоры на оказание услуг, определенных в договоре транспортной экспедиции, и ими не предусмотрено возмещение расходов экспедитора, понесенных в интересах клиента, то налоговой базой по НДС будут все поступления по договору транспортной экспедиции в соответствии с пунктом 1статьи 156 НК РФ (постановление Президиума ВАС РФ от 18.05.10 № 17795/09).

Экспедитор признается налоговым агентом в отношении суммы вознаграждения, выплачиваемого иностранному перевозчику, осуществляющему деятельность не через постоянное представительство

В соответствии с пунктом 3 статьи 168 и пунктом 3 статьи 169 НК РФ экспедитор должен оформить счет-фактуру на весь объем оказанных услуг и зарегистрировать его в книге продаж. Согласно пункту 3 статьи 168 НК РФ при реализации услуг соответствующие счета-фактуры выставляются не позднее пяти календарных дней, считая со дня их оказания.

Таким образом, в данном случае отражение выручки и оформление счетов-фактур происходят в общем порядке, как и при реализации по договору возмездного оказания услуг.

Что касается НДС по приобретенным услугам, то «входной» НДС по расходам, связанным с исполнением экспедиционного договора, экспедитор может предъявить к налоговому вычету в соответствии со статьей 172 НК РФ.

Составление отчета экспедитора позволит избежать лишних вопросов по поводу формирования суммы затрат на транспортировку и экспедирование

Аналогично документации при посреднических отношениях стороны могут предусмотреть в экспедиционном договоре обязательное предоставление отчета экспедитора. Правилами экспедиционной деятельности не предусмотрено оформление данного документа.

При этом во избежание разногласий с налоговиками экспедитору лучше составить отчет для клиента. На необходимость составления такого отчета указывается, например, в письме УФНС России по г. Москве от 05.04.05 № 20-12/22797. Из этого письма следует, что расходы на вознаграждение экспедитора при соответствии требованиям, указанным в статье 252 НК РФ, для целей налогообложения прибыли могут быть документально подтверждены в части сумм, причитающихся в качестве вознаграждения, отчетом агента.

Что касается судебной практики. В суде рассматривалось дело, где налоговики указали на неправомерное включение в расходы сумм, не подтвержденных отчетом экспедитора (постановление ФАС Московского округа от 11.08.09 № КА-А40/7718-09). Хотя суд и встал на сторону налогоплательщика, обосновывая, что компания представила доказательства обоснованности и подтвержденности расходов, все же спор с налоговиками решался уже в судебном порядке.

Правильно составленный отчет экспедитора, предусмотренный в договоре, убережет компанию от претензий налоговых органов

В деле, которое рассматривал ВАС РФ в 2012 году (постановление от 14.02.12 № 12093/11), суд упоминал об отчете агента. Однако отчет агента упоминался не как обязательный документ, который необходим для подтверждения вышеуказанных расходов, а как документ, содержащий определенную информацию, необходимую для положительного решения в пользу налогоплательщика.

Унифицированной формы данного документа нет, поэтому при заключении договора транспортной экспедиции следует утвердить форму отчета и его содержание. В отчете экспедитору было бы целесообразно отразить следующую информацию:

— суммы, полученные экспедитором от заказчика-грузоотправителя или грузополучателя для исполнения договора транспортной экспедиции;

— суммы, перечисленные экспедитором перевозчику и другим третьим лицам для исполнения договора;

— реквизиты документов, подтверждающих перевозку и оказание прочих дополнительных услуг по договору (разгрузка, хранение и т. п.);

— сумму вознаграждения экспедитора.

Компания не смогла подтвердить обоснованность расходов на экспедиционные услуги, а также приобретение услуг для операций, признаваемых объектами обложения НДС, так как предоставила в суд акты оказания услуг, которые не раскрывали факт оказания услуги

К отчету экспедитору желательно приложить все первичные документы, подтверждающие расходы, и копии договоров на перевозку груза, заключенных с третьими лицами (см. врезку ниже).

По мнению Минфина России, затраты на перевозку можно учесть в расходах только при наличии товарно-транспортной накладной и транспортной накладной

В ситуации, когда экспедитор является перевозчиком, к договору транспортной экспедиции применяются еще и Правила перевозок грузов автомобильным транспортом (утв. постановлением Правительства РФ от 15.04.11 № 272). Согласно пункту 6 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной, составленной грузоотправителем.

ДОКУМЕНТЫ

Первичные документы, которые безопаснее оформить при осуществлении экспедиционной деятельности

В соответствии со статьей 802 ГК РФ договор транспортной экспедиции составляется в письменной форме. Иные документы, которые составляются в рамках такой сделки, также оформляются в письменной форме. Приказом Минтранса России от 11.02.08 № 23 утвержден Порядок оформления и формы экспедиторских документов.

Согласно пункту 5 указанного Порядка к экспедиторским документам относятся:

— поручение экспедитора, которое определяет перечень и условия оказания клиенту транспортно-экспедиционных услуг в рамках договора транспортной экспедиции;

— экспедиторская расписка, подтверждающая факт получения экспедитором для перевозки груза от клиента либо от указанного им грузоотправителя;

— складская расписка. Она подтверждает факт принятия экспедитором у клиента груза на складское хранение

Раннее транспортные расходы подтверждались товарно-транспортной накладной, составленной по форме № 1-Т (утв. постановлениями Госкомстата России от 28.11.97 № 78 и Правительства РФ от 15.04.11 № 272). С 25 июля 2011 года введена новая форма транспортной накладной, которая в настоящее время является подтверждением расходов на транспортировку при перевозках грузов автотранспортом. Товарно-транспортная накладная по форме № 1-Т также не отменена.

Официальная позиция по применению транспортной накладной изложена в письмах Минфина России от 27.02.12 № 03-03-06/1/105 и от 08.11.11 № 03-03-06/1/722, где разъясняется, что транспортная накладная обязательна к заполнению, поскольку устанавливает порядок организации перевозки грузов, то есть ее назначение отличается от назначения формы № 1-Т. Товарно-транспортная накладная по форме № 1-Т служит для учета транспортной работы и расчетов заказчиков с перевозчиком за оказанные услуги по перевозке грузов. Ее наличие у организации является необходимым условием для принятия в целях налогообложения прибыли расходов, связанных с перевозкой грузов.

Иными словами, товарно-транспортная накладная служит для учета расходов на доставку грузов.

Отсутствие первичных документов экспедитора рискованно с налоговой точки зрения . Отсутствие или неверное их оформление может послужить основанием для отказа при налоговой проверке в признании понесенных расходов на основании статьи 252 НК РФ (письмо УФНС России по г. Москве от 27.09.11 № 16-15/093505@).

По мнению Минфина России, нарушение в оформлении, а также отсутствие указанных документов может являться основанием для отказа в применении нулевой ставки по НДС в отношении международных перевозок (письмо Минфина России от 02.08.11 № 03-07-15/72).

Если экспедитор при перевозке не оформил транспортную накладную и ТТН, то налоговые органы могут отказать в применении налогового вычета из-за того, что реальность перевозки не подтверждена

Вместе с тем, по мнению судов, транспортные расходы можно учесть и без транспортной накладной, если есть иные документы, подтверждающие произведенные затраты (постановления ФАС Московского от 06.02.09 № КА-А40/167-09 и Центрального от 14.10.10 № А09-11083/2009 округов). В рассматриваемом случае ими могут быть перечисленные выше экспедиторские документы.

Практически каждая организация, осуществляющая торговую и иную деятельность, оказывает услуги по доставке товара до покупателя. Процедура доставки на практике реализуется экспедитором, на которого ложится ответственность за сохранность ценностей в момент перемещения и передачу товара адресату. Для того чтобы контроль материально-ответственного лица осуществлялся максимально эффективно разработана отчетная форма МХ- 21 “Отчет экспедитора”.

Что собой представляет МХ- 21 “Отчет экспедитора”

Документ имеет унифицированный Госкомстатом бланк с кодом ОКУД 0335022. Отчет предназначается для организации учета товарно-материальных ценностей, принадлежащих предприятию, которые передаются получателю посредством процедуры экспедиции.

Несмотря на то, что бланк включен в альбом первичных учетных документов и является унифицированной формой, компаниям и предпринимателям разрешено вносить свои изменения в документ.

Важно! Главным требованием является наличие в сформированном и утвержденном самостоятельно бланке всех обязательных реквизитов, предоставляющих конечному пользователю информации максимум полезных сведений.

Пошаговая инструкция по заполнению формы МХ-21

Бланк отчета является односторонним и представляет собой документ, состоящий из шапки и табличной части.

В шапке документа необходимо отразить следующую информацию о компании:

1. Наименование организации;
2. Наименование структурного подразделения;
3. Код ОКПО в соответствие с классификатором;
4. Код ОКДП;
5. Номер и дата составления отчета экспедитора;
6. Отчетный период, подлежащий раскрытию в документе;
7. ФИО экспедитора, ответственного за доставку товара до конечного пользователя.

Табличная часть отчета экспедитора должна включать в себя следующие сведения о перевозимом товаре:

1. Номер по порядку;
2. Номер и дата товарного документа, выступающего в качестве основания для перемещения ценностей;
3. Название товарно-материальных ценностей, подлежащих передаче покупателю или иному лицу;
4. Единица измерения – в отличие от других первичных учетных форм, отчет экспедитору не требует отражения в документе кода единицы измерения в соответствие с классификатором ОКЕИ.
5. Количество полученных для перевозки ценностей;
6. Количество отгруженных объектов ТМЦ;
7. Количество возвращенных ценностей;
8. Отклонения – с этой целью в документе предназначены две графы, для обнаруженных излишков и недостач;
9. Потери в соответствии с установленными нормами естественной убыли в количественном и суммовом выражении;
10. Окончательный результат, раскрывающий информацию об излишках или недостачах товара в количественном и суммовом выражении.

Важно! Заполненный документ должен быть заверен не только подписью экспедитора, выступающего в качестве материально-ответственного лица, но и лиц (сотрудников бухгалтерии), ответственных за принятие отчета у экспедитора и его проверку.

Документ по форме МХ-21 «Отчет экспедитора» составляется непосредственно экспедитором, который осуществляет доставку товаров. Отчитаться ему следует перед бухгалтерской службой работодателя за доставленные товарно-материальные ценности отдельно по каждому рейсу.

Важно! Количество экземпляров определяется потребностями каждой конкретной организации и количеством заинтересованных пользователей.

Типичные ошибки при заполнении формы МХ-21

Рассмотрим наиболее распространенные нарушения и способы их правомерной корректировки в таблице.

В каких программах можно сформировать

Вносить сведения о перевозимом грузе и иные данные в документ по форме МХ-21 можно как вручную, так и задействовав компьютерную технику. Ручное заполнение предполагает внесение сведений шариковой или перьевой ручкой синего, черного или фиолетового цветов.

Заполнить документ «отчет экспедитора» можно в следующих программах:

Важно! Использование компьютерных программ позволяет сократить время на заполнение документа.

Рейтинг самых задаваемых вопросов

Вопрос № 1 Может ли организация не применять при осуществлении доставки форму МХ-21?

С 2013 компаниям предоставлена самостоятельность в выборе учетных форм. Организации вправе разработать и утвердить приказом руководителя свой бланк, при условии, что документ будет содержать обязательные реквизиты.

Вопрос № 2 Какой период времени сотрудникам бухгалтерии необходимо хранить сданные экспедиторами отчеты?

Вопрос № 3 Вправе ли компания вносить корректировки в документ?

Да, если все исправления будут оформлены в соответствии с установленными законом требованиями.

Отчет экспедитора – первичный документ складской логистики, имеющий код по ОКУД 0335022. Отчет нужен для того, чтобы документально подтвердить факт доставки экспедитором какого-либо груза.

ФАЙЛЫ

Бумага предоставляется водителем-экспедитором (который заполняет большинство граф отчета) бухгалтеру. Последний заносит его в соответствующий регистр, а также на основании этого документа формирует последующие отчеты и бумаги.

Кому будет полезна

Отчет будет нужен в том случае, если компания осуществляет доставку клиенту своих (произведенных, купленных) товаров. В последнее время удобство взаимодействия, а также слияния логистических и торговых организаций стало очевидным.

Дополнительная услуга требует документального подтверждения. Однако стоит отметить, что представленная форма МХ-21 – всего лишь рекомендованный для использования бланк. Каждая отдельно взятая фирма вправе сама редактировать, дополнять или убирать отдельные поля и графы. Главное, чтобы эти манипуляции получили достойное подтверждение в учетной политике. Более того, использование именно этой формы не обязательно.

Такое обращение с первичной документацией стало возможным благодаря вышедшему в 2013 году Постановлению Минфина России N ПЗ-10/2012. Он упразднил обязательное поголовное применение форм, оговоренных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Однако в этом виде документа отражены все основные моменты, требующие освещения при осуществлении грузоперевозок.

Составные части отчета

Отчет полностью помещается на одной стороне листа. Однако предусмотрена его печать на двух. При этом на обратной стороне располагаются только подписи проверяющих лиц и печать организации.

Таким образом, водитель, который заполняет бумагу, работает с одной стороны, а все остальные лица – с другой.

Это удобно при проведении проверок, использовании данных и пр.

Шапка отчета экспедитора содержит:

• Наименование формы. Согласно одному из постановлений Госкомстата, этой бумаге присвоен номер МХ-21. Именно так ее упоминают в официальных нормативах и прописываемых рекомендациях.
• Справа в отдельной таблице – коды по ОКУД (приведен в начале, сразу внесен в бланк), ОКПО, вид деятельности по ОКДП, вид совершаемой операции.
• Полное наименование организации, в которой работает отчитывающийся экспедитор, и ее структурного подразделения (если оно есть).
• Номер бумаги.
• Дата ее составления.
• Отчетный период, с какого по какое число осуществлялась доставка перечисленных материальных ценностей.
• Название «Отчет экспедитора» посередине строки.
• Фамилия, имя и отчество лица, заполняющего документ (водителя, который осуществлял перевозки и таким образом отчитывается перед бухгалтерией).

Помимо вводной ступени, в бумаге содержится еще и основная. Для удобства данные в ней сгруппированы в виде таблицы. Графы таблицы пронумерованы. В них должна быть внесена важная информация относительно:

• порядкового номера осуществляемой записи;
• номера и даты товарного документа (они были приложены к перевозимым товарно-материальным ценностям);
• названия ценностей, подлежащих перевозке;
• единиц измерения последних;
• сколько всего было товара;
• сколько его отгрузили заказчику;
• какие наименования были возвращены обратно;
• какие отклонения в весе были выявлены, возможные излишки и недостачи;
• потери в пределах норм естественной убыли (показатели, которые вписываются в нормативные характеристики);
• окончательного результата доставки (сколько всего излишек или недостачи получилось в итоге).

Завершает с 6 по 18 столбцы строчка таблицы «Итого». В нее вносятся данные по всем товарам, перечисленным в основной части.

Если того требуют обстоятельства, количество строк таблицы может быть значительно увеличено. Допустима печать бланка на нескольких страницах. Главное, чтобы все наименования товарно-материальных ценностей были точно перечислены.


После табличного элемента в отчете предусмотрено место для:

• подписи водителя-экспедитора;
• подписи того, кто принял отчет (с указанием должности и расшифровкой);
• подпись того, кто проверил отчет.

Причем последние две позиции требуют указания даты постановки.

Сколько понадобится экземпляров

Особых указаний относительно того, в какой комплектности и сколько экземпляров должно быть, нет. Каждая отдельно взятая организации сама вправе решать этот вопрос.

Обычно отчет распечатывают в единственном экземпляре во избежание путаницы, так как отчеты перед бухгалтерией при поставленном на поток процессе экспедиторы будут предоставлять достаточно часто.

Подавляющее большинство организаций работает по схеме: один рейс — один отчет. Такое взаимодействие является наиболее оптимальным вариантом для оптимизации действий бухгалтерии и службы доставки каких-либо товарно-материальных ценностей.

Частые ошибки при заполнении

Водители по разным причинам могут пропускать отдельные графы, неверно их заполнять. Особенно это касается пунктов со сроками транспортировки (они указываются в начале) и подписью.

Отчет экспедитора – это не документ строгой отчетности, не кассовый ордер. Поэтому к нему в отношении корректировки ошибочных данных применимы самые мягкие меры.

Если произошла ошибка в числе (весе) перевозимого товара, единицах измерения или других графах, то допустимо горизонтальное зачеркивание, верная надпись и словосочетание «Исправленному верить» (рядом с исправлением) с подписью составителя и проверяющего.

Печатный или электронный вид

Допустимо заполнение бумаги в печатном виде. Но удобством формирования ее в компьютерных программах нельзя пренебрегать. Документ по умолчанию доступен для заполнения в 1С Бухгалтерии и 1С Управлении торговлей. В электронном виде автоматически задаются такие параметры, при которых не приходится каждый раз при формировании нового отчета прописывать наименования, коды, реквизиты.

Сколько хранится

Для документов этого типа предусмотрен срок хранения в 5 лет.

Транспортно-экспедиционная деятельность регулируется гл.41 ГК РФ, законом от 30 июня 2003 г. № 87-ФЗ \"О транспортно-экспедиционной деятельности\", а также Правилами транспортно-экспедиционной деятельности, утвержденными постановлением Правительства РФ от 8 сентября 2006 г. № 554.

Согласно

Договор транспортной экспедиции: оформляем "первичку" без ошибок

Многие организации осуществляют перевозку товаров в интересах заказчика, как в рамках договора поставки, так и на основании отдельного договора транспортной экспедиции. При заключении таких договоров и оформлении заказов на транспортировку нередко допускаются нарушения и неточности. Рассмотрим, как следует документально оформлять эти операции, чтобы в дальнейшем избежать ошибок при отражении их в бухгалтерском и налоговом учете.

Транспортно-экспедиционная деятельность регулируется гл.41 ГК РФ, законом от 30 июня 2003 г. № 87-ФЗ \"О транспортно-экспедиционной деятельности\", а также Правилами транспортно-экспедиционной деятельности, утвержденными постановлением Правительства РФ от 8 сентября 2006 г. № 554.

Согласно договору транспортной экспедиции , одна сторона (экспедитор) обязуется за вознаграждение и за счет другой стороны (клиента-грузоотправителя или грузополучателя) выполнить или организовать выполнение определенных договором экспедиции услуг, связанных с перевозкой груза. При этом экспедитор имеет право привлечь к исполнению данного обязательства третьих лиц. Обязанность оказывать услуги лично может быть закреплена только в договоре между экспедитором и клиентом.

Сами экспедиторские услуги делятся на основные и дополнительные.

К основным услугам относятся:

• организация перевозки груза определенным транспортом и по определенному маршруту;
• заключение от имени клиента или от своего имени договора (договоров) перевозки груза;
• обеспечение отправки и получения груза.

Дополнительные услуги включают в себя:

• получение (оформление) требующихся для экспорта или импорта документов, выполнение таможенных и иных формальностей;
• хранение груза, его получение в пункте назначения, проверку количества и состояния груза, его погрузку и выгрузку;
• уплату пошлин, сборов и других расходов, возлагаемых на клиента.

Вознаграждением экспедитора является разница между согласованными тарифами и суммой расходов экспедитора на организацию перевозки. Заказчик в порядке, предусмотренном договором, обязан уплатить причитающееся экспедитору вознаграждение, а также возместить расходы, понесенные экспедитором в интересах клиента (п.2 ст.5 Закона № 87-ФЗ).

Экспедитор может заключить договор с перевозчиком, как от своего имени, так и от имени клиента. Необходимость действовать от своего имени (и наоборот) определяется в договоре. Если договор перевозки заключается от имени клиента, последний должен выдать экспедитору соответствующую доверенность. Такой вариант упрощает документооборот между всеми участниками перевозочного процесса, а также бухгалтерский учет и налогообложение операций, осуществляемых в рамках договора транспортной экспедиции. Однако чаще всего экспедитору приходится заключать договор на перевозку вверенного ему груза от собственного имени.

Документальное оформление транспортно-экспедиционных услуг

Перечень экспедиторских документов, установленный п.5 Правил транспортно-экспедиционной деятельности, утвержденных постановлением Правительства РФ от 8 сентября 2006 г. № 554 (далее - Правила), и договором транспортной экспедиции, включает в себя:

• поручение экспедитору (определяет перечень и условия оказания экспедитором клиенту транспортно-экспедиционных услуг в рамках договора транспортной экспедиции);
• экспедиторскую расписку (подтверждает факт получения экспедитором для перевозки груза от клиента либо от указанного им грузоотправителя);
• складскую расписку (подтверждает факт принятия экспедитором у клиента груза на складское хранение).

Организации, оказывающие транспортно-экспедиционные услуги, обязаны обеспечить наличие всех документов, сопровождающих данный вид деятельности.

Экспедиторские документы являются неотъемлемой частью договора транспортной экспедиции .

В зависимости от характера транспортно-экспедиционных услуг, в том числе при перевозках груза в международном сообщении, сторонами договора транспортной экспедиции может быть определена возможность использования дополнительных экспедиторских документов.

Все вышеперечисленные документы служат для оформления задания экспедитору и подтверждения получения груза. Документом, подтверждающим выполнение задания, является отчет экспедитора. В нем экспедитор может указать:

• суммы, перечисленные в счет заключенного по поручению клиента договора перевозки;
• документы, подтверждающие перевозку до пункта назначения;
• сумму своего вознаграждения.

Унифицированная форма отчета экспедитора не установлена, поэтому стороны вправе самостоятельно определять форму и содержание этого документа.

Однако важно помнить, что в соответствии с п.2 ст.9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» документы, унифицированная форма которых не предусмотрена, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование и дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи и их расшифровки.

То есть для принятия к бухгалтерскому и налоговому учету отчет экспедитора должен содержать все перечисленные выше обязательные реквизиты.

Целесообразно описывать в отчете содержание хозяйственной операции достаточно подробно, не ограничиваясь словами «работы выполнены в полном объеме» и т. п. Кроме того, в документах, подтверждающих факт оказания транспортно-экспедиционных услуг, необходимо сделать ссылку на договор и заявку.

Вопрос, следует ли к отчету экспедитора прикладывать подтверждающие документы (товарно-транспортную или железнодорожную накладную, счет-фактуру перевозчика) или их копии, является довольно спорным. Законодательством РФ не установлено требования об обязательном подтверждении расходов на транспортно-экспедиционные услуги товарно-транспортной накладной (ТТН). Это подтверждает и судебная практика (определение ВАС от 19 июня 2009 г. № ВАС-7562/09, ФАС Поволжского округа от 7 апреля 2009 г. № А12-14314/2008).

Однако налоговые органы не согласны с данной позицией и указывают на то, что для подтверждения транспортных расходов требуется ТТН (письмо УФНС по г. Москве от 29 августа 2008 г. № 20-12/082058). Такие же выводы сделаны в отдельном решении ФАС Западно-Сибирского округа от 12 ноября 2008 г. № Ф04-6972/2008(15869-А-46-26). Суд указал, что для подтверждения транспортных расходов необходимы первичные учетные документы, свидетельствующие о понесенных экспедитором затратах.

На наш взгляд, прикладывать документы перевозчиков к отчету экспедитора необходимо еще и для того, чтобы подтвердить факт получения товара грузополучателем, поскольку отчет экспедитора таким подтверждением не является.

Основные ошибки при оформлении первичных документов и способы их исправления

Елена ЦЫРУЛЬНИК ,
ведущий консультант отдела бухгалтерского
и налогового консалтинга ГК "ВнешЭкономАудит"