W aktach 250 arkuszy. Tworzenie spraw

Po zakończeniu pracy z dokumentami, oni umieszczone w skrzynkach(foldery, rejestratory) i są w nich ułożone w określonej kolejności.

Tworzenie spraw nazywa się grupowaniem wykonanych dokumentów w sprawy w ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙii z nomenklaturą spraw.

W małe organizacje sprawy są tworzone centralnie w serwisie wsparcie dokumentacji kierownictwo lub sekretarz. Jeśli organizacja jest duża, dokumenty zarządcze są generowane i przechowywane w usłudze wsparcia dokumentacji zarządczej, a pozostałe dokumenty są grupowane w pliki i przechowywane w jednostkach strukturalnych, w których pracowały.

Zasady i tryb tworzenia spraw

Tworzenie spraw odbywa się według zasad zawartych w Podstawowe zasady działania archiwów organizacje, Standardowe instrukcje na pracy biurowej V organy federalne władza wykonawcza.

Powrót do góry rok kalendarzowy Teczki sporządzane są dla wszystkich spraw wymienionych w wykazie spraw.

Okładki wskazują:

• nazwa organizacji (pełna i krótka);
• nazwa jednostki strukturalnej;
• indeks spraw według nomenklatury spraw;
• pełny tytuł sprawy wraz z nomenklaturą spraw;
• okres przechowywania sprawy.

Tworząc skrzynki, należy przestrzegać szeregu zasad. Ich wdrożenie zawsze pomoże w prawidłowym ustaleniu miejsca przechowywania dowolnego dokumentu.

Tylko włożone do etui wypełnione i prawidłowo sporządzone dokumenty, co wpływa na wygląd i treść tytułu. Zabrania się dołączania do akt kopii roboczych i duplikatów dokumentów.

Należy pamiętać, że dokumenty posiadające stałe i tymczasowe okresy przechowywania nie są grupowane w jednym pliku.

Jest zasada, według której w okładce o grubości nie większej niż 4 cm nie należy umieszczać więcej niż 250 arkuszy. Warunek ten zapewnia optymalne warunki wyszukiwanie informacji i minimalizowanie kosztów pracy przy przygotowywaniu spraw przechowywanie archiwalne. W przypadku powstania większej liczby dokumentów związanych z tą sprawą, a nowy tom pod tym samym tytułem.

Sprawy powstają w ciągu jednego roku kalendarzowego. W placówkach oświatowych dokumenty grupuje się zazwyczaj w ciągu roku akademickiego (tj. od września do sierpnia). Istnieje jednak pewna specyfika w tworzeniu szeregu kategorii spraw. Należą do nich sprawy sądowe, sprawy, decyzje wykraczające poza rok kalendarzowy (akademicki). Przez cały okres pracy powstają sprawy wybranych organów komisji i grup twórczych.

Zamówienia na działalność podstawową należy grupować oddzielnie od zamówień na personel. Zamówienia osobowe pogrupowane są w akta w ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙii z ustalonymi okresami przechowywania.

Dokumenty znajdujące się w walizce również muszą być systematyzować. Dokumenty administracyjne wraz z aplikacjami tworzą biznes według rodzajów dokumentów i chronologii. Oznacza to, że na pierwszym miejscu umieść dokument bardziej wczesna data, potem - później. Protokoły są złożone porządek chronologiczny i według liczb.

Załączniki są zwykle dołączane do dokumentów, do których należą. Jeżeli zgłoszenia są duże, mogą stanowić odrębną sprawę z osobnym nagłówkiem.

Podczas zakładania firmy korespondencja Należy wziąć pod uwagę, że pismo z odpowiedzią umieszcza się po piśmie z prośbą. Oznacza to, że w odniesieniu do dokumentów inicjatywnych zachowana jest zasada chronologii.

Planowane i dokumenty sprawozdawcze zapisywane są w aktach roku, do którego należą, niezależnie od czasu ich powstania. Plany roczne, kwartalne i miesięczne są przechowywane oddzielnie.

Umieszczone w osobnych skrzynkach apele obywateli, układając je w kolejności alfabetycznej. W takim przypadku propozycje, oświadczenia i skargi obywateli dotyczące kwestii pracy organizacji oraz wszystkie dokumenty do ich rozpatrzenia i wykonania są grupowane oddzielnie od oświadczeń obywateli w sprawach osobistych.

Dokumenty w sprawy osobiste są ułożone chronologicznie w miarę ich otrzymywania.

Dokumenty elektroniczne a bazy danych formuje się w pliki (foldery, katalogi) w języku ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙii z zachowaniem nazewnictwa akt organizacji, oddzielnie od dokumentów na nośniki papierowe, na dysku twardym specjalnie dedykowanego komputera. Elektroniczne bazy danych dane są formowane w osobne przypadki.

Przechowywanie etui

Uformowane i zakończone sprawy przechowywane są w jednostkach strukturalnych do czasu przekazania ich do archiwum organizacji. Bezpieczeństwo dokumentów, ochrona przed negatywny wpływ przechowywanie w zamknięciu zapewnia światło i kurz szafki, sejfy lub szafki na dokumenty z windą.

Sytuacja się stabilizuje na półkach w pionie. Na grzbiecie każdego etui podany jest indeks nomenklatury. Spis spraw należy przykleić na wewnętrznej stronie drzwi szafy. Aby znaleźć potrzebny dokument, należy w nomenklaturze znaleźć numer bieżącej sprawy, a następnie teczkę o tym samym numerze.

Dokumenty już zebrane w akta mogą być potrzebne pracownikom do pracy. W takim przypadku zamiast dokumentu wyodrębnionego z akt umieszczana jest arkusz zastępczy. Arkusz zastępczy wskazuje numer i datę dokumentu, jego streszczenie kiedy i komu został wydany. W przypadku sprawy wydanej w całości wypełnia się kartę zastępczą. Wskazuje numer wydanej sprawy, datę wydania, komu została wydana, na jaki okres, podpisy przy odbiorze i akceptację po zwróceniu sprawy. Kartę zastępczą umieszcza się w szafce w miejscu wydanej sprawy.

W powiązaniu z Regulaminem pracy biurowej w federalnych organach wykonawczych do archiwum przekazywane są pliki przechowywania stałego i tymczasowego (powyżej 10 lat). federalny organ wykonawczy nie wcześniej niż 1 rok i nie później niż 3 lata od dnia rozpoczęcia ich użytkowania lub przechowywania w jednostkach konstrukcyjnych. Przekazywanie spraw do archiwum federalnego organu wykonawczego odbywa się na podstawie inwentarzy spraw trwałe przechowywanie, tymczasowe (ponad 10 lat) przechowywanie i personel, zebrane w działach strukturalnych federalnego organu wykonawczego. Przypadki tymczasowego (do 10 lat włącznie) przechowywania w archiwach federalnego organu wykonawczego nie są przekazywane i podlegają zniszczeniu w w przepisany sposób.

Sprawa to umieszczony w niej dokument lub zbiór dokumentów związanych z jedną sprawą lub obszarem działalności osobna okładka i mieć jednolite terminy składowanie Zgodnie z Podstawowymi zasadami funkcjonowania archiwów organizacji tworzenie akt polega na grupowaniu wykonanych dokumentów w akta zgodnie z ich nomenklaturą. Znajdują się w nim dokumenty odpowiadające tytułowi treścią, zabrania się jednak grupowania w nich kopii roboczych i duplikatów dokumentów (z wyjątkiem szczególnie cennych), a także dokumentów podlegających zwrotowi.

Sprawy tworzone są w organizacjach ze scentralizowanym zarządzaniem dokumentacją - przez służbę zarządzania dokumentacją organizacji, przy zdecentralizowanym - zarówno przez jednostki strukturalne (osoby odpowiedzialne za zarządzanie dokumentacją), jak i przez służbę zarządzania dokumentacją organizacji.

Tworzenie spraw odbywa się pod bezpośrednim kierownictwem metodologicznym archiwum organizacji i, w razie potrzeby, odpowiedniego archiwum państwowego. Podczas ich formowania konieczne jest:

spełniać następujące podstawowe wymagania: dokumenty stałego i czasowego przechowywania muszą być zgrupowane w osobnych plikach; załączyć do akt po jednym egzemplarzu każdego dokumentu; pogrupuj je w dokumenty z tego samego roku kalendarzowego;

wyjątki to: zbywalne; sądowy; akta osobowe, które powstają w ciągu całego okresu pracy tej osoby w organizacji; dokumenty wybranych organów i ich stałe prowizje, dokumenty grup poselskich zgrupowanych w okresie ich powołania; dokumenty instytucje edukacyjne, które powstają podczas rok akademicki; dokumenty teatralne charakteryzujące działalność sceniczną w sezonie teatralnym; akta filmów, rękopisów, historii medycznych itp.; okładka powinna zawierać nie więcej niż 250 arkuszy o grubości nie większej niż 4 cm.

W ramach sprawy dokumenty należy tak ułożyć, aby ich treść spójnie obejmowała określone zagadnienia. W tym przypadku dokumenty ułożone są w porządku chronologicznym (dokumenty przychodzące według daty wpływu, dokumenty wychodzące według daty wyjazdu) lub alfabetycznie według autorów i korespondentów. Załączniki do dokumentów, niezależnie od daty ich zatwierdzenia lub sporządzenia, dołącza się do dokumentów, których dotyczą. Aplikacje powyżej 250 arkuszy są oddzielny tom, o czym znajduje się wzmianka w dokumencie. Dokumenty administracyjne są pogrupowane w sprawy według rodzaju i chronologii wraz z powiązanymi zastosowaniami.

Statuty, regulaminy, instrukcje zatwierdzone dokumentami administracyjnymi stanowią załączniki do nich i są zgrupowane razem określonych dokumentów. Jeśli zostaną zatwierdzone jako niezależny dokument, następnie grupuje się je w osobne przypadki. Zamówienia na działalność podstawową grupowane są oddzielnie od zamówień na personel. Zamówienia na personel grupowane są według ustalonych okresów ich przechowywania.

W przypadku dużych wolumenów dokumentów wskazane jest, aby zawierały polecenia dla personelu dotyczące m.in różne strony działania organizacji (zatrudnianie, zwalnianie i relokacja, podróże służbowe itp.), pogrupowane w osobne sprawy. Święcenia wyższe organizacje a dokumenty służące do ich realizacji pogrupowane są według obszarów działalności organizacji. Zatwierdzone plany, raporty, kosztorysy i inne dokumenty są grupowane oddzielnie od ich projektów. Dokumenty w aktach osobowych układa się w porządku chronologicznym według ich wpływu.

Rachunki osobiste pracowników i pracowników wg wynagrodzenie są pogrupowane w osobne przypadki i ułożone alfabetycznie według nazwisk. Propozycje, oświadczenia i skargi obywateli dotyczące pracy organizacji oraz wszystkie dokumenty do ich rozpatrzenia i wykonania są grupowane oddzielnie od oświadczeń obywateli w sprawach osobistych. Korespondencja jest z reguły grupowana na rok kalendarzowy i usystematyzowana sekwencja chronologiczna, dokument odpowiedzi jest umieszczany za dokumentem żądania. W przypadku wznowienia korespondencji w określonej sprawie rozpoczętej w roku poprzednim dokumenty włącza się do akt roku bieżącego, zaznaczając indeks akt roku poprzedniego. W zależności od specyfiki działalności organizacji korespondencję można grupować także według roku akademickiego, terminu zwoływania organów wybieralnych itp. Wszystkie pliki, w zależności od okresu przechowywania, podzielone są na następujące kategorie: - pliki trwałe; - pliki tymczasowego przechowywania o okresie przechowywania powyżej 10 lat; - pliki tymczasowego przechowywania z okresem przechowywania do 10 lat włącznie.

Pliki tymczasowe, których okres przechowywania wynosi do 10 lat włącznie, co do zasady nie podlegają przeniesieniu do archiwum organizacji. Sprawy przechowywane są w usłudze zarządzania biurem (jeśli organizacja korzysta ze scentralizowanej formy pracy z dokumentami) lub w jednostkach strukturalnych (jeśli jest zdecentralizowana lub formy mieszane) w miejscu ich zawiązania się w sprawy. W małych organizacjach wskazane jest centralne przechowywanie plików w serwisie wsparcia dokumentacji. Menedżerowie podziały strukturalne oraz pracownicy odpowiedzialni za dokumentację dbają o bezpieczeństwo dokumentów i akt. Akta przechowywane są w pomieszczeniach służbowych lub specjalnie do tego przeznaczonych, umiejscowionych w zamykanych na klucz szafach i stołach, zapewniających pełne bezpieczeństwo dokumentów.

Aby zwiększyć efektywność wyszukiwania dokumentów, skrzynki układane są zgodnie z nomenklaturą spraw, których kopia umieszczana jest na drzwiach szafy od wewnątrz. Numery spraw zgodnie z nomenklaturą podane są na grzbietach okładek. Zabrania się przechowywania dokumentów na nieodpowiednich pulpitach. Taśmy magnetyczne z fonogramami posiedzeń organów kolegialnych przechowuje sekretarz wykonawczy. Na taśmie i pudełku wykonane są oznaczenia wskazujące datę spotkania i godzinę nagrania.

Sekretarz organ kolegialny ponosi odpowiedzialność za ich bezpieczeństwo. Wydawanie spraw osobom trzecim przeprowadzone za zgodą kierownika organizacji. Dla wydanej sprawy tworzona jest zastępcza karta akt (patrz załącznik 16).

Po upływie okresu przechowywania akta tymczasowego przechowywania o okresie przechowywania do 10 lat podlegają zniszczeniu zgodnie z ustawami sporządzonymi w wyniku kontroli wartości dokumentów, przeprowadzanej corocznie przez pracowników kierownictwa obsługa dokumentacji wspólnie z Centralą komisja ekspercka(CEC) lub komisja ekspertów (EC) organizacji pod metodologicznym kierunkiem archiwum. Wzór ustawy o przeznaczeniu do zniszczenia akt niepodlegających przechowywaniu określa załącznik nr 15. Sprawy są ujęte w ustawie, jeżeli przewidziany dla nich okres przechowywania upłynął do dnia 1 stycznia roku, w którym ustawa jest sporządzone. Przykładowo akta ukończone w 2005 r. z trzyletnim okresem przechowywania mogą zostać ujęte w ustawie, która zostanie sporządzona nie wcześniej niż 1 stycznia 2009 r. Sporządza się ustawę o przeznaczeniu do zniszczenia akt niepodlegających przechowywaniu do akt całej organizacji. Jeżeli w ustawie wskazano sprawy kilku wydziałów, wówczas nazwę każdego wydziału podaje się przed grupą tytułów spraw tego wydziału.

Nagłówki spraw podobnych przeznaczonych do zniszczenia umieszcza się w ustawie pod wspólnym tytułem wskazującym liczbę spraw przypisanych do tej grupy. Sprawy podlegające zniszczeniu przekazywane są do przetworzenia (utylizacji). Przekazanie spraw formalizowane jest poprzez dowód przyjęcia, w którym wskazana jest data przekazania, liczba spraw do przekazania oraz waga makulaturę. Załadunek i wywóz do utylizacji odbywa się pod nadzorem pracownika odpowiedzialnego za zapewnienie bezpieczeństwa dokumentów archiwalnych.

Rozwiązanie problemu wyboru plików składowania stałego i tymczasowego (powyżej 10 lat) do przekazania do archiwum, wyboru plików o tymczasowym okresie przechowywania do przechowywania w jednostkach strukturalnych, przydziału plików do zniszczenia dla poprzednie lata, których okres przechowywania upłynął, przyjmowane są na podstawie sprawdzenia wartości dokumentów. Badanie wartości dokumentów przeprowadzane jest corocznie przez pracowników służby wsparcia dokumentacji zarządczej wraz z Centralną Komisją Wyborczą (KE) organizacji pod metodologicznym przewodnictwem archiwum. Wybór dokumentów do przechowywania stałego i tymczasowego (powyżej 10 lat) odbywa się poprzez przegląd akt arkusz po arkuszu.

Niedopuszczalne jest wybieranie dokumentów do przechowywania i niszczenia wyłącznie na podstawie tytułów spraw. Sprawy oznaczone „EPC” („Ekspercka Komisja Weryfikacyjna”) podlegają przeglądowi arkusz po arkuszu w celu zidentyfikowania i wyodrębnienia z ich składu dokumentów podlegających trwałemu przechowywaniu. Skrzynie oznaczone „EPK” zawierające dokumenty stałego przechowywania podlegają przeformatowaniu. Dokumenty stałego przechowywania oddzielone od nich dołączane są do jednolitych skrzynek lub formowane w niezależne skrzynki.

Okresy przechowywania akt zawierających pozostałe dokumenty tymczasowego przechowywania określa wykaz dokumentów wskazujący okresy ich przechowywania lub nomenklatura akt organizacji. Jednocześnie przy badaniu wartości dokumentów sprawdzana jest jakość i kompletność nazewnictwa akt organizacji oraz prawidłowość ustalenia okresów przechowywania akt. Na podstawie wyników badania wartości dokumentów w organizacji, poza ww. ustawą o przydziale do zniszczenia akt niepodlegających przechowywaniu, organizacja sporządza inwentarze trwałe (załącznik nr 17), tymczasowe (ponad 10 lat) przechowywanie (załącznik 18) i personel (załącznik 19) ).

Określone inwentarze i akty są rozpatrywane jednocześnie na posiedzeniu Centralnego Komitetu Wykonawczego (KE) organizacji. Akty i inwentarze zatwierdzone przez Centralny Komitet Wykonawczy (KE) są zatwierdzane przez szefa organizacji dopiero po zatwierdzeniu przez EPC instytucja archiwalna inwentarze skrzyń stałego przechowywania. Instytucje archiwalne sprawdzają prawidłowość wyboru akt do trwałego przechowywania i zgodnie z Podstawowymi Zasadami Funkcjonowania Archiwów Organizacji, w razie potrzeby, mają prawo żądać umieszczenia w wykazie spraw wybranych do czasowego przechowywania lub zniszczenia akt trwałego składowania, w związku z czym organizacja ma prawo zniszczyć akta objęte tymi ustawami, dopiero po uzyskaniu zgody KPE instytucji archiwalnej inwentarzy skrzyń trwałego składowania.

Założenie sprawy nazywa się grupowaniem sporządzonych dokumentów w sprawę zgodnie z nomenklaturą spraw i systematyzacją dokumentów w ramach sprawy.*

* GOST R 51141-98 Prowadzenie dokumentacji i archiwizacja. Terminy i definicje, s.Z.

Po wykonaniu dokumenty są umieszczane w odpowiednich aktach i w nich systematyzowane. Sprawę uważa się za wszczętą z chwilą pojawienia się w niej pierwszego sporządzonego dokumentu.

Prawidłowe rozmieszczenie dokumentów w aktach ma ogromne znaczenie, gdyż zapewnia szybkie wyszukiwanie niezbędnych dokumentów i ich bezpieczeństwo.

Obecnie opracowany jednolite wymagania do tworzenia i wykonywania spraw. Określają je System Zarządzania Dokumentacją Państwową oraz Podstawowe Zasady Ruchu archiwa wydziałowe. Na podstawie istniejące standardy procedurę tworzenia, przechowywania i rejestracji spraw należy zapisać w instrukcjach pracy biurowej konkretnych organizacji, ponieważ pozwala to uwzględnić specyfikę ich pracy i dokumentacji.

W małych organizacjach pliki są gromadzone i przechowywane centralnie przez pracownika odpowiedzialnego za pracę biurową (np. sekretarkę). W dużych instytucjach i organizacjach sprawy powstają w jednostkach strukturalnych w miejscu tworzenia lub wykonywania dokumentów. Dokumenty administracyjne, korespondencja menadżerów oraz najważniejsze dokumenty wewnętrzne są tworzone i przechowywane w biurze lub sekretariacie kierownictwa.

Tworzenie rozpoczyna się z początkiem roku kalendarzowego, kiedy dla każdego przypadku wymienionego w nomenklaturze tworzona jest osobna teczka (teczka segregatorowa lub teczka protokolarna).

Praca nad tworzeniem spraw polega na następujących operacjach: rozmieszczaniu i układaniu wykonanych dokumentów w teczki (sprawy); układ dokumentów w aktach w określonej kolejności; projektowanie okładek etui.

Sprawy należy składać zgodnie z istniejące zasady. Na okładce znajduje się szereg danych, które dają wyobrażenie o przynależności dokumentów do organizacji, ich składzie i zawartości oraz okresie ważności. Pełna i/lub skrócona nazwa organizacji, jeśli jest oficjalnie uznana, jest umieszczona na okładce każdego etui, np.: Rosyjski Państwowy Uniwersytet Humanitarny - RSUH. Pod nim wpisana jest nazwa jednostki strukturalnej: Dział Finansowy, Dział Zasobów Ludzkich.

Pod nazwą jednostki strukturalnej wskazany jest indeks sprawy zgodnie z nomenklaturą, np.: Nr sprawy 01-05, gdzie 01 to indeks jednostki strukturalnej, 05 to numer seryjny sprawy w nomenklaturze.

W aktach mogą być złożone wyłącznie te dokumenty, które są przewidziane w nomenklaturze. W przypadku pojawienia się nowych dokumentów tworzona jest z nich samodzielna sprawa, a jej nazwa (tytuł) zostaje wpisana do nomenklatury spraw pod numerem rezerwowym.

Duże znaczenie ma prawidłowe ułożenie dokumentów w aktach. Czas potrzebny na znalezienie niezbędnych informacji w dużej mierze zależy od kolejności ich umieszczenia.

Dokumenty uporządkowane są w akta według określonych zasad. Najważniejsze i praktycznie najwygodniejsze to: pytaniowo-logiczne, chronologiczne, alfabetyczne, numeracyjne. Mogą się różnić i łączyć.

Najczęściej używany badawczy zasada (pytaniowo-logiczna), zgodnie z którą dokumenty umieszczane są w aktach w logicznej kolejności w celu rozwiązania określonej sprawy. Ta systematyzacja pokrywa się z chronologiczny uporządkowanie dokumentów.

Na alfabetyczny systematyzacja dokumentów wykorzystuje nazwiska ich autorów, nazwy odpowiednich instytucji, nazwy jednostek administracyjno-terytorialnych itp.

W numeracja jednorodne dokumenty posiadające kolejną numerację (protokoły, zamówienia, paragony, faktury itp.) są grupowane w kolejności.

Dokumenty administracyjne (rozporządzenia, instrukcje, uchwały itp.) układane są w akta według rodzaju dokumentu i chronologii (wraz z załącznikami). Zamówienia na główne działania i personel są grupowane osobno;

Protokoły pogrupowane są w sprawy w porządku chronologicznym i według numerów;

Korespondencja grupowana jest według okresu roku kalendarzowego i usystematyzowana w porządku chronologicznym: dokument odpowiedzi umieszczany jest po dokumencie wniosku;

Dokumenty planistyczne i sprawozdawcze należy przechowywać w aktach roku, którego treścią dotyczą, niezależnie od czasu ich sporządzenia i daty otrzymania;

Dokumenty w raportach należy umieścić w następującej kolejności: nota wyjaśniająca, raport, załączniki;

Plany i raporty roczne są oddzielone od kwartalnych i miesięcznych;

Finansowe dokumenty pieniężne ( zamówienia gotówkowe, raporty zaliczkowe, wyciągi bankowe itp.) są pogrupowane według numerów. Paragony, faktury itp. są uporządkowane w podobny sposób;

Dokumenty w aktach osobowych umieszcza się w następującej kolejności: wewnętrzny spis dokumentów znajdujących się w aktach osobowych; podanie o pracę; kwestionariusz, karta akt osobowych; autobiografia; dokumenty edukacyjne; wypisy z zarządzeń o mianowaniu, przeniesieniu, zwolnieniu; dodatek do arkusz osobisty w aktach osobowych; dodatek do arkusza osobowego dotyczący rozliczania zachęt; certyfikaty i inne dokumenty z nimi związane tej osobie(z wyjątkiem zaświadczeń o rezydencji, stanie zdrowia i innych dokumentów o drugorzędnym znaczeniu, które grupuje się odrębnie od akt osobowych).

W ramach tych grup dokumenty ułożone są chronologicznie. Kopie nakazów nałożenia kar, zachęt, zmiany nazwy itp. nie są one włączane do akt osobowych, gdyż informacja ta jest zapisywana dodatkowo do akt osobowych.

Konta osobiste pracowników i pracowników pogrupowane są w niezależne sprawy alfabetycznie w obrębie roku kalendarzowego.

Odwołania obywateli podzielone są na osobne sprawy w porządku alfabetycznym.

Oprócz zasad systematyzacji dokumentów przy tworzeniu spraw należy kierować się podstawowymi zasadami wspólnymi dla wszystkich kategorii dokumentów:

W aktach umieszczane są wyłącznie wykonane dokumenty. Zabrania się składania do akt dokumentów niezrealizowanych i podlegających zwrotowi;

Każdy dokument umieszczany w aktach musi być sporządzony zgodnie z wymogami norm państwowych i innych przepisów.* Dlatego przed złożeniem dokumentu w aktach należy sprawdzić prawidłowość jego wykonania: obecność niezbędnych podpisów, wiz , indeks, daty, oznaczenia itp. ;

* Podstawowy Zasady funkcjonowania archiwów wydziałowych, pkt 2.2.3.

Akta sprawy obejmują dokumenty w jednym egzemplarzu. Wersje robocze i kopie nie są składane razem z oryginałami. Wyjątek mogą stanowić projekty dokumentów szczególnie cennych lub kopie posiadające znamiona, wizy itp., uzupełniające treść pierwszych egzemplarzy;

Dokumenty posiadające stałe i tymczasowe okresy przechowywania grupowane są w osobnych plikach;

Dokumenty z tego samego roku kalendarzowego grupuje się w sprawy, z wyjątkiem spraw przejściowych. Oprócz, osobne kategorie przypadki mają swoją własną charakterystykę formowania. Tym samym akta osobowe powstają przez cały okres pracy danej osoby w organizacji; sprawy organów wybieralnych i ich stałych komisji są ustalane w okresie ich powołania; dokumentację placówek oświatowych zestawia się w akta według roku akademickiego;

Dokumenty umieszczane są w teczce wraz ze wszystkimi załącznikami i materiałami dodatkowymi. Jeśli aplikacje są duże, powstają z nich niezależne przedsiębiorstwa.

Grubość każdego kartonu nie powinna przekraczać 30-40 mm, czyli około 250 arkuszy. Jeżeli dokumentów jest więcej, sprawa jest dzielona na tomy. Liczba tomów każdej sprawy jest wskazywana w nomenklaturze spraw na koniec roku.

Prawidłowe grupowanie dokumentów w akta i ich usystematyzowanie w aktach znacznie ułatwia badanie wartości dokumentów, przygotowanie dokumentów do późniejszego przechowywania i wykorzystania.

Zobacz także:

Formacja sprawy- jest to grupowanie wykonanych dokumentów w sprawę zgodnie z nomenklaturą spraw i ich systematyzacja w obrębie sprawy.

Wykonane dokumenty muszą mieć oznaczenie wskazujące, że dokument został sporządzony i przesłany do akt (wymagany 28) oraz złożony w aktach w dniu zakończenia realizacji. Ścisłe przestrzeganie tej prostej zasady wyeliminuje utratę dokumentów i zapewni ich bezpieczeństwo.

Zakładając sprawę, umieszcza się w niej dokumenty, które w swojej treści odpowiadają tytułowi sprawy, zabrania się jednak grupowania kopii roboczych i duplikowania dokumentów (z wyjątkiem szczególnie cennych), a także dokumenty podlegające zwrotowi do spraw.

Sprawy powstają w organizacjach ze scentralizowanym zarządzaniem dokumentacją - przez usługę zarządzania dokumentacją organizacji, ze zdecentralizowanym - jako działy strukturalne ( osoby odpowiedzialne) oraz usługę zarządzania dokumentacją organizacji. Jednocześnie tworzenie akt odbywa się pod bezpośrednim kierownictwem metodologicznym archiwum organizacji i, w razie potrzeby, odpowiedniego archiwum państwowego.

Podczas formowania skrzynek należy przestrzegać następujących podstawowych wymagań:

Grubość skrzynek o okresie przydatności do 10 lat nie powinna przekraczać 10 cm.

Jeżeli w sprawie jest kilka tomów (części), indeks i tytuł sprawy umieszcza się na każdym tomie z dodatkiem „T.1”, „T.2” itp.

W ramach sprawy dokumenty należy tak ułożyć, aby ich treść spójnie obejmowała określone zagadnienia. W tym przypadku dokumenty ułożone są w porządku chronologicznym (przychodzące – według daty wpływu, wychodzące – według daty wyjazdu) lub alfabetycznie według autorów i korespondentów.

Załączniki do dokumentów, niezależnie od daty ich zatwierdzenia lub sporządzenia, dołącza się do dokumentów, których dotyczą. Zgłoszenia liczące ponad 250 arkuszy stanowią odrębny tom, o którym zamieszczono wzmiankę w dokumencie.

Dokumenty organizacyjno-administracyjne pogrupowane są w akta według rodzaju i chronologii wraz z odpowiednimi załącznikami, z uwzględnieniem następujących zasad:

Dokumenty, które posłużyły za podstawę do wystawienia zleceń (wnioski, zaświadczenia, akty, notatki) można pogrupować oddzielnie od zleceń.

Planowane i dokumentację sprawozdawczą(plany, wnioski, kosztorysy, sprawozdania) umieszcza się w aktach roku, do którego należy w swej treści, niezależnie od czasu ich sporządzenia i daty otrzymania. Na przykład raport za rok 2008 zostałby sporządzony w roku 2009, ale umieszczony w aktach za rok 2008. Natomiast plan na rok 2009 został sporządzony w roku 2008 i włączony do akt za rok 2009. Plany długoterminowe należy przypisać początkowemu rokowi ich ważności.

Dodatkowe informacje:

_____
1 GOST R 7.0.8-2013. System standardów informacyjnych, bibliotecznych i wydawniczy. Prowadzenie ewidencji i archiwizacja. Terminy i definicje. - Wchodzić. 2014-03-01. - M.: FSUE „Standardinform”, 2014. – Poz. 98.
2 Kuzniecow S.L. Nowoczesne technologie wsparcie dokumentacyjne dla kadry zarządzającej: wydanie II, poprawione i rozszerzone. – M.: Wydawnictwo „TERMIKA”, 2014 – 288 s.
3 Podstawowe zasady pracy archiwów organizacji, zatwierdzone decyzją Zarządu Rosarchowa z dnia 6 lutego 2002 r. - Rozdział 3.5.
4 Tamże. – Sekcja 3.5.
5 Tamże. – Sekcja 3.5.
6 Zalecenia metodologiczne w sprawie opracowania instrukcji pracy biurowej w federalnych organach wykonawczych, zatwierdzonej zarządzeniem Archiwum Federalnego z dnia 23 grudnia 2009 r. nr 76. – Załącznik nr 21.
7 Tamże. – Załącznik nr 21.
8 Podstawowe zasady pracy archiwów organizacji, zatwierdzone decyzją Zarządu Rosarchowa z dnia 6 lutego 2002 r. - Rozdział 3.5
9 Tamże. – Sekcja 3.5.
10 Tamże. – Sekcja 3.5.
11 Kuzniecow S.L. Nowoczesne technologie wspomagania dokumentacji zarządzania: wydanie II, poprawione i rozszerzone. – M.: Wydawnictwo „TERMIKA”, 2014 – 288 s.
12 Tamże.

Powielanie lub wykorzystywanie jakichkolwiek części jest zabronione tego dokumentu w jakikolwiek sposób (graficzny, elektroniczny lub mechaniczny, w tym poprzez kserowanie, nagrywanie, przenoszenie na taśmę magnetyczną lub systemy przechowywania i wyszukiwania informacji) bez zgody właściciela praw autorskich – TERMIKA LLC. W celu uzyskania zgody prosimy o kontakt e-mailowy.

Przechowywane dla określone terminy, po czym należy je przenieść do magazyn państwowy do archiwów państwowych i miejskich. Ustawodawstwo federalne określony terminy przechowywanie dokumentów objętych w określony sposób w ramach Fundusz archiwalny Federacja Rosyjska:

• dokumenty kadrowe, akta czynności notarialne, ksiąg gospodarstwa domowego oraz związanych z prywatyzacją zasoby mieszkaniowe dokumenty - 75 lat;
• dokumentacja projektowa dot budowa kapitału— 20 lat;
• technologiczne i dokumentacja projektowa— 20 lat;
• patenty na wynalazki, wzór użytkowy, wzornictwo przemysłowe— 20 lat:
• dokumentacja naukowa – 15 lat;
• dokumenty filmowe i fotograficzne – 5 lat;
• dokumenty wideo i fotograficzne - 3 lata.

W przypadku likwidacji organizacji dokumenty termin stały magazyny i personel przekazywane są do archiwum państwowego (miejskiego). Dla organizacje pozarządowe, którego część dokumentów jest sklasyfikowana jako część Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej, w celu takiego przekazania konieczne jest zawarcie umowy o utworzeniu systemu Federalnej Służby Archiwalnej Rosji. Jeżeli organizacja nie zawarła w terminie umowy z archiwum, wówczas w tym przypadku archiwum państwowe (miejskie) jest zobowiązane przyjąć do przechowywania wyłącznie dokumenty dotyczące personelu pracowników organizacji. Miejsce przechowywania pozostałych dokumentów ustala przewodniczący komisja likwidacyjna lub syndyk masy upadłościowej.

Przygotowanie dokumentów do przekazania do archiwum

Każda organizacja generuje w ciągu roku określoną liczbę spraw. Część z nich po termin ostateczny przechowywanie musi zostać zarchiwizowane. Są to akta z sporządzonymi dokumentami stałego, tymczasowego (powyżej 10 lat) przechowywania oraz dla personelu. Sprawy archiwizowane są po roku od ich zakończenia w pracy biurowej. Przygotowaniem dokumentów do przekazania do archiwum zajmują się pracownicy służby wychowania przedszkolnego oraz sekretarze wydziałów strukturalnych. Sprawy są archiwizowane po ich całkowitym rozpatrzeniu.

Składanie spraw polega na kolejne operacje:

• sprawdzenie poprawności grupowania dokumentów w akta;
• szycie (wiązanie);
• numeracja arkuszy;
• sporządzenie wpisu certyfikacyjnego (karta certyfikatu);
• kompilacja w konieczne przypadki inwentarz wewnętrzny dokumenty sprawy;
• wprowadzenie wyjaśnień do szczegółów pokrywy sprawy (wyjaśnienie nazwy organizacji, indeksu rejestracyjnego, terminów rozpatrywania sprawy, tytułu sprawy);
• sporządzenie i wykonanie inwentarza sprawy.

Sprawy okres tymczasowy przechowywania (do 10 lat włącznie) podlegają częściowa rejestracja, w tym przypadku dozwolone jest:

• nie systematyzuj dokumentów w sprawie;
• nie numerować kart sprawy;
• nie pisz certyfikatów;
• nie zszywaj (nie zszywaj).

Sprawdzenie poprawności pogrupowania dokumentów w akta następuje w celu ponownego sprawdzenia zgodności dokumentów w sprawie z tytułem zgodnie z nomenklaturą, rozmieszczenia dokumentów w sprawie według określonych zasad: w zakresie rozpatrywanych kwestii ; chronologicznie; geograficznie; alfabetycznie według korespondentów itp.

Ryż. 6.2. Formularz arkusza certyfikacji

Na pełna rejestracja etui należy obszyć lub związać. Najpierw usuwane są wszystkie metalowe przedmioty z obudowy: spinacze, szpilki itp. Dokumenty zostaną usunięte z teczki. Następny najnowszy dokument do sprawy dołącza się arkusz do protokołu poświadczonego” na początku sprawy, w razie potrzeby dołącza się arkusz lub arkusze do inwentarza wewnętrznego (jeśli występują, to drukowane formularze inwentarza wewnętrznego). Oprawa nie powinna przekraczać 250 arkuszy. Jeżeli w ciągu roku w sprawie złożono więcej dokumentów, należy je podzielić na kilka tomów.

Wszystkie dokumenty są segregowane lub oprawione w twardą okładkę. Ponieważ dokumenty w sprawie są opóźnione różne formaty, następnie musisz je obszyć na 4 nakłucia. Dzięki temu wszystkie dokumenty będą bezpiecznie zabezpieczone.

Ryż. 6.3. Formularz wewnętrznego spisu dokumentów sprawy

W biznesie długie terminy przechowywania, możesz zszyć etui na całej długości, zarówno na górze, jak i na dole pokrowca. Opakowania ze stałym terminem ważności segregowane są począwszy od arkusza kończącego się okładką. Górna część pokrowca nie jest obszyta. Na pierwszy arkusz nakłada się cienką tekturową przekładkę o szerokości do 1 cm i przez nią przeszywa się etui. Ponieważ takie etui ma być przechowywane wiecznie, takie opiłowanie chroni gwinty przed ścieraniem i nadaje etui bardziej estetyczny wygląd.

Składając wniosek, należy upewnić się, że cały tekst dokumentów jest czytelny. Dokumenty o okresie ważności krótszym niż 10 lat nie mogą być archiwizowane, lecz pozostają w teczce.

Wszystkie arkusze w aktach stałego i tymczasowego przechowywania są numerowane, aby zapewnić bezpieczeństwo dokumentów i łatwość obsługi. Arkusze numerujemy czarnym grafitowym ołówkiem lub numeratorem w prawym górnym rogu przednia strona arkusza bez wpływu na tekst dokumentu. Zabrania się używania tuszu i kolorowych ołówków. Arkusz większy format niż A4, obszyty na jednej krawędzi, rozłożony i numerowany jako jeden arkusz. Arkusz złożony i obszyty pośrodku numerowany jest jako dwa arkusze. Materiały ilustrowane i fotografie są numerowane tylna strona w lewym górnym rogu. Koperty wkładane do teczki z napisami lub załącznikami numerowane są niezależnie. Załącznik znajdujący się w kopercie numerowany jest kolejnym numerem po kopercie. Tworząc kilka tomów jednej sprawy, każdy z nich jest numerowany niezależnie.

Ryż. 6.4. Formularz okładki dla akt przechowywania stałego i tymczasowego (powyżej 10 lat).

Wyniki numeracji zapisywane są w tajnym rejestrze na ostatniej, specjalnie dla niej wszytej kartce etui. Wskazuje cyfrowo i słownie liczbę ponumerowanych arkuszy dokumentów oraz oddzielnie poprzez znak „+” liczbę arkuszy inwentarza wewnętrznego, literowych i brakujących numerów.

Protokół certyfikacji podpisuje osoba, która go sporządziła, wskazując stanowisko, podpis osobisty, nazwy i daty kompilacji. Zabrania się wykonywania napisu certyfikującego na okładce opakowania lub na odwrotnej stronie ostatniej kartki.

Formę protokołu poświadczenia sprawy określają Podstawowe zasady funkcjonowania archiwów organizacyjnych.

W przypadku, gdy sprawa zawiera szczególnie cenne dokumenty- w sprawach osobistych, w sprawach nagród stopnie naukowe i zawłaszczenie

Norma stanowa R 51141-98 podaje następującą definicję inwentarza wewnętrznego: „Wewnętrzny inwentarz dokumentów sprawy jest dokument księgowy, zawierający wykaz dokumentów sprawy ze wskazaniem numery seryjne dokumentów, ich indeksów, nazw, dat, numerów kart” 1 .

Inwentarz wewnętrzny sporządzany jest przed aktami sprawy i zawiera informacje o każdym z nich. W zapisie końcowym inwentarza wewnętrznego wskazuje się liczbę zawartych w nim dokumentów oraz liczbę kart samego inwentarza.

Podczas używania systemy automatyczne rejestracji dokumentów, istnieje możliwość utworzenia i automatycznego wydruku inwentarza wewnętrznego na podstawie informacji wpisanych do kart ewidencyjnych dokumentów umieszczonych w teczce. Po złożeniu dokumentów, ich numerowaniu i orzecznictwo prowadzona jest wewnętrzna inwentaryzacja akt sprawy dodatkowy projekt osłony obudowy

Projektowanie okładek etui odbywa się w procesie zakładania etui w pracy biurowej i odbywa się zgodnie z wymaganiami norma państwowa GOST 17914-72. „Okładki spraw” długoterminowe przechowywanie. Rodzaje, rozmiary, wymagania techniczne" W chwili wszczęcia sprawy, zgodnie z nomenklaturą spraw, na okładce znajdował się już szereg informacji:

• nazwa instytucji (organizacji) i jej podporządkowanie;
• nazwa jednostki strukturalnej;
• indeks pisarski sprawy;
• tytuł sprawy;
• okres przechowywania sprawy.

Przygotowując sprawę do przekazania do archiwum, szczegóły te są doprecyzowywane i uzupełniane. Na okładce umieścili np.:

• numer tomu, jeżeli sprawa ma kilka tomów;
• terminy spraw;
• liczba arkuszy w etui;
• numery funduszy, inwentarz i akta inwentarza.

Ostatnie szczegóły znajdują się w archiwum.

Ryż. 6,5. Formularz inwentarza do składowania stałego i tymczasowego (ponad 10 lat).

Projektując okładkę bardzo ważne jest uwzględnienie pewnych wymagań. Zatem nazwa organizacji jest zapisana w mianowniku. Jeżeli w ciągu roku nazwisko uległo zmianie, na okładce podaje się oba nazwiska, w nawiasie poprzednie, a pod nim nowe.

Tytuł sprawy zostaje przeniesiony na okładkę z początkiem roku. Jednak po przeanalizowaniu treści dokumentów konieczne może okazać się dokonanie pewnych wyjaśnień w tytule. Jeżeli zachodzi taka potrzeba, należy dokonać uzupełnienia w nomenklaturze spraw, a tytuł i indeks umieścić na okładce zgodnie z tym dodatkiem. Po pierwsze, w tytule należy wskazać rodzaj sprawy (sprawa, korespondencja, dokumenty itp.) lub rodzaj dokumentów (protokoły, zarządzenia, protokoły, akty). Następnie wskazuje się autora lub korespondenta (jeżeli jest to korespondencja) i następnie zadaje się pytanie odzwierciedlające treść dokumentów. Możliwe jest utworzenie w jednym pliku dokumentów kilku autorów lub korespondentów, jeśli dotyczą one tej samej sprawy. W nagłówkach nie wskazano autentyczności dokumentów, ale określono obecność kopii dokumentów. Na okładce sprawy w obowiązkowy wskazane są daty najwcześniejszych i najpóźniejszych dokumentów oraz okres przechowywania akt. W przypadkach z dokumentami stałego przechowywania wskazano „przechowywać na stałe”, w innych - konkretną datę składowanie zgodnie z wykazem.

Przy wskazywaniu liczby arkuszy nie uwzględnia się arkuszy inwentarza wewnętrznego i zapisów certyfikacyjnych.

Inwentaryzacja prowadzona jest dla wszystkich plików posiadających stałe i długoterminowe okresy przechowywania. Inwentarz to księga archiwalna zawierająca systematyczny wykaz jednostek magazynowych, a także przeznaczona do ich ewidencji i utrwalenia systematyzacji. Inwentarz służy jako główna księgowość podręcznik referencyjny w zarządzaniu dokumentacją i archiwach. Inwentarze sporządza się oddzielnie dla akt trwałych, akt tymczasowych (powyżej 10 lat) i akt osobowych. W w niektórych przypadkach w zależności od specyfiki organizacji, na podstawie których można sporządzać inwentarze pewne kategorie sprawy (sprawy sądowe i śledcze, raporty naukowe według tematu itp.).

Sprawy są wymienione w kolejności ważności. Na przykład kolejność może być następująca: statut przedsiębiorstwa, protokoły walne zgromadzenia akcjonariuszy, protokoły posiedzeń zarządu, zarządzenia dyrektora dotyczące działalności podstawowej, plany roczne itp. Inwentarze spraw sporządzane są w każdej jednostce strukturalnej przez pracowników służby zarządzania biurem.

Ryż. 6.6. Formularz części rocznej zbiorczego inwentarza akt trwałego przechowywania

Inwentarz składa się z sekcje roczne. Sekcje roczne zestawiane są wg w przepisanej formie. Informacje o każdym przypadku zawarte w inwentarzu nazywane są artykułem opisowym. Obejmuje:

• numer seryjny skrzynki (objętość) zgodnie z inwentarzem;
• indeks przypadków (tomów);
• tytuł sprawy (tom);
• daty sprawy (tom);
• liczba arkuszy w pliku (objętość);
• okres przechowywania (dla plików przechowywanych dłużej niż 10 lat);
• notatka.

Każda skrzynka znajdująca się na stanie magazynowym posiada niezależny numer seryjny.

Jeżeli sprawa składa się z kilku tomów, każdy z tomów ma swój własny numer. Archiwum organizacji porządkuje akta znajdujące się w inwentarzu. Przypisuje także numery inwentarzowe jednostce strukturalnej.

Przenosząc sprawy do archiwum na przestrzeni kilku lat, należy je usystematyzować. Normalny porządek systematyzacja spraw w organizacji - chronologiczna i strukturalna. Oznacza to, że po pierwsze, sprawy usystematyzowane są latami. Po drugie, pliki są usystematyzowane według nazw jednostek strukturalnych, w których są przechowywane. Wszystkie pliki trwałego przechowywania w danym roku są ułożone według ważności. Odpowiada to zwykle kolejności umieszczenia podziałów strukturalnych i nagłówków spraw w nomenklaturze spraw.

Ryż. 6.7. Formularz ostatecznego wpisu i podpisu certyfikacyjnego

W ten sposób otrzymujemy uporządkowaną listę wszystkich przypadków o tym samym okresie przydatności do spożycia przez jeden rok. Dla ułatwienia wyszukiwania nazwy jednostek strukturalnych można podać w inwentarzu przed pierwszym przypadkiem odpowiedniej jednostki strukturalnej.

W organizacjach, w których liczba przypadków generowanych rocznie jest niewielka, sporządzanie co roku nowego spisu nie jest praktyczne. Istnieje możliwość sporządzenia jednego inwentarza obejmującego sprawy na kilka lat.

Ryż. 6.8. Formularz części rocznej zbiorczego wykazu spraw personalnych

Ryż. 6.9. Formularz inwentarzowy dla dokumentów elektronicznych ze stałym okresem przechowywania

W takich organizacjach co roku sporządzana jest roczna część inwentarza z ciągłą numeracją spraw. Każdy z rocznych działów inwentarza rozpoczyna się od wskazania roku odpowiadającego, a następnie porządkuje się sprawy zgodnie z przyjętą strukturą.

Każdy inwentarz ma swój własny numer. Zazwyczaj w inwentarzu akt trwałego przechowywania znajduje się 1, dla akt o okresie przechowywania dłuższym niż 10 lat - N i 2, dla akt osobowych - nr 3 z dodatkiem indeksu literowego „l/s”.

Inwentarz kończy się wpisem końcowym. Wskazuje cyfrowo i słownie liczbę skrzynek objętych inwentarzem, pierwszą i ostatni numer akta według inwentarza, podaje się szczegóły numeracji (numery literowe i brakujące). Inwentarz musi zostać podpisany przez sporządzającego, podając jego stanowisko i nazwisko. Wskazana jest data sporządzenia inwentarza.

Oprócz inwentarzy dla akt o stałym okresie przechowywania, akta o tymczasowym (powyżej 10 lat) okresie przechowywania usługi personalne organizacje są zobowiązane do corocznego sporządzania inwentarza akt osobowych. Dokumenty osobowe mają charakter specjalny znaczenie społeczne- są podstawą do potwierdzenia długość służby, zajmowane stanowisko, staż pracy w tej organizacji i inne fakty stosunki pracy. Aby zapobiec utracie tych dokumentów bardzo dokumenty dotyczące personelu zwalnianych pracowników są archiwizowane i przechowywane przez 75 lat.

Ze względu na rozwój technologia komputerowa, wzrost wolumenu dokumentów o media elektroniczne organizacje muszą przechowywać materiały audiowizualne i dokumentacja elektroniczna. W archiwum organizacji, w zależności od składu i objętości dokumentów elektronicznych, sporządzane są inwentarze dokumentów elektronicznych o stałym okresie przechowywania. Dokumenty elektroniczne ujmowane są w niezależnych inwentarzach.

O liczbie egzemplarzy inwentarza decyduje okres przechowywania akt. Inwentarz akt trwałego przechowywania sporządza się w czterech egzemplarzach. Jedna kopia pozostaje w odpowiedniej jednostce strukturalnej, druga kopia inwentarza jest przenoszona obsługa przedszkolnej placówki oświatowej, trzeci do archiwum organizacji. Czwarty egzemplarz przesyła się do odpowiedniego archiwum państwowego lub miejskiego.

Organizacje, które nie składają dokumentów do archiwa państwowe, sporządzić inwentarz akt przeznaczonych do stałego przechowywania, akt o okresie przechowywania wynoszącym 10 lat lub dłużej oraz personelu w trzech egzemplarzach.

Dla akt o tymczasowym okresie przechowywania nie sporządza się inwentarzy, zastępuje się je nomenklaturą akt, w której przy każdym nagłówku umieszcza się oznaczenie wskazujące okres przechowywania.

W okresie przygotowywania spraw przez jednostkę strukturalną do przekazania do archiwum organizacji pracownik archiwum w pierwszej kolejności sprawdza poprawność ich utworzenia, wykonania i zgodności liczby spraw ujętych w inwentarzu spraw (jednostki strukturalnej ) z liczbą wszczętych spraw zgodnie z nomenklaturą akt organizacji. Pracownicy jednostki strukturalnej są zobowiązani do wyeliminowania wszelkich uchybień w tworzeniu i realizacji spraw stwierdzonych podczas kontroli. W przypadku stwierdzenia braku przypadków sporządzane jest odpowiednie zaświadczenie.

Każdą sprawę przyjmuje osoba odpowiedzialna za archiwum organizacji w obecności pracownika jednostki strukturalnej. W takim przypadku na obu egzemplarzach wykazu spraw jednostki strukturalnej, przy każdym ujętym w nim przypadku dokonuje się wzmianki o istnieniu sprawy. Na końcu każdego egzemplarza inwentarza podaje się liczbę spraw rzeczywiście przyjętych do archiwum, numery spraw brakujących, datę przyjęcia i przekazania spraw oraz podpisy osoby odpowiedzialnej za archiwum i osoby przekazujący sprawy, wskazany jest cyfrowo i słownie. Przy przyjęciu szczególnie wartościowych skrzynek sprawdzana jest ilość kartek w skrzynce.

Sprawy połączone w paczki dostarczane są do archiwum organizacji przez pracowników działów strukturalnych. Wraz z aktami do archiwum przekazywane są akta ewidencyjne dokumentów. Nazwa każdej szafki z aktami jest zawarta w inwentarzu.