Przykładowy akt wysyłki towaru w Excelu. Cechy tworzenia aktu przyjęcia i przekazania przedmiotu

Aktywa materialne są jednym z głównych rodzajów przedsiębiorstw. One, jak każde inne kosztowność, muszą zostać poddane odpowiedniej kontroli. Zapewnia to między innymi fakt, że wszystko transakcje biznesowe z aktywami materialnymi są udokumentowane. Na przykład poprzez sporządzenie protokołu przeniesienia i odbioru. Oto przykładowy formularz świadectwa odbioru aktywa materialne(prosta próbka) w ramach naszych konsultacji.

Jakiej formy działania powinienem użyć?

Nie ma jednolitej formy aktu przyjęcia i przekazania majątku materialnego. Ale nawet gdyby istniał, organizacje nie miałyby obowiązku z niego korzystać (Informacja Ministra Finansów nr PZ-10/2012). Dlatego organizacja może samodzielnie opracować formularz świadectwa odbioru. Warto o tym pamiętać w każdej szkole podstawowej dokument księgowy musi być wymagane szczegóły. Należą do nich (część 2 art. 9 ustawy federalnej z dnia 6 grudnia 2011 r. nr 402-FZ):

• nazwa dokumentu;
• data sporządzenia dokumentu;
• Nazwa podmiot gospodarczy kto sporządził dokument;
• treść faktu życie gospodarcze;
• wartość naturalnego i (lub) pieniężnego pomiaru faktu życia gospodarczego, ze wskazaniem jednostek miary;
• nazwę stanowiska osób, które dokonały transakcji, operacji i osób odpowiedzialnych za jej wykonanie, albo nazwę stanowiska osób odpowiedzialnych za realizację zrealizowanego zdarzenia;
• podpisy tych osób ze wskazaniem ich nazwisk i inicjałów lub innych danych niezbędnych do identyfikacji.

Jako podstawę do opracowania aktu przyjęcia i przekazania aktywów materialnych organizacja może wykorzystać na przykład akt przyjęcia i przekazania aktywów inwentarzowych do przechowywania (formularz nr MX-1) (uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego z dnia 09.08.1999 nr 66). Ta forma organizacji będzie wymagała modyfikacji, biorąc pod uwagę jej potrzeby i cechy projektowe. Należy określić opracowany wzór aktu, a także cele, dla których taki formularz będzie stosowany.

Formularz aktu przyjęcia i przekazania majątku materialnego pracownikowi (próbka)

Przy zmianie materiału przedstawiamy wzór protokołu odbioru towaru i materiału odpowiedzialna osoba(MOL). Załóżmy, że MOL podaje się do dymisji. W związku z tym przypisany mu majątek należy przenieść na inną osobę. Przypomnijmy, że w przypadku zmiany osoby odpowiedzialnej finansowo przeprowadza się inwentaryzację (ust. 27 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 lipca 1998 r. nr 34n). Uczestniczą w nim zarówno „stary”, jak i „nowy” MOL. Protokół inwentaryzacji sporządza się w 3 egzemplarzach. Stare znaki MOL do przekazania przedmiotów wartościowych, a nowe do ich odbioru (punkt 2.10 Instrukcji Metodologicznych, zatwierdzony Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 13 czerwca 1995 r. nr 49).

Działać odpowiedzialność finansowa(formularz) zwrotu przedmiotów wartościowych ze „starego” MOL i ich przeniesienia do „nowego” może zostać wydany bezpośrednio między osobami odpowiedzialnymi finansowo. Jako podstawę do opracowania takiego aktu można przyjąć na przykład ujednolicony formularz nr OP-18 (dekret Państwowego Komitetu Statystycznego z dnia 25 grudnia 1998 r. nr 132).

Naraz transfer towarów i materiałów osoba odpowiedzialna materialnie od siebie może zostać sformalizowana za pośrednictwem strony trzeciej - organizacji zatrudniającej, która otrzymuje wartości od „starego” MOL, a następnie przekazuje je do „nowego”. W takim przypadku akt przyjęcia i przeniesienia majątku materialnego po zwolnieniu zostaje sporządzony w co najmniej dwóch egzemplarzach (dla pracodawcy i pracownika) i potwierdzi zwrot całej przeniesionej własności oraz brak roszczeń majątkowych wobec rezygnującego MOL w dniu część pracodawcy. Następnie sporządzane są 2 egzemplarze ustawy o przeniesieniu wartości rezygnacji MOL z organizacji na nową osobę odpowiedzialną finansowo.

Jest to dokument dwustronny (przynajmniej) sporządzany w celu przekazania towarów od jednej osoby do drugiej. Mogą to być pracownicy jednego z nich organizacja budżetowa lub jednym z uczestników przyjęcia i przekazania może być instytucja, a drugim jej pracownik, lub mogą to być także dwie organizacje, które zawarły umowę nabycia lub przekazania do przechowania. W przypadku wszystkich tych transakcji biznesowych będziesz musiał wypełnić taki dokument.

Pobierz prosty wzór protokołu odbioru towaru

Jak się zarejestrować i jak długo przechowywać

Bardziej poprawne byłoby przekazanie zakupionego towaru do jednolity dokument TORG-12 — ujednolicona forma list przewozowy. Jeśli jednak nie można go sporządzić, a warunki umowy pozwalają lub nawet nalegają na sporządzenie aktu przeniesienia aktywów materialnych, należy pamiętać, że będzie to podstawowy dokument księgowy przekazany obsługa księgowa. Oznacza to, że konieczne jest wskazanie danych obowiązkowych (art. 9 Prawo federalne z dnia 06.12.2011 N 402-FZ). Musi zawierać także następujące informacje:

• nazwa i data kompilacji;
• nazwa organizacji i pracownika, który kompiluje;
• treść faktu życia gospodarczego (co przekazujemy, na jakiej podstawie);
• jednostki miary przekazywanych przedmiotów, ich ilość, cena;
• stanowisko, podpis i odpis podpisu osoby przyjmującej wartości.

Sporządza się go w dwóch egzemplarzach, a następnie po jednym wręcza się każdej ze stron transakcji. Podobnie jak inne podstawowe dokumenty księgowe, należy je przechowywać przez pięć lat od roku sprawozdawczego.

Pamiętaj, że taki akt nie zastępuje umowy, ale jest sporządzany na jej podstawie!

Akt Komisji o odbiorze materiałów

Jeżeli odbiorca towaru uważa, że ​​dostarczony towar jest niezgodny z warunkami umowy lub dokumenty przekazywane wraz z dobrami materialnymi różnią się jakością lub ilością od dostawy, może sporządzić dokument w formularzu 0504220. Jest on podpisany przez komisję do odbioru i zbycia majątku instytucji w obecności materiału osoby odpowiedzialnej i przedstawiciela organizacji - dostawcy lub innego bezinteresownego przedstawiciela.

Przykładowy akt przyjęcia i przekazania majątku materialnego

Kolejną opcją może być przeniesienie majątku w ramach organizacji: od jednej osoby odpowiedzialnej finansowo (zwanej dalej MOL) na inną lub z organizacji na pracownika. W takim przypadku konieczne jest również sporządzenie dokumentu. Można tego dokonać w dowolnej formie z obowiązkowym wskazaniem daty zabiegu, nazwy przedmiotów przekazania, ich ilości, a także osób, na które przekazywane są wartości. Jeżeli przeniesienie nastąpi z jednego MOL-a do drugiego, nowego, wówczas z drugim należy podpisać umowę dotyczącą indywidualnej (lub zbiorowej) odpowiedzialności finansowej. Jeden egzemplarz znajduje się w MOL, drugi w dziale księgowości.

Przekazanie majątku materialnego na czasowe składowanie powinno zostać sformalizowane w formie dokumentu potwierdzającego przekazanie majątku inwentarzowego do składowania. W tym celu stworzono ujednolicony formularz MX-1 (kod OKUD 0335001), który nie jest obowiązkowy w użyciu, ale jest bardzo wygodny w użyciu, dlatego jest szeroko stosowany w organizacjach budżetowych.

Oferujemy do pobrania wzór aktu przyjęcia i przekazania towarów i materiałów do składowania.

Akt przyjęcia i przekazania towaru ma znaczenie przy przekazywaniu majątku materialnego od właściciela na inną osobę i służy jako potwierdzenie samego faktu przekazania i przyjęcia. Ze względu na fakt, że dokument ten dotyczy stosunki prawne pomiędzy stronami transakcji należy uwzględnić podstawowe zasady i wymagania, jakie wiążą się z jej przygotowaniem.

Co to za dokument?

Akt przyjęcia i przekazania towaru to dokument sporządzany przez strony transakcji i potwierdzający przyjęcie i otrzymanie towaru przez zainteresowane strony. Dlaczego taki akt jest potrzebny? Z reguły sporządza się go w momencie przekazania towaru sprzedawcy w celu sprzedaży lub dostarczenia go do warsztatu.

Dokument należy do grupy odpowiednio dwustronnych, obie strony go podpisujące podlegają określonym obowiązkom.

Tekst główny protokołu odbioru i dostawy towaru opisuje szczegółowo wszystkie jego cechy, stan, oceniana wartość, wielkość partii itp. Istnieje błędna, ale bardzo rozpowszechniona opinia, że ​​taki dokument może zastąpić umowę główną. Właściwie to nie ma wartość prawna, jeśli nie jest powiązany z dokumentacją umowną.

Ponadto wagę i znaczenie tego dokumentu dodatkowo wzmacnia fakt, że świadectwo odbioru jest jedynym dokumentem, na którym zapisano pełną rozszerzoną charakterystykę produktu, opakowania itp.

Sporządzenie protokołu odbioru towaru i jego wzoru

Z uwagi na to, że akt przyjęcia i przekazania towaru jest dokumentem dwustronnym, należy go sporządzić w dwóch egzemplarzach – jeden pozostaje u osoby, która dokonała przekazania, a drugi – u osoby, która przyjęła towary.

Każdy jednolita forma wypełnienie dokumentu nie jest przewidziane w przepisach, ale istnieją ogólne zasady doradcze, które to określają następująca struktura dokument:

• Nazwa. Z reguły imię jest zapisane następujący formularz„AKT PRZYJĘCIA I PRZEKAZANIA TOWARÓW”. Jeżeli firma udostępnia kilka form dokumentu, można wprowadzić dodatki, np. „AKT PRZYJĘCIA I PRZENIESIENIA WAGI PRODUKTÓW” itp.
• Szczegóły podpisu. Wskazana jest data, miejsce, godzina podpisania aktu przez obie strony.
• Szczegóły stron. Rejestrowane są wszelkie informacje o stronach będących uczestnikami transakcji. Jeśli to osoby prawne, wówczas należy podać dane do płatności, adres prawny itp. Osoby fizyczne muszą podać dane paszportowe.
• Link do głównego dokumentu. Wskazano umowę, na podstawie której sporządzono sam akt (jego numer i datę sporządzenia).
• Lista produktów. Nazwy wszystkich towarów przyjętych i wydanych zgodnie z protokołem odbioru zapisywane są w formie listy numerowanej. Przy każdej pozycji podana jest ilość lub masa netto.
• Informacje o produkcie. W w tym momencie strona dokonująca przeniesienia podaje pełny i szczegółowy opis towaru - jakość, wady, cechy itp. Ponadto wskazany jest koszt wartości materialnej.
• Roszczenia. Jeżeli z jednej lub drugiej strony istnieją jakieś roszczenia, są one spisywane w akcie po fakcie spotkania uczestników dokumentu.
• Podpisy i pieczęcie. Akt przyjęcia i przekazania towaru musi zostać potwierdzony podpisami i pieczęciami przedstawicieli obu stron (w transakcji pomiędzy osobami prawnymi).

Akt przyjęcia i przekazania towaru musi zostać podpisany przez kierownika przedsiębiorstwa. Dopuszczalne jest także składanie podpisów przez osoby upoważnione, jednak tylko w przypadku posiadania odpowiednich zaświadczeń.

Oczywiście opisana powyżej forma ma charakter ogólny i w praktyce można stosować inne formaty dokumentów. Często projektodawcy określają bezpośrednio w ustawie warunki zwrotu towaru, sankcje, jakie mogą zostać nałożone, jeśli towar nie odpowiada opisowi, kary itp. Oraz sposób postępowania w przypadku zwrotu towaru od kupującego.

Aby sporządzić akt, należy bardziej szczegółowo zapoznać się ze strukturą dokumentu, pobierając następujące próbki:

Zaprezentowane dokumenty mogą posłużyć jako szablony do sporządzenia własnego aktu.

Zasady wypełniania protokołu odbioru towaru

Aby dokument miał moc prawna, a także w celu wyeliminowania rozbieżności rozważymy podstawowe wymagania i zasady, które dotyczą sporządzania aktu przyjęcia i przekazania towaru:

• Wszystkie ceny widniejące na dokumencie muszą być spisane waluta krajowa państwo, na którego terytorium następuje przeniesienie. Naruszenie tej zasady może zostać uznane za powód do wytykania błędów organom kontrolnym.
• W standardowa forma Akt przyjęcia i przekazania towaru posiada kolumnę „Waga netto”. Należy wypełnić tylko wtedy, gdy przedmiotem dokumentu jest produkt ważony. W przypadku przenoszenia obiektów kawałkowych linia jest wypełniana kreską.
• Eksperci zalecają sporządzenie świadectwa odbioru blankiet firmowy firmy. To nie jest obowiązkowy wymóg, ale pozwala uniknąć pytań z organami kontrolnymi.
• W głównej części dokumentu należy możliwie szczegółowo opisać wszystkie cechy charakterystyczne produktu. Ponadto możesz w nim zrobić dodatkowe notatki na temat niuansów, które powinna znać strona odbierająca.
• W duże firmy można używać różne kształty dokumenty dostosowane do konkretny typ towary. Na przykład, odrębny dokument dla towarów wagowych i sztukowych. Pozwala to uprościć księgowość i wypełnianie aktu.
• Przed podpisaniem aktu należy sprawdzić go pod kątem wszystkich szczegółów. W przypadku braku podpisu i pieczęci, a także rejestracji z mocą wsteczną dokument uważa się za nieważny i nie ma mocy prawnej.
• W praktyce często stosowana jest rozszerzona forma aktu przyjęcia i przekazania towaru. Jego osobliwością jest to, że sam dokument określa wszystkie niuanse samej procedury przeniesienia - miejsce, kolejność, czas itp.

Prawidłowo wypełniony protokół odbioru gwarantuje, że zawsze będziesz mógł wystąpić z roszczeniem do sądu, jeśli druga strona naruszy warunki umowy lub towar został przekazany w niewłaściwej formie.

Zaświadczenie o przyjęciu i przekazaniu towaru do naprawy gwarancyjnej

Świadectwo przyjęcia i przekazania towaru do naprawa gwarancyjna jest kompilowany na tej samej zasadzie co standardowy dokument. Jedyną różnicą jest to, że w nagłówku umowy wskazano firmę naprawczą, która przeprowadzi naprawę. prace remontowe. Ponadto główna część musi wskazywać awarie występujące w sprzęcie, a także prezentacja i wymagania dotyczące naprawy.

Protokół naprawy gwarancyjnej musi zawierać datę otrzymania towaru, a także przybliżoną datę zakończenia prac.

Zaświadczenie o przyjęciu i przekazaniu towaru na przechowanie

Zwykle, ten typ akty przyjęcia i przekazania towaru sporządzane są na podstawie faktury. Musi określać okres przechowywania, a także obowiązki, jakie ciążą na odbiorcy. Warto zauważyć, że dokument należy sporządzić w przypadku przekazania towaru do wyspecjalizowanej organizacji, a także do przechowywania w gospodarstwie domowym.

Protokół odbioru sporządzany jest przy udziale właściciela towaru, a także przedstawiciela firmy, w której towar został przyjęty. Ustala się liczbę egzemplarzy dokumentu oraz listę dokumentów uzupełniających specyficzne warunki transakcje.

Samo pojęcie „ przechowanie» nie posiada interpretacja prawna dlatego formę aktu przyjęcia i przekazania towaru na przechowanie ustala się dopiero przy rozpatrywaniu konkretnej transakcji.

Kto podpisuje protokół przyjęcia towaru?

Jeśli mówimy o sporządzeniu aktu przyjęcia i przekazania towaru, którego uczestnikami są osoby prawne, wówczas sam menadżer jest zobowiązany do podpisania dokumentu. Ale kiedy pewne warunki można zastosować podpis osoby trzeciej:

• przedstawiciel firma logistyczna;
• menedżer;
• ładowarka;
• kierowca itp.

Aby to zrobić, muszą posiadać dokument potwierdzający, że działają w imieniu menedżera. W praktyce jest to realizowane poprzez odpowiednie pełnomocnictwa.

W przypadku podpisania aktu przez osobę fizyczną udział osób trzecich jest niedopuszczalny. W takiej sytuacji dopiero podpis samej osoby może nadać aktowi moc prawną.

Zaświadczenie o przyjęciu i przekazaniu towaru w ramach umowy dostawy

Ta forma dokument stanowi dodatek do dokumentu głównego – umowy dostawy. W takim przypadku należy to wskazać w samym akcie. poniższy formularz: « Zaświadczenie o przyjęciu i przekazaniu towaru w ramach umowy dostawy nr__»

W głównej części dokumentu, podobnie jak w standardowym formularzu, wskazane są dane o samym produkcie - jego charakterystyka, ilość, stan itp. Ponadto eksperci zalecają powtórzenie warunków dostawy pierwotnie określonych w główny kontrakt.

Prawidłowość sporządzenia aktu przyjęcia i przekazania towaru w dużej mierze decyduje o tym, jak opłacalna będzie dla Ciebie transakcja. Dokument ten może służyć w sądzie jako dowód otrzymania lub przekazania produktu w pełni zgodnego z opisem. W związku z tym akt przyjęcia i przekazania odgrywa ważną rolę w rozwiązaniu sytuacje konfliktowe. Zawsze o tym pamiętaj i nie zaniedbuj jego kompilacji.

Spółki mogą zawierać między sobą umowy różne porozumienia związane z przeniesieniem wartości materialnych i towarów. Mogą to być umowy przechowywania, dostawy, kupna i sprzedaży, komisu, pośrednictwa itp. Niektóre zawarte umowy przewidują obowiązkowe wypełnienie faktura i świadectwo przyjęcia i sprzedaży towaru, w pozostałych przypadkach wyłącznie.

Rozważmy bardziej szczegółowo przypadki, w których sporządzany jest ten dokument.

Certyfikat akceptacji przelewu wypełniany w celu ustalenia ilości, jakości, wartości towaru, w dwóch egzemplarzach dla każdej ze stron w chwili przekazania pozycji magazynowych. Należy go sporządzić w przypadku rozbieżności w ilości, jakości lub w przypadku dostarczenia towaru bez dokumentów.

Świadectwo odbioru towaru sporządzony, jeżeli jego sporządzenie przewidziano w umowie. Ma ono w tym przypadku takie samo znaczenie jak sama umowa. Kiedy jedna organizacja przekazuje aktywa materialne na przechowanie lub na podstawie umowy komisowej, wówczas akceptacja i przeniesienie następuje na podstawie ustawy.

Akt ten może być również sporządzony pomiędzy osobą fizyczną a organizacją. Jeżeli obywatel kupił produkt, a następnie odkrył w nim jakiekolwiek wady lub wady, to zgodnie z ustawą o ochronie praw konsumentów ma prawo zwrócić produkt kiepskiej jakości lub wymienić na nowy. W niektórych przypadkach konieczne jest przeprowadzenie badania w celu sprawdzenia produktu.

Przenosząc towar od kupującego na sprzedającego, w takim przypadku konieczne jest sporządzenie aktu w dwóch egzemplarzach, z których jeden ze znakami odbioru pozostaje u kupującego.

Zaświadczenie o przyjęciu przekazania wypełnienia próbki towaru

Ten dokument nie ma standardowego wyglądu. Forma aktu może być dowolny, jednakże musi zawierać obowiązkowe dane. Świadectwo przekazania i przyjęcia zawiera datę i miejsce jego sporządzenia, nazwy organizacji, ich przedstawicieli oraz podstawy, na jakich działają.

Następnie uzupełnij informację o zawartej umowie (numer i data), zgodnie z którą jedna strona przekazuje, a druga akceptuje. Przed sporządzeniem aktu strony muszą sprawdzić faktyczne wpływy dokumenty towarzyszące.

W część tabelaryczna W tym formularzu zapisywane są informacje o nazwie produktu (asortymencie), modelu, artykule, rzeczywistej ilości, cenie i całkowity koszt otrzymał majątek materialny. Rozszerzona forma aktu może zawierać kolumny ilościowe i kosztowe przeniesiony towar dla każdej strony. Suma wszystkiego jest wypełniana w ostatnim wierszu, po czym jest podpisana słowami poniżej.

Następnie sporządzana jest notatka dotycząca zgodności z jakością i asortymentem towaru, dotrzymania terminów dostaw. W przypadku stwierdzenia wad należy je szczegółowo opisać.

Jeżeli strony przekazujący i otrzymujący zgodzą się na przyjęcie i przeniesienie, wówczas zostaje sporządzony protokół o braku wzajemnych roszczeń.

W dokumencie wskazano liczbę egzemplarzy aktu oraz adresata, dla którego są one przeznaczone. Następnie strony go podpisują, podając nazwę organizacji, adres, dane rejestrowe, stanowisko, dane osobowe, podpisy osób odpowiedzialnych za przekazanie towaru i podpisanie tego dokumentu.

Cechy sporządzania indywidualnych świadectw odbioru, konsekwencje ich niesporządzenia

Jedną ze stron wypełniających protokół odbioru może być indywidualny. W takim przypadku konieczne jest wypełnienie danych paszportowych i miejsca rejestracji.

Istnieje możliwość wystawienia tego dokumentu dla grupy towarów lub partii.

Jest protokół odbioru, nie wypełniony dostawa jednorazowa, i dla pewien okres. W takim przypadku wskazane jest wpisanie w części tabelarycznej kolumny „Data otrzymania”.

W trakcie dostawy miejscem przekazania towaru może być magazyn dostawcy, magazyn kupującego lub inne miejsce określone w umowie. Dlatego należy wskazać rzeczywiste miejsce aby w przyszłości nie było problemów.

Istnieje możliwość dostarczenia przedmiotu firma transportowa wówczas zaleca się odnotowanie każdego faktu przyjęcia i przekazania ten akt.

Prawidłowo sporządzona ustawa pozwala na złożenie roszczeń o odszkodowanie szkody materialne, określić moment zaginięcia lub utraty towaru. Zatem jego brak pozbawia jedną stronę prawa do przedstawiania swoich żądań, a drugą do usprawiedliwiania się.

Certyfikat przyjęcia i przekazania towaru- dokument zawierający pełny opis oraz właściwości każdego z towarów przy dokonywaniu określonej transakcji. Na przykład podczas dostarczania towarów, kupna i sprzedaży, wynajmu lub darowizny. Poza tym ważny punkt w tym akcie jest ekwiwalent pieniężny całkowity koszt towaru.

Aktem przyjęcia i przekazania towaru jest ważny dodatek do umowy, na podstawie której odbywa się ta lub inna transakcja handlowa. Ustawa określa numer i datę zawarcia umowy oraz umowę specjalny punkt wskazano, że przeniesienie towaru z jednej strony na drugą odbywa się wyłącznie na podstawie ustawy.

Certyfikat przyjęcia i przekazania towaru. Próbka

Akt sporządza się w dwóch egzemplarzach dla każdej ze stron i podpisuje w chwili przyjęcia i przekazania towaru wolna forma i niesie podstawa prawna wraz z umową. Próbki wypełnienia takiego aktu znajdują się na dole artykułu.

Ustawa określa szczegóły każdej ze stron. Jeśli jest to osoba prawna. osób, wówczas rejestrowane są dane przedsiębiorstw, jeżeli są to osoby fizyczne. osoby są stronami umowy, rejestrowane są ich dane paszportowe. Następnie następuje opis, ilość i cechy produktu. W tej chwili transmisja-odbiór osoba odbierająca musi sprawdzić dostępność, ilość i stan zewnętrzny produktu, sprawdź, czy nie ma żadnych wad.