Przykładowy akt przyjęcia sprawy do archiwum. Dokumentacja protokołów przyjęcia i przekazania spraw do przechowywania archiwalnego

Magazyn archiwalny-- przechowywanie dokumentów w archiwum, zapewnienie ich racjonalnego umieszczenia, bezpieczeństwa i wykorzystania.

Przyjęcie dokumentów formalizowane jest poprzez akt przyjęcia i przekazania dokumentów do przechowywania, sporządzony w dwóch egzemplarzach. Jeden egzemplarz pozostaje w archiwum, drugi – w organizacji – u źródła pozyskania. Trzy egzemplarze inwentarza przekazywane są do archiwum wraz z dokumentami. Odbiór-nadawanie Archiwizacją akt (załącznik nr 2) zajmują się pracownicy służby prowadzenia dokumentacji.

Aby zapewnić kompletność archiwum w organizacji, dla wszystkich wypełnionych zapisów stałego, tymczasowego (ponad 10 lat) przechowywania i akt osobowych, które przeszły egzamin, zestawiane są wartości archiwalny spis(zwany dalej inwentarzem). Jednocześnie na wszystkich egzemplarzach inwentarza przy każdym egzemplarzu umieszcza się oznaczenie wskazujące na jego dostępność. Na końcu każdego egzemplarza podana jest ilość: cyfrowo i słownie Właściwie spraw przyjętych do archiwum, numery spraw brakujących, datę przyjęcia i przekazania spraw oraz podpisy uczestników przyjęcia i przekazania spraw.

Inwentarz archiwalny(Załącznik nr 3) jest katalogiem archiwalnym zawierającym systematyczny wykaz jednostek składowania zasobu archiwalnego, księgozbioru oraz przeznaczonych do ich utrwalania i udostępniania treści.

Zapasy sporządzane są odrębnie: dla akt trwałego przechowywania; pliki tymczasowego (powyżej 10 lat) przechowywania; sprawy personalne; sprawy składające się z dokumentów charakterystycznych tylko dla danej organizacji (sprawy sądowe, śledcze, doniesienia naukowe na dany temat itp.). Inwentarz jest wykazem spraw z niezależną numeracją brutto (porządkową).

W każdej jednostce strukturalnej organizacji inwentarze muszą być sporządzane co roku pod metodologicznym kierownictwem pracowników archiwów. Na podstawie tych inwentarzy dokumenty przekazywane są do archiwum.

Inwentarze sporządzane przez wydziały strukturalne stanowią podstawę do sporządzenia skonsolidowanego inwentarza spraw organizacji, który sporządza archiwum i według którego akta przekazywane są następnie do trwałego przechowywania.

Inwentarze spraw działów strukturalnych sporządzane są według ujednoliconej formy w trzech egzemplarzach i przekazywane do archiwum organizacji rok po zakończeniu spraw w pracy biurowej.

Artykuł opisowy w inwentarzu skrzyń jednostki strukturalnej zawiera następujące elementy: numer seryjny skrzynek (objętość, część) zgodnie z inwentarzem; indeks spraw (tom, część); tytuł sprawy (tom, część) w pełni zgodny z tytułem znajdującym się na okładce sprawy; daty sprawy (tom, część); liczba arkuszy w teczce (objętość, część); okres przechowywania sprawy.

Sporządzając inwentarz spraw jednostki strukturalnej, należy wziąć pod uwagę następujące wymagania:

• - tytuły spraw wprowadza się do inwentarza zgodnie z przyjętym schematem systematyzacji opartym na nomenklaturze spraw;
• - każda skrzynka jest wpisana do inwentarza pod niezależnym numerem seryjnym (jeżeli skrzynka składa się z kilku tomów lub części, wówczas każdy tom lub część zostaje wpisana do inwentarza pod niezależnym numerem);
• - kolejność numeracji spraw w inwentarzu jest brutto za kilka lat; tryb nadawania numerów inwentarzom jednostek strukturalnych ustalany jest w porozumieniu z archiwum;
• - kolumny inwentarza są wypełniane ściśle według informacji zawartych na okładce skrzynki;
• - przy dodawaniu do inwentarza kolejnych spraw o tych samych pozycjach, tytuł pierwszej sprawy wpisuje się w całości, a wszystkie inne podobne sprawy oznacza się wyrazami „To samo”, natomiast pozostałe informacje o sprawach wpisuje się do inwentarza w całości (na każdym nowym arkuszu inwentarza tytuł jest reprodukowany w całości);
• - kolumna inwentarza „Notatki” służy do sporządzania notatek o przyjęciu spraw, cechach ich stanu fizycznego, przeniesieniu spraw do innych jednostek strukturalnych w odniesieniu do wymaganego aktu, dostępności egzemplarzy itp.

Na zakończenie inwentarza, po ostatnim artykule opisowym, wypełnia się zapis końcowy, który wskazuje (liczbowo i słownie) liczbę spraw, pierwszą i ostatnią liczbę spraw w inwentarzu spraw, a także określa specyfika numeracji skrzynek w inwentarzu (obecność numerów literowych i brakujących). Listę spraw jednostki strukturalnej podpisuje kompilator, wskazując swoje stanowisko i zatwierdza kierownik jednostki strukturalnej. Na życzenie archiwum organizacji można sporządzić spis treści, wykaz skrótów i indeksy inwentarza.

Po zatwierdzeniu inwentarzy spraw stałych i długoterminowych (powyżej 10 lat) dopuszcza się niszczenie dokumentów posiadających okresy tymczasowego przechowywania przez okres czasu odpowiadający zatwierdzonym inwentarzom.

Ustawa o przeznaczeniu plików do zniszczenia(Załącznik nr 4), niepodlegający przechowywaniu, sporządza się na podstawie wyników badania wartości dokumentów organizacji.

Badanie wartości dokumentów to badanie dokumentów w oparciu o kryteria ich wartości w celu ustalenia okresu przechowywania dokumentów i wybrania ich do trwałego przechowywania.

Dla przydzielonych dokumentów do zniszczenia, jest skompilowany działać. Ustawę o przeznaczeniu do zniszczenia akt niepodlegających przechowywaniu sporządza się dla spraw całej organizacji. Jeżeli w ustawie wskazano sprawy kilku wydziałów, wówczas nazwę każdego wydziału podaje się przed grupą tytułów spraw tego wydziału. Nagłówki spraw podobnych przeznaczonych do zniszczenia umieszcza się w ustawie pod wspólnym tytułem wskazującym liczbę spraw przypisanych do tej grupy.

Tryb zatwierdzania inwentarzy zależy od tego, czy organizacja jest źródłem nabycia archiwum państwowego, czy miejskiego.

W przypadku, gdy dokumenty organizacji są sklasyfikowane jako część Fundusz Archiwum Federacji Rosyjskiej inwentarze zatwierdzane są przez kierownika po zatwierdzeniu i zatwierdzeniu w określony sposób przez rzeczoznawcę i komisję weryfikacyjną właściwego organu (instytucji) archiwalnej.

Jeśli organizacja nie jest źródłem opracowań archiwów państwowych i miejskich, wówczas zatwierdzenie inwentarzy i wydanie ustawy o przydzieleniu dokumentów, których okres przechowywania upłynął do zniszczenia, przeprowadza kierownik organizacji bez porozumienia z władzą archiwalną (instytucją). W takim przypadku inwentarz i akt są uzgadniane przez komisję ekspertów organizacji.

Ustawę o przeznaczeniu do zniszczenia akt niepodlegających przechowywaniu sporządza się dopiero po skompletowaniu i zatwierdzeniu rocznych działów inwentarza sprawy za odpowiedni okres.

Sprawy włącza się do ustawy, jeżeli przewidziany dla nich okres przechowywania upłynął do dnia 1 stycznia roku, w którym ustawa została sporządzona. Przykładowo akta ukończone w 2005 r. z trzyletnim okresem przechowywania można uwzględnić w ustawie, która zostanie sporządzona nie wcześniej niż 1 stycznia 2009 r. (okazuje się, że po 2005 r. musimy je przechowywać w latach 2006, 2007 i 2008 oraz dopiero w 2009 roku możemy zniszczyć).

Dokumenty wybrane zgodnie z Listą do zniszczenia włącza się do aktu, który jest sporządzony w przepisanej formie.

Zabronione jest wykorzystywanie dokumentów podlegających zniszczeniu dla celów służbowych. Dokumenty wybrane do zniszczenia i zawarte w ustawie przesyłane są do zniszczenia przedsiębiorstwom zajmującym się utylizacją surowców, po czym dokonuje się odpowiedniego wpisu w ustawie. Do aktu dołącza się pokwitowanie przekazania dokumentów do rozpatrzenia.

W razie potrzeby dokumenty można zniszczyć w obecności przedstawiciela organizacji, sporządzając akt fizycznego zniszczenia dokumentów w obecności przedstawiciela organizacji.

4. Sytuacja: w celu obsadzenia personelu specjalistów JSC Planeta zorganizowano konkurs CV. Wziąłeś udział w konkursie i otrzymałeś ofertę zawarcia umowy o pracę z JSC Planet. Zadanie: Jako specjalista ubiegający się o stanowisko wypełnij podanie o pracę. Jako szef JSC Planeta przygotuj uchwałę w sprawie wniosku o zatrudnienie specjalisty

5. Sytuacja: JSC Planeta otrzymała list ofertowy z propozycją zawarcia umowy na dostawę sprzętu sportowego. Autor listu, firma Start SA, jest producentem tych produktów. Zadanie: jako specjalista w dziale handlowym JSC Planeta przygotować projekt umowy dostawy. Zarejestruj go na karcie kontrolno-rejestracyjnej

W przypadku akceptacji przekazania dokumentów z reguły sporządzany jest odpowiedni akt. Gotowy przykład dokumentu, zasady jego przygotowania i niuanse prawne – o tym wszystkim już teraz.

Cel i skutek prawny

Dokument ma pełną moc prawną i choć jego rola często wydaje się czysto formalna, nie jest to do końca prawdą.

Zamiar:

1. Dokumentuj przekazanie dokumentów:

pełna lista wszystkich artykułów;

• ich liczba;
• ich rodzaj (oryginał, kopia, uwierzytelniona kopia);
• data transmisji (czasami godzina);
• przekazujący;
• strona odbierająca.

1. W razie potrzeby użyj go jako głównego dowodu (najczęściej w postępowaniu sądowym).

Kiedy możesz tego potrzebować

Zakłada się, że przeniesienie dokumentów może nastąpić w dowolnym momencie, dlatego jest ono sporządzane w różnych przypadkach, podczas przenoszenia:

1. Między 2 prywatnymi obywatelami.
2. Między 2 podmiotami prawnymi (na przykład, gdy pakiet dokumentów jest wysyłany w ramach wsparcia oferty handlowej).
3. Między osobą fizyczną a osobą prawną.

Jednak najczęstszy przypadek dotyczy wymiany dokumentów w ramach tej samej firmy. Takich przykładów jest całkiem sporo:

1. Jeden pracownik odchodzi i zostaje zastąpiony przez nowego, który musi przejąć wszystko. Aby uniknąć utraty dokumentów, błędów podczas ich przesyłania i innych niepożądanych sytuacji, konieczne jest nie tylko prawidłowe dostarczenie wszystkich dokumentów, ale także udokumentowanie tego faktu.
2. Jeden pracownik przechodzi na inne stanowisko i przekazuje sprawy swojemu zastępcy lub nowemu pracownikowi, który przychodzi na jego miejsce. Na przykład przeniesienie dokumentów księgowych, kadrowych, administracyjnych.
3. Upadłość organizacji - w takich przypadkach konieczne jest jednoczesne przeniesienie wszystkich dokumentów, dla których sporządzana jest duża liczba aktów, podzielonych na grupy zgodnie z rodzajami dokumentacji.
4. Wreszcie w przypadku reorganizacji firmy (połączenia jej z innymi, połączenia działów itp.) również pojawia się konieczność przeniesienia wszystkich spraw. Co więcej, w takich sytuacjach sporządza się wiele aktów jednocześnie - dla każdego działu, dla każdego pracownika itp.

W przypadku osób prywatnych przygotowanie może być konieczne, jeśli mówimy o świadczeniu usługi polegającej na przyjęciu i przekazaniu dokumentów. Na przykład, jeśli dana osoba powierza swoje interesy przedstawicielowi w sądzie, będzie oczywiście musiała przekazać mu ważne dokumenty, w tym w ich oryginalnej formie. Wówczas sporządzenie dokumentu leży w interesie samego obywatela.

Formularz i próbka 2019

Nie ma określonego formularza zatwierdzonego przez prawo, dlatego każda firma i/lub osoba fizyczna ma prawo sporządzić go według własnego wzoru. Zwykle powinien zawierać następujące informacje:

1. Nazwa, data sporządzenia (jest to dzień, w którym wchodzi w życie), miejsce sporządzenia (miasto lub inna miejscowość).
2. Pełna oficjalna nazwa firmy przekazującej i odbierającej dokumenty (w tym w przypadkach, gdy wymiana dokumentów odbywa się w ramach tej samej firmy).
3. Imię i nazwisko, paszport i dane kontaktowe osób, jeśli biorą one udział w wymianie.
4. Imię i nazwisko, stanowisko i numer personelu (jeśli istnieje) odpowiedzialnych pracowników, którzy faktycznie przekazują dokumenty i je odbierają.
5. Wykaz wszystkich przekazanych dokumentów sporządzany jest zazwyczaj w formie tabeli. Podawane są następujące dane:

• liczby (w porządku chronologicznym);
• pełne oficjalne nazwy dokumentów;
• data ich sporządzenia/podpisania;
• numer papieru (zgodnie z przyjętym w firmie systemem numeracji);
• formę (oryginał, kopia, uwierzytelniona kopia) i liczbę wszystkich arkuszy (strony się nie liczą).

1. Następnie składane są podpisy stron, transkrypcje podpisów (nazwisko, inicjały) oraz pieczęć, jeżeli spółka posługuje się nią w swojej pracy.

Poniżej przedstawiono pusty formularz, który można wykorzystać w większości przypadków:

Oto prawdziwy przykład wypełnienia:

UWAGA. W razie potrzeby dopuszcza się dołączenie do niego innych ważnych dokumentów – najczęściej są to szczegółowe inwentarze. Wtedy ustawa musi uwzględniać odniesienia do inwentarza, a nie wymieniać nazwy wszystkich dokumentów (aby zaoszczędzić czas).

Przeniesienie dokumentacji w przypadku zmiany dyrektora

To jeden z najczęstszych i jednocześnie jeden z najtrudniejszych przypadków. Zawsze wiąże się to ze szczególnie ważnymi dokumentami i odpowiedzialnością finansową. Zazwyczaj składane są następujące dokumenty:

• składnik (rejestracja spółki, informacje o założycielach, Statut itp.);
• podstawowe sprawozdania finansowe;
• zezwolenie na prowadzenie działalności i inna dokumentacja zezwalająca;
• wnioski z audytów podatkowych i innych;
• papiery wartościowe, weksle;
• świadectwa własności lokali, nieruchomości, urządzeń produkcyjnych itp.;
• umowy najmu, dostawy i inne umowy z kontrahentami;
• dokumenty płatnicze itp.

Wzór takiego aktu różni się od prostego formularza akceptacji dokumentu. Główna różnica polega na tym, że dokumentów do przekazania nie jest zbyt wiele, dlatego można je przygotować w formie zwykłego zestawienia, a nie tabeli. Razem z tym znaki dokument jest zawsze w obecności świadków - pracowników firmy, w której następuje zmiana w kierownictwie.

Poniżej przedstawiono przykład, który można wykorzystać jako wskazówkę.

Cechy procedury są następujące:

1. Przede wszystkim przed rejestracją i samą procedurą przeniesienia konieczne jest przeprowadzenie specjalnego spisu wszystkich dokumentów, aby z góry zrozumieć, czy występuje niedobór i jakie są jego możliwe przyczyny. Na podstawie wyników inwentaryzacji sporządzany jest dokument sprawozdawczy dowolnej próbki.
2. Następnie, aby potwierdzić, że wszystkie dokumenty tak naprawdę nie zostały utracone, zaangażowane są inne odpowiedzialne osoby - dyrektor finansowy, kierownik działu personalnego, główny księgowy i, jeśli to konieczne, ich zastępcy.

W szczególnie krytycznych przypadkach konieczne jest wezwanie notariusza w celu potwierdzenia prawidłowości przyjęcia przekazania dokumentów. Poświadczy on czystość przelewu i poświadczy akt swoją pieczęcią i podpisem.

W przypadku zmiany pracownika odpowiedzialnego za przechowywanie archiwum, czy to kierownika, czy kierownika, przygotowanie dokumentu przyjęcia i zaświadczenia o przekazaniu musi zostać przeprowadzone bezbłędnie i zgodnie z ustalonymi wzorami dokumentów regulacyjnych . Przede wszystkim jest to konieczne, które obejmować będzie co najmniej trzy osoby, z których jedna musi być przedstawicielem służby zarządzania biurem. Poniżej znajduje się przykładowy format dokumentu.

22.07.2014 nr 29

Norylsk

Zgodnie z zarządzeniem CJSC „Diadema” z dnia 17 lipca 2014 r. nr 14 Malkova R.S. przekazał, i Smirnitskaya A.Yu. przyjęty w obecności komisji utworzonej na podstawie tego zarządzenia, w skład której wchodzi przewodniczący G.A. Czernow. oraz członkowie Yashchenko S.E., Kirillova I.V., Rumyantseva N.Kh. dokumenty archiwalne za lata 2007-2012 oraz aparaturę referencyjną do nich.

Ogółem przyjęto 105 (sto pięć) spraw i 2 (dwa) inwentarze jednego egzemplarza.

Dokumenty i inwentarze są w zadowalającym stanie.

Wraz z tym przesyłane są:

• sprawa funduszu;
• dziennik dokumentów przychodzących i wychodzących (dostępny w formie elektronicznej);
• księga zapisów o wydaniu akt z archiwum do użytku tymczasowego;
• Wydrukuj „Archiwum”.

Całkowita powierzchnia archiwum wynosi 54,3 mkw. Pomieszczenia archiwum są w zadowalającym stanie.

Sprzęt i zapasy - dostępność i stan:

• stojak łączony - ilość 5 (pięć) szt.;
• stojak metalowy - ilość 7 (siedem) szt.;
• gaśnica proszkowa OP-4 (3) -ABSE-01 - ilość 3 (trzy) szt.,
• higrometry psychrometryczne VIT-2 - ilość 2 (dwa) szt.

Pomieszczenia wyposażone są w system alarmowy oraz instalację przeciwpożarową. Sprzęt i wyposażenie są w dobrym stanie.

Dokumenty do przekazania (a raczej inwentarz dokumentów w archiwum) należy ująć w formie tabeli. A ponieważ zwykłe przedsiębiorstwo nie ma funduszu ubezpieczeniowego, w odpowiedniej kolumnie umieszcza się myślnik.

Bardzo często w przedsiębiorstwach głównym aparatem odniesienia naukowego jest jedynie archiwalny opis przypadków i jest to całkowicie normalne.

W przypadku powołania kolejnego pracownika odpowiedzialnego za archiwum, w protokole przekazania i przyjęcia należy wskazać:

• fakt istnienia dokumentów archiwalnych i stan, w jakim się znajdują;
• dostępność dokumentów księgowych i ich stan;
• fakt obecności pieczęci;
• w jakim stanie i ilości znajdują się zapasy i sprzęt.

Gotowy formularz możesz zobaczyć tutaj.

W toku działalności gospodarczej organizacja generuje dużą liczbę dokumentów.

Każdy urzędnik w swojej pracy posługuje się pewnym pakietem, który przechowuje i za który jest odpowiedzialny.

W pozostałych przypadkach akt sporządza się na wniosek stron w celu nadania postępowaniu statusu prawnego.

Kiedy się go stosuje?

wskazane jest skompilowanie w następujących przypadkach:

• przenoszenie dokumentów z jednej jednostki strukturalnej do drugiej;
• przekazywanie dokumentów od jednego urzędnika do drugiego;
• przeniesienie pozycji magazynowych;
• przekazywanie dokumentów przy zmianie statusu prawnego firmy.

Lista ta nie jest wyczerpująca.

Jeśli nie zarejestrowałeś jeszcze organizacji, to najłatwiejszy sposób Można to zrobić za pomocą usług online, które pomogą Ci bezpłatnie wygenerować wszystkie niezbędne dokumenty: Jeśli masz już organizację i zastanawiasz się, jak uprościć i zautomatyzować księgowość i raportowanie, z pomocą przyjdą następujące usługi online i całkowicie zastąpi księgowego w Twojej firmie i pozwoli zaoszczędzić mnóstwo pieniędzy i czasu. Wszystkie raporty są generowane automatycznie, podpisywane elektronicznie i automatycznie wysyłane online. Jest idealny dla indywidualnych przedsiębiorców lub spółek LLC korzystających z uproszczonego systemu podatkowego, UTII, PSN, TS, OSNO.
Wszystko dzieje się za pomocą kilku kliknięć, bez kolejek i stresu. Spróbuj, a będziesz zaskoczony jakie to stało się proste!

Cechy procesu w różnych sytuacjach

Magazyn archiwalny

W tej sytuacji realizacja dokumentów uzależniona jest od miejsca ich złożenia. Większość organizacji posiada własne archiwum i osobę za nie odpowiedzialną.

Opakowania o długim terminie przydatności do spożycia muszą być numerowane. Dokumenty o okresie ważności krótszym niż 10 lat można przechowywać w segregatorach.

Osoba składająca dokumenty przekazuje je zgodnie z ustawą osobie odpowiedzialnej za archiwum.

Likwidacja, reorganizacja, sprzedaż przedsiębiorstwa

W przypadku likwidacji organizacji tworzy się komisję, która zajmuje się także przekazywaniem spraw do przechowania do archiwum państwowego. Jest to praca dość pracochłonna, gdyż system zarządzania urzędami państwowymi ma swoje własne standardy, które należy spełnić, aby przyjąć sprawy do przechowywania.

Przy sprzedaży i reorganizacji prowizje powstają po obu stronach. Może to być jedna komisja, ale w jej skład muszą wchodzić przedstawiciele obu stron.

Zmiana dyrektora, założyciela

W przypadku zmiany szefa i założyciela organizacji tworzona jest komisja, która przyjmuje i przekazuje całą należącą do niego dokumentację.

Wszystkie pozostałe dokumenty muszą być podzielone na teczki i pliki, rozmieszczone w porządku chronologicznym i zawierać wszystkie niezbędne szczegóły, takie jak data i numer, jeśli to konieczne.

Niuanse redakcyjne dla różnych typów dokumentów

Aby prawidłowo przeprowadzić proces przyjmowania i przekazywania dokumentów, należy najpierw wiedzieć, jakie dokumenty powinny być dostępne w danej sprawie.

Co do zasady należy je wskazać w wykazie spraw lub w organizacji.

Do prac księgowych

Przenosząc dokumenty księgowe od jednej osoby do drugiej, należy wziąć pod uwagę, czy istnieją wśród nich ścisłe formularze sprawozdawcze.

Jeżeli są one dostępne i przekazywane, lepiej sporządzić odrębną ustawę, ponieważ stanowią one wartość materialną; pożądane jest również, aby ich przekazanie zostało przeprowadzone przez komisję, a nie tylko przez stronę otrzymującą i przekazującą.

Do dokumentów personalnych

Przenosząc dokumenty osobowe, lepiej ułożyć je według nazwy i okresu przechowywania, to znaczy dokumenty, które podlegają przechowywaniu przez 75 lat lub dłużej, są przechowywane osobno, wszystkie pozostałe osobno.

W procesie przyjmowania i przekazywania można także wybrać dokumenty, które podlegają zniszczeniu, są to np. zlecenia na prace personalne, które przechowywane są od 3 do 5 lat. Dokumenty te mogą zostać zawarte w odrębnej ustawie.

Puste formularze lepiej przenieść w osobnym akcie, jako aktywa materialne.

Składowe i prawne

Głównymi dokumentami każdej organizacji są dokumenty założycielskie, dlatego ich przekazywanie należy przeprowadzać ze szczególną ostrożnością.

Przesyłając takie dokumenty, należy zwrócić szczególną uwagę na pieczęć urzędową.

Procedurę przenoszenia dokumentów do archiwum państwowego w trakcie likwidacji przedsiębiorstwa omówiono w następującym filmie:

Oddziały przekazują dokumenty do archiwum organizacji za pomocą specjalnego inwentarza. W rzeczywistości stanowi akt akceptacji i przekazania, ale ma specjalną formę. W artykule dowiemy się, gdzie go znaleźć, jak go dostosować i zatwierdzić.

INWENTARYZACJA JEST WYKOŃCZANA ZGODNIE Z PRZEPISAMI

Zasady organizacji przechowywania, pozyskiwania, księgowania i korzystania z dokumentów Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej oraz innych dokumentów archiwalnych w organach rządowych, samorządach lokalnych i organizacjach (zwane dalej „Zasadami organizacji przechowywania, pozyskiwania, księgowania i korzystanie z dokumentów) mówią o przekazaniu dokumentów do przechowywania organizacji archiwalnej w następujący sposób:

Z powyższego fragmentu możemy wyciągnąć następujące wnioski:

1. Istnieje formularz inwentarza dostaw zatwierdzony przez Regulamin organizacji przechowywania, pozyskiwania, utrwalania i korzystania z dokumentów - Załącznik nr 23 (dla dokumentów papierowych) i Załącznik nr 24 (dla plików elektronicznych).

2. Dla okresów składowania stałego i tymczasowego (powyżej 10 lat) sporządza się odrębny inwentarz. Akta osobowe znajdują się w inwentarzu skrzyń tymczasowego (powyżej 10 lat). Trzeci inwentarz sporządzany jest dla spraw o krótszym okresie przechowywania, ale także przekazywany do archiwum. To samo dotyczy dokumentów elektronicznych: dla spraw o różnych okresach przechowywania sporządzane są osobne inwentarze.

Formularz inwentarza

Rozważmy przykład wypełnionego formularza inwentaryzacyjnego do przekazania dokumentów (na papierze) (Przykład 1).