Zaświadczenie o przyjęciu i przekazaniu dokumentów innej osobie: próbka. Zaświadczenie o przyjęciu i przekazaniu wzorca dokumentacji Zaświadczenie o przyjęciu przekazania dokumentów księgowych wzór wypełnienia

W trakcie wykonywania działań w organizacji może nastąpić zmiana dyrektora generalnego lub innych urzędników. W związku z tym konieczne jest prawidłowe przekazanie dokumentacji. Po prostu niemożliwe jest przekazanie ważnych dokumentów - strony muszą sporządzić akt akceptacji i przekazania dokumentów (próbkę 2019 znajdziesz na końcu artykułu). Ten akt będzie mocnym dowodem na to, jakie dokumenty zostały przekazane w określonym momencie.

Co to za dokument i czy trzeba go sporządzić?

Akt przyjęcia i przekazania dokumentów powstaje w ramach stosunków korporacyjnych. Jest to dokument, który wyświetla transfer dokumentów księgowych, założycielskich i innych od jednej osoby do drugiej (lub z jednej organizacji do drugiej). Akt podpisany przez przedstawicieli obu stron potwierdza fakt, że jeden uczestnik stosunku prawnego przekazał dokumentację, a drugi ją otrzymał.

W obowiązującym prawodawstwie nie ma wymogu, aby akt przyjęcia i przekazania dokumentów księgowych lub innej dokumentacji wewnętrznej został sporządzony bezbłędnie. Mimo to urzędnicy często z niego korzystają. Dokument ma znaczenie prawne, a jeśli sprawa trafi do sądu z powodu utraty jakichkolwiek dokumentów itp., będzie stanowić ważny dowód.

Dokument ten jest szczególnie ważny w przypadku zmiany kierownika, jego zastępców lub głównego księgowego. Procesowi temu zawsze towarzyszy dostarczanie skrzynek, więc każdy drobiazg jest tutaj ważny. Przed podpisaniem aktu zainteresowana strona musi sprawdzić pakiet dostarczonych jej dokumentów, w przeciwnym razie może później napotkać nieoczekiwane kłopoty.

W jakich przypadkach wymagana jest ustawa?

W takich przypadkach konieczny jest akt przyjęcia i przekazania dokumentów, których wzór zostanie przedstawiony poniżej:

przy przekazywaniu dokumentacji od jednego pracownika do drugiego;

przy zmianie kierownictwa w organizacji;

przy przenoszeniu ważnych dokumentów w przedsiębiorstwie;

kiedy dokumenty są zdeponowane w archiwum firmy.

Cechy sporządzenia dokumentu

Forma aktu przyjęcia i przekazania dokumentów nie została ustalona na poziomie legislacyjnym. Każda organizacja ma prawo rozwijać ją według własnego uznania. Dokument musi zawierać następujące dane:

jego pełna nazwa;

data i miejsce zestawienia;

Nazwa firmy;

skład komisji (po jej powołaniu);

szczegółowy wykaz dokumentów przekazywanych od jednej osoby do drugiej;

przypisane numery rejestracyjne dokumentów, akt itp .;

PEŁNE IMIĘ I NAZWISKO. oraz podpisy osób (które zdały i które zaakceptowały);

podpisy członków komisji.

Przy sporządzaniu aktu przyjęcia i przekazania dokumentów księgowych należy zwrócić szczególną uwagę na dokumenty przekazywane w oryginale. W akcie muszą zrobić notatkę o tym. Jeśli strona, która przyjęła dokumentację finansową, zgubi jakikolwiek dokument i będzie próbowała winić za to drugą stronę, zawsze możesz udowodnić swoją sprawę w sądzie. Zaleca się również wykonanie kopii wszystkich przekazanych prac.

Sporządzenie aktu przy zmianie dyrektora generalnego

Sporządzenie aktu przyjęcia i przekazania dokumentów przy zmianie dyrektora to typowa procedura związana ze specyfiką relacji korporacyjnych. Część dokumentacji jest niezwykle trudna do odzyskania, dlatego fakt przekazania jest dokładnie rejestrowany. Odbiorca powinien zwrócić szczególną uwagę na sprawdzenie dokumentów założycielskich, licencji, pełnomocnictw, umów. W razie potrzeby do ustawy dołącza się kserokopie najważniejszych dokumentów oraz wykaz dokumentów.

Bezpośrednie zobowiązanie dyrektora generalnego do przekazania dokumentacji na podstawie ustawy nie jest nigdzie ustalone. Jednak w ust. 4 art. 29 ustawy „O rachunkowości” z dnia 06.12.2011 nr 402-FZ stanowi, że przy zmianie szefa firmy konieczne jest zapewnienie transferu dokumentów księgowych. Każda organizacja samodzielnie określa kolejność transferu. Postanowienia dotyczące obowiązkowego przeniesienia dokumentacji z byłego prezesa na nowego powinny znaleźć się w lokalnych przepisach organizacji.

Sporządzenie aktu przy zmianie księgowego

Akt przyjęcia i przekazania dokumentów przy zmianie głównego księgowego musi zostać sporządzony, aby nowy pracownik miał dokładną listę dostępnych dokumentów. Jeżeli dokumentacja księgowa zawiera ścisłe formularze sprawozdawcze, należy na ich podstawie sporządzić osobną ustawę. Przeniesienie pieczęci należy również sformalizować nową ustawą. Podczas przekazywania spraw mogą być obecni przedstawiciele specjalnie utworzonej komisji.

Akt przyjęcia i przekazania dokumentów (jako przykład można użyć próbki prostego formularza) jest sporządzany na papierze firmowym organizacji.

Dokument można wygenerować na komputerze lub wypełnić ręcznie.

Akt sporządzono w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

Każda kopia musi być podpisana przez urzędników i członków specjalnej komisji (jeśli została stworzona).

Certyfikacja z pieczęcią nie jest wymagana, ale można to zrobić w razie potrzeby.

Ustawa powinna zawierać pełną listę przekazanych spraw (folderów). W razie potrzeby osobna aplikacja może sporządzić szczegółowy spis załączników do nich. Konieczne jest prawidłowe wskazanie nazwy i liczby dostępnych kopii dokumentów.

W przypadku przekazania cennych dokumentów w akcie wskazane są pełne dane organizacji i dane paszportowe zainteresowanych stron. Przekazując standardową dokumentację, możesz skorzystać z prostej formy aktu.

Ponieważ dyrektor generalny i główny księgowy są osobami odpowiedzialnymi finansowo, są zobowiązani do przeprowadzenia inwentaryzacji majątku i dokumentów przed przekazaniem spraw. Jest to określone w pkt 22 zatwierdzonych wytycznych. zarządzeniem Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej z dnia 28 grudnia 2001 r. Nr 119n.

Po zwolnieniu byłego głównego księgowego nie znajduje to odzwierciedlenia w obowiązujących przepisach.

Jednak w celu złagodzenia potencjalnych negatywnych skutków organizacja powinna zorganizować przeniesienie spraw ze starego głównego księgowego na nowego głównego księgowego.

Procedura przeniesienia spraw z byłego głównego księgowego na nowego głównego księgowego przebiega w kilku etapach.

Przy przenoszeniu spraw z byłego głównego księgowego na nowego głównego księgowego należy postępować według następującego algorytmu:

Krok 2. Zapoznanie się nowego głównego księgowego z poleceniem przeniesienia spraw
Krok 3. Inwentaryzacja majątku i zobowiązań organizacji
Krok 4. Sprawdzanie stanu księgowości i raportowania
Krok 5. Akceptacja – przeniesienie dokumentów od byłego głównego księgowego do nowego głównego księgowego
Krok 6. Uzyskanie wyjaśnień od byłego głównego księgowego
Krok 7. Sporządzenie i podpisanie aktu przyjęcia i przekazania spraw

Krok 1. Zapoznanie się nowego głównego księgowego z opisem stanowiska

Nowy główny księgowy musi jasno określić swoje obowiązki służbowe, aby zorganizować swoją pracę i zrozumieć, na co zwracać uwagę przy przyjmowaniu spraw od poprzedniego głównego księgowego.

W tym celu nowy główny księgowy powinien zapoznać się z opisem stanowiska.

Krok 2. Zapoznanie się nowego głównego księgowego z poleceniem przeniesienia spraw

Przekazanie spraw odbywa się na podstawie zlecenia organizacji.

Zamówienie musi zawierać pełne imię i nazwisko osoby. osoba przejmująca sprawy (nowy główny księgowy), osoba przekazująca sprawy (były główny księgowy) oraz inne osoby zaangażowane w przekazanie spraw (kierownik, sekretarka).

W postanowieniu o przekazaniu spraw należy wskazać:

powód przekazania i przyjęcia spraw (zwolnienie głównego księgowego);

termin przekazania i przyjęcia spraw oraz okres, na jaki dokonywane jest przekazanie i przyjęcie spraw. Jeżeli główny księgowy zrezygnuje z własnej woli (klauzula 3 art. 77 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej), pracodawca ma dwa tygodnie na rozwiązanie umowy o pracę (art. 80 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). W takim przypadku wskazany jest okres 2 tygodni;

podstawowe dokumenty księgowe (umowy z dostawcami, nabywcami i innymi kontrahentami, ustawy, faktury itp.);

ewidencje księgowe i podatkowe;

certyfikaty księgowe;

sprawozdawczość księgowa (finansowa) i podatkowa;

raportowanie do funduszy pozabudżetowych;

akty pojednania z organami podatkowymi, akty organów podatkowych dotyczące przeprowadzonych kontroli;

wykazy inwentarzowe;

dokumenty kasowe, wyciągi i

dokumenty kadrowe, dokumenty potwierdzające zaległości płacowe oraz potrącenia podatku dochodowego od osób fizycznych;

obowiązki służbowe personelu księgowego;

wykaz osób uprawnionych do podpisywania na dokumentach podstawowych;

inne dokumenty związane z organizacją i prowadzeniem rachunkowości i rachunkowości podatkowej.

Dokumenty, które mają zostać przekazane, muszą być złożone. W przypadku ich braku dokonuje się odpowiedniego wpisu w akcie przyjęcia i przekazania oraz sporządza się spis inwentarza.

Następnie należy zapoznać się z polityką rachunkowości dotyczącą rachunkowości i rachunkowości podatkowej za poprzednie dwa lata i bieżący okres - okres, który może zostać objęty audytem na miejscu (klauzula 4 art. 89 Ordynacji podatkowej). Federacja Rosyjska).

Następnie ważna jest ocena zgodności zasad rachunkowości i rachunkowości oraz obowiązujących przepisów (na przykład tworzenie rezerw, spójność stosowania zasad rachunkowości, poprawność tworzenia wyniku itp.).

Sprawozdania finansowe są również sprawdzane pod kątem zgodności jego wskaźników z danymi księgowymi.

Dodatkowo sprawdzana jest poprawność naliczania podatków i składek, składania deklaracji i wyliczeń.

Oczywiście sprawdzanie wszystkich podstawowych dokumentów dla nowego głównego księgowego jest po prostu nierealne ze względu na ich dużą liczbę.

W takim przypadku można wybiórczo sprawdzić dostępność dokumentów pierwotnych, poprawność wypełnienia ich szczegółów oraz odzwierciedlenie na rachunkach księgowych i w rachunkowości podatkowej.

Kryterium kontroli wyrywkowej mogą być duże kwoty, dla których przeprowadzane są transakcje biznesowe.

Wskazane jest również, aby nowy główny księgowy zapoznał się ze sprawozdaniami z audytu, aktami i decyzjami wynikającymi z wyników przeprowadzonych audytów. Pozwoli to zorientować się w typowych błędach byłego głównego księgowego, niedociągnięciach w jego pracy, które zostały zidentyfikowane przez organy kontrolne.

Krok 5. Akceptacja – przeniesienie dokumentów od byłego głównego księgowego do nowego głównego księgowego

Główny księgowy musi otrzymać następujące dokumenty:

Dokumenty konstytucyjne i rejestracyjne

Statut, Statut;

Certyfikat rejestracji;

Zaświadczenie o rejestracji w organach podatkowych;

Zaświadczenie o rejestracji w Funduszu Emerytalnym, Funduszu Ubezpieczeń Społecznych;

Dokumenty związane z organizacją rachunkowości

Polityka rachunkowości w zakresie rachunkowości;

Polityka rachunkowości podatkowej;

Plan kont księgowych;

Opisy stanowisk dla pracowników księgowych;

Księgi rachunkowe i podatkowe

Obrót - bilanse dla wszystkich kont księgowych;

Rejestry księgowe i podatkowe dla wszystkich kont;

Sprawozdawczość księgowa, finansowa i podatkowa

Sprawozdania finansowe;

Deklaracje i obliczenia dla wszystkich podatków;

Książki zakupów i sprzedaży;

Rejestr otrzymanych i wystawionych faktur – faktur;

Dokumenty inwentaryzacyjne

Zamówienie inwentaryzacyjne;

Listy inwentaryzacyjne (akty) i inwentarze porządkowe;

Dokumenty dotyczące relacji z organami podatkowymi

Raporty z kontroli podatkowych;

Deklaracje pojednawcze z organami podatkowymi;

Dokumenty księgowe środków trwałych

Zamówienie na utworzenie prowizji za przyjęcie środków trwałych;

Świadectwa odbioru - przeniesienie środków trwałych na formularzu nr OS-1;

Karty inwentaryzacyjne środków trwałych w postaci nr OS-6;

Świadectwa odpisu środków trwałych

Dokumenty księgowe zapasów

Materialne karty księgowe;

Przyjmowanie zamówień na formularzu nr M-4;

Wymagania - faktury na formularzu nr M-11;

Dokumenty kasowe

Księga kasowa, zlecenia gotówkowe przychodów i wydatków;

Przekazy pieniężne;

Wyciągi bankowe z rachunków bieżących;

Dziennik kasjera i raporty Z;

Dokumenty do rozliczania pracy i płac

Umowy o pracę;

Kolejność zatrudnienia, zwolnienia, premie;

Stół do obsługi personelu;

Karty czasu pracy;

Lista płac;

Dokumenty dotyczące rozliczeń z osobami odpowiedzialnymi

• Raporty wydatków;

Dokumenty do rozliczania rozrachunków przez kontrahentów

Umowy z dostawcami i nabywcami;

akty pojednania z dłużnikami i wierzycielami;

listy przewozowe, czynności wykonywanej pracy, świadczone usługi

Inne dokumenty

Dokumenty pierwotne do księgowania pożyczek, inwestycji finansowych, wartości niematerialnych;

Certyfikaty księgowe;

Listy przewozowe;

Formy ścisłego raportowania;

Pełnomocnictwo;

inne dokumenty;

Krok 6. Uzyskanie wyjaśnień od byłego głównego księgowego

Wyjaśnienia mogą dotyczyć rachunkowości i rachunkowości podatkowej, procedury współpracy z innymi działami lub oddziałami firmy, a także z kontrahentami, firmą audytorską i organami podatkowymi.

Krok 7. Sporządzenie i podpisanie aktu przyjęcia i przekazania spraw

Przekazanie spraw jest sformalizowane aktem przyjęcia i przekazania spraw, który powinien wskazywać wszystkie główne punkty charakteryzujące stan przekazywanych spraw na dzień przekazania oraz zawierać jak najwięcej informacji zebranych i przetworzonych podczas przekazywania spraw. przypadkach.

Akt przyjęcia i przekazania spraw może zostać sporządzony przez organizację w dowolnej formie, ponieważ przyjmowanie i przekazywanie spraw nie jest regulowane dokumentami regulacyjnymi.

Akt przyjęcia i przekazania spraw powinien odzwierciedlać:

PEŁNE IMIĘ I NAZWISKO. osoby, które składają i przyjmują sprawy;

data przekazania spraw;

okres, za który dokonano przekazania spraw;

data i numer zamówienia, na podstawie którego dokonano przyjęcia i przekazania spraw;

nazwa i numer przekazywanych dokumentów (spraw, teczek, akt);

serie i numery niewykorzystanych książeczek czekowych bankowych, ścisłe formularze sprawozdawcze;

wykaz dokumentów brakujących (zagubionych) w momencie przekazania spraw;

wszelkie błędy, naruszenia, braki, braki, które zostały wykryte w procesie przekazywania spraw, w przygotowaniu pierwotnych dokumentów,

liczba przeniesionych pieczęci, pieczęci itp.

ostatnie sprawozdanie biegłego rewidenta dotyczące wiarygodności sprawozdań księgowych (finansowych);

charakterystyka rachunkowości i rachunkowości podatkowej.

Charakterystyka rachunkowości i rachunkowości podatkowej może obejmować następujące sekcje:

1) organizacja rachunkowości.

Ta sekcja analizuje Politykę Rachunkowości.

Tutaj można określić strukturę organizacyjną obsługi księgowej, obsadę kadrową działu księgowości, podział obowiązków pomiędzy personel księgowy, kwalifikacje pracowników księgowych.

Ponadto w tej sekcji zwrócono uwagę na poziom automatyzacji rachunkowości i rachunkowości podatkowej, wykorzystanie oprogramowania i prawnych systemów odniesienia.

2) rozliczanie funduszy.

Ta sekcja wskazuje na obecność kasjera i umowę o pełnej indywidualnej odpowiedzialności materialnej, obecność kasy i dokumentów do niej oraz jej utrzymanie, obecność taśm kontrolnych i dziennika kasjera-operatora, wyniki inwentaryzacji gotówki , ścisłe formularze sprawozdawcze i książeczki czekowe, przestrzeganie warunków przechowywania i rozliczanie gotówki i dokumentów kasowych.

Sekcja powinna również zawierać wykaz wszystkich rachunków rozliczeniowych i innych otwartych w oddziałach banku, kwoty sald na nich, uzgodnione z aktualnymi danymi księgowymi oraz ostatnimi wyciągami bankowymi;

3) księgowanie środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.

W tej sekcji odnotowuje się wyniki sprawdzania systemu księgowego tych aktywów, stanu dokumentowania operacji ich rejestracji i usuwania, naliczania ich amortyzacji i innych punktów;

4) rozliczanie zapasów (towarów, wyrobów gotowych i materiałów).

W tej sekcji odnotowuje się wyniki sprawdzania księgowania zapasów i zgodności danych księgowych z faktyczną dostępnością wartości.

W tym celu wskazane są wyniki inwentaryzacji i dalsze działania mające na celu wyeliminowanie zidentyfikowanych rozbieżności (niedobory lub nadwyżki).

Zwraca się również uwagę, że istnieją umowy o pełnej odpowiedzialności pracowników magazynów;

6) stan rachunkowości w innych zakładach.

W tej sekcji opisano procedurę rozliczania inwestycji finansowych, rentownych inwestycji w środki trwałe, pożyczki i kredyty, rozliczenia dywidend, kapitał rezerwowy, kapitał dodatkowy itp. oraz zwraca uwagę, czy procedura księgowa jest zgodna z przepisami;

3) stan rozliczeń z kontrahentami, organami podatkowymi, państwowymi funduszami pozabudżetowymi, pracownikami organizacji.

Sekcja ta zawiera informacje charakteryzujące zweryfikowane dane o kwotach zobowiązań i należności (m.in. obecność długów przeterminowanych i nieściągalnych, salda należności, obecność aktów pojednania wzajemnych rozliczeń z dłużnikami i wierzycielami, wyniki inwentaryzacji , obecność aktów pojednania z organami podatkowymi)

W tym dziale oceniana jest również jakość prac roszczeniowych, stan rozliczeń z organami podatkowymi oraz państwowymi funduszami pozabudżetowymi.

Zgodnie z rozliczeniami z pracownikami organizacji wskazywane są informacje o dostępności umów o pracę, analizowany jest stan spersonalizowanej księgowości oraz zaległości płacowe.

7) sprawozdania księgowe (finansowe);

W tej sekcji wskazano rozbieżności między danymi rachunkowości i sprawozdawczości podatkowej z danymi rachunkowości i rachunkowości podatkowej oraz pisemnymi wyjaśnieniami byłego głównego księgowego na temat przyczyn rozbieżności;

8) przechowywanie dokumentów.

W tej części należy opisać procedurę rejestracji spraw i przekazywania spraw do archiwum, przestrzeganie przez organizację zasad przechowywania spraw, ich przechowywania i niszczenia;

9) wykaz pierwotnych dokumentów księgowych, rejestrów księgowych i podatkowych, przekazanych według inwentarza.

Ta sekcja zawiera również salda kont na podstawie podpisu odchodzącego na emeryturę głównego księgowego i kierownika bilansu.

Bilans, podpisany przez byłego głównego księgowego i kierownika, potwierdza bilanse otwarcia na dzień wpłynięcia spraw.

Akt przyjęcia i przekazania spraw sporządza się z reguły w dwóch egzemplarzach, z których jeden jest przechowywany w organizacji, a drugi pozostaje u byłego głównego księgowego.

Akt podpisują wszystkie strony biorące udział w procedurze przyjmowania i przekazywania spraw (tj. nowy główny księgowy, przyjmujący sprawy, były główny księgowy, przekazujący sprawy oraz członkowie i przewodniczący komisji), oraz zatwierdzone przez szefa organizacji.

polityka księgowości inwentaryzacji transferów spraw

Akt przyjęcia i przekazania dokumentów ma na celu sformalizowanie procedury przesyłania istotnej dokumentacji według określonej listy. Formularz ten służy jako opcja potwierdzenia otrzymania określonego dokumentu przez określoną osobę.

Cel dokumentu

Formularz aktu wypełniają osoby prawne, jeśli zamierzają przekazać istotne dokumenty prawne w następujących sytuacjach:

1. Dokumenty do innych osób prawnych w ramach umowy.
2. Dokumenty kadrowe dotyczące przeniesienia lub zwolnienia pracowników, a także likwidacji jednostek itp.

Dokument odnotowuje fakt doręczenia dokumentów biznesowych, co pozwala następnie udowodnić drugiej stronie wypełnienie swoich zobowiązań. Akt może być wypełniony zarówno w ramach wypełniania zobowiązań wynikających z umowy, jak i w innych sytuacjach na żądanie stron, z których jedna wymaga dokumentacji.

Prawidłowo sporządzony akt przyjęcia i przekazania ma moc prawną, gdyż sporządzenie i podpisanie tego dokumentu będzie stanowiło dowód czynności podjętych w postępowaniu przed sądem.

Dokument jest podpisany między dwiema stronami w dwóch egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla każdej ze stron - nadawcy i odbiorcy.

Wymagane dane

Pomimo tego, że w rosyjskim prawie nie ma zatwierdzonej jednolitej formy dokumentu, przy sporządzaniu i podpisaniu aktu należy przestrzegać pewnych wymagań. W przeciwnym razie dokument zostanie uznany za nieważny i nie może służyć jako dowód odbioru przez adresata wymaganego dokumentu.

1. Dokument musi mieć tytuł.
2. Wskazana jest data sporządzenia aktu i miejsce jego wykonania.
3. Firma przekazująca dokumenty wpisuje do aktu swoją pełną nazwę jako nadawca.
4. Wskazana jest konkretna osoba odpowiedzialna, która wydała akt: jego stanowisko i pełne imię i nazwisko.
5. Wprowadź informacje o adresacie, tj. osoba, która musi otrzymać określone dokumenty. Nazwa organizacji jest napisana w całości, wskazując formę własności.
6. Dokument musi koniecznie odzwierciedlać informacje o osobie, która musi otrzymać listę dokumentów: imię i nazwisko oraz stanowisko.
7. Informacje o dokumentach można wprowadzić w formie tabeli, która zawiera informacje o nazwie dokumentów, ich numerach rejestracyjnych.
8. Akt przyjęcia musi zawierać podpisy odpowiedzialnych pracowników przedsiębiorstwa zaangażowanych w proces przekazywania dokumentów z obu stron.
9. Dokument ma znaczenie prawne i musi być poświadczony pieczęcią w organizacji, która sporządziła taki akt.

Formularz ten można wypełnić w przypadku przekazywania dokumentacji między osobami fizycznymi. W takim przypadku zamiast pełnej nazwy osoby prawnej podaje się dane paszportowe stron, a podpisy nie są poświadczone pieczęcią z powodu ich braku.

Jeżeli dokumenty są składane w oryginale, informacja o tym musi znaleźć odzwierciedlenie w akcie. W przypadku utraty lub uszkodzenia sporządzona ustawa pozwoli rozwiązać sytuację z odpowiednimi organami. Ponieważ ryzyko utraty dokumentów istnieje zawsze, zaleca się wykonanie kopii wszystkich oryginałów w przeddzień przeniesienia.

Na wideo o rejestracji przekazania dokumentów

Akt przyjęcia i przekazania dokumentacji ma zastosowanie również w pracy działu personalnego. Przy przekazywaniu ważnych dokumentów osobistych sporządzany jest nie tylko akt, ale także ich zgodność z listą określoną w ustawie oraz sprawdzana jest ich autentyczność. Pozwoli to uniknąć niechcianych sporów sądowych w przypadku jakichkolwiek roszczeń między pracownikiem a organizacją.

Rejestracja aktu przyjęcia i przekazania dokumentów nie jest procedurą ściśle obowiązkową. Jednak w niektórych przypadkach przeniesieniu dokumentów między kontrahentami towarzyszy ich podpisanie. Akt przyjęcia i przekazania dokumentów ma znaczenie prawne, zatem w przypadku jakichkolwiek sytuacji spornych i nieporozumień pomiędzy stronami, które go podpisały ma wartość dowodową i może być wykorzystana w sądzie.

Akt akceptacji i przekazywania dokumentów jest również tworzony w przedsiębiorstwach - na przykład przy przenoszeniu personelu, księgowości i innej dokumentacji przy zmianie pracowników. W takim przypadku dokumenty muszą przejść wstępną kontrolę ich treści i kompletności, aby pracownik, który je później akceptuje, nie napotkał nieoczekiwanych kłopotów.

Akta

Podstawowe zasady sporządzania aktu przyjęcia i przekazania dokumentów

Nie ma ujednoliconej standardowej próbki do wypełnienia tego dokumentu, dlatego przedsiębiorstwa i organizacje mają prawo do samodzielnego opracowania jego szablonu lub sporządzenia dokumentu w dowolnej formie. Można go wypełnić zarówno prostym pismem, jak i wydrukować na komputerze. Akt przyjęcia i przekazania dokumentów sporządza się na zwykłym arkuszu A4 w dwóch egzemplarzach - po jednym dla każdej z zainteresowanych stron. Ponadto każdy egzemplarz musi być podpisany przez kierowników organizacji lub osoby do tego upoważnione.

W razie potrzeby dokument można poświadczyć pieczęcią, ale nie jest to konieczne, ponieważ od 2016 roku osoby prawne mają prawo nie używać pieczęci i pieczęci w swojej działalności.

Ustawa musi również zawierać pewną listę obowiązkowych informacji. W szczególności należy to zaznaczyć tutaj informacje o stronach, pomiędzy którymi odnotowywany jest fakt przekazania dokumentów, a także pełna lista dokumentów do przekazania z ich wyraźną nazwą i ilością. Jeżeli przekazywane są oryginały dokumentów, należy to zaznaczyć w akcie (w przypadku ich utraty roszczenia zostaną przedstawione stronie, w której rękach znajdowały się w momencie żądania), jeśli kopie, to muszą być poświadczone przez strona przekazująca.

Należy również zauważyć, że w przypadku przekazania oryginałów dokumentów strona przekazująca musi uzyskać ich kopie.

W przypadkach szczególnej wartości przekazywanych dokumentów wskazane jest wprowadzenie do ustawy pełniejszych informacji o przedsiębiorstwach (pełne dane z PSRN, NIP, KPP itp.), a także danych paszportowych pracowników zaangażowanych w proces transferu. W przypadku przekazania standardowych dokumentów możesz ograniczyć się do prostszej formy aktu.

Instrukcja wypełniania aktu przyjęcia i przekazania dokumentów

Z punktu widzenia pracy biurowej akt ten ma całkowicie standardowy formularz i nie powinien powodować szczególnych trudności przy wypełnianiu. W tym przykładzie dokumenty są przenoszone z jednego przedsiębiorstwa do drugiego.

• Najpierw nazwa dokumentu jest napisana z krótkim określeniem jego istoty.
• Poniższa linia wskazuje miasto, w którym działa organizacja wydająca ustawę, a także datę jej wykonania.
• Następnie wprowadza się informacje o firmie, która przekazuje dokumenty: wpisuje się jej nazwę ze wskazaniem formy organizacyjno-prawnej (IP, LLC, OJSC, CJSC), a także stanowiska osoby odpowiedzialnej (zwykle dyrektora , Dyrektor Generalny wpisz tutaj lub wskaż inną osobę upoważnioną do podpisywania tego typu dokumentów pracownika) jego nazwisko, imię, patronimik (w całości).
• Następnie to samo wpisuje się po drugiej stronie: nazwa organizacji, stanowisko, nazwisko, imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej.

Po wprowadzeniu informacji o przedsiębiorstwach musisz napisać pełną listę dokumentów do przeniesienia.

Co do zasady takie akty sporządza się w przypadkach, gdy wykaz dokumentów do przekazania jest albo szczególnie cenny, albo raczej imponujący, dlatego najlepiej ułożyć ich wykaz w formie tabeli.

W pierwszej kolumnie należy w tej tabeli wpisać numer seryjny przekazywanego dokumentu, w drugiej - imię i nazwisko, w trzeciej - datę jego sporządzenia, w czwartej - numer dokumentu zgodnie z wewnętrznym przepływ dokumentów. W piątej kolumnie należy wskazać, że oryginał lub kopia (poświadczona) jest przekazywana do drugiej organizacji, a szósta kolumna - liczba arkuszy zawartych w dokumencie.

W razie potrzeby tabelę można rozszerzyć, dodając do niej wszelkie dodatkowe informacje.

Pod tabelką należy wpisać ile egzemplarzy ustawy zostało sporządzonych i ilu interesariuszy otrzymali w swoje ręce, a także podpisać się szefowie obu przedsiębiorstw.

Po podpisaniu ustawy o przyjęciu i przekazaniu dokumentów, strona, która ją przyjęła, automatycznie przejmuje pełną odpowiedzialność za kompletność, treść, bezpieczeństwo przekazywanej dokumentacji.

Przy przekazywaniu aktywów materialnych na podstawie umowy najmu, kupna i sprzedaży otrzymanej przez firmę bezpłatnie, ważne jest, aby odnotować fakt przeniesienia wartości z jednej strony na drugą. Akt przeniesienia aktywów materialnych jest ważnym dokumentem i pełni kilka funkcji:

• Jest potwierdzeniem przeniesienia wartości z jednej strony na drugą;
• Podpisując akt, odbiorca przejmuje odpowiedzialność za przekazany towar;
• Zawiera pełną szczegółową listę przesłanych wartości.

Świadectwo dostawy i odbioru towaru: wymagane dane

Firmy mają prawo do opracowania własnych form dokumentów, które będą wykorzystywać w swojej działalności. Prawodawstwo zawiera jednak szereg wymagań, które należy wziąć pod uwagę przy sporządzaniu dokumentów. W szczególności wszystkie używane formularze muszą zawierać obowiązkowe dane wymienione w części 2 art. 9 ustawy federalnej nr 402-FZ z dnia 6 grudnia 2011 r. Nr.

Obowiązkowe dane, które muszą zawierać akt przyjęcia i przekazania towarów:

• Nazwa dokumentu: „Akt przyjęcia i przekazania towarów i materiałów”;
• Data wypełnienia dokumentu;
• Nazwa firmy, która sporządziła dokument;
• Dokument powinien odzwierciedlać istotę faktu życia gospodarczego - jeśli jest aktem przyjęcia i przekazania wartości materialnych (przykład poniżej), to informacje o przeniesieniu towarów z jednej strony na drugą;
• Wielkość miary faktu życia gospodarczego w ujęciu fizycznym lub pieniężnym (ze wskazaniem jednostek, w jakich jest mierzony);
• Stanowiska osób, które podpisały tę próbkę aktu przyjęcia i przekazania towarów i są odpowiedzialne za rejestrację tego zdarzenia lub transakcji;
• Podpisy osób odpowiedzialnych i odszyfrowanie podpisów (nazwiska, inicjały) lub inne szczegóły, które pomogą je zidentyfikować.

Wymienione powyżej dane są uniwersalne i obowiązkowe dla wszystkich dokumentów podstawowych. Oprócz wymienionych szczegółów próbka aktu przyjęcia i przekazania towarów i materiałów musi zawierać pełną szczegółową listę towarów, których przekazanie jest sformalizowane przez ten akt: wykaz nazw, liczbę towarów dla każdej pozycji, koszt.

Dokument sporządzany jest w 2 egzemplarzach - jeden egzemplarz dla strony nadawczej i odbiorczej wartości. Listę urzędników, którzy mają prawo podpisywać podstawowe dokumenty księgowe, ustala szef firmy. Takie uprawnienia można określić na podstawie rozkazu kierownika, opisu stanowiska lub innego wewnętrznego dokumentu organizacji.

W jakiej walucie należy sporządzić podstawowe dokumenty?

Warto zauważyć, że jednym z obowiązkowych szczegółów, które zawiera akt przyjęcia i przekazania towarów, jest wartość pieniężnej miary faktu życia gospodarczego, ze wskazaniem jednostek miary. Ustawodawstwo nie zawiera wyraźnego wskazania, że ​​dokumenty pierwotne muszą być sporządzane tylko w rublach. Należy jednak pamiętać, że obiekty księgowe (aktywa, dochody, wydatki itp.) muszą być odzwierciedlone w rublach. Sprawozdania finansowe są również wydawane w rublach rosyjskich. Tak więc, biorąc pod uwagę te 2 fakty, podstawowe dokumenty potwierdzające fakty życia gospodarczego muszą być sporządzone w rublach.

Jeśli współpracujesz z kontrahentami zagranicznymi i użycie waluty obcej jest konieczne, możesz postępować w następujący sposób: podać kilka kolumn dla różnych jednostek miary lub sporządzić dodatkowy dokument, który wyjaśni treść dokumentu sporządzonego w walucie .