Akt przyjęcia i przekazania dokumentów personalnych - wzór. Przykładowa kolejność przyjmowania i przekazywania spraw Przekazanie spraw do próbki obsługi personalnej

Uwaga: zeszyty ćwiczeń wymagają osobnego podejścia, aby nie przeoczyć naruszeń, ponieważ podczas ich używania funkcjonariusz personelu roboczego jest odpowiedzialny za prawidłową rejestrację. Dlatego lepiej jest wystawić księgi jako osobny dokument. Akt przyjęcia przekazania zeszytów ćwiczeń. Dokument ten musi zawierać dane wszystkich dostępnych zeszytów ćwiczeń:

• Imię i nazwisko pracownika;
• seria i numer księgi (i wkładki);
• dostępność akt pracy.

W akcie możesz zawrzeć informacje:

• o nieodebranej pracy;
• o dostępności form książkowych i wkładek.

Przykład aktu można znaleźć tutaj. Jeśli nie ma komu przekazać dokumentów, powiedzmy, że dostajesz pracę jako urzędnik ds. personalnych, ale przekazanie spraw nie zostało przez nikogo sformalizowane.

Przekazanie spraw do działu personalnego

Jak widać „sprawa” i „dokument” to nie to samo, mimo że zwyczajowo mówi się o przekazywaniu spraw w ogóle. Jednak w sytuacjach, w których przekazywane są zarówno sprawy, jak i dokumenty, nie jest to do końca prawidłowe.

Dlatego w całym tekście artykułu używane jest sformułowanie „przyjmowanie i przekazywanie spraw i dokumentów”. Dlaczego musisz przenosić i przyjmować sprawy? Sprawy i dokumenty przekazywane są do:

• aby proces pracy nie został przerwany;
• należytego wykonywania obowiązków służbowych przez nieobecnego pracownika;
• abyś mógł ocenić nakład pracy pracownika przyjmującego sprawy;
• aby można było podzielić obszary odpowiedzialności.

Jak sporządzić akt akceptacji przekazania spraw po zwolnieniu, przykładowy dokument

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością „Krikotazh” AKT 21.09.2006 nr 11 Mińsk ZATWIERDZONY Dyrektor generalny Podpis V.S. Doronin 22.09.2006 akceptacja i przeniesienie przez kierownika działu kadr Podstawa: zarządzenie dyrektora generalnego LLC „Krikotazh” z dnia 20.03.2006 nr 12 -k „Po przeniesieniu do innej pracy” Opracowane przez komisję: Przewodniczący - dyrektor handlowy P.A. Lintsevich Członkowie komisji: Obecni: 1. Główny księgowy G.A. Kudryaeva2. Inspektor personalny P. Lovchev 1.

Uwaga

Kierownik działu HR V.S. Petrov2. Inspektor HR A.P. Yaskovich Petrov V.S. minęło, a Yaskovich A.P. objął stanowisko szefa działu HR. Przy przekazywaniu i odbiorze spraw ustalono: 1. W aktach osobowych głównego inżyniera D.I. Kavaleni nie ma kopii polecenia zatrudnienia.

2. W aktach osobowych starszego specjalisty wydziału pracy i płac P.P. Żurawskiego nie ma dokumentów dotyczących wykształcenia i autobiografii. 3.

Formularze: akt przyjęcia i przekazania spraw przez kierownika działu kadr

Ważne jest, aby zwracać uwagę na prawidłowość przygotowania dokumentów z punktu widzenia pracy biurowej, zgodność z obowiązującymi przepisami, z uwzględnieniem najnowszych zmian. Należy także sprawdzić prawidłowość tworzenia dokumentów w aktach zgodnie z wyznaczonym okresem przechowywania.
Kolejnym krokiem w sprawdzeniu dokumentacji kadrowej jest identyfikacja brakujących dokumentów. W tym celu sporządzamy listę obowiązkowych dokumentów personalnych, odzwierciedlającą cechy struktury organizacyjnej i warunki pracy pracowników firmy.

Informacje

Istnieje lista dokumentów, których obowiązkowy charakter dla każdej organizacji jest bezpośrednio przewidziany w Kodeksie pracy Federacji Rosyjskiej i innych regulacyjnych aktach prawnych (tabela na stronie 40)*. Dokumenty obowiązkowe służby personalnej Dokument Odniesienie do normatywnego aktu prawnego Okres przechowywania Wewnętrzne przepisy pracy Art. 56 ust.

189, 190 Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej 1 rok (po wymianie na nowe) (art.

Obsługa HR od podstaw

Wykaz) Przepisy o ochronie danych osobowych pracowników art. 86 Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej Nie określono. Można ustanowić 5-letnie EPC (analogicznie do art. 154 Wykazu). Regulamin wynagradzania art.

135 Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej Umowa o pracę art. 16, 56-59, 67 Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej 75 lat EPC (art. 338 wykazu) Rozkazy kadrowe (w sprawie przyjęcia, przeniesienia, udzielenia urlopu, wysłania w podróż służbową, zwolnienia) Art. 68, 62 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej; uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 5 stycznia 2004 r. nr 1 75 lat EPK (art. 6b wykazu); w sprawie udzielania urlopów regularnych i edukacyjnych, krótkoterminowych krajowych podróży służbowych 5 lat Tabela personelu art. 15, 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej; Uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 5 stycznia 2004 r. Nr 1 Stale (art. 32 wykazu) Harmonogram urlopów art. 123 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej; Uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 5 stycznia 2004 r. Nr 1 1 rok (art. 356 wykazu) Karta osobista pracownika Uchwała Rządu Federacji Rosyjskiej z kwietnia 16, 2003 nr 225 „W zeszytach ćwiczeń” (ust

Przyjmowanie i przekazywanie spraw w służbie personalnej

Jednakże pomimo braku zasad przyjmowania i przekazywania spraw w normach prawnych, organizacja może samodzielnie ustalić je w przepisach lokalnych, biorąc pod uwagę specyfikę działalności, liczbę pracowników, ich obowiązki, odpowiedzialność, a także jak również inne czynniki wpływające na konieczność przyjmowania i przekazywania spraw i dokumentów w celu uniknięcia ich utraty i zagubienia. W takim przypadku przestrzeganie procedury przyjmowania i przekazywania spraw będzie obowiązkowe dla wszystkich pracowników, którzy zapoznali się z niniejszym lokalnym aktem prawnym w określony sposób z osobistym podpisem.

Przepisy dotyczące przyjmowania i przekazywania spraw i dokumentów mogą obejmować:

• w instrukcji pracy biura:
• regulaminy kadrowe;
• wewnętrzne przepisy pracy;
• przepisy dotyczące konkretnej jednostki strukturalnej itp.

Jak przenieść dokumenty personalne do nowego oficera personalnego

Ważny

Pomimo faktu, że procedura przekazywania dokumentów do działów personalnych organizacji nie jest określona w przepisach, w związku z czym pracownicy nie mają obowiązku sporządzania i podpisywania protokołu odbioru, udokumentowane przekazanie dokumentów personalnych pozwala nie tylko zarejestrować kompletności dokumentów w momencie wymiany pracownika, ale także po to, aby na nowo usystematyzować obieg dokumentów. Subskrybuj nasz kanał w Yandex.Zen! Subskrybuj kanał Faktyczne wykonanie poświadczenia przyjęcia i przekazania dokumentu musi być poprzedzone:

• organizacja komisji (opcjonalna, ale wysoce pożądana – członkowie komisji będą mogli rejestrować odbiór i przesyłanie wszystkich niezbędnych dokumentów);
• weryfikacja dostępności, treści, formy rejestracji i przechowywania dokumentów biznesowych.

Po sprawdzeniu kompletności dokumentacji sporządzany jest akt przyjęcia i przekazania dokumentów osobowych.

Nauka przyjmowania spraw i dokumentów

Obowiązkowy charakter takiego dostarczania formularzy określono w paragrafie 44 Zasad prowadzenia i przechowywania zeszytów ćwiczeń, tworzenia formularzy zeszytów ćwiczeń i udostępniania ich pracodawcom (zatwierdzonych dekretem rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 16 kwietnia 2003 r. Nr 225). Jak zasugerowano powyżej, przekazanie zeszytów ćwiczeń można zapisać jako dodatek do aktu przyjęcia i przekazania dokumentacji personalnej, wskazując całkowitą ilość, listę właścicieli, serie i numery zeszytów ćwiczeń, a także sporządzając notatki dotyczące nieodebranych dokumentów . W praktyce, gdy z jakichś powodów całkowite przekazanie dokumentacji jest niemożliwe, sporządzenie aktu przekazania dokumentacji pracy powinno stanowić minimum niezbędne do uwolnienia się od odpowiedzialności za utratę lub uszkodzenie dokumentacji pracy (w przypadku stwierdzenia takiego faktu). W takim przypadku sporządzany jest akt przyjęcia i przekazania zeszytów ćwiczeń.

Zhurkova 16.04.2012 Główny księgowy Makarova N.T. Makarova 16.04.2012 Szef biura Petrov M.I. Petrova 16.04.2012 Kierownik działu prawnego Makarov A.D.

Makarov 16.04.2012 Zastępca szefa biura E.D. Maslova Maslova 16.04.2012 Sekretarz korporacyjny Smirnova P.T.
Smirnova 16.04.2012 Procedura przekazywania i przyjmowania spraw i dokumentów Jak wspomniano powyżej, procedura przekazywania i przyjmowania spraw nie może być taka sama dla wszystkich organizacji. Aby jednak przedstawić sekwencję czynności związanych z przekazywaniem i przyjmowaniem spraw i dokumentów, warunkowo podzielimy ten proces na 3 etapy.
■

Etap 1: sprawdzenie plików i dokumentów. Uwaga. Przyjmowane sprawy i dokumenty w swojej formie i treści muszą odpowiadać normom obowiązującego prawa, w tym w zakresie pracy biurowej i obiegu dokumentów.

▪ Etap 2: przygotowanie spraw i dokumentów do przekazania.

Akt przekazania spraw przez kierownika działu personalnego

Etap 3: rejestracja przyjęcia i przekazania spraw i dokumentów. Obowiązkowe szczegóły ustawy Zgodnie z zaleceniami GOST R 6.30-2003 „Ujednolicone systemy dokumentacji. System dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Wymagania dotyczące przygotowania dokumentów”, a także praktyka sporządzania aktów w organizacjach, w przypadku aktu przyjęcia i przekazania dokumentów zwykle używają formularza o następujących cechach:

• Format A4 (210 × 297 mm);
• Każda kartka dokumentu musi mieć marginesy co najmniej: 20 mm – lewe; 10 mm – prawy; 20 mm – góra; 20 mm – niższy;
• z białego papieru lub jasnego papieru;
• orientacja strony – pionowa;
• jeżeli akt ma dwie lub więcej stron, numeruje się drugą i kolejne strony (numery stron umieszcza się na środku górnego marginesu arkusza).

Jednak w praktyce przyjmowanie i przekazywanie spraw działu HR nie zawsze jest sformalizowane tak, jak powinno, a czasami w ogóle nie jest realizowane, gdyż nie ma jednoznacznych zasad regulujących tę procedurę. Niemniej jednak rozwinęła się pewna procedura, która nie jest sprzeczna z prawem, co oznacza, że ​​​​można ją zastosować przy zmianie personelu.

• 1 Przyjmowanie i przekazywanie dokumentacji personalnej
• 2 Utwórz prowizję
• 3 Rozpoczynamy sprawdzanie dokumentów
• 4 Zaświadczenie o przyjęciu przekazania dokumentacji personalnej
• 5 Zaświadczenie o przyjęciu przekazania zeszytów ćwiczeń
• 6 Jeżeli nie ma komu przekazać dokumentów
• 7 Wniosek

Przyjęcie, przekazanie dokumentacji personalnej Ani relacje z dyrektorem, ani negatywne przyczyny zwolnienia nie powinny znajdować odzwierciedlenia w pracy. Oficer personalny nie może tak po prostu rzucić wszystkiego i odejść.
W procesie przyjmowania i przekazywania spraw należy również zwrócić uwagę na obecność lub brak zarządzenia wyznaczającego osobę odpowiedzialną za prowadzenie, przechowywanie zeszytów ćwiczeń i wkładek do nich (klauzula 45 dekretu rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 16 kwietnia 2003 r. nr 225 „W zeszytach ćwiczeń”). Książka do rejestrowania ruchu zeszytów ćwiczeń i wkładek do nich również wymaga tej samej szczególnej uwagi.

Księga rachunkowa prowadzona jest w formie odręcznej i oczywiście nie może zostać przywrócona, ponieważ zawiera podpisy pracowników, w tym zwolnionych. Ważne jest sprawdzenie zgodności wpisów w zeszytach pracy z wpisami w Księdze rozliczeń ruchu ksiąg pracy i ich wkładkach. Przyjmując zeszyty ćwiczeń, pracownik odpowiedzialny za ich prowadzenie musi upewnić się, że organizacja posiada w nich zapasowe formularze zeszytów ćwiczeń i wkładek.

Odpowiedzialność za organizację pracy biura, przestrzeganie ustalonych zasad i procedur pracy z dokumentami oraz ich bezpieczeństwo w służbie personalnej spoczywa na jego kierowniku. Podczas przenoszenia, przenoszenia lub zwalniania pracownika służby personalnej posiadane przez niego dokumenty i akta, decyzją kierownika organizacji (jeśli jest szefem służby personalnej) lub szefa służby personalnej (jeśli jest pracownikiem personelu) specjalista), są przekazywane innemu pracownikowi zgodnie z aktem przyjęcia i przekazania dokumentów i akt (str. 7 Instrukcji pracy biurowej w organach i organizacjach państwowych Republiki Białoruś, zatwierdzonej Uchwałą Ministra Sprawiedliwości Republiki Białoruś Białoruś z dnia 19 stycznia 2009 r. nr 4 (zwana dalej Instrukcją pracy biurowej)).

Zaświadczenie o przyjęciu i przekazaniu dokumentów i plików

Akt przyjmowania i przekazywania dokumentów i akt (zwany dalej ustawą) klasyfikowany jest jako system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej i przy jej sporządzaniu spełnia wymagania Normy Państwowej Republiki Białorusi SGB 6.38-2004 „Przestrzegane są ujednolicone systemy dokumentacji. System dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Wymagania dotyczące sporządzania dokumentów”, Instrukcje dotyczące formalności, Jednolity system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej, zatwierdzone zarządzeniem Dyrektora Departamentu Zarządzania Archiwami i Aktami Ministerstwa Sprawiedliwości Republiki Białoruś z dnia 14 maja 2007 r. Nr 25.

Akt sporządzony przy zmianie szefa służby personalnej odzwierciedla obecność i stan dokumentów i akt służby personalnej, aparatury księgowej i referencyjnej dla nich (książki, czasopisma, akta kartowe); przy zmianie inspektora służby kadrowej, odpowiedzialnego np. za prowadzenie akt osobowych, - obecność i stan akt osobowych oraz aparatury księgowej i referencyjnej do nich (akta kartowe, dzienniki itp.).

Tworzenie prowizji

Akt sporządza komisja powołana na podstawie dokumentu administracyjnego szefa organizacji (zarządzenie, dekret).

Dokumenty administracyjne w sprawie utworzenia komisji ds. przyjmowania i przekazywania dokumentów i akt w organizacjach państwowych - źródła pozyskiwania archiwów państwowych i organizacji niepaństwowych zaliczane są do dokumentów stałego przechowywania (art. 16 ust. 1 Wykazu standardowych dokumentów państwowych władze i kierownictwo, organizacje Republiki Białorusi, indywidualni przedsiębiorcy w zakresie organizacji systemu zarządzania, cen, finansów, ubezpieczeń, zarządzania majątkiem państwowym, prywatyzacji, zagranicznych stosunków gospodarczych ze wskazaniem okresów przechowywania, zatwierdzony Uchwałą Państwowego Komitetu Archiwów i Ewidencji Gospodarki Republiki Białoruś z dnia 06.08.2001 nr 38 (dalej „Lista-2001”). W organizacjach państwowych niebędących źródłami pozyskiwania archiwów państwowych takie dokumenty administracyjne są przechowywane przez 10 lat (art. 16 ust. 1 Wykazu z 2001 r.).

Przykładowe zlecenie utworzenia prowizji znajdziesz w części „Przydatna dokumentacja” na s. 26 czasopism.

Skład komisji

W skład prowizji wchodzą pracownicy, którzy ze względu na swoje kwalifikacje lub stanowisko mogą obiektywnie ocenić stan przekazywanych dokumentów. W przygotowaniu ustawy uczestniczą także zainteresowane strony, tj. pracownicy przesyłający i odbierający dokumenty. W akcie należy wskazać nazwiska pracowników obecnych przy przyjmowaniu i przekazywaniu spraw.

Szczegóły aktu

Akt jest sporządzany i wykonywany przy użyciu następujących danych:

Nazwa organizacji macierzystej (jeśli istnieje);
- nazwa organizacji;
- nazwa rodzaju dokumentu (aktu);
- data;
- indeks rejestracyjny;
- miejsce kompilacji lub publikacji;
- tytuł tekstu;
- tekst (tekst stanowi odrębny rekwizyt ustawy. Nie ma jednolitej struktury tekstu ustawy);
- pieczęć homologacyjna;
- zaznaczenie obecności aplikacji (jeśli jest dostępna);
- podpis;
- wizy;
- notatkę o wykonaniu dokumentu i przesłaniu go do akt.

W ustawie przy zakończeniu procedury zapoznania się z dokumentem stosuje się wymóg „wizy”.

Sporządzamy akt

Akt możesz sporządzić na formularzu ogólnym lub na czystej kartce papieru A4.

Ogólna forma sporządzania aktu w organizacji państwowej umieszczającej wizerunek godła państwowego Republiki Białorusi jest następująca:

Godło państwowe Republiki Białorusi

Nazwa organizacji Nazwa organizacji
DZIAŁANIE
______________ №___________
Mińsk Mińsk

Ogólna forma z kątowym układem szczegółów, na podstawie której sporządzany jest akt w organizacji, która nie umieszcza wizerunku godła państwowego Republiki Białorusi, ma następującą postać:

Nazwa organizacji
DZIAŁAĆ
___________ № ____________
Mińsk

Ogólny formularz z podłużnym układem szczegółów, na podstawie którego sporządzany jest akt w organizacji, która nie umieszcza wizerunku godła państwowego Republiki Białorusi, ma następującą postać:

Nazwa organizacji
DZIAŁAĆ
Data
№ ______
Mińsk

Podobnie szczegóły formularza ogólnego przy sporządzaniu aktu umieszczamy na czystej kartce papieru.

Tytuł tekstu aktu umieszcza się pod informacją „Miejsce sporządzenia lub wydania” i drukuje się go od krawędzi lewego marginesu arkusza dokumentu. Tytuł takiego aktu jest podsumowaniem wydarzeń, faktów i działań.

W akcie tytuł formatujemy za pomocą rzeczownika czasownikowego w dopełniaczu (akt czego?), na przykład akt przyjęcia i przekazania dokumentów i spraw, i zapisujemy go małą literą.

Tekst ustawy składa się z 2 części: wprowadzającej i stwierdzającej.

We wstępie wskazujemy podstawę sporządzenia ustawy oraz wymieniamy osoby sporządzające ustawę. Odrębnie we wstępnej części aktu podajemy nazwę stanowiska, inicjały i nazwiska osób obecnych przy jego sporządzaniu.

Część wprowadzającą tekstu aktu przyjęcia i przekazania dokumentów i spraw rozpoczynamy od wyrazu „Podstawy” (po nim stawiamy dwukropek) i umieszczamy go po tytule aktu.

Następnie wskazujemy nazwę rodzaju dokumentu administracyjnego (polecenie, instrukcja) w mianowniku, który posłużył za podstawę do sporządzenia aktu, jego datę, indeks i tytuł rejestrowy, na przykład:

Powód: zarządzenie dyrektora spółki z ograniczoną odpowiedzialnością „Rotor” z dnia 20 maja 2011 r. Nr 90-k „W sprawie przeniesienia A.V. Iwanowicza na inną pracę”

Po słowie „Podstawa” w nowym wierszu piszemy „Opracowane przez komisję:”, a następnie wskazujemy nazwę stanowiska, inicjały, nazwisko przewodniczącego komisji w mianowniku, nazwy stanowisk, inicjały, nazwiska członków komisji w kolejności alfabetycznej.

Słowa „Podstawy”, „Sporządzone przez komisję:”, „Przewodniczący”, „Członkowie komisji”, „Obecny” pisane są wielkimi literami, nie odchodząc od granicy lewego marginesu dokumentu i pozostawiane otwarte .

W części ustalającej ustalamy cele i zadania działania, opisujemy charakter wykonanej pracy (jej istotę, charakter, czas), odnotowujemy ustalone fakty (jeśli podajemy kilka faktów, wówczas tekst aktu dzielimy na podziel się na akapity). Jeżeli zajdzie taka potrzeba, w tej części ustawy wyciągamy wnioski, propozycje i rekomendacje na podstawie ustalonych faktów.

Akt można zakończyć jedynie stwierdzeniem faktów.

Na końcu tekstu części stwierdzającej akt podajemy informację o liczbie egzemplarzy aktu i ich umiejscowieniu, np.:

Zebrano w 3 egzemplarzach:
1. egzemplarz - do sprawy nr 1-5;
2. kopia - do działu HR;
Trzeci egzemplarz - komisja ekspercka przedsiębiorstwa.

Jeżeli ustawa zawiera dokumenty jako załączniki, które potwierdzają, wyjaśniają lub uzupełniają stwierdzone w niej fakty, wówczas odsyłamy do nich po tekście, po wskazaniu informacji o liczbie wypełnionych egzemplarzy ustawy i sporządzamy ją jako atrybut „Uwaga dotycząca obecności dodatku”.

Jeżeli wniosek jest wymieniony w tekście ustawy, to w notatce o obecności wniosku wskazujemy liczbę jego arkuszy i egzemplarzy, np.:

Zastosowanie: na 10 l. w 3 egzemplarzach.

Jeżeli wniosek nie jest wymieniony w tekście ustawy, wówczas w notatce o obecności wniosku podajemy jego pełną nazwę, liczbę arkuszy i egzemplarzy, np.:

Załącznik: nota wyjaśniająca inspektora HR V.I. Pietrowicz za 2 l. w 1 egzemplarzu.

Jeżeli wniosków jest kilka to numerujemy je cyframi arabskimi i umieszczamy w kolumnie po prawej stronie oraz wskazujemy ilość arkuszy i egzemplarzy, np.:

Załącznik: 1. Nota wyjaśniająca inspektora HR V.I. Pietrowicz za 2 l. w 1 egzemplarzu.
2. Paszport archiwum zakładowego, 4 strony. w 1 egzemplarzu.

Podpisujemy ustawę

Akt podpisują w pierwszej kolejności osoba składająca i przyjmująca dokumenty i sprawy, a następnie członkowie komisji. W tym przypadku najpierw umieszczamy podpis przewodniczącego komisji, a poniżej podpisy członków komisji w kolejności alfabetycznej, bez podawania nazw stanowisk.

Osoby zgłaszające uwagi do treści ustawy podpisują ją z dopiskiem „Załącza się uwagi”, np.:

Przewodniczący komisji Podpis A.V. Kowalewski
Członkowie komisji: Podpis V.V. Wojtowicz
Podpis N.M. Janowska
Załączono komentarze

Tekst uwag sporządza się na odrębnej kartce, a liczbę arkuszy i egzemplarzy tekstu uwag wskazuje się w szczegółach ustawy „Uwaga o złożeniu wniosku”.

Uwagi do treści ustawy można wpisać bezpośrednio w ustawie, jeżeli mają one niewielki zakres.

Zatwierdzamy tę ustawę

W przypadku zmiany szefa działu kadr lub specjalisty HR akt zatwierdza kierownik organizacji.

Pieczęć zatwierdzająca umieszczana jest w prawym górnym rogu pierwszej kartki dokumentu.

Jeżeli akt sporządzony jest na formularzu ogólnym, wówczas w pieczęci zatwierdzającej po słowie „ZATWIERDŹ” wskazujemy nazwę stanowiska osoby zatwierdzającej akt (dyrektor) oraz konkretną nazwę organizacji (zakładu itp.). ), Na przykład:

ZATWIERDZAŁEM
Dyrektor Zakładu
Podpis V.V. Wasiukiewicz
20.05.2011

Jeżeli akt jest sporządzony na czystej kartce papieru formatu A4, wówczas w pieczęci zatwierdzającej po słowie „ZATWIERDŹ” wskazujemy nazwę stanowiska osoby zatwierdzającej dokument (dyrektora) oraz pełną nazwę organizacji, na przykład przykład:

ZATWIERDZAŁEM
Dyrektor fabryki Rotor
Podpis V.V. Wasiukiewicz
20.05.2011

Wiza wprowadzająca

Co do zasady wiza zapoznawcza nie jest wydawana w ustawie, ale np. jeżeli w trakcie aktu wykonawczego zostaną odkryte fakty dotyczące utraty dokumentów i akt, konieczne jest zapoznanie się z kierownikiem działu obsługi dokumentów wydział (DOU) i kierownik archiwum (osoba odpowiedzialna za archiwum). Na wizie zapoznawczej umieszczamy podpisy odpowiednich zainteresowanych stron, transkrypcję podpisów oraz datę zapoznania się, np.:

Z ustawą zapoznali się: Podpis AP Grigoriewa
20.05.2011
Podpis V.D. Denisowa
21.05.2011

Przykładowe akty można znaleźć w sekcji „Przydatna dokumentacja” na s. 23. 27-28 magazynu.

Rejestracja aktu

Rejestrujemy czynność w formularzu rejestracyjnym w celu ewidencji dokumentów wychodzących i wewnętrznych. Jeżeli w organizacji powstała znaczna liczba dokumentów wewnętrznych, rejestrujemy czynność w formularzu rejestracyjnym dotyczącym rejestracji dokumentów wewnętrznych.

Datę aktu zwykle umieszcza przewodniczący komisji, który podpisał akt.

Ustawa stanowi podstawę do publikacji przez kierownictwo organizacji odpowiednich dokumentów administracyjnych, na przykład w sprawie postawienia przed sądem urzędników winnych utraty dokumentów zidentyfikowanych podczas weryfikacji istnienia sprawy w procesie ich przyjmowania i przenieść.

Akty o przeniesieniu (przeniesieniu) lub zwolnieniu pracowników przechowywane są w organizacjach, niezależnie od formy własności, przez 3 lata po sprawdzeniu przez organy podatkowe zgodności z przepisami podatkowymi (art. 28 Wykazu z 2001 r.).

Emma Davydova, kierownik Wydziału Zarządzania Aktami i Tworzenia Narodowego Funduszu Archiwalnego Departamentu Archiwów i Zarządzania Aktami Ministerstwa Sprawiedliwości Republiki Białorusi

Ponadto zaleca się, aby obowiązek przekazywania i/lub przyjmowania spraw i dokumentów w specjalnie określonych przypadkach był zapisany w opisie stanowiska i/lub umowie o pracę. Jeśli organizacja nie ma wzmianki o konieczności przyjmowania i przekazywania spraw w przepisach lokalnych, wówczas w konkretnych przypadkach można to przewidzieć w zamówieniu (Przykład 3) lub zamówieniu. Zarządzenie w sprawie organizacji przyjmowania i przekazywania spraw i dokumentów Zamknięta Spółka Akcyjna „Metropol Invest” ZAMÓWIENIE 16.04.2012 nr 10-K Moskwa W sprawie organizacji przyjmowania i przekazywania spraw i dokumentów W związku ze zwolnieniem Smirnova P.T. ze stanowiska sekretarza korporacyjnego w dniu 30 kwietnia 2012 r. ZAMÓWIAM: 1. Sekretarz korporacyjny P.T. przeniesienie i zastępcy szefa biura E.D. Masłowej

Uwaga

Bardzo dobrze, jeśli instytucja posiada instrukcje lub inne lokalne przepisy regulujące prowadzenie dokumentacji personalnej: wtedy stanie się jasne, jak zorganizowane jest zarządzanie dokumentacją w organizacji i gdzie możliwe są problemy. Jeśli go tam nie ma, nie ma problemu, tylko trochę trudniej będzie ustalić skład dokumentacji. W każdym przypadku, aby sprawdzić skład dokumentacji personalnej, jej treść i prawidłowość wykonania, należy sporządzić listę dokumentów.

1. Sporządzamy zestawienie dokumentów kadrowych. Nie ma jednej listy; każda konkretna instytucja będzie miała własną. Jednak każdy pracodawca musi posiadać pewne dokumenty: - tabelę personelu (art. 15, 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej); - wewnętrzne przepisy pracy (art.

Przekazanie spraw do działu personalnego

Ważny

Jak uwolnić się od odpowiedzialności za błędy innych ludzi? Musisz to zrobić:

• w ten sam sposób, w celu utworzenia komisji do przyjmowania spraw;
• sprawdź dostępność dokumentów;
• sporządzić powyższe akty.

Tylko w tym przypadku dokumenty nie zostaną przekazane przez zrezygnowałego funkcjonariusza personalnego, ale przez innego członka komisji, na przykład księgowego. uwaga! Ważne: po podpisaniu aktów należy wydać zarządzenie, za które odpowiadasz od chwili przyjęcia spraw. W takim przypadku, jeśli Państwowa Inspekcja nagle zorganizuje kontrolę, zostaniecie zwolnieni z odpowiedzialności. Ale nadal trzeba wszystko uporządkować. Zakończenie Opisaną powyżej procedurę można zastosować także w przypadku, gdy odchodzi nie jedyny dyrektor HR firmy, ale jeden z pracowników działu HR.

Następnie należy wziąć pod uwagę nie wszystkie dokumenty OK, ale tylko te, które są przesyłane.

Obsługa HR od podstaw

W szczególności w tej procedurze można wyróżnić kilka etapów: - utworzenie komisji; - sprawdzanie dostępności, treści, wykonania, rejestracji i przechowywania dokumentów; - sporządzanie aktów przyjęcia i przekazania spraw. Powiedzmy od razu, że taka prowizja nie jest obowiązkowa, ale pożądana. Aby go utworzyć, wydawane jest zarządzenie, które między innymi zatwierdza skład komisji do przeprowadzenia procedury przyjmowania i przekazywania dokumentacji personalnej w związku ze zwolnieniem pracownika działu HR (lub jego przeniesieniem na inną pracę ).

Skład komisji składa się z kierownika instytucji lub jego zastępcy, głównego księgowego lub księgowego ds. płac, inżyniera ochrony pracy, specjalisty w zakresie obsługi dokumentacji, prawnika itp. Najważniejsze jest to, że przeniesienie sprawy prowadzone są przy udziale zarówno dotychczasowych, jak i nowych pracowników odpowiedzialnych za obieg dokumentów kadrowych.

Nauka przyjmowania spraw i dokumentów

Obowiązkowy charakter takiego dostarczania formularzy określono w paragrafie 44 Zasad prowadzenia i przechowywania zeszytów ćwiczeń, tworzenia formularzy zeszytów ćwiczeń i udostępniania ich pracodawcom (zatwierdzonych dekretem rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 16 kwietnia 2003 r. Nr 225). Jak zasugerowano powyżej, przekazanie zeszytów ćwiczeń można zapisać jako dodatek do aktu przyjęcia i przekazania dokumentacji personalnej, wskazując całkowitą ilość, listę właścicieli, serie i numery zeszytów ćwiczeń, a także sporządzając notatki dotyczące nieodebranych dokumentów . W praktyce, gdy z jakichś powodów całkowite przekazanie dokumentacji jest niemożliwe, sporządzenie aktu przekazania dokumentacji pracy powinno stanowić minimum niezbędne do uwolnienia się od odpowiedzialności za utratę lub uszkodzenie dokumentacji pracy (w przypadku stwierdzenia takiego faktu).
W takim przypadku sporządzany jest akt przyjęcia i przekazania zeszytów ćwiczeń.

Przekazywanie spraw po zwolnieniu: instrukcje dla pracodawców

Zdarza się, że przełożony prosi odchodzącego pracownika, aby w dniu rozpoczęcia pracy przez nowego pracownika przyszedł do biura w celu przekazania spraw bezpośrednio jemu lub odwrotnie, aby przyszła i przejęła obowiązki osoby niezatrudnionej jeszcze sprawy od swojego poprzednika przed pójściem do pracy. Naszym zdaniem jest to błędne, ponieważ przyjmowanie i przekazywanie spraw i dokumentów odbywa się w ramach stosunków pracy. Dlatego też procedurę tę należy przeprowadzić w dniu roboczym i w godzinach pracy zarówno w przypadku przekazujących spraw i dokumentów, jak i ich odbiorcy.
Co reguluje przyjmowanie i przekazywanie spraw? Jak wspomniano powyżej, kwestia przyjmowania i przekazywania spraw i dokumentów nie jest uregulowana regulacyjnymi aktami prawnymi. Nie jest to zaskakujące, ponieważ nie można przepisać jednej procedury przyjmowania i przekazywania spraw, ponieważ w różnych organizacjach wymagania dotyczące przepływu dokumentów są różne w zależności od wielu czynników.

Jak przenieść dokumenty personalne do nowego oficera personalnego

Zaleceń w tym zakresie jest tylko kilka: Wyciąg z Zaleceń Metodycznych dotyczących opracowania instrukcji pracy biurowej w federalnych organach wykonawczych (zatwierdzony zarządzeniem Archiwum Federalnego z dnia 23 grudnia 2009 r. nr 76) III. STRUKTURA I TREŚĆ INSTRUKCJI PROCESU SPRAWY 3.1. Postanowienia ogólne [...] Instrukcja pracy biurowej stanowi, że: [...] w przypadku wyjazdu na urlop, w podróż służbową, w czasie choroby lub w przypadku zwolnienia i awansu pracownicy mają obowiązek przekazać wszystkie dokumenty w w ich posiadaniu pracownikowi odpowiedzialnemu za pracę biurową jednostki strukturalnej lub innemu pracownikowi zgodnie z poleceniem kierownika jednostki, w przypadku zwolnienia pracownika lub przeniesienia na nowe stanowisko, przekazanie dokumentów i akt odbywa się zgodnie z art. akt.

Wykaz) Przepisy o ochronie danych osobowych pracowników art. 86 Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej Nie określono. Można ustanowić 5-letnie EPC (analogicznie do art. 154 Wykazu). Regulamin wynagradzania art. 135 Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej Umowa o pracę art. 16, 56-59, 67 Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej 75 lat EPC (art. 338 wykazu) Rozkazy kadrowe (w sprawie przyjęcia, przeniesienia, udzielenia urlopu, wysłania w podróż służbową, zwolnienia) Art. 68, 62 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej; uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 5 stycznia 2004 r. nr 1 75 lat EPK (art. 6b wykazu); w sprawie udzielania urlopów regularnych i edukacyjnych, krótkoterminowych krajowych podróży służbowych 5 lat Tabela personelu art. 15, 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej; Uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 5 stycznia 2004 r. Nr 1 Stale (art. 32 wykazu) Harmonogram urlopów art. 123 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej; Uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 5 stycznia 2004 r. Nr 1 1 rok (art. 356 wykazu) Karta osobista pracownika Uchwała Rządu Federacji Rosyjskiej z kwietnia 16, 2003 nr 225 „W zeszytach ćwiczeń” (ust

Taki dokument jeszcze bardziej uprości relacje między stronami procesu pracy i zobacz jego próbkę poniżej. Pobierz Niuanse, o których nie należy zapominać Pierwszą rzeczą, o której należy pamiętać, jest to, że nie można zmusić podwładnego do przeniesienia spraw poza godzinami pracy lub po zwolnieniu. Dlatego też dyspozycję przyjęcia i przekazania dokumentów i przedmiotów wartościowych można wydać z wyprzedzeniem, bez względu na termin zatrudnienia nowego pracownika.

Ponieważ taki dokument wewnętrzny będzie obowiązkowy, odmowę można uznać za naruszenie dyscypliny pracy. Za to dopuszczalne jest pociągnięcie do odpowiedzialności dyscyplinarnej. Ponadto w celu przywrócenia dokumentów, których przekazania pracownik odmawia, pracodawca ma prawo zaangażować osobę trzecią i zapłacić za jego pracę.
Ale w tym przypadku wydatki firmy można przenieść na osobę odchodzącą, ale w granicach jej przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia.

Prawidłowe przeprowadzenie przekazania spraw po zwolnieniu kierownika działu HR

Pracodawca często staje przed problemem zorganizowania przekazania akt przechowywanych w dziale personalnym oraz dokumentów będących w toku nowemu pracownikowi, który zostanie przyjęty do działu personalnego i następnie będzie odpowiedzialny za dokumentację personalną. Oczywiście idealną opcją byłoby zatrudnienie nowego pracownika przed zwolnieniem poprzedniego oficera personalnego. Jednak w praktyce jest to prawie niemożliwe - nowicjusz może rozpocząć pracę dopiero po zwolnieniu poprzedniego pracownika, w przeciwnym razie może zostać naruszona dyscyplina kadrowa i finansowa.

Zatem procedura przekazywania dokumentów personalnych przy zmianie osoby odpowiedzialnej za prowadzenie dokumentacji kadrowej nie jest regulowana przez akty prawne. Niemniej jednak w praktyce pojawiły się pewne zasady jego wdrażania.

Ustawa nie reguluje przyjmowania i przekazywania spraw. Każdy pracodawca przeprowadza go w 2018 roku według własnego uznania, biorąc pod uwagę procedurę, która wypracowała się w praktyce. W artykule opisano sposób sporządzania aktu przyjęcia i przekazania spraw.

Z artykułu dowiesz się:

Jak sporządzić i wykonać akt przyjęcia i przekazania spraw

Dobrze jest przyjąć interesy od poprzednika, który wyjaśni, w jakich okolicznościach sporządzono dokumenty personalne i pomoże sporządzić akt akceptacji przekazania spraw głównemu księgowemu. Ale często pierwszego dnia pracy sekretarka zostaje sama przed stertą papierów, bo poprzedni pracownik już odszedł. Ktoś postanawia zacząć od audytu. Ktoś w panice poprawia błędy w pierwszych napotkanych dokumentach, a potem bierze na siebie odpowiedzialność za niedociągnięcia innych osób. Już pierwszego dnia w pracy podpowiemy Ci, jak prawidłowo zająć się sprawami, których nikt nie jest w stanie Ci przekazać.

Co zrobić najpierw

Pierwszego dnia pracy zbierz wszystkie istniejące foldery i dokumenty dotyczące personelu na bieżący rok.

Sporządź akt przekazania dokumentacji kadrowej na dzień pierwszego dnia roboczego (przykład poniżej).

W akcie przyjęcia i przekazania spraw przez dyrektora należy podać nazwę dokumentów, okres ich obowiązywania, ilość, a także informację o braku lub uszkodzeniu dokumentów. Możesz zostawić swoje uwagi na temat treści i projektu.

Sporządzając inwentarz należy zwrócić uwagę na to, czy dokumenty są sporządzone prawidłowo i czy zawierają informacje wymagane przepisami prawa pracy. Pamiętaj, aby sprawdzić obecność wszystkich obowiązkowych lokalnych aktów przyjmowania i przekazywania spraw określonych w Kodeksie pracy i innych przepisach.

Jak sprawdzić dokumentację kadrową i poprawić błędy

Jak wspomniano powyżej, sprawdź, czy dział HR posiada wymagane dokumenty. Przede wszystkim są to wewnętrzne regulacje pracy (zwane dalej RM), umowy o pracę, plany urlopowe, polecenia kadrowe itp. Aby nie mieć w głowie listy dokumentów, skorzystaj z naszej checklisty (przykład poniżej).

Przejrzyj lokalne akty akceptacji i przekazania spraw głównego księgowego oraz próbkę, która jest bezpośrednio związana z działalnością zawodową pracowników. Muszą zawierać podpisy pracowników potwierdzających zapoznanie się z ich treścią dokument(Artykuł 22 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).

Dokonaj inwentaryzacji nie tylko dokumentów papierowych, ale także elektronicznych, jeśli firma przyjęła elektroniczne zarządzanie dokumentami. Dowiedz się, czy firma zatrudnia pracowników zdalnych. Przestudiuj z nimi umowy. Muszą określić zdalny charakter pracy (art. 312 ust. 1 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Jeśli dokumenty elektroniczne są wymieniane z pracownikami zdalnymi, upewnij się, że masz silny, kwalifikowany podpis elektroniczny.

Na co zwrócić uwagę sporządzając akt

Błędy w dokumentach

Jeśli znajdziesz błędy lub odkryjesz, że jest to konieczne dokument odnotuj to w akcie akceptacji przekazania spraw przy zmianie menadżera. Nie należy sporządzać i zatwierdzać dokumentów na podstawie poprzedniej daty lub daty zatrudnienia pierwszego pracownika. W ten sposób fałszujesz dane. Podczas przeglądania dokumentów nie będzie możliwości zebrania podpisów zwalnianych pracowników, a obecni pracownicy mogą odmówić podpisania dokumentu z mocą wsteczną. Dlatego należy sporządzać nowe dokumenty i wszelkie poprawki w starych z aktualną datą. Jednocześnie podaj rzeczywiste daty rozpoczęcia pracy, przeniesień itp.

PRZYKŁAD

Firma rozpoczęła swoją działalność 13 stycznia 2017 roku i od tego samego dnia zatrudniła 10 osób. Wszyscy nadal pracują. W trakcie procesu zatrudnienia, w dniu 3 lutego 2018 roku specjalista HR przyjął sprawy i stwierdził, że z pracownikami nie została zawarta żadna umowa o pracę. Oficer personalny sporządził je i wskazał aktualną datę zawarcia – 3 lutego 2018 r. Ale w tekście porozumienie odzwierciedlał datę faktycznego rozpoczęcia pracy pracowników - 13 stycznia 2017 r.

Rejestracja i przechowywanie dokumentów. Zobacz jak zwyczajowo rejestruje się dokumenty w firmie. Jeśli odbywa się to w formie elektronicznej, poświęć trochę czasu na utworzenie dzienników papierowych i pamiętaj o dołączeniu kolumny na podpisy pracowników. Podczas sprawdzania przez inspekcję pracy dziennik pomoże udowodnić, że dokument naprawdę istnieje, nie został sporządzony z mocą wsteczną i został przekazany pracownikowi. Przecież oficer personalny prowadzi dzienniki rejestracyjne sekwencyjnie od początku roku, zszywa je i numeruje.

Aby zrozumieć, w jaki sposób przechowywana jest dokumentacja kadrowa, sprawdź nazewnictwo akt. Jeśli go brakuje, jest to sygnał, że system przechowywania nie został przemyślany i odpowiednio zorganizowany. Dlatego po przyjęciu spraw należy koniecznie sporządzić listę spraw i zadbać o bezpieczeństwo wszystkich dokumentów personalnych, aby zabezpieczyć je przed utratą i uszkodzeniem. Ponadto taki wymóg określa prawo (ustawa z dnia 22 października 2004 r. nr 125-FZ).

Jak akceptować zeszyty ćwiczeń

Najpierw sprawdź, czy wydałeś zarządzenie, na mocy którego przełożony wyznacza Cię do prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Jeśli nie zostało to zrobione, przygotuj zamówienie i podpisz je z kierownikiem organizacji. Zrób to, nawet jeśli w opisie stanowiska znajduje się obowiązek pracy z dokumentacją pracy. Następnie zacznij akceptować dokumentację pracy pracowników.

Zobacz, gdzie trzymane są zeszyty ćwiczeń. Musi to być sejf ognioodporny. Sprawdź liczbę ksiąg ze spisem pracowników organizacji, a także dowiedz się, czy na bieżący dzień dokonano wszystkich niezbędnych wpisów. Wykonaną pracę wygodnie jest sformalizować w odrębnym akcie przyjęcia i przekazania akt osobowych (przykład poniżej). Proszę podać swoje pełne imię i nazwisko. właściciela zeszytu ćwiczeń, jego serię i numer, a także uwagi dotyczące braku, uszkodzeń, treści i wyglądu dokument.

Sprawdź księgę rachunkową pod kątem przemieszczania zeszytów ćwiczeń i wkładek do nich. Rejestruje księgi pracy, które zostały po raz pierwszy wydane w organizacji lub otrzymane od pracowników podczas zatrudnienia. Książka musi mieć twardą oprawę, być numerowana i sznurowana, poświadczona podpisem kierownika organizacji i opieczętowana pieczęcią woskową lub opieczętowana.

Akt przyjęcia i przekazania spraw i stanowisk zostaje sporządzony, jeśli na przykład odejdzie kierownik działu, który jest odpowiedzialny za dokumenty i rzeczy, których zniknięcie spowoduje duże kłopoty dla organizacji. Mogą to być pieczęcie, księgi pracy pracowników, dokumenty poufne itp. Jeśli zachodzi potrzeba przeniesienia spraw między zwykłymi pracownikami, to o sporządzeniu aktu decyduje się indywidualnie.

Aby zorganizować przyjmowanie i przekazywanie spraw, organizacje tworzą prowizję na specjalne zamówienie (przykład poniżej). Komisja sporządza akt przekazania spraw po zwolnieniu pracownika. Ścisła forma tego dokument nie, oto jedna z opcji projektu (przykład poniżej). Członkowie komisji nie tylko przekażą sprawy innemu pracownikowi, ale będą także świadkami tego, że on je przyjął i ponosi za nie odpowiedzialność. Jeśli pracownik zachoruje, jego zastępca zwykle przejmuje obowiązki.

Próbka. Zarządzenie w sprawie utworzenia komisji i ustalenia trybu przyjmowania i przekazywania spraw

Próbka. Akt przyjęcia i przekazania spraw, dokumentów, majątku materialnego

Jeśli martwisz się o etyczną stronę problemu, nie musisz się martwić: nie naruszasz przestrzeni osobistej innej osoby i nie dotykasz rzeczy osobistych. Komputer, biurko, szafka na dokumenty, sejf nie są własnością chorego pracownika, lecz pracodawcy i znajdują się na terenie pracodawcy.

Zawsze rozważ możliwość, że jeden z Twoich pracowników może nie przyjść jutro do pracy. Przygotuj kilka egzemplarzy kluczy do sejfu – powinni je przechowywać konkretni pracownicy. Nie możemy dopuścić do sytuacji, w której organizacja traci pieczęć, bo znajduje się w sejfie, a klucz do niej ma tylko jedna osoba i nosi ją przy sobie, a od dzisiaj ten pracownik jest na urlopie lub jest chory.

Zmiana pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie dokumentacji kadrowej w instytucji w praktyce zawsze wiąże się z przekazaniem zeszytów pracy i innych dokumentów kadrowych – zleceń, akt osobowych itp. Zwracamy uwagę, że obowiązek przeprowadzenia takiej procedury jest nie ustanowione przez prawo. Co więcej, niektórzy funkcjonariusze personalni po zwolnieniu po prostu odmawiają podpisania certyfikatu przyjęcia dokumentu. Tymczasem rejestracja przekazania dokumentów personalnych jest konieczna po pierwsze, aby nic nie zginęło, a po drugie, aby szybko zidentyfikować, wyeliminować lub poprawić błędy i nieścisłości w dokumentach. W artykule powiemy Ci, jak przeprowadzić taką procedurę, kiedy, czy konieczne jest utworzenie prowizji i jak sformalizować przekazanie dokumentów personalnych.

Pracodawca często staje przed problemem zorganizowania przekazania akt przechowywanych w dziale personalnym oraz dokumentów będących w toku nowemu pracownikowi, który zostanie przyjęty do działu personalnego i następnie będzie odpowiedzialny za dokumentację personalną. Oczywiście idealną opcją byłoby zatrudnienie nowego pracownika przed zwolnieniem poprzedniego oficera personalnego. Jednak w praktyce jest to prawie niemożliwe - nowicjusz może rozpocząć pracę dopiero po zwolnieniu poprzedniego pracownika, w przeciwnym razie może zostać naruszona dyscyplina kadrowa i finansowa.

Zatem procedura przekazywania dokumentów personalnych przy zmianie osoby odpowiedzialnej za prowadzenie dokumentacji kadrowej nie jest regulowana przez akty prawne. Niemniej jednak w praktyce opracowano pewne zasady jego wdrażania. W szczególności procedurę tę można podzielić na kilka etapów:

— utworzenie komisji;

— sprawdzanie dostępności, treści, wykonania, rejestracji i przechowywania dokumentów;

— sporządzanie aktów przyjęcia i przekazania spraw.

Tworzenie prowizji

Powiedzmy od razu, że taka prowizja nie jest obowiązkowa, ale pożądana. Aby go utworzyć, wydawane jest zarządzenie, które między innymi zatwierdza skład komisji do przeprowadzenia procedury przyjmowania i przekazywania dokumentacji personalnej w związku ze zwolnieniem pracownika działu HR (lub jego przeniesieniem na inną pracę ). Skład komisji składa się z kierownika instytucji lub jego zastępcy, głównego księgowego lub księgowego ds. płac, inżyniera ochrony pracy, specjalisty w zakresie obsługi dokumentacji, prawnika itp. Najważniejsze jest to, że przeniesienie sprawy prowadzone są przy udziale zarówno dotychczasowych, jak i nowych pracowników odpowiedzialnych za obieg dokumentów kadrowych.

W tym samym zarządzeniu należy określić uprawnienia komisji.

Kontrola dokumentacji

Celem kontroli dokumentacji podczas przekazywania spraw jest identyfikacja istniejących obszarów problemowych w systemie obiegu dokumentów kadrowych i poszukiwanie możliwości jego optymalizacji poprzez analizę działania głównych podsystemów zarządzania dokumentami (tworzenie, przekazywanie, przechowywanie operacyjne, niszczenie itp.) .). Oznacza to, że na tym etapie przeprowadzana jest kompleksowa ocena systemu obiegu dokumentów kadrowych, istniejących procedur, standardów i technologii tworzenia dokumentacji personalnej. Dodatkowo przeprowadzana jest kontrola pod kątem kompletności składu, prawidłowości wykonania i zgodności z obowiązującymi przepisami.

Uważać na!Należy sprawdzić nie tylko część „papierową” akt osobowych, ale także oprogramowanie służące do tworzenia dokumentacji kadrowej.

Bardzo dobrze, jeśli instytucja posiada instrukcje lub inne lokalne przepisy regulujące prowadzenie dokumentacji personalnej: wtedy stanie się jasne, jak zorganizowane jest zarządzanie dokumentacją w organizacji i gdzie możliwe są problemy. Jeśli go tam nie ma, nie ma problemu, tylko trochę trudniej będzie określić skład dokumentacji. W każdym przypadku, aby sprawdzić skład dokumentacji personalnej, jej treść i prawidłowość wykonania, należy sporządzić listę dokumentów.

1. Sporządzamy zestawienie dokumentów kadrowych. Nie ma jednej listy; każda konkretna instytucja będzie miała własną. Każdy pracodawca musi jednak posiadać pewne dokumenty:

— personel (art. 15, 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);

— wewnętrzne przepisy pracy (art. 189, 190 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);

- regulaminy wynagrodzeń i premii dla pracowników - dokument ustalający system wynagrodzeń, jeżeli odpowiedni artykuł nie znajduje się w wewnętrznych przepisach pracy (art. 135 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);

— harmonogram urlopów (art. 123 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);

- rozporządzenie o ochronie danych osobowych pracowników - dokument określający tryb przetwarzania danych osobowych (art. 86 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);

— dokumentacja dotycząca ochrony pracy (art. 212 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);

— karty osobiste w formularzach T-2, T-2GS (MS) (klauzula 12 Zasad prowadzenia i przechowywania zeszytów ćwiczeń, zatwierdzona dekretem rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 16 kwietnia 2003 r. N 225 „W zeszytach ćwiczeń” );

— karty czasu pracy (art. 91, 99 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej ustanawiają obowiązek pracodawcy prowadzenia ewidencji czasu faktycznie przepracowanego przez pracowników);

— umowy o pracę (art. 16, 56-59, 67 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);

— zeszyty ćwiczeń (art. 65, 66 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, Zasady prowadzenia i przechowywania zeszytów ćwiczeń);

— książka do rejestrowania ruchu zeszytów ćwiczeń i wkładek do nich (Zasady prowadzenia i przechowywania zeszytów ćwiczeń, uchwała Ministerstwa Pracy Federacji Rosyjskiej z dnia 10 października 2003 r. N 69 „Po zatwierdzeniu Instrukcji wypełniania pracy książki”);

— dziennik środków kontrolnych (klauzula 8 art. 16 ustawy federalnej z dnia 26 grudnia 2008 r. N 294-FZ „W sprawie ochrony praw osób prawnych i indywidualnych przedsiębiorców w sprawowaniu kontroli państwowej (nadzoru) i kontroli gminnej” );

- polecenia dla personelu - dotyczące zatrudnienia i zwolnienia, przeniesienia na inną pracę, udzielenia urlopu, wysłania w podróż służbową itp.;

- zlecenia dotyczące podstawowych działań - w sprawie zatwierdzenia lub zmiany tabeli personelu, w sprawie zmniejszenia liczby lub personelu pracowników organizacji, w sprawie pracy w weekendy, w sprawie zapewnienia pracownikom dodatkowych dni odpoczynku itp.

Oprócz tych dokumentów, biorąc pod uwagę specyfikę działalności lub warunki pracy, harmonogramy zmian, wykaz stanowisk z nieregularnymi godzinami pracy, a także dokumenty ustalające standardy pracy, tryb i wysokość zwrotu wydatków związanych z podróżami służbowymi może być obowiązkowe.

Dla Twojej wiadomości.Instytucja może mieć także układ zbiorowy, umowy studenckie (art. 198-208 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej), umowy dotyczące pełnej indywidualnej odpowiedzialności finansowej (art. 244 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej), opisy stanowisk (jeśli obowiązki służbowe nie są zawarte w umowie o pracę), notatki, protokoły, akty, dokumenty przedstawiane przez pracowników w trakcie wykonywania czynności służbowych (zaświadczenia lekarskie, orzeczenia sądowe, zaświadczenia o wezwaniach na rozprawy itp.), akta osobowe i inne dokumenty .

2. Sprawdzamy dokumenty. Przypomnijmy, że najważniejszymi szczegółami każdego dokumentu jest data jego sporządzenia oraz indeks ewidencyjny. Indeksem porządkowym jest jego numer seryjny, nadawany dokumentom w roku urzędowym, który w większości przypadków pokrywa się z rokiem kalendarzowym (od 1 stycznia do 31 grudnia). Wyjątek stanowią placówki oświatowe, instytucje kulturalne i niektóre inne instytucje, w których rok urzędowy rozpoczyna się 1 września. Uwaga: jeśli organizacja przyjęła ogólną ciągłą cyfrową numerację zamówień, obecność zamówienia N 18-a pomiędzy zamówieniami N 18 i N 19 może prowadzić organy kontrolne do przekonania, że ​​dokument został wydany z mocą wsteczną. Jeżeli fakt ten zostanie stwierdzony, dokument zostanie uznany za nieważny. Wszystkie dokumenty należy sprawdzić pod kątem podpisów osoby upoważnionej, wiz zatwierdzających, znaków znajomości pracownika, znaków egzekucji.

Główne regulacje regulujące tryb sporządzania dokumentów kadrowych to:

— GOST R 6.30-2003 „Ujednolicone systemy dokumentacji. Ujednolicony system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Wymagania dotyczące przygotowania dokumentu”;

— Uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 5 stycznia 2004 r. N 1 „W sprawie zatwierdzenia ujednoliconych form podstawowej dokumentacji księgowej do rejestrowania pracy i jej płatności”;

— Kodeks pracy.

Notatka.Aby sprawdzić faktyczne odzwierciedlenie dostępności dokumentów, można porównać kilka losowo wybranych dokumentów z odpowiadającymi im wpisami w dzienniku rejestracyjnym.

Uważać na!Szczególną uwagę należy zwrócić na sprawdzenie dokumentacji pracy, ponieważ są to główne dokumenty dotyczące stażu pracy i działalności pracowników. Przyjmując zeszyty ćwiczeń, pracownik odpowiedzialny za ich prowadzenie musi upewnić się, że organizacja posiada w nich zapasowe formularze zeszytów ćwiczeń i wkładek. Obowiązkowy charakter takiego dostarczenia formularzy określa paragraf 44 Regulaminu prowadzenia i przechowywania zeszytów ćwiczeń.

3. Sprawdzenie systemu rejestracji. Niemal zawsze funkcjonariusze personalni korzystają z dzienników do rejestracji dokumentów - dziennika zamówień dla personelu, dziennika zapoznania się z lokalnymi przepisami itp. Rejestracja dokumentów jest ważnym elementem zarządzania dokumentacją kadrową, dlatego przy wykonywaniu czynności kontrolnych i nadzorczych oficerowi personalnemu będzie łatwo udowodnić, że ten lub inny dokument nie został sporządzony z mocą wsteczną (w końcu dzienniki księgowe są zszyte, a strony w nich ponumerowane).

Ważnym elementem weryfikacji jest ustalenie obecności dokumentów potwierdzających, na przykład wyciągów do zamówień: czasami jest do nich link, ale samych dokumentów nie ma.

4. Sprawdzenie systemu przechowywania dokumentów. Tutaj komisja musi sprawdzić dostępność listy spraw - jej brak oznacza, że ​​system nie jest przemyślany i najprawdopodobniej niezorganizowany. Podczas audytu należy ustalić, czy wszystkie sprawy zawierające dokumenty osobowe zostały ujęte w nomenklaturze spraw, czy zostały spełnione wymagania dotyczące nagłówków spraw, czy zostały ustalone okresy przechowywania oraz czy są one zgodne z Wykazem standardowych archiwalnych dokumentów administracyjnych. dokumenty powstałe w trakcie działalności organów państwowych oraz organów i organizacji samorządu terytorialnego, wskazujące okresy przechowywania, zatwierdzone Zarządzeniem Ministra Kultury Federacji Rosyjskiej z dnia 25 sierpnia 2010 r. N 558.

5. Kontrola oprogramowania. Nie jest tajemnicą, że wiele instytucji przeszło już na prowadzenie dokumentacji kadrowej za pomocą oprogramowania. Dlatego też przy przyjmowaniu i przekazywaniu spraw należy sprawdzić:

— zgodność elektronicznych form dokumentów z wymogami obowiązującego prawodawstwa;

— systemy elektronicznego przechowywania i ochrony danych osobowych pracowników.

Zatem po kontroli komisja sporządza listę dokumentów z uwagami dotyczącymi ich dostępności i wykonania, z której wynika, które dokumenty wymagają poprawienia lub uzupełnienia, a które należy ponownie opracować.

Sporządzamy akt przyjęcia i przekazania dokumentów

Po sprawdzeniu dokumentów sporządzany jest akt przyjęcia i przekazania dokumentacji personalnej. Akt taki jest sporządzany arbitralnie.

Wskazane jest podanie nazw dokumentów i spraw, okresu, jakiego dotyczą, ich ilości, a także informacji o braku (uszkodzeniu lub nieścisłości) dokumentów, uwag co do ich treści i wyglądu.

Notatka.Wszystkie wykryte uchybienia w obiegu dokumentów personalnych muszą znaleźć odzwierciedlenie w certyfikacie odbioru.

Jeżeli nie został jeszcze wybrany nowy specjalista ds. kadr, rekomendujemy wystawienie zaświadczenia o przyjęciu, zgodnie z którym dotychczasowy pracownik działu kadr przekaże dokumenty działu kadr bez sprawdzania ich jakości i kompletności np. głównemu księgowemu lub inna osoba upoważniona przez kierownika, ilościowo. Następnie, gdy przybędzie nowy pracownik działu HR, zaakceptuje wszystkie przesłane dokumenty zgodnie ze zgłoszeniem i rozpocznie audyt dokumentacji. Na podstawie wyników audytu personalnego nowy pracownik może sporządzić notatkę lub raport skierowany do kierownika na temat zidentyfikowanych błędów w przygotowaniu i przechowywaniu dokumentacji oraz poprosić o utworzenie komisji w celu sprawdzenia stanu pracy z dokumentacją personalną.

Zalecamy sformalizowanie przyjmowania i przekazywania zeszytów pracy w odrębnym akcie. Akt taki musi zawierać wykaz wszystkich zeszytów ćwiczeń ze wskazaniem następujących informacji: nazwisko, imię i patronimik właściciela, seria i numer zeszytu (wkładki), łączna liczba zeszytów ćwiczeń i wkładek, w tym także tych, które nie są żądanych wcześniej przez zwolnionych pracowników. Tym samym aktem należy odnotować przeniesienie nowych form zeszytów ćwiczeń i wkładek do nich.

Dlaczego to polecamy? Ponieważ odpowiedzialność za prowadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie i wydawanie zeszytów pracy ponosi specjalnie upoważniona osoba wyznaczona na zlecenie (instrukcję) pracodawcy (klauzula 45 Zasad prowadzenia i przechowywania zeszytów pracy). Oznacza to, że będziesz musiał wydać polecenie, ale bez przekazywania imiennej listy akt pracy, jak możesz przypisać odpowiedzialność? Nie ma mowy. Tym samym procedura przyjmowania i przekazywania spraw pozwala nowemu pracownikowi ocenić stan dokumentów kadrowych i uwolnić się od odpowiedzialności za błędy popełnione w poprzednim okresie.

Podsumowując

Nie bój się dokumentować odbioru i przekazywania dokumentów personalnych. Taka procedura pozwoli nowemu pracownikowi działu HR ocenić stan dokumentów kadrowych i uwolnić się od odpowiedzialności za błędy popełnione w poprzednim okresie. Należy pamiętać, że jeśli nowoprzybyły odmówi podpisania protokołu przyjęcia (na przykład widząc, że akta osobowe są w złym stanie), należy mu wyjaśnić, że leży to w jego interesie. Rzeczywiście, w przypadku roszczeń ze strony organów regulacyjnych, cała odpowiedzialność spadnie na pracownika pełniącego w tym momencie obowiązki HR. Celem funkcjonariusza personalnego podejmującego swoje obowiązki powinno być doskonalenie działań służby personalnej oraz oprócz wykrycia błędów w już powstałych dokumentach, podjęcie wszelkich niezbędnych działań, aby zapobiec ich w przyszłości.