Formularz certyfikatu archiwalnego. Zasady wydawania świadectw archiwalnych, odpisów i wypisów

Zaświadczenie archiwalne to specjalny dokument, który zawiera imię i nazwisko, informację o przedmiocie wniosku, numer lub kod sprawy, liczbę kart dokumentów sprawy, podpis kierownika archiwum lub oddziału przedsiębiorstwa, którego jest częścią. Wszystkie informacje podane są w ścisłej chronologii. Niedopuszczalne są osobiste wnioski lub komentarze wykonawcy na temat treści.

Kiedy potrzebny jest certyfikat archiwalny?

Zaświadczenie archiwalne może być potrzebne w przypadku konieczności potwierdzenia określonego stanu lub jego zmiany.

Jest to dokument mający moc prawną i sporządzony zgodnie z prawem, a mianowicie: na papierze firmowym określonej organizacji (państwowej lub handlowej) i w określony sposób. Przedsiębiorstwa komercyjne mogą wydawać takie certyfikaty tylko wtedy, gdy posiadają własną, legalnie działającą sekcję archiwalną. W przeciwnym razie są one nieważne.

Najczęściej żądane rodzaje informacji archiwalnych

O pomoc możesz ubiegać się z następujących powodów:

• Po przejściu na emeryturę lub ponownym przeliczeniu. W takim przypadku wymagane jest zaświadczenie archiwalne, które będzie zawierało informacje o zarobkach i stażu pracy. Dokumentacja dowodowa jest przedstawiana na każdy rok całego okresu użytkowania. Jeżeli takich informacji brakuje, należy wystąpić o zaświadczenie o karcie pracowniczej firmy, a także nakazy dotyczące dopłat.
• W razie potrzeby dowód doświadczenia zawodowego. Sprawdzana jest ilość informacji dotyczących stażu pracy danej osoby na określonym stanowisku (podawane jest dokładne imię i nazwisko) w przedsiębiorstwie przez określony czas. Nie wszystkie dokumenty są dowodem. Zaświadczenie archiwalne ma moc prawną tylko wtedy, gdy obejmuje rachunki osobiste, karty członkowskie, książeczki płatnicze itp.
• W przypadku różnych transakcji dotyczących nieruchomości, gdy wymagane są informacje rejestracyjne. Certyfikat ten wskazuje wszystkie osoby, które kiedykolwiek zostały zarejestrowane w przestrzeni mieszkalnej. Informacja informuje, w którym roku nastąpiła rejestracja, z jakiego powodu została zakończona (zwolnienie lub śmierć) itp. Najczęściej takie zaświadczenie jest podejmowane w celu potwierdzenia braku właściciela praw autorskich do sprzedawanej nieruchomości.
• W przypadku zatrudnienia w firmie zagranicznej. Firmy zagraniczne starając się o pracę wymagają archiwalnego świadectwa ukończenia studiów wyższych. Jest to niezbędne do potwierdzenia autentyczności dyplomu. Dokument zawiera informacje o uczelni, specjalności, odbytych kursach, dacie podjęcia studiów i ukończeniu studiów, a także serii i numerze dyplomu.

Certyfikat archiwalny do podpisu

Bez względu na cel przybycia do archiwum, każdy obywatel ma obowiązek przedstawić paszport lub inny dokument potwierdzający jego tożsamość. Zaświadczenie archiwalne wydawane jest wyłącznie na podstawie własnoręcznego podpisu. Jeżeli nie ma możliwości przybycia osobiście, można wysłać pełnomocnika, który będzie posiadał pełnomocnictwo poświadczone notarialnie.

W tym artykule szczegółowo omówimy procedurę przygotowywania odpowiedzi na zgłoszenia realizowane w formie zarchiwizowanej pomocy.

Warto zwrócić szczególną uwagę na jedną, bardzo ważną zasadę. Wszelkie informacje interesujące wnioskodawcę można udzielić tylko wtedy, gdy istnieją na to dowody w postaci dokumentów archiwalnych. Informacje archiwalne nie powinny zawierać żadnych domysłów i założeń, nawet jeśli wydają się one logiczne w kontekście dokumentów dostępnych w archiwach firmy. Dlatego należy bezwzględnie pamiętać, że własne komentarze i wnioski w źródłach archiwalnych są surowo zabronione.

Certyfikat archiwalny i ma swoją ustaloną formę. W treści poświadczenia należy podać informację o przedmiocie żądania, a także wskazać kody archiwalne (numer sprawy zgodny z inwentarzem), numery kart w dokumentach sprawy, które stanowiły podstawę do wystawienia poświadczenia; informacja jest zwykle umieszczana na końcu tekstu. Należy zrozumieć, że certyfikat traci swoje znaczenie prawne, jeśli nie zawiera odnośnika do dokumentów archiwalnych i danych wyszukiwania.

Podstawowe zasady sporządzania aktu archiwalnego

Zaświadczenie archiwalne musi zawierać wyłącznie te informacje, które dotyczą osoby wskazanej we wniosku. Jeżeli dokument bazowy zawiera informacje o innych osobach (nie wymienionych we wniosku), to w zaświadczeniu w żadnym wypadku nie należy umieszczać wzmianek o tych osobach.

Tekst aktu musi być zgodny z chronologiczną zasadą kolejności zdarzeń, dokładnie w takiej kolejności, w jakiej są one prezentowane w dokumentach archiwalnych. W tekście nie powinno być żadnych poprawek.

Jeżeli kiedykolwiek zmieniono nazwy działów strukturalnych przedsiębiorstwa, samego przedsiębiorstwa, a także niektórych stanowisk, to w certyfikacie archiwalnym nie należy podawać ich współczesnych nazw. Zatem tworząc świadectwo archiwalne o pracy danej osoby w określonej organizacji, wszystkie nazwiska muszą zostać przeniesione z oryginalnych dokumentów archiwalnych dokładnie zgodnie ze sposobem, w jaki są tam wskazane, w okresie niezbędnym do wygenerowania zaświadczenia. Jeżeli w terminie określonym we wniosku nastąpiła jakakolwiek zmiana nazwy, wówczas wszystkie muszą zostać odzwierciedlone w certyfikacie. Można to zrobić w dowolnej formie; przykład można zobaczyć w przykładowej zarchiwizowanej pomocy.

Przy sporządzaniu zaświadczenia archiwalnego mogą zostać odkryte pewne niezgodności z informacjami zawartymi we wniosku. Może to być na przykład różna pisownia imion, pod warunkiem, że nazwisko i inne dane są zgodne. Mogą również zawierać poprawki, nieczytelny tekst oryginalny lub skróty. W takich przypadkach należy dokonać odpowiednich adnotacji w zaświadczeniu. Na przykład w żądanym miejscu tekstu umieszczane są nawiasy, w których wskazane jest oznaczenie tego typu: „Tak w oryginalnym dokumencie” lub podobna opcja (przykład można zobaczyć również w drugiej próbce odnośnika archiwalnego ).

Jeśli wniosek dotyczy wynagrodzeń, należy osobno wskazać kwotę naliczaną co miesiąc. Informacje z dokumentów archiwalnych są przekazywane w taki sam sposób, w jaki zostały odzwierciedlone w oryginałach, skala cenowa jest również pobierana z żądanego okresu. Jeżeli w niektórych miesiącach nie ma rozliczeń międzyokresowych, należy to również odnotować w zaświadczeniu.

Generując zaświadczenie, nie ma potrzeby obliczania całkowitej kwoty za rok, a także średniego miesięcznego lub średniorocznego dochodu, dokonywania korekt o inflację i podobnych obliczeń. W rzeczywistości kompilator certyfikatu jest zobowiązany jedynie do przeniesienia danych z oryginału do nowoczesnego dokumentu.

Jeśli dokumenty dotyczące wynagrodzeń nie są dostępne, zaświadczenie można sporządzić na podstawie tabeli personelu. Na podstawie takich danych możliwe jest ustalenie oficjalnego wynagrodzenia za konkretny okres. Studiując, możliwe jest również określenie dostępności innych płatności w interesującym wnioskodawcę okresie.

Jeżeli zachodzi konieczność sporządzenia zaświadczenia o nadaniu konkretnej osobie, należy zadbać o to, aby zawierało ono następujące informacje: nazwę dokumentu, który był podstawą przyznania nagrody (uchwała, postanowienie, decyzja itp.), imię i nazwisko nagrody, imię i nazwisko nagrodzonej osoby.

Certyfikat musi zostać podpisany przez kierownika lub osobę upoważnioną, zgodnie z ustalonym zleceniem lub opisem stanowiska. Dokument ten musi być również poświadczony pieczęcią organizacji.

Archiwalne świadectwo doświadczenia zawodowego - pierwsza próbka

TRANSKRYPT ARCHIWALNY

25.09.2014 № 02-14/002136

Do nr b/n z dnia 10.01.2014r

Stepanova Evgenia Alekseevna została zatrudniona 21.05.2001 przez Wydział Technologii i Remontu Sprzętu Do Zbiórki (od 01.12.2005 - nazywa się Zakład Technologii Produkcji Panikli) na stanowisko operatora zakładu przetwórczego (zarządzenie dyrektora z dnia 21.05.2001 nr 201-k), przeniesiony 31.07.2004 na stanowisko brygadzisty III kategorii wydziału kontroli (zarządzenie dyrektora z dnia 31 lipca 2004 roku nr 268-k z dnia 22 marca). , 2007, została zwolniona na własny wniosek (zarządzenie dyrektora z dnia 20 marca 2007 r. nr 302-k).

Baza:

F. 45, op. 6, zm. 125, l. 96.

F. 45, op. 6, zm. 138, l. 16.

F. 45, op. 6, zm. 197, l. 202.

Merkulova S.I.

Archiwalne zaświadczenie płacowe - wzór drugi

TRANSKRYPT ARCHIWALNY

24.10.2014 № 06-14/0298

Do nr b/n z dnia 19.10.2014r

Zgodnie z osobistymi rachunkami wynagrodzeń pracowników Federalnej Instytucji Budżetowej „Irkuck Instytut Sztuki” za maj - wrzesień 2012 r. Władimir Jarosławowicz Pawłow naliczył:

maj 2012 - 37 214,07 RUB;

czerwiec 2012 – 36 819,98 RUB;

Lipiec 2012 r. - 42514,25 rubli;

sierpień 2012 -

wrzesień 2012 - 37 880,54 RUB

Brak informacji o rozliczeniach międzyokresowych za sierpień 2012 na kontach osobistych.

Pawłow Władimir Jarosławowicz za rok 2013 miał rozliczenia międzyokresowe:

styczeń 2013 – 38 215,35 RUB;

(wymień podobnie)

Grudzień 2013 r. - 1027,61 rub.

Kwoty podane są zarówno w dokumentach, jak i na skali cen obowiązującej w wnioskowanym okresie.

Baza:

F. 366, op. 4, zm. 26, l. 234-237.

F. 366, op. 4, zm. 39, l. 199-211.

Krivenko S.I.

W artykule podajemy jedynie dwa przykłady archiwalnych wzorów zaświadczeń, jeden dotyczy doświadczenia zawodowego, drugi wynagrodzenia. Korzystając z udostępnionych przez nas formularzy, możesz przygotować certyfikaty na dowolny interesujący Cię temat. W celu uzupełnienia zapytania można również przygotować informacje w formularzu. Porozmawiamy o tym temacie w kolejnych artykułach.

Przepisy ustanawiają różne okresy przechowywania dokumentów w organizacjach. Tym samym pracodawcy mają obowiązek przechowywać umowy o pracę z pracownikami przez 75 lat, a dokumenty kadrowe przez 50 lat. W tym czasie pracownicy mogą ubiegać się o potwierdzenie doświadczenia zawodowego, pełnienia określonych funkcji i delegacji w podróżach służbowych. W tym artykule przeanalizujemy wzór zaświadczenia archiwalnego, na podstawie którego specjaliści HR mogą udzielać informacji na prośby pracowników.

Gdzie zdobyć zarchiwizowany certyfikat

W zależności od tego, jakie informacje są potrzebne i ile mają lat, obywatele mogą kontaktować się z:

• bezpośrednio do archiwów działających na terenie województwa lub bezpośrednio do Archiwum Federalnego;
• organizacjom posiadającym niezbędne informacje, jeżeli nie upłynął jeszcze termin przekazania ich do archiwum;
• w MFC uprawnionym do świadczenia takich usług.

Na przykład przy rejestracji praw do spadku lub prywatyzacji możesz potrzebować zaświadczenia archiwalnego Formularza 9 - jak to się nazywa, o rejestracji lub rejestracji. Można go uzyskać w MFC lub u władz lokalnych. A jeśli potrzebujesz potwierdzenia stażu pracy, np. do uzyskania tytułu „Weterana pracy” lub przejścia na emeryturę, to powinieneś skontaktować się bezpośrednio ze swoim pracodawcą – obecnym i, jeśli to konieczne, poprzednim. Jeśli z jakiegoś powodu organizacja już nie istnieje, należy zwrócić się o informację do jej następcy lub do archiwum miejskiego.

Niezależnie od tego, gdzie składasz wniosek, musisz złożyć pisemny wniosek o udzielenie informacji. Będziemy musieli wyjaśnić:

• nazwa organizacji, do której kierowany jest wniosek;
• PEŁNE IMIĘ I NAZWISKO. Wnioskodawca;
• powody kontaktu i istota żądania;
• Szczegóły kontaktu.

Pisemny wniosek jest własnoręcznie podpisany przez wnioskodawcę i datowany na aktualną datę.

Jakie dane są uważane za obowiązkowe?

Najczęściej dział HR proszony jest o potwierdzenie doświadczenia zawodowego, warto więc wziąć próbkę archiwalnego zaświadczenia o stażu pracy i na jego przykładzie przyjrzeć się strukturze takich dokumentów i wymaganych w nich informacji.

Przykładowy zaświadczenie archiwalne potwierdzające doświadczenie zawodowe (jedna z opcji) wygląda następująco:

Od razu zwracamy uwagę na fakt, że w tym przypadku nie ma obowiązkowego formularza. Specjalista HR może skorzystać z dowolnego dogodnego szablonu. Jednocześnie w „Podstawowych zasadach funkcjonowania archiwów organizacyjnych” z dnia 02.06.2002 r. znajduje się Załącznik 42 z przykładem zaświadczenia. Ponieważ jednak Reguły mają charakter metodologiczny i informacyjny, nie ma potrzeby przywoływania tego przykładu. Najważniejszą rzeczą wymaganą od oficera personalnego jest spełnienie podstawowych wymagań dotyczących wydanego dokumentu:

• jest sporządzony na papierze firmowym organizacji;
• wskazać datę sporządzenia i numer;
• wskazać, w czyim imieniu wydano informację;
• w przypadku potwierdzenia stażu pracy należy wskazać okres pracy, odnosząc się do zarządzeń o zatrudnieniu i zwolnieniu, podając ich szczegółowe informacje, w pozostałych przypadkach - w odniesieniu do innych poleceń służbowych wydanych przez pracodawcę;
• wskazać cel udzielenia informacji na podstawie żądania. W naszym przypadku - o złożenie do funduszu emerytalnego;
• Pamiętaj, aby podpisać z menadżerem i opatrzyć pieczątką, jeśli jest dostępna, w celu dodatkowego potwierdzenia autentyczności.

Należy pamiętać, że wydawanie zaświadczeń w archiwach i u pracodawców jest bezpłatne. Jeśli chodzi o termin, możemy powiedzieć, że zgodnie z Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej na pisemny wniosek pracownika (nie ma znaczenia obecnego lub byłego) dokumenty dotyczące jego działalności zawodowej należy dostarczyć w ciągu trzech dni od data złożenia wniosku.

Archiwum jest instytucją rządową zapewniającą bezpieczeństwo dokumentów, dogodne warunki ich wykorzystania, udostępniającą informacje władzom państwowym i samorządowym, a także zaspokajającą potrzeby informacyjne ludności. A uzyskanie informacji niezbędnych do ochrony osobistych interesów obywateli jest naszym niezbywalnym prawem. Rozważmy etapy, przez które przechodzi dana osoba, składając wniosek do archiwum.

Jakiego rodzaju są prośby?

Istnieją trzy rodzaje żądań:

• tematyczny- prośby o informacje na konkretny problem, temat, wydarzenie lub fakt. Na przykład prośba biograficzna, która ustala informacje niezbędne do zbadania życia konkretnej osoby i wyjaśnia fakty z jej biografii;
• genealogiczny- prośby wyrażające potrzebę przedstawienia informacji dokumentalnych stwierdzających pokrewieństwo, więzy rodzinne dwóch lub więcej osób, historię rodziny, klan;
• społeczno-prawne- żądania konkretnej osoby lub organizacji związane z zapewnieniem jej praw i uzasadnionych interesów. Dzielą się na trzy grupy:
  • o charakterze urzędowym ze strony władz ustawodawczych i wykonawczych;
  • od osób fizycznych i prawnych;
  • wnioski obywateli rosyjskich i zagranicznych oraz bezpaństwowców mieszkających za granicą, tzw. konsularne.

Dla nas najciekawsze będą wnioski społeczno-prawne od osób fizycznych i prawnych. Zgodnie z Zasadami organizacji przechowywania, pozyskiwania, rejestrowania i korzystania z dokumentów Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej do wniosków społecznych i prawnych zalicza się prośby o potwierdzenie:

• staż pracy i wynagrodzenie,
• służba w jednostkach i formacjach wojskowych,
• o stanie zdrowia,
• nagradzanie, nadawanie tytułów,
• zdobycie wykształcenia,
• stosowanie represji,
• o aktach stanu cywilnego itp.

Przykład 1

Zwiń pokaz

Przykładowo, po przeanalizowaniu stażu pracy pracownika zatrudnionego na stanowisku kierowniczym i odpowiedzialnym, firma będzie chciała się upewnić, czy pracownik rzeczywiście miał doświadczenie w pracy w dużej firmie. Jeżeli spółka została zlikwidowana w trybie przewidzianym przez prawo (w tym w wyniku postępowania upadłościowego) lub została przekształcona w sposób, który wiązał się z przeniesieniem dokumentów personalnych do archiwum, pracodawca może zwrócić się do archiwum z odpowiednim wnioskiem .

Nierzadko zdarzają się problemy z przygotowaniem dokumentów związanych z przyznaniem emerytur pracownikom.

Usługi bezpłatne i płatne

Archiwum bezpłatnie realizuje wszelkie wnioski społeczne i prawne. Ale są wyjątki:

• jeśli potrzebujesz pilnie spełnić swoją prośbę (w ciągu 1-5 dni od dnia złożenia wniosku);
• wystawić duplikat lub ponownie wystawić zaświadczenie archiwalne w zastępstwie za utracone lub zniszczone z winy wnioskodawcy (z wyjątkiem udokumentowanych wypadków);
• na żądanie wnioskodawcy przedstawić kilka kopii aktu archiwalnego;
• złożyć wniosek o staż pracy i wynagrodzenie za okres dłuższy niż 5 lat (60 kolejnych miesięcy);
• złóż zapytanie o prawa własności.

Za usługi świadczone w czytelni archiwalnej nie pobiera się opłat (z wyjątkiem usług nieprzewidzianych w Regulaminie pracy użytkowników w czytelniach archiwów państwowych Federacji Rosyjskiej).

Zakres odpłatnej pracy i usług świadczonych przez archiwa ustala Federalna Służba Archiwalna Rosji. Na tej podstawie archiwum może opracować bardziej szczegółowy wykaz, który jest zatwierdzany przez dyrektora. Ponadto archiwum może samodzielnie określić kategorie osób prawnych i fizycznych (emeryci, osoby niepełnosprawne, domy dziecka itp.), Dla których praca i usługi są świadczone na preferencyjnych warunkach.

Zapytaj o terminy

Zgodnie z Podstawowymi zasadami funkcjonowania archiwów organizacji (zatwierdzonymi decyzją Zarządu Rosarchowa z dnia 02.06.2002 r.) termin na realizację wniosków o charakterze społeczno-prawnym w oparciu o dokumenty archiwalne nie powinien przekraczać 30 dni od dnia zarejestrowania wniosku. Za zgodą kierownictwa archiwum termin ten może zostać w razie potrzeby przedłużony, jednak nie więcej niż o 30 dni, za obowiązkowym powiadomieniem wnioskodawcy. Jeżeli po upływie ustalonych terminów nie otrzymano odpowiedzi, należy zwrócić się do kierownictwa archiwalnego danego obwodu z prośbą o podanie przyczyny niezrealizowania wysłanego odwołania.

Realizacja wniosków odbywa się zgodnie z procedurą korzystania z dokumentów z Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej, ustanowioną ustawą federalną z dnia 22 października 2004 r. Nr 125-FZ „O sprawach archiwalnych w Federacji Rosyjskiej”, ustawa federalna z dnia 20 lutego 1995 r. Nr 24-FZ „O informacji, informatyzacji i ochronie informacji”.

Jeśli Twoje żądanie zostanie uznane za niezwiązane z rdzeniem, wówczas jego przekazanie zgodnie z przynależnością do innych archiwów lub organizacji musi nastąpić w terminie 5 dni od dnia otrzymania żądania przez archiwum, o czym należy Cię poinformować.

Gdzie się skontaktować?

Po pierwsze, to, z jakim archiwum się skontaktować, zależy od skali interesującej Cię organizacji: jeśli potrzebujesz informacji o osobie, która pracuje (pracowała) w instytucji federalnej, powinieneś skontaktować się z archiwum federalnym; podporządkowanie republikańskie, regionalne, regionalne - archiwom państwowym odpowiedniego regionu; podporządkowanie miasta i powiatu – archiwom miejskim.

Przykład 2

Zwiń pokaz

Jeśli chcesz uzyskać informacje o osobie, która pracowała w likwidowanym przedsiębiorstwie państwowym w Moskwie, należy skontaktować się z Centralnym Państwowym Archiwum Dokumentów dotyczących Kadry Likwidowanych Państwowych Przedsiębiorstw, Instytucji i Organizacji w Moskwie.

Jeżeli dana osoba pracowała w przedsiębiorstwie komunalnym lub w organizacji pozarządowej, poszukiwania dokumentów należy rozpocząć od archiwum miasta lub powiatu. Organizacje komercyjne mają trudności ze względu na brak mechanizmów prawnych umożliwiających żądanie przekazania dokumentów do przechowywania państwowego.

Aby dowiedzieć się, z którym archiwum się skontaktować, możesz skorzystać ze strony internetowej www.rusarchives.ru. Istnieje także internetowy przewodnik po archiwach rosyjskich www.guides.rusarchives.ru, który umożliwia przeszukanie 31 archiwów federalnych i 49 archiwów regionalnych i obejmuje około 140 tysięcy funduszy archiwalnych zawierających dokumentację społeczno-polityczną, historyczną, wojskową, gospodarczą i inną.

Jak złożyć wniosek?

Wniosek nie ma ścisłych wymagań; wniosek jest sporządzany w dowolnej formie, ale kierowany do dyrektora archiwum. Niezależnie od rodzaju żądania należy podać następujące informacje:

• nazwisko, imię, patronimika osoby zainteresowanej w chwili obecnej i koniecznie nazwisko w żądanym okresie (podać rok zmiany nazwiska, jeśli to nastąpiło);
• adres, na który należy przesłać odpowiedź archiwum;
• Twój numer telefonu kontaktowego;
• jakie informacje są wymagane i w jakim celu.

Oto najczęstsze zapytania i wyjaśnij, co należy określić w każdym z nich, aby możliwe było wykonanie takiego zapytania:

Generalnie niektóre archiwa przyjmują nie tylko wnioski społeczno-prawne sporządzone w formie papierowej, ale także przesłane e-mailem, a niektóre nawet telefonicznie.

Przykład 3

przykładowy wniosek o uzyskanie archiwalnego zaświadczenia o wynagrodzeniu

Zwiń pokaz

Przykład 4

Przykładowy list z prośbą od osoby prawnej (przykładowy formularz)

Zwiń pokaz

Zapis archiwalny

Najczęściej wnioskodawca otrzymuje odpowiedź na wniosek w formie zaświadczenia archiwalnego, rzadziej – wypisu archiwalnego lub kopii dokumentu.

Według GOST R 51141-98 „Zarządzanie biurem i archiwizacja. Warunki i definicje" transkrypcja archiwalna - jest to urzędowy dokument archiwalny zawierający informacje z dokumentów archiwalnych związane z przedmiotem wniosku, ze wskazaniem adresów dokumentów.

Przyjrzyjmy się kilku certyfikatom wydawanym dla najpopularniejszych żądań.

W zaświadczeniu archiwalnym potwierdzającym staż pracy znajdują się dane za czas, za jaki znajdują się informacje w dokumentach archiwalnych: podana jest dokładna nazwa stanowiska zajmowanego przez obywatela oraz okres jego pracy (patrz przykład 5). Arkusze ewidencyjne personelu, kwestionariusze, autobiografie, sporządzone własnoręcznie przez obywatela, na których nie ma żadnych śladów weryfikacji zawartych w nich informacji na podstawie przedłożonych oryginałów dokumentów lub zaświadczeń, nie mogą stanowić podstawy do wystawienia zaświadczeń archiwalnych doświadczenie zawodowe (w razie potrzeby informacja ta przekazywana jest w formie pisemnej). Jako dokumenty potwierdzające doświadczenie zawodowe stosuje się wyłącznie zlecenia na główną działalność, rachunki osobiste, książeczki płacowe i karty członkowskie związkowe.

Zaświadczenie o przyznaniu lub przeliczeniu emerytury zawiera informacje w sposób określony przez organ wypłacający emerytury obywatelom. Informacje o zarobkach zawarte są w zaświadczeniu w formie zgodnej z dokumentami archiwalnymi. Dane prezentowane są oddzielnie dla każdego roku, bez sumowania w ciągu roku. Archiwum nie oblicza średnich miesięcznych i średniorocznych zarobków. W przypadku braku dokumentów dotyczących wynagrodzeń oficjalne wynagrodzenie można ustalić na podstawie tabeli personelu organizacji na odpowiedni okres, inne płatności - na podstawie zamówień w sprawach personalnych lub głównej działalności.

W świadectwie edukacji, jeżeli w dokumentach nie ma informacji o ukończeniu przez obywatela placówki oświatowej, wskazano, w jakim kierunku lub klasie się uczył.

Wykonując wielokrotne wnioski lub sporządzając na wniosek obywatela (organizacji) zaświadczenie podobne do wydanego wcześniej, archiwum sprawdza zgodność informacji zawartych w tym zaświadczeniu z informacjami dostępnymi w dokumentach, a w przypadku dodatkowych informacji zostanie odnaleziony, włącza go do ponownie wydanego certyfikatu archiwalnego.

Przykład 5

Przykładowy certyfikat archiwalny

Zwiń pokaz

Jeżeli w archiwum nie ma dokumentów niezbędnych do realizacji wniosku, na formularzu archiwalnym sporządzana jest odpowiedź, w której podaje się przyczyny braku dokumentów zawierających żądane informacje i podaje niezbędne zalecenia. Przygotowując odpowiedzi „negatywne”, archiwiści starają się unikać sformułowań typu „nie otrzymano dokumentów do przechowywania w archiwum”, zazwyczaj wnioskodawca otrzymuje zalecenia dotyczące sposobu znalezienia niezbędnych informacji lub przyczyny braku dokumentów archiwalnych na dany temat żądania jest wyjaśnione. W przypadku udokumentowanego faktu utraty dokumentów archiwalnych zawierających żądane informacje, archiwum może (ale nie ma obowiązku) wystawić zaświadczenie o przyczynach ich utraty, jeżeli jest to konieczne, potwierdzone pieczęcią archiwum.

Należy zaznaczyć, że tekst w odnośniku archiwalnym podany jest w chronologicznej kolejności wydarzeń, w niektórych przypadkach reprodukuje cytaty z dokumentów archiwalnych. Po tekście poświadczenia podawane są dane wyszukiwania dokumentów, które posłużyły za podstawę do jego sporządzenia (numery funduszy, inwentarze, akta, arkusze dokumentu). Należy zaznaczyć, że treść zaświadczenia archiwalnego jest taka podane w chronologicznym ciągu wydarzeń, w niektórych przypadkach odtwarza cytaty z dokumentów archiwalnych. Po tekście zaświadczenia wskazane są dane wyszukiwania dokumentów, które posłużyły za podstawę do jego sporządzenia (numery funduszy, inwentarze, akta, arkusze dokumentu).

Generalnie dość trudno jest ujednolicić formę zaświadczenia archiwalnego, a także formę pisania wniosku. Istnieją jednak Zalecenia dotyczące sporządzania odniesień archiwalnych i odpowiedzi na standardowe wnioski o charakterze społeczno-prawnym wydawane przez instytucje archiwalne Federacji Rosyjskiej (pismo Rosarchiwum nr 6/486-K z dnia 14 marca 2005 r.). W Rekomendacjach zawarto 12 przykładów informacji archiwalnych dotyczących kilku różnych sytuacji.

Kopie aktu archiwalnego (bez stempla i pieczęci) są poświadczone przez kierownika archiwum i pozostają w aktach archiwum.

Należy pamiętać, że certyfikaty archiwalne różnią się nazwą typu dokumentu „ODNIESIENIE ARCHIWALNE” od innych certyfikatów, które nazywane są po prostu „POMOC”.

Spółki prawa handlowego mają również prawo do wydawania świadectw archiwalnych i wyciągów archiwalnych, pod warunkiem jednak, że posiadają archiwum w formie odrębnego działu. W przeciwnym wypadku będą one ograniczone do zwykłych zaświadczeń, wypisów i kopii.

Zgodnie z Podstawowymi Zasadami Funkcjonowania Archiwów Organizacji, zatwierdzonymi decyzją Zarządu Rosarchowa z dnia 02.06.2002 r. i obowiązującymi wszystkie organizacje pozarządowe, archiwum tworzy się jako samodzielną jednostkę strukturalną organizacji lub jednostka w ramach obsługi dokumentacji zarządzania (praca biurowa), która przyjmuje i przechowuje dokumenty archiwalne z przeznaczeniem do wykorzystania. Zaświadczenia, kopie archiwalne i wyciągi identyczne z oryginałem poświadczane są podpisem kierownika organizacji lub osoby przez niego upoważnionej (kierownika jednostki, do której należy archiwum) oraz pieczęcią urzędową organizacji.

Wyciąg archiwalny i kopia archiwalna

Na wyciągu archiwalnym i kopii archiwalnej umieszcza się odpowiednie oznaczenia - „WYCIĄG ARCHIWALNY” lub „KOPIA ARCHIWALNA”. Sporządza się je w formie archiwalnej, przy czym przy wykonywaniu ksero- i kserokopii dokumentów archiwalnych nie stosuje się formy archiwalnej.

Przy sporządzaniu wyciągu odtwarza się w całości nazwę oryginalnego dokumentu, jego numer i datę (patrz przykład 6). Treść zarchiwizowanego wyciągu z dokumentu musi odpowiadać żądaniu. Nie należy naruszać spójności treści i dokładnego znaczenia każdego dokumentu wyodrębnionego z tekstu. Na początku i na końcu każdego wyciągu z dokumentu, a także w miejscach, w których brakuje poszczególnych słów, umieszcza się wielokropek. Jeden wyciąg archiwalny może zawierać wyciągi tylko z jednego dokumentu.

Uwaga! Poszczególne słowa i wyrażenia oryginału dokumentu budzące wątpliwości co do ich autentyczności należy opatrzyć słowami: „tak w dokumencie”.

Kopie i wyciągi archiwalne poświadczane są podpisem kierownika archiwum i pieczęcią urzędową organizacji.

Przykład 6

Przykładowy wyciąg archiwalny

Zwiń pokaz

Po tekście wyciągu archiwalnego podaje się kod archiwalny i numery kart jednostki przechowywania dokumentu archiwalnego, które posłużyły za podstawę do wydania tego wyciągu (patrz przykład 6).

Kopia archiwalna całkowicie duplikuje żądany dokument. Na odwrocie znajdują się kody archiwalne i numery kart jednostek przechowywania dokumentu archiwalnego.

Wszystkie arkusze kopii archiwalnej lub wyciągu muszą być zszyte, ponumerowane i poświadczone w miejscach zszywek przez kierownika archiwum.

Dokumenty informacyjne, kopie archiwalne i wyciągi sporządzone przez archiwum przesyłane są wnioskodawcy pocztą tradycyjną.

Jeśli przekazałeś dokumenty do przechowywania osobie trzeciej

Załóżmy, że Twoja firma przekazała swoje dokumenty na przechowanie zewnętrznej organizacji, która profesjonalnie świadczy tego typu usługi. Usługi takie świadczą nie tylko archiwa komercyjne, ale także archiwa państwowe/miejskie. Właścicielem dokumentów pozostaje firma, na której terytorium dokumenty się już nie znajdują. Kto w takim wypadku ma prawo wystawiać świadectwa archiwalne: kustosz czy właściciel?

Zgodnie z art. 892 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej z dnia 26 stycznia 1996 r. Nr 14-FZ opiekun nie ma prawa bez zgody przekazującego do korzystania z rzeczy przekazanej do przechowywania, a także zapewniania możliwości korzystania z niej osobom trzecim, z wyjątkiem przypadków, gdy korzystanie z przechowywanej rzeczy jest niezbędne dla zapewnienia jej bezpieczeństwa i nie jest sprzeczne z umową o przechowanie. Dlatego jeśli chcesz przenieść na kuratora uprawnienia do wydawania zaświadczeń na wnioski socjalno-prawne i zaoszczędzić swój czas, to zawrzyj ten warunek w umowie outsourcingowej. W przeciwnym razie z dokumentami poradzi sobie sama firma będąca właścicielem: w razie potrzeby będzie musiała zwrócić się do urzędu z prośbą o wywiezienie wcześniej dokumentów, zająć się nimi i sporządzić zaświadczenie archiwalne, gdyż kwestia poufności informacji nadal jest priorytetem.

Przypisy

Zwiń pokaz

W wielu sytuacjach konieczne jest zaświadczenie o zameldowaniu w miejscu zamieszkania. Można go słusznie nazwać najpopularniejszym zabezpieczeniem w transakcjach różnego rodzaju. Dlaczego jest potrzebny, jak go zdobyć i czym różni się od podobnych dokumentów. Faktem jest, że certyfikat w Form 9 „słynie” z popularnych nazw, które nie zawsze dokładnie odpowiadają jego funkcjom. Niemniej jednak nazwy utkwiły w pamięci i nie ma sensu nikogo przekwalifikowywać.

Zaczniemy od oficjalnej nazwy.

Co to jest formularz certyfikatu 9

Oficjalnie ten dokument nazywa się certyfikatem w formie 9. Dla wielu osób nie ma to żadnego znaczenia. A wszystko dlatego, że wśród ludzi taki dokument otrzymał swoje własne nazwy:

• Świadectwo składu rodziny.
• Certyfikat rejestracji.
• Certyfikat rejestracji.
• Certyfikat rezydencji.

Pomimo różnych nazw, mówimy o tym samym papierze. W ciągu ostatnich dziesięcioleci zaszły bardzo niewielkie zmiany w zaświadczeniu o rejestracji w miejscu zamieszkania, dlatego nadal w użyciu są nazwiska z czasów sowieckich.

Wydawanie tego dokumentu reguluje dekret rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 17 lipca 1995 r. nr 713.

Zwykły certyfikat, Formularz 9, zawiera informacje o tym, kto mieszka i jest właścicielem nieruchomości mieszkalnej. W szczególności zawiera następujące informacje:

• Dane o rodzaju nieruchomości, jej powierzchni całkowitej i mieszkalnej, liczbie pokoi.
• Lista osób zarejestrowanych w prywatnym domu lub mieszkaniu.
• Daty rejestracji tych osób pod adresem.
• Informacje o właścicielach domów.
• Informacja o stopniu pokrewieństwa pomiędzy właścicielami nieruchomości a osobami w niej zarejestrowanymi.
• Wskazana jest także osoba, na którą wydawane jest zaświadczenie.

Notatka: Tym samym zaświadczenie o zameldowaniu w miejscu zamieszkania odzwierciedla sytuację w momencie wystawienia tego zaświadczenia: czyli kto w danej chwili zamieszkuje i jest właścicielem nieruchomości.

Różnice w stosunku do informacji archiwalnych

Ale papier Form 9 ma drugą opcję - certyfikat archiwalny. W zasadzie jest to ten sam dokument, ale oprócz powyższych informacji wskazuje także wszystkie osoby, które kiedykolwiek były zameldowane w lokalu mieszkalnym od momentu jego dostarczenia do chwili obecnej. Z datami rejestracji i wymeldowania.

Ważny: Zarchiwizowana wersja zaświadczenia Form 9 pomaga prześledzić historię mieszkania lub domu. Dlatego tak się to nazywa.

To właśnie możliwość śledzenia dynamiki mieszkańców odróżnia praktyczne wykorzystanie tych dwóch artykułów. Zaświadczenie archiwalne wymagane jest zazwyczaj w przypadkach, gdy mówimy o pewnego rodzaju sporach majątkowych.

Oto kilka sytuacji, kiedy będzie to wymagane w pakiecie dokumentów:

• Podczas rejestracji spadku. Często spadkobierca nie kontaktuje się z notariuszem, który poświadczył testament. I faktycznie przejmuje mieszkanie zmarłego w posiadanie - to znaczy nie dokumentuje tego, ale po prostu w dalszym ciągu z mieszkania korzysta. Aby udowodnić swoje prawo do mieszkania, będzie musiał przedstawić potwierdzenie, że w chwili śmierci spadkodawcy mieszkał z nim. W tym przypadku pomocne będzie wystawienie certyfikatu.
• W przypadku konfliktu majątkowego, gdy wymagane jest wykazanie, że osoba, która wróciła z więzienia, zamieszkiwała już wcześniej w mieszkaniu lub domu będącym przedmiotem sporu.
• Podczas prywatyzacji. W takim przypadku potrzebne jest zaświadczenie archiwalne potwierdzające, że wnioskodawca o prywatyzację mieszkaniową nie korzystał wcześniej z tego prawa. Dokument na Formularzu 9 jest wymagany we wszystkich dotychczasowych miejscach zamieszkania wnioskodawcy.

Kupno domu: czy potrzebujesz domu archiwalnego, czy wystarczy zwykły?

Eksperci z zakresu prawa mieszkaniowego często zadają sobie pytanie: czy do transakcji kupna-sprzedaży lokalu mieszkalnego potrzebny jest zaświadczenie archiwalne?

Zdania są tutaj podzielone. Zgodnie z prawem nie ma takiej potrzeby; wystarczy zwykła wersja, odzwierciedlająca aktualny stan mieszkańców. Eksperci zalecają jednak większą ostrożność. Na rynku nieruchomości mieszkaniowych jest obecnie zbyt wielu oszustów. A dodatkowe sprawdzenie kupowanego mieszkania nigdy nie będzie zbędne.

Prosząc właściciela o zamówienie certyfikatu archiwalnego, dowiesz się z pewnością, czy są jakieś osoby, które tymczasowo opuściły lokal. Mogą to być osoby skazane na odbywanie kary w mniej odległych miejscach. Lub studenci, którzy mają tymczasową rejestrację w miejscu studiów.

Notatka: zgodnie z ustawodawstwem rosyjskim Formularz 9 nie ma okresu ważności. Ale zwykle podczas transakcji wskazuje się, że należy je podjąć nie później niż miesiąc temu. Dlatego w trakcie przedłużających się procesów związanych z rejestracją nieruchomości lub sporami majątkowymi może zaistnieć konieczność kilkukrotnego zamówienia zaświadczenia.

Zarówno te, jak i inne osoby są w stanie po pewnym czasie zakwestionować zakup i sprzedaż. Dlatego wystawienie zaświadczenia archiwalnego pomoże zweryfikować czystość transakcji.

Jak dostać się do

Dokument wydawany jest po kontakcie z biurem paszportowym lub MFC. Ale najpierw
Zastanówmy się, kto może zamówić „dziewiątkę”.

• Rzeczywisty właściciel mieszkania (nawet jeśli nie jest w nim zarejestrowany). Może otrzymać wersję archiwalną certyfikatu na cały okres posiadania nieruchomości. W przypadku wcześniejszej wersji konieczne będzie odnalezienie poprzednich właścicieli.
• Osoba zarejestrowana pod tym adresem (certyfikat zawiera informacje tylko za okres rejestracji).
• Rodzic, opiekun lub opiekun dziecka będący właścicielem lokalu mieszkalnego lub w nim mieszkający.
• Adwokat obywatelski, który należy do którejkolwiek z trzech powyższych kategorii.

Ważny: Wszystkie osoby prawnie uprawnione do otrzymania Formularza 9 mają jedną wspólną cechę: mogą otrzymać zaświadczenie jedynie na okres zamieszkiwania lub posiadania domu lub mieszkania.

Oznacza to, że pośrednicy w handlu nieruchomościami, potencjalni nabywcy i inne osoby trzecie nie mają prawa zamówić takiego certyfikatu. Surowość wynika z faktu, że informacje o mieszkańcach są chronione ustawą federalną „O danych osobowych”.

Jak już wspomniano, zaświadczenie wydawane jest w biurze paszportowym w miejscu zamieszkania lub w MFC. W agencji rządowej wnioskodawca musi przedstawić dokument potwierdzający prawo do ubiegania się o „dziewiątkę”.

Mogłoby być:

• Paszport z dopiskiem wskazującym zameldowanie pod adresem, o podanie którego prosimy o informację.
• Zaświadczenie o rejestracji własności mieszkania.
• Pełnomocnictwo poświadczone przez notariusza (jeżeli dokumenty przygotowuje pełnomocnik).

W większości regionów wystarczy po prostu poprosić urzędnika paszportowego o wydanie zaświadczenia. Jednak w niektórych podmiotach Federacji Rosyjskiej wymagane jest wypełnienie wniosku według ustalonego formularza. Gdy pracownik instytucji sprawdzi Twoje dane, pozostaje Ci już tylko czekać.

Ważny: Wystawienie zaświadczenia w Formularzu 9 jest całkowicie bezpłatne. Zwykła wersja jest zwykle dostarczana wnioskodawcy w dniu złożenia wniosku. Ale przygotowanie archiwalnej „dziewiątki” zajmie kilka dni. Dokładny termin regulują przepisy obowiązujące w każdym konkretnym regionie. Ale zwykle okres oczekiwania nie przekracza dziesięciu dni.

Wraz z rosnącą dostępnością Internetu w większości regionów i republik Rosji dokument można zamówić na jednym portalu usług publicznych.

Tak naprawdę certyfikatu można odmówić tylko z dwóch powodów:

• Nie masz prawa otrzymać tego dokumentu (tzn. nie mieszkasz w mieszkaniu, o którym żądasz informacji, nie jesteś jego właścicielem i nie reprezentujesz interesów najemcy/właściciela).
• Nie dostarczyłeś dokumentu potwierdzającego Twoje prawo do otrzymania Formularza 9.

Często biura paszportowe znajdują się w spółkach zarządzających, które zapewniają ludności usługi użyteczności publicznej. A paszportowcy odmawiają wydania „dziewiątki” osobom, które mają długi za wodę, gaz czy prąd. Odmowa ta jest niezgodna z prawem i stanowi nielegalną metodę wywarcia nacisku na spłatę długu. Faktem jest, że wydanie certyfikatu jest usługą rządową. I nie ma nic wspólnego z umową zawartą z dostawcą usług komunalnych.

Notatka: Radzenie sobie z takimi zdarzeniami nie jest trudne. Zwykle wystarczy jedna pisemna odmowa. Możesz spróbować skontaktować się z kierownictwem spółki zarządzającej. Jeśli wstępne skargi nie pomogły, wyślij odwołanie do regionalnej Federalnej Służby Migracyjnej i napisz oświadczenie do prokuratury - działania funkcjonariuszy paszportowych w tej sprawie są interpretowane jako „arbitralność”.

Formularze 9 i 8: jaka jest różnica

„Dziewięć” jest czasami mylona z innym dokumentem - zaświadczeniem Form 8. Z kolei ten stały dokument rejestracyjny wydawany jest wyłącznie dzieciom poniżej 14 roku życia.

„Ósemka” stanowi załącznik do aktu urodzenia i bez niego jest uważana za nieważną. Formularz 8 stwierdza:

• Pełne imię i nazwisko nieletniego.
• Jego adres zamieszkania.
• Szczegóły aktu urodzenia.
• Kiedy i przez kogo dokument został wydany.

Główna różnica między „ósemką” polega na tym, że jest ona wydawana dziecku. Formularz 9 wydawany jest dla lokali mieszkalnych.