Formularz inwentaryzacji dokumentów znajdujących się w archiwum. Przygotowanie do przeniesienia do archiwum

3.7.1. Zapewnienie uzupełnienia archiwum w organizacji dla wszystkich spraw zakończonych pracą biurową, stałym, tymczasowym (powyżej 10 lat) magazynowaniem i personel po przejściu badania wartości sporządza się inwentarze archiwalne.

Zapasy sporządzane są odrębnie: dla akt trwałego przechowywania; pliki tymczasowego (powyżej 10 lat) przechowywania; sprawy personalne; sprawy składające się z dokumentów charakterystycznych tylko dla danej organizacji (sprawy sądowe, śledcze, raporty naukowe według tematu itp.).

Odrębnym inwentarzem jest wykaz spraw z niezależną numeracją brutto (porządkową).

3.7.2. W organizacji, w każdej jednostce strukturalnej, inwentarze są sporządzane corocznie pod bezpośrednim kierownictwem metodologicznym archiwum. Na podstawie tych inwentarzy dokumenty przekazywane są do archiwum. Podstawą sporządzenia są inwentarze sporządzane przez jednostki strukturalne inwentarz zbiorczy sprawy organizacji, którą archiwum przygotowuje i dla której przekazuje akta do trwałego przechowywania.

Inwentarze spraw działów strukturalnych sporządzane są w określonej formie (załącznik 12) w trzech egzemplarzach i przekazywane do archiwum organizacji rok po zakończeniu spraw w pracy biurowej.

3.7.3. Artykuł opisowy w inwentarzu spraw jednostki strukturalnej zawiera następujące elementy:

numer seryjny akta (tomy, części) według inwentarza;

indeks spraw (tom, część);

tytuł sprawy (tom, część) w pełni zgodny z tytułem znajdującym się na okładce sprawy;

daty sprawy (tom, część);

liczba arkuszy w teczce (objętość, część);

okres przechowywania sprawy.

3.7.4. Przy sporządzaniu inwentarza spraw jednostki strukturalnej przestrzegane są następujące zasady: następujące wymagania:

tytuły spraw wprowadza się do inwentarza zgodnie z przyjętym schematem systematyzacji opartym na nomenklaturze spraw;

każda skrzynka jest wprowadzana do inwentarza pod niezależnym numerem seryjnym (jeżeli skrzynia składa się z kilku tomów lub części, wówczas każdy tom lub część zostaje wpisana do inwentarza pod niezależnym numerem);

kolejność numeracji spraw w inwentarzu jest brutto przez kilka lat; tryb nadawania numerów inwentarzom jednostek strukturalnych ustalany jest w porozumieniu z archiwum;

kolumny inwentarza są wypełniane ściśle według informacji zawartych na okładce skrzynki;

przy dodawaniu do inwentarza kolejnych spraw o identycznych pozycjach tytuł pierwszej sprawy wpisuje się w całości, a wszystkie inne podobne sprawy oznacza się wyrazami „To samo”, natomiast pozostałe informacje o sprawach wpisuje się do inwentarza w całości (na każdej nowej karcie inwentarza tytuł jest reprodukowany w całości);

Kolumna inwentarza „Notatki” służy do sporządzania notatek dotyczących otrzymania spraw, ich cech stan fizyczny, w sprawie przeniesienia spraw do innych jednostek strukturalnych w związku z niezbędny akt, dostępność kopii itp.

Na końcu inwentarza, po ostatnim artykule opisowym, dokonuje się zapisu końcowego, który wskazuje (liczbowo i słownie) liczbę przypadków, pierwszy i drugi. ostatni numer spraw według inwentarza spraw, a także określa specyfikę numeracji spraw w inwentarzu (obecność numerów literowych i brakujących).

Listę spraw jednostki strukturalnej podpisuje kompilator, wskazując swoje stanowisko i zatwierdza kierownik jednostki strukturalnej.

Na życzenie archiwum organizacji można sporządzić spis treści, wykaz skrótów i indeksy inwentarza.

3.7.5. Na podstawie inwentarzy spraw działów strukturalnych sporządzana jest roczna część skonsolidowanego spisu spraw organizacji, której przygotowanie powierzone jest archiwum organizacji pod bezpośrednim kierownictwem metodologicznym odpowiedniego instytucja archiwalna.

3.7.6. W części rocznej zbiorczego inwentarza skrzyń stałego składowania uwzględniane są tytuły skrzyń stałego składowania, które zostały odroczone w ciągu roku w działalności wydziałów strukturalnych oraz tytuły skrzyń utworzone z dokumentów wyodrębnionych ze skrzynek z okresy tymczasowe składowania posiadającego znak „EPK” i dopiero po sprawdzeniu ich z nomenklaturą ujednoliconą na ten sam rok oraz sprawdzeniu prawidłowości tworzenia i rejestracji spraw. W konieczne przypadki nagłówki spraw są wyjaśniane, sprawy są rozwijane i przekształcane w przypadku odkrycia, że ​​sprawa została utworzona nieprawidłowo.

3.7.7. Sekcja roczna zbiorczy spis skrzyń stałego przechowywania sporządza się w wymaganej formie (załącznik nr 1). Elementy artykułu opisowego oraz sposób wpisywania nagłówków skrzyń do części rocznej zbiorczego inwentarza skrzyń stałego przechowywania, wypełnianie kolumn są podobne do elementów i trybu określonego w pkt 3.7.3 - 3.7.4 .

Pierwszemu rocznemu działowi skonsolidowanego inwentarza spraw funduszu przypisywany jest numer zgodny z arkuszem funduszu, pod tym numerem ujęte są wszystkie kolejne działy roczne do czasu utworzenia uzupełnionego inwentarza.

3.7.8. Tytuły spraw zawarte w części rocznej podsumowania spraw stałego inwentarza numerowane są w kolejności brutto.

3.7.9. Nagłówki dodatkowo odkrytych przypadków, w zależności od ich liczby, można umieścić w dziale rocznym pod numerami literowymi zgodnie z przyjętą systematyką lub na końcu działu rocznego.

Po wpisaniu lub zbyciu spraw do inwentarza sporządza się ostateczny protokół końcowy, w którym wskazuje się także przyczyny dokonanych zmian.

Dokonywanie zmian w części rocznej zbiorczego inwentarza spraw po jej zatwierdzeniu przez EPC instytucji archiwalnej możliwe jest jedynie po podjęciu odpowiedniej decyzji przez EPC, która zatwierdziła tę sekcję.

3.7.10. Dla pierwszej części rocznej skonsolidowanego inwentarza skrzyń stałego przechowywania sporządza się przedmowę oraz, w razie potrzeby, indeksy, spis treści i wykaz słów skróconych tworzących aparat odniesienia części rocznej inwentarza .

3.7.11. We wstępie znajdują się informacje o głównych działaniach i strukturze organizacji za okres objęty inwentarzem; dany krótki opis treść i kompletność dokumentów funduszu objętych sekcją; wskazuje na obecność spraw wykraczających poza chronologiczne granice funduszu; notuje się najbardziej typowe grupy spraw, zarówno pod względem rodzaju dokumentów, jak i treści; zawiera krótki opis informacji zawartych w inwentarzu na temat podwładnych lub wyższe organizacje; Podkreślono cechy tworzenia, opisu i systematyzacji nagłówków spraw, dostępność aparatu odniesienia dla sekcji, podstawowe zasady jego kompilacji i procedurę korzystania z niego.

Przedmowę podpisuje kompilator, wskazując miejsce i datę sporządzenia przedmowy oraz kierownik archiwum organizacji (osoba odpowiedzialna za archiwum).

3.7.12. Spis treści sporządza się, jeżeli sekcja roczna skonsolidowanego spisu spraw zawiera podsekcje, inne mniejsze grupy spraw oraz aparat odniesienia dla sekcji. W spisie treści wyszczególniono: przedmowę, wykaz skrótów (w razie potrzeby zestawiony), nazwy wszystkich podrozdziałów i mniejszych grup spraw wchodzących w skład rozdziału, indeksy (jeśli występują).

3.7.13. Dział roczny zbiorczego inwentarza spraw sporządza się w 4 egzemplarzach.

Działy roczne, jeżeli nie stanowią pełnego inwentarza, nie są segregowane i oprawiane; należy je przechowywać w teczkach z klapkami i przewiązaniami.

3.7.14. Sekcja roczna podsumowującego spisu skrzyń do stałego przechowywania podlega rozpatrzeniu przez Centralny Komitet Wykonawczy (EC) organizacji, po czym, jeśli zostanie uzgodniona, na końcu sekcji zostanie opatrzona pieczęcią „Zatwierdzona”, wskazując numer protokołu CEC (EC) i daty posiedzenia, na którym był rozpatrywany. Zatwierdzone sekcje roczne przekazywane są zgodnie z terminami do rozpatrzenia instytucji archiwalnej ustalony harmonogram złożenie inwentarzy spraw do rozpatrzenia przez KPE placówki archiwalnej, nie później jednak niż w terminie 2 lat, oraz przez archiwum centralne ministerstwa, wydziału Federacja Rosyjska(centralne archiwum przemysłowe podlegające ministerstwu lub departamentowi Federacji Rosyjskiej) - 4 lata po zakończeniu prowadzenia dokumentacji spraw objętych sekcją. Przedstawiono 4 jego egzemplarze.

Po zatwierdzeniu części rocznej EPC instytucji archiwalnej sekcja jest zatwierdzana przez kierownika organizacji, następnie pierwszy egzemplarz części rocznej skonsolidowanego inwentarza przekazywany jest do archiwum państwowego jako kopia kontrolna, reszta pozostać w organizacji.

3.7.15. Za kompletny inwentarz archiwalny uważa się kilka działów rocznych skonsolidowanego inwentarza skrzyń stałego składowania lub jeden dział roczny, w którym liczba nagłówków skrzyń osiągnęła wartość czterocyfrową.

W organizacjach posiadających niewielką ilość generowanych rocznie zbiorów trwałych (do 200 zbiorów) inwentaryzację uznaje się za kompletną, jeśli zawiera roczne części zbiorczych inwentarzy zbiorczych akt trwałych przez 5 lat.

3.7.16. Każdej zakończonej inwentaryzacji przypisany jest numer.

3.7.17. Wypełniony inwentarz posiada niezależną numerację tytułów spraw; sporządza się dla niego wpis końcowy i notę ​​certyfikacyjną. Końcowy wpis i notę ​​poświadczającą (załącznik nr 13) do wypełnionego inwentarza sporządza się w sposób analogiczny jak dla części rocznej skonsolidowanego spisu inwentarza.

W takim przypadku wycofywane są noty certyfikacyjne sporządzone dla rocznych sekcji skonsolidowanych wykazów przypadków.

Na stronie tytułowej wypełnionego spisu ewidencji stałego składowania wskazano:

nazwa funduszu;

numer funduszu;

numer inwentarzowy;

nazwę inwentarza, zawierającą wskazanie kategorii dokumentów (stałe, czasowe, osobowe itp.) znajdujących się w aktach, których tytuły są zawarte w inwentarzu;

terminy dla spraw objętych spisem.

Przed nazwą funduszu na stronie tytułowej pozostawiono miejsce na zapis pełne imię i nazwisko archiwum państwowe, w którym będą trwale przechowywane sprawy tej organizacji.

3.7.19. Do wypełnionego inwentarza należy sporządzić spis treści i przedmowę, a także indeksy i wykaz słów skróconych, jeżeli te ostatnie występują w działach rocznych.

3.7.20. Zakończono inwentaryzację z strona tytułowa I pomoc techniczna jest oprawiona w twardą okładkę i oprawiona.

3.7.21. W części rocznej zbiorczego inwentarza przypadków tymczasowego składowania (powyżej 10 lat) uwzględniono pozycje spraw, które w ciągu roku zostały odroczone w działalności oddziałów strukturalnych.

Część roczną zbiorczej inwentaryzacji skrzyń do tymczasowego przechowywania (powyżej 10 lat) sporządza się w określonej formie (załącznik 2). Procedura wypełniania kolumn inwentarza, numerowania nagłówków sekcji, sporządzania protokołu końcowego i list certyfikujący do sekcji przebiega analogicznie do procedury określonej w ust. 3.7.7 - 3.7.9, 3.7.17.

Systematyzacja tytułów spraw w części rocznej zbiorczego inwentarza spraw tymczasowego (powyżej 10 lat) składowania odpowiada systematyzacji tytułów spraw w skonsolidowana nomenklatura sprawy za ten sam rok.

W razie potrzeby sporządza się spis treści i wykaz słów skróconych dla części rocznej tego inwentarza (patrz pkt 3.7.10).

Część roczna zbiorczej inwentaryzacji skrzyń do tymczasowego przechowywania (powyżej 10 lat) drukowana jest w dwóch egzemplarzach i jest najpierw zatwierdzana przez Centralny Komitet Wykonawczy (KE), a następnie zatwierdzana przez jej kierownika.

3.7.22. Sekcja roczna zbiorczego inwentarza spraw personalnych ma ustalona forma(Załącznik 3). Sposób wypełniania kolumn, formularza inwentarza, numerowania nagłówków akt sekcji, sporządzania protokołu końcowego i noty zaświadczającej o sekcji jest analogiczny do procedury określonej w ust. 3.7.7 - 3.7.9, 3.7.17.

3.7.23. Nagłówki spraw w części rocznej zbiorczego inwentarza spraw osobowych usystematyzowano według cech nominalnych, biorąc pod uwagę następującą kolejność:

rozkazy (instrukcje) dla personelu;

listy personelu;

karty akt osobowych (w przypadku braku odrębnego inwentarza akt osobowych);

akta osobowe (w przypadku braku odrębnego spisu akt osobowych);

konta osobiste pracowników i pracowników wynagrodzenie (odcinki wypłat według wynagrodzenia);

nieodebrane zeszyty ćwiczeń (w przypadku braku osobnego inwentarza);

raporty z wypadków.

Określone gatunki dokumenty generowane w organizacji w dużych ilościach można rozdzielić na niezależne roczne sekcje inwentarza (akta osobowe, zeszyty ćwiczeń itp.). Akta osobowe (karty osobowe) wprowadza się do skonsolidowanego działu rocznego inwentarza według roku zwolnienia osoby, dla której akta osobowe zostały otwarte, i usystematyzowano je w sposób alfabetyczny.

W razie potrzeby sporządza się spisy treści, indeksy i wykazy słów skróconych dla części rocznej podsumowującego spisu spraw oraz dla wypełnionego spisu spraw kadrowych.

Roczna część podsumowującego spisu spraw personelu organizacji przekazującej dokumenty do stałego przechowywania jest drukowana w trzech egzemplarzach, podpisana przez kompilator, poświadczona przez kierownika działu personalnego (inspektora HR) i przedłożona do rozpatrzenia przez Centralny Zarząd Komitet (KE) organizacji. Po zatwierdzeniu sekcji TsEK (EK) podlega ona uzgodnieniu z EPC odpowiedniej instytucji archiwalnej i zatwierdzeniu przez kierownika organizacji.

Przekazanie akt do archiwum organizacji odbywa się według harmonogramu opracowanego przez archiwum, uzgodnionego z kierownikami jednostek strukturalnych przekazujących dokumenty do archiwum i zatwierdzonego przez kierownika organizacji.

W okresie przygotowania spraw przez komórkę strukturalną do przekazania do archiwum organizacji, pracownik archiwum w pierwszej kolejności sprawdza prawidłowość ich powstania, wykonania oraz zgodność liczby spraw ujętych w inwentarzu z liczbą spraw otwartych zgodnie z art. nazewnictwo akt organizacji. Pracownicy jednostki strukturalnej są zobowiązani do wyeliminowania wszelkich uchybień w tworzeniu i realizacji spraw stwierdzonych podczas kontroli. W przypadku stwierdzenia braku przypadków sporządzane jest odpowiednie zaświadczenie.

Każdą sprawę przyjmuje osoba odpowiedzialna za archiwum ( specjalny pracownik), w obecności pracownika jednostki strukturalnej. W takim przypadku na obu egzemplarzach inwentarza umieszcza się wzmiankę o zaistnieniu sprawy przy każdej ujętej w nim skrzynce. Na końcu każdego egzemplarza inwentarza podaje się liczbę spraw faktycznie przyjętych do archiwum, numery spraw brakujących, datę przyjęcia i przekazania spraw oraz podpisy osoby kierującej archiwum (archiwum). pracownika) oraz osobę przekazującą sprawy, oznaczono cyfrowo i słownie.

Przy przyjęciu szczególnie wartościowych skrzynek sprawdzana jest ilość kartek w skrzynce.

Sprawy połączone w paczki dostarczane są do archiwum organizacji przez pracowników działów strukturalnych.

Wraz z aktami do archiwum przekazywane są akta ewidencyjne dokumentów. Nazwa każdej szafki z aktami jest zawarta w inwentarzu.

Każda organizacja ma obowiązek prowadzenia wewnętrznego obiegu dokumentów, na który składa się korespondencja przychodząca, zawarte umowy, dokumenty akta osobowe i sprawozdawczość dla organów kontrolnych ow. Każdy z powyższych aktów należy dokładnie sprawdzić. Rozważany proces jest usystematyzowany za pomocą różne typy inwentarze dokumentów. W tym artykule proponujemy rozważenie przykładowej listy dokumentów do przekazania innej organizacji i organom regulacyjnym.

Formularz inwentarza nie został oficjalnie zatwierdzony, ale jego stosowanie jest powszechne

Cel inwentaryzacji dokumentacji wewnętrznej

Spis dokumentacja wewnętrzna Firma pozwala na usystematyzowanie i sklasyfikowanie różnorodnych informacji w celu zapewnienia szybkiego wyszukiwania niezbędnych aktów, formularzy i dokumentów. Jest ich kilka gatunek typu

1. inwentarze dokumentacji różniącej się przeznaczeniem dokumentów. Spójrzmy na najczęstsze przykłady: Inwentarz dokumentów przeznaczonych do stałego przechowywania
2. – w tym przypadku formularz wskazuje podstawowe informacje o treści dokumentu. Inwentaryzacja dokumentacji na potrzeby czasowego przechowywania – różnica pomiędzy tą opcją przechowywania jest wyraźna ustalone terminy
3. które nie są dłuższe niż dziesięć lat. – Lista dokumentów przekazanych organom regulacyjnym ten typ
4. inwentarz zawiera informacje o dokumentach przekazanych organom sądowym i organom ścigania, służbie podatkowej i innym agencjom rządowym.

Inwentaryzacja spraw zatrudnionych pracowników. Należy zauważyć, że dokumentacja wypełniona przez przedstawicieli księgowości i Dział HR , V obowiązkowy podlega rachunkowości. Wymóg ten można wytłumaczyć faktem, że po wykorzystaniu dokumenty takie przekazywane są do archiwum państwowego i innych instytucji. W niektórych sytuacjach dane dokumenty należy zachować ustanowione przez państwo termin. Dla materiałów wideo i fotografii okres ten wynosi pięć lat, a dla akt osobowych

pracownicy — siedemdziesiąt pięć lat. Tworzenie inwentarza dokumentów, jednego z

ważne aspekty w pracy biurowej. Warto zaznaczyć, że niektóre prace wymagają opisu. Według aktualne ustawodawstwo, Wszystko dokumenty personalne, przesłane

inspekcja pracy

trzeba usystematyzować. Akta osobowe pracowników spółki przechowywane są przez siedemdziesiąt pięć lat w Archiwum Państwowym lub na terenie organizacji. W przypadku, gdy organizacja nie przedłoży tych dokumentów organom regulacyjnym, mogą zostać nałożone kary. Wewnętrzny obieg dokumentów Inwentarz aktów wewnętrznych spółki jest integralną częścią pracy biurowej., Wymaga ciągłej systematyzacji, różne rejestry i akta osobowe zatrudnionego personelu. Istnieje kilka sposobów porządkowania dokumentów. Pierwsza polega na kategoryzacji według daty sporządzenia dokumentów, druga zaś według rodzaju sprawy.

Zgodnie z prawem inwentaryzacja dokumentów jest ostatnim etapem przetwarzania dokumentów

Eksperci zalecają, aby korzystało z niego każde przedsiębiorstwo osobne formularze rejestracja dokumentów. Kategorie korespondencji wychodzącej i przychodzącej obejmują różne litery, przesyłek, roszczeń i żądań osób trzecich. Do kategorii dokumentacja personalna wszystko należy zebrać zamówienia wewnętrzne i polecenia szefa firmy. W osobna grupa gromadzone są różne protokoły, które są utrzymywane podczas spotkania produkcyjne, spotkania członków kadry założycielskiej lub pracowników.

Licencje i certyfikaty oraz zamówienia i zlecenia związane z podstawową działalnością firmy należy przechowywać oddzielnie. Według zasad określonych przez prawo odrębny gatunek Inwentarze stanowią akta osobowe pracowników najemnych i zwalnianych. Akta osobowe pracowników powinny zawierać kopie dokumenty osobiste (paszport, dyplom, NIP, zaświadczenie o emeryturze ), zaświadczenie o niekaralności lub o niekaralności oraz kopia zeszytu ćwiczeń. Wśród dodatkowych formularzy zawartych w tę listę

, należy podkreślić zlecenie o pracę, umowę o pracę i opis stanowiska. W niektórych obszarach działalność przedsiębiorcza Akta osobowe pracowników zawierają kopię dokumentacja medyczna . W przypadku zwalnianych pracowników do powyższej listy należy dołączyć kserokopię postanowienia zarządu spółki o rozwiązaniu umowy o pracę umowa o pracę

. Należy zwrócić uwagę na to, aby dla każdego pracownika przygotować oddzielny pakiet dokumentów, który jest segregowany i przekazywany do przechowywania do archiwum.

Przygotowanie do przeniesienia do archiwum Wiele dokumenty wewnętrzne organizacji, po pewnym czasie przekazywane są do przechowywania w archiwum. Zgodnie z zasadami ustanowione przez prawo

Przed przekazaniem dokumentów wewnętrznych do czasowego przechowywania w archiwum należy ponumerować wszystkie strony sprawy. Numer seryjny strony zapisany jest w prawej górnej części dokumentu. Znak wykonany jest prostym ołówkiem. W przypadku, gdy przedsiębiorstwo wykorzystuje papiery w formacie „A2” i „A3”, są one zszywane tylko z jednej strony, po czym są składane na pół i numerowane jako jeden arkusz. Dołączając do etui ilustracje i zdjęcia, zapisywany jest na nich numer seryjny tylna strona.

Inwentarz sporządzany jest w specjalnym katalogu, którego forma jest zatwierdzana przez rząd

Istnieją pewne regulacje regulujące zakres jednej sprawy. Według ustalone zasady, w jednej sprawie nie należy zamieścić więcej niż dwieście pięćdziesiąt stron. W przypadku, gdy liczba dokumentów przekracza powyższe tomy, akta należy podzielić na kilka części lub tomów. Aby bezpiecznie spiąć wszystkie papiery, warto zastosować technikę zszywania czteropunktowego.

Jeden z ważne punkty sporządzenie inwentarza dokumentów wewnętrznych firmy polega na wskazaniu informacji o firmie, numerze seryjnym oprawionego woluminu, nazwie akta oraz czasie przechowywania w archiwum. Po ostatni dokument będzie poparte sprawą, należy sporządzić zaświadczenie o świadku. Następnie sporządzany jest spis inwentarza i wykonywana jest oprawa.

Eksperci zalecają stosowanie twardych okładek kartonowych. Pierwszą stronę należy podłożyć dziesięciocentymetrowym kawałkiem grubego papieru, który zabezpieczy nici przed ścieraniem. W niektórych przypadkach może być konieczne sporządzenie inwentarz wewnętrzny tomów sprawy, która jest załączona do pierwszej strony. W zapasy dostaw wskazana jest następująca informacja:

• numer seryjny obudowy, część i objętość;
• lista tytułów;
• liczba arkuszy w jednym opakowaniu (część lub objętość);
• długość okresu przechowywania w archiwum.

Po likwidacji spółki wszystkie akta osobowe zatrudnionego personelu, w tym nieodebrane książki pracy, przekazywane są do przechowania w Archiwum Państwowym.

Lista dokumentów do przedłożenia organom regulacyjnym

Wiele organów regulacyjnych i instytucje miejskie może wymagać od osoby prawnej przedstawienia różnych dokumentów. Przygotowując pakiet dokumentacji, konieczne będzie utworzenie spisu dokumentów, który zostanie poświadczony pieczęcią firmy i podpisem menedżera.

Zgodnie z ustalonymi zasadami inwentarz musi zawierać nazwę firmy i jej dane, numer seryjny i nagłówki, wykaz ponumerowanych dokumentów i łączną objętość dokumentów, a także informację o łącznej liczbie arkuszy. Szczegółowa lista przeniesiona dokumentacja jest sporządzana przy przekazywaniu dokumentów obsługa podatkowa, różne fundusze I organizacje statystyczne. Ponadto należy wziąć pod uwagę, że przy podejmowaniu decyzji może być wymagane sporządzenie spisu dokumentów kontrowersyjne kwestie przez sąd. Do chwili obecnej nie ma ścisłych wymagań dotyczących listy dokumentów.

Listy inwentarzowe indywidualne numery, ich skład i zawartość wszystkich spraw

Przyjrzyjmy się, jak na żądanie utworzyć inwentarz dokumentów dla urzędu skarbowego. W pierwszej kolejności należy podać datę przygotowania prac. W przypadku przekazania dowodu dostawy lub faktury należy wskazać numer rejestracyjny, który musi odpowiadać liczbie wskazanej w wewnętrznym dzienniku księgowym. Przekazując umowy i inne dokumenty do służby podatkowej, należy wskazać datę ich sporządzenia, nadany numer wewnętrzny oraz informacje o drugiej stronie.

Jeśli złożysz wniosek do organizacje egzekwowania prawa, będziesz także musiał dostarczyć inwentarz przekazane dokumenty. Ten wymóg jest obowiązkowe, jeśli istnieją różne załączniki w postaci dokumentów uzupełniających lub dowodowych.

Przygotowanie przekazania dokumentów podmiotom trzecim

Duże firmy mające do czynienia z różnymi kontrahentami i niezależnymi partnerami często stają przed koniecznością przekazania różnych dokumentów przed zawarciem transakcji. Częściej podobne dokumenty transmitowane przez usługa kurierska lub przez poczta. W tej sytuacji istnieje ryzyko uszkodzenia lub częściowej utraty różnych form lub aktów. Aby uniknąć podobna sytuacja i możliwe negatywne konsekwencje Dla każdej ze stron konieczne będzie sporządzenie inwentarza.

Spójrzmy na przykładową listę dokumentów do przelewu osobom trzecim. W pierwszej kolejności należy wskazać nazwę oraz dane firmy pełniącej rolę nadawcy. Następnie musisz ponumerować załączone dokumenty i wskazać całkowitą objętość arkuszy. Następnie rejestrowana jest data sporządzenia formularza. Przygotowanie takich dokumentów pozwala uniknąć różnorodnych konfliktów związanych z nieprzekazaniem ważnych informacji potencjalnym partnerom firmy.

Wszystkie dokumenty każdego opisanego dokumentu muszą być odpowiednio usystematyzowane

Wniosek

Omawiana forma jest dość często używana w różne dziedziny praca biurowa. Stosowanie inwentarza pozwala na usystematyzowanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej, akt osobowych zatrudnionych pracowników oraz innych dokumentów wewnętrznych przedsiębiorstwa. Informujemy, że po upływie trzyletniego okresu wszystkie powyższe dokumenty muszą zostać przekazane w celu przechowywania do archiwum znajdującego się na terenie firmy. W przypadku likwidacji przedsiębiorstwa, Archiwa Państwowe Przekazywane są wyłącznie informacje o wszystkich pracownikach firmy.

Podczas składania dokumentów do władz statystyki państwowe, służba podatkowa, sąd i różne fundusze, obecność inwentarza jest wymogiem obowiązkowym.

Niezastosowanie się do tego może skutkować wszczęciem dalszego postępowania. W tym przypadku firmie grozi wysoka kara. W celu usystematyzowania wewnętrznego obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie i przyspieszenia wyszukiwania niezbędne papiery

możesz pobrać przykładową listę przesłanych dokumentów. Lista dokumentów jest uporządkowaną i usystematyzowaną listę wszystkich dostępnych .

dokumenty biznesowe

Każda organizacja działająca od dłuższego czasu ma rozbudowany obieg dokumentów i przechowuje wszystkie niezbędne materiały.

Do użytku wewnętrznego przez osoby prawne

• Jeśli klasyfikujemy dokumenty przedsiębiorstwa, można je podzielić na następujące typy:
• ustawowe i związane z działalnością osób prawnych. osoby (, posiedzenia zarządu, sprawozdania z emisji papierów wartościowych); dokumenty księgowe (, podstawowe dokumenty księgowe
• , zamawianie dzienników, );
• dokumenty personalne (, zeszyty ćwiczeń,); umowy (z kontrahentami, z firmy usługowe
• , kupno i sprzedaż majątku organizacji itp.)
• korespondencja przychodząca i wychodząca oraz;
• dokumentacja produkcyjna związana z wytwarzaniem wyrobów i świadczeniem usług;
• certyfikaty i licencje;

dokumenty prawne związane z udziałem w sporach prawnych. To nie jest pełna lista , każda osoba prawna ma wiele własnych dodatkowych dokumentów biznesowych. Każdy typ jest przypisany pewien okres

• przechowywanie ustanowione przez prawo: Tak, większość dokumenty księgowe przechowywane.
• w ciągu 5 lat Niektóre są w formie raporty roczne związanych z majątkiem i majątkiem przedsiębiorstwa, zgodnie z art transakcje walutowe , należy zachować kalkulacje składek ubezpieczeniowych stale
• . Również dokumenty statutowe przechowywane są do chwili likwidacji. Dokumenty osobowe: przechowywane są akta osobowe.

Okres trwałości reszty określa sama organizacja. Aby zapewnić porządek we wszystkich sprawach i dokumentach, należy je sklasyfikować i usystematyzować; w tym celu sporządza się inwentarz (dla każdego działu sporządza się osobny). To wskazuje jednostka strukturalna przedsiębiorstwo, data utworzenia dokumentu, numer seryjny, nazwa, liczba arkuszy i wykonawca (czyli ten, który go wyprodukował).

Dzięki prawidłowo sporządzonemu inwentarzowi odnalezienie poszukiwanego dokumentu nie będzie trudne. Jest jednak potrzebny nie tylko w terenie zarządzanie dokumentacją wewnętrzną ale także w relacjach z innymi organizacjami.

Pożywny podobna dokumentacja w programie 1C możesz obejrzeć następujący film:

Podczas przenoszenia dokumentów do archiwum

Kiedy ma obowiązek przekazać przede wszystkim do archiwum państwowego lub miejskiego dane osobowe dla pracowników: akta osobowe i karty. Należy to zrobić, aby uniknąć naruszenia praw osób pracujących w przedsiębiorstwie w momencie kontaktu z działami Fundusz Emerytalny do obliczania i otrzymywania emerytur.

Często wpisy dokonane w książka pracy do potwierdzenia, co z kolei wpływa na wysokość emerytury, są nieprawidłowe. Pracownicy Funduszu Emerytalnego mają obowiązek zwrócić się z wnioskiem do przedsiębiorstwa, w którym pracownik pracował, a w przypadku jego likwidacji – do archiwum, w celu uzyskania potwierdzenia przekazanych informacji.

Dokumenty przekazywane są według inwentarza; przed jego sporządzeniem archiwiści wyjaśniają, jakie dokumenty mają zostać przekazane i jak prawidłowo sporządzić wykaz, według którego przyjmowane będą akta osobowe.

W przypadku ogłoszenia niewypłacalności przedsiębiorstwa (upadłości) powołany syndyk masy upadłości ma obowiązek przekazać dokumenty zawarte w inwentarzu do archiwum, pod rygorem odmowy sądu dokończenia postępowania.

W celu skierowania do agencji rządowych

Jeżeli firma wysyła dokumenty pocztą np urząd skarbowy (Inspektorat Federalnej Służby Podatkowej), Fondę ubezpieczenie społeczne (FSS) i inne oficjalne działy, to aby w przyszłości uniknąć sporów lub kwestionowania samego faktu nadania, lepiej sporządzić inwentarz i poświadczyć go przy pomocy pracownika poczty.

Poczta Rosyjska ma standardowe formularze wykaz załączników do listów wartościowych lub przesyłek wartościowych, w którym należy wskazać nadawcę, odbiorcę, wykaz korespondencji oraz liczbę arkuszy.

Inwentaryzacja jest również wymagana przy składaniu dokumentów do sądu jako dodatek do oświadczenie o żądaniu lub w trakcie test. Ponieważ prawodawstwo proceduralne tego wymaga niezbędne dokumenty zostały przesłane nie tylko do sądu, ale także do wszystkich osób biorących udział w sprawie, należy do nich dołączyć spis inwentarza. Każdy specjalne wymagania Nie ma potrzeby sporządzania listy, wystarczy wymienić i wskazać liczbę stron.

Inwentarz może zostać sporządzony przez oficjalne organy świadczące usługi rządowe, niezależnie przez zatwierdzoną próbkę. Na przykład instytucje Rosreestr otrzymujące dokumenty rejestracyjne od obywateli i osób prawnych nieruchomość lub transakcji, wystawia pokwitowanie wskazujące wykaz dokumentów: umowy, dokumenty założycielskie, ustalanie praw, paszporty katastralne i inne.

Oni również robią to samo usługa migracji, policja drogowa, Ministerstwo Sytuacji Nadzwyczajnych itp.

Podczas stosowania na policję lub innych organów ścigania, w celu zgłoszenia przestępstwa lub ochrony naruszonego prawa konieczne jest uzasadnienie i udowodnienie faktów podanych w odwołaniu. Wyszczególniając załączony materiał dowodowy, konieczne będzie także sporządzenie spisu inwentarza.

W interakcjach z tym samym organy ścigania, praca komornicy, organizacja podatkowa Problem może pojawić się, gdy obywatelowi lub osobie prawnej zostaną skonfiskowane lub skonfiskowane dokumenty, najczęściej w oryginałach. Wiele zależy od sposobu sporządzenia inwentarza, gdyż po zwróceniu zajętej dokumentacji zostanie ona przekazana zgodnie ze sporządzonym wcześniej wykazem.

Wymagana jest procedura przekazywania dokumentów zgodnie z listą szczególną uwagę, obie strony zobowiązane są do dokładnego sprawdzenia materiałów zapisanych w wykazie pod kątem nazwy, liczby arkuszy, zgodności z tym, co jest wskazane i faktycznie dostępne. W przypadku braku porozumienia konieczne jest sporządzenie odpowiedniego aktu, w którym należy wskazać rozbieżność oraz termin usunięcia.

Aby przenieść się do innej organizacji

W trakcie wykonywania czynności związanych z zawieraniem umów kontrahenci zobowiązani są do składania kompletny pakiet dokumenty, które również wymagają opisu. W przyszłości może zaistnieć konieczność przesłania pocztą lub przekazania zaświadczeń o wykonanej pracy i świadczonych usługach, o wysłaniu towaru, dokumenty transportowe, papiery wartościowe i tak dalej. Aby uniknąć nieporozumień i roszczeń, lepiej dokonać inwentaryzacji. Mogę to podpisać urzędnik lub dowolnego upoważnionego pracownika, podając swoje nazwisko i imię.

Jeśli weźmiesz na siebie pełną odpowiedzialność za tworzenie takiej listy, którą wielu ignoruje i uważa za niepotrzebną i niepotrzebną, możesz uniknąć oskarżeń o świadczenie niekompletne dokumentów, nieprzesłanie wymaganych dokumentów i inne problemy.

Wykonanie protokołu przyjęcia i przekazania dokumentu nie jest rygorystyczne procedura obowiązkowa. Jednak w niektórych przypadkach przekazaniu dokumentów pomiędzy kontrahentami towarzyszy ich podpisanie. Akt przyjęcia i przekazania dokumentów ma znaczenie prawne zatem, jeśli w ogóle kontrowersyjne sytuacje i nieporozumień pomiędzy sygnatariuszami ma ona wartość dowodową i może zostać wykorzystana w sądzie.

Akt akceptacji i przekazywania dokumentów powstaje również w przedsiębiorstwach - na przykład przy przekazywaniu dokumentacji kadrowej, księgowej itp. przy zmianie pracowników. W takim przypadku dokumenty muszą przejść wstępna kontrola nad ich zawartością i kompletnością, tak aby pracownik otrzymujący dokumenty nie napotkał później niespodziewanych problemów.

AKTA

Podstawowe zasady sporządzania aktu przyjęcia i przekazania dokumentów

Zjednoczony standardowa próbka nie ma informacji na temat wypełnienia tego dokumentu, dlatego przedsiębiorstwa i organizacje mają prawo samodzielnie opracować jego wzór lub sporządzić dokument w wolna forma. Możesz go wypełnić tak prosto, jak na piśmie i wydrukuj na komputerze. Akt przyjęcia i przekazania dokumentów sporządzany jest na zwykłej kartce formatu A4 w dwóch egzemplarzach – po jednym dla każdej z zainteresowanych stron. Ponadto każda kopia musi posiadać podpisy kierowników organizacji lub osób upoważnionych.

W razie potrzeby dokument można poświadczyć pieczęcią, ale nie jest to konieczne, ponieważ od 2016 roku osoby prawne mają prawo nie używać pieczęci i stempli w swojej działalności.

Ustawa musi także zawierać konkretny wykaz informacje obowiązkowe. W szczególności należy to tutaj wskazać informacje o stronach, pomiędzy którymi rejestrowany jest fakt przekazania dokumentów, a także pełna lista przekazane dokumenty z ich wyraźną nazwą i ilością. Jeżeli przekazywane są oryginały dokumentów, należy to zaznaczyć w akcie (w przypadku ich zaginięcia roszczenia zostaną skierowane do strony, w której rękach znajdowały się w chwili żądania), w przypadku kopii, wówczas należy je poświadczyć przez przekazującego .

Należy także zaznaczyć, że w przypadku przeniesienia oryginałów dokumentów, przekazujący ma obowiązek uzyskać ich kopie.

W przypadku szczególnej wartości przekazywanych dokumentów wskazane jest załączenie ich większej liczby pełne szczegóły o przedsiębiorstwach (pełne dane z OGRN, NIP, KPP itp.), a także dane paszportowe pracowników biorących udział w procesie przeniesienia. Jeśli zostaną przekazane standardowe dokumenty, możesz ograniczyć się do prostszej formy czynności.

Instrukcja wypełnienia protokołu przyjęcia i przekazania dokumentu

Z biznesowego punktu widzenia, ten akt ma całkiem standardowa forma i nie powinien sprawiać szczególnych trudności przy wypełnianiu. W rozważanym przykładzie dokumenty są przenoszone z jednego przedsiębiorstwa do drugiego.

• Najpierw napisz nazwę dokumentu wraz z krótkim opisem jego istoty.
• W poniższym wierszu wskazano miasto, w którym działa organizacja wydająca akt, oraz datę jego wykonania.
• Następnie wprowadź informacje o firmie przekazującej dokumenty: wpisz jej nazwę, wskazując formę organizacyjno-prawną (IP, LLC, OJSC, CJSC), a także stanowisko odpowiedzialna osoba(zwykle piszą tu dyrektor, Dyrektor generalny lub wskazać innego pracownika upoważnionego do podpisywania takich dokumentów) jego nazwisko, imię, patronimikę (w całości).
• Następnie to samo wpisuje się po drugiej stronie: nazwa organizacji, stanowisko, nazwisko, imię, patronimika osoby odpowiedzialnej.

Po wprowadzeniu informacji o przedsiębiorstwach należy spisać pełną listę dokumentów do przekazania.

Z reguły takie akty sporządza się w przypadkach, gdy wykaz przekazywanych dokumentów jest albo szczególnie wartościowy, albo dość imponujący, dlatego najlepiej jest ułożyć ich wykaz w formie tabeli.

W pierwszej kolumnie należy wpisać numer seryjny przekazywanego dokumentu w tej tabeli, w drugiej - imię i nazwisko, w trzeciej - datę jego sporządzenia, w czwartej - numer dokumentu według wewnętrzny obieg dokumentów. W piątej kolumnie należy wskazać, że oryginał lub kopia (uwierzytelniona) jest przekazywana do drugiej organizacji, a szósta kolumna to liczba arkuszy zawartych w dokumencie.

W razie potrzeby tabelę można rozszerzyć, dodając dodatkowe informacje.

Pod tabelką należy wpisać, ile egzemplarzy ustawy sporządzono i ile otrzymali zainteresowani, a także podpisać się szefowie obu przedsiębiorstw.

Po podpisaniu aktu przyjęcia i przekazania dokumentów strona, która go przyjęła, automatycznie przejmuje pełną odpowiedzialność za kompletność, treść i bezpieczeństwo przekazywanej dokumentacji.