Formularz notatki z podróży służbowej. Notatka serwisowa dotycząca podróży służbowej transportem osobistym

Jednym z głównych dokumentów używanych w firmie jest notatka służbowa. Jego celem jest dostarczanie informacji. Takie powiadomienia służą do oficjalnej komunikacji między działami lub między pracownikiem a pracodawcą. Stanowią także podstawę do wydawania stosownych poleceń. W takim przypadku taki wzór dokumentacji staje się aplikacją główną i jest przechowywany wraz ze wszystkimi innymi przez określony czas.

Jak napisać notatkę z podróży służbowej?

Dla wielu pojawia się pytanie, jak poprawnie napisać notatkę o wysłaniu w podróż służbową. Faktem jest, że nie ma jednolitej, ściśle określonej formy tego powiadomienia. Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej praktycznie nie reguluje w żaden sposób aspektów związanych z jego stosowaniem.

W związku z tym zasady przygotowania i działania są zwykle regulowane wewnątrz firmy. W takim przypadku konieczne jest przestrzeganie ustalonej procedury. Jeśli ich nie ma, możesz odwołać się do ogólnych zapisów w projekcie.

Istnieją dwa główne typy notatek dotyczących wysyłania w podróż służbową:

• te, które stanowią podstawę do wydania zamówienia, a następnie skierowania pracownika do podróży służbowej;
• powiadomienia sporządzane przez samych pracowników w celu wskazania terminów.

W drugim przypadku takie wyjaśnienie jest konieczne, gdy podróż odbywała się transportem własnym i nie ma bezpośrednich wskazań potwierdzających okres podróży.

Aby napisać takie zawiadomienie należy przestrzegać ogólnych zasad:

• tytuł dokumentu, pełna nazwa firmy, a także nazwisko menedżera;
• imię i nazwisko oddelegowanego pracownika, jego stanowisko oraz dział, w którym pracuje;
• wskazane jest miejsce docelowe i czas pobytu;
• podana jest lista ewentualnych wniosków;
• Na dokumencie umieszczona jest data kompilacji oraz podpis kompilatora.

Jeżeli konieczne jest wskazanie dodatkowych informacji, wówczas są one również wprowadzane do próbki w wymaganej kolejności. Na przykład, jeśli podróż odbywała się transportem osobistym, konieczne będzie podanie jego modelu i numeru. A dla potwierdzenia ustalonych terminów można dołączyć rachunki za tankowanie lub parkowanie.

Notatka serwisowa dotycząca przedłużenia podróży służbowej

Zawiadomienie o przedłużeniu podróży służbowej jest integralną częścią wydania podobnego zamówienia. W zależności od podstawy może go złożyć oddelegowany pracownik lub dział w firmie.

Głównym aspektem takiej próby jest właśnie powód konieczności wydłużenia okresu podróży służbowej. Może to być jeden z następujących powodów:

• obecność dodatkowych zadań i potrzeba odpowiedniego czasu na ich wykonanie;
• problemy z transportem lub brak biletów, co wyklucza możliwość punktualnego powrotu z podróży;
• tymczasowa choroba podróżującego służbowo;
• okoliczności niezależne od którejkolwiek ze stron i jednocześnie uniemożliwiające realizację zamówienia.

Najczęściej notatkę dotyczącą przedłużenia podróży służbowej sporządza sam podróżujący służbowo i wysyła do kierownika. Następnie ten ostatni wydaje odpowiednie postanowienie o przedłużeniu, załączając do niego otrzymany wzór zawiadomienia.

Notatka dotycząca kosztów podróży

Koszty podróży pokrywa pracodawca. Jednakże w niektórych przypadkach konieczne może być przedstawienie pewnego rodzaju raportu kosztów. Najczęściej dotyczy to kosztów transportu osobistego i paliwa. Często zdarzają się sytuacje, gdy pracownik musi pokryć część wydatków z własnych środków.

W tym przypadku jest również kompilowany notatka o kosztach podróży. Dołączane są do niego wpływy z inwestycji. Na podstawie tego zawiadomienia pracownik otrzymuje zwrot poniesionych wydatków.

Przykład notatki z podróży służbowej - przykładowy zapis

Przygotowując wzór tego zawiadomienia, należy zwrócić uwagę na następujące aspekty:

• chyba że procedury spółki stanowią inaczej, notatka o wysłaniu w podróż służbową napisane do szefa firmy lub organizacji;
• konieczne jest dokładne wskazanie ram czasowych – wynika to z faktu, że dzienne wydatki liczone są według określonych danych;
• jeżeli wliczany jest przejazd transportem osobistym, wymagane są jego dane;
• Aby uprościć system, możesz także określić cel polecenia, a także osobę lub organizację otrzymującą.

Często pojawia się pytanie, czy należy sporządzić takie zawiadomienie dla menadżera, jeśli ten wyjeżdża w podróż służbową. Ponieważ jego działania są związane z pracą, wypełnienie odpowiedniej dokumentacji jest naprawdę konieczne. Może on zostać sporządzony samodzielnie lub przez zastępcę lub osobę odpowiedzialną.

Notatka o odwołaniu podróży służbowej

Jak rozliczyć podróż służbową w niepełnym wymiarze godzin?

Wykonywanie pracy w niepełnym wymiarze godzin jest uwzględniane przez normy Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej. Jednym z rodzajów takiego połączenia jest wewnętrzna praca w niepełnym wymiarze godzin. Ten...

Czy w weekend można wziąć urlop w związku z wyjazdem służbowym?

Pojęcie urlopu nie pojawia się obecnie w obowiązującym Kodeksie pracy. Pracownik ma prawo do dodatkowego...

Notatka dotycząca premii pracowniczych

Relacja pomiędzy pracownikiem a kierownictwem opiera się na jakości pracy. W wielu przypadkach ustalonych przez Partię Pracy...

Zamówienie dotyczące wysłania w podróż służbową - opracowanie i przykłady próbek

Wysłanie pracownika lub menadżera w podróż służbową jest integralną częścią wielu organizacji. Wskutek...

Wysłanie pracownika w podróż służbową musi być zainicjowane poleceniem przedsiębiorstwa. Podstawą wydania niniejszego lokalnego aktu prawnego jest memorandum wewnętrzne. Forma dokumentu nie jest regulowana przez prawo, przedsiębiorstwa opracowują wzór samodzielnie.

Notatka o wysłaniu w podróż służbową: próbka

Wewnętrzny obieg dokumentów w sektorze kosztów podróży wymaga przestrzegania następującej sekwencji działań:

1. Sporządza się notatkę skierowaną do kierownika organizacji. Jego treść musi być zgodna z lokalnym Regulaminem podróży służbowych lub innym podobnym dokumentem obowiązującym w przedsiębiorstwie. Notatkę z podróży służbowej, której wzór może pozwolić na dowolny projekt, sporządza się na firmowym papierze firmowym.
2. Po nałożeniu na notatkę uchwały upoważniającej kierownika wydawane jest polecenie wysłania w podróż służbową.
3. Po powrocie z podróży służbowej pracownik wypełnia i przesyła raport zaliczkowy do działu księgowości.

Wcześniej konieczne było także wystawienie zaświadczenia o podróży i delegacji służbowej, jednak w 2015 roku nie było już konieczności wydawania tego dokumentu. Dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej nr 1595 z dnia 29 grudnia 2014 r. ich rejestracja została anulowana.

Przykładowa notatka o wysłaniu w podróż służbową powinna zawierać następujące informacje:

• dane osobowe podróżnego;
• miejsce docelowe lub kilka miejsc, do których pracownik ma udać się w celach służbowych;
• cel podróży, charakter pracy w trakcie podróży służbowej;
• pole na podpis i datę pracownika.

Dokument zatwierdzany jest podpisem szefa firmy.

Notatka z podróży służbowej: próbka 2017 w celu potwierdzenia dat podróży

Przy wydawaniu zlecenia podróży służbowej w tekście dokumentu wskazano daty wyjazdu i powrotu. Tak naprawdę przydzielony czas może być niewystarczający lub zbyt duży. W celu potwierdzenia i wyjaśnienia okresu podróży służbowej delegowany pracownik ma obowiązek przedstawić bilety podróżne oraz rachunki z miejsc zamieszkania. W przypadku braku takiej dokumentacji, pracownik może sporządzić notatkę zawierającą odnośniki do innych dowodów pobytu w danym miejscu podczas podróży.

Notatka o podróży służbowej od pracownika jest wymagana w przypadku wyjazdu do:

• transport będący własnością przedsiębiorstwa;
• samochód osobowy lub inny środek transportu;
• przewóz osób osób trzecich.

Aby móc skorzystać z jednej z wymienionych opcji, należy wcześniej uzgodnić to z zarządem firmy. Do notatki należy dołączyć:

• list przewozowy na samochód, którym podróżny dotarł do celu;
• rachunki, czeki potwierdzające wydatki w punktach na trasie, ze wskazaniem nazw miejscowości.

Zgodnie z pismem Ministra Finansów z dnia 20 kwietnia 2015 r. nr 03-03-06/22368, notatka służbowa nie może być dokumentem uzupełniającym bez udokumentowania stwierdzonych w niej faktów. W razie potrzeby istnieje możliwość wystawienia w miejscu docelowym zaświadczenia dotyczącego faktycznego czasu pobytu w wyznaczonym miejscu. Takie zaświadczenie musi zawierać podpisy odpowiedzialnych urzędników strony przyjmującej i pieczęć organizacji.

Notatka służbowa od pracownika, próbka z 2017 roku

Od dnia 8 sierpnia 2015 roku obowiązuje nowa wersja Regulaminu dotyczącego warunków wysyłania pracowników w podróż służbową, zatwierdzonego Dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 13 października 2008 roku nr 749 (zwany dalej: Regulaminu podróży służbowych). Zmiany zostały wprowadzone dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 29 lipca 2015 r. nr 771. Zastanówmy się, co zmieni się w pracy księgowego.

Podstawą wysłania w podróż służbową jest pisemna decyzja

Po raz drugi w ostatnich latach urzędnicy wyjaśnili nazwę i procedurę sporządzania potrzebnego dokumentu. Teraz jest to pisemna decyzja pracodawcy (par. 2, ust. 3 Regulaminu podróży służbowych). Oznacza to, że pojawił się przymiotnik „napisany”.

W praktyce decyzja formalizowana jest w formie polecenia (instrukcji) wysłania pracownika w podróż służbową. Można go wydać na ujednoliconym formularzu nr T-9, zatwierdzonym dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 5 stycznia 2004 r. nr 1.

Możesz samodzielnie opracować i zatwierdzić formę takiego zamówienia (instrukcji) (część 4, art. 9 ustawy federalnej nr 402-FZ z 6 grudnia 2011 r.). Firma ma prawo przyjąć za podstawę ujednolicony formularz i dodać do niego niezbędne pola. Przykład pokazano poniżej (próbka 1).

Próbka 1 Zamówienie dotyczące wysyłki w podróż służbową

Notatka: Korzystając z samochodu osobowego lub wynajętego, musisz sporządzić dodatkową umowę do umowy o pracę dotyczącą korzystania z majątku osobistego pracownika w celach służbowych lub umowę najmu

Regulamin podróży służbowych nie wskazuje wprost, że na podróż transportem towarzyszącym konieczne jest uzyskanie pisemnej zgody pracodawcy. Rostrud zaleca ustalenie procedury korzystania z transportu towarzyszącego w lokalnych przepisach firmy (pismo z dnia 15 maja 2015 r. nr 1168-6-1).

Notatka serwisowa

Jeżeli pracownik udał się w podróż służbową samochodem, po powrocie z podróży służbowej ma obowiązek sporządzić (ust. 2 ust. 7 Regulaminu podróży służbowych). Musi wskazywać rzeczywistą długość pobytu w podróży służbowej. Zalecenia takie wydali już wcześniej specjaliści z Rostrud (pisma z dnia 15 maja 2015 r. nr 1168-6-1 oraz z dnia 10 kwietnia 2015 r. nr 831-6-1). Przykładowa notatka znajduje się poniżej (przykład 2).

Próbka 2

Dokumenty dołączone do notatki

Do notatki pracownik ma obowiązek załączyć dokumenty potwierdzające długość pobytu w podróży służbowej. Ich lista będzie uzależniona od okoliczności podróży i zakwaterowania w podróży służbowej (patrz tabela poniżej).

* Dokument potwierdzający świadczenie usług noclegowych w miejscu podróży służbowej (na przykład umowa najmu mieszkania od osoby prywatnej) musi zawierać informacje przewidziane w Regulaminie świadczenia usług hotelarskich na terenie Federacji Rosyjskiej, zatwierdzonym dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 25 kwietnia 1997 r. nr 490.

Jeśli nie ma dokumentów dotyczących podróży i zakwaterowania

W notatce pracownik może wyjaśnić przyczynę braku dokumentów potwierdzających wydatki na podróż i zakwaterowanie. W takim przypadku faktyczną długość pobytu w podróży służbowej możesz potwierdzić pisemnie do firmy przyjmującej (par. 4 ust. 7 Regulaminu podróży służbowych). W piśmie skierowanym do firmy przyjmującej należy wskazać datę rozpoczęcia i zakończenia okresu.

Poniżej fragment notatki (próbka 3).

Próbka 3

Dzienniki pokładowe dla pracowników delegowanych są teraz opcjonalne

Paragraf 8 Regulaminu podróży służbowych został skreślony. Klauzula ta nakładała na rosyjskie Ministerstwo Pracy obowiązek zatwierdzania formularzy dzienników pracy dla pracowników delegowanych i trybu ich wypełniania.

Formularze dziennika pokładowego zatwierdzone zarządzeniem nr 739n Ministerstwa Zdrowia i Rozwoju Społecznego Rosji z dnia 11 września 2009 r. (zwane dalej zarządzeniem nr 739n) nie zostały anulowane i nadal obowiązują.

Możesz nie prowadzić...

• dziennik jazdy pracowników wyjeżdżających w podróż służbową z organizacji wysyłającej w formie określonej w załączniku nr 2 do zarządzenia nr 739n;
• dziennik pokładowy pracowników, którzy przybyli do organizacji, do której są oddelegowani, w formie określonej w załączniku nr 3 do zarządzenia nr 739n.

Jednakże pracodawca może w dalszym ciągu prowadzić te rejestry, jeżeli zdecydował się na dalsze korzystanie z tych formularzy.

...ale pamiętaj, żeby go zachować

Obowiązujące przepisy nakładają na pracodawców obowiązek prowadzenia dzienników pracowników delegowanych przez określony czas. Oznacza to, że nie można ich po prostu wyrzucić jako niepotrzebnych.

Dzienniki pokładowe pracowników wysyłanych na terenie Federacji Rosyjskiej należy przechowywać przez 5 lat. Dzienniki pokładowe pracowników udających się w podróż służbową za granicę należy przechowywać przez 10 lat (klauzula „z” i uwaga 2 do klauzuli „z” art. 695 Wykazu standardowych dokumentów archiwalnych zarządczych powstałych w toku działalności organów państwowych, organy i organizacje samorządu lokalnego, wskazujące okresy przechowywania, zatwierdzone rozporządzeniem Ministerstwa Kultury Rosji z dnia 25 sierpnia 2010 r. nr 558).

W najbliższej przyszłości czasopisma zostaną anulowane

Jest oczywiste, że zmiany wprowadzone Dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 29 lipca 2015 r. nr 771 spowodują konieczność anulowania Procedury i formularzy ewidencji pracowników wyjeżdżających w podróż służbową z organizacji wysyłającej i przybywających do organizacja, do której są wysyłane, zatwierdzona rozporządzeniem nr 739n. Taki wniosek można wyciągnąć z paragrafu 10 uzasadnienia do projektu uchwały Rządu Federacji Rosyjskiej, zamieszczonego na oficjalnym portalu pod adresem: http://regulation.gov.ru/projects/List/AdvancedSearch#npa=36877 .

Wrzesień 2015

ODNIESIENIE! Pracownik firmy samodzielnie przygotowuje notatkę bezpośrednio po powrocie z podróży.

Aby obliczyć koszty płatności i rekompensaty, ważne jest prawidłowe wypełnienie dokumentu.

Instrukcje pisania

Formularz można złożyć na zwykłej kartce formatu A4. Weź pod uwagę formę i strukturę dokumentu:

Musi być obecny:

• data wyjazdu, przyjazdu;
• cel podróży;
• nazwa, marka, model, numer rejestracyjny pojazdu (w przypadku podróży samochodem prywatnym, służbowym lub wynajętym);
• na dole formularza - opis załączonych dokumentów;
• data sporządzenia tego dokumentu, podpis pracownika z transkrypcją.

W jaki sposób dokument jest kompilowany?

Z tego powodu przepisy nie określają warunków, których należy przestrzegać przy sporządzaniu tego dokumentu można skompilować w dowolnej formie, ale z uwzględnieniem określonych warunków:

Przeczytaj szczegółowo, czym jest notatka urzędowa, a stamtąd dowiesz się o zasadach sporządzania notatek urzędowych według GOST, a także o wymaganiach dotyczących ich pisania i wyglądu.

Wniosek o wypłatę środków na wydatki

Kategoria ta jest jednym z bardziej znanych i poszukiwanych typów notatek. Piszą go pracownicy, którzy muszą podróżować w celach służbowych ze swojego miejsca pracy. Jak napisać notatkę z prośbą o zwrot kosztów:

Przeczytaj więcej o tym, jak napisać notatkę o płatności, przeliczeniu i potrąceniu wynagrodzenia.

Zgłaszanie korzystania ze swojego transportu

ODNIESIENIE! W takim przypadku dokument taki jak notatka może być potrzebny, jeśli pracownik wysyłany jest w podróż służbową własnym transportem. Nie ma specjalnych warunków przygotowania tego dokumentu; jest on napisany w dowolnej formie.

Co do zasady, notatka z korzystania z samochodu osobowego musi koniecznie zawierać następujące informacje: datę, godzinę rozpoczęcia i zakończenia podróży. Informacje te są wymagane, aby dział księgowy firmy mógł obliczyć wymaganą dietę dzienną. Przykładowo, jeśli pracownik wraca z podróży służbowej po północy, to do jego dziennej diety doliczany jest jeszcze jeden dzień.

Notatkę należy uzupełnić:

• list przewozowy;
• rachunki za dokonane opłaty parkingowe;
• wpływy pieniężne za paliwo.

Ponadto w dokumencie tym należy wskazać wszystkie koszty związane z użytkowaniem pojazdów - drogi płatne itp.

Przykład pisma serwisowego

Do dyrektora Polyara LLC
Titowa Elena Anatolijewna
od kierownika sprzedaży
Byczenko Denis Władimirowicz.

UWAGA SERWISOWA

Potwierdzenie faktu odbycia podróży służbowej.

Pragnę zwrócić uwagę, że w dniach 15-21 stycznia 2017 r. przebywałem w podróży służbowej do prywatnego przedsiębiorstwa Hermes zlokalizowanego w Iwanowie. Do podróży służbowych do i z podróży służbowej do firmy Polyara LLC z siedzibą w Moskwie korzystałem z prywatnego samochodu marki Hyundai o numerze rejestracyjnym M256 VO 732.

Rzeczywisty czas trwania podróży służbowej wynosił 7 dni kalendarzowych. Mieszkał z bliskimi.

Wyleciał: 15.01.2017 o godzinie 10.30.

Przybył: 21.01. 2017 o godzinie 19.30.

Aplikacja:

Paragon fiskalny na stację benzynową w Moskwie z dnia 15 stycznia 2017 r.

Paragony kasowe za stacje benzynowe w Iwanowie z dnia 19 stycznia 2017 r., z dnia 21 stycznia. 2017

Raport z wykonanej pracy.

21.01.2017 Bychenko Bychenko D.V.

Odpowiedź kierownictwa

Po pozytywnej decyzji menadżera o potrzebie wyjazdu służbowego kopie notatki wysyłane są do wszystkich działów wymienionych w lewym rogu (powyżej) w celu podjęcia niezbędnych działań (przygotowanie zamówień, w razie potrzeby zamówienie biletów, zgromadzenie środków dla podróżnych ).

Rozmawialiśmy o tym, jak poprawnie napisać odpowiedź na notatkę.

Wniosek

Kompilacja jest konieczna tylko w niektórych przypadkach. Bardzo ważne jest prawidłowe wypełnienie dokumentu, ponieważ od tego będzie zależeć późniejsza rekompensata poniesionych kosztów. Ponadto przy wypełnianiu należy wziąć pod uwagę niuanse, w zależności od pewnych czynników związanych z podróżą.

W jakich sytuacjach konieczne jest spisanie notatki z podróży służbowej?

Zgodnie z klauzulą ​​7 rozporządzenia „W sprawie specyfiki wysyłania pracowników w podróż służbową” (zatwierdzonego Dekretem Rządu nr 749 z dnia 13 października 2008 r.), do zgłoszenia długości pobytu w podróży służbowej pracownik, który był wysyłany tam transportem osobistym lub służbowym musi wypełnić notatkę.

Dokumenty uzupełniające

Pomimo zmian, jakie nastąpiły, w wyniku których zniesiono obowiązek wypełniania zaświadczeń podróży i zadań służbowych, pozostała konieczność wypełniania noty serwisowej. Przecież tylko za jego pomocą podróżujący służbowo może potwierdzić datę/godzinę przyjazdu i wyjazdu z miejsca docelowego, gdyż w przypadku podróży samochodem nie można okazać biletów podróżnych.

Jednak w tym przypadku ważne jest załączenie innych dokumentów potwierdzających, takich jak karty podróży/trasy, czeki/pokwitowania itp., które wykażą, że podróżujący służbowo podążał zamierzoną drogą do celu, czyli wykonania zadania (pismo Ministra Finansów z dnia 20 kwietnia 2015 r. nr 03-03-06 /22368). W zależności od kompletności dostarczonych dokumentów uzupełniających możesz liczyć na odpisanie odpowiednich kwot jako wydatki zgodnie z klauzulą ​​1 art. 252 Ordynacji podatkowej.

Potwierdzenie od strony odbierającej

Jednakże w ust. 4 ww. ust. 7 przepisu stanowi, że faktyczny czas trwania podróży służbowej można potwierdzić nawet w przypadku braku dokumentów dowodowych dotyczących podróży i zakwaterowania. Można tego dokonać za pomocą tej samej notatki lub innego dokumentu zawierającego adnotację strony odbierającej o datach przyjazdu i wyjazdu pracownika z miejsca podróży służbowej.

Na podstawie powyższego można stwierdzić, że notatka służbowa jest ważnym dokumentem podstawowym, służącym do obliczenia diety dziennej dla pracownika podróżującego służbowo, jeżeli podróżował samochodem.

Kto i kiedy powinien wypełnić notatkę?

Notatkę z podróży służbowej modelu 2019-2020 sporządza pisemnie pracownik wysłany w podróż służbową. Notatka musi być całkowicie wypełniona do czasu powrotu pracownika z podróży służbowej.

Do notatki należy dołączyć dokumenty potwierdzające trasę i czas pobytu pracownika w miejscu podróży służbowej. Jeżeli dokumenty te zaginęły lub początkowo ich nie było, strona otrzymująca może dokonać niezbędnych notatek bezpośrednio w notatce.

W tym celu należy wpisać w notatce nazwę organizacji przyjmującej oraz daty przyjazdu/wyjazdu osoby podróżującej służbowo. Wpis ten musi być poświadczony podpisem urzędnika z opisem stanowiska oraz pełną nazwą i pieczęcią firmy (jeśli występuje).

Gdzie mogę znaleźć przykładową notatkę?

Jakie informacje znajdują się w notatce, aby wygodnie wypełnić notatkę, firma opracowuje uniwersalny szablon, w którym podróżujący służbowo będzie musiał po prostu wpisać właściwe dane? Taki przykładowy gotowy formularz notatki możesz pobrać na naszej stronie internetowej.

Ze względu na fakt, że notatka jest ważnym dokumentem pierwotnym, należy upewnić się, że zawiera ona wszystkie dane wymagane dla dokumentu pierwotnego (ich wykaz znajduje się w art. 9 ustawy „O rachunkowości” z dnia 6 grudnia 2011 r. Nr .402-FZ).

Szczegóły te obejmują:

Nie znasz swoich praw?

• tytuł dokumentu;
• nazwa firmy zatrudniającej;
• Imię i nazwisko oraz stanowisko delegowanego pracownika;
• data sporządzenia dokumentu;
• miejsce i czas trwania podróży służbowej;
• lista aplikacji;
• podpis z odpisem pełnego imienia i nazwiska pracownika.

Ponadto, ponieważ podróż odbywa się samochodem, konieczne będzie podanie jego marki i numeru rejestracyjnego.

Firmy mogą opracować własny formularz notatki, sformatowując go w formie tabeli i podając wszystkie niezbędne szczegóły. Formę dokumentu mogą akceptować lokalne przepisy dotyczące podróży służbowych.

Na opracowanym formularzu notatki można już wypełnić wszystkie znane pola, a po przyjeździe z podróży służbowej podróżny będzie musiał jedynie wypełnić wszystkie wolne pola tego dokumentu i złożyć swój podpis.

Potrzebujesz notatki od indywidualnego przedsiębiorcy?

W przypadku przedsiębiorców indywidualnych istnieje szereg cech. Z uwagi na to, że indywidualny przedsiębiorca nie może zostać wysłany w podróż służbową, gdyż nie należy do kategorii pracowników, to w ocenie działu finansowego nie ma sensu wydawanie przez niego polecenia i notatki do sam (pismo Ministerstwa Finansów z dnia 07.05.2013 nr 03-11-11/166).

Indywidualna podróż służbowa

Jednak indywidualny przedsiębiorca w dalszym ciągu będzie mógł potwierdzić swoje wydatki związane z wyjazdem do innego miasta w celach służbowych. Jeżeli inspekcja podatkowa odmówi uznania wydatków indywidualnego przedsiębiorcy związanych z jego wyjazdem służbowym do innego miasta w celach służbowych za koszty produkcji, przedsiębiorca ma prawo zaskarżyć tę decyzję do sądu. Jak pokazuje praktyka, sądy często stają po stronie przedsiębiorców, uznając ich prawo do obniżenia podstawy opodatkowania o kwotę kosztów podróży.

Tym samym w uchwale Federalnej Służby Antymonopolowej Obwodu Uralskiego z dnia 06.06.2011 r. nr F09-3147/11-S3 sędziowie, stając po stronie indywidualnego przedsiębiorcy w sporze z organami podatkowymi, wskazali, że przedsiębiorcy nie mogą zostać pozbawionym możliwości samodzielnego odbywania podróży służbowych. W przeciwnym razie są dyskryminowani w stosunku do innych podmiotów gospodarczych prowadzących działalność gospodarczą w formie osoby prawnej.

Oznacza to, że indywidualny przedsiębiorca, podróżując swoim prywatnym (wynajętym) samochodem, może również wypełnić notatkę i załączyć do niej wszelkie dokumenty potwierdzające wydatki, a właściwie sam fakt wyjazdu służbowego.

Wysyłając w podróż służbową pracownika wynajętego przez indywidualnego przedsiębiorcę, wszystkie dokumenty, w tym notatkę służbową, sporządza się w sposób ogólny.

Czy konieczne jest sporządzenie notatki podczas wysyłania dyrektora w podróż służbową?

Z uwagi na to, że dyrektor firmy jest pracownikiem najemnym, nie jest on zwolniony z konieczności wypełnienia wszystkich dokumentów wymaganych w przypadku podróży służbowej. Nie ma znaczenia, czy dyrektor osobiście prowadził samochód w podróży służbowej, czy był prowadzony przez kierowcę.

Istnieje opinia, że ​​dyrektora można zwolnić z obowiązku sporządzenia notatki, gdyż osobiście wydaje i zatwierdza zlecenie wyjazdu służbowego i jego przedłużenia (w razie potrzeby). Jednak ta opinia jest błędna, ponieważ rozkazy nie potwierdzają ani faktu podróży, ani czasu jej trwania.

Zatem obowiązek sporządzenia notatki w przypadku wysyłki w podróż służbową transportem osobistym lub służbowym nie jest zależny od stanowiska podróżnego - zarówno zwykły pracownik, jak i kierownik organizacji muszą po powrocie złożyć notatkę.

Nie ma jednolitej formy notatki, dlatego każde przedsiębiorstwo opracowuje własny wzór tego dokumentu. Z uwagi na to, że notatka jest niezbędna przy rozliczaniu wydatków w podróży służbowej, a także przy obliczaniu diet dziennych, obowiązują ją wymogi rejestracyjne dotyczące dokumentów pierwotnych.