Próbka listu biznesowego. Pisanie listów biznesowych Ze względu na napięte terminy zwracam się do Państwa z prośbą

Listy motywacyjne stanowią integralną, ważną i niezbędną część korespondencji biznesowej. Z jednej strony są to prośby taktowne i dyplomatyczne w sprawach bieżących, z drugiej strony stanowią narzędzie do osiągnięcia określonych celów adresata. Celem każdego pisma z prośbą jest nakłonienie adresata do podjęcia określonych działań wymaganych przez autora pisma. Jak napisać list z prośbą, aby uzyskać jak najbliżej pozytywnej odpowiedzi?

Każdy wniosek musi zawierać przemyślane uzasadnienie i jasne określenie wniosku. Dodatkowo możesz zastosować techniki zwiększające efektywność pisania.

Krok 1. Do kogo zwracasz się ze swoją prośbą?

Zwracaj się do adresata osobiście, najlepiej po imieniu i nazwisku:

„Drogi Iwanie Iwanowiczu!”, „Drogi Panie Iwanow!”

Po pierwsze, okażesz szacunek adresatowi, po drugie, prośba skierowana do konkretnej osoby nakłada na nią odpowiedzialność za jej realizację. Zdarzają się sytuacje, gdy prośba skierowana jest do zespołu lub grupy osób. W tym przypadku również wskazane jest jak najbardziej spersonalizowane odwołanie:

„Drodzy koledzy!”, „Drodzy menadżerowie!”, „Drodzy młodsi pracownicy!”, „Drodzy pracownicy HR!”

Krok 2. Dlaczego się ze mną kontaktujesz?

Przekaż komplement odbiorcy. Komplementując obdarowanego, odpowiadasz na jego pytanie: „Dlaczego zadajesz mi to pytanie?” Zwróć uwagę na jego przeszłe osiągnięcia lub cechy osobiste.

„Zawsze jesteś gotowy wysłuchać i znaleźć najlepszy sposób rozwiązania problemu prawie każdego, kto się z Tobą kontaktuje. Musimy ci przyznać, że pomogłeś wielu ludziom.

„Jesteś czołowym ekspertem w swojej dziedzinie…”

„Pomogliście wielu osobom rozwiązać najtrudniejsze problemy z zakresu...”

Technika ta pozwoli adresatowi przyjrzeć się prośbie bliżej i spróbować znaleźć możliwość jej zaspokojenia pieprzyć ją.

Komplement jest odpowiedni, gdy chodzi o niestandardowe prośby, gdy chcesz przekonać odbiorcę, gdy chcesz zwrócić uwagę na pewne zalety i cechy, które są niezbędne i ważne dla spełnienia Twojej prośby.

Bardzo ważne jest, aby nie przekraczać granicy między komplementem a niegrzecznym pochlebstwem. Bądź szczery.

Krok 3. Uzasadnienie żądania

Każda prośba musi być uzasadniona, dlaczego składasz tę konkretną prośbę. Wprowadź adresata w kontekst swojego problemu.

Na tym etapie należy wybrać trzy najważniejsze dla adresata argumenty. Argumenty najlepiej budować według schematu: mocny – średni – najsilniejszy.

Prośby mają różny poziom złożoności, przez co odbiorca nie zawsze jest zainteresowany spełnieniem czyichś próśb. Musi być przekonany, że spełnienie prośby niesie ze sobą potencjalne korzyści:

Zainteresuj odbiorcę

Zaproponuj mu realizację atrakcyjnej możliwości związanej z realizacją Twojej prośby:

„Ludzie przedsiębiorczy, przedsiębiorczy przez cały czas dążyli nie tylko do osiągnięcia sukcesu materialnego, ale także do pozostawienia swojego śladu w historii Ojczyzny, bycia zapamiętanym za swoje dobre uczynki i zdobycia szacunku”.

« Sukcesem każdego środowiska zawodowego jest przede wszystkim zrozumienie i wsparcie zaprzyjaźnionych Związków, udział we wspólnych wydarzeniach i projektach».

« Oczywiście Twoim głównym celem jest czyste i wygodne miasto dla ludzi».

Lub wyraź problem, który jest bardzo istotny konkretnie dla Twojego adresata:

„Ty, jako mądry właściciel miasta, prawdopodobnie niepokoisz się chaotycznymi spacerami dzieci w różnym wieku w nieodpowiednich miejscach, co prowadzi do większej liczby wypadków drogowych i wzrostu przestępczości wśród dzieci”.

„Twój dział otrzymuje częstsze telefony w sprawach innych niż podstawowe, co zajmuje dużo bezcennego czasu pracy”.

Pokaż, jak Twoja prośba może pomóc w wykorzystaniu szansy:

« A dzisiaj, kiedy nasz kraj opiera się na młodzieży, trudno znaleźć bardziej potrzebną, świętą sprawę niż pomoc młodym mężczyznom i kobietom z rodzin znajdujących się w niekorzystnej sytuacji. W naszym mieście są już tacy, którzy taką pomoc niosą – pod patronatem Prezydenta Miasta działa nasz ośrodek charytatywny „Dziedzictwo” działający dzięki darowiznom od obywateli, ucząc zmartwioną młodzież rzemiosła ludowego ».

Lub rozwiązać problem:

„Wyposażenie wyspecjalizowanych miejsc do spędzania czasu przez dzieci w różnym wieku pomoże zmniejszyć poziom przestępczości wśród dzieci i zminimalizować liczbę wypadków drogowych z udziałem dzieci”.

Opisz znaczenie prośby

Gdy nie ma już nic do zaoferowania adresatowi lub w kontekście tej prośby jest to niestosowne, wówczas lepiej jest poinformować adresata o aktualnej sytuacji. W tym miejscu należy opisać sytuację tak szczegółowo, jak to konieczne, aby zrozumieć znaczenie wniosku i znaczenie jego realizacji. Znaczenie prośby należy opisać tak, aby „dotykała duszy”. Jeśli prośba nie należy do kategorii „drażliwych”, należy pokazać adresatowi związek przyczynowo-skutkowy, który zapewni, że adresat spełni prośbę.

„Od (data) zgodnie z umową najmu nr X czynsz za 1 m2 wynosi 20 USD. w dzień. W ciągu ostatnich trzech miesięcy nastąpił spadek aktywności handlowej ze względu na niestabilność gospodarczą i niepokoje społeczne. Średni zysk z handlu wynosi 10 USD. dziennie, co nie wystarcza nawet na opłacenie czynszu. Jeśli nie zostaną podjęte działania, prywatni przedsiębiorcy będą zmuszeni zamknąć swoje punkty sprzedaży detalicznej, co może negatywnie wpłynąć na Twoje dochody.”

Musisz zatem jasno dać do zrozumienia odbiorcy, że spełnienie prośby niesie ze sobą perspektywę uzyskania korzyści materialnych lub niematerialnych.

Krok 4. Sformułowanie żądania

Gdy adresat będzie już przygotowany, możesz podać faktyczne żądanie. Treść żądania powinna być dość zwięzła i wyjątkowo jasna. W żadnym przypadku nie powinno być dwuznaczności ani niedopowiedzeń. Przykładowo, jeżeli mówimy o obniżeniu czynszu, to ważne jest wskazanie do jakiego poziomu:

„Prosimy o obniżenie poziomu czynszu do czasu ustabilizowania się sytuacji na poziomie 5 USD. za m2 dziennie.”

Jeśli mówimy o świadczeniu usług, to sformułuj żądanie tak szczegółowo, jak to możliwe, wskazując żądane daty, kwestię ceny itp.:

« Do wyposażenia pracowni garncarskiej potrzebujemy pieca do wypalania ceramiki - prosimy o pomoc w jego zakupie. Koszt pieca z instalacją wynosi 998 tysięcy rubli».

W tym przykładzie nie do końca jest jasne, jakiego rodzaju pomocy oczekuje się od adresata. Lepiej byłoby sformułować żądanie bardziej szczegółowo: „Prosimy Państwa o pomoc w zakupie pieca do wypalania ceramiki poprzez wpłatę kwoty 333 tys. USD na konto bankowe firmy zajmującej się produkcją i montażem pieców.”

O cokolwiek poprosisz, odbiorca musi dokładnie wiedzieć kiedy, co, ile i za jaką cenę chcesz otrzymać. Uogólniona prośba jest bardziej narażona na odmowę, ponieważ odbiorca nie zawsze ma czas i ochotę zajmować się szczegółami. Poza tym ryzykujesz, że nie osiągniesz tego, czego chcesz, przekazując inicjatywę odbiorcy.

Przykładowo prywatni przedsiębiorcy napisali pismo z prośbą o obniżkę czynszu, ale nie wskazali, do jakiego poziomu chcą obniżyć czynsz:

„Prosimy o obniżenie czynszu do czasu ustabilizowania się sytuacji”.

W rezultacie otrzymali obniżkę czynszu, ale tylko nieznacznie (o 1% dotychczasowego). Tym samym uwzględniono ich prośbę, niewiele jednak wpłynęło na zmianę stanowiska inicjatorów listu.

W niektórych przypadkach tekst prośby można pogrubić, aby wyróżnić się w tekście, ale nie należy nadużywać tej techniki.

Krok 5: Podsumuj swoją prośbę.

Powtórz swoją prośbę i podkreśl, jakie korzyści odniesie odbiorca, jeśli prośba zostanie spełniona. Żądanie należy nieco zmodyfikować. Najlepiej zbudować zdanie według schematu: „Jeśli spełnisz prośbę, będziesz szczęśliwy”.

„Jeśli wyjdziecie naprzeciw nam w połowie drogi i obniżycie czynsze do czasu ustabilizowania się sytuacji w regionie, nie tylko będziecie w stanie uratować ponad 150 miejsc pracy, ale też nie poniesiecie globalnych strat z powodu całkowitego braku czynszów”.

Ale mogą być inne opcje:

„Możecie być pewni, że każdy rubel przekazany przez Was na cele charytatywne zostanie przekazany na szczytny cel i pomoże dzieciom znajdującym się w trudnych sytuacjach wyrosnąć na godnych obywateli”.

„Możesz być pewien, że uśmiech każdego dziecka da Ci moralną satysfakcję z trudnej pracy, a Twoje wysiłki i wysiłki są inwestycją w godnych i szczęśliwych obywateli najbliższej przyszłości”.

Najważniejsze jest powtórzenie znaczenia prośby i korzyści płynących z jej spełnienia. Korzyść nie musi być materialna. Pamiętaj, że adresat jest osobą i uczucia nie są mu obce.

PRZYKŁAD:

I nie zapomnij o projekcie listu – to „twarz” organizacji. Jeżeli inicjatorem wniosku jest organizacja, wówczas pismo takie sporządza się na papierze firmowym z podpisem kierownika lub osoby upoważnionej. Jeżeli jesteś osobą prywatną wystarczy zastosować się do podstawowych norm w rozmieszczeniu elementów listowych. Szczegóły te są bardzo ważne z prawnego i psychologicznego punktu widzenia dla adresata i kształtowania prawidłowego wizerunku nadawcy.

	-
	-	Wysyłasz codziennie setki propozycji, próśb i innych listów biznesowych, ale Twoja wiadomość nie przynosi oczekiwanego rezultatu? Nie wiesz, jak dyskretnie i grzecznie przypomnieć odbiorcy o jego obowiązkach? W takim razie szkolenia online z pewnością Ci pomogą „Umiejętność pisania tekstów biznesowych”! Można przez nie przejść w dogodnym dla siebie terminie.	-	-
	-

Najpopularniejszymi rodzajami listów biznesowych są listy z prośbą i zapytania. Listy z prośbą sporządzane są w celu podjęcia przez adresata określonych działań wymaganych przez autora pisma. Listy z prośbą - w celu uzyskania jakichkolwiek oficjalnych informacji lub dokumentów. W jakich sytuacjach są kompilowane? Jak poprawnie podać istotę żądania lub prośby?

Jak i dlaczego napisać list z prośbą

Listy z prośbą sporządzane są w celu podjęcia przez adresata określonych działań wymaganych przez autora pisma. W działalności zarządczej ogromna liczba sytuacji powoduje konieczność przygotowania takich pism. Może to być sytuacja stosunkowo prosta, w której nie ma potrzeby przedstawiania informacji skomplikowanej pod względem zdarzeń, podawania jakiejkolwiek argumentacji czy przekonywania adresata. W takich przypadkach lepiej rozpocząć list z prośbą bezpośrednio od określenia samego żądania, na przykład:

Jednak nie wszystkie sytuacje w działalności zarządczej są takie proste. W większości sytuacji przy pisaniu wniosku konieczne jest uzasadnienie, czyli wyjaśnienie, dlaczego, po co i w jakim celu pismo jest sporządzane. Z reguły uzasadnienie jest konieczne, aby wpłynąć na adresata, przekonać go do działania w sposób bardzo konkretny, taki, jakiego pragnie lub potrzebuje autor listu. Jeśli wniosek zawiera uzasadnienie, to najczęściej poprzedza sformułowanie wniosku, np. (znak // wskazuje granicę pomiędzy częściami tekstu pisma):

Pobierz przykładowe pisma z prośbą o pomoc:

Język rosyjski należy do języków o stosunkowo swobodnej kolejności wyrazów. W każdym z powyższych tekstów możemy zamienić części zdania bez większego uszczerbku dla znaczenia, na przykład:

Zwroty, w których najpierw podaje się główną ideę listu, a następnie podaje się argument, mają szczególną konotację stylistyczną: zawsze są postrzegane jako bardziej wyraziste niż wyrażenia zbudowane na zasadzie „uzasadnienie - wniosek”. Jednak styl biznesowy jest obcy wszelkiego rodzaju wypowiedziom, prawie zawsze preferuje środki językowe neutralne stylistycznie, dlatego bardziej poprawne są wyrażenia, które najpierw wyjaśniają, uzasadniają, a następnie stwierdzają istotę sprawy.

Pisząc list z prośbą, staraj się, aby uzasadnienie i ostatnia część (prośba) były gramatycznie jednym zdaniem. Nawet w przypadkach, gdy uzasadnienie zawiera odniesienia do dokumentów regulacyjnych, faktów, zdarzeń, nie rozdzielaj uzasadnienia w osobne zdanie w przeciwnym razie do wyrażenia swojej prośby konieczne będzie użycie zwrotów typu: „W związku z powyższym prosimy...”, „Mając na uwadze powyższe prosimy...”, „W związku z którym zapytaj...” itp. Konstrukcje te nie niosą ze sobą informacji i komplikują tekst zarówno pod względem struktury, jak i percepcji. Listy motywacyjne można pisać w jeszcze bardziej złożonych sytuacjach zarządczych.

Schematycznie sytuację tę można przedstawić w następujący sposób:

List napisany w takiej sytuacji będzie łatwiejszy do odbioru, jeśli treść zostanie przedstawiona w kolejności odzwierciedlającej logikę rozwoju samej sytuacji. W tym przypadku strukturę listu można podzielić na trzy części: wprowadzenie (opis zdarzeń, faktów, które bezpośrednio wpływają lub mogą mieć wpływ na sytuację zarządczą), uzasadnienie (wyjaśnienie powodów, dla których konieczne jest skontaktowanie się z adresatem z prośba), zakończenie (prośba), na przykład (Część komunikacyjna i semantyczna listu oddzielona jest znakiem //):

Niezależnie od konstrukcji tekstu, prośba w liście formułowana jest przy użyciu czasownika „pytać”. W pismach wydawanych na papierze firmowym organizacyjnym stosuje się go Forma czasownika w pierwszej osobie liczby mnogiej:

Prosimy o podanie informacji o..., Prosimy o podanie informacji o..., Prosimy o podanie informacji o..., Prosimy o przeprowadzenie... itd.

W pismach wydawanych na oficjalnych papierze firmowym używa się go Forma czasownika w pierwszej osobie liczby pojedynczej:

Proszę o rozważenie sprawy..., proszę o informację o... itd.

Jedno pismo może zawierać kilka próśb (najlepiej w jednej sprawie). W takim przypadku najpierw formułuje się żądanie główne, a następnie resztę, używając następujących wyrażeń językowych:

Prosimy Cię również o (rozważenie, zapewnienie, prowadzenie...), Jednocześnie prosimy Cię... itd.

Na przykład:

Ze względu na niewielkie zużycie gazu przez kotłownię nr 4 (poniżej 3,5 mln m3 rocznie) zwracamy się z prośbą o wyłączenie tego przedsiębiorstwa z grona odbiorców gazu posiadających obowiązkową rezerwę paliwa (oleju opałowego) na sezon grzewczy 2005 – 2006. Jednocześnie zwracamy się do oprogramowania „Mosgorkhleboprodukt” wspólnie z JSC „Mosenergo” o rozważenie możliwości przyłączenia zakładu nr 4 do centralnego systemu zaopatrzenia w ciepło w sezonie grzewczym 2006-2007.

Jak i dlaczego napisać list z prośbą

List z prośbą jest właściwie rodzajem listu z prośbą. Co do zasady wnioski kierowane są w celu uzyskania jakichkolwiek oficjalnych informacji lub dokumentów. W działalności handlowej zapytaniem jest zwrócenie się kupującego do sprzedającego (importera do eksportera) z prośbą o szczegółowe informacje o produkcie (usługach) lub o przesłanie oferty na dostawę towaru (świadczenie określonych usług). ). Ogólnie rzecz biorąc, listy z prośbami podlegają tym samym zasadom, co listy z prośbami, na przykład:

W działalności komercyjnej w treści żądania zwykle podaje się: nazwę towaru (usługi); warunki, na jakich autor listu chciałby je otrzymać; ilość i/lub jakość; termin dostawy towarów lub świadczenia usług; cena i inne informacje. W żądaniach komercyjnych używane są następujące wyrażenia:

Prosimy o poinformowanie nas o możliwości dostawy... Prosimy o złożenie oferty na dostawę... Prosimy o podanie szczegółowych informacji na temat... itp.

Na przykład:

Prosimy o informację o możliwości dostarczenia klimatyzatorów model AS-200 w ilości 150 szt. w okresie luty - marzec 2005, a także poinformować o warunkach płatności i dostaw.

Pobierz przykładowe pisma z prośbą o pomoc:

Odpowiedzią odpowiedniej organizacji na list z prośbą lub prośbą jest list z odpowiedzią, który może oznaczać zgodę lub odmowę. W działalności handlowej odpowiedź na zapytanie wysyłana jest w formie pisma handlowego, które potwierdza otrzymanie zapytania i przekazuje kupującemu informację o interesującym go produkcie. Odpowiedzią na zapytanie może być także propozycja handlowa (oferta). Zapytania ofertowe i zapytania ofertowe sporządzane są zgodnie z GOST R 6.30-2003 „Ujednolicone systemy dokumentacji. Ujednolicony system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Wymogi dokumentacyjne."

Przy sporządzaniu i przetwarzaniu żądań i żądań wykorzystywane są następujące dane:

• miejsce docelowe;
• tytuł tekstu (jeśli tekst listu jest dłuższy niż 4-5 wierszy);
• tekst;
• podpis;
• znak o wykonawcy.

Takie komunikaty można wykorzystać w zupełnie innych sytuacjach, np. gdy zachodzi potrzeba uzyskania informacji o produktach, obejrzenia próbek produktów, spotkania z osobą podróżującą służbowo, skoordynowania pewnych działań itp.

Zasady pisania listu motywacyjnego

Zwracamy uwagę na ogólny wzór takiego dokumentu do pobrania:

Z oczywistych względów wniosek nie ma standardowego wzoru, mimo to jest formą dokumentu urzędowego. Dlatego przy jego sporządzaniu należy kierować się pewnymi standardami wynikającymi z zasad pracy biurowej i etyki biznesowej. Zanim przejdziemy bezpośrednio do podstawowych zasad jego przygotowania, należy zaznaczyć, że może być on adresowany albo do określonej grupy osób (np. menedżerów, pracowników działu księgowości, prawników itp.), albo do konkretnego adresata.

Jak każdy inny dokument, ten list musi zawierać część wprowadzającą, a mianowicie:

• informacje o firmie wysyłającej składającej żądanie i firmie, do której jest ono kierowane;
• powód żądania („z powodu opóźnienia”, „z powodu otrzymania”, „na podstawie wyników” itp.);
• odniesienia do podstawy („na podstawie ustnej umowy”, „na podstawie negocjacji”, „na podstawie rozmowy telefonicznej” itp.);
• cel odwołania („rozwiązanie problemu”, „unikanie konfliktu”, „eliminacja naruszeń” itp.).

Poniżej znajduje się główna część dotycząca samego wniosku. Należy go wyrazić dowolną formą pochodną czasownika „pytać” („prosimy”, „składamy prośbę” itp.), a ponieważ taki przekaz jest w każdym razie prośbą o jakąś usługi, musi być napisany z szacunkiem. Dobrze, jeśli prośbę poprzedzi komplement („znać swoje wielkie możliwości”, „podziwiać talenty organizacyjne” itp.).

Jeżeli list zawiera kilka żądań jednocześnie, należy je wskazać w oddzielnych akapitach lub akapitach.

Niepisane zasady korespondencji pomiędzy organizacjami stanowią, że odpowiedź na wieloetapowy wniosek można przesłać także w jednej wiadomości, z osobnymi komentarzami do każdego punktu. Należy zaznaczyć, że tego typu korespondencja zmniejsza objętość obiegu dokumentów, a co za tym idzie, skraca czas czytania i przetwarzania takich pism.

Jeżeli list oznacza otrzymanie odpowiedzi w określonym terminie, należy to zaznaczyć w tekście wiadomości tak poprawnie, jak to możliwe.

Z reguły pisma wysyłają i odbierają sekretarze organizacji (w dużych firmach robią to całe działy). Po skompilowaniu lub przeczytaniu przekazują je kierownikowi przedsiębiorstwa do przeglądu. Wyjątkiem są wiadomości oznaczone jako „poufne” lub „doręczenie osobiste” – takie pisma wysyłane są bezpośrednio do adresata.

Bezpłatne porady prawne:

Instrukcja pisania listu motywacyjnego

Ponieważ wiadomość ta stanowi część korespondencji firmowej, należy w pierwszej kolejności wskazać jej autora, czyli: nazwę firmy wysyłającej, jej faktyczny adres oraz numer telefonu kontaktowego. Następnie należy podać informacje o adresacie: także nazwę firmy i konkretnego odbiorcę. Dalej w środku wiersza możesz od razu wskazać, że jest to list z prośbą (ale nie jest to konieczne).

Dalsza część pisma dotyczy samego żądania. W pierwszej kolejności warto to uzasadnić, a dopiero potem wyrazić istotę żądania. Na koniec pismo należy podpisać (lepiej, jeśli zrobi to szef firmy lub upoważniona, zaufana osoba), a także wskazać datę powstania dokumentu.

Jak wysłać list

List można wysłać e-mailem lub faksem – jest to szybkie i wygodne, ale zachowawcza wysyłka Pocztą Rosyjską pozwoli na solidną i atrakcyjną prezentację listu. Możesz na przykład złożyć wniosek na piśmie odręcznie pięknym kaligraficznym pismem lub wydrukować tekst na dobrym, drogim papierze.

Dbałość o takie drobne szczegóły uzmysłowi adresatowi, jak pełen szacunku jest wobec niego przeciwnik, a także po raz kolejny podkreśli wagę prośby. Trzeba tylko pamiętać, że korespondencja listem zwykłym zajmuje dużo czasu, dlatego wiadomość należy wysłać z wyprzedzeniem, aby dokument dotarł do adresata na czas.

Po wysłaniu listu

Wiadomość ta, jak każdy inny dokument, musi zostać zarejestrowana w dzienniku dokumentacji wychodzącej. W ten sam sposób odbiorca pisma rejestruje nadejście korespondencji. W przypadku nieporozumień, które zdarzają się w relacjach biznesowych, odnotowanie faktu wysłania i otrzymania pism pomoże szybko zrozumieć sytuację.

Bezpłatne porady prawne:

Przykłady pisania pism z prośbą o wyjaśnienia

Zrozumieliśmy więc, że list z prośbą to list zawierający prośbę do odbiorcy. Celem tekstu jest nakłonienie odbiorcy do wykonania działania korzystnego dla nadawcy. Pismo musi zawierać sformułowaną prośbę i jej uzasadnienie. Wskazane jest takie sformułowanie żądania, aby uzasadnić, dlaczego spełnienie żądania powinno być korzystne dla odbiorcy. Nadawca musi nie tylko znać zasady komponowania tekstu, ale także brać pod uwagę niuanse psychologiczne. Następnie rozważymy konkretne przykładowe szablony w zależności od sytuacji.

List z prośbą o środki

Pismo sporządza się w przypadku konieczności uzyskania przydziału środków od państwa, sponsorów lub osób fizycznych.

Od Organizacji Pozarządowej „Pomoc Emerytom”

Członek Zgromadzenia Ustawodawczego

Witam, Iwanie Iwanowiczu. Jestem przedstawicielem organizacji non-profit „Pomoc dla Emerytów”. Pomagamy samotnym emerytom: przynosimy żywność, pomagamy w sprzątaniu i naprawach.

Bezpłatne porady prawne:

Nasza organizacja istnieje od 5 lat. Wcześniej udawało nam się sami finansować naszą działalność, jednak w związku z ekspansją organizacji pozarządowych środki zaczęły się kończyć. Potrzebujemy pieniędzy na wynajem lokali, płace pracownikom i zakup sprzętu.

Na niedawnym posiedzeniu Rządu Prezydent wspomniał o trudnej sytuacji emerytów i rencistów i zauważył, że należy pilnie zmienić tę sytuację. W związku z tym proszę o ruble na potrzeby organizacji pozarządowej „Pomoc dla Emerytów”.

Z poważaniem, Petrova A.A.

Powyższy tekst został opracowany zgodnie ze wszystkimi zasadami. On ma:

• Nazwa organizacji non-profit i wyjaśnienie jej działalności.
• Prośba o pieniądze, wyjaśnienie ich potrzeby (potrzebne są pieniądze na czynsz i pensje).
• Wspomnienie Prezydenta. Konieczne jest uzasadnienie korzyści ze sponsoringu dla urzędnika. Czym interesuje się poseł? W rozwoju kariery. Pomoc organizacji pomoże osiągnąć ten cel.

Wskazana jest również konkretna kwota środków potrzebnych organizacji komercyjnej.

Bezpłatne porady prawne:

Pismo z prośbą o dostawę towaru

List zazwyczaj wysyłany jest do partnerów firmy. Warto w tekście uzasadnić obopólne korzyści dla obu firm.

Do szefa firmy „AAA”

Od szefa firmy BBB

Witam, Iwanie Iwanowiczu. Chcielibyśmy zamówić w Państwa firmie zestaw produktów (do określenia). Zainteresowaliśmy się Waszym produktem na wystawie regionalnej.

Jeżeli wyrażasz zgodę, prosimy o poinformowanie nas o dogodnych dla Ciebie warunkach dostawy. Gwarantujemy terminową płatność. Mamy nadzieję, że będzie to początek wzajemnie korzystnej współpracy.

Bezpłatne porady prawne:

Nasze kontakty: (określ).

Pozdrawiam, Borys Borysowicz.

List z prośbą o rabat

Zazwyczaj takie SMS-y wysyłane są do dostawców firmy. Na przykład organizacja organizuje wystawy. Ma dostawcę - drukarnię, która dostarcza broszury, stojaki, książeczki itp. Koszt usług jest dość wysoki. Nadszedł kryzys i firmie trudno było płacić za produkty poligraficzne. Może to być powód, aby poprosić o zniżkę.

Do szefa firmy Wostok

Od szefa firmy „Zapad”

Witam, Iwan Iwanow. Naszą organizację dotknął kryzys finansowy. Liczba zawartych z nami umów spadła o 20%. Niestety kryzys dotknął nie tylko nas, ale także naszych klientów. Ludzie nie mogą płacić za nasze usługi tej samej kwoty co wcześniej. W związku z tym przygotowaliśmy 25% zniżki na bilety.

Bezpłatne porady prawne:

W związku z trudną sytuacją finansową nasza firma zwraca się do Państwa z prośbą o 15% rabatu na pozostałe pół roku współpracy w ramach umowy.

Do wszystkich naszych dostawców wysłaliśmy listy z prośbą o rabat. Jeśli 20% naszych partnerów zapewni nam korzystne warunki, nasza firma przetrwa trudne czasy i nie zamknie się. Właściciele i operatorzy telekomunikacyjni dali nam już zniżkę.

Pozdrawiam, Borys Pietrow.

List zawiera następujące ważne punkty:

Bezpłatne porady prawne:

• Wyjaśnienie potrzeby rabatu.
• Wskazanie dokładnej kwoty rabatu i terminu.
• Pośrednia wskazówka, że ​​jeśli drukarnia nie udzieli rabatu, firma rozwiąże umowę.

Tekst musi być napisany w taki sposób, aby list został przeczytany do końca i zgodził się na zaproponowane warunki.

Pismo z prośbą o obniżenie czynszu

Czynsz pochłania budżety większości organizacji. Jej redukcja pozwala spółce utrzymać się na rynku w trudnych czasach. Pismo należy wysłać do wynajmującego.

Szef firmy „Plus”

Od szefa firmy „Minus”

Witam, Petr Pietrowicz. Naszą firmę dotknął kryzys finansowy. Siła nabywcza konsumentów spadła, a dochody przedsiębiorstw spadły. W związku z powyższym prosimy o obniżenie czynszu o 10%.

Przez całą naszą współpracę nigdy nie zwlekaliśmy z płatnościami. Mamy nadzieję, że pójdą Państwo na nas na ustępstwa i będziemy kontynuować nasze relacje biznesowe. Gwarantujemy terminową płatność czynszu, pomimo trudnych warunków finansowych.

Pozdrawiam, Iwan Iwanowicz.

Warto w piśmie wspomnieć, że spółka wcześniej w całości wywiązywała się ze swoich zobowiązań. Wynajmujący musi mieć pewność, że będzie nadal dokonywał płatności. Odbiorca musi także zrozumieć, że jeśli nie zgodzi się na proponowane warunki, najemca odmówi mu usług.

Pismo z wezwaniem do zapłaty długu

Długi bardzo często powstają w interakcjach pomiędzy firmami. Jeżeli organizacja jest zdecydowana na dalszą współpracę z kontrahentem, który zaciągnął dług, wysyłany jest wniosek.

Bezpłatne porady prawne:

Drogi Iwanie Iwanowiczu, prosimy Cię o spłatę długu wobec naszej firmy w wysokości rubli. Przez cały ten czas kontynuowaliśmy z Państwem współpracę, mając nadzieję na kontynuację naszych relacji biznesowych. Obecnie jesteśmy jednak zmuszeni zawiesić świadczenie usług ze względu na brak płatności.

Kwota twojego długu to ruble. Prosimy o dokonanie wpłaty do dnia 1 marca 2017 r. Jeżeli dług nie zostanie spłacony, będziemy zmuszeni rozstrzygnąć sprawę na drodze sądowej.

Pozdrawiam, Petr Pietrowicz.

List musi zawierać następujące punkty:

Bezpłatne porady prawne:

• Dokładna kwota zadłużenia.
• Termin, do którego należy spłacić dług.
• Środki, które firma podejmie w przypadku nieotrzymania płatności.

W tekście można wspomnieć o długoterminowej, udanej współpracy z organizacją. To powinna być prośba, a nie żądanie. Wymaganie sporządza się według innego wzoru.

Pismo z prośbą o odroczenie płatności do dostawcy

Organizacja dostarczyła firmie partię produktów, ale nie zapłaciła za nią. Powstał dług, ale dłużnik nie ma środków na spłatę. W takim przypadku warto napisać pismo z prośbą o odroczenie.

Do szefa firmy „Gdzie są pieniądze”

Od szefa firmy „Pieniądze zaraz przyjdą”

Drogi Piotrze Pietrowiczu, nie spłaciliśmy długu w wysokości rubli. Nie cofamy się przed zadłużeniem, jednak obecnie ze względu na trudną sytuację finansową nie jesteśmy w stanie spłacić całości.

Bezpłatne porady prawne:

Od 2 lat utrzymujemy z Państwem udane relacje biznesowe i nie dotrzymujemy terminów płatności. Dziś prosimy o rozłożenie płatności na raty. Nasza firma jest gotowa spłacić dług w dwóch etapach:

• Ruble wpłacimy przed 1 marca 2017 r.
• ruble zostaną zdeponowane przed 1 kwietnia 2017 r.

Obiecujemy terminowe dokonywanie płatności. Dzięki za zrozumienie.

Pozdrawiam, Iwan Iwanowicz.

Pismo z prośbą o płatność na rzecz innej organizacji

Dług spółki może spłacić inna organizacja. Oczywiście osoba prawna nie będzie płacić za akcje w ten sposób. Zazwyczaj wezwanie jest wysyłane do dłużnika spółki lub innej osoby, która ma zobowiązania wobec spółki.

Do szefa firmy „Pieniądze zaraz przyjdą”

Bezpłatne porady prawne:

Od szefa firmy „Gdzie są pieniądze”

Drogi Iwanie Iwanowiczu, masz dług wobec naszej firmy w wysokości rubli. Nasza organizacja miała także dług w wysokości rubli wobec innej firmy. Prosimy o spłatę naszego długu wobec wierzyciela w wysokości rubli. W zamian udostępnimy Ci plan ratalny dla pozostałej części zadłużenia, o który wcześniej prosiłeś. Dzięki za zrozumienie.

Pozdrawiam, Petr Pietrowicz.

List z prośbą o pomoc w rozwiązaniu problemu

Wszystkie firmy mogą borykać się ze złożonymi problemami, których nie da się rozwiązać bez pomocy z zewnątrz. W razie potrzeby można wysłać list z prośbą o pomoc, na przykład w przypadku organizacji wydarzeń. Petycja jest wysyłana do organizacji komercyjnych i agencji rządowych.

Dyrektor firmy „AAA”

Bezpłatne porady prawne:

Od organizacji publicznej

Drogi Borysie Borysowiczu, jestem przedstawicielem organizacji społecznej „Dawanie Dobra”. Organizujemy i organizujemy przyjęcia dla dzieci z domu dziecka.

Prosimy o pomoc w zorganizowaniu zapasów żywności na święta. Oczywiście wspomnimy o Tobie i Twojej firmie podczas wydarzenia. Na uroczystości będą obecni przedstawiciele zgromadzenia ustawodawczego i społeczeństwa.

Można się z nami skontaktować telefonicznie XXX

Pozdrawiam, Iwan Iwanowicz.

Bezpłatne porady prawne:

Połączmy wszystkie zasady pisania listu motywacyjnego. Najpierw musisz się przedstawić i porozmawiać o swoich działaniach. Nie należy jednak przeciągać części wprowadzającej. Naszym celem jest zachęcenie odbiorcy do zapoznania się z listem. Jeśli tekst będzie za długi, odbiorca raczej nie przeczyta go do końca. Następnie musisz zacząć przedstawiać swoją prośbę. Wymagana jest dokładność: wskazanie terminów, wysokości środków. Ważne jest, aby zrozumieć, że odbiorca musi odczuć korzyść. Dlatego w piśmie należy wskazać, dlaczego spełnienie żądania byłoby korzystne dla organizacji. Na koniec trzeba pożegnać się grzecznie i bez przypodobania.

Proszę o pomoc w prawidłowym napisaniu pisma do urzędnika w sprawie przywrócenia do pracy.

Prosimy Państwa o pomoc w organizacji wydarzenia

Jarosław ul. B. Oktiabrskaja, 67

Nieruchomości - INFO o cenie

Bezpłatne porady prawne:

VKontakte z nieruchomościami:

85 przydatnych zwrotów w listach biznesowych

Pisząc listy do współpracowników, klientów i partnerów, często pojawia się pytanie, jak sformułować ten lub inny pomysł w stylu biznesowym. Jak możemy powiedzieć, że czegoś nie lubimy – lub odwrotnie – że nam się to podoba? Jak zgłosić problem lub możliwość? Jak zaprosić odbiorcę na spotkanie lub rozmowę? Jak wspomnieć o możliwych sankcjach?

Przydatne sformułowania w korespondencji

Bezpłatne porady prawne:

Zacznijmy od naszego celu

Zaczynamy od zainteresowania odbiorcy

Zwracam się do Was z prośbą o...

Chciałbym cię poinformować, że...

Proszę (Pana) o przeznaczenie środków...

Bezpłatne porady prawne:

Proszę (Pana) o rozważenie możliwości przeznaczenia środków (zezwolenie na przydzielenie środków, (wydanie instrukcji w sprawie podziału środków)…

W związku z pojawieniem się nowych okoliczności mających wpływ na realizację projektu, chciałbym uzgodnić z Państwem zmiany w harmonogramie (budżecie)….

Proszę o pomoc...

Proszę o pomoc w...

Przypominam (przypominamy) o...

Bezpłatne porady prawne:

Proszę o usunięcie zaległości (długu)

Uważam, że należy z Państwem przedyskutować...

Chcę (chcę) się z Tobą zgodzić….

Zapraszamy do dyskusji i uzgodnienia planów na przyszłość...

Proszę (Pana) o rozważenie możliwości pomocy w realizacji projektu...

Udzielam (Tobie) informacji (informacji) o...

Poinformuję Cię o...

Zwracam się do Państwa w związku z...

Pragnę zwrócić Państwa uwagę na trudną sytuację z...

Chcielibyśmy poinformować Państwa o...

Niniejszym zawiadamiamy (Państwa) o...

Uważam za konieczne zwrócenie Państwa uwagi na (zwrócenie uwagi na...)...

Kontaktujemy się z Państwem w związku z trudnościami...

Oferujemy pomoc w rozwiązaniu problemu...

Wiedząc o Twoich obawach związanych z problemem... jesteśmy gotowi zaproponować rozwiązanie... Jak wiadomo (poniżej znajduje się opis problemu)...

Kierując się interesem przedsiębiorstwa zwracam Państwa uwagę na...

Zwracam się do Państwa z propozycją...

Proszę o rozważenie propozycji, która umożliwi...

Oferujemy Ci niepowtarzalną szansę na zwiększenie sprzedaży...

Cieszymy się (mamy zaszczyt) zaoferować (Pani)…

Miło nam poinformować o możliwości...

Chcielibyśmy zwrócić Waszą uwagę...

Informujemy o wyjątkowo korzystnej sytuacji z... i zapraszamy do wykorzystania tej sytuacji do...

Proponuję zatwierdzić dzień 12.10.2013 jako planowany termin zakończenia budowy i dokonać niezbędnych korekt w wykazie działań...

Proszę o polecenie działowi finansowemu firmy rozdysponowania... i opłacenia wszystkich otrzymanych wcześniej faktur za...

Proponuję powierzyć działowi ABC przygotowanie propozycji organizacji...

Proszę (proszę) o Twoją zgodę na….(Twoja pomoc w…, Twoje instrukcje….)

Gorąco (pilnie, w drodze wyjątku) proszę...

Prosimy Cię o podjęcie (energicznych, zdecydowanych, skutecznych) działań w celu….

Żądamy... podjęcia natychmiastowych działań...

Proszę o nadrobienie zaległości (długu)…

Proszę o przesłanie swojego przedstawiciela...

Zapewniam (zapewniamy) o skuteczności tej propozycji i liczę (liczymy...)

Czekam na Twoją decyzję…

Czekamy na Twoją decyzję, abyśmy mogli szybko przygotować dokumenty...

Liczymy na szybkie rozpatrzenie (pełne zaspokojenie) naszej prośby (reklamacji)…

Mamy nadzieję, że problem zostanie rozwiązany i nie będziemy musieli stosować sankcji…

Mamy nadzieję, że powyższe argumenty przekonają Państwa do... i czekamy (liczymy na)...

Liczymy na Państwa zainteresowanie (obojętność, aktywne stanowisko w sprawie, chęć wyeliminowania niedociągnięć...) i czekamy na Państwa sugestie...

Jesteśmy pewni, że Państwa udział znacząco poprawi sytuację z... i osiągnie...

Dziękujemy za okazaną pomoc i liczymy na dalszą owocną współpracę...

Będzie nam miło widzieć Cię w gronie naszych klientów...

Żegnaj, ostateczna formuła grzeczności

Drogi Iwanie Pietrowiczu!

Szanowny Panie Ministrze!

Drodzy przyjaciele! Drodzy koledzy (partnerzy)!

Z (głębokim, nieprzemijającym, skrajnym) szacunkiem (honorem)…

Z wdzięcznością (uznaniem) i szacunkiem...

Z życzeniami sukcesów (wszystkiego najlepszego)….

Liczę na owocną współpracę...

Fraza otwierająca – w przypadku odpowiedzi na prośby

Dziękuję za zainteresowanie (pokazałeś w ....)

W odpowiedzi na otrzymaną prośbę o... informujemy...

Potwierdzamy otrzymanie zamówienia od... (dnia...) i informujemy....

Zgodnie z Państwa prośbą (instrukcją) informujemy (wystawiamy opinię)…

Kontynuując naszą korespondencję dotyczącą... przesyłamy Państwu ofertę...

Serdecznie (w imieniu..., w imieniu...) dziękuję...

Wyrażamy naszą wdzięczność (uznanie)…

Z serdeczną wdzięcznością informujemy...

Pobierz nasz „słownik” i korzystaj z gotowych sformułowań!

Wzmianka o sankcjach

Będziemy musieli:

zwrócić się do organów wymiaru sprawiedliwości (sądu)

 wszcząć postępowanie prawne

 odmówić dalszej współpracy

 przegląd planów (warunków) współpracy

 poruszyć kwestię kar (zakończenie współpracy i poszukiwanie nowego dostawcy)

 podnieść kwestię wykonalności dalszej współpracy

 zastosować sankcje przewidziane w traktacie

 zadeklarujmy zamiar poszukiwania (żądania) ...

 oświadczam, że nie zgadzam się z faktami...

Mamy nadzieję, że podejmiecie działania... i nie będziemy musieli iść do sądu...

Nie chcielibyśmy odmawiać współpracy (stosować sankcje...) i mieć nadzieję...

Miło nam (smutno) ogłosić...

Ku naszemu (skrajnemu, skrajnemu, głębokiemu) niezadowoleniu (zmartwieniu, żalowi, rozczarowaniu, zdumieniu)…

Nieruchomości i zagadnienia prawne w mieście Jarosław

(kup mieszkanie, dom, chatę; wynajmuj/wynajmuj mieszkanie; sfinalizuj transakcje kupna i sprzedaży/darowizny/wymiany)

Z naszymi specjalistami możesz skontaktować się telefonicznie (4,

Viber, WhatsApp:32 lub napisz na e-mail (AN INFO),

a także wyślij szybką wiadomość do Agencji Nieruchomości INFO

Jeśli jesteś w Jarosławiu,

wtedy możesz po prostu zamówić oddzwonienie” i przyjść do naszego biura

Przykładowy list z prośbą o pomoc

Korespondencja biznesowa jest integralną częścią życia niemal każdego człowieka. W tej formie najwygodniej jest kontaktować się z przełożonymi, współpracownikami i różnymi organizacjami. Zapytanie ofertowe to jeden z najpopularniejszych rodzajów tego typu komunikacji, gdyż każda firma może potrzebować opinii eksperta z dowolnej dziedziny, czy też pomocy różnych struktur finansowych czy administracyjnych. W tym artykule omówimy dokładnie, jak napisać wniosek, a także przykład tego typu odwołania.

Struktura listu

Oczywiście treść i struktura listu biznesowego zależy od tego, kto go pisze i do kogo jest adresowany. I tak np. szef organizacji, zwracając się do swoich podwładnych lub wieloletnich partnerów, może napisać krótszy list, ale aby pozyskać wsparcie organizacji wyższych lub poprosić o pomoc różnych specjalistów, często konieczne jest napisanie bardziej rozbudowaną prośbę. Musisz zainteresować odbiorcę i przekonać go do wsparcia. Przyjrzyjmy się najpierw dłuższej wersji.

Część wprowadzająca

Przede wszystkim musisz skomponować „nagłówek” listu, w którym podasz nazwę swojej organizacji i jej dane, a także informację, do kogo wysyłasz list. Może to być konkretna osoba (na przykład szef firmy) lub grupa (pracownicy działu Twojej firmy lub partnerzy). Następnie następuje pozdrowienie: jeśli zwracasz się do konkretnej osoby, musisz zwrócić się do niej po imieniu: „Drogi Iwanie Pietrowiczu!” Jeśli piszesz do zespołu, możesz zwrócić się do „Drodzy koledzy!”, „Szanowni pracownicy działu!”

Powód i cel odwołania

Po pierwsze, musisz uzasadnić, dlaczego kontaktujesz się z tą konkretną osobą. W związku z tym możesz rozpocząć swój list od następujących zwrotów:

• Jesteś wybitnym specjalistą w swojej dziedzinie...
• Zawsze brałeś udział w sprawach naszej organizacji...
• Twój dział jest wiodącym...
• Potrafisz rozwiązać najbardziej skomplikowane problemy z zakresu...
• Przez lata pozytywne doświadczenia interakcji pomiędzy…

• w związku z faktem, że…
• aby rozwiązać sytuację...
• na rozwój biznesu...
• osiągnąć lepsze wyniki w...
• rozwiązywać sytuacje konfliktowe...

Oświadczenie o żądaniu

Na koniec musisz faktycznie przedstawić swoją prośbę. Sam tekst powinien być zwięzły, ale zawierać pełny opis tego, czego dokładnie potrzebujesz, aby odbiorca nie miał żadnych pytań. Ponadto żądanie musi być konkretne, to znaczy, jeśli prosisz o usługę, musisz podać dokładny koszt lub ilość, żądane daty itp.

Zaleca się rozpoczęcie prośby od następujących słów:

• Prosimy o wsparcie w rozwiązaniu problemu...
• Piszę do Was z prośbą...
• Proszę o informację/wysłanie/zgłoszenie do mnie...
• Proszę o zgodę na...

Następnie możesz napisać, jaką korzyść odniesie adresat w przypadku pozytywnej odpowiedzi na Twoją prośbę lub wyjaśnisz wagę i konieczność rozwiązania Twojego pytania.

Sp. z oo „Dari Dobro” Centrum pomocy rodzinom wielodzietnym i o niskich dochodach

OJSC „Chitaina” Ivanov A.G.

Drogi Aleksandrze Giennadiewiczu,

Wasza firma zawsze uczestniczy w sprawach naszej organizacji, a już od kilku lat pomaga przy różnych wydarzeniach. Ponieważ 20 sierpnia 2016 r. organizujemy wydarzenie, którego celem jest pomoc rodzinom w przygotowaniu dzieci do szkoły, liczymy na Waszą pomoc. Wszystkie dzieci mają prawo do szczęśliwego dzieciństwa, a rodziny o niskich dochodach, jak nikt inny, potrzebują uczestnictwa i wsparcia.

Prosimy o wzięcie udziału w naszej akcji „Przygotuj swoje dziecko do szkoły” i rozważenie przekazania mu przyborów szkolnych. Potrzebujemy artykułów papierniczych dla 50 dzieci z rodzin o niskich dochodach.

Oczywiście jeśli zgodzisz się nam pomóc, my z kolei obiecujemy Ci reklamę produktów Twojej firmy na naszym wydarzeniu. Wspólnie podarujmy dzieciom radość!

Dyrektor organizacji Vasilyeva N.I.

Krótka wersja listu

Wiele osób stara się używać krótkiej wersji listu, gdyż uważają, że pozwala to skoncentrować się na samej prośbie i jaśniej ją wyjaśnić adresatowi. Ten typ listu z prośbą musi jedynie określić cel oraz wymagane usługi lub działania. Przykładowy list:

Rosja, Niżny Nowogród

Do Dyrektora Generalnego przedsiębiorstwa ECMZ

Drogi Michaił Władimirowicz!

W związku z tym, że nasza szkoła jest szkołą dwuzmianową, prosimy o przygotowanie dla nas osobnego planu posiłków, obejmującego śniadania dla uczniów klas 1-6 na pierwszej zmianie oraz obiady dla uczniów klas 7-11 na drugiej zmianie.

Dyrektor Liceum MAOU nr 69 Plotnikova M. S.

Przeczytaj także z tym artykułem:

1 komentarz

To bardzo potrzebna rzecz, a nawet jeśli się uda, to za ten projekt nie będzie ceny. Od trzech lat chodzimy do prokuratury, władz miasta Omsk i nikt nie chce zrozumieć oczywistych rzeczy. , po miesiącu przekazują sobie nawzajem i na tym się wszystko kończy. W sądach wszędzie jest wzajemna odpowiedzialność, w prokuraturze, komisji śledczej, administracji ze wszystkimi jej wydziałami. Za miesiąc na pewno skorzystam z gazety, gdyż w swoich skargach poinformowałem już wszystkich o zamiarze skontaktowania się z mediami

Organizacja (nazwa) prosi o pomoc w zorganizowaniu konferencji prasowej na ten temat

Data i godzina wydarzenia:

^ Projektor, ekran, laptop,

Zdjęcia z konferencji prasowej

^ Transmisja online konferencji prasowej

^ Nagrywanie zdjęć lub filmów na płytę

Przerwa kawowa po konferencji prasowej

Osoba kontaktowa i koordynaty:

Podobny:

Ministerstwo Edukacji Obwodu Omskiego zwraca się do pracowników fundacji charytatywnej „Kto jak nie ja” o udzielenie wszelkiej możliwej pomocy.

Do udziału w konferencji zaproszeni są studenci, studenci, doktoranci i młodzi naukowcy. Czas trwania konferencji wynosi 2 dni. W.

Instytut Państwa i Prawa zaprasza do udziału w Międzynarodowej Konferencji Naukowo-Praktycznej pod hasłem „Nowoczesność.

Zapraszamy do wzięcia udziału w Międzynarodowej Konferencji Naukowo-Praktycznej „Zagadnienia aktualne w rozwoju prawa w krajach WNP.

Prosimy o pomoc w instalacji i konfiguracji maszyn centrum komputerowego firmy StroyDom

Zapraszamy do wzięcia udziału w corocznej VIII międzynarodowej konferencji naukowo-praktycznej studentów i młodych naukowców „Rosyjski.

Komitet Organizacyjny międzynarodowej konferencji naukowo-praktycznej „Problemy i Osiągnięcia Nauki Akademickiej” zaprasza do udziału.

Sporządzenie listu motywacyjnego określonej próbki podczas wysyłania dokumentów do firm lub departamentów rządowych jest krokiem opcjonalnym, ale pożądanym. O tym, jak poprawnie opracować właściwą formę takiego dokumentu i niektóre niuanse pracy z nim - już teraz.

Dokument jest sporządzany w dowolnej formie, ponieważ nie ma jednolitego szablonu. Głównym celem jest zapewnienie odbiorcy prawidłowego wyobrażenia o tym, jakie dokumenty zostały wysłane i, co najważniejsze, jaki jest cel nadawcy.

Choć firma nie ma formalnego obowiązku pisania listów motywacyjnych, to w obiegu dokumentów biznesowych jest to dość ugruntowana norma, której należy przestrzegać. Pozwala rozwiązać kilka problemów jednocześnie:

1. Przede wszystkim zawiera podstawowe wyjaśnienia nadawcy, które chce on przekazać adresatowi. W tym przypadku ma to znaczenie, ponieważ korespondencja biznesowa jest komunikacją pośrednią, która powinna być niezwykle jasna dla obu stron.
2. List motywacyjny zawiera także wykaz dokumentów – tak naprawdę sama lista powiela imię i nazwisko oraz liczbę przesłanych dokumentów. Eliminuje to możliwe błędy podczas rejestracji.
3. Określając wykaz dokumentów, można uniknąć pewnych trudności w ich odzyskaniu w przypadku utraty. Dodatkowo wskazuje numery dokumentów wychodzących i przychodzących, dzięki czemu można je łatwo odnaleźć i kontrolować kierunek przepływu.
4. Wreszcie adresat, który przyjął nie tylko dokumenty, ale także list towarzyszący, będzie mógł szybko zrozumieć istotę życzeń nadawcy i szybko na nie odpowiedzieć adekwatnie do sytuacji.

Można zatem powiedzieć, że umiejętne przygotowanie listu motywacyjnego do dokumentów, stworzenie własnych jednolitych próbek, aby nadać procesowi jednolitość, leży w interesie samego nadawcy.

Próbka listu motywacyjnego 2020

Pomimo tego, że nie ma zatwierdzonego formularza takiego dokumentu i każda organizacja ma prawo sama określić, jak go sporządzić, istnieją ogólnie przyjęte zasady, których należy przestrzegać.

1. W „nagłówku” tradycyjnie podane są pełne oficjalne nazwy adresata („Do…”) i nadawcy („od…”).
2. Następnie pojawia się informacja o numerze, pod którym list jest zarejestrowany w firmie nadawcy.
3. Następnie następuje właściwy tekst dokumentu. Bardzo ważne jest, aby poprawnie rozpocząć zdanie. W tym przypadku są 3 opcje:

• „Wyślemy to do Ciebie”– w przypadkach, gdy dokumentacja jest wysyłana do tych samych firm (na przykład kontrahentów);
• „przedstawiamy Państwu”– pismo trafia do urzędu skarbowego, sądu, centrali – tj. wszystkie instytucje posiadające wyższą pozycję;
• „wysyłamy cię”– jeśli mówimy o dokumentach, które wręcz przeciwnie trafiają do podległych działów (na przykład działów, oddziałów tej samej firmy).

1. Po określeniu celu wysyłki należy podać pełny wykaz dokumentów (inwentarz), który można wygodnie przedstawić w formie tabelarycznej. Powinien zawierać następujące kolumny:

• pełny tytuł dokumentu;
• Liczba kopii;
• w razie potrzeby wskazuje się także, w jakiej formie dokument został przesłany – oryginał czy kopia (poświadczona lub nieuwierzytelniona).

1. Na końcu tabeli podana jest łączna liczba dokumentów przesłanych wraz z listem motywacyjnym.
2. Na koniec wskazany jest załącznik, w którym wyszczególnione są dodatkowe dokumenty, jeśli takie istnieją, są również wysyłane do adresata. Ważne jest, aby zrozumieć, że słowo „dodatek” jest zapisane w liczbie pojedynczej tylko wtedy, gdy istnieje tylko jeden dokument. Jeśli dokumenty są w liczbie mnogiej, wówczas zapisywane są „Załączniki”. Wraz z tytułem dokumentu podaje się:

• data przyjęcia dokumentu;
• łączna liczba wysłanych kopii;
• liczba stron w każdym dokumencie (zapisana jest całkowita liczba arkuszy dla wszystkich kopii);
• w razie potrzeby wskaż potrzebę oprogramowania sprzętowego.

List motywacyjny do dokumentów podpisuje nie tylko dyrektor generalny, ale także odpowiednia osoba upoważniona, niezależnie od jego formatu. Podpis tradycyjnie składa pracownik, którego czynności są bezpośrednio związane z przesyłanymi dokumentami:

1. Dyrektor generalny lub kierownik oddziału lub oddziału podpisuje dokumenty ogólne, dotyczące całej firmy, a także dokumenty o szczególnym znaczeniu (np. raporty roczne przesyłane do centrali).
2. Główny księgowy podpisuje pisma towarzyszące dokumentom finansowym – zazwyczaj trafiają one do urzędu skarbowego.
3. Prawnik wewnętrzny firmy wysyła listy motywacyjne w przypadku dokumentów związanych np. z postępowaniem sądowym, zawarciem umów z potencjalnymi kontrahentami itp.

NOTATKA. W przypadkach, gdy mówimy o masowym rozsyłaniu dokumentów tego samego typu (na przykład kilka faktur lub umów tego samego typu z kontrahentami) można je połączyć w jedną grupę i zapisać łączną liczbę arkuszy we wszystkich egzemplarzach na raz .

Jak zarejestrować list motywacyjny

Przy projektowaniu listów motywacyjnych ważne jest przestrzeganie specyfiki etykiety biznesowej - przede wszystkim lepiej jest użyć tego samego wzoru, wzoru dokumentu i musi on zostać podpisany przez nadawcę przez tę samą osobę, której podpis jest na samym piśmie.

Wysyłany jest pocztą rosyjską lub pocztą prywatną - z reguły lepiej jest to zrobić listem poleconym. Należy wpisać numer przesyłki, który jest odnotowywany w księdze obiegu dokumentów firmy wysyłającej. Pod tym numerem adresowym umieszcza swój własny numer - dzięki czemu ryzyko pomyłki jest znacznie zmniejszone.

Z reguły list motywacyjny sporządza się w co najmniej 2 egzemplarzach – 1 dla adresata, 1 dla nadawcy. Dokument taki jest przechowywany przez okres, którego wykonalność i czas trwania określa sama firma. Zazwyczaj we współczesnym zarządzaniu dokumentacją w firmach wszystkie dokumenty posiadają kopie zapasowe w formie elektronicznej – pozwala to na ich szybkie odnalezienie i bezpieczne przechowywanie do czasu użycia.

Czas odpowiedzi

Jeśli chodzi o czas udzielenia odpowiedzi, jest to pytanie mniej jednoznaczne. Z jednej strony obowiązuje ogólna zasada, zgodnie z którą czas rozpatrywania wszelkich odwołań do organów rządowych, a także do firm, spółek, stowarzyszeń publicznych nie powinien przekraczać 1 miesiąc, tj. 30 dni kalendarzowych. Liczenie terminu rozpoczyna się od następnego dnia roboczego następującego po dniu, w którym korespondencja dotrze do adresata.

Z drugiej strony bardzo często w praktyce zdarzają się przypadki, gdy nadawca oczekuje od adresata możliwie najszybszej odpowiedzi na jego żądanie. Następnie należy osobno spisać następującą prośbę, np.: „Uprzejmie prosimy o podpisanie niezbędnych dokumentów i udzielenie merytorycznej odpowiedzi w terminie 7 dni roboczych.” Jeśli mówimy o oddziale, jednostce strukturalnej bezpośrednio podporządkowanej nadawcy, sformułowanie jest bardziej kategoryczne: „Termin na udzielenie odpowiedzi wynosi 3 dni robocze od dnia oficjalnego zawiadomienia o otrzymaniu niniejszego listu motywacyjnego”.

NOTATKA. Jeżeli umowa pomiędzy firmami początkowo przewiduje określony tryb rozpatrywania roszczeń i przedprocesowego rozstrzygania ewentualnych sporów, należy kierować się treścią takich umów. Przykładowy tekst znajduje się poniżej.

Procedura przechowywania

Listy przewodnie to prywatne dokumenty organizacji, których treść może ona ujawnić lub sklasyfikować według własnego uznania (dotyczy to zarówno dokumentów przychodzących, jak i wychodzących). Dlatego wybór konkretnej metody przechowywania zależy od decyzji kierownictwa.

Ogólnie rzecz biorąc, przestrzegane są następujące zasady:

1. Ponieważ główne znaczenie prawne nie ma samego listu motywacyjnego i jego wzoru, ale dokumentów, które ono poprzedza, główną uwagę zwraca się na ich bezpieczeństwo.
2. Po zajęciu wszystkich załączników (czyli samych dokumentów) okres przechowywania ustalany jest indywidualnie.
3. W niektórych przypadkach firmy tworzą specjalny folder „Listy motywacyjne”, w którym umieszczają odpowiednią dokumentację. Ta opcja jest odpowiednia dla małych firm z niewielkim przepływem dokumentów.
4. Jeżeli obieg dokumentów jest zbyt duży, a firma posiada kilka oddziałów, wówczas sporządza się specjalne nazewnictwo spraw – tj. listy dokumentów pogrupowane według ogólnego przeznaczenia, np. „Umowy dostawy”, „Umowy najmu”, „Sądowe” itp.

Dlatego najlepszym rozwiązaniem jest stworzenie własnego, jednolitego wzoru listów motywacyjnych do dokumentów i zorganizowanie systemu ich przechowywania adekwatnego do wielkości przepływu dokumentów w firmie.