Dokument reguluje prowadzenie rachunkowości wewnętrznej. Wewnętrzna kontrola księgowa w organizacji

Należy zaznaczyć, że wdrożenie i efektywne wykorzystanie systemu rachunkowości zarządczej często utrudnia nie tylko brak uregulowania samego procesu rachunkowości zarządczej, ale także słaby stopień uregulowania głównych procesów biznesowych przedsiębiorstwa. Oznacza to, że jeśli działalność samych obiektów rachunkowości zarządczej będzie słabo uregulowana, wówczas proces rachunkowości zostanie wdrożony wyjątkowo nieefektywnie.

Niestety słabe regulacje i niska dyscyplina wykonawcza nie pozwalają krajowym firmom na wykorzystanie pełnego potencjału systemu rachunkowości zarządczej i budżetowania. Przecież opracowane przepisy rachunkowości zarządczej wcale nie gwarantują, że ten system będzie działał sprawnie. W nieprzygotowanym (słabo uregulowanym) środowisku złożone przepisy z reguły działają z awariami, jeśli w ogóle działają. Technologię regulowania działalności przedsiębiorstwa oraz system zarządzania opisano szczegółowo w Księdze 2 „Regulamin Systemu Budżetowania” (mówimy o serii książek „100% praktycznego budżetowania”).

Dlatego w tym artykule zagadnienia te nie będą szczegółowo omawiane, a główna uwaga skupiona zostanie właśnie na regulacjach rachunkowości zarządczej. Choć nie należy zapominać, że efektywne funkcjonowanie rachunkowości zarządczej zależy nie tylko od tego, jak przemyślane i rozwinięte są regulacje tego systemu, ale także od stopnia uregulowania samej działalności przedsiębiorstwa (obiekty księgowe wyższego i niższego szczebla). Problem ten można częściowo rozwiązać poprzez wprowadzenie odpowiedzialności za wdrożenie przepisów rachunkowości zarządczej.

Rola regulacji w rachunkowości zarządczej

Uregulowanie procesu rachunkowości zarządczej jest zatem bardzo istotne, dlatego też kwestii tej należy poświęcić szczególną uwagę zarówno na etapie tworzenia regulacji, jak i w trakcie funkcjonowania już wdrożonego systemu. Oznacza to, że planując projekt wprowadzenia rachunkowości zarządczej, należy przewidzieć etap, w którym konieczne będzie opracowanie i przetestowanie przepisów dotyczących rachunkowości zarządczej.

Podsumowując wszystkie powyższe, możemy wyróżnić następujące główne funkcje regulacji w rachunkowości zarządczej:

uporządkowanie procesu księgowego;

zdefiniowanie jasnego i przejrzystego systemu rachunkowości;

jasny podział odpowiedzialności za prowadzenie rachunkowości zarządczej;

zapewnienie terminowego przygotowania wymaganych raportów zarządczych.

Tym samym firma musi przyzwyczaić się do rygorystycznej dyscypliny, aby wszystkie niezbędne dane dotyczące realizowanych transakcji biznesowych zostały zebrane w wymaganej formie i w wymaganym terminie. Dane te należy następnie niezwłocznie wprowadzić do systemu informacji księgowej. I wreszcie, niektóre raporty zarządcze muszą być generowane w wymaganych terminach, które należy dokładnie sprawdzić przed analizą lub przed przesłaniem ich kierownictwu.

Oznacza to, że wszystkie te funkcje muszą być wykonywane szybko i dokładnie. W przeciwnym razie cały ten mechanizm rachunkowości zarządczej nie będzie działał i nie będzie żadnych praktycznych korzyści z tego systemu. Kierownictwo firmy będzie jedynie stale wyrażało niezadowolenie z pracy systemu rachunkowości zarządczej i z reguły wszystkie szkody spadną głównie na obsługę finansowo-gospodarczą firmy.

Jednocześnie zapomina się, że usługa finansowo-gospodarcza nie może brać danych z powietrza. Informacje w systemie księgowym powinny być wprowadzane na podstawie dokumentów pierwotnych (zewnętrznych i być może wewnętrznych), z których większość powinna być przekazywana dyrekcji finansowej przez odpowiednie działy. Jeżeli dokumenty nie zostaną złożone, nie zostaną one wprowadzone do systemu, co oznacza, że ​​nie zostaną sporządzone wymagane sprawozdania zarządcze.

Aby więc firma regularnie otrzymywała wszystkie niezbędne raporty, konieczne jest wdrożenie jasnych przepisów w zakresie rachunkowości zarządczej. Należy pamiętać, że nawet jeśli w spółce opracowano bardzo szczegółową metodologię rachunkowości zarządczej, lecz nie ma mechanizmu monitorowania wdrażania przepisów, sprawozdawczość zarządcza może zostać znacząco zniekształcona.

Wymagania dotyczące przepisów o rachunkowości zarządczej

Oczywiście każda firma może mieć własne wymagania dotyczące przepisów o rachunkowości zarządczej. Nawiasem mówiąc, należy je zapisać w Koncepcji Rachunkowości Zarządczej jeszcze przed rozpoczęciem aktywnych działań wdrożeniowych.

Przykład podstawowych wymagań przepisów o rachunkowości zarządczej:

złożoność;

łatwość użycia;

przejrzysta prezentacja materiału dla wszystkich uczestników procesu rachunkowości zarządczej;

dostępność wszystkich głównych typów opisów procesów;

powiązanie regulaminu z obowiązującym systemem informacyjnym.

Tak naprawdę ostatni z powyższych wymogów nie jest obowiązkowy. Przecież firma może zaplanować automatyzację rachunkowości zarządczej jako kolejny krok po opracowaniu modelu rachunkowości i regulaminu rachunkowości zarządczej. Jeżeli firma planuje od razu zająć się automatyzacją, to rzeczywiście ten punkt można uwzględnić w Koncepcji Rachunkowości Zarządczej jako jeden z wymogów przyszłych przepisów w zakresie rachunkowości zarządczej.

W tym przypadku złożoność oznacza obecność w przepisach rachunkowości zarządczej pełnego opisu wszystkich funkcji, które muszą być realizowane w ramach tego procesu. Oznacza to, że cały proces księgowy musi zostać szczegółowo opisany w Regulaminie rachunkowości zarządczej. Ale jednocześnie rozporządzenie to powinno być wygodne w użyciu dla wszystkich użytkowników systemu rachunkowości zarządczej.

Jeśli chodzi o jasność przepisów rachunkowości zarządczej, to tutaj oczywiście należy poczynić zastrzeżenie co do pewnego minimalnego poziomu wiedzy, jaki muszą posiadać wszyscy uczestnicy procesu rachunkowości zarządczej. Przecież jeśli któryś z pracowników po prostu nie zna np. jakichś konkretnych terminów, to może nie rozumieć przepisów, ale nie dlatego, że słabo opisują proces rachunkowości zarządczej.

Nawiasem mówiąc, aby osiągnąć maksymalny poziom zrozumienia przepisów rachunkowości zarządczej, można wykorzystać wszystkie główne typy opisów procesów. Jak wiadomo, są ich tylko trzy: tekstowe, tabelaryczne i graficzne. Ponadto istnieje wiele różnych formatów tabelarycznych i graficznych opisów przepisów. Co więcej, obecnie bardzo popularne są specjalne produkty programowe, które umożliwiają uproszczenie technicznej strony opracowywania przepisów. Ta klasa oprogramowania nazywa się narzędziami CASE (Computer Aided System Engineering).

Najpopularniejszymi narzędziami do analizy przypadków w Rosji są BP Win (obsługuje amerykańską metodologię IDEF) i ARIS (obsługuje niemiecką metodologię ARIS). Notabene dość szczegółowy przykład regulacji takiego procesu zarządzania, jakim jest budżetowanie, z wykorzystaniem metodologii ARIS, można znaleźć w Księdze 2 „Regulamin systemu budżetowania” (seria książek „Budżetowanie w 100% praktyczne”).

Jeśli zatem w regulaminie zawarto wszystkie trzy rodzaje opisu, to bardzo trudno go nie zrozumieć.

Naturalnie stwierdzenie to może być prawdziwe tylko wtedy, gdy opracowanie przepisów zostanie potraktowane wystarczająco poważnie i powstanie naprawdę wykonalny dokument.

Jeżeli ten warunek jest spełniony, to w przypadku naruszenia zasad rachunkowości zarządczej nie należy przyjmować wyjaśnień w stylu „nie zrozumiałem” jako wymówki, a osoby naruszające zasady należy karać zgodnie z przyjętym systemem odpowiedzialności za wdrożenie regulaminu.

Regulacje dotyczące rachunkowości zarządczej

Zatem głównym dokumentem regulującym proces rachunkowości zarządczej jest Regulamin Rachunkowości Zarządczej. Jasne jest, że nie chodzi o nazwę rozporządzenia, ale o jego treść. Oczywiście każda firma może opracować własny standard takich regulacji, dlatego Regulamin rachunkowości zarządczej w jednej spółce może różnić się składem działów w innej spółce. Niemniej jednak istnieje szereg minimalnych wymagań dotyczących treści przepisów o rachunkowości zarządczej.

Rozporządzenie w sprawie rachunkowości zarządczej powinno składać się co najmniej z następujących rozdziałów:

klasyfikator sprawozdawczości zarządczej;

formaty raportowania zarządczego;

regulacje organizacyjne i czasowe rachunkowości zarządczej:
- zasady gromadzenia i wprowadzania informacji do systemu księgowego;
- przepisy dotyczące tworzenia sprawozdawczości zarządczej;

odpowiedzialność za wdrożenie przepisów rachunkowości zarządczej:
- odpowiedzialność za udostępnienie danych źródłowych;
- odpowiedzialność za wprowadzanie informacji do systemu księgowego;
- odpowiedzialność za przygotowanie sprawozdawczości zarządczej;

słowniczek.

Należy zaznaczyć, że w rozpatrywanym składzie przepisów nie ma rozdziałów związanych z zagadnieniami metodologicznymi. Zrobiono to celowo. Uważa się, że dla wygody korzystania z regulaminów muszą one zawierać odpowiedzi na trzy pytania: kto, co, kiedy. A kwestie metodologiczne (jak) najlepiej omówić w osobnych dokumentach.

Oznacza to, że oprócz Przepisów dotyczących rachunkowości zarządczej firma musi opracować i opisać metodologię rachunkowości zarządczej, a także politykę rachunkowości zarządczej (przykład pełnego zestawu wszystkich dokumentów, które należy opracować podczas projektu rachunkowości zarządczej, może można znaleźć na płycie CD z rozwiązaniem „Rachunkowość zarządcza”).

Regulacje organizacyjne i czasowe systemu rachunkowości zarządczej

Regulacje organizacyjno-czasowe rachunkowości zarządczej można podzielić na dwie części:

przepisy dotyczące gromadzenia i wprowadzania danych;

przepisy dotyczące sporządzania sprawozdawczości zarządczej.

Chociaż tak naprawdę pierwszą część również można podzielić na dwa procesy: zbieranie danych i wprowadzanie danych do systemu rachunkowości zarządczej.

W tabela 1 W artykule przedstawiono przykładowe zasady gromadzenia i wprowadzania danych do systemu rachunkowości zarządczej. W tym przykładzie regulacje są powiązane z typowymi operacjami biznesowymi, które są regularnie wykonywane w firmie.

Tabela 1. Przykładowe zasady gromadzenia i wprowadzania danych

Z tego przykładu jasno wynika, że ​​aby odzwierciedlić w systemie księgowym informacje o transakcji 1.1 „Odbiór środków”, potrzebne są wyciągi bankowe. Osobą odpowiedzialną za ich przekazanie (tym, który wprowadza dane do bazy księgowej) w rozpatrywanym przykładzie jest dział finansowy. Możesz także wskazać konkretnego pracownika w dziale finansowym lub na stanowisku.

Regulamin przewiduje, że informację należy przekazać następnego dnia po dokonaniu transakcji. Jest to ogólnie zrozumiałe, gdyż wyciągi bankowe wystawiane są zazwyczaj następnego dnia po dokonaniu płatności. W przedstawionym przykładzie za wprowadzenie tej transakcji do księgowej bazy danych odpowiedzialny jest księgowy.

W takim przypadku transakcja musi zostać dokonana w terminie jednego dnia od dnia otrzymania wyciągu. Oczywiście konkretny podział funkcji zależy od struktury organizacyjno-funkcjonalnej przedsiębiorstwa. Dlatego w każdej konkretnej firmie, opracowując regulacje rachunkowości zarządczej, oczywiście należy wziąć ten czynnik pod uwagę.

Opis wszystkich pozostałych typowych operacji można znaleźć w książce „Automatyzacja budżetowania i rachunkowości zarządczej”.

Przy opracowywaniu i wdrażaniu przepisów dotyczących rachunkowości zarządczej należy rozważyć mechanizm monitorowania jego wdrażania. W przeciwnym razie może dojść do sytuacji, w której przepisy będą wydawać się jasno określone, ale z powodu złego wdrożenia raportowanie zarządcze zostanie znacząco zniekształcone.

W tabela 2 Podano przykładowe regulacje dotyczące sporządzania sprawozdawczości zarządczej. Regulacja ta, w odróżnieniu od regulacji dotyczącej gromadzenia i wprowadzania informacji do systemu księgowego, nie jest powiązana ze standardowymi operacjami, lecz z klasyfikatorem sprawozdawczości zarządczej. Dlatego w tabeli tej przedstawiono pełną listę wszystkich raportów zarządczych, dla których określono osobę odpowiedzialną za ich sporządzenie oraz standardowy okres ich sporządzenia.

Tabela 2. Przykładowe regulacje dotyczące sporządzania sprawozdawczości zarządczej

Jak widać z tego przykładu, ramy czasowe przygotowania (sprawdzenia) raportowania są różne dla każdego raportu. Wynika to ze złożoności procesu wprowadzania danych wykorzystywanego do generowania odpowiednich raportów. Rachunek przepływów pieniężnych ma najkrótszy czas przygotowania, ponieważ najłatwiej jest rozliczyć transakcje dotyczące otrzymania i wypłaty gotówki. W tym przykładzie najdłuższy czas przygotowania przypada na raport płacowy i raport na temat Centralnego Okręgu Federalnego.

W tym przykładzie za przygotowanie raportów odpowiadają przede wszystkim ekonomiści. Wynika to ze specyfiki konstruowania struktury organizacyjno-funkcjonalnej bloku finansowo-gospodarczego przedsiębiorstwa. Oznacza to, że w tym przykładzie ekonomiści zajmują się jedynie ustalaniem metodologii generowania raportów zarządczych w oprogramowaniu i ich sprawdzaniem. Generowanie raportów zarządczych odbywa się automatycznie po kliknięciu przycisku. Głównym zadaniem ekonomistów jest sprawdzenie uzyskanych wartości pozycji raportu. Ekonomiści mogą resztę swojego czasu przeznaczyć na merytoryczną analizę otrzymanych raportów. Oznacza to, że ekonomiści w tym przykładzie nie są zaangażowani w przygotowywanie raportów.

Odpowiedzialność za wdrożenie przepisów rachunkowości zarządczej

Aby zapewnić rygorystyczne wdrażanie przepisów rachunkowości zarządczej, konieczne jest wprowadzenie realnej odpowiedzialności za jej wdrażanie.

W systemie rachunkowości zarządczej można wyróżnić trzy poziomy odpowiedzialności za wdrożenie przepisów rachunkowości zarządczej:
1. Odpowiedzialność za podanie danych źródłowych.
Wszystkie niezbędne dokumenty podstawowe i inne informacje wykorzystywane w systemie rachunkowości zarządczej muszą zostać dostarczone w wymaganym terminie i w wymaganym formacie.
2. Odpowiedzialność za wprowadzenie danych do systemu księgowego.
Informacje o wszystkich transakcjach muszą zostać niezwłocznie wprowadzone do systemu księgowego, zgodnie z przyjętymi standardami i zasadami rachunkowości oraz w wymaganym terminie.
3. Odpowiedzialność za sporządzanie sprawozdawczości zarządczej.
Na podstawie informacji wprowadzonych do systemu księgowego należy wygenerować i zweryfikować wszystkie niezbędne sprawozdania zarządcze, zgodnie z opracowaną metodologią rachunkowości i w wymaganych terminach.

Przykład systemu odpowiedzialności za udostępnienie danych źródłowych (dokumentów pierwotnych zewnętrznych i wewnętrznych) przedstawiono w tabela 3. Jak widać na tym przykładzie, firma przygotowała pełną listę rodzajów danych źródłowych, które służą bezpośrednio do wprowadzania informacji o transakcjach gospodarczych do księgowej bazy danych. Dla każdego rodzaju dokumentu odnotowana jest osoba odpowiedzialna, standardowy termin jego złożenia, a także wysokość kary za niedotrzymanie terminów. Oczywiście podane kwoty są tylko przykładowe.

Tabela 3. Przykładowy system odpowiedzialności za udostępnienie danych wyjściowych

Opracowując system kar w tym przypadku, należy wziąć pod uwagę liczbę dokumentów każdego rodzaju pojawiających się po transakcjach handlowych, a także znaczenie każdego dokumentu. Oznacza to, że jeśli w trakcie działalności gospodarczej w firmie pojawi się duża liczba dokumentów podstawowych określonego typu, a brak jednego takiego dokumentu nieznacznie zniekształci sprawozdawczość zarządczą (ponieważ niewielkie kwoty są przetwarzane przez dokumenty tego typu), wówczas wysokość kary powinna być niewielka.

Jeśli wręcz przeciwnie, w okresie sprawozdawczym jest niewiele dokumentów pewnego typu, ale każdy z nich zawiera znaczną ilość, wówczas brak choćby jednego takiego dokumentu może znacząco zniekształcić sprawozdawczość zarządczą. W takim przypadku wysokość kary powinna być duża. Oczywiście wartości „małych” i „dużych” kar w każdej konkretnej firmie ustala się z uwzględnieniem charakterystyki jej pracy, a także wysokości wynagrodzeń.

W podobny sposób można zbudować system odpowiedzialności za wprowadzanie danych do bazy księgowej i podać system odpowiedzialności za generowanie sprawozdawczości zarządczej. Opis przykładu takich systemów odpowiedzialności można znaleźć w książce „Organizacja i automatyzacja rachunkowości zarządczej”.

Aby zatem zapewnić skuteczność przepisów dotyczących rachunkowości zarządczej, należy opracować określony system odpowiedzialności za jej wdrażanie. Jeszcze raz trzeba zwrócić uwagę na to, że same przepisy trzeba oczywiście opracować dość dokładnie, bo żaden system odpowiedzialności nie jest w stanie sprawić, że „krzywe” przepisy rachunkowości zarządczej zadziałają.

Przy właściwym podejściu do realizacji projektu rachunkowości zarządczej możliwe jest opracowanie naprawdę spójnych i wykonalnych przepisów. Problem polega jednak na tym, że dość często, nawet przy poważnym rozwoju przepisów dotyczących rachunkowości zarządczej, odpowiedzialność za jej wdrożenie pozostaje w zawieszeniu. Wydaje się, że wszyscy wiedzą, że trzeba to zrobić, ale z reguły zawsze jest jakaś ważniejsza praca, którą należało wykonać wczoraj.

Dlatego bardzo trudno jest zapewnić efektywne funkcjonowanie przepisów rachunkowości zarządczej bez systemu odpowiedzialności. Co więcej, zarząd firmy również to rozumie, ale nie zawsze decyduje się na taki krok, jak wprowadzenie prawdziwego systemu odpowiedzialności. Tak, taki krok naprawdę wymaga dużej odwagi, determinacji i woli ze strony najwyższej kadry kierowniczej firmy. Jeśli jednak ten krok nie zostanie wykonany, to niestety system rachunkowości zarządczej nie będzie działał efektywnie. Uwaga ta właściwie dotyczy wszystkich podsystemów zarządzania przedsiębiorstwem (problem odpowiedzialności za przestrzeganie przepisów został wystarczająco szczegółowo omówiony w książce „Organizacja i automatyzacja rachunkowości zarządczej”).

Notatka: temat tego artykułu został omówiony szerzej na warsztatach

Każde przedsiębiorstwo posiada lokalne dokumenty regulujące jego działalność. Rozważany jest jeden z najważniejszych zasady współdziałania pomiędzy działami (przykład dokument zostanie opisany poniżej). Dla szefa organizacji jest to skuteczne narzędzie zarządzania. Przyjrzyjmy się bliżej przykładowe zasady współdziałania pomiędzy działami.

Wymagania

Jaki powinien być regulamin? Współpraca działów księgowości i ekonomii służby, oficerowie personalni oraz dział obliczeń i planowania, inne jednostki strukturalne przedsiębiorstwa nieuchronnie w procesie działalności. Jednocześnie kontakt pomiędzy pracownikami powinien zapewniać realizację powierzonych zadań w możliwie najkrótszym czasie. Przykładowe zasady współdziałania pomiędzy działami przede wszystkim muszą być dostępne dla wykonawców. Jeśli osoba odpowiedzialna za jego opracowanie spisuje wszystkie postanowienia, ale jego podwładni nic nie rozumieją, dokument nie będzie miał żadnego znaczenia. W związku z tym podczas formowania należy wziąć pod uwagę trzy kluczowe zasady:

1. Dokument tworzony jest w oparciu o model procesów biznesowych. Jakość przepisów będzie bezpośrednio zależeć od szczegółowości programu.
2. Strukturę dokumentu wyznacza model procesu. Wszystkie punkty programu muszą być zawarte w regulaminie.
3. Informacje podane są w oficjalnym, suchym języku. Zaleca się stosowanie w całym dokumencie krótkich, prostych zdań. Przepisy powinny być sformułowane jednoznacznie. Wszystkie skróty i terminy należy rozszyfrować.

Cele

O przykładowe regulacje dotyczące interakcji pomiędzy działy zapewnia:

Struktura

Jakie są zasady współpracy pomiędzy działami? można uznać za poprawnie skompilowany? Zwykle dokument zawiera następujące sekcje:

1. Postanowienia ogólne.
2. Definicje, terminy i skróty.
3. Opisy procesów.
4. Odpowiedzialność.
5. Kontrola.

Źródłami definicji mogą być akty prawne, GOST i inne dokumenty. Do tych ostatnich zaliczają się w szczególności rozporządzenia ministerstw, departamentów i rozporządzenia rządowe. W takim przypadku należy uwzględnić odniesienia do dokumentów regulacyjnych, z których przepisów skorzystano zasady współpracy między działami. Próbka dla placówek służby zdrowia, w szczególności zawiera instrukcje dotyczące rozporządzeń Ministerstwa Zdrowia i Rozwoju Społecznego, Ministerstwa Zdrowia regionu.

Aplikacja

Zwykle zawiera graficzny model procesu biznesowego. Jest przedstawiony jako diagram składający się z kilku bloków. Obrazy graficzne można tworzyć za pomocą oprogramowania komputerowego. Schematy odzwierciedlają konkretną procedurę realizacji określonych zadań. Wizualizacja jest wygodniejsza niż tekst. Diagram wyraźnie pokazuje początek procesu i każdy etap, powiązanie między nimi a końcowym rezultatem. Model ten jest często używany przez programistów przepisy dotyczące interakcji między działami firmy w ramach 223-FZ. Na diagramie przedstawiono kluczowe parametry, takie jak produkty i dane wejściowe, uczestnicy i klienci. Jeśli początkujący zapozna się z takim modelem, od razu zrozumie specyfikę procesu i będzie gotowy do realizacji określonego zadania.

Instrukcje

Na pierwszym etapie należy określić przedmiot dokumentu oraz osoby za niego odpowiedzialne, czyli kto i jakie przepisy sporządza. W szczególności interakcja pomiędzy działami księgowymi odbywa się według jasnego schematu ustanowionego przez prawo. W tej jednostce strukturalnej zawsze znajduje się najważniejsza osoba odpowiedzialna za przestrzeganie wymogów sprawozdawczych. Może zostać osobą odpowiedzialną za sporządzenie zasady współpracy między działami. Próbka Dokument musi zostać omówiony przez wszystkich pracowników. W tym celu organizuje się walne zgromadzenie. Jeśli dokument reguluje proces, w którym zderzają się interesy więcej niż dwóch działów, ważne jest, aby do dyskusji włączyć kluczowych pracowników. Osoba odpowiedzialna za rozwój powinna wyjaśnić współpracownikom, jak ważne jest wdrażanie zasad.

Opis procesów

Jego objętość będzie zależała od złożoności interakcji. Jeśli proces jest prosty, a odpowiedzialny za niego pracownik dobrze rozumie wszystkie etapy realizacji, może sam opracować schemat współpracy z innymi jednostkami strukturalnymi. Następnie powinien omówić dokument z pozostałymi uczestnikami. Jeśli proces biznesowy jest złożony, każdy pracownik opracowuje własną część modelu. Następnie wszystkie projekty są kompilowane i omawiane. W trakcie zapoznawania się z dokumentem podstawowym wszyscy zainteresowani pracownicy mogą zaproponować pewne poprawki i uzupełnienia. Następnie zostaje on przekazany menadżerowi.

Oświadczenie

Można to zrobić bezpośrednio. W takim przypadku sam menadżer podpisuje zasady współpracy pomiędzy działami firmy. Próbka dokument może zostać zatwierdzony także pośrednio. W takim przypadku menedżer wydaje polecenie. Dane rejestracyjne aktu administracyjnego są wpisane na pieczęci zatwierdzającej.

Specyfika pracy osoby odpowiedzialnej

Niektóre organizacje zatrudniają pracowników na stanowiskach menedżerów ds. jakości. W praktyce opracowano pewne etapy przygotowania dokumentu. Musi ich przestrzegać menedżer, który komponuje główne etapy:

1. Definicja procesów.
2. Budowanie diagramu.
3. Szczegółowy opis.
4. Komponowanie tekstu.

Odpowiedzialny specjalista bada rutynę pracowników w różnych działach. Jest to konieczne do opracowania opisu standardowych sytuacji zawartych w zasady współpracy między działami. Przykład: „Kontrola stacji benzynowej odbywa się za pomocą środków technicznych takich jak... Po zakończeniu kontroli sporządzany jest protokół.”

Zdefiniowanie ostatecznego celu

Osoba odpowiedzialna za opracowanie regulaminu musi rozumieć wszystkie procesy, znać obowiązki pracowników oraz posiadać odpowiednie kwalifikacje i poziom profesjonalizmu. Cel dokumentu musi być jasny dla pracowników. W przeciwnym razie przestrzeganie przepisów będzie dodatkowym obciążeniem dla pracowników.

Optymalizacja i projektowanie

Kompleksowe badanie procesów zachodzących w przedsiębiorstwie pozwala nam zidentyfikować słabe punkty. Analiza sytuacji, wyników, działań pozwala na optymalizację działań. To z kolei pozwala na sformułowanie kilku scenariuszy dalszego rozwoju. Firma może więc zostawić wszystko tak, jak jest, stworzyć nowy model pracy lub dostosować stary.

Niuanse

Ważne jest, aby każdy pracownik jasno rozumiał, co ma do zrobienia i jak osiągnięte wyniki wpłyną na jego zarobki. Dlatego konieczne jest omówienie regulaminu przed jego zatwierdzeniem. Kluczową rolę przypisuje się oczywiście kierownikowi grupy roboczej (projektu). Do zadań tego specjalisty należy zadawanie palących pytań. Musi umieć przedstawić przejrzysty model procesu. Każdy uczestnik widzi obraz na własne oczy. Konieczne jest osiągnięcie wspólnego zrozumienia. Każdemu uczestnikowi należy wyjaśnić odpowiedzialność za stworzenie regulaminu. W większości przypadków zespoły sceptycznie odnoszą się do wdrożenia takiego dokumentu. W zależności od złożoności procesu wprowadzenie regulacji trwa od 4 do 12 miesięcy.

Cechy wdrożenia

Do wprowadzenia nowej regulacji konieczne jest:

1. Uznaj poprzednie dokumenty za nieważne.
2. Wprowadzenie nowych lokalnych aktów prawnych aktywizujących regulacje.
3. Opracuj dokumenty niezbędne do stosowania zatwierdzonych zasad.
4. Udoskonalić lub wdrożyć nowe moduły zautomatyzowanych baz informacyjnych.
5. Przygotowywanie formularzy dla dokumentów niestandaryzowanych.
6. Zmień lub uzupełnij tabelę personelu.
7. Znajdź kandydatów na nowe stanowiska, przydziel lub przenieś pracowników.
8. Szkolenie wykonawców w zakresie nowych zasad.
9. Przeprowadź pracę wyjaśniającą z pracownikami.
10. Przeprowadzić próbne wdrożenie przepisów.
11. Popraw tekst na podstawie wyników wykonania eksperymentalnego.
12. Wprowadź ostateczną wersję dokumentu w życie.
13. Określić procedury kontroli jakości przepisów.

Po ustaleniu środków realizacji dokumentu kierownik wydaje polecenie. Należy zaznaczyć, że ze względu na czas trwania wydarzeń, data zatwierdzenia i bezpośredniego wejścia w życie regulaminu będzie różna. Rozważmy następnie główne błędy popełniane przez pracowników podczas sporządzania dokumentu.

Niezgodność z praktyką

Ważne jest, aby tworzenie regulaminów powierzyć pracownikowi, który jest bezpośrednio związany z działalnością zawodową w przedsiębiorstwie. Powiedzmy, że organizacja stała się bardzo duża. Zarząd może sobie pozwolić na utworzenie specjalnej służby, której zadaniem będzie rozwiązywanie problemów rozwojowych. W związku z tym dział postawi za zadanie opisanie wszystkich procesów zachodzących w przedsiębiorstwie. Ale cel tego wydarzenia nie jest dla nich ważny. Jeżeli regulaminy piszą osoby niezaangażowane w realną działalność, wówczas odpowiedzialny pracownik nie będzie realizował planu. W związku z tym dokument nie ma sensu pracować.

Brak elastyczności

Wielu decydentów dąży do maksymalnej szczegółowości. Sytuacja ta wynika z nieznajomości różnic pomiędzy tworzeniem przepisów a opisywaniem rzeczywistych procesów produkcyjnych. Jeśli zadaniem jest automatyzacja operacji, ich uszczegółowienie ma pomóc pracownikom. Potrzeba regulacji pojawia się wtedy, gdy w produkcję zaangażowanych jest wiele osób. Ich działania są często powielane, ale każda osoba interpretuje tę lub inną operację na swój własny sposób. Rozporządzenie ma na celu rozstrzyganie sporów. Należy wziąć pod uwagę, że pracownicy organizacji muszą mieć pewną swobodę działania, pozwalającą im na podjęcie tej lub innej decyzji w zależności od sytuacji. Na przykład klient może odpowiedzieć natychmiast, a nie po upływie pewnego czasu.

Duża objętość i złożoność tekstu

Za optymalny uważa się regulamin składający się z 5-7 stron. Jednocześnie jego treść powinna być zwięzła, ale krótka. Nie zaleca się stosowania zdań złożonych, wieloczęściowych. Tekst musi być zrozumiały. Ponadto należy zwrócić uwagę na warunki. Nie należy zastępować pojęć synonimami ani używać skrótów bez dekodowania.

Interakcja pomiędzy działami bezpieczeństwa informacji i IT

Obecnie w wielu przedsiębiorstwach kontakty pomiędzy tymi służbami są bardzo utrudnione. Trudności wiążą się z konfliktami wewnętrznymi w działach IT i bezpieczeństwa informacji. Istnieje kilka możliwości zapewnienia ich skutecznej współpracy. Pierwszą i najprostszą jest obecność w ramach usługi informatycznej pracowników (jednego lub większej liczby) specjalizujących się w bezpieczeństwie informacji. Regulamin współpracy działów IT i IS w tym przypadku odzwierciedla typowe podejścia do współpracy. Organizacja pracy odbywa się w oparciu o utrwalony stereotyp, że bezpieczeństwo informacji jest częścią wsparcia technologii informatycznych. Jeśli w przedsiębiorstwie nie ma konfliktów pomiędzy tymi służbami, menedżer może pomyśleć o wydzieleniu służby bezpieczeństwa informacji jako odrębnej struktury działu IT. W związku z tym konieczne będzie przeznaczenie większych środków, w tym finansowych, na wsparcie takich działań.

Typowa próbka

Przepisy Ogólne określają:

1. Cel dokumentu. Co do zasady pojawia się sformułowanie: „Niniejszy regulamin określa kolejność…”.
2. Zakres działania. Rozporządzenie może mieć zastosowanie do pracowników lub obiektów.
3. Dokumenty regulacyjne, zgodnie z którymi ustawa została opracowana.
4. Zasady zatwierdzania, dostosowywania, unieważniania regulaminów.

W części „Terminy, skróty, definicje” przedstawiono pojęcia stosowane w dokumencie. Wszystkie skróty należy rozszyfrować. Terminy należy wymienić w kolejności alfabetycznej. Każde pojęcie jest wskazane w nowej linii w jednostkach. h. Definicja terminu podana jest bez słowa „to”, oddzielona myślnikiem. Sekcja „Opis procesu” zawiera opis krok po kroku. Wskazane jest wprowadzenie akapitów. Każdy z nich będzie odpowiadał konkretnemu etapowi. W tej samej sekcji wskazani są pracownicy zaangażowani w wykonywanie określonych operacji. Opisane są nie tylko działania, ale także ich rezultaty.

Odpowiedzialność i kontrola

Regulamin musi zawierać wskazanie możliwości zastosowania sankcji wobec osób niestosujących się do przepisów. Odpowiedzialność jest dozwolona w granicach prawa. Może mieć charakter karny, administracyjny lub dyscyplinarny. Obowiązkowe jest podanie imienia i nazwiska oraz stanowiska pracownika monitorującego realizację regulaminu.

Jednak dopiero od 1 stycznia 2013 r. Federalna ustawa o rachunkowości oficjalnie ustanowiła obowiązek organizacji sprawowania wewnętrznej kontroli nad faktami z życia gospodarczego. Niedawno rosyjskie Ministerstwo Finansów przygotowało rekomendacje w tej kwestii. Jak zorganizować i udokumentować kontrolę wewnętrzną w oparciu o te rekomendacje, zostanie omówione w tym artykule.

Podstawowe wymagania

Zgodnie z ustawą z dnia 6 grudnia 2011 r. Nr 402-FZ „O rachunkowości” (zwaną dalej ustawą nr 402-FZ) organizacja jest zobowiązana do organizowania i przeprowadzania wewnętrznej kontroli faktów życia gospodarczego oraz jeżeli mu podlega, to ma obowiązek organizować i przeprowadzać kontrolę wewnętrzną rachunkowości oraz sporządzania sprawozdań rachunkowych (finansowych) (z wyjątkiem przypadków, gdy jego kierownik przejął odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg rachunkowych).

Nie opisuje, w jaki sposób i w jakim zakresie należy przeprowadzać kontrolę wewnętrzną. Oczywiste jest jednak, że musi to wystarczyć, aby zapewnić wiarygodność faktów z życia gospodarczego i sprawozdań księgowych (finansowych) organizacji.

Ustawa nr 402-FZ nie opisuje, w jaki sposób i w jakim zakresie należy przeprowadzać kontrolę wewnętrzną. Jasne jest jednak, że musi wystarczyć, aby zapewnić wiarygodność faktów z życia gospodarczego...

Przykładowo kwestie kontroli wewnętrznej w podmiotach gospodarczych regulują przepisy ustanawiające zasady tworzenia komisji audytu działalności finansowo-gospodarczej spółki:

• Artykuł 85 ustawy federalnej z dnia 26 grudnia 1995 r. nr 208-FZ „O spółkach akcyjnych”;
• Artykuł 47 ustawy federalnej z dnia 8 lutego 1998 r. nr 14-FZ „O spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością”.

Należy przestrzegać wymagań określonych w tych przepisach federalnych.

Dokument ten definiuje kontrolę wewnętrzną jako proces mający na celu uzyskanie wystarczającej pewności, że organizacja zapewnia:

• a) efektywność i efektywność swojej działalności, w tym osiąganie wskaźników finansowych i operacyjnych, bezpieczeństwo majątku;
• b) rzetelność i terminowość sprawozdawczości księgowej (finansowej) i innej;
• c) przestrzeganie obowiązujących przepisów prawa, w tym podczas prowadzenia działalności gospodarczej i prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Elementy kontroli wewnętrznej

Do głównych elementów kontroli wewnętrznej podmiotu gospodarczego zalicza się:

• środowisko kontrolne;
• ocena ryzyka;
• procedury kontroli wewnętrznej;
• informacja i komunikacja;
• ocena kontroli wewnętrznej

Kontroluj środowisko to zbiór zasad i standardów działania organizacji, które definiują ogólne rozumienie kontroli wewnętrznej oraz wymagania dotyczące kontroli wewnętrznej w organizacji jako całości. Odzwierciedla kulturę zarządzania organizacją i kształtuje odpowiednią postawę personelu organizacji do realizacji tej kontroli.

Komunikacja jako element kontroli wewnętrznej, jest sposobem rozpowszechniania informacji niezbędnych do podejmowania decyzji zarządczych i wdrażania kontroli wewnętrznej. Przykładowo każdy pracownik organizacji powinien być świadomy ryzyk związanych z jego obszarem odpowiedzialności, przypisaną mu rolą i zadaniami w zakresie wdrażania kontroli wewnętrznej i informowania kierownictwa.

Ustawianie kontroli za faktami życia gospodarczego jest bardzo ważne dla organizacji. Kontrolę tradycyjnie dzieli się na wstępną, bieżącą i następczą. Optymalnie jest, gdy etapy te są podzielone pomiędzy różnych pracowników organizacji. Powierzenie autoryzacji i kontroli transakcji biznesowych jednemu urzędnikowi może prowadzić do błędów i ewentualnych nadużyć z jego strony – wszak ma on pełną kontrolę nad życiem gospodarczym, od „a” do „z”. Jeżeli na różnych etapach kontroli zaangażowani są różni pracownicy, zwiększa to niezależność i skuteczność działań kontrolnych. Do ich przeprowadzenia wskazane jest (nieobowiązkowe, ale pożądane) powołanie komisji kontroli wewnętrznej. To jej członkowie będą niezależnymi audytorami.

Ocena i zarządzanie ryzykiem są także ważnym elementem systemu kontroli wewnętrznej. Ryzyko rozumiane jest jako kombinacja prawdopodobieństwa i konsekwencji nieosiągnięcia przez podmiot gospodarczy celów jego działalności. Ryzyka można pogrupować w następujące typy: finansowe, prawne, krajowe i regionalne, reputacyjne itp. Informacje o ryzykach związanych z działalnością gospodarczą są niezbędne, aby organizacja miała pełny obraz swojej sytuacji finansowej, wyników finansowych i zmian w jej sytuacji finansowej pozycja.

Dla Twojej informacji!

Organizacje, które w rocznym sprawozdaniu finansowym publikują raporty roczne dotyczące każdego rodzaju ryzyka, mają obowiązek ujawniania informacji o takich cechach jakościowych swojej działalności gospodarczej, jak narażenie na ryzyko i przyczyny jego wystąpienia; koncentracja ryzyka (opis konkretnej ogólnej cechy wyróżniającej każdą koncentrację (kontrahenci, regiony, waluta rozliczeń i płatności itp.), mechanizm zarządzania ryzykiem (cele, polityki, procedury stosowane w obszarze zarządzania ryzykiem oraz metody stosowane do oceny ryzyko itp.); zmiany w stosunku do poprzedniego roku sprawozdawczego (Informacja Ministerstwa Finansów Rosji nr PZ-9/2012).

Aby osiągnąć stabilność finansową, organizacja może złożyć wniosek następujące procedury kontroli wewnętrznej:

• dokumentacja (przykładowo dokonywanie wpisów do ksiąg rachunkowych na podstawie pierwotnych dokumentów księgowych, w tym zaświadczeń księgowych; uwzględnienie w sprawozdaniach rachunkowych (finansowych) znaczących wartości szacunkowych wyłącznie na podstawie obliczeń);
• sprawdzanie wykonania podstawowych dokumentów księgowych pod kątem zgodności z ustalonymi wymaganiami przy ich przyjęciu do księgowości;
• sankcjonowanie (autoryzacja) transakcji i operacji, dostarczanie potwierdzenia kompetencji do ich przeprowadzenia. Z reguły dokonuje tego personel wyższego szczebla niż osoba przeprowadzająca transakcję lub operację;
• uzgadnianie danych;
• podział uprawnień i rotacja obowiązków pracowniczych;
• procedury monitorowania rzeczywistej obecności i stanu obiektów, w tym bezpieczeństwa fizycznego, ograniczeń dostępu, inwentaryzacji;
• nadzór nad prawidłowością transakcji i operacji, wykonaniem operacji księgowych, prawidłowością sporządzania budżetów (szacunków, planów), dotrzymywaniem ustalonych terminów sporządzania sprawozdań księgowych (finansowych);
• procedury związane z komputerowym przetwarzaniem informacji i systemów informatycznych (zasady i procedury dostępu do systemów informatycznych, danych i spisów, zasady wdrażania i wspierania systemów informatycznych, procedury odzyskiwania danych itp.).

W każdym razie, jeśli podstawowe procedury kontroli faktów z życia gospodarczego nie będą przestrzegane formalnie, ale zostaną dobrze opracowane, wówczas zapewnią wysoką skuteczność wewnętrznej kontroli finansowej organizacji jako całości.

Dokumentowanie kontroli wewnętrznych

Procedura organizacji i wdrażania kontroli wewnętrznej musi być udokumentowana w formie papierowej i (lub) elektronicznej. Postanowienia dotyczące organizacji kontroli wewnętrznej stanowią część składowych i wewnętrznych dokumentów organizacyjnych i administracyjnych organizacji (rozkazy, instrukcje, regulaminy, instrukcje stanowiskowe i inne, regulaminy, metody, standardy rachunkowości).

W odniesieniu do rachunkowości, w tym sporządzania sprawozdań księgowych (finansowych), środowisko kontroli można opisać przepisami dotyczącymi obsługi księgowej, polityką rachunkowości organizacji, wymaganiami dotyczącymi kwalifikacji personelu księgowego i innymi dokumentami ustalającymi ogólne wymagania dotyczące środowisko, w którym zorganizowana i utrzymywana jest rachunkowość, procedura interakcji między działami i personelem organizacji oraz podejmowanie decyzji w kwestiach księgowych.

Notatka

Dokumentami ustalającymi zasady komunikacji mogą być: regulaminy, harmonogramy przekazywania danych i raportowania, opisy stanowisk pracy.

Dokumentacja dotycząca organizacji kontroli wewnętrznej musi być regularnie aktualizowana. Konieczność jego aktualizacji należy oceniać przynajmniej raz w roku. Podstawą aktualizacji dokumentacji mogą być np. wyniki ciągłego monitorowania kontroli wewnętrznej, zmiany organizacyjne, zmiany w procesach i procedurach organizacji.

Organizacja kontroli wewnętrznej

Procedura organizacji kontroli wewnętrznej, w tym zakres odpowiedzialności i uprawnień działów i personelu organizacji, ustalana jest w zależności od charakteru i skali jej działalności oraz charakterystyki systemu zarządzania.

Organizując kontrolę wewnętrzną, należy wyjść z faktu, że:

• kontrola wewnętrzna musi być prowadzona na wszystkich poziomach zarządzania organizacją, we wszystkich jej oddziałach;
• wszyscy pracownicy muszą uczestniczyć we wdrażaniu kontroli wewnętrznej zgodnie ze swoimi uprawnieniami i funkcjami;
• użyteczność kontroli wewnętrznej musi być porównywalna z kosztami jej organizacji i wdrożenia.

Kontrolę wewnętrzną zazwyczaj przeprowadza się poprzez:

organy zarządzające organizacji;

komisja audytowa (audytor);

główny księgowy lub inny urzędnik organizacji odpowiedzialny za prowadzenie dokumentacji księgowej;

audytor wewnętrzny (usługa audytu wewnętrznego);

specjalni urzędnicy, specjalny oddział organizacji odpowiedzialny za przestrzeganie zasad kontroli wewnętrznej przewidzianych w innych przepisach federalnych;

pozostały personel i działy organizacji.

Organizując i wdrażając kontrolę wewnętrzną faktów życia gospodarczego, organizacja musi kierować się wymogiem racjonalności.

Elena Antanenkova, kierownik działu doradztwa eksperckiego Pierwszej Izby Konsultingu „Co robić Consult”, dla magazynu „Akty Regulacyjne dla Księgowych”

Szukasz rozwiązania swojej sytuacji?

„Księgowość Praktyczna” to dziennik księgowy, który ułatwi Ci pracę i pomoże Ci prowadzić księgi rachunkowe bez błędów. Publikacja dostępna jest także w formie elektronicznej.

Aby zapewnić racjonalną organizację prac księgowych, ogromne znaczenie ma system planowania obejmujący opracowanie i wdrożenie. Kamienny filar, miedziany głupek. Jak pokazuje praktyka, prace nad regulaminem będą kontynuowane po jego przyjęciu i wdrożeniu do procesu pracy. Księgowy na początku pracy musi wpisać do dokumentu nazwy i numery rachunków, subkont i subkont wykorzystywanych przez firmę do rozliczeń z innymi. Na przykład zawarta umowa i zapisana w dziale księgowości. Regulamin został opracowany w celu poprawy jakości i efektywności realizacji działań

Próbka zwrotu kiwi z dużą prędkością. Główny księgowy podlega bezpośrednio dyrektorowi przedsiębiorstwa iw niektórych kwestiach koordynuje swoją pracę. Ludzie zarabiają za swoją pracę i muszą ją wykonywać dobrze. Wzory wypełnień formularzy znajdują się w załączniku do regulaminu. Księga 1 Budżetowanie, jako narzędzie zarządzania, dla którego sporządzane są budżety inwestycyjne, to rozporządzenie uprości pracę. W tekście regulaminu skróty terminów można wpisać w nawiasie według poniższego przykładu: Imię i nazwisko

Forum księgowe 1C. I uchroni Cię przed opóźnieniami w pracy, zwłaszcza jeśli sąsiednie działy się spóźniają. Zasadniczo zaczerpnięto z nich regulamin działania naszego działu serwisowego. Pobierz przykładowy formularz harmonogramu obiegu dokumentów w dziale księgowości Rozmiar 60,5 KB. Praca nad regulaminem nie różni się od pracy nad jakimkolwiek innym dokumentem, najpierw powstaje projekt dokumentu. Deryabin Plan pracy działu księgowości na rok akademicki Jedność systemu budżetowego zapewnia wspólna zasada prawna

ZATWIERDZAŁEM Dyrektor Działu Administracyjnego P. A żeby takie niuanse dostrzec i nie robić niepotrzebnej roboty, napisać błędny regulamin. Cała ta wspaniała brzydota została oprawiona przez wioskę. Co więcej, w taki sposób, aby była przepisana kolejność działań w danej sytuacji, instrukcje pracy krok po kroku. Harmonogram obiegu dokumentów w przykładowym formularzu działu księgowości. Witryna oferująca użytkownikom usługi poczty, wyszukiwania, randek, przechowywania zdjęć i filmów, plików, gier online, horoskopów itp.

Zarządzanie i stosunki pracy Regulamin pracy. Proszę o zamieszczenie lub przesłanie próbki sposobu napisania regulaminu. Konieczne jest stworzenie regulaminu dla działu księgowości. Przykładowy harmonogram pracy działu księgowości. Księgowość jest strukturalnym działem Spółki zajmującym się rachunkowością. Spółki Organizują pracę Działu Księgowości i dbają o wysoką jakość i terminowość realizacji

Regulamin pracy z osobami odpowiedzialnymi. Harmonogram może być sporządzony w formie diagramu lub wykazu prac ze wskazaniem operacji i. Na warsztatach oferowane są sprawdzone technologie optymalizacji pracy księgowej. Jak widać, procesy opisane w Regulaminie Rachunkowości są proste, ale wojna i Regulamin Rachunkowości są przykładem ich przetrwania. Co to jest O365? W tym celu zaleca się, aby firmy posiadały dokument taki jak regulamin pracy z należnościami.

WYDZIAŁ FINANSÓW MIASTA MOSKWY

Po zatwierdzeniu Regulaminu organizacji i wdrażania kontroli wewnętrznej

W celu usprawnienia działań kontroli wewnętrznej w Wydziale Finansów miasta Moskwy, zorganizowanej zgodnie z art. 270_1 Kodeksu budżetowego Federacji Rosyjskiej,

Zamawiam:

1. Zatwierdzić Regulamin organizacji i realizacji kontroli wewnętrznej (załącznik do niniejszego zarządzenia).

2. Zastrzegam sobie kontrolę nad realizacją niniejszego zamówienia.

Kierownik Działu

finansów miasta Moskwy

VE Chistova

Aplikacja. Regulamin organizacji i realizacji kontroli wewnętrznej

Aplikacja

do zarządzenia Ministerstwa Finansów

Miasta Moskwy

Regulamin organizacji i realizacji kontroli wewnętrznej

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsze rozporządzenie ustanawia ogólne zasady organizacji i wdrażania kontroli wewnętrznej nad działalnością jednostek strukturalnych, w tym Instytucji Finansowej SA Departamentu Finansów Miasta Moskwy (zwanych dalej jednostkami strukturalnymi Departamentu).

1.2. Regulamin został opracowany zgodnie z Kodeksem budżetowym Federacji Rosyjskiej, Regulaminem Departamentu Finansów Miasta Moskwy, zatwierdzonym dekretem rządu moskiewskiego z dnia 22 lutego 2011 r. N 43-PP oraz innymi aktami prawnymi Federacji Rosyjskiej i miasta Moskwy regulujące stosunki prawne w zakresie działań kontrolnych, podejmujące odpowiednie środki w oparciu o ich wyniki, przewidziane w ustawodawstwie Federacji Rosyjskiej i miasta Moskwy.

2. Podstawowe pojęcia i terminy stosowane w niniejszym Regulaminie

Kontrola wewnętrzna - kontrola zgodności działalności pionów strukturalnych Departamentu wykonywania funkcji i uprawnień rządowych z wymogami ustawodawstwa Federacji Rosyjskiej, miasta Moskwy oraz aktami prawnymi Departamentu Finansów Rosji miasto Moskwa (zwany dalej Oddziałem).

Środek kontrolny to zespół działań kontrolnych specjalistów (specjalistów) Departamentu związanych z przeprowadzaniem kontroli zgodności jednostek strukturalnych Departamentu z wymaganiami ustawodawstwa i regulacyjnych aktów prawnych podczas wykonywania działalności.

Grupa kontrolna – specjaliści Departamentu upoważnieni zarządzeniem Kierownika Departamentu do wykonywania czynności kontrolnych.

Inspekcja jest formą kontroli, która stanowi pojedynczą czynność kontrolną mającą na celu zbadanie stanu rzeczy w jednym lub kilku obszarach działalności kontrolowanej jednostki strukturalnej Departamentu na podstawie dokumentów zarządczych, finansowych, pierwotnych dokumentów księgowych, rejestrów księgowych i raportów.

Program inspekcji to udokumentowany plan przeprowadzenia zdarzenia kontrolnego.

Polecenie Departamentu przeprowadzenia kontroli jest dokumentem upoważniającym grupę kontrolną (specjalistę Departamentu) do przeprowadzenia czynności kontrolnej.

Protokół z kontroli to dokument sporządzony przez grupę kontrolną (specjalistę działu) w formie określonej w niniejszym Regulaminie, na podstawie wyników kontroli.

Instrukcja kierownika działu jest dokumentem sporządzonym na podstawie wyników kontroli w formie określonej niniejszym Regulaminem (załącznik do niniejszego Regulaminu).

3. Procedura planowania działań kontrolnych

3.1. Działalność kontrolna Departamentu prowadzona jest w oparciu o Plan Działań Kontrolnych.

3.2. Plan działań kontrolnych sporządzany jest na okres sześciu miesięcy i stanowi wykaz działań kontrolnych planowanych do realizacji.

Plan działań kontrolnych dla każdego działania kontrolnego określa: przedmiot kontroli, okres objęty kontrolą, okres wykonywania czynności kontrolnej oraz osoby odpowiedzialne.

3.3. Plan działań kontrolnych tworzony jest przez Departament Kontroli Wewnętrznej na podstawie analizy problematyki wewnętrznych standardów i procedur wdrażanych przez Departament.

Plan działań kontrolnych uzgadniany jest z kierownikami wydziałów konstrukcyjnych, których specjaliści mają być zaangażowani w przeprowadzanie przeglądów.

W terminie do 20 dnia miesiąca poprzedzającego planowany okres Departament Kontroli Wewnętrznej przedkłada kierownikowi Departamentu projekt Planu Działań Kontrolnych do zatwierdzenia.

3.4. Podstawą przeprowadzenia kontroli nie ujętych w Planie Działań Kontrolnych jest instrukcja kierownika Departamentu.

3.5. W odniesieniu do jednego oddziału kontrola planowa może być przeprowadzana nie częściej niż raz w roku.

W razie potrzeby przeprowadzane są kontrole mające na celu wyeliminowanie naruszeń.

4. Organizacja i prowadzenie kontroli

4.1. Kontrole dokonują specjaliści z Departamentu Kontroli Wewnętrznej oraz komórek strukturalnych Departamentu określonych w Planie Działań Kontrolnych, na podstawie zarządzenia Kierownika Departamentu (zwanego dalej zarządzeniem).

Polecenie kontroli wskazuje:

Nazwiska, inicjały, stanowiska menedżera i członków grupy kontrolnej;

Pełna nazwa kontrolowanej jednostki konstrukcyjnej;

Przedmiot kontroli: planowa – zgodnie z treścią 6-miesięcznego Planu Działań Kontrolnych, zatwierdzonego przez kierownika Departamentu; nieplanowane – zgodnie z podstawą przewidzianą w pkt 3.4 niniejszego Regulaminu.

4.2. Propozycje konkretnych terminów kontroli, składu grupy kontrolnej i jej kierownika formułuje kierownik Departamentu Kontroli Wewnętrznej, biorąc pod uwagę wielkość i złożoność nadchodzących działań kontrolnych, specyfikę działalności jednostki kontrolnej sprawdzone i inne okoliczności.

4.3. Czas trwania kontroli nie powinien przekraczać 30 dni kalendarzowych.

4.4. W wyjątkowych przypadkach, związanych ze znaczną wielkością i złożonością czynności kontrolnych, na podstawie notatki kierownika Departamentu Kontroli Wewnętrznej, kierownik Departamentu może przedłużyć termin przeprowadzenia audytu, nie więcej jednak niż o 5 dni roboczych, bez zmiany zamówienia.

Decyzje o wydłużeniu terminów kontroli o okres przekraczający 5 dni roboczych albo o przesunięciu z sześciu miesięcy na sześć miesięcy, a także o przesunięciu terminów kontroli w planie podejmuje kierownik Departamentu na podstawie notatki kierownika Departamentu Kontroli Wewnętrznej i są formalizowane odpowiednim zarządzeniem.

4,5. Do przeprowadzenia każdej indywidualnej kontroli sporządzany jest program kontroli, zatwierdzany przez kierownika Zakładu i będący załącznikiem do zarządzenia.

Program kontroli opracowywany jest przez jednostki strukturalne Departamentu biorące udział w kontroli.

Zmiany i uzupełnienia zatwierdzonego programu audytów dokonywane są na podstawie notatki kierownika Departamentu Kontroli Wewnętrznej i zatwierdzane przez kierownika Departamentu.

4.6. Kontrola musi być poprzedzona okresem przygotowawczym, podczas którego specjaliści przeprowadzający kontrole mają obowiązek przestudiować:

Aktualne akty legislacyjne i prawne dotyczące programu inspekcji;

Materiały z poprzednich kontroli oraz informacje dotyczące usunięcia naruszeń stwierdzonych podczas kontroli.

4.7. Kierownik grupy kontrolnej ustala zakres i skład czynności kontrolnych dla każdego zagadnienia programu kontroli oraz rozdziela pytania pomiędzy członków grupy kontrolnej.

4.8. Działania kontrolne przeprowadzane są metodami ciągłymi i (lub) selektywnymi:

Do badania dokumentacji zarządczej, finansowej, podstawowych dokumentów księgowych, rejestrów księgowych, sprawozdawczości księgowej i statystycznej, w tym poprzez analizę i ocenę uzyskanych z nich informacji;

Na podstawie rzeczywistych badań - poprzez kontrolę, inwentaryzację, przeliczenie faktycznej ilości wykonanej pracy (świadczonych usług), wyrażonej w kategoriach fizycznych itp.

4.9. Kierownik grupy kontrolnej (specjalista przeprowadzający kontrolę) ma prawo żądać, w razie potrzeby, spisu aktywów finansowych i niefinansowych, obliczeń, ścisłych formularzy sprawozdawczych, których termin i przedmiot należy uzgodnić z kierownik kontrolowanej jednostki.

Inwentaryzacji aktywów finansowych i niefinansowych, rozliczeń oraz ścisłych formularzy sprawozdawczych dokonują przedstawiciele kontrolowanej jednostki na podstawie odpowiedniego polecenia kierownika w obecności członków grupy kontrolnej (specjalisty wykonującego kontrola). Wykazy inwentaryzacyjne sporządzone zgodnie z ustalonymi wymogami procedury inwentaryzacji stanowią załączniki do protokołu kontroli.

5. Przygotowanie materiałów na podstawie wyników oględzin

5.1. Na podstawie wyników kontroli wystawiany jest Protokół Kontroli. Protokół kontroli podpisywany jest przez kierownika Departamentu Kontroli Wewnętrznej, kierownika grupy kontrolnej (specjalisty przeprowadzającego kontrolę) i przekazywany do kontroli jednostce audytowanej, z obowiązkowym oznaczeniem daty zapoznania się z protokołem .

Kierownik działu kontroli wewnętrznej zatwierdza każdą stronę protokołu kontroli.

5.2. Protokół kontroli sporządza się w dwóch egzemplarzach.

5.3. Protokoły kontroli rejestrowane są w Dziale Kontroli Wewnętrznej zgodnie z przyjętą nomenklaturą spraw.

5.4. Jeżeli podczas kontroli zostaną stwierdzone naruszenia, mierzone w kategoriach pieniężnych i (lub) fizycznych, sporządzane są zestawienia dotyczące ponownego obliczenia wynagrodzeń, wielkości i kosztów wykonanej pracy, obliczenia w nich zawarte muszą być kompletne i jasne;

Każda strona oświadczenia jest zatwierdzana przez członków grupy kontrolnej, która je sporządziła, a także przez specjalistę odpowiedzialnego za audytowany obszar działalności.

Ostatnia strona oświadczenia jest podpisana przez członków grupy kontrolnej, kierownika (osobę przez niego upoważnioną).

Tekst protokołu kontroli podaje jedynie ostateczne dane i treść jednolitych naruszeń z odniesieniem do odpowiednich załączników do ustawy, nazw, dat i numerów naruszonych ustawowych i innych regulacyjnych aktów prawnych (ze wskazaniem paragrafów, artykułów).

5.5. Protokół kontroli musi mieć ciągłą numerację stron i nie może zawierać żadnych plam ani nieokreślonych (niepotwierdzonych) poprawek.

Kwoty naruszeń stwierdzonych podczas działań kontrolnych są odzwierciedlane w rublach.

Teksty protokołów kontroli drukowane są z odstępem pojedynczym, czcionką Times New Roman o rozmiarze 14.

Odniesienia do legislacyjnych i innych regulacyjnych aktów prawnych muszą wskazywać rodzaj dokumentu, organ, który go przyjął, datę przyjęcia, numer i nazwę dokumentu, datę wejścia dokumentu w życie (w razie potrzeby), wydanie dokumentu (jeżeli wydanie zmieniło treść wcześniej obowiązującego dokumentu).

5.6. Część opisowa aktu musi składać się z rozdziałów zgodnych z zatwierdzonym programem kontroli.

Prezentując wyniki audytu należy zadbać o obiektywność, ważność, spójność, jasność, dostępność i zwięzłość (bez uszczerbku dla treści). Materiał przedstawiony w protokole kontroli nie ogranicza się do ilości kartek, ale nie powinien być przeładowany niepotrzebnymi informacjami.

Wyniki kontroli przedstawiane są na podstawie zweryfikowanych danych i faktów, potwierdzonych dokumentami dostępnymi w kontrolowanych wydziałach oraz wyjaśnieniami urzędników i osób odpowiedzialnych finansowo.

Protokół kontroli nie powinien zawierać oceny prawnej, moralnej i etycznej działań urzędników i osób odpowiedzialnych finansowo jednostki kontrolowanej, nie może mieć charakteru zastrzeżonego;

Niedopuszczalne jest zamieszczanie w protokole kontroli różnego rodzaju wniosków, założeń i faktów, które nie znajdują potwierdzenia w dokumentach lub wynikach kontroli.

Jeżeli w weryfikowanych kwestiach nie stwierdzono naruszeń, w ustawie należy dokonać wpisu: „Inspekcja lub kontrola wyrywkowa (wskazuje: nazwę sprawdzanych kwestii, okres kontroli, nazwy weryfikowanych dokumentów podstawowych, weryfikowaną kwotę wydatków i (lub) dochodów) nie zidentyfikowano naruszeń wymogów obowiązującego ustawodawstwa (lub regulacyjnych dokumentów prawnych).

Ustawa uwzględnia wszystkie istotne okoliczności związane z badaniem, z odniesieniami do podstawowych dokumentów księgowych i innych, w tym także informacje o dokumentach nieprzedłożonych w trakcie badania. Jeżeli przed zakończeniem kontroli funkcjonariusze kontrolowanej jednostki podjęli działania mające na celu usunięcie stwierdzonych naruszeń, wówczas w protokole kontroli należy wskazać datę podjęcia działań, ich istotę oraz okres, którego dotyczą.

Odpowiedzialność za wiarygodność informacji i wniosków zawartych w ustawach, ich zgodność z obowiązującym ustawodawstwem ponosi kierownik i członkowie grupy kontrolnej (specjalista, który przeprowadził kontrolę).

Za dotrzymywanie terminów przeprowadzania kontroli, terminowość sporządzania i składania protokołów kontroli, kompletną realizację programów kontroli oraz jakość materiałów przedstawionych w protokołach kontroli odpowiada Kierownik Departamentu Kontroli Wewnętrznej.

5.7. Integralną częścią protokołu kontroli są załączniki: odpowiednio uwierzytelnione kopie dokumentów, tabele obliczeniowe, wyjaśnienia urzędników i osób odpowiedzialnych finansowo oraz inne dokumenty zawierające dane faktyczne, na podstawie których stwierdzono lub nie ustalono istnienia naruszeń i do których w tekście ustawy znajdują się odniesienia.

Kopie aktów prawnych i regulacyjnych, dokumentów zarządczych, finansowych, pierwotnych dokumentów księgowych, rejestrów księgowych, sprawozdawczości księgowej i statystycznej nie stanowią załączników do protokołu kontroli, ale mogą być dołączone do materiałów kontrolnych jako materiały referencyjne i pomocnicze.

5.8. Protokół kontroli sporządzony zgodnie z niniejszym Regulaminem i zarejestrowany w Dziale Kontroli Wewnętrznej przedstawiany jest do wglądu:

List motywacyjny podpisany przez Kierownika Oddziału do Dyrektora PKU SA;

Notatka podpisana przez kierownika Departamentu Kontroli Wewnętrznej do kierownika komórki strukturalnej Departamentu.

W piśmie przewodnim (memorandum) do protokołu kontroli należy wskazać termin (nie dłuższy niż 3 dni robocze od dnia przekazania ustawy jednostce) na złożenie jednego egzemplarza protokołu kontroli do Departamentu Kontroli Wewnętrznej z dopiskiem: zapoznanie się.

5.9. Kierownik jednostki wraz z protokołem kontroli z notą zapoznawczą może złożyć wyjaśnienia i zastrzeżenia do protokołu kontroli, a także poinformować o podjętych działaniach w celu usunięcia stwierdzonych naruszeń.

5.10. Departament Kontroli Wewnętrznej w terminie do 5 dni roboczych od dnia otrzymania z tego działu pisemnych wyjaśnień i zastrzeżeń do protokołu kontroli rozpatruje ich zasadność i przygotowuje do rozpatrzenia przez Kierownika Departamentu notatkę wewnętrzną zawierającą streszczenie stwierdzonych w trakcie kontroli naruszeń i odstępstw oraz propozycje ich usunięcia, wraz z projektem Instrukcji, w załączeniu adres kontrolowanej jednostki, zainteresowanych zastępców kierowników wydziału zgodnie z podziałem obowiązków oraz jednostek strukturalnych.

5.11. Departament Kontroli Wewnętrznej rejestruje Instrukcje na podstawie wyników kontroli i zapewnia kontrolę nad ich realizacją oraz wdrażanie propozycji eliminacji naruszeń.

5.12. Materiały z oględzin gromadzone są w odrębnych aktach, zgodnie z nomenklaturą spraw.

Materiały z każdego audytu włączane są do Akta Audytu w następującej kolejności:

Podstawa przeglądu, zgodnie z pkt. 4.1 niniejszego Regulaminu;

Program weryfikacji;

Protokół kontroli z załącznikami;

Pisemne wyjaśnienia do protokołu kontroli od kierownika kontrolowanej jednostki;

Kopie pisma przewodniego (notatki) kierowanej do kierownika kontrolowanego wydziału;

Kopia zarządzenia kierownika wydziału;

Dokumenty potwierdzające podjęcie działań mających na celu wyeliminowanie stwierdzonych naruszeń.

Akta do czasu przekazania do archiwum przechowywane są w Dziale Kontroli Wewnętrznej.

Ze sprawą możesz się zapoznać na podstawie pisemnego wniosku, sporządzonego w dowolnej formie, skierowanego do Działu Kontroli Wewnętrznej.

6. Raportowanie wyników działań kontrolnych

6.1. Sprawozdawczość z wyników działań kontrolnych Departamentu sporządzana jest na podstawie uogólnień i analizy wyników przeprowadzonych działań kontrolnych.

6.2. Na podstawie wyników realizacji Planu Działań Kontrolnych na bieżący okres Departament Kontroli Wewnętrznej przedkłada Kierownikowi Departamentu w terminie do 20 lipca Sprawozdanie z przeprowadzonych działań kontrolnych i podjętych na ich podstawie działań kontrolnych za okres ubiegły. i 20 stycznia roku następującego po roku sprawozdawczym.

Aplikacja. Instrukcje Kierownika Katedry

Aplikacja
do Regulaminu
(wystawiony w formularzu Zamówienia
Kierownik Katedry
finanse miasta Moskwy)

N________________
Na podstawie wyników kontroli
(przedmiot kontroli, okres kontroli, nazwa kontrolowanej jednostki)
(protokół kontroli z dnia __ _______ 201__ N ____ kopia w załączeniu)
Dodatek dotyczący _____ l.
Kierownik Działu finansów miasta Moskwy

Tekst dokumentu elektronicznego

przygotowane przez Kodeks JSC i zweryfikowane.