Szablon słowa na papierze firmowym. Czy potrzebuję papieru firmowego IP?

Prawie wszystkie dokumenty firmowe drukowane są na papierze firmowym, co nadaje im niepowtarzalną tożsamość korporacyjną.
U góry arkusza, nad pierwszą linią, znajduje się wydzielony obszar – nagłówek. Logo lub nazwa firmy jest zwykle umieszczana w tym miejscu na papierze firmowym. W stopce, która znajduje się za dolną linijką tekstu, najczęściej znajdują się dane kontaktowe – numer telefonu, adres oraz strona internetowa firmy. Czasami podczas tworzenia papieru firmowego wykorzystuje się również obrazy tła.

Aby utworzyć papier firmowy w programie Microsoft Office Word 2007, należy wykonać następujące kroki.

1. Przejdź do zakładki „Wstaw”, w grupie „Nagłówek i stopka” i kliknij przycisk „Nagłówek”. Na ekranie pojawią się gotowe opcje projektowania nagłówka i stopki. Możesz dopasować nagłówek i stopkę do stylu strony tytułowej - w Microsoft Office 2007 wszystkie projekty przecinają się ze sobą. Kliknij dowolny projekt, a tekst dokumentu zaświeci się, a nad pierwszym wierszem pojawi się obszar, w którym możesz coś wpisać.

2. Po wybraniu projektu na wstążce pojawi się nowa zakładka – „Projektant”. Użyj narzędzi na tej karcie, aby dostosować nagłówki i stopki. Przykładowo w grupie „Pozycja” możesz ustawić odległość marginesów od nagłówków i stopek.

3. Aby wstawić logo do stopki należy kliknąć przycisk „Obraz” w grupie „Wstaw”. Na ekranie pojawi się okno dialogowe umożliwiające otwarcie plików. Określ, gdzie na komputerze ma być przechowywany obraz logo i kliknij przycisk „Wstaw”. Logo zostanie wstawione w stopce.

4. Oprócz logo możesz w nagłówku umieścić datę i godzinę utworzenia dokumentu. W tym celu w grupie „Wstaw” kliknij odpowiedni przycisk, np. „Data i godzina”. Na ekranie pojawi się okno dialogowe, w którym możesz wybrać format daty.

Zwykle data jest wstawiana do umów, dzięki czemu zmienia się automatycznie.

6. Po wprowadzeniu niezbędnych informacji do nagłówka i stopki kliknij przycisk „Zamknij okno nagłówka i stopki” na dodatkowej zakładce „Projekt”, a cały tekst stanie się ponownie dostępny do edycji. Nagłówki i stopki pojawią się na każdej stronie dokumentu jako automatycznie wbudowane bloki. Papier firmowy jest gotowy!

Oprócz nagłówków i stopek, do tworzenia papierów firmowych często wykorzystuje się podkłady - są to obrazy wstawiane do dokumentu jako tło stron. Być może będzie to logo (oczywiście jeśli wstawiłeś logo w nagłówku, nie ma potrzeby duplikowania tego obrazu, ustawiając go jako tło). Aby ustawić tło, przejdź do zakładki Układ strony i kliknij przycisk Znak wodny w grupie Tło strony. Z menu wybierz „Podkład niestandardowy”. W wyświetlonym oknie dialogowym ustaw przełącznik w pozycji „Obraz”. Następnie kliknij przycisk „Wybierz”, w oknie, które zostanie otwarte, określ lokalizację przechowywania żądanego obrazu na komputerze i kliknij przycisk „Wstaw”.

Prawie wszystkie dokumenty firmowe drukowane są na papierze firmowym, co nadaje im niepowtarzalną tożsamość korporacyjną. U góry arkusza, nad pierwszą linią, znajduje się wydzielony obszar – nagłówek. Logo lub nazwa firmy jest zwykle umieszczana w tym miejscu na papierze firmowym. W stopce, która znajduje się za dolną linijką tekstu, najczęściej znajdują się dane kontaktowe – numer telefonu, adres oraz strona internetowa firmy. Czasami podczas tworzenia papieru firmowego wykorzystuje się również obrazy tła.

Aby utworzyć papier firmowy w programie Microsoft Office Word 2007, należy wykonać następujące kroki.

Aby utworzyć papier firmowy w programie Microsoft Office Word 2007, należy wykonać następujące kroki.

1. Przejdź do zakładki „Wstaw”, w grupie „Nagłówek i stopka” i kliknij przycisk „Nagłówek”. Na ekranie pojawią się gotowe opcje projektowania nagłówka i stopki. Możesz dopasować nagłówek i stopkę do stylu strony tytułowej - w Microsoft Office 2007 wszystkie projekty przecinają się ze sobą. Kliknij dowolny projekt, a tekst dokumentu zaświeci się, a nad pierwszym wierszem pojawi się obszar, w którym możesz coś wpisać.

2. Po wybraniu projektu na wstążce pojawi się nowa zakładka – „Projektant”. Użyj narzędzi na tej karcie, aby dostosować nagłówki i stopki. Przykładowo w grupie „Pozycja” możesz ustawić odległość marginesów od nagłówków i stopek.

3. Aby wstawić logo do stopki należy kliknąć przycisk „Obraz” w grupie „Wstaw”. Na ekranie pojawi się okno dialogowe umożliwiające otwarcie plików. Określ, gdzie na komputerze ma być przechowywany obraz logo i kliknij przycisk „Wstaw”. Logo zostanie wstawione w stopce.

4. Oprócz logo możesz w nagłówku umieścić datę i godzinę utworzenia dokumentu. W tym celu w grupie „Wstaw” kliknij odpowiedni przycisk, np. „Data i godzina”. Na ekranie pojawi się okno dialogowe, w którym możesz wybrać format daty.

Zwykle data jest wstawiana do umów, dzięki czemu zmienia się automatycznie.

6. Po wprowadzeniu niezbędnych informacji do nagłówka i stopki kliknij przycisk „Zamknij okno nagłówka i stopki” na dodatkowej zakładce „Projekt”, a cały tekst stanie się ponownie dostępny do edycji. Nagłówki i stopki pojawią się na każdej stronie dokumentu jako automatycznie wbudowane bloki. Papier firmowy jest gotowy!

Oprócz nagłówków i stopek, do tworzenia papierów firmowych często wykorzystuje się podkłady - są to obrazy wstawiane do dokumentu jako tło stron. Być może będzie to logo (oczywiście jeśli wstawiłeś logo w nagłówku, nie ma potrzeby duplikowania tego obrazka, ustawiając go jako tło). Aby ustawić tło, przejdź do zakładki Układ strony i kliknij przycisk Znak wodny w grupie Tło strony. Z menu wybierz „Podkład niestandardowy”. W wyświetlonym oknie dialogowym ustaw przełącznik w pozycji „Obraz”. Następnie kliknij przycisk „Wybierz”, w oknie, które zostanie otwarte, określ lokalizację przechowywania żądanego obrazu na komputerze i kliknij przycisk „Wstaw”.

Naszkicuj nagłówek papieru firmowego. Naszkicowanie na papierze ogólnego pomysłu nagłówka to świetny sposób na sprawdzenie, jak elementy do siebie pasują. Po prostu narysuj (ogólnie) swój przyszły papier firmowy na białej kartce papieru.

• Upewnij się, że zostało wystarczająco dużo miejsca na logo firmy, nazwę, adres i inne dane kontaktowe.
• Chcesz dodać do formularza hasło swojej firmy? Jest to świetny pomysł, jeśli główny produkt lub usługa świadczona przez Twoją firmę nie jest wymieniona na papierze firmowym.

Uruchom Microsoft Word. Microsoft Word ma wszystkie narzędzia potrzebne do stworzenia świetnego szablonu. Wystarczy, że po prostu odtworzysz to, co narysowałeś na papierze.

Otwórz nowy dokument i zapisz go jako próbkę. Nazwij to „Pusta próbka 1” lub jakoś tak. W przyszłości pomoże to szybko znaleźć i zapisać w folderze próbek. Dzięki temu możesz szybko odebrać dokument i wydrukować papier firmowy we właściwym czasie.

Wstaw nagłówek i stopkę. Jeśli pracujesz w programie Word 2007, kliknij menu Wstaw, a następnie opcję Nagłówek i stopka. Utwórz stopkę, która będzie dobrym tłem dla nagłówka formularza.

• Jeśli pracujesz w programie Word 2003, możesz zobaczyć nagłówek i stopkę, wybierając opcję Nagłówek i stopka z menu Widok. Domyślnie pole ograniczone linią przerywaną zostanie natychmiast otwarte w celu utworzenia nagłówka i stopki.

Papier firmowy to jeden z rodzajów wyrobów drukowanych, najczęściej w formacie A4, zawierający stałą, niezmienną treść tekstową, a także miejsce przeznaczone na wpisanie informacji.

W związku z tym na papierze firmowym mogą znajdować się bloki:

• Logo (jeśli jest dostępne);
• nazwa organizacji;
• Kontakty: adres, telefon/faks, e-mail i strona internetowa (jeśli jest dostępna);
• INN/KPP, szczegóły płatności (opcjonalnie).

Papier firmowy organizacji, wraz z wizytówkami pracowników, to narzędzie, którego firma potrzebuje od samego początku swojego istnienia. Przecież wychodzące pisma biznesowe, dokumentacja wewnętrzna, raporty i umowy są sporządzane na formularzach.

Czasem już samo spojrzenie na firmowy papier firmowy rodzi pierwsze wyobrażenie o firmie. W związku z tym należy zwrócić szczególną uwagę na konstrukcję tego małego, ale bardzo ważnego narzędzia.

Projekt papieru firmowego organizacji

Przede wszystkim projekt papieru firmowego musi odpowiadać wymogom identyfikacji wizualnej, a także księgi znaku firmowego. Jednak niezależnie od tego, czy firma opracowała te narzędzia, stworzenie formy organizacyjnej nie będzie trudne. W końcu formularz jest narzędziem do prowadzenia dokumentacji biznesowej, co wymaga, aby formularz był ścisły i pozbawiony jakichkolwiek elementów dekoracyjnych.

Projektując formularz, zwłaszcza samodzielnie, nie należy zapominać, że jest on w pewnym stopniu narzędziem wizerunkowym i musi być zaprojektowany zgodnie z zasadami typografii i wymogami stylu elementarnego. W szczególności należy bezwzględnie unikać różnorodności czcionek i ich modyfikacji (podkreślenia, kursywy itp.).

Projektując papier firmowy organizacji, bardzo ważne jest, aby pamiętać, że formularz będzie aktywnie wykorzystywany w życiu, dlatego:

• Formularz nie powinien zawierać obrazków tła ze względu na możliwość przesłania formularza faksem;
• W formularzu należy zastosować czytelną czcionkę, aby uniknąć utraty czytelności podczas przesyłania faksem;
• Wcięcie od lewej krawędzi należy zachować ze względu na możliwość złożenia formularza w segregatorze;
• Wszystkie niezmienne informacje (szczegóły, dane kontaktowe) lepiej umieścić w nagłówkach i stopkach, aby uniknąć niezamierzonych zmian;
• Na formularzach umieszczane są podpisy i pieczęcie, dlatego papier nie powinien być błyszczący ani powlekany, aby uniknąć słabego wchłaniania atramentu.

Przykłady formularzy

Zamawiając papier firmowy organizacji ze strony studia, musisz podać dane, które uważasz za niezbędne do wyświetlenia w formularzu: nazwę i logo, dane kontaktowe, dane do płatności lub cokolwiek innego. Konieczne jest także poinformowanie o obecności identyfikacji wizualnej firmy lub dodatkowych życzeniach dotyczących projektu papieru firmowego.

Produkcja papierów firmowych

Produkcja form odbywa się w firmach produkcyjnych z reguły na dwa sposoby: druk offsetowy lub cyfrowy. Wyboru jednego z typów dokonuje się w zależności od czasu przeznaczonego na produkcję, a także wymaganego obrotu gotowymi produktami.

Druk cyfrowy, przeliczony na jednostkę produkcji, jest droższy (od 3 rubli za egzemplarz), ale produkcja tą metodą może zająć około godziny. Druk offsetowy uzasadnia się przy dużych nakładach (od 60 kopiejek za egzemplarz), ale produkcja może również zająć kilka dni.

Formularz można wydrukować zarówno na papierze zwykłym, jak i na papierze designerskim, który może być grubszy, różnić się kolorem i fakturą oraz może być zabezpieczony znakami wodnymi. Prawie każde życzenie klienta może zostać zrealizowane.

Możesz jednak wydrukować formularz samodzielnie, korzystając ze zwykłej drukarki biurowej. W każdym razie fakt posiadania papieru firmowego organizacji przedstawi Twoją firmę w najkorzystniejszym świetle i odważnie zadeklaruje Twoje najściślejsze intencje.

Papier firmowy indywidualnego przedsiębiorcy jest tym samym atrybutem jego oficjalnego statusu, co np. pieczęć czy wizytówka. I tak samo prawo nie wymaga od indywidualnych przedsiębiorców używania firmowego papieru firmowego. Praktyka pokazuje jednak, że lepiej nadal to mieć. Jeśli indywidualny przedsiębiorca zdecyduje się na zakup papieru firmowego, nie będzie dla niego zbyteczne wiedzieć, jakie informacje powinien on zawierać i w jaki sposób można go wyprodukować.

Dlaczego indywidualny przedsiębiorca potrzebuje papieru firmowego?

Stanowisko obowiązującego ustawodawstwa Federacji Rosyjskiej w kwestii papieru firmowego jest więcej niż liberalne: indywidualny przedsiębiorca nie jest zobowiązany do jego używania, ale może to zrobić, jeśli chce.

Jednocześnie lepiej mieć i wykorzystywać ten atrybut wizerunku dla poważania: w oczach partnerów i potencjalnych klientów właściciel nawet najskromniejszej wersji formularza, wykonanej własnoręcznie, wygląda bardziej reprezentacyjnie. Oryginalny projekt zapada w pamięć i wyróżnia przedsiębiorcę spośród innych.

Określa to zakres stosowania formularza w przypadku przedsiębiorców indywidualnych. Zaleca się go używać:

• w korespondencji z wykonawcami i agencjami rządowymi;
• w produkcji i dystrybucji materiałów reklamowych i ofert handlowych;
• w interesach, podziękowania i listy gratulacyjne.

W dużych firmach często w korespondencji wewnętrznej stosuje się papier firmowy. To, czy przedsiębiorca tego potrzebuje, zwłaszcza jeśli ma niewielu pracowników (gdy ich nie ma wcale, domyślnie nie ma z kim prowadzić korespondencji wewnętrznej), zależy od niego.

Obecność papieru firmowego wskazuje na solidność i wiarygodność

Wymagania dotyczące treści i projektu formularza

Generalnie, papier firmowy indywidualnego przedsiębiorcy zarówno pod względem treści, jak i wyglądu nie powinien odbiegać od ogólnie przyjętych standardów biznesowych.

W przeciwnym razie przyniesie to skutek odwrotny do pożądanego: zamiast sprzyjać IP, spowoduje odrzucenie, a nawet irytację. Wymagania dotyczące treści papierów firmowych indywidualnych przedsiębiorców i organizacji znajdują odzwierciedlenie w GOST R 6.30–2003.

Formułują się one jako obecność szczegółów pozwalających na identyfikację właściciela.

Niejasny wymóg prawa pozwala na jego dość szeroką interpretację, a w interpretacji niektórych źródeł przedstawiany jest jako obowiązek indywidualnego przedsiębiorcy wskazania na formularzu danych paszportowych. Praktyka pokazuje jednak, że nie jest konieczne ujawnianie całości danych osobowych. Nie ma za to żadnych sankcji.

• W formularzu wystarczy ograniczyć się do minimum szczegółów i wskazać:
• nazwa indywidualnego przedsiębiorcy;
• adres;
• OGRNIP;

Indywidualny przedsiębiorca może wykorzystać jedynie minimum informacji zawartych w formularzu

Jeżeli rzeczywisty adres indywidualnego przedsiębiorcy nie pokrywa się z miejscem jego rejestracji, warto podać w formularzu oba adresy lub tylko rzeczywisty, ale z odpowiednim zastrzeżeniem. Np. „adres rzeczywisty”, „adres do korespondencji” itp.

Przedsiębiorca indywidualny może także skorzystać ze skrytki pocztowej do odbioru korespondencji przychodzącej. W takim przypadku sensowne jest podanie zarówno adresu rejestracyjnego IP, jak i adresu do korespondencji.

Opcjonalne, ale wskazane jest podanie w formularzu:

• telefony stacjonarne i komórkowe;
• adres e-mail;
• inne sposoby komunikacji np. komunikatory internetowe, jeżeli indywidualny przedsiębiorca aktywnie z nich korzysta i znajdujące się w nich identyfikatory;
• adres strony internetowej lub grupy w sieciach społecznościowych;
• dane bankowe.

Często stosowane są dwie wersje papieru firmowego indywidualnego przedsiębiorcy – z minimalnym zestawem danych i z pełnym zestawem, obejmującym dane bankowe. W takim przypadku sensowne jest użycie formularza z danymi bankowymi w przypadku dokumentów o charakterze finansowym, na przykład faktur za zapłatę towarów lub usług dostarczonych kontrahentowi.

Przykład dokumentu na papierze firmowym indywidualnego przedsiębiorcy zawierającym dane bankowe

Rejestracja papieru firmowego indywidualnego przedsiębiorcy

Wymogów prawnych dotyczących projektu papieru firmowego jest jeszcze mniej niż w przypadku jego treści. GOST przewiduje jednak, że musi być wykonany na papierze białym lub jasnym w formacie A4 lub A5 metodą druku. Ale nikt nie zwraca uwagi na sposób druku, więc stosunek do formularza drukowanego na drukarce jest dość lojalny.

Jeśli chodzi o pozostałe elementy projektu, głównym wymaganiem jest zgodność ze stylem biznesowym. Optymalny jest dyskretny projekt; niedopuszczalne jest stosowanie różnych gotyckich i egzotycznych czcionek, winiet i innych ekscesów lub nadmierna zabawa rozmiarami i kolorami liter.

Jeśli chodzi o kolory, preferowane są surowe, kontrastujące odcienie. Optymalna kombinacja trzech kolorów to:

• białe tło;
• czarny tekst główny;
• kolorowy „nagłówek” formularza zawierający nazwę indywidualnego przedsiębiorcy.

Dozwolone jest podkreślenie nazwy indywidualnego przedsiębiorcy lub, powiedzmy, marki, której używa, w kolorze, a inne szczegóły w tym samym kolorze co tekst główny, czyli czarnym.

Kolorystykę wizytówek można zastosować również w przypadku papieru firmowego, ale w bardziej stonowanej wersji.

Nie ma sensu nadużywać rozmiarów czcionek podczas opracowywania papieru firmowego. Wydaje się, że wystarczające, podobnie jak w przypadku koloru, jest użycie nie więcej niż trzech opcji:

• standardowa czcionka tekstu podstawowego (zwykle 12–14 punktów);
• większa dla nazwy indywidualnego przedsiębiorcy (jeśli jest zawarta w logo, wystarczy ten obraz graficzny);
• nieco mniejszy ze względu na szczegóły.

Nie należy nadużywać czcionek, które są zbyt duże lub małe. Dokument powinien być łatwy do zrozumienia i nie zmuszać kontrahenta, którego wzrok może nie jest zbyt dobry, do wyłamania sobie wzroku.

Nie ma specjalnych wymagań dotyczących lokalizacji detali. Mogą być umieszczone na środku strony lub w jej rogu. Opcja jest również dozwolona, ​​gdy główne dane, takie jak adres i inne dane kontaktowe, OGRN i NIP, znajdują się na górze strony, a dane bankowe na dole, oddzielone od tekstu głównego poziomą linią i wpisane nieco mniejszą czcionką.

Czy wymagane jest logo na papierze firmowym indywidualnego przedsiębiorcy?

Z logo jest taka sama sytuacja, jak z papierem firmowym w ogóle. Indywidualny przedsiębiorca nie ma obowiązku z niego korzystać, ale jeśli chce, to czemu nie?

Jeśli indywidualny przedsiębiorca ma znaną, dobrze promowaną markę, jest np. właścicielem sieci sklepów, pralni chemicznych, warsztatów obuwniczych itp., które mają własną nazwę, warto ją wykorzystać w papier firmowy jako główny element i podać nazwę indywidualnego przedsiębiorcy w ogólnym wykazie innych szczegółów.

Jeśli indywidualny przedsiębiorca wykorzystuje w swojej pracy logo, wskazane jest, aby znalazło się ono również na papierze firmowym

Inną kwestią jest to, na ile jest to celowe. Co innego, gdy indywidualny przedsiębiorca sam posiada umiejętności projektowe i jest w stanie samodzielnie opracować logo i, ogólnie rzecz biorąc, identyfikację wizualną firmy. A zupełnie inaczej jest, jeśli nie ma takich zdolności. Jednak wykonanie logo przez zewnętrznego specjalistę kosztuje.

Wszyscy znają operatorów komórkowych Beeline i Megafon. Ale nazwy „VimpelCom” i „Sonic Duo” są mniej znane, chociaż są właścicielami marek. Taka sama sytuacja ma miejsce w przypadku indywidualnych przedsiębiorców. Klient lub partner chętniej zapamięta nazwę firmy niż nazwisko przedsiębiorcy.

Na pierwszym miejscu warto postawić względy praktyczne i finansowe. Jeśli indywidualny przedsiębiorca posiada znaną markę lub planuje ją stworzyć w przyszłości, obowiązkowe jest jej użycie na papierze firmowym. Jeśli nie ma mowy o marce, ale jest już logo, warto wykorzystać je również jako element projektu. Ale zdecydowanie nie warto zamawiać projektu logo tylko dla papieru firmowego.

Główną zaletą formularza wyprodukowanego w drukarni jest to, że gołym okiem można go łatwo odróżnić od formularza wydrukowanego na drukarce i wygląda bardziej przyzwoicie. Wadą jest koszt jego produkcji. Podobnie jest z zaangażowaniem projektanta: ręka profesjonalisty jest od razu widoczna, a jego produkt wygląda solidniej, ale też jest droższy. W związku z tym formularz wykonany samodzielnie i wydrukowany na drukarce wygląda najmniej reprezentacyjnie, ale jest też najtańszy.

Na pewno warto wydawać pieniądze na usługi projektowe i poligraficzne, gdy już stoimy na nogach, a biznes zarabia na tyle, aby wydatki te nie tworzyły zauważalnej dziury w budżecie. Dla tych, którzy dopiero stawiają pierwsze kroki, warto już na tym etapie zaoszczędzić trochę na swoim wizerunku. Nowicjusza łatwo rozpoznać, a nadmierne wydatki na atrybuty wizerunku wywołują o Tobie raczej negatywne wrażenie: jeśli zarządzasz swoimi pieniędzmi w sposób irracjonalny, oznacza to, że istnieje duże prawdopodobieństwo, że nie przetrwasz długo w biznesie.

Najprostszy formularz możesz wykonać samodzielnie, bez elementów graficznych, ograniczając się do zestawu narzędzi edytora tekstu Word. Ale możesz także skorzystać ze specjalistycznych programów graficznych, na przykład Paint lub Corel Draw.

Film o tworzeniu papieru firmowego i wizytówek w programie Corel Draw

Jak widać, indywidualny przedsiębiorca może z łatwością obejść się bez papieru firmowego. Jeśli jednak uważasz, że lepiej jest wtedy, gdy jest, nie będzie trudno to zrobić, nawet „niewielkim kosztem”.