Formy podstawowej dokumentacji księgowej przy korzystaniu z kas fiskalnych. Formy podstawowej dokumentacji księgowej przy wykorzystaniu próbki kkt Km 1

Wszystkie organizacje korzystające w swojej pracy z systemów kasowych mają obowiązek stosowania ujednoliconych formularzy dokumentów (Uchwała nr 132). Ponieważ wszystkie te formularze są przeznaczone dla organizacji, prywatni przedsiębiorcy powinni je nieco dostosować, aby odpowiadały specyfice pracy.

W przypadku uruchomienia kasy fiskalnej (a także w przypadku jej inwentaryzacji) konieczne jest sporządzenie ustawy o zerowaniu wskazań liczników sumujących. Dzieje się tak zgodnie z formularzem nr KM-1 (). Akt ten powinien zostać wykonany przez członków komisji w dwóch egzemplarzach (przy obowiązkowej obecności przewodniczącego komisji). Jedna z kopii (kontrola) przekazywana jest organizacji zajmującej się konserwacją i kontrolą urządzeń kasowych. Drugą kwestię pozostawiamy indywidualnemu przedsiębiorcy.

Ustawa rejestruje następujące zeznania:

• Liczniki kontrolne rejestrujące liczbę przesłanych odczytów.
• Główny licznik.
• Liczniki sumujące segmentowe.

Przy sporządzaniu ustawy muszą ją podpisać przedstawiciel organizacji kontrolującej KPCh oraz indywidualny przedsiębiorca.

Dla każdej kasy otwierany jest specjalny Dziennik kasjera-operatora według formularza nr KM-4. W dzienniku tym codziennie rejestrowane są wpływy i wydatki środków. Magazyn ten musi być oprawiony, ponumerowany i podpisany przez przedsiębiorcę i inspektora podatkowego. Można w nim śledzić księgowanie przychodów otrzymanych za pomocą systemów kasowych.

Jak już wspomniano, wpisów należy dokonywać codziennie. Wpisuje się je w porządku chronologicznym. Oznaczenia są niedopuszczalne. Wszelkie poprawki muszą być uzgodnione i poświadczone podpisami przedsiębiorcy i kasjera-operatora. Nawet jeśli w danym dniu nie wystąpił żaden przychód, wpisy są nadal dokonywane na podstawie raportu Z.

W przypadku obsługi kasy bez kasjera-operatora stosuje się dziennik ewidencyjny sporządzony na formularzu nr KM-5. Powinien być również osznurowany, ponumerowany i opieczętowany pieczęcią i podpisem prywatnego przedsiębiorcy. Nie ma znaczącej różnicy pomiędzy tymi dwoma magazynami.

Formularz KM-1. Próbne wypełnienie

Wypełnienie formularza KM-1 następuje w przypadku rejestracji nowej kasy lub wymiany pamięci fiskalnej, gdy liczniki kasowe zostaną wyzerowane. Lub w przypadku innego rodzaju naprawy, gdy kwoty wpisane przy kasie zostaną wyzerowane na centralnej stacji obsługi.

W przypadku rejestracji nowej kasy należy wypełnić formularz w następujący sposób.

1. Wiersz „organizacja, adres, numer telefonu”. Wpisuje się tu dane firmy; wystarczy jedno imię lub nazwisko indywidualnego przedsiębiorcy.
2. Pole „jednostka strukturalna” wskazuje nazwę i adres odrębnej jednostki. Dzieje się tak, jeśli coś takiego istnieje i kasa jest do niego wydawana.
3. NIP indywidualnego przedsiębiorcy lub firmy wpisuje się w polu „NIP”.
4. Numer seryjny kasy wpisuje się w polu „numer producenta”. Widać to albo na pudełku, albo na samym korpusie urządzenia.
5. W polu „data zestawienia” wpisuje się datę rejestracji kasy w organie podatkowym.
6. Następnie należy wypełnić „odczyty głównego licznika sumującego”. W liczbach i słowach.
7. Na stronie 2. Wypełnij pole „Baza”. Na przykład: Uruchomienie, rejestracja sprzętu kasowego.
8. A na samym dole muszą podpisać się Menedżer (Przedsiębiorca Indywidualny lub Dyrektor Generalny) i Główny Księgowy.

Akt KM-1przestał być formularzem obowiązkowym do stosowania od połowy 2016 roku, a od 01.07.2017 całkowicie stracił na znaczeniu. O tym, do jakich innych celów był używany i jak został wypełniony, przeczytaj w naszym artykule.

Zakres stosowania dokumentu KM-1

Formularz KM-1, będący czynnością przeniesienia odczytów sumowania liczników na zero i zarejestrowania liczników kontrolnych kas fiskalnych, był niezbędny do pracy z kasami fiskalnymi wyposażonymi w EKLZ i znalazł zastosowanie w 2 sytuacjach:

• przy uruchomieniu nowej kasy;
• przy przeprowadzaniu inwentaryzacji w celu sformalizowania resetu liczników kasowych na kasach fiskalnych (co wymagało wprowadzenia danych licznikowych do raportu przed i po tej operacji).

Za pomocą akt zapisano następujące zeznania:

• rejestrowanie liczby resetów liczników sumujących;
• liczniki kontrolne;
• liczniki sekcyjne sumujące wpływy gotówkowe;
• licznik główny do sumowania.

Ustawę wypełniono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, z czego jeden został przekazany do działu księgowości (akt ten może być nadal wymagany do przedstawienia w urzędzie skarbowym), a drugi (kontrola) - do organizacji obsługującej i monitorującej pracę automat kasowy.

Formularz KM-1 okazał się fakultatywny po wprowadzeniu w połowie 2016 roku nowelizacji ustawy „O stosowaniu kpk” z dnia 22 maja 2003 roku nr 54-FZ. Opcjonalność ta jednak przed dniem 01.07.2017 r. (data zakończenia korzystania z kas fiskalnych z EKLZ) ograniczała się do tego, że formularz mógł zostać zastąpiony samodzielnie opracowanym. Wraz z zastąpieniem kas fiskalnych firmy EKLZ kasami internetowymi, konieczność korzystania z KM-1 zniknęła całkowicie.

Funkcje wypełniania aktu „zerowania”.

Ustawa KM-1 została sporządzona w formie dokumentu dwustronnego, do realizacji którego powołano specjalną komisję. W jego składzie koniecznie znajdował się pracownik Federalnej Służby Podatkowej. Wypełniony akt podpisali także kierownik, główny księgowy oraz kasjerzy podmiotu gospodarczego korzystającego z kasy fiskalnej.

W nagłówku formularza przy wypełnianiu kolumny z numerem rejestracyjnym KKM wskazano numer seryjny, pod którym samochód został zarejestrowany w urzędzie skarbowym.

O tym, jak rejestruje się nowy typ kas fiskalnych, przeczytasz w artykule.

Uruchomienie nowej kasy formalizowane jest poprzez przeniesienie odczytów sumujących liczników kasowych na zero (formularz nr KM-1).

Ustawa o pobieraniu odczytów z kas kontrolnych i sumowaniu kas przy przekazywaniu (wysyłaniu) kasy do naprawy i przy jej zwracaniu do organizacji (druk nr KM-2).

Ustawa o zwrocie środków kupującym (klientom) za niewykorzystane wpływy gotówkowe (formularz nr KM-3).

Oświadczenie o zwrocie pieniędzy za niewykorzystane wpływy gotówkowe sporządzane jest w przypadku konieczności zwrotu klientom pieniędzy z działającej kasy. Dzieje się tak, jeśli:

§ kupujący zwrócił zakupiony towar w dniu zakupu;

§ Paragon fiskalny został wprowadzony niepoprawnie.

Przykład:

Klient kupuje płaszcz przeciwdeszczowy w dziale „Odzież” domu towarowego Vesna. Koszt towaru wynosi 4550 rubli. Kasjer sekcji przez pomyłkę wystawia czek na kwotę 5550 rubli. Aby poprawić błąd, kasjer musi:

1. Wybij nowy czek na właściwą kwotę - 4550 rubli. i przekazać go klientowi.

2. W wysokości 5550 rubli. sporządzić ustawę o zwrocie środków nabywcom (klientom) za niewykorzystane wpływy pieniężne w formularzu nr KM-3.

3. Dołącz do aktu na formularzu nr KM-3 błędnie ostemplowany czek na kwotę 5550 rubli naklejony na kartkę papieru i złóż te dokumenty w dziale księgowości domu towarowego.

Zwrócone rachunki gotówkowe i akt zatwierdzony przez kierownika w formularzu nr KM-3 wkleja się na kartkę papieru i przekazuje starszemu kasjerowi, który dołącza ten arkusz do zlecenia odbioru gotówki, za pomocą którego formalizuje otrzymanie dochodu na dzień.

Uwaga: ze względu na fakt, że pieniądze są zwracane kupującemu z działającej kasy, w rozliczeniu przychód za dany dzień uwzględnia się pomniejszony o pieniądze przekazane kupującemu. Kasjer zapisuje kwoty płacone klientom z tytułu niewykorzystanych wpływów gotówkowych w kolumnie 15 Dziennika kasjera-operatora.

Dziennik kasjera-operatora (formularz nr KM-4).

Dla każdej kasy prowadzony jest odrębny dziennik. Odzwierciedla odczyty liczników. Na każdą zmianę kasjera-operatora przydzielana jest 1 linia. Wypełnia Dziennik. Wszystkie arkusze dziennika muszą być ponumerowane, sznurowane i poświadczone podpisami kierownika, głównego księgowego, inspektora podatkowego, który zarejestrował kasę fiskalną, a także pieczęcią firmy.

Przykład

Nevada LLC prowadzi sprzedaż detaliczną produktów spożywczych i posiada 1 kasę fiskalną.

Zatrudnia kasjera-operatora Stepanovę I.B. Stan liczników stanu Nevada na dzień 3 kwietnia przedstawia się następująco:

§ na początek dnia - 161 050 rubli;

§ na koniec dnia - 190 532 rubli.

Tym samym kwota przychodów za dzień wyniosła:

190 532 - 161 050 = 29 482 rubli.

Dziennik rejestracji odczytów liczników sumujących i kontrolnych kas fiskalnych działających bez kasjera-operatora (formularz nr KM-5).

W dzienniku rejestrowana jest gotówka otrzymana przez sprzedawcę, kelnera lub osobę przyjmującą zamówienie. Podobny do formy KM-4.

Zaświadczenie-raport kasjera-operatora (formularz nr KM-6).

Raport certyfikatu wskazuje wysokość przychodów z kasy. Protokół sporządzany jest na koniec dnia roboczego (zmiany) i przekazywany starszemu kasjerowi wraz z przychodem. Podpisano przez starszego kasjera, kasjera i kierownika.

Informacje o odczytach liczników kasowych i przychodach organizacji (formularz nr KM-7).

Dokument ten jest sporządzany, jeśli firma korzysta z kilku kas fiskalnych. Wypełniany jest codziennie w jednym egzemplarzu przez starszego kasjera i podpisywany przez starszego kasjera i kierownika.

Dane o przychodach każdego działu lub sekcji muszą być potwierdzone podpisami kierowników działów (sekcji).

Na liście ujednoliconych formularzy zatwierdzonych dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 25 grudnia 1998 r. Nr 132 formularz KM-1 „Ustawa o przeniesieniu odczytów liczników sumujących do zer i rejestrowanie liczników kontrolnych kasy fiskalnej” (kod OKUD 033 01 01).

Co to jest, kto to wypełnia?

Dokument przeznaczony jest do aktywacji następujących operacji:

• Zerowanie danych o sumowaniu liczników pieniędzy;
• Rejestracja na podstawie wyników bieżącej inwentaryzacji majątku i innych obowiązków organizacji.

Oświadczenie o tłumaczeniu zeznań wypełnia się, jeżeli

1. Firma kupuje nową kasę fiskalną i formalizuje jej uruchomienie.
2. Mechanizm pamięci fiskalnej podlega wymianie.
3. Trwają niezbędne naprawy mechanizmu kasy.

Akt wypełnia odpowiedzialna finansowo osoba organizacji będącej właścicielem licznika sumującego w obecności specjalnie utworzonej komisji, w skład której wchodzą przedstawiciele wszystkich zainteresowanych stron:

• Kasjerzy, główny księgowy i dyrektor firmy;
• Specjalista ds. obsługi podatkowej.

Formularz KM-1: jak wypełnić (procedura wypełniania/instrukcja krok po kroku)

Formę ustawy KM-1 można podzielić na trzy części:

1. Nagłówek z podstawowymi danymi rejestracyjnymi organizacji i maszyny liczącej:
2. Główna część informacyjna dokumentu.
3. Podpisy wszystkich wyznaczonych członków komisji i kasjera przedsiębiorstwa.

Nagłówek dokumentu stwierdza:

• nazwa i INN organizacji, adres lokalizacji, kody OKPO i OKDP;
• Model, numer rejestracyjny kasy, rodzaj zastosowanego oprogramowania.

Część informacyjna formularza rozpoczyna się od danych rejestracyjnych sporządzanego dokumentu - numeru i daty sporządzenia.

Przy rejestracji nowej kasy data na formularzu ustawy KM-1 musi odpowiadać terminowi rejestracji kasy w organie podatkowym.

• Stanowisko, imię i nazwisko, służbowy numer identyfikacyjny przedstawiciela inspekcji podatkowej;
• Dane z liczników kasowych przed i po zresetowaniu, które są wprowadzane cyfrowo i słownie;
• Wartości liczników gotówkowych według sekcji;
• Główne całkowite odczyty liczników (cyfrowe i słowne).

Na odwrocie formularza należy wypełnić dane wskazujące podstawę procedury zerowania.

Akt przeniesienia danych z liczników sumujących do zera podpisują wszyscy członkowie komisji.

Gdzie jest używany (do czego jest przeznaczony)

Gdzie złożyć

Formularz należy wypełnić w dwóch egzemplarzach. Pierwszy jest przechowywany w organizacji, a drugi przekazywany do firmy, która utrzymuje i kontroluje działanie mechanizmów kasowych.

Szczegóły niezbędne do prawidłowego napełniania

Dane rejestracyjne kasomierzy wprowadzane są do formularza KM-1 ściśle zgodnie z paszportem kasy.

Aplikacja programy elektroniczne instalowane na kontrolnych urządzeniach liczących i wykorzystywane w procesie działalności produkcyjnej organizacji branżowych są wskazane w nagłówku ustawy.

Terminy składania wniosków

Wypełniony dokument wysyłany jest bezpośrednio do miejsca przeznaczenia w dniu jego przygotowania. Niedopuszczalne są kilkudniowe opóźnienia w przekazaniu dokumentów.

Błędy przy wypełnianiu

Wypełnienie dokumentu jest dość prostym procesem. Ściśle przestrzegając instrukcji zawartych w ustawie, możesz łatwo i bez komplikacji sporządzić niezbędną dokumentację. Niedopuszczalne jest poprawianie aktu.

Odpowiedzialność

Dyrektor i główny księgowy organizacji są osobiście odpowiedzialni za informacje zapisane w dokumencie.

Kto podpisuje dokument

Niezbędnym wymogiem przy sporządzaniu dokumentu jest obecność nie tylko podpisów wszystkich członków komisji, ale także transkrypcji nazwisk.

Czy można podpisać się elektronicznym podpisem cyfrowym?

Akt tłumaczenia zeznań sporządzany jest przy bezpośrednim udziale wszystkich członków komisji, dlatego też stosowanie elektronicznego podpisu cyfrowego jest niewłaściwe.

Automatyzacja procesu wypełniania aktu

Korzystanie z profesjonalnych, specjalistycznych programów znacznie oszczędza czas. Ponadto możliwość wystąpienia błędów jest zredukowana do zera.

Podłączenie programu Class 365 ułatwia pracę pracownikom obsługi gospodarczej:

• Standardowe formularze dokumentów wypełniane są automatycznie;
• Papier firmowy zawiera nie tylko listę wszystkich niezbędnych szczegółów organizacji, ale także jej logo;
• Obraz dokumentu jest przesyłany do druku w różnych formatach (PDF, Excel, CSV).

podstawowa dokumentacja księgowa do rozliczania rozliczeń gotówkowych z ludnością podczas wykonywania operacji handlowych przy użyciu kas rejestrujących została zatwierdzona uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 25 grudnia 1998 r. nr 132.

Przy rozliczaniu rozliczeń gotówkowych z ludnością podczas wykonywania operacji handlowych przy użyciu kas fiskalnych, formularze pierwotnej dokumentacji księgowej nr KM-1, KM-2, KM-3, KM-4, KM-5, KM-6, KM-7 są używane, KM-8, KM-9.

Przy oddawaniu do użytku nowego sprzętu kasowego i podczas przeprowadzania inwentaryzacji w organizacjach do sformalizowania przeniesienia odczytów stosuje się ustawę o przenoszeniu odczytów liczników sumujących na zera i rejestrowaniu liczników kontrolnych (raport pamięci fiskalnej) przed i po ich przeniesieniu na zera sumowania liczników do zera i rejestracji liczników kontrolnych liczników kasowych (druk nr KM-1).

Przeniesienie odczytów liczników sumujących do zera i rejestracja liczników kontrolnych kas fiskalnych odbywa się w obecności komisji, w skład której koniecznie wchodzi przedstawiciel organizacji kontrolującej lub przedstawiciel działu podatkowego. Akt sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden przekazywany jest jako egzemplarz kontrolny organizacji utrzymującej i kontrolującej sprzęt kasowy, drugi egzemplarz pozostaje w organizacji.

Akt jest podpisywany przez osoby odpowiedzialne komisji składającej się z przedstawiciela organizacji kontrolującej, kierownika, głównego księgowego, starszego kasjera i kasjera organizacji oraz rejestruje odczyty następujących liczników:

· liczniki kontrolne (raport pamięci fiskalnej);

· rejestrowanie liczby transferów sumowania stanów licznika do zera;

· główny licznik sumujący;

· Liczniki sumujące sekcyjne.

Wypełniając akt, w wierszu „Numer”/„Producent” wskazany jest numer urządzenia kasowego określony w jego paszporcie technicznym, w wierszu „Numer”/„Rejestracja” numer, pod którym ta kasa jest zarejestrowana z organem podatkowym.

Powód sporządzenia aktu wskazany jest w wierszu „Podstawy”.

Podczas naprawy kas fiskalnych przez specjalistów centrum obsługi technicznej i przy przekazywaniu ich do pracy innym organizacjom obowiązuje ustawa o dokonywaniu odczytów kontrolnych i sumowaniu kas fiskalnych przy przekazywaniu (wysyłaniu) kasy do naprawy i przy zwrocie jej do organizacji ( formularz nr KM-2). Naprawa sprzętu kasowego odbywa się za zgodą administracji organizacji dopiero po pobraniu odczytów z liczników sumujących i kontrolnych (raport pamięci fiskalnej).

Akt sporządzają i podpisują członkowie komisji, w której, podobnie jak przy sporządzaniu formularza ustawy nr KM-1, koniecznie uczestniczy przedstawiciel organizacji kontrolującej lub przedstawiciel podatkowy, a także kierownik, starszy kasjer, kasjer organizacji i specjalista z centrum obsługi technicznej kas fiskalnych.

Faktura wystawiana jest za przeniesienie sprzętu kasowego do innej organizacji lub do centrum obsługi technicznej w celu naprawy. Ustawa wraz z wypełnioną fakturą jest przekazywana do działu księgowości organizacji nie później niż następnego dnia. Notatki na ten temat dokonuje się w Dzienniku Kasjera-Operatora (formularz nr KM-4) na końcu wpisów dotyczących dnia roboczego.

Po naprawie następuje sprawdzenie stanu liczników i zapisanie ich w protokole, a obudowa urządzenia kasowego zostaje plombowana.

Często zdarza się, że kupujący odmawia zakupu i zwraca się do administracji organizacji handlowej z żądaniem zwrotu mu pieniędzy. W takim przypadku menadżer podpisuje czek wybity w kasie i pozwala kasjerowi zwrócić pieniądze kupującemu, natomiast zwrot pieniędzy może nastąpić jedynie za czek wybity w kasie i w kwocie wskazanej na czeku.

Do przetwarzania zwrotu pieniędzy klientom (klientom) za pomocą niewykorzystanych wpływów gotówkowych, w tym błędnie wybitych paragonów gotówkowych, stosuje się Ustawa o zwrocie środków kupującym (klientom) za niewykorzystane wpływy gotówkowe (formularz nr KM-3). Akt sporządza i podpisuje w jednym egzemplarzu komisja, w skład której wchodzi kierownik, kierownik działu lub działu, starszy kasjer i kasjer-operator. Akt, który wymienia liczbę i kwotę każdego czeku, wraz z anulowanymi czekami wklejonymi na kartkę papieru, jest przesyłany do działu księgowości organizacji, gdzie jest przechowywany w dokumentach na tę datę.

Należy zauważyć, że kwota pieniędzy z czeków zwróconych przez kupujących (klientów) jest pomniejszana o przychody z kasy fiskalnej i zapisywana w Dzienniku kasjera-operatora (formularz nr KM-4).

We wszystkich organizacjach, które przeprowadzają rozliczenia gotówkowe z ludnością za pomocą sprzętu kasowego, brane są pod uwagę przyjmowanie i wydawanie gotówki dla każdego urządzenia kasowego. W tym celu się go używa Dziennik kasjera-operatora (formularz nr KM-4), który dodatkowo jest jednocześnie dokumentem kontroli i rejestracji odczytów liczników.

Dziennik musi być spleciony, ponumerowany i opieczętowany podpisami przedstawiciela organu podatkowego, a także głównego i głównego (starszego) księgowego organizacji. W dzienniku prowadzi się ewidencję przychodów uzyskanych przy wykorzystaniu urządzeń kasowych.

Wpisy do dziennika kasjer-operator prowadzi codziennie w porządku chronologicznym, tuszem lub długopisem. Jeżeli podczas zapisywania danych w dzienniku zostaną popełnione błędy, wprowadzone poprawki muszą zostać uzgodnione i poświadczone podpisami kasjera-operatora, kierownika i głównego (starszego) księgowego organizacji.

Jeżeli odczyty są zbieżne, wpisuje się je do dziennika na bieżący dzień lub zmianę na początku pracy i poświadcza się podpisami kasjera i dyżurnego administratora.

Datę raportu podano w kolumnie 1, odczyty liczników gotówki na początku i na końcu zmiany są rejestrowane w kolumnach 6 i 9, łączną kwotę przychodów podano w kolumnie 10, kwotę przychodów zdeponowanych w gotówce jest zapisana w kolumnie 11 dziennika, wysokość przychodów z kart kredytowych wskazana jest w kolumnie 12 „Zapłacone zgodnie z dokumentami”.

Do ewidencji kwot wystawionych na czekach zwróconych przez klientów, na podstawie danych ustawy w formularzu nr KM-3, a także liczby czeków zerowych drukowanych w ciągu dnia roboczego (zmiany), służy kolumna 4 dziennika. Na koniec dnia roboczego (zmiany) kasjer sporządza raport kasowy, wraz z którym zgodnie z poleceniem odbioru gotówki przekazuje wpływy kasjerowi starszemu.

Wpisu do dziennika kasjera-operatora dokonuje się po dokonaniu odczytów liczników i sprawdzeniu rzeczywistej kwoty przychodów; dokonany wpis potwierdzany jest podpisami kasjera, starszego kasjera i administratora organizacji.

W przypadku rozbieżności pomiędzy wynikami kwot na taśmie kontrolnej a przychodem należy ustalić przyczynę rozbieżności, a stwierdzone braki lub nadwyżki wpisać w odpowiednich rubrykach Dziennika Kasjera-Operatora.

W wielu organizacjach działających bez kasjera-operatora (instalacja kas fiskalnych na półkach sklepowych, do pracy kelnerów), aby rejestrować transakcje dotyczące odbioru gotówki (przychodów) dla każdego urządzenia kasowego, do rejestrowania odczytów stosuje się dziennik liczników sumujących i kontrolnych kas fiskalnych pracujących bez kasjera-operatora (formularz nr KM-5). Podobnie jak poprzedni dziennik, jest to również dokument kontroli i rejestracji odczytów liczników i musi być spleciony, ponumerowany i opieczętowany podpisami przedstawiciela organu podatkowego, głównego i głównego (starszego) księgowego organizacji.

Wpisów do Dziennika dokonuje specjalista pracujący na kasie każdego dnia w kolejności chronologicznej po zakończeniu dnia roboczego (zmiany) atramentem lub długopisem. W dzienniku zapisywane są odczyty liczników kontrolnych i sumujących oraz wysokość przychodów. Odbiór - dostawa środków jest sformalizowana podpisami przedstawiciela administracji organizacji, kasjera-kontrolera, sprzedawcy, kelnera i innych. W przypadku rozbieżności pomiędzy wysokością rzeczywistych przychodów a wynikiem kwot na taśmie kontrolnej ustala się przyczyny rozbieżności, a stwierdzone niedobory lub nadwyżki wpisuje się w odpowiednie kolumny dziennika.

W przypadku wprowadzenia poprawek w dzienniku, dokonane poprawki są ustalane i poświadczone podpisami kasjera, kontrolera kasjera, sprzedawcy lub kelnera, kierownika i głównego księgowego organizacji.

Kasjer-operator codziennie sporządza w jednym egzemplarzu raport dotyczący stanów liczników urządzeń kasowych i przychodów za dzień roboczy (zmiana). Służy do generowania raportu Zaświadczenie-raport kasjera-operatora (formularz nr KM-6). Podpisany raport wraz z przychodem z polecenia paragonu kasjer-operator przekazuje starszemu kasjerowi lub kierownikowi organizacji. Jeśli organizacja jest mała i posiada jedną lub dwie kasy, wówczas operator kasjerski może przekazywać środki bezpośrednio inkasentowi bankowemu. Dostarczenie środków do banku jest odzwierciedlone w raporcie.

Przychód za dzień roboczy (zmianę) ustala się na podstawie odczytów liczników sumujących na początku i na końcu dnia roboczego (zmiany), przy czym odlicza się kwoty zwracane klientom (klientom) z tytułu niewykorzystanych wpływów pieniężnych. Przychód potwierdzany jest podpisami kierowników działów, przychód przyjmowany i zapisywany w kasie na podstawie polecenia odbioru gotówki, a protokół podpisywany jest przez starszego kasjera i kierownika organizacji.

Podstawą do sporządzenia raportu zbiorczego jest raport-zaświadczenie kasjera-operatora Informacje o stanach liczników kas fiskalnych i przychodach organizacji (formularz nr KM-7). Raport ten jest codziennie sporządzany przez starszego kasjera i wraz z aktami, raportami-raportami kasjerów-operatorów, paragonami gotówkowymi i poleceniami zapłaty i jest przekazywany do działu księgowości organizacji przed rozpoczęciem następnej zmiany. Formularz ten jest tabelą, w której według odczytów liczników na początku i na końcu pracy dla każdego urządzenia kasowego obliczany jest przychód i rozdzielany pomiędzy działy, co potwierdzają podpisy kierowników działów (sekcji). Sumy odczytów liczników całego sprzętu kasowego i całkowite przychody organizacji z podziałem na działy, a także łączną kwotę środków wydanych klientom na podstawie zwróconych paragonów z kasy, podsumowuje się na końcu tabela. Formularz podpisuje kierownik i starszy kasjer organizacji.

W przypadku awarii kasy, jeśli kasjer nie może usunąć awarii, administracja wzywa specjalistę z centrum obsługi technicznej kasy. Specjaliści centrum obsługi technicznej przeprowadzają również planowe przeglądy techniczne, podczas których sprawdzany jest stan mechanizmów części elektronicznych i oprogramowania kasy fiskalnej oraz eliminowane są drobne usterki.

W organizacjach, aby odzwierciedlić te fakty, używają Dziennik wezwań specjalistów technicznych i rejestracja wykonanych prac (formularz nr KM-8). Dziennik prowadzi kierownik organizacji lub jego zastępca, ale prowadzi go specjalista z centrum technicznego, który sporządza notatki na temat wykonanych prac, w szczególności na temat pieczęci i zawartości odcisku pieczęci. Jeżeli konieczna jest naprawa kasy w centrum obsługi technicznej, informuje się o tym kierownictwo organizacji, a w dzienniku dokonuje się odpowiedniego wpisu, co potwierdzają podpisy specjalisty z centrum obsługi technicznej i osoba odpowiedzialna za organizację w zakresie odbioru prac naprawczych kasy fiskalnej.