GOST, co jest dokumentem autentycznym. Państwowe standardy w zakresie dow

Zasady stosowania tego standardu określono w GOST R 1.1-2012 (rozdział 8). Informacje o zmianach w tym standardzie publikowane są w corocznym (stan na dzień 1 stycznia bieżącego roku) indeksie informacyjnym „Normy Krajowe”, natomiast oficjalny tekst zmian i poprawek publikowany jest w miesięcznym indeksie informacyjnym „Standardy Krajowe”. W przypadku rewizji (wymiany) lub unieważnienia niniejszej normy odpowiednia informacja zostanie opublikowana w następnym numerze miesięcznego indeksu informacyjnego „Normy Krajowe”. Odpowiednie informacje, powiadomienia i teksty są również publikowane w publicznym systemie informacji - na oficjalnej stronie internetowej Federalnej Agencji Regulacji Technicznych i Metrologii w Internecie (gost.ru)

Praca biurowa

Depozytowe przechowywanie dokumentów Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej

Dokument

Dokument z Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej

Dokument tymczasowego przechowywania

Dokument stały

Wystawa dokumentalna

Fundusz dokumentalny

Obsługa dokumentacji (zarządzanie) placówką wychowania przedszkolnego

Udokumentowane informacje

Dokumentacja

Przepływ dokumentów

Przepływ dokumentów

Rzetelność (dokument elektroniczny)

Dostęp do dokumentów

Duplikat dokumentu

Potwierdzona kopia dokumentu

Tytuł sprawy

Jednostka ewidencyjna dokumentów archiwalnych

Szafka na dokumenty archiwalne

Świetny dokument

Indeks spraw

Indywidualny termin realizacji dokumentu

Działalność informacyjna archiwum

Korzystanie z dokumentów archiwalnych

Informacje historyczne o funduszu archiwalnym

Źródło pozyskania (archiwum)

Katalogowanie dokumentów archiwalnych

Dokument filmowy

Uzupełnianie archiwum

Konwersja (dokumenty elektroniczne), konwersja (dokumenty elektroniczne)

Kontrola wykonania dokumentu

Konserwacja dokumentu archiwalnego

Kopia dokumentu

Kryteria badania wartości dokumentów

Certyfikat do etui

Arkusz zatwierdzenia (potwierdzenia) dokumentu

Arkusz funduszu

Miejsce sporządzenia (publikacji) dokumentu

Metadane

Migracja (dokumenty elektroniczne)

Archiwum miejskie

Naukowa aparatura referencyjna archiwum, zaplecze referencyjne i przeszukiwawcze archiwum; Archiwum NSA

Nomenklatura przypadków

Nośnik (udokumentowanych) informacji

Przegląd funduszu archiwalnego

Zapewnienie bezpieczeństwa dokumentów

Zapewnienie bezpieczeństwa fizycznego i chemicznego dokumentów

Fundusz Zjednoczonego Archiwum

Wielkość przepływu dokumentów

Ograniczanie dostępu do dokumentów archiwalnych

Szybkie przechowywanie dokumentów

Opis dokumentów archiwalnych

Artykuł opisowy z podręcznika archiwalnego

Inwentarz spraw, dokumentów

Inwentarz spraw jednostki strukturalnej

Organizacja wykorzystania dokumentów archiwalnych

Szczególnie cenny dokument

Notatka o wykonaniu dokumentu i przesłaniu go do akt

1 marca 2014 roku wszedł w życie nowy standard GOST R 7.0.8-2013 „System standardów informacji, bibliotek i wydawnictw”. Prowadzenie ewidencji i archiwizacja. Terminy i definicje”, zatwierdzone zarządzeniem Rosstandart z dnia 17 października 2013 r. nr 1185-st. W związku z tym GOST R 51141-98 „Praca biurowa i archiwizacja. Terminy i definicje”.

1 marca 2014 roku wszedł w życie nowy standard GOST R 7.0.8-2013 „System standardów dotyczących informacji, bibliotek i wydawnictw”. Prowadzenie ewidencji i archiwizacja. Terminy i definicje”, zatwierdzone zarządzeniem Rosstandart z dnia 17 października 2013 r. nr 1185-st. W związku z tym GOST R 51141-98 „Praca biurowa i archiwizacja. Terminy i definicje”.

Przyjęcie nowego standardu ma na celu ujednolicenie pojęć i definicji podstawowych pojęć z dwóch obszarów tematycznych – zarządzania biurem i archiwizacji. Specjalna terminologia ustalona w normie jest zalecana do stosowania przy wykonywaniu prac z zakresu prac biurowych i archiwizacji, a także w dokumentacji i literaturze dotyczącej zagadnień związanych z tymi dziedzinami.

Co spowodowało potrzebę rewizji poprzedniego standardu?

Konieczność rewizji normy GOST R 51141-98 „Zarządzanie biurem i archiwizacja. Terminy i definicje” spowodowane było przede wszystkim zmianami, jakie zaszły w odpowiednich obszarach tematycznych. Powszechne wprowadzenie technologii informatycznych, zmiany ram regulacyjnych, pojawienie się dokumentów elektronicznych itp. Miały poważny wpływ na praktyki dokumentacyjne, procesy zarządzania dokumentami oraz organizację operacyjnego i archiwalnego przechowywania dokumentów. Wszystko to doprowadziło nie tylko do pojawienia się nowej terminologii specjalistycznej, ale także do przemyślenia terminów już istniejących i konieczności sformułowania dla nich nowych definicji.

W ostatnich latach przyjęto nowe normy krajowe oparte na normach ISO w zakresie informacji i dokumentacji. Standardy te wpływają także na systemy terminologiczne pracy biurowej i archiwizacji: krajowe systemy terminologiczne zapożyczają pewne terminy (wystarczy przytoczyć jako przykład termin „zarządzanie dokumentacją”). Wpływ standardów międzynarodowych na krajowy system terminologiczny jest przedmiotem analizy mającej na celu ustalenie zgodności pojęć, terminów i ich definicji w krajowym systemie terminologicznym z systemem terminologicznym przyjętym przez społeczność międzynarodową, a także rozwiązanie problemu włączenia terminy międzynarodowe w krajowym systemie terminologicznym pracy biurowej i spraw archiwalnych.

Uzasadnione, zgodne z prawem zapożyczenie słownictwa obcego zakłada przede wszystkim, że zapożyczone słowo (termin) oznacza zapożyczane przez nas zjawisko (pojęcie). Używanie terminów obcych do określenia długotrwałych procesów i działań z zakresu zarządzania dokumentacją i archiwizacji nie zawsze jest właściwe i może prowadzić do nieporozumień. Zatem standard GOST R ISO 15489-1-2007 „SIBID. Zarządzanie dokumentami. Wymagania ogólne”, oprócz już istniejącej pary „praca biurowa” i „wsparcie w zarządzaniu dokumentami”, postrzeganej przez praktyków jako synonimy, wprowadziła także trzeci termin – „zarządzanie dokumentami”. Co więcej, definicja tego terminu w normie GOST R ISO 15489-1-2007 powtarza tradycyjną definicję pojęcia „praca biurowa”.

W ciągu ostatnich 10-20 lat na pracę biurową duży wpływ miały technologie informacyjno-komunikacyjne: pojawiają się nowe koncepcje i odpowiednio nowe terminy specjalne, które są zawarte w pojęciu systemy pracy biurowej i archiwizacji, rozszerzając je i wpływając na treść istniejące koncepcje.

Wszystkie powyższe okoliczności sprawiły, że kwestia normalizacji krajowego systemu terminologicznego stała się sprawą najwyższej wagi, której rozwiązanie determinuje dalszy rozwój nie tylko badań naukowych, ale także wielu dziedzin działalności praktycznej. Nałożyło to szczególną odpowiedzialność na twórców standardu GOST R 7.0.8-2013, wymagając przeprowadzenia poważnych badań przed opracowaniem standardu.

Struktura nowego standardu

GOST R 7.0.8-2013 normalizuje użycie terminologii w dwóch powiązanych obszarach - pracy biurowej i archiwizacji.

Nowy standard, w przeciwieństwie do poprzednio obowiązującej GOST R 51141-98, nie tylko zawiera większą liczbę terminów (nowy standard liczy 171 terminów, stary – 143), ale także odzwierciedla zmiany jakościowe, jakie zaszły w system terminologiczny od 1998 roku.

W normie znajdują się nie tylko terminy oznaczające pojęcia, ale także tzw. nomen – nazwy nomenklaturowe lub identyfikatory, do których zaliczają się np. nazwy organizacji, stanowisk itp. W GOST R 7.0.8-2013 do nomenów zalicza się takie terminy jak :

• usługi zarządzania dokumentacją, archiwum, Fundusz Archiwalny Federacji Rosyjskiej, archiwum państwowe, archiwum miejskie.

Głównymi sekcjami standardu są sekcje „Koncepcje ogólne”, „Zarządzanie biurem”, „Archiwa”. W dziale „Pojęcia ogólne” znajdują się terminy stosowane zarówno w pracy biurowej, jak i w archiwizacji. Są to określenia takie jak:

• praca biurowa, archiwizacja, zarządzanie dokumentacją, archiwum, dokument, dokument urzędowy, dokument archiwalny, dokument elektroniczny, moc prawna dokumentu itp.

Sekcję „Zarządzanie biurem” reprezentują podsekcje „Dokumentacja” i „Organizacja pracy z dokumentami”; dział „Praca archiwalna” - podrozdziały: „Przechowywanie i księgowanie dokumentów archiwalnych”, „Pozyskiwanie archiwum”, „Działalność naukowa i informacyjna archiwum”.

Terminy ułożone są w sposób systematyczny, odzwierciedlający powiązania i relacje między nimi w odpowiednich systemach terminów. Dla każdej koncepcji norma ma jeden ujednolicony termin. Zgodnie z zasadami projektowania ustalonymi dla standardów terminologicznych, terminy pisane są pogrubioną czcionką, a ich skrócone formy są reprezentowane skrótami. Krótkie formy terminów w formie skrótów podaje się, jeżeli są one ustalone przez użycie terminów, na przykład:

• naukowy aparat odniesienia archiwum: NSAarchive.

Terminy synonimiczne w normie pisane są kursywą, np.:

• zatwierdzenie dokumentu; obserwacja.

Wiele terminów zawiera części ujęte w nawiasy, na przykład:

• obsługa dokumentacji (zarządzanie), przedszkolna placówka oświatowa;
• nośnik (udokumentowanej) informacji;
• autentyczność (dokument elektroniczny) itp.

W przypadku stosowania terminu, także w dokumentach normalizacyjnych, można pominąć część terminu ujętą w nawiasy.

Terminy synonimiczne, których nie zaleca się stosować, podano w nawiasach po terminie standardowym i oznaczono „Нрк”. Terminy synonimiczne oznaczone „Nrk” służą celom informacyjnym i nie są znormalizowane, na przykład:

• archiwum (Nrk. magazyn archiwalny): Organizacja lub jednostka strukturalna organizacji zajmująca się pozyskiwaniem, rozliczaniem, przechowywaniem i wykorzystaniem dokumentów archiwalnych.

Terminy ustandaryzowane pisane są pogrubioną czcionką, ich krótkie formy reprezentowane przez skrót - czcionką o normalnej grubości, synonimy - kursywą.

Pierwsze odpowiedzi na normę

Zanim przejdziemy do rozważenia treści nowego standardu terminologicznego, zauważamy, że choć standard nie został jeszcze opublikowany, pojawiły się już pierwsze odpowiedzi na jego temat.

W jednej z publikacji w Internecie GOST R 7.0.8-2013 był krytykowany w wielu punktach, przede wszystkim z punktu widzenia „pełni” terminów.

Całkowita liczba terminów w nowym standardzie (171) jest porównywalna z ponad dwoma tysiącami terminów w Słowniczku Towarzystwa Archiwistów Amerykańskich, co zdaniem krytyków świadczy o niskiej jakości standardu. W tym względzie należy zauważyć, że po pierwsze normę można porównać jedynie ze normą, a glosariusz (słownik) ze słownikiem, a po drugie specjalistom wiadomo, że norma terminologiczna w odróżnieniu od słownika uwzględniono jedynie główną, podstawową część terminologii fachowej oraz tę jej część, która stanowi dość ugruntowaną i sprawdzoną praktykę użycia terminów. Standard ten różni się od słownika terminologicznego, którego zadaniem jest możliwie najszersza normalizacja wszelkiej terminologii z danej dziedziny.

Dla porównania: część terminologiczna MoReq (a MoReq jest specyfikacją, czyli innymi słowy standardem regionalnym) zawiera nieco ponad 70 terminów.

Szczegółowe informacje na temat nowego standardu wraz z przykładami i objaśnieniami można znaleźć w artykule Zastępcy. Dyrektor VNIIDAD, dr hab. jest. Nauki V.F. Jankowa i głowa. sektor VNIIDAD M.V. Beldova w magazynie nr 6 2014

Nowy standard GOST R 7.0.8-2013 „System standardów w zakresie informacji, bibliotek i wydawnictw. Prowadzenie ewidencji i archiwizacja. Terminy i definicje” jest wynikiem wnikliwej analizy praktyki terminologii krajowej, a twórcy standardu mają nadzieję, że dla wielu specjalistów będzie on nie tylko kwalifikowanym przewodnikiem w zakresie terminologii, ale stanie się także materiałem do refleksja i powód, aby ktoś zabrał głos.

Tak więc od 1 marca 2014 r. Stary dobry terminologiczny GOST R 51141-98 przestał obowiązywać i został zastąpiony nowym pomysłem VNIIDAD - GOST R 7.0.8-2013 „Praca biurowa i archiwizacja. Terminy i definicje”, z którymi najprawdopodobniej będziemy musieli żyć jeszcze długo.

Tekst nowego standardu dostępny jest pod adresem: http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&page=5&month=4&year=2014&search=&RegNum=1&DocOnPageCount=15&id=178513 .
[Aktualizacja z 21.04.2014: Nieaktualne hiperłącze zostało zastąpione nowym]

Co chciałbyś uzyskać, rewidując 15-letni standard terminologii branżowej? Chciałbym podkreślić następujące punkty:

• Usuwanie przestarzałych i nieużywanych terminów, przede wszystkim związanych z zapomnianymi już technologiami;


• Uzupełnienie słownictwa zawodowego o terminy odzwierciedlające nowe rodzaje działalności, nowe idee, koncepcje i technologie;


• Rewizja definicji pojęć mających zastosowanie do dokumentów i informacji, niezależnie od zastosowanych technologii i rodzaju nośnika – przede wszystkim w celu usunięcia nacisku tych definicji na poszczególne technologie.

Nie powinniśmy zapominać, że w porównaniu z innymi krajami rosyjska terminologia branżowa wygląda, szczerze mówiąc, żałośnie - porównaj 140 terminów w GOST R 51141-98 i ponad 2 tysiące terminów w glosariuszu Towarzystwa Archiwistów Amerykańskich.

Nowy standard robi podwójne wrażenie – widać nieśmiałe próby posunięcia się do przodu, ale właśnie z powodu braku energii dokument cofa się jako całość, nie nadążając za szybkimi zmianami zarówno w branży, jak i w „ duży” świat.

Efekty prac nad nowym standardem przypominają mi nieco scenę, którą obserwowałem już kilka razy w prawdziwym życiu: pewna kobieta żyła długo, została babcią i prababcią i w tym czasie „zarosła” wiele rzeczy, które zaśmiecają jej mieszkanie. Niektóre z tych rzeczy są cenne i potrzebne, inne nie tak bardzo, niektóre są cenne jak wspomnienia, a jeszcze inne trudno nawet zapamiętać, skąd się wzięły i do czego kiedyś służyły. Wnuk (sam już niemłody) przyjeżdża do babci na weekend i namawia ją, żeby pozbyła się choć części śmieci. Po długich dyskusjach i namowach pstrokata kolekcja przedmiotów trafia na śmietnik, czego pozazdroszczyłoby lokalne muzeum historyczne, ale babcia stanowczo odmawia zakupu lub przyjęcia nowoczesnej technologii w prezencie. Zgadza się jedynie na nowy telefon z dużymi przyciskami i głośnym dzwonkiem – a nie chce wiedzieć o żadnych smartfonach, tabletach ani Internecie…

Więc to jest tutaj. Autorzy naprawdę oczyścili standard szeregu terminów, które praktycznie nie są już używane ani w komunikacji na żywo, ani w literaturze fachowej (przy okazji, na swój sposób, czasami wylewając „dziecko” z kąpielą). Ale wraz z uzupełnieniem słownika i rewizją moralnie przestarzałych definicji okazało się, że nie jest to zbyt dobre.

Żeby nie było bezpodstawnie podam kilka faktów i liczb. Poprzedni standard GOST R 51141-98 zawierał 140 terminów. Początkowo projekt nowego standardu obejmował 233 terminy, ale w ostatecznej wersji pozostało ich jedynie 174.

Co zniknęło

Ze standardu zniknęło 39 terminów – większość zasłużenie, jednak myślę, że wyłączenie niektórych terminów wzbudzi wątpliwości wśród ekspertów. Oto ich lista:

• inwentarz archiwalny
• biały papier
• wydziałowe przechowywanie dokumentów archiwalnych
• rodzaj dokumentu pisemnego
• wideogram dokumentu
• zewnętrzne cechy dokumentu
• dokument wewnętrzny
• dokument przychodzący; otrzymany dokument
• państwowa część Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej
• państwowe przechowywanie dokumentów archiwalnych
• dokument pochodzenia osobistego
• dokument nadający się do odczytu maszynowego
• dostęp do dokumentów archiwalnych
• dokument dubletowy
• oficjalny tytuł dokumentu
• dokument zabroniona data
• strefa ujednoliconej formy dokumentu
• dokument ikonograficzny
• dokument wychodzący; wysyłany dokument
• (archiwalna) karta funduszowa
• dokument pisany na maszynie
• katalog międzyarchiwalny
• nazwa dokumentu
• niepaństwowa część Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej
• ograniczony okres tajnego przechowywania dokumentów archiwalnych
• dokument organizacyjno-administracyjny
• organizacja pracy z dokumentami
• zmienna część szczegółów dokumentu
• stała część szczegółów dokumentu
• zasady dokumentacji
• odręczny dokument
• pole usługowe jednolitego formularza dokumentu
• dokument oficjalny
• termin wykonania dokumentu
• ujednolicony system dokumentacji; USD
• przykładowy formularz dokumentu
• przechowywanie dokumentów archiwalnych
• wartość dokumentu archiwalnego
• projekt dokumentu

Co nowego

W sumie pojawiło się 71 terminów, których nie było w starym GOST. Z ustawy o sprawach archiwalnych zaczerpnięto 9 brakujących dotychczas terminów:

• właściciel dokumentów archiwalnych
• tymczasowe przechowywanie dokumentów
• archiwum państwowe
• dokument z Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej
• archiwum miejskie
• szczególnie cenny dokument
• użytkownik dokumentów archiwalnych
• unikalny dokument
• porządkowanie dokumentów archiwalnych

Jednocześnie poszanowanie prawa okazuje się wybiórcze – jest jeden termin z prawa, którego autorzy nie uznali za konieczny do dodania (choć był w pierwotnym projekcie), a taka decyzja jest całkiem zrozumiała – są to „ dokumenty kadrowe”, które Rosarchów tak bardzo marzy o szybkim zniszczeniu, nie przejmując się możliwymi konsekwencjami dla przyszłych emerytów.

Warto także zaznaczyć, że autorom i użytkownikom normy nie można pozazdrościć definicji. Szereg definicji zawartych w normie znacznie odbiega od definicji podanych w prawie(czasem na lepsze) – przykładem jest definicja „dokumentu archiwalnego”. Wydaje mi się, że aby uniknąć problemów w przypadku sporu sądowego, należałoby przytoczyć (jeśli są dostępne, z linkami) definicje z ustawodawstwa – równolegle z tymi, które autorzy uważają za bardziej poprawne z naukowego i praktycznego punktu widzenia punkt widzenia. Nieważne, jak bardzo są one złe, sąd będzie opierał się na definicjach podanych w prawie – a Ty musisz je znać.

Norma została uzupełniona (i to świetnie!) o szereg terminów z bardzo dobrego standardu GOST R ISO 15489-1-2007. Oto 8 terminów:

• autentyczność (dokument elektroniczny)
• niezawodność (dokument elektroniczny)
• dostęp do dokumentu
• konwersja (dokumenty elektroniczne), konwersja (dokumenty elektroniczne)
• metadane
• migracja (dokumenty elektroniczne)
• przydatność do użytku (dokument elektroniczny)
• integralność (dokument elektroniczny)

Szkoda, że ​​autorzy nowego terminologicznego GOST przeczytali, ale nie zrozumieli, GOST R ISO 15489-1-2007. Po pierwsze, koledzy z VNIIDAD ignorują najcenniejszą cechę tego standardu - to, że jest on neutralny technologicznie i ma jednakowe zastosowanie zarówno do dokumentów elektronicznych, jak i tradycyjnych. Wszystkie dokumenty, nie tylko elektroniczne, posiadają takie cechy jak autentyczność, rzetelność, integralność i przydatność do użytku! A procesy konwersji i migracji mogą równie dobrze odbywać się z udziałem tradycyjnych dokumentów...

Jeszcze bardziej obraźliwe jest to, że z GOST R ISO 15489-1-2007 można było przyjąć szereg znacznie nowocześniejszych i uznawanych na arenie międzynarodowej definicji kluczowych terminów (takich jak „dokument”) - ale prawdopodobnie trudno było się tego spodziewać z tego zespołu.

Spośród pozostałych nowych terminów kilkanaście można uznać za odzwierciedlające nowe technologie i otoczenie regulacyjne; jednak wśród innowacji reliktów papierowej przeszłości jest znacznie więcej – czasami wydaje się, że autorzy nie rozumieją różnicy pomiędzy standardem terminologicznym a wykazem tradycyjnych szczegółów standardowych czy formularzy księgowych. Oto ich lista:

• miejsce docelowe
• album zestandaryzowanych formularzy dokumentów
• szyfr archiwalny
• rodzaj dokumentu
• dokument wideo
• włączenie dokumentu do EDMS
• wyciąg z dokumentu
• państwowy numer rejestracyjny dokumentu
• wystawa dokumentalna
• przepływ dokumentów
• katalogowanie dokumentów archiwalnych
• zachowanie dokumentu archiwalnego
• kryteria badania wartości dokumentów
• arkusz akceptacji dokumentu
• dokument potwierdzający sprawę
• miejsce sporządzenia (publikacji) dokumentu
• naukowa aparatura referencyjna archiwum, zaplecze referencyjne i przeszukiwawcze archiwum; Archiwum NSA
• przegląd funduszu archiwalnego
• ograniczenie dostępu do dokumentów archiwalnych
• szybkie przechowywanie dokumentów
• opis dokumentów archiwalnych
• artykuł opisowy z podręcznika archiwalnego
• lista spraw jednostki strukturalnej
• spis spraw, dokumentów
• organizacja wykorzystania dokumentów archiwalnych
• kopia znaku certyfikującego
• znak dostępności aplikacji
• znak odbioru dokumentu
• notatkę o wykonaniu dokumentu i przesłaniu go do akt
• oficjalna publikacja dokumentu
• podstawowe przetwarzanie dokumentów; przesyłanie przetwarzania dokumentów
• foka
• gęstość przepływu dokumentów
• podpisywanie (dokumentu)
• korzystanie z dokumentów archiwalnych
• wstępna weryfikacja dokumentów
• oznaki działalności
• formularz rejestracyjny i księgowy
• usługa zarządzania biurem
• właściciel dokumentów archiwalnych
• zatwierdzenie dokumentu; obserwacja
• narzędzia dokumentacyjne
• okres przechowywania dokumentów
• indeks topograficzny
• zniszczenie dokumentów
• zarządzanie dokumentami
• zatwierdzenie dokumentu
• przechowywanie dokumentów
• elektroniczna kopia dokumentu
• podpis elektroniczny
• biznes elektroniczny
• dokument elektroniczny
• elektroniczne zarządzanie dokumentacją
• znaczenie prawne dokumentu

Wniosek z tego jest dość smutny: jeśli tylko jedna trzecia nowych terminów pochodziła z teraźniejszości/przyszłości, a dwie trzecie z przeszłości, to standard dosłownie zrobił „jeden krok do przodu i dwa kroki do tyłu” :)

Rozmnażanie przez podział

W dwóch przypadkach terminy, które stary GOST uważał za synonimy, zostały (naszym zdaniem bezzasadnie) rozdzielone na osobne artykuły.

• Zamiast artykułu „1 praca biurowa; obsługa dokumentacji dla kierownictwa”, ukazały się artykuły „1 praca biurowa” i „2 obsługa dokumentacji (zarządzanie), placówka wychowania przedszkolnego”;


• Zamiast artykułu „3 dokument; udokumentowane informacje” ukazały się artykuły „7 dokumentów” i „11 udokumentowanych informacji”.

Najgorsze jest to, że jeśli ktoś uderza w jego naukowe ego, inni mogą wpaść w kłopoty w sporach prawnych, gdy prawnicy i sędziowie wykorzystują te różnice.

(Ciąg dalszy zob

Normalizacja w Rosji odbywa się zgodnie z zasadą dobrowolnego stosowania dokumentów w dziedzinie normalizacji (patrz art. 12 ustawy federalnej z dnia 27 grudnia 2002 r. nr 184-FZ „O przepisach technicznych”). Zatem ściśle rzecz biorąc, GOST nie są obowiązkowe w użyciu, a firma sama decyduje, czy je stosować, czy nie. Nie oznacza to jednak wcale, że nie ma żadnych zasad dotyczących zarządzania biurem organizacji komercyjnych. Mogą i powinny być ustanawiane zarówno na podstawie standardów federalnych lub branżowych, jak i lokalnych przepisów firmowych.

GOST R ISO 15489-1-2007

GOST R ISO 15489-1-2007 „System standardów w zakresie informacji, bibliotek i wydawnictw. Zarządzanie dokumentami. Wymagania ogólne” dokonały swoistej rewolucji w dziedzinie rosyjskiej pracy biurowej - po raz pierwszy podano wymagania dotyczące organizacji pracy z dokumentami zgodnie z międzynarodowymi standardami, a proces zarządzania dokumentami został wyniesiony do rangi jednej z najważniejszych funkcji zarządczych.

Na przykład GOST R ISO 15489-1-2007 wprowadził zasadniczo nowa interpretacja terminu „dokument”: Są to „utrwalone na materialnym nośniku informacje umożliwiające identyfikację, utworzone, otrzymane i przechowywane przez organizację lub osobę fizyczną jako dowód potwierdzający zobowiązania prawne lub działalność gospodarczą”. Porównaj z definicją zawartą w GOST R 51141-98 „Praca biurowa i archiwizacja. Terminy i definicje”: „dokument, informacja udokumentowana – informacja utrwalona na nośniku materialnym, zawierająca szczegóły umożliwiające jej identyfikację.”

Norma ta reguluje procesy zarządzania dokumentami organizacji rządowych, komercyjnych i publicznych, przeznaczonymi do użytku wewnętrznego lub zewnętrznego. Jej postanowienia stanowią zalecenia dotyczące tworzenia systemów zarządzania dokumentami, włączania do nich dokumentów, a także zapewniania zgodności dokumentów z cechami określonymi w normie.

GOST R ISO 15489-1-2007 jest obowiązkowy do wdrożenia w organizacjach certyfikowanych pod kątem zgodności z międzynarodowymi standardami. System zarządzania jakością wymaga stworzenia systemu zarządzania dokumentacją, który jest integralną częścią systemu zarządzania organizacją. W pozostałych spółkach korzystanie z dokumentu odbywa się na zasadzie dobrowolności.

GOST R 6.30-2003

GOST R 6.30-2003 ma długą nazwę: „Ujednolicone systemy dokumentacji. Ujednolicony system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Wymagania dotyczące przygotowania dokumentów”.

Bez przesady ten GOST powinien być podręcznikiem dla każdego pracownika biurowego. W tej chwili jest to jeden z niewielu dokumentów regulacyjnych dotyczących pracy biurowej zawierających praktyczne zalecenia dotyczące przygotowania dokumentów. W szczególności ustala:

• mieszanina szczegóły dokumentu;
• wymagania dotyczące przygotowania szczegółów dokumentu;
• wymagania dot formularze dokumentów, w tym formularze z reprodukcją godła państwowego Federacji Rosyjskiej.

Wydano więcej Wytyczne dotyczące wdrożenia GOST R 6.30-2003(ich pełna nazwa to: „Dokumentacja organizacyjno-administracyjna. Wymagania dotyczące przygotowania dokumentów. Zalecenia metodologiczne dotyczące wdrożenia GOST R 6.30-2003”).

Jest to dokument mniej znany niż ten, który interpretuje, ale równie cenny w praktyce. Dodatkową wartość mają Zalecenia Metodologiczne Przybliżona lista dokumentów podlegających zatwierdzeniu(Załącznik 7) i Przybliżony wykaz dokumentów, na których umieszczona jest pieczęć urzędowa(pieczęcie przedstawiające znak towarowy lub znak usługowy) (załącznik nr 8).

Zwiń pokaz

Wiera Iritikowa

GOST R 6.30-2003, obowiązujący od ponad dziesięciu lat, „Ujednolicone systemy dokumentacji. Ujednolicony system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Wymagania dotyczące przygotowania dokumentów” zawiera zasady i wymagania odzwierciedlające tradycję sporządzania rosyjskiego dokumentu tekstowego, sprawdzonego w czasie i potwierdzonego praktyką ujednolicenia i standaryzacji dokumentów.

Standard ten można uznać za następcę istniejących wcześniej standardów sporządzania dokumentów organizacyjnych i administracyjnych. Pierwsze wersje takich standardów powstały w latach 1969 i 1970. Najbardziej znane i trwałe standardy to GOST 6.38-72 i GOST 6.39-72 (wymagania dotyczące projektowania detali i wzoru próbki zostały ustalone osobno; zmiany wprowadzono w 1978 r.), a także GOST 6.38-90, który zawierał „połączono wymagania dotyczące szablonu formularza i projektu szczegółów, a jego następcą jest GOST R 6.30-97 o dokładnie tej samej nazwie.

GOST R 6.30-2003 określa zakres jego zastosowania: dokumenty organizacyjno-administracyjne (ORD), które są zawarte w klasie 0200000 Ogólnorosyjskiego Klasyfikatora Dokumentacji Zarządczej (OKUD; OK 011-93). Ale skład dokumentów tej klasy OKUD nie był przez długi czas korygowany (dopiero w 2013 r. Rosarchów otrzymał rządowy rozkaz przeglądu składu typowego dokumentów tej klasy i przedstawienia propozycji ich ujednolicenia) w tym czasie nowe rodzaje dokumentów stały się powszechne w praktyce zarządzania, a do dokumentowania zarządzania personelem w ogóle zaczęto stosować formy podstawowych dokumentów księgowych jako uniwersalne. W związku z tym zakres stosowania tego standardu uległ istotnej zmianie i rozszerzeniu. Na przykład nowe typy dokumentów, które są również sporządzane zgodnie z wymogami GOST R 6.30-2003, to:

• w podsystemie dokumentów organizacyjnych – koncepcja, strategia, polityka;
• w podsystemie dokumentów administracyjnych - polecenie, a ponadto znacznie częściej niż instrukcje wydawane są polecenia dotyczące czynności podstawowych;
• w podsystemie dokumentów informacyjnych i referencyjnych – notatka urzędowa.

Podstawowe dane identyfikacyjne dokumentów należących do innych systemów dokumentacji (data, podpis, indeks, nazwa typu) sporządzane są niemal w taki sam sposób, jak określa to niniejsza norma, mimo że ma ona charakter doradczy.

GOST R 6.30-2003 zachowuje swoje znaczenie zarówno w sensie metodologicznym, jak i praktycznym. Norma stwierdza:

• skład szczegółów dokumentów organizacyjno-administracyjnych; ten skład jest maksymalny, tj. to ogólna lista szczegółów, które można wykorzystać podczas przygotowywania operacyjnych dokumentów dochodzeniowych; szczególnie ważne jest ustalenie dokładnych nazw terminologicznych tych szczegółów (zniekształcanie nazw szczegółów jest dozwolone w Regulaminie pracy biurowej w federalnych organach wykonawczych);
• wymagania dotyczące rejestracji każdego szczegółu;
• standardowe formaty papieru stosowane przy sporządzaniu dokumentów ORD;
• schematy rozmieszczenia detali na kartkach papieru o standardowym formacie, tj. formularz szablonu dokumentów systemu ORD oparty na siatce konstrukcyjnej z określeniem granic rozmieszczenia poszczególnych detali;
• rodzaje i rodzaje formularzy stosowanych do rejestracji dokumentów ORD;
• przykłady (zwane w normie wzorami) formularza ogólnego, formularzy listowych i formularza zamówienia.

W procesie tworzenia dokumentów elektronicznych w formie oryginałów jeszcze bardziej istotne staje się uregulowanie wymagań dotyczących ich projektowania w oparciu o dane już sprawdzone w praktyce (oczywiście biorąc pod uwagę ich zharmonizowanie z ograniczeniami formatów prezentacji dokumentów elektronicznych) .

Ponieważ międzynarodowa praktyka normalizacyjna ustaliła 10-letni cykl rewizji norm, mamy nadzieję, że w najbliższej przyszłości zostanie przygotowane nowe wydanie tej normy. Główne kierunki unowocześnienia wymagań dotyczących przygotowywania dokumentów można obecnie uznać za następujące:

• klasyfikacja rzeczywistych szczegółów dokumentów i znaków odzwierciedlających procesy ich przetwarzania w formie papierowej lub elektronicznej z dostępem do regulacji obowiązkowych metadanych dokumentu utworzonego wyłącznie w formie elektronicznej;
• ustalenie zasad sporządzania szczegółów dokumentu i oznaczeń na dokumencie, z uwzględnieniem stosowania ujednoliconych formularzy tworzenia dokumentów, w tym w formie elektronicznej;
• stworzenie zasad jednolitej prezentacji wizualnej (wizualizacji) dokumentu elektronicznego, jego podstawowych szczegółów, zapisów technologicznych, potwierdzonych z nim operacji (transakcji) i metadanych;
• regulacja wymagań dotyczących elektronicznych formularzy dokumentów (wzorców elektronicznych) itp.

GOST 51141-98

GOST 51141-98 „Zarządzanie biurem i archiwizacja. Terminy i definicje” ustala terminy i definicje pojęć z zakresu zarządzania dokumentacją i archiwizacji. Należy zachować ostrożność i wziąć pod uwagę czcigodny wiek tego dokumentu - wiele terminów związanych z pracą biurową zostało ponownie zinterpretowanych przez GOST R ISO 15489-1-2007.

Zwiń pokaz

Wiera Iritikowa, profesjonalny menadżer dokumentów, specjalista ds. dokumentów, ekspert Gildii Menedżerów Dokumentacji

Aktualny GOST R 51141-98 „Zarządzanie biurem i archiwizacja. Terminy i definicje” również ma swoją historię. Pod prawie taką samą nazwą i niewielkimi zmianami obowiązuje od 1970 r. (GOST 16487-70). Jego następcą był GOST 16487-83, a od 1 stycznia 1999 roku norma ta obowiązuje jako norma Federacji Rosyjskiej pod oznaczeniem GOST R 51141-98.

Jej zakres obejmuje wszelkiego rodzaju dokumentację i literaturę dotyczącą prac biurowych oraz spraw archiwalnych. Norma ta zawiera ujednolicone terminy wraz z definicjami obejmującymi ogólne pojęcia z danej dziedziny. Podstawowe i istotne są definicje terminów „dokument; informacje udokumentowane”, „szczegóły dokumentu”, „moc prawna dokumentu”, „dokumentacja”, „system dokumentacji”, „dokument archiwalny”, „fundusz archiwalny”, „fundusz dokumentacyjny” i inne.

Jednak ze względu na istotne aktualizacje i zmiany w systemie terminologicznym spowodowane wprowadzeniem koncepcji zarządzania dokumentami, w latach 2012-2013. VNIIDAD opracował i przygotował do zatwierdzenia nowy standard terminologiczny w zakresie pracy biurowej i archiwizacji, którego wprowadzenie (już w nowym numerze) planowane jest od 1 marca 2014 roku.

GOST R 54471-2011

GOST R 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 „Elektroniczne systemy zarządzania dokumentacją. Zarządzanie dokumentami. Informacje przechowywane w formie elektronicznej. Zalecenia dotyczące zapewnienia ważności i niezawodności” to „najnowszy” z interesujących nas standardów. Weszło w życie 1 sierpnia 2012 roku zgodnie z zarządzeniem Ministerstwa Przemysłu i Handlu Federacji Rosyjskiej z dnia 18 października 2011 roku nr 466-st. Stosowanie standardu jest dobrowolne.

Dokument przyda się nie tylko firmom korzystającym z EDMS, ale także wszystkim innym, bo dziś być może absolutnie wszyscy korzystają z elektronicznych środków komunikacji i przekazywania informacji. Standard opisuje zalecane praktyki przechowywania informacji biznesowych i innych w formie elektronicznej.

GDOU

„Państwowy system dokumentacyjnego wspomagania zarządzania. Podstawowe postanowienia. Ogólne wymagania dotyczące dokumentów i obsługi dokumentacji” została zatwierdzona zarządzeniem Archiwum Głównego ZSRR w 1988 roku. Pomimo wieku dokumentu Duma Państwowa nadal funkcjonuje w takim stopniu, w jakim nie stoi w sprzeczności z bardziej nowoczesnymi standardami.

GSDO to zbiór zasad i reguł ustalających jednolite wymagania dotyczące dokumentowania działań zarządczych i organizacji pracy z dokumentami w organach rządowych, przedsiębiorstwach, instytucjach i organizacjach publicznych. To poważny i kompletny dokument, ale niestety nie trzeba do niego często odwoływać się, ponieważ wiele kwestii zostało już zweryfikowanych według nowszych standardów.

Zwiń pokaz

Wiera Iritikowa, profesjonalny menadżer dokumentów, specjalista ds. dokumentów, ekspert Gildii Menedżerów Dokumentacji

„Państwowy system wspomagania dokumentacji zarządzania. Podstawowe postanowienia. Ogólne wymagania dotyczące dokumentów i usług wsparcia dokumentacji” to pełna nazwa dokumentu, który jest lepiej znany pod skróconą nazwą GSDOU. Dokument został zatwierdzony przez Zarząd Archiwum Głównego ZSRR w dniu 27.04.1988 oraz zarządzeniem Archiwum Głównego ZSRR z dnia 25.05.1988 nr 33.

GSDOU powstał w wyniku rozwoju podstawowych założeń Jednolitego Państwowego Systemu Zarządzania Dokumentacją (USSD; M., 1974) i miał wersję pośrednią zwaną Jednolitym Państwowym Systemem Wsparcia Dokumentacji dla Zarządzania (USDSOU).

Państwowa Budżetowa Instytucja Oświatowa ustanawia zasady i zasady ustalające jednolite wymagania dotyczące dokumentowania działań zarządczych i organizacji pracy z dokumentami w warunkach, w których zaczęto aktywnie wykorzystywać w tych procesach środki mechanizacji i automatyzacji pracy z dokumentami oraz zautomatyzowane systemy kontroli (ACS) wprowadzone do zarządzania sektorami gospodarki narodowej komputerowe bazy danych typu mainframe), co wymagało klasyfikacji i ujednolicenia nie tylko dokumentów, ale także informacji w nich zawartych. W oparciu o Państwową Instytucję Oświaty Budżetowej i standardy państwowe organizacje zostały zobowiązane do uregulowania składu stosowanych dokumentów, opracowania i stosowania ujednoliconych form dokumentów, zabezpieczając je w kartach czasu pracy, które obecnie są prowadzone jako karty czasu pracy ujednoliconych form dokumentów wykorzystywane w organizacji.

Państwowa Budżetowa Instytucja Oświatowa zawsze była uważana za główny dokument normatywny i metodologiczny, który konsoliduje jednolite podstawy organizacyjne do tworzenia systemu zarządzania biurem (systemu edukacji przedszkolnej) w dowolnych organach rządowych, przedsiębiorstwach, instytucjach, a nawet organizacjach publicznych. Organy radzieckie, partie, związki zawodowe, organizacje Komsomołu i organy kierownicze przemysłu działające na podstawie statutów (kolej, lotnictwo cywilne, transport morski i rzeczny, a także obrona) formalnie nie podlegały GSDOU, ale w przygotowaniu przy głównych szczegółach dokumentów (autor, data, indeks, podpis) zachowano jednak ogólne zasady.

Aspekt regulacyjny Państwowej Budżetowej Instytucji Oświatowej zapewnił fakt, że ustalone przez nią zasady dokumentacji i wykonywania dokumentów opierały się na wymaganiach norm państwowych GOST 6.38-90, GOST 6.10.5-87, które miały obowiązkowy charakter i status dokumentów regulacyjnych i technicznych. Wymagania GOST 6.10.4-84 i GOST 6.10.1-88 zostały również oparte na wymaganiach regulacyjnych Państwowej Instytucji Oświatowej w zakresie przygotowywania szczegółów i pracy z dokumentami do odczytu maszynowego (teraz nazywamy je dokumentami elektronicznymi) i maszynowymi diagramy. Zasada jednolitego i sformalizowanego opisu szczegółów dokumentów nadających się do odczytu maszynowego w oparciu o ogólnounijne klasyfikatory (OKPO, OKUD, OKVED itp., Które są obecnie znane jako klasyfikatory ogólnorosyjskie i mają status norm) pozostają aktualne i jest stosowany w nowoczesnych systemach informatycznych (np. w MEDO), tj. To. podstawą funkcjonowania wszystkich EDMS jest system klasyfikatorów i podręczników.

Zasady organizacji pracy z dokumentami i zasady obiegu dokumentów ustalone przez Państwową SDOU zawsze były rozpatrywane od strony metodologicznej. Przewidywano, że w ramach ich rozwoju Archiwum Główne ZSRR i Standard Państwowy ZSRR opracują specyficzne ogólnounijne ramy normatywne i metodologiczne w celu udoskonalenia przedszkolnych placówek oświatowych, a ministerstwa sektorowe i republikańskie opracują zestawy normatywnych i dokumenty metodologiczne w celu usprawnienia pracy z dokumentami w branżach w ramach swoich uprawnień. Główne postanowienia GSDOU zostały zilustrowane w Zbiorze plakatów i form edukacyjnych głównych dokumentów organizacyjnych i administracyjnych, który został przygotowany przez VNIIDAD w 1991 roku.

Niestety, w wyniku reformy administracyjnej Rosarchiw utracił funkcję metodologicznego zarządzania pracą biurową w kraju, a Rosstat nie akceptuje już ujednoliconych formularzy dokumentów.

Niemniej jednak opracowano ogólne przepisy Państwowej Budżetowej Instytucji Oświatowej, które posłużyły za podstawę do opracowania Standardowych instrukcji pracy biurowej w ministerstwach i departamentach Federacji Rosyjskiej (1993) oraz dwóch Standardowych instrukcji pracy biurowej w federalnych organach wykonawczych (pierwszy został zatwierdzony zarządzeniem Archiwum Federalnego Rosji z dnia 27 listopada 2000 r. nr 68, a drugi o tej samej nazwie został zatwierdzony zarządzeniem Ministra Kultury z dnia 8 listopada 2005 r. nr 536, zarejestrowany przez Ministerstwo Sprawiedliwości Rosji w 2006 r. i straciło ważność w związku z zatwierdzeniem Regulaminu pracy biurowej w 2009 r.).

Obecnie GSDO należy uznać za dokument metodologiczny zawierający zasady i zasady wysokiego szczebla, uzasadnione metodyką zarządzania dokumentami i potwierdzone praktyką pracy biurowej. Na ich podstawie budowane są podstawy normatywne i metodologiczne współczesnej pracy biurowej, które przede wszystkim rozwijają i precyzują główne postanowienia Państwowej Budżetowej Instytucji Oświatowej w kontekście wprowadzenia systemów elektronicznego zarządzania dokumentami. Ponadto zasady i reguły działania Państwowej Instytucji Oświaty Budżetowej zostały obecnie powtórzone (niestety bez przypisu do źródła) przez wielu autorów praktycznych podręczników z zakresu zarządzania urzędem.

Formalnie Państwowa Budżetowa Instytucja Oświatowa nie została zlikwidowana, ale obecnie można ją już zaliczyć do źródeł, gdyż system przepisów nadal się rozwija w oparciu o zasady metodologiczne dokumentacja, organizacja obiegu dokumentów i tworzenie funduszu dokumentacyjnego organizacji, co jest określone w aktualnych Zasadach pracy biurowej w federalnych organach wykonawczych (zatwierdzonym dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 15 czerwca 2009 r. nr 477, z późn. zm. 7 września 2011 r.), GOST R 6.30-2003, Normy GOST R ISO dotyczące zarządzania dokumentami, Zalecenia metodologiczne dotyczące opracowywania instrukcji pracy biurowej w federalnych organach wykonawczych (zatwierdzone zarządzeniem Rosarchowa z dnia 23 grudnia 2009 r. nr 76) , Podstawowe zasady pracy archiwów organizacji (zatwierdzone przez zarząd Rosarchowa 6 lutego 2002 r.) itp. Oraz praca z dokumentami elektronicznymi, w tym określenie ich przedmiotu, a także organizacja elektronicznego współdziałania i obiegu dokumentów, rodzajów podpisów elektronicznych i zasad ich stosowania itp. jest regulowane zarówno przez ustawodawstwo, jak i odpowiednie regulacyjne akty prawne Rządu Federacji Rosyjskiej.

Nawigator według GOST

Oferujemy rodzaj indeksu tematycznego, który pomoże urzędnikom odpowiedzieć na sakramentalne pytanie: „Gdzie to jest napisane?” Kolumna „Pytanie” zawiera słowa kluczowe pytań, które pojawiają się codziennie w pracy przedszkolnych placówek oświatowych. Kolumna „Gdzie to jest napisane?” zawiera link do GOST i jego klauzuli, w której można przeczytać informacje na żądanie (z wyjątkiem GOST, w tej tabeli będziemy również odnosić się do Zaleceń metodologicznych dotyczących wdrożenia GOST R 6.30-2003, nazywając je „Zaleceniami metodologicznymi”).

Tabela

Nawigator według GOST w zakresie przedszkolnych placówek oświatowych

Zwiń pokaz

Krajowe standardy Federacji Rosyjskiej dotyczące zarządzania dokumentami, opracowane na podstawie międzynarodowych standardów ISO, wymagają krótkiego, ale osobnego przeglądu. Zajmują one swoje miejsce w normatywnych i metodologicznych podstawach pracy biurowej. Aby wdrożyć i zastosować swoje wymagania, pracownicy przedszkolnych placówek oświatowych wymagają najwyższego profesjonalizmu i specjalnego przeszkolenia. Przeczytaj artykuł „Rosyjskie standardy zarządzania dokumentami opracowane na podstawie dokumentów międzynarodowych: krótki przegląd”