Tabela personelu. Harmonogram zatrudnienia: co to jest i jak go sporządzić

Cześć! Czy słyszałeś kiedyś o takim dokumencie jak „Harmonogram zatrudnienia organizacji”? Ale jest to dokument, na podstawie którego obliczane są płace, a także zatrudniani i zwalniani pracownicy. Teraz postaramy się szczegółowo omówić, jakie funkcje wykonuje SR i jak poprawnie go skomponować.

Co to jest „harmonogram zatrudnienia”

Każdy z Was choć raz w życiu był w dziale HR jakiegoś przedsiębiorstwa. Prawdopodobnie widziałeś niezliczoną ilość teczek i akt osobowych pracowników. Z pewnością wielu było zainteresowanych tym, jak pracownicy tego działu zbierają i zapamiętują informacje o wszystkich stanowiskach, pracownikach itp.

I wszystko jest całkiem proste. Mają dokument zwany tabelą personelu.

Tabela personelu (SH)- jest to dokument regulacyjny, który zawiera informacje o wszystkich stanowiskach przedsiębiorstwa, liczbie pracowników pełnoetatowych, wysokości ich stawek taryfowych i wysokości dodatków.

Innymi słowy jest to dokument zawierający uogólnione informacje o liczbie pracowników przedsiębiorstwa i dostępnych stanowiskach. Ponadto tabela personelu wskazuje wynagrodzenie na każdym stanowisku, biorąc pod uwagę wszystkie obowiązujące dodatki.
Bardzo często dokument ten pomaga menadżerom przedsiębiorstw w trakcie postępowań sądowych. Przykładowo, w związku z wymuszoną redukcją zatrudnienia, zwolniono pracownika, który pozwał byłych menadżerów. W tym przypadku ShR jest bezpośrednim dowodem legalności działań oskarżonego.

Ze względu na wagę tego dokumentu wszystkie strony są ponumerowane, splecione i zapieczętowane.

• Pobierz przykładowe zamówienie do zatwierdzenia tabeli personelu

• Pobierz formularz rekrutacyjny N T-3

Funkcje kadrowe

Jak każdy dokument, ShR pełni szereg funkcji. Najważniejsze z nich to:

• Możliwość organizacji czasu pracy personelu;
• Naliczanie miesięcznych wynagrodzeń pracowników;
• Oficjalna rejestracja nowo zatrudnionych pracowników;
• Zachowanie zasad wewnętrznej codziennej rutyny;
• Przeniesienie zarejestrowanych pracowników z jednego stanowiska na drugie itp.

Tabela personelu jest dokumentem obowiązkowym

Każde przedsiębiorstwo posiada dużą ilość dokumentacji. Są dokumenty, które bez przerwy się utrzymuje, i są takie, które powstają z konieczności. Na pytanie „Czy ShR jest dokumentem obowiązkowym?” jednoznacznej odpowiedzi nie da się udzielić.

Wynika to z faktu, że kodeks pracy nie wymaga obecności siły roboczej w przedsiębiorstwie. Ale jeśli rozważymy tę kwestię w oparciu o wymagania Roskomstatu, okaże się, że ten dokument jest konieczny, ponieważ jest to podstawowa dokumentacja służąca do rozliczania wypłat wynagrodzeń.

Choć przepisy nigdzie nie określają jasnych zasad, większość organizacji prowadzi tego typu dokumentację. W końcu główna część inspekcji rządowych rozpoczyna się od badania SR.

Tak naprawdę obecność tego dokumentu ułatwia życie nie tylko inspektorom, ale także menedżerom, działom kadr i księgowości.

Jaki jest okres ważności tabeli personelu?

Żaden oficjalny dokument nie wskazuje dokładnego okresu ważności ShR. Sam menadżer ma prawo wskazać okres, na który sporządzony jest ten dokument. Najczęściej jest on przerabiany co roku i wchodzi w życie 1 stycznia. Przy sporządzaniu ShR wskazana jest data jego ważności. Jeśli jednak nie określisz daty, dokument zostanie uznany za nieograniczony i nie trzeba go powtarzać.

Ile i gdzie przechowywana jest tabela personelu?

Na podstawie dekretu Archiwum Federalnego ShR po wygaśnięciu musi być przechowywany w przedsiębiorstwie przez 3 lata. A okres trwałości ustaleń personelu wynosi 75 lat.

Układ kadrowy– dokument opcjonalny dla każdego przedsiębiorstwa, który tworzony jest na podstawie tabeli personelu. Jest to mobilna wersja HR, zawierająca bardziej szczegółowe informacje o pracownikach firmy (wskazane są imiona i nazwiska pracowników, grupa inwalidztwa itp.).

Kto wymyśla

Przed przystąpieniem do tworzenia dokumentu kierownik wydaje polecenie zmiany tabeli personelu, w której wyznacza pracownika, który ją sporządzi.

Może to być absolutnie każdy pracownik organizacji. Ale najczęściej taką pracę powierza się pracownikom działu personalnego, działu księgowości lub inżyniera standardów pracy.

Ile egzemplarzy ShR powinno być w produkcji?

Podczas kompilowania SR tworzona jest jedna kopia. Tym samym oryginał i kopia muszą być przechowywane w dziale kadr i księgowości.

Zmiana personelu

Czasami konieczne jest wprowadzenie zmian w istniejącym SR. Odbywa się to w kilku przypadkach:

1. Jeżeli następuje reorganizacja firmy;
2. Jeśli konieczna jest optymalizacja i usprawnienie pracy aparatu zarządzającego;
3. Jeżeli zmiany wprowadzone w ustawodawstwie wymagają obowiązkowych zmian w ShR;
4. W przypadku zmian na stanowiskach kadrowych ;
5. Zmiany pozycji w tabeli personelu;
6. Zmiany wynagrodzeń w tabeli personelu.

Jeżeli zmiany są niewielkie i nie wymagają utworzenia nowego HR, kierownik wydaje polecenie zmiany tabeli personelu. Następnie odpowiedzialny pracownik wprowadza zmiany w bieżącym dokumencie.

Wprowadzając zmiany w tabeli personelu, kierownictwo nie ma obowiązku powiadamiania pracowników na piśmie.

Drugim sposobem wprowadzenia zmian jest utworzenie nowego ShR.

W przypadku jakichkolwiek zmian w SR należy wprowadzić zmiany w zeszytach pracy i kartach osobistych pracowników. Zanim to zrobisz, musisz uzyskać pisemną zgodę pracowników na tę czynność.

Na przykład, jeżeli brzmienie nazwy stanowiska ulegnie niewielkiej zmianie, należy o tym powiadomić pracownika na piśmie. Dopiero potem wprowadzane są zmiany w jego zeszycie ćwiczeń.

Jeżeli zmiany dotyczą wysokości wynagrodzeń, wówczas pracownik jest informowany pisemnie z 2-miesięcznym wyprzedzeniem. Zmiany te wprowadzane są jednocześnie do umowy o pracę.

Czy istnieje obowiązkowy formularz kadrowy?

Do skompilowania SR najczęściej używany jest ujednolicony. Jest to formularz - tabela, do której należy wprowadzić dane.

Większość organizacji przyjmuje za podstawę formularz T-3 i „dostosowuje” go do potrzeb swojego przedsiębiorstwa. Jest to dozwolone, tzn. ujednolicona forma tego dokumentu nie jest obowiązkowa.

W przypadkach, gdy przedsiębiorstwo ma państwową formę zarządzania, tabelę personelu sporządza się zgodnie ze wszystkimi zasadami.

Struktura tabeli personelu organizacji

SR składa się z „nagłówka”, tabeli oraz danych osób, które podpisały ten dokument.

Pierwsza część dokumentów zawiera następujące informacje:

• Nazwa organizacji zgodnie z dokumentami założycielskimi;
• Data rozpoczęcia ShR, jego numer i okres ważności. Numerację można nadać dowolnie.
• Data i numer postanowienia zatwierdzającego tabelę personelu;
• Razem personel.

Druga część to zbiór danych dla wszystkich stanowisk. Przyjrzymy się temu trochę później.

Część trzecia zawiera nazwiska i stanowiska osób, które podpisały ten dokument. Najczęściej jest to kierownik działu kadr i główny księgowy.

Jak stworzyć harmonogram zatrudnienia

Mamy nadzieję, że podczas wypełniania „nagłówka” nikt nie miał żadnych pytań, więc przejdźmy do wypełniania samej tabeli.

1 kolumna . Nazwa jednostki konstrukcyjnej. Należy je wymienić w kolejności podporządkowania. Na przykład administracja, sekretariat, dział finansowy, księgowość itp.;

2 liczy. Kod działu. Podziały numerujemy od góry do dołu (01,02,03 itd.);

3 liczy. Tytuł pracy. Dane należy wpisać w mianowniku bez skrótów, w liczbie pojedynczej, kierując się katalogami kwalifikacyjnymi i taryfowymi;

4 liczy . Liczba jednostek sztabowych. Ta kolumna wskazuje, ile osób na jednym stanowisku potrzebuje przedsiębiorstwo. Ta wartość może być liczbą całkowitą lub ułamkiem. Na przykład 2,5 może oznaczać, że 2 pracowników będzie pracować w pełnym wymiarze godzin, a jeden w niepełnym wymiarze godzin;

5. hrabia . Wysokość wynagrodzenia, stawka taryfowa lub premie. Wskazane w rublach dla każdej pozycji. Jeśli na przykład pracuje 2 księgowych, ale kierownik płaci im różne pensje, wówczas w tabeli personelu wskazane jest jedno wynagrodzenie, a dodatkowe płatności - w kolumnie dodatku. Oznacza to, że wynagrodzenie pracowników na tym samym stanowisku powinno być takie samo;

6, 7, 8 kolumn . Dodatki za szczególne warunki pracy. Mogą nie istnieć, wówczas w kolumnach umieszczane są myślniki. Ale jeśli pracownik pracuje w nocy, na wakacjach lub sprząta łazienkę. węzły itp., wówczas zgodnie z prawem należy mu się określone odszkodowanie;

9. hrabia. Już za miesiąc. Dane w kolumnach 5,6,7,8 sumuje się, a następnie mnoży przez liczbę jednostek kadrowych na każdym stanowisku;

10. hrabia . Notatka. Można wskazać lokalny akt prawny, na podstawie którego wypłacane są wynagrodzenia;

Po wprowadzeniu danych należy podsumować wyniki 4 I 9 kolumna. W ten sposób dowiadujemy się o liczbie jednostek personelu w tabeli personelu i miesięcznym funduszu wynagrodzeń.

Zatwierdzenie personelu

Zgodnie z zasadami zatwierdzania tabeli personelu, po skompilowaniu i sprawdzeniu wszystkich danych, HR jest podpisywany przez kierownika, głównego księgowego i kierownika działu personalnego. Następnie kierownik przedsiębiorstwa wydaje polecenie wprowadzenia tego dokumentu w życie.

Wniosek

SR nie jest obowiązkowym, ale bardzo ważnym dokumentem każdej organizacji. Na tej podstawie możesz albo zaakceptować nowy. Dodatkowo za jego pomocą naliczane są wynagrodzenia dla pracowników firmy.

Dokument ten nie jest ściśle regulowany, dlatego można go „dostosować” do każdej organizacji i w razie potrzeby zmienić. Jest to ratunek dla menedżera podczas kontroli przeprowadzanych przez agencje rządowe.

Obecność tego dokumentu nie jest wymagana przez prawo. A jednak istnieje w wielu, szczególnie dużych firmach. W tym artykule analizujemy ważne kwestie: jak wypełnić tabelę personelu, kto powinien ją zatwierdzić i czy można bez niej pracować.

Z artykułu dowiesz się:

Co to jest personel i dlaczego jest potrzebny?

„O wszystkim decyduje personel” – mówiono w czasach sowieckich, ale nie straciło to na aktualności we współczesnym świecie biznesu. Rzeczywiście, jeśli porównamy organizację z żywym organizmem, wówczas stół kadrowy będzie w niej szkieletem - strukturą, na której „buduje się” personel: pracowników, menedżerów, liderów na różnych poziomach.

Ilu pracowników łącznie potrzebuje firma? Ilu z nich powinno objąć stanowiska kierownicze? Ile jednostek jest potrzebnych? Jakie są perspektywy wzrostu? Ile ci wszyscy ludzie powinni zarabiać? Jeśli będziesz zadawał takie pytania chaotycznie, prowadzenie biznesu będzie trudne. Kiedy jednak organizacja posiada tabelę personelu, obraz staje się znacznie wyraźniejszy. Tak więc pierwszy powód sporządzenia „personelu” jest praktyczny, pomaga:

• Stwórz przejrzystą strukturę przedsiębiorstwa.
• Zrekrutuj efektywny zespół i zawsze terminowo reaguj na wolne stanowiska pracy.
• Zarządzaj listą płac i kontroluj płace.

Nie ma konieczności podawania konkretnych nazwisk pracowników. Tabela personelu jest dokumentem strukturalnym, na podstawie którego służba zatrudnienia obsadza personel pracownikami. Kiedy pracownik zostaje zatrudniony lub po jego zwolnieniu, główny dokument nie ulega zmianie.

Jak prawidłowo sporządzić harmonogram zatrudnienia

Pomimo faktu, że nie ma obowiązkowych norm ani próbek do sporządzenia SR, każdy odpowiedzialny za ten dokument chciałby zobaczyć konkretny przykład prawidłowego jego wypełnienia.

W tym miejscu należy przyjąć ujednoliconą formę, którą Państwowy Komitet Statystyki Rosji zatwierdził 5 stycznia 2004 r. Od 2013 roku rozporządzenie dotyczące tego formularza zostało zniesione, a wszystkie próbki stały się zalecane, a nie obowiązkowe. Oznacza to, że w razie potrzeby każda firma może wprowadzić zmiany w szablonie zgodnie z wewnętrznymi potrzebami organizacji. Bezpieczniej i łatwiej jest jednak trzymać się wcześniej opracowanych standardów.

Opracowując indywidualny formularz ShR, należy zapewnić zgodność z drugą częścią art. 9 ustawy „O rachunkowości”.

Sporządzenie tabeli personelu można podzielić na wypełnienie trzech głównych sekcji: nagłówka, części głównej i końcowej. Przyjrzyjmy się szczegółowo każdej sekcji.

Czapka

Niezależnie od formatu (w formie T-3 lub bez niego) część nagłówkowa zaczyna się od nazwy dokumentu. W naszym przypadku jest to „stół personelu”. Konieczne jest również podanie wszystkich danych firmy:

• Nazwa, w tym forma prawna (LLC, JSC lub inna).
• Numer rejestracyjny oraz kody OKUD i OKPO.

Należy w tym miejscu podać także daty przygotowania, zatwierdzenia, wejścia w życie i wygaśnięcia. Warto także zaopatrzyć się w pieczątkę homologacyjną.

Uwaga: ujednolicony formularz nie przewiduje ścisłego formatu zatwierdzenia, dlatego należy kierować się istniejącymi standardami stanowymi dotyczącymi wypełniania pieczęci zatwierdzenia. Więcej o zatwierdzeniu ShR przeczytasz w dalszej części artykułu. Aby zrozumieć w praktyce wszystkie niuanse redakcyjne, pobierz przykładowy dokument.

Przykład wypełnienia tabeli personelu

Trzon

Zgodnie z ujednoliconą formą ta sekcja tabeli personelu jest utworzona na podstawie dziesięciu kolumn:

• Ramka 1: Nazwa jednostki (pisana wielkimi literami).
• Kolumna 2: Kod wydziału (należy pobrać z dokumentu dotyczącego struktury organizacji).
• Kolumna 3: Stanowisko i kod. Jeśli w dziale pracuje kilku specjalistów, lepiej wymienić ich w malejącej kolejności hierarchii – od menedżerów po zwykłych pracowników. Jeśli istnieją wymagania dotyczące kwalifikacji lub rangi, proszę je wskazać.
• Kolumna 4: Liczba wolnych stanowisk na każdym stanowisku. W tej kolumnie sumuje się pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy i pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy. Na przykład, jeśli dział zatrudnia 3 pracowników w niepełnym wymiarze czasu pracy i jednego pracownika w pełnym wymiarze czasu pracy, wartość w kolumnie wynosi 2,5.
• Ramka 5: Skala taryfowa lub wynagrodzenie.
• Kolumny 6–8: Dane dotyczące premii i rodzajów motywacji finansowej, jeśli występują.
• Kolumna 9: Fundusz wynagrodzeń końcowych. Aby obliczyć, należy pomnożyć liczbę z kolumny 4 przez sumę wartości z kolumn 6, 7 i 8. Kolumnę tę należy wypełnić nawet w przypadku wynagrodzeń mieszanych lub bezcłowych.
• Ramka 10: Uwagi i uwagi, jeśli występują.

Część końcowa

Tutaj z reguły znajdują się podpisy osób odpowiedzialnych za sporządzenie i wdrożenie „personelu”. Na przykład główny księgowy i kierownik działu personalnego. Na oficjalnym formularzu nie ma miejsca na pieczęć, dlatego umieszcza się ją według uznania menadżera.

Jeżeli specyfika firmy zakłada korzystanie z pracowników tymczasowych lub sezonowych, warto dodać SR w kolumnie „Czas pracy”. Jeśli są pracownicy, którzy pracują w niebezpiecznych warunkach, ich stanowiska muszą odpowiadać tym wymienionym w klasyfikacjach rządowych i innych przepisach. Jeżeli tabela personelu zostanie sporządzona i zatwierdzona, stanowiska pracy w umowach o pracę muszą odpowiadać tym, które są w niej wskazane.

Kto sporządza tabelę personelu w organizacji?

Pytanie, kto powinien rozwijać SR, to jedno z najczęściej zadawanych pytań na forach HR. I nie jest to zaskakujące, ponieważ nie ma prawnie zatwierdzonych standardów dotyczących personelu. Ważne, że łączy kwestie personalne z finansowymi. Logiczne jest zatem, aby strukturę organizacji i stanowiska pracy spisali specjaliści HR, a ekonomiści czy księgowi zajmowali się kolumnami dotyczącymi stawki celnej, dodatków i innych kwestii finansowych. W małych firmach główny księgowy często przejmuje wszystkie zadania związane ze sporządzeniem sprawozdania z pracy.

Kiedy sporządzany jest harmonogram zatrudnienia?

Najlepszym rozwiązaniem jest jego sporządzenie i zatwierdzenie od razu po założeniu spółki. Jeśli z jakiegoś powodu tego nie zrobiono, nigdy nie jest za późno na stworzenie takiego harmonogramu.

Nie ma ustawowej częstotliwości sporządzania SR. Według uznania kierownictwa można to robić raz w roku lub częściej lub rzadziej. Najczęściej firmy wybierają ten tryb: dokument sporządzany jest corocznie, na etapie planowania na rok następny. W tym okresie, jeśli zajdzie taka potrzeba, wprowadzane są w nim zmiany, potwierdzające je stosownymi zamówieniami.

Eksperci zalecają ustalenie formy ShR oraz trybu i częstotliwości jego aktualizacji w odrębnym lokalnym akcie prawnym.

Jak zatwierdzić

Tabela personelu jest zatwierdzana przez kierownika firmy lub pracownika posiadającego takie uprawnienia (należy to wskazać w dokumentach założycielskich). Należy wystawić odpowiednie zamówienie, a w dokumencie, w pieczęci zatwierdzającej, zamieścić informację o zamówieniu: jego numer i datę wejścia w życie.

Okres przydatności do spożycia

Podobnie jak inne dokumenty organizacyjne i regulacyjne firmy, ShR ma określony okres trwałości. Aby ustalić, jak długo dokument ten powinien być przechowywany, zwracamy się do zarządzenia Ministra Kultury nr 558 z dnia 25.08.2010. Ma kilka stanowisk:

• Jeśli zostały opracowane w tym samym przedsiębiorstwie, są przechowywane trwale. Jeśli z boku, okres przydatności do spożycia wynosi tylko 3 lata.
• Projekty i dokumenty robocze dotyczące przygotowania takiej dokumentacji - 5 lat.
• Korespondencję wewnętrzną związaną ze zmianami w SR należy przechowywać przez 3 lata po przyjęciu tych zmian.
• Powiązany dokument (ustalenia kadrowe) należy przechowywać przez 75 lat.

Tabela personelu to ważny dokument personalny, który zawiera najbardziej kompletne informacje o wszystkim, co dotyczy personelu organizacji. Dane w nim zawarte prezentowane są w kontekście pionów strukturalnych i poszczególnych jednostek kadrowych, ze wskazaniem ich liczby oraz podstawowych danych dla każdego stanowiska, takich jak zajmowane stanowisko, wynagrodzenie itp.

Główną wartością tego dokumentu jest to, że jest to wygodne narzędzie nie tylko do księgowości, ale także do zarządzania strukturą kadrową przedsiębiorstwa, ponieważ na podstawie zawartych w nim informacji bardzo wygodnie jest analizować wskaźniki charakteryzujące wydajność pracy, a także w celu opracowania sposobów optymalizacji wykorzystania zasobów pracy.

Tabela personelu to ujednolicony dokument służący do rozliczania personelu organizacji, zawierający dane na temat:

• Struktura personelu.
• Oficjalny skład.
• Liczba pracowników.
• Zatwierdzone wynagrodzenia i dodatki.
• Inne niezbędne informacje.

Jego forma została zatwierdzona w 2004 roku i znajduje się w Albumie ujednoliconych form dokumentów, ale można ją zestawiać w dowolny sposób, pod warunkiem zachowania wymaganych szczegółów.

Oprócz obowiązkowych szczegółów zawartych we wszystkich ujednoliconych formach dokumentów personalnych w tabeli personelu należy uwzględnić następujące wskaźniki:

• Nazwa i kod jednostki konstrukcyjnej.
• Tytuł pracy.
• Liczba jednostek sztabowych.
• Należne wynagrodzenie i świadczenia.
• Ostateczna wysokość wynagrodzenia.
• Notatka.

Tabelę personelu można sporządzić w dwóch wersjach: bieżącej (na podstawie istniejących danych) i planowanej.

Funkcje kadrowe

Tabela personelu zawiera podsumowanie najważniejszych informacji o personelu, zarówno dla całej organizacji, jak i jej jednostek strukturalnych i kadrowych. Tym samym spełniając zadania akt osobowych, stanowi bazę informacyjną do efektywnej pracy w obszarze zarządzania personelem. Kompletność i szczegółowość danych przedstawionych w tym dokumencie stanowi podstawę do opracowywania i podejmowania decyzji zarządczych na wszystkich poziomach.

Można wyróżnić kilka głównych funkcji personelu. Personel:

• Pokazuje aktualną strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa.
• Jest to jedno z najważniejszych źródeł informacji pozwalających na analizę istniejącej struktury kadrowej.
• Zawiera dane o liczbie personelu przedsiębiorstwa jako całości oraz według działów i stanowisk.
• Zawiera migawkę informacji o wynagrodzeniach.
• Odzwierciedla aktualne potrzeby w zakresie publikowania ofert pracy.

Tabelę personelu w przedsiębiorstwie może sporządzić każdy pracownik, któremu kierownictwo przydzieliło tę funkcję. Powołanie pracownika odpowiedzialnego za pełnienie tej funkcji ustalane jest na podstawie zarządzenia organizacji. Sam formularz tabeli personelu jest ustalany w podobny sposób, a w zamówieniu (instrukcji) kierownika przedsiębiorstwa po jego zatwierdzeniu należy wskazać wszystkie zawarte w nim szczegóły.

Tabela personelu jest sporządzana bez podawania nazwisk i innych indywidualnych cech pracowników pracujących w przedsiębiorstwie i zawiera informacje o strukturze organizacyjnej, ze wskazaniem ich stanowisk, a także nazw działów strukturalnych.

Akty ustawodawcze Federacji Rosyjskiej nie ustanawiają żadnych wymagań dotyczących okresu, w którym tabela personelu może obowiązywać. Oznacza to, że każda organizacja ma prawo samodzielnie określić częstotliwość swoich zatwierdzeń w oparciu o specyfikę swojej działalności.

Jeśli chodzi o okresy przechowywania tabel personelu, są one określone w Wykazie Standardowych Dokumentów Archiwalnych Zarządzania w następujący sposób:

• Dla instytucji, których dokumenty znajdują się w archiwach państwowych – stale.
• Dla pozostałych organizacji – w ciągu trzech lat.

Tabela personelu- jest to dokument zawierający informacje o stanowiskach, liczbie jednostek pracowniczych i stawkach taryfowych, biorąc pod uwagę różne dodatki działów strukturalnych organizacji.

Jak stworzyć harmonogram zatrudnienia

Jako formularz personelu stosowany jest ujednolicony formularz nr T-3, zatwierdzony uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 5 stycznia 2004 r. nr 1.

Tabela personelu jest zestawiana przez działy strukturalne organizacji w kolejności podporządkowania pracowników. Formularz zatrudnienia wypełnia pracownik obsługi personalnej, ekonomista pracy lub księgowy. Tabela personelu jest zatwierdzana na polecenie kierownika organizacji.

Tabela personelu organizacyjnego: instrukcja wypełniania formularza T-3

Pole „nazwa firmy” wypełniamy zgodnie z danymi zawartymi w dokumentach założycielskich organizacji.

Wpisujemy kod OKPO organizacji.

Podajemy numer, datę sporządzenia tabeli personelu (w formacie dzień, miesiąc, rok) oraz okres jej ważności.

W kolumnie „Zatwierdzone” podajemy datę i numer zamówienia kierownika organizacji po zatwierdzeniu tabeli personelu, całkowitą liczbę jednostek personelu.

Przejdźmy do wypełniania tabeli.

W pierwszej i drugiej kolumnie podajemy odpowiednio nazwę i kod jednostki strukturalnej organizacji.

W trzeciej kolumnie wskazujemy pozycję zgodnie z Klasyfikatorem Zawodów dla każdej jednostki strukturalnej w kolejności podporządkowania.

W czwartej kolumnie podajemy liczbę jednostek kadrowych na każdym stanowisku.

W piątej kolumnie wpisujemy stawkę taryfową (wynagrodzenie) w rublach dla każdego stanowiska.

Kolumny od sześciu do ośmiu „Premie” są wypełniane, jeżeli pracownikom niektórych stanowisk przysługują dodatkowe płatności (w rublach) za specjalne warunki pracy, godziny pracy, specjalną wiedzę lub premie motywacyjne.

Wartości dziewiątej kolumny oblicza się poprzez zsumowanie liczb w kolumnach 5-8 i pomnożenie przez liczbę stanowisk pięciolinii w czwartej kolumnie dla każdej pozycji.

Dodajemy całkowitą liczbę jednostek pracowniczych (suma wartości w czwartej kolumnie) i ostateczny miesięczny fundusz wynagrodzeń (suma wartości w dziewiątej kolumnie).

Podpisujemy szefa działu kadr i głównego księgowego.

Zmiany w tabeli personelu mogą być dokonywane w związku z wprowadzeniem nowego stanowiska, zmianą jego nazwy, przeniesieniem do innego działu, zmianą stawki taryfowej itp. na podstawie zarządzenia kierownika organizacji.

* opcje opisu stanowiska
* etapy opracowywania przepisów dotyczących podziałów strukturalnych, koordynacji i podpisania
* Plany pracy działu HR, przepływ i analiza personelu

OPRACOWANIE HARMONOGRAMU PRACY

Służy do sformalizowania struktury, personelu i poziomów zatrudnienia organizacji zgodnie z jej statutem (regulaminami).
Tabela personelu zawiera wykaz działów strukturalnych, stanowisk, informacja o liczbie jednostek pracowniczych, oficjalnych wynagrodzeniach, świadczeniach i miesięcznych listach płac.
Jednak w Kodeksie pracy Federacji Rosyjskiej nie ma bezpośredniego wymogu obecności personelu w każdej organizacji, jednak uchwała Roskomstatu Rosji z dnia 15 stycznia 2004 r. Nr 1 stanowi, że ujednolicone formy podstawowej dokumentacji księgowej do rejestrowania pracy i jej płatności, w tym formularz T-3 (personel), mają zastosowanie do organizacji wszystkich form własności.
Możliwe jest zatrudnienie pracownika na podstawie umowy o pracę, niezależnie od tego, czy jest to jego główne miejsce pracy, czy praca w niepełnym wymiarze godzin, tylko na stanowisko przewidziane w tabeli personelu i dla wskazanej w niej jednostki strukturalnej organizacji.
Kto powinien to zrobić sporządzenie tabeli personelu? Dział HR? Zgodnie z Katalogiem kwalifikacji stanowisk menedżerów, specjalistów i innych pracowników (zatwierdzonym uchwałą Ministerstwa Pracy Rosji z dnia 21 sierpnia 1998 r. Nr 37) za sporządzenie tabeli personelu odpowiada ekonomista pracy.
Ponieważ nie każda organizacja ma takie stanowisko, kierownictwo firmy samodzielnie decyduje, komu przydzielono tę pracę.
Jeżeli szef organizacji przypisuje tę odpowiedzialność pracownikowi, który ma to w umowie o pracę i (lub) opisie stanowiska niezarejestrowany, to to osoba wyznaczona rozkazem według głównej działalności.
Przybliżona treść polecenia przypisującego pracownikowi obowiązki w zakresie tworzenia projektu tabeli personelu może wyglądać następująco:

Tabela personelu jest sporządzana na konkretną datę, zwykle zatwierdzaną 1 stycznia rocznie i wprowadzaną w życie na mocy zarządzenia kierownika organizacji; w razie potrzeby istnieje możliwość wprowadzenia w nim zmian (również na zamówienie).
Jednak ponowne zatwierdzenie tabeli personelu na nadchodzący rok nie jest konieczne, jeśli wprowadzono w niej drobne zmiany (w tym przypadku sporządzana jest lista zmian) lub w ogóle ich nie wprowadzono.
W tym zamówieniu, w przeciwieństwie do standardowego formularza zamówienia na główną działalność, nie ma części stwierdzającej, a zamówienie może rozpocząć się od razu od słów „ZAMAWIAM”, ponieważ do wprowadzenia tabeli personelu nie są wymagane żadne dodatkowe wyjaśnienia. Chociaż możesz wskazać powody (jeśli istnieją), dla których nowa tabela personelu została zatwierdzona.
Przykładowy tekst zamówienia zatwierdzającego tabelę personelu:

Należy zwrócić uwagę na fakt, że w umowie o pracę pracownika stanowisko musi odpowiadać stanowisku określonemu w tabeli personelu.
Jeżeli zgodnie z prawem federalnym wykonywanie pracy na niektórych stanowiskach, specjalnościach lub zawodach wiąże się z zapewnieniem świadczeń lub występowaniem ograniczeń, wówczas nazwy tych stanowisk, specjalności lub zawodów oraz wymagania kwalifikacyjne dla nich muszą odpowiadać do nazw i wymagań określonych w referencjach kwalifikacyjnych zatwierdzonych zgodnie z procedurą ustaloną przez Rząd Federacji Rosyjskiej (art. 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).
W tej chwili możesz skorzystać z następujących podręczników przy ustalaniu zawodu (stanowiska) w tabeli personelu:
ETKS – Jednolity Spis Taryf i Kwalifikacji Pracy i Zawodów Pracowników;
Ujednolicony katalog kwalifikacji na stanowiska menedżerów, specjalistów i pracowników;
OKPDTR – Ogólnorosyjski klasyfikator zawodów robotniczych,
stanowiska pracowników i stopnie płac.
Służy do sporządzania harmonogramów zatrudnienia formularz nr T-3 Album ujednoliconych formularzy podstawowej dokumentacji księgowej dotyczącej rozliczania i płatności pracy, zatwierdzony uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 5 stycznia 2004 r. nr 1.
Należy pamiętać, że zjednoczeni formularzy nie można skracać(wszystkie szczegóły formularza muszą pozostać niezmienione), ale można je uzupełnić. Jeśli nie potrzebujesz jakiejś sekcji ujednoliconego formularza (na przykład w Twojej organizacji nie ma czegoś takiego jak „zasiłek”), odpowiednią kolumnę formularza można zawęzić i po prostu nie wypełnić.
Kolejność rozmieszczenia jednostek strukturalnych i stanowisk w nich ustala kierownik organizacji.
Każda jednostka strukturalna musi obejmować stanowiska pełnoetatowe dla wszystkich kategorii personelu, ze wskazaniem ich specjalizacji, od poziomu wyższego do niższego.
Całkowita liczba jednostek kadrowych zgodnie z tabelą personelu musi odpowiadać szacunkowa liczba płac podane w kosztorysie.
Nazwy jednostek strukturalnych i stanowisk w nich zapisywane są w mianowniku zgodnie z wykazami stanowisk pracowniczych i zawodów robotniczych zatwierdzonymi w księgach kwalifikacyjnych.
Szczególną uwagę należy zwrócić na zgodność tych tytułów w przypadku pracowników zatrudnionych przy ciężkiej pracy, pracy w szkodliwych, niebezpiecznych i innych specjalnych warunkach pracy, tj. kategoria preferencyjna przy ubieganiu się o emeryturę.
Tabela personelu zawiera całkowitą liczbę jednostek personelu.
W kolumnie 4 „Liczba jednostek personelu”: w przypadku stanowisk wymagających utrzymania niepełnej jednostki personelu, biorąc pod uwagę cechy pracy w niepełnym wymiarze godzin, wskazano w odpowiednich udziałach - 0,25; 0,5; 0,75.
Jak wynika z kontroli „Rostrudinspektsiya”, najwięcej niedociągnięć ujawnia się podczas wypełniania kolumny „wynagrodzenie” w tabeli personelu.
Wypełniając tę ​​kolumnę, przedsiębiorcy często popełniają błędy, podając zakres wartości, na przykład 5 000 - 7 000 rubli. Oczywiste jest, że dwie osoby zajmujące te same stanowiska w tej samej organizacji mogą pracować odmiennie i otrzymywać różne wynagrodzenia. Aby odzwierciedlić takie funkcje w tabeli personelu, istnieje specjalna kolumna „dopłaty” albo wprowadzają stanowiska pracownicze zasadniczo tego samego typu: kierownik główny i kierownik lub zastępca kierownika, starszy ekonomista i ekonomista, ale których oficjalne wynagrodzenia są różne.
muszą być zatwierdzane co najmniej raz w roku i nie trzeba na to zwracać uwagi pracowników.
Głównym celem tabeli personelu ma być w stanie udowodnić przed sądem, że w przypadku zwolnienia dowolnego pracownika na podstawie art. 81 ust. 2 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej (zmniejszenie liczby lub personelu pracowników), że organizacja nie miała możliwości zatrudnienia tego pracownika oraz że jego zwolnienie było zgodne z prawem, to znaczy nie została naruszona zasada preferencyjnego prawa do pozostania w pracy (art. 179 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).
W przypadku sporu pracowniczego pierwszym krokiem będzie zwrócenie się o tabelę personelu. Jeśli nie został sporządzony z wyprzedzeniem i kompetentnie, ale w pośpiechu i specjalnie dla sądu, wówczas pozwanemu - pracodawcy - bardzo trudno będzie wygrać taki spór.
Tabela personelu powinna być zszyte, ponumerowane, opieczętowane pieczęcią organizacji i podpisem głowy. Podpisują go główny księgowy i kierownicy działów strukturalnych. Jeśli personel jest duży, a tabela personelu zajmuje kilka arkuszy, główny księgowy może według własnego uznania podpisać każdy arkusz lub złożyć swój podpis raz (na końcu dokumentu). Następnie tabela personelu zostaje zatwierdzona na polecenie kierownika lub jego upoważnionej osoby i wchodzi w życie.

Możliwość wypełnienia formularza T-3
(kliknij na zdjęcie, aby powiększyć obraz)

OPCJA ZAMÓWIENIA

Firma Parus spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

Po zatwierdzeniu tabeli personelu.

ZAMÓWIAM:

1. Zatwierdza i wprowadza w życie od 1 stycznia 2010 r. tabelę zatrudnienia w wysokości 150 (sto pięćdziesiąt) jednostek z miesięcznym funduszem płac w wysokości 2.915.469,14 (dwa miliony dziewięćset piętnaście tysięcy czterysta sześćdziesiąt dziewięć) rubli 14 kopiejek.
2. Stan zatrudnienia z dnia 29 października 2008 r. Nr 4 należy uznać za nieważny
od 1 stycznia 2010 r.
3. Kierownik działu HR M.Yu. Bubnova oraz kierownicy działów strukturalnych, zgodnie z art. 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, przy ubieganiu się o zatrudnienie i przeniesienie kierują się zatwierdzonym harmonogramem zatrudnienia do innej pracy pracowników Parus LLC.

Przeczytałem polecenie:

Wprowadzanie zmian w tabeli personelu

Zmiany w tabeli personelu można dokonać na dwa sposoby.
Po pierwsze, możesz zmienić samą tabelę personelu. Nowa tabela personelu z kolejnym numerem rejestracyjnym jest zatwierdzana zamówieniem na główną działalność.
Po drugie Z reguły, gdy zmiany wprowadzone w tabeli personelu nie są znaczące, można je sformalizować za pomocą zamówienia na główną działalność.
Jeśli zmiany w tabeli personelu zostaną wprowadzone na podstawie zamówienia, wówczas nagłówek zamówienia może wyglądać następująco:
„W sprawie poprawek w tabeli personelu”;
„O zmianach kadrowych”;
„W sprawie częściowej zmiany w tabeli personelu”.
W jako podstawa Zamówienie może wskazywać następujące przyczyny:
- doskonalenie struktury organizacyjnej firmy;
- prowadzenie działań mających na celu usprawnienie działalności poszczególnych jednostek strukturalnych;
- reorganizacja firmy;
- rozbudowa lub redukcja bazy produkcyjnej firmy;
- zmiany w ustawodawstwie;
- optymalizacja pracy zarządczej;
- planowanie i obliczenia ekonomiczne działu personalnego,
eliminacja powielania funkcji itp. Możliwość wypełnienia formularza T-3

OPCJA ZAMÓWIENIA

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością „Parus”
Firma Parus spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

O zmianach w tabeli personelu.

W związku z wdrożeniem działań mających na celu optymalizację pracy zarządczej, -
ZAMÓWIAM:

Dokonaj następujących zmian w tabeli personelu nr 462-l z dnia 29 października 2008 r., obowiązującej od 1 stycznia 2009 r.:
1. Wyklucz:
1.1 Dział organizacyjny:



- stanowisko urzędnika w wysokości 1 etatu z wynagrodzeniem 6527,57 rubli;
1.2 Jednostka administracyjna i zarządzająca
- stanowisko ekonomisty w wysokości 1 etatu z wynagrodzeniem 10 979,10 rubli;
2. Wpisz:
2.1 Jednostka administracyjna i zarządzająca
- stanowisko starszego ekonomisty w wysokości 1 etatu z wynagrodzeniem 13 226,73 rubli;
- stanowisko radcy prawnego w wysokości 1 etatu z wynagrodzeniem 8654 rubli;
- stanowisko szefa sztabu obrony cywilnej i sytuacji nadzwyczajnych w ilości 1 jednostki sztabowej z uposażeniem 7981 rubli;
- stanowisko inżyniera ochrony pracy w wysokości 1 etatu z wynagrodzeniem 10 729,58 rubli;
- stanowisko urzędnika w wysokości 1 etatu z wynagrodzeniem 6527,57 rubli.
Powód: plan usprawnienia struktury organizacyjnej Parus LLC.
Podpis dyrektora N.K. Trubnikowa
Przeczytałem polecenie:

Dokonywanie zmian w dokumentach pracowniczych przy zmianie tabeli personelu

Kiedy następuje zmiana kadrowa, należy prawidłowo ocenić zmiany zachodzące w związku z tym.
Kiedy do aktualnej tabeli personelu dodawane są nowe stanowiska, stare są eliminowane, zmieniana jest nazwa stanowiska, tworzone są nowe działy, procesy te często dotyczą istniejącego personelu, a następnie konieczne jest wprowadzenie zmian i dostosowań w dokumentach personalnych pracowników w zależności od tego, jakie zmiany zostaną wprowadzone.
Mogą to być:
1) zmiana nazwy stanowiska;
2) tłumaczenie;
3) zmiana nazwy działu;
4) przydział dodatkowych obowiązków;
5) zmiany wynagrodzeń.
We wszystkich tych przypadkach pracownik HR musi przeprowadzić różne procedury przygotowania dokumentów personalnych.
Rozważmy wszystkie te opcje osobno.
1. Zmiana nazwy stanowiska ma miejsce wtedy, gdy pracownik pracujący w danym czasie i wykonując określone obowiązki nie powoduje zmiany niczego, co pociągałoby za sobą zmianę jego funkcji pracy lub normalnego dnia pracy. Należy jednak pamiętać, że zgodnie z art. 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej nazwa stanowiska, specjalność, zawód jest istotnym warunkiem umowy o pracę. Artykuł 73 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej stanowi, że z przyczyn związanych ze zmianami organizacyjnych lub technologicznych warunków pracy, z inicjatywy pracodawcy, dopuszczalne są zmiany istotnych warunków umowy o pracę ustalonych przez strony. Warunkiem jest, aby w wyniku takich zmian funkcja pracy pracownika pozostała niezmieniona. Ponadto część 2 art. 73 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej ustanawia również specjalną procedurę takich zmian - pracownika należy ostrzec na piśmie nie później niż 2 miesiące przed ich wprowadzeniem.
Zatem w przypadku zmiany nazwy stanowiska, oprócz wprowadzenia zmian w tabeli personelu (poprzez wydanie polecenia dotyczącego głównej działalności), konieczne jest uzyskanie pisemnej zgody pracownika. Jeżeli pracownik nie wyraża zgody, powinien postąpić w sposób określony w art. 73 Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej. Następnie dokonuje się odpowiednich korekt w osobistej karcie T-2 i zeszycie ćwiczeń.
Przykład dokonania wpisu:

Jeżeli nazwa jednostki strukturalnej jest wskazana w umowie o pracę pracownika, wówczas zmiana jej nazwy (zmiana nazwy, na przykład zamiast „dział marketingu” - „dział badań marketingowych”), w przypadku braku zmiany pracy pracownika funkcja lub inne istotne warunki pracy odbywa się w ten sam sposób, a także zmiana nazwy stanowiska pracownika (tj. przy spełnieniu wymogów art. 73 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).
Uważać na! Niezbędny funkcja pracy pracownika jest warunkiem umowy o pracę, a nie nazwę stanowiska, zatem zmiana nazwy stanowiska bez zmiany zakresu obowiązków służbowych nie wymaga zgody pracownika
2. Zmiany wynagrodzeń
Ponieważ warunek wynagradzania jest istotnym warunkiem umowy o pracę, o zmianie tego warunku pracownik musi zostać poinformowany przez pracodawcę pisemne powiadomienie z 2-miesięcznym wyprzedzeniem przed wprowadzeniem określonej zmiany
W przypadku zmiany wynagrodzeń w tabeli personelu należy wprowadzić zmiany w następujących dokumentach pracowniczych:
1. Umowa o pracę.
Ponieważ zgodnie z art. 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej istotnymi warunkami umowy o pracę są warunki wynagradzania (w tym wysokość stawki taryfowej lub oficjalnego wynagrodzenia pracownika, dopłaty, dodatki i świadczenia motywacyjne), to jeżeli wynagrodzenie zmian stawek, konieczne jest sformalizowanie zmian w umowie o pracę.
Przykład wprowadzenia zmian (uzupełnień) do umowy o pracę.
Jeszcze raz przypominamy, że podana jest przybliżona treść tekstu, a projekt musi spełniać wszystkie wymogi regulacyjne z uwzględnieniem szczegółów stron.

OPCJA

DODATKOWA UMOWA
do umowy o pracę z dnia 10 marca 2001 r. nr 123.

Otwarta Spółka Akcyjna „Północ” reprezentowana przez dyrektora generalnego Konstantina Siergiejewicza Kołobowa, działającego na podstawie statutu, zwanego dalej „pracodawcą”, z jednej strony oraz sekretarza recepcji Marina Yuryevna Smirnova, zwanego dalej „pracodawcą” „pracownik” natomiast zgodziło się, co następuje:
1. W punkcie 1.2 umowy słowo odbiór należy zastąpić wyrazami dział elektroniki.
2. W punkcie 3.2 umowy wyrażenie wynagrodzenie w wysokości 7 000 rubli należy zastąpić wyrażeniem wynagrodzenie w wysokości 12 000 rubli.
3. Dodaj do umowy klauzulę 5.6 w brzmieniu: Pracownik ma prawo do dodatkowego płatnego urlopu w wymiarze 6 dni kalendarzowych.
4. Zmiany te sporządzone są w dwóch egzemplarzach i stanowią obowiązkowy załącznik do umowy o pracę zawartej pomiędzy stronami.
2. Karta osobista T-2 (sekcja 3)

OPCJA

POROZUMIENIE
do umowy o pracę nr 16 z dnia 10 października 2005 roku zawartej
pomiędzy Parus LLC a Olegiem Arkadiewiczem Pietrowem

w sprawie zmiany umowy o pracę
w związku z przeniesieniem pracownika na inną pracę

Skrzydlak

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością „Parus”, zwany dalej „pracodawcą”, reprezentowanym przez Dyrektora Generalnego Antonow Paweł Aleksiejewicz, działając na podstawie Karty, z jednej strony,
I Pietrow Oleg Arkadevich, zwany dalej „pracownikiem” (paszport nr 18 04 333615, wydany 02.10.2003 przez Centralny Okręgowy Departament Spraw Wewnętrznych Samary), z drugiej strony,
w związku z wnioskiem pracownika o przeniesienie na stanowisko radcy prawnego,
zawarły niniejsze porozumienie w sprawie zmiany umowy o pracę.
1. Wyklucz następujące punkty z umowy o pracę nr 16 z dnia 10 października 2005 r. zawartej pomiędzy Parus LLC a Olegiem Arkadiewiczem Pietrowem (zwanej dalej Umową o pracę): klauzula 1.7, klauzula 1.9.

2. Zmień paragrafy 1.1, 4.1 i 5.1 w nowym, kolejnym wydaniu Umowa o pracę:
„1.1. Pracownik zostaje zatrudniony na stanowisku radcy prawnego w dziale prawnym pracodawcy.
Na mocy niniejszej umowy o pracę pracodawca zobowiązuje się zapewnić pracownikowi pracę zgodnie z określoną funkcją pracy, zapewnić warunki pracy przewidziane w przepisach prawa pracy i innych regulacyjnych aktach prawnych zawierających normy prawa pracy, układ zbiorowy (jeśli został zawarty), umowy, przepisami lokalnymi i niniejszą umową, terminowo i w całości wypłacać pracownikowi wynagrodzenie, a pracownik zobowiązuje się do osobistego wypełniania obowiązków określonych w niniejszej umowie i opisie stanowiska pracy oraz do przestrzegania wewnętrznych przepisów pracy obowiązujących u pracodawcy .
Pracownik zapoznał się z zakresem obowiązków radcy prawnego.
Data rozpoczęcia pracy, czyli data, od której pracownik ma obowiązek rozpocząć pracę w charakterze radcy prawnego – 20 maja 2009.»

„4.1 Pracownikowi przydziela się 40-godzinny tydzień pracy, czyli znormalizowany dzień pracy.
Godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz przerwy w pracy ustala się w następujący sposób:

Poniedziałek - piątek
Początek pracy 9.00
Przerwa obiadowa 13.00-14.00
Koniec pracy 18.00
Dni przedświąteczne
Początek pracy 9.00
Przerwa obiadowa 13.00-14.00
Koniec pracy 17.00

Pracownikowi przysługują dni wolne: sobota, niedziela.”
„5.1. Pracodawca zobowiązuje się wypłacać pracownikowi miesięczne wynagrodzenie w wysokości 15 000 (piętnaście tysięcy) rubli.”
3. Warunki umowy o pracę, na które niniejsza umowa nie ma wpływu, pozostają bez zmian.
4. Niniejsza umowa i odpowiednio wszystkie określone w niej zmiany umowy o pracę wchodzą w życie z dniem 20 maja 2009 roku.
5. Niniejsza umowa stanowi integralną część umowy o pracę.
6. Niniejsza umowa została sporządzona i podpisana w dwóch egzemplarzach: po jednym dla każdej ze stron, przy czym oba egzemplarze mają jednakową moc prawną.

Dane i podpisy stron

Pracodawca: Pracownik:

PROCEDURA ZMIANY PRACY