Jak przechowywać przychodzące i wychodzące zamówienia gotówkowe. Okresy przechowywania poszczególnych dokumentów

Pytanie dotyczy okresu przechowywania dokumentów księgowych, dotyczących rozliczeń pracowniczych. Nie prowadzimy kont osobistych dla pracowników. Prowadzimy ewidencję kadrowo-płacową, wypłaty wynagrodzeń realizowane są poprzez kasę fiskalną lub na karty plastikowe pracowników (przelew bezgotówkowy). Jasne jest, że trzeba przechowywać dokumentację płacową przez 75 lat, ale przez ile lat należy przechowywać dokumenty płacowe (gotówka, bank), jeśli nie prowadzi się kont osobistych? Przez ile lat należy przechowywać raporty dotyczące wydatków pracowników?

Zgłaszamy co następuje: Punkt 1.9 Regulaminu Banku Centralnego Federacji Rosyjskiej stanowi, że środki pieniężne i inne dokumenty sporządzone podczas transakcji gotówkowych są przechowywane przez okresy określone w przepisach dotyczących spraw archiwalnych Federacji Rosyjskiej. Zatem zgodnie z art. 362 Wykazu standardowych dokumentów archiwalnych powstałych w toku działalności organizacji, ze wskazaniem okresów przechowywania, dokumentów kasowych i bankowych, w tym raportów zaliczkowych, przechowuje się przez 5 lat.

Uzasadnienie tego stanowiska podano poniżej w rekomendacjach Systemu Glavbukh oraz w dokumencie regulacyjnym, który można znaleźć w zakładce Podstawa Prawna.

Dokumenty do wydawania wynagrodzeń

Wynagrodzenia można wystawiać poprzez kasę fiskalną:*

Przed wypłatą wynagrodzenia kasjer musi sprawdzić dokumenty płatnicze otrzymane z działu księgowości, a mianowicie:

· obecność podpisów kierownika i głównego księgowego lub księgowego, ich zgodność z dostępnymi wzorami;

· zgodność kwot liczbowych z kwotami słownymi;

· przy wydawaniu środków pieniężnych zgodnie z poleceniem przepływu środków pieniężnych – zgodność nazwiska, imienia, patronimiki odbiorcy środków pieniężnych wskazanych w zleceniu przepływu z danymi dokumentu identyfikacyjnego okazanego przez odbiorcę.

Wynagrodzenia mogą być również wydawane za pomocą wpływów pieniężnych (klauzula 4.1 Regulaminu Banku Rosji nr 373-P z dnia 12 października 2011 r.). W takim przypadku zamówienia należy wypełnić na formularzu nr KO-2 dla każdego pracownika osobno.*

Wpisz dane identyfikacyjne pracownika w odpowiednich polach zamówienia.

Nina Kowiazyna, Zastępca Dyrektora

Departament Edukacji i Zasobów Ludzkich Ministerstwa Zdrowia Rosji

2. Sytuacja:Jak długo organizacja ma obowiązek przechowywać dokumenty księgowe?

Ustawodawstwo nie zawiera jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie.

Tym samym, aby uniknąć odpowiedzialności za nieprzestrzeganie zasad określonych w ustawie z dnia 6 grudnia 2011 r. nr 402-FZ, należy przechowywać dokumenty przez co najmniej pięć lat. Oraz te, dla których ustalono dłuższy okres przechowywania – przez okres przewidziany przepisami prawa.*

Siergiej Razgulin, Zastępca Dyrektora

Departament Polityki Podatkowej i Celnej Ministerstwa Finansów Rosji

3. ZARZĄDZENIE MINISTERSTWA KULTURY ROSJI z dnia 25 sierpnia 2010 r. nr 558 „W sprawie zatwierdzenia „Wykazu standardowych dokumentów archiwalnych powstałych w toku działalności organów państwowych, samorządów lokalnych i organizacji, ze wskazaniem okresów przechowywania ””

Rachunkowość transakcji gotówkowych niezmiennie przyciąga coraz większą uwagę, od pracowników przedsiębiorstwa po organy kontrolne. I nie ma w tym nic dziwnego, bo tam, gdzie w grę wchodzą finanse, dochodzi do nadużyć władzy. Dokumentacja kasowa przedsiębiorstwa lub indywidualnego przedsiębiorcy musi być sporządzona zgodnie z wymogami prawa. Tworzenie dokumentów następuje w wyniku przepływu zasobów finansowych. Prawidłowe wypełnianie formularzy, a także prawidłowe ich przechowywanie to naprawdę poważny cel rachunkowości organizacyjnej. W tym artykule omówiono sposób przechowywania księgi kasowej i innych dokumentów gotówkowych.

Formularze księgowe

Dokumenty służące do ewidencji transakcji gotówkowych posiadają własne okresy przechowywania, różniące się od okresów przechowywania innych form dokumentacji.

Przeprowadzaniu transakcji gotówkowych towarzyszy przygotowanie następujących dokumentów:

• Polecenie odbioru gotówki (CSR). Dokument ten powinien zostać utworzony w momencie otrzymania środków w kasie organizacji. Dopuszczalne jest utworzenie PKO raz w ciągu dnia roboczego, jednak w takiej sytuacji konieczne jest spełnienie warunków. W takim przypadku do otrzymania środków należy dołączyć paragon gotówkowy lub ścisły formularz raportowy (SSR);
• Polecenie wydatków i gotówki (RKO). Wymagane jest jego utworzenie w przypadku dyspozycji finansowych z kasy fiskalnej. Po sprawdzeniu osoby otrzymującej środki (za pomocą dokumentu tożsamości) należy wydać gotówkę i wystawić rozliczenie gotówkowe. Dokument ten zatwierdza główny księgowy. Szef przedsiębiorstwa może podpisać RKO, jeżeli w tabeli personelu nie przewidziano stanowiska głównego księgowego;
• Książka kasowa. Rejestr ten odzwierciedla wszystkie przepływy środków. Codziennie po zakończeniu zmiany kasjer melduje się w księdze kasowej, pobiera środki i dokonuje przeliczenia. Wypełnienie księgi nie jest wymagane w przypadku braku ruchu przy kasie w ciągu dnia;
• Księga rachunkowa. Jego obecność jest wymagana, gdy w organizacji zatrudnionych jest więcej niż jeden kasjer. Rejestr ten rejestruje przepływy środków finansowych pomiędzy kasjerami starszymi i młodszymi. Informacje należy wprowadzić w trakcie zmiany i potwierdzić podpisami obu kasjerów;
• Listy płac i zestawienia płacowe powstają w momencie przekazania środków finansowych (pensje, stypendia itp.) podwładnym.

Księgowanie kasowe można przeprowadzić na dwa sposoby:

• W formie papierowej;
• W formie elektronicznej.

Gdzie przechowywać

Przechowywanie dokumentacji musi odbywać się zgodnie z przepisami. Do kompetencji kierownika przedsiębiorstwa należy stworzenie miejsca do przechowywania i warunków bezpieczeństwa przez cały okres przechowywania dokumentów pieniężnych określony przez prawo.

Dane dotyczące okresów przechowywania dokumentów gotówkowych w organizacji, a także rejestry dokumentacji gotówkowej są określone w ustawie federalnej Federacji Rosyjskiej „O rachunkowości”. W przypadku zakończenia niektórych okresów przechowywania oraz przy braku sporów i postępowań sądowych dozwolone jest niszczenie dokumentów.

Miejscem przechowywania dokumentacji może być archiwum przedsiębiorstwa lub wyspecjalizowanych firm, które we współpracy zobowiązane są do świadczenia usług magazynowania. Wymagane jest przechowywanie dokumentacji kasowej zgodnie z ustalonymi standardami:

• Codziennie, najpóźniej na początku następnej zmiany, konieczne jest zszycie nacięcia;
• Wewnętrzne zszywanie dokumentacji kasowej odbywa się w miarę rosnącej numeracji rachunków księgowych. W pierwszej kolejności faktury wprowadzane są według Dt, następnie według Kt;
• Arkusze przeznaczone do zszycia muszą być ponumerowane;
• Przybycie dokumentów kasowych do przechowywania w podsekcji archiwizacji odbywa się zgodnie z inwentarzem, który określa liczbę i nazwy szwów. W tym momencie można zapisać odpowiedni artykuł określony przez przedsiębiorstwo.

Okres przechowywania

Zgodnie z art. 23 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej dokumenty księgowe i podatkowe należy przechowywać przez 4 lata. Podobny okres ustala się dla dokumentacji wydatków i wpływów. Ustawa nr 402-FZ „O rachunkowości” stanowi, że okres ważności księgi kasowej wynosi pięć lat, począwszy od następnego roku sprawozdawczego. Ponadto prawo zobowiązuje kierownika przedsiębiorstwa do zapewnienia bezpieczeństwa dokumentów.

Ustawa nr 125-FZ umożliwia przechowywanie raportów w archiwach, które są niezależnie organizowane poza przedsiębiorstwem.

Zgodnie z rozporządzeniem nr 588 RF MC raporty kasjera należy przechowywać przez 5 lat. Zatem biorąc pod uwagę, że maksymalny okres przechowywania wynosi 5 lat, dokumentację należy przechowywać przez ten okres. Dokumenty odzwierciedlające przekazywanie wynagrodzeń różnego rodzaju, zgodnie z rozporządzeniem nr 588, należy przechowywać przez 75 lat, począwszy od początku następnego roku sprawozdawczego.

Okres jest ważny w przypadku braku konta osobistego.

Jeżeli takie dokumenty są przedmiotem postępowania sądowego, okres przechowywania należy przedłużyć do czasu zakończenia sprawy sądowej.

To zadanie jest jednym z najtrudniejszych. Istnieje wiele przepisów regulujących okres przechowywania dokumentów kasowych.

Obejmuje to:

• Nakazy wydatków. PKO wydawane są w momencie wpływu środków do kasy.
• Księgi kasowe, które zawierają ogólne informacje o transakcjach organizacji. Po zakończeniu zmiany odpowiedzialny pracownik podlicza środki.
• Wyciągi płacowe, które zawierają informacje o płatnościach na rzecz pracowników;
• Księgi rachunkowe kasowe. Są konieczne tylko wtedy, gdy organizacja ma kilku kasjerów.

Okres przydatności do spożycia

Zgodnie z prawem okres przechowywania dokumentów pieniężnych w archiwum organizacji wynosi 5 lat. Wyjątkiem od tej listy są akta płacowe: w przypadku braku kont osobistych pracowników dokumenty są przechowywane przez 75 lat. W przypadkach, gdy dokumenty pojawiają się w sprawach sądowych, należy je przechowywać w archiwum do czasu wydania orzeczenia przez sąd. Jeśli mówimy o każdym rodzaju papieru osobno, istnieje wiele niuansów. Ponadto konieczne jest śledzenie innowacji (przepisy podatkowe, księgowe).

Jaki jest okres przechowywania dokumentów kasowych?

W niektórych przypadkach organizacja ustala własne okresy przechowywania dokumentów. Jeśli chcesz poznać dokładny okres przechowywania dokumentów kasowych dostępnych w Twojej organizacji, skonsultuj się z naszymi pracownikami.

Ważne niuanse przechowywania dokumentów gotówkowych

1. Dokumenty należy zszywać każdego dnia roboczego, biorąc pod uwagę rosnącą liczbę kont osobistych.
2. Do kontrolowania procesu wymagany jest kierownik organizacji lub kasjer.
3. Po upływie terminu przechowywania dokumentów kasowych dokonuje się inwentaryzacji dokumentów przed ich przekazaniem do archiwum (i także przesłaniem do utylizacji).
4. Konieczne jest monitorowanie nie tylko prawidłowego prowadzenia dokumentów księgowych, ale także ich wyglądu. Książki, wyciągi, zamówienia nie powinny być zamoczone, wystrzępione itp.
5. Odpowiedzialność administracyjna za prawidłowe przechowywanie dokumentów gotówkowych spoczywa na kierowniku przedsiębiorstwa. W przypadku nieprawidłowego przechowywania dokumentów zostanie nałożona kara pieniężna.

Jeśli więc masz pytania dotyczące okresu ważności dokumentów kasowych w archiwum organizacji, skontaktuj się z nami.

Okres przechowywania dokumentów w 2018 r. (tabela)

Okres przechowywania dokumentów kasowych

Procedura przygotowywania dokumentów kasowych w dziale księgowości

Dokumenty stanowiące podstawę transakcji gotówkowych odbiera dział księgowości, w którym pracownicy księgowości, zgodnie ze swoimi obowiązkami służbowymi:

· sprawdzić poprawność dokumentów, ich zgodność z obowiązującymi przepisami oraz charakter przeprowadzanych transakcji, a także dostępność niezbędnych pisemnych instrukcji od kierownika organizacji lub osób przez niego upoważnionych do przeprowadzania transakcji biznesowych;

· sporządzać rachunki kasowe i polecenia zapłaty lub dokumenty je zastępujące;

· uzyskać niezbędne podpisy osób upoważnionych przewidziane w formularzach dokumentów pieniężnych;

· zarejestrować się (przed przejściem do kasy) w dzienniku rejestracyjnym w celu rejestracji dokumentów kasowych przychodzących i wychodzących (druk nr KO-3);

· przekazywać kasjerowi paragony i polecenia zapłaty zleceń gotówkowych lub dokumentów je zastępujących wraz z dołączonymi do nich dokumentami uzupełniającymi i administracyjnymi.

Dokumenty należy wypełnić w jednym egzemplarzu, wyraźnie i wyraźnie atramentem, długopisem lub napisać na maszynie (pisanie, liczenie). W dokumentach tych nie jest dozwolone żadne wymazywanie, wymazywanie lub poprawianie.

Polecenie odbioru gotówki i będący jego częścią pokwitowanie odbioru gotówki wypełniane są jednocześnie i podpisywane przez głównego księgowego lub osobę do tego upoważnioną na podstawie pisemnego polecenia kierownika przedsiębiorstwa. Potwierdzenie odbioru zamówienia wystawiane jest dopiero po otrzymaniu pieniędzy.

Formularz ujednolicony nr KO-3

Zatwierdzony uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji

od 18.08.98 nr 88

PRZYKŁADOWA OKŁADKA

DZIENNIK REJESTRACJI

DOKUMENTY PIENIĘŻNE DOCHODÓW I WYDATKÓW

Kasjer Bobchinsky Peto Iwanowicz

pozycja nazwisko, imię, patronimika

Dyspozycje kasowe wydatkowe wydawane na wyciągach (rechetio-płatniczych) z tytułu wynagrodzeń i innych równorzędnych płatności są rejestrowane po ich wydaniu,

Zlecenie wydatku gotówkowego podpisuje kierownik organizacji i główny księgowy lub osoba do tego upoważniona.

Rejestracja dokumentów kasowych przychodzących i wychodzących może odbywać się za pomocą technologii komputerowej. Jednocześnie na schemacie maszynowym „Wstaw arkusz dziennika do rejestracji przychodzących i wychodzących zleceń gotówkowych” sporządzonym na odpowiedni dzień zapewnione jest również tworzenie danych w celu rozliczenia przepływu środków zgodnie z ich przeznaczeniem.

Przyjmowanie i wydawanie pieniędzy w ramach zleceń gotówkowych może odbywać się wyłącznie w dniu ich wystawienia.

Zabrania się wydawania pokwitowań i poleceń zapłaty lub dokumentów je zastępujących w ręce osób wpłacających lub otrzymujących pieniądze.

Zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej przedsiębiorstwa i organizacje są zobowiązane do prowadzenia dokumentacji księgowej wszystkich transakcji biznesowych. Aby rozwiązać ten problem, stosuje się dokumenty pierwotne. Potwierdzenie faktu transakcji gotówkowych w kasie przedsiębiorstwa odbywa się również za pomocą dokumentów pierwotnych.

Zastanówmy się, jakie są główne rodzaje dokumentów gotówkowych (zwanych dalej CD) i jakie obowiązkowe szczegóły mogą i powinny zawierać.

Rodzaje w zależności od charakteru operacji:

• wpływy kasowe;
• materiały eksploatacyjne;
• rejestry księgowe zawierające informacje rejestracyjne i zbiorcze z głównych płyt CD wymienionych powyżej.

Na poziomie legislacyjnym (uchwała Rosyjskiego Komitetu Statystycznego nr 88) tego typu dokumentacja projektowa została zatwierdzona:

• polecenie odbioru gotówki – nr КО1 (zwane dalej PKO);
• zlecenie kasowe na wydatki - nr KO2 (RKO);
• książeczka kasowa - nr KO4 (КК);
• dziennik do rejestracji przychodzących i wychodzących dokumentów kasowych - nr KO3 (ZhR);
• księga rachunkowa środków przyjętych i wydanych przez kasjera - nr KO5 (KVD).

Podkreśl główne obowiązkowe szczegóły dokumentów wymienionych powyżej, a mianowicie:

• Nazwa;
• data jego sporządzenia;
• nazwa jego kompilatora, czyli nazwa organizacji/przedsiębiorstwa;
• treść operacji;
• pomiary ilościowe i pieniężne transakcji;
• stanowisko osób, które popełniły i dokonały egzekucji;
• podpisy osób wymienionych powyżej.

Podstawowe wymagania projektowe

Z uwagi na fakt, że zatwierdzona i wymieniona powyżej dokumentacja projektowa różnią się od siebie, rozważmy zasady sporządzania każdej z nich.

Cechy konstrukcyjne PKO:

• istotę operacji wpisuje się w wierszu „Baza”;
• w wierszu „Incl.” wpisuje się całkowitą kwotę podatku VAT. w kategoriach cyfrowych. Ta linia nie może być pusta. Jeżeli podatek nie jest naliczany, należy wpisać „bez (VAT)”;
• dane dotyczące dodatkowych dokumentów potwierdzających (jeśli istnieją) są wprowadzane do PQR w wierszu „Załącznik”.

Wypełniając kasę fiskalną, należy wziąć pod uwagę następujące niuanse::

• obecność dodatkowych dokumentów (na przykład pełnomocnictwa) jest wpisana w wierszu „Załącznik” z obowiązkowym wskazaniem daty i numeru;
• wiersz „Podstawa” sugeruje odzwierciedlenie treści transakcji wydatkowej;
• podpis menadżera nie jest konieczny, jeżeli znajduje się on na załączonym dokumencie. Na przykład, jeśli na zamówieniu znajduje się podpis dyrektora przedsiębiorstwa wraz z uchwałą „Upoważniam” lub „Zgadzam się”, wówczas RKO można przyjąć do pracy bez jego podpisu.

Osobno rozważymy kwestię wymagań dotyczących umieszczania znaczków w RKO i PKO. Zgodnie z Dyrektywą Banku Centralnego Federacji Rosyjskiej nr 3210-U z dnia 11 marca 2014 r. w sprawie przeprowadzania transakcji gotówkowych nie ma obowiązkowych wymagań dotyczących nadruku znaczka, jak miało to miejsce przed 2014 r. Wcześniej znaczki „Zapłacone” zostało użyte w poleceniu odbioru, a „Spłacone” w zleceniu wydatku. Obowiązujące przepisy przewidują jedynie obowiązek umieszczenia stempla na odrywanym paragonie dla PKO. Tym samym na paragonie dla PKO można umieścić znaczek „Zapłacone”. Obecność stempla „Opłacone” jest potwierdzeniem faktycznego wpłaty pieniędzy i jej wysłania.

A co do znaczka „Odkupiony”:

• umieszczany jest na oświadczeniach np. przy wydawaniu wynagrodzeń pracownikom;
• można użyć zamiast „Płatny”, na przykład w przypadku zagubienia lub zaginięcia znaczka z innego powodu.

Istnieją 3 podstawowe zasady rejestracji CC:

1. Szyć.
2. Numer. Konkluzja: każdy arkusz jest numerowany (numer kolejny).
3. Foka. Konkluzja: należy wskazać, ile arkuszy znajduje się w KC zgodnie z numeracją i poświadczyć ten napis. Napis ten umieszcza się na końcu księgi i uważa się go za potwierdzony, jeśli znajdują się na nim podpisy dyrektora i głównego księgowego.

Formularz kontroli jakości zakłada obecność 2 części. Dodatkowo druga część jest odpinana. Służy jako raport kasjera na koniec dnia i można go oderwać dopiero po sfinalizowaniu wszystkich transakcji.

Już sama nazwa odpowiada na pytanie, do czego przeznaczony jest ten formularz, a mianowicie do przypisywania numerów rejestracyjnych do dokumentów kasowych.

Polega na uzupełnieniu takich informacji:

• nr PKO/RKO, data i kwota w rublach rosyjskich w ujęciu cyfrowym;
• Kolumny „Uwaga” są wypełniane w razie potrzeby.

Wypełnienie KVD jest uzasadnione, jeżeli organizacja ma w swoim personelu kilka stanowisk kasjerskich, w tym stanowisko kierownicze.

Cechy projektu KVD:

• kwota przekazana przez starszego kasjera podwładnemu pracownikowi jest odzwierciedlona w wierszu „Wydano” lub „Przekazano”;
• Obowiązkowe jest złożenie podpisów obu osób w rubryce „Pieniądze otrzymane”.

Jakie obowiązkowe zasady i wymagania należy przestrzegać przy sporządzaniu podstawowych płyt CD:

1. Podpisy głównego księgowego i kasjera są obowiązkowe.
2. Obowiązkowa pieczątka na odrywanym paragonie brzmi „Zapłacono”.
3. Na kasie nie jest przytwierdzana pieczątka (pieczątka), ale wymagany jest podpis odbiorcy.
4. Dokumentację projektową można wypełnić w formie papierowej lub elektronicznej.
5. Wersja elektroniczna dokumentu przygotowywana jest przy użyciu specjalnego sprzęt (komputer, drukarka).
6. Wersja papierowa wypełniana jest ręcznie, długopisem, tuszem lub na maszynie do pisania.
7. Puste linie, które nie zawierają informacji, są oznaczone myślnikiem.

Główny księgowy jest osobą odpowiedzialną za sporządzenie dokumentacji projektowej. W przypadku jego nieobecności kierownik staje się osobą odpowiedzialną za przygotowanie dokumentów kasowych, które odbywa się pod jego kontrolą.

Poprawki na CD

Główną zasadą lub wymogiem dotyczącym płyt CD, na który należy zwrócić uwagę, jest brak poprawek w rejestrach księgowych.

Płyta CD nie powinna zawierać poprawek ani plam. W praktyce często zdarza się, że wykonawcy wprowadzają zmiany w dokumencie za pomocą płynów korekcyjnych. Takie działania nie są dozwolone.

Rozważmy główne opcje wprowadzania korekt w dokumentach gotówkowych:

1. W PKO lub RKO popełniono błąd.

Zabrania się dokonywania jakiejkolwiek korekty (ręcznej, przekreślania, zakrywania). Jedynym rozwiązaniem w tym przypadku byłoby skreślenie PKO/RKO z błędami i sporządzenie nowego. Zepsute (przekreślone) zamówienie jest dodawane do raportu kasy za dany dzień. Zabrania się dokonywania operacji wydawania lub otrzymywania pieniędzy na podstawie uszkodzonego dokumentu.

1. W dziennikach lub księdze kasowej został popełniony błąd.

Zabronione jest używanie korektora i gumek.

Dopuszczalne są następujące poprawki:

• błędnie wpisany napis zostaje przekreślony, aby następnie można było odczytać błędny napis;
• Korekty dokonuje się nad przekreślonym napisem wpisując odpowiednią kwotę lub tekst;
• przy dokumencie korygowanym lub w wolnych polach dokumentu umieszcza się napis: „Poprawiony” i musi on zostać podpisany przez wszystkie osoby odpowiedzialne za konserwację i formowanie płyty CD;
• podpisy są odszyfrowywane i wskazana jest data edycji;
• na wszystkich egzemplarzach nanoszone są poprawki.

Przechowywanie płyt CD

Menedżer organizuje i przeprowadza proces, określa miejsca przechowywania i zatwierdza procedurę tworzenia i przechowywania dokumentów gotówkowych w organizacji. Musi zapewnić takie warunki przechowywania, aby dokumenty były bezpieczne przez cały okres przewidziany przepisami prawa.

Ogólne wymagania dotyczące okresów przechowywania określono w ustawie federalnej „O Bukh. księgowość”, zgodnie z którą dokumenty pierwotne i rejestry płyt CD przechowywane są w archiwum przez okres co najmniej 5 lat. Po upływie wyznaczonego terminu można je zniszczyć, pod warunkiem jednak, że nie toczą się z nimi spory lub toczące się postępowania sądowe.

Należy zaznaczyć, że okres 5 lat liczy się od dnia powstania dokumentu, lecz od dnia roku sprawozdawczego, w którym zostały wygenerowane.

Przechowywanie można zorganizować zarówno w archiwum w przedsiębiorstwie, jak i przy zaangażowaniu wyspecjalizowanych firm. Zapewniają przechowywanie na podstawie umowy i odpłatnie przez tyle lat, ile potrzebujesz.

Wyżej wymieniona ustawa stanowi, że przy dokonywaniu transakcji gotówkowych w formie elektronicznej okres trwałości nośników elektronicznych powinien być również taki sam, jak nośników papierowych – nie krótszy niż 5 lat. Wyjątkiem jest lista płac, według której opłacani są pracownicy. Przechowywane są przez 75 lat.

Przechowywanie płyt CD musi odbywać się w oparciu o następujące zasady:

1. Dokumenty należy codziennie zszywać. Termin wykonania szycia upływa nie później niż następnego dnia roboczego.
2. Wewnątrz szwów płyty CD należy wybierać w następującej kolejności: w kolejności rosnącej według numerów kont księgowych. W kolejności najpierw według Pwt relacji, a następnie wg Kt.
3. Wszystkie arkusze przeszyć podlegają numeracji.
4. Po przesłaniu do archiwum generowany jest spis wskazujący ilość i nazwę przeszycia płyty CD, artykuł można wprowadzić zgodnie z nomenklaturą zatwierdzoną przez organizację.

Dokumenty gotówkowe w organizacji lub indywidualnym przedsiębiorstwie są sporządzane z powodu przepływ kapitału finansowego. Wystarczy odpowiednie wypełnienie i zapewnienie ich bezpieczeństwa nie jest to łatwe zadanie w księgowości firmy.

Dokumenty te są przechowywane zgodnie z Uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej, Kodeksem podatkowym, Federalnymi ustawami i przepisami Centralnego Banku Rosji. Regularne zmiany przepisów i aktów prawnych zwiększają złożoność przeprowadzania transakcji przy użyciu dokumentów kasowych dla przedsiębiorcy lub firmy.

Jak to się dzieje

Transakcje gotówkowe przeprowadzane są zgodnie z:

Metody wypełniania powyższych dokumentów mogą odbywać się w formie papierowej lub elektronicznej. Należy je przechowywać zgodnie z zatwierdzoną procedurą tworzenia i przechowywania dokumentacji kasowej. Miejsce przechowywania określa kierownik organizacji, który musi stworzyć odpowiednie warunki do przechowywania dokumentów przez cały okres określony przez organy ustawodawcze.

Informacje na temat ogólnych wymagań dotyczących okresu przechowywania dokumentów pierwotnych i rejestrów dokumentów pieniężnych są określone w ustawie federalnej Federacji Rosyjskiej „O rachunkowości”. Po upływie ustalonego okresu przechowywania i braku sporów lub toczących się postępowań prawnych dokumenty kasowe można zniszczyć.

Może być ich miejsce do przechowywania archiwum organizacji lub wyspecjalizowane firmy, z którymi to przedsiębiorstwo współpracuje na podstawie umowy umownej, płacąc za ich usługi.

Dokumenty kasowe należy przechowywać zgodnie z pewne zasady:

1. Codziennie, najpóźniej na początku nowej zmiany roboczej, są one zszywane wzdłuż kroju.
2. Wewnętrzne szycie dokumentu kasowego należy wybrać zgodnie z rosnącymi numerami kont księgowych w kolejności. Konta są rejestrowane najpierw jako obciążenia, a następnie jako uznania.
3. Arkusze przeznaczone do zszycia muszą być ponumerowane.
4. Przyjmowanie dokumentacji kasowej do przechowywania w dziale archiwum odbywa się zgodnie z inwentarzem, który wskazuje ilość i nazwy jej szwów, a także można wskazać odpowiedni numer artykułu ustalonego w przedsiębiorstwie.

Jak ustalić

Zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej okres przechowywania dokumentów gotówkowych w dziale archiwalnym dowolnej firmy wynosi co najmniej pięć lat, z wyjątkiem wyciągów płacowych, pod warunkiem, że nie są przechowywane żadne konta osobiste pracowników do 75 roku życia. W przypadku postępowania sądowego dokumenty nie są niszczone do czasu podjęcia decyzji przez sędziego.

Czasami przedsiębiorstwo samodzielnie decyduje, jak długo dokumenty mogą być przechowywane w swoich archiwach, ale nie sposób nie zastosować się do innowacji w przepisach podatkowych i rachunkowych.

Okres przechowywania prac rozpoczyna się pierwszego dnia roku, czyli pierwszego stycznia, rok po ich rejestracji. Szefem organizacji jest osoba odpowiedzialna za zapewnienie bezpieczeństwa dokumentacji kasowej. W przypadku wykrycia naruszenia regulaminu kierowane są wobec niego roszczenia w formie kary administracyjnej wyrażonej w karach finansowych.

Wysokość kar ustalana jest zgodnie z przepisami prawa.

• wysokość kary administracyjnej dla urzędników waha się od 2000 do 3000 rubli, zgodnie z art. 15.11 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej;
• Wysokość kar dla osoby cywilnej wynosi 200 lub 300 rubli, dla urzędnika - od 300 do 500 rubli zgodnie z art. 13.20 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej.

Główny księgowy musi posiadać wystarczające kompetencje w zakresie przechowywania dokumentów do transakcji gotówkowych. Zgodnie z przepisami dotyczącymi działalności archiwum, jedynie dokumenty o charakterze trwałym lub długotrwałym, tj. ponad dziesięć lat, okres przydatności do spożycia, a także dokumenty osobiste.

Ponad pięć lat należy zachować dokumenty rozliczeniowe. Na ich listę składają się wyciągi rozliczeniowe i płatnicze dotyczące wydania wynagrodzeń lub innych płatności bez konieczności prowadzenia konta osobistego. W związku z tym wymienione powyżej prace należy przekazać do działu archiwalnego ze względu na długi okres przechowywania.

Przed ich przeniesieniem należy je dokładnie sprawdzić, zwracając uwagę na to, jak są zaprojektowane, ukształtowane i czy ich numeracja odpowiada obowiązującej w przedsiębiorstwie nomenklaturze dokumentacji. W przypadku wykrycia błędów i usterek pracownicy odpowiedzialni za ich rejestrację eliminują wykryte usterki.

Do każdej sprawy przyjętej do archiwum dołączono obowiązkowa obecność pracownika tego działu wręczanie dokumentów kasowych. Zawsze należy do nich dołączyć inwentarz w dwóch egzemplarzach, na którym widnieje data otrzymania określonych dokumentów oraz podpis odpowiedzialnego pracownika.

Jeżeli organizacja nie posiada jednostki archiwalnej i nie jest w stanie stworzyć warunków dla bezpieczeństwa ważnej dokumentacji, wówczas dokumenty przechowuje się w odpowiednim archiwum państwowym, gdzie przesyła się je wraz z rejestrami zatwierdzonymi przez ekspertów komisji kontrolnej.

Główne cechy

Kasjer ma obowiązek zszywać dokumenty sprawozdawcze na koniec każdego dnia roboczego, zgodnie ze wzrastającymi numerami seryjnymi kasy rejestrowej. Starszy pracownik centrum rozliczeń gotówkowych lub dyrektor generalny przedsiębiorstwa musi kontrolować prawidłowe zszywanie dokumentów.

Po upływie okresu przechowywania dokumentacji kasowej tworzony jest rejestr w celu przesłania jej do działu archiwalnego lub przed zbyciem.

Dokumenty księgowe muszą być prawidłowo wypełnione i mieć odpowiedni wygląd. W żadnym wypadku nie należy zgniatać, moczyć ani poprawiać wyciągów, ksiąg lub zamówień.

Zatem wypełnianie dokumentów gotówkowych - proces jest dość odpowiedzialny, ponieważ pozwalają podsumowywać różne dane informacyjne, sporządzać raporty i kompetentnie rejestrować transakcje rozliczeniowe. Jeśli kasjer popełni błędy na początkowym etapie wypełniania transakcji finansowych, może to poważnie wpłynąć na ostateczny dokument raportowy.

Osoba odpowiedzialna za przygotowanie dokumentacji kasowej musi posiadać odpowiednią wiedzę i doświadczenie, jej praca musi zostać sprawdzona przez wyższego urzędnika i zatwierdzona przez dyrektora generalnego.

Czasopisma i książki muszą być wypełnione zgodnie z ustalonymi terminami i standardami. Wszelkie korekty muszą być zgodne z procedurą rejestracji dokumentów kasowych. Muszą być przechowywane ściśle według ustalonych przepisów prawnych, aby uniknąć kar administracyjnych i wykorzystać je do zarządzania organizacją w przyszłości.

Obowiązkowe szczegóły i okresy przechowywania są podane w niniejszej instrukcji.