Jak numerować kontrakty w organizacji. Numeracja umów w zwykłej działalności gospodarczej

Numeracja umów o pracę nie jest obowiązkowa z prawnego punktu widzenia, co oznacza, że ​​pracodawca ma prawo sam decydować o sposobie numerowania dokumentów we własnym przedsiębiorstwie lub organizacji.

W naszym artykule szczegółowo omówimy istniejące zasady numeracji, a także rzucimy światło na pytania, które Cię interesują.

Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej nie określa żadnych norm ani specjalnych zasad dotyczących numeracji umów o pracę. Jednakże w piśmie Rostrud z dnia 9 sierpnia 2007 r., nr 3045-6-0, wskazano, że numer ten nie jest informacją obowiązkową, co byłoby przewidziane w artykule pięćdziesiątym siódmym Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej .

Jednocześnie istnieje ujednolicona forma prowadzenia dokumentacji księgowej w zakresie rozliczania pracy i jej płatności, która została zatwierdzona uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 5 stycznia 2004 r., nr 1, a także przewiduje sam fakt numerowania takich dokumentów.

Jednakże uchwała ta jest zalecana i nieobowiązkowa, co oznacza, że ​​pracodawca sam decyduje o sposobie numerowania umów o pracę.

Numerowanie zadań

Numeracja polega na nadaniu każdej umowie o pracę własnego numeru. Jest to zwyczajowe w biznesie, aby uprościć i usystematyzować pracę, a także wyrównać ewentualne zamieszanie i niespójności.

W praktyce numeracja pozwala na prowadzenie ewidencji umów o pracę i innych umów, które zostały sporządzone w organizacji, a co za tym idzie, uproszczone wyszukiwanie tych dokumentów w dziale personalnym lub archiwum firmy.

Zalecenia i cechy numeracji umów o pracę

Ponieważ obecne ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej nie przewiduje żadnych specjalnych zasad numeracji, w praktyce stosuje się różne metody rejestrowania dokumentów w przedsiębiorstwach i firmach.

Uchwała Państwowej Komisji Statystycznej z dnia 5 stycznia 2004 r., o której wspominaliśmy powyżej, zawiera aktualne zalecenia dotyczące numeracji umów TD i innych. Zaleca się zatem, aby numerację składać z numeru umowy o pracę oraz liczb oznaczających dzień, miesiąc i rok jej zawarcia.

Przykładowo, jeśli umowa o pracę została zawarta 8 stycznia 2016 r. i posiadała numer personalny 11, wówczas numeracja będzie wyglądać następująco: 11-0812016. Gdzie 11 to numer TD, a pozostałe cyfry to data wystawienia dokumentu.

Istnieje wiele innych możliwości utrzymania numeracji w organizacji: można wskazać jedynie numer dokumentu i rok rejestracji lub numer dokumentu, a także miesiąc i rok rejestracji, w zależności od skali organizacji i życzeń pracodawca.

Ta sama uchwała Państwowej Komisji Statystycznej stwierdza, że ​​zaleca się rozpoczęcie numeracji umów o pracę najpierw z nowym rokiem. Jednak w praktyce organizacje często nadal numerują niszczyciele czołgów, nie aktualizując ich co roku. W ustawodawstwie nie ma żadnych obowiązkowych zapisów w tym zakresie.

Niuanse numerowania dodatkowych umów

W praktyce zwyczajowo numeruje się także umowy dodatkowe, korzystając z powyższych zaleceń lub opracowanego przez siebie systemu księgowego.

Niektóre organizacje prowadzą uproszczoną ewidencję umów dodatkowych, podając jedynie numer umowy i rok wystawienia dokumentu. W tym przypadku numeracja będzie wyglądać następująco: 08-2016 lub 082016. Gdzie 08 to numer personalny dodatkowej umowy, a 2016 to rok, w którym dokument został sporządzony.

Zatem wszystko, co związane z numeracją umów i umów o pracę w ustawodawstwie ma charakter wyłącznie doradczy, a zatem nie jest konieczne do wdrożenia w tej formie. Mimo to numerację należy przeprowadzić, aby uprościć księgowość i usystematyzować dokumentację, szczególnie jeśli organizacja ma dużą skalę i poważną „rotację” personelu.

Co więcej, cechy i niuanse w takich przypadkach są indywidualne i zależą bezpośrednio od konkretnej firmy lub przedsiębiorstwa, jego skali, liczby pracowników i chęci prowadzenia dokładnej ewidencji zawieranych umów i umów o pracę.

W pracy biurowej pracownik kadr zawsze ma przy sobie wiele różnych dokumentów. W praktyce zdarzają się sytuacje, w których trzeba szybko znaleźć ten lub inny dokument; w tym celu wszystkie dokumenty muszą podlegać ścisłej księgowości. Na przykład rejestracja zapisów pracy odbywa się w dodatkowym dzienniku. Aby uporządkować działania i uporządkować dokumenty, nie będzie zbędne tworzenie w dziale kadr przedsiębiorstwa dziennika z numeracją realizowanych umów. W tym artykule dowiesz się, jak prawidłowo przypisać numer do zawartej umowy.

Czy wymagana jest numeracja umów o pracę?

Żadne przepisy nie regulują, czy umowy o pracę zawierane w przedsiębiorstwach i firmach powinny być numerowane. W tym zakresie pracodawca ma swobodę wyboru: zarejestrować umowy i umowy z nimi lub ich nie rejestrować. Odpowiedź na to pytanie daje jednak pismo Rostrud nr 3045-6-0 z 2007 roku, zawierające zalecenia dotyczące umieszczania numeracji na umowach o pracę zawieranych z pracownikami.

Ustawa nie obliguje zatem pracodawców do numerowania, a jedynie zawiera zalecenia w tym zakresie. Rejestracja umów jest nadal konieczna, gdyż podczas kontroli inspekcji pracy zawsze wymagany jest taki dziennik.

Możesz dowiedzieć się, w jaki sposób sporządzany jest dziennik rejestracji umów o pracę i umów dodatkowych.

Czy numeracja umów o pracę jest nowa od nowego roku, czy nie?

Najczęściej numeracja umów o pracę rozpoczyna się co roku od nowa, a także zamówień. Nie jest również zabronione kontynuowanie nagrań na początku nowego roku. W organizacjach, w których pracownicy są zatrudniani w dużych ilościach, po kilka osób dziennie, wygodniej jest rozpoczynać rejestrację od nowa co roku. W przedsiębiorstwach o małej rotacji personelu nie ma konieczności rozpoczynania co roku nowej rejestracji.

Kolejność numeracji umów o pracę w organizacji

Umowy rejestrowane są w specjalnym dzienniku. Nie ma jednolitej formy, można go dowolnie zestawiać, w formie wygodnej dla specjalisty ds. personalnych. Takie czasopisma można zamówić na stronie internetowej do produkcji gotowych formularzy; koszt nie przekracza 300 rubli.
Dziennik księgowy jest zszyty, jego strony są ponumerowane, dla celów sprawozdawczych można go zarejestrować w biurze organizacji, nadać mu numer, a następnie umieścić na nim pieczątkę firmową.

Dziennik może zawierać następujące kolumny:

• numer w kolejności zaczynając od pierwszego;
• data zawarcia umowy;
• Pełne imię i nazwisko zatrudniony pracownik;
• jego stanowisko;
• rodzaj pracy;
• podpis pracownika po otrzymaniu kopii;
• notatka.

Ważne jest, aby w książce umieścić kolumnę z podpisami pracowników, ponieważ w przypadku podpisów nie będzie można obalić faktu, że pracownikowi wydano kopię umowy. Co do zasady dokument musi zostać wydany nie później niż trzy dni od momentu zarejestrowania obywatela do pracy. Oficer personalny może dodawać lub usuwać dowolne kolumny według własnego uznania.

Czy numeracja umów dodatkowych do umowy o pracę jest przeliczeniowa na pracownika czy ogólna?

Jeżeli zmienią się warunki pracy lub wynagrodzenie, zostanie zawarta umowa z pracownikiem w tej sprawie. Ujednolicona procedura księgowa dla dodatkowych Nie ma porozumień dla wszystkich organizacji. Umowy można rejestrować na trzy sposoby:

• w odrębnym dzienniku powołanym specjalnie do rejestrowania umów dodatkowych;
• w tym samym dzienniku, w którym utrzymywane są umowy;
• poprzez zaznaczenie rubryki „Notatki” tego samego czasopisma.

Wyboru dokonuje oficer personalny, biorąc pod uwagę wygodę. Rejestracja umów jest również konieczna w celu odtworzenia informacji po upływie określonego czasu.

Numeracja umów o pracę – przykład

Najczęściej numer podawany jest w kolejności. Klasyczna forma polega na wskazaniu miesiąca i roku przyjęcia, a następnie, poprzez ułamek zwykły lub myślnik, kolejność liczb. Jeśli np. pracownik został zatrudniony po raz pierwszy 20 lutego 2018 r., wówczas rejestracja umowy będzie wyglądać następująco: „02/2018-1”.

Nie ma jednego szablonu dla wszystkich; każda organizacja opracowuje i uzgadnia własną formę nadawania numeru.

Numeracja umów o pracę na czas określony

Umowy z datą wygaśnięcia mogą być rejestrowane w tym samym dzienniku ogólnym. Jeśli firma często rejestruje osoby na określony czas, lepiej stworzyć specjalną księgę do rejestracji.

W każdym razie wybór pozostaje w gestii oficera personalnego; robi on to, co jest dla niego najwygodniejsze, organizując księgowanie dokumentów.

Numeracja umów dodatkowych do umowy o pracę

Umowy rejestrowane są na takich samych zasadach jak umowy. Najczęściej mają numer w kolejności. Aby otrzymać kopię umowy w swoje ręce, konieczne będzie także posiadanie podpisu pracownika.

Aby zatem uporządkować dokumenty i szybko znaleźć niezbędne informacje na temat czasu i warunków zatrudniania pracowników, specjalista ds. kadr musi prowadzić pisemną ewidencję zawieranych umów i porozumień.

Umowa to umowa między dwiema lub więcej osobami w sprawie ustanowienia, zmiany lub wygaśnięcia praw i obowiązków obywatelskich (zgodnie z art. 420 kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej).

Poprawnie wyregulowane system pracy kontraktowej w przedsiębiorstwie może zapobiec niepotrzebnym błędom i nieporozumieniom marnującym zasoby ludzkie i finansowe. Ponadto pomoże uniknąć wielu sporów prawnych.

Na przykład najprostszy błąd w praca kontraktowa może doprowadzić Twoją organizację nie tylko do sądu arbitrażowego, ale także spowodować wszczęcie „podatkowej” sprawy karnej. To z kolei może odbić się na reputacji organizacji, a w przypadku przetargów negatywnie wpłynąć na ich wyniki.

Autor artykułu, wspinając się po szczeblach kariery od stanowiska asystenta sekretarza do zastępcy szefa działu prawnego dużego federalnego przedsiębiorstwa unitarnego, dzieli się swoim doświadczeniem zgromadzonym w tej dziedzinie organizacja obiegu dokumentów umowy w przedsiębiorstwie. W tym artykule przyjrzymy się szczegółowo:

• przygotowanie projektu umowy;
• jego zatwierdzenie;
• zawarcie umowy (podpisanie i opieczętowanie);
• rejestracja (w tym rejestracja państwowa);
• przechowywanie księgowe i operacyjne, wydawanie kopii (oryginałów) umów;
• tworzenie bazy danych na podstawie dokumentów kontrahentów;
• organizacja realizacji kontraktu;
• przygotowanie umów do archiwizacji.

Najważniejsze jest zasada!

Na początkowym etapie budowy systemy pracy kontraktowej konieczne jest określenie zasady, według której zostanie zbudowany:

• scentralizowany lub
• zdecentralizowany.

W tym celu należy przeprowadzić badanie procesów biznesowych i metod działania przedsiębiorstwa. Na podstawie otrzymanych informacji możliwa jest decyzja, kto będzie za co odpowiadał organizacja pracy kontraktowej:

• konkretna jednostka strukturalna (przy wyborze zasady scentralizowanej) lub
• poszczególni pracownicy w różnych działach strukturalnych (w przypadku wybrania zasady zdecentralizowanej).

Po przeanalizowaniu doświadczenie w pracy kontraktowej w Rosji autor artykułu może to powiedzieć w większości małych i średnich firm obieg dokumentów dotyczących umów„zepsuty” – podzielony pomiędzy poszczególnych pracowników. Odpowiedzialny wykonawca przygotowuje projekt umowy, organizuje jego zatwierdzenie, sekretarz lub urzędnik rejestruje go, a umowa jest przechowywana albo przez odpowiedzialnego wykonawcę, albo głównego księgowego przedsiębiorstwa, albo kogoś innego.

W dużych firmach z reguły stosowana jest zasada centralizacji: odpowiedzialny dyrektor przygotowuje projekt umowy i przekazuje go do działu zarządzania biurem (lub działu kontraktów), który koordynuje, zawiera, rejestruje, ewidencjonuje i przechowuje umowy oraz wydaje ich kopie.

W tej chwili organizacja pracy kontraktowej w sposób scentralizowany jest najbardziej optymalna dla dużych firm z siecią odległych geograficznie oddziałów.

Przygotowanie projektu umowy

Przygotowanie projektu umowy (przygotowanie własnego projektu umowy lub zapoznanie się z otrzymanym od kontrahenta) wykonywane przez odpowiedzialnego wykonawcę jednostka strukturalna inicjująca zawarcie umowy, razem z prawnikiem.

Zgodnie z art. 161 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej transakcje osób prawnych między sobą i z obywatelami muszą być dokonywane w prostej formie pisemnej, z wyjątkiem transakcji wymagających notarialnego poświadczenia.

Projekt umowy przekazywany jest do zatwierdzenia i podpisania w następujący sposób: liczba kopii:

• zwykle według liczby boków;
• dla umów ważnych od dnia rejestracji przez uprawniony do tego organ władzy państwowej lub samorządu terytorialnego (np. umowy najmu) – według liczby stron + 1 egzemplarz dla organu rejestrującego.

Zaleca się, aby w strukturze każdej umowy biznesowej uwzględnić: sekcje, które w niektórych przypadkach można połączyć lub podzielić:

• Preambuła.
• Przedmiot umowy.
• Prawa i obowiązki stron.
• Procedura kosztów i płatności.
• Specjalne warunki umowy.
• Odpowiedzialność stron.
• Zmiana, rozwiązanie i rozwiązanie umowy.
• Poufność.
• Rozstrzyganie sporów.
• Okoliczności siły wyższej.
• Czas trwania umowy.
• Adresy i dane stron.
• Podpisy stron.

Sprawdzamy kontrahenta!

Na etapie pracy z projektem umowy odpowiedzialny wykonawca ma obowiązek zadbać o dostarczenie przez kontrahenta pakietu dokumentów. Dzieje się tak z kilku powodów. Faktem jest, że zawarta umowa może nie mieć mocy prawnej (np. jeżeli została podpisana przez osobę nieuprawnioną). Aby uniknąć takich ekscesów, należy ostrożnie podejść do weryfikacji dokumentów kontrahenta.

Z praktyki wynika, że ​​przy zawieraniu transakcji wskazane jest pełne sprawdzenie dokumentów kontrahenta (czyli sprawdzenie nie tylko dokumentów rejestracyjnych i założycielskich, ale także papierów wartościowych, dokumentacji korporacyjnej, majątku, opinii audytorów, sprawozdań finansowych itp.) nie wszystkie umowy. Może być to konieczne np. przy łączeniu organizacji, gdyż dochodzi do przejęcia działającego przedsiębiorstwa, w trakcie którego mogły powstać określone obowiązki.

Listę dokumentów dostarczonych przez kontrahenta ustala służba prawna organizacji. Przedstawiamy Państwu przykładową listę z nich:

• dokumenty zawierające informacje o kontrahentach:
  • dostarczone dokumenty osoba prawna:
    • kopie dokumentów założycielskich,
    • kopia dokumentu potwierdzającego uprawnienia kierownika osoby prawnej,
      • kopia pełnomocnictwa, poświadczona w określony sposób przez osobę prawną oraz kserokopia paszportu przedstawiciela (jeżeli umowę podpisuje w imieniu osoby prawnej nie jej dyrektor, ale przedstawiciel),
    • kopia zaświadczenia o rejestracji państwowej osoby prawnej ze wszystkimi zmianami,
    • kopię pisma organów obserwacji statystycznej w sprawie nadania kodów,
    • kopię zaświadczenia o rejestracji podatkowej,
    • dokumenty zawierające informacje m.in. adres pocztowy firmy, dane telefoniczne i bankowe,
      • kopie licencji poświadczone pieczęcią organizacji i podpisem jej kierownika do prowadzenia odpowiedniego rodzaju działalności, certyfikaty itp. (w przypadkach przewidzianych przez obowiązujące ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej);
  • dokumenty dostarczone przez kontrahenta - przez osobę:
    • kopia paszportu,
    • kopię zaświadczenia o rejestracji w organie podatkowym właściwym dla miejsca zamieszkania,
      • kopia zaświadczenia o rejestracji jako przedsiębiorca indywidualny (w przypadku osób fizycznych – przedsiębiorcy indywidualni),
    • dane bankowe (jeśli wymagana jest płatność za pośrednictwem banku),
    • kopia zaświadczenia o ubezpieczeniu Funduszu Emerytalnego Federacji Rosyjskiej.

Obecnie nie ma ogólnego aktu prawnego ustanawiającego procedurę weryfikacji dokumentów kontrahenta we wszystkich organizacjach w Rosji. Chociaż istnieją pewne specjalne przepisy. Na przykład instytucje kredytowe i zawodowi uczestnicy rynku papierów wartościowych mają prawo zażądać określonych informacji na temat kontrahenta:

• w odniesieniu do osób fizycznych – nazwisko, imię, a także patronimiczne (chyba, że ​​ustawa lub zwyczaj narodowy stanowi inaczej), obywatelstwo, dane dotyczące dokumentu tożsamości, dane dotyczące karty migracyjnej, dokumentu potwierdzającego uprawnienia cudzoziemca lub bezpaństwowca na pobyt (zamieszkanie)) na terytorium Federacji Rosyjskiej, adres miejsca zamieszkania (rejestracji) lub miejsca pobytu, numer identyfikacji podatkowej (jeśli jest dostępny);
• w odniesieniu do osób prawnych – nazwa, numer NIP lub kod organizacji zagranicznej, państwowy numer rejestracyjny, miejsce rejestracji państwowej i adres siedziby.

Bazując na praktyce zawodowej, możemy stwierdzić, że w większości przypadków dokumenty są przekazywane przez kontrahenta bez problemów. Stało się to normą w komunikacji biznesowej. Problemy zaczynają się już przy sprawdzaniu dokumentów. Może się okazać np., że wygasła licencja lub pełnomocnictwo. Jeżeli z różnych powodów kontrahent nie może lub nie chce przedłożyć dokumentów, powinno Cię to zaalarmować.

Zatwierdzenie projektu umowy

Przygotowany projekt umowy odpowiedzialny wykonawca przekazuje usługę zarządzania biurem(lub dział kontraktowy) wraz z pakiet dokumentów. W naszym przedsiębiorstwie składa się z:

• projekt umowy w formie elektronicznej;
• dokumenty przygotowane przez kontrahenta;
• kartę homologacyjną zawierającą następujące informacje:
  • Pełne imię i nazwisko odpowiedzialny wykonawca, wskazując swoje stanowisko, nazwę jednostki strukturalnej, w której pracuje,
  • wiza wykonawcza,
  • wizy kadry kierowniczej odpowiedzialnego wykonawcy,
  • rodzaj dokumentu przesyłanego do akceptacji (umowa, umowa dodatkowa),
  • nazwa kontrahenta,
  • lista indosantów,
  • datę otrzymania dokumentu do zatwierdzenia oraz datę zwrotu dokumentu przez pracowników zatwierdzających umowę.

    Arkusze akceptacji projektów umów rejestrowane są w specjalnym dzienniku, co pozwala na przejrzystą ewidencję liczby projektów umów otrzymanych do zatwierdzenia. W dzienniku raportowany jest także postęp w procesie zatwierdzania projektów umów. Obecność linków do daty otrzymania umowy do zatwierdzenia i daty powrotu od specjalistów ds. wiz pomaga śledzić warunki zatwierdzenia przez każdego specjalistę ds. Wiz, a także ich naruszenie;

  • nota wyjaśniająca (jeśli to konieczne). Nota wyjaśniająca podpisana przez odpowiedzialnego wykonawcę musi zawierać następujące informacje:
    • uzasadnienie konieczności zawarcia umowy,
    • uzasadnienie wyboru kontrahenta,
    • o kontrahentu,
    • przedmiot umowy (w skrócie),
    • kwota kontraktu,
    • warunki płatności,
    • warunki otrzymania płatności lub wypełnienia zobowiązań;
• w razie potrzeby studium wykonalności (TES) projektu. Zawiera następujące informacje:
  • uzasadnienie możliwości przeprowadzenia transakcji,
  • przedmiot transakcji, łączna kwota transakcji, inne istotne warunki,
  • oszacowanie kosztów związanych z realizacją transakcji, skutków ekonomicznych transakcji,
  • moment transakcji,
  • opis kontrahenta: jak długo ten produkt (praca, usługa) jest obecny na rynku, jak się sprawdził itp.

Należy pamiętać, że powyższa lista dokumentów jest przybliżona, ponieważ Każde przedsiębiorstwo ustala własną procedurę pracy kontraktowej, która w dużej mierze zależy od rodzaju działalności organizacji i zakresu umów. Z powyższej listy każde przedsiębiorstwo ma prawo wybrać te dokumenty, które są dla niego najbardziej optymalne.

Na przykład w dużych firmach handlowych i produkcyjnych pożądana jest obecność noty wyjaśniającej do umowy. Daje jasne wyobrażenie o celu zawarcia umowy. Jeśli szef przedsiębiorstwa musi codziennie podpisywać dużą liczbę umów, nota wyjaśniająca znacznie skraca czas studiowania umowy. Ponadto dostarcza niezbędnych informacji urzędnikom wizowym.

W dużych firmach handlowych oferujących towary lub usługi opracowano wzorce umów, w przypadku których nie ma konieczności sporządzania noty wyjaśniającej i ewentualnie karty akceptacji. W małych firmach, gdzie menadżer może podpisać do 2 umów dziennie, te dokumenty nie są potrzebne. Dlatego do organizacji pracy kontraktowej należy podejść kreatywnie, analizując wiele czynników i wybierając najbardziej optymalny sposób negocjowania kontraktów.

Zatwierdzenie projektu umowy organizowane przez usługę zarządzania biurem(lub dział kontraktowy).

Ponieważ stosunki umowne obsługiwane są przez obsługę prawną, księgową i finansową, okazuje się, że praca kontraktowa powinna przenikać całą działalność gospodarczą przedsiębiorstwa. Dokładnie odpowiednio zorganizowane negocjacje umów pomaga wyeliminować możliwość negatywnych konsekwencji związanych z nieważnością umowy lub dodatkowymi stratami ekonomicznymi, podatkowymi, walutowymi, celnymi i innymi.

Każde przedsiębiorstwo może samodzielnie ustalić listę osób przeprowadzających zatwierdzenie projektu umowy, które powinny być zapisane w lokalnych przepisach. Z reguły stanowiska „vising” to:

• prawnik;
• dyrektor finansowy;
• główny księgowy;
• kierownik odpowiedniego działu.

Dostępność dodatkowych wiz uzależniona jest od specyfiki umowy przesłanej do zatwierdzenia.

Aby zoptymalizować proces uzgadniania umów w organizacji, rozwijają się standardowe formularze umów, które muszą zostać zatwierdzone zarządzeniem kierownika organizacji (patrz przykład 2). Z reguły dotyczy to umów, których zawarcie jest związane z główną działalnością przedsiębiorstwa: w organizacjach branżowych są standardowe umowy na dostawy rozwijają się firmy ubezpieczeniowe standardowe umowy ubezpieczeniowe.

Po zawarciu standardowa umowa jego projekt uzgadniany jest wyłącznie z obsługą prawną, która sprawdza przedłożony projekt dokumentu pod kątem zgodności ze standardem oraz sprawdza dokumenty kontrahenta. Znacząco skraca to czas potrzebny na zatwierdzenie projektu umowy.

Konieczne jest rozróżnienie umowy standardowe, zatwierdzone przez organizację, oraz tzw. wzory umów, reprezentujące przykładowe teksty umów. Inaczej projekty standardowych umów projekty umów sporządzone według wzoru muszą zostać uzgodnione z pełnym gronem specjalistów w danym przedsiębiorstwie.

Wszyscy specjaliści koordynujący projekt umowy sporządzają notatki w arkusz akceptacji(patrz przykład 3), a jeśli nie zgadzają się z projektem umowy, muszą wpisać uzasadniony wniosek na arkuszu uwag lub sporządzić go w formie odrębnego dokumentu (patrz przykład 4).

Arkusz akceptacji opracowany w naszym przedsiębiorstwie i pokazany Państwu w przykładzie 3 zawiera sekcję „Podpisanie umowy”. Ale ma to znaczenie tylko dla dużych przedsiębiorstw z dużą liczbą osób, które mają prawo do podpisywania umów. Sekcja „Notatki” pomaga w potwierdzeniu przekazania dokumentów (ich listy) przez pracowników obsługi biura (działu kontraktowego) odpowiedzialnemu wykonawcy w celu przesłania dokumentów do kontrahenta, co jest bardzo ważne w przypadku utraty dokumentów.

Jeśli w przedsiębiorstwie nie ma not wyjaśniających, możesz wprowadzić dodatkowe informacje w arkuszu zatwierdzenia, umieszczając je przed sekcją „Zatwierdzenie”:

Termin zatwierdzenia projektu umowy przez każdego specjalistę musi zostać określony w lokalnym akcie prawnym, może to być rozporządzenie w sprawie pracy kontraktowej. Naraz odpowiedzialność za dotrzymanie terminów wizowych przydzielany jest specjalistom dokonującym akceptacji, a kontrolę nad dotrzymaniem terminów sprawuje kierownik służby zarządzania biurem (kierownik działu kontraktów).

Jeśli masz jakieś uwagi od osób wizowych do projekt umowy jest on przekazywany przez pracowników obsługi biura (działu kontraktowego) wykonawcy w celu usunięcia uwag, a następnie ponownie przesyłany do akceptacji. Jeżeli nadal nie ma porozumienia, odpowiedzialny dyrektor inicjuje spotkanie z udziałem kierowników zainteresowanych działów. Spotkanie jest nagrywane i na podstawie jego wyników dyrektor organizacji podejmuje decyzję o celowości lub niecelowości zawarcia umowy.

Organizując proces zatwierdzania umowy, należy wziąć pod uwagę jeden niuans. Z reguły w lokalnym dokumencie regulacyjnym ewidencjonuje się stanowiska specjalistów, którzy mają prawo podpisywać umowy bez podawania nazwiska. Jest to wskazane, ponieważ w przypadku zwolnienia lub przeniesienia posiadacza wizy nie są wymagane żadne zmiany lokalnych przepisów.

Jednakże w przypadku nieobecności pracowników (wysłanych w podróż służbową, na zwolnieniu lekarskim), którym przysługuje prawo zatwierdzanie umów, obowiązki służbowe powyższych specjalistów nie zawsze są wyznaczane. Dlatego też, w celu prowadzenia ciągłego procesu zatwierdzania umów, zlecenie organizacji może przyznać prawo do zatwierdzania projektów umów dodatkowo dla konkretnych pracowników. Przykładową kolejność podano w przykładzie 5.

Zawarcie umowy
(podpisanie i pieczęć)

Uzgodniony przez wszystkich specjalistów projekt umowy jest przygotowywany do podpisu przez służbę zarządzania dokumentacją (lub pracowników działu kontraktów).

Zdarzają się przypadki, gdy jedna ze stron po otrzymaniu umowy podpisanej i opieczętowanej przez drugą stronę, zastąpiłem niektóre strony, naruszające wcześniej osiągnięte porozumienia. Aby uniknąć takich sytuacji, w praktyce pracy najemnej istnieje kilka sposobów:

• potwierdzenie (inicjał) każdej strony umowy przez osoby ją podpisujące. Może zatwierdzenie tekstu umowy kierownik jednego z działów strukturalnych, któremu przyznano takie prawo, które musi być odpowiednio zapisane w lokalnym akcie regulacyjnym organizacji, na przykład szef służby prawnej. W takim przypadku parafowanie można przeprowadzić za pomocą specjalnego stempla, który wskazuje:
  • nazwa organizacji,
  • numer arkusza kontraktu z ogólnej liczby arkuszy, np. „Arkusz nr 1 z 5 arkuszy”,
  • podpis odpowiedniego menedżera;
• zszycie arkuszy kontraktowych ze wskazaniem liczby zszytych, ponumerowanych arkuszy i opatrzenie tych informacji pieczęciami i podpisami stron. Zazwyczaj napis wygląda jak w przykładzie 6. Szczególną uwagę należy zwrócić na umieszczenie odcisku pieczęci podczas poświadczania dokumentu. Powinien zawierać część stanowiska osoby podpisującej dokument i część arkusza, na którym jest napisane „Zszyte, numerowane, zapieczętowane ___ arkusze”. To właśnie takie rozmieszczenie odcisków pieczęci pomaga uniknąć fałszowania dokumentów.

Prawo do podpisania umowy Posiadać:

• osoby zajmujące odpowiednie stanowisko, zgodnie z dokumentami założycielskimi organizacji,
• osoby, które otrzymały pełnomocnictwo.

Należy to wziąć pod uwagę nawet kiedyumowa jest podpisana nie przedstawiciel A pierwsza osoba w firmie - nie zawsze może mieć uprawnienia do sfinalizowania transakcji.

Przykładowo decyzja o zawarciu dużej transakcji, której przedmiotem jest majątek spółki akcyjnej, którego wartość przekracza 50% wartości księgowej majątku spółki na dzień podjęcia decyzji aby sfinalizować transakcję, musi zostać zatwierdzone przez walne zgromadzenie akcjonariuszy (art. 79 ustawy federalnej z dnia 26 grudnia 1995 r. nr 208-FZ „O spółkach akcyjnych”).

Podobną procedurę wprowadzono dla kierowników przedsiębiorstw unitarnych. Zgodnie z art. 23 ustawy federalnej z dnia 14 listopada 2002 r. nr 161-FZ „O państwowych i komunalnych przedsiębiorstwach unitarnych” szef jednolitego przedsiębiorstwa ma ograniczone rozmiary transakcji. Zatem transakcja przeniesienia własności majątku nie powinna przekraczać 10% kapitału docelowego lub 50 tysięcy minimalnego wynagrodzenia ustalonego przez prawo (obecnie jest to 5 000 000 rubli). Do zawierania większych transakcji konieczne jest uzyskanie zgody właściciela.

Podobne ograniczenia przewiduje także art. 46 ustawy federalnej z dnia 08.02.1998 nr 14-FZ „O spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością”.

Ponadto dodatkowe ograniczenia uprawnień pierwszej osoby spółki mogą być zawarte w dokumentach założycielskich przedsiębiorstwa. Jeżeli takie ograniczenia istnieją, należy zadbać o to, aby decyzja o zawarciu umowy została zatwierdzona przez odpowiednie osoby. W przeciwnym razie umowa może zostać uznana za nieważną na podstawie art. 174 Kodeks cywilny Federacji Rosyjskiej.

Jeśli umowa jest podpisana przez osobę na podstawie pełnomocnictwa, Należy zwrócić uwagę na to, do jakiego rodzaju należy. W zależności od treści uprawnień określonych w dokumencie wyróżnia się tzw.:

• ogólny pełnomocnictwa (wydawane pełnomocnikowi do dokonywania w imieniu osoby reprezentowanej szerokiego zakresu transakcji),
• pełnomocnictwa szczególne (wydawane do zawierania transakcji jednorodnych (umów), np. wyłącznie umów kupna-sprzedaży) oraz
• pełnomocnictwo jednorazowe (wydawane do podpisania konkretnej umowy, przy czym pełnomocnictwo musi wskazywać numer i datę umowy, nazwę kontrahenta, z którym ta umowa ma zostać zawarta, krótko przedmiot umowy, jak również oraz kwotę, na jaką zawarta jest umowa).

Dlaczego warto znać tę różnicę? Sam fakt, że osoba podpisująca umowę posiada pełnomocnictwo, nie oznacza, że ​​jest ona uprawniona do zawarcia tej umowy. Wyobraźmy sobie konkretne sytuacje (patrz przykłady 7 i 8). W obu przypadkach transakcje będą nieważne.

Należy to również wziąć pod uwagę wydawane jest pełnomocnictwo na pewien okres, który ustala się według uznania osoby, która go wydała, ale nie może przekraczać 3 lat (art. 186 kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej). Jeżeli w pełnomocnictwie nie określono terminu ważności, zachowuje ono ważność przez rok od dnia jego udzielenia. Pełnomocnictwo, na którym nie wskazano daty jego wystawienia, jest nieważne. Dokument ten musi zostać podpisany przez kierownika organizacji lub osobę upoważnioną do podpisywania pełnomocnictw. Pełnomocnictwo wydane w drodze delegowania jest ważne tylko wtedy, gdy zostało sporządzone notarialnie zgodnie z ust. 3 art. 187 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej (z wyjątkiem określonych przypadków) okres ważności takiego pełnomocnictwa nie może przekraczać okresu ważności pełnomocnictwa, na podstawie którego zostało ono wydane.

Wzór pełnomocnictwa specjalnego przedstawiono w przykładzie nr 9. Należy pamiętać, że odcisk pieczęci musi zawierać część tytułu stanowiska osoby podpisującej pełnomocnictwo. Ponadto podamy przykład sporządzenia postanowienia o odwołaniu pełnomocnictwa z tak powszechnej przyczyny, jak zwolnienie pracownika (patrz przykład 10).

W służbie zarządzania biurem (dział kontraktowy) powinno być zachować kopie (lub oryginały) pełnomocnictw do podpisywania umów. Dla usystematyzowanie informacji o pełnomocnictwach prowadzony jest rejestr pełnomocnictw do podpisywania umów (patrz przykład 11). Kopie pełnomocnictw należy przekazać kierownikom działów przygotowujących projekty umów. Na podstawie udzielonych pełnomocnictw tworzony jest Rejestr wzorów podpisów osób uprawnionych do podpisywania umów (patrz Przykład 12).

Przedstawiamy Państwu matrycę procesu uzgadniania i podpisywania umów (przykład patrz Przykład 13).

Legenda: P - znaki; MP - może podpisać; B – popiera. Zwróć szczególną uwagę na symbol MP - może podpisać. Z prawnego punktu widzenia prawo do podpisania tych samych umów jednocześnie może mieć kilka osób (przede wszystkim pierwsza osoba z organizacji, a także inne osoby posiadające odpowiednie pełnomocnictwa). Jednakże zgodnie z procedurą ustaloną wewnątrz organizacji umowy jednolite może podpisać tylko jedna osoba, natomiast pozostałe osoby mają możliwość wykonywania swoich uprawnień jedynie w przypadku jej nieobecności (choroba, podróż służbowa itp.). .

Jeżeli w przedsiębiorstwie istnieje praktyka przesyłania listów motywacyjnych wraz z umowami, funkcja ich przygotowania może zostać powierzona służbie zarządzania biurem (działowi kontraktów). Pisma są składane do podpisu przez menadżera wraz z projektem umowy.

Wszystkie umowy podpisane przez pierwszą osobę organizacji lub osobę przez nią upoważnioną na podstawie pełnomocnictwa są poświadczone pieczęcią organizacji. Pieczęć zostaje umieszczona na umowie, gdy:

• dostępność podpisu;
• dostępność wiz wymaganych osób;
• jeżeli podpis na umowie jest zgodny ze wzorem podpisu osoby upoważnionej w Rejestrze Wzorów Podpisów.

Rejestracja umów

Wszystkie umowy podpisane przez kierownika przedsiębiorstwa (osobę upoważnioną) przekazywane są do działu zarządzania dokumentacją (działu kontraktów) w celu rejestracji i przypisania odpowiedniego numeru do umowy.

Każda ze stron umowy ma obowiązek po podpisaniu nadać jej numer seryjny i zapewnić jej wewnętrzną rejestrację. Dlatego numer umowy jest zwykle skomplikowany, składa się z oddzielnych numerów kontrahentów zapisanych poprzez ułamek, co nie zawsze jest wygodne (patrz przykład 14).

W praktyce możliwy jest inny sposób nadanie numeru umowy: jeśli organizacja otrzyma kontrakt, który już istnieje przypisany numer jednej strony, wówczas druga strona, po dokonaniu rejestracji wewnętrznej, wskazuje swój numer rejestracyjny na odwrocie ostatniej strony dokumentu. W tym przypadku stosuje się specjalny stempel, który wskazuje nazwę organizacji, numer rejestracyjny umowy i datę (patrz przykład 15). W takim przypadku za numer umowy będzie uważany numer nadany przez kontrahenta (patrz umowa nr AB104 z Leos LLC w przykładzie 16).

Jeżeli organizacja otrzymuje umowę bez numeru, zostaje jej przypisany numer zgodny z numerem rejestracyjnym, po czym zostaje on umieszczony na pierwszej stronie dokumentu (patrz umowa z ZAO MOR nr 116/10/06 w przykładzie 16).

Dużym firmom możemy polecić następującą strukturę numer rejestracyjny umowy: numer seryjny rejestracji w służbie zarządzania biurem, numer jednostki strukturalnej zgodnie z zatwierdzoną klasyfikacją w organizacji lub oznaczenie literowe jednostki strukturalnej, rok zawarcia umowy. Przykładowo: 108.07.06 lub 199-KS/06, gdzie KS jest literowym oznaczeniem usługi komercyjnej.

Rejestracja umów prowadzone są w specjalnym dzienniku, prowadzonym zazwyczaj w formie elektronicznej. Zalecamy następujący układ rubryk w Dzienniku Rejestracji Umowy:

• numer rejestracyjny;
• numer dodatkowy (numer kontrahenta);
• data zawarcia umowy;
• nazwa kontrahenta;
• przedmiot umowy;
• okres ważności;
• odpowiedzialny dział (odpowiedzialny wykonawca);
• cena kontraktowa;
• dostępność aplikacji;
• który podpisał umowę.

Jeżeli organizacja stosuje ułamkową numerację umów, zamiast dwóch kolumn „numer rejestracyjny” i „numer dodatkowy (numer kontrahenta)” wprowadza się jedną - „numer umowy”.

W wielu przypadkach określonych przez prawo umowy wymagają rejestracji państwowej. Na przykład:

• umowa najmu budynku lub budowli zawarta na okres co najmniej roku podlega rejestracji państwowej i uważa się ją za zawartą z chwilą tej rejestracji;
• umowy licencyjne (rejestracja i ponowna rejestracja nazw marek, znaków towarowych, znaków usługowych, cesja praw z tytułu znaków towarowych) wchodzą w życie dopiero po ich rejestracji w Rospatent;
• transakcje dotyczące gruntów i innych nieruchomości podlegają rejestracji państwowej zgodnie z art. 164 Kodeks cywilny Federacji Rosyjskiej.

Przeniesienie podpisanej umowy na kontrahenta

Umowa podpisana w imieniu Twojej organizacji jest przekazywana odpowiedzialnemu wykonawcy za podpisem na arkuszu zatwierdzenia (patrz przykład 3 w pierwszej części artykułu na stronie 35 wydania magazynu z marca 2006 r.) w celu przekazania kontrahentowi. W naszej organizacji odpowiedzialność za dostarczenie umowy kontrahentowi spoczywa na wykonawcy objętym umową. Z reguły w dużych przedsiębiorstwach wysyłanie dokumentów powierzane jest placówce wychowania przedszkolnego, która musi prowadzić Rejestr przesłanych dokumentów.

Umowę można przesłać listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Można go przekazać za podpisem upoważnionym urzędnikom organizacji kontrahenta lub w inny sposób, który pozwala wiarygodnie potwierdzić fakt otrzymania umowy.

Przesyłając ważne dokumenty pocztą, należy to zrobić listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Śledzenie zwrotów powiadomień pozwoli Ci monitorować postęp realizacji umów do partnerów. W niektórych przypadkach wskazane jest przesłanie dokumentów wraz ze spisem załączników (w postaci listów wartościowych i paczek).

Niestety, dokumenty wysłane pocztą mogą zostać utracone, uszkodzone lub niedostarczone na czas. We wszystkich tych przypadkach, zgodnie z Regulaminem świadczenia usług pocztowych (zatwierdzonym dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 15 kwietnia 2005 r. Nr 221), możesz zwrócić się do urzędu pocztowego z reklamacją. Ponadto zarówno operatorowi pocztowemu, który przyjął przesyłkę, jak i operatorowi pocztowemu w miejscu przeznaczenia przesyłki pocztowej. Operatorzy pocztowi mają obowiązek przyjąć Twoją reklamację do rozpatrzenia w terminie 6 miesięcy od dnia przesłania poszukiwanych przez Ciebie dokumentów lub dokumentów, które uszkodzili.

Reklamację należy złożyć w formie pisemnej. Załącza się do niego kopie wszystkich dokumentów związanych z rozpatrywaną sprawą. Przede wszystkim jest to dowód wysyłki i spis załączników (jeśli mówimy o przedmiocie wartościowym). Kopię umowy o świadczenie usług pocztowych załącza się wyłącznie w przypadku jej zawarcia. Jeżeli istota reklamacji dotyczy opóźnienia w doręczeniu zwykłej przesyłki, należy przedstawić jej kopertę z datami odbioru i wskazanymi na niej datami odbioru przesyłki pocztowej.

Ramy czasowe rozpatrzenia roszczeń zależą od geografii ruchu przesyłki pocztowej, z którą wystąpiły problemy. W przypadku przesyłek w tej samej miejscowości odpowiedź powinna zostać otrzymana w ciągu 5 dni. W przypadku pozostałych przesyłek pocztowych i przelewów – w ciągu 2 miesięcy.

Wydawanie oryginałów i kopii umów

Wydawanie oryginałów i kopii umów przeprowadzane przez pracowników obsługi biura (działu kontraktowego) na podstawie pisemnego wniosku. W naszym przedsiębiorstwie jest to dokumentowane w wewnętrznej notatce. Musi wskazywać powód konieczności uzyskania dokumentu, komu (imię i nazwisko, stanowisko) i na jaki okres jest wydawany. Przykłady notatek można znaleźć w przykładach 17 i 18. Sposób wypełniania specjalnego dziennika, w którym odnotowuje się fakt wystawienia i zwrotu dokumentów, można znaleźć w przykładzie 19.

Na wydanie oryginału umowy Pracownicy obsługi biura (dział kontraktów) zgodnie z przyjętą w naszym przedsiębiorstwie procedurą mają obowiązek sporządzić kserokopię umowy i umieścić ją w aktach.

Aby zachować porządek i uniknąć utraty ważnych dokumentów, możesz okresowo wykonywać poniższą procedurę. Na koniec miesiąca obsługa biura (dział kontraktów) przygotowuje raport o ruchu umów. Na jej podstawie notatki z listą umów do zwrotu wysyłane są do wszystkich kierowników działów strukturalnych (patrz przykład 20).

Księgowanie dokumentów kontrahentów

Wewnętrzny dokument regulacyjny musi określać listę dokumentów rejestracyjnych i założycielskich, których należy zażądać od kontrahenta przed zawarciem z nim transakcji. Skład dokumentów zależy od tego, z kim ma do czynienia Twoja organizacja - osoba fizyczna czy prawna, rezydent lub nierezydent Federacji Rosyjskiej (szerzej omówiliśmy tę kwestię w pierwszej części artykułu opublikowanego w poprzednim numerze magazynu).

Wszystkie niezbędne dokumenty dotyczące kontrahenta dostarczane są przez odpowiedzialnego wykonawcę wraz z umową do działu zarządzania biurem (dział kontraktów), gdzie podlegają przechowywaniu. Dokumenty kontrahentów grupuje się w sprawy za pomocą systemu kartotekowego w porządku alfabetycznym, z katalogiem ogólnym, prowadzonym najczęściej w formie elektronicznej (wskazuje on numer sprawy, w której przechowywane są dokumenty kontrahenta). Każdemu kontrahentowi można przypisać kod.

W przypadku zawarcia kilku umów z tym samym kontrahentem ponowne złożenie dokumentów nie jest wymagane. Po otrzymaniu każdej nowej umowy dokumenty są sprawdzane pod kątem:

• prawo do podpisania umowy, kadencja kierownika przedsiębiorstwa;
• okres ważności licencji, pełnomocnictwa;
• adresy rejestracyjne;
• zgodność przedmiotu umowy z kierunkiem działania kontrahenta zgodnie ze statutem.

Jeżeli zajdzie taka potrzeba, można zażądać od kontrahenta dodatkowych dokumentów.

Przechowywanie umów

Umowy podpisane przez upoważnioną osobę organizacji są przekazywane przez pracowników służby zarządzania dokumentacją (działu kontraktów) odpowiedzialnemu wykonawcy, a umowy posiadające podpisy wszystkich stron (z reguły są to transakcje dwustronne) pozostają w ewidencji usługa zarządzania magazynowaniem operacyjnym.

Wszystkie umowy formowane są w sprawy zgodnie z nomenklaturą spraw usługi zarządzania biurem (działem kontraktowym), która jest częścią Skonsolidowanej Nomenklatury Spraw przedsiębiorstwa. Tworząc nomenklaturę, bardzo ważny jest wybór schematów klasyfikacji do jej budowy.

W niektórych przypadkach możliwe jest tworzenie przypadków na podstawie cech obiektu. Tak więc w jednym przypadku zostaną utworzone umowy zawarte z konkretną organizacją, która będzie działać jako konkretny przedmiot.

Dlatego opracowując nomenklaturę przypadków, należy najpierw opracować zasada klasyfikacji umów w przedsiębiorstwie w taki sposób, aby zapewnić możliwie najszybsze wyszukiwanie umów, pozwolić na rozsądne rozmieszczenie dokumentów i zakładanie spraw. Przecież często umowy zawierane są nie na rok, ale z możliwością ich późniejszego przedłużenia. Dlatego zazwyczaj w służbie zarządzania biurem (dział kontraktowy) można przechowywać dużą liczbę istniejących umów zawartych kilka lat temu.

Okresy przechowywania dokumentów ustalane są zgodnie z „Wykazem standardowych dokumentów zarządczych generowanych w działalności organizacji, ze wskazaniem okresów przechowywania” (M., 2000), z wydziałowymi wykazami dokumentów i innymi dokumentami regulacyjnymi. W takim przypadku osobno należy wyróżnić umowy ze stałym terminem ważności, np.:

• umowy podarunkowe;
• umowy kupna-sprzedaży gruntów, budynków, lokali;
• umowy o długoterminowej działalności kredytowej i inwestycyjnej;
• umowy dotyczące prawa własności, posiadania, użytkowania, zbycia nieruchomości (trwały okres przechowywania dla wszystkich umów tej grupy określa art. 57, jednocześnie dla poszczególnych umów tej grupy Wykaz przewiduje wyjątki – krótsze okresy przechowywania, np. art. 28 zobowiązuje do przechowywania umów kupna – sprzedaż akcji przez akcjonariuszy dopiero po 5 latach od ich wygaśnięcia);
• umowy o rejestrację i ponowną rejestrację nazw firm, znaków towarowych, znaków usługowych;
• umowy o przyjęcie i najem lokali;
• umowy prywatyzacyjne;
• umowy o stosunkach gospodarczych, naukowych i kulturalnych;
• umowy na dostawę materiałów (surowców), produktów, sprzętu na potrzeby rządowe.

Należy zauważyć, że przy przechowywaniu i tworzeniu spraw do każdej umowy muszą być dołączone nie tylko dodatkowe ustalenia dotyczące jej zmiany i uzupełnienia, ale także, jeśli tak stanowią warunki umowy, pisma w sprawie zmiany danych stron, a także jako pisma o jednostronnym wypowiedzeniu umowy ok. Takie pisma otrzymane od kontrahenta muszą być zarejestrowane. Pisma wysyłane przez Twoją organizację do kontrahenta muszą być również zarejestrowane i oznaczone jako otrzymane przez upoważnioną osobę kontrahenta. Dodatkowo do każdej umowy mogą zostać dołączone arkusze zgody na wizy specjalistyczne.

Podajmy dla przykładu fragment nomenklatury spraw związanych z obsługą biura, bezpośrednio związanych z pracą najemną:

1 Patrz ustawa federalna nr 115-FZ z dnia 7 sierpnia 2001 r. „W sprawie zwalczania legalizacji (prania) dochodów z przestępstwa i finansowania terroryzmu”.

• Czy można pociągnąć do odpowiedzialności założyciela trustu?
• Czy osoba, której prawo zabrania uczestnictwa w organizacjach komercyjnych, może przenieść udziały w spółce LLC na rzecz zarządu powierniczego?
• Sąd powszechny pozostawił pozew bez rozpoznania, gdyż powód nie zastosował się do postępowania przygotowawczego. W apelacji uwzględniono skargę prywatną ze względu na uchybienia proceduralne. Co stanie się ze sprawą?
• Jeden uczestnik LLC przekazał udział w zaufaniu drugiemu uczestnikowi. Jak wprowadzić informacje na ten temat do Jednolitego Państwowego Rejestru Podmiotów Prawnych?
• Czy w postępowaniu nadzorczym można odwołać się od „decyzji o odmowie”?

Pytanie

Jak poprawnie (zgodnie z prawem lub zasadami prowadzenia biznesu) numerować umowy. W naszej spółce akcyjnej zajmującej się produkcją rolną ustalono następującą kolejność numeracji umów. Są one numerowane w kolejności od początku każdego roku. Umowy sprzedaży produktów rolnych numerowane są: „01-16/сх (gdzie 01 to liczba w kolejności -16 rok i сх – charakter umowy kupna-sprzedaży produktów rolnych. Wszystkie pozostałe umowy (pożyczka, świadczenie usługi, dostawy itp. są numerowane osobno, np.: 01-16/pd (gdzie „pd” oznacza inne kontrakty). Spółka posiada niepubliczną linię kolejową, w związku z obsługą której zawierane są umowy ze względu na ich wagę wskazane jest oddzielenie zasad rachunkowości obrotu gospodarczego) ponumerować je osobno, np. 01-16/kolej (gdzie kolej oznacza kolej)?

Odpowiedź

Numeracja umów w zwykłej działalności gospodarczej nie jest uregulowana.

Ustawodawstwo reguluje jedynie podpisywanie umów, ale nie ich strukturę (preambuła, obecność klauzul, rozdziałów, tytułu, numeracja tekstu głównego lub umów dodatkowych itp.).

Numeracja umów nie odnosi się do prawa, ale do „techniki prawnej”, która zarówno nie jest obowiązkowa, jak i wyróżnia się różnorodnością zastosowań.

Oznacza to, że nie ma żadnych ograniczeń w stosowaniu algorytmu określonego w pytaniu.

Uzasadnienie tego stanowiska podane jest poniżej w materiałach System Lawyer .

„Ustawodawstwo nie zawiera jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie.*

Obowiązkowe informacje, które musi zawierać umowa o pracę, są wymienione w Kodeksie pracy Federacji Rosyjskiej. Umowa o pracę zawarta ze sportowcem lub trenerem musi dodatkowo zawierać obowiązkowe warunki wymienione w Kodeksie pracy Federacji Rosyjskiej. Numer umowy o pracę nie jest informacją wymaganą.

Jednocześnie niektóre ujednolicone formy dokumentów rejestrujących pracę i jej wypłatę przewidują numerację umów o pracę (na przykład zatwierdzoną) (jeśli organizacja nie zatwierdziła niezależnie opracowanego formularza). Dlatego w celu prawidłowego wypełnienia dokumentów wskazane jest nadanie numerów (numeracji) umowom o pracę.

Procedura takiej numeracji nie jest regulowana przez prawo. Dlatego organizacja ma prawo do samodzielnego jej rozwijania. W praktyce stosowany jest system, w którym numer umowy o pracę składa się z własnego numeru umowy oraz cyfr wskazujących miesiąc (rok) jej zawarcia (przykładowo umowa o pracę zawarta w marcu 2007 roku otrzymuje numer 16/03 , gdzie 16 to numer seryjny umowy, 03 – miesiąc zawarcia umowy).

Profesjonalny system pomocy dla prawników, w którym znajdziesz odpowiedź na każde, nawet najbardziej skomplikowane pytanie.

Umowa o pracę to najważniejszy dokument zarówno dla pracownika, jak i całego przedsiębiorstwa. Organizacja ponosi ścisłą odpowiedzialność za te dokumenty oraz zapewnia ich rejestrację i przechowywanie przez 75 lat. Nawet w przypadku małych firm coroczne zatrudnianie i zwalnianie personelu bez nadawania numeracji umowom prędzej czy później doprowadzi do zamieszania, a w przypadku dużych przedsiębiorstw brak odpowiedniej rejestracji może zniweczyć całą pracę biurową. W tym artykule przyjrzymy się różnym możliwościom nadawania numerów do umów zawieranych przy zatrudnieniu.

Numeracja umowy o pracę począwszy od nowego roku

Wszystkie kwestie związane ze stosunkami między pracownikiem a pracodawcą, a także pracą służby personalnej, reguluje Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej. Artykuł 53 opisuje procedurę sporządzania porozumienia roboczego i punkty, które muszą być w nim zawarte. Nadanie dokumentu obowiązkowego numeru nie jest tematem tego artykułu. Początek nowego roku oznacza początek nowego odliczania do pracy biurowej. Rodzi się pytanie: czy konieczne jest rozpoczynanie numeracji umów o pracę od nowego roku?

Nie ma przepisów w tej kwestii, ale istnieją zalecenia wyrażone w tej uchwale, która zaleca rozpoczynanie co roku nowego odliczania. Dlatego w wielu organizacjach numeracja umów o pracę rozpoczyna się co roku od nowa. Fakt ten nie pozwala jednak na stwierdzenie, że taki sposób prowadzenia dokumentacji jest jedyny słuszny.

Tryb i zasady numeracji umów o pracę w organizacji

W 2007 r. Rostrud wyjaśniła w swojej uchwale, że nadawanie numerów w umowach przy zatrudnianiu nie jest obowiązującą zasadą dla organizacji. Ustawa ta umożliwiła każdej firmie podjęcie własnej decyzji w sprawie prawidłowego numerowania umów o pracę.
Goskomstat w swoich notatkach doradczych proponuje zasady ewidencji dokumentów i tryb nadawania tablic rejestracyjnych. Oto jak numerowane są umowy o pracę zgodnie z zasadami Goskomstat:

• Najpierw wskazany jest numer seryjny umowy;
• Potem data jego zawarcia. Na przykład 27-20022017 lub 27/20-02-2017.

Proponowane kombinacje pomagają rozwiązać wiele problemów podczas późniejszego wyszukiwania niezbędnego dokumentu, nawet po dziesięciu latach.

Zmiana numeracji w umowie o pracę

Praca działu HR organizacji polega na wprowadzaniu zmian w istniejących umowach. Może to wynikać ze zmian w przepisach prawa, a także ze zmian warunków pracy lub wynagrodzenia. Korekty dokonuje się poprzez sporządzenie obowiązkowej dodatkowej umowy, która jest wprowadzana na zlecenie organizacji i musi zostać poświadczona zarówno przez pracodawcę, jak i pracownika.
Przy zmianie niektórych elementów umowy zaleca się przestrzeganie następujących zasad:

• Kolejność prezentacji od najmniejszej do największej;
• Najpierw wskaż słowo lub frazę w cudzysłowie, które ma zostać zastąpione, a następnie podaj nowe słowo do zastąpienia;
• Wprowadzono nowe klauzule pod nowymi oznaczeniami, z obowiązkowym wskazaniem klauzuli i podpunktu;
• Kolejność wykluczonego elementu jest określona.

Numeracja umów dodatkowych do umowy o pracę

Dodatkowo zawierane umowy podlegają także numeracji, co jest właściwym sposobem powiązania aktu dodatkowego z pierwotną umową o pracę. Zasady nadawania numerów dodatkowym dokumentom zależą od początkowo przyjętego w organizacji systemu. Zwykle praktykuje się umieszczanie numeru przedłużenia z datą zawarcia przez ułamek z numerem oryginału dokumentu. Tym samym akt dodatkowy stanowi kontynuację pierwszego dokumentu, co dodatkowo eliminuje możliwość błędów.

Numeracja umów o pracę na czas określony

Umowy o pracę na czas określony numeruje się odrębnie od umów na czas nieokreślony i ewidencjonuje się je także w odrębny sposób. Mają nawet swój własny dziennik. Zatem zgodnie z proponowanymi zasadami numeracja umów zaczyna się od cyfry, ale dodaje się oznaczenie literowe, aby od razu można było stwierdzić, że dokument ten jest pilny.
Ustalenia dotyczące pracy na czas określony są również przechowywane w archiwach firmy przez 75 lat. Właśnie ten fakt zmusza do przemyślenia zasad zapisywania numerów oznaczeń i późniejszej identyfikacji.

Przykład numeracji umów o pracę

Umowa o pracę zawarta pod nr 27 w dniu 20.02.2018 otrzyma numer 27-20022018 lub 27/20-02-2018. Jeżeli zawarta umowa pod numerem 27-20022018 uległa zmianom wyrażonym w dodatku nr 1 z dnia 15.03.2018r. Nowy numer przypisany do dodatku może wyglądać tak - 1-16032018/27-20022018.
Pilne ustalenia dotyczące pracy są numerowane osobno, np. nr 2 z dnia 03.03.2018 będzie wyglądać jak 02-03032018 lub od 02-03032018.

Rejestrując nowego pracownika w przedsiębiorstwie, ogromne znaczenie ma sformalizowanie z nim relacji zawodowej. Dla większej wygody opracowano metodę przypisywania każdemu dokumentowi osobnego numeru seryjnego. Należy jednak pamiętać, że każda firma wybiera dla siebie indywidualną opcję prowadzenia pracy biurowej.