Jak sporządzić rejestr przekazanych dokumentów. Rejestr dokumentów – procedura składania wniosków i zasady rejestracji

Dołączony rejestr doręczeń dokumentów. Formularz TORG-31

Wszystkie dokumenty dotyczące transakcji (zarówno przychodzących, jak i wychodzących) w okresie sprawozdawczym są rejestrowane w specjalnym rejestrze towarzyszącym w celu dostarczenia dokumentów. Akt taki sporządza osoba upoważniona (odpowiedzialna finansowo) w dwóch egzemplarzach, pierwszy należy złożyć do działu księgowości z podpisem (załączając do niego niezbędne dokumenty), drugi pozostawia się osobie odpowiedzialnej finansowo.

Strona tytułowa towarzyszącego rejestru jest wypełniona, wskazując czas trwania okresu sprawozdawczego, nazwę organizacji i jednostkę strukturalną. Należy także wskazać rodzaj czynności i rodzaj operacji, koniecznie podać numer dokumentu i datę jego sporządzenia. W tabeli znajdują się następujące informacje:

Ostatni wiersz formularza podsumowuje liczbę arkuszy; łączna liczba dokumentów i arkuszy (słownie) jest podana pod tabelą. W formularzu należy wpisać dane osób składających, akceptujących i sprawdzających dokumenty (data, stanowisko, podpis i transkrypcja podpisu). Osobą składającą dokument może być np. kierownik zakupów, księgowy organizacji akceptuje dokumenty, a szef organizacji (dyrektor) może je sprawdzić.

Państwowy Komitet Statystyki Rosji zatwierdził formularz TORG-31 w 1998 r. dekretem z dnia 25 grudnia, numer dekretu - 132. Formularz OKUD tego dokumentu to 0330231.

Inwentaryzacja i księgowanie transferów dokumentów

W programie zaimplementowano następujące funkcje:

Prawie każda rosyjska firma gromadzi w swojej działalności kolosalną ilość dokumentów papierowych o różnym charakterze, w szczególności:

Pomimo powszechnego wprowadzenia technologii elektronicznego zarządzania dokumentami, dokumenty papierowe nadal istnieją w każdej organizacji, albo ze względu na konieczność ich powielania wraz z dokumentami elektronicznymi, albo z powodu zasadniczo braku kopii elektronicznych (dokumenty składowe).

Procedura przenoszenia dokumentów zgodnie z inwentarzem

W całym cyklu życia dokumenty często zmieniają właścicieli i są przekazywane pracownikom, klientom i agencjom rządowym. Końcowym momentem cyklu życia dokumentu jest jego przeniesienie do archiwum. Dokumenty przekazywane są do archiwum przez inwentaryzacja przekazanych dokumentów, którego próbka jest zatwierdzona na zamówienie przedsiębiorstwa i musi zawierać:

Proponujemy bardziej szczegółowo rozważyć przekazanie dokumentów wykonawcy, tj. pracownikowi firmy, który ze względów służbowych tymczasowo otrzymał dokument ze stałego miejsca przechowywania. Przede wszystkim należy rozróżnić inwentarz przekazywanych dokumentów w postaci protokołu, czyli aktu przyjęcia i przekazania, od księgi głównej, czyli rejestru przekazywanych dokumentów. Jeżeli celem pierwszego dokumentu jest rejestracja i rozliczenie wszystkich przekazanych dokumentów, zapisanie nazwy dokumentu, jego rodzaju (oryginał-kopia), liczby arkuszy, daty przekazania i daty zwrotu, to świadectwo przyjęcia jest dokumentem potwierdzenie jednego wpisu w dzienniku przelewów.

Do prowadzenia inwentarza przeniesionych dokumentów stosuje się albo prowadzony odręcznie dziennik, w którym informacje wpisuje się ręcznie, albo formularz w formacie MS Excel (pobierz formularz inwentarza przeniesionych dokumentów). Aby odnotować fakt przekazania dokumentu, konieczne jest sporządzenie protokołu, czyli aktu przyjęcia i przekazania dokumentów, którego forma może wyglądać następująco. Akt przyjęcia i przekazania dokumentów to dokument sporządzany w celu potwierdzenia faktu przekazania z jednej osoby na drugą określonych w nim dokumentów. Dokumenty mogą być przekazywane przez jedną osobę prawną drugiej na podstawie umowy, przez pracownika w przypadku przeniesienia na inne stanowisko, po zwolnieniu, likwidacji jednostki strukturalnej itp.

Wzór formularza rejestru przekazania dokumentów nie jest zatwierdzony przez prawo, ale muszą zawierać następujące informacje:

Taki rejestr przekazania dokumentów sporządza się według zatwierdzonego wzoru w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Za jego pomocą możesz przesłać jeden dokument lub kilka na raz.

Do czego prowadzą niezaksięgowane dokumenty?

Nieostrożne obchodzenie się z przekazanymi dokumentami nieuchronnie doprowadzi do ich utraty, a co za tym idzie, konieczności ich przywrócenia.

Rejestr przekazywania dokumentów w formie elektronicznej

Moduł „Urayt: Zarządzanie podmiotami prawnymi” umożliwia utworzenie:

Rejestr dokumentów – procedura składania wniosków i zasady rejestracji

W każdej dokumentacji najważniejsze są dokumenty.

Dokumenty w ciągu swojego życia przechodzą wiele etapów, od wypełnienia i sortowania po złożenie ich w archiwum.

Jeśli ich liczba jest imponująca, konieczne jest sporządzenie rejestru dokumentów. Mówiąc ściślej, spisana lista jest niezbędna dla lepszego funkcjonowania firmy i wygody znalezienia potrzebnego dokumentu.

Pojęcie rejestru dokumentów i regulacja prawna zagadnienia

Akty legislacyjne to wyraźnie regulować rejestracja, przechowywanie, w tym prowadzenie rejestru dokumentów, obejmują:

Zamiar

Przede wszystkim służy rejestr dokumentów znacznie upraszczają pracę wszystkim pracownikom, którzy bezpośrednio pracują z tą dokumentacją.

Już sama definicja rejestru oznacza magazyn, w którym wprowadzane są wszystkie dokumenty (zarówno przychodzące, jak i wychodzące).

Rejestr dokumentów jest słusznie uważany za jeden z kluczowych punktów w każdym archiwum.

Rejestr musi zawierać kompetentny spis, w którym w razie potrzeby można w krótkim czasie znaleźć niezbędny dokument, a także podstawowe informacje o tym, co jest w nim bezpośrednio zawarte.

Co więcej, dzięki rejestrowi można szybko dowiedzieć się, gdzie znajduje się dokument (na kogo został wydany i na jaki okres).

Przykładowa rejestracja rejestru dokumentów

Na tej podstawie główny funkcje rejestru jest ogólnie przyjęte:

Procedura przygotowywania dokumentów do księgowości i tworzenia dla nich rejestru

Procedura przygotowania dokumentów w zakresie rachunkowości przedstawia się następująco:

1. Niezbędną dokumentację należy zebrać dla każdej kategorii osobno. Ponadto zaleca się sortowanie zamówień, instrukcji itp. według ich autorstwa.
2. W kolejnym etapie tworzone są teczki w celu ich dalszego przechowywania, a następnie segregowane w porządku chronologicznym, łącznie z przydzieleniem każdemu z nich numeru inwentarzowego.
3. W trzecim etapie tworzona jest tzw. tabela, która opisuje rodzaj dokumentu i jego bezpośrednie przeznaczenie. Należy również wziąć pod uwagę, że tabela ta powinna zawierać wszystkie istotne informacje dla każdego dokumentu, aby w razie potrzeby nie otwierać samego dokumentu.

Jeśli chodzi o rejestr dokumentów CJSC, OJSC i tak dalej, to z kolei musi koniecznie zawierać wszystkie informacje, które pomogą szybko zidentyfikować osoby prawne i osoby fizyczne zarejestrowane w rejestrze.

W procesie prowadzenia rejestru konieczne jest prowadzenie ewidencji w porządku chronologicznym. Zapobiegnie to wszelkim nieporozumieniom w przyszłości.

Zasady rejestracji i kompilacji

Można dokonać rejestracji, w tym sporządzenia rejestru dokumentów kilka opcji:

W przypadku, gdy rejestr jest wypełniany przez różne osoby w całym okresie, ostatnia kolumna musi koniecznie wskazywać, kto dokonał ostatniego wpisu. Jeżeli rejestr prowadzony jest w formie odręcznej, oprócz wskazania osoby, która go wypełniała jako ostatnia, należy umieścić także pieczątkę imienną.

Wszelkie błędy techniczne, które mogą wystąpić w wyniku wypełnienia rejestru, należy zmieniać wyłącznie na polecenie kierownictwa wyższego szczebla. Błędy musi zostać naprawiony w ciągu 3 dni od momentu wykrycia błędnych danych.

Aby zmiany w rejestrze były zgodne z obowiązującymi przepisami, należy najpierw napisać pisemne oświadczenie wskazujące rodzaj błędu i urzędnika, który go popełnił.

Przy zmianie błędu należy to odnotować za pomocą numeru inwentarza i kolumny; wpis potwierdzany jest także podpisem osoby odpowiedzialnej i pieczęcią (w przypadku wersji odręcznej).

Zasady postępowania

Kluczowe punkty prowadzenie rejestru dokumentów Czy:

Oczywiście utworzenie rejestru nie jest tak trudnym zadaniem, jak wielu osobom się wydaje. W rzeczywistości jest to tak zwany inwentarz, po uzyskaniu dostępu do którego można szybko znaleźć potrzebny dokument.

Prawidłowo sporządzony rejestr pomoże znacznie zaoszczędzić czas na szukaniu niezbędnych dokumentów.

Z kolei, zawiera zawiera takie główne punkty jak:

Funkcje tworzenia i prowadzenia rejestru przekazywania dokumentów

Do przeniesienia niezbędną dokumentację, konieczne jest wystawienie tzw. protokołu odbioru/dostawy. Obowiązujące przepisy nie przewidują określonej formy uzupełnienia, co prowadzi do częstych nieporozumień.

Jedyne, o czym musisz wiedzieć, tworząc akt przekazania dokumentacji, to to, że musi być jego kilka kopii.

Dokument taki można wykorzystać zarówno do raportowania wewnętrznego, jak i zewnętrznego.

To jedyny dokument, dzięki któremu można uniknąć w przyszłości różnych nieporozumień i potwierdzić fakt przekazania dokumentów osobie trzeciej.

Jeśli chodzi o prowadzenie samego rejestru, w tym zakresie czasami wystarczy monitorowanie aktów prawnych, aby z czasem zbadać ewentualne zmiany w nim.

Korzyści z użytkowania

Dziś absolutnie każdy prowadzi rejestr dokumentów, od początkujących przedsiębiorców po duże firmy.

Przede wszystkim jest to spowodowane jego kluczową zaletę, – znaczna oszczędność czasu przy poszukiwaniu potrzebnego dokumentu. Prawidłowo sporządzony rejestr umożliwia przesyłanie powiadomień, wniosków, odnalezienie niezbędnego dokumentu na żądanie organu podatkowego i tak dalej w krótkim czasie.

Ponadto rejestr pozwala po prostu wykonywać czynności zawodowe na wysokim poziomie.

Obecnie istnieje ogromna liczba firm, które zapewniają pomoc w utworzeniu rejestru.

Ale jak pokazuje praktyka, zrobienie tego samodzielnie nie będzie trudne, a ponadto znacznie zaoszczędzi Twój budżet.

Warto też zaznaczyć, że brak rejestru dokumentów, choć nie jest karalny z mocy prawa, może znacząco zrujnować życie przedsiębiorców. Wynika to przecież przede wszystkim z tego, że przez lata pracy może się zgromadzić ogromny stos dokumentów, a co w sytuacji, gdy organ kontrolujący zażąda dostarczenia któregokolwiek z nich, a przedsiębiorca nie wie, gdzie on się znajduje? W tym momencie mogą zacząć się poważne problemy.

Jak poprawnie przygotować ten dokument w 1C: Księgowość 3.0 opisano w następującym samouczku wideo:

www.delasuper.ru

Wzór formularza rejestru przekazanych dokumentów

Wysyłanie dokumentacji jest dziś powszechną procedurą w zarządzaniu dokumentami. Potrzeba wykonania tego kroku może wynikać z wielu powodów i powodów. W każdym razie może dojść do tak nieprzyjemnego zdarzenia, jak ich utrata (częściowa lub całkowita).

Ale to nie wszystko. Niektóre osoby pozbawione skrupułów, w imię swoich interesów, mogą sfabrykować utratę dokumentacji. Może to być dla nich korzystne z następujących powodów.

Następnie wystarczy, że powiedzą, że nic nie otrzymali. Ten krok może nawet opóźnić proces. Tym bardziej, jeśli mówimy o utracie oryginalnych dokumentów. W końcu nie wszystko można odzyskać lub przywrócić.

Aby temu zapobiec, przy wysyłaniu należy dołączyć do paczki „Rejestr przekazywanych dokumentów”. Tylko ten dokument pozwoli w pełni udowodnić fakt ich otrzymania.

Jak przesyłać dokumenty z rejestrem

Wysyłka może być zrealizowana przy udziale Poczty Polskiej. Drugą opcję zapewniają firmy kurierskie. To prawda, że ​​​​z reguły mają już opracowany formularz inwentaryzacji przekazanej dokumentacji.

Poczta świadczy usługę „listu poleconego”. Składa się z powiadomienia o dostawie. Dzięki temu możesz udokumentować dostawę do odbiorcy. Dodatkowo usługa umożliwia sporządzenie inwentarza załączników. Zawiera pełną listę dokumentacji.

Ponadto przesyłając do sądu dokument dowodowy (wraz z pozwem), potrzebny jest także spis inwentarza.

Tym bardziej, że rejestry są niezbędne przy tworzeniu archiwów i ich uzupełnianiu. Jest to konieczne, aby uprościć proces ich odnajdywania w przyszłości.

Formularze inwentarza dokumentacji

Inwentarz można sporządzić jako odrębny dokument lub zintegrować z jednym z przesyłanych dokumentów. Na przykład po napisaniu pozwu dołączane są do niego „istotne” dokumenty (dowody). W tym celu w treści pisma reklamacyjnego wpisuje się listę.

Możliwość sporządzenia wykazu jako odrębnego dokumentu polega na spisaniu go na papierze formatu A-4. W razie potrzeby odbywa się to na oryginalnym papierze firmowym. Ale nie jest to wymóg obowiązkowy.

Dokument ten musi zawierać datę sporządzenia (przeniesienia), miasto i tytuł dokumentu. Sama lista prezentowana jest w formie tabeli. W pierwszej kolumnie należy podać nazwę przekazywanych dokumentów.

Kolejna kolumna zawiera ich numer. Czasami w razie potrzeby zamiast tej kolumny podawana jest „liczba stron”. Ma to sens, gdy wysyłane dokumenty nie są dokumentami jednostronicowymi.

Dla tego dokumentu nie ma obowiązkowego formularza. Dlatego w każdym przypadku jest on opracowywany z uwzględnieniem specyfiki dokumentacji i sytuacji. Jeśli napotkasz trudności w tworzeniu zapasów, możesz skontaktować się z naszymi specjalistami.

Poniżej znajduje się standardowy formularz oraz przykładowy rejestr przekazywanych dokumentów, którego wersję można pobrać bezpłatnie.

Rejestr przykładowego formularza przekazania dokumentów

Do przekazywania dokumentów zwykle używają certyfikatu przekazania i odbioru, który ma na celu zarejestrowanie faktu przekazania dokumentacji od jednego pracownika do drugiego.

Mogą to być umowy firmowe, dokumenty założycielskie, dokumenty kadrowe lub księgowe, wszelkie inne dokumenty do użytku wewnętrznego i zewnętrznego, niezbędne podczas interakcji z inną organizacją.

Procedura sporządzania aktu przekazania dokumentów

Dla porządku i ewentualnej kontroli dokumentację należy przekazać za pomocą protokołu odbioru, który można nazwać także rejestrem, który powinien zawierać następujące dane:

Zasady przekazywania dokumentów

Nie ma określonej formy jego powstania, więc jego kompozycja nie nastręcza szczególnych trudności. Wykonano w dwóch egzemplarzach, w zależności od liczby stron.

Jego główną zaletą jest to, że w przypadku kontrowersyjnej sytuacji dokument taki pozwoli na udowodnienie faktu przekazania dokumentów. Strona odbierająca musi dokładnie przestudiować i zweryfikować rzeczywistą dostępność z tą wskazaną w inwentarzu, a po wcześniejszym sprawdzeniu poprawności informacji podpisać ją.

Jeżeli zajdzie taka potrzeba, ocena spraw i uwagi do prowadzonego postępowania mogą być wyrażone w sposób obiektywny i wówczas zostanie to uwzględnione w tekście ustawy. Jeżeli lista dokumentów jest zbyt obszerna, sporządza się ją zazwyczaj w formie załącznika do ustawy.

Jeśli mówimy o dokumentach wewnętrznych, przyczyną przeniesienia dokumentów może być przeniesienie pracownika na inne stanowisko lub jego zwolnienie. Inwentarzowi podlegają także dokumenty składane organom administracji rządowej, na jednym egzemplarzu opatrzona jest datą wpływu i numerem nadania.

We współczesnym świecie coraz częściej wykorzystuje się informacje zawarte na nośnikach elektronicznych, niemniej jednak wszędzie praktykuje się zapis papierowy. Czasami do prowadzenia takich raportów wykorzystuje się komputer, gdzie specjalny program zawiera informację o lokalizacji dokumentacji, do jakiej osoby została ona przekazana i do jakiego działu.

Ponadto ostatnim etapem „życia” wszystkich dokumentów w każdej firmie jest ich umieszczenie w archiwum. Aby przekazać sprawy do archiwum organizacji, konieczne jest również sporządzenie ich inwentarza, do którego wykorzystuje się również akt przekazania dokumentów.

Poniżej znajduje się standardowy formularz oraz przykładowy rejestr przekazania dokumentów, którego wersję można pobrać bezpłatnie.

Wyciągi księgowe, księgowość → Próbka. Dołączony rejestr dokumentów. Formularz nr 16

kod okud 0903014 standardowy formularz nr. 16 spiżarnia do: księgowość towarzysząca rejestr dokumenty od 20 lat nie. dokumenty dokumenty +-+-+-+-...

Sporządzenie aktu przyjęcia i przekazania dokumentów nie jest procedurą ściśle obowiązkową. Jednak w niektórych przypadkach przekazaniu dokumentów pomiędzy kontrahentami towarzyszy ich podpisanie. Akt przyjęcia i przekazania dokumentów ma znaczenie prawne, zatem w przypadku powstania sytuacji kontrowersyjnych lub nieporozumień pomiędzy stronami, które go podpisały ma ona wartość dowodową i może zostać wykorzystana w sądzie.

Akt akceptacji i przekazywania dokumentów powstaje również w przedsiębiorstwach - na przykład przy przekazywaniu dokumentacji kadrowej, księgowej itp. przy zmianie pracowników. W takim przypadku dokumenty muszą zostać poddane wstępnemu sprawdzeniu pod kątem ich zawartości i kompletności, aby pracownik otrzymujący dokumenty nie napotkał później nieoczekiwanych problemów.

AKTA

Podstawowe zasady sporządzania aktu przyjęcia i przekazania dokumentów

Nie ma jednolitego standardowego szablonu wypełnienia tego dokumentu, dlatego przedsiębiorstwa i organizacje mają prawo samodzielnie opracować wzór lub sporządzić dokument w dowolnej formie. Można go wypełnić w prostej formie pisemnej lub wydrukować na komputerze. Akt przyjęcia i przekazania dokumentów sporządzany jest na zwykłej kartce formatu A4 w dwóch egzemplarzach – po jednym dla każdej z zainteresowanych stron. Ponadto każdy egzemplarz musi posiadać podpisy kierowników organizacji lub osób upoważnionych.

W razie potrzeby dokument można poświadczyć pieczęcią, ale nie jest to konieczne, ponieważ Od 2016 roku osoby prawne mają prawo nie używać pieczęci i pieczątek w swojej działalności.

Ustawa musi także zawierać określony wykaz informacji obowiązkowych. W szczególności należy to tutaj wskazać informacje o stronach, pomiędzy którymi rejestrowany jest fakt przekazania dokumentów, a także pełna lista przesłanych dokumentów z ich wyraźną nazwą i ilością. Jeżeli przekazywane są oryginały dokumentów, należy to zaznaczyć w akcie (w przypadku ich zaginięcia roszczenia zostaną skierowane do strony, w której rękach znajdowały się w chwili żądania), w przypadku kopii, wówczas należy je poświadczyć przez przekazującego .

Należy także zaznaczyć, że w przypadku przeniesienia oryginałów dokumentów, przekazujący ma obowiązek uzyskać ich kopie.

W przypadkach szczególnej wartości przekazywanych dokumentów wskazane jest zawarcie w ustawie pełniejszych informacji o przedsiębiorstwach (pełne dane z OGRN, NIP, KPP itp.), a także danych paszportowych pracowników biorących udział w procesie przeniesienia . Jeżeli przekazywane są standardowe dokumenty, możesz ograniczyć się do prostszej formy aktu.

Instrukcja wypełnienia protokołu przyjęcia i przekazania dokumentu

Z punktu widzenia pracy biurowej akt ten ma całkowicie standardową formę i nie powinien sprawiać szczególnych trudności przy jego wypełnieniu. W rozważanym przykładzie dokumenty są przenoszone z jednego przedsiębiorstwa do drugiego.

• Najpierw napisz nazwę dokumentu wraz z krótkim opisem jego istoty.
• W poniższym wierszu wskazano miasto, w którym działa organizacja wydająca akt, oraz datę jego wykonania.
• Następnie wprowadza się informację o firmie przekazującej dokumenty: podaje się jej nazwę, wskazując formę organizacyjno-prawną (IP, LLC, OJSC, CJSC), a także stanowisko osoby odpowiedzialnej (zwykle dyrektor, dyrektor generalny jest napisane tutaj lub inna osoba upoważniona do podpisania takiego wskazanego rodzaju dokumentów pracownika) jego nazwisko, imię, patronimika (w całości).
• Następnie to samo wpisuje się po drugiej stronie: nazwa organizacji, stanowisko, nazwisko, imię, patronimika osoby odpowiedzialnej.

Po wprowadzeniu informacji o przedsiębiorstwach należy spisać pełną listę dokumentów do przekazania.

Z reguły takie akty sporządza się w przypadkach, gdy wykaz przekazywanych dokumentów jest albo szczególnie wartościowy, albo dość imponujący, dlatego najlepiej jest ułożyć ich wykaz w formie tabeli.

W pierwszej kolumnie należy wpisać numer seryjny przekazywanego dokumentu w tej tabeli, w drugiej - imię i nazwisko, w trzeciej - datę jego sporządzenia, w czwartej - numer dokumentu do wewnętrznego obiegu dokumentów. W piątej kolumnie należy wskazać, że oryginał lub kopia (uwierzytelniona) jest przekazywana do drugiej organizacji, a szósta kolumna to liczba arkuszy zawartych w dokumencie.

W razie potrzeby tabelę można rozszerzyć, dodając dodatkowe informacje.

Pod tabelką należy wpisać, ile egzemplarzy ustawy sporządzono i ile otrzymali zainteresowani, a także podpisać się szefowie obu przedsiębiorstw.

Po podpisaniu aktu przyjęcia i przekazania dokumentów strona, która go przyjęła, automatycznie przejmuje pełną odpowiedzialność za kompletność, treść i bezpieczeństwo przekazywanej dokumentacji.

Do przekazywania dokumentów zwykle używają certyfikatu przekazania i odbioru, który ma na celu zarejestrowanie faktu przekazania dokumentacji od jednego pracownika do drugiego.

Mogą to być umowy firmowe, dokumenty założycielskie, dokumenty kadrowe lub księgowe, wszelkie inne dokumenty do użytku wewnętrznego i zewnętrznego, niezbędne podczas interakcji z inną organizacją.

Procedura sporządzania aktu przekazania dokumentów

Dla porządku i ewentualnej kontroli dokumentację należy przekazać za pomocą protokołu odbioru, który można nazwać także rejestrem, który powinien zawierać następujące dane:

• tytuł dokumentu;
• miejsce i data jego sporządzenia;
• nazwa osoby prawnej;
• imię i nazwisko autora samego aktu
• imię i nazwisko osoby, na którą przekazywane są dokumenty, a także nazwę jej firmy, jeśli nie jest to dokument wewnętrzny;
• bezpośrednio lista dokumentów;
• wskazanie ich numeru rejestracyjnego;
• podpis osoby i ewentualnie pieczęć firmowa.

Zasady przekazywania dokumentów

Nie ma określonej formy jego powstania, więc jego kompozycja nie nastręcza szczególnych trudności. Wykonano w dwóch egzemplarzach, w zależności od liczby stron.

Jego główną zaletą jest to, że w przypadku kontrowersyjnej sytuacji dokument taki pozwoli na udowodnienie faktu przekazania dokumentów. Strona odbierająca musi dokładnie przestudiować i zweryfikować rzeczywistą dostępność z tą wskazaną w inwentarzu, a po wcześniejszym sprawdzeniu poprawności informacji podpisać ją.

Jeżeli zajdzie taka potrzeba, ocena spraw i uwagi do prowadzonego postępowania mogą być wyrażone w sposób obiektywny i wówczas zostanie to uwzględnione w tekście ustawy. Jeżeli lista dokumentów jest zbyt obszerna, sporządza się ją zazwyczaj w formie załącznika do ustawy.

Jeśli mówimy o dokumentach wewnętrznych, przyczyną przeniesienia dokumentów może być przeniesienie pracownika na inne stanowisko lub jego zwolnienie. Inwentarzowi podlegają także dokumenty składane organom administracji rządowej, na jednym egzemplarzu opatrzona jest datą wpływu i numerem nadania.

We współczesnym świecie coraz częściej wykorzystuje się informacje zawarte na nośnikach elektronicznych, niemniej jednak wszędzie praktykuje się zapis papierowy. Czasami do prowadzenia takich raportów wykorzystuje się komputer, gdzie specjalny program zawiera informację o lokalizacji dokumentacji, do jakiej osoby została ona przekazana i do jakiego działu.

Ponadto ostatnim etapem „życia” wszystkich dokumentów w każdej firmie jest ich umieszczenie w archiwum. Aby przekazać sprawy do archiwum organizacji, konieczne jest również sporządzenie ich inwentarza, do którego wykorzystuje się również akt przekazania dokumentów.

Poniżej znajduje się standardowy formularz i próbka Rejestr transferu dokumentów którego wersję można pobrać bezpłatnie.

Prowadzenie rejestru dokumentów w formie elektronicznej w programie Excel pozwoli na ich usystematyzowanie, zapewni szybki dostęp do nich i wyeliminuje konieczność przechowywania każdego dokumentu osobno. W dowolnym momencie dokument z rejestru można wyprowadzić do drukowanego formularza utworzonego na arkuszu Excel. Link do pobrania przykładowego pliku znajduje się poniżej.

Prowadzenie rejestru dokumentów

Wygodnie jest wypełnić rejestr dokumentów w programie Excel, jeśli nie zamierzasz używać scalonych komórek.

Następnie przyjrzymy się rejestrowi z danymi pracowników, w którym można przechowywać te dane i drukować różne dokumenty. W praktyce był to rejestr umów o pracę, z którego drukowano: Umowa o pracę, Załącznik do umowy o pracę, Umowa o odpowiedzialności finansowej, Nakaz zatrudnienia, Zmiany w umowie o pracę, Umowa o wypowiedzeniu umowy o pracę.

W przykładzie rejestr został znacznie zmniejszony; z drukowanych formularzy pozostała jedynie Umowa Zobowiązania, pokazująca samą zasadę prowadzenia rejestru i wypełniania drukowanego formularza danymi.

Przykład rejestru dokumentów w Excel Smart Table

Tworzenie formularza do druku

Aby wypełnić formularz do druku za pomocą formuł, należy go utworzyć w programie Excel. Jeśli nie możesz znaleźć żądanego pliku w programie Excel, jego tekst można przenieść z pliku w innym programie do arkusza, biorąc pod uwagę maksymalną liczbę znaków mieszczących się w komórce, w przeciwnym razie tekst zostanie obcięty.

W naszym przykładzie korzystamy z drukowanej formy Umowy Odpowiedzialności, której tekst jest kopiowany do arkusza Excel z dokumentu Word:

Jeżeli formularz do wydruku w arkuszu Excela jest gotowy, pozostaje jedynie przenieść go (lub skopiować) do skoroszytu z rejestrem. Jeśli rejestr nie został jeszcze utworzony, możesz po prostu dodać do księgi nową kartę z wydrukowanym formularzem i nazwać ją „Rejestracja...”.

Wypełnienie wydrukowanego formularza

Do wypełnienia wydrukowanego formularza danymi z rejestru posłużymy się wbudowaną funkcją Excela – „WYSZUKAJ.PIONOWO”. Odniesieniem do wyszukiwania w tabeli będzie numer wpisu w rejestrze w kolejności, zatem komórkę z numerem umowy we wzorach „WYSZUKAJ.PIONOWO” drukowanego formularza będziemy oznaczać jako „Wyszukiwana_wartość”.

W kreatorze funkcji argumenty formuły wprowadzane są do komórki „L4”, która po wprowadzeniu przyjmie postać: =WYSZUKAJ.PIONOWO("Drukuj DMO"!G1;"Zarejestruj DMO"!A2:J102;2;FAŁSZ)

Ta formuła jest kopiowana do wszystkich pozostałych komórek zawierających zmienne wartości i zastępowana jest w niej tylko „Numer_Kolumny”.

Teraz, gdy wpiszesz numer wymaganej linii rejestru w komórce „G1”, wydrukowany formularz umowy odpowiedzialności zostanie wypełniony danymi odpowiedniego pracownika.

Możesz pobrać rejestr w Excelu i automatycznie wypełnić wydrukowany formularz Umowy Zobowiązania danymi wybranego pracownika.