Jak poprawnie pisać objaśnienia. Przykład notatki wyjaśniającej dotyczące spóźnienia do pracy

Udzielenie pisemnych wyjaśnień staje się obowiązkowe jedynie w niektórych przypadkach. Najczęściej- przy ocenie zasadności powodów przewinienie dyscyplinarne pracownika(naruszenie obowiązków pracowniczych i służbowych przez pracownika). Wymaga tego procedura wymierzenia kary dyscyplinarnej z art. 193 Kodeksu pracy (zwanego dalej Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej), co może skutkować nie tylko naganą lub naganą, ale także zwolnieniem. Wszystko zależy od okoliczności, które należy uporządkować. W tym przypadku nota wyjaśniająca dokumentuje i przekazuje kierownictwu stanowisko pracownika, jego wizję sytuacji i jego argumenty.

Fragment dokumentu

Zwiń pokaz

Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej. Artykuł 193 „Procedura stosowania sankcji dyscyplinarnych”

Przed podjęciem działań dyscyplinarnych pracodawca ma obowiązek zwrócić się do pracownika o pisemne wyjaśnienia. Jeżeli po dwóch dniach roboczych pracownik nie przedstawi określonego wyjaśnienia, sporządzany jest odpowiedni akt.

Niezłożenie wyjaśnień przez pracownika nie stanowi przeszkody w zastosowaniu środków dyscyplinarnych.

Postępowanie dyscyplinarne wszczyna się nie później niż w terminie miesiąca od dnia wykrycia uchybienia, nie licząc czasu choroby pracownika, jego pobytu na urlopie wypoczynkowym oraz czasu potrzebnego na uwzględnienie opinii organu przedstawicielskiego pracownicy.

Sankcji dyscyplinarnej nie można zastosować później niż po sześciu miesiącach od dnia popełnienia przestępstwa, a na podstawie wyników kontroli, kontroli działalności finansowo-gospodarczej albo audytu – później niż po dwóch latach od dnia jego popełnienia. Podane terminy nie obejmują czasu postępowania karnego.

Za każde przewinienie dyscyplinarne można zastosować tylko jedną karę dyscyplinarną.

Nakaz (polecenie) pracodawcy o zastosowaniu kary dyscyplinarnej ogłasza się pracownikowi za podpisem w terminie trzech dni roboczych od dnia jego opublikowania, nie wliczając czasu nieobecności pracownika w pracy. Jeżeli pracownik odmówi zapoznania się z określonym poleceniem (instrukcją) pod podpisem, sporządzany jest odpowiedni akt.

Pracownik może odwołać się od sankcji dyscyplinarnej do państwowej inspekcji pracy i (lub) organów w celu rozpatrzenia indywidualnych sporów pracowniczych.

Ale noty wyjaśniające można sporządzać także z innych powodów, choć aspekt „konieczności usprawiedliwienia” pozostaje (wszak w innych przypadkach używa się urzędów i notatek). Przykładowo podczas badania okoliczności powstania szkody w mieniu pracodawcy i ustalenia jej wysokości w trybie art. 247 Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej.

Zobacz także przykładowy wymóg złożenia pisemnych wyjaśnień w artykule „Fałszywe dokumenty do zatrudnienia”

Prośba o pisemne wyjaśnienia

Zatem „przed nałożeniem działań dyscyplinarnych pracodawca musi zwrócić się do pracownika o pisemne wyjaśnienia”. Jak widać, prawo nie precyzuje, czy żądanie wyjaśnień ma mieć formę ustną, czy pisemną. W szczególnie trudnych przypadkach, gdy zarówno pracownik, jak i pracodawca, podchodzą bardzo poważnie i zamierzają, jak mówią, dojść do gorzkiego końca, pracodawca musi zwrócić się do pracownika o wyjaśnienia na piśmie, aby móc wówczas potwierdzić przestrzeganie przepisów z procedurą określoną w zakresie nakładania sankcji dyscyplinarnych w art. 193 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej (przykład 1). Nigdy nie została zatwierdzona forma tego dokumentu personalnego, dlatego każda organizacja sporządza go na swój sposób. Nawet rodzaj dokumentu użytego do tego jest inny (powiadomienie, żądanie, pismo itp.), Chociaż bardziej poprawne jest nazwanie tego „ wymóg„, ponieważ w części 1 art. 193 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej stanowi, że. Powiadomienie ma inny sens – informacja jest przekazywana i nie trzeba nic robić. List to dokument wychodzący wysyłany do zewnętrznej organizacji lub osoby, a pracownik nie jest taką „obcą” osobą.

Należy pamiętać, że „sankcję dyscyplinarną nakłada się nie później niż miesiąc od dnia wykrycia przestępstwa” (część 3 art. 193 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Fakt jego odkrycia potwierdza akt, a nie wymóg. Miesiąc ten należy zatem liczyć od dnia wykrycia sprawy (najlepiej, gdyby pokrywał się on z datą sporządzenia ustawy), a nie od dnia wezwania do złożenia pisemnych wyjaśnień.

Kolejny termin liczony jest od dnia złożenia wniosku - 2 dni na pisemne wyjaśnienia(Patrz przykład 3). Dlatego ważne jest nie tylko sformalizowanie żądania, ale także udowodnienie, że zostało ono doręczone pracownikowi lub że odmówił jego przyjęcia. Aby to zrobić, możesz od razu wykonać odpowiednie puste miejsca na dole arkusza (oznaczone cyframi 1 i 2 w przykładzie 1): jeśli pierwszy (podpis przy otrzymaniu wniosku) nie zostanie sporządzony, to drugi zostaje sporządzony (świadkowie potwierdzają fakt odmowy pracownika przyjęcia tego dokumentu, oznaczenie to eliminuje konieczność sporządzania odrębnej ustawy w tej sprawie).

Przykład 1

Pisemna prośba pracownika o wyjaśnienia

Zwiń pokaz

Przykład 2

Tekst prośby pracownika o wyjaśnienie przyczyn nieobecności w pracy i podpis

Zwiń pokaz

Przykład 3

Obliczanie terminu na pisemne wyjaśnienie przyczyn przewinienia dyscyplinarnego

Zwiń pokaz

Załóżmy, że w poniedziałek 1 września 2014 roku pracownik przez zaniedbanie uszkodził mienie pracodawcy, byli świadkowie i jeszcze tego samego dnia sporządzono protokół. W dniu 2 września 2014 roku pracownik został wezwany do złożenia pisemnych wyjaśnień. Termin liczymy od następnego dnia:

• 09.03.2014 - dzień 1,
• 09.04.2014 - dzień drugi (w którym złożenie noty wyjaśniającej będzie nadal uznawane za terminowe),
• Od dnia 05 września 2014 roku istnieje już możliwość aktywowania faktu niezłożenia wyjaśnień.

Jeżeli obowiązek złożenia pisemnych wyjaśnień został przedstawiony pracownikowi w piątek 09.05.2014 r., a sobota i niedziela są jego dniami wolnymi od pracy (tj. nie są wliczane do 2-dniowego okresu), to termin na terminowe złożenie wyjaśnień złożenie noty wyjaśniającej upływa dopiero we wtorek 09.09.2014r.

Aby sumienny pracownik nie pomylił się przy obliczaniu tego okresu, lepiej od razu wskazać we wniosku konkretny termin, do którego należy dostarczyć notę ​​wyjaśniającą. Tutaj możesz dodać konkretny dział/urzędnika, któremu ma zostać przyznany (patrz drugi akapit tekstu wymagania z Przykładu 1). Adresat noty wyjaśniającej (na którego nazwisko jest sporządzony, na przykład dyrektor generalny) i osoba, której należy ją przekazać (na przykład sekretarz lub kierownik działu personalnego), najprawdopodobniej będzie inny ludzie.

Jeśli pracownik naprawdę miał uzasadnione powody do zachowania, które nie podobało się pracodawcy i w ogóle są to ludzie odpowiedni, to nie należy bać się uzasadnienia - stanie on w obronie „oskarżonego”. Nie trzeba wtedy czekać na pisemny wniosek pracodawcy. Na jego ustną prośbę lepiej od razu sporządzić notę ​​wyjaśniającą, dołączając do niej jak najwięcej dowodów na to, że ma rację. Wystarczą nie tylko oficjalne dokumenty, ale nawet wydruk z serwisu informacyjnego o przerwach w pracy linii metra, którą spóźnialski dojeżdża do pracy. Jeśli między pracownikami istnieje konflikt, dobrze napisany list wyjaśniający może nawet „przeciągnąć” kierownictwo na stronę jego autora.

W czyim imieniu sporządzono notę ​​wyjaśniającą?

Aby trafnie odpowiedzieć na to pytanie, należy zapoznać się z Wewnętrznym Regulaminem Pracy, który musi obowiązywać w każdej organizacji. Najprawdopodobniej jest tam napisane, że pracownik podlega bezpośredniemu przełożonemu i dyrektorowi generalnemu. Następnie, jeśli coś się stanie, pracownik napisze wyjaśnienie skierowane do swojego szefa lub dyrektora generalnego.

Lokalne przepisy mogą ustalać inną hierarchię: na przykład członkowie grupy roboczej podlegają kierownikowi tej grupy, mimo że reprezentują w niej różne działy. Lider grupy może poprosić o pisemne wyjaśnienia jedynie wtedy, gdy niewłaściwe zachowanie ma związek z pracą grupy.

Tym samym służba ochrony, menadżer kultury korporacyjnej czy kierownik działu personalnego nie mają prawa żądać wyjaśnień od pracowników innych działów, którzy im nie podlegają, chyba że jest to wyraźnie określone w lokalnych przepisach organizacji. To prawda, że ​​odpowiednie uprawnienia tym i innym urzędnikom można nadal przekazać na polecenie dyrektora generalnego (na przykład przewodniczącemu komisji w celu zbadania konkretnego incydentu). Zobacz podpisy w przykładach 1 i 2, oznaczone wykrzyknikiem.

Ręcznie czy na komputerze?

Prawo nie wymaga ręcznego sporządzania not wyjaśniających; można je wpisać na komputerze. Jednak doświadczeni funkcjonariusze personelu wymagają wyjaśnień od pracowników, napisanych wyłącznie ich własnym pismem. W przypadku sporu pracowniczego pomoże to pracodawcy uchronić się przed niezgodnymi z prawem działaniami pracownika, który może twierdzić, że został „zmuszony” do podpisania tekstu, który przygotował już ktoś inny.

Minimalny wymagany skład elementów pisma odręcznego, narysowanych odręcznie przez pracownika na notatce objaśniającej, jest następujący:

• stanowisko,
• osobisty kontakt i
• I O. Nazwisko.

Nie można ograniczyć się tylko do odręcznie napisanej osobistej kreski, bo... badanie grafologiczne nie jest w stanie jednoznacznie zidentyfikować niektórych podpisów jako należących do konkretnej osoby. I na podstawie całych słów (stanowisko i nazwisko) z pewnością da się to zrobić.

Szczegóły noty wyjaśniającej

Forma noty wyjaśniającej jest stosunkowo dowolna. Nikt nie wymaga od pracownika dogłębnej znajomości standardów sporządzania dokumentów; wystarczy przestrzeganie wymaganego minimum.

W prawym górnym rogu arkusza informacje są zapisane w kolumnie na temat do kogo i przez kogo skierowana jest nota wyjaśniająca. Pracownik musi podać swoją jednostkę strukturalną, stanowisko, a także pełne nazwisko, imię i patronimikę. Nazwa typu dokumentu- nota wyjaśniająca - pisana pośrodku, po kilku wierszach (zwykle dużą literą lub tylko dużymi literami, jak pokazano w przykładzie 4). Przykład 5 pokazuje przestarzałą wersję, w której nazwa typu dokumentu jest w całości napisana małymi literami i następuje po niej kropka, tj. cały „nagłówek” zdawał się da się odczytać w jednym zdaniu; Takie opcje projektowania znajdowały się wcześniej w aplikacjach.

Przykład 4

„Głowa” noty wyjaśniającej

Zwiń pokaz

Przykład 5

Nieaktualna wersja „nagłówka” noty wyjaśniającej

Zwiń pokaz

Uwaga: w przykładzie 5 linia z rodzajem zapisanego dokumentu (z małą literą i kropką) jest nieaktualna, a wszystko powyżej jest całkiem poprawne. Stanowisko autora noty wyjaśniającej może być wcięte od adresata (dyrektora generalnego, jak w przykładzie 4) lub może pojawić się od razu w kolejnym wierszu (jak w przykładzie 5). Przyimek „od” może, ale nie musi, występować przed stanowiskiem autora.

Po nazwie typu dokumentu następuje tekst, który jest skompilowany w darmowej formie. Jedyne wymagania co do niego:

• poprawność sformułowań i stosowanie, jeśli to możliwe, oficjalnego, biznesowego stylu prezentacji,
• tylko dokładne daty, jeśli to konieczne - czas,
• fakty i przyczyny obecnej sytuacji.

Okoliczności są różne i niewłaściwe jest wymaganie od pracownika zwięzłości w uzasadnieniu. Notatka może zajmować kilka kartek papieru, zawierać bezpośrednią mowę i czytać jak dobry kryminał lub może składać się z jednej linijki. Pracodawca nie ma prawa ograniczać pracownika w takiej „kreatywności”.

Nikt nie oczekuje od pracownika, że ​​w uzasadnieniu będzie formułował wnioski i sugestie, choć nie będzie można zabronić mu ich zamieszczenia.

Treść noty wyjaśniającej ustala wyłącznie pracownik, który ma ją sporządzić. Szef nie ma prawa dyktować tekstu, wypowiadać sformułowań typu „to nie jest powód”, żądać przerobienia ani w inny sposób wpływać na treść dokumentu. Niektóre organizacje idą jeszcze dalej i sporządzają standardowe teksty not wyjaśniających. Pracownik ma prawo zdecydować, czy z nich skorzystać, czy też samodzielnie napisać notę ​​wyjaśniającą. W jego interesie leży opisanie tego, co się wydarzyło, w sposób, jaki uzna za prawidłowy. Pracodawca z kolei ma obowiązek zapoznać się z wszelkimi wyjaśnieniami pracownika, czy mu się to podoba, czy nie.

Stworzenie tekstu noty wyjaśniającej bardzo często nastręcza trudności. Powtórzmy główną zasadę: wydarzenia należy przedstawiać tak, jak miały miejsce.

Jeśli wina pracownika jest oczywista (spóźnił się, zachował się niegrzecznie wobec klienta, zapomniał czegoś zrobić), to nie ma sensu temu zaprzeczać i wymyślać wymówek. Musisz to napisać tak jak jest:

Przykład 6

Tekst noty wyjaśniającej

Zwiń pokaz

Przykład 7

Tekst noty wyjaśniającej

Zwiń pokaz

Przyczyn spóźnień lub nieobecności w pracy może być wiele i nie wszystkie są zasadne. Jeśli pracownik nie chce ujawnić prawdziwego powodu spóźnienia, ma do tego prawo. Tutaj pomocne będą uniwersalne sformułowania „ze względu na rodzinę” lub „okoliczności osobiste” (patrz przykład 8). Innym wyjściem jest przyznanie się do winy bez podawania przyczyn (Przykład 9). Jednak takie klisze nie wzbudzą oczywiście żadnego zrozumienia ani współczucia ze strony kierownictwa.

Przykład 8

Tekst noty wyjaśniającej

Zwiń pokaz

Przykład 9

Tekst noty wyjaśniającej

Zwiń pokaz

Pracownik może zakładać, że zostanie mu „wybaczone”, bo powód przewinienia jest ważny, a pracuje już długo, nigdy wcześniej się to nie zdarzyło lub z innych powodów. W takim razie niech lepiej napisze o tym w swoich wyjaśnieniach:

Przykład 10

Fragment tekstu noty wyjaśniającej

W życiu każdego pracownika może zdarzyć się sytuacja, w wyniku której spóźni się on do pracy, nie będzie mógł przyjść do pracy ani należycie wykonywać swoich obowiązków.

Drodzy Czytelnicy! W artykule omówiono typowe sposoby rozwiązywania problemów prawnych, jednak każdy przypadek jest indywidualny. Jeśli chcesz wiedzieć jak rozwiązać dokładnie Twój problem- skontaktuj się z konsultantem:

WNIOSKI I ZGŁOSZENIA PRZYJMUJEMY 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, 7 dni w tygodniu.

Jest szybki i ZA DARMO!

Przyczyny, które doprowadziły do ​​takich naruszeń, mogą być uzasadnione lub lekceważące. Decyzja zostanie podjęta na podstawie złożonych wyjaśnień pracownika.

Sytuacja, która doprowadziła do wystąpienia takich naruszeń, musi zostać opisana przez pracownika na piśmie.

W tym celu sporządza notę ​​wyjaśniającą. Dokument ten może mieć charakter odciążający lub wyjaśniający.

Należy pamiętać, że nota wyjaśniająca jest dokumentem urzędowym sporządzonym w określony sposób. Zawiera informacje wyjaśniające przyczyny naruszenia.

Jego głównym znaczeniem jest umożliwienie pracownikowi wyobrażenia sobie sytuacji jego oczami, porozmawiania o tym, co się wydarzyło i, jeśli to możliwe, usprawiedliwienia się.

Aspekty ogólne

Nota wyjaśniająca jest dokumentem urzędowym. Jej zarejestrowanie należy do obowiązków pracownika, który dopuścił się naruszenia. To on jest zainteresowany poprawnością sporządzenia dokumentu.

Na podstawie notatki zostanie podjęta decyzja, czy warto nałożyć na pracownika karę. Kompetentna prezentacja pozwoli Ci wyjaśnić menadżerowi przyczyny naruszenia.

Na podstawie wyników rozpatrzenia notatki pracownika zapada decyzja o jego winie lub niewinności. W pierwszym przypadku zostaną wobec niego zastosowane środki dyscyplinarne.

Dlatego musisz poważnie potraktować proces pisania notatki. Przekazanie tego dokumentu może być obowiązkowe w przypadkach przewidzianych przez prawo.

W innych sytuacjach pracodawca daje pracownikowi możliwość wyjaśnienia sytuacji w formie pisemnej, nie na podstawie wymogu prawnego, ale z własnej inicjatywy.

Jeśli pracownika niepokoi pytanie: „Czy mam obowiązek napisać notę ​​wyjaśniającą?” - powinien wiedzieć, że takie działania są jego prawem.

Co to jest

Pojęcie „noty wyjaśniającej” nie istnieje w przepisach. Zgodnie z obowiązującym Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej mówimy o „zwracaniu się o wyjaśnienia na piśmie”.

Pracownik przekazuje je w szczególności w przypadku popełnienia czynów niezgodnych z prawem, naruszenia dyscypliny pracy, niedopełnienia obowiązków itp.

W takim przypadku wyjaśnienia nie mogą być składane ustnie. Notatkę tę sporządza się nie tylko w przypadku popełnienia przewinienia dyscyplinarnego, ale także w niektórych innych przypadkach.

Wszystkich łączy „potrzeba usprawiedliwienia”. Tym samym przy badaniu szkody w mieniu pracodawcy wymagana będzie nota wyjaśniająca.

Ważne jest, aby zrozumieć charakterystyczną cechę tego dokumentu. Po prostu opisuje zdarzenie na piśmie.

Pracownik nie składa żadnych oświadczeń i nie prosi o rozwiązanie kontrowersyjnej sytuacji. Na tym polega różnica między notą wyjaśniającą a innymi dokumentami urzędowymi, na przykład raportem lub oświadczeniem.

Jakie mogą być przyczyny?

Wspominaliśmy już, że pracownik składa wyjaśnienia w trakcie dochodzenia w sprawie przewinienia dyscyplinarnego.

Pozwala spojrzeć na sytuację oczami pracownika i podjąć obiektywną decyzję co do jego winy lub niewinności popełnienia czynu.

Należy pamiętać, że pracownik nie ma obowiązku sporządzania notatki. Jednak to on jest zainteresowany usprawiedliwianiem się.

Jeśli pracownik zostanie zmuszony do napisania wyjaśnień w pracy, może złożyć skargę do organów nadzorczych.

Dokument ten generowany jest np. w przypadku spóźnienia się do pracy, nieobecności w pracy, niedopełnienia obowiązków lub ich nienależytego wykonania, zniszczenia mienia pracodawcy itp.

Podstawa prawna

Przepis ten stanowi, że wymaganie od pracownika pisemnych wyjaśnień w celu ustalenia przyczyny szkody jest obowiązkowe.

Jeżeli pracownik odmówi napisania lub uchyli się od przekazania tego dokumentu pracodawcy, sporządzany jest odpowiedni akt. Sama forma noty wyjaśniającej nie została zatwierdzona na szczeblu państwowym.

Jak poprawnie napisać notę ​​wyjaśniającą w pracy

Nota wyjaśniająca jest specyficzną formą dokumentu biznesowego. Podlega to zasadom tworzenia tego typu aktów.

Przestrzeganie ich nie jest obowiązkiem samego pracownika, jednak zwiększa się w ten sposób prawdopodobieństwo, że dokument zostanie sporządzony prawidłowo i przyniesie oczekiwaną korzyść.

Notę wyjaśniającą sporządza się na kartce formatu A4. Pracownik musi stosować biznesowy styl prezentacji.

„Nagłówek” dokumentu wskazuje jego odbiorcę (zwykle dyrektora generalnego firmy), a także informacje o samym pracowniku, w tym imię i nazwisko, jednostkę strukturalną itp.

Następnie musisz podać tytuł dokumentu, a następnie wpisać tekst notatki. Sytuację należy przedstawić poprawnie, kompetentnie i bez błędów.

Czy konieczne jest napisanie tekstu wyjaśniającego na temat oceny swoich działań? Jeśli pracownik przyznaje się do winy, musi to wskazać, a także wyjaśnić, że w przyszłości nie będzie żadnych naruszeń z jego strony.

Zwykle nota wyjaśniająca jest pisana ręcznie. Możesz przedstawić wersję wpisaną na komputerze, ale sami pracodawcy nie ufają takim dokumentom.

W jakich przypadkach piszą

Wspomnieliśmy już wcześniej o przypadkach, w których może być wymagana nota wyjaśniająca od pracownika - wykroczenie dyscyplinarne, wyrządzenie szkody materialnej pracodawcy itp.

Rozważaliśmy przypadki, w których dokument ten jest wymagany zgodnie z wymogami ustawodawcy.

Należy jednak pamiętać, że w lokalnych dokumentach konkretnego przedsiębiorstwa mogą być określone inne sytuacje.

Okoliczność ta musi zostać udokumentowana. W przeciwnym razie pracodawca nie będzie miał dowodu na przestrzeganie wymogów prawa.

Dokument o nazwie „Zapotrzebowanie” sporządza się na papierze firmowym, rejestruje w dzienniku korespondencji wychodzącej i przedstawia pracownikowi do podpisu.

Musi wskazywać datę przekazania aktu pracownikowi firmy. To właśnie pozwala na poruszanie się w terminach złożenia wyjaśnień.

Co zrobić, jeśli pracownik odmawia przyjęcia żądań? W tej sytuacji konieczne jest sporządzenie aktu.

Za niewykonanie zadania

W związku z niezrealizowaniem zadania pracownik może żądać noty wyjaśniającej. W takiej sytuacji pracownik musi szczegółowo opisać sytuację, wskazać przyczyny popełnienia przestępstwa, a także przesłanki i inne fakty.

Niewykonanie zadania może być spowodowane wieloma różnymi okolicznościami.

Jeżeli pracownik nie jest winny popełnienia przestępstwa, należy przedstawić na to przekonujące dowody.

Można na przykład napisać, że zadanie nie zostało wykonane z powodu przepracowania. Jednocześnie nie należy pisać, że do przestępstwa doszło dlatego, że szef nie daje.

W uzasadnieniu należy koniecznie wskazać, że pracownik jest świadomy konsekwencji swojego niewłaściwego postępowania, dołoży wszelkich starań, aby naprawić sytuację i nie dopuści do jej wystąpienia w przyszłości.

Za błąd

Każdy pracownik może popełnić błąd w trakcie wykonywania swojej pracy. Co więcej, zarówno doświadczeni pracownicy, jak i świeżo upieczeni pracownicy nie są od tego odporni.

Zwykle błąd jest konsekwencją, która powstaje z pewnych przyczyn obiektywnych i subiektywnych.

Wideo: jak napisać notę ​​wyjaśniającą

To właśnie te pracownik musi wskazać w swojej nocie wyjaśniającej. Należy ujawnić przesłanki i okoliczności, które doprowadziły do ​​błędu.

Nie powinieneś zrzucać odpowiedzialności na swoich współpracowników, ale nie zalecamy również przyznawania się do winy, jeśli jej nie ma.

Należy ustalić okoliczności, które faktycznie miały miejsce w praktyce.

Za spóźnienie

Spóźnienie się do pracy jest wykroczeniem. Pracownik ma obowiązek wyjaśnić przyczyny swojego prowizji. W zależności od tych okoliczności zostanie podjęta decyzja o zastosowaniu środków egzekucyjnych.

Wyjaśniający – dokument personalny przekazywany służbie personalnej lub bezpośrednio kierownikowi.

Pracownik potwierdza w nim fakt spóźnienia, a także wskazuje przyczyny. Pamiętaj, że systematyczne spóźnienia mogą być podstawą do zwolnienia z pracy z powodu naruszenia dyscypliny pracy.

Tak więc notatkę o spóźnieniu można podzielić na 2 części:

O wagarach

Pojęcie „wagowania” jest zapisane w. Zgodnie z tą normą oznacza to nieobecność w miejscu pracy bez uzasadnionej przyczyny przez całą zmianę lub 4 godziny z rzędu w ciągu jednej zmiany.

To przestępstwo może skutkować rozwiązaniem umowy między pracownikiem a pracodawcą.

Dlatego pracownik jest zainteresowany wyjaśnieniem faktów, które złożyły się na jego prowizję.

Następujące powody są uważane za ważne::

• choroba pracownika lub jego bliskich osób;
• śmierć członka rodziny;
• wypadek;
• klęska żywiołowa lub wypadek.

Ważny powód należy potwierdzić nie słowami, ale prawdziwymi dowodami.

Czy można nie pisać

Czy konieczne jest pisanie pracownikowi noty wyjaśniającej? Nie, ale wspominaliśmy już, że to on powinien być zainteresowany jego projektem.

Pracownik nie będzie mógł uniknąć kary tylko z tego powodu, że nie złożył wyjaśnień. Wręcz przeciwnie, traci szansę na usprawiedliwienie się.

Jakie są konsekwencje odmowy?

Odmowa nie pociąga za sobą żadnych konkretnych konsekwencji. Inną sprawą jest to, że pracownik nie reprezentuje swojego zdania i wizji sytuacji.

Tym samym pozbawia się szansy na obronę i przedstawienie własnych argumentów. Co do zasady ma to negatywny wpływ na decyzję w sprawie postępowania dyscyplinarnego.

Odmowa będzie traktowana jako niechęć do przyznania się do błędu lub naruszenia, co nie zawsze będzie przydatne. Zwłaszcza jeśli chodzi o sytuacje, w których wina pracownika jest absolutnie oczywista.

Przykładowy dokument

Nota wyjaśniająca to dokument, który nie ma zatwierdzonej próbki. Nie ma jednolitych wymagań co do jej ukończenia, treści itp.

Aby jednak poprawnie sformułować dokument, należy po sprawdzeniu przestrzegać zasad pisania noty wyjaśniającej w pracy.

Powinien więc zawierać następujące szczegóły:

• adresowane do kogo i przez kogo (informacje o menadżerze i pracowniku);
• tytuł aktu;
• sam tekst (opisujący sytuację, przyczyny, fakty itp.);
• wnioski (opcjonalnie) potwierdzające podane przez pracownika informacje;
• podpis i data.

Dość często w życiu ludzi pojawiają się sytuacje, gdy trzeba napisać notę ​​wyjaśniającą. Oczywiście ta notatka będzie skierowana do władz wyższych. Na tej podstawie tę notatkę należy napisać bardzo kompetentnie. Przygotowując ten dokument, nie trzeba być pobłażliwym. Ponieważ odpowiednie podejście do tej kwestii pozwoli uniknąć wszelkich kłopotów i nieporozumień natury dyscyplinarnej. Nasz artykuł pomoże Ci poprawnie napisać notę ​​wyjaśniającą. Przyjrzymy się, jak powinien być napisany, jakie są rodzaje i niezbędne wymagania dla tego dokumentu. Ponadto ten artykuł będzie przydatny dla wielu menedżerów i osób zainteresowanych tym zagadnieniem.

Nota wyjaśniająca dotycząca błędu: Próbka.

Co to jest nota wyjaśniająca

Dziś pojawiła się nota wyjaśniająca dotycząca niedopełnienia obowiązków służbowych oraz inne wersje tych notatek. Wszystkie próbki można oczywiście znaleźć w tej publikacji. Zanim jednak zapoznamy się z przykładami tego dokumentu, warto powiedzieć, co to jest.

Tak więc notatka biznesowa to specjalny dokument biznesowy, który ma na celu dostarczenie wyjaśnień związanych z niektórymi postanowieniami takich głównych dokumentów, jak projekt, plan, raport lub zawiera uwagi dotyczące wystąpienia przyczyn określonego zdarzenia, faktu lub działania . Ogromną liczbę opcji i odmian tego dokumentu można podzielić na dwie główne grupy.

Rodzaje not wyjaśniających zaistniałą sytuację lub zachowanie:

• Udzielenie określonych wyjaśnień dotyczących głównych postanowień dokumentu lub mu towarzyszącego.
• Nota wyjaśniająca sporządzona w związku z określonym działaniem lub incydentem, powstałą sytuacją lub zachowaniem niektórych pracowników firmy. Tego typu dokument jest bardzo powszechny i ​​​​jest sporządzany przez pracowników firmy na wniosek kierownictwa. Bardzo często odnoszą się one do relacji, które powstają podczas działań produkcyjnych lub pracowniczych.

Zasadniczo przygotowanie noty wyjaśniającej dla kierownika odbywa się w momencie wystąpienia sytuacji awaryjnej lub naruszenia dyscypliny produkcji lub pracy w przedsiębiorstwie. We wszystkich tych wymienionych sytuacjach pracodawca musi koniecznie zażądać od pracownika noty wyjaśniającej (zgodnie z obowiązującym Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej. Art. 193, ponieważ ustawodawca uzna to za główną formę jego samodzielności obrona). Na tej podstawie dokument ten stanowi integralną główną część procedury pociągnięcia pracownika do odpowiedzialności dyscyplinarnej.

Nota wyjaśniająca spóźnienie do pracy w związku z transportem: Próbka.

Sporządzenie noty wyjaśniającej

W przypadku pierwszego rodzaju dokumentacji warunkiem koniecznym jest sporządzenie notatki w formie drukowanej. W przypadku drugiego rodzaju dopuszczalna jest notatka sporządzona odręcznie na zwykłej kartce papieru (format A4). Każdy musi wiedzieć, jak napisać notę ​​wyjaśniającą i co w niej wskazać, gdyż taka sytuacja w praktyce zdarza się dość często. Niezależnie od tego, jak doskonałym jesteś pracownikiem, mogą wystąpić różne sytuacje i niestety nikt nie jest na nie odporny. Podstawowa struktura noty wyjaśniającej powinna obejmować następujące główne elementy:

• Tytuł dokumentu, wskazanie jego rodzaju.
• Pełne dane adresata.
• Główny tytuł tekstu (musi zaczynać się od przyimka O lub Ob).
• Data dostarczenia dokumentu.
• Podpis osobisty.

Treść noty wyjaśniającej musi koniecznie odzwierciedlać obiektywne informacje o konkretnych faktach lub zdarzeniach oraz jasne wyjaśnienia w tej kwestii. Tekst główny powinien odzwierciedlać własne stanowisko pracownika w zaistniałej sytuacji, jego osobisty stosunek do podjętych działań i konsekwencji, które z tego powodu nastąpiły. Jeżeli pracownik jest w pełni zdolny przyznać się do winy za popełniony czyn, ma prawo odzwierciedlić to w głównej treści notatki, pisząc o swoich wyrzutach sumienia z powodu tego, co się stało, a także obiecać, że nie zrobi tego ponownie w przyszłości .

W tym samym przypadku, jeśli pracownik nie uważa się za winnego, ma prawo wyrazić swój osobisty punkt widzenia na tę okoliczność oraz przedstawić swoje argumenty i dowody.

Na tej podstawie można stwierdzić, że nota wyjaśniająca jest głównym przykładem tego, jak pracownik może się zabezpieczyć w przypadku kontrowersyjnej sytuacji. Wyjaśnienia pracownika w istotnej części tej kwestii pomogą pracodawcy obiektywnie ocenić sytuację i pomogą zidentyfikować wszystkie niuanse i okoliczności popełnionego czynu. A jeśli to konieczne, podejmij uczciwe działania dyscyplinarne.

Nota wyjaśniająca do szkoły dotycząca nieobecności dziecka: Próbka.

Zawiadomienie pracownika o złożeniu zeznań wyjaśniających

Jak pisaliśmy powyżej w naszym artykule, pracodawca musi zażądać od pracownika osobistego pisemnych wyjaśnień przed nałożeniem sankcji dyscyplinarnej (art. 193 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Ponadto ustalono termin, w jakim należy złożyć powyższe wyjaśnienia – w ciągu 2 dni roboczych. Na podstawie obowiązujących przepisów wyznacza się pewien okres czasu, w którym pracodawca ma obowiązek udokumentować datę swojego wezwania do pracownika o przedstawienie noty wyjaśniającej. Nie ma co do tego warunku obowiązkowego, niemniej jednak z praktycznego punktu widzenia dokument ten nie będzie wcale zbędny.

• Po pierwsze, ta data jest datą początkową.
• Po drugie, stanowi dokument potwierdzający, że podstawowe prawa pracownika nie zostały naruszone.

Poniżej w tym artykule podamy przykład, aby stało się dla Ciebie jasne, co należy wskazać w tym dokumencie i jak należy go skompilować. Wymagana jest nota wyjaśniająca na papierze firmowym z podpisem przedstawiciela kierownika, do którego kompetencji należy wydawanie sankcji dyscyplinarnych. Zasadniczo osoba ta jest albo dyrektorem organizacji, albo jego dyrektorem.

Przykładowe powiadomienie:

Zastępca głównego lekarza R.R. Kokorin O złożeniu pisemnych wyjaśnień

W związku z tym, że nienależycie wykonali Państwo swoje obowiązki służbowe, wyrażone nieobecnością w miejscu pracy w dniach 22.12.15 - 25.12.15, wymagam od Państwa pisemnego wyjaśnienia tego faktu do działu HR do godziny 19:00.

28 grudnia 2015 r Główny lekarz (podpis) Karasev V.A. Powiadomienie otrzymałem 26.12.15.

Zastępca głównego lekarza (podpis) Kokorin R.R.

Powiadomienie o sporządzeniu notatki: Próbka.

Najprawdopodobniej może się również zdarzyć, że pracownik odmówi przyjęcia i podpisania tego dokumentu, a uzasadnienie w tym przypadku zostanie sporządzone z opóźnieniem, w momencie, gdy nie ma już możliwości podjęcia środka dyscyplinarnego, a wszystkie możliwe terminy zostały już upływające. wygasły. W takiej sytuacji wyjście jest tylko jedno - doręczyć niniejsze zawiadomienie komisji (w obecności dyrektora, radcy prawnego spółki, przedstawiciela związku zawodowego i innych zainteresowanych nią osób). W przypadku odmowy konieczne jest sporządzenie odpowiedniego aktu z podpisami wszystkich obecnych. W ten sposób możesz potwierdzić przestrzeganie odpowiednich przepisów.

Przykładowa nota wyjaśniająca do pracy: Przykład nr 1.

Bardzo często zdarzają się sytuacje, które wiążą się ze spóźnieniem do pracy lub absencją. Dlatego też kierownictwo może zażądać wyjaśnienia takiego działania. Oczywiście w tym przypadku sporządzana jest nota wyjaśniająca. Zwróć uwagę na jej przykładową kompozycję.

Do dowódcy jednostki wojskowej 68587, pułkownika Wawiłowa S.V. Od pracownika Ministerstwa Obrony Rosji, urzędnika A.V. Serowa.

Ja, Aleksiej Władimirowicz Sierow, 16 czerwca 2015 r. spóźniłem się do pracy o 3 godziny. W związku z tym można podać następujące wyjaśnienia. Dzisiaj rano jadąc do pracy swoim prywatnym samochodem byłem świadkiem wypadku drogowego. W związku z tym musiałem złożyć pisemne zeznania funkcjonariuszom Policji Drogowej. Sprawa ta zajmowała dużo mojego osobistego czasu. Do noty wyjaśniającej, jako główny dowód tego, co się wydarzyło, załączam kopię protokołu i notatkę potwierdzającą inspektora policji drogowej E.V. 16 czerwca 2015 r. (podpis) Serov.A.V.

Nota wyjaśniająca w sprawie niedopełnienia obowiązków służbowych: Próbka.

Przykład nr 2:

Do dyrektora sklepu Magnit, R.I. Leviny. Od kierownika magazynu S.V. Woroszyłowa.

Ja, Woroszyłowa Swietłana Wiktorowna, 30 listopada 2015 r., spóźniłam się do pracy o 3 godziny. Rzecz w tym, że dzień wcześniej kupiłem nowy budzik. Nie rozumiejąc w pełni głównego mechanizmu tego budzika, źle ustawiłem timer i dlatego zaspałem na 1 godzinę. Mam pełną świadomość swojej winy. Obiecuję, że taka sytuacja z mojej strony się więcej nie powtórzy. 30 listopada 2015 r. (podpis) Woroszyłow. S.V.

Nota wyjaśniająca dotycząca błędu: Przykład.

Ten typ dokumentu jest bardzo powszechny. Błędy w tym przypadku mogą być różnego rodzaju. Zwykle dotyczą one dokumentów, zajęć praktycznych itp. W tym przypadku rozważaliśmy sytuację niewykonania planu pracy.

Do szefa Windows do House LLC. Simonova E.A. Od głównego specjalisty Rybiny A.V.

List wyjaśniający. O niezrealizowaniu planu na grudzień 2015 r.

Ja, Anna Witalijewna Rybina, po przeanalizowaniu zaistniałej sytuacji, związanej z niezrealizowaniem planu sporządzenia umów sprzedaży i zakupu, wyjaśniam, co następuje. Problem powstał z powodu braku pracowników, gdyż w ciągu jednego miesiąca zwolniono z pracy 3 pracowników i nie zatrudniono nikogo na ich miejsce. Trzej pozostali pracownicy nie są w stanie podołać dużemu natężeniu pracy, chociaż pracują ponad wymaganą normę.

Nota wyjaśniająca spóźnienie do pracy: Przykład.

Sporządzenie aktu w sprawie niezłożenia przez pracownika noty wyjaśniającej

Jeżeli po upływie ustalonego terminu pracownik nie dostarczy noty wyjaśniającej, wówczas zgodnie z art. Zgodnie z Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej szef jest zobowiązany sporządzić odpowiedni akt. Warto jednak zaznaczyć, że ustawodawca nie wskazuje, który pracownik ma wykonać tę czynność, w jakim konkretnym terminie i czy konieczne jest zapoznawanie z nią pracownika. Akt musi zostać sporządzony przy udziale określonej grupy osób i w pełni potwierdzać ustalone przez nie fakty lub zdarzenia. Z tego powodu należy go wypełnić zbiorczo. Ponadto konieczne jest zaangażowanie w tej sprawie tych pracowników, którzy byli osobiście obecni w chwili doręczenia pracownikowi zawiadomienia o wezwaniu do przedstawienia noty wyjaśniającej. Jest sporządzony na standardowym formularzu i wygląda następująco:

Przykładowy akt:

USTAWA 08.10.2015 W sprawie niezłożenia przez pracownika pisemnych wyjaśnień w związku z popełnieniem przewinienia dyscyplinarnego.

Przeze mnie, szef działu HR V.V. Aparina, w obecności głównego księgowego N.I. Petrovy i głównego ekonomisty Yu.B. ustawa została sporządzona w następujący sposób: 07.07.2015 dla księgowego N.I. Petrova. zgodnie z art. 193 Kodeksu pracy została poproszona w dniu 07.09.2015 r. o złożenie noty wyjaśniającej w związku z popełnionym przewinieniem dyscyplinarnym w związku z nieobecnością w pracy przez 7 godzin z rzędu. Petrova N.I. nie uczyniła tego w wyznaczonym terminie, potwierdzając, że wcześniej udzieliła ustnych wyjaśnień i nie napisze nic więcej.

Akt ten sporządza się w dwóch egzemplarzach. (podpis) Aparina V.V. (podpis) Agapkina Yu.B. (podpis) Sidorova E.A.

Kopię aktu otrzymał: /podpis/ Petrova N.I.

Nota wyjaśniająca dotycząca nieobecności na zajęciach w instytucie: Przykład.

Odmowy sporządzenia dokumentu wyjaśniającego nie należy uznawać za nowe przewinienie dyscyplinarne, jest to bowiem prawo samego pracownika, a nie jego obowiązek. Tym aktem menadżer może jedynie potwierdzić, że zostały spełnione wszystkie normy prawne.

Różnica między notą wyjaśniającą a usługą i raportem. Nie ma potrzeby mylić tych trzech pojęć. Przy pierwszej koncepcji wszystko jest już dla nas jasne. Wiedząc, jak poprawnie skomponować notę ​​wyjaśniającą, z resztą możesz łatwo sobie poradzić.

Porozmawiajmy krótko o innych dokumentach. Memorandum ma zupełnie inny charakter. Głównym celem jego przygotowania jest zgłoszenie kierownikowi organizacji faktu, który miał miejsce, sytuacji, która ma miejsce.

Notatka wewnętrzna to przekazanie wszelkich informacji od jednego menedżera do drugiego, pracownika jednego działu do pracownika innego itp. Zasadniczo notatki dotyczą kwestii ekonomicznych, logistycznych, organizacyjnych i innych. Mówiąc najprościej, jest to korespondencja biznesowa.

Nota wyjaśniająca dotycząca nieobecności w pracy: Próbka.

Wreszcie

Z tej publikacji dowiesz się, jak poprawnie skomponować notę ​​wyjaśniającą; przykłady różnych not objaśniających znajdziesz w tej publikacji tutaj. Warto powiedzieć, że nie ma jednej formy noty wyjaśniającej. Ale nadal istnieją pewne wymagania, które wskazaliśmy w naszym artykule. Dlatego należy zwrócić na nie uwagę podczas sporządzania tego dokumentu.

Powinieneś obejrzeć wideo

Prawie każda osoba pracująca spotyka się z sytuacjami, w których konieczne jest złożenie pisemnych wyjaśnień dotyczących konkretnego błędu popełnionego w procesie pracy. Zazwyczaj kierownictwo prosi o przedstawienie takiej noty wyjaśniającej w przypadkach, gdy popełnione naruszenie jest znaczące – tj. doszło do naruszenia obowiązków pracowniczych lub służbowych, a z wynagrodzenia pracownika należy potrącić sankcje dyscyplinarne. A potem „sprawca naruszenia” ma pytanie, jak poprawnie napisać notę ​​wyjaśniającą dotyczącą błędów w pracy, aby nie wywołać jeszcze większej złości ze strony wyższego kierownictwa.

Tryb sporządzania wyjaśnień pisemnych

Nota wyjaśniająca dotyczące stwierdzonych naruszeń powinna być sporządzona w następujący sposób:

1. W prawym górnym rogu wskazane jest stanowisko osoby, do której kierowane są wyjaśnienia.
2. Następnie podaj nazwę organizacji.
3. Bez skrótów nazwisko, imię i patronimika osoby, dla której przeznaczone jest wyjaśnienie.
4. Stanowisko pracownika dostarczającego tę notatkę oraz jego nazwisko, imię i nazwisko rodowe, również bez żadnych skrótów.
5. Po wypełnieniu nagłówka wpisana jest nazwa przekazywanego dokumentu, tj. słowo „Wyjaśnienie” jest zapisane w środku wiersza.
6. Tekst objaśniający jest zapisywany.
7. Wskazane jest nazwisko i inicjały pracownika sporządzającego ten dokument, a także jego podpis i data sporządzenia.

Przykładowa nota wyjaśniająca wygląda następująco:

Jedynie dyrektor może bezpośrednio zażądać od pracownika złożenia wyjaśnień na piśmie, tj. sam pracodawca.

Ani kierownicy, ani kierownicy działów itp. nie mają prawa żądać napisania powyższych wyjaśnień., chociaż w przypadku jakichkolwiek naruszeń mogą tym zastraszyć pracowników, co jest niedopuszczalne.
Jeśli rzeczywiście doszło do naruszenia ze strony pracownika, najlepszą dla niego opcją jest napisanie noty wyjaśniającej. Ponieważ w przypadku odmowy tej procedury takie zachowanie z jego strony może zostać uznane przez wyższe kierownictwo za naruszenie dyscypliny w pracy, co może pociągać za sobą poważniejsze konsekwencje, w tym zwolnienie na podstawie art.

Przeczytaj także: Urlop ze względu na szkodliwe warunki pracy Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej

Zasady, które należy wziąć pod uwagę podczas pisania notatki

Jak poprawnie napisać notę ​​wyjaśniającą, aby szef nie miał okazji niepotrzebnie doszukiwać się błędów? Przed przystąpieniem do sporządzania powyższego dokumentu lepiej skonsultować się z prawnikiem. Jeśli nie jest to możliwe, przynajmniej porozmawiaj o aktualnej sytuacji ze swoimi kolegami z pracy i uważnie wysłuchaj ich rad.

Nie powinieneś kłamać, próbując usprawiedliwić się na papierze, jeśli naprawdę jesteś czegoś winny. Ponieważ takie zachowanie może prowadzić do powstania jeszcze większych problemów. W końcu kłamstwo i tak zostanie ujawnione, a pracownik zostanie „napiętnowany” jako kłamca i oszust. Taki obrót wydarzeń może znacząco zaszkodzić rozwojowi kariery w przyszłości. Jeżeli sytuacja nie była od Ciebie zależna, ale kierownictwo uznało Cię za winnego, możesz w uzasadnieniu dodać zdanie: „w tym przypadku moje działania skupiały się na obecnej sytuacji” lub „w tej sytuacji ja działał zgodnie z zaistniałymi okolicznościami”. Takie wyjaśnienie może pomóc ci z godnością wyjść z sytuacji. Zapis ten może być także przydatny w przypadku rozpatrywania sprawy w sądzie.


Spróbuj delikatniej przedstawić fakty dotyczące naruszeń. Nie powinieneś na przykład sygnalizować, że spóźniłeś się do pracy. To wykroczenie wydaje się zbyt poważne i za to można dostać nie tylko naganę, ale i karę pieniężną, którą trzeba będzie opłacić z pensji. Jeśli zamiast „spóźnienie” użyjesz słowa „opóźnienie”, władze mogą potraktować to wykroczenie łagodniej.

Lepiej jest sporządzić powyższy dokument na komputerze, a następnie po weryfikacji wydrukować, podpisać i przekazać kierownictwu. Jest to konieczne, aby zachować w tajemnicy to, jak bardzo martwiłeś się podczas pisania notatki. Jeśli dokument jest pisany ręcznie, dyrektor przedsiębiorstwa może narazić Cię na nadmierny niepokój, co całkowicie odbije się na Twoim piśmie (krzywe litery, nierówności przy pisaniu tekstu w linii itp.), co może również przełożyć się na sposób zostajesz ukarany - grzywną lub po prostu naganą.


Co zrobić, jeśli trzeba napisać wyjaśnienia do osoby, od której nie była zależna zaistniała sytuacja, a za to, co się stało, winni są także inni pracownicy? Najważniejsze w tym przypadku nie jest obwinianie innych za wszystko, co się wydarzyło, próbując w ten sposób uchronić się przed karą. Podejdź do sytuacji tak obiektywnie, jak to możliwe i napisz notatkę tak obiektywnie, jak to możliwe. Dobrze sporządzona nota wyjaśniająca, której wzór widziałeś powyżej, może sprawić, że reżyser udzieli jedynie nagany Tobie i osobom odpowiedzialnym za to, co się stało. W ten sposób nie tylko nie zawiedziesz współpracowników i utrzymasz normalne stosunki pracy w zespole, ale także będziesz wyglądać przyzwoicie w oczach przełożonych.


Jeśli postawione ci naruszenie jest wystarczająco poważne, ale wiesz, że nie zrobiłeś nic złego i nie jesteś winny niczego, co się wydarzyło, możesz do końca bronić swojej niewinności, a nawet zwrócić się do sądu o przywrócenie sprawiedliwości.
Nota wyjaśniająca musi zostać dostarczona przez pracownika kierownictwu przedsiębiorstwa w ciągu dwóch dni roboczych.

List wyjaśniający– dokument potwierdzający przyczyny naruszenia popełnionego przez tego lub innego pracownika. Zwykle jest pisany dobrowolnie lub na prośbę kierownika w przypadku, gdy pracownik przedsiębiorstwa zrobił coś złego (spóźnił się lub w ogóle nie przyszedł do pracy, pojawił się pijany, nie wykonał wydanych mu poleceń itp.).

AKTA

Dlaczego potrzebujesz noty wyjaśniającej?

Z reguły naruszenia wymagające wyjaśnień ze strony pracownika są dość poważne i mogą skutkować wszczęciem postępowania dyscyplinarnego, w tym zwolnieniem. Aby tego uniknąć i uczciwie zrozumieć sytuację, kompetentny menadżer prosi o pisemne wyjaśnienia.

Nota wyjaśniająca może chronić pracownika w sytuacjach kontrowersyjnych, gdy dojdzie do sporu z pracodawcą, a także może uzyskać status dokumentu dowodowego w przypadku skierowania sprawy do sądu przez którąkolwiek ze stron.

Do kogo należy kierować notę ​​wyjaśniającą?

Najczęściej sporządzana jest nota wyjaśniająca skierowana do dyrektora przedsiębiorstwa. Ale jeśli firma jest bardzo duża, należy napisać do bezpośredniego kierownictwa (kierownik sklepu, brygadzista, kierownik działu itp.). Zazwyczaj stanowisko osoby, w imieniu której należy napisać notatkę, regulują „Zasady wewnętrzne”, które powinny obowiązywać w każdej organizacji.

Kiedy napisać notę ​​wyjaśniającą

Istnieją określone terminy na napisanie noty wyjaśniającej: nie więcej niż dwa dni robocze od daty zdarzenia. Dlatego pracodawca sporządzając pisemną prośbę o wyjaśnienia musi ustalić datę – od tej daty będzie prowadzony protokół. Jeżeli w wyznaczonym terminie nie zostanie sporządzona nota wyjaśniająca, pracodawca ma prawo nałożyć na podwładnego karę adekwatną do przewinienia i w granicach prawa.

Należy pamiętać, że za jedno naruszenie można zastosować tylko jedną karę dyscyplinarną i to nie później niż w ciągu miesiąca od ustalenia faktu naruszenia (fakt ten stwierdza się także pisemnie, poprzez sporządzenie i zarejestrowanie ustawy specjalnej).

Zasady sporządzania noty wyjaśniającej

Nota wyjaśniająca jest napisana w dowolnej formie. Musi zawierać następujące informacje:

• informacje o firmie,
• informacje o przełożonym i pracowniku, który dopuścił się przestępstwa,
• data popełnienia przestępstwa
• wyjaśnienia.

Im bardziej przekonująca jest główna część, tym lepiej dla pracownika; jako argumenty najlepiej podawać argumenty, które mają jakieś pisemne potwierdzenie (na przykład, jeśli spóźnisz się do pracy - zaświadczenie z placówki medycznej lub zaświadczenie). paragon z serwisu samochodowego z datą i godziną naprawy itp. .P.). Pozytywną rolę odgrywa także skrucha za popełnione naruszenie (jeśli jest to bezpośrednia wina pracownika) i obietnica poprawy w przyszłości i nie popełniania podobnych błędów.

Jeżeli pracownik nie widzi żadnej winy, należy to również odzwierciedlić w nocie wyjaśniającej, przedstawiając wszystkie niezbędne dowody jej braku.

Notę wyjaśniającą można napisać ręcznie lub wpisać na komputerze. Preferowana jest pierwsza opcja i to właśnie w ten sposób doświadczeni specjaliści HR i prawnicy wymagają sporządzenia dokumentu. W każdym razie musi być wyjaśnienie poświadczone żywym podpisem pracownikowi z obowiązkową transkrypcją „na żywo”.

Notę wyjaśniającą należy sporządzić w dwóch egzemplarzach, z których jeden należy przekazać pracodawcy, drugi należy zachować, jednak dopiero po zaznaczeniu przez pracodawcę na obu egzemplarzach faktu otrzymania not wyjaśniających.

Instrukcja pisania noty wyjaśniającej

Nota wyjaśniająca z punktu widzenia norm i zasad pracy biurowej ma całkowicie standardową strukturę i nie powinna sprawiać większych trudności podczas pisania

W nagłówku dokumentu w prawym górnym rogu należy wpisać informacja o adresacie.

1. Najpierw wskazane jest stanowisko pracownika, w imieniu którego jest sporządzane (dyrektor, dyrektor generalny, kierownik działu, lider grupy itp.).
2. Następnie wpisz pełną nazwę organizacji, wskazując jej status organizacyjny i prawny (IP, LLC, ZOA, OJSC), a także nazwisko, imię, patronimię adresata.
3. Następnie informacje o pracowniku są rejestrowane w dokładnie ten sam sposób (stanowisko, nazwa firmy, nazwisko, imię, nazwisko rodowe).
4. Następnie należy wskazać miejscowość, w której zarejestrowane jest przedsiębiorstwo, a także datę napisania wniosku.

Następnie w środku wiersza należy wpisać nazwę dokumentu wraz z krótkim opisem jego istoty (w tym przypadku „o spóźnieniu do pracy”).

Druga część jest najważniejsza. Tutaj konieczne jest jedynie podanie fakty i powody popełnienia przestępstwa w takim przypadku powinieneś spróbować podać prawidłowe wyjaśnienie, używając jasnych sformułowań i argumentów. Jeżeli istnieje pisemny dowód niewinności pracownika, należy to również odnotować. Nie trzeba pisać dużo i szczegółowo – nikt nie przeczyta kilku stron tekstu, a ponadto takie wyjaśnienie może wywołać negatywną reakcję pracodawcy.

Wymagana aplikacja podpisać z obowiązkowym odkodowaniem podpisu i przekazać go sekretarzowi lub osobiście bezpośredniemu przełożonemu.