Jak sporządzić akt akceptacji przekazania spraw po zwolnieniu, przykładowy dokument. Prosty przykładowy certyfikat akceptacji dokumentu

Dokument zatytułowany „Ustawa o przyjęciu i przekazaniu spraw” jest znany tylko osobom, które zajmowały odpowiedzialne stanowiska. Reszta wie o nim tylko ze słyszenia. I jest absolutnie mało prawdopodobne, że ktokolwiek będzie w stanie go skompilować samodzielnie.

Główne powody

W każdym przedsiębiorstwie sprawy są zwykle akceptowane z kilku powodów:

1. Przypisanie każdemu konkretnemu obszarowi odpowiedzialności.
2. Oszacowanie całkowitego nakładu pracy do wykonania przez nowo zatrudnionego pracownika.
3. Tymczasowe wykonywanie obowiązków za aktualnie nieobecnego pracownika.
4. Organizacje pracy ciągłej.

Ale powodem przeniesienia ich z jednego pracownika na drugiego może być:

• długa podróż służbowa;
• przedłużony pobyt na zwolnieniu lekarskim;
• urlop macierzyński;
• przejście do innej pracy;
• zwolnienie pracownika.

W takich przypadkach obowiązki odchodzącego pracownika przejmuje jeden z jego kolegów i należy sporządzić akt przyjęcia i przekazania spraw.

Zwykle wymienia wszystkie dokumenty, które znajdowały się w posiadaniu zwalnianego. Ponadto akt przyjęcia i przekazania spraw zawiera pełny opis wykonanej pracy, a wszystkie zidentyfikowane niedociągnięcia są odrębnie odnotowywane. Dokument należy sporządzić w dwóch egzemplarzach, z których jeden zostaje złożony w aktach osobowych emerytowanego pracownika, a drugi pozostaje w dziale, czyli u nowego właściciela.

Trudna sytuacja

Co ciekawe, inicjatorem takiej akcji jest zazwyczaj reżyser. W końcu to on wraz z świeżo upieczonym pracownikiem na pół etatu jest zainteresowany uporządkowaniem spraw. Czasem jednak zdarza się, że stary pracownik odchodzi bez podpisania protokołu przeniesienia i przyjęcia. Może się to zdarzyć w wyniku zbiegu okoliczności lub celowych opóźnień. Czasami pracownik, znając swoje braki, celowo gra na czas. Przecież wszyscy wiedzą, że kierownik nie może wstrzymać książeczki pracy ani płatności końcowej, ale jest zobowiązany wystawić to wszystko w dniu zwolnienia. Pracownik po prostu odchodzi, a pracodawca zmuszony jest szukać wyjścia z obecnej sytuacji. Co powinien zrobić nowy właściciel, jeśli otrzyma przedmiot bez właściciela? W tej sytuacji nie powinieneś się denerwować. Trzeba po prostu akceptować rzeczy takimi, jakie są, aby nie odpowiadać za błędy innych. Czasami dyrektor, w ramach etapu pośredniego, tymczasowo przejmuje sprawy, a dopiero potem przekazuje je nowemu pracownikowi. Jest to możliwe, jednak nadal trzeba pamiętać o odpowiedzialności za swoje czyny.

Zmiana głównego księgowego

Zanim nowy księgowy obejmie urząd, należy wykonać sześć ważnych kroków:

1. Wydanie zarządzenia podpisanego przez dyrektora, w którym określa całą sekwencję działań i procedurę przyszłego przekazania spraw. W zależności od powodów zwolnienia poprzedniego specjalisty pracownicy mają do dyspozycji nie więcej niż dwa tygodnie.
2. W dalszym ciągu pełniąc swoją funkcję, główny księgowy musi w wyznaczonym terminie zakończyć wszystkie bieżące sprawy (dokonać niezbędnej ewidencji, sporządzić dokumenty pierwotne i sporządzić sprawozdania). Nośniki papierowe należy segregować i oprawiać.
3. Przeprowadzanie inwentaryzacji.
4. Rewizja.
5. Przeniesienie spraw.
6. Wprowadzanie informacji o nowym księgowym do wszystkich źródeł.

Akt przyjmowania i przekazywania spraw przy zmianie głównego księgowego nie wygląda zbyt zwyczajnie. Próbka zawiera ogromną listę pytań, na które należy zwrócić szczególną uwagę:

1. Organizacja pracy wszystkich działów księgowych oraz ogólna charakterystyka rachunkowości w firmie.
2. Stan rozliczenia wszystkich przeprowadzonych transakcji rozliczeniowych.
3. Księgowość i przepływ wszystkich środków.
4. Rachunkowość materiałowa i obliczanie amortyzacji.
5. Rozliczenia z pracownikami.
6. Salda kont.
7. Dokumenty pierwotne.
8. Rygorystyczne formularze raportowania.
9. Stan rzeczy w archiwum.
10. Wykaz brakujących dokumentów i wyjaśnienia tego faktu.

Dopiero potem zostaje podpisany akt, co w zasadzie oznacza objęcie urzędu.

Nowy lider

Wymiana kierownictwa rozpoczyna się zwykle od walnego zgromadzenia założycieli. Podjęta na nim decyzja jest sformalizowana w formie protokołu lub zarządzenia. Informacja ta jest natychmiast przekazywana do urzędu skarbowego i dopiero po tym rozpoczyna się główna procedura, której efektem będzie akt przyjęcia i przekazania spraw. Kiedy zmieni się reżyser, film będzie obszerniejszy.

Taki dokument składa się zazwyczaj z 3 części:

1. Wprowadzający. Zawiera informacje o miejscu i czasie zgromadzenia, a także informacje o przedstawicielu walnego zgromadzenia.
2. Opisowy. Zawiera pełną listę dokumentów, które są przekazywane nowemu dyrektorowi. Lista ta okazuje się bardzo długa. Dotyczy to przede wszystkim dokumentów założycielskich, certyfikatów i danych rejestracyjnych. Do tego dochodzą umowy z bankami i wszelkie umowy dodatkowe do nich. Potem przychodzi kolej na zamówienia dla przedsiębiorstwa. Następnie następują umowy dotyczące głównej działalności spółki. Następne są raporty księgowe, dokumenty kasowe i informacje o papierach wartościowych. Na samym końcu listy znajduje się dokumentacja dotycząca bezpieczeństwa, higieny pracy i bezpieczeństwa przeciwpożarowego. Po nich pozostaje tylko korespondencja z organami rządowymi i regulacyjnymi, a wreszcie - dziennik ruchu ksiąg pracy.
3. Finał. W tym miejscu wymienione są wszystkie osoby obecne, które złożyły swoje podpisy.

Ostatnim punktem będzie okrągła pieczęć firmy.

Główne etapy składania spraw i sporządzania aktu są następujące:

1. Sporządzenie zamówienia na podstawie rezygnacji pracownika.
2. Cel inwentaryzacji rzeczy i kosztowności.
3. Pełna kontrola dokumentacji.
4. Porównanie wskaźników rzeczywistych ze wskaźnikami księgowymi.
5. Bezpośrednie przeniesienie wszystkich spraw na nową osobę.
6. Sporządzenie aktu dokonanego przeniesienia.
7. Podpisanie aktu po zgodzie strony.
8. Zapłata pracownikowi i wydanie mu książeczki pracy.

WAŻNE: nie można prowadzić książeczki pracy, jeśli pracownik nie oddał jeszcze pracy, pracodawca musi ją wystawić w ostatnim dniu roboczym;

Dodatkowe procedury przy składaniu spraw

Główną formą przekazywania spraw jest akt akceptacji przekazania dokumentów po zwolnieniu, próbka. Jednocześnie odchodzący i nowy pracownik zazwyczaj przygotowują:

• Zamów na nadchodzącą dostawę skrzynek
• Lista dokumentów do przelewu
• Zamówienie inwentaryzacyjne
• Zarządzenie o zatwierdzeniu prowizji za transfer
• Księgi rachunkowe i certyfikaty

Dodatkowe formularze mogą się różnić. Ich zestawienie najczęściej służy następującym celom:

• Ujednolicić stosowany system księgowy
• Napraw istniejącą opcję przepływu dokumentów
• Potwierdź obecność kontroli przepływów finansowych
• Poinformuj o zasadach przyjmowania i rejestrowania pieniędzy
• Potwierdź poziom kontroli wartości
• Sprawdź terminowość składania sprawozdań organom podatkowym

UWAGA: akt akceptacji przekazania spraw po zwolnieniu ma na celu nie tylko przekazanie dokumentów nowemu urzędnikowi, ale także wyjaśnienie mu wszystkich zasad funkcjonowania firmy, biorąc pod uwagę poziom kontroli i terminowość procedur.

Pełna procedura składania spraw

Cały proces przekazania rozpoczyna się od przygotowania zlecenia, które reguluje kto, kiedy i komu przekazuje wartościowe przedmioty i dokumenty. Podstawą sporządzenia dokumentu może być:

• List rezygnacyjny pracownika
• Nakaz zwolnienia pracownika decyzją przełożonego
• Identyfikacja braków powstałych z winy odpowiedzialnego finansowo specjalisty
• Przeniesienie odpowiedzialnego pracownika na inne stanowisko
• Ekspansja firmy
• Zmniejszenie liczby

W niektórych przypadkach przeniesienie spraw z pracownika na nowego urzędnika jest niemożliwe. Na przykład specjalista zmarł lub był hospitalizowany i wkrótce nie powróci do zdrowia. Następnie akt wyrażenia zgody na przekazanie spraw po zwolnieniu sporządza jego upoważniony przedstawiciel i/lub zastępca, a w przypadku jego braku wypełnia go jednostronnie osoba nowo powołana na stanowisko.

Sporządzenie aktu przyjęcia i przekazania dokumentów nie jest procedurą ściśle obowiązkową. Jednak w niektórych przypadkach przekazaniu dokumentów pomiędzy kontrahentami towarzyszy ich podpisanie. Akt przyjęcia i przekazania dokumentów ma znaczenie prawne, zatem w przypadku powstania sytuacji kontrowersyjnych lub nieporozumień pomiędzy stronami, które go podpisały ma ona wartość dowodową i może zostać wykorzystana w sądzie.

Akt akceptacji i przekazywania dokumentów powstaje również w przedsiębiorstwach - na przykład przy przekazywaniu dokumentacji kadrowej, księgowej itp. przy zmianie pracowników. W takim przypadku dokumenty muszą zostać poddane wstępnemu sprawdzeniu pod kątem ich zawartości i kompletności, aby pracownik otrzymujący dokumenty nie napotkał później nieoczekiwanych problemów.

AKTA

Podstawowe zasady sporządzania aktu przyjęcia i przekazania dokumentów

Nie ma jednolitego standardowego szablonu wypełnienia tego dokumentu, dlatego przedsiębiorstwa i organizacje mają prawo samodzielnie opracować wzór lub sporządzić dokument w dowolnej formie. Można go wypełnić w prostej formie pisemnej lub wydrukować na komputerze. Akt przyjęcia i przekazania dokumentów sporządzany jest na zwykłej kartce formatu A4 w dwóch egzemplarzach – po jednym dla każdej z zainteresowanych stron. Ponadto każda kopia musi posiadać podpisy kierowników organizacji lub osób upoważnionych.

W razie potrzeby dokument można poświadczyć pieczęcią, ale nie jest to konieczne, ponieważ Od 2016 roku osoby prawne mają prawo nie używać pieczęci i pieczątek w swojej działalności.

Ustawa musi także zawierać określony wykaz informacji obowiązkowych. W szczególności należy to tutaj wskazać informacje o stronach, pomiędzy którymi rejestrowany jest fakt przekazania dokumentów, a także pełna lista przekazanych dokumentów z ich wyraźną nazwą i ilością. Jeżeli przekazywane są oryginały dokumentów, należy to zaznaczyć w akcie (w przypadku ich zaginięcia roszczenia zostaną skierowane do strony, w której rękach znajdowały się w chwili żądania), w przypadku kopii, wówczas należy je poświadczyć przez przekazującego .

Należy także zaznaczyć, że w przypadku przeniesienia oryginałów dokumentów, przekazujący ma obowiązek uzyskać ich kopie.

W przypadkach szczególnej wartości przekazywanych dokumentów wskazane jest zawarcie w ustawie pełniejszych informacji o przedsiębiorstwach (pełne dane z OGRN, NIP, KPP itp.), a także danych paszportowych pracowników biorących udział w procesie przeniesienia . Jeżeli przekazywane są standardowe dokumenty, możesz ograniczyć się do prostszej formy aktu.

Instrukcja wypełnienia protokołu przyjęcia i przekazania dokumentu

Z punktu widzenia pracy biurowej akt ten ma całkowicie standardową formę i nie powinien sprawiać szczególnych trudności przy jego wypełnieniu. W rozważanym przykładzie dokumenty są przenoszone z jednego przedsiębiorstwa do drugiego.

• Najpierw napisz nazwę dokumentu wraz z krótkim opisem jego istoty.
• W poniższym wierszu wskazano miasto, w którym działa organizacja wydająca akt, oraz datę jego wykonania.
• Następnie wprowadza się informację o firmie przekazującej dokumenty: podaje się jej nazwę, wskazując formę organizacyjno-prawną (IP, LLC, OJSC, CJSC), a także stanowisko osoby odpowiedzialnej (zwykle dyrektor, dyrektor generalny jest napisane tutaj lub inna osoba upoważniona do podpisania takiego wskazanego rodzaju dokumentów pracownika) jego nazwisko, imię, patronimika (w całości).
• Następnie to samo wpisuje się po drugiej stronie: nazwa organizacji, stanowisko, nazwisko, imię, patronimika osoby odpowiedzialnej.

Po wprowadzeniu informacji o przedsiębiorstwach należy spisać pełną listę dokumentów do przekazania.

Z reguły takie akty sporządza się w przypadkach, gdy wykaz przekazywanych dokumentów jest albo szczególnie wartościowy, albo dość imponujący, dlatego najlepiej jest ułożyć ich wykaz w formie tabeli.

W pierwszej kolumnie należy wpisać numer seryjny przekazywanego dokumentu w tej tabeli, w drugiej - imię i nazwisko, w trzeciej - datę jego sporządzenia, w czwartej - numer dokumentu do wewnętrznego obiegu dokumentów. W piątej kolumnie należy wskazać, że oryginał lub kopia (uwierzytelniona) jest przekazywana do drugiej organizacji, a szósta kolumna to liczba arkuszy zawartych w dokumencie.

W razie potrzeby tabelę można rozszerzyć, dodając dodatkowe informacje.

Pod tabelką należy wpisać, ile egzemplarzy ustawy sporządzono i ile otrzymali zainteresowani, a także podpisać się szefowie obu przedsiębiorstw.

Po podpisaniu aktu przyjęcia i przekazania dokumentów strona, która go przyjęła, automatycznie przejmuje pełną odpowiedzialność za kompletność, treść i bezpieczeństwo przekazywanej dokumentacji.

Ustawa o przekazywaniu i przyjmowaniu spraw sporządzany w przypadku zwolnienia stanowiska w związku ze zwolnieniem pracownika, przeniesieniem go na inną pracę itp.

Podstawą do jego sporządzenia są dokumenty administracyjne dotyczące przyczyn przekazania i przyjęcia spraw. Ustawę sporządza komisja, której skład zatwierdza zarządzeniem kierownika organizacji. Nazwiska członków komisji i obecnych są wskazane w akcie w kolejności alfabetycznej.

Tekst ustawy opisuje wykonaną pracę i jej rezultaty. Z reguły składa się z listy konkretnych pozycji. Liczbę egzemplarzy aktu przekazania-przyjęcia określa liczba zainteresowanych. Wszystkie dodatki do niego wydawane są w formie dodatku. Akt jest opieczętowany podpisami strony przyjmującej i wynajmującej, przewodniczącego komisji, członków komisji i przekazywany do zatwierdzenia kierownikowi organizacji.

W trakcie przekazywania i przyjmowania spraw ustalono (wskazać rozbieżności w inwentarzu, brak dokumentów, zapisów itp.):