Jak zszywać próbkę dokumentów. Jak prawidłowo ułożyć zszycie dokumentów wielostronicowych: jak i gdzie przykleić etykietę (czy jest to konieczne na węźle), ile nakłuć (trzy, cztery) zszyć; jakich nitek, warkocza, wstążki użyć? Jak to uregulować?

Wielu przedsiębiorców, sekretarzy i księgowych, zwłaszcza początkujących, ma pytanie: „Jak zszywać dokumenty?” Wydawałoby się, że co w tym takiego trudnego? Jednak nie jest to takie proste. Dokumenty przekazywane są organom regulacyjnym lub archiwizowane, co oznacza, że ​​muszą być przygotowane zgodnie ze wszystkimi przepisami. Przyjrzyjmy się bliżej niuansom tego tematu.

Praca biurowa to skomplikowany proces pod względem formalnościowym. Dotyczy to również oprogramowania sprzętowego dokumentów biznesowych. Nie możesz po prostu złożyć kilku arkuszy i zszyć je razem. Bardzo często dokumenty są zwracane właśnie dlatego, że pliki są nieprawidłowo sformatowane.

Aby zrozumieć, jak prawidłowo zszywać dokumenty w pracy biurowej, należy zapoznać się z Zaleceniami Metodycznymi. Zostały one zatwierdzone przez Rosarchów (23.12.2009).

Dlaczego dokumenty są zszywane?

Zanim dowiemy się, jak prawidłowo zszywać dokumenty, omówmy, dlaczego jest to rzeczywiście potrzebne. Nie każda osoba wie, dlaczego tak się dzieje. Ale jest wiele organizacji, które przyjmują dokumenty tylko w prawidłowej, prawidłowo sporządzonej formie. Na przykład podczas składania dokumentów do archiwum, udziału w przetargach, składania dokumentów do urzędu skarbowego itp.

Zwracamy uwagę, że nie ma jasnej instrukcji w tej kwestii. Istnieją jednak przepisy regulujące tryb sporządzania dokumentacji. Uważa się, że absolutnie wszystkie papiery muszą być zszyte, jeśli ich objętość jest większa niż jeden arkusz. Dotyczy to także kopii, np. dokumentów statutu osoby prawnej (na kopiach nie umieszcza się pieczęci firmy). Dodatkowo zszyte arkusze są numerowane cyframi arabskimi. Umieszczone są w prawym górnym rogu. Do zszywania dokumentów potrzebny będzie specjalny sznurek, szydło i igła. Notę certyfikacyjną zawierającą informację o liczbie stron należy nakleić na odwrotnej stronie ostatniego arkusza. Jest opatrzony podpisem kierownika i pieczęcią przedsiębiorstwa.

Projekt okładki

Przygotowując prawidłowo dokumenty należy zadbać także o okładkę. Najczęściej jest to karton. Ponadto może być przeznaczony do długotrwałego użytkowania, mieć charakter standardowy (format A4) lub niestandardowy.

Okładki wykonuje się z grubej tektury w przypadku, gdy początkowo przewiduje się długotrwałe przechowywanie dokumentów (ponad dwadzieścia pięć lat). Prostsza opcja nadaje się również do przesłania do archiwum państwowego.

Lista dokumentów

Przed zszyciem dokumentów należy wszystko odpowiednio ułożyć w samym pliku, aby nie trzeba było go w przyszłości haftować. Może zawierać nie jeden pakiet dokumentów, ale kilka. W takim przypadku każdy komplet musi być zszyty osobno i zawierać czytelną informację o nazwie teczki, dacie inwentarza, spisie wszystkich arkuszy, imieniu i nazwisku. odpowiedzialna osoba. Sam inwentarz nie jest numerowany.

Jak poprawnie numerować arkusze

Aby poprawnie ponumerować arkusze, powinieneś znać kilka zasad:

1. Numery są przypisane do arkuszy, ale nie do stron. Pamiętaj to.
2. Inwentarz nie jest numerowany.
3. Jeśli wśród papierów znajdują się litery, najpierw numeruje się koperty, a następnie kolejno każdy arkusz.
4. Numery arkuszy umieszcza się w górnym rogu (prawy górny róg) za pomocą prostego ołówka. Używają cyfr arabskich.
5. Jeżeli sprawa zawiera więcej niż jeden tom, wówczas każdy z nich jest numerowany oddzielnie.
6. Jeśli w środku znajdują się dokumenty posiadające własną numerację, to i tak muszą one przejść przez wspólną numerację.
7. Arkusze dużych formatów (A2, A3) są rozkładane, a w górnym rogu umieszczany jest numer seryjny. Są obszyte tylko na jednym brzegu.
8. Jeśli arkusz zawiera całkowicie sklejone fragmenty, to ma tylko jeden numer, a na dole należy odręcznie napisać całą listę wklejonych czeków i wyciągów.
9. Jeśli zdjęcia i czeki są dołączone do arkusza tylko z jednej strony, wówczas w tym przypadku każdy z nich będzie miał swój własny numer.
10. Numerowane są także diagramy, rysunki i zdjęcia.
11. Schematy i mapy sklejone z kilku arkuszy mają jeden numer, ale inwentarz ogólny wskazuje, z ilu arkuszy się składają.

Czy są jakieś błędy w numeracji?

Przed zszyciem dokumentów nitkami lepiej upewnić się, że wszystko jest poprawnie sformatowane. Szczególnie sprawdź, czy wszystkie strony zawierają prawidłowe liczby. W przypadku drobnych błędów (np. brakujących kartek) dopuszcza się numerację liter, jednak wyłącznie za zgodą pracowników archiwum. Oznacza to, że wszystkie arkusze pozostają bez poprawek, a brakujące oznaczone są cyfrą (z poprzedniego arkusza) i literą.

Jeśli zostaną popełnione rażące błędy, będziesz musiał całkowicie powtórzyć pracę. Dlatego potrzebujesz prostego ołówka, aby móc wymazać nieprawidłowe informacje. Ale nawet jeśli użyłeś pióra, nie ma to znaczenia. Stare liczby są starannie przekreślane, a obok nich zapisywane są nowe. W tym przypadku zmienia się również nota certyfikacyjna. Ona oczywiście nie jest usunięta ze sprawy. Po prostu wkłada się nowy.

Jak prawidłowo zszyć dokumenty nitką?

Jeśli przygotowałeś wszystkie dokumenty i masz pewność, że wszystkie inwestycje są prawidłowe, możesz przejść do kolejnego etapu. Prześcieradła zszywane są wyłącznie specjalnymi nićmi (zwanymi także sznurkiem bankowym) i igłą. Jak prawidłowo zszywać dokumenty w pracy biurowej? Przyjrzyjmy się bliżej, krok po kroku, jak to się robi.

Sprawa musi być sformatowana w taki sposób, aby można ją było odczytać w przyszłości. Dlatego po lewej stronie, w odległości półtora centymetra od krawędzi, przekłuwa się szydłem trzy otwory, jeden pod drugim. Środkowy otwór powinien znajdować się dokładnie pośrodku, a pozostałe dwa powinny znajdować się w odległości trzech centymetrów od niego.

Jeśli sprawa jest niewielka, wygodniej jest użyć dziurkacza. A w przypadku dużych objętości lepiej wziąć szydło. Bardzo często zdarza się, że pierwsza i ostatnia strona ulegają uszkodzeniu. Dlatego lepiej jest wziąć i przykleić paski tektury w miejscach nakłucia, przez które przechodzi sznurek. Lepiej przygotować nić wcześniej przed zszyciem dokumentów. Nie rób tego zbyt długo, bo może się zaplątać. Siedemdziesiąt centymetrów powinno ci wystarczyć.

Aby uprościć wyjaśnienie, ponumerujmy otwory. Niech górny będzie numerem 1, środkowy - 2, a dolny - 3. Szycie zaczynamy więc od tylnej strony etui, przeciągając igłę przez otwór 2 (jeden koniec sznurka pozostaje z tyłu folderu) na przód, następnie przełóż igłę przez otwór 1, ponownie przeciągnij nić na przeciwną stronę. Kiedy wolny koniec sznurka i igła znajdą się za folderem, następnie przez otwór trzeci należy ponownie przejść do przodu, a następnie ponownie do tyłu przez otwór 2. Oto jak zszywać dokumenty w archiwum.

Jak to mówią, praca została wykonana. Papiery są związane. Teraz musisz zawiązać sznurek w węzeł (z tyłu). Węzeł musi być dość ciasny i dobrze przylegać do ostatniej strony, ponieważ trzeba będzie go zabezpieczyć atestem umieszczonym na kleju. Końce sznurka powinny swobodnie zwisać spod przyklejonego papieru.

Dokumenty poświadczymy podpisem

Wygląda na to, że odkryliśmy, jak prawidłowo zszywać dokumenty. Teraz pozostaje już tylko poświadczyć złożenie podpisu. Swoją drogą, tak to się nazywa – pewność. Jest on wykonany na osobnej kartce papieru i przyklejony z tyłu ostatniej strony. Notatka musi zawierać informację o liczbie zszytych papierów, wskazując cechy (być może jest to obecność certyfikatów, zdjęć, rysunków, rysunków).

Zaświadczenie podpisuje bezpośrednio dyrektor lub jego zastępca, wskazując swoje stanowisko. Sam banknot jest starannie przyklejony do sznurka, którym przewiązaliśmy etui. Na nim umieszczona jest pieczęć firmowa. Ale jest jedno zastrzeżenie. Odcisk pieczęci powinien znajdować się częściowo na wekslu, a częściowo na samym arkuszu dokumentu. To bardzo ważny punkt. I o tym należy pamiętać.

Przyjrzeliśmy się, jak krok po kroku zszyć dokumenty. Zdjęcia przedstawione w artykule wyraźniej pokażą ten proces.

Czy są jakieś różnice w przygotowaniu dokumentów do urzędu skarbowego?

Nie bez powodu chcemy zwrócić szczególną uwagę na przygotowanie dokumentów dla urzędu skarbowego. Znajomość niuansów i funkcji pozwoli uniknąć pewnych problemów, a mianowicie dokuczania osobom kontrolującym. Zaniedbania w tej kwestii mogą skutkować niepotrzebnymi roszczeniami.

Jest wiele takich przypadków, gdy sprawy są zwracane, powołując się na niewłaściwą rejestrację. Nie bez powodu Ministerstwo Finansów Federacji Rosyjskiej udzieliło specjalnych wyjaśnień (pismo z dnia 29 października 2015 r. nr 03-02) w sprawie prawidłowości dostarczania dokumentów oprawionych, a także ich kopii papierowych.

Przypominam, że podczas przeprowadzania kontroli urząd skarbowy ma prawo zażądać papierowych kopii dokumentów, które wymagają poświadczenia. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że ​​kopia to kopia całkowicie odtwarzająca oryginał. Tylko wersja zawierająca wszystkie szczegóły nadające papierowej mocy prawnej uważana jest za certyfikowaną. Jednocześnie dział udziela zaleceń w zakresie prawidłowego zszywania dokumentów i ich kopii. Składane są nawet kserokopie. I nie są akceptowane w żadnej innej formie.

Jak zszywać dokumenty dla urzędu skarbowego?

Przyjmuje się, że segregator nie powinien być zbyt duży, nie większy niż sto pięćdziesiąt arkuszy. Arkusze należy numerować wyłącznie cyframi arabskimi (pełnymi), zaczynając od pierwszej. Wszystkie arkusze są zszywane z dwoma lub czterema nakłuciami specjalną nicią. Końce tej nitki należy przeciągnąć na tył ostatniej strony i zawiązać tam mocnym węzłem.

Zalecenia dotyczą nie tylko sposobu zszywania dokumentów, ale także tego, jak zaprojektować papierową naklejkę na odwrotnej stronie. Powinien obejmować witrynę oprogramowania sprzętowego i samo urządzenie. Wymiary naklejki nie przekraczają czterdziestu do pięćdziesięciu milimetrów. Umieszczony jest na nim podpis certyfikujący wskazujący liczbę ponumerowanych stron. Wszystko to podpisuje szef organizacji lub inny przedstawiciel posiadający takie uprawnienia. Następnie przyklejana jest pieczątka firmowa tak, aby zakrywała zarówno naklejkę, jak i podpis z pełnym imieniem i nazwiskiem. osoba, która poświadczyła dokumenty.

Departament wyraźnie podkreśla, że ​​przygotowując akt należy zadbać o bezpieczeństwo i integralność samych oryginałów oraz ich kopii. Oprawione dokumenty dostarczane są do urzędu skarbowego wraz z listem motywacyjnym. Wskazuje podstawę segregowania segregatorów, ich ilość oraz liczbę kartek w każdym z nich.

Zamiast posłowia

W naszym artykule rozmawialiśmy o tym, jak prawidłowo zszyć dokumenty do archiwum, do urzędu skarbowego, czy po prostu do pracy biurowej. Istnieje wiele kontrowersji w tej kwestii, ponieważ nie ma jednego standardu. Ale jeśli utworzenie pliku gazet i dokumentów po prostu do przechowywania w biurze przez pewien czas nie jest trudne, należy z całą odpowiedzialnością potraktować oprawę i wykonanie dokumentów w celu przedłożenia organom regulacyjnym, aby uniknąć problemów. Ogólnie uważa się, że składanie dokumentów jest najpewniejszym sposobem przechowywania dokumentów biznesowych, ponieważ trudniej je zmienić lub sfałszować. Mamy nadzieję, że nasze informacje będą dla Ciebie przydatne.

Aby uporządkować dokumenty, musisz je poprawnie sformatować. Główny wymóg sprowadza się do wygody przechowywania i zapewnienia bezpieczeństwa dokumentacji, co osiąga się poprzez mocowanie za pomocą gwintów.

Drodzy Czytelnicy! W artykule omówiono typowe sposoby rozwiązywania problemów prawnych, jednak każdy przypadek jest indywidualny. Jeśli chcesz wiedzieć jak rozwiązać dokładnie Twój problem- skontaktuj się z konsultantem:

WNIOSKI I ZGŁOSZENIA PRZYJMUJEMY 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, 7 dni w tygodniu.

Jest szybki i ZA DARMO!

Jak flashować dokumenty w 2019 roku? Przed przekazaniem dokumentów różnym organom lub przekazaniem ich do przechowywania archiwalnego konieczne jest odpowiednie umocowanie arkuszy.

Aby to zrobić, papiery są zszyte nitkami. W tej formie dokumenty są zabezpieczone przed utratą i zastąpieniem. Ale jak prawidłowo uszyć dokumentację za pomocą nitek?

Co musisz wiedzieć

Przechowywanie, przetwarzanie i przesyłanie dokumentów do różnych organów wymaga wiązania dokumentów.

Najczęściej potrzeba oprogramowania układowego pojawia się podczas przesyłania dokumentacji do organów rejestracyjnych lub regulacyjnych.

Zszywanie jest integralną częścią procesu przygotowania dokumentów, wraz ze sprawdzeniem poprawności informacji i zachowaniem kolejności ich kompletowania.

Zszywanie to najskuteczniejszy sposób zapobiegania utracie niektórych dokumentów. Prawidłowo oprawionych dokumentów nie można podrobić ani zastąpić.

Ale tak prosty proces, jak składanie dokumentów w związku z dokumentacją urzędową, jest procesem ściśle regulowanym.

Oznacza to, że nie można po prostu przymocować arkuszy nitkami, należy przestrzegać pewnych zasad projektowania.

Definicje

Oprawa dokumentów oznacza, że ​​dokumenty są łączone ze sobą w odpowiedniej kolejności.

Nieprawidłowe zszywanie może spowodować dezorganizację dokumentów, a w konsekwencji utratę lub wymianę arkuszy.

W takiej sytuacji praktycznie niemożliwe jest udowodnienie, że dokumenty były w porządku. W zależności od wagi dokumentów konsekwencje mogą być prawdziwą katastrofą.

Do zszywania dokumentów stosuje się zszywacz, specjalny sprzęt lub nić. Ale mocowanie nici nadal jest najbardziej niezawodne, ponieważ w tym przypadku nie będzie możliwości wymiany poszczególnych arkuszy.

Ale podczas flashowania dokumentów musisz zrobić to poprawnie. Nieprawidłowo oprawiona dokumentacja nie będzie akceptowana przez agencje rządowe.

Niektóre firmy specjalizują się w oferowaniu dokumentów oprogramowania sprzętowego według wszelkich zasad.

Ale w istocie nie jest to trudna sprawa. Jeśli wiesz, jak prawidłowo zszyć arkusze, możesz wykonać tę pracę samodzielnie.

W jakim celu się to robi?

Istotą procedury oprogramowania sprzętowego jest bezpieczne zabezpieczenie dokumentów. Dokumenty są zabezpieczone przed przypadkową utratą, a ze stosu ponumerowanych papierów nie da się dyskretnie wyjąć pojedynczej kartki.

Zaletą oprogramowania jest łatwość zapisywania. Etui szyte są dość kompaktowe, zajmują mało miejsca i są łatwiejsze do uporządkowania.

Niektóre dokumenty mają bardzo długi okres archiwizacji. Zszyte dokumenty są przechowywane w odpowiedniej formie, a w razie potrzeby można łatwo znaleźć niezbędną dokumentację.

Zachowanie dokumentacji jest ważne nie tylko dla agencji rządowych, ale także dla prywatnych przedsiębiorców. Chociaż w tym przypadku problemy z rejestracją firmy można rozwiązać w organizacji.

Jeśli chodzi o składanie dokumentów do organów rządowych, często przyczyną odmowy ich przyjęcia staje się nieprawidłowe związanie dokumentów.

Regulacje prawne

Oprogramowanie sprzętowe dokumentów nie jest regulowane żadnymi specjalnymi standardami. Nie oznacza to jednak, że można zszywać dokumenty w przypadkowy sposób.

Proces realizowany jest zgodnie z obowiązującymi wymogami dotyczącymi przetwarzania ważnej dokumentacji.

Niezbędne instrukcje zawarte są w następujących postanowieniach:

Jak prawidłowo zszyć dokumenty nitką

Zanim zaczniesz zszywać dokumenty, musisz je przygotować. Aby to zrobić, wszystkie dokumenty są sortowane według daty. Następnie, zgodnie z kolejnością, dokumenty są składane i numerowane są poszczególne arkusze.

Do numerowania używane są cyfry arabskie. Numer jest wskazany po prawej stronie arkusza. W takim przypadku numeracja rozpoczyna się od cyfry 1, ale dokumenty oprawione nie są brane pod uwagę.

Aby chronić dokumenty przed wpływami zewnętrznymi, stosuje się specjalną okładkę kartonową „Delo”, która występuje w różnych rozmiarach i różnej jakości.

Do zszywania dokumentów standardowych stosuje się segregator w standardowym formacie A4. Koperty podlegają także numeracji w dokumentacji.

W takim przypadku najpierw na kopercie naklejany jest numer, a dopiero potem numerowane są przechowywane w niej fotografie i dokumenty.

Jeżeli podczas numerowania został popełniony błąd, błędną wartość przekreśla się jedną linią i numeracja jest kontynuowana.

Arkusz z przekreślonym błędem jest poświadczony napisem „Poprawne przekonanie”, podpisem i pieczęcią.

Które dokładnie potrzebujesz?

Oprogramowanie sprzętowe podlega różnym rodzajom dokumentów - księgowym, podatkowym, ustawowym, raportowym itp.

Ogólna procedura szycia jest standardowa, chociaż można zastosować różne metody szycia. Ale w przypadku niektórych rodzajów dokumentacji istnieją pewne osobliwości.

Dokumenty księgowe są zszywane jak zwykłe dokumenty. Ale jest jeden niuans - podczas flashowania wykonuje się pięć otworów, ponieważ skrzynki okazują się dość obszerne.

Ponadto prawo do szycia dokumentów ma wyłącznie upoważniony pracownik, głównie księgowy prowadzący działalność gospodarczą.

Numeracja na dokumentacji księgowej jest zapisywana ołówkiem. Należy sporządzić spis wszystkich dokumentów znajdujących się w sprawie.

Przygotowując dokumenty do przekazania do archiwum, wymagane są:

1. Usystematyzowanie wszystkich dokumentów.
2. Numeracja.
3. Składanie wszystkich dokumentów we wspólnej teczce w zależności od ich przeznaczenia.
4. Tworzenie inwentarza.
5. Projekt okładki teczki szytej.

Procedura ta jest przewidziana w przypadku archiwizacji dokumentacji o okresie przechowywania wynoszącym 25 lat lub dłużej.

Papierów o okresie przydatności do 10 lat nie można numerować w teczce i przechowywać w segregatorze, ale mocowanie za pomocą nici jest nadal pewniejsze.

W przypadku dokumentów archiwalnych istotne jest odpowiednie zaprojektowanie okładki. Na kartonowej okładce znajduje się informacja:

• Nazwa instytucji;
• poddział;
• Okres przechowywania;
• nazwa i temat sprawy.

Istnieją również subtelności podczas przygotowywania dokumentów do urzędu skarbowego. Tak więc dokumenty dotyczące rejestracji indywidualnego przedsiębiorcy lub osoby prawnej, aby wprowadzić zmiany w danych podatkowych, dokumenty są zszywane w obecności notariusza.

Dzięki temu mamy pewność, że po potwierdzeniu podpisu w dokumentach nie nastąpiły żadne poprawki.

Od lipca 2013 r. zeznania podatkowe można składać bez konieczności składania zeznań. Przedsiębiorcy mogą sami wybrać, czy dokumenty będą zszywać, czy też przekazywać je zszyte.

Procedura

Podczas flashowania dokumentów należy postępować zgodnie ze standardową procedurą:

W dwóch dziurach

Najprostszą opcją jest zszycie dokumentów poprzez dwa przebicia. Procedura jest następująca:

1. Usuń zszywki i spinacze z dokumentów.
2. Ułóż arkusze prosto i sprawdź numerację.
3. Używając szydła lub dziurkacza i odsuwając się od krawędzi, wykonaj dwa otwory.
4. Przełóż nić przez oba nakłucia i zawiąż końce z tyłu.
5. Zawiąż końce nici.
6. Przyklej prostokąt grubego białego papieru lub papieru papirusowego (jeśli jest przechowywany dłużej niż 10 lat) na części węzła.

Zdjęcie: zszywanie dokumentów w dwóch nakłuciach

Trzy dziury

Oprogramowanie układowe z trzema otworami rozpoczyna się od standardowego przygotowania dokumentów. Poniżej plan działania:

• następnie przeprowadź nić przez najniższy otwór z tyłu dokumentów.

• z powrotem igłę i nić do centralnego nakłucia z przodu.

• nici będą znajdować się z tyłu, ale jeśli szyty jest nieporęczny pakiet, proces można powtórzyć.
• zawiąż końce nici, pozostała końcówka powinna mieć około 7-8 cm długości.

• naklej na węzeł papierowy prostokąt wskazujący podstawowe dane.

• Na przyklejonym prostokącie umieść pieczątkę i podpis.

Cztery dziury

Najbardziej niezawodne jest szycie czterootworowe. Zwykle w ten sposób pieczętowane są dokumenty przechowywane w dużych ilościach.

Algorytm działań jest następujący:

1. Wykonaj cztery otwory zgodnie ze standardowymi wymaganiami.
2. Rozpocznij szycie od drugiego górnego nakłucia.
3. Nić jest wkładana w najwyższe nakłucie.
4. Następnie nić przechodzi przez drugi otwór, a następnie przez trzeci.
5. Nić jest prowadzona przez czwarty otwór na tylną stronę pakietu, który ma zostać obszyty.
6. Na koniec igłę wprowadza się w trzecie nakłucie od przodu.

Jak w praktyce wygląda wszywanie dokumentów w cztery dziurki można zobaczyć na poniższych zdjęciach.

Uzupełnianie oprogramowania sprzętowego

Proces oprogramowania sprzętowego kończy się plombowaniem urządzenia i certyfikacją. Aby to zrobić, użyj prostokąta papieru papirusowego (zwykły biały papier do dokumentów o krótkim terminie przydatności do spożycia).

Wideo: jak prawidłowo zszyć dokumenty za pomocą nici i igły

Arkusz jest przyklejony tak, aby część węzła była wyraźnie widoczna, a końce nitek zwisały swobodnie. Po dokładnym wyschnięciu kleju na wklejonej kartce papieru wykonuje się napis certyfikujący (można wkleić kartkę z gotowym napisem).

Napis wygląda następująco:

„Zszyty, ponumerowany, podpisany i zapieczętowany ___ (________) arkusz ___”

Przykład listu certyfikacyjnego

Aby przekazać ważne dokumenty do archiwum lub banku albo złożyć raport do urzędu skarbowego lub innej organizacji finansowej, konieczne jest flashowanie dokumentów. Niniejsza procedura rejestracji wynika ze względów praktycznych, które zapewniają brak możliwości przypadkowej utraty poszczególnych arkuszy, a także ze względów bezpieczeństwa. Warto dowiedzieć się, jak prawidłowo sflashować wielostronicowy dokument.

Uzasadnienie legislacyjne

Do chwili obecnej nie ma ogólnych zasad regulacyjnych dotyczących wiążącej dokumentacji zgodnie z GOST. Główny standard GOST R 51141-98 „Praca biurowa i archiwizacja”, który zawiera terminologiczne definicje obiegu dokumentów, nie reguluje procedury składania dokumentów urzędowych.

Wśród przepisów, na których należy się opierać przygotowując materiały dla organów rządowych, można wymienić:

• zalecenia Rosarchowa nr 76 z dnia 23 grudnia 2009 r.;
• Rozporządzenie Ministra Kultury nr 536 z dnia 8 listopada 2005 r. w sprawie standardowych zasad pracy biurowej;
• Wytyczne Banku Centralnego dotyczące prowadzenia i przygotowywania materiałów biznesowych;
• zasady Federalnej Służby Podatkowej, zatwierdzone 18 kwietnia 2003 r., opisujące procedurę wypełniania i wiązania niektórych rodzajów dokumentów.

Ze względu na brak rygorystycznych regulacji w kwestii pracy biurowej, przygotowując wymagane raporty, konieczne staje się zapoznanie z zaleceniami samej instytucji, do której prace będą przesyłane. Ponadto podczas rejestracji prywatnego przedsiębiorstwa lub osoby prawnej w agencji rządowej, ubiegania się o przetarg lub przekazywania materiałów do konserwacji archiwalnej, podczas flashowania oprogramowania sprzętowego należy postępować zgodnie z instrukcjami zalecanymi przez departament federalny.

Zdjęcia prawidłowego flashowania dokumentów zgodnie z GOST zostaną opublikowane poniżej. Omówione zostaną również niektóre wysoce specjalistyczne informacje na temat oprogramowania sprzętowego. Na przykład jak prawidłowo złożyć dokumenty do urzędu skarbowego.

Rodzaje dokumentów wymagających złożenia

Należy wziąć pod uwagę, że konieczne jest zszywanie tylko niektórych rodzajów dokumentów, których zawartość znajduje się na więcej niż jednym arkuszu, przeznaczonych dla organów rejestracyjnych i regulacyjnych, w tym organów podatkowych. Oprogramowanie sprzętowe jest również obowiązkowe przy tworzeniu materiałów przetargowych i folderów przesyłanych do archiwum.

Przed przystąpieniem do analizy sposobu prawidłowego zszywania i zszywania dokumentów ważne jest, aby dowiedzieć się, jakie rodzaje dokumentów wymagają specjalnej procedury przygotowania przed przesłaniem do instytucji rządowych i innych organów:

• dokumentacja archiwalna (materiały przygotowane do przechowywania);
• dokumenty przychodzące i wychodzące;
• raporty księgowe (wyciągi zaliczkowe, zestawienia obrotów, faktury, akty wykonanej pracy, księgi kasowe, listy przewozowe itp.);
• regulaminy kadrowe (zamówienia, obsada kadrowa);
• dokumenty przesyłane do organu podatkowego (niektóre rodzaje), fundusz emerytalny do weryfikacji;
• kopie dokumentów, poświadczone notarialnie i poświadczone.

Praca biurowa to złożony i żmudny proces, który wymaga pewnej wiedzy i umiejętności. Wygodniej jest wprowadzić połączoną dokumentację do systemu i jednocześnie ją przechowywać. Starannie przymocowane arkusze są prawie niemożliwe do cichego podłożenia lub usunięcia z teczki, dzięki czemu ryzyko sfałszowania lub utraty ważnych informacji jest zminimalizowane.

Projekt okładki

Zanim będzie można prawidłowo zszyć dokument, należy przygotować wszystkie niezbędne materiały. Każdy folder wymaga okładki kartonowej. Okładki obejmują:

• standardowy, który ma wymiary 22,9 na 32,4 cm, używany do standardowych papierów;
• niestandardowe, stosowane do arkuszy o większych formatach innych niż A4;
• długotrwałego przechowywania - wykonane z trwalszego materiału i mogą mieć dowolny kształt (liczony dla dokumentów o okresie przydatności do spożycia powyżej 25 lat).

Do dostaw do agencji rządowych używa się tektury bezkwasowej. Na okładkach znajdują się informacje identyfikacyjne niezbędne do szybkiego i łatwego odnalezienia teczki wśród innych materiałów. W pierwszej kolejności zapisywana jest nazwa instytucji, wydziału oraz treść nazwy materiałów. Rejestrowane są również określony indeks spraw, okresy przechowywania i numer folderu. Na dole podana jest łączna liczba arkuszy oraz data powstania segregatora.

Inwentarz dokumentów

Informacje opisowe ujawniające treść i czas związania dokumentów są obowiązkowe. Notuje nazwę dokumentu, datę zawiązania akt i okres przechowywania. Dodatkowo inwentarz zaopatrzony jest w adnotację, czyli notę ​​wyjaśniającą, w której wyróżnione są wszystkie punkty treści materiału, wskazane są strony według spisu tematów, a także odnotowany jest powód przechowywania tych prac. Na koniec rejestrowane są dane osobowe osoby upoważnionej odpowiedzialnej za dokonanie zgłoszenia.

Inwentarz nie jest objęty numeracją ogólną. Najczęściej inwentarz jest segregowany razem z teczką lub przyklejany do tylnej okładki (w niektórych przypadkach znajduje się w specjalnej teczce na inwentarze).

Objętości porównane z inwentarzem są składane i wiązane w stosy o wysokości 20 cm, materiały sortowane są w porządku rosnącym. Następnie akta można pozostawić w specjalnym dziale strukturalnym lub przekazać pracownikom archiwum. Po upływie terminu przechowywania materiałów w archiwum są one niszczone zgodnie z ustaloną procedurą.

Zasady numeracji arkuszy

Jak prawidłowo zszyć i policzyć kartki w oprawionym dokumencie? Proces numerowania nie sprawia urzędnikowi większych problemów. Numeracja odbywa się czarnym ołówkiem. Nie można używać atramentu. Podstawowe zasady prawidłowego wskazania numeru są następujące:

• w procesie oznaczania używa się cyfr arabskich (bardzo rzadko cyfr rzymskich);
• liczby są ułożone w porządku rosnącym;
• ponumerowane są arkusze, a nie strony (chociaż paginacja może występować również osobno);
• liczby powinny znajdować się u góry strony, w prawym rogu;
• symboli nie można nakładać na tekst;
• wnioski numerowane są na wspólnym wykazie z dokumentem głównym (pod warunkiem, że wniosek nie jest przydzielony do osobnego folderu).

Materiały do ​​oprogramowania układowego są zawsze ułożone według chronologii: od wcześniejszych do tych, które powstały niedawno.

Jeżeli w teczce znajduje się list, należy rozpocząć jego numerację od koperty, a następnie policzyć zawarte w niej kartki. Jeżeli jest kilka tomów, każdy z nich jest numerowany osobno. Materiały wielkoformatowe są numerowane w prawym górnym rogu, składane 2-3 razy, a następnie zszywane na jednym brzegu.

W przypadku, gdy na arkuszu nie znajduje się jeden, ale kilka różnych dokumentów (czeków, formularzy), sporządzany jest spis tych fragmentów, a arkusz jest numerowany w zwykłej kolejności. Jeżeli jednak występują papiery sklejone, każdy arkusz należy osobno ponumerować i uwzględnić w inwentarzu ogólnym.

Jeśli popełnisz błąd przy liczeniu i pisaniu prawidłowej sekwencji, brakujące liczby można ponumerować, korzystając z liczby z poprzedniego arkusza z dodatkiem litery (na przykład 11, a następnie 11a, 11b).

W przypadku pominięcia lub całkowitego naruszenia numeracji konieczne jest ponowne przepisanie numerów arkuszy. Nieprawidłowy numer jest przekreślany, a obok niego umieszczany jest prawidłowy. Jeśli oprogramowanie sprzętowe zostało już opieczętowane listem certyfikacyjnym, wprowadzane są również poprawki.

Metody wiązania

Istnieje kilka sposobów prawidłowego flashowania dokumentu:

1. Za pomocą igły i nici. Opcję tę stosuje się w przypadkach, gdy konieczne jest utworzenie małego pliku. Szycie odbywa się za pomocą dwóch nakłuć, przez utworzone otwory przewleczona jest nić, której końce są mocowane z tyłu dokumentu. Do węzła przykleja się kartkę papieru z napisem poświadczonym pieczęcią.
2. Za pomocą dziurkacza (szydła) i nici. Jak prawidłowo dziurkować dokumenty dziurkaczem? Ta metoda jest najbardziej akceptowalna, jeśli chodzi o materiały więcej. W tym przypadku okładka dokumentu nie jest zszyta.
3. Dziurkacz do oczek i sznurka. Jak prawidłowo zszyć dokument za pomocą dziurkacza na oczka? Do przetwarzania dokumentów, których okres ważności nie przekracza 10 lat, można stosować okucia wykonane z metalu lub tworzywa sztucznego. W przypadku treści archiwalnych metoda ta praktycznie nie jest stosowana, z wyjątkiem okresu przechowywania do 5 lat.
4. Za pomocą wiertarki (śrubokrętu). Użycie narzędzi jest uzasadnione, gdy konieczne jest koronkowanie bardzo dużych objętości. W tym przypadku materiały łączy się dość grubą liną lub taśmą. W takim przypadku najczęściej konieczne jest zszycie pokrowca z etui.
5. Na introligatorni i automatycznej maszynie numerującej. Opcja ta dostępna jest jedynie w drukarniach przeznaczonych do szycia materiałów dużych i dużych.

Zamówienie oprogramowania

Zwykle przygotowaniem dokumentacji zajmuje się specjalista, któremu przydzielono funkcje urzędnika zgodnie ze zleceniem instytucji lub zakresem jego obowiązków. Jak krok po kroku flashować dokument? Procedura flashowania dokumentów obejmuje następujące punkty:

• Rozmieszczenie dokumentów według daty i numeru arkusza w odpowiedniej kolejności, stroną drukowaną do góry.
• Usunięcie wszelkich części obcych z przygotowanych materiałów: zszywek, elementów złącznych itp.
• Układanie wszystkich arkuszy w równy stos (w przypadku dużej liczby arkuszy stosuje się określone urządzenie).
• Wykonanie otworów (nie powinny one wychodzić poza marginesy, na których znajduje się tekst, a powinny znajdować się 1,5 cm dalej od krawędzi arkusza). W przypadku dokumentów standardowych wykonuje się 3 nakłucia (czasem 4), w przypadku ważnych dokumentów należy wykonać 5. Otwór centralny będzie znajdował się pośrodku, pozostałe otwory będą rozmieszczone w odstępach co 3 cm każdy.

W powstałe nakłucia wkręca się odpowiednią nić (jeśli nić jest cienka, wówczas przechodzi dwukrotnie), której końce zabezpiecza się węzłem z tyłu rąbka. Na wierzch dzianych nici przymocowany jest prostokątny arkusz (4 na 8 cm), tak aby końce pozostały widoczne. Na naklejce podana jest ilość ponumerowanych i przeszytych arkuszy oraz dane pracownika, który wykonał przeszycie.

Jak poprawnie flashować dokumenty RB? Tak jak opisano w artykule powyżej.

List certyfikujący

Ta procedura jest obowiązkowa i jest przeprowadzana po flashowaniu i numerowaniu całego materiału. Napis certyfikujący to niewielka kartka papieru przymocowana do węzła nitki z tyłu oprogramowania sprzętowego.

Na tym papierze podana jest liczba zszytych arkuszy (koniecznie słownie i cyfrowo). Dodatkowo należy wskazać, czy w opakowaniu znajdują się uszkodzone/uszkodzone arkusze.

Rejestrowane są dane osobowe osoby odpowiedzialnej za zszycie materiałów, a także jej podpis. Na górze napisu umieszczona jest pieczęć instytucji. Pieczęć powinna zakrywać sam napis i sięgać do części arkusza.

Oprogramowanie sprzętowe do archiwum

Materiał przeznaczony do archiwizacji wymaga przestrzegania określonych instrukcji prawidłowego zszycia dokumentu. Zanim zaczniesz zszywać papiery, musisz usunąć wszystkie niepotrzebne zapięcia, haczyki i inne elementy utrudniające szycie. Cała lista arkuszy jest uporządkowana i powstaje stos równy ze wszystkich stron.

Jak prawidłowo flashować dokumenty do archiwum?

W przypadku standardowych dokumentów wykonuje się trzy nakłucia specjalną igłą lub szydłem. Otwory znajdują się w tej samej odległości od siebie (trzy centymetry), zaczynając od centralnego, który powinien znajdować się dokładnie na środku arkusza.

Materiały są zszywane po lewej stronie stosu. Wymagane jest wcięcie (półtora centymetra) od krawędzi arkusza, a także od części tekstowej dokumentu. Nić używana do nawlekania powinna być mocna i mieć około 70 centymetrów długości. Początkowo sznurowanie rozpoczyna się od centralnego otworu na końcu dokumentu i jest ciągnięte, aż pozostały ogon nici będzie miał 15 centymetrów. Następnie igłę wprowadza się w bardzo górne nakłucie, przeciąga do dolnego otworu i ponownie do środkowego. Ostatecznie węzeł jest zawiązany końcami o długości co najmniej 6-8 centymetrów. Arkusz certyfikacyjny jest wklejany na uformowany węzeł.

Materiały składowane trwale przez okres dłuższy niż 10 lat przekazywane są do archiwum zgodnie z inwentarzem. Jest poświadczony napisem certyfikującym wskazującym całkowitą liczbę skrzynek, ich tablice rejestracyjne (zapisane słownie i cyfrowo), poniżej znajduje się data i podpisy uczestników przyjmowania i przekazywania dokumentów.

Okazało się, że nie ma zbyt wielu przepisów dotyczących prawidłowego flashowania dokumentów do archiwum. Najważniejsze jest, aby ściśle ich przestrzegać.

Tworzenie dokumentów dla organów podatkowych

Jak prawidłowo sflashować i opieczętować dokumenty dla Federalnej Służby Podatkowej? Przygotowanie artykułów dla tej instytucji praktycznie nie różni się od standardowych standardowych procesów, dla których szczegółowo opisano powyższe zalecenia. Jednakże nadal istnieją pewne różnice w stosunku do oprogramowania sprzętowego materiałów przesyłanych do archiwum. Dokumenty urzędowe zszywane są specjalną nicią lub sznurkiem. W zwykły sposób wykonuje się 3 otwory, do raportów księgowych potrzeba 5. Zszyte papiery są uszczelniane paskiem o wymiarach 3 na 5 cm, który przykleja się na zawiązany węzeł nici.

Chociaż ostatnio złożenie wniosku nie jest wymagane w przypadku wniosków i dokumentów założycielskich składanych do Urzędu Podatkowego. Oczywiście jest to w pewnym stopniu plus: będziesz mieć więcej wolnego czasu, który możesz spędzić bardziej pożytecznie.

Po roku od zakończenia spraw materiały przekazywane są do archiwum urzędu. Jeśli ich nie ma, są one przekazywane do magazynu państwowego lub miejskiego. Dokumentacja notarialna jest przechowywana średnio przez okres do 75 lat.

Jednym z najważniejszych wymogów stawianych dokumentom związanym jest nietykalność. Dlatego jeśli brakuje jakiegoś arkusza lub materiału, po prostu nie będzie można go wstawić. Aby to zrobić, musisz rozwikłać sprawę i utworzyć ją na nowo lub osobno wypełnić brakujący dokument. Do całkowicie ukończonego segregatora nie można dodawać ani usuwać żadnych arkuszy.

Teraz jasne jest, jak prawidłowo zszyć i opieczętować dokumenty dla urzędu skarbowego lub archiwum.

Podczas pracy z dokumentami biznesowymi często konieczne jest segregowanie arkuszy w pojedynczych arkuszach. Tak zorganizowana teczka i opatrzona pieczątką zabezpiecza zawarte w niej formularze przed zastąpieniem lub zagubieniem. Systematyzacja dokumentów odbywa się zgodnie z zasadami pracy biurowej. Określają kolejność numeracji arkuszy i ich segregowania w dzienniku. Aby naprawić szew, należy przykleić specjalną przywieszkę. Na końcu artykułu możesz pobrać próbki słów „Zszyte i numerowane”.

Po ponumerowaniu i zszyciu wszystkich arkuszy magazynu, do węzła nici przyczepiana jest naklejka. Jest to niewielki papierowy prostokąt o wymiarach ok. 4x6 cm. Zaleca się wcześniejsze przygotowanie i wydrukowanie kilku egzemplarzy, aby były zawsze pod ręką.

Przykładowa naklejka zawiera następujące pola do wypełnienia:

1. Ilość arkuszy splecionych, ponumerowanych i zapieczętowanych. Jest to oznaczone najpierw cyframi, a następnie słowami w nawiasach.
2. Stanowisko upoważnionego pracownika.
3. Podpis z transkrypcją.

Sformułowanie może się różnić w różnych próbkach. Z reguły na naklejce znajduje się jedynie informacja o liczbie arkuszy i stanowisku pracownika odpowiedzialnego za magazyn. Na końcu jest jego podpis.

Ważny! Na naklejce można umieścić datę założenia dziennika oraz odcisk pieczęci organizacji (jeśli występuje).

Podczas mocowania należy zwrócić uwagę, aby węzeł nitki znajdował się pośrodku naklejki. Końcówki wystają poza linię papieru.

Przygotowanie dokumentów do oprogramowania sprzętowego

Krok pierwszy to numeracja. Zanim zaczniesz flashować dokumenty, powinieneś umieścić cyfry w prawym górnym rogu. Taki układ liczb podyktowany jest zasadami pracy biurowej.

Następnie przygotowuje się otwory na szwy. Dokumenty biznesowe mają dość szerokie marginesy. Przed zszyciem wykonuje się trzy nakłucia mniej więcej pośrodku tych pól. Biegną ściśle pionowo wzdłuż pionowego środka arkuszy. Krok wynosi co najmniej 3 cm.

Wszystkie arkusze powinny być dziurkowane na tym samym poziomie. Aby zrobić dziury użyj:

• dziurkacz;
• szydło;
• igloo

Dzięki zachowaniu odległości od granic pola po flashowaniu nie ma żadnych niedogodności podczas czytania tekstu. Znalezienie żądanej strony również nie jest trudne.

Sposób instalacji oprogramowania sprzętowego

Kolejne pytanie brzmi: jak prawidłowo zszyć dokumenty z gotowymi dziurkami? Igła do szycia służy jako narzędzie.

Aby uzyskać trwały szew, potrzebujesz następującego materiału:

• sznurek bankowy;
• nici do szycia LSh-210.

Jeśli nie masz pod ręką specjalistycznych materiałów do łączenia stron, możesz je zastąpić dowolnym mocnym gwintem. Jako przykład wystarczy nylon. Możesz także wziąć prostą nić do szycia i złożyć ją kilka razy.

Aby wykonać mocny i trwały szew, zaleca się dwukrotne powtórzenie ściegu. Nie trzeba jednak zbyt mocno naciągać nici. Ciasny szew utrudni przerzucanie magazynu i odnalezienie pożądanej formy.

Po zakończeniu szycia końcówki są uwalniane przez środkowy otwór ostatniego arkusza. Aby zabezpieczyć, nić jest zawiązana w węzeł. W takim przypadku należy pozostawić około 5 cm końcówek. Aby zapewnić integralność dokumentów, do węzła dołączona jest naklejka potwierdzająca zawiązanie magazynka.

Ostatnim etapem jest przyklejenie naklejki

Ważne jest, aby dokumenty zgromadzone w teczce zabezpieczyć przed zajęciem lub utratą. Dlatego używają naklejki „Zszyte i ponumerowane”. Klej nakłada się na tylną powierzchnię arkusza. Następnie papier mocuje się tak, aby środek prostokąta opadał bezpośrednio na węzeł. Część wątków zostanie ukryta pod naklejką. Końce powinny zwisać swobodnie.

Następnie musisz poczekać, aż klej wyschnie. Przewidziana linia wskazuje liczbę dokumentów zawartych w tym czasopiśmie. Wypełniony formularz jest poświadczany przez kierownika organizacji lub upoważnionego pracownika. Na naklejce podane jest stanowisko pracownika, jego podpis oraz data zaświadczenia. Jeśli jest dostępna, umieszczana jest pieczęć firmy.

Główną funkcją naklejki jest potwierdzenie integralności dziennika i dokumentów w nim zawartych. W tym samym celu węzeł jest wypełniony klejem. Pieczęć organizacji umieszczana jest zarówno na samej przywieszce, jak i na dokumentach.

1. Obecność wyraźnego, łatwo rozpoznawalnego podpisu.
2. Obecność tego samego odcisku pieczęci, co w dokumentach organizacji.
3. Umieszczenie zawieszki bezpośrednio na węźle nitki gwarantuje integralność dokumentów.

Aby równomiernie zszyć wszystkie arkusze, należy usunąć wszystkie ciała obce. Jeśli stos jest duży, zaleca się pobieranie papieru w małych partiach. Gdy zachodzi potrzeba uporządkowania kilku różnych dokumentów w jednym dzienniku, układa się je według daty podpisania.

W jakich przypadkach wymagane są dokumenty związane?

W większości przypadków do raportów składanych do urzędu skarbowego wymagany jest firmware. W takim przypadku podpisuje się tylko szef organizacji, a na naklejce umieszcza się jego pieczęć. Jest to obowiązkowy wymóg służby podatkowej.

Jeśli chodzi o przedsiębiorców indywidualnych, posiadanie pieczęci jest dla nich kwestią wyboru. Do kontroli wystarczy osobisty podpis przedsiębiorcy. Po zakończeniu weryfikacji na formularzach umieszcza się urzędową pieczęć.

Ważny! Aby poświadczyć kopię dokumentu wielostronicowego, na każdym arkuszu umieszcza się pieczątkę „Kopia jest prawidłowa”.

Jak już wspomniano podpis i pieczęć muszą być czytelne. Wzór znaczka zależy od formy prawnej. Przedsiębiorstwa państwowe mogą używać pieczęci z herbem. W przypadku spółek z oo i przedsiębiorców indywidualnych prawo przewiduje inne wymagania.

Podsumować. Naklejka „Wyszyta i Numerowana” wykonana jest w formie papierowego prostokąta. Przykleja się go do zestawu szwu po zakończeniu szycia. Nici są pokryte klejem, a na wierzch nałożona jest przywieszka. Po wyschnięciu kleju na arkuszu sporządzane są niezbędne notatki.

​

W pierwszej kolejności wskazywana jest liczba arkuszy złożonych w dzienniku. Dalej znajduje się podpis menedżera, jego imię i nazwisko oraz podpis. W niektórych przypadkach może to zostać przydzielone innemu odpowiedzialnemu pracownikowi. Na naklejce umieszczona jest także pieczęć organizacji. Przy składaniu dokumentów do urzędu skarbowego jest to obowiązkowy wymóg dla spółek LLC. W przypadku przedsiębiorców indywidualnych wystarczy podpis własnoręczny. Następnie możesz pobrać bezpłatną przykładową naklejkę.

Każda organizacja musi zapewnić systematyzację, integralność, bezpieczeństwo dokumentów i wygodny dostęp do nich. Aby to zrobić, dokumenty są zszywane. Czynność ta wymaga dokładności i uważności. W naszym artykule dowiesz się, jak zszywać dokumenty i czego do tego potrzebujesz.

Podstawowe zasady rządzące procesem zszywania dokumentów:

• Zalecenia metodologiczne zatwierdzone Zarządzeniem Archiwum Federalnego z dnia 23 grudnia 2009 r. nr 76;
• GOST R 51141 - 98 „Zarządzanie biurem i archiwizacja”;
• Wymagania dotyczące prowadzenia dokumentacji opracowane przez działy branżowe.

Dokumenty podlegające oprogramowaniu sprzętowemu

Musisz zszyć dokumenty i kopie dokumentów składające się z dwóch lub więcej arkuszy:

• harmonogram zatrudnienia;
• rozkazy personelu osobistego i ogólnego;
• faktury;
• faktury;
• akty zakończonej pracy;
• książeczka kasowa;
• raporty wydatków;
• listy przewozowe;
• zestawienia wynagrodzeń;
• inne dokumenty.

Do procedury zszywania należy podchodzić odpowiedzialnie: dokumenty, które nie są starannie uporządkowane, mogą nie zostać przyjęte w momencie dostarczenia, a potencjalni partnerzy mogą odmówić współpracy z Tobą. Słabe oprogramowanie sprzętowe i pamięć masowa mogą nawet prowadzić do wymiany dokumentów.

Procedura rejestracji

Dokumenty do oprawy sortowane są najpierw według daty, każda kartka jest numerowana cyframi arabskimi w prawym górnym rogu, zaczynając od jedynki. Inwentarz nie jest numerowany. Na okładkę zwykle biorą specjalną papierową teczkę „Case”. Do zszywania standardowych dokumentów należy używać segregatora w formacie A4. Jeżeli dokumentacja zawiera koperty, to one również są numerowane, i to dzieje się w pierwszej kolejności, a następnie numerowana jest zawarta w niej zawartość. Jeżeli dokument posiada załączone arkusze, dokument ten numeruje się jako jeden, po czym spis dołączonych dodatków umieszcza się na odwrotnej stronie tego arkusza.

Jeżeli w numeracji zostanie popełniony błąd, należy go starannie przekreślić cienką linią i poprawić. Obok jest napisane „Uwierz w poprawione”, poświadczone podpisem osoby odpowiedzialnej i ostemplowane.

Zbyt dużą objętość dokumentacji (ponad 250 arkuszy) należy podzielić na tomy. Każdy z nich ma swoją odrębną numerację. Przed przystąpieniem do obszywania należy usunąć ze zszywacza wszystkie zszywki i spinacze.

Metody szycia i niezbędne narzędzia

Istnieją następujące sposoby zszywania dokumentów:

• metoda klasyczna – przy użyciu igły i nici, często podczas szycia niewielkiej ilości materiału w dwóch, trzech lub pięciu nakłuciach;
• użycie śrubokręta i elastycznej liny - zwykle w przypadku dużej objętości dokumentacji;
• za pomocą dziurkacza - podobnie jak w metodzie klasycznej, zamiast igły stosuje się jedynie dziurkacz;
• za pomocą maszyny introligatorskiej – stosowanej w poligrafii.

Do złożenia dokumentacji potrzebne będą następujące narzędzia:

• igła (dziurkacz, szydło, wiertło) - zależy od objętości dokumentów do zszycia;
• gęste nici (sznurek, sznurek, wstążka);
• okładka koperty 229×324 mm – przy tworzeniu pliku archiwalnego;
• naklejka papierowa 4x8 cm - biała kartka papieru - świadek;
• klej biurowy;
• nożyce.

Jak prawidłowo zszywać dokumenty

Złożenie dokumentacji może nastąpić w dwóch, trzech, czterech lub pięciu nakłuciach. Po lewej stronie arkusza, w odległości 1-2 cm od krawędzi, wykonuje się nakłucia w wymaganej liczbie. Następnie przepuszcza się przez nie nić według schematu (poniżej znajdują się schematy dla wszystkich metod zszywania dokumentów). Na ostatniej stronie końce nici są zawiązane w węzeł.

Po zszyciu dokumentów nitkami naklejamy na ich końce papier uszczelniający tak, aby końce nitki wystawały spod niego. Papier jest oznaczony jako „Zszyty i numerowany” wskazujący liczbę stron. Następnie umieszcza się datę, podpis urzędnika i pieczęć. We wszystkich metodach zmianie ulegnie jedynie wzór ściegu. Sama procedura jest taka sama.

Funkcje przesyłania dokumentów do archiwum

Przygotowanie dokumentacji polega na:

• systematyzacja dokumentów;
• numeracja;
• zszywanie dokumentacji w jedną teczkę;
• wypełnienie inwentarza;
• projekt okładki dokumentu.

Ta procedura składania dokumentacji jest uważana za normalną i przewiduje jej przechowywanie przez co najmniej 25 lat. Jeżeli dokumenty będą przechowywane dłużej niż 25 lat, na komplet dokumentów zostanie nałożona tekturowa okładka w celu zabezpieczenia akt. Na okładce wskazano: nazwę organizacji, nazwę sprawy (zamówienia, faktury, akty), jednostkę strukturalną, okres przydatności do spożycia. Jeżeli organizacja z jakiegoś powodu zmieniła nazwę, obie nazwy muszą być odzwierciedlone na okładce dokumentu, przy czym poprzednia powinna być podana w nawiasie.

Łącząc pliki archiwalne zadbaj o czytelność tekstu. Sprawy numerowane są ołówkiem w prawym górnym rogu. Arkusz A3 jest ponumerowany jako jeden, zszyty po lewej stronie i złożony. Jeśli arkusz jest obszyty na środku, jest on numerowany jako 2 arkusze. Zdjęcia, fotografie, diagramy, mapy numerowane są na odwrocie, u góry, w lewym rogu.

Certyfikacja dokumentów

Odpowiedzialność za poświadczenie dokumentów spoczywa na kierowniku organizacji lub indywidualnym przedsiębiorcy. Zaleca się umieszczenie pieczęci i podpisu tak, aby wystawały poza papierową naklejkę – świadek. Podpisując zestawy dokumentów, menadżer automatycznie przejmuje odpowiedzialność za ich treść.

Okresy przechowywania dokumentów w archiwum

Okresy przechowywania dokumentacji regulowane są przez ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej i zależą od rodzaju dokumentów:

• 75 lat – okres przechowywania ksiąg handlowych, aktów notarialnych, dokumentów kadrowych lub prywatyzacyjnych;
• 20 lat to okres ważności dokumentacji patentowej wynalazków, dokumentów dotyczących budowy kapitału i działalności projektowej;
• 15 lat – trwałość prac naukowych i badań;
• 5 lat to okres przechowywania dokumentacji archiwalnej organizacji rolniczej;
• 5 lat – okres przechowywania dokumentów związanych z działalnością filmową i fotograficzną;
• 3 lata to okres przechowywania dokumentów fotograficznych i wideo.

Na pierwszy rzut oka procedura zszywania dokumentów wygląda na skomplikowaną, ale po przestudiowaniu wszystkich zasad proces ten nie będzie już wydawał się trudny.

Aby ograniczyć ilość dokumentów papierowych i mniej myśleć o ich oprogramowaniu i przechowywaniu, prowadź ewidencję w serwisie internetowym dla małych firm Kontur.Accounting. Tutaj możesz pracować z ważnymi prawnie dokumentami elektronicznymi: weź je pod uwagę, wymieniaj z kontrahentami i wysyłaj do organów regulacyjnych. Nasza usługa obejmuje prostą księgowość, opłacanie podatków, wynagrodzeń i składek oraz przesyłanie raportów przez Internet. Pierwsze 30 dni pracy jest bezpłatne.