Jak zachować się w obecności nowego szefa-mężczyzny. Jak nie rozmawiać z szefem

Stwierdzenie, że praca jest pracą, nie oznacza, że ​​komunikacja w zespole powinna opierać się wyłącznie na wymianie papierów. Cokolwiek ktoś powie, większość Wciąż czerpiemy informacje z rozmów ze współpracownikami. Ale są też sytuacje w życiu zespołu, w których nie da się uniknąć „oficjalności”. Wtedy nie będzie czasu na długie narracje na abstrakcyjny temat; władze zadowolą się jedynie konkretnym wyjaśnieniem przyczyn. Powiemy Ci dalej, jak napisać notę ​​wyjaśniającą do pracy, a także wszystkie niuanse tego problemu.

Ramy regulacyjne

Formę wyjaśniającą często można znaleźć w życie codzienne, nawet jeśli to, co się dzieje, jest dalekie od problemów w pracy. Jeśli chodzi o relację w kolektyw pracy, wówczas opierają się przede wszystkim na normach Kodeks Pracy. Ten rodzaj dokumentu, na przykład nota wyjaśniająca do pracy, występuje kilkakrotnie w Kodeksie pracy Federacji Rosyjskiej:

• W art. 193 jako obowiązkowy etap przed nałożeniem lub odmową nałożenia sankcji dyscyplinarnej za niewłaściwe postępowanie (nieobecność, spóźnienie, uszkodzenie mienia, nieporozumienie służbowe);
• W art. 229 ust. 2 jako jeden z dowodów przy prowadzeniu dochodzenia w sprawach dotyczących urazu lub innego nieszczęścia w miejscu pracy;
• W art. 247 jako podstawa ustalenia stopnia winy w wyrządzeniu przedsiębiorcy szkody majątkowej lub niemajątkowej.

We wszystkich przypadkach kodeks stanowi, że należy przedłożyć notę ​​wyjaśniającą dotyczącą pracy na piśmie. Wyjątek zrobiono tylko dla pracowników zdalnych, którzy mogą to zgłosić w formularzu dokument elektroniczny Z podpis cyfrowy, Sztuka. 312,1 TK.

Rodzaje not objaśniających

Trudno jest wymienić wszystkie liczne okoliczności, w których kierownictwo może mieć pytania. Dotyczą one głównie faktów naruszenia prawa wewnętrznego regulamin pracy lub nietypowe zdarzenia. Oto najczęstsze powody żądania wyjaśnień:

• Stwierdzony fakt nieobecności w pracy przez cały dzień lub jego część, wynoszącej łącznie ponad 4 godziny (należy stwierdzić, że nota wyjaśniająca - jest obowiązkowa, o co pracodawca ma obowiązek wystąpić, jeżeli na podstawie wyników jej rozpatrzenia zostanie zwolniony lub zwolniony) jest planowane);
• Spóźnienie na początek dnia lub z przerwy na lunch;
• Niewłaściwe postępowanie, błąd w wykonaniu lub niewykonanie obowiązków;
• Działania lub zaniechania w trudna sytuacja, celowe lekceważenie wymogów ochrony pracy;
• Picie alkoholu w miejscu pracy lub pojawianie się tam już pijany;
• Każde inne działanie pracownika, którym w opinii przełożonych powinien usprawiedliwić swoje zachowanie.

Ponieważ prawo nie ustanawia regulowanego wzoru nota wyjaśniająca do pracy, można zastosować w każdej indywidualnej sytuacji wolna forma. O ile ujawnia wszystkie szczegóły tego, co się wydarzyło i jest zrozumiały dla pracodawcy lub inspektora. Dobrym pomysłem jest także dołączenie do niego kopii dokumentu potwierdzającego wszystko, co zostało napisane. Oczywiste jest, że nie ma co dołączać do noty wyjaśniającej, gdy pracownik zaspał do pracy, ale jeśli opóźnienie wynikało z bardziej ważnego powodu, lepiej zadbać o papier ochronny.

Przed wydaniem postanowienia o ukaraniu dyscyplinarnym należy zażądać od pracownika wyjaśnień określonych w formie papierowej, art. 193 TK.

Terminy przesłania noty

Najczęściej od pracownika, który chce zostać zdyscyplinowany w formie nagany lub, co gorsza, zwolnienia, wymagane jest pisemne uzasadnienie. Oczywiste jest, że art. 193 Kodeksu pracy wzywa pracodawcę, aby zawsze brał pod uwagę powagę przestępstwa i dotkliwość jego konsekwencji, ale nie opisuje empirycznych wskaźników takiej oceny. Ponieważ podstawową decyzję podejmie kierownik, oceniając na swój sposób fakty przedstawione przez pracownika, lepiej, aby pracownik sam przed napisaniem noty wyjaśniającej w pracy przemyślał każde zapisane zdanie.

Jeżeli surowość planowanej kary osiągnie poziom nagany lub zwolnienia, pracodawca musi wiedzieć, jakie kroki i w jakim terminie należy podjąć, aby nie narazić się na kontrole i sądy:

1. Uznaj fakt popełnienia przestępstwa.
2. Dostarcz pracownikowi podpis nakazujący mu napisanie wyjaśnień.
3. Poinformuj sprawcę, że ma dwa dni robocze na złożenie wyjaśnień, nie licząc dnia doręczenia wezwania oraz weekendów.
4. W okres miesięczny od dnia wykrycia przestępstwa wydać postanowienie o wymierzeniu kary, niezależnie od otrzymania wyjaśnień od pracownika.

Lepiej, aby pracownik, który otrzymał prośbę od swoich przełożonych, nie ignorował tego dokumentu, nawet jeśli nie uważa się za winnego. Musisz szybko i całkowicie odpowiedzieć na atak kierownictwa; da to poważną przewagę w kontakcie inspektor pracy lub do sądu.

Formatowanie notatki

Jeżeli komplikacje z przełożonymi osiągnęły poziom żądania pisemnego uzasadnienia, to nie ma się co wahać. Dla tych, którzy nigdy się nie spotkali podobne dokumenty, możesz wziąć szablon dowolnej aplikacji jako próbkę noty wyjaśniającej do pracy. „Nagłówek”, w którym wskazany jest odbiorca pracy, należy pozostawić bez zmian, a tytuł zmienić na słowo „objaśnienia”.

W „treści” dokumentu należy opisać wszystko, co uniemożliwiło pracownikowi terminowe i prawidłowe wykonanie swoich obowiązków. obowiązki zawodowe. I chociaż język pisania powinien być jak najbardziej biznesowy, podejście formalne To nie jest to miejsce. Zwłaszcza jeśli obecne okoliczności odbiegają od standardów. Jednocześnie pracownik powinien powstrzymywać swoje impulsy i emocje, aby dokument odzwierciedlał zdarzenia i przyczyny, a nie skargi i puste oskarżenia.

Może się zdarzyć, że sytuacja jest prosta i równie proste jest jej wyjaśnienie, a zamierzona kara nie będzie surowsza niż nagana (art. 192 kp). Następnie możesz skontaktować się z funkcjonariuszami ds. kadr i poprosić ich o przykład wcześniej napisanego uzasadnienia do pracy.

Nieobecności i spóźnienia

Pomimo szeroko promowanego poglądu, że pracownicy, których nie ogranicza sztywny harmonogram, w większości pracują lepiej nowoczesne przedsiębiorstwa Godziny przychodzenia i wychodzenia z pracy są ściśle regulowane. Dlatego nota wyjaśniająca z tytułu spóźnienia do pracy jest jednym z najczęściej spotykanych dokumentów w sprawy osobiste skład personelu.

Spóźnienie, w tym spowodowane transportem

Spóźnienie samo w sobie, jeśli nie jest systematyczne lub nie przekracza 4 godzin od rozpoczęcia dnia pracy, nie może być podstawą do nałożenia surowej kary. Jednak firma może mieć zasadę wymagającą noty wyjaśniającej, nawet jeśli w drodze do celu wystąpi jedno opóźnienie miejsce pracy. Można to zrobić na przykład w celach profilaktycznych lub edukacyjnych.

Nierzadko słyszy się o stosowaniu kar finansowych za tego typu wykroczenia. Prawo nie przewiduje możliwości takiego oddziaływania na pracowników, art. 192 TK. Szybciej porozmawiamy w sprawie pozbawienia pracownika objętego postępowaniem dyscyplinarnym wszelkiego rodzaju odpraw motywacyjnych lub obniżenia ich wysokości. Choć może się to wydawać naruszeniem wymogów art. 193 Kodeksu pracy (o możliwości zastosowania tylko jednego rodzaju kary) wiele sądów nie uznaje faktu pozbawienia premii za sankcję dyscyplinarną. Można to zakwestionować jedynie w przypadku całkowitego pozbawienia płatności motywacyjnych za jednorazowe naruszenie, wówczas karę można uznać za nadmierną.

Osobna historia, spóźnienie do pracy z powodu transportu. W takim przypadku nota wyjaśniająca będzie wyglądać bardziej przekonująco, jeśli zostaną do niej dołączone dokumenty uzupełniające. Mogą być wydawane:

• W policji drogowej, jeśli dana osoba uczestniczy w wypadku lub jest jego świadkiem;
• W szpitalu, jeżeli sam pracownik odniósł obrażenia w wyniku wypadku drogowego;
• Policji, jeżeli osoba pozostała na miejscu zdarzenia w celu złożenia zeznań.

Ale nawet jeśli opóźnienie nie miało tak dramatycznych konsekwencji, ale było wynikiem zwykłego „korka”, należy o tym również wspomnieć w nocie wyjaśniającej do pracy. Jeśli takie sytuacje nie zostaną ujęte w systemie, wówczas prawdopodobieństwo, że pracodawca wejdzie w taką sytuację, znacznie wzrasta. Przykładowy formularz zgłoszeniowy dostępny jest na naszej stronie internetowej.

Przyczyną zwolnienia może być jednorazowe rażące naruszenie dyscypliny (np. Absencja), art. 81 TK.

Usprawiedliwienie nieobecności w pracy

Nieobecność w pracy przekraczająca 4 godziny w ciągu jednego dnia może być traktowana jako absencja. Co więcej, jeśli pracownik nie pomyśli, aby poinformować szefa o przyczynach z wyprzedzeniem lub gdy tylko okaże się, że będzie musiał opuścić pracę. W takim przypadku trzeba będzie wykazać się całą siłą perswazji, pisząc notatkę wyjaśniającą do pracy dotyczącą nieobecności lub wielogodzinnego spóźnienia.

Przyczyny takiego pominięcia mogą być bardzo różne. Na przykład wizyta u lekarza, pilna opieka chory krewny, problemy z mediami (zalanie, zwarcia, zablokowane zamki, awaria windy itp.). Co z tego wzbudzi największą sympatię ze strony pracodawcy, najlepiej wie sam pracownik. Dlatego też, siedząc jeszcze w wyłączonej z prądu windzie, trzeba zdecydować, jak będzie wyglądać notatka wyjaśniająca nieobecność w pracy i w jaki sposób będzie ona wspierana.

Warto to też dobrze przemyśleć, bo brana jest pod uwagę absencja rażące naruszenie przepisów pracy i można go z tego powodu zwolnić bez uprzedniej propozycji, art. 81 Kodeksu pracy, pkt 6 a). Wzór pisma wyjaśniającego absencję znajdziesz na naszej stronie internetowej.

Ze względów rodzinnych

Najbardziej niepewna pozycja wyjściowa jest dla tych, którzy spudłowali godziny pracy. Ponieważ pracownikowi udało się odejść bez pozwolenia, nota wyjaśniająca do pracy powinna zawierać najbardziej przekonujące powody.

Konieczność wcześniejszego odejścia z pracy częściej pojawia się wśród pracowników rodzinnych posiadających dzieci w wieku szkolnym lub w wieku szkolnym. Do wiek szkolny. Spotkania, otrzymanie zaświadczeń z przychodni czy zdawanie badań, kłopoty w szkole – to nie wszystkie powody, dla których warto poprosić pracodawcę o wzięcie wolnego.

Ale co zrobić, jeśli nie udało się wcześniej uzgodnić z władzami, a tajna ucieczka nie pozostała tajemnicą? W tym wariancie przewaga będzie po stronie osób samotnych lub rodzice wielu dzieci, kobiety w ciąży lub matki wychowujące dzieci o ograniczonych możliwościach zdrowotnych. Najprawdopodobniej nie zostaną oczywiście ukarani, jeśli nie stało się to częścią systemu, a przed napisaniem noty wyjaśniającej przeprowadzą w pracy rozmowę edukacyjną i pozwolą im się podpisać standardowa próbka ostrzeżenia. Przykładowa nota wyjaśniająca jest taka sama, jak w przypadku każdej nieobecności. Będziesz musiał podać swoją sytuację rodzinną.

Błędy operacyjne lub inne przyczyny

Sumienny pracownik z reguły dokładnie sprawdza wszystkie czynności, które wykonywał w pracy. Ta wymuszona konieczność jest podyktowana faktem, że ciągłe powtarzanie monotonnych zadań nieuchronnie pociąga za sobą pojawienie się poważnych lub drobnych usterek. Dobrze, jeśli specjalista sam je zidentyfikował; gorzej, jeśli błąd stał się powszechnie znany. W zależności od powagi konsekwencji tego incydentu kierownictwo może nalegać na dostarczenie pracy notatki wyjaśniającej dotyczącej błędu.

Uzasadniające powody

Wymóg ten może być podyktowany nie tyle surowością przełożonych, ile koniecznością podjęcia działań mających na celu wyeliminowanie konsekwencji błędu produkcyjnego podwładnego. Niewykluczone, że jeden z nich będzie szkody materialne dla firmy. Następnie na podstawie wyników rozpatrzenia noty wyjaśniającej zostanie podjęta decyzja o windykacji straty finansowe od pracownika lub sposobu przywrócenia uszkodzonego mienia.

Oczywiście przyczyną błędu może być zwykła nieuwaga lub zaniedbanie. Na przykład z powodu roztargnienia pracownik nie przyłożył pieczątki do stempla podstawowego dokument finansowy. Wtedy nota wyjaśniająca do pracy najprawdopodobniej zakończy się zwrotem przyznającym się do winy i obietnicą większej ostrożności w przyszłości.

Do wyjaśnienia odmowy wykonywania pracy należy dołączyć umowę o pracę lub informację dot niekorzystne warunki praca. Pozwoli to uniknąć kary z art. 192 TK.

Uwaga dotycząca niedopełnienia obowiązków służbowych

Niejednoznaczna może być także sytuacja, w której pracownik nie wywiązuje się ze swoich obowiązków. funkcje pracy. Możliwe są tutaj dwa scenariusze.

Szef przyłapał pracownika na wyraźnym ignorowaniu powierzonej mu pracy. Być może jest zaangażowany w rozproszone zajęcia lub po prostu zasnął w pracy, wtedy dana osoba będzie potrzebować noty wyjaśniającej z przeprosinami i propozycją naprawienia sytuacji.

Sprawa komplikuje się, gdy pracownik nie może wykonywać swoich obowiązków lub uważa, że ​​jest zmuszany do wykonywania pracy, która nie jest przewidziana w umowie. Obaj go uwalniają odpowiedzialność dyscyplinarna. Najważniejsze dla pracownika jest wiedzieć, jak poprawnie napisać notę ​​wyjaśniającą na temat aktualnej sytuacji w pracy. Sprawdź próbkę na naszej stronie internetowej ().

Przede wszystkim musisz zrozumieć, że możesz bezpiecznie odmówić pracy, jeśli:

Jeśli raport na ten temat nie zmusił kierownictwa do zmiany stanowiska, a pracownik nadal występuje bezprawne żądania, wówczas potrzebne będzie nota wyjaśniająca do pracy opisująca te same przyczyny niedopełnienia obowiązków inspekcja pracy lub sąd. Należy pamiętać, że odmowa pracy „dodatkowej” nie zwalnia z wykonywania głównych obowiązków, a niezapewnienie chronionych warunków pracy nie pozwala na opuszczenie miejsca pracy.

Szef nie przyjął notatki

Nie wszystkie niewłaściwe postępowanie lub konflikty w zespole docierają dokumentacja. Zwykle przed napisaniem noty wyjaśniającej w pracy następuje część ustna. Jeśli rozmowy donikąd nie prowadzą, rozpoczyna się faza wymiany oficjalnych dokumentów.

Może wtedy zaistnieć sytuacja, gdy pracodawca nie będzie chciał otrzymać noty wyjaśniającej sporządzonej według wzoru. Np. o spóźnieniu się do pracy z ważnych powodów lub usprawiedliwionej odmowie kontynuowania pracy do czasu usunięcia naruszeń.

Jaki jest powód takiej niechęci i jak moralne są motywy działań kierownictwa, pozostanie w ich sumieniu. Pracownik, który otrzyma wezwanie do złożenia pisemnych wyjaśnień, musi je za wszelką cenę otrzymać. Jednocześnie nie zapomnij o podpisie na drugim egzemplarzu. W przeciwnym razie pracodawca będzie miał podstawy do wymyślenia aktu stwierdzającego, że zatrudniona osoba odmówi wyjaśnienia powodów swojego zachowania.

Jeśli nie można było osobiście przekazać papieru kierownikowi, należy natychmiast udać się na pocztę i wysłać go listownie z inwentarzem i powiadomieniem. Jednocześnie możesz powiadomić o takim akcie związek zawodowy i komisję rozstrzygającą spory pracownicze. Ma to oczywiście znaczenie, jeśli konflikt zajdzie za daleko i na horyzoncie pojawi się nielegalne zwolnienie.

Każde, nawet najbardziej rażące niewłaściwe postępowanie pracownika, całkiem możliwe, że ma „żelazne” uzasadnienie. Dlatego też przed podjęciem drastycznych kroków Kodeks pracy wymaga, aby pracodawca uzyskał od pracownika dokument wyjaśniający jego postępowanie. Sam sprawca przestępstwa powinien pamiętać, że tylko szczególne, ważne powody, potwierdzone dokumentami, zagwarantują mu ochronę. Ale nawet w takiej sytuacji opuszczanie pracy lub spóźnianie się nie jest tego warte. W końcu szefowie będą mieli kolejny powód, aby przypomnieć Ci, że jest czas wolny od pracy na rozwiązywanie problemów osobistych.

Prawnik adwokacki ochrona prawna. Specjalizuje się w prowadzeniu spraw dot spory pracownicze. Obrona przed sądem, przygotowanie pozwów i inne dokumenty regulacyjne organom regulacyjnym.

Nota wyjaśniająca jest dokumentem, który należy dołączyć do materiałów dotyczących wykroczenia. Czasami wyjaśnienia mogą coś zmienić ważną rolę w losie pracownika: może on pozostać w pracy i nie zostać zwolniony za naruszenie dyscypliny, jeśli kompetentnie przedstawi dyrektorowi swój punkt widzenia i uzasadni swoje zachowanie.

Nie ma żadnych wymagań prawnych obowiązkowe przygotowanie notatki, ale pisemne uzasadnienia są w dalszym ciągu dokumentem, który należy uwzględnić zgodnie z wymogami Kodeksu pracy. Zainteresowany pracownikiem oficer personalny musi umieć kompetentnie sporządzić noty wyjaśniające.

Co to jest nota wyjaśniająca

Kodeks pracy zawiera zasadę: wszystkie materiały dotyczące naruszeń dyscypliny w firmie są rozpatrywane wyłącznie z uwzględnieniem wyjaśnień sprawcy. Oznacza to, że stopień winy pracownika i jego ewentualne ściganie ustala się dopiero po wyjaśnieniu przez sprawcę okoliczności i powodów swojego zachowania.

W drodze zarządzenia dyrektor ma prawo żądać wyjaśnień, a sprawca musi je zgłosić na piśmie, formalizując je zgodnie z przepisami. Od sposobu sporządzenia noty wyjaśniającej i przedstawienia wyjaśnień zależy los sprawcy przestępstwa: dyrektor podejmie decyzję, czy ukarać pracownika, czy okazać mu złagodzenie kary.

Esencjonalnie nota wyjaśniająca jest dokumentem urzędowym, który zgodnie z normą art. 193 Kodeksu pracy należy dołączyć do polecenia złożenia wyjaśnień. Wyjaśnienia są takie ostatnie słowo oskarżony. Choć nie rozwiązują problemu, zostaną wzięte pod uwagę, a nawet mogą wpłynąć na proces decyzyjny.

Ważny

Zamów dalej kara dyscyplinarna zostaną uznane za nieważne , jeżeli na dwa dni przed jego publikacją (lub wcześniej) nie zażądano od sprawcy wyjaśnień.

Oficer personalny nie powinien zapominać o konieczności przypominania kierownikowi o prośbie o wyjaśnienia, aby w razie ukarania dyscyplinarnego podjęte działania były zgodne z prawem.

Ważny

Sprawca nie ma obowiązku pisać wyjaśnień, ale polecenie złożenia wyjaśnień należy mu doręczyć za podpisem!

Jeżeli sprawca odmówi podpisania zamówienia, w jego obecności sporządza się akt odmowy podpisania. Istnieje inna możliwość: wysłać zamówienie listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. W takim przypadku urzędnik ds. kadr będzie miał dowód spełnienia wymogów Kodeksu pracy.

Rodzaje not objaśniających

Istnieją dwa rodzaje notatek, który może pełnić funkcję:

• wyjaśnienia zachowań innych osób;
• usprawiedliwienia własnego zachowania.

Pierwszy typ stosuje się, jeżeli do sytuacji awaryjnej lub naruszenia dyscypliny doszło z winy osób z zewnątrz. Notatka taka opisuje okoliczności, które nastąpiły bez udziału adresata.

Dla jasności przykład noty wyjaśniającej od oficera personalnego w załączniku do harmonogramu wakacji:

Drugi rodzaj not wyjaśniających to oświadczenie pracownika o okolicznościach naruszenia dyscypliny lub sytuacji awaryjnej, która nastąpiła z jego winy. Ponieważ mamy stan prawny, w każdym przypadku w stosunku do uczestnika kontrowersyjna sytuacja musi obowiązywać domniemanie niewinności. Dlatego nie można kategorycznie uznać pracownika za winnego, jeśli nie brał on udziału w analizie sytuacji.

Na przykład, Nie można upominać kogoś za spóźnienie do pracy, chyba że spóźniony zostanie poproszony o wyjaśnienie przyczyny spóźnienia..

Jednocześnie noty wyjaśniające muszą być sporządzone w taki sposób, aby adresat mógł zrozumieć przyczyny naruszenia dyscypliny i samą istotę sytuacji, od której bezpośrednio zależy decyzja: o wykonaniu lub ułaskawieniu.

Różnice między notą wyjaśniającą a notą urzędową, raportem lub notą wyjaśniającą

Wyjaśnienia nie są wyjaśnieniami czy doniesieniami, lecz wyjaśnieniem swojego punktu widzenia, czasem odmiennego od ogólnie przyjętego, swego rodzaju uzasadnieniem. Z kolei notatka jest zgłoszeniem naruszenia, nota wyjaśniająca jest załącznikiem do dokumentu zawierającym jego rozwinięcie, a notatka jest prośbą.

Jak widać, te cztery rodzaje notatek są zupełnie różne, ale mają ten sam cel: przekazanie informacji. Tymczasem forma i wymagania dotyczące projektowania tego typu banknotów są podobne.

Jak napisać notatkę

Jak każdy inny dokument urzędowy, musi być nota wyjaśniająca wyraźnie skonstruowany. Wymagane elementy Czy:

• kapelusz (ze wskazaniem nazwiska i stanowiska dyrektora oraz sprawcy);
• powołanie się na polecenie lub powiadomienie przełożonego;
• istota problemu;
• wyjaśnienia;
• wniosek o złagodzenie kary lub zwolnienie z kary;
• numer i podpis adresata.

Notatkę możesz napisać na komputerze lub pismem odręcznym. Wrażenia autora nie powinny jednak psuć niedociągnięcia:

• Musisz napisać notatkę na płaskim papierze;
• bez błędów i przekreśleń;
• pełnym szacunku tonem.

Ważny

Specjalista ds. kadr może przygotować formularz notatki i nadać mu odpowiednią strukturę, a w razie potrzeby po prostu wydrukuj i przekaż adresatowi: samodzielnie wprowadzi okoliczności i swoje dane.

Próbka noty wyjaśniającej

Zawiadomienie pracownika o złożenie wyjaśnień

Nie bez powodu w uzasadnieniu powinien znajdować się odnośnik do zamówienia
dyrektorzy. Przecież zgodnie z jedną z instrukcji Kodeksu pracy, zgłaszając naruszenie dyscypliny, sprawca musi otrzymać wymóg złożenia wyjaśnień pod podpisem.

Wymaganie jest zapisane w następujący sposób:

• nazwa firmy jest podana u góry;
• data i numer rejestracyjny(zgodne z wpisami w dzienniku pokładowym);
• wpisano imię i nazwisko („Nakaz” lub „Żądanie” złożenia wyjaśnień);
• opisano istotę problemu (kiedy i dlaczego sporządzono akt naruszenia dyscypliny);
• sam wymóg jest wskazany („Rozkazuję: mechanikowi GC Trubin A.D. zapewnić sekretarzowi pisemne wyjaśnienia o naruszeniu w terminie 2 dni od dnia doręczenia żądania”);
• dokument zatwierdza dyrektor;
• pod tekstem znajduje się podpis sprawcy potwierdzający zapoznanie się z dokumentem (lub link do aktu odmowy podpisania lub do pocztowego pokwitowania wysłania list polecony winowajca).

Z kolei algorytm ogólny stosowanie kary zgodnie z przepisami art. 193 jest następujące:

• sporządzany jest akt naruszenia (mianowicie akt rejestrujący czas naruszenia i jego istotę - zdarzenie i wyliczenie pismo, a nie wymogu składania wyjaśnień);
• wydawane jest zarządzenie zobowiązujące pracownika do wyjaśnienia okoliczności: sprawca musi podpisać się w celu zapoznania się z nim lub otrzymać je pocztą (najlepiej, aby było ono datowane na tę samą datę, co akt naruszenia);
• akt i wyjaśnienia są rozpatrywane przez dyrektora i podejmowana jest decyzja (dyrektor może nałożyć na czyn wizę, np. „naganę”);
• po dwóch dniach można wydać nakaz dyscyplinarny lub w ogóle go nie wydać, jeżeli dyrektor uzna za konieczne okazanie złagodzenia kary (należy pamiętać, że od chwili sporządzenia ustawy do dnia dzień wydania zamówienia). Do okresu tego nie wlicza się urlopu ani choroby sprawcy).

Wszystkie materiały należy umieścić w odpowiednich folderach nomenklatury. Jeśli jednak dział HR ds różne typy dokumenty przewidują odrębne sprawy, wówczas do oryginału postanowienia dyscyplinarnego należy dołączyć odpisy aktu, postanowienie o złożeniu wyjaśnień oraz notę ​​wyjaśniającą.

Ważny

Jeżeli sprawca nie uznał za konieczne złożenia wyjaśnień w ciągu dwóch dni, należy sporządzić protokół, w którym stwierdza się, że postanowienie zostało doręczone, lecz nie dostarczono w terminie noty wyjaśniającej.

Jak poprawnie napisać notę ​​wyjaśniającą - aktualny problem w przypadku spóźnienia, nieobecności w pracy lub niezrealizowania planu.

Dokument ten cechuje rygorystyczny styl biznesowy, spójność prezentacji, brak podtekstu emocjonalnego i rzetelność faktów.

W przypadku spóźnienia lub innej niekorzystnej okoliczności w miejscu pracy pojawia się pytanie: jak poprawnie napisać notę ​​wyjaśniającą?

Notatkę taką możesz sporządzić odręcznie lub wydrukować i podpisać.

Skompilowane w styl biznesowy. Aby dokument wyglądał znacząco, musi zawierać kilka obowiązkowych punktów.

Cel napisania noty wyjaśniającej

Sama nota wyjaśniająca jest dokumentem znajdującym się w wewnętrznym obiegu przedsiębiorstwa.

Tekst zawiera wyjaśnienie zdarzenia, zwykle o negatywnej konotacji.

Aby potwierdzić przyczyny, dołącz odpowiednie dokumenty: zaświadczenia od lekarza, w tym.

Sposób sporządzenia noty wyjaśniającej określa art. 193 Kodeksu pracy. Wskazane są tam następujące punkty:

• w przypadku popełnienia przewinienia dyscyplinarnego kierownik przedsiębiorstwa może zażądać od pracownika napisania noty wyjaśniającej do dyrektora;
• pracownik ma prawo odrzucić to żądanie;
• w przypadku braku noty wyjaśniającej przełożony ma prawo nałożyć na pracownika.

Notę wyjaśniającą należy sporządzić w następujących sytuacjach:

• nieobecność w pracy w godzinach pracy;
• spóźnienie;
• niezastosowanie się do poleceń;
• niedotrzymanie terminów.

Ważny:nota wyjaśniająca nie zawiera żądań ani oświadczeń; ona po prostu odzwierciedla pełny obraz co się stało.

Co zawiera nota wyjaśniająca?

Nie ma jednego szablonu prawidłowego napisania noty wyjaśniającej w pracy.

Chociaż jest skompilowany w wolna forma zaleca się uwzględnienie następujących punktów:

1. Nazwa organizacji.
2. Imię i nazwisko oraz stanowisko osoby, w imieniu której sporządzana jest notatka.
3. Tytuł, a mianowicie nota wyjaśniająca.
4. Tytuł odzwierciedlający powód napisania noty wyjaśniającej.
5. Główna treść.
6. Data utworzenia dokumentu.
7. Imię i nazwisko kompilatora oraz jego podpis.

Przydatne jest rozważenie próbki, notatek różne sytuacje przedstawiono poniżej.

Ważny: niektóre przedsiębiorstwa instalują własny algorytm Jak poprawnie napisać notę ​​wyjaśniającą w pracy. W takim przypadku musisz użyć ustalonej próbki.

Musisz napisać notę ​​wyjaśniającą w duchu korespondencja biznesowa. Obowiązują następujące zasady:

• zwięzłość wyrażanych myśli;
• prawdziwość informacji;
• brak wyrażeń potocznych i wulgaryzmów;
• pisanie w pierwszej osobie;
• umieszczanie wydarzeń w porządek chronologiczny;
• spójność konstrukcji;
• dostępność daty i podpis osobisty pracownik.

Lepiej jest napisać notę ​​wyjaśniającą niezwykle prostym językiem.

Ważne jest, aby unikać kwiecistych zwrotów i słów, które można różnie interpretować (i niekoniecznie na korzyść pracownika).

Jeśli pracownik nie widzi swojej winy w tym, co się wydarzyło, warto to podkreślić. Znaczenie to wprowadzają zwroty „był zmuszony…” i tym podobne.

Ważne jest, aby w uzasadnieniu wskazać wyłącznie rzetelne informacje i skupić się na faktach.

W takim przypadku musisz zwrócić wystarczającą uwagę na dobór słów. W niektórych przypadkach zamiast „spóźniony” synonim „opóźniony” może złagodzić sytuację.

Jeśli w wydarzeniach uczestniczyli inni pracownicy, można o tym wspomnieć bez przenoszenia swojej części odpowiedzialności na innych.

Ważny: Pisząc notę ​​wyjaśniającą, fakty należy przekazać z powściągliwością, tak jakby zdarzenia były opisywane z zewnątrz.

Warto zauważyć, że zanim poprawnie napiszesz notę ​​wyjaśniającą w pracy, musisz zdecydować o formacie.

Nie należy zapisywać wszystkich szczegółów tak, aby tekst zajmował kartkę A4.

Wystarczy kilka zdań, aby oddać istotę tego, co się wydarzyło. W W przeciwnym razie, tekst będzie trudny do zrozumienia.

Komu należy złożyć dokument?

Po sporządzeniu noty wyjaśniającej należy ją przedłożyć upoważnionemu urzędnikowi do przeglądu. Najczęściej jest to lider.

Po zapoznaniu się z treścią noty wyjaśniającej szef zamieszcza tam uchwałę dotyczącą dalszych działań.

Kiedy zostanie podjęta decyzja o środki dyscyplinarne, dokument jest załączony jako potwierdzenie.

Zasady sporządzania noty wyjaśniającej w przypadku spóźnienia

Możesz spóźnić się do pracy z różnych powodów.

Bardzo pomocna w tym przypadku będzie odpowiednio sporządzona nota wyjaśniająca.

1. W prawym górnym rogu wskazane są dane kierownika lub innej osoby, w imieniu której dokument jest pisany. Wpisuje się pełną nazwę i stanowisko oraz nazwę przedsiębiorstwa.
2. Następnie wpisuje się, od kogo przedstawiono notę ​​wyjaśniającą: imię i nazwisko oraz stanowisko.
3. Następnie w środku wiersza wskazany jest tytuł dokumentu. W w tym przypadku„Nota wyjaśniająca spóźnienie”.
4. Teraz następuje główna część dokumentu. Należy rzetelnie i dyskretnie wymienić fakty, które doprowadziły do ​​opóźnienia. Przydatne jest załączenie zaświadczeń dokumentujących podanych powodów opóźnienia.
5. Na koniec wpisuje się datę i składa osobisty podpis.

Przygotowywać pojedyncza próbka o notę ​​wyjaśniającą w przypadku opóźnienia jest prawie niemożliwe.

Z różnych powodów możesz iść do pracy później niż ustalona godzina.

Naraz ogólne zasady projekty pozostają niezmienione.

Jeżeli istnieje ryzyko, że spóźnienie będzie skutkować nieprzyjemne konsekwencje i trzeba będzie je zakwestionować; należy przygotować dwa egzemplarze.

Jedna pozostaje w biurze, a druga, która trafi w ręce pracownika, oznaczana jest akceptacją.

Ważny: po podaniu przyczyn spóźnienia możesz dodać wpis „biorąc pod uwagę opisane powyżej okoliczności, powód spóźnienia uważam za ważny”.

Przykładowa nota wyjaśniająca spóźnienie

Przykładowo główna część uzasadnienia spóźnienia może wyglądać tak.

„31 października 2016 roku poszłam do pracy z 5-godzinnym opóźnieniem. W moim mieszkaniu pękła rura. Aby zminimalizować szkody, natychmiast o godzinie 9:30 zadzwoniłem po pogotowie. Oczekiwanie na specjalistów trwało godzinę. Następnie rozpoczęli pracę, która trwała półtorej godziny i zakończyła się o godzinie 12:00. Ponieważ mieszkam sam, zaraz po zakończeniu prac remontowych musiałem zająć się sprzątaniem. Gdy tylko wszystko uporządkowałem, poszedłem do swojego miejsca pracy. O obecnej sytuacji i wyzwaniu pogotowie Poinformowałem telefonicznie kierownika wydziału. Do noty wyjaśniającej załączono dokument potwierdzający prace remontowe w moim mieszkaniu.”

Lub tę opcję.

„W związku z opóźnieniem w dniu 11 sierpnia 2016 r. 11 sierpnia 2016 roku spóźniłem się do pracy o dwie godziny. Powodem tego było wydarzenie, które miało miejsce niedaleko mnie. Idę na przystanek autobusowy transport publiczny, Widziałam, jak przede mną uczennica w wieku szkolnym została zaatakowana przez bezpańskiego psa i zraniła ją. Dziewczyna bardzo się przestraszyła. Zatrzymałem się, udzieliłem pierwszej pomocy i zabrałem dziewczynkę na pogotowie. Następnie od razu udałem się do biura. Mając na uwadze powyższe, przyczynę spóźnienia uważam za zasadną.”

Pisanie notatki w przypadku kontuzji

W niektórych przypadkach nieobecność w pracy lub niezrealizowanie planu spowodowane jest okolicznościami niezależnymi od pracownika.

Wśród nich są obrażenia domowe. W takich przypadkach tekst wyjaśniający musi opisywać, co się wydarzyło i dołączać go do dokumentu. zwolnienie lekarskie.

Potwierdzenie to jest wymagane do wypłaty z tytułu tymczasowego orzeczenia o niepełnosprawności.

Nota wyjaśniająca dotycząca szkody musi zostać przedłożona komisji ds ubezpieczenie społeczne przedsiębiorstwa.

Przewodniczący tej komisji musi mieć próbkę jej wykonania.

Należy spisać szczegóły zdarzenia i podać jego imię i nazwisko. instytucja medyczna który złożył zaświadczenie o zwolnieniu lekarskim. Jeśli placówka medyczna odmówi wydania Ci dokumentu, możesz do niej napisać.

Przykładowa nota wyjaśniająca na wypadek niezrealizowania planu

Jednym z przypadków, w którym musisz napisać notę ​​wyjaśniającą w pracy, jest niedotrzymanie planu pracy.

Kolejność wykonania pozostaje taka sama – u góry, w prawym rogu widnieje do kogo dokument jest adresowany i przez kogo został sporządzony. Nazwa jest wskazana. Inny będzie tylko tekst główny.

Jeśli plan nie będzie przestrzegany, notatka może wyglądać następująco.

„W sprawie niezrealizowania planu na luty 2016 r. Analiza obecnej sytuacji doprowadziła mnie do wniosku, że przyczyną niezrealizowania planu było upadłość KPCh Luch. W rezultacie wielu inwestorów ucierpiało. Teraz szerzą w mediach negatywne recenzje, co wpływa także na działalność spółdzielni Nadieżda. Napływ nowych klientów dla ostatnio spadła zauważalnie, a stali bywalcy zaczęli martwić się o bezpieczeństwo swoich złóż. Jeśli się odwrócisz więcej uwagi usług reklamowych sytuacja może się poprawić.”

Na końcu wskazywana jest data sporządzenia oraz podpis pracownika.

Przykładowy dokument na wypadek niezrealizowania zamówienia

Jeżeli z jakichś powodów oficjalne zadania nie zostały wykonane, notatkę sporządza się w tym samym stylu biznesowym.

„W sprawie uszkodzenia stojaka reklamowego. W dniu 1 listopada 2016 roku przy ulicy Pervomaiskaya doszło do uszkodzenia stoiska reklamowego firmy Svet LLC. Jeszcze tego samego dnia zgłoszono sprawę na policję. Prosimy o uwzględnienie celowości montażu instalacji antywandalowych.”

Na co zwrócić uwagę w nietypowych sytuacjach

Zdarzają się przypadki, gdy musisz napisać notę ​​wyjaśniającą po tym, jak jeden z Twoich kolegów przesłał notatkę dyrektorowi. Przyczyny tego mogą być różne.

Jeśli w rezultacie pojawią się skargi ze strony władz, należy starannie przygotować notę ​​wyjaśniającą.

W takiej sytuacji ważne jest, aby wziąć pod uwagę kilka punktów.

1. Warto dowiedzieć się, po co spisano notatkę.
2. Poproś reżysera o zapoznanie się ze swoją wersją wydarzeń, aby jego spojrzenie było bardziej obiektywne.
3. Napisz notatkę w taki sposób, aby nie pogarszać relacji w zespole.

Audyty i inspekcje często przeprowadzane są w zakładach pracy.

Jeżeli podczas takiej weryfikacji zostaną stwierdzone niespójności, może być wymagane wyjaśnienie.

Ważny: jeżeli po kontroli sporządzono protokół naruszenia lub niezgodności, musi on zawierać odniesienie do konkretny przedmiot opis stanowiska.

Przed napisaniem noty wyjaśniającej należy:

• sprawdź wymagania przedstawione wraz z wymaganiami opisu stanowiska;
• jeżeli nie doszło do naruszenia jako takiego, należy to wskazać w nocie wyjaśniającej.

We wszystkich tych przypadkach, zastanawiając się, jak poprawnie napisać notę ​​wyjaśniającą do reżysera, powinieneś kierować się tymi samymi standardami.

Najpierw wskaż, w czyim imieniu i od kogo jest pisany artykuł, a następnie zwięźle podaj przyczyny tego, co się stało.

Aby poprawnie napisać notę ​​wyjaśniającą w pracy, musisz poznać podstawowe zasady sporządzania dokumentów biznesowych.

Utrzymany jest w rygorystycznym stylu, przemyślenia przedstawione są zwięźle i konsekwentnie, a podawane są wyłącznie rzetelne informacje.

Warto wskazać przyczyny tego, co się wydarzyło, w porządku chronologicznym. Na końcu dokumentu umieszczona jest data i podpis.

Klient Tworzenie notatki i wysyłanie do zatwierdzenia

Jak poprawnie napisać notę ​​wyjaśniającą: Próbka i podstawowe zasady rysowanie

Pisemne wyjaśnienia stają się obowiązkowe jedynie w niektórych przypadkach. Najczęściej spotykana jest przy ocenie zasadności przyczyn przewinienia dyscyplinarnego pracownika (naruszenie przez pracownika przepisów prawa pracy, obowiązki zawodowe). Wymaga tego procedura wymierzenia kary dyscyplinarnej z art. 193 Kodeksu pracy (zwanego dalej Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej), co może skutkować nie tylko naganą lub naganą, ale także zwolnieniem. Wszystko zależy od okoliczności, które należy uporządkować. W tym przypadku nota wyjaśniająca dokumentuje i przekazuje kierownictwu stanowisko pracownika, jego wizję sytuacji i jego argumenty.

Fragment dokumentu

Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej. Artykuł 193 „Procedura stosowania sankcji dyscyplinarnych”

Przed podjęciem działań dyscyplinarnych pracodawca ma obowiązek zwrócić się do pracownika o pisemne wyjaśnienia. Jeżeli po dwóch dniach roboczych pracownik nie przedstawi określonego wyjaśnienia, sporządzany jest odpowiedni akt.

Niezłożenie wyjaśnień przez pracownika nie stanowi przeszkody w zastosowaniu środków dyscyplinarnych.

Postępowanie dyscyplinarne stosuje się nie później niż w terminie miesiąca od dnia wykrycia uchybienia, nie licząc czasu choroby pracownika, jego pobytu na urlopie wypoczynkowym oraz czasu potrzebnego na uwzględnienie opinii organ przedstawicielski pracownicy.

Sankcji dyscyplinarnej nie można zastosować później niż po upływie sześciu miesięcy od dnia popełnienia przestępstwa, lecz na podstawie wyników audytu, kontroli działalności finansowo-gospodarczej lub rewizja– później niż dwa lata od dnia jego oddania. W określone terminy Czas postępowania karnego nie jest wliczony w cenę.

Dla każdego przewinienie dyscyplinarne można zastosować tylko jeden postępowanie dyscyplinarne.

Nakaz (polecenie) pracodawcy o zastosowaniu kary dyscyplinarnej ogłasza się pracownikowi za podpisem w terminie trzech dni roboczych od dnia jego opublikowania, nie wliczając czasu nieobecności pracownika w pracy. Jeżeli pracownik odmówi zapoznania się z określonym poleceniem (instrukcją) pod podpisem, sporządzany jest odpowiedni akt.

Pracownik może się odwołać od nałożonej kary dyscyplinarnej inspekcja państwowa pracy i (lub) organów do rozpatrywania indywidualnych sporów pracowniczych.

Ale noty wyjaśniające można sporządzać także z innych powodów, choć aspekt „konieczności usprawiedliwienia” pozostaje (wszak w innych przypadkach używa się urzędów i notatek). Przykładowo podczas badania okoliczności powstania szkody w mieniu pracodawcy i ustalenia jej wysokości w trybie art. 247 Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej.

Prośba o pisemne wyjaśnienia

Zatem „przed nałożeniem działań dyscyplinarnych pracodawca musi zwrócić się do pracownika o pisemne wyjaśnienia”. Jak widać, prawo nie precyzuje, czy żądanie wyjaśnień ma mieć formę ustną, czy pisemną. Zwłaszcza trudne przypadki, gdy zarówno pracownik, jak i pracodawca, podchodzą bardzo poważnie i zamierzają, jak mówią, dojść do gorzkiego końca, pracodawca musi zwrócić się do pracownika o wyjaśnienia na piśmie, aby móc wówczas potwierdzić dochowanie procedury przewidzianej w art. nałożenie sankcji dyscyplinarnych w art. 193 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej (Przykład 1) . Zatwierdzony formularz Ten dokument personalny nigdy nie istniała, dlatego każda organizacja projektuje ją na swój sposób. Nawet rodzaj dokumentu użytego do tego jest inny (powiadomienie, żądanie, pismo itp.), Chociaż bardziej słuszne jest nazywanie tego „żądaniem”, ponieważ w części 1 art. 193 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej stanowi, że należy „zażądać” pisemnych wyjaśnień. Powiadomienie ma inne znaczenie – jest informacja i nie trzeba nic robić. List - dokument wychodzący, do którego zmierza organizacja trzecia Lub do osoby, a pracownik nie jest taką „obcą” osobą.

Należy pamiętać, że „sankcję dyscyplinarną nakłada się nie później niż miesiąc od dnia wykrycia przestępstwa” (część 3 art. 193 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Fakt jego odkrycia potwierdza akt, a nie wymóg. Miesiąc ten należy zatem liczyć od dnia wykrycia sprawy (najlepiej, gdyby pokrywał się on z datą sporządzenia ustawy), a nie od dnia wezwania do złożenia pisemnych wyjaśnień.

Od dnia wezwania liczony jest kolejny termin – 2 dni na udzielenie pisemnych wyjaśnień (patrz przykład 3). Dlatego ważne jest nie tylko sformalizowanie żądania, ale także udowodnienie, że zostało ono doręczone pracownikowi lub że odmówił jego przyjęcia. Aby to zrobić, możesz od razu wykonać odpowiednie puste miejsca na dole arkusza (oznaczone cyframi 1 i 2 w przykładzie 1): jeśli pierwszy (podpis przy otrzymaniu wniosku) nie zostanie sporządzony, to drugi zostaje sporządzony (świadkowie potwierdzają fakt odmowy pracownika otrzymania tego dokumentu, znak ten eliminuje konieczność sporządzania odrębny akt o tym).

Pisemna prośba pracownika o wyjaśnienia

Tekst prośby pracownika o wyjaśnienie przyczyn nieobecności w pracy i podpis

Obliczanie terminu na pisemne wyjaśnienie przyczyn przewinienia dyscyplinarnego

Załóżmy, że w poniedziałek 1 września 2014 roku pracownik przez zaniedbanie uszkodził mienie pracodawcy, byli świadkowie i jeszcze tego samego dnia sporządzono protokół. W dniu 2 września 2014 roku pracownik został wezwany do złożenia pisemnych wyjaśnień. Termin zaczynamy liczyć od następnego dnia:

• 09.03.2014 – dzień 1,
• 09.04.2014 – dzień drugi (w którym złożenie noty wyjaśniającej będzie nadal uznawane za terminowe),
• Od dnia 05 września 2014 roku istnieje już możliwość aktywowania faktu niezłożenia wyjaśnień.

Jeżeli obowiązek złożenia pisemnych wyjaśnień został przedstawiony pracownikowi w piątek 09.05.2014 r., a sobota i niedziela są jego dniami wolnymi od pracy (tj. nie są wliczane do wymiaru 2 dni), to termin terminowe złożenie Nota wyjaśniająca utraci ważność dopiero we wtorek 09.09.2014.

Do sumienny pracownik nie daj się pomylić w obliczeniach dany okres, lepiej od razu wskazać w wymaganiu konkretną datę, przed którym należy zamieścić notę ​​wyjaśniającą. Tutaj możesz dodać konkretny dział/urzędnika, któremu ma zostać przyznany (patrz drugi akapit tekstu wymagania z Przykładu 1). Adresat noty wyjaśniającej (w imieniu którego jest ona sporządzana, np. dyrektor generalny) oraz osoba, której należy ją przekazać (np. sekretarz lub szef obsługa personelu), najprawdopodobniej będą to inni ludzie.

Jeżeli pracownik faktycznie miał dobre powody zachowanie, które nie podobało się pracodawcy, a w ogóle są to ludzie adekwatni, wówczas nie należy bać się uzasadnienia - stanie ono w obronie „oskarżonego”. Następnie poczekaj pisemny wniosek nie jest wymagane od pracodawcy. Na jego ustną prośbę lepiej od razu sporządzić notę ​​wyjaśniającą, dołączając do niej jak najwięcej dowodów na to, że ma rację. Nadaje się nie tylko dokumenty urzędowe wystarczy nawet wydruk z serwisu informacyjnego o przerwach w pracy linii metra, którą spóźnialski dojeżdża do pracy. Jeśli między pracownikami istnieje konflikt, dobrze napisany list wyjaśniający może nawet „przeciągnąć” kierownictwo na stronę jego autora.

W czyim imieniu sporządzono notę ​​wyjaśniającą?

Aby trafnie odpowiedzieć na to pytanie, należy zapoznać się z Wewnętrznym Regulaminem Pracy, który musi obowiązywać w każdej organizacji. Najprawdopodobniej jest tam napisane, że pracownik podlega bezpośredniemu przełożonemu i dyrektorowi generalnemu. Następnie, jeśli coś się stanie, pracownik napisze wyjaśnienie skierowane do swojego szefa lub dyrektora generalnego.

Lokalne przepisy mogą ustanawiać inną hierarchię: na przykład członków grupa robocza podporządkowani liderowi tej grupy, mimo że ją reprezentują różne podziały. Lider grupy może poprosić o pisemne wyjaśnienia jedynie wówczas, gdy niewłaściwe zachowanie ma związek z pracą grupy.

Tym samym ochrona, menadżer kultury korporacyjnej czy kierownik działu personalnego nie mają prawa żądać wyjaśnień od pracowników innych działów, którzy im nie podlegają, chyba że jest to wyraźnie określone w lokalnych przepisach. regulamin organizacje. To prawda, że ​​​​odpowiednie moce tych i innych urzędnicy nadal można delegować dyrektor generalny na polecenie (na przykład przewodniczącemu komisji w celu zbadania konkretnego incydentu). Zobacz podpisy w przykładach 1 i 2, oznaczone wykrzyknikiem.

Ręcznie czy na komputerze?

Prawo nie wymaga ręcznego sporządzania not wyjaśniających; można je wpisać na komputerze. Jednak doświadczeni funkcjonariusze personelu wymagają wyjaśnień od pracowników, napisanych wyłącznie ich własnym pismem. W przypadku sporu pracowniczego pomoże to pracodawcy chronić się przed złe prowadzenie się po stronie pracownika, który może twierdzić, że został „zmuszony” do podpisania tekstu, który został już sporządzony przez kogoś innego.

Minimum wymagany skład elementy pisane odręcznie, narysowane odręcznie przez pracownika na nocie objaśniającej, są następujące:

• tytuł pracy,
• osobisty kontakt i
• I.O. Nazwisko.

Nie można ograniczyć się tylko do odręcznie napisanej osobistej kreski, bo... badanie grafologiczne nie jest w stanie jednoznacznie zidentyfikować niektórych podpisów jako należących do do pewnej osoby. I na podstawie całych słów (stanowisko i nazwisko) z pewnością da się to zrobić.

Szczegóły noty wyjaśniającej

Forma noty wyjaśniającej jest stosunkowo dowolna. Nikt nie wymaga od pracownika dogłębnej znajomości standardów sporządzania dokumentów; wystarczy przestrzeganie wymaganego minimum.

W prawym górnym rogu arkusza w kolumnie wpisana jest informacja o tym, do kogo i przez kogo adresowana jest nota wyjaśniająca. Pracownik musi wskazać swoje jednostka strukturalna, pozycja i pełne nazwisko, pierwszy i patronimiczny. Nazwę rodzaju dokumentu – notę ​​objaśniającą – wpisuje się pośrodku, po kilku wierszach (zwykle z wielkie litery lub po prostu wielkimi literami jak pokazano w przykładzie 4). Przykład 5 pokazuje przestarzałą wersję, w której nazwa typu dokumentu jest w całości napisana małymi literami i następuje po niej kropka, tj. cały „nagłówek” zdawał się da się odczytać w jednym zdaniu; Takie opcje projektowania znajdowały się wcześniej w aplikacjach.

„Głowa” noty wyjaśniającej

Nieaktualna wersja „nagłówka” noty wyjaśniającej

Okoliczności są różne i niewłaściwe jest wymaganie od pracownika zwięzłości w uzasadnieniu. Notatka może zajmować kilka kartek papieru, zawierać bezpośrednią mowę i czytać jak dobry kryminał lub może składać się z jednej linijki. Pracodawca nie ma prawa ograniczać pracownika w takiej „kreatywności”.

Nikt nie oczekuje od pracownika, że ​​w uzasadnieniu będzie formułował wnioski i sugestie, choć nie będzie można zabronić mu ich zamieszczenia.

Treść noty wyjaśniającej ustala wyłącznie pracownik, który ma ją sporządzić. Szef nie ma prawa dyktować tekstu, wypowiadać sformułowań typu „to nie jest powód”, żądać przerobienia ani w inny sposób wpływać na treść dokumentu. Niektóre organizacje idą jeszcze dalej i tworzą standardowe teksty notatki wyjaśniające. Pracownik ma prawo zdecydować, czy z nich skorzystać, czy też samodzielnie napisać notę ​​wyjaśniającą. W jego interesie leży opisanie tego, co się wydarzyło, w sposób, jaki uzna za prawidłowy. Pracodawca z kolei ma obowiązek zapoznać się z wszelkimi wyjaśnieniami pracownika, czy mu się to podoba, czy nie.

Zaznaczanie obecności aplikacji

Sporządzono notę ​​wyjaśniającą. Co dalej?

Pracodawca po otrzymaniu noty wyjaśniającej umieszcza na niej numer rejestracyjny numer przychodzący dokument i - w obowiązkowy– data odbioru.

Zgodnie z art. 193 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, o którym wspominaliśmy na początku, pracownik ma 2 dni robocze na napisanie noty wyjaśniającej. Jeżeli po tym terminie pracownik nie złoży wyjaśnień, pracodawca ma prawo sporządzić w tej sprawie odpowiednią ustawę. Aby zabezpieczyć się przed niezgodnymi z prawem działaniami pracodawcy, lepiej jest, aby pracownik zarejestrował swoją notę ​​wyjaśniającą w biurze lub u sekretarza z odpowiednim oznaczeniem na dokumencie, a następnie odebrał kopię noty wyjaśniającej z tym znakiem. Inna możliwość: pracownik może napisać notę ​​wyjaśniającą w 2 egzemplarzach i jeden z nich zatrzymać po zaznaczeniu akceptacji. Wtedy nikt nie będzie mógł zarzucić, że pracownik nie złożył pisemnych wyjaśnień w przewidzianym prawem terminie.

Zdarzają się przypadki, gdy pracownik przedsiębiorstwa z własnej winy lub z powodów od niego niezależnych popełnia błąd zawodowy. W tej sytuacji jego szef nie ma prawa od razu zastosować kary. Ma obowiązek dać pracownikowi możliwość wyjaśnienia, na czym polegało przestępstwo. Najczęściej służy do tego nota wyjaśniająca dotycząca błędu w pracy (próbka znajduje się w naszej konsultacji). Jest on przekazywany organom nie później niż 2 dni od złożenia wniosku o wydanie tego dokumentu. Ważne jest, aby wiedzieć, że nie ma uzasadnienia ustanowione przez prawo formy. Na tej podstawie pracownik może porozmawiać o tym, co się wydarzyło.

Działania przełożonego w przypadku błędu podwładnego

Przy pierwszym podejrzeniu naruszenia ze strony pracownika pracodawca musi to odnotować:

• działać;
• decyzja komisji;
• lub zgłoś.

Ponadto każdy z tych dokumentów jest wykorzystywany zgodnie z rodzajem naruszenia pracownika. Zatem wyjaśnienie błędu przez księgowego ma również swoją własną charakterystykę.

Być może najczęstszą metodą fiksacji jest akt. Wydawane jest np. w przypadku odmowy podwładnego poddania się badaniom lekarskim.

Decyzja komisji przychodzi na ratunek w przypadkach, gdy błędne działania pracownika spowodowały szkodę materialną dla firmy lub indywidualnego przedsiębiorcy.

Jeśli chodzi o raport kierownika działu, jest on pisany w sytuacjach, gdy pracownik nie zrealizował wymaganego planu itp.

Po stwierdzeniu naruszenia pracodawca ma prawo zażądać od swojego podwładnego napisania noty wyjaśniającej (przykład noty wyjaśniającej dotyczącej błędu w pracy przedstawiono w dalszej części artykułu). Ponadto żądanie takie może zostać przedstawione ustnie lub pisemnie. Pierwszą opcję stosuje się wtedy, gdy pracownik sam zamierza się wytłumaczyć i opisać, co się wydarzyło. Ale są też sytuacje konfliktowe gdy pracownik nie chce nic powiedzieć i prosić o przebaczenie. Następnie zgłaszają pisemne żądanie, które jest sporządzane w dowolnej formie.

Czasami pracownik nawet na pisemny wniosek odmawia napisania noty wyjaśniającej. Powinno to zostać poświadczone odpowiednią ustawą i przesłane właściwym organom. Na podstawie aktu odmowy pracownika napisania noty wyjaśniającej kierownictwo wybiera karę dla tak upartego pracownika i powiadamia go o tym.

W ciągu 3 dni, z których każdy sprawca był obecny w miejscu pracy, polecenie zostaje mu przedstawione za podpisem. Jeżeli podwładny nie ma zamiaru przestudiować zamówienia i złożyć podpisu, kierownictwo musi sporządzić akt w tej sprawie.

W praktyce istnieją różne przykłady objaśnienia dotyczące błędu. Każdy jednolita forma NIE.

Pojawienie się noty wyjaśniającej dotyczącej naruszenia

Jak powiedziano, pojedyncza forma wyjaśniająca, która zostanie ustalona przez prawo, w Federacja Rosyjska NIE. Nie ma też specyficzne wymagania i do niej treść wewnętrzna. Jednak na podstawie informacji, które zostaną przedstawione w przykładowej nocie wyjaśniającej dotyczącej błędu w pracy, nietrudno wyciągnąć wniosek, co pracownik musi w niej bez wątpienia wskazać.

Zatem nota wyjaśniająca, niezależnie od szczegółów naruszenia, zawiera następujące dane:

• Pełne imię i nazwisko pracownik, który dopuścił się naruszenia, jego stanowisko w przedsiębiorstwie;
• dokładną datę w chwili sporządzania noty wyjaśniającej;
• istota naruszenia;
• okoliczności związane z naruszeniem;
• powody popełnienia przestępstwa.

Nota wyjaśniająca jest wypełniana w imieniu pracownika. Składa się go właściwemu przełożonemu w jednym egzemplarzu.

Ustalenie istoty naruszenia

Aby ustalić, czy faktycznie doszło do naruszenia ze strony pracownika, konieczna jest analiza sytuacji. Przede wszystkim należy ustalić, czy pracownik naruszył swoje obowiązki służbowe. Jeżeli w trakcie kontroli okaże się, że faktycznie doszło do ich naruszenia, kolejnym krokiem będzie ustalenie, czy pracownik jest temu winny.

Bezwzględnie konieczne jest, aby zarówno pracownik, jak i jego przełożeni rozumieli zakres swoich uprawnień i obowiązków. Aby to zrobić, na początku swojej kariery na to przedsiębiorstwo z każdym pracownikiem jest zawarta umowa umowa o pracę, który jasno opisuje wszystkie prawa i obowiązki stron. Przed podpisaniem tego dokumentu należy dokładnie przestudiować wszystkie jego punkty.

Jeżeli zawód lub stanowisko ma jakieś szczególne cechy, należy to zaznaczyć w indywidualne instrukcje pracownicy.

Rodzaje kar

Po otrzymaniu uzasadnienia od pracownika i uwzględnieniu opinii przełożonego kierownictwo ma prawo nałożyć na podwładnego jedną z 3 kar:

• komentarz;
• nagana;
• zwolnienie.

Oczywiście pod względem konsekwencji pierwsza opcja jest najłatwiejsza. Zwolnieniu podlegają natomiast:

• tylko ci pracownicy, których wina jest niezaprzeczalna;
• Straty w przedsiębiorstwie były znaczne.

Warunki zwolnienia opisano bardziej szczegółowo w art. 192 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej.