Jak wypełnić rejestr doręczeń dokumentów. Rejestr dokumentów i formularz do wydruku w Excelu

Rejestr to lista lub lista. Według innej interpretacji słowo to oznacza księgę do przechowywania dokumentów, majątku i innych spraw.

W procesie funkcjonowania każdej firmy powstają dokumenty, które odzwierciedlają istotę jej działalności. Liczba tego typu publikacji stale rośnie. Przechowywanie i niszczenie takich dokumentów podlega zasadom ustanowionym przez władze federalne.

Aby mieć pewność, że w przedsiębiorstwie nie ma domu z dokumentami, potrzebny jest rejestr. Należy uporządkować i usystematyzować dużą liczbę dokumentów. Rejestr to system, który znacznie ułatwi pracę z dokumentami i pozwoli na ich odnalezienie w możliwie najkrótszym czasie.

Archiwizacja i przechowywanie dokumentów jest pracochłonną pracą. Ale każde duże przedsiębiorstwo musi wdrożyć taki system. Do rejestru dokumentów wprowadzane są duże ilości informacji papierowych i cyfrowych.

Specjaliści pracują z dowolnymi danymi:

Umowy-cesje;

Faktury spedycyjne;

Dokumenty księgowe, kadrowe itp.

Prace przy sporządzaniu rejestrów obejmują:

1. Umieszczenie przez specjalistów w spisie treści każdej sprawy listy dokumentów wchodzących w jej skład.
2. Wpisanie tej listy do rejestru elektronicznego.
3. Ustalanie okresów przechowywania dla każdego z nich lub ich grupy.
4. Jeżeli plik przechowywany jest w archiwum, wówczas w rejestrze wskazany jest numer skrzynki, w której się on znajduje.

Opracowując nową specyfikację techniczną dla proponowanego projektu, określa się, co zostanie uwzględnione w inwentarzu.

Rejestr to wykaz informacji zarejestrowanych w dzienniku lub na nośniku elektronicznym. Każda grupa dokumentów ma swój własny, krótki spis treści. Przybliżone zestawienie rejestrów:

Akta osobowe dla działu HR;

Dokumenty księgowe firmy;

Zawarte umowy organizacji;

Polisy ubezpieczeniowe;

Umowy pożyczki;

Dla organizacji architektonicznych i projektowych;

Periodyki;

Katalog wszystkich dokumentów firmowych wraz z przygotowaniem inwentarza lub rejestru.

Prowadzenie rejestrów w firmie może znacząco skrócić czas poszukiwania dokumentów i zasobów. Duże firmy nie mogą obejść się bez ścisłej inwentaryzacji i pogrupowania całej dokumentacji. Ale małe firmy również mogą wdrożyć taki system księgowy.

Organizacja zajmująca się handlem detalicznym rejestruje towary nie tylko po cenach producenta, ale także po cenach sprzedaży. Firma handlowa sama decyduje, po jakiej cenie zostanie przeprowadzona transakcja. Ustalenie ceny sprzedaży musi zostać udokumentowane. W handlu detalicznym dla każdego produktu prowadzony jest rejestr. Dzięki temu możliwe jest prowadzenie ewidencji dla każdej jednostki produkcyjnej, według ceny zakupu i ceny sprzedaży.

Nie ma jednego standardu, według którego rejestrowane są towary. Organizacja branżowa samodzielnie sporządza formularz dokumentu „Rejestr cen”, który zawiera pełne informacje o produkcie i jego szczegółach. Dokument taki sporządzany jest codziennie dla wszystkich przychodzących towarów. Cena detaliczna jest zatwierdzana przez kierownika firmy.

Zapewne każdy pamięta pedantycznego robota Wertera, opiekuna Instytutu Czasu z uwielbianego filmu „Gość z przyszłości”. I wielu prawdopodobnie uśmiechnęło się, gdy ta urocza postać filmowa zarejestrowała przyniesione artefakty i przeprowadziła zabawny dialog z przybywającymi naukowcami na temat „gada z ery mezozoicznej”! Ale już w dzieciństwie ten przykład pokazał nam, jak ważna jest dokładność i porządek w rejestrowaniu przychodzącej dokumentacji. Tak, Iwan Siergiejewicz, jak prawdziwy naukowiec, z pewną pogardą traktował żmudną procedurę rejestracyjną, nazywając Wertera biurokratą. Ale ty i ja wiemy teraz na pewno, że Iwan Siergiejewicz, delikatnie mówiąc, nie miał racji!

Myślę, że wszystkie sekretarki i urzędnicy, którzy rozpoczynają pracę od zera, znają to uczucie zamętu i zamętu. Istnieje ciągły przepływ różnych dokumentów: co z tego przepływu powinno zostać zarejestrowane? czego nie rejestrować? Jeśli się zarejestrujesz, jak? jakie dokumenty i jak je przechowywać? komu mam to wysłać? I podobne „straszne okropności”! Początkującego na początku może ogarnąć prawdziwa panika, zwłaszcza jeśli nie ma instrukcji pracy biurowej ani ustalonego schematu obiegu dokumentów.

„Spokój, po prostu spokój!” – jak powiedziałby Carlson, człowiek „w kwiecie wieku”. Pomożemy Ci uporać się z rejestracją: jakie czasopisma założyć, co w nich pisać, komu co wydawać itp. Postaram się podać uniwersalne rekomendacje, zgodnie z którymi można nie tylko samodzielnie zbudować podstawy przepływu dokumentów w organizacji, nie popełniając przy tym żadnych strasznych błędów, ale także je rozwijać, modyfikować i udoskonalać, dostosowując do potrzeb i charakterystyki konkretnej firmy organizacja.

Zacznijmy

Potrzebujemy więc:

1. komputer wyposażony w pakiet oprogramowania MS Office (w szczególności MS Excel);
2. skaner;
3. drukarka;
4. poczta firmowa (w przypadku jej braku, do kserokopii papier A4 w nieco zwiększonej ilości);
5. znaczek „Wejście. Nr ________, „____” ____________20___.” Można go kupić w postaci gotowej lub samodzielnie zmontowanej. Jeśli nie ma pieczątki, nie ma problemu! Wpisz wymagane znaki ręcznie.

Pewnie niektórych z Was zdenerwuję, mówiąc, że do prawidłowego zorganizowanego obiegu dokumentów trzeba rejestrować prawie wszystkie dokumenty przechodzące przez sekretarkę (biuro), ponieważ w większości organizacji wszelki przepływ dokumentów odbywa się za pośrednictwem sekretarki lub biuro.

1. dokumenty wewnętrzne tworzone i przenoszone wyłącznie wewnątrz Twojej organizacji (notatki i raporty biurowe, protokoły itp.);
2. umowy i dokumenty z nimi związane (załączniki, specyfikacje, umowy dodatkowe, protokoły sporów i uzgadniania sporów, umowy o wypowiedzeniu itp.);
3. dokumenty przychodzące z zewnątrz: pocztą, faksem, e-mailem, kurierem, przyniesione przez pracowników z podróży służbowych itp.;
4. wychodzące pisma urzędowe;
5. dokumenty wysłane z Twojej organizacji.

Przyjrzyjmy się bliżej każdej z grup dokumentów.

Dokumenty wewnętrzne

Należy je zarejestrować i usystematyzować. Zazwyczaj wymagane są cztery rejestry rejestracyjne:

• Rejestr zamówień

• Rejestr zamówień

Pamiętaj, że polecenia może wydawać nie tylko dyrektor, ale w ramach swoich kompetencji inni kierownicy działów i służb, dyrektorzy obszarów i inne osoby odpowiedzialne, którym tę funkcję wyznaczają dokumenty administracyjne (zarządzenie) lub dokumenty założycielskie (statut organizacji). W przypadku zamówień każda ze służb lub działów musi prowadzić oddzielny rejestr (w przykładzie 2 są one prowadzone w formie oddzielnych zagnieżdżonych arkuszy; można je zobaczyć patrząc na lewą dolną krawędź dokumentu) i stosować indeksację literową (np. przykładowo zamówienia dla działu logistyki mogą posiadać indeks literowy OL (Przykład 3), zlecenia księgowe - indeks literowy GB (Przykład 4)).

Zamówienia na całą firmę można rejestrować bez indeksu literowego.

• Rejestr oficjalnych, wyjaśniających i notatek. Widok ogólny i możliwość wypełnienia przedstawiono w przykładzie 5.

Wyjaśnienia kolumn:

„P/n”- numer seryjny.

"Data"- data dokumentu.

„Numer notatki”- numer dokumentu.

„Zaadresowane/wysłane do”- wykaz stanowisk i imię i nazwisko. osób, do których adresowany i wysyłany jest niniejszy dokument.

"PRZEWODNIK"- stanowisko i imię i nazwisko. główny wykonawca dokumentu.

"Notatka"- notatki i znaki serwisowe.

• Rejestr protokołów posiedzeń. Widok ogólny i możliwość wypełnienia przedstawiono w przykładzie 7. Rejestracja i dystrybucja protokołów dla wykonawców odbywa się według powyższego schematu.

Jeśli Twoja organizacja posiada inne rodzaje dokumentów wymagających rejestracji, utworzenie rejestru przy użyciu powyższych próbek nie będzie dla Ciebie trudne.

Nasza rada. Dążenie do rozsądnej unifikacji rejestrów. Jeśli możesz połączyć określone rodzaje dokumentów i zarejestrować je we wspólnym rejestrze, zrób to jedno wspólne Dziennik przypomina rejestr pism urzędowych, wyjaśniających i notatek, do którego wprowadzane są nieco inne rodzaje dokumentów wewnętrznych.

Traktaty

Ogólny widok i możliwości wypełnienia przedstawiono w przykładach 8-10. Nie będziemy się nad tym rozwodzić, bo... w marcowym numerze szczegółowo opisałem, jak utworzyć i prowadzić ten rejestr.

Przychodzące dokumenty

Najlepiej byłoby je zarejestrować jednolity rejestr korespondencja przychodząca. Oczywiście nikt nie zabrania Ci tworzenia oddzielnych rejestrów dla dokumentów otrzymanych faksem, e-mailem itp., ale robiąc to, narobisz sobie niepotrzebnych kłopotów, a być może nawet kłopotów: na przykład w odpowiedzi na prośbę menedżera „o zbierz wszystkie dokumenty otrzymane od Edelweiss LLC, zapomnisz zajrzeć do kilku logów rejestracyjnych lub otwierając dużą liczbę różnych rejestrów i łącząc dane uzyskane poprzez zastosowanie filtrów w jeden dokument, znacznie opóźnisz zakończenie otrzymane zamówienie.

Zatem rejestr rejestracji korespondencji przychodzącej w najbardziej ogólnej formie powinien wyglądać tak, jak przedstawiono to w przykładzie 11.

Objaśnienia do kolumn:

"NIE."- numer seryjny (nie mylić z numerem rejestracyjnym!).

„Data rejestracji”- oficjalna data rejestracji.

Konieczne jest tutaj pewne wyjaśnienie.

Uwaga! „Nauczę Cię złych rzeczy”: zapewne czytałeś już w książkach o prowadzeniu urzędu, że otrzymaną korespondencję należy rejestrować w dniu jej otrzymania. W rzeczywistości „dzień otrzymania” jest pojęciem dość niejasnym. Zatem w przypadku prostych listów pocztowych otrzymywanych za pośrednictwem Poczty Rosyjskiej śledzenie faktycznej daty otrzymania jest prawie niemożliwe: na kopercie widnieje jedynie nadruk znaczka kalendarza pocztowego z datą otrzymania listu w urzędzie pocztowym. Aby otrzymać zwykły list pocztą, nie musisz się podpisywać. Wynika z tego, że takie pismo może zostać zarejestrowane „jutro”, a w zależności od jego treści może nawet zostać „zagubione”.

Sytuacja jest bardziej skomplikowana w przypadku pism, za które trzeba gdzieś podpisać odbiór. W tym przypadku data wpisana w odpowiednim polu podpisu, musi odpowiadać dacie, którą umieściłeś na powiadomieniu o odbiorze listu poleconego lub wartościowego, dacie, którą umieściłeś na powiadomieniu o doręczeniu, jeśli takie było, dacie, którą pospiesznie umieściłeś obok swojego podpisu na liście doręczeniowym dostarczone przez kuriera itp. .d.

„Numer rejestracyjny”- numer przypisany temu pakietowi dokumentów i naniesiony stemplem „Wejście”. Nie.” lub odręcznie w prawym dolnym rogu każdego jednostronicowego dokumentu i na pierwszej stronie dokumentu wielostronicowego, chyba że instrukcje zarządzania biurem stanowią inaczej. Numer może być numeryczny lub alfanumeryczny (jest to lepsze rozwiązanie, ponieważ zalecam dzielenie przychodzących wiadomości na następujące podgrupy i wprowadzanie dla każdej indeksu literowego: F - faks, PE - e-mail). Bez indeksu należy rejestrować dokumenty papierowe otrzymane w inny sposób (na przykład dostarczone przez pracownika organizacji i złożone do rejestracji po jego powrocie z podróży służbowej; dostarczone przez gości, którzy odwiedzili Twoją organizację z wizytą służbową itp.). ). Indeks literowy może być absolutnie dowolny, w zależności od Twoich bezpośrednich potrzeb, np. Wynagrodzenie - list polecony, Procesor - cenny list itp. Ale nie daj się zbytnio ponieść emocjom, bo w przeciwnym razie będziesz zdezorientowany.

Uważać na! Wszystkie otrzymane przez Ciebie dokumenty muszą mieć numery rejestracyjne, ale nie musisz ich wszędzie opatrywać pieczątką ani ręcznie. Zazwyczaj listę takich dokumentów doprecyzowuje się w rozmowie z szefem firmy i/lub szefami odpowiednich służb i działów. Na przykład znaczek „In. Nie.” nie można umieszczać na następujących dokumentach:

• podstawowe dokumenty księgowe (listy przewozowe, faktury, zaświadczenia o wykonanej pracy itp.);
• dokumenty otrzymane od różnych organów sądowych (w tym przypadku opcjonalnie napis „Nr wpisu” można wpisać ołówkiem lub na odwrocie dokumentu);
• międzynarodowe listy przewozowe CMR.

Nie każda korespondencja przychodząca podlega obowiązkowej rejestracji. Co do zasady, przychodzące materiały reklamowe i okolicznościowe (pocztówki, prospekty, broszury, książeczki), a także dokumenty otrzymane pocztą elektroniczną, ale nie posiadające oznak oryginału (takich jak numer nadania, data, stanowisko i nazwa) są uznawane za nieujęte w rejestrze dokumentów przychodzących .I.O. osoby odpowiedzialnej, podpis, pieczęć), a nie na papierze firmowym organizacji.

Na początek polecam wpisywać do rejestru wszystkie dokumenty przychodzące, nawet jeśli mają one charakter reklamowo-informacyjny i nie mają cech charakterystycznych dla papieru firmowego, gdyż praktyka pokazuje, że niedoświadczony pracownik dokonujący rejestracji nie zawsze potrafi prawidłowo ocenić charakter i wagę otrzymanych dokumentów (patrz motto artykułu).

Nasza rada. Nie wyrzucaj otwartych kopert. Co więcej, nawet jeśli nie umieściłeś numeru na dokumentach (z powodów, które wymieniłem powyżej lub z innych podobnych powodów), to należy go umieścić na kopercie. Następnie kopertę mocuje się (za pomocą zszywacza lub spinacza) do znajdujących się w niej dokumentów.

Przychodzący numer rejestracyjny należy umieścić na kopii faktury operatora ekspresowego. Jeśli w momencie dostawy widzisz, że faktura jest tylko w jednym egzemplarzu, a kurier wyraźnie ma zamiar odebrać ją dla siebie, to nie zwlekaj i wykonaj kserokopię. Zalecamy zapisanie tych faktur w osobnym folderze. Prędzej czy później ten folder może Ci się bardzo przydać.

„Organizacja wysyłająca”- nazwa organizacji lub osoby kontrahenta, wskazane na kopercie pocztowej. To bardzo ważne wyjaśnienie, zwłaszcza jeśli współpracujesz z kontrahentami, którzy mają liczne oddziały w różnych miastach, bo czasami bardzo ważne jest, aby wiedzieć, od kogo faktycznie pochodzi pakiet.

„Adres nadawcy (rzeczywisty)”- spisane z koperty.

Jeżeli dokument otrzymano w kilku egzemplarzach, należy podać ich liczbę w nawiasach. Nie zaniedbuj szczegółów, są one bardzo ważne! Często dokumenty wysyłane z zagranicy nie zawierają szczegółów, do których jesteśmy przyzwyczajeni. W takim przypadku znajdź na dokumencie jakieś dane identyfikacyjne i zapisz je, np. „CMR z dnia 13.04.2015 do faktury nr 1235478 z dnia 13.04.2015 (4 kopie).” Najważniejsze jest to, że później, jeśli pojawi się jakiekolwiek pytanie dotyczące otrzymania określonych dokumentów, możesz jasno odpowiedzieć, które dokumenty dotarły i kiedy.

„Rodzaj korespondencji”- jaki z wielu możliwych rodzajów dokumentacji otrzymano, np.: faks, e-mail, list polecony, list polecony z powiadomieniem, list z wartością ubezpieczoną, list z wartością ubezpieczoną z powiadomieniem, przesyłka 1 klasy, przesyłka ekspresowa DHL, Pony Express, EMS, telegram „Iwanow P.P. przywieziony z podróży służbowej”, przesyłka kurierska itp.

„Numer identyfikacyjny”- numer identyfikacyjny poczty (dostępny dla listów poleconych i wartościowych wszystkich typów, znajdujący się na kopercie i zawiadomieniu pocztowym) lub numer faktury operatora ekspresowego (znajdujący się na kopii faktury).

„Przeniesiono do”- stanowiska i nazwiska osób odpowiedzialnych, którym przekazano kserokopie lub zeskanowane kopie otrzymanych dokumentów, do dalszej pracy z nimi przekazano.

„Malowanie przy odbiorze”- w tej kolumnie zbierzesz podpisy pod złożonymi dokumentami.

„Rejestracja zakończona”- stanowisko i imię i nazwisko. osoba, która zarejestrowała przychodzące pismo.

"Notatka"- kolumna na znaki usługowe.

Nasza rada. Jak wiadomo, wszystkie podręczniki i podręczniki dotyczące pracy biurowej deklarują zasadę jednorazowej rejestracji dokumentów przychodzących. W praktyce przekonałem się, że nie zawsze jest to przydatne, wygodne i uzasadnione. Dlatego radzę nie zabiegać o „jednorazowe użycie”. Jeśli najpierw otrzymałeś dokument faksem i zarejestrowałeś go, a następnie otrzymałeś go ekspresową usługą kurierską, zarejestruj go ponownie, przestrzegając wszystkich zasad rejestracji i wypełniając wszystkie pola rejestru. Następnie będziesz mógł podać historię otrzymania tego dokumentu, stosując filtr do kolumny „Organizacja wysyłająca” lub „Treść” - ile razy, jakimi rodzajami przesyłek otrzymano dokumenty, do kogo w każdym konkretnym przypadku czy zostały wysłane itp.

Po zarejestrowaniu i złożeniu wizy (uchwały) menadżer wykonuje kserokopię (lub zeskanowaną kopię) dokumentu przychodzącego w ilości odpowiadającej liczbie osób odpowiedzialnych. Sekretarz przesyła zeskanowane kopie pocztą firmową, najlepiej z powiadomieniem o przeczytaniu i dostarczeniu. W takim przypadku nie ma potrzeby pobierania podpisów od osób odpowiedzialnych potwierdzających otrzymanie kopii dokumentu, dlatego ta metoda jest bardziej preferowana.

Jeżeli sekretarz wydaje kserokopie papierowe, musi to odbywać się wyłącznie za podpisem. Notatki o odbiorze dokumentów należy zebrać w rejestrze, drukując najpierw wymagany arkusz.

Oryginały dokumentów (z wyjątkiem tytułów wykonawczych, księgowych, celnych i niektórych innych) należy przechowywać u sekretarza (w sekretariacie). Wykonawcy współpracują z kopie, które sekretarz przesyła im pocztą elektroniczną lub przekazuje w formie kserokopii za podpisem. Jeśli któremukolwiek pracownikowi potrzebny jest oryginał dokumentu, składa się jego kopię pobraną z dokumentu zawierającego wizę menadżera i numer rejestracyjny. Dodatkowo na tym egzemplarzu sekretarz ma obowiązek sporządzić adnotację o tym, kto i kiedy otrzymał oryginał, np.: „Oryginał został przekazany głównemu księgowemu (imię i nazwisko) (data)”.

Tak więc, jeśli na przykład otrzymałeś listem poleconym oryginał umowy na siedmiu arkuszach z trzema załącznikami, listem motywacyjnym, listem reklamacyjnym i zdjęciami (powiedzmy wadliwego urządzenia), rejestracja tego pisma w rejestrze będzie wyglądać jak w przykładzie 12. Na dokumentach w prawym dolnym rogu należy zrobić notatkę o następującej treści: „In. Nr 1 z dnia 15 maja 2015 r., sekretarz, imię i nazwisko. (malowanie)” (Przykład 13).

Wychodzące pisma urzędowe

Aby zarejestrować takie litery, wystarczy utworzyć tabelę (Przykład 14).

Objaśnienia do kolumn:

„P/n”- numer seryjny.

"Data"- data pisma (uwaga: nie jest to data rejestracji, ale data, która widnieje na samym piśmie).

„Nr ref. beletrystyka"- numer wychodzący, który pojawi się na piśmie.

„Organizacja odbiorcy”- nazwa organizacji lub pełna nazwa. osobę, do której ten list będzie adresowany. Z reguły wykonawca zapisuje go na samym piśmie.

"Osada"- miejscowość, w której znajduje się adresat.

"PRZEWODNIK"- główny wykonawca dokumentu (autor).

"Notatka"- kolumna dla różnych znaków pomocniczych.

Rejestr ten przeznaczony jest do rejestracji pism urzędowych wychodzących, tj. utworzony na papierze firmowym przedsiębiorstwa ze wszystkimi szczegółami zgodnie z zasadami projektowania przyjętymi w tej organizacji i zawierający podpis kierownika organizacji lub innego menedżera, który ma prawo podpisywać takie listy; czasami mogą być opatrzone pieczęcią przedsiębiorstwa), tworzone przez pracowników organizacji i następnie rozsyłane na różne sposoby do odbiorców.

Ważny! Numer rejestracyjny wpisany do tego rejestru jest numerem nadania pisma.

Numer pisma wychodzącego może być prosty, składający się wyłącznie z cyfr, które są numerem seryjnym w rejestrze, lub złożony, składający się z kilku liczb oddzielonych ukośnikiem lub łącznikiem (można użyć ułamka zwykłego, aby wskazać numer seryjny miesiąca lub roku powstania pisma itp.) i zawierające litery (na przykład inicjały dyrektora, który podpisał ten dokument) itp.

Nasza rada. Niezależnie od wybranej metody numerowania listów wychodzących, należy ją uwzględnić w instrukcjach zarządzania biurem organizacji (jeśli jeszcze jej nie masz). Jeśli dostępne są instrukcje, cyfry należy przypisywać literom ściśle według zatwierdzonego algorytmu.

Przykłady rejestracji liter z numeracją prostą i złożoną podano w przykładach 15, 16.

Dokumenty przesłane przez organizację

Do takich dokumentów zalicza się korespondencję wychodzącą (nie mylić z wychodzącymi pismami urzędowymi, których rejestrację omówiliśmy powyżej). To ogromny i bardzo ważny zbiór dokumentów. Trzeba je zarejestrować Koniecznie i dość szczegółowe.

Ogólny widok i możliwość wypełnienia rejestru rejestracji korespondencji wychodzącej przedstawiono w przykładzie 17.

Objaśnienia do kolumn:

„Nr pozycji (numer opakowania)”- numer seryjny dowodu rejestracyjnego, numer paczki, który polecam wpisać na kopercie w jednorazowo wyznaczonym miejscu (np. obok indeksu docelowego). Nie zapominaj, że pod indeksem nie powinno być żadnych obcych wpisów, w przeciwnym razie list może nie dotrzeć do adresata. Jeżeli towar wysyłany jest z dowodem dostawy i/lub listą załączników, należy wpisać ten numer:

a) na kopercie;

b) na powiadomieniu w polu „W przypadku dodatkowych oznaczeń nadawcy”;

c) na obu egzemplarzach poniższego wykazu inwestycji w wolnym polu.

„Data rejestracji”- rzeczywista data wysyłki, tj. Jeśli dzisiaj wpiszesz pozycję do rejestru, a na pocztę udasz się dopiero jutro, to musisz wpisać jutrzejszą datę. Nie próbuj dopasowywać numerów paczek do daty kalendarzowej: nic złego się nie stanie, jeśli paczka nr 100 będzie miała datę wysyłki 01.02.2015, a paczka nr 90 będzie miała datę 20.02.2015. W każdej chwili, jeśli zajdzie taka potrzeba, możesz włączyć filtr MS Excel według wymaganej daty kalendarzowej i zobaczyć wszystkie przesyłki. Jeżeli ten moment ma dla Twojej organizacji fundamentalne znaczenie, to musisz dodać do tabeli osobną kolumnę „Numer paczki”. .

Jeśli ten punkt ma fundamentalne znaczenie dla Twojej organizacji, musisz dodać do tabeli osobną kolumnę „Numer paczki”.

„Gdzie: organizacja; adres; osoba kontaktowa, telefon"- dane adresata. W przypadku przesyłek ekspresowych wymagana jest osoba kontaktowa i numer telefonu, inne rodzaje przesyłek pocztowych nie wymagają takich danych.

"Nadawca"- Pełne imię i nazwisko oraz stanowisko pracownika, który przekazał Ci pismo do wysłania.

„Typ wyjazdu”- wskazać rodzaj wysyłanego listu: zwykły, polecony, z awizem, z zadeklarowaną wartością, DHL, EMS itp.

„Numer identyfikacyjny/faktura”- numer identyfikacyjny poczty (zostanie wybity na paragonie z poczty) lub numer faktury operatora ekspresowego.

„Zwrot zawiadomienia o dostawie (data i imię i nazwisko osoby odbierającej)”- dotyczy przesyłek wysyłanych z awizacją. W tej kolumnie przepisz datę otrzymania oraz imię i nazwisko osoby, która je otrzymała ze zwróconego awiza o dostawie.

„Koszt (z VAT), rub.”- koszt wysyłki.

"Notatka"- kolumna na różne znaki usługowe i pomocnicze.

Podsumujmy

1. Powyższe rejestry są podstawowe i powinny znajdować się w każdej organizacji dążącej do porządku w pracy biurowej.
2. W zależności od specyfiki obiegu dokumentów w Twojej organizacji lista rejestrów może nie być wyczerpująca. W tym przypadku będziesz mógł stworzyć potrzebne Ci typy dzienników rejestracyjnych, podobne do podanych w tym artykule, np.: rejestr biletów kolejowych i lotniczych, rejestr rejestracji podróży służbowych pracowników firm zewnętrznych organizacje, rejestr rozliczeń wydawania pracownikom sprzętu biurowego do użytku itp.

Czy nie przestraszycie się, jeśli będziecie musieli stworzyć „rejestr-rejestrację-czego-czego-nikt-nigdy-nie-rejestrował wcześniej”? Jestem pewien, że nie! Ponadto wykaż się pomysłowością, dowcipem i kreatywnym podejściem do tego pozornie bardzo rutynowego obszaru działalności sekretarki.

Jak stworzyć rejestr dokumentów wewnętrznych, takich jak pisma do kontrahentów, pisma informacyjne, pisma przychodzące?

Odpowiedź

Rejestr w szerokim tego słowa znaczeniu to spis, wykaz, inwentarz, czyli tzw. Jest to forma systematyzacji i rozliczania dowolnych obiektów. Nie zależy to od rodzaju dokumentacji i formy przedstawienia informacji (w formie papierowej, elektronicznej itp.). Termin ten ma również specjalne definicje, np. „Rejestr Windows”, co oznacza hierarchiczną bazę danych parametrów i ustawień systemów operacyjnych Microsoft Windows.

Z punktu widzenia ogólnej pracy biurowej rejestr jest zwykle rozumiany jako systematyczny wykaz mający na celu ułatwienie wyszukiwania dokumentów lub generowanych spraw. W istocie zatem rejestr jest zarówno nomenklaturą spraw, jak i inwentarzami archiwalnymi. A podstawowym celem każdego EDMS jest uporządkowane przechowywanie (ten sam rejestr) informacji o przychodzących i wysyłanych dokumentach, zamówieniach, regulaminach wewnętrznych czy innych dokumentach tworzonych i przetwarzanych w organizacji.

Prowadzenie niektórych rodzajów rejestrów reguluje prawo, np. Ustawa federalna z dnia 22 kwietnia 1996 r. nr 39-FZ „O rynku papierów wartościowych” określa tryb prowadzenia rejestru umów przez repozytorium (art. 15 ust. 8), oraz Ustawa federalna z dnia 13 lipca 2015 r. nr 218-FZ „O państwowej rejestracji nieruchomości” reguluje skład i zasady prowadzenia Jednolitego Państwowego Rejestru Nieruchomości (art. 7).

Jeżeli zasady i ograniczenia dotyczące prowadzenia niektórych rejestrów, list, list nie zostaną ustalone na poziomie stanowym lub branżowym, wówczas regulują je wewnętrzne dokumenty regulacyjne organizacji, na przykład Instrukcje pracy biurowej.

Odpowiadając na Twoje pytanie, musisz najpierw zrozumieć, w jakim celu konieczne jest sporządzenie tego rejestru i o jakich dokumentach mówimy, ponieważ pisma (przychodzące, wychodzące) nie są dokumentami wewnętrznymi, lecz dokumentami referencyjnymi i informacyjnymi. Możliwe są następujące opcje:

1. Konieczne jest ogólne uporządkowanie szeregu listów przetwarzanych w organizacji. W tym przypadku mówimy o bazach danych rejestracyjnych, które mogą przybrać formę dziennika rejestracyjnego, arkuszy kalkulacyjnych i zasobów, systemów elektronicznego zarządzania dokumentami (EDMS). W związku z tym zestaw pól ustalany jest niezależnie przez osobę odpowiedzialną za pracę biurową lub wykonawcę, w zależności od potrzeby wyszukiwania tej lub innej informacji. Tradycyjne kolumny w formularzach księgowych: data dokumentu, data otrzymania dokumentu, numer rejestracyjny, tytuł, autor dokumentu, wykonawca, liczba arkuszy.
2. Jeżeli listy są ważne i należy je przenieść do archiwum, to tworząc na nich teczkę, należy sporządzić inwentarz wewnętrzny. Formę inwentarza regulują Zasady organizacji przechowywania, pozyskiwania, rejestrowania i wykorzystywania dokumentów Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej oraz innych dokumentów archiwalnych w organach rządowych, samorządach lokalnych i organizacjach, zatwierdzone rozporządzeniem Ministerstwa Spraw Zagranicznych Kultura Federacji Rosyjskiej z dnia 31 marca 2015 r. Nr 526. W pozostałych przypadkach nie prowadzi się inwentarza wewnętrznego, a ewidencję dokumentów prowadzi się za pomocą baz rejestracyjnych.

1. Korzystając z tego samego modelu, możesz sporządzić dowolny rejestr, jeśli konieczne jest przekazanie dokumentów organizacji zewnętrznej lub na żądanie jednostce strukturalnej. W przypadku konieczności przeniesienia dokumentów należy sporządzić list motywacyjny, podając przyczynę przeniesienia i załączając rejestr dokumentów. Jeżeli objętość dokumentów jest niewielka, informację tę można zawrzeć w tekście listu motywacyjnego i wystawić jako znak obecności wniosku. Jeżeli lista jest istotna, będzie stanowić załącznik do niniejszego pisma.

Podsumowując, należy zauważyć, że konieczność sporządzenia rejestru wszelkich dokumentów, a także forma tego rejestru powinna zostać ustalona przez organizację samodzielnie, jeśli wymóg ten nie jest uregulowany żadnymi zewnętrznymi przepisami i/lub przepisami.

Z reguły rejestr sporządzany jest w formie tabelarycznej, ale można go również sporządzić w formie listy numerowanej. W związku z tym liczbę i zawartość kolumn rejestru ustala się w zależności od celu tego dokumentu.

Prowadzenie rejestru dokumentów w formie elektronicznej w programie Excel pozwoli na ich usystematyzowanie, zapewni szybki dostęp do nich i wyeliminuje konieczność przechowywania każdego dokumentu osobno. W dowolnym momencie dokument z rejestru można wyprowadzić do drukowanego formularza utworzonego na arkuszu Excel. Link do pobrania przykładowego pliku znajduje się poniżej.

Prowadzenie rejestru dokumentów

Wygodnie jest wypełnić rejestr dokumentów w programie Excel, jeśli nie zamierzasz używać scalonych komórek.

Następnie przyjrzymy się rejestrowi z danymi pracowników, w którym można przechowywać te dane i drukować różne dokumenty. W praktyce był to rejestr umów o pracę, z którego drukowano: Umowa o pracę, Załącznik do umowy o pracę, Umowa o odpowiedzialności finansowej, Nakaz zatrudnienia, Zmiany w umowie o pracę, Umowa o wypowiedzeniu umowy o pracę.

W przykładzie rejestr jest znacznie zmniejszony; z drukowanych formularzy pozostaje jedynie Umowa Odpowiedzialności, aby pokazać samą zasadę prowadzenia rejestru i wypełniania drukowanego formularza danymi.

Przykład rejestru dokumentów w Excel Smart Table

Tworzenie formularza do druku

Aby wypełnić formularz do druku za pomocą formuł, należy go utworzyć w programie Excel. Jeśli nie możesz znaleźć żądanego pliku w programie Excel, jego tekst można przenieść z pliku w innym programie do arkusza, biorąc pod uwagę maksymalną liczbę znaków mieszczących się w komórce, w przeciwnym razie tekst zostanie obcięty.

W naszym przykładzie korzystamy z drukowanej formy Umowy Odpowiedzialności, której tekst jest kopiowany do arkusza Excel z dokumentu Word:

Jeżeli formularz do wydruku w arkuszu Excela jest gotowy, pozostaje jedynie przenieść go (lub skopiować) do skoroszytu z rejestrem. Jeśli rejestr nie został jeszcze utworzony, możesz po prostu dodać do księgi nową kartę z wydrukowanym formularzem i nazwać ją „Rejestracja...”.

Wypełnienie wydrukowanego formularza

Do wypełnienia wydrukowanego formularza danymi z rejestru posłużymy się wbudowaną funkcją Excela – „WYSZUKAJ.PIONOWO”. Odniesieniem do wyszukiwania w tabeli będzie numer wpisu w rejestrze w kolejności, zatem komórkę z numerem umowy we wzorach „WYSZUKAJ.PIONOWO” drukowanego formularza będziemy oznaczać jako „Wyszukiwana_wartość”.

W kreatorze funkcji argumenty formuły wprowadzane są do komórki „L4”, która po wprowadzeniu przyjmie postać: =WYSZUKAJ.PIONOWO("Drukuj DMO"!G1;"Zarejestruj DMO"!A2:J102;2;FAŁSZ)

Ta formuła jest kopiowana do wszystkich pozostałych komórek zawierających zmienne wartości i zastępowane jest w niej jedynie „Numer_kolumny”.

Teraz, gdy wpiszesz numer wymaganej linii rejestru w komórce „G1”, wydrukowany formularz umowy odpowiedzialności zostanie wypełniony danymi odpowiedniego pracownika.

Możesz pobrać rejestr w Excelu i automatycznie wypełnić wydrukowany formularz Umowy Zobowiązania danymi wybranego pracownika.

Dokumenty są integralną częścią każdego przedsiębiorstwa czy organizacji, niezależnie od tego, czy jest ona publiczna, czy prywatna. Wszystkie dokumenty, umowy i umowy są wypełniane, sortowane, akceptowane, wysyłane itp.

Kompilacja rejestru

Duża ilość nieposortowanych dokumentów znacznie komplikuje pracę każdego pracownika firmy, dlatego konieczne jest stworzenie rejestru dokumentów, który pomoże uprościć pracę nie tylko urzędnikom, ale także innym pracownikom. Ponadto rejestr pozwala uczynić współpracę z innymi organizacjami bardziej komfortową.

Procedura sporządzania rejestru dokumentów

Tworząc rejestr dokumentów, należy przestrzegać określonej kolejności. Przede wszystkim należy zebrać wszystkie dokumenty jednej kategorii, uporządkować dokumentację administracyjną: uchwały, zarządzenia, instrukcje. Następnie dokumenty są sortowane według autorstwa: zarządzenia kierowników działów, zarządzenia szefa organizacji i inne. Następnie należy utworzyć teczki do przechowywania posortowanych dokumentów, podpisać je w kolejności chronologicznej, dokonać inwentaryzacji teczek i nadać im numer inwentarzowy. Kolejnym krokiem jest utworzenie tabeli z odpowiednimi polami na podstawie dokumentów. Przykładowo rejestr dokumentów potwierdzających wydatki produkcyjne zawiera następujące informacje: numer dokumentu, jego nazwę, treść, kwotę oraz adnotację o zwrocie dokumentu.

Rzeczy do rozważenia

Należy wziąć pod uwagę, że rejestr archiwum akcjonariuszy CJSC, OJSC i innych musi zawierać dane niezbędne do identyfikacji wszystkich osób zarejestrowanych w rejestrze, zarejestrowania ich praw do akcji, informacji o otrzymaniu dochodu z akcji, jak a także powiadomienia o różnych wydarzeniach.

Kompetentnie i poprawnie sporządzony rejestr

Dla większego komfortu pracy i wygodnego wyszukiwania dokumentów oraz różnych informacji, wszystkie wpisy w rejestrze muszą być prowadzone w porządku chronologicznym. Tylko wtedy, gdy rejestr dokumentów zostanie skompletowany poprawnie i poprawnie, praca każdego pracownika zostanie znacznie uproszczona, a wyszukiwanie niezbędnych dokumentów, danych i wszelkich innych informacji zajmie minimum czasu. Jednak utworzenie rejestru archiwów dokumentów jest dość żmudnym procesem, na który nie zawsze jest wystarczająco dużo czasu i doświadczenia w takiej pracy.

Usługi profesjonalistów

Nasza firma świadczy taką usługę jak rejestr dokumentów, umów, sporządzanie i utrzymanie rejestru w przyszłości. Bogate doświadczenie w pracy archiwalnej w tym zakresie pozwala nam świadczyć usługi wysokiej jakości, dzięki czemu praca pracowników Twojej firmy będzie jeszcze bardziej efektywna. Dodatkowo dla większej wygody sporządzamy elektroniczny rejestr dokumentów, który pozwala na zapisanie wszystkich niezbędnych danych na długi czas i bez żadnego ryzyka.