Jakie dokumenty organizacyjno-administracyjne dotyczą zamówienia? Czy powinniśmy opracować nowe formy, czy nie? Ujednolicone systemy dokumentacji

Dział wychowania przedszkolnego Spółki kontroluje wykonanie dokumentów organizacyjnych i administracyjnych. Tej procedury opiera się na jednolitym systemie dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Dziś porozmawiamy o zasadach pracy z nim.

Z artykułu dowiesz się:

Kiedy zostanie przyjęty nowy GOST dla jednolitego systemu dokumentacji organizacyjno-administracyjnej (USORD)?

Organizacja realizacji dokumentów i instrukcji w USORD

Ósmy rozdział Instrukcji Zarządzania Biurem „Organizacja wykonywania dokumentów i zleceń” składa się z pięciu części:

1. Procedura przygotowania, wykonania, wykonania postanowienia Instrukcje.
2. Terminy wykonania dokumentów.
3. Dostarczanie dokumentów do wykonawców.
4. Funkcje wykonywania dokumentów.
5. Kontrola wykonania dokumentu.

Opiszmy bardziej szczegółowo niuanse przygotowania sekcji.

Przeczytaj także:

Tryb przygotowania, wykonywania, wykonywania uchwał zarządczych

Każdy dokument wymagający wykonania zawiera uchwałę władz. Liderzy podejmują trzy rodzaje uchwał.

1. tradycyjna uchwała zapisana na dokumencie;
2. uchwała sporządzona w dniu osobny arkusz;
3. uchwała zarejestrowana w EDMS.

Wszystkie trzy sposoby złożenia uchwały muszą spełniać wymogi GOST R 6.30-2003. Według GOST szczegół „Uchwały” obejmuje: nazwiska i inicjały wykonawców, treść zamówienia, termin wykonania, podpis kierownika oraz datę wydania uchwały. W Instrukcji wskaż, że uchwała jest częścią dokumentu i jest z nim przechowywana. Napisz w jakim polu w EDMS wpisane jest zlecenie w karcie rejestracyjnej.

Terminy wykonania dokumentów

Jest to główna część Instrukcji zarządzania biurem dotycząca kontroli. Terminy dokumenty ustala kierownik i uwzględnia w uchwale. Standardowy czas reakcji na przychodzące dokumenty biznesowe wynosi 30 dni kalendarzowe. Ten termin uniwersalny, zainstalowany instrukcje wydziałowe na pracy biurowej. Organizacje pozarządowe Zaleca się również jego przestrzeganie. Na przykładzie rozdziału Instrukcje przewidziano, że udzielenie odpowiedzi na zapytania mediów nastąpi w ciągu 7 dni kalendarzowych, a na wiadomości telefoniczne i telegramy w ciągu 5 dni kalendarzowych, chyba że są one pilne.

Jeśli chodzi o terminy wykonania zadań zgodnie z dokumentami wewnętrznymi, mogą one wynosić od 2 do 30 dni kalendarzowych. Terminy ustalane są w organizacji w oparciu o charakterystykę procesów produkcyjnych.

Dostarczanie dokumentów do wykonawców

Aby wysłać dokument biznesowy do kontrahenta, w EDMS tworzone jest zadanie. Zadanie może rozpocząć zarówno menadżer, jak i jego sekretarz. Tworząc zadanie, pamiętaj o wypełnieniu pól karty rejestracyjnej papieru firmowego. W Instrukcji wskaż, które pola należy wypełnić. Podczas wykonywania zadania ważne jest, aby zwrócić uwagę na odpowiedzialnego wykonawcę. Jest to pracownik, którego nazwisko albo jest jedyne w uchwale, albo jest wymienione jako pierwsze (przykład poniżej).

Próbka. Podjęcie uchwały

W obu przypadkach za wykonanie zadania odpowiedzialna będzie M. S. Pakhomova. Kierownik oczekuje od niej raportu z wykonania zadania, a ona ponosi odpowiedzialność za jego niewykonanie. W ramach zadania osoba odpowiedzialna ma władzę: prowadzi korespondencję z innymi działami, organizuje spotkania, żąda informacji itp.

Funkcje wykonywania dokumentów w USORD

Z każdego zadania przydzielonego do kontroli sporządzany jest protokół wykonania. Ponadto raport ma charakter informacyjny: co, kiedy i z jakim skutkiem zostało zrobione. Jeżeli wynikiem jest dokument, w protokole należy wskazać dane rejestrowe i je wprowadzić karta rejestracyjna link do dokumentu żądania. Na przykład: „Wysłano pismo o sygn. z dnia 10.09.2017 nr 4543.”

EDMS realizuje w różny sposób funkcję tworzenia historii spraw i korespondencji. Ale sens jest ten sam: jeśli jeden artykuł doprowadził do powstania innych dokumenty biznesowe, to karta rejestracyjna każdego z nich powinna posiadać historię pracy z dokumentami.

Ten skończona historia rozwiązanie problemu. Przed napisaniem odpowiedzi na pismo odpowiedzialny dyrektor przeprowadził wewnętrzną korespondencję ze współpracownikami, po czym zorganizował spotkanie, a dopiero potem przygotował i przesłał odpowiedź.

Kontrola wykonania dokumentu

Kontrola wykonania jest jedną z kluczowych funkcji usługi zarządzania biurem i jednym z głównych celów wdrażanie EDMS w organizacjach. Implementując tę ​​funkcję, otrzymujemy raport o stanie dyscyplina wykonawcza w firmie. Kontrola pozwala ustalić stosunek zadań powierzonych do zrealizowanych oraz zidentyfikować osoby naruszające dyscyplinę. Firmy na podstawie zaświadczeń o kontroli wykonania dokumentów biznesowych rozdzielają premie i premie oraz karzą osoby naruszające zasady.

W tej części Instrukcje definiują kontrolę i ujawniają funkcje uczestników tego procesu. Trzeba spisać, kto ustala zadania, kto monitoruje ich realizację, usuwa kontrolę i generuje raport.

Wprowadzenie EDMS w organizacji praktycznie eliminuje kontrolę nad realizacją dokumentów z procesu. czynnik ludzki. Wszystko jest zautomatyzowane: sam EDMS przypomni wykonawcy o terminie i wizualnie podkreśli między innymi „palące” zadanie. Urzędnik ma obowiązek okresowo generować raport o zadaniach: wykonanych, zaległych i przełożonych.

Norma GOST R 6.30-2003. dotyczy ORD, przewidzianego przez jednolity system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej: uchwały, zarządzenia, instrukcje, protokoły, akty, pisma itp., w których rejestrowane są decyzje administracyjne i administracyjne kwestie organizacyjne, a także zagadnienia zarządzania, współdziałania i regulacji w działalności:

przeciwko organom federalnym władza państwowa, organy rządowe podmiotów Federacji Rosyjskiej, w tym podmiotów Federacji Rosyjskiej, dla których obok języka rosyjskiego język narodowy jest językiem państwowym, organy samorząd;

v przedsiębiorstwom, organizacjom i ich stowarzyszeniom, niezależnie od ich formy prawnej i rodzaju działalności.

Norma stwierdza:

Skład szczegółów dokumentu;

Wymagania dotyczące przygotowania szczegółów dokumentu;

Wymagania dotyczące formularzy i dokumentów;

Wymagania dotyczące produkcji, rejestrowania, używania i przechowywania formularzy z reprodukcją godła państwowego Federacji Rosyjskiej, herbów podmiotów Federacji Rosyjskiej

Dokumentacja wykorzystywana przy sporządzaniu dokumentów administracyjnych działalność wykonawcza każde przedsiębiorstwo lub organizacja nazywa się ORD.

Skład ORD ma zostać ustalony przez klasyfikatora ogólnorosyjskiego dokumentacja zarządcza. Klasyfikator wyszczególnia nazwy form ORD, usystematyzowane według następujących funkcji:

Utworzenie organizacji, przedsiębiorstwa;

Reorganizacja organizacji, przedsiębiorstwa;

Likwidacja organizacji, przedsiębiorstwa;

Organizacyjna i regulacyjna regulacja działalności organizacji, przedsiębiorstwa;

Operacyjna i informacyjna regulacja działalności organizacji;

Rekrutacja; przenieść się do innej pracy; zwolnienie z pracy;

Rejestracja wakacji;

Rejestracja zachęt; rejestracja sankcji dyscyplinarnych.

Państwowe standardy dotyczące dokumentów i dokumentacji. Rejestracja szczegółów ORD

Każdy dokument składa się z poszczególnych elementów składowych, zwanych szczegółami (autor, adresat, podpis, data itp.). Dane są elementami identyfikacyjnymi, które określają jego związek prawny z podmiotami i przedmiotami działalności przedsiębiorstwa. Szczegóły dokumentu dzielą się na stałe i zmienne. Trwałe detale to symbole i indeksy naniesione na standardowe blankiety dokumentów (formularze i papier firmowy) za pomocą typografii lub w inny sposób. Detale zmienne to symbole i indeksy wprowadzane do dokumentu w procesie jego przygotowania i realizacji.

Różne rodzaje dokumenty mają inny zestaw szczegółów, który jest określony przez cel dokumentów (protokół, akt, zamówienie itp.). Zbiór szczegółów ułożonych w określony sposób w dokumencie stanowi o jego formie. Formularz specyficzny dla pewien typ dokumenty to tzw forma standardowa(formularz ORD).

Druga sekcja GOST określa listę szczegółów stosowanych przy sporządzaniu i wykonywaniu dokumentów: B – szczegóły wykorzystywane do produkcji formularzy; * - dane, dla których zaznaczone są na formularzu.

Numer	Nazwa rekwizytów	znaki
1.	godło narodowe RF	B
2.	Herb podmiotu Federacji Rosyjskiej	B
3.	Logo organizacji lub znak towarowy(znakiem usługowym)	B
4.	Kod organizacji	B
5.	Stan główny numer rejestracyjny osoba prawna	B
6.	Numer identyfikacyjny kod podatnika/przyczyny rejestracji	B
7.	Kod formularza dokumentu	B
8.	Nazwa firmy	B
9.	Podstawowe informacje o organizacji	B
10.	Nazwa typu dokumentu	B
11.	Data dokumentu	*
12.	Numer rejestracyjny dokumentu	*
13.	Link do numeru rejestru i daty dokumentu	*
14.	Miejsce sporządzenia lub publikacji dokumentu
15.	Miejsce docelowe	*
16.	Pieczęć zatwierdzenia dokumentu
17.	Rezolucja
18.	Tytuł do tekstu
19.	Znak kontrolny
20.	Tekst dokumentu
21.	Zaznaczanie obecności aplikacji
22.	Podpis
23.	Pieczęć zatwierdzenia dokumentu
24.	Zatwierdzenie dokumentu wizowego
25.	Wrażenie pieczęci
26.	Skopiuj znak certyfikacji
27.	Uwaga na temat wykonawcy.
28.	Notatka o wykonaniu dokumentu i przesłaniu go do akt
29.	Zaznacz po otrzymaniu dokumentu przez organizację
30.	Identyfikator kopia elektroniczna dokument

Ponadto dokumenty mogą zawierać atrybuty specyficzne dla tego typu dokument. Na przykład, dokumenty przychodzące z wyjątkiem podstawowe szczegóły mają również:

1. Termin ostateczny wykonanie. Atrybut ten pobierany jest albo bezpośrednio z dokumentu wejściowego (jeśli można go określić), albo z typu dokumentu wejściowego, który określa czas reakcji na określone dane wejściowe.

2. Osoba kontrolująca. Zwykle jest to jedna z pierwszych osób w przedsiębiorstwie, która wyznacza konkretnego wykonawcę dokumentu i przedstawia uchwałę. Atrybut ten nie jest przypisywany wszystkim przychodzącym dokumentom, a jedynie tym najważniejszym i najbardziej odpowiedzialnym. Niepusty argument powoduje konieczność wysłania komunikatu o przejściu dokumentu do odpowiedniego podmiotu po zakończeniu przetwarzania dokumentu.

Dokumenty wewnętrzne , oprócz szczegółów wymienionych powyżej, może mieć również następujące elementy:

1. Wykaz oddziałów przedsiębiorstwa do przeglądu.

2. Termin zapoznania się lub wykonania.

3. Lista wykonawców dokumentów.

Dokumenty wychodzące mieć następujące Dodatkowe Szczegóły:

1. Dokument bazowy. Ten atrybut jest zawsze obecny, ponieważ dokument wychodzący zawsze generowane na podstawie danych przychodzących lub wewnętrznych;

3. Termin udzielenia odpowiedzi. Ten atrybut jest rzadki i nie występuje we wszystkich organizacjach.

Niektóre rodzaje dokumentów mogą być sporządzane pismem odręcznym (wnioski, notatki biurowe itp.), ale zwykle oficjalne dokumenty sporządzone przy użyciu urządzeń drukujących.

Rysunek 1 – Lokalizacja szczegółów i granic stref na formularzu narożnikowym formatu A4

Rysunek 2 - Rozmieszczenie szczegółów i granic stref na formularzu podłużnym formatu A4

Papierkowa robota

Rozmieszczenie detali zgodnie z daną normą.

1. Godło państwowe Federacja Rosyjska umieszczone na formularzach dokumentów zgodnie z Regulaminem „W sprawie godła państwowego Federacji Rosyjskiej”.

2. Herb podmiotu wchodzącego w skład Federacji Rosyjskiej umieszcza się na formularzach dokumentów zgodnie z ust akty prawne podmiotami Federacji Rosyjskiej.

3. Godło organizacji lub znak towarowy (znak usługowy) umieszcza się na papierze firmowym organizacji zgodnie ze statutem (regulaminem organizacji).

4. Kod organizacji wpisuje się zgodnie z Klasyfikator ogólnorosyjski przedsiębiorstw i organizacji.

5. Główny państwowy numer rejestracyjny osoby prawnej wskazany jest zgodnie z dokumentami wydanymi przez organy podatkowe.

6. Numer identyfikacyjny podatnika/kod przyczyny rejestracji wpisuje się zgodnie z dokumentami wydanymi przez organy podatkowe.

7. Kod organizacji wprowadza się zgodnie z Ogólnorosyjskim Klasyfikatorem Dokumentacji Zarządczej

Nad nazwą organizacji należy podać nazwę skróconą, a w przypadku jej braku - pełną nazwę wyższa organizacja.

Nazwa organizacji podmiotów Federacji Rosyjskiej, która wraz z językiem rosyjskim jako językiem państwowym ma język narodowy, jest drukowana w dwóch językach - rosyjskim i narodowym.

Skróconą nazwę organizacji podaje się w przypadkach, gdy jest ona zapisana w dokumentach założycielskich organizacji. Pod pełną nazwą umieszcza się nazwę skróconą (w nawiasie).

Imię włączone język obcy reprodukowane w przypadkach, gdy jest to zapisane w statucie (regulaminie organizacji). Imię i nazwisko w języku obcym umieszcza się pod nazwiskiem w języku rosyjskim, będącym językiem państwowym. Federacja Rosyjska

Nazwa oddziału, oddział terytorialny, przedstawicielstwo, jednostka strukturalna organizacje wskazują, czy są autorem dokumentu i umieszczają je pod nazwą organizacji.

9. Informacje referencyjne o organizacji obejmują: adres pocztowy, numery telefonów i inne informacje według uznania organizacji (numery faksów, numery teleksów, rachunki bankowe, adres E-mail itd.).

10. Nazwa rodzaju dokumentu sporządzonego lub opublikowanego przez organizację jest regulowana statutem (regulaminem organizacji) i musi odpowiadać rodzajom dokumentów przewidzianych przez OKUD (klasa 0200000).

11. Za datę dokumentu uważa się datę jego podpisania lub zatwierdzenia, dla protokołu - datę posiedzenia (podjęcia decyzji), dla aktu - datę zdarzenia. Dokumenty wydawane przez dwie lub więcej organizacji muszą mieć tę samą (jedną) datę

Datę dokumentu sporządza się w trzech parach cyfry arabskie w następującej kolejności: dzień miesiąca, miesiąc, rok. Na przykład 24.10.03.

Datę można wprowadzić w następującej kolejności: rok, miesiąc, dzień miesiąca.

Przygotowując regulacje i dokumenty finansowe Dozwolony metoda werbalno-cyfrowa formatowanie daty (bez cudzysłowu), na przykład: 24 października 2003

12. Numer rejestracyjny dokumentu składa się z numeru seryjnego, który według uznania organizacji może zostać uzupełniony indeksem sprawy zgodnie z nomenklaturą spraw, informacjami o korespondencie, wykonawcach itp.

Numer rejestracyjny dokumentu opracowanego wspólnie przez dwie lub więcej organizacji składa się z numerów rejestracyjnych dokumentu każdej z tych organizacji, oddzielonych ukośnikiem, w kolejności wskazywania autorów w dokumencie.

13. Wzmianki o numerze rejestracyjnym i dacie dokumentu uwzględniają numer rejestracyjny i datę dokumentu, na który udzielana jest odpowiedź. Dane te można umieścić w formularzu i wypełnić podczas tworzenia listu z odpowiedzią.

14. Miejsce sporządzenia lub publikacji dokumentu wskazuje się, jeżeli trudno je ustalić na podstawie danych „Nazwa organizacji” i „Dane referencyjne o organizacji”. Miejsce opracowania lub publikacji jest wskazane z uwzględnieniem przyjętego podziału administracyjno-terytorialnego i uwzględnia wyłącznie ogólnie przyjęte skróty.

15. Jako adresata mogą być wskazane organizacje, ich jednostki strukturalne, urzędnicy lub osoby fizyczne. Nazwa organizacji i jej jednostka strukturalna w mianowniku, na przykład:

W celowniku wskazuje się stanowisko osoby, do której dokument jest adresowany, np.:

W razie potrzeby dane Adresata mogą obejmować adres pocztowy. Elementy adresowe są wskazane w kolejności ustalonej przez przepisy pocztowe.

Dokument nie może zawierać więcej niż 4 odbiorców. Słowo Kopia nie jest wskazane przed drugim, trzecim, czwartym adresatem. Na więcej odbiorcy tworzą listę dystrybucyjną dokumentów.

Jeżeli pismo jest adresowane do organizacji, należy podać jej nazwę, a następnie adres pocztowy, na przykład:

Podczas adresowania dokumentu do osoby wskazać adres pocztowy, następnie nazwisko i inicjały odbiorcy, na przykład:

16. Dokument zatwierdza urzędnik (organ kolegialny) lub specjalnie wydany dokument. Przy zatwierdzaniu dokumentu przez urzędnika stempel zatwierdzający musi składać się ze słowa „Zatwierdzam” (bez cudzysłowu), tytułu stanowiska osoby zatwierdzającej dokument, jego podpisu, inicjałów, nazwiska i daty zatwierdzenia, np. przykład:

Gdy dokument jest zatwierdzany przez kilku urzędników, ich podpisy są umieszczane na tym samym poziomie.

Przy zatwierdzaniu dokumentu uchwałą, decyzją, zarządzeniem, protokołem pieczęć zatwierdzająca składa się ze słowa „zatwierdzony” (bez cudzysłowu), nazwy dokumentu zatwierdzającego w mianowniku, jego daty i numeru, na przykład:

Pieczęć zatwierdzenia dokumentu znajduje się w prawym górnym rogu dokumentu (załącznik B).

17. Uchwała jest spisana na dokumencie przez odpowiedniego urzędnika i zawiera nazwiska wykonawców, treść postanowienia, termin wykonania, podpisy i datę, na przykład:

Dopuszcza się sporządzenie uchwały na osobnej kartce.

18. Tytuł tekstu zawiera streszczenie dokument. Tytuł jest zgodny z nazwą typu dokumentu i może odpowiadać na pytania.

Na przykład:

Porządek o czym (o kim?) o stworzeniu komisja certyfikująca, =

Czyj opis stanowiska (dla kogo?) nauczyciel społeczny =

Tekst dokumentów sporządzony w formacie A5 nie wymaga nagłówka.

19. Znak kontroli - nad wykonaniem dokumentu, który jest oznaczony literą „K”, słowem lub pieczęcią „Kontrola”.

20. Tekst dokumentu sporządzony jest w języku rosyjskim lub w języku narodowym zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej i podmiotów Federacji Rosyjskiej w sprawie języków państwowych.

Teksty dokumentów są pisane wyłącznie w języku rosyjskim i wysyłane na adres:

W władze federalne władze państwowe, władze państwowe podmiotów Federacji Rosyjskiej,

Do przedsiębiorstw, organizacji i ich stowarzyszeń niepodlegających jurysdykcji tego tematu Federacji Rosyjskiej lub zlokalizowane na terytorium innych podmiotów wchodzących w skład Federacji Rosyjskiej.

Teksty dokumentów sporządzane są w formie kwestionariusza, tabeli, tekstu powiązanego lub jako kombinacja tych struktur.

Przy opracowywaniu tekstu w formie ankiety nazwę rzędów charakteryzowanego podmiotu należy wyrazić rzeczownikiem w mianowniku lub frazą z czasownikiem w drugiej osobie mnogi czas teraźniejszy lub przeszły („mieć”, „posiadać” lub „był”, „był” itp.). Charakterystyka wyrażona ustnie musi być zgodna z nazwą zamówienia.

Kolumny i wiersze tabeli muszą mieć nagłówki wyrażone rzeczownikiem w mianowniku. Podtytuły kolumn i wierszy muszą być zgodne z nagłówkami. Jeżeli tabele drukowane są na więcej niż jednej stronie, kolumny tabeli należy ponumerować, a na kolejnych stronach drukowane są tylko numery tych kolumn.

Tekst połączony zwykle składa się z dwóch części. Pierwsza część wskazuje przesłanki, podstawy, cele sporządzenia dokumentu, druga (ostateczna) - decyzje, wnioski, wnioski, propozycje, rekomendacje.

Tekst może zawierać jeden część końcowa(np. zarządzenia, części administracyjne bez oświadczeń; pisma, oświadczenia - wnioski bez wyjaśnień; zaświadczenia, notatki - ocena faktów, wnioski).

W tekście dokumentu sporządzonego na podstawie dokumentów innych organizacji lub dokumentów wcześniej opublikowanych wskazane są ich dane: nazwa dokumentu, nazwa organizacji – autor dokumentu, data dokumentu, numer rejestracyjny organizacji dokument. tytuł do tekstu.

Jeżeli tekst zawiera kilka rozstrzygnięć, wniosków itp., należy go podzielić na sekcje, podrozdziały, akapity, numerowane cyframi arabskimi.

W dokumentach administracyjnych (rozkaz, instrukcja itp.) organizacji działających na zasadach jedności dowodzenia, a także w dokumentach kierowanych do kierownictwa organizacji tekst należy podawać w pierwszej osobie liczby pojedynczej („rozkazuję”, „Oferuję”, „Proszę”).

W dokumentach administracyjnych ciała kolegialne Tekst pisany jest w trzeciej osobie liczby pojedynczej („decyduje”, „zdecydowałem”).

We wspólnych dokumentach administracyjnych tekst podawany jest w pierwszej osobie liczby mnogiej („zamawiamy”, „zdecydowaliśmy”).

Tekst protokołu podany jest w trzeciej osobie liczby mnogiej („słuchał”, „mówił”, „zdecydował”).

W dokumentach ustalających prawa i obowiązki organizacji, ich podziały strukturalne (regulaminy, instrukcje), a także zawierających opis, ocenę faktów lub wnioski (ustawa, zaświadczenie) stosuje się formę tekstową w trzeciej osobie liczby pojedynczej lub mnogiej ( „wydział pełni funkcje”, „w skład stowarzyszenia wchodzi”, „utworzona komisja”)

Używane w literach następujące formularze prezentacja: od 1. osoby liczby mnogiej („proszę przesłać, „wysyłamy do rozpatrzenia”); od 1. osoby liczby pojedynczej („uważam to za konieczne”, „proszę zaznaczyć”);

Trzecia osoba. liczba pojedyncza („ministerstwo nie sprzeciwia się”, „uważa VNIIDAD”).

21. Notatkę o obecności wymienionego w tekście wniosku sporządza się w następujący sposób:

Zastosowanie: Na: 5 l. w 2 egzemplarzach.

Jeżeli dokument posiada załącznik wymieniony w tekście, należy podać jego nazwę, liczbę arkuszy, liczbę egzemplarzy; jeśli aplikacji jest kilka, są one ponumerowane, np.:

Załączniki: 1. Regulamin Urzędu Wojewódzkiego ds. 5 l. w 1 egzemplarzu.

2. Zasady sporządzania i wykonywania dokumentów kancelaryjnych. pożyczki regionalne za 7 l. w 2 egzemplarzach.

Jeżeli wnioski są oprawione, liczba arkuszy nie jest wskazana

W załączniku do dokumentu administracyjnego, na pierwszym arkuszu w prawym górnym rogu wpisz „Dodatek” podając nazwę dokumentu administracyjnego, jego datę i numer rejestracyjny, na przykład:

Załącznik 2

Na polecenie dyrektora Instytutu

Od 15.06.97 nr 319

Jeżeli do dokumentu, który również posiada załącznik, dołączony jest inny dokument, adnotację wskazującą na obecność załącznika sporządza się w następujący sposób:

Załącznik: pismo z Rosarchowa z dnia 14 czerwca 1997 r. nr 02-4/156 wraz z załącznikiem liczącym zaledwie 30 stron.

Jeżeli wniosek nie zostanie przesłany na wszystkie adresy wskazane w dokumencie, wówczas notatkę o jego dostępności sporządza się w następujący sposób:

Zastosowanie: na Z l. w 5 egzemplarzach. na pierwszy adres.

22. Szczegół „Podpis” obejmuje: nazwę stanowiska osoby podpisującej dokument (pełne, jeżeli dokument nie jest sporządzony na papierze firmowym, oraz skrócone dla dokumentu sporządzonego na papierze firmowym); podpis osobisty; odszyfrowanie podpisu (inicjały, nazwisko), np.:

Przy sporządzaniu dokumentu na papierze firmowym urzędnika w podpisie nie jest wskazane stanowisko tej osoby.

Podpisując dokument przez kilku urzędników, ich podpisy składane są jeden pod drugim w kolejności odpowiadającej zajmowanemu stanowisku, np.:

Jeżeli dokument podpisuje kilka osób o jednakowych stanowiskach, ich podpisy składane są na tym samym poziomie, np.:

Dokumenty sporządzone przez komisję nie wskazują stanowisk osób podpisujących dokument, lecz ich obowiązki w ramach komisji zgodnie z podziałem, np.:

Dokument może podpisać pełniący obowiązki urzędnika, podając swoje faktyczne stanowisko i nazwisko. W takim wypadku niedopuszczalne jest umieszczenie przyimka „For”, odręcznego napisu „Zastępca”. lub ukośnik przed nazwą stanowiska.

23. Pieczęć zatwierdzenia dokumentu składa się z napisów Uzgodniono, stanowiska osoby, z którą dokument jest zatwierdzany (w tym nazwy organizacji), podpisu osobistego, transkrypcji podpisu (inicjały, nazwisko) oraz daty zatwierdzenia , Na przykład:

Jeżeli zatwierdzenie następuje w formie listu, protokołu itp., pieczęć zatwierdzenia sporządza się w następującej formie:

24. Zatwierdzenie dokumentu wydawane jest wraz z wizą, która zawiera podpis wizjera, transkrypcję podpisu (inicjały, nazwisko) i datę; w razie potrzeby stanowisko posiadacza wizy, na przykład:

Jeżeli do dokumentu są jakieś uwagi, wiza wydawana jest w następujący sposób:

Wizy umieszczane są na ostatniej stronie oryginału dokumentu administracyjnego, na kopii wysyłanego dokumentu (pisma). Istnieje możliwość wystawienia wiz administracyjnych na osobnej kartce.

25. Pieczęć organizacji poświadcza autentyczność podpisu urzędnika na dokumentach przewidzianych przez specjalne przepisy prawne poświadczające uprawnienia osób rejestrujących fakty dot środki finansowe.

26. Przy poświadczaniu zgodności kopii dokumentu z oryginałem poniżej danych umieszcza się podpis: list certyfikujący Prawidłowy; stanowisko osoby, która poświadczyła kopię; podpis osobisty; deszyfrowanie podpisu; data certyfikacji, na przykład:

Dopuszcza się poświadczenie kopii dokumentu pieczęcią, według uznania organizacji.

27. Znak wykonawcy zawiera nazwisko (lub nazwisko, imię, nazwisko rodowe) wykonawcy dokumentu i jego numer telefonu. Znak wykonawcy umieszcza się z przodu lub tylna strona ostatnia kartka dokumentu w lewym dolnym rogu, na przykład:

Pietrow Lub Pietrow Iwan Wasiljewicz

924 45 67; 924 45 67

28. Notatka o wykonaniu dokumentu i przesłaniu go do akt zawiera następujące dane: wzmiankę o dacie i numerze dokumentu wskazującą na jego wykonanie lub w przypadku braku takiego dokumentu krótka informacja o wykonaniu; słowa w czyny; numer pliku, w którym dokument będzie przechowywany.

Notatka o wykonaniu dokumentu i przesłaniu go do akt musi być podpisana i opatrzona datą przez wykonawcę dokumentu lub kierownika jednostki strukturalnej, w której dokument został sporządzony

29. Znak po otrzymaniu dokumentu przez organizację zawiera numer seryjny oraz datę otrzymania dokumentu (w razie potrzeby – godziny i minuty)

Dopuszczalne jest oznaczenie odbioru dokumentu przez organizację w formie pieczątki

30. Identyfikatorem elektronicznej kopii dokumentu jest znak (stopka) umieszczony w lewym dolnym rogu każdej strony dokumentu i zawierający nazwę pliku na media maszynowe, data i inne dane wyszukiwania ustawione przez organizację.

KOMITET PAŃSTWOWY FEDERACJI ROSYJSKIEJ
O NORMALIZACJI I METROLOGII

O AKCEPTACJI I WEJŚCIU W ŻYCIE
STANDARD PAŃSTWOWY FEDERACJI ROSYJSKIEJ

Państwowy Komitet Federacji Rosyjskiej ds. Normalizacji i Metrologii postanawia:

1. Przyjmij GOST R 6.30-2003 „Ujednolicone systemy dokumentacji. Ujednolicony system dokumentację organizacyjno-administracyjną. Wymagania dotyczące sporządzania dokumentów” z datą wejścia w życie 1 lipca 2003 r.

Wprowadzony po raz pierwszy.

2. Przypisz GOST R 6.30-2003 Działowi Naukowo-Technicznemu.

Przewodniczący Państwowego Standardu Rosji
B.S.ALESHIN

STANDARD PAŃSTWOWY FEDERACJI ROSYJSKIEJ
JEDNOLITE SYSTEMY DOKUMENTACJI

ZJEDNOCZONY SYSTEM
DOKUMENTACJA ORGANIZACYJNO-ADMINISTRACYJNA

WYMAGANIA DOTYCZĄCE REJESTRACJI DOKUMENTÓW

Ujednolicone systemy dokumentacji.
Ujednolicony system dokumentacji zarządczej.
Wymagania dotyczące prezentacji dokumentów

GOST R 6.30-2003

Data wprowadzenia 2003-07-01

Przedmowa

1. Opracowany przez Ogólnorosyjski Instytut Badań Naukowych ds. Zarządzania Dokumentami i Archiwizacji (VNIIDAD) Federalnej Służby Archiwalnej Rosji.

Wprowadzony przez Dyrekcję Naukowo-Techniczną Państwowego Standardu Rosji.

3. Wprowadzony po raz pierwszy.

1 obszar zastosowania

Norma ta dotyczy organizacji dokumenty administracyjne związane z Jednolitym Systemem Dokumentacji Organizacyjno-Administracyjnego (USORD) - uchwały, zarządzenia, zarządzenia, decyzje, protokoły, akty, pisma itp. (zwane dalej dokumentami) zawarte w OK 011-93 „Ogólnorosyjski klasyfikator zarządzania Dokumentacja” (OKUD) (klasa 0200000).

Norma ta określa: skład szczegółów dokumentu; wymagania dotyczące przygotowania szczegółów dokumentu; wymagania dotyczące formularzy dokumentów, w tym formularzy dokumentów z reprodukcją godła państwowego Federacji Rosyjskiej.

Schematy układu szczegółów dokumentu podano w Załączniku A; Przykładowe formularze dokumentów znajdują się w Załączniku B.

Zalecane są wymagania tej normy.

2. Skład szczegółów dokumentu

Przygotowując i przetwarzając dokumenty, wykorzystaj następujące dane:

01 - Godło państwowe Federacji Rosyjskiej;

02 - herb podmiotu wchodzącego w skład Federacji Rosyjskiej;

03 - godło organizacji lub znak towarowy (znak usługowy);

04 - kod organizacji;

05 - główny państwowy numer rejestracyjny (OGRN) osoby prawnej;

06 - numer identyfikacyjny podatnika/kod przyczyny rejestracji (TIN/KPP);

07 - kod formularza dokumentu;

08 - nazwa organizacji;

09 - dane referencyjne o organizacji;

10 - nazwa typu dokumentu;

11 - data dokumentu;

12 - numer rejestracyjny dokumentu;

14 – miejsce sporządzenia lub publikacji dokumentu;

15 - adresat;

16 - pieczęć zatwierdzenia dokumentu;

17 - rozdzielczość;

18 - tytuł tekstu;

19 - znak kontrolny;

20 - tekst dokumentu;

21 - znak o obecności aplikacji;

22 - podpis;

23 - pieczęć zatwierdzenia dokumentu;

24 - zatwierdzenie dokumentu wizowego;

25 - odcisk pieczęci;

26 - znak na poświadczeniu kopii;

27 - znak o wykonawcy;

28 - oznaczenie wykonania dokumentu i przesłania go do akt;

29 - znak po otrzymaniu dokumentu przez organizację;

30 - identyfikator elektronicznej kopii dokumentu.

3. Wymagania dotyczące rejestracji szczegółów dokumentu

3.1. Godło państwowe Federacji Rosyjskiej umieszcza się na formularzach dokumentów zgodnie z przepisami federalnymi prawo konstytucyjne„O godle państwowym Federacji Rosyjskiej” (Zbiór Ustawodawstwa Federacji Rosyjskiej, 2000, N 52, część I, art. 5021).

3.2. Herb podmiotu wchodzącego w skład Federacji Rosyjskiej umieszcza się na formularzach dokumentów zgodnie z aktami prawnymi podmiotów wchodzących w skład Federacji Rosyjskiej.

3.3. Godło organizacji lub znak towarowy (znak usługowy) umieszcza się na papierze firmowym organizacji zgodnie ze statutem (regulaminem organizacji).

3.4. Kod organizacji wprowadza się zgodnie z Ogólnorosyjskim Klasyfikatorem Przedsiębiorstw i Organizacji (OKPO).

3.5. Główny państwowy numer rejestracyjny (OGRN) osoby prawnej nadawany jest zgodnie z dokumentami wydanymi przez organy podatkowe.

3.6. Numer identyfikacyjny podatnika/kod przyczyny rejestracji (NIP/KPP) wpisywany jest zgodnie z dokumentami wydanymi przez organy podatkowe.

3.7. Kod formularza dokumentu wprowadza się zgodnie z Ogólnorosyjskim Klasyfikatorem Dokumentacji Zarządczej (OKUD).

3.8. Nazwa organizacji będącej autorem dokumentu musi odpowiadać nazwie zapisanej w jej dokumentach założycielskich.

Nad nazwą organizacji należy podać nazwę skróconą, a w przypadku jej braku pełną nazwę organizacji macierzystej (jeśli istnieje).

Nazwy organizacji podmiotów wchodzących w skład Federacji Rosyjskiej, które wraz z językiem państwowym Federacji Rosyjskiej (rosyjski) oficjalny język tematy Federacji Rosyjskiej, wydrukowane w dwóch językach.

Nazwa organizacji w języku państwowym podmiotu Federacji Rosyjskiej lub w innym języku znajduje się poniżej lub po prawej stronie nazwy w języku państwowym Federacji Rosyjskiej.

Skróconą nazwę organizacji podaje się w przypadkach, gdy jest ona zapisana w dokumentach założycielskich organizacji. Nazwę skróconą (w nawiasie) umieszcza się pod lub za pełną nazwą.

Nazwa filii, urząd terytorialny, przedstawicielstwo jest wskazane, jeśli jest autorem dokumentu i znajduje się pod nazwą organizacji.

3.9. Informacje referencyjne o organizacji obejmują: adres pocztowy; numer telefonu i inne informacje według uznania organizacji (numery faksu, numery teleksu, rachunki bankowe, adres e-mail itp.).

3.10. Nazwa rodzaju dokumentu sporządzonego lub opublikowanego przez organizację musi być określona w statucie (regulaminie organizacji) i musi odpowiadać rodzajom dokumentów przewidzianych przez OKUD (klasa 0200000).

3.11. Datą dokumentu jest data jego podpisania lub zatwierdzenia, dla protokołu – data posiedzenia (podjęcia decyzji), dla aktu – data zdarzenia. Dokumenty wydawane przez dwie lub więcej organizacji muszą mieć tę samą (jedną) datę.

Datę dokumentu zapisuje się cyframi arabskimi w kolejności: dzień miesiąca, miesiąc, rok. Dzień miesiąca i miesiąc zapisuje się dwiema parami cyfr arabskich oddzielonych kropką; rok - cztery cyfry arabskie.

Dopuszczalna jest słowno-numeryczna metoda formatowania daty, np. 05 czerwca 2003, a także formatowanie daty w kolejności: rok, miesiąc, dzień miesiąca, np.: 2003.06.05.

3.12. Numer rejestracyjny dokumentu składa się z jego numeru seryjnego, który według uznania organizacji można uzupełnić indeksem sprawy zgodnie z nomenklaturą spraw, informacjami o korespondencie, wykonawcach itp.

Numer rejestracyjny dokumentu opracowanego wspólnie przez dwie lub więcej organizacji składa się z numerów rejestracyjnych dokumentu każdej z tych organizacji, oddzielonych ukośnikiem, w kolejności wskazywania autorów w dokumencie.

3.14. Miejsce sporządzenia lub publikacji dokumentu wskazuje się, jeżeli trudno je ustalić na podstawie danych „Nazwa organizacji” i „Dane referencyjne o organizacji”. Miejsce opracowania lub publikacji jest wskazane z uwzględnieniem przyjętego podziału administracyjno-terytorialnego i obejmuje wyłącznie ogólnie przyjęte skróty;

3.15. Odbiorcą mogą być organizacje, ich jednostki strukturalne, urzędnicy lub osoby fizyczne. Adresując dokument do urzędnika, przed nazwiskiem podaje się inicjały. W mianowniku podana jest nazwa organizacji i jej jednostki strukturalnej. Na przykład (dalej przykłady nazw organizacji, ich danych referencyjnych itp. są warunkowe):

Ministerstwo Sprawiedliwości Rosji
Katedra Informatyzacji
oraz wsparcie naukowo-techniczne

W celowniku wskazuje się stanowisko osoby, do której dokument jest adresowany, np.:

do dyrektora generalnego
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością” Regiony północne"
VA Lagunin

JSC „Electrocentromontazh”
Główny księgowy
V.M. Koczetow

Jeżeli dokument wysyłany jest do kilku jednorodnych organizacji lub do kilku działów strukturalnych jednej organizacji, należy je wskazać ogólnie, na przykład:

Władze okręgowe
region Moskwy

Dopuszcza się wyśrodkowanie każdej linii atrybutu „Adresat” względem najdłuższej linii. Na przykład:

Do redaktora naczelnego
Wydawnictwo
„Mediadom”
N.V. Semina

Dokument nie może zawierać więcej niż czterech adresatów. Słowo „Kopia” nie jest wskazane przed drugim, trzecim, czwartym adresatem. Na więcej odbiorcy tworzą listę dystrybucyjną dokumentu.

Atrybut „Adresat” może zawierać adres pocztowy. Elementy adresu pocztowego wskazane są w zamówieniu ustalone przepisamiświadczenie usług pocztowych.

Adresując list do organizacji, należy podać jej nazwę, a następnie adres pocztowy, np.:

Agencja rządowa
Ogólnorosyjskie badania naukowe
Instytut Dokumentacji i Spraw Archiwalnych
Ul. Profsoyuznaya, 82, Moskwa, 117393

Adresując dokument do osoby fizycznej, należy podać nazwisko i inicjały odbiorcy, a następnie adres pocztowy, np.:

Obraztsova O.P.
ul. Sadowaja, 5, lok. 12,
Lipki, rejon Kirejewski,
Rejon Tuły, 301264

3.16. Dokument zatwierdza urzędnik (urzędnicy) lub specjalnie wydany dokument. Przy zatwierdzaniu dokumentu przez urzędnika stempel zatwierdzenia dokumentu musi składać się z wyrazu ZATWIERDZONO (bez cudzysłowu), tytułu stanowiska osoby zatwierdzającej dokument, jego podpisu, inicjałów, nazwiska i daty zatwierdzenia, Na przykład:

ZATWIERDZIŁEM
Prezes CJSC Rostekstil
Podpis osobisty VA Stiepanow
data

W atrybucie „Stempel zatwierdzenia dokumentu” dozwolone jest centrowanie elementów względem najdłuższej linii, np.:

ZATWIERDZIŁEM
Dyrektor generalny
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością” Elektroniczna technologia"
Podpis osobisty L.V. Kuzniecow
data

Gdy dokument jest zatwierdzany przez kilku urzędników, ich podpisy są umieszczane na tym samym poziomie.

Przy zatwierdzaniu dokumentu uchwałą, decyzją, zarządzeniem, protokołem pieczęć zatwierdzająca składa się ze słowa ZATWIERDZONY (ZATWIERDZONY, ZATWIERDZONY lub ZATWIERDZONY), nazwy dokumentu zatwierdzającego w skrzynce instrumentalnej, jego daty i numeru. Na przykład:

ZATWIERDZONY
decyzja walne zgromadzenie
Akcjonariuszy z dnia 04.05.2003 N 14

ZATWIERDZONY
na rozkaz VNIIDAD
z dnia 04.05.2003 N 82

Pieczęć zatwierdzenia dokumentu znajduje się w prawym górnym rogu dokumentu.

3.17. Uchwała spisana na dokumencie przez odpowiedniego urzędnika zawiera nazwiska, inicjały wykonawców, treść zlecenia (jeśli to konieczne), termin wykonania, podpis i datę, na przykład:

Morozova N.V.
Fedoseeva N.A.

Proszę przygotować projekt
zgoda z Grupa konsultingowa
„TERMIKA” do 10.05.2003r
Podpis osobisty
data

Dopuszcza się sporządzenie uchwały na osobnej kartce.

3.18. Tytuł tekstu zawiera krótkie streszczenie dokumentu. Tytuł musi być zgodny z nazwą typu dokumentu.

Tytuł może odpowiedzieć na pytania:

o czym (o kim)? Na przykład:

Zarządzenie w sprawie utworzenia komisji certyfikacyjnej;

co kto)? Na przykład:

Opis stanowiska wiodącego eksperta.

Tekst dokumentów sporządzonych w formacie A5 nie może zawierać tytułu.

3.19. Znak kontroli wykonania dokumentu jest oznaczony literą „K”, słowem lub pieczęcią „Kontrola”.

3.20. Tekst dokumentu sporządzony jest w języku państwowym Federacji Rosyjskiej lub w językach państwowych podmiotów Federacji Rosyjskiej zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej i podmiotów Federacji Rosyjskiej.

Teksty dokumentów sporządzane są w formie kwestionariusza, tabeli, spójnego tekstu lub kombinacji tych struktur.

Przy opracowywaniu tekstu w formie kwestionariusza nazwy cech charakteryzującego przedmiotu należy wyrazić rzeczownikiem w mianowniku lub frazą z czasownikiem w drugiej osobie liczby mnogiej czasu teraźniejszego lub przeszłego („have” , „własny” lub „był”, „był” itp.). Cechy wyrażone ustnie muszą być zgodne z nazwami cech.

Kolumny i wiersze tabeli muszą mieć nagłówki wyrażone rzeczownikiem w mianowniku. Podtytuły kolumn i wierszy muszą być zgodne z nagłówkami. Jeżeli tabela jest drukowana na więcej niż jednej stronie, kolumny tabeli muszą być ponumerowane i na kolejnych stronach muszą być wydrukowane tylko numery tych kolumn.

Tekst łączony zwykle składa się z dwóch części. Pierwsza część wskazuje przesłanki, podstawy, cele sporządzenia dokumentu, druga (ostateczna) - decyzje, wnioski, wnioski, propozycje, rekomendacje. Tekst może zawierać jedną część końcową (np. zarządzenia – część administracyjna bez oświadczenia; pisma, oświadczenia – żądanie bez wyjaśnień).

W tekście dokumentu sporządzonego na podstawie dokumentów innych organizacji lub dokumentów wcześniej opublikowanych wskazane są ich dane: nazwa dokumentu, nazwa organizacji – autor dokumentu, data dokumentu, numer rejestracyjny organizacji dokument, tytuł tekstu.

Jeśli tekst zawiera kilka rozwiązań, wniosków itp., to można go podzielić na sekcje, podrozdziały, akapity, które numeruje się cyframi arabskimi.

W dokumentach (rozkazach, instrukcjach itp.) organizacji działających na zasadach jedności dowodzenia, a także dokumentach adresowanych do kierownictwa organizacji tekst podawany jest w pierwszej osobie liczby pojedynczej („Rozkazuję”, „Ja ofertę”, „proszę”).

W dokumentach organów kolegialnych tekst podawany jest w trzeciej osobie liczby pojedynczej („rozstrzyga”, „postanowił”).

We wspólnych dokumentach tekst podawany jest w pierwszej osobie liczby mnogiej („zamawiamy”, „zdecydowaliśmy”).

Tekst protokołu podany jest w trzeciej osobie liczby mnogiej („słuchał”, „mówił”, „zdecydował”, „zdecydował”).

W dokumentach ustalających prawa i obowiązki organizacji, ich podział strukturalny (regulaminy, instrukcje), a także zawierających opis, ocenę stanu faktycznego lub wnioski (ustawa, zaświadczenie), formę prezentacji tekstu w trzeciej osobie liczby pojedynczej lub używana jest liczba mnoga („wydział pełni funkcje”, „w skład stowarzyszenia wchodzi”, „utworzono komisję”).

W listach stosowane są następujące formy prezentacji:

Pierwsza osoba liczby mnogiej („proszę przekazać”, „skierować do rozpatrzenia”);
- pierwsza osoba liczby pojedynczej („uważam to za konieczne”, „proszę podkreślić”);
- od trzeciej osoby liczby pojedynczej („ministerstwo nie sprzeciwia się”, „VNIIDAD uważa to za możliwe”).

3.21. Notatka wskazująca na obecność załącznika wymienionego w treści pisma ma następujący format:

Zastosowanie: na 5 l. w 2 egzemplarzach.

Jeżeli do pisma dołączony jest załącznik, który nie jest wymieniony w tekście, należy podać jego nazwę, liczbę arkuszy i liczbę egzemplarzy; Jeśli jest kilka aplikacji, są one ponumerowane, np.:

Załącznik: 1. Regulamin Biura Regionalnego
pożyczka na 5 l. w 1 egzemplarzu.
2. Zasady sporządzania i wykonywania dokumentów
Regionalna Administracja Kredytowa za 7 l. V
2 kopie

Jeżeli wnioski są oprawione, liczba arkuszy nie jest wskazana.

Jeżeli do dokumentu, który również posiada załącznik, dołączony jest inny dokument, adnotację wskazującą na obecność załącznika sporządza się w następujący sposób:

Załącznik: pismo z Rosarchowa z dnia 05.06.2003 N 02-6/172 i załącznik do niego, tylko 3 strony.

Jeżeli wniosek nie zostanie przesłany na wszystkie adresy wskazane w dokumencie, wówczas notatkę o jego dostępności sporządza się w następujący sposób:

Zastosowanie: na 3 l. w 5 egzemplarzach. tylko pod pierwszy adres.

W załączniku do dokumentu administracyjnego (rozporządzenia, zarządzenia, instrukcje, zasady, instrukcje, rozporządzenia, decyzje) na jego pierwszym arkuszu w prawym górnym rogu wpisano „Załącznik N” wskazując nazwę dokumentu administracyjnego, jego datę i rejestrację numer, na przykład:

Załącznik nr 2
na rozkaz Rosarchowa
z dnia 05.06.2003 N 319

Dopuszcza się wydruk wyrażenia „ZAŁĄCZNIK N” wielkimi literami, a także wyśrodkuj to wyrażenie, nazwę dokumentu, jego datę i numer rejestracyjny względem najdłuższej linii, na przykład:

ZAŁĄCZNIK nr 2
na zlecenie rosyjskiego Ministerstwa Zdrowia
z dnia 05.06.2003 N 251

3.22. Szczegół „Podpis” obejmuje: nazwę stanowiska osoby podpisującej dokument (pełne, jeżeli dokument nie jest sporządzony na papierze firmowym, oraz skrócone dla dokumentu sporządzonego na papierze firmowym); podpis osobisty; odszyfrowanie podpisu (inicjały, nazwisko), np.:

Wiceprezes Stowarzyszenia
przedsiębiorstwa regionalne Podpis osobisty A.A. Borysów

lub w formularzu:

Wiceprezydent Podpis osobisty A.A. Borysów

W atrybucie „Podpis” dozwolone jest wyśrodkowanie stanowiska osoby podpisującej dokument względem najdłuższej linii. Na przykład:

Dyrektor Wykonawczy Podpis osobisty N.A. Fiodorow
CJSC „Partner”

Przy sporządzaniu dokumentu na papierze firmowym urzędnika w podpisie nie jest wskazane stanowisko tej osoby.

Podpisując dokument przez kilku urzędników, ich podpisy składane są jeden pod drugim w kolejności odpowiadającej zajmowanemu stanowisku, np.:

Dyrektor Instytutu Podpis osobisty M.V. Larin
Główny księgowy Podpis osobisty Z.V. Maryasz

Jeżeli dokument podpisuje kilka osób o jednakowych stanowiskach, ich podpisy składane są na tym samym poziomie, np.:

Zastępca Dyrektora Zastępca Dyrektora
Przez Praca naukowa do pracy naukowej
Osobisty podpis Yu.G. Demidov Podpis osobisty K.I. Ignatiew

Podpisując wspólny dokument, pierwsza kartka nie jest sporządzana na papierze firmowym.

Dokumenty sporządzone przez komisję nie wskazują stanowisk osób podpisujących dokument, lecz ich obowiązki w ramach komisji zgodnie z podziałem, np.:

Przewodniczący Komisji Podpis osobisty V.D. Banasiukewicz
Członkowie komisji Podpis osobisty A.N. Sokowa
Podpis osobisty A.S. Krasawin
Podpis osobisty O.I. Rysków

3.23. Pieczęć zatwierdzenia dokumentu składa się ze słowa ZGODNIE, stanowiska osoby, z którą dokument został zatwierdzony (w tym nazwy organizacji), podpisu osobistego, transkrypcji podpisu (inicjały, nazwisko) i daty zatwierdzenia, np. :

ZGODA

Rektor Akademia Finansowa
pod rządami Federacji Rosyjskiej

Podpis osobisty A.G. Gryaznova
data

Jeżeli zatwierdzenie następuje w formie listu, protokołu itp., pieczęć zatwierdzenia sporządza się w następujący sposób:

ZGODA

List Akademia Rosyjska
Nauki medyczne
z dnia 05.06.2003 N 430-162

ZGODA

Protokół z posiedzenia Zarządu
Państwo rosyjskie
firma ubezpieczeniowa „Rosgosstrakh”
z dnia 05.06.2003 N 10

3.24. Zatwierdzenie dokumentu następuje wraz z wizą zatwierdzającą dokument (zwaną dalej wizą), która zawiera podpis i stanowisko osoby zatwierdzającej dokument, transkrypcję podpisu (inicjały, nazwisko) oraz datę podpisania. Na przykład:

Kierownik Dział prawny
Podpis osobisty A.S. Orłow
data

Jeżeli do dokumentu są jakieś uwagi, wiza wydawana jest w następujący sposób:

Załączono komentarze
Kierownik Działu Prawnego
Podpis osobisty A.S. Orłow
ata

Uwagi zamieszczane są na osobnej kartce, podpisywanej i dołączanej do dokumentu.

W przypadku dokumentu, którego oryginał pozostaje w organizacji, wizy umieszczane są na dole odwrotnej strony ostatniej kartki oryginalnego dokumentu.

W przypadku dokumentu, którego oryginał jest wysyłany z organizacji, wizy umieszczane są na dole przednia strona kopie przesłanego dokumentu.

Istnieje możliwość wystawienia dokumentów wizowych na odrębnym arkuszu zgody.

Dozwolone jest, według uznania organizacji, zatwierdzanie dokumentu i jego załączników strona po stronie.

3,25. Odcisk pieczęci poświadcza autentyczność podpisu urzędnika na dokumentach poświadczających prawa osób, stwierdzających fakty dotyczące majątku finansowego, a także na innych dokumentach, które przewidują poświadczenie autentyczności podpisu.

Dokumenty są poświadczone pieczęcią organizacji.

3.26. Poświadczając zgodność kopii dokumentu z oryginałem, poniżej atrybutu „Podpis” umieszcza się napis potwierdzający: „Prawda”; stanowisko osoby, która poświadczyła kopię; podpis osobisty; odszyfrowanie podpisu (inicjały, nazwisko); data certyfikacji, na przykład:

Prawidłowy
Inspektor ds. usług kadrowych Podpis osobisty T.S. Lewczenko
data

Dopuszcza się poświadczenie kopii dokumentu pieczęcią ustaloną według uznania organizacji.

3,27. Oznaczenie wykonawcy zawiera inicjały i nazwisko wykonawcy dokumentu oraz jego numer telefonu. Oznaczenie dotyczące wykonawcy umieszcza się na przedniej lub tylnej stronie ostatniej kartki dokumentu w lewym dolnym rogu, np.:

VA Żukow
924 45 67

3.28. Notatka o wykonaniu dokumentu i przesłaniu go do akt zawiera następujące dane: wzmiankę o dacie i numerze dokumentu wskazującą na jego wykonanie lub, w przypadku braku takiego dokumentu, krótką informację o wykonaniu; słowa „Zabierz się do pracy”; numer pliku, w którym dokument będzie przechowywany.

Notatkę o wykonaniu dokumentu i przesłaniu do akt podpisuje i datuje wykonawca dokumentu lub kierownik jednostki strukturalnej, w której dokument został sporządzony.

3.29. Znak na otrzymaniu dokumentu przez organizację zawiera kolejny numer seryjny i datę otrzymania dokumentu (w razie potrzeby - godziny i minuty).

Dopuszczalne jest oznaczenie odbioru dokumentu przez organizację w formie pieczątki.

3.30. Identyfikatorem elektronicznej kopii dokumentu jest znak (stopka) umieszczony w lewym dolnym rogu każdej strony dokumentu i zawierający nazwę pliku na nośniku komputerowym, datę i inne dane wyszukiwania zainstalowane w organizacji.

4. Wymagania dotyczące formularzy dokumentów

4.1. Dokumenty sporządzane są na formularzach.

Zainstaluj dwa standardowy format formularze dokumentów - A4 (210 x 297 mm) i A5 (148 x 210 mm).

Każdy arkusz dokumentu, czy to na formularzu, czy bez niego, musi zawierać pola co najmniej:

20 mm - lewy;

10 mm - prawy;

20 mm - góra;

20 mm - niżej.

4.2. Formularze dokumentów należy przygotować na papierze białym lub jasnym.

4.3. Formularze dokumentów sporządzane są zgodnie z Załącznikiem A. Przybliżone granice obszarów, w których znajdują się szczegóły, zaznaczono linią przerywaną. Każdą strefę wyznacza zestaw szczegółów w niej zawartych.

4.4. W zależności od umiejscowienia detali instalowane są dwie wersje form - kątowa (rysunek A.1) i podłużna (rysunek A.2).

4,5. Podpory 01 (02 lub 03) umieszcza się powyżej środka podpór 08. Podpory 03 można umieścić na poziomie podpór 08.

Detale 08, 09, 10, 14, znaczniki graniczne dla detali 11, 12, 13 w granicach obszarów lokalizacji detali umieszcza się w jeden z następujących sposobów:

Wyśrodkowany (początek i koniec każdej linii detali są jednakowo oddalone od granic obszaru, na którym znajdują się detale);

Flaga (każda linia szczegółów zaczyna się od lewej granicy obszaru, na którym znajdują się szczegóły).

4.6. W przypadku organizacji ustala się jej jednostkę strukturalną lub urzędnika następujące typy formularze dokumentów:

Formularz ogólny;

Formularz listowy;

Formularz konkretny typ dokument.

4.7. Formularz ogólny służy do sporządzania wszystkich rodzajów dokumentów, z wyjątkiem listów.

Ogólna forma w zależności od dokumenty założycielskie organizacja zawiera szczegóły 01 (02 lub 03), 08, 11, 14.

Formularz listowy, w zależności od dokumentów założycielskich organizacji, zawiera szczegóły 01 (02 lub 03), 04, 05, 06, 08, 09 oraz, w razie potrzeby, znaki ograniczające dla górne granice strefy lokalizacji detali 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Formularz określonego rodzaju dokumentu, oprócz litery, w zależności od dokumentów założycielskich organizacji, zawiera szczegóły 01 (02 lub 03), 08, 10, 14 oraz, w razie potrzeby, znaki ograniczające granice organizacji strefy, w których znajdują się detale 11, 12, 13, 18, 19.

4.8. W przypadku organizacji podmiotów wchodzących w skład Federacji Rosyjskiej, które wraz z językiem państwowym Federacji Rosyjskiej mają język państwowy podmiotu wchodzącego w skład Federacji Rosyjskiej, zaleca się stosowanie formularza podłużnego; w tym przypadku szczegóły 08, 09, 14 są wydrukowane w dwóch językach: rosyjskim (po lewej) i narodowym (po prawej) na tym samym poziomie.

4.9. W przypadku przygotowywania dokumentów na dwóch lub większej liczbie stron numerowana jest druga i kolejne strony.

Numery stron umieszcza się na środku górnego marginesu arkusza.

ZAŁĄCZNIK A
(informacyjny)

UKŁAD SZCZEGÓŁÓW DOKUMENTU

Rysunek A.1 – Rozmieszczenie szczegółów i granic stref na formularzu narożnym formatu A4

Rysunek A.2 – Rozmieszczenie szczegółów i granic stref na formularzu podłużnym formatu A4

ZAŁĄCZNIK B
(informacyjny)

PRZYKŁADOWE FORMY DOKUMENTÓW

Rysunek B.1 – Próbka forma ogólna organizacje

Rysunek B.2 – Przykładowy formularz narożny listu od organizacji

Rysunek B.3 – Przykład podłużnego formularza listu od organizacji

Wykład 1.

1. Cel USORD

Skład dokumentów zarządczych zależy od kompetencji i funkcji instytucji. Istnieją jednak podstawowe funkcje zarządzania właściwe wszystkim bez wyjątku instytucjom, organizacjom i przedsiębiorstwom. Są to funkcje organizacyjno-administracyjne, których realizacja odbywa się przy wykorzystaniu ujednoliconych dokumentów. Skład tych dokumentów ustala jednolity system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej (USORD).

USORD obejmuje następujące grupy dokumentów: organizacyjne, administracyjne, referencyjne i informacyjne oraz referencyjne i analityczne.

1. Dokumentacja organizacyjna.

1.1.Cel dokumentacji organizacyjnej.

Funkcje organizacyjne obejmują:

Utworzenie organizacji i wybór jej formy organizacyjno-prawnej;

Ustalenie jego struktury;

Określenie poziomu zatrudnienia i nazewnictwa stanowisk - menedżerów, specjalistów, wykonawców technicznych i ich taryf według Unified systemu taryfowego(ETS).

Regulacja działalności jednostek strukturalnych i pracowników;

Tworzenie doradczych organów zarządzających (na przykład zarząd, zarząd, dyrekcja);

Regulacja działań aparatu zarządzającego;

Licencjonowanie działalności (w razie potrzeby);

Ustalenie trybu pracy i systemu bezpieczeństwa;

Organizacja i ocena pracy pracowników;

Reorganizacja;

Likwidacja.

Działalność organizacyjna instytucji wyraża się w opracowaniu i zatwierdzeniu zbioru dokumentów zawierających zasady, normy, przepisy ustalające status organizacji, jej kompetencje, strukturę, personel i oficjalny skład.

Dokumenty organizacyjne są wiążące. Stanowią one podstawę prawną działalności organizacji. Dokumenty te muszą przejść procedurę zatwierdzania. W zależności od rodzaju i rodzaju dokumentów zatwierdza je kierownik jednostki strukturalnej lub organizacji lub organizacja wyższego szczebla.

Zatwierdzenie jest sposobem wprowadzenia dokumentu w życie, nadania mu mocy prawnej.

Pod względem ważności dokumenty organizacyjne mają czas nieokreślony i obowiązują do czasu ich anulowania lub zmiany i zatwierdzenia nowych.

Dokumenty organizacyjne opracowywane są przez kierownictwo instytucji lub oddziału przy zaangażowaniu wykwalifikowanych specjalistów.

Dokumenty organizacyjne sporządzane są na standardowej kartce papieru z obowiązkowym podaniem wszystkich niezbędne szczegóły. Datą dokumentu organizacyjnego jest data jego zatwierdzenia.

Tekst większości dokumentów organizacyjnych składa się z sekcji, które mają własne nagłówki i są podzielone na podgrupy.

Dokumenty organizacyjne w procesie przygotowania muszą przejść procedurę akceptacji ze wszystkimi zainteresowanymi działami i osobami.

Zatwierdzenie to wstępne badanie dokumentu, potwierdzenie faktu zapoznania się, nadanie dokumentowi mocy prawnej.

1.2.Skład dokumentów organizacyjnych.

Do dokumentów organizacyjnych zalicza się: statut organizacji, regulamin organizacji, regulamin podziału strukturalnego, organów kolegialnych i doradczych, regulamin pracy organów kolegialnych i doradczych kierownictwa lub aparatu kierowniczego oraz tabela personelu, instrukcje dot pewne gatunki czynności, zasady, przypomnienia itp.

Dokumentacja administracyjna.

2.1. Cel dokumentacji administracyjnej.

Głównym celem dokumentów administracyjnych jest regulowanie działalności organizacji.

Kierownictwo każdej organizacji ma prawo wydawania dokumentów administracyjnych.

Dokumenty administracyjne dotyczą kwestii struktury organizacyjnej instytucji, jej głównej działalności (produkcyjnej), organizacji finansowania, zasobów pracy, materiałów i informacji.

Dokumenty administracyjne zawierają decyzje przechodzące z wyższego szczebla instytucji na podległy, niższy.

Z prawnego punktu widzenia dokumenty administracyjne dotyczą akty prawne. Dokumenty administracyjne dzielą się na:

1. Akty prawne działające na szczeblu federalnym (akty wydawane przez Prezydenta Federacji Rosyjskiej, federalne organy wykonawcze)

2. Akty prawne obowiązujące na poziomie podmiotów Federacji Rosyjskiej

3. Akty prawne obowiązujące w branży

4. Akty prawne obowiązujące w ramach odrębnej organizacji, spółki, przedsiębiorstwa.

Dokumenty administracyjne wydawane przez federalne władze wykonawcze odwołują się do departamentalnych aktów normatywnych. W razie potrzeby wydawane są dokumenty administracyjne:

Wykonywanie aktów prawnych o charakterze legislacyjnym i wykonawczym;

Wykonywanie odpowiednich czynności wykonawczych i administracyjnych wynikających z funkcji i zadań organizacji.

1. Skład dokumentów administracyjnych.

Zgodnie ze sposobem podejmowania decyzji wszystkie dokumenty administracyjne dzielą się na dwie grupy:

Dokumenty publikowane na zasadzie kolegialności;

Dokumenty wydawane na podstawie jedności dowodzenia.

Rząd federalny działa na zasadzie kolegialności, organy przedstawicielskie oraz rządy podmiotów federalnych i samorządy lokalne, deski państwowe i komitety, rady ministerstw, organy zarządzające spółki akcyjne itp.

Ministerstwa federalne działają w oparciu o jedność dowodzenia, administracja instytucji, przedsiębiorstwa, firmy. W warunkach samodzielnego podejmowania decyzji prawo do podejmowania decyzji i odpowiedzialność za nie należy do kierownika organizacji.

Decyzje podejmowane kolegialnie wydawane są w formie uchwał i decyzji.

Decyzje podejmowane na podstawie jedności dowodzenia formalizowane są przez rozkazy, instrukcje, instrukcje.

Tekst dokumentów administracyjnych składa się z sekcji i podrozdziałów. Dokumenty administracyjne podlegają procedurze zatwierdzania z udziałem zainteresowanych urzędników. . Dokumenty administracyjne zachowują ważność do czasu ich unieważnienia lub zastąpienia nowymi.

3. Dokumentacja referencyjna – informacyjna i referencyjna – analityczna.

3.1. Cel informacji referencyjnych i referencyjnej dokumentacji analitycznej.

Proces podejmowania decyzji zarządczych opiera się na gromadzeniu i przetwarzaniu obiektywnych i rzetelnych informacji. Głównymi źródłami takich informacji w systemie zarządzania (instytucji) są informacje referencyjne i referencyjne dokumenty analityczne. Stanowią one podstawę informacyjną do podejmowania decyzji i publikacji dokumentów organizacyjnych i administracyjnych. Dokumenty te pełnią rolę usługową w stosunku do organizacyjnych dokumentów prawno-administracyjnych. Zawierają informacje, które zachęcają szefów struktur zarządczych do zaakceptowania pewne rozwiązania, czyli inicjują decyzje zarządcze. Informacje referencyjne i referencyjne dokumenty analityczne przechodzą od dołu do góry: z niższego poziomu na wyższy, od wykonawcy do kierownika jednostki strukturalnej, od kierownika jednostki strukturalnej do do szefa organizacji do przełożonego.

Do realizacji wykorzystywane są określone typy dokumentów referencyjnych i informacyjnych (pisma urzędowe, telegramy, wiadomości telefoniczne). linki informacyjne pomiędzy organizacjami.

3.2.Skład informacji referencyjnych i referencyjnej dokumentacji analitycznej.

Do dokumentów referencyjnych i informacyjnych zalicza się następujące rodzaje dokumentów: protokół, memorandum, wniosek, list wyjaśniający, oświadczenie, wniosek, złożenie, list.

Dokumentacja referencyjna i analityczna obejmuje akty, certyfikaty, streszczenia, wnioski, recenzje, zestawienia, zestawienia.

Wykład 2.2. Ujednolicenie dokumentacji organizacyjno-administracyjnej

1. Cel, cechy i treść dokumentacji organizacyjno-administracyjnej

Dokumentacja organizacyjno-administracyjna– jest to dokumentacja służąca sformalizowaniu działań organizacyjnych i wykonawczych organizacji (instytucji).

Dokumenty organizacyjno-administracyjne obejmują:

- dokumenty organizacyjne(statut organizacji, regulamin organizacji, struktury i poziom personelu, kadra, zasady Przepisy wewnętrzne, przepisy dotyczące podziału strukturalnego, Opis pracy pracownik). Te dokumenty określić status prawny i główne zadania instytucje, organizacje, przedsiębiorstwa i ich działy strukturalne, pracownicy;

- Administracyjnydokumentacja(rozkaz, instrukcja, instrukcja, decyzja, postanowienie). Taka dokumentacja jest sporządzana działalność administracyjną urzędnicy i ciała kolegialne. Dokumenty administracyjne w tym samym czasie są środkami przekazu pisemne instrukcje podległych instytucji, organizacji, przedsiębiorstw i konkretnych osób;

- dokumenty informacyjne i referencyjne(protokół, akt, pismo, sprawozdanie i nota wyjaśniająca, zaświadczenie, pełnomocnictwo, telegram, wiadomość telefoniczna itp.). Dokumenty te inicjują decyzje zarządcze i pozwalają wybrać taki lub inny sposób działania.

- dokumenty dotyczące personelu organizacji(przyjęcie, przeniesienie, zwolnienie z pracy, rejestracja urlopów, zachęty, kary). Dokumenty te są wykorzystywane w działaniach obsługa personelu organizacje.

Przykładowy formularz

Zestaw szczegółów dokumentu i ich układ stanowią przykładowy formularz dokumentu. Maksymalnie możliwe lista szczegółów jest 32 tytuły. Dla każdego konkretnego typu dokumentu nie wszystkie szczegóły, ale tylko te, które odpowiadają dokumentom tego typu. Skład i lokalizacja szczegóły dotyczące form dokumentów organizacyjnych i administracyjnych muszą być zgodne z STB 6.38-2004.

Normy dotyczące formularzy szablonowych określają formaty i rozmiary pól dokumentów wchodzących w skład konkretnego ujednoliconego systemu dokumentacji, a także wymagania dotyczące budowy siatki strukturalnej formularza szablonowego, szczegóły i zasady ich lokalizacji.

Przykładowy formularz można przedstawić jako rysunek zawierający szczegóły planu rozmieszczenia lub opisy szczegółów wskazując ich kolejność. Opis jest prowadzony na standardowe arkusze papierze lub zapisane na nośniku magnetycznym. Ustala się przykładowy formularz:1) formaty papierowe, 2) pola usługowe, 3) siatka strukturalna; 4) rozmieszczenie części, stref i detali z uwzględnieniem druku dwustronnego.

Przykładowy formularz to podstawy projektowania formularzy i formularzy wszelkiego rodzaju dokumentację zarządczą. Powierzchnia przeznaczona na przykładowe formularze na lokalizację każdego detalu odpowiada optymalnej objętości tego detalu w drukowanych znakach.

Rozwój ujednolicony schemat konstruowanie ORD na podstawie przykładowego formularza dozwolone:

· znacząco zwiększyć efektywność aparatu zarządzającego;

· uprościć i przyspieszyć proces pisania dokumentów;

· ułatwić wyszukiwanie i przetwarzanie dokumentów;

· zwiększyć efektywność wykorzystania organizacyjnego, obliczeniowego i powielanie sprzętu;

· wzmocnić dyscyplinę rządową.

Przykładowy formularz w formacie A4 zawiera następujące informacje: kompozycja szczegółów: Godło państwowe Republiki Białorusi; logo organizacji; kod organizacji (przedsiębiorstwa) według Krajowego Klasyfikatora Republiki Białorusi „Przedsiębiorstwa i organizacje” (OKPO); kod dokumentu według Krajowego Klasyfikatora Republiki Białorusi” Ujednolicone dokumenty„(OKUD); nazwa organizacji macierzystej; nazwa organizacji (przedsiębiorstwa); nazwa jednostki strukturalnej; adres pocztowy nadawcy; dane komunikacyjne (adres telegraficzny, dalekopis, telefaks, telefon, prawie elektroniczny, automatyczny kod zamiejscowy komunikacja telefoniczna itp.) oraz dane handlowe (numer rachunku, nazwa banku itp.); nazwa typu dokumentu; data; indeks dokumentu; link do indeksu i daty dokument przychodzący; miejsce sporządzenia lub publikacji dokumentu; pieczęć ograniczająca dostęp do dokumentów; adres; pieczęć zatwierdzająca; rezolucja; tytuł tekstu; znak kontrolny; tekst; zaznaczyć obecność aplikacji; podpis; pieczęć zatwierdzająca; wizy; foka; nazwisko i numer telefonu wykonawcy; oznaczenie na poświadczeniu kopii; notatkę o wykonaniu dokumentu i przesłaniu go do akt; oznaczenie transferu danych na nośniki magnetyczne; notatka o otrzymaniu dokumentu przez organizację (przedsiębiorstwo); znak ostrzegawczy.

Opcje formatowania szczegółów nagłówka dokumentu

Dla każdego formatu dokumentu istnieje plik dwa typy lokalizacji szczegółów nagłówka. Pierwszy - narożnik układ, w którym w lewym górnym rogu umieszczona jest nazwa organizacji (przedsiębiorstwa), która wydała dokument, jej adres, numer telefonu itp. oraz nazwa rodzaju dokumentu (zamówienie, akt itp.) , pozostawiając w prawym rogu miejsce na wskazanie informacji o adresacie lub pieczęci zatwierdzającej. Ten typ jest używany najczęściej.

Lokalizacja narożna są szczegóły flaga i wyśrodkowana. Na flaga lokalizacji, linie szczegółów zaczynają się od krawędzi lewego marginesu, a prawa krawędź linii nie jest wyrównana. Na wyśrodkowany kątowo lokalizacji, wszystkie detale znajdujące się w narożniku arkusza są wyrównane (wycentrowane), tj. znajdują się w równych odległościach od brzegu lewego marginesu i środka arkusza.

Druga opcja - wzdłużny, w którym szczegóły, w tym informacje o organizacji, która wystawiła dokument oraz nazwa dokumentu, są umieszczone na całej górze arkusza. Opcja ta służy do porządkowania detali, gdy duże ilości znaki w tych szczegółach.

Ujednolicony system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej(USORD) to wzajemnie powiązany zbiór dokumentów zapewniający działalność organizacyjną i administracyjną organizacji i przedsiębiorstw, niezależnie od ich formy własności. Głównym dokumentem rozwoju USORD jest Państwowy Standard Republiki Białorusi STB 6.10.1-95 „Ujednolicone systemy dokumentacji Republiki Białorusi. Postanowienia podstawowe”, ustanawiające wymagania dotyczące opracowywania, koordynacji i zatwierdzania ujednoliconych systemów dokumentacji.

USORD obejmuje:

1. Norma państwowa Republiki Białorusi STB 6.38-2004 „Ujednolicone systemy dokumentacji Republiki Białorusi. System dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Wymogi dokumentacyjne."

2. Wytyczne Przez praktyczne zastosowanie Norma państwowa Republika Białorusi STB 6.38-2004 „Ujednolicone systemy dokumentacji Republiki Białorusi. System dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Wymogi dokumentacyjne."

3. Klasyfikator ujednoliconych form dokumentów organizacyjno-administracyjnych.

4. Ujednolicone formy dokumentów dotyczące tworzenia, reorganizacji, likwidacji i działalności funkcjonalnej organizacji i przedsiębiorstw.

5. Ujednolicone formy dokumentów dla personelu organizacji i przedsiębiorstw.

Ujednolicone formy dokumentów ujęte w USORD, są zalecane do stosowania w narządach kontrolowany przez rząd, instytucje, organizacje, przedsiębiorstwa o państwowych i niepaństwowych formach własności.

Ujednolicone formy działalności operacyjnej usystematyzowane (sklasyfikowane) wg następujące podsystemy:

a) ujednolicone formy dokumentów dotyczące tworzenia, reorganizacji, likwidacji i działalności funkcjonalnej organizacji i przedsiębiorstw

· dokumentacja dotycząca utworzenia organizacji lub przedsiębiorstwa;

· dokumentacja dotycząca reorganizacji organizacji lub przedsiębiorstwa;

· dokumentacja dotycząca likwidacji organizacji lub przedsiębiorstwa;

dokumentacja dotycząca prywatyzacji państwa i organizacje użyteczności publicznej, przedsiębiorstwa;

dokumentacja dot działalność administracyjną organizacje, przedsiębiorstwa;

· dokumentacja dotycząca regulacji organizacyjnych i regulacyjnych działalności organizacji lub przedsiębiorstwa;

· dokumentacja operacyjna i informacyjna regulacja działalności organizacji lub przedsiębiorstwa;

b) ujednolicone formy dokumentów dla personelu organizacji i przedsiębiorstw

· dokumentacja dotycząca zatrudnienia;

· dokumentacja przeniesienia (relokacji) na inną pracę;

· dokumentacja zwolnienia z pracy;

· dokumentacja do rejestracji urlopu;

· dokumentacja dotycząca rejestracji zachęt;

· dokumentacja dotycząca rejestracji sankcji dyscyplinarnych.

Więcej dokładna informacja według ujednoliconych form każdego z powyższych podsystemów zamieszczono w książce „Jednolity system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej”/Ręka. autor zespołu P.A. Levchik i in. / Mn.: BelNIIDAD, 2000. – 87 s.

Aby wdrożyć kodowanie ujednoliconych form działalności operacyjnej, opracowano lokalne klasyfikatory:

podsystemy;

·rodzaje dokumentów.

Kod ujednolicona forma w razie potrzeby umieszczone na formularzach odpowiedniego DZW.

Lokalne klasyfikatory ORD mogą być część integralna wsparcie informacyjne podczas rozwoju systemy automatyczne do kompletowania, utrwalania, wyszukiwania, monitorowania przepływu i wykonywania dokumentów oraz organizowania ich przechowywania.

Dla zajęcia praktyczne Wykorzystywany jest także „Album formularzy dokumentów organizacyjnych i administracyjnych” / Autor-programista. EN Davydova i inni - Mn.: BelNIIDAD, 2002. - 148 s. W Albumie dokumenty prezentowane są w formie układy (struktury dokumentów) i próbki (przykłady projektów dokumentów). Formy dokumentów zbudowane są w oparciu o kątowy i podłużny układ detali; podano przykłady sposobu ich ułożenia środkowego i chorągiewkowego.

Album składa się z następujących sekcji:

dokumenty administracyjne (zamówienie, instrukcja, decyzja, instrukcja;

·dokumenty organizacyjne (regulaminy, instrukcje, regulaminy);

·dokumenty referencyjne i informacyjne (protokół, ustawa, list serwisowy, notatka, nota wyjaśniająca, wiadomość telefoniczna, telegram);

dokumenty na personel(oświadczenie, zamówienie, przedstawienie, memorandum, nota wyjaśniająca).