Używanie pojazdu pracownika przedsiębiorstwa w pracy ma miejsce w celach produkcyjnych, gdy podróżująca przyroda praca. Koszty poniesione przez pracownika w związku z obsługą sprzętu pokrywa pracodawca. Warunki wypłaty odszkodowania w drodze porozumienia między pracodawcą a pracownikiem określane są zgodnie z art. 188 Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej. W tym artykule dowiesz się, jak naliczane jest odszkodowanie za korzystanie z samochodu osobowego. celach oficjalnych w 2018 roku przekażemy próbki dokumentów.

Podstawy wypłaty rekompensaty za wydatki

Atrakcja transport osobisty do celów służbowych musi zostać sformalizowany w formie pisemnej umowy pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. Umowa zostaje zawarta odrębny dokument lub dodatek do umowy o pracę, w zależności od rodzaju umowy. Przy zawieraniu umowy ustalane są warunki eksploatacji – czas użytkowania, częstotliwość oraz obowiązki podczas wykonywania których wykorzystywany jest transport. Wysokość odszkodowania równa norma legislacyjna lub nad nim.

Umowa zawierana jest także na jednorazowy wyjazd. Podstawą dokonywania wpłat jest zlecenie sporządzone przez pracodawcę w dn wolna forma. Dokument nosi krótka informacja od wysokości odszkodowania i częstotliwości płatności. Zamówienie wydawane jest na koniec miesiąca na podstawie kalkulacji dokonanej przez dział księgowości przedsiębiorstwa.

Rodzaje kosztów zwracanych pracownikowi

Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej określa możliwość wypłaty odszkodowania za zużycie pojazd i płatność bieżące wydatki za eksploatację samochodu osobowego w zamian za:

• Przeprowadzanie napraw bieżących.
• Wydatki na zakup paliwa i paliw.
• Opłaty za parkowanie w trakcie zmiany roboczej, mycie samochodu.
• Inne koszty poniesione w trakcie eksploatacji.

Zdaniem organów podatkowych na kwotę odszkodowania składają się zużycie pojazdu, wydatki na paliwa i smary, konserwację i serwisowanie.

Pracodawca może zrekompensować koszty paliwa i smarów na podstawie czeków dostarczonych przez pracownika. Wydatki na paliwo i smary pokrywa pracodawca w wysokości rzeczywiste koszty, udokumentowane. W rachunkowości podatkowej nie uwzględnia się kwoty kosztów paliw i smarów. W przypadku płatności konieczne jest określenie przebiegu, zastosowanie norm zużycia zgodnie z przepisami Ministerstwa Transportu lub dokumentacja techniczna transport.

Kwota wynagrodzenia przekazana pracownikowi

Ustawodawstwo określa standardy wypłacanego odszkodowania. Normy są brane pod uwagę przy obliczaniu podatku dochodowego lub podatku jednorazowego. Rzeczywista płatność na rzecz pracownika może być wyższa niż kwoty określone przez prawo.

Maksymalna wysokość wypłaconego odszkodowania została zatwierdzona Dekretem Rządu nr 563 z dnia 2 lipca 2013 r. Kwota za transport pasażerski Jest:

• 2400 rubli za pojemność silnika do 2 tysięcy metrów sześciennych. cm.
• 3000 rubli za silniki o pojemności ponad 2 tysięcy metrów sześciennych. cm.

Odpowiedzi na pytania

Pytanie nr 1. Czy konieczne jest wskazanie w umowie wysokości odszkodowania za korzystanie z transportu osobistego?

Dokładna wysokość odszkodowania nie musi być określona w umowie. Wymagany warunek to wykaz wydatków zwracanych przez pracodawcę. Wysokość płatności zależy od dostępności dokumentów potwierdzających i liczby dni korzystania z transportu.

Pytanie nr 2. Z jakiego źródła pokrywane są wydatki przekraczające standardy wynagrodzeń?

Kwoty przekraczające ustalonych standardów, pokrywane są z zysku, jakim dysponuje przedsiębiorstwo.

Obliczanie kwot dokonanych wpłat

Kwoty odszkodowań wypłacane w formie stałej naliczane są na podstawie dni faktycznego wykonywania przewozu. Przy kalkulacji wartość dobową ustala się jako iloraz umownej kwoty miesięcznej i liczby dni roboczych w miesiącu (wg kalendarza produkcyjnego). Kwotę należną do zapłaty ustala się jako iloczyn dni użytkowania pojazdu i dziennej rekompensaty.

W przypadku braku porozumienia w sprawie zapłaty kwoty stałej wysokość odszkodowania ustalana jest zgodnie z dokumentami. Aby potwierdzić, że wypłacone kwoty stanowią rekompensatę, wymagany jest staranny dobór dokumentów zawierających wymagane szczegóły i zgodnych z wymogiem wykonalności ekonomicznej.

Instrukcje krok po kroku dotyczące otrzymania rekompensaty za wydatki

Aby potwierdzić, że płatność nie jest przychodem pracownika, ale wynagrodzeniem, należy dysponować szeregiem dokumentów i przejść procedurę rejestracyjną. W przypadku, gdy konieczność korzystania z transportu w celu wykonywania obowiązków służbowych wystąpi po zatrudnieniu, strony zawierają umowę osobna umowa do umowy o pracę o przeniesienie transportu lub umowy najmu.

Zarządzanie transportem może prowadzić sam właściciel lub inna osoba wyznaczona przez pracodawcę. Umowa najmu zawierana jest na przeniesienie pojazdu z kierowcą lub bez.

Jeżeli warunek prowadzenia transportu nie jest określony, kierowcą samochodu może być dowolna osoba. Wraz z umową najmu sporządzany jest akt przyjęcia i przekazania transportu, podpisany przez obie strony.

Opodatkowanie świadczeń kompensacyjnych

Opodatkowanie kwot wypłaconych osobie fizycznej zależy od rodzaju zawartej umowy o wykonywanie przewozu.

Kwoty odszkodowania w zamian za korzystanie z transportu nie podlegają podatkowi dochodowemu od osób fizycznych oraz naliczeniu na poczet opłacania składek ubezpieczeniowych. Wypłaty kompensacyjne nie podlegają opodatkowaniu w granicach kwot określonych w umowie i uzasadnionych dokumentami. Jeżeli strony zawierają umowę najmu, otrzymane przez tę osobę kwoty podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych według stawki 13% dla rezydentów i 30%, gdy wynajmujący jest nierezydentem.

Rachunkowość transakcji księgowych dotyczących wynagrodzeń

Przedsiębiorstwo prowadzi ewidencję dni wykonywania przewozów. Jeżeli przewozy są wykonywane systematycznie i przez dłuższy okres, odszkodowanie wypłacane jest co miesiąc. Na koniec miesiąca sporządzane jest zaświadczenie o wyliczeniu, na podstawie którego wydawany jest nakaz zapłaty odszkodowania.

Przykład obliczenia odszkodowania

Firma handlowa Novost LLC zawarła umowę z pracownikiem V. na korzystanie z transportu osobistego w marcu 2017 roku. Kwota odpowiada normie i wynosi 3000 rubli miesięcznie, pod warunkiem korzystania z transportu w dni robocze. Rzeczywista operacja w marcu trwała 12 dni. W księgowości przedsiębiorstwa:

• Oblicza się kwotę odszkodowania: K = 3000 / 22 x 12 = 1636,32 rubli;
• Kwotę odszkodowania oblicza się: Dt 44 Kt 73 w wysokości 1636,32 rubli;
• Pracownik otrzymuje wypłatę na konto: Dt 73 Kt 51 w kwocie 1636,32 rubli.

Podatek nie jest potrącany przy płatności. Przelew środków odbywa się jednocześnie z płatnością wynagrodzenie.

Uwzględnianie wynagrodzeń przy obliczaniu zysku przedsiębiorstwa

Przedsiębiorcy mają prawo zaliczyć koszty wypłaty odszkodowań w ramach wydatków zmniejszających podstawę podatku dochodowego. Kwoty dotyczą innych wydatków uwzględnianych dla celów podatkowych (klauzula 11 ust. 1 art. 264 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej). Rekompensatę uwzględnia się także przy obliczaniu podstawy opodatkowania pojedynczy podatek podczas korzystania z trybu uproszczonego ().

klauzula 12 klauzula 1 art. 346.16 Kodeks podatkowy Federacji Rosyjskiej

• Przy rozliczaniu wydatków ⇓ Ujmowanie kosztów eksploatacji samochodu osobowego odbywa się w wysokości wydatków standardowych, transport towarowy - V pełna kwota
• odszkodowanie.
• Rekompensata za paliwo i smary nie jest wliczona osobno w skład. Według Federalnej Służby Podatkowej rekompensata obejmuje koszty paliwa i smarów.
• Kwota odszkodowania za dni przestoju, podczas których pojazd nie był używany, nie jest wliczona w cenę. Potwierdzeniem faktycznego wykonania transportu jest listy przewozowe
• wydawane podczas poruszania się pojazdu.

Uwzględniane są wyłącznie kwoty faktycznie wypłacone danej osobie. Uwzględniając koszty, musisz je mieć pełna lista

dokumenty potwierdzające ekonomiczne uzasadnienie wydatków pozwalające na wypłatę odszkodowania.

Jak kwestionowana jest wysokość odszkodowania Podczas sprawdzania Federalna Służba Podatkowa może wykluczyć z wydatków rekompensatę za korzystanie z transportu osobistego. Przyczyną może być brak dokumenty uzupełniające : listy przewozowe, kalkulacje, rachunki za paliwo i smary, zamówienia, paszport pojazdu i inne formularze obowiązkowe

. Kwoty są kwestionowane w sądzie. Kontrowersyjną kwestią w zakresie opodatkowania płatności jest zawarcie umowy z osobą działającą na podstawie pełnomocnictwa. Trudną kwestią jest zdefiniowanie pojęcia transportu osobistego. Pracodawca może potrącić podatek dochodowy od osób fizycznych oraz opłaty składki ubezpieczeniowe

od naliczonych kwot czy też nie stosować opodatkowania, lecz bronić swojego stanowiska w sądzie.

Kategoria „Pytania i odpowiedzi” Czy konieczne jest uzasadnienie kosztów wykonania transportu, jeżeli wynagrodzenie wypłacane jest w formie czynszu?

Jeśli praca Twojego pracownika wiąże się z ciągłymi podróżami i jest gotowy to robić swoim prywatnym samochodem, możesz zawrzeć z nim umowę i wypłacić mu z tego tytułu odszkodowanie (art. 188 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Ale trzeba wziąć pod uwagę, że dla pojazdy osobowe kwoty takich rekompensat dla celów uznania ich za wydatki „zyskowne” są znacznie ograniczone (klauzula 11 ust. 1 art. 264 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej, pismo Ministerstwa Finansów z dnia 14 sierpnia 2017 r. N 03 -03-06/1/52036). Rozmiar zależy od pojemności silnika maszyny. Jeżeli on (uchwała Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 08.02.2002 N 92):

• nie więcej niż 2000 metrów sześciennych cm włącznie, wówczas rekompensata wyniesie 1200 rubli. na miesiąc;
• ponad 2000 metrów sześciennych cm, następnie - 1500 rubli. na miesiąc.

Zatem z tego punktu widzenia bardziej opłacalne dla pracodawcy może być zawarcie z pracownikiem umowy najmu pojazdu z załogą.

Jednocześnie nawet po zawarciu umowy o użytkowanie samochodu masz oczywiście prawo wypłacić pracownikowi wynagrodzenie w większej wysokości i po prostu nie zaliczać kwoty przekraczającej powyższe limity do kosztów podatku dochodowego . Co więcej, wysokość odszkodowania można ustalić jako kwotę stałą lub obliczać co miesiąc według określonego algorytmu (np. w zależności od przebiegu samochodu). W ten ostatni przypadek Na koniec każdego miesiąca będziesz musiał sporządzić zestawienie księgowe wyliczające odszkodowanie za samochód na podstawie dokumentów trasowych i płatniczych, które pracownik będzie musiał przedłożyć do działu księgowości.

Należy pamiętać, że wynagrodzenie za użytkowanie samochodu nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych w granicach określonych w umowie pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. Ponadto wysokość zwrotu wydatków związanych z eksploatacją samochodu, potwierdzona dokumentami (np. za parkowanie pojazdów w godziny pracy).

Od kwoty odszkodowania określonej w umowie nie będą musiały być pobierane składki na ubezpieczenie (Pismo Ministra Finansów z dnia 23 października 2017 r. N 03-15-06/69146).

Co uwzględnić w kalkulacji

W zaświadczeniu wyliczającym odszkodowanie za użytkowanie samochodu osobowego musisz podać wszystkie dane cyfrowe, na podstawie których ustalisz wysokość odszkodowania: przejechany przebieg, ilość zakupionego paliwa itp. Procedurę obliczania odszkodowania lepiej określić w umowie z pracownikiem w sprawie korzystania z samochodu. Ponadto do certyfikatu będziesz musiał dołączyć dokumenty potwierdzające: dokumenty podróży, rachunki za zakup paliw i smarów itp.

Wiele organizacji potrzebuje pracowników terenowych. Mogą to być agenci, menedżerowie sprzedaży, przedstawiciele handlowi i inni specjaliści terenowi. Wydajność pracy takich pracowników jest bezpośrednio zależna od stopnia ich mobilności, a posiadanie samochodu staje się obowiązkowe. Jednak nie zawsze ma sens, aby pracodawca zapewniał pracownikom transport służbowy. Zamiast tego bardzo często zatrudniani są pracownicy posiadający własny samochód.

Dziś proponujemy dowiedzieć się, w jaki sposób przetwarzane i wypłacane jest odszkodowanie za używanie samochodu osobowego do celów służbowych.

Przygotowanie niezbędnych dokumentów

Podajmy przykład. Załóżmy, że kierowca nie jest właścicielem samochodu. Pojazd należy do jego brata. W takim przypadku pracownik zawiera umowę najmu ze swoim krewnym. W takiej sytuacji kwota wynagrodzenia otrzymanego przez pracownika za użytkowanie samochodu również będzie podlegać opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

Dodatkowo wielkość silnika pojazdu może mieć wpływ na wypłatę odszkodowania za użytkowanie pojazdu. Wysokość wypłaty odszkodowania zmienia się w następujący sposób:

• za pojemność silnika do 2 tysięcy cm 3 płaci się 1200 rubli;
• jeżeli pojemność silnika jest większa niż 2 tysiące cm3, płaci się 1500 rubli;
• dla motocykli - 600 rubli.

Normy te są ustalone Dekret Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 08.02.2002 N 92.

Stawki wynagrodzeń za ciężarówki nie zainstalowany. Można zatem odpisać koszty wypłaty odszkodowania (zarówno za zużycie, jak i zwrot wydatków) as wydatki podatkowe w pełni ( s. 49 ust. 1 art. 264 Kodeks podatkowy Federacji Rosyjskiej).

Wysokość odszkodowania za użytkowanie samochodu uzależniona jest od rodzaju pojazdu i pojemności silnika, ze względu na różne zużycie benzyny.

W przypadku wypłacenia odszkodowania przekraczającego ustalone normy, od nadwyżki naliczany jest podatek dochodowy od osób fizycznych.

Organizacja lub indywidualny przedsiębiorca musi posiadać określoną listę dokumentów potwierdzających brak podstaw do obliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych:

• dokument potwierdzający, że używany samochód należy do pracownika;
• obliczanie odszkodowania;
• listy przewozowe (mimo że Federalny Sąd Arbitrażowy Dzielnica Centralna w swojej uchwale w sprawie nr A62-5333/2008 z dnia 25 maja 2009 roku uważa, że ​​listy przewozowe w w tym przypadku są opcjonalne; aby uniknąć sporów z INFS, zalecamy nie ignorować ich rejestracji);
• rachunki gotówkowe za paliwo, parking i myjnię samochodową.

Według klauzula 1 art. 210, podst. 1 pkt 2 szt. 211 Kodeks podatkowy Federacji Rosyjskiej, wydatki poniesione przez pracownika na naprawy, konserwację, części zamienne, opłacenie opłat transportowych i zdanie przeglądu technicznego stanowią dochód pracownika i podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Procedura wypłaty odszkodowania

Jest wiele pewne zasady wypłaty rekompensat:

• wysokość wynagrodzenia pracownikowi za używanie samochodu osobowego do celów produkcyjnych wypłacana jest raz w miesiącu;
• odszkodowanie nie przysługuje, jeżeli samochód osobowy nie jest wykorzystywany do celów produkcyjnych (pracownik przebywa na urlopie, w podróży służbowej lub na zwolnieniu lekarskim);
• jeśli samochód jest używany w organizacji, nie rób tego pełny miesiąc, rekompensata powinna być niższa od normy ( pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 15 września 2005 r. N 03-03-04/2/63). W takim przypadku wysokość odszkodowania oblicza się proporcjonalnie do liczby przepracowanych dni w miesiącu.

Czy przy wypłacie odszkodowania można obniżyć podatek dochodowy?

W 2018 roku kwotę odszkodowania za używanie samochodu pracownika do celów służbowych można zaliczyć do wydatków zmniejszających podatek dochodowy. Należy pamiętać, że w tej sytuacji wymagany jest dowód używania pojazdu przez pracownika do celów służbowych. Pracodawca musi wydać zamówienie i podać przyczynę (na przykład organizacja nie ma samochodów).

Możliwość uwzględnienia kosztów utrzymania samochód służbowy zarejestrowana do celów rozliczania podatku dochodowego w akapicie 11 ustępu 1 artykułu 264 Kodeks podatkowy . Jednocześnie zdecydowana większość przedsiębiorstw woli zwracać pracownikom koszty benzyny, gdy korzystają oni z pojazdów prywatnych w celach służbowych.

Przy opodatkowaniu zysków można uwzględnić wydatki na benzynę, jeśli są one celowe potrzeba produkcyjna, na podstawie decyzje sądowe. Jako przykład przytoczmy decyzję sędziów Okręgu Zachodniosyberyjskiego. Przeanalizowali umowy dotyczące korzystania z samochodów osobowych pracowników do celów pracy.

W szczególności w umowach wskazano, że do obowiązków pracowników należy:

• obsługa pojazdów do celów służbowych na polecenie przedsiębiorstwa;
• utrzymywanie dobry stan samochody na okres określony w umowie;
• naprawy samochodów - główne i bieżące;
• ponosić inne wydatki na utrzymanie pojazdów;
• przedstawienie przedsiębiorstwu dokumentów potwierdzających eksploatację pojazdów do celów służbowych (list przewozowy);
• zakup paliwa smary do tankowania.

Do obowiązków firmy należało:

• przydzielanie pracownikom takich zadań, w których samochód będzie wykorzystywany wyłącznie do celów służbowych;
• zwrot wydatków na paliwa i smary.

W związku z faktem, że pracownicy przy realizacji swoich zadań korzystali z pojazdów osobowych organizacji, zgodnie z orzeczeniem sądu, koszty benzyny uznano za uzasadnione i poniesione w toku aktywność zawodowa. Oznacza to, że wydatki te mogą zmniejszać dochód do opodatkowania (na podstawie art akapit 11 ust. 1 art. 264 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej).

Ponadto sędziowie zwrócili uwagę, że rekompensata za faktycznie poniesione wydatki nie stanowi wypłaty odszkodowania za używanie pojazdów osobowych w celach służbowych. To znaczy w w tym przykładzie, które sprawdziliśmy, pracownikom zwracano jedynie koszty paliwa. Nie przyznano im odszkodowania za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych.

Artykuł został zredagowany wg aktualne ustawodawstwo 04.06.2018

To może być również przydatne:

Czy informacje są przydatne? Powiedz swoim przyjaciołom i współpracownikom

Drodzy czytelnicy! Materiały serwisu poświęcone są standardowe metody decyzje podatkowe i kwestie prawne, ale każdy przypadek jest wyjątkowy.

Jeśli chcesz wiedzieć jak rozwiązać swój konkretny problem, skontaktuj się z nami. To szybkie i bezpłatne! Można również skonsultować się telefonicznie: MSK - 74999385226. Petersburg - 78124673429. Regiony - 78003502369 wew. 257

Artykuł 188 Kodeks Pracy Federacja Rosyjska ustanowiła obowiązki pracodawcy, m.in. twój samochód.

Płacąc odszkodowanie, należy kierować się Listem Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 21 lipca 1992 r. N 57 „W sprawie warunków wypłaty wynagrodzeń pracownikom za korzystanie z ich danych osobowych samochody osobowe Dla wyjazdy służbowe„. Pomimo tego, że dokument ten został opublikowany prawie 18 lat temu, pozostaje aktualny do dziś (Pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 16 listopada 2006 r. N 03-03-02/275).

Odszkodowanie pieniężne nie przysługuje wszystkim pracownikom przedsiębiorstwa, ale tylko tym, których praca wiąże się z ciągłymi podróżami służbowymi (Pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 26 maja 2009 r. N 03-03-07/13): na przykład kurierzy , menedżerowie, przedstawiciele handlowi, dyrektorzy wykonawczy itp. Procedura pracy w podróży musi być zapisana w opisach stanowisk.

Tryb i wysokość zwrotu kosztów związanych z korzystaniem z majątku osobistego pracownika ustala kierownik organizacji w porozumieniu z pracownikiem.

Wysokość odszkodowania uzależniona jest od intensywności użytkowania samochodu wykorzystywanego do celów służbowych oraz jego marki. Odszkodowanie jest przyznawane z uwzględnieniem faktu, że pracownik musi pokryć wydatki związane z przejęciem paliwa i smary, obsługa techniczna, naprawa samochodów itp. Ponadto w ramach odszkodowania należy uwzględnić stopień zużycia pojazdu.

Jeżeli zatem pracownik otrzyma odszkodowanie, nie przysługuje mu żadne dodatkowe wynagrodzenie związane z kosztami eksploatacji maszyny.

Odszkodowanie wypłacane jest raz w miesiącu, niezależnie od wysokości dni kalendarzowe w tym.

W przypadku nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu urlopu, podróży służbowej, choroby i innych okoliczności, gdy samochód osobisty nie jest używany do celów służbowych, odszkodowanie nie jest wypłacane (Pismo Federalnej Służby Podatkowej Rosji do Moskwy z dnia 22 lutego , 2007 N 20-12/016776).

Dokumentacja

Wypłata odszkodowania za używanie samochodu osobowego do celów służbowych musi być przewidziana w zapisach umowy o pracę lub ustalona w odrębnej pisemnej umowie pomiędzy pracodawcą a pracownikiem.

W opis stanowiska Pracownik musi wskazać, że jego praca wiąże się z ciągłymi podróżami służbowymi.

Aby otrzymać odszkodowanie, pracownik musi złożyć poświadczoną notarialnie kopię w dziale księgowości paszport techniczny samochód. Jeśli samochód używany jest przez pełnomocnika, należy przedstawić pełnomocnictwo jego właściciela.

Ponadto pracownik powinien prowadzić ewidencję podróży służbowych w voucherach podróżnych, które stanowią potwierdzenie faktyczne wykorzystanie samochód do celów służbowych i uzasadnienia wydatków pracowniczych.

Listy przewozowe należy sporządzać według zatwierdzonych formularzy. Uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 28 listopada 1997 r. N 78 i przesyłana co miesiąc do działu księgowości organizacji. Opinię tę podzielają obaj władze podatkowe(Pismo Federalnej Służby Podatkowej Rosji dla Moskwy z dnia 20 września 2005 r. N 20-12/66690) oraz specjalistów z głównego departamentu finansowego (Pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 13 kwietnia 2007 r. N 14-05- 07.06).

Sędziowie arbitrażowi nie są zgodni w tej kwestii. Tak, FAS Dzielnica północno-zachodnia uważa obecność listu przewozowego za obowiązkową w przypadku zapłaty odszkodowania za używanie samochodu osobowego do celów służbowych (uchwała z dnia 17 lutego 2006 r. w sprawie nr A66-7112/2005). Wydatki, zdaniem sędziów, nie są poparte dokumentami, jeśli arkusze tras nie zawierają śladów pobytu w miejscu wizytacji (Uchwała Federalnej Służby Antymonopolowej Okręgu Północno-Zachodniego z dnia 11 stycznia 2007 r. w sprawie nr A05-5764/2006-20).

Wynagrodzenie naliczane jest na podstawie polecenia kierownika. Nie ma standardowego formularza takiego zamówienia, dlatego jest ono sporządzane w dowolnej formie. Z reguły zamówienie wskazuje nazwisko, imię, nazwisko pracownika, któremu przydzielono wynagrodzenie, jego stanowisko i miesięczna kwota pełna kwota

Wskazane jest dołączenie do zlecenia wyliczenia wysokości miesięcznego odszkodowania ze względu na markę samochodu, koszt zużytych paliw i smarów, przebieg samochodu oraz liczbę dni roboczych w miesiącu (Pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 23 grudnia 2009 r. N 03-04-07-01/387).

Podatek dochodowy

W rachunkowości podatkowej kwota odszkodowania za korzystanie z samochodów osobowych w podróżach służbowych jest uwzględniana w innych wydatkach (klauzula 11 ust. 1 art. 264 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej). Oznacza to, że można je uwzględnić przy obliczaniu podatku dochodowego w tym samym okres raportowania w którym poniesiono wydatki.

W takim przypadku należy zwrócić uwagę na następujące kwestie. Odszkodowania za korzystanie z pojazdów osobowych ujmowane są w księgach dopiero po przekazaniu pieniędzy pracownikowi lub przelaniu na rachunek bankowy. Zasada ta dotyczy zarówno metody gotówkowej (art. 273 ust. 3 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej), jak i metody memoriałowej (art. 272 ​​ust. 7 art. 7 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej), jak i metody memoriałowej (klauzula 4 art. 7 art. 272 ​​kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej). Różni się to od rekompensat z wynagrodzeń, które można odpisać jako wydatki natychmiast po naliczeniu.

Odszkodowanie za używanie samochodu osobowego do celów służbowych może być wypłacone przez pracodawcę w dowolnej wysokości uzgodnionej z pracownikiem. Jednak dla celów podatkowych kwota odszkodowania jest znormalizowana. Jest to ustalane w paragrafach. 11 ust. 1 art. 264 Kodeks podatkowy Federacji Rosyjskiej.

Przy opodatkowaniu zysków organizacje komercyjne rekompensata za korzystanie z samochodu osobowego do celów służbowych jest uwzględniana w granicach określonych w dekrecie rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 08.02.2002 N 92 (pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 26.05.2002 r.) 2009 N 03-03-07/13). Normy te zostały wprowadzone 1 stycznia 2002 roku i obowiązują do dziś, pomimo corocznego wzrostu cen paliw i smarów, konserwacja i naprawy.

Przypomnijmy, że wysokość odszkodowania za użytkowanie samochodu uzależniona jest od mocy silnika. Jeśli pojemność silnika jest mniejsza niż 2000 cm3. cm kwota odszkodowania zmniejszająca dochód organizacji podlegający opodatkowaniu wynosi 1200 rubli. na miesiąc. Jeśli pojemność silnika jest większa niż 2000 cm3. cm, miesięczna stawka odszkodowania wynosi 1500 rubli.

Jeżeli pracownik korzysta z własnego motocykla do celów służbowych, przysługuje mu odszkodowanie w wysokości 600 rubli.

Uważać na! Ustalone standardy obliczania podatku dochodowego nie wpływają w żaden sposób na wysokość faktycznie wypłacanego pracownikowi odszkodowania. Oznacza to, że wysokość odszkodowania może przekraczać ustalone standardy. Nadwyżki nie będą jednak brane pod uwagę przy obliczaniu podatku dochodowego (klauzula 38 art. 270 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej). Specjaliści Ministerstwa Finansów Rosji wielokrotnie zwracali uwagę na to podejście w swoich pismach (z dnia 16 listopada 2006 r. N 03-03-02/275 z dnia 15 października 2008 r. N 03-03-07/24 z dnia 26.05.2009 r. N 03-03-07/13).

Jednocześnie pracodawca może zrekompensować pracownikom korzystającym z samochodów osobowych do celów służbowych wydatki związane z zakupem paliwa, paliwem, naprawami i ubezpieczeniem samochodu osobowego. Ale kwoty te nie będą brane pod uwagę przy obliczaniu podatku dochodowego (pismo Federalnej Służby Podatkowej Rosji dla Moskwy z dnia 20 września 2005 r. N 20-12/66690).

Podzielana jest ta sama opinia sędziowie arbitrażowi(Uchwała Trzeciego Arbitrażu sąd apelacyjny z dnia 07.03.2009 N A33-12556/2008-03AP-1669/2009-03AP-1670/2009 w sprawie N A33-12556/2008).

Przykład 1. Z opisu stanowiska dyrektora handlowego Kedr SA wynika, że ​​charakter jego pracy wiąże się z częstymi podróżami służbowymi. Za używanie samochodu osobowego do celów służbowych przysługuje mu odszkodowanie w wysokości 1700 rubli. Jest to określone w umowie o pracę zawartej z dyrektorem handlowym.

W kwietniu 2010 r. Regularnie odbywał podróże służbowe swoim samochodem VAZ-2107. Szef organizacji podpisał nakaz zapłaty dyrektorowi handlowemu wynagrodzenia za używanie samochodu osobowego do celów służbowych w wysokości ustalonej umową o pracę.

Pojemność silnika samochodu VAZ-2107 wynosi mniej niż 2000 metrów sześciennych. cm.

Stawka odszkodowania ten samochód równa 1200 rub. Dlatego 1200 rubli jest wliczonych w wydatki brane pod uwagę przy obliczaniu podatku dochodowego. Pozostałe 500 rubli. Zyski nie są uwzględniane dla celów podatkowych.

W przypadku nieobecności pracownika w pracy spowodowanej chorobą, urlopem, podróżą służbową itp., gdy nie korzysta się z samochodu osobowego, odszkodowanie nie jest wypłacane.

Załóżmy, że pracownik podróżował służbowo samochodem prywatnym niecały miesiąc(na przykład przez kilka dni pracował, a resztę czasu spędzał na urlopie). Rzeczywisty koszt korzystania z samochodu osobowego w podróżach służbowych będzie znacznie niższy niż w przypadku korzystania z samochodu przez cały miesiąc. W związku z tym wynagrodzenie za ten miesiąc będzie niższe.

Przy obliczaniu podatku dochodowego w tym przypadku można uwzględnić kwotę odszkodowania w kwocie mniejszej niż norma, ustalone uchwałą Rząd Federacji Rosyjskiej N 92 (Pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 15 września 2005 r. N 03-03-04/2/63).

Przykład 2. Używamy warunków z poprzedniego przykładu.

Przypuszczać dyrektor handlowy od 5 do 18 kwietnia przebywał na corocznym płatnym urlopie. Obliczmy jaką kwotę odszkodowania przysługuje mu za niepełny przepracowany miesiąc.

W kwietniu były 22 dni robocze, z czego dyrektor handlowy przepracował 12. Zatem kwota odszkodowania wyniesie 927,27 rubli. (1700 RUR: 22 ruble x 12 rubli).

Obliczając podatek dochodowy, organizacja może uwzględnić w wydatkach 654,55 rubli. (1200 rub.: 22 rub. dni x 12 rub. dni).

Nie ulega wątpliwości, że kwota odszkodowania brana pod uwagę dla celów podatkowych jest kwotą bardzo skromną. Wystarczy kupić trzy litry benzyny dziennie.

Zdając sobie z tego sprawę, specjaliści z działu finansowego doradzają organizacjom, aby zamiast wypłacać swoim pracownikom rekompensatę za korzystanie z samochodu osobowego w celach służbowych, zawarły umowę wynajmu samochodu bez załogi.

W tym wypadku całą kwotę opłaty za wynajem mogą zostać zaliczone do pozostałych wydatków na podstawie ust. 10 s. 1 sztuka 264 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej (Pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 26 maja 2009 r. N 03-03-07/13).

Rekompensata za korzystanie z innych środków transportu

W praktyce zdarzają się sytuacje, gdy pracownik do celów służbowych wykorzystuje nie samochód osobowy, a minibus lub ciężarówkę.

Przy obliczaniu podatku dochodowego organizacja może uwzględnić wydatki na odszkodowania za używanie wyłącznie samochodów osobowych sklasyfikowanych jako samochody osobowe w podróżach służbowych. Ani minibusy, ani ciężarówki w akapitach. 11 ust. 1 art. 264 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej nie są wymienione. Dla tych pojazdów nie ustalono standardów odszkodowań z tytułu podatku dochodowego (Pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 24 kwietnia 2008 r. N 03-03-06/1/293).

Nie oznacza to jednak, że organizacja nie będzie mogła pomniejszyć swojego dochodu podlegającego opodatkowaniu o kwotę wynagrodzeń wypłacanych pracownikom z tytułu używania pojazdów osobowych (nie samochodów) dla celów podatkowych.

Lista pozostałych kosztów związanych z produkcją i sprzedażą nie jest wyczerpująca. Tym samym wysokość wynagrodzeń przysługujących pracownikom z tytułu korzystania z mienia osobistego na podstawie art. 188 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej (z wyjątkiem pojazdów osobowych) można uwzględnić dla celów podatku dochodowego w ramach innych wydatków związanych z produkcją i (lub) sprzedażą (pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 8 grudnia , 2006 N 03-03-04/4/186). Może być używany jako własność prywatna telefon komórkowy, komputer, drukarka i inny sprzęt.

Podobny wniosek można wyciągnąć w odniesieniu do minibusów i ciężarówek (Pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 18 marca 2010 r. N 03-03-06/1/150). Rekompensata za używanie tych pojazdów do celów służbowych jest uwzględniana przy obliczaniu podatku dochodowego w wysokości ustalonej umową o pracę. Pod warunkiem jednak, że koszty wypłaty odszkodowania będą ekonomicznie uzasadnione i udokumentowane zgodnie z art. 252 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej.

Podatek dochodowy od osób fizycznych

Używanie przez pracownika samochodu osobowego do celów służbowych jest powiązane z jego wynikami obowiązki pracownicze. Dlatego rekompensata mieści się w normach, ustanowione przez prawo, nie podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym osoby na podstawie klauzuli 3 art. 217 Kodeks podatkowy Federacji Rosyjskiej.

Kwoty odszkodowań przekraczające normy należy uwzględnić podstawa podatku według podatku dochodowego od osób fizycznych. Jest to określone w pismach Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 19.02.2003 N 04-04-06/26 z dnia 14.08.2003 N 04-04-06/158, Federalna Służba Podatkowa Rosji dla Moskwy z dnia 28.08.2007 N 28-17/1269, z dnia 21 stycznia 2008 N 28-11/4115.

Według ekspertów z działu finansowego Ordynacja podatkowa Federacji Rosyjskiej nie przewiduje ustanowienia specjalnych standardów wynagrodzeń dla pracowników za korzystanie z pojazdów osobistych do celów służbowych podatku dochodowego od osób fizycznych. Dlatego też zastosowanie dekretu rządowego nr 92 Federacji Rosyjskiej nie jest sprzeczne z postanowieniami ust. 3 art. 217 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej (Pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 3 grudnia 2009 r. N 03-04-06-02/87).

W niektórych przypadkach sędziowie arbitrażowi wspierali urzędników (uchwała FAS Dzielnica Uralu z dnia 18 marca 2008 r. N F09-511/08-C2 w sprawie N A60-11335/07).

Praktyka arbitrażowa dość często obalała podejście organów oficjalnych. W szczególności Federalna Służba Antymonopolowa Okręgu Północno-Zachodniego odrzuciła tę argumentację urząd skarbowyże wynagrodzenie za używanie samochodu osobowego do celów służbowych nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych jedynie w granicach określonych przepisami, ustanowiony przez Rząd RF w Uchwale nr 92. Zdaniem sędziów, określone standardy działają wyłącznie dla celów obliczenia podatku dochodowego (uchwała z dnia 23 stycznia 2006 N A26-6101/2005-210).

Prezydium Naczelnego Sądu Arbitrażowego Federacji Rosyjskiej w uchwale nr 10627/06 z dnia 30 stycznia 2007 r. w sprawie nr A32-35519/2005-58/731 wskazało: wysokość odszkodowania za używanie samochodu osobowego przez celów biznesowych ustala się w drodze porozumienia stron umowy o pracę i standaryzuje się wyłącznie dla celów kalkulacji podatku dochodowego. Dlatego też, zdaniem sędziów, cała wysokość odszkodowania za używanie samochodu osobowego i wydatków związanych z jego używaniem na rzecz pracodawcy, w wysokości ustalonej w drodze porozumienia stron umowy o pracę, nie powinna podlegać podatek dochodowy od osób fizycznych.

Jednak w ostatnio Stanowisko rosyjskiego Ministerstwa Finansów uległo zmianie. W pismach z dnia 23 grudnia 2009 r. N 03-04-07-01/387 i z dnia 24 marca 2010 r. N 03-04-06/6-47 urzędnicy zauważyli, że w rozdz. 23 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej nie określa standardów odszkodowań w przypadku korzystania przez pracodawcę z majątku osobistego pracownika i nie przewiduje trybu ich ustalania. Dlatego też dla celów stosowania ust. 3 art. 217 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej należy kierować się przepisami Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej.

Artykuł 188 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej ustala: kwotę zwrotu wydatków, gdy pracownik korzysta ze swojej własności osobistej w interesie pracodawcy, ustala się w drodze porozumienia stron umowy o pracę, sporządzonej w na piśmie. Dlatego zdaniem finansistów podatek dochodowy od osób fizycznych nie jest potrącany od całej kwoty wypłaty odszkodowań, w tym zwrot kosztów pracowniczych poniesionych w związku z korzystaniem z mienia osobistego.

Jednocześnie urzędnicy nalegają, aby organizacja oprócz wyliczenia wysokości odszkodowania, dokumentów potwierdzających posiadanie mienia przez pracownika i faktyczne korzystanie z mienia w interesie pracodawcy, posiadała także dokumenty potwierdzające wysokość poniesionych wydatków.

Składki ubezpieczeniowe do funduszy pozabudżetowych

Od 1 stycznia 2010 roku pracodawcy są zobowiązani do opłacania składek na ubezpieczenie środków pozabudżetowych na podstawie Prawo federalne z dnia 24 lipca 2009 r. N 212-FZ.

Zgodnie z ust. 2 s. 1 sztuka 9 ustawy N 212-FZ składki ubezpieczeniowe nie podlegają wszystkim rodzajom odszkodowań ustanowionym przez prawo w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych przez osobę fizyczną. Ale tylko w normalnych granicach.

Ponieważ do celów naliczania składek ubezpieczeniowych do funduszy pozabudżetowych, specjalne normy odszkodowania za używanie samochodu osobowego do celów służbowych i nie ma procedury ich ustalania, możemy wyciągnąć następujący wniosek.

Wysokość odszkodowania za używanie samochodu osobowego do celów służbowych, ustalona na podstawie umowy o pracę, nie podlega opłaceniu składek na ubezpieczenie do funduszy pozabudżetowych.

Składki na ubezpieczenie wypadkowe i choroby zawodowe nie nalicza się od płatności określonych w specjalna Lista(Klauzula 4 zasad naliczania, księgowania i wydatkowania środków na realizację obowiązkowego ubezpieczenia społecznego od wypadków przy pracy i chorób zawodowych, zatwierdzona dekretem rządu Federacji Rosyjskiej z 03.02.2000 N 184).

Wykaz płatności, za które składki ubezpieczeniowe nie są pobierane do Funduszu Ubezpieczeń Społecznych Federacji Rosyjskiej, został zatwierdzony dekretem rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 7 lipca 1999 r. N 765. W paragrafie 10 tego dokumentu o czym mówimy w sprawie kwot wypłacanych pracownikom w ramach zwrotu wydatków i innych wynagrodzeń w ramach ustalonych norm.

W związku z tym odszkodowanie wypłacane pracownikowi z tytułu korzystania z samochodu do celów służbowych nie podlega składkom na ubezpieczenie od wypadków przy pracy i chorób zawodowych, a jedynie w zatwierdzonych granicach. Dekret Rządu Federacji Rosyjskiej N 92.

Odszkodowania dla przedsiębiorców indywidualnych

Dla indywidualni przedsiębiorcy Normy wydatków na odszkodowania za użytkowanie samochodów osobowych i motocykli w podróżach służbowych nie są określone w dekrecie Rządu Federacji Rosyjskiej nr 92.

Jednak zdaniem ekspertów Ministerstwa Finansów Rosji normy podane w tej uchwale mają zastosowanie także do przedsiębiorców indywidualnych, zarówno tych pracujących dla tryb ogólny opodatkowania oraz stosujących uproszczony system podatkowy. Nie ma znaczenia fakt, że sam dokument nie zawiera odniesienia do indywidualnych przedsiębiorców (Pisma Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 08.08.2005 N 03-11-04/2/40, z dnia 07.10.2004 N 03-03- 02-05/7).

Ale sądy arbitrażowe zająć inne stanowisko. W szczególności Federalna Służba Antymonopolowa Obwodu Zachodniosyberyjskiego stwierdziła, że ​​przepisy Rządu Federacji Rosyjskiej nr 92 nie mają zastosowania do przedsiębiorców indywidualnych (Uchwała z dnia 27 stycznia 2009 r. N F04-7730/2008(17508 -A03-46)). Zdaniem sędziów, określony dokument dotyczy wyłącznie organizacji, które muszą się nim kierować przy obliczaniu podatku dochodowego.

nie dotyczy Matsepuro, prawnik

Płacimy pracownikowi odszkodowanie za użytkowanie samochodu

Jak przetwarzane, rozliczane i opodatkowane jest wynagrodzenie za korzystanie z transportu osobistego w celach służbowych

Czasami praca niektórych pracowników firmy wymaga częstych podróży. Na przykład jadąc sprawy urzędowe Dyrektorzy, księgowi, menedżerowie, kurierzy, brygadziści, dostawcy mogą. A jeśli pracownik w porozumieniu z kierownictwem firmy korzysta z transportu osobistego w podróżach służbowych, ma prawo do rekompensaty za swoje wydatki V Sztuka. 188 Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej.

Ustalenie wysokości odszkodowania

Każdemu pracownikowi, który w porozumieniu z pracodawcą wykorzystuje swój samochód do celów służbowych, należy się odszkodowanie. Co więcej, można go opłacić nawet za jednorazową podróż służbową Na Sztuka. 188 Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej.

Kodeks pracy proponuje uiszczanie następujących kwot za korzystanie ze środków transportu w celach służbowych S Sztuka. 188 Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej:

• odszkodowania za użytkowanie i zużycie (amortyzację) środków transportu;
• zwrot kosztów związanych z obsługą transportu, np. paliwa i smarów.

W umowie możesz ustalić, że wypłacane przez Ciebie odszkodowanie również składa się z dwóch części: odszkodowania za zużycie pojazdu oraz zwrotu kosztów jego użytkowania w celach służbowych.

Nie ma wymagań dotyczących wysokości odszkodowania i jego obliczenia w prawo pracy NIE. Dlatego możesz ustalić dowolną rozsądną kwotę odszkodowania i nie musisz podawać szacunkowej kwoty.

Tymczasem na potrzeby płacenia podatków i składek organy regulacyjne zalecają uwzględnienie przy obliczaniu odszkodowania za korzystanie z pojazdu osobistego:

• stopień zużycia i żywotność I Pismo Ministerstwa Zdrowia i Rozwoju Społecznego Rosji z dnia 26 maja 2010 r. nr 1343-19; ust. 2 Pisma Funduszu Emerytalnego z dnia 29 września 2010 r. nr 30-21/10260;
• intensywność jego używania I.

Dlatego lepiej jest uwzględnić w umowie o korzystanie z samochodu osobowego pracownika przynajmniej pewną metodologię wyliczania odszkodowania, na przykład:

• <или>zrównać odszkodowanie z kwotą amortyzacji samochodu za miesiąc ts s. 17-20 PBU 6/01 „Rachunkowość środków trwałych”, zatwierdzony. Rozporządzeniem Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 30 marca 2001 r. nr 26n;
• <или>ustalać ceny za 1 km przebiegu „serwisowego” samochodu. Można je pożyczyć od taksówki.

Patrzymy na „podatki od wynagrodzeń”

Odszkodowania za korzystanie z transportu osobistego nie podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych ani składkom na ubezpieczenie (w tym „od obrażeń ciała”) do wysokości przewidziane umową pracownik i pracodawca I Sztuka. 188 Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej; klauzula 3 art. 217 Ordynacja podatkowa Federacji Rosyjskiej; podpunkt „oraz” ust. 2 ust. 1, art. 9 ustawy federalnej z dnia 24 lipca 2009 r. nr 212-FZ „O składkach ubezpieczeniowych…”; podpunkt 2 s. 1 sztuka 20.2 ustawy federalnej z dnia 24 lipca 1998 r. nr 125-FZ „W sprawie obowiązkowego ubezpieczenia społecznego od wypadków przy pracy i chorób zawodowych”.

Aby jednak udowodnić, że jest to wynagrodzenie, a nie dochód pracownika, trzeba zaopatrzyć się w dokumenty. Ten:

1) porozumienie między pracodawcą a pracownikiem w sprawie korzystania z osobistego środka transportu pracownika, sporządzona jako dodatek lub załącznik do umowa o pracę. Jeśli przy zatrudnianiu pracownika zgadzasz się na wynagrodzenie, warunki te można określić w samej umowie o pracę;

2) kopia dowód rejestracyjny pojazdu, ponieważ wynagrodzenie przysługuje wyłącznie za korzystanie z majątku osobistego pracownika. Kwestią dyskusyjną jest jednak możliwość wypłaty odszkodowania pracownikowi kierującemu samochodem na podstawie pełnomocnictwa. Istnieją pisma od organów regulacyjnych, które pozwalają mi Pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 27 grudnia 2010 r. nr 03-03-06/1/812; Pisma Federalnej Służby Podatkowej Rosji dla Moskwy z dnia 18 stycznia 2008 r. nr 21-18/44-1, z dnia 18 września 2007 r. nr 18-11/3/088756@, a ci, którzy tego zabraniają, robią to B;

3) dokumenty rozliczające podróże służbowe:

• <если>płacisz odszkodowanie na podstawie przebiegu podróży służbowych, a następnie wypełniasz listy przewozowezatwierdzony Uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 28 listopada 1997 r. nr 78. Nawiasem mówiąc, przebieg można obliczyć nie tylko na podstawie wskazań licznika kilometrów samochodu, ale także na podstawie danych z innych urządzeń rejestrujących ruch pojazdu (w szczególności odczytów z nawigatora GPS A Pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 16 czerwca 2011 r. nr 03-03-06/1/354);
• <если>płacisz odszkodowanie bez uwzględnienia przebiegu „serwisowego” (np stały rozmiar), to możesz nadrobić zaległości jakiekolwiek dokumenty. Może to być dziennik podróży służbowych, arkusze tras itp.

Nie zapominaj, że jeśli używasz formularzy dokumentów do rejestrowania podróży służbowych, muszą one zawierać wszystkie szczegóły dokument podstawowy i zostać zatwierdzony jako część polityka rachunkowości organizacja I klauzula 3 art. 6 ust. 2, art. 9 ustawy federalnej z dnia 21 listopada 1996 r. nr 129-FZ „O rachunkowości”;

4) czeki (paragony, faktury) na zakup paliwa i smarów oraz pokrycie innych wydatków związanych z korzystaniem przez pracownika z transportu osobistego w celach służbowych (np. dowód zapłaty za parking na lotnisku). Dla Twojej wygody pracownik może przesłać Ci te dokumenty wraz z wnioskiem o zwrot kosztów lub raport wstępny. Na podstawie tych dokumentów rekompensujesz mu wydatki. Możesz zwrócić koszty paliwa i smarów na podstawie:

• <или>z rzeczywiste zużycie paliwa i smary na 100 km przebiegu „serwisowego”;
• <или>normy zużycia paliwa określone w dokumentacji technicznej pojazdu;
• <или>Standardy Ministerstwa Transportu A s. 7.1, 7.2 Zalecenia metodologiczne „Normy zużycia paliw i smarów w transporcie drogowym”, wprowadzone w życie Rozporządzeniem Ministerstwa Transportu Rosji z dnia 14 marca 2008 r. nr AM-23-r;

5) obliczenie odszkodowanie. Procedura obliczeniowa może być zawarta w umowie o użytkowanie samochodu (umowie o pracę) lub w metodyce opracowanej i zatwierdzonej przez organizację. A konkretna wysokość odszkodowania jest w kolejności, w odcinek wypłaty(kalkulacja, kosztorys) lub ponownie w umowie (umowa o pracę), jeżeli wynagrodzenie zostało ustalone w stała kwota.

Proszę zwrócić uwagę szczególną uwagę poprawne sporządzenie dokumenty do wypłaty odszkodowania. Przecież niejasne sformułowania lub błędy w nich mogą skutkować naliczeniem dodatkowego podatku dochodowego od osób fizycznych i składek ubezpieczeniowych.

Zarówno wysokość odszkodowania za zużycie, jak i wysokość zwrotu wydatków nie podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych i składkom na ubezpieczenie. V klauzula 3 art. 217 Ordynacja podatkowa Federacji Rosyjskiej; podpunkt „oraz” ust. 2 ust. 1, art. 9 Ustawa federalna z dnia 24 lipca 2009 r. nr 212-FZ; podpunkt 2 s. 1 sztuka 20.2 ustawy federalnej z dnia 24 lipca 1998 r. nr 125-FZ; Pisma Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 31 grudnia 2010 r. nr 03-04-06/6-327, z dnia 20 maja 2010 r. nr 03-04-06/6-98.

Nie oznacza to jednak, że z opodatkowania „ podatki od wynagrodzeń» zwolnione są wszelkie wydatki zwracane pracownikowi w związku z korzystaniem z transportu osobistego w podróżach służbowych.

Z wiarygodnych źródeł

Zastępca kierownika Departamentu Opodatkowania Dochodów Osobistych Ministerstwa Finansów Rosji

„ Wydatki na paliwo, mycie i parkowanie (w godzinach pracy) zwrócone pracownikowi w związku z używaniem samochodu do celów służbowych nie będą podlegały opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, jeżeli istnieją dokumenty potwierdzające:

• używany pojazd należy do pracownika;
• obliczanie odszkodowania;
• faktyczne użytkowanie samochodu w interesie pracodawcy (listy przewozowe);
• wysokość wydatków na paliwa i smary, mycie, parkowanie (rachunki gotówkowe).

Wydatki zwracane pracownikowi na części zamienne, naprawy, konserwację, ubezpieczenie, płatności podatek transportowy a zdanie obowiązkowego przeglądu technicznego będzie jego przychodem w naturze mi klauzula 1 art. 210, pod. 1 pkt 2 szt. 211 Kodeks podatkowy Federacji Rosyjskiej. Przecież pracownik ponosi te wydatki niezależnie od tego, czy samochód będzie używany do pracy.”

Dla celów podatkowych uwzględniamy rekompensatę

Do celów opodatkowanie dochodu kwoty rekompensaty za korzystanie z transportu osobistego pracownika uwzględniane są w pozostałych wydatkach w dniu zapłaty w ramach norm miesięcznych M podpunkt 11 ust. 1 art. 264, ust. 38 art. 270, pod. 4 ust. 7 art. 272 Ordynacja podatkowa Federacji Rosyjskiej; klauzula 1 dekretu Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 08.02.2002 nr 92; Pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 08.09.2011 nr 03-03-06/1/465:

• dla samochodów osobowych:

Z silnikiem o pojemności do 2000 cm3. cm włącznie - 1200 rubli;

Z silnikiem o pojemności ponad 2000 cm3. cm - 1500 rubli;

• dla motocykli - 600 rubli.

W takim przypadku należy pamiętać o kilku zasadach rachunkowość podatkowa te kwoty:

• aby je rozliczyć należy posiadać taki sam pakiet dokumentów potwierdzających jak dla celów podatku dochodowego od osób fizycznych, w tym listy przewozowe lub dokument je zastępujący S klauzula 1 art. 252 Ordynacja podatkowa Federacji Rosyjskiej; Pismo Federalnej Służby Podatkowej Rosji dla Moskwy z dnia 04.03.2011 nr 16-15/020447@. Nawiasem mówiąc, sądy uważają, że nie jest konieczne wydawanie listów przewozowych O Uchwała Federalnej Służby Antymonopolowej Centralnej Komisji Wyborczej z dnia 25 maja 2009 r. nr A62-5333/2008; XVII AAS z dnia 31 stycznia 2008 r. nr 17AP-218/2008-AK. Ale inspektorzy z reguły mają odmienne zdanie. Dlatego jeśli nie chcesz się z nimi kłócić, lepiej prowadzić rejestr podróży służbowych;
• Zwrot kosztów podróży pracownika nie jest uwzględniany dla celów podatku dochodowego. Ponieważ według organów regulacyjnych i sądów odszkodowanie obejmuje zwrot absolutnie wszystkich wydatków pracowniczych, w tym wydatków na ubezpieczenie zdrowotne M Pismo Federalnej Służby Podatkowej Rosji dla Moskwy z dnia 03.04.2011 nr 16-15/020447@; Pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 16 listopada 2006 r. nr 03-03-02/275; klauzula 4 Przeglądu praktyki rozstrzygania sporów związanych ze stosowaniem rozdziału 25 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej (zatwierdzonej przez Prezydium FAS UO w dniu 29 maja 2009 r.);
• Zdaniem Ministerstwa Finansów nie ma obowiązku zapłaty za dni, w których środek transportu nie był używany ze względu na jego awarię oraz gdy pracownik był nieobecny w pracy (np. chory lub na urlopie). O Paragraf 2 Pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 3 grudnia 2009 r. nr 03-04-06-02/87.

Nie ma żadnych standardów dla ciężarówek. Możesz zatem w całości zaliczyć koszty zapłaty odszkodowania (zarówno za zużycie, jak i zwrot wydatków) jako koszty podatkowe ty podpunkt 49 ust. 1 art. 264 Kodeks podatkowy Federacji Rosyjskiej. Ministerstwo Finansów się z tym zgadza N Pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 18 marca 2010 r. nr 03-03-06/1/150.

Uproszczenia, ci, którzy wybrali przedmiot opodatkowania „dochody minus wydatki”, uznają kwoty rekompensat za koszty w taki sam sposób, jak w trybie ogólnym I podpunkt 12 ust. 1 art. 346.16 Kodeks podatkowy Federacji Rosyjskiej.

Odzwierciedlamy wynagrodzenie w księgowości

Kwotę odszkodowania zalicza się do wydatków w całkowicie w dniu naliczenia I s. 5, 6, 6.1, 18 PBU 10/99 „Wydatki organizacji”, zatwierdzone. Rozporządzeniem Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 05.06.99 nr 33n. Wygodniej jest odpisać te wydatki na te same konta kosztów, na których odzwierciedlone jest wynagrodzenie pracownika (44 „Koszty sprzedaży”, 20 „Produkcja główna”, 26 „ Wydatki ogólne„itd.).

Jeśli jednak daty naliczenia i wypłaty odszkodowania nie pokrywają się, wówczas pojawią się przejściowe różnice w rachunkowości S klauzula 8 PBU 18/02 „Rachunkowość przy obliczaniu podatku dochodowego od osób prawnych”, zatwierdzona. Rozporządzenie Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 19 listopada 2002 r. nr 114n.

Aby zminimalizować zastosowanie PBU 18/02, staraj się wypłacić pracownikowi odszkodowanie w miesiącu jego naliczenia.

Poza tym może się okazać, że w podatkach i księgowości rozpoznasz różne kwoty odszkodowanie. Wtedy będziesz musiał odzwierciedlić stałe zobowiązanie podatkowe O s. 4, 7 PBU 18/02.

Przykład. Rozliczenie wypłaty odszkodowania pracownikowi za korzystanie z samochodu osobowego

/ stan / Alliance LLC przeniesiona w dniu 31 sierpnia 2011 roku do karta wynagrodzeń pracownik - kierownik sprzedaży wynagrodzenie za użytkowanie samochodu osobowego w wysokości 5000 rubli. za sierpień 2011 r. Dla celów podatku dochodowego kwotę odszkodowania ustala się według stawki 1200 rubli, ponieważ pojemność silnika samochodu jest mniejsza niż 2000 metrów sześciennych. cm.

/ rozwiązanie / Alliance LLC będzie odzwierciedlać następujące wpisy w księgowości.

Oceniamy wady stałego wynagrodzenia

Jeśli praca pracownika nie wiąże się z codziennymi dojazdami, to nie warto ustalać odszkodowania za zużycie pojazdu w stałej wysokości miesięcznej. W przeciwnym razie mogą wystąpić spory z organami regulacyjnymi dotyczące jego opodatkowania. Nie jest przecież jasne, jak uwzględnić za te cele rekompensatę – w pełnej wysokości czy na podstawie dni faktycznego używania pojazdu w podróżach służbowych. Tak nam wyjaśniono w sprawie podatku dochodowego od osób fizycznych.

Z wiarygodnych źródeł

„ Kwoty odszkodowania z tytułu używania przez pracownika samochodu osobowego w ramach wykonywania obowiązków służbowych, w tym zwrot wydatków, podlegają zwrotowi, jeżeli posiadane są powyższe dokumenty, w tym listy przewozowe. Zatem za czas, w którym transport osobisty pracownika nie był faktycznie wykorzystywany do określonych celów – przejazdy nie są potwierdzone listami przewozowymi, odszkodowanie należy naliczyć proporcjonalnie do liczby dni faktycznego korzystania z samochodu. Na przykład, jeśli pracownik otrzyma wynagrodzenie w wysokości 2000 rubli. miesięcznie, w miesiącu było 20 dni roboczych, listy przewozowe były wystawiane tylko przez 18 dni, wówczas kwota odszkodowania niepodlegającego podatkowi dochodowemu od osób fizycznych wyniesie 1800 rubli. (2000 rubli / 20 dni x 18 dni).”

Ministerstwo Finansów Rosji

A oto stanowisko zajęte przez przedstawicieli rosyjskiego Ministerstwa Finansów w sprawie rozliczania stałych wynagrodzeń dla celów podatku dochodowego.

Z wiarygodnych źródeł

Główny specjalista-ekspert Departamentu Polityki Podatkowej i Taryf Celnych Ministerstwa Finansów Rosji

„W przypadku ustalenia pracownikowi wynagrodzenia za używanie samochodu osobowego do celów służbowych w kwocie stałej, jest ono wypłacane bez względu na liczbę dni, w których samochód prywatny był faktycznie wykorzystywany do wykonywania zadań służbowych. To znaczy na przykład, jeśli pracownik otrzyma wynagrodzenie w wysokości 2000 rubli. miesięcznie, w miesiącu było 20 dni roboczych, a listy przewozowe zostały sporządzone tylko na 18 dni, wówczas kwota odszkodowania nadal będzie wynosić 2000 rubli. A przy obliczaniu podatku dochodowego można wziąć pod uwagę maksymalna ilość wynagrodzenie za ten miesiąc (1500 rubli miesięcznie dla samochodów o pojemności silnika powyżej 2000 cm3 lub 1200 rubli dla samochodów o pojemności silnika do 2000 cm3). I nie trzeba tego w żaden sposób korygować.

Sporządzamy umowę o wypłacie odszkodowania

Powiedzieliśmy już, że pracownik i pracodawca muszą dojść do porozumienia w sprawie wypłaty odszkodowania. I Sztuka. 188 Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej.

Niektóre organizacje zamiast umowy wydają nakaz wypłaty pracownikowi odszkodowania. A sądy uznają takie postanowienie z podpisem pracownika potwierdzającym, że się z nim zapoznał, jako pisemną umowę M Uchwała Federalnej Służby Antymonopolowej ZSO z dnia 24 grudnia 2008 roku nr F04-5698/2008(11737-A81-41); Postanowienie Sądu Okręgowego w Niżnym Nowogrodzie z dnia 04.05.2011 nr 33-3213. Ale lepiej nie prowokować sporów i sporządzić umowę dwustronną pisemna umowa do umowy o pracę.

Wskazane jest określenie w umowie:

• informacje o transporcie pracownika (marka, rok produkcji, numer rejestracyjny);
• wysokość odszkodowania, jego wyliczenie i tryb wypłaty (w tym w zakresie zwrotu wydatków na paliwo i smary).

Wtedy porozumienie będzie jasne zarówno dla pracownika, jak i inspektorów. Można to skomponować np. w ten sposób.

Załącznik nr 2
do umowy o pracę nr 57
od 03.01.2011r

Umowa o korzystanie z samochodu osobowego pracownika

Moskwa

Społeczeństwo z ograniczona odpowiedzialność„Sojusz” reprezentowany przez dyrektor generalny Jewgienij Aleksiejewicz Romanow, działający na podstawie Statutu, zwany dalej „Pracodawcą” z jednej strony i Aleksander Waleriewicz Starostin, zwany dalej „Pracownikiem”, z drugiej strony zgodzili się, co następuje.
1. Od dnia 1 września 2011 r. pracownik podczas wykonywania obowiązków służbowych użytkuje do celów służbowych samochód marki Ford Focus o pojemności silnika 1800 m3. cm, wydanie 2008, numer stanu A777OE177 (zwany dalej samochodem).
2. Za korzystanie z samochodu pracodawca wypłaca pracownikowi wynagrodzenie w wysokości 3,50 rubla. za 1 km przebiegu w celach służbowych oraz zwraca wydatki na paliwa i smary (benzyna AI-92).
3. Zwrot kosztów benzyny pracownikowi następuje na podstawie normy zużycia paliwa określonej w instrukcji użytkowania pojazdu – 10 l/100 km oraz kilometrów przejechanych w celach służbowych.
4. Pracownik zobowiązuje się:
- prowadzenie ewidencji podróży służbowych w kartach podróży;
- przedłożyć listy przewozowe i dokumenty potwierdzające koszty transportu miesięcznie, ostatniego dnia roboczego tego miesiąca.
5. Odszkodowanie wypłacane jest na koniec miesiąca, nie później tego samego dnia wydawanie wynagrodzeń, ustalone przepisami wewnętrzne przepisy pracy.

Aplikacje:
1. Kopia dowodu rejestracyjnego pojazdu.
2. Kopia instrukcji obsługi pojazdu Ford Focus.

A podpunkt 2 s. 1 sztuka 254, pod. 11 ust. 1 art. 264 Ordynacja podatkowa Federacji Rosyjskiej; Sztuka. 646 Kodeks cywilny Federacji Rosyjskiej; Pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 15 października 2010 r. nr 03-03-06/1/649. Ale nie zapominaj, że musisz odliczyć od ceny wynajmu Podatek dochodowy od osób fizycznych podpunkt 4 ust. 1 art. 208 ust. 1, art. 226 Kodeks podatkowy Federacji Rosyjskiej.