·kopia dokumentu – dokument całkowicie odtwarzający informacje zawarte w dokumencie oryginalnym i wszystko poza nim. Pojęcie informacji, koncepcja dokumentu Dokument w pełni odtwarzający informacje oryginalne

Dokumentacja to utrwalanie informacji na różnych nośnikach według ustalonych zasad. Nośnikiem informacji udokumentowanej jest przedmiot materialny, służący do utrwalenia i przechowywania na nim informacji mowy, dźwięku lub obrazu, także w postaci przetworzonej. Narzędzia dokumentacyjne to narzędzia używane przez człowieka do tworzenia dokumentów (proste, mechaniczne, elektromechaniczne). Do środków dokumentacji zaliczają się maszyny do pisania, sprzęt komputerowy, magnetofony, dyktafony, zdjęcia, filmy i sprzęt wideo.

W zależności od użytego narzędzia dokumentacyjnego wyróżnia się metody dokumentacyjne:

• - dokumentacja tekstowa;
• - dokumentacja techniczna;
• - dokumentacja foto-filmowo-wideo;
• - dokumenty na nośnikach komputerowych, dokumentacja elektroniczna.

Dokumentacja tekstowa. Dokument tekstowy: dokument zawierający informacje dźwiękowe zapisane dowolnym rodzajem pisma lub dowolnym systemem nagrywania dźwięku. Dokumentacja tekstowa stała się najbardziej rozpowszechniona. Pomaga dokumentować działalność agencji rządowych, przedsiębiorstw i osób prywatnych.

Dokumentacja techniczna jest sposobem na uchwycenie myśli technicznej. Dokumenty techniczne to ogólna nazwa dokumentów odzwierciedlających wynik projektowania konstrukcyjnego i technologicznego, budownictwa, badań inżynieryjnych i innych prac związanych ze wznoszeniem budynków i budowli oraz wytwarzaniem wyrobów przemysłowych. Dokumentacja techniczna prowadzi ewidencję procesów pracy, środków produkcji (rysunki, rysunki, obliczenia, wykresy, opisy techniczne itp.). Jest to także dokumentacja związana z geodezją, kartografią i usługami hydrometeorologicznymi.

Dokumentacja foto-filmowo-wideo. Dokument fotograficzny to dokument wizualny stworzony fotograficznie. Osobliwością dokumentów fotograficznych jest to, że pojawiają się one w momencie wydarzeń, dlatego ze względu na swoją dokładność i klarowność mają ogromną wartość i są szeroko stosowane w różnych dziedzinach ludzkiej działalności: w medycynie, nauce, sztuce, w praktyce sądowej w dziennikarstwie itp. Mikrofotokopia służy do wykonywania kopii dokumentów. Dokument filmowy to dokument wizualny i audiowizualny stworzony w sposób kinowy. Dokument filmowy oddaje wydarzenia w dynamice i ruchu. Obecnie powszechne stały się dokumenty wideo nagrane na kliszy magnetycznej. Dokument dźwiękowy to dokument zawierający informacje dźwiękowe zarejestrowane przez dowolny system nagrywania dźwięku. Powszechnie stosowane są dokumenty audiowizualne.

Dokumenty na nośnikach komputerowych, dokumentacja elektroniczna. Za pomocą specjalnych nośników materialnych, na których zapisywane są dane za pomocą specjalnych symboli, powstają dokumenty zawierające informacje w formie zrozumiałej tylko dla maszyny. Aby człowiek mógł odczytać informacje przetwarzane przez maszynę, należy je przekształcić w formę odpowiednią dla percepcji wzrokowej. Dokument na nośniku komputerowym to dokument utworzony przy użyciu nośników i metod utrwalania zapewniających przetwarzanie jego informacji przez komputer elektroniczny. Pojawienie się dokumentacji maszynowej nie znosi dotychczasowych sposobów zapisywania informacji. Wraz z tradycyjnymi typami dokumentów w najnowszych mediach pojawiają się coraz bardziej złożone, nietradycyjne typy dokumentów.

Nośnikiem informacji jest każdy przedmiot materialny, ale ludzie używają jako takich specjalnych obiektów, z których wygodniej jest czytać informacje. Tradycyjnie używanym nośnikiem danych jest papier z nadrukowanymi w ten czy inny sposób obrazami. Ponieważ w naszych czasach głównym środkiem przetwarzania informacji jest komputer, do przechowywania informacji wykorzystuje się głównie nośniki odczytywane maszynowo.

Właściwości dokumentu.

Jak każdy przedmiot, dokument ma wiele właściwości (cech wyróżniających). Zwyczajowo wyróżnia się kilka podstawowych właściwości dokumentu, które charakteryzują się odpowiednimi cechami: mocą prawną, oryginalnością, autentycznością, kopiowalnością.

Moc prawna dokumentu to właściwość dokumentu urzędowego nadana mu przez obowiązujące ustawodawstwo, kompetencje organu, który go wydał oraz ustaloną procedurę jego wykonania. Moc prawną dokumentu może zapewnić zespół szczegółów ustalony dla każdego rodzaju dokumentu, tj. obowiązkowe elementy rejestracji dokumentu: nazwa organizacji - autor dokumentu, podpis, data, numer rejestracyjny dokumentu, pieczęć zatwierdzająca, pieczęć itp. Oryginalność dokumentu. Słowo „oryginalny” pochodzi od łacińskiego słowa „originalis”, co oznacza oryginalny, oryginalny. Cechą charakterystyczną oryginału jest jego niepowtarzalność. Nierzadko zdarzają się „zwielokrotnione oryginały”, tj. oryginały zebrane w kilku egzemplarzach. Przykładowo umowę między państwami od czasów starożytnych sporządzano w liczbie egzemplarzy odpowiadającej liczbie umawiających się stron, przy czym każdy egzemplarz stanowi oryginał. Dokumenty oryginalne mogą mieć postać oficjalnych dokumentów lub wersji roboczych.

Projekt to dokument w wersji wstępnej. Dokument roboczy: dokument napisany odręcznie lub na maszynie, odzwierciedlający pracę autora lub redaktora nad jego tekstem.

Belovik to najnowsze, przepisane lub całkowicie przedrukowane wydanie dokumentu. Dokument biały: dokument napisany odręcznie lub na maszynie, którego tekst jest skopiowany z dokumentu roboczego lub napisany bez skreśleń i poprawek.

W przypadku dokumentów urzędowych oryginałem jest biała księga podpisana przez urzędników, w niektórych przypadkach z dołączoną pieczęcią. Oryginalne dokumenty urzędowe można drukować na papierze firmowym. Rozróżnia się autografy – dokumenty przepisane lub poprawione (po przedrukowaniu lub przepisaniu) ręką autora.

Autentyczność dokumentu. Jako synonim słowa oryginał używa się słowa oryginał, co w tłumaczeniu z łaciny oznacza niezawodny. Dokument autentyczny: dokument, którego informacje o autorze, czasie i miejscu powstania zawarte w samym dokumencie lub zidentyfikowane w inny sposób potwierdzają wiarygodność jego pochodzenia.

Zatem ostateczna wersja dokumentu, prawidłowo sporządzona i podpisana, nazywana jest oryginalnym dokumentem urzędowym. Może to być pierwsza lub pojedyncza kopia oryginalnego dokumentu. Duplikat dokumentu: duplikat oryginalnego dokumentu mający moc prawną.

Liczba kopii dokumentów. Kopia dokumentu to dokument, który całkowicie odtwarza informacje z oryginalnego dokumentu i wszystkie jego cechy zewnętrzne lub ich część i nie ma mocy prawnej. Powtarzane, dokładne odwzorowanie oryginałów (w celach reprodukcji) jest kopią.

Samo pojęcie kopii (łac. copia – zestaw) kojarzy się z reprodukcją dowolnego rodzaju oryginału. Wśród kopii wyróżniamy: Wyciąg – kopia części dokumentu. Wyciąg musi zawierać odtworzenie pełnego tekstu decyzji w określonej sprawie. Wyciąg nabiera mocy prawnej po potwierdzeniu przez urzędnika organizacji lub notariusza.

Szczególnym rodzajem są fotografie i plany, których cechą charakterystyczną jest dokładne odwzorowanie oryginału. Stanowią rodzaj faksymile, automatycznej kopii.

Z wyjątkiem kopii sporządzonych bezpośrednio z oryginału lub uzyskanych automatycznie, tj. jednocześnie z oryginałem może istnieć wiele kopii: kopia kopii.

Moc prawna kopii:

• 1) odpis musi zawierać dokładny tekst oryginału (w tym formularz, na którym dokument został sporządzony), odpis pieczęci oraz podpisy urzędników.
• 2) dowód mocy prawnej kopii dokumentu – oznaczenie na jego poświadczeniu. Kopie muszą być poświadczone przez samą organizację lub, jeśli to konieczne, przez notariusza.

Kopia dokumentu- dokument w pełni odtwarzający informacje z oryginalnego dokumentu i jego cechy zewnętrzne, który nie ma mocy prawnej;... Źródło: Dekret Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 15 czerwca 2009 r. N 477 (zmieniony 7 września , 2011) W sprawie zatwierdzenia Regulaminu pracy biurowej w... Oficjalna terminologia

kopia dokumentu- Dokument, który całkowicie odtwarza informacje z dokumentu oryginalnego i wszystkie jego cechy zewnętrzne lub ich część i nie ma mocy prawnej. [GOST R 51141 98] Tematyka: praca biurowa i praca archiwalna... Przewodnik tłumacza technicznego

kopia dokumentu- 3.5 kopia dokumentu: kopia powstała w wyniku skopiowania oryginału, tekstu pisanego lub ustnego, muzyki, szumu, obrazu dokumentu ze zmianą lub wymianą nośnika i wiernie odtwarzająca treść oraz całość lub część cech zewnętrznych. ... ...

KOPIA DOKUMENTU Świetny słownik rachunkowości

KOPIA DOKUMENTU- dokładne odwzorowanie oryginału dokumentu. K.d. ma moc dokumentu oryginalnego, jeżeli jego zgodność z oryginałem zostanie poświadczona w trybie określonym przez ustawę... Duży słownik ekonomiczny

KOPIA DOKUMENTU- 1) zgodnie z GOST R 51141–98 „Zarządzanie biurem i archiwizacja. Terminy i definicje” – dokument, który w pełni odtwarza informacje zawarte w dokumencie oryginalnym i wszystkie jego cechy zewnętrzne będące ich częścią i nie ma mocy prawnej; 2) według GOST... ... Zarządzanie dokumentacją i archiwizacja w ujęciu i definicjach

Kopia mająca moc oryginału. K.do. może zostać wydany wyłącznie przez organ, który przyjął dokument lub który przechowuje dokument urzędowy. Słownik terminów biznesowych. Akademik.ru. 2001... Słownik terminów biznesowych

Potwierdzona kopia dokumentu- uwierzytelniona kopia dokumentu, na którym zgodnie z ustaloną procedurą zapisywane są niezbędne dane, nadające mu moc prawną... Źródło: Zarządzenie Rosokhrankultura z dnia 21 września 2010 r. N 163 W sprawie zatwierdzenia Instrukcji dot. ... ... Oficjalna terminologia

kopia ubezpieczeniowa dokumentu- 3.3. kopia ubezpieczeniowa dokumentu: Kopia oryginału dokumentu, która wchodzi w skład funduszu ubezpieczenia dokumentacji i ma za zadanie zastąpić oryginał w przypadku jego utraty, uszkodzenia lub niedostępności. Źródło: GOST R 13.1.107 2005: Reprografia.… … Słownik-podręcznik terminów dokumentacji normatywnej i technicznej

uwierzytelniona kopia dokumentu- 30 poświadczony odpis dokumentu: Kopia dokumentu, na której zgodnie z ustaloną procedurą umieszczone są niezbędne dane, nadające mu moc prawną

·kopia dokumentu – dokument odtwarzający w całości informacje zawarte w dokumencie oryginalnym wraz ze wszystkimi jego cechami zewnętrznymi lub jego częścią. Kopia dokumentu; nie ma mocy prawnej.

oryginał – pierwsza, autentyczna kopia dokumentu,

Wyciąg z dokumentu jest poświadczonym odpisem części dokumentu.

8. Według stopnia rozgłosu:

· otwarte – niesklasyfikowane,

· z ograniczonym dostępem. Dokumenty osobowe wymagają szczególnej staranności podczas przygotowywania i przechowywania, ponieważ potwierdzają staż pracy pracowników. Należy zadbać o ich zachowanie przez długi okres czasu. Pracując z dokumentami dotyczącymi personelu, należy wziąć pod uwagę, że dane osobowe (informacje o faktach, wydarzeniach i okolicznościach związanych z pracą i życiem osobistym obywateli) są klasyfikowane przez ustawę federalną „O informacji, informatyzacji i ochronie informacji” jako informacje poufne.

9. Według terminów:

· pilny – z treści dokumentu lub uchwały wynika termin wykonania. Aby monitorować realizację pilnych dokumentów, Atek LLC prowadzi Dziennik Kontroli.

· niepilne – termin nie jest określony.

10. Według pochodzenia:

· oficjalny (oficjalny) - wpływający na interesy organizacji, zestawiany przez osobę prawną lub osobę fizyczną, sformalizowany w określony sposób,

· osobiste – dotyczące interesów konkretnej osoby (np. reklamacja). Obywatele Rosji mają prawo kierować osobiste i zbiorowe apele do organów i urzędników państwowych. Szefowie organizacji ponoszą osobistą odpowiedzialność za pracę związaną z rozpatrywaniem apelacji obywateli. Na przykład firma Atek LLC może otrzymywać skargi dotyczące niegrzecznego traktowania gości restauracji przez kelnerów. Taka skarga zawiera żądanie przywrócenia naruszonych praw i interesów obywateli, krytykę pracowników firmy w wyniku nieuzasadnionych działań, w wyniku których doszło do naruszenia. Dokumenty osobiste obejmują także oświadczenie (dokument wskazujący żądania o charakterze osobistym lub publicznym, mające na celu realizację praw i interesów obywateli przyznanych przez prawo), propozycję (dokument wskazujący na potrzebę usprawnienia pracy przedsiębiorstwa i rekomendujący sposoby i sposoby rozwiązania zadań, np. propozycja działań mających na celu zmniejszenie odsetka produktów wadliwych na rok 2009, gdzie Zastępca Dyrektora ds. Produkcji bada problemy stojące przed przedsiębiorstwem i ich racjonalne rozwiązanie).

W toku swojej działalności Atek LLC otrzymuje i tworzy dużą liczbę dokumentów. Dokumenty po wykorzystaniu w działalności operacyjnej w celu rozwiązania bieżących problemów stają się depozytariuszami informacji retrospektywnej, których potrzeba może ponownie pojawić się po pewnym czasie, tj. pełnią funkcję pamięci instytucji.

Szybkie wyszukiwanie i korzystanie z takich dokumentów możliwe jest jedynie pod warunkiem ich jednoznacznej klasyfikacji. Najprostsza klasyfikacja dokumentów polega na pogrupowaniu ich w sprawy.

dokument klasyfikacji administracyjnej

Wniosek

Znaczenie i wartość praktyczna dokumentów przedsiębiorstwa są różne. Niektóre dokumenty są wykorzystywane przez długi czas w celach referencyjnych i informacyjnych, inne bardzo szybko tracą na znaczeniu. Dokumenty leżą u podstaw większości decyzji zarządczych, są ich materialnym ucieleśnieniem, zapewniając im moc prawną, a tym samym ułatwiając ich wykonanie. Procesy informacyjne są obecnie jednym z elementów rozwoju współczesnego społeczeństwa, wpływającym na wszystkie aspekty życia człowieka. Wykorzystanie najnowszych technologii informatycznych znacznie wzmacnia ten wpływ. Tymczasem większość informacji jest utrwalona na nośnikach materialnych i zawarta w różnorodnych dokumentach.

Prowadzenie dokumentacji jest podstawową częścią zarządzania. Pracownicy zarządzający spędzają ponad połowę swojego czasu pracy na pracy z dokumentami korporacyjnymi, dlatego konieczna jest klasyfikacja, aby zapewnić efektywność pracy z dokumentami.

Wykorzystując koncepcję funkcji i klasyfikacji dokumentów, można usystematyzować i skonkretyzować wiedzę o dokumentacji przedsiębiorstwa oraz sformułować strukturę ich ruchu w obszarze zarządzania.

W praktyce zarządzania zwyczajowo dzieli się dokumenty ze względu na stopień ich autentyczności na projekty, białe księgi, oryginały i kopie.

Wersja robocza dokumentu, niezależnie od tego, czy została napisana odręcznie, na maszynie czy wydrukowana z komputera, odzwierciedla pracę autora nad jego treścią. Może zawierać wyłącznie tekst i nie ma mocy prawnej.

Biały dokument to dokument napisany odręcznie lub na maszynie, którego tekst jest skopiowany z dokumentu roboczego lub napisany bez skreśleń i poprawek.

Za dokument uznawany jest dokument zawierający informacje potwierdzające jego autentyczność (o autorze, czasie i miejscu powstania). autentyczny.Oryginalny dokument urzędowy- jest to pierwszy (lub pojedynczy) egzemplarz dokumentu mający moc prawną.

Kopia dokumentu- jest to dokument, który w pełni odtwarza informacje z oryginalnego dokumentu i wszystkie jego cechy zewnętrzne lub ich część (GOST R 51141-98 Prowadzenie dokumentacji i archiwizacja. Terminy i definicje).

Kopia dokumentu może być faksem lub kopią bezpłatną. Faksem odwzorowuje w pełni treść dokumentu i wszystkie jego cechy zewnętrzne (szczegóły zawarte w oryginale, w tym podpis i pieczęć) lub ich część, a także cechy ich umiejscowienia. Kopia faksymile jest wykonywana przy użyciu kopiarek, fotografii, faksów i drukarek. W przypadku dokumentów sporządzonych na maszynach do pisania kopią faksymile jest druga i kolejne kopie dokumentów otrzymanych za pomocą kalki. Z reguły pozostają w sprawach instytucji. Przestarzała nazwa takich kopii to wakacje. Kopia bezpłatna zawiera wszystkie szczegóły dokumentu, ale niekoniecznie powtarza jego formę.

Wszelkiego rodzaju kopie nie mają mocy prawnej, jeśli nie otrzymają specjalnego certyfikatu. Zgodnie z GOST R 6.30-2003 Ujednolicone systemy dokumentacji „Ujednolicony system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Wymagania dotyczące przygotowywania dokumentów” przy poświadczaniu zgodności kopii dokumentu z oryginałem, poniżej wymaganego „Podpisu”, poświadczenie umieszczony jest napis „true”; stanowisko osoby, która poświadczyła kopię; podpis osobisty; odszyfrowanie podpisu (inicjały, nazwisko); data certyfikacji.

poniżej atrybutu „podpis” umieszczony jest napis „True”;

złożono jego osobisty podpis;

podpis jest odszyfrowany (inicjały, nazwisko);

wskazana jest data certyfikacji;

pieczęć jest przyklejona.

Na przykład:

Inspektor obsługi kadrowej działu HR Levchenko T.S. Lewczenko

Dokument otrzymany z automatycznego systemu informacyjnego, zgodnie z prawem, nabiera mocy prawnej po podpisaniu go przez urzędnika w sposób określony w ustawodawstwie Federacji Rosyjskiej. Moc prawną dokumentu przechowywanego, przetwarzanego i przekazywanego za pomocą zautomatyzowanych systemów teleinformatycznych można potwierdzić elektronicznym podpisem cyfrowym. Moc prawną elektronicznego podpisu cyfrowego uznaje się, jeżeli zautomatyzowany system informacyjny zawiera narzędzia programowe i sprzętowe zapewniające identyfikację podpisu oraz przestrzegany jest ustalony tryb ich stosowania. Prawo do poświadczania tożsamości elektronicznego podpisu cyfrowego wykonywane jest w Federacji Rosyjskiej na podstawie licencji.

Algorytm tworzenia tekstu dokumentu. Ogólne wymagania dotyczące tekstu dokumentu. Elementy tekstowe: tytuł, załączniki, wymagania dotyczące ich projektu. Ujednolicenie tekstu. Cechy językowe tekstów dokumentów urzędowych.