Ustalanie parametrów umowy z kontrahentem w celu uwzględnienia różnych rodzajów wzajemnych rozliczeń. Ustawianie parametrów umowy z kontrahentem w celu uwzględnienia różnych rodzajów wzajemnych rozliczeń Umowa z typem inny

Wybór rodzaju umowy w programie 1C

W programie 1C: Księgowość znajduje się specjalna sekcja, w której wskazane są wszystkie rodzaje umów. Standardowy program zawiera ścisły algorytm pracy z rodzajami umów. Aby użytkownik mógł określić, jakie rodzaje umów powinny być widoczne, stworzono rejestr informacyjny, który nosi nazwę „Wybór rodzajów umów”. Rejestr ten zawiera wszystkie rodzaje dokumentów i rodzaje umów, które są stosowane w tych dokumentach. Dzięki temu użytkownik zobaczy tylko te rodzaje umów, które sam wybrał.

Przykład 1

Użytkownik może ustawić listę rodzajów umów dla danego rodzaju dokumentu (sprzedaż towarów i usług), wybierając rodzaje umów: z dostawcą, z nabywcą itp. W przyszłości po wybraniu określonego rodzaju dokumentu, w naszym przypadku „Sprzedaży towarów i usług”, podczas wypełniania szczegółów „Umowy”, dostępne będą wybrane wcześniej rodzaje umów, czyli z dostawcą, z kupujący itp.

Istnieje również konfiguracja standardowa (standardowa), w której dostępne będą wyłącznie standardowe typy umów, czyli z kupującym i z agentem prowizyjnym. Dlatego wybór rodzaju umowy jest istotny w przypadku, gdy użytkownik chce wprowadzić nowe rodzaje umów, które nie są przewidziane w standardowej (standardowej) konfiguracji. Standardowa konfiguracja nie widzi nowych typów umów i nie reaguje na nie.

Rodzaje umów w 1C

W programie 1C możesz tworzyć wiele rodzajów umów. Przyjrzeliśmy się głównym. Pierwszym typem umowy jest umowa z kontrahentem. Tworząc tę ​​umowę, możesz wypełnić pole „Rodzaj umowy”. Program daje Ci do wyboru standardowe rodzaje umów, czyli: z dostawcą, z odbiorcą, ze zleceniodawcą, z komisantem, itp.

Przedsiębiorstwa mogą także korzystać z usług pośredników przy sprzedaży swoich produktów, zamawianiu usług itp. Wszystkie te transakcje przeprowadzane za pośrednictwem pośrednika są sformalizowane odpowiednim rodzajem umowy. W programie 1C możesz utworzyć trzy rodzaje takich umów: Program księgowy: zamówienia, prowizje i umowy agencyjne.

Umowa agencyjna. Zgodnie z warunkami tej umowy jedna ze stron zobowiązuje się do dokonania określonych czynności prawnych na koszt drugiej strony. Prawa i obowiązki wynikające z tej transakcji wynikają bezpośrednio od dającego zlecenie. W umowie agencyjnej możesz określić okres, w którym osoba upoważniona może działać w imieniu zleceniodawcy.

Umowa prowizji. Na mocy tej umowy jedna ze stron zobowiązuje się w imieniu drugiej do przeprowadzenia jednej lub większej liczby transakcji we własnym imieniu, jednak na koszt zleceniodawcy i za określonym wynagrodzeniem. Przedmiotem takiej umowy może być kupno lub sprzedaż towarów, a warunkami umowy może być udział komisarza w kalkulacjach (niezależnie od tego, czy będzie on brał udział w kalkulacjach).

Umowa agencyjna. Na mocy tej umowy jedna ze stron zobowiązuje się do dokonywania czynności prawnych i innych (w imieniu zleceniodawcy) we własnym imieniu na koszt zleceniodawcy i za wynagrodzeniem. Prawa i obowiązki wynikające z transakcji pomiędzy agentem a osobą trzecią agent nabywa w imieniu własnym i na koszt dającego zlecenie, natomiast z tytułu transakcji pomiędzy agentem a osobą trzecią w imieniu i na koszt dającego zlecenie zleceniodawcy, nabywa je zleceniodawca.

Kolejnym rodzajem umowy, jaki można zawrzeć w programie 1C, jest umowa cywilna z pracownikiem. Umowa taka zostaje zawarta w przypadku konieczności naliczania wynagrodzenia z tytułu takiej umowy w księgowości, a nie korzystasz z ZUP. Konfigurowanie tej umowy odbywa się w 4 krokach:

1. Stworzenie „Indywidualności”.
2. Rejestracja danych w menu „Pracownik” (konfigurując tę ​​zakładkę, program sam nalicza składki, z wyłączeniem podatków na fundusz ubezpieczeń społecznych).
3. Stworzenie „Wzoru obliczeniowego”.
4. Obliczanie wynagrodzeń i podatków.

Notatka 1

Ten rodzaj umowy ma istotną wadę. Polega na tym, że tego typu umowa zapewnia księgowość, ale nie ułatwia pracy księgowego (wprowadzanie informacji jest bowiem niewygodne i czasochłonne)

1C: Rachunkowość 8. Rodzaje umów

W typowa konfiguracja„1C: Księgowość 8” istnieje dość ścisły algorytm praca z rodzajami umów, które nie zawsze odpowiadają użytkownikowi. O możliwym Rozwiązanie tego problemu zostanie omówione w tym artykule.

Za to , aby dać użytkownikowi możliwość samodzielnego określenia, jakie rodzaje umów powinny być „widoczne” w tym czy innym dokumencie utworzono rejestr informacji „Wybór rodzajów umów”, który zawiera zgodność pomiędzy rodzajami dokumentów a rodzajami umów stosowanych w tych dokumentach. Od razu zastrzegam, że rodzaj operacji również powinien zostać wprowadzony, ale jak pokazuje praktyka, nawet tak uproszczona opcja całkiem odpowiada użytkownikom.

Ryc.1

Dzięki temu użytkownik „widzi” w dokumencie rodzaje umów, które sam określił.

Ryc.2

Spójrzmy jeszcze raz na opisane ulepszenia na przykładzie programu 1C: Enterprise Accounting, edycja 2.0. Dodajmy do rejestru informacyjnego „Wybór rodzajów umów” wpis dla dokumentów typu „Sprzedaż towarów i usług” i utwórzmy listę rodzajów umów dostępnych dla tych dokumentów, jak pokazano na rys. 3, tj. Po wybraniu dostępne będą umowy typu: „Z dostawcą”, „Z odbiorcą” i „Inne”.

Rys.3 Konfigurowanie dostępnych typów dokumentów „Sprzedaż towarów i usług”

Rysunek 4 przedstawia zachowanie dokumentu typu „Sprzedaż towarów i usług” w momencie wyboru umowy kontrahenta. W oknie selekcji i sortowania wyraźnie widać, że do wypełnienia szczegółów „Umowy” dostępne są umowy typu „Z dostawcą”, „Z odbiorcą” i „Inne”. W standardowej konfiguracji dostępne będą umowy typu „Z kupującym” i „Z komisarzem”.

Rys.4 Wybór umów odpowiada wpisowi w rejestrze informacyjnym „Wybór rodzajów umów”

Modyfikacja ta staje się szczególnie istotna, gdy użytkownik chce wprowadzić nowe typy umów, których nie przewiduje standardowa konfiguracja, gdyż standardowa konfiguracja „nie widzi” nowych typów umów i nie reaguje na nie w żaden sposób. Korekta filtrów zastosowanych do listy kontraktów jest zbyt czasochłonna, gdyż będzie musiała odbywać się w kilku modułach, co utrudnia późniejszą aktualizację konfiguracji. Jednak opisane podejście pozwala poprawić konfigurację tylko w jednym module „Praca z oknami dialogowymi”.

Rozważmy procedurę aktualizacji konfiguracji, która obejmie opisane ulepszenia. Najpierw należy włączyć możliwość wprowadzania zmian w konfiguracji w trybie „Konfigurator” (patrz rys. 5).

Ryc.5

Wybierając tryb łączenia konfiguracji, należy określić plik 1Cv8. por przeznaczone do połączenia. Należy oznaczyć nowe obiekty do łączenia: moduł ogólny „Moduł z Profi”, przetwarzanie „Oznaczanie typów umów” oraz rejestr informacyjny „Wybór typów umów”.

Ryc.6

Szczególną uwagę należy zwrócić na połączenie wspólnego modułu „Praca z dialogiem”. Zmianie może ulec w nim jedynie procedura StartSelectingValue umowy kontrahenta(). Jak pokazano na ryc. 7, musisz dodać kilka linii (podświetlonych na zielono):

//nocleg ze śniadaniem
Rodzaje wzajemnych rozliczeń = Nowa lista wartości;
Jeśli ModuleFromProfi.GetTypesofAgreements(DocumentObject.Metadata().Name, TypesofSettlementsAgreements) Wtedy
SelectionForm.DirectoryList.Selection.ContractType.ComparisonType = ComparisonType.InList;
Formularz wyboru. Lista katalogowa. Rodzaj umowy Wartość = Rodzaje wzajemnych rozliczeń;
koniecJeśli;

Każda organizacja reguluje relacje z kontrahentami na podstawie umów określających warunki współpracy. Zazwyczaj dokument jest sporządzany w edytorze tekstu, sprawdzany przez obsługę prawną firmy (jeśli firma taką posiada), drukowany i podpisywany przez obie strony. Dzięki temu każdy uczestnik stosunku umownego posiada jeden egzemplarz, który przechowywany jest w formie papierowej.

Wiele firm nie posiada wystarczającej ilości własnych lokali, dlatego najczęstszym rodzajem interakcji z kontrahentem jest czynsz. W 1C umowa musi zostać zarejestrowana i wskazana przy obliczaniu płatności wynikających z tej umowy. Tekst umowy nie pojawia się jednak w bazie informacyjnej programu, więc jeśli zachodzi potrzeba wprowadzenia zmian, sporządzenia dodatkowej umowy lub innych zmian, trzeba poszukać pliku tekstowego lub wersji drukowanej.

Programiści 1C wzięli pod uwagę tę wadę. Umowa 8 3.0.37.21 pozwala na jej zawarcie bezpośrednio w programie i przypisanie do kontrahenta. Nawiasem mówiąc, do jednego kontrahenta można dołączyć kilka umów, w których określony kontrahent może działać jako dostawca i kupujący. Z umowy najmu 1C ZUP może korzystać przy obliczaniu płatności, uzyskując dostęp do wspólnej bazy danych.

Zaleta tworzenia umów bezpośrednio w programie jest oczywista: można skorzystać z automatycznego uzupełniania pól ze szczegółami, tworzyć szablony dla standardowych umów, a także w dowolnym momencie przeglądać treść umowy dla konkretnego kontrahenta.

Rozważmy utworzenie dokumentu na przykładzie umowy najmu. Aby utworzyć i przeprowadzić umowę najmu w 1C, należy przejść do sekcji „Katalogi”, wybrać sekcję „Zakupy i sprzedaż” i wejść w pozycję „Szablony umów”:

Podstawowa konfiguracja programu posiada już 3 standardowe szablony: umowę o świadczenie usług (w tym czynsz), umowę kontraktową oraz umowę na dostawę. Przypomnijmy, że Umowa 8.2 nie pozwala na utworzenie go w ten sposób. A dla właścicieli zaktualizowanej wersji ten element jest dostępny:

Aby utworzyć nową umowę najmu, programy 1C umożliwiają korzystanie z kopiowania. Następnie wystarczy poprawić szczegóły do ​​wymaganych i dokument jest gotowy. Jeśli standardowy dokument nie jest odpowiedni, możesz utworzyć nową umowę, a także umowy dodatkowe do niej.

Stworzenie własnego wzoru umowy

Nowe grupy możesz tworzyć w szablonach umów. Załóżmy, że jest to grupa „Umowy dodatkowe”. Funkcję tę aktywuje się poprzez kliknięcie przycisku „Utwórz grupę”, po czym należy wpisać nazwę grupy. W nowo utworzonej grupie użyj przycisku „Utwórz”, aby utworzyć nowy szablon.

Możesz utworzyć umowę najmu 1C ZUP, po prostu wpisując wymagany tekst lub możesz skopiować tekst z edytora tekstu. Wpisany lub wstawiony tekst można uzupełnić polami autouzupełniania za pomocą przycisku „Wstaw tekst”. Po kliknięciu przycisku pojawia się lista pól, które można wstawić z karty rachunku.

Pola są zaznaczone na żółto, więc nie są już tekstem statycznym. W tym miejscu zostaną wprowadzone dane z bazy danych. Jeżeli dla kontrahenta istnieje już umowa 8 3 ZUP, wówczas można do niej dołączyć dodatkową umowę.

W ten sposób możesz dodać do tekstu wszystkie niezbędne pola, w rezultacie dokument będzie wyglądał następująco:

Wypełnienie i wydrukowanie szablonu

Aby wydrukować umowę z organizacją za pomocą szablonu, musisz znaleźć żądanego kontrahenta w katalogu o tej samej nazwie. W umowach wybieramy wymagany rodzaj umowy, klikamy „Drukuj” i przechodzimy do proponowanej pozycji z szablonami, gdzie wybieramy wymagany formularz:

Drukowany jest wstępnie wygenerowany szablon z automatycznie wypełnionymi polami.

W przypadku, gdy informacje o kontrahentu są niekompletne, puste pola zostaną podświetlone. Dane te można wprowadzić poprzez ręczną edycję wydrukowanego formularza.

Najpierw dowiedzmy się, gdzie znajdują się kontrahenci w 1C 8.3. Katalog Kontrahentów można wywołać z sekcji Katalogi:

Lub poprzez polecenie Wszystkie funkcje w menu głównym:

Krok 1. Wypełnienie pól karty kontrahenta

Jak utworzyć kontrahenta

Wypełniając pole Typ kontrahenta do wyboru dostępne są 4 wartości: Osoba prawna, Osoba fizyczna, Odrębny oddział, Instytucja rządowa:

Jeżeli kontrahentem jest osoba prawna

Podaj imię i nazwisko, imię i nazwisko (pokazane w drukowanych formularzach), INN (10 cyfr), KPP (9 cyfr), kod OKPO.

Dla tego typu kontrahenta po uzupełnieniu nazwy krótkiej dostępny jest przycisk Wypełnij nazwą. Po kliknięciu na nią wyświetli się okno kontrahentów znalezionych pod aktualną nazwą:

Po wybraniu przez użytkownika żądanego kontrahenta program 1C 8.3 porównuje jego dane z danymi wprowadzonymi przez użytkownika i:

• lub wypełnia puste dane;
• lub w przypadku rozbieżności proponuje uzupełnienie tych danych.

Zatem w 1C 8.3 dane są automatycznie wypełniane: imię i nazwisko, skrócona nazwa prawna, punkt kontrolny, telefon, adres prawny.

Aby skorzystać z usługi autouzupełniania według nazwy, należy połączyć się z usługą obsługi użytkowników Internetu poprzez sekcję Administracja – Usługa – Pomoc internetowa.

Jeżeli kontrahentem jest osoba fizyczna

Podaj swoje imię i nazwisko, INN (12 cyfr), kod OKPO, serię i numer certyfikatu, dokument identyfikacyjny:

Jeżeli kontrahentem jest odrębny oddział

Układ pól jest podobny do wypełniania typu Podmiot prawny, z tą różnicą, że dodano dodatkowe pole Główny kontrahent. Wybór wartości do wypełnienia w tym polu również pochodzi z katalogu Kontrahenci, dlatego też w tym katalogu należy najpierw wpisać Kontrahenta Głównego.

W przypadku oddzielnego działu w 1C 8.3 NIP jest wypełniany automatycznie zgodnie z NIP głównego kontrahenta, a punkt kontrolny zależy od lokalizacji oddziału, nazwy oddziału:

Jeżeli kontrahentem jest agencja rządowa

Służy do wprowadzania informacji o agencjach rządowych do bazy danych 1C 8.3: na przykład Funduszu Emerytalnego Federacji Rosyjskiej, Federalnej Służby Podatkowej, Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. W tym przypadku wskazane są:

• Nazwa – nazwa odbiorcy, zrozumiała dla użytkownika;
• Imię i nazwisko – nazwa odbiorcy w zleceniu przelewu do budżetu;
• Organ rządowy:
  • Organ podatkowy – jeżeli odbiorcą jest Federalna Służba Podatkowa;
  • Organ FSS – jeżeli odbiorcą jest FSS;
  • Organ Funduszu Emerytalnego – jeżeli odbiorcą jest Fundusz Emerytalny;
  • Inne – jeżeli odbiorcą jest inny podmiot.
• NIP – NIP odbiorcy płatności;
• Checkpoint – punkt kontrolny odbiorcy płatności:

Wypełnienie pozostałych pól karty Kontrahenta

• Pełne imię i nazwisko– pełną nazwę kontrahenta (do wpisania w drukach). Możliwość przechowywania historii zmian nazw.
• Kraj rejestracji– ważne jest wskazanie, gdyż w przypadku, gdy kontrahent jest zarejestrowany za granicą, istnieje możliwość wpisania numeru podatkowego i rejestracyjnego w formacie kraju rejestracji.
• Uzupełnione szczegóły główne konto bankowe, adresy I telefony, twarze kontaktowe z karty są automatycznie wstawiane do dokumentów przy wyborze kontrahenta.
• NIP i punkt kontrolny kontrahent - podczas wypełniania tych danych sprawdzana jest ich poprawność, a także ich brak w bazie, aby uniknąć powielania.

Dla wszystkich typów kontrahentów, z wyjątkiem osobnego działu, w 1C 8.3 możliwe jest automatyczne wypełnienie danych zgodnie z NIP. W której:

• Wypełnienie numeru TIN działa również podczas łączenia się z pomocą techniczną w Internecie.
• Jeżeli informacje o kontrahentu są dostępne w Jednolitym Państwowym Rejestrze Podmiotów Prawnych, zostaną wypełnione następujące dane: punkt kontrolny, krótka i pełna nazwa, adres siedziby, menedżer jako główna osoba kontaktowa, telefon.
• Atrybut checkpoint posiada możliwość przechowywania historii swoich zmian (począwszy od wersji 3.0.39). Jeśli punkt kontrolny się zmienił, kliknij link Historia i dodaj nową linię, wskazując datę rozpoczęcia nowej wartości:

Karta kontrahenta znajdująca się na górze umożliwia dostęp do szczegółów i dokumentów związanych z danym kontrahentem:

Przyjrzyjmy się każdemu z nich bardziej szczegółowo.

Otwiera się lista rachunków bankowych dla tego kontrahenta:

Nowe rachunki bankowe należy wprowadzić poprzez kartę kontrahenta. Nowy bank możesz także dodać poprzez formularz zapisu rachunku bieżącego:

Aby poprawnie wypełnić bank w 1C 8.3, lepiej skorzystać z klasyfikatora banków, który wypełnia się, pobierając klasyfikator banku ze strony internetowej agencji RBC lub z dysku ITS (przeczytaj w naszym artykule).

Po załadowaniu klasyfikatora do 1C 8.3 musisz znaleźć żądany bank w folderze z nazwą wymaganego regionu i kliknąć przycisk Wybierz. Następnie bank zostanie dodany do katalogu Banki i stamtąd będziesz mógł dodać go do pola Bank w oknie tworzenia rachunku bieżącego:

Pole wyboru „Płatności realizowane są poprzez rachunek korespondencyjny otwarty w innym banku (banku rozliczeniowym)” jest zaznaczone w przypadku, gdy rozliczenia dokonywane są poprzez rachunek korespondencyjny banku w innym banku. Obowiązuje tylko dla rosyjskich kont bankowych.

Otwiera się lista osób kontaktowych dla tego kontrahenta. Do dokumentów i drukowanych formularzy wstawiana jest osoba kontaktowa wybrana jako główna. Na przykład osoba kontaktowa jest wstawiana w sekcji Podpisy umowy tego kontrahenta:

Tworząc osobę kontaktową wypełnij następujące pola:

• Zakładka główna- IMIĘ I NAZWISKO;
• Zakładka Adresy– adres, telefon, e-mail, inne dane kontaktowe;
• Zakładka Dodatkowe szczegóły– stanowisko, rola, data urodzenia, inne dodatkowe informacje.
• Pole Rola jest wypełniane w celu wyjaśnienia wartości określonej w polu Stanowisko. Na przykład Stanowisko = Księgowy, a rola wyjaśniająca może mieć postać = Księgowy, Księgowy ds. materiałów, Księgowy ds. środków trwałych itp.

Po rozpoczęciu wypełniania osoba kontaktowa zostaje uzupełniona w formularzu Osoba kontaktowa dla Kontrahenta:

Natomiast po zapisaniu elementu na zakładce Strona główna dodawane są do wyboru jeszcze 2 typy kontaktów: kontakt osobisty i inna osoba kontaktowa, dzięki czemu jeśli kontakt nie będzie już osobą kontaktową dla tego kontrahenta, to w przyszłości będzie to możliwe przypisać mu inny typ, a kontakt pojawi się w katalogu osób kontaktowych, ale nie będzie już wymieniony jako kontakt tego kontrahenta i nie pojawi się na liście jego osób kontaktowych:

Otworzy się lista ustawień rachunków rozliczeniowych dla tego kontrahenta:

Okno to ma jedynie wartość informacyjną, gdyż lepiej jest zakładać rachunki z kontrahentami poprzez rejestr informacyjny o tej samej nazwie, aby ustawienia były prawidłowe i pełny obraz ustawień. W tym celu należy przejść do sekcji Katalogi – Zakupy i sprzedaż – Rachunki do rozliczeń z kontrahentami:

Na rysunku widać, że zostały wprowadzone dwie linie z ustawieniami konta:

• Ustawienia pierwszej linii obowiązują dla wszystkich organizacji, wszystkich kontrahentów oraz dla wszystkich umów i rozliczeń w walucie rejestru. księgowość, ponieważ żadna z wartości w kolumnach nie została wybrana.
• Druga linia dotyczy już konkretnie organizacji Confetprom w zakresie rozliczeń z kontrahentem Cafe Skazka na podstawie konkretnej umowy oraz rozliczeń w walucie rejestrowej. księgowość.

Zatem podstawienie rachunków w pierwszej linii będzie obowiązywać we wszystkich przypadkach z wyjątkiem tych określonych w drugiej linii. W takim przypadku w nowym ustawieniu należy wypełnić nie mniej pól niż w poprzednich ustawieniach.

Rejestr informacyjny o tej samej nazwie otwiera się wraz z wyborem licencji dla tego kontrahenta. Informacje te wykorzystywane są do sporządzania deklaracji dotyczącej wielkości sprzedaży detalicznej:

Otworzy się lista ustawień elektronicznego zarządzania dokumentami dla tego kontrahenta. znajdziesz w dziale Administracja – Konfiguracja wymiany dokumentów elektronicznych:

Krok 2. Praca z dokumentami kontrahenta w 1C 8.3

Na karcie Dokumentacja Otworzy się Dziennik Operacji z selekcją dla tego kontrahenta, w którym dodatkowo możesz ustawić selekcje według umowy i organizacji, a także innych szczegółów za pomocą przycisku Więcej – Ustaw listę:

Krok 3. Praca z umowami z kontrahentami w 1C 8.3

Jak wybrać umowę kontrahenta

Dostępność rachunkowości na podstawie umów w 1C 8.3 jest uwzględniona w sekcji Główne - Funkcjonalność - zakładka Obliczenia - Pole wyboru Rachunkowość na podstawie umów.

Na karcie Traktaty otwiera się lista wszystkich kontraktów, które kiedykolwiek zostały wprowadzone do bazy danych 1C 8.3 dla tego kontrahenta. Na liście możesz wybierać według organizacji i wybierać istniejące umowy na konkretną datę.

Konfiguracja 1C Accounting 3.0 pozwala wyznaczyć kilka umów dla kontrahenta jako głównych, w zależności od organizacji, z którą zawarto umowę i rodzaju umowy. Oznacza to, że 2 główne umowy typu Inny i Z kupującym można przypisać do jednej organizacji, ale jedna organizacja nie może mieć 2 głównych umów typu Z kupującym:

Nieprawidłowe wskazanie umowy w 1C może prowadzić do powielania umów. Do jakich błędów może to prowadzić, jak znaleźć i poprawić takie błędy, zobacz nasz film:

Jak zawrzeć umowę z kontrahentem w 1C 8.3

Wypełnienie ogólnych szczegółów umowy:

• Zawsze podawane są następujące dane: nazwa, numer i data umowy;
• Waluta rozliczeniowa – waluta kontraktu;
• Rodzaj obliczeń – dodatkowa analityka do obliczeń. Umożliwia użytkownikowi łączenie umów różnych kontrahentów. Na przykład na grupy według jakiegoś kryterium;
• Rodzaj ceny – stosowany w celu podstawienia przy wyborze umowy w dokumencie.

Podczas tworzenia nowej umowy kluczowym polem jest Typ umowy. Rozszerzenie listy wyboru rodzajów kontraktów w 1C 8.3 Rachunkowość 3.0 określa się poprzez włączenie ustawień w sekcji Główne - Funkcjonalność - zakładka Handel:

Rodzaj umowy określa na przykład dostępność umowy do wyboru z listy umów podczas wprowadzania dokumentów (paragonów, sprzedaży itp.) do bazy danych 1C 8.3:

Jakie błędy mogą wynikać z błędnego określenia rodzaju umowy, zobacz naszą lekcję wideo:

Wypełnienie szczegółów umowy z dostawcą w 1C 8.3

Jeśli w terenie Waluta W przypadku wybrania nieregulowanej waluty rozliczeniowej pole staje się dostępne Płatność w i wybór waluty płatności.

Pole wyboru Termin płatności został określony w umowie– ustala się, jeżeli umowa przewiduje inny okres płatności niż okres płatności określony w zasadach rachunkowości organizacji. Jeżeli checkbox jest zaznaczony, widoczne staje się pole Termin płatności umowy.

Pole wyboru Organizacja pełni funkcję agenta podatkowego przy płatności podatku VAT– ustalane, jeżeli organizacja pełni funkcję agenta podatkowego przy zapłacie podatku VAT. Możliwość ustawienia tego checkboxa jest włączona w sekcji Główne – Funkcjonalność – zakładka Kalkulacje – Agent podatkowy VAT.

W takim przypadku należy wskazać:

• Rodzaj umowy agencyjnej (najem, sprzedaż nieruchomości, nierezydent);
• Uogólniona nazwa towaru dla faktury agenta podatkowego - zostanie podstawiona na fakturze podczas automatycznej rejestracji faktur agenta podatkowego.

Jeśli w terenie Waluta Jeśli zostanie wybrana nieregulowana waluta rozliczeniowa, a organizacja nie pełni roli agenta podatkowego dla podatku VAT, pole wyboru stanie się dostępne Obliczenia w jednostkach konwencjonalnych. To pole wyboru należy zaznaczyć, jeśli kontrakt jest wpisany w jednostkach konwencjonalnych. Możliwość dokonywania płatności w USD znajduje się w sekcji Główne - Funkcjonalność - Zakładka Obliczenia - Obliczenia w walucie i jednostkach pieniężnych.

Wypełnienie szczegółów umowy z kupującym w 1C 8.3

W polu Procedura rejestracji faktur należy wybrać z listy kolejność rejestracji faktur do zaliczek w ramach umowy.

Uogólniona nazwa towaru dla faktur zaliczkowych - zostanie podstawiona na fakturze przy automatycznej rejestracji faktur zaliczkowych.

Wypełnienie szczegółów umowy ze zleceniodawcą (zleceniodawcą) w 1C 8.3

Aby automatycznie obliczyć wynagrodzenie prowizyjne (agencji) w 1C 8.3, musisz określić metodę obliczeń, która zostanie wprowadzona podczas rejestracji.

Pole wyboru Organizacja pełni funkcję agenta podatkowego przy płatności podatku VAT – jest zaznaczone, jeżeli organizacja pełni funkcję agenta podatkowego przy płatności podatku VAT. Następnie domyślnie Typ umowy agencyjnej jest ustawiony na Nierezydent (klauzula 2 art. 161 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej).

Wypełnienie szczegółów umowy z agentem prowizyjnym (agentem) w 1C 8.3

Aby automatycznie naliczać wynagrodzenie prowizyjne (agencji), należy określić Metoda obliczeniowa, który zostanie podstawiony podczas rejestracji.

Dostępne są następujące metody obliczeń: Nieobliczone, Procent różnicy pomiędzy kwotą sprzedaży i paragonu, Procent kwoty sprzedaży.

Wypełnianie szczegółów innych umów w 1C 8.3

W przypadku takich umów należy podać jedynie dane ogólne i dane dotyczące okresu ważności.

Ważność– w zależności od okresu obowiązywania umowę uznaje się za krótkoterminową (poniżej roku) lub długoterminową i polega na założeniu rachunków księgowych dla transakcji kredytowych i pożyczkowych: 66.01 „Pożyczki krótkoterminowe” i 67.01 „Długoterminowe pożyczki".

Wypełnienie karty umowy z kontrahentem w 1C 8.3

Na karcie umowy u góry znajdują się sekcje: dokumenty, załączone pliki, rachunki rozliczeń z kontrahentami.

• Dokumentacja– otwiera się lista wszystkich dokumentów (w tym niezaksięgowanych), przy tworzeniu których określono tę umowę:

• Załączone pliki– otwiera się lista plików załadowanych dla tej umowy. Np. skan drukowanego egzemplarza samej umowy lub dodatkowej warunki ku temu:

Jak załadować umowę z kontrahentem w 1C 8.3

Po naciśnięciu przycisku Dodać Możesz przesłać plik lub obraz ze skanera. Podczas dodawania ze skanera otworzy się okno do pracy ze skanerem. Przesłane pliki są przechowywane w osobnych folderach, które są tworzone dla każdego obiektu.

Jeżeli klikniesz przycisk Więcej i wybierzesz opcję Podgląd, wówczas przeglądając załączone obrazy w specjalnym oknie będziesz mógł zobaczyć ich zawartość:

Piktogram Podpis elektroniczny i szyfrowanie oferuje listę poleceń do wyboru:

Praca z szablonem umowy w 1C 8.3

Za pomocą przycisku Porozumienie– możesz wydrukować umowę wybierając najpierw wzór zawarcia umowy.

Możesz wybrać dowolny, gotowy odpowiedni szablon i zawrzeć umowę. można również wywołać z dokumentu Faktura kupującego:

Ważne: przed utworzeniem umowy w 1C 8.3 należy sprawdzić, czy wszystkie informacje o organizacji są wypełnione: nazwa, lista osób odpowiedzialnych, szczegóły płatności; według kontrahenta: imię i nazwisko, osoba kontaktowa, szczegóły płatności; oraz umowa – sekcja podpisu:

Następnie zostanie sporządzona prawidłowa umowa, w której zostaną wypełnione wszystkie niezbędne dane:

Jeżeli wydrukowany formularz umowy zawiera żółte pola, oznacza to, że w bazie danych 1C 8.3 znajdują się niekompletne dane:

Jak stworzyć własny szablon umowy w 1C 8.3

Sekcja Katalogi – Zakupy i sprzedaż – Szablony umów – Utwórz – Nowy szablon:

Otworzy się formularz umożliwiający utworzenie szablonu. Jest to edytor tekstu z przejrzystymi ikonami do edycji. Dodajmy tekst instrukcji i wstawmy szczegóły, które należy wypełnić zgodnie z bazą informacji. Jest to numer umowy i data zawarcia umowy. Zapiszmy:

Na liście szablonów pojawił się nowy szablon:

Następnie stworzymy gotową umowę korzystając z tego szablonu:

Program 1C 8.3 wygenerował drukowany formularz przy użyciu nowego szablonu. Oznacza to, że podczas tworzenia szablonu można wstawić dowolny tekst i ustawić wypełnienie zmieniających się danych wartościami z bazy danych.

Można również wysłać e-mailem, klikając przycisk Wysłać.

Krok 4. Skonfiguruj wysyłanie dokumentów pocztą elektroniczną do kontrahentów w 1C 8.3

Aby wysyłać wiadomości e-mail, należy najpierw dokonać opisanych ustawień. Więcej szczegółów na temat konfigurowania poczty w 1C 8.3 można zobaczyć w naszym samouczku wideo:

Po pomyślnej konfiguracji będziesz mógł wysyłać załączone pliki e-mailem.

Krok 5. Usuń zduplikowanych kontrahentów w 1C 8.3

W niektórych przypadkach w 1C 8.3 konieczne jest wyszukiwanie duplikatów elementów katalogu kontrahentów. Przykładowo w katalogu Kontrahenci nastąpiła selekcja na podstawie jakiegoś kryterium i użytkownik nie zauważył, że kontrahent był już wpisany (bo był ukryty) i wpisał go ponownie.

Aby wyeliminować tę sytuację, stosuje się przetwarzanie Szukaj i usuwaj duplikaty. (w BP 2.0, ZUP 2.5, ZiK 1.0 podobne przetwarzanie Wyszukaj i zamień wartości). Sekcja Administracja – Wsparcie i Utrzymanie.

Więcej informacji na temat wyszukiwania i usuwania duplikatów można znaleźć w 1C 8.3.

Jak przebiega duplikacja kontrahentów w katalogu Kontrahenci i jakie błędy powoduje ta duplikacja, zobacz nasz film:

Krok 6. Sprawdzanie kontrahenta w 1C 8.3

Ta funkcja pojawiła się w konfiguracji 1C Enterprise Accounting 3.0, począwszy od wersji 3.0.40.31 i pozwala użytkownikowi uzyskać informacje o kontrahentu w celu oceny wiarygodności, skali działalności finansowej itp.

Dokumentację można wywołać za pomocą przycisku o tej samej nazwie w karcie kontrahenta:

Otworzy się okno z raportem dla tego kontrahenta:

Przełączając się między sekcjami (Główny, Jednolity Państwowy Rejestr Podmiotów Prawnych, Dane programu, Wyciągi księgowe, Analiza raportowania, Analiza finansowa, Inspekcje), możesz uzyskać kompleksowe informacje na temat interesującego Cię kontrahenta.

Ważne: po wygenerowaniu raportu o kontrahentu w 1C 8.3 Rachunkowość 3.0 każdą jego sekcję można zapisać w formatach mxl, pdf, xls.

• Rozdział Główny– wyświetlane są informacje zebrane i podsumowane na podstawie danych z innych sekcji.
• Rozdział Jednolity Państwowy Rejestr Podmiotów Prawnych– informacje wyświetlane są w kontekście adresów prawnych, menadżerów, kapitału docelowego, założycieli.
• Rozdział Dane programu– wyświetlane są określone w programie dane z karty kontrahenta.
• Rozdział Sprawozdania finansowe– raportowanie za lata 2012-2013 prezentowane jest według Rosstatu.

Mówiąc o różnych funkcjonalnościach standardowej konfiguracji „Enterprise Accounting” na platformie 1C:Enterprise 8, trudno nie zauważyć uniwersalności zastosowania większości z nich: używając tego samego rodzaju dokumentów, możesz odzwierciedlać transakcje różnymi aktywami i korzystania z różnych rachunków rozliczeniowych. Katalog Umowy kontrahentów można również nazwać takim „uniwersalnym”. Ale wszystkie zalety tego katalogu można docenić jedynie poprzez prawidłowe skonfigurowanie zawartych w nim szczegółów. Ten artykuł autorstwa V.N. Niezależny konsultant Chomiczewska, opiera się na osobistych doświadczeniach autora w praktycznej realizacji programu 1C: Księgowość 8 i poświęcony jest tematowi prawidłowego wyboru wartości atrybutu katalogu Rodzaj umowy, a także wpływ tego wyboru przy późniejszej pracy z dokumentami sekcji Banku i Kasy.

Umowy kontrahentów

Kontrahenci Umowy kontrahentów Umowy kontrahentów.

„Zgoda” na „umowę” - niezgoda

Przy całej swojej pozornej prostocie ten „bezpretensjonalny”, ale raczej „wszechobecny” podręcznik Umowy kontrahentów, niczym góra lodowa, zawiera mnóstwo dość istotnych funkcji, z czego 9 na 10 jest niewidocznych dla niedoświadczonego użytkownika. Możliwości te mogą stać się zarówno pomocnikami w zręcznych rękach, jak i przeszkodami w pracy, jeśli zostaną zignorowane. W tym artykule postaramy się zrozumieć te „dwie strony tego samego medalu”.

Zacznijmy od tego, że nie jest to pierwsza generacja programów 1C, która wykorzystuje kombinację katalogów w typowej konfiguracji Kontrahenci i jego katalog podrzędny Umowy kontrahentów. Jedynie skład szczegółów najnowszego katalogu zmienia się z wydania na wydanie. Tematem tego artykułu jest właśnie podręcznik Umowy kontrahentów.

Czy istniał „Traktat”?

Jeśli przejście zostanie przeprowadzone z „1C: Księgowość 7.7”, nie jest to szczególnie trudne, ponieważ użytkownik nadal ma znane „punkty odniesienia” (o ważnych niuansach takiego przejścia porozmawiamy poniżej).

Jeśli przejście odbywa się z programu, który był kiedyś napisany przez wewnętrzną służbę IT lub zewnętrznych wykonawców specjalnie dla danego przedsiębiorstwa (potocznie nazywa się je „samopisanymi”), to często w takich programach coś takiego istnieje jako „umowa z kontrahentem”, wyrażona jako element zautomatyzowanego systemu, w ogóle nie istnieje. To znacznie komplikuje postrzeganie „bohatera” naszego artykułu przez użytkowników, ponieważ w poprzednim systemie kwestia przynależności, na przykład płatności do tej czy innej prawdziwej „papierowej” umowy lub innego dokumentu bazowego, często była rozwiązywana poprzez wprowadzenie tekstu strunowy. Oczywiście taka forma odzwierciedlenia powiązania z realnym kontraktem została uznana za „niealgorytmizowaną” i mogła być przetwarzana jedynie w trybie kontroli wizualnej i „ukrywania” drukowanych ruchów na konkretnym rachunku. Z ergonomicznego punktu widzenia metoda ta jest beznadziejnie przestarzała i stanowi oczywiście „przedwczoraj” procesu automatyzacji samej pracy księgowej. Nie mówiąc już o takiej skrajności, jak ręczna księgowość „papierowa”, w tym przy pomocy edytorów arkuszy kalkulacyjnych.

Dlatego jeśli planujesz przejście na „1C: Księgowość 8” z podobnych systemów informatycznych, uważnie przeczytaj możliwości prowadzenia katalogu Umowy kontrahentów w „1C: Księgowość 8” z wyprzedzeniem, nawet zanim pojawi się pytanie o przeniesienie danych (salda, salda otwarcia) swojej księgowości do nowego systemu!

Stary przyjaciel z nowymi właściwościami

„Umowa” dla użytkowników „1C: Księgowość 7.7” jest znacznie bardziej znanym elementem. Dlatego autor wielokrotnie musiał obserwować, jak przechodząc na „1C: Księgowość 8” doświadczeni „studenci siódmego roku” machają mu ręką, mówiąc: „och, oczywiście, wiem, że…” . Ale ten katalog „rozrósł się” wraz z samą konfiguracją, wydaje się, że przeszedł na inny poziom i bierze udział w rozwiązywaniu poważniejszych problemów, dlatego jego wypełnienie należy traktować bardzo poważnie.

Ale co dokładnie się w nim zmieniło, co wymaga większej uwagi - porozmawiamy o tym teraz!

Porozumienie „pod mikroskopem”

„Umowa” ogólnie i „Umowa z kontrahentem” w języku 1C

Pierwszą rzeczą, o której należy pamiętać (szczególnie dla tych, którzy po raz pierwszy mają kontakt z programami rodziny 1C), jest to, że wszelkie transakcje dotyczące rozliczeń z kontrahentami wymagają obowiązkowego wskazania umowy.

Ustalmy najpierw, co rozumiemy przez „umowę”. Nawet jeśli nie poruszymy szczegółów korzystania z programu 1C: Księgowość 8, musimy powiedzieć:

• o umowie jako o samym fakcie powstania cywilnoprawnego stosunku prawnego (wprowadzimy dla niej określenie „umowa – stosunek”);
• o umowie w formie dokumentu (najczęściej w formie papierowej, z podpisami i/lub pieczęciami stron), ustalającego te stosunki. Nazwijmy to „umową – dokumentem”.

Jeśli dodamy terminologię programu, to po nazwie katalogu dodamy termin „Umowa z kontrahentem”, co pozwala odzwierciedlić fakt wystąpienia „umowy - relacji”.

Należy rozumieć, że w kontekście pracy z programem 1C: Księgowość 8, to znaczy z programem mającym na celu odzwierciedlenie rzeczywistych transakcji biznesowych, będziemy zainteresowani tylko tymi „umowami o relacje” i/lub „umowami dokumentowymi”, które pociągał (lub powinien pociągać za sobą) zmianę stanu wzajemnych rozliczeń jednej z własnych organizacji z kontrahentem - uczestnikiem stosunku umownego.

Teoretycznie księgowy na etapie zawierania umowy nie może brać udziału w dyskusji powstających stosunków cywilnoprawnych, choć jego udział może być istotny z punktu widzenia planowania podatkowego dla konsekwencji przyszłych faktycznych transakcji gospodarczych. Ale temat ten zasługuje na osobny artykuł, a także omówienie prawnych aspektów zawarcia umowy.

W tym samym artykule chciałbym podkreślić, że „umowy o stosunki” (zarówno te posiadające „dokument-umowę” w klasycznej formie, jak i te mające formę prostej faktury, faktury, a także te, które w ogóle nie posiadają formy dokumentowej , co jest dopuszczalne w obowiązującym prawie cywilnym jako „ustna forma zawarcia umowy”) będzie musiało zostać wprowadzone do bazy informacyjnej w momencie powstania obowiązków przy przekazywaniu towarów lub produktów, świadczeniu usług lub płaceniu za te transakcje. Oznacza to, że do wygenerowania wymaganych analiz - element katalogu Umowy kontrahentów, adekwatną do treści „stosunku umownego”. Celowo podkreślamy treść umowy, a nie nazwę umowy. Dlaczego – więcej na ten temat w dalszej części artykułu.

Wiele twarzy kontraktów

Jednocześnie należy wziąć pod uwagę ogromną różnorodność „stosunków umownych”. Wymieńmy je w formie przybliżonej i uogólnionej listy w formie listy numerowanej, abyśmy mogli później przeanalizować możliwości katalogu Umowy kontrahentów w odniesieniu do ich odmian.

1. Umowy intencyjne- umowy długoterminowe, w ramach których mogą powstać zarówno umowy celowe (a także długoterminowe), jak i jednorazowe relacje biznesowe (zakup i sprzedaż, dostawa sprzętu itp.). Umowy takie charakteryzują się tym, że mają charakter jedynie ogólny, wyznaczają intencje stron i nie stanowią źródła zobowiązań do wzajemnych rozliczeń. Stąd ich często używana nazwa: „umowy ramowe”.
2. Umowy długoterminowe, w ramach którego działania stron nie mają charakteru okresowego, ale są określone w umowie (nie są powiązane z okresami kalendarzowymi, takimi jak miesiące i/lub kwartały). Przedmiotem takich umów może być np. dostawa/zakup towarów, produktów, robót budowlanych, usług. Umowy takie charakteryzują się tym, że stan wzajemnych rozliczeń ma charakter nieokresowy i zależy od faktu transakcji dokonywanych przez strony umowy (dostawa towarów, świadczenie usług itp., a także płatności za nie) , odzwierciedlone w dokumentach pierwotnych.
3. Umowy długoterminowe, w ramach którego akty działalności gospodarczej, operacje, obliczenia są zobowiązane Niektóre częstotliwość ustalona umową(przeważnie raz w miesiącu). Umowy takie charakteryzują się tym, że zobowiązania z tytułu wzajemnych rozliczeń za usługi powstają regularnie w okresach miesięcznych (np. płatności za usługi najmu, w tym za zużyte media, za usługi operatorów komórkowych, dostawców Internetu itp.). Co więcej, ich miesięczna wielkość może być stała lub ustalana na podstawie zużycia usług (nierównego z miesiąca na miesiąc).
4. Jednorazowe „umowy o związku”. Mogą być wystawione w formie faktury za przedpłatę wystawionej przez dostawcę organizacji lub kupującemu z organizacji, zlecenia płatniczego, faktury za wysłany towar, zaświadczenia o świadczeniu usług itp.

Każdy z tych uogólnionych rodzajów rejestracji stosunków umownych można przedstawić inaczej w bazie informacyjnej 1C: Księgowość 8. Jeśli elastycznie korzystasz z możliwości katalogu Umowy kontrahentów, można znacząco poprawić wygodę użytkowników tych operatorów systemów, którzy w mniejszym lub większym stopniu odpowiadają za stan sekcji wzajemnych rozliczeń. Wyraża się to tym, że stan wzajemnych rozliczeń można szybko monitorować za pomocą standardowych raportów, nie stwarzając przy tym niepotrzebnych problemów dla tej czy innej części działu księgowego (przede wszystkim dla operatorów banku i kas), co ma istotne znaczenie dla ograniczenia czynnik błędów użytkownika.

Małe rekwizyty, ale drogie

Przyjrzyjmy się więc najpierw formie elementu katalogu Umowy kontrahentów(patrz rys. 1)*

Notatka:
* Zakłada się, że czytelnik zna podstawowe metody wprowadzania nowych elementów do katalogów 1C: Księgowość 8.

Ryż. 1

Pole Kontrahent jednoznacznie określany przez właściciela nowego elementu. Natomiast w zależności od tego, w jaki sposób wprowadzisz nową umowę z kontrahentem do bazy informacji (bezpośrednio do katalogu lub poprzez wygenerowany dokument), pole Organizacja można wypełnić „domyślnie” innymi danymi*. Dlatego konieczne jest monitorowanie zgodności wprowadzanych w nich danych z rzeczywistym „stosunkiem umownym”, a dokładniej „dokumentem umowy”.

Notatka:
* Dotyczy prowadzenia księgowości wielofirmowej w 1C: Księgowość 8 (przyp. red.).

Indeks 1 na ryc. 1 ma na celu zwrócenie uwagi tych, którzy w programie prowadzą księgowość wielofirmową (księgowość dla kilku organizacji) i dla których powstaje „stosunek umowny” między dwiema organizacjami będącymi częścią holdingu. Nawet jeśli dwie kopie tej „umowy dokumentu” wpadną w ręce jednego użytkownika bazy informacji, wówczas powstają dwa elementy katalogu Umowy kontrahentów z „lustrzanym” wyświetlaniem nazw własnej organizacji i kontrahenta (dla jednego z egzemplarzy jedna z własnych organizacji będzie „Organizacją”, druga strona będzie „Kontrahentem”, w drugim przypadku „zamienią się miejscami”).

Pole Grupa umów można wypełnić lub pozostać pustym - w tym podręczniku rozważymy dalej niuanse pracy z hierarchiami.

Nazwa umowy. To pole wartości symbolicznych jest polem „kreatywności” użytkownika. Sposób wpisywania nazw umów (mając na uwadze ich powyższą systematyzację) jest sprawą osobistą organizacji/firmy, której ewidencja prowadzona jest w niniejszej bazie informacji. Czy muszę skorzystać z szablonu wejściowego (czyli wpisać nazwę według ustalonych zasad)? Czy wystarczy podać numer umowy? Czy konieczne jest podanie krótkiego znaczenia umowy (np. dostawa towarów, dostawa produktów, świadczenie usług itp.)? To wszystko są kwestie uzgodnienia pomiędzy tymi, którzy jako pierwsi wprowadzają element katalogu Umowy Wykonawców do bazy, a tymi, którzy będą z nich korzystać! Im lepiej się w tej kwestii rozumieją, tym mniej błędów i wyższy poziom automatyzacji procesów (jest to jednak typowe dla wszystkich bez wyjątku podręczników systemu). Przykładowo wskazanie numeru umowy za pomocą uzgodnionego szablonu może pomóc w szybkim wyszukiwaniu lub wyborze standardowej konfiguracji za pomocą standardowych narzędzi.

Wskaźnik 2 na rysunku 1 wskazuje jeden z najważniejszych szczegółów elementu katalogu Umowy kontrahentów. To jest właśnie „drobna rzecz”, która początkowo nie jest traktowana poważnie przez byłych pewnych siebie użytkowników 1C: Księgowość 7.7, którzy przechodzą do pracy w 1C: Księgowość 8. Jednak to właśnie to pole, ignorowane (a właściwie pozostawione z wartością wpisaną „domyślnie” przez sam system), staje się przedmiotem irytacji podczas pracy z innymi dokumentami, gdyż jest elementem selekcji ważne wartości.

Spójrzmy na sytuację na przykładzie.

Załóżmy, że dla jednego z kontrahentów zawarto trzy umowy i Rodzaj umowy każdy z nich ma inny Z dostawcą, Z odbiorcą, Inne). Dla wygody ich liczby zredukowano do kombinacji identycznych liczb (patrz ryc. 2).

Ryż. 2

Aby zademonstrować wbudowane możliwości selekcji, weźmy dokument Nakaz zapłaty.

Rysunek 3 przedstawia dokument z wybraną operacją Płatność dostawcy. Podążając za łańcuchem wskaźników, możesz upewnić się, że do wyboru w terenie Porozumienie Algorytm dokumentu ustala w tym przypadku dobór umów do rodzaju Z dostawcą, a użytkownik nie ma możliwości zmiany tego wyboru.

Ryż. 3

Odpowiednio, jeśli użytkownik wybierze operację Zwrot pieniędzy kupującemu, wówczas w tym przypadku system organizuje odpowiedni wybór według rodzaju umowy Z kupującym(patrz ryc. 4).

Na marginesie zauważmy, że w dwóch opisanych przypadkach system selekcjonuje nie tylko umowy według rodzaju Z dostawcą I Z kupującym, ale także oba typy pośrednich umów handlowych - Z agentem prowizyjnym I Z zaangażowaniem.

Ryż. 4

Jeżeli umowa nie dotyczy transakcji kupna i sprzedaży to w elemencie katalogu Umowy kontrahenta należy wybrać rodzaj umowy Inni. W tym przypadku operacja dokumentu Nakaz zapłaty musisz wybrać odpowiedni - P Inne rozliczenia z kontrahentami. Następnie system ponownie wybierze do selekcji tylko niezbędne umowy - z poglądem Inni(patrz ryc. 5). Następnie system ponownie wybierze do selekcji tylko niezbędne umowy - z poglądem Inni.

Ryż. 5

Na rysunkach 3, 4 i 5 nie odnotowano kilku bardziej istotnych punktów - że wybór zamówień na liście do wyboru odbywa się nie tylko według rodzaju umowy, ale także według pary Organizacja – Kontrahent(właściciel umowy), a także wybraną walutę umowy, o czym jeszcze kilka słów powiemy poniżej.

W ten sposób system pomaga użytkownikowi, jeśli ten sam kontrahent ma kilka umów różnego typu z różnymi własnymi organizacjami, które są rejestrowane w tej bazie informacji - w polu widzenia operatora (użytkownika-operatora witryny Bank) niepotrzebne informacje nie są uwzględnione. Nie trzeba dodawać, że wszystko to będzie działać „jak w zegarku” tylko wtedy, gdy wejdziesz do odpowiedniego elementu katalogu Umowy kontrahentów Wszystkie wartości pól są poprawnie wybrane.

Oczywiście wszystkie nieprawidłowe dane w 1C: Księgowość, wbrew opinii, która czasami się pojawia, można poprawić. Pytanie tylko, jak łatwo to naprawić, ile czasu i wysiłku trzeba będzie poświęcić na taką korektę. Można na przykład „obejść” problem z błędnie wprowadzonym typem umowy, wybierając „dla szybkości” inną operację o tym samym Nakaz zapłaty(z oczywistych powodów nie podano przykładu tego „obejścia”). Ale w tym przypadku problem pojawi się na przykład w momencie rejestracji paragonu lub odwrotnie, sprzedaży wartości materialnej lub usługi. A jeśli w tym momencie zechcesz wreszcie naprawić błąd, będzie to zadanie nieco bardziej pracochłonne, bo jeśli Umowa kontrahenta został już wprowadzony do wysłanego dokumentu, wówczas system z oczywistych względów blokuje możliwość jego edycji.

Wybór opcji wzajemnych rozliczeń zależy od rodzaju umowy

Aby prawidłowo rozliczyć się z kontrahentami, bardzo istotne jest wybranie w polu właściwej wartości Trwają wzajemne rozliczenia(Patrz indeks 3 na ryc. 1). System pozwala na wybór jednej z dwóch opcji - Zgodnie z umową jako całością I Według dokumentów rozliczeniowych. Przypomnijmy warunkową ogólną klasyfikację umów podaną w podrozdziale „Wiele twarzy umów”. Oczywiście wybór drugiej opcji wartości pola jest najbardziej odpowiedni dla drugiego i trzeciego rodzaju kontraktów, częściowo dla pierwszego, a mało przydatny dla czwartego. Pozostawiając poza zakresem artykułu szczegółowe rozważenie możliwości rozliczania wzajemnych rozliczeń na podstawie dokumentów rozliczeniowych, skupimy się tylko na jednym aspekcie.

Rozliczenie wzajemnych rozliczeń na podstawie dokumentów rozliczeniowych jest konieczne, aby zobaczyć informację, który z dokumentów odbioru/wysyłki został opłacony lub według jakiego dokumentu płatności zapisano odbiór lub wysyłkę towarów, produktów, usług. Dane te można uzyskać z bilansu niektórych rachunków, jeżeli w ustawieniach rachunkowości zostanie ustawiona możliwość dokonywania takich wzajemnych rozliczeń. Wybierając jednak tę metodę prowadzenia wzajemnych rozliczeń, niewątpliwie dogodną ze względu na szczegółowość, staraj się nie komplikować pracy operatorom sekcji rozliczeń gotówkowych Bank. Faktem jest, że pracownicy tego obszaru muszą zwracać uwagę na znaczną ilość danych znajdujących się w zleceniach płatniczych. Przede wszystkim są to same kwoty i szczegóły płatności odbiorcy podczas wysyłki Wychodzące zlecenie płatnicze(wyobraźcie sobie konsekwencje sytuacji, gdy operator koncentrując się na wyborze dokumentu rozliczeń wzajemnych wysyła „porządną sumę” pod niewłaściwy adres!). Poza tym pole widzenia (i odpowiedzialność) operatora również jest wyborem Rodzaj przepływu środków pieniężnych, i wiele więcej. Pomnóż to przez liczbę dokumentów bankowych przetwarzanych codziennie w dużej firmie - a otrzymasz dość zauważalną strefę ryzyka!

Jeśli wybrany operator Umowa kontrahenta zawiera wskazanie rodzaju wzajemnych rozliczeń dokumentów, wówczas dokument ten będzie musiał zostać wskazany, w przeciwnym razie Nakaz zapłaty nie można przeprowadzić. I dobrze, jeśli wymagany dokument został już wcześniej wprowadzony do bazy informacyjnej! A jeśli nie? Nie jest tajemnicą, że dział księgowości może jedynie teoretycznie pochwalić się terminowym, szybkim wprowadzaniem danych, a nieefektywność tylko w nielicznych przypadkach jest winą działu księgowości. Tym samym, pomimo wszystkich „dobrych intencji”, otrzymywanie raportów o wzajemnych rozliczeniach w kontekście dokumentów może okazać się czynnikiem ryzyka opóźnienia realizacji płatności.

Zatem osoba wprowadzająca element katalogu do systemu Umowy kontrahentów, ważne jest, aby obliczyć nie tylko oczywiste, ale także ukryte parametry wejściowe w oparciu o cechy organizacyjne konkretnej organizacji.

Sytuację przy wyszczególnianiu wzajemnych rozliczeń można znacznie uprościć wykorzystując możliwość budowania hierarchii elementów katalogu Umowy kontrahentów, o czym będzie mowa w końcowej części artykułu.

Kolejna część artykułu poświęcona jest kolejnemu zestawowi pól elementów katalogu Umowy kontrahentów, podobnie jak omawiane przed chwilą pole, zawarte w grupie szczegółów Prowadzenie wzajemnych rozliczeń. Ich szczegółowe rozważenie jest konieczne, ponieważ w praktyce występuje duża liczba błędów wynikających z niezrozumienia relacji pomiędzy kilkoma obiektami systemu i organizacyjnego aspektu wdrożenia.

Jak uniknąć podstępności „jednostek konwencjonalnych”

W tej sekcji omówimy kilka szczegółów Umowy z kontrahentami - Waluta I Obliczenia w jednostkach konwencjonalnych(na rysunku 1 są one oznaczone wskaźnikiem 4).

Oczywiste na pierwszy rzut oka, w praktyce są one często używane, ponieważ ich nazwa jest interpretowana przez użytkownika, choć nie do końca odpowiada to temu, co jest, że tak powiem, „slangiem” programu 1C: Księgowość, a nie w pierwszym Pokolenie. W „1C: Księgowość 7.7” ta kombinacja szczegółów została już wykorzystana, a jeszcze bardziej przygnębiające jest ich nieprawidłowe użycie przez byłych „doświadczonych” użytkowników tego programu, którzy powtarzają poprzednie błędy w „1C: Księgowość 8”.

Tutaj porozmawiamy również o umowie w jej dwóch znaczeniach: „umowa - związek” i „umowa - dokument”.

Więc. Rekwizyty Waluta samo w sobie zwykle nie powoduje żadnych problemów. Z nielicznymi wyjątkami użytkownicy rozumieją, że w tym miejscu powinni wskazać walutę, w której zdefiniowany jest „dokument umowy”. koszt przedmiotu umowy. Jednak zarówno w „dokumencie umowy”, jak i w „stosunkach umownych” definicja waluty nie ogranicza się do tego. Zdecydowany i waluta płatności, czyli w jaki sposób jedna ze stron umowy zapłaci za otrzymane towary, produkty, prace lub usługi (w tym artykule nie traktujemy sytuacji z barterem jako pochodnej dwóch przeciwnych przepływów relacji kupna i sprzedaży).

To tutaj „tandem” szczegółów wchodzi w grę w pełni - Waluta I Obliczenia w jednostkach konwencjonalnych.

W tym momencie jedno ze znaczeń terminu „jednostka konwencjonalna” zaczyna „sprytnie” działać w umyśle użytkownika jako wyraz owego odpowiednika pieniężnego, który w pamięci rosyjskich księgowych często działał jako „substytut”, namiastka ogólnie przyjętych walut światowych, zwłaszcza w burzliwych latach lat 90., kiedy krzywa zmian światowych kursów walut przypominała kardiogram serca z arytmią (co niestety powtarza się dzisiaj). Wtedy pomogła tzw. „jednostka konwencjonalna” („CU”), zapewniająca jej względną stabilność, określoną przez strony kontraktu. Co więcej, „jednostki konwencjonalne” można w istocie nazwać takimi walutami rozliczeniowymi w ramach umowy szczegółowo określonymi przez strony jako „USD według stawki Banku Centralnego + 5%”, „EUR według stawki N-Banku” lub nawet „ jednostka koszyka dwuwalutowego”. Z technicznego punktu widzenia (z punktu widzenia ich wykorzystania w programie 1C:Accounting 8) różnica między takimi walutami a „normalnymi” będzie polegać jedynie na tym, że użytkownik będzie je miał. muszą ręcznie utrzymywać zmiany kursów wymiany tych „sztucznych” walut, podczas gdy „normalne” waluty mogą być aktualizowane automatycznie.

Zatem zupełnie naturalne byłoby na przykład wypełnienie katalogu Waluty, co pokazano na rysunku 6.

Ryż. 6

Autor tego artykułu, posługując się licznymi (niestety!) przykładami, musiał zadbać o to, aby niektórzy użytkownicy dostrzegli checkbox Obliczenia w jednostkach konwencjonalnych jako pewne powiązanie z właśnie takimi „sztucznymi” walutami, w wyniku czego takie „UE” są wprowadzane do katalogu walut całkowicie bezprawnie (w tym przypadku).

Ale ten flaga ma zupełnie inne znaczenie. A ma to związek z tym, co „włączono do programu” w zakresie wykorzystania zarówno rachunków do rozliczeń bezgotówkowych (51 i 52), jak i niektórych subkont do rozliczeń z kontrahentami.

Rozważmy opcje kombinacji wartości (stanów) szczegółów Waluta i płatności w jednostkach konwencjonalnych. Jest ich tylko trzech. A. Koszt zamówienia wyrażony jest w rublach- najprostsza opcja. Jest całkiem oczywiste, że w tym przypadku płatności w ramach umowy nie mogą być dokonywane w walucie innej niż te same ruble (dlatego pole wyboru Obliczenia w jednostkach konwencjonalnych niedostępne). Dlatego też dla płatności bezgotówkowych zastosowany zostanie rachunek 51, a algorytmy dokumentów płatniczych sprawdzą zgodność waluty umowy z rachunkiem wybranym w polu Konto księgowe (BU). To z kolei musi odpowiadać wybranemu rachunkowi bieżącemu organizacji (patrz ryc. 7). Ponadto taka kombinacja musi odpowiadać tym rachunkom do rozliczeń księgowych z kontrahentami, którzy nie mają funkcji rachunkowości walutowej w planie kont (patrz ryc. 8). Jak skonfigurować takie konta do domyślnej substytucji, zostanie opisane na końcu tego artykułu.

Ryż. 7

Ryż. 8

B. Wartość zamówienia wyrażona jest w dowolnej walucie, a rozliczenia wynikające z umowy ustalane są także w walucie. W takim przypadku wybierana jest dowolna waluta, z wyjątkiem waluty regulowanej rachunkowości (rubli). Z jedynym zastrzeżeniem, że organizacja może otworzyć konto bankowe w tej walucie (oczywiście w tym przypadku całkowicie sztuczne „UE”) raczej nie ma zastosowania). Z punktu widzenia dokumentów płatniczych system sprawdzi zgodność waluty umowy Konto księgowe (BU) i pozwoli Ci wybrać jako konto bankowe tylko te rachunki, które są otwarte nie w rublach(patrz ryc. 9). A jako rachunki do rozliczeń z kontrahentami należy wybrać rachunki z atrybutem rachunkowości walutowej, dla których w programie zdefiniowany jest odpowiedni algorytm obliczeniowy - z przeszacowaniem sald walutowych (z wyjątkiem zaliczek otrzymanych lub wypłaconych) na koniec miesiąc według dokumentu Zamknięcie miesiąca(patrz rys. 10).

Ryż. 9

Ryż. 10

B. Koszt zamówienia jest przypisany w walucie obcej(tym razem - każdy, oczywiście z wyjątkiem waluty regulowanej rachunkowości), ale płatności wynikające z umowy podawane są w rublach- to jest właśnie opcja, która czasami sprawia trudności. Stanowisko to jest przeznaczone wyłącznie do takiego przypadku przyjęty flaga Obliczenia w jednostkach konwencjonalnych! Reakcja dokumentów płatniczych odpowiada tej podanej w opcji A. Jednak wybór rachunków do wzajemnych rozliczeń z kontrahentami w tym przypadku powinien być taki sam, jak wskazano na rysunku 11.

Ryż. jedenaście

Kontrahenci - porządek - wstawaj!

Trudno przecenić znaczenie stosowania „poprawnych” (oczywiście przewidywanych przez algorytmy programu) rachunków i subkont do rozliczeń z kontrahentami dla rozliczeń z kontrahentami, choć to właśnie w tym obszarze zwykle dochodzi do całkowitego chaosu użytkowników. To zrozumiałe – właśnie tu najtrudniej przełamać stereotypy, jakie uformowały się w naszych głowach (czasami jeszcze z czasów rachunkowości sowieckiej), zwłaszcza, że ​​to rachunki rozliczeń z kontrahentami najmniej dotknięte są innowacjami przy zmianie plan kont. Jednak zasada „nie pójdę na kompromis ze swoimi przyzwyczajeniami” w tym przypadku może pełnić tę samą rolę, co zaniedbanie wiedzy o tradycjach rdzennej ludności podczas podróży do egzotycznego kraju. Nie chodzi o to, że chcę porównywać „1C: Księgowość 8” z terytorium zamieszkania plemienia „Mumba-Yumba”, z dala od cywilizacji, ale pewien szacunek dla tego, co jest już zawarte w tym ekonomicznym i uniwersalnym standardowym rozwiązaniu, jest co najmniej rozsądny. Przynajmniej po to, żeby później, dopóki nie stracisz spokoju, nie trzeba było szukać odpowiedzi na pytanie: „Dlaczego ten cholerny program nie przeszacował sald kontraktowych?”

I tu stajemy twarzą w twarz z tym, co jest wielką zaletą programu. Możliwość dostosowania programu polega na tym, że oswajając „małego garbatego konia”, możesz uzyskać wszystkie korzyści i nie wpaść później w niekończącą się serię tradycyjnych rosyjskich pytań „kto jest winny” i „co robić” podczas analizy pracy z programem (zwłaszcza jeśli przed samą wagą pojawia się ostatnie pytanie).

Oczywiście w ramach artykułu zwrócimy uwagę tylko na te z licznych ustawień programu, które dotyczą rozpatrywanego tematu - zakładania rachunków do wzajemnych rozliczeń z kontrahentami. Rozważymy to w świetle faktu, że zdecydowana większość dokumentów w programie 1C: Księgowość 8 umożliwia użytkownikowi wprowadzanie i edytowanie odpowiednich kont dla przyszłych zapisów księgowych.

Temat ten ściśle łączy nie tylko techniczny aspekt zadania realizacji programu 1C: Księgowość 8, ale także aspekty organizacyjne i psychologiczne.

Oceńcie sami. Jeśli na przykład za wprowadzanie dokumentów związanych z przyjęciem lub sprzedażą towarów i materiałów lub usług w przedsiębiorstwie odpowiada dział księgowości - nie jest tak źle. Jest nadzieja, że ​​księgowy transakcyjny albo wprowadzi, albo sprawdzi wprowadzone wpisy pod kątem zgodności z „duchem i literą” rachunkowości.

A co, jeśli obieg dokumentów organizacyjnych w przedsiębiorstwie będzie zorganizowany w taki sposób, że dokumenty te będą wprowadzane przez menedżerów, którzy nie znają żargonu księgowego kodów księgowych tak samo jak język tego samego plemienia Mumba-Yumba? Właśnie w tym przypadku w ustawieniach użytkownika wprowadzono checkbox Ukryj konta księgowe w dokumentach!

Tak, ale ukryliśmy je dla menadżera. I co? Czy to w ogóle uchroni nas od wchodzenia na konta rozliczeniowe?

Zupełnie nie! Faktury trzeba będzie wpisywać, a nawet korygować, co jest znacznie bardziej pracochłonne...

Dlatego najlepiej jest ustrukturyzować podręcznik wcześniej, przed wprowadzeniem pierwszych dokumentów do programu. Kontrahenci(określ wymaganą hierarchię) oraz określ wymagane rachunki rozliczeniowe dla grup kontrahentów. Należy o tym wspomnieć, ponieważ nawet w czystej, nowej, działającej bazie informacji może być już skonfigurowanych kilka kont rozliczeniowych, ponieważ wielu księgowych lubi korzystać nie z subkont rachunków 60 i 62, ale z subkont konta 76.

Jeśli weźmiemy pod uwagę, że katalog Kontrahenci w przypadku, gdy prowadzenie księgowości wielu firm jest jednolite dla wszystkich własnych organizacji, wówczas zadaniem jest utworzenie rejestru Rachunki do rozliczeń z kontrahentami staje się jeszcze bardziej znaczący.

Nie wdając się w niepotrzebne komentarze, autor zaprasza do przestudiowania rysunku 12, którego przykład pokazuje, jak można rozwiązać problem nawykowego korzystania z kont. Pozostaje dodać, że takiej konfiguracji muszą towarzyszyć środki organizacyjne, aby pracownicy transakcyjni (czy to księgowi, czy menedżerowie) podczas pracy z określonymi kategoriami kontrahentów korzystali ze ściśle określonych grup folderów. Wówczas problem zarysowany wcześniej w artykule zostanie pomyślnie rozwiązany – właściwy dobór subkont do rozliczeń z kontrahentami dla różnych kombinacji waluty kontraktów i waluty płatności za nie.

Ryż. 12

Wygoda uszczegółowienia wzajemnych rozliczeń w wyniku wykorzystania konstrukcji

I ostatnia rzecz, o której chciałbym porozmawiać na temat korzystania z katalogu Umowy kontrahentów. Zarówno ten, jak i poprzedni artykuł wspomniały już, że umowy o związkach mogą być różne, a nawet pod warunkiem ich warunkowej ogólnej klasyfikacji.

Jeśli dla każdego „dokumentu-umowy”, a nawet każdego „stosunku-umowy” zorganizujesz jakiś rodzaj „kontroli wejściowej”, „sortowania” (przynajmniej według ich czterech konwencjonalnych odmian), możesz uzyskać niesamowite rezultaty pod kątem wygody uzyskania ostatecznych danych.

Spójrzmy na kilka przykładów.

Jeśli mamy umowę typu 3, która charakteryzuje się obecnością ogólnej umowy długoterminowej i miesięcznych, obliczonych rzeczywistych kwot za świadczone usługi, zapisanych w jej ramach, wówczas istnieją dwie możliwości odzwierciedlenia takiej umowy. Obydwa są wygodne z punktu widzenia uzyskania zarówno ogólnych ruchów i wyników wzajemnych rozliczeń, jak i z punktu widzenia uszczegółowienia tych wzajemnych rozliczeń (powiedzmy według miesiąca).

Jedną z takich możliwości jest skorzystanie z opcji wzajemnych rozliczeń zgodnie z dokumentami przy wprowadzaniu nowej umowy do bazy informacyjnej. Jednak już wspomnieliśmy powyżej, że ta wygodna opcja może powodować trudności dla operatorów operacji bankowych/gotówkowych. Ta organizacja katalogowa może rozwiązać ten problem „bez strat” Umowy kontrahentów, w którym umowa główna jest zapisywana w formie elementu grupowego (uogólniająca), a dokumenty rozliczeniowe za każdy miesiąc wprowadzane są w postaci faktycznych elementów końcowych spisu (patrz rys. 13).

Ryż. 13

Dzięki takiej konfiguracji praca kasjerów bankowych jest znacznie ułatwiona (co znacznie zmniejsza ryzyko ich błędów), ale jednocześnie nie zostaje utracona możliwość uzyskania informacji o obliczeniach w dowolnej formie uogólnionej lub szczegółowej. Przyjrzyjmy się jego możliwościom na przykładzie opcji dostosowywania standardowego raportu Bilans konta. Jeżeli w ustawieniu (rys. 14) użytkownik wybiera typ Elementy, ma możliwość zobaczenia szczegółowych obliczeń według miesiąca, jeśli tak zdecyduje Tylko hierarchia- widzi jedynie ogólny stan wzajemnych rozliczeń w ramach tej umowy jako całości. Jeśli zostanie wybrany Hierarchia, użytkownik zobaczy obie opcje jednocześnie - zarówno ogólną, jak i szczegółową.

Ryż. 14.

Kolejna „mała sztuczka” z wykorzystaniem hierarchii katalogów Umowy kontrahentów pomoże Ci poradzić sobie z inną, dość typową sytuacją.

Zauważyliśmy już powyżej, że „1C: Księgowość 8” pozwala na wprowadzenie tylko jednego rodzaju umowy dla jednej umowy - Z dostawcą, Z kupującym itp.

Co jednak w sytuacjach, gdy „dokument-umowa” ma dwojaki charakter? Weźmy na przykład umowę najmu. Cała umowa odzwierciedla to, na przykład, organizację A czynsze od kontrahenta B określony blok pomieszczeń produkcyjnych. I w tym przypadku związek z B powstać w A jak u dostawcy. Jednak w tekście umowy znajduje się osobna mała klauzula, która stanowi, że jeśli przedmiot leasingu będzie wymagał naprawy, wynajmujący dokona tego we własnym zakresie, po czym wystawi najemcy fakturę za wykonaną pracę. W takim przypadku nieuchronnie pojawia się sytuacja przeciwna, gdy odrębna klauzula umowy oznacza inne stosunki, w których B mówi przed A już jako kupujący.

Jak być? W końcu odpowiednie dokumenty programowe po prostu nie pozwalają na wybór rodzaju umowy Z dostawcą odzwierciedlać realizację usługi!

I tutaj z pomocą przyjdzie nam także możliwość skonstruowania listy hierarchicznej.

Całą umowę najmu możemy sformalizować jako element grupowy (patrz rys. 11). W ramach tej grupy będziesz musiał utworzyć dwa ostatnie elementy katalogu - osobno dla relacji według typu Z dostawcą i osobno dla relacji według typu Z kupującym. W ten sposób rozwiążemy zarówno problem stosowania standardowych dokumentów o standardowej konfiguracji, jak i problem uszczegółowienia wzajemnych rozliczeń przy otrzymywaniu standardowych raportów (na przykład raportu Analiza subconto). Podobny schemat można zastosować do umowy przewidującej płatności barterowe.