Cel i skład dokumentacji sprawozdawczej, wykonanie dokumentów sprawozdawczych. Białoruski Narodowy Uniwersytet Techniczny Rodzaje dokumentacji sprawozdawczej i księgowej

Sekcja XVII.

ORGANIZACJA PROCESU SPRAW

402. Co to jest dokument?
Dokument to nośnik danych przeznaczony do wielokrotnego użytku. Dokument zawiera zapisane informacje, które mają znaczenie prawne zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Ustawodawstwo przewiduje przypadki, w których dokumenty są obowiązkowe (nakazy rejestracji pracy, protokoły odbycia różnych odpraw itp.).
Dokumenty stanowią podstawę do monitorowania działalności przedsiębiorstwa, prawidłowego wykorzystania zasobów materialnych, pieniężnych, energetycznych i innych.
Nowoczesne zarządzanie produkcją bez dokumentów jest po prostu niemożliwe.

403. Czym są dokumenty urzędowe?
Dokumenty urzędowe to dokumenty sporządzane w imieniu przedsiębiorstwa lub instytucji i podpisywane przez upoważnionych przedstawicieli. Dokumenty oficjalne muszą używać wyłącznie oficjalnego stylu biznesowego. Dokumenty te muszą być zwięzłe, spójne i rzetelnie przedstawiać fakty i podjęte decyzje.

404. Co to jest dokumentacja?
Dokumentacja to zbiór dokumentów sporządzony według jednolitych zasad. Dokumentacja może być przedstawiona w różnej formie: graficzna, projektowa, robocza, wykonawcza, normatywno-referencyjna, sprawozdawcza, projektowo-kosztorysowa, pozwoleniowa, organizacyjno-technologiczna.

405. Co to jest dokumentacja graficzna?
Dokumentacja graficzna to dokumentacja (zwykle zarządcza) sporządzona w postaci wykresów, diagramów, cyklogramów, w której informacje i obliczone zależności technologiczne poszczególnych operacji budowlanych są opisane w formie tekstowo-graficznej w wyniku modelowania procesu produkcyjnego lub stanu produkcji działalność organizacji budowlano-montażowych i ich oddziałów.

406. Co to jest dokumentacja projektowa?
Dokumentacja projektowa to zbiór dokumentów obliczeniowych opracowanych i wykorzystywanych w procesie projektowania poszczególnych jednostek, części lub elementów konstrukcyjnych budynków i budowli.

407. Co to jest dokumentacja robocza?
Dokumentacja szczegółowa stanowi część dokumentacji projektowo-szacowanej opracowanej przez organizację projektującą na etapie „projektu szczegółowego” i wykorzystywanej przez wykonawców projektu bezpośrednio na placu budowy podczas wznoszenia budynków i budowli.

408. Co to jest dokumentacja projektowa i kosztorysowa?
Dokumentacja projektowo-szacowana to zbiór materiałów graficznych, obliczeniowych i objaśniających uzasadniających planowanie przestrzenne, rozwiązania konstrukcyjne, organizacyjne i technologiczne oraz dokumenty uzasadniające koszt i ekonomiczną wykonalność budowy konkretnego budynku, konstrukcji lub ich kompleksu.

409. Co to jest dokumentacja organizacyjno-technologiczna?
Dokumentacja organizacyjno-technologiczna jest częścią dokumentacji projektowej i szacunkowej uzasadniającej decyzje dotyczące technologii robót i organizacji budowy budynków i budowli.
Dokumentacja organizacyjna i technologiczna obejmuje projekty organizacji budowy - POS (opracowane przez organizację projektową), projekty produkcji pracy - PPR (z reguły opracowane przez organizacje budowlane) i projekty organizacji pracy - POR (opracowane przez organizacje budowlane podczas jednoczesnej budowy kilku budynki lub konstrukcje dla różnych klientów).

410. Czym jest dokumentacja regulacyjna?
Dokumentacja regulacyjna to zbiór oficjalnych dokumentów regulujących na poziomie stanowym i regionalnym obowiązkowe stosowanie przepisów, norm, zasad i warunków projektowania, budowy i eksploatacji obiektów.

411. Co to jest dokumentacja regulacyjna i referencyjna?
Dokumentacja regulacyjna i referencyjna to zbiór oficjalnych dokumentów zawierających ustalone stanowe lub regionalne zasady, standardy, normy, normy i warunki związane z projektowaniem, budową i eksploatacją budowanych budynków i budowli.
W dokumentacji normatywnej i referencyjnej znajdują się także różnorodne instrukcje, wytyczne, wytyczne, zalecenia, które odzwierciedlają specyfikę poszczególnych rodzajów prac budowlano-montażowych na różnych etapach okresu inwestycyjnego (badania, projektowanie, budowa, eksploatacja, przebudowa, remonty główne).

412. Co to jest dokumentacja zezwalająca?
Dokumentacja zezwalająca to zbiór dokumentów wydawanych przez władze wykonawcze w celu wykonania prac projektowych i geodezyjnych wraz z zatwierdzeniem rozwiązań architektonicznych i planistycznych, wydaniem pozwoleń na użytkowanie terenu oraz prac budowlano-montażowych.

413. Co to jest dokumentacja sprawozdawcza?
Dokumentacja sprawozdawcza to zbiór dokumentów odzwierciedlających sprawozdawczość organizacji budowlanej lub jej działu w realizacji poszczególnych zadań projektowych lub sprawozdawczość wykonania za dowolny okres działalności produkcyjnej. Mogą to być raporty finansowe, raporty rzeczowe lub raporty do realizacji indywidualnych zleceń.

414. Co to jest praca biurowa?
Praca biurowa to czynności kadry kierowniczej jednostki budowlanej, polegające na pracy z dokumentami. Prace biurowe obejmują przygotowanie, odbiór, rejestrację, reprodukcję, wykonanie, wysyłkę, kontrolę, przechowywanie i okresowe niszczenie dokumentów. Wydajność pracy aparatu kierowniczego w dużej mierze zależy od racjonalnej organizacji pracy biurowej.

415. Co to jest rozkaz?
Zarządzenie jest aktem zarządczym wydawanym przez kierownika organizacji i ma charakter wiążący. Decyzje kierowników działających na zasadzie jedności dowodzenia są formalizowane w formie zarządzeń w celu regulowania działalności przedsiębiorstwa i przemieszczania się personelu podległej mu jednostki budowlanej.
Prawo wydania zarządzenia ma kierownik pełniący funkcję osoby prawnej lub wykonujący swoje obowiązki.
Za pomocą zarządzenia menedżer wyznacza główne zadania pracownikom organizacji, którą kieruje, wskazuje sposoby rozwiązania podstawowych problemów, zatwierdza regulaminy, instrukcje, regulaminy i tym podobne dokumenty.

416. Jak poprawnie wypełnić zamówienie?
Tekst zarządzenia w sprawie ogólnych zagadnień zarządzania produkcją składa się z dwóch części: stwierdzającej i administracyjnej. Część stwierdzająca określa okoliczności, które skłoniły menedżera do jego opublikowania, oraz cele, które mają zostać osiągnięte. Część administracyjna zarządzenia określa istotę zleconych działań, wskazuje, komu powierzono ich wykonanie, termin ich wykonania oraz komu powierzono monitorowanie wykonania tego zarządzenia.
Część administracyjna zamówienia zaczyna się od słowa „Zamawiam”.
Nagrody i kary za wykonanie lub niewykonanie poleceń i poleceń ogłaszane są przez niezależne rozkazy.

417. Co to jest rozkaz?
Zarządzenie to decyzja podjęta ustnie lub pisemnie przez władzę wyższą, kierownika, jego zastępców w granicach swoich uprawnień, kierowników służb funkcjonalnych jednostki budowlanej w celu rozwiązania kwestii eksploatacyjnych związanych z działalnością urzędową i produkcyjną.

418. Co to jest wskazanie?
Instrukcja to organizacyjno-administracyjna forma przekazania decyzji zarządczej i wyjaśnienia działań zmierzających do osiągnięcia celów, skierowana do konkretnych wykonawców w konkretnej sprawie.
Dyspozycja może być zawarta w zarządzeniach, instrukcjach, uchwałach pisemnych, odrębnym piśmie lub oświadczeniu ustnym.
Instrukcja zwykle zaczyna się od słowa „sugeruję”.

419. Co to jest instrukcja?
Instrukcja jest dokumentem normatywno-metodologicznym, który określa treść i tryb wykonywania przez pracownika obowiązków zawodowych, a także sposoby wdrażania decyzji.
Instrukcje mogą być ustne lub pisemne. Polecenia ustne przekazywane są pracownikowi przez jego przełożonego przed wykonaniem zadania. Pisemna instrukcja, zatwierdzona przez kierownika, staje się dokumentem organizacyjno-administracyjnym.
Instrukcja określa zasady regulujące działalność produkcyjną organizacji lub szczególne aspekty tej działalności i funkcje urzędników.

420. Co to jest protokół?
Protokół - dokument zawierający zapis przebiegu dyskusji nad sprawami i decyzjami podjętymi na różnych posiedzeniach organów kolegialnych, komisji, posiedzeniach kolektywów pracy i różnych spotkaniach.
W tekście protokołu dyskusja nad każdym punktem porządku obrad jest zapisywana w rubrykach „wysłuchano”, „mówił”, „zdecydowano”, „postanowiono”.
Teksty protokołów mogą być krótkie, szczegółowe lub dosłowne (transkrypcja).
Protokół podpisuje przewodniczący lub sekretarz posiedzenia albo osoba prowadząca posiedzenie.
Protokół sporządza sekretarz lub specjalnie wyznaczona osoba. W przypadku, gdy posiedzenie jest stenografowane lub nagrywane na taśmę, protokół może zostać sporządzony po przepisaniu tych nagrań.

421. Co to jest czyn?
Akt to urzędowy dokument rejestrujący zdarzenia lub fakty ustalone osobiście przez osoby, które podpisały ten akt. Ustawa nie jest instrukcją do jakiegokolwiek działania. Służy jedynie jako informacja do podjęcia decyzji.
We wstępnej części ustawy wskazano podstawę jej sporządzenia oraz listę osób, które brały udział w jej podpisaniu.
Ustawa odzwierciedla jedynie te fakty, które zostały rzetelnie ustalone przez osoby upoważnione do jej podpisania.

422. Co to jest pismo serwisowe?
Listy służbowe są sposobem wymiany różnych informacji instytucji z organizacjami podległymi, przełożonymi lub powiązanymi.
Listy wydawane są na papierze firmowym organizacji. W liście wskazano okoliczności, które skłoniły organizację do jego napisania. Listy serwisowe kończą się prośbami, propozycjami lub decyzjami dotyczącymi poruszonych w nich kwestii.
Jeżeli pismo jest odpowiedzią na jakieś wcześniejsze pismo, wówczas przed treścią pisma podaje się nazwę poruszanej kwestii.

423. Co to jest notatka?
Memorandum to pisemna wiadomość dotycząca dowolnej sprawy kierowana do kierownictwa organizacji lub wyższego organu zarządzającego, informująca o aktualnej sytuacji, zjawisku lub fakcie, który miał miejsce, o wynikach wykonanego zadania lub pracy. Sprawozdanie musi zawierać wnioski i propozycje dotyczące poruszonych w nim zagadnień.
Memorandum sporządzane jest zarówno z inicjatywy pracownika, jak i na polecenie kierownictwa.

424. Co to jest certyfikat?
Certyfikat to dokument opisujący i potwierdzający pewne fakty lub zdarzenia.
Zaświadczenie jest zwykle wynikiem jakiegoś egzaminu, wyniku podróży służbowej itp.

System dokumentacji raportowej

Raport to dokument zawierający informacje o wynikach działań za określony okres czasu.

Dokumentacja sprawozdawcza instytucji składa się z kilku zestawów dokumentów:

państwowa sprawozdawczość statystyczna;

raportowanie wydziałowe;

raportowanie wewnątrzinstytucjonalne.

Formularze dokumentów do państwowej sprawozdawczości statystycznej są opracowywane przez Ministerstwo Statystyki Federacji Rosyjskiej i są obowiązkowe dla wszystkich instytucji, organizacji i przedsiębiorstw. Tryb sporządzania i przetwarzania dokumentów na potrzeby państwowej sprawozdawczości statystycznej określają rozporządzenia tego ministerstwa.

Formularze ministerialnych dokumentów sprawozdawczych opracowywane są przez ministerstwa i departamenty. Sbierbank Federacji Rosyjskiej, Ministerstwo Podatków i Ceł oraz Ministerstwo Finansów przedstawiają formy rachunkowości i sprawozdawczości, sprawozdawczości podatkowej, obowiązkowe dla wszystkich organizacji.

Departamentowe formularze sprawozdawcze sporządzane są przez władze wykonawcze, które realizują zarządzanie sektorowe.

Państwowa sprawozdawczość statystyczna i departamentalna jest terminowo przekazywana właściwym władzom terytorialnym. W zależności od terminu składania może to być: miesięczny, kwartalny, półroczny i roczny. Stanowe raporty statyczne i departamentalne są opracowywane na podstawie zatwierdzonych ujednoliconych formularzy i zgodnie z zatwierdzonymi dokumentami regulacyjnymi.

Każda instytucja przygotowuje wewnętrzne raporty z realizacji planów, zadań, jednorazowe instrukcje kierownictwa lub instrukcje organizacji wyższej. Tego rodzaju dokumenty sprawozdawcze są opracowywane przez specjalistów z jednostek strukturalnych i przekazywane do rozpatrzenia kierownictwu tej lub wyższej organizacji. Wewnątrzinstytucjonalne dokumenty sprawozdawcze można nazwać: raportem lub zaświadczeniem o charakterze sprawozdawczym.

Raportowanie wewnątrzinstytucjonalne przygotowywane jest w stosunkowo swobodnej formie. Raporty sporządzane są na formularzu ogólnym lub na standardowej kartce papieru. Obowiązkowe dane raportu lub zaświadczenia o charakterze sprawozdawczym to: nazwa organizacji, nazwa jednostki (jeżeli jest to raport lub zaświadczenie z działalności jednostki), nazwa rodzaju dokumentu, data, numer dokumentu, miejsce sporządzenia, tytuł tekstu, podpis, pieczątka zatwierdzająca (na raportach) lub uchwała kierownika (na zaświadczeniu sprawozdawczym).

Tytuł raportu wskazuje: nazwę organu lub urzędnika, którego wyniki działania są odnotowane w dokumencie („Sprawozdanie z pracy komisji certyfikującej…”; „Sprawozdanie z pracy działu…”) ; okres sprawozdawczy (za rok 2001, za okres od stycznia do czerwca 2000 r., za I kwartał 2000 r.).

W tekście opisano wykonaną pracę, dokonano analizy jej wyników oraz przedstawiono wnioski i propozycje. Jeżeli raport zawiera wyniki wcześniej zaplanowanych prac, kolejność prezentacji raportu musi odpowiadać kolejności zadań w dokumencie planistycznym. Za datę sprawozdania uważa się datę jego zatwierdzenia przez kierownika organizacji lub organ wyższy. Do sprawozdań można dołączyć notę ​​wyjaśniającą.

Właściwe prowadzenie dokumentacji jest ważne dla każdej organizacji, ponieważ pozwala kompetentnie zająć się podstawową działalnością i nie bać się kontroli podatkowych i innych. Dokumenty sprawozdawcze sporządzane są w różnej formie i formie. Rodzaje dokumentacji różnią się w zależności od rodzaju firmy, rodzaju jej działalności i wielu innych czynników.

Ogólna koncepcja

Dokument raportowy odzwierciedla zestaw wskaźników z wynikami firmy za wybrany okres. Raportowanie może zawierać tabele z danymi księgowymi, statystycznymi i innymi. Raport jest efektem pracy nad zapisaniem informacji.

Dokumenty sprawozdawcze można klasyfikować według typów, okresów, ilości danych i stopnia uogólnienia.

Odmiany

Według rodzaju raportowanie dzieli się na:

• księgowość;
• statystyczny;
• operacyjny.

Księgowość- są to usystematyzowane dane o majątku organizacji, jej finansach i wynikach pracy. Raportowe dokumenty księgowe sporządzane są w oparciu o informacje księgowe.

Statystyczny przygotowane do ewidencji księgowej i operacyjnej.

Operacyjny raportowanie przygotowywane jest na podstawie materiałów eksploatacyjnych za określone przedziały czasowe – tydzień, miesiąc, dekadę itd. Informacje te pomagają kierować przepływem pracy w organizacji.

Regularność sporządzania dokumentów sprawozdawczych może polegać na:

• śródroczny - na dzień, pięć dni, dziesięć dni, miesiąc, kwartał, sześć miesięcy.
• roczne to podsumowanie roku.

Śródroczna sprawozdawczość statystyczna jest bieżąca, a sprawozdawczość księgowa ma charakter przejściowy.

Stopień uogólnienia informacji zawartych w raportach może być różny. W zależności od tego wskaźnika raporty są:

• podstawowe - są opracowywane bezpośrednio przez organizację;
• skonsolidowane - przygotowywane przez instytucje wyższe.

Wszelkie raporty muszą dostarczać wiarygodnych danych na temat działalności organizacji, jej sytuacji finansowej, wyników działalności oraz wszelkich zmian w tych informacjach.

Wygląd i zawartość

Formy dokumentów sprawozdawczych są zatwierdzone przez przepisy państwowe.

Każda spółka prowadzi wewnętrzną sprawozdawczość, która dostarcza informacji o realizacji planów i instrukcji kierownictwa. Raporty te przygotowywane są przez specjalistów z różnych działów firmy i przekazywane kierownictwu. Dokumentację taką można nazwać raportem lub certyfikatem.

Raporty wewnątrz instytucji sporządzane są w dowolnej formie. Są one składane na kartkach papieru lub na papierze firmowym organizacji.

W raporcie wymagane są następujące dane:

Tekst raportu zawiera pełną informację o wykonanej pracy oraz analizę wyników działań. Wyciągane są wnioski i, jeśli to konieczne, przedstawiane są propozycje. Do raportów często dołączane są noty wyjaśniające. Data raportu musi być zgodna z zgodą przełożonego.

Wyjazdy służbowe

Odrębnym rodzajem raportowania jest raportowanie dokumentów dotyczących zakwaterowania w hotelu w przypadku zawodowych podróży służbowych specjalistów.

Koszty podróży służbowych obejmują wydatki na wynajem pokoju hotelowego. Zgodnie z wymogami prawa firma ma obowiązek zwrócić pracownikowi wszelkie wydatki związane z opłaceniem pokoju hotelowego.

Pracownik powracający z podróży służbowej przedstawia jeden z poniższych dokumentów:

• sprawdzać;
• paragon.

Który z tych dokumentów będzie najdokładniejszy i nie wzbudzi wątpliwości organów podatkowych?

Jeżeli w hotelu nie korzysta się z urządzeń kasowych, pracownik hotelu ma obowiązek wypełnić specjalny formularz. Można to nazwać inaczej: paragon, czek, voucher.

Wymagania dotyczące formularzy

Każdy hotel ma swoją własną formę, ale zaprojektowany według zatwierdzonych wymagań. Dokumenty meldunkowe dotyczące zakwaterowania spełniają następujące wymagania:

• protokół zawiera szczegółowe informacje dotyczące jego numeru, serii, adresu, NIP, pieczęci);
• sam formularz jest produkowany w drukarni lub przy użyciu zautomatyzowanych systemów, które są chronione przed nieuprawnionym dostępem i przechowują informacje przez pięć lat;
• Dokumentowi przypisany jest numer i seria.

Jeśli pracownik przedstawi dokument, który nie spełnia zatwierdzonych wymagań, a firma go zaakceptuje i przetworzy, jeśli pojawią się roszczenia ze strony urzędników podatkowych, organizacja będzie mogła bronić swoich kosztów w sądzie.

Jeśli w hotelu znajduje się kasa

Hotele zazwyczaj wyposażone są w urządzenia kasowe. Następnie dokumenty meldunkowe dotyczące zakwaterowania nie są wypełniane, a pracownik otrzymuje pokwitowanie gotówkowe. To on mówi o fakcie rejestracji i opłacenia pokoju hotelowego.

Do czeku może zostać dołączona faktura lub inny dokument zawierający informację o zarejestrowaniu danego pracownika.

Jeśli zamiast czeku pracownik otrzymał polecenie odbioru gotówki, w takiej sytuacji specjaliści podatkowi mogą mieć problemy ze sporządzaniem raportów. Oczywiście firma może bronić swoich interesów przed sądem, jednak procedura ta nie jest zbyt prosta.

Paragony do PKO stanowią także dokumenty sprawozdawcze za pobyty hotelowe. Są one również akceptowane i zazwyczaj nie rodzą niepotrzebnych pytań. Paragony uznawane są za oficjalny dokument potwierdzający przyjęcie pieniędzy przez administrację hotelu.

W przypadku braku dokumentów

Zdarzają się również sytuacje, gdy pracownik nie dostarczy ani jednego dokumentu. Następnie księgowy żąda od hotelu zaświadczenia o rezydencji konkretnej osoby. A sama firma powinna mieć informacje o okresie podróży tego pracownika.

Takie niuanse mogą prowadzić do sporów z urzędnikami podatkowymi, które zwykle są rozstrzygane w sądzie na korzyść organizacji.

Sytuacje braku dokumentów można wytłumaczyć faktem, że pracownik nie mieszkał w hotelu, ale w wynajętym mieszkaniu. W takim przypadku firma pokrywa koszty wynajmu mieszkania, pracownik nie ponosi żadnych wydatków, co oznacza, że ​​nie otrzymuje rekompensaty.

Księgowi często zadają pytanie – jak w takim razie uwzględnić koszty w opodatkowaniu? Opodatkując swoje zyski, firma może wykazać wydatki poniesione na wynajem mieszkania, ale tylko za okres, w którym faktycznie mieszkał w nim jej pracownik. Koszty we wszystkich pozostałych okresach zostaną uznane za wydatki nieuzasadnione i nie będą akceptowane przez organy podatkowe.

Przygotowanie dokumentów sprawozdawczych to ważny i odpowiedzialny moment w działalności każdej organizacji. Z reguły robią to pracownicy księgowości lub szefowie działów strukturalnych firmy. Jeśli pojawią się trudności, możesz skorzystać z usług firm zewnętrznych.

Raport to dokument zawierający informacje o wynikach działań za określony okres czasu. Dokumentacja sprawozdawcza instytucji składa się z kilku zestawów dokumentów: państwowej sprawozdawczości statystycznej; raportowanie wydziałowe; raportowanie wewnątrzinstytucjonalne.

Formularze dokumentów do państwowej sprawozdawczości statystycznej są opracowywane przez Ministerstwo Statystyki i Analiz Republiki Białorusi i są obowiązkowe dla wszystkich instytucji, organizacji i przedsiębiorstw. Tryb sporządzania i przetwarzania dokumentów na potrzeby państwowej sprawozdawczości statystycznej określają rozporządzenia tego ministerstwa.

Formularze ministerialnych dokumentów sprawozdawczych opracowywane są przez ministerstwa i departamenty. Narodowy Bank Republiki Białorusi, Ministerstwo Podatków i Ceł oraz Ministerstwo Finansów przedstawiają obowiązkowe dla wszystkich organizacji formy rachunkowości i sprawozdawczości, sprawozdawczości podatkowej. Departamentowe formularze sprawozdawcze sporządzane są przez władze wykonawcze, które realizują zarządzanie sektorowe.

Państwowa sprawozdawczość statystyczna i departamentalna jest terminowo przekazywana właściwym władzom terytorialnym. W zależności od terminu prezentacji może to być dziesięciodniowe, miesięczne, kwartalne, półroczne i roczne.

Każda instytucja przygotowuje wewnętrzne raporty z realizacji planów, zadań, jednorazowe instrukcje kierownictwa lub instrukcje organizacji wyższej. Tego rodzaju dokumenty sprawozdawcze są opracowywane przez specjalistów z jednostek strukturalnych i przekazywane do rozpatrzenia kierownictwu tej lub wyższej organizacji. Wewnątrzinstytucjonalne dokumenty sprawozdawcze można nazwać: raportem lub zaświadczeniem o charakterze sprawozdawczym.

Stanowe raporty statyczne i departamentalne są opracowywane na podstawie zatwierdzonych ujednoliconych formularzy i zgodnie z zatwierdzonymi dokumentami regulacyjnymi. Raportowanie wewnątrzinstytucjonalne przygotowywane jest w stosunkowo swobodnej formie. Raporty sporządzane są na formularzu ogólnym lub na standardowej kartce papieru. Obowiązkowe dane raportu lub zaświadczenia o charakterze sprawozdawczym to: nazwa organizacji, nazwa jednostki (jeżeli jest to raport lub zaświadczenie z pracy jednostki), nazwa rodzaju dokumentu, data, numer dokumentu, miejsce sporządzenia, tytuł tekstu, podpis, pieczątka zatwierdzająca (na raportach) lub uchwała kierownika (na zaświadczeniu sprawozdawczym).

Tytuł raportu wskazuje: nazwę organu lub urzędnika, którego wyniki działania są odnotowane w dokumencie („Sprawozdanie z pracy komisji certyfikującej…”; „Sprawozdanie z pracy działu…”) ; okres sprawozdawczy (za rok 2001, za okres od stycznia do czerwca 2000 r., za I kwartał 2000 r.).

W tekście opisano wykonaną pracę, dokonano analizy jej wyników oraz przedstawiono wnioski i propozycje. Jeżeli raport zawiera wyniki wcześniej zaplanowanych prac, kolejność prezentacji raportu musi odpowiadać kolejności zadań w dokumencie planistycznym. Za datę sprawozdania uważa się datę jego zatwierdzenia przez kierownika organizacji lub organ wyższy. Do sprawozdań można dołączyć notę ​​wyjaśniającą.

Działalność instytucji, organizacji lub przedsiębiorstwa charakteryzuje się powtarzalnością sytuacji zawodowych i funkcji zarządzania. Takie podobne funkcje i działania zarządcze należy dokumentować według jednolitych zasad. Łączenie dokumentów w systemy dokumentacyjne i stosowanie metody unifikacji dokumentów poprawia jakość dokumentów i skraca czas ich przygotowania.

Systemy dokumentacji

Często instytucje, organizacje i przedsiębiorstwa posługują się nieuzasadnioną różnorodnością typów dokumentów odzwierciedlających standardowe działania. Jeśli organizując pracę z dokumentami połączysz je w systemy dokumentacyjne, kierując się sposobem ich ujednolicenia, możesz zredukować liczbę wykorzystywanych typów dokumentów do optymalnego minimum i doprowadzić do ujednolicenia ich formy, struktury i konstrukcji językowych . Jednocześnie niewątpliwie poprawia się jakość dokumentów i skraca się czas ich przygotowania.

Według GOST R 51141-98 „Zarządzanie biurem i archiwizacja. Terminy i definicje”, pojęcie „System Dokumentacji” definiuje się jako zbiór dokumentów powiązanych ze sobą ze względu na ich pochodzenie, cel, rodzaj, zakres działalności oraz jednolite wymagania dotyczące ich rejestracji. Koncepcja „Jednolitego Systemu Dokumentacji” to system dokumentacji stworzony według jednolitych zasad i wymagań, zawierający informacje niezbędne do zarządzania w określonym obszarze działalności. Oznacza to, że systemy dokumentacyjne są dostosowywane do potrzeb i specyfiki danego przedsiębiorstwa.

Dokumenty przypisane do jednego systemu dokumentacji mają ogólne zasady pracy z nimi - przygotowanie, zatwierdzenie, zatwierdzenie, rejestracja, wykonanie. Ogólne zasady pracy z dokumentami zawartymi w jednym systemie dokumentacji wyznaczają standardowe funkcje zarządzające. Łączenie dokumentów w systemy dokumentacyjne zmniejsza liczbę lokalnych przepisów regulujących pracę z dokumentami.

Rodzaje systemów dokumentacji

W praktyce pracy biurowej tradycyjnie rozwijały się następujące systemy dokumentacji:

• organizacyjno-prawne;
• organizacyjno-administracyjne;
• negocjowane;
• regulacyjne;
• informacje i odniesienia;
• planowanie i raportowanie;
• finansowo-księgowe;
• personel

Wymienione systemy dokumentacji są stosowane w prawie wszystkich organizacjach. Nie jest to jednak lista pełna, ponieważ nie uwzględnia specyfiki branży, która znajduje odzwierciedlenie przede wszystkim w dokumentacji projektowej, technicznej i projektowej.

Dokumentacja organizacyjno-prawna

Podstawą prawną działalności organizacji są dokumenty organizacyjno-prawne. Na podstawie tych dokumentów prowadzona jest działalność organizacji jako całości, poszczególnych działów i każdego pojedynczego pracownika. Dokumenty organizacyjno-prawne łączą zawarte w nich informacje: struktura organizacyjna przedsiębiorstwa, wykazy działalności, stanowiska, obszary odpowiedzialności.

Rodzaje dokumentów organizacyjno-prawnych:

• czarter;
• statut spółki;
• struktura i poziom zatrudnienia;
• harmonogram zatrudnienia;
• przepisy dotyczące organizacji;
• regulamin podziału;
• opis stanowiska.

Dokumentacja organizacyjno-administracyjna

Dokumenty organizacyjno-administracyjne wydawane są przez upoważnioną osobę w celu inicjowania, zatwierdzania lub kwalifikowania dowolnego zdarzenia (faktu, działania) bieżącej działalności organizacji i (lub) zlecania osobom lub działom wykonania określonych działań. Oprócz wspólnego celu (instrukcji) dokumenty organizacyjne i administracyjne łączy wspólna struktura treści dokumentu, a także ogólny algorytm ich przygotowania, koordynacji, zatwierdzania i warunków ich późniejszego przechowywania.

Rodzaje dokumentów organizacyjnych i administracyjnych:

• zamówienie;
• rozwiązanie;
• zamówienie.

Dokumentacja kontraktowa

Dokumentacja umowna reguluje stosunki gospodarcze i inne pomiędzy podmiotami gospodarczymi. Dokumentację kontraktową łączy wspólne podejście do przygotowania i dalszego utrzymywania, rejestrowania i przechowywania tych dokumentów. Dokumenty umowne są ze sobą powiązane zarówno warunkami relacji, jak i wypełnieniem obowiązków wynikających z tych warunków przez wszystkie strony umowy, dlatego dokumentacja umowna zawiera łańcuchy dokumentów: „umowa - dodatkowa umowa do umowy - dokumenty towarzyszące (specyfikacje, akty , faktury, faktury).”

Dokumentacja kontraktowa obejmuje:

• standardowa forma umowy;
• umowa zawarta przez organizację;
• dodatkowa umowa do umowy zawartej przez organizację;
• inne dokumenty towarzyszące umowie (specyfikacja, faktura, faktura, świadectwo zakończenia prac).

Dokumentacja regulacyjna

Dokumenty regulacyjne to lokalne przepisy, które opisują procesy działania organizacji, ustalają funkcjonalny rozkład obszarów odpowiedzialności dla działów i poszczególnych pracowników podczas wykonywania poszczególnych operacji, a także zawierają wymagania dotyczące interakcji działów podczas sekwencyjnej realizacji operacji.

Dokumenty regulacyjne łączy wspólna struktura treści, jednolite wymagania dotyczące ich przygotowania, koordynacji, zatwierdzania i przechowywania. Zbiór dokumentów regulacyjnych reprezentuje ramy regulacyjne organizacji. Dokumenty regulacyjne nie powinny pokrywać się pod względem zawartych w nich informacji i być ze sobą sprzeczne. Dokumenty regulacyjne są podzielone na kilka poziomów, w których dokumenty jednego poziomu stanowią uzupełnienie dokumentów innego poziomu. W ten sposób budowane są łańcuchy dokumentów regulacyjnych (Schemat 1).

Rodzaje dokumentów regulacyjnych:

• polityka;
• pozycja;
• instrukcje;
• zasady;
• porządek (regulaminy);
• metodologia;
• standard;
• mapę technologiczną.

Informacje i dokumentacja referencyjna

Dokumenty informacyjne i referencyjne pełnią funkcję pomocniczą w stosunku do innych dokumentów i mają na celu przekazanie informacji od jednego adresata do drugiego lub zapisanie danych informacyjnych. Dokumenty informacyjne i referencyjne łączy cel (funkcja pomocnicza) i ogólne podejście do rejestracji: nie są rejestrowane centralnie, poszczególne dokumenty mogą w ogóle nie być rejestrowane, w pozostałych przypadkach rejestrowane są przez autorów dokumentów.

Rodzaje informacji i dokumentów referencyjnych:

• notatka;
• nota wyjaśniająca;
• list serwisowy;
• protokół;
• oświadczenie;
• odniesienie;
• streszczenie;
• lista;
• zwój.

Dokumentacja planowania i raportowania

Dokumentacja planistyczna i raportowa zapewnia planowanie działań organizacji, co pozwala wyznaczać cele i kalkulować zasoby na rozwój i dystrybucję zgodnie z celami i założeniami. Wszystkie dokumenty dotyczące planowania i raportowania są opracowywane na określony okres i obejmują różne zapisane dane. Odchylenia od planowanych wskaźników mogą być spowodowane niską dyscypliną wydajności, bieżącymi warunkami rynkowymi i nieprawidłowym planowaniem.

Rodzaje dokumentacji planistycznej i sprawozdawczej:

• strategia;
• program;
• plan pracy;
• biznesplan;
• raport.

Dokumentacja finansowo-księgowa

Sprawozdania księgowe (finansowe) zawierają informacje o sytuacji finansowej organizacji na dzień sprawozdawczy, wyniku finansowym jej działalności i przepływach pieniężnych za okres sprawozdawczy. Dokumenty te stanowią pisemny dowód faktycznego wykonania transakcji gospodarczej i prawa do jej przeprowadzenia. Dokumenty finansowe i księgowe łączą jednolite zasady i zasady rachunkowości, które określa ustawa federalna Federacji Rosyjskiej z dnia 6 grudnia 2011 r. N 402-FZ „O rachunkowości”. Dokumenty finansowo-księgowe dzielą się na podstawowe dokumenty księgowe, rejestry księgowe i sprawozdawczą dokumentację księgową.

Dokumentacja personalna

Dokumenty personalne służą jako podstawa do sformalizowania i konsolidacji stosunków pracy. Dokumenty personalne zawierają informacje o dostępności i przemieszczaniu się personelu, w wyniku czego dokumentowane są wszystkie procedury personalne (przyjęcie, przeniesienie, awans, postępowanie dyscyplinarne, podróże służbowe, urlop, zwolnienie). Dokumenty personalne odzwierciedlają wszystkie obszary działalności obsługi personalnej organizacji.

Dokumenty kadrowe są dość specyficzne i najbardziej sformalizowane. Usługi kadrowe powinny kierować się Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej, ustawami federalnymi regulującymi kwestie pracy, dekretami prezydenta, dekretami rządu Federacji Rosyjskiej, ustawami i innymi regulacyjnymi aktami prawnymi podmiotów wchodzących w skład federacji, a także akty samorządu terytorialnego zawierające normy prawa pracy.

Dokumentacja personalna z kolei jest usystematyzowany w następujący sposób:

• planowane dokumenty kadrowe;
• dokumenty potwierdzające stosunki pracy;
• regulacyjne dokumenty personelu;
• dokumenty dotyczące oceny aktywności zawodowej;
• akta osobowe;
• dokumenty kadrowe sprawozdawcze i statystyczne;
• dokumenty kadrowo-finansowe;
• dokumenty ubezpieczenia społecznego;
• dokumenty osobiste pracowników.

Technologia pracy z systemami dokumentacyjnymi

Przypisanie różnego rodzaju dokumentów do systemów dokumentacyjnych jest ważnym etapem przygotowawczym w konstrukcji procesów pracy biurowej i obiegu dokumentów.

Cel tej pracy:

• doprowadzić dokumenty organizacji do jednolitego standardu rozwoju i projektowania;
• zmniejszyć liczbę rodzajów dokumentów używanych w organizacji;
• identyfikować typowe operacje przetwarzania dokumentów i automatyzować je;
• organizować optymalne przechowywanie dokumentów różnego typu;
• konfigurować prawa dostępu do różnych typów dokumentów.

Organizacja pracy z różnymi systemami dokumentacji opiera się na metodach unifikacji, która polega na sprowadzeniu wielu typów dokumentów do optymalnego minimum (ujednolicenie typów dokumentów) i ustaleniu standardowego składu tekstów dokumentów (ujednolicenie struktury tekstu).

Ujednolicenie jest najskuteczniejszą metodą eliminacji nieuzasadnionej różnorodności form dokumentów i ograniczenia zbędnych informacji w dokumentach. Ujednolicone dokumenty nie wymagają szczególnego stresu w odbiorze, ułatwiają i przyspieszają pracę zarówno autora, jak i wykonawcy dokumentu.

Aby poprawnie sklasyfikować wszelkiego rodzaju dokumenty stosowane jako systemy dokumentacji, konieczne jest wykonanie następujących prac:

1. Określ skład dokumentów używanych w organizacji.
2. Ujednolicić rodzaje dokumentów (zmniejszyć ich liczbę).
3. Ujednolicaj teksty dokumentów (opracowuj szablony dokumentów).
4. Łącz ujednolicone dokumenty w systemy dokumentacji.

1. Określenie składu dokumentów stosowanych w organizacji

Podczas audytu procesów biurowych konieczna jest identyfikacja wszelkiego rodzaju dokumentów, które krążą w organizacji. W tym celu możesz przeprowadzić ankietę we wszystkich działach firmy i dowiedzieć się, do jakich zadań i celów wykorzystują określone rodzaje dokumentów. Najprawdopodobniej wynik będzie przewidywalny: przy rozwiązywaniu podobnych problemów pracownicy różnych działów korzystają z różnych typów dokumentów, tworząc w ten sposób nadmiarowość używanych typów.

2. Ujednolicenie typów dokumentów

Zadaniem na etapie przygotowań do automatyzacji jest ograniczenie liczby rodzajów wykorzystywanych dokumentów i ujednolicenie wykorzystywanych dokumentów. W tym celu należy określić zakres zagadnień i procesów podlegających udokumentowaniu (informacja ta została uzyskana w trakcie ankiety) oraz sformułować optymalną kompozycję dokumentów.

3. Ujednolicenie tekstów dokumentów

Na tym etapie należy opracować standard sporządzania różnego rodzaju dokumentów, obejmujący zarówno obowiązkowy zestaw szczegółów, jak i obowiązkową strukturę tekstu.

Ujednolicenie tekstów opiera się na sposobie rozróżnienia informacji stałych i zmiennych. Stała informacja stanowi istotę sytuacji i działań zarządczych oraz jest ogólnym tematem dokumentu. Zmienne informacje uzupełniają i precyzują główny temat.

Ujednolicenie tekstów odbywa się etapowo. Ujednolicono struktury tekstów i językowe środki wyrazu, opracowano szablony, kwestionariusze i tabele dla ujednoliconych tekstów.

Prace nad ujednoliceniem tekstów dokumentów kończą się przygotowaniem szablonów dla wszystkich typów dokumentów, które mają być wykorzystywane w dalszej działalności organizacji (Schemat 2).

4. Konsolidacja ujednoliconych dokumentów w systemy dokumentacyjne

Wszystkie dokumenty, które zdecydowano się wykorzystać do dokumentowania działalności organizacji, należy połączyć w systemy dokumentacji zgodnie z cechami określonymi w odpowiednich dokumentach regulacyjnych. W przyszłości taka systematyzacja dokumentów będzie stosowana przy organizowaniu elektronicznego przechowywania dokumentów, konfigurowaniu dostępu do dokumentów, konfigurowaniu podstawowych i złożonych procesów przetwarzania różnego rodzaju dokumentów.

Systemy dokumentacji mogą stanowić podstawę do organizacji katalogu „Dokumenty wewnętrzne”, na przykład programu „1C: Document Flow 8”. Taka organizacja dokumentów wewnętrznych znacznie ułatwia wyszukiwanie i umieszczanie informacji w systemie. Prawidłowa klasyfikacja eliminuje powielanie informacji i umieszczanie dokumentów o podobnych cechach w różnych sekcjach wykazu.

Wykorzystanie materiałów metodologicznych, na przykład wydanych przez 1C w celu przygotowania do automatyzacji przepływu dokumentów w organizacji, pozwoli Ci samodzielnie i w krótkim czasie zorganizować pracę z dokumentami zarówno w dużej, jak i małej firmie. Materiały zawierają zestawy dokumentów normatywnych dotyczących organizacji pracy biurowej i obiegu dokumentów, a także zalecenia dotyczące ich stosowania.