W sprawie procedury pracy z dokumentami o ograniczonej dystrybucji (poufne i do użytku służbowego) w Euroazjatyckiej Komisji Gospodarczej. Po zatwierdzeniu zasad klasyfikacji informacji jako informacji zastrzeżonych o ograniczonym rozpowszechnianiu i pracy z informacjami niepublicznymi

WSTĘP.

„Praca biurowa, dokumentacyjna obsługa zarządzania: gałąź działalności zapewniająca dokumentację i organizację pracy z dokumentami.”

1. Wprowadzenie.

2. Pieczęć ograniczenia dostępu.

3. Praca z dokumentami zawierającymi informacje zastrzeżone o ograniczonej dystrybucji;

4. Pojęcia „poufne” i „do użytku służbowego”;

5. Dokument poufny;

5.1. Tajemnica handlowa;

5.2. Technologia dokumentowania informacji poufnych.

6. Wniosek.

7. Lista referencji.

8. Zastosowanie.

Pieczęć ograniczenia dostępu. Szczegół ten wskazuje na poufność informacji zawartych w dokumencie oraz na obecność ograniczeń w dostępie i zapoznawaniu się z nim. Jest on przymocowany do samego dokumentu i/lub do dokumentacji towarzyszącej.

Rekwizyty znajdują się w prawym górnym rogu dokumentu w odległości 100 mm od lewego marginesu.

Przy ustalaniu stopnia poufności dokumentów należy kierować się Regulaminem o tajemnicy przedsiębiorstwa.

Znaczek ograniczenia dostępu umieszczany jest nie tylko na samym dokumencie, ale także na wszystkich jego częściach, które mogą działać jako niezależna jednostka podczas pracy z tym dokumentem w procesie rozwiązywania konkretnego problemu, na przykład na załączniku do dokumentu.

Stempel ograniczenia dostępu musi zawierać obok imienia i nazwiska oznaczenie numeru egzemplarza tego dokumentu, np.:

1. Tajne dokumenty;

2. Dokumenty państwowe;

3. Dokumenty zawierające informacje poufne;

4. Wewnętrzne dokumenty organizacyjne.

Praca z dokumentami zawierającymi informacje zastrzeżone o ograniczonej dystrybucji.

Praca z dokumentami zawierającymi informacje zastrzeżone o ograniczonej dystrybucji odbywa się w taki sam sposób, jak z dokumentami bez pieczątki.

O konieczności ograniczenia rozpowszechniania konkretnego dokumentu decyduje twórca dokumentu, kierownik jednostki strukturalnej, zastępca kierownika lub kierownik.

Urzędnicy ci są osobiście odpowiedzialni za ważność podjętej decyzji i przestrzeganie ograniczeń.

Odbiór i księgowanie (rejestracja) dokumentów zawierających informacje zastrzeżone o ograniczonej dystrybucji odbywa się w taki sam sposób, jak w przypadku innych dokumentów. W takim przypadku do numeru rejestracyjnego dokumentu dodawana jest adnotacja „Do użytku urzędowego”.

Przekazywanie tych dokumentów pracownikom jednostek strukturalnych odbywa się wbrew protokołowi.

Dokumenty „do użytku służbowego” nie mogą być przesyłane niezabezpieczonymi kanałami komunikacji komputer-modem.

Drukowanie projektów i kopiowanie dokumentów zawierających informacje zastrzeżone o ograniczonej dystrybucji odbywa się w organizacji za zgodą kierowników działów.

Wysyłanie dokumentów zawierających informacje zastrzeżone o ograniczonej dystrybucji odbywa się przez biuro lub sekretarza organizacji. W przypadku konieczności przesłania takich dokumentów do kilku adresatów tworzony jest indeks dystrybucji, w którym przy każdym adresie wskazany jest odpowiedni numer egzemplarza wysyłanego dokumentu. Indeks dystrybucji podpisują wykonawca i kierownik działu, który przygotował dokument.

Sporządzone dokumenty oznaczone jako „Do użytku służbowego” układane są w akta zgodnie z nomenklaturą akt organizacji. Jednocześnie na okładce etui, w którym umieszczane są takie dokumenty, umieszczana jest także pieczątka „Do użytku służbowego”. Dokumenty „Do użytku służbowego” są pogrupowane osobno w sprawy.

Pojęcia „poufne” i „do użytku służbowego”

Podjęcie zagadnienia wpływu poszczególnych koncepcji na organizację i prowadzenie prac nad dokumentacyjnym wsparciem kadry kierowniczej na przykładzie procesów dokumentowania informacji poufnych spowodowane jest następującymi okolicznościami.
Zmiana ustroju społeczno-gospodarczego kraju, pojawienie się prywatnych form własności wraz z własnością państwową oraz szereg innych czynników spowodowały konieczność rewizji niektórych istniejących norm, stworzenia nowych ustaw i innych aktów prawnych, w tym w takim czy innym stopniu związane z kwestiami bezpieczeństwa informacji.

Po części stan uregulowań dotyczących prowadzenia dokumentacji poufnej w organizacjach przypomina historię problemu z lat 20.–40. XX wieku. ubiegłego wieku: ustalam dla siebie normę, sam ją przestrzegam. Mówimy to, ponieważ obecnie nie ma instrukcji rządowych dotyczących postępowania z dokumentami zawierającymi tajemnicę handlową lub urzędową; metody sporządzania wykazów informacji stanowiących te tajemnice; organów rządowych, które miałyby podążać w tym kierunku. Nie ma też jasno sformułowanego aparatu pojęciowego. Dlatego instytucje i przedsiębiorstwa zajmujące się informacjami poufnymi i organizujące ich ochronę kierują się zaleceniami zawartymi w literaturze edukacyjnej. Interesujące wydaje się w tym zakresie dokonanie analizy literatury i przedstawienie indywidualnych propozycji dotyczących teoretycznych i praktycznych zagadnień zarządzania dokumentacją niejawną.

W języku rosyjskim powszechnie przyjmuje się, że słowo „poufne” oznacza „niepodlegające ujawnieniu, tajne”.

Żadne prawo federalne dotyczące bezpieczeństwa informacji nie stanowi, że informacje niejawne nie są poufne. Podział całego zbioru dokumentów (informacji) kraju na dokumenty publicznie dostępne i dokumenty o ograniczonym dostępie jest uregulowany prawnie. Dokumenty zastrzeżone zawierają informacje stanowiące tajemnicę państwową, handlową, urzędową i inną. Identyfikacja tajnej pracy biurowej jako odrębnego obszaru wynika z jej specyfiki.

Jednocześnie zaproponowana w pracach definicja: „Informacja poufna oznacza informację udokumentowaną, do której dostęp jest zgodnie z prawem ograniczony” – ma szerszy charakter. Biorąc pod uwagę swobodną interpretację pojęć, pojawiła się ciekawa definicja dokumentu: „Dokument poufny (zamknięty, chroniony), czyli dokument, do którego personel ma ograniczony dostęp, jest rozumiany we współczesnej pracy biurowej jako koniecznie sformalizowany nośnik cennych udokumentowanych informacji stanowiących własność intelektualną przedsiębiorcy (firmy) )”. Zasadniczo podobne definicje terminu „dokument poufny” oferują U. R. Lukyanchuk i Yu. M. Danilov. Z punktu widzenia bezpieczeństwa informacji nie jest jasne, dlaczego dostęp do poufnego dokumentu jest ograniczony wyłącznie do personelu; co należy rozumieć pod pojęciem „środek koniecznie zaprojektowany…”; dlaczego informacje poufne muszą koniecznie zawierać „własność intelektualną”.

Otwarty dokument może zawierać także rezultaty aktywności intelektualnej. Ponadto podkreślenie „własności intelektualnej” jako miary poufności jest, naszym zdaniem, próbą dostosowania istniejącego aparatu pojęciowego do czwartej części Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej.

Tajemnica handlowa obejmuje „informacje... dowolnego rodzaju, w tym wyniki działalności intelektualnej”.

Biorąc pod uwagę definicje pojęć „informacja poufna” i „dokument poufny”, w pracach proponuje się interpretację poufnej pracy biurowej jako „czynności polegającej na zapewnieniu dokumentacji informacji poufnych; organizowanie pracy z dokumentami poufnymi i ochrona informacji w nich zawartych.”

Poufna praca biurowa nie obejmuje dokumentowania działalności naukowej, projektowej, inżynieryjnej ani niektórych innych rodzajów działalności przewidzianych w odpowiednich dokumentach regulacyjnych.

Jednocześnie otwarte zarządzanie dokumentacją rozciąga się w zakresie dokumentacji nie tylko na zarządzanie, ale także na poszczególne specjalne systemy dokumentacji. W otwartym zarządzaniu dokumentacją nie uwzględnia się projektów i projektów dokumentów, choć nikt tego nie zabrania.

Głównym zadaniem usług zarządzania dokumentacją poufną jest ochrona udokumentowanych informacji przed ujawnieniem, utratą, kradzieżą itp., czego zarządzanie dokumentacją poufną nie zapewnia w pełni, a jedynie uczestniczy w rozwiązaniu tego problemu.

Dla specjalistów w dziedzinie zarządzania otwartą dokumentacją najważniejsza jest rejestracja dokumentów w celu zapewnienia ich ilościowego rozliczenia, bezpieczeństwa i wyeliminowania możliwości ich utraty.

Kierując się zaleceniami autorów poszczególnych podręczników, zastępca sekretarza musi niektóre dokumenty zarejestrować, a inne uwzględnić, sporządzić kilka nomenklatur i przygotować dokumenty dotyczące tego samego zagadnienia dla różnych przypadków. Schemat ten nie zawsze ma zastosowanie w praktyce.

Brak rozwinięcia treści pojęć „informacja poufna”, „dokument poufny”, „papierologia poufna” i zdefiniowanie ich jako samodzielnego kierunku, odmiennego od otwartej pracy biurowej, wpływa na zakres ich rozpowszechniania i, co najważniejsze, opracowanie procedur technologicznych.

W tym względzie naszym zdaniem przez poufną informację udokumentowaną, przez dokument poufny należy rozumieć ogólne pojęcie informacji zapisanej na nośniku materialnym, zawierającej tajemnicę handlową lub służbową, wraz ze szczegółami pozwalającymi na jej identyfikację i zapewniającymi ochronę, dostęp do którego ograniczają się przepisy federalne, a także jego właściciel.

Definicja ta pozwala:
– połącz go z GOST „Zarządzanie biurem i archiwizacja. Terminy i definicje”;
– określić zakres jego rozpowszechniania (dotyczy tajemnicy handlowej i urzędowej);
– odróżnić od pojęcia „informacji” jedynie informację udokumentowaną;
– wyjaśnij, że dostęp do informacji może być ograniczony nie tylko przez prawo, ale także przez właściciela informacji.

Definicja ta określa miejsce zarządzania dokumentacją niejawną i nie usuwa jej z aparatu pojęciowego zarządzania dokumentacją jawną. Technologie zarządzania otwartą dokumentacją są w zasadzie tożsame z technologiami zarządzania dokumentacją poufną, z wyjątkiem dodatkowych technologii i środków mających na celu ochronę informacji.

Jako kryterium kwalifikacji informacji do różnego rodzaju tajemnic (urzędowych lub handlowych) podają „różnicę podmiotów, w których posiadanie informacja trafiła”. Kryterium to można rozumieć w następujący sposób: informacje będące w posiadaniu organów państwowych i ich instytucji stanowią tajemnicę służbową, informacje pochodzące ze struktur handlowych stanowią tajemnicę handlową. Należy zaznaczyć, że współcześnie w organach państwowych i przedsiębiorstwach podlegających ich jurysdykcji powstają dwa rodzaje tajemnic służbowych: informacje otrzymane jako tajemnica przedsiębiorstwa innych podmiotów oraz własna tajemnica służbowa. Ponadto przedsiębiorstwa państwowe tworzą dokumenty zawierające informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa. W strukturach komercyjnych, oprócz informacji o wartości komercyjnej, znajdują się informacje, do których dostęp jest ograniczony do potrzeb biznesowych. Właśnie to należy wziąć pod uwagę przy podziale informacji na tajemnicę służbową i handlową.

Dokumentów oznaczonych „Do użytku służbowego” i „Tajemnica handlowa” przy organizowaniu określonych prac nie można traktować jako jednego „dokumentu poufnego”, a niektóre pojęcia występujące w publikacjach wymagają doprecyzowania.

Rozporządzenie w sprawie trybu postępowania z informacjami urzędowymi o ograniczonym rozpowszechnianiu w federalnych organach wykonawczych nie ustanawiało takiej formy, lecz powierzało odpowiednim kierownikom, w granicach ich kompetencji, określenie kategorii urzędników uprawnionych do kwalifikowania tajemnicy służbowej jako zastrzeżonego rozpowszechniania , co z oczywistych względów implikuje konieczność opracowania wykazu informacji stanowiących tajemnicę służbową.

Najważniejszą rzeczą podczas tworzenia list jest określenie treści niektórych informacji zastrzeżonych.

W literaturze proponuje się umieszczenie na wykazie różnych informacji, które mogą stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa, co wydaje się niepotrzebne. Ustawodawstwo przyznało właścicielowi informacji prawo do określenia dla niego najcenniejszych i najważniejszych informacji. Najważniejszym zadaniem jest dziś ustalenie kryteriów kwalifikowania informacji jako tajemnicy handlowej lub urzędowej oraz opracowanie metodyki ustalania szkody materialnej w przypadku wykorzystania informacji przez osoby trzecie.

Zastanówmy się nad kryteriami wartości informacji. Podstawowym kryterium jest „możliwość osiągnięcia korzyści z wykorzystania informacji ze względu na jej nieznajomość dla osób trzecich”. Przewagę (korzyść) w biznesie można uzyskać poprzez zastosowanie nowocześniejszego sprzętu, technologii, zakup po cenach znacznie niższych od ceny rynkowej i sprzedaż nieco powyżej ceny rynkowej. Informacje mogą być znane osobom trzecim, jednak z różnych powodów nie mogą one z nich skorzystać. Nie wydaje się zatem właściwe traktowanie tego kryterium, zwłaszcza jako podstawowego. Ma jednak zastosowanie do oceny informacji zawierających tajemnice urzędowe.

Zasady sformułowane w ustawie federalnej „O tajemnicach państwowych” należy uznać za podstawowe dla każdego rodzaju tajemnicy: legalność, ważność, aktualność.

Legalność oznacza, że ​​informacje zawarte w wykazach nie są sprzeczne z prawem lub innymi aktami prawnymi zabraniającymi ograniczania dostępu do niektórych informacji. Uzasadnienie oznacza ustalenie, w drodze oceny eksperckiej, możliwości ograniczenia dostępu. Aktualność oznacza ograniczenie dostępu do rozpowszechnianych informacji od chwili ich pojawienia się lub z wyprzedzeniem. Aby zakwalifikować informację jako wartościową z handlowego punktu widzenia, na uwagę zasługuje kryterium „istnienia rzeczywistej lub potencjalnej wartości”. Kryterium to pozwala na podział informacji na bardziej i mniej wartościowe, co ma znaczenie przy ustalaniu reżimu tajemnicy przedsiębiorstwa.

Do zakwalifikowania informacji jako tajemnicy urzędowej można zastosować kryterium „możliwości pośredniego ujawnienia tajemnicy przedsiębiorstwa, jej nośników i sposobu ochrony” (np. adresy i numery telefonów pracowników, kontrola dostępu itp.).

Aby komisja ekspercka instytucji rozwiązała oba te zadania, należy dokonać odpowiednich zmian w Regulaminie Modelowym w sprawie stałej komisji eksperckiej instytucji, organizacji, przedsiębiorstwa w przewidziany sposób, tj. pojęcie „komisji ekspertów” otrzyma inną treść.

Im mniej sępów, tym większy porządek. Pracowników usług zarządzania biurem i wykonawców nie należy mylić z różnymi rodzajami znaczków. Ustawić znaczek oznacza dodać go do numeru księgowego dokumentu, odzwierciedlić go w nomenklaturze spraw, w formularzach księgowych itp.

W przypadku organizacji komercyjnej wystarczą trzy stopnie: „Do użytku służbowego”, „Tajemnica handlowa”, „Tajemnica handlowa OV” (specjalnie wyróżnione). Właściwe wydaje się sformułowanie definicji pojęcia „znacznika ograniczenia dostępu” do dokumentów poufnych jako stopnia poufności informacji ustalonego przepisami prawa i innymi aktami prawnymi, który decyduje o wadze szkody w przypadku jej rozpowszechnienia, w tym m.in. stopień poufności i numer egzemplarza dokumentu.

Działania mające na celu ochronę informacji poufnych w procesie tworzenia dokumentu powinny obejmować przede wszystkim ochronę nośnika i informacji w nim zawartych oraz, w razie potrzeby, środków dokumentacji.

Motywem przewodnim publikacji jest to, że projekty i projekty dokumentów poufnych należy uwzględnić w odpowiednich formularzach księgowych przed ich wydaniem wykonawcy, a po podpisaniu (zatwierdzeniu) dokumentu należy je zniszczyć wraz z adnotacją w formularzach księgowych. Oznaczenia zniszczenia należy także umieścić na formularzu księgowym, a na odwrocie kopii dokumentu pozostającego w aktach należy sporządzić protokół ich zniszczenia. Jednocześnie niektórzy nazywają tę procedurę dokumentami zawierającymi tajemnicę przedsiębiorstwa, inni – „dokumentami poufnymi”.

Nie ma potrzeby łączenia dokumentów oznaczonych „Do użytku urzędowego” i „Tajemnica handlowa” w jeden konwencjonalny „dokument poufny”.

Zgodnie z Regulaminem postępowania z informacjami urzędowymi o ograniczonym rozpowszechnianiu w federalnych organach wykonawczych, projekty i wersje dokumentów „Do użytku służbowego” nie są brane pod uwagę i są niszczone przez pracownika służby zarządzania biurem, z faktem zniszczenia odzwierciedlone w formularzach księgowych. Ta sama procedura pracy z dokumentami ma zastosowanie w strukturach komercyjnych. Oczywiście informacje związane z powstawaniem zasadniczo nowych produktów, technologii itp. wymagają uwzględnienia projektów o maksymalnym stopniu ochrony, co powinno znaleźć odzwierciedlenie na etapie sporządzania zestawień.

Jesteśmy świadomi, że w projekcie zawarte są informacje poufne, a także tego, że koszty pracy związanej z samą dokumentacją wzrastają o 20-25% biorąc pod uwagę projekty. Jednakże prawo do decyzji o uwzględnieniu wersji roboczych należy do właściciela informacji.

Środki organizacyjne mające na celu ochronę informacji podczas ich dokumentowania są znane od dawna:
– organizacja niezapowiedzianych kontroli pracy wykonawców z dokumentami poufnymi;
– przydział specjalnie wyposażonych pomieszczeń;
– instalacja magazynów opieczętowanych przez usługę zarządzania biurem na przeciągi, uszkodzone projekty i ich scentralizowane niszczenie itp.

Kolejnym, obok tekstu, atrybutem dokumentu poufnego jest stempel informujący o ograniczeniu dostępu.

Na przykład: GOST R 6.30-2003 stanowi, że w polu „adresat” może znajdować się adres pocztowy, ale w praktyce adres ten jest zwykle podany na kopercie. Marka „A. Yu. Chukin” w istocie nie jest sprzeczny z prawem. Naszym zdaniem podany przykładowy znaczek „Poufne” jest niezgodny z prawem. Zgodnie z częścią 4 art. 6 ustawy „O tajemnicy handlowej” stempel „Tajemnica handlowa” jest stemplowany na dokumentach, zwłaszcza że mówimy o dokumencie wysłanym (wychodzącym).

Z naszej analizy publikacji dotyczących problematyki poufnej pracy biurowej wynika, że ​​wiele zagadnień związanych z jej aparatem pojęciowym, technologiami niektórych rodzajów pracy, w szczególności dokumentacją, nie zostało jeszcze dostatecznie opracowanych. Niejasno sformułowane definicje pojęć „informacja poufna” i „dokument poufny” prowadzą do rozwoju technologii mających zastosowanie wyłącznie do dokumentów zawierających tajemnicę przedsiębiorstwa lub, co gorsza, jednolitych technologii pracy z dokumentami zawierającymi tajemnicę urzędową i handlową. Przy wyborze poszczególnych technologii nie uwzględnia się w wystarczającym stopniu wieloletniej praktyki pracy z dokumentami „Do użytku służbowego” oraz obowiązujących ram prawnych. Wyjaśnienia wymaga także prześledzona próba wyodrębnienia poufnej pracy biurowej w samodzielną gałąź działalności. Zasadnicze znaczenie ma dalsze rozwijanie kryteriów oceny informacji poufnych oraz metod ustalania szkody w przypadku nieuprawnionego wykorzystania informacji przez osoby trzecie.

Podsumowując, uważamy za konieczne zaznaczyć, że nie chcieliśmy proponować konkretnych technologii dokumentacyjnych, a jedynie sformułowaliśmy zagadnienia, które naszym zdaniem wymagają rozwiązania. Autorzy artykułu z wdzięcznością i wielką uwagą rozważą wszelkie propozycje doprecyzowania sformułowanych definicji pojęć „dokument poufny”, „papierologia poufna”, a także udoskonalenia technologii dokumentowania informacji poufnych.

Kwestie poufnego obiegu dokumentów w firmie niewątpliwie odgrywają ważną rolę w osiągnięciu przez nią sukcesu gospodarczego. W tym artykule przedstawiono zalecenia, które usprawnią pracę Twojej firmy z dokumentami poufnymi.
Wszystkie informacje w firmie (organizacji) można podzielić na dwie duże grupy:

· otwarte

· z ograniczonym dostępem.

Z kolei informacjami o ograniczonym dostępie (ryc. 1.) mogą być:

· tajemnica państwowa;

· informacje poufne.

W konsekwencji dokumenty zawierające tę lub inną informację dzielą się na tajne i poufne. Ponadto tajne dokumenty można sklasyfikować jako „tajne”, „ściśle tajne”, „o szczególnym znaczeniu”. Dokumenty poufne odpowiednio ze stemplami „Tajemnica handlowa”, „Tajemnica bankowa” itp. Obecnie istnieje ponad 30 rodzajów informacji poufnych (a co za tym idzie, ewentualnych dokumentów niejawnych), co generalnie nie stwarza sprzyjającej atmosfery w zakresie zapewnienia ich bezpieczeństwa. Z tego powodu w przyszłości prawdopodobnie zmniejszy się liczba rodzajów informacji poufnych. Każdy rodzaj poufnego dokumentu zawiera szczegółowe informacje.

Dokumentami poufnymi ze swej natury (ryc. 2.) są:

• normatywne i metodologiczne (NMD);
• zarządzanie (RD);
• administracyjny (RPD);
• informacje i referencje (ISD);
• organizacyjne (OD);
• finansowo-księgowe (FBA);
• dokumentacja projektowa personelu (przez personel).

Zasady rejestracji szczegółów reguluje GOST „Jednolity system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Wymagania dotyczące przygotowywania dokumentów”. Dokumenty poufne zawierające tajemnicę przedsiębiorstwa muszą być opatrzone pieczątką ograniczenia dostępu do dokumentu. Znajduje się w prawym górnym rogu, np.: tajemnica handlowa (lub w skrócie CT). Dołączona jest pieczątka z numerem egzemplarza.
Dokumenty poufne muszą być przetwarzane w biurze dokumentacji poufnej firmy lub w dziale ogólnego zarządzania dokumentacją przez specjalnie wyznaczonego urzędnika odpowiedzialnego za dokumenty poufne. Dokumenty poufne należy przechowywać w wydzielonym pomieszczeniu, w zamykanych i opieczętowanych szafach. Dozwolone jest przechowywanie dokumentów poufnych w ramach ogólnej pracy biurowej. Należy je jednak trzymać oddzielnie od innych prac biurowych.
W zależności od przeznaczenia dokumenty poufne dzielą się na:

· przychodzące;

· towarzyski;

· wewnętrzny.
Odbiór przychodzących dokumentów poufnych (ryc. 3) odbywa się przez poufnego pracownika biurowego.

To sprawdza:

· liczba arkuszy;

· liczba kopii;

· dostępność aplikacji (jeśli są one wskazane w liście motywacyjnym).

Jeżeli w przesyłce (kopercie) brakuje któregoś z wymienionych dokumentów, akt sporządza się w 2 egzemplarzach. Jeden egzemplarz aktu wysyła się na adres nadawcy.

Rejestracja poufny dokumenty rejestrowane są w księgach pokładowych (ryc. 4) lub na kartach.

Każdy zarejestrowany dokument musi być opatrzony pieczęcią wskazującą:

· Nazwa;

· numer rejestracyjny;

· data otrzymania.
Po rejestracji dokumenty przekazywane są kierownictwu spółki w celu podjęcia decyzji. Po zapoznaniu się z dokumentem menedżer wyznacza wykonawcę i wydaje instrukcje dotyczące wykonania dokumentu. Instrukcje te są sformalizowane w samym dokumencie w formie uchwały.
Decyzją kierownika dokument poufny przekazywany jest wykonawcy po podpisaniu w dzienniku zapisów przychodzących dokumentów poufnych (ryc. 4).
Po zakończeniu prac nad dokumentem umieszczany jest na nim znak wskazujący na jego wykonanie i przekazanie do sprawy. Następnie dokument zostaje złożony przez urzędnika ds. tajnych zapisów w aktach.
O decyzji o dalszym wykorzystaniu poufnego dokumentu decyduje jego znaczenie i wartość praktyczna. W zależności od tego dokumenty poufne mogą:

· zostać wykorzystane w przyszłości;

· przekazany do archiwum w celu przechowywania;

· zostać zniszczonym.
Wszystkie te działania muszą być przeprowadzone zgodnie z wymogami dokumentów poufnych.
Praca z poufnymi dokumentami wychodzącymi obejmuje następujące kroki (ryc. 5):

• opracowanie projektu dokumentu;
• zatwierdzenie dokumentu;
• podpisanie dokumentu;
• rejestracja dokumentu;
• wysłanie dokumentu.

Projekt wychodzącego poufnego dokumentu jest opracowywany przez wykonawcę dokumentu w 2 egzemplarzach i, w razie potrzeby, uzgadniany z innymi specjalistami firmy. Następnie projekt dokumentu przedstawiany jest szefowi firmy do podpisu. Po podpisaniu dokument zostaje zarejestrowany przez pracownika sekretariatu w dzienniku (karcie) rejestracji wychodzących dokumentów poufnych. Dystrybucja dokumentów poufnych odbywa się według wykazów podpisanych przez kierownika, z obowiązkowym wskazaniem numerów rachunków przesyłanych dokumentów. Procedurę pracy z poufnymi dokumentami wewnętrznymi pokazano na ryc. 6.

Wydawanie i zwrot dokumentów poufnych należy terminowo odzwierciedlić w dzienniku rejestrowania i wydawania dokumentów poufnych (ryc. 7).
Otrzymując dokument poufny, pracownik ma obowiązek sprawdzić numer otrzymanego dokumentu z jego numerem w dzienniku, sprawdzić liczbę arkuszy i podpisać otrzymany dokument. Zwracając dokument poufny, pracownik biura poufnego ma obowiązek sprawdzić numer tego dokumentu z numerem w dzienniku, sprawdzić liczbę kartek dokumentu i w obecności pracownika zwracającego dokument złożyć swój podpis i datę zwrotu dokumentu w dzienniku (w odpowiedniej kolumnie).
Wszystkie sprawy posiadające dokumenty poufne i księgi ich rozliczeń wpisywane są do nomenklatury akt spółki.
Na koniec każdego roku szef firmy tworzy prowizję, która musi:

· sprawdzić dostępność poufnych dokumentów;

· identyfikować poufne dokumenty do przechowywania archiwalnego;

· zidentyfikować poufne dokumenty przeznaczone do zniszczenia.
Archiwizacja dokumentów poufnych odbywa się w zapieczętowanych skrzyniach, w pomieszczeniach uniemożliwiających dostęp do nich osób nieupoważnionych. Z dokumentów poufnych wybranych przez komisję do zniszczenia sporządza się protokół. Ustawę zatwierdza szef spółki.
W przypadku zaginięcia poufnego dokumentu szef firmy tworzy komisję, która prowadzi dochodzenie w sprawie utraty tego dokumentu. Na podstawie wyników prac komisji szef firmy podejmuje decyzję o pociągnięciu do odpowiedzialności osób odpowiedzialnych za utratę poufnego dokumentu.
Tym samym zaprezentowany w artykule materiał, w bardzo skróconej formie, zawiera pewne rekomendacje dotyczące organizacji poufnej pracy biurowej w firmie, co niewątpliwie pomoże pracownikom bezpieczeństwa w zapewnieniu bezpieczeństwa informacji poufnych w ogóle w firmie.

WNIOSEK.

W tej pracy, moim zdaniem, napisano najbardziej podstawową rzecz, dotyczącą dokumentów oznaczonych ograniczeniami dostępu.

Źródła informacji:

Strony internetowe: , http://www.top-personal.ru,

Książki: M. V. Kirsanova, S. P. Kobuk, Yu. M. Aksyonov „Praca urzędnicza w rządzie i samorządzie lokalnym”; L. A. Rumynova „Wsparcie dokumentacyjne dla kadry zarządzającej”.

APLIKACJA.

Ryc.1. Rodzaje informacji i dokumentów

Ryc.2. Rodzaje dokumentów poufnych

Ryż. 3. Procedura pracy z wiadomościami przychodzącymi poufny dokumenty

Ryż. 4. Dziennik przychodzących dokumentów poufnych

Ryż. 5. Procedura pracy z poufnymi dokumentami wychodzącymi

Ryż. 6. Procedura pracy z poufnymi dokumentami wewnętrznymi

Ryc.7. Dziennik wydania poufny dokumenty

Jeżeli dokumenty i publikacje oznaczone „DSP” zawierają informacje należące do kompetencji innych organów państwowych, ich przekazanie za granicę może nastąpić wyłącznie za zgodą szefów tych organów państwowych.

Zabrania się wysyłania publikacji oznaczonych „DSP” za granicę w ramach wymiany książek.

27. Procedura egzekucji, przekazywania dokumentów oznaczonych „DSP” i kontroli ich wykonania jest podobna jak procedura pracy z dokumentami jawnymi.

28. Dokumenty oznaczone „DSP” po wykonaniu są formowane w akta. Tytuły tych spraw zawarte są w nomenklaturze spraw państwowego organu prowadzenia dokumentacji jawnej.

Nazewnictwo akt obejmuje nagłówki wszystkich rejestracyjnych formularzy księgowych oraz zbiory kontrolne i referencyjne, tematyczne i inne dla dokumentów oznaczonych „DSP”.

29. Sprawy oznaczone „DSP” powstają w odpowiednich komórkach strukturalnych organu państwowego pod kontrolą służby dokumentacyjnej.

30. Podczas tworzenia skrzynek należy przestrzegać następujących wymagań:

1) umieszczać w aktach wyłącznie dokumenty wykonane i prawidłowo sporządzone;

2) umieścić w aktach wszelkie dokumenty związane z rozwiązaniem tej konkretnej sprawy;

3) grupować w akta dokumenty z jednego roku urzędowego, z wyjątkiem spraw zbywalnych;

4) segregować dokumenty dotyczące przechowywania stałego i tymczasowego w akta;

5) umieszczać w odpowiednich aktach wydruki dokumentów znajdujących się na nośnikach elektronicznych, które wymagają szczególnego potwierdzenia prawnego (pieczęć urzędowa, podpis, aprobata i znaki aprobaty), na takich samych zasadach jak dokumenty w formie papierowej;

6) nie składać dokumentów podlegających zwrotowi, dodatkowych kopii i projektów;

7) objętość sprawy nie powinna przekraczać 180 arkuszy;

8) formułować plany, sprawozdania, kosztorysy do odpowiednich akt z roku, na który lub na który zostały sporządzone, niezależnie od daty sporządzenia, podpisania (zatwierdzenia);

9) załączniki do dokumentów, bez względu na datę ich zatwierdzenia lub sporządzenia, dołącza się do dokumentów, których dotyczą, liczące ponad 180 arkuszy, stanowią odrębny tom, o którym dokonuje się adnotacji w dokumencie;

31. Okładka sprawy zakończonej pracą biurową musi zawierać następujące dane:

1) oznaczenie „płyta wiórowa”;

2) oficjalna nazwa organu rządowego;

3) nazwę miejscowości, w której znajduje się organ państwowy;

4) nazwę jednostki strukturalnej organu państwowego;

6) tytuł sprawy;

7) numer tomu sprawy;

8) terminy prowadzenia sprawy (w przypadku dokumentów administracyjnych, protokołów, transkrypcji, korespondencji), w przypadku dokumentów administracyjnych – protokołów, transkrypcji – sygnatury pierwszego i ostatniego dokumentu;

9) okres przechowywania pliku.

32. Podczas badania wartości dokumentów opatrzonych oznaczeniem „DSP” na okładkach akt o okresach przechowywania stałego i czasowego (powyżej 10 lat) umieszcza się dodatkowe dane: numer funduszu archiwalnego, numer zbiorczego inwentarza skrzynek, numer sprawy i ilość kartek w skrzynce. Wskazane kategorie spraw są przeplatane lub obrębiane w cztery otwory i zaopatrzone w wewnętrzny wykaz dokumentów (załącznik nr 3) oraz kartę poświadczającą sprawę (załącznik nr 4).

Wewnętrzny wykaz dokumentów umieszcza się na początku sprawy, zaświadczenie na końcu.

33. Pudła oznaczone „płyta wiórowa”, zawierające dokumenty wielkoformatowe (rysunki, schematy itp.), przechowywane są w twardych teczkach lub skrzynkach (pudłach).

34. Dokumenty oznaczone „DSP” w zależności od potrzeb służbowych można składać oddzielnie lub łącznie z innymi dokumentami jawnymi dotyczącymi tej samej sprawy. Jeżeli do sprawy dołączony zostanie jeden lub więcej dokumentów oznaczonych jako „DSP”, rozpowszechnianie całej sprawy staje się ograniczone.

W przypadku, gdy agencja rządowa generuje dużą liczbę tego samego typu dokumentów i akt (rozkazów, planów, sprawozdań, instrukcji itp.) zarówno oznaczonych jako „DSP”, jak i bez tego oznaczenia, wskazane jest zapewnienie ich odrębnego zestawienia w biznes.

35. Przy badaniu wartości dokumentów zakończone sprawy oznaczone „DSP” są rozpatrywane strona po stronie przez Centralną Komisję Ekspertów organu państwowego.

36. Urzędnicy mogą pracować z aktami oznaczonymi „DSP” zgodnie z wykazami zatwierdzonymi przez kierowników służby dokumentacyjnej, a z dokumentami o ograniczonym rozpowszechnianiu – zgodnie z instrukcjami zawartymi w uchwałach szefów organów państwowych.

37. Niedozwolone jest:

1) zamieszczać informacje z dokumentów i publikacji o ograniczonym rozpowszechnianiu w międzynarodowych (globalnych) sieciach danych i Internecie;

2) wykorzystywania ich do wystąpień otwartych lub publikacji w otwartej prasie, audycjach radiowych i telewizyjnych;

3) wystawiać dokumenty i publikacje oznaczone „DSP” na wystawach otwartych, eksponować je na stoiskach, w witrynach sklepowych lub w innych miejscach publicznego wglądu.

38. Pracownicy organizacji zewnętrznych mogą zapoznawać się i pracować z dokumentami i publikacjami oznaczonymi „DSP” wyłącznie za zgodą kierownika organu państwowego odpowiedzialnego za te dokumenty, na pisemny wniosek organizacji, w których działają, wskazując temat wykonywanego zadania.

39. Sprawy i publikacje oznaczone „DSP” wydawane są wykonawcom (badaczom) i przyjmowane są od nich za podpisem w karcie ewidencyjnej wydanych spraw i publikacji (załącznik nr 5).

40. Wykonywanie kopii, a także sporządzanie wyciągów z dokumentów i publikacji oznaczonych „DSP” przez pracowników tego organu państwowego odbywa się za pisemną zgodą kierownika służby dokumentacyjnej.

Kopie na rzecz osoby trzeciej dokumentów i publikacji oznaczonych „DSP” sporządzane są na jej pisemny wniosek za zgodą kierownika organu rządowego, który te dokumenty lub publikacje przygotował.

Kopiowanie dla organizacji zewnętrznych dokumentów i publikacji oznaczonych „DSP” otrzymanych od innych organizacji odbywa się wyłącznie za zgodą tych ostatnich.

41. Publikacje oznaczone „DSP” uwzględniane są wyłącznie w katalogach usług wydawanych przez agencje rządowe.

42. Wydawanie publikacji oznaczonych „DSP” obywatelom w bibliotekach publicznych następuje wyłącznie na pisemne wnioski kierowników organów rządowych, w których ci obywatele pracują, ze wskazaniem tematu pracy. Otrzymane zezwolenia ważne są przez rok od dnia ich podpisania wyłącznie za okazaniem urzędowego dowodu osobistego pracownika organu rządowego.

Zajęcie dokumentów i akt oznaczonych „DSP” odbywa się zgodnie z ustawodawstwem Republiki Kazachstanu z obowiązkowym pozostawieniem w aktach uwierzytelnionych kopii dokumentów oraz protokołu zajęcia oryginałów.

43. W bibliotekach wydziałowych wydawane są publikacje oznaczone „DSP”:

1) pracownicy tego organu państwowego – za zgodą kierownika służby dokumentacyjnej;

2) pracownicy organizacji zewnętrznych – na pisemne wnioski tych organizacji, za zgodą kierownika organu państwowego przechowującego te publikacje.

44. Publikacje oznaczone „DSP” mogą być wydawane w drodze wypożyczeń międzybibliotecznych (na terenie Republiki Kazachstanu) w sposób określony w paragrafie 42 niniejszego Regulaminu.

45. Przypadki stałego i czasowego składowania oznaczonego „DSP” podlegają okresowym przeglądom pod kątem ewentualnego usunięcia tego oznaczenia. Oglądanie odbywa się:

1) udzielając informacji na pisemny wniosek obywatela zgodnie z ustawą Republiki Kazachstanu z dnia 16 listopada 2015 r. „O dostępie do informacji”;

2) przy przekazywaniu spraw z jednostek strukturalnych do archiwum wydziałowego organu państwowego;

3) w trakcie przechowywania akt w archiwum wydziałowym;

4) przy przygotowaniu akt trwałego przechowywania do przekazania do właściwego archiwum państwowego po 10 lub 15 latach przechowywania archiwaliów wydziałowych;

5) przy przekazywaniu kopii dokumentów i akt podmiotom zagranicznym (osobom prawnym).

46. ​​​​Decyzja o usunięciu znaku „DSP” z informacji określonych w art. 16 ustawy Republiki Kazachstanu z dnia 16 listopada 2015 r. „O dostępie do informacji” podejmuje kierownik organu państwowego po rozpatrzeniu tej kwestii przez komisję ekspercką organu państwowego.

W pozostałych przypadkach decyzja o usunięciu znaku „DSP” należy do centralnej komisji eksperckiej.

47. Decyzję o usunięciu znaku „DSP” formalizuje się w formie aktu swobodnego, sporządzanego w dwóch egzemplarzach i zatwierdzanego przez szefa organu państwowego. Ustawa wymienia tytuły spraw, z których usuwa się oznaczenie „DSP”.

Jeden egzemplarz aktu sporządzonego podczas udzielania informacji na pisemny wniosek obywatela zgodnie z ustawą Republiki Kazachstanu „O dostępie do informacji” jest wysyłany do służby dokumentacyjnej, drugi - do jednostki strukturalnej rządu podmiot, w którym te informacje były przechowywane.

Jeden egzemplarz ustawy, sporządzony przy przekazywaniu spraw z jednostek strukturalnych do archiwum wydziałowego organu państwowego, przesyłany jest do służby dokumentacyjnej, drugi - do archiwum wydziałowego.

Obydwa egzemplarze aktu sporządzone w trakcie przechowywania spraw w archiwum wydziałowym pozostają w jego aktach rachunkowych.

Jeden egzemplarz aktu sporządzonego w sprawie przygotowania akt trwałego przechowywania do przekazania do właściwego archiwum państwowego przesyła się do archiwum państwowego, drugi pozostaje w archiwum wydziałowym.

Jeden egzemplarz aktu sporządzonego przy przekazywaniu dokumentów i akt podmiotom zagranicznym (osobom prawnym) przekazywany jest do służby dokumentacyjnej, drugi pozostaje w archiwum wydziałowym.

48. Na okładkach etui oznaczenie „DSP” skreśla się pieczęcią lub odręczną notatką ze wskazaniem daty i numeru aktu, który był podstawą jego usunięcia.

Podobne notatki znajdują się w odpowiednich inwentarzach jednostek strukturalnych lub sekcji skonsolidowanych inwentarzy przypadków.

49. Do trwałego przechowywania we właściwym archiwum państwowym skrzynki oznaczone „DSP” przekazywane są dopiero po usunięciu określonego oznaczenia i odpowiednich oznaczeniach w dziale zbiorczego inwentarza skrzyń stałego przechowywania.

50. Przeprowadzanie badania wartości dokumentów i akt oznaczonych „DSP”, rozpatrywanie i zatwierdzanie jego wyników odbywa się zgodnie z aktami prawnymi Republiki Kazachstanu.

51. Przy przekazywaniu spraw z jednostek strukturalnych do archiwum wydziałowego, do odpowiedniego inwentarza akt jednostki strukturalnej wpisuje się nagłówki spraw z oznaczeniem „DSP” wraz z nagłówkami pozostałych spraw.

52. Przygotowanie spraw do przechowywania w archiwum wydziałowym (rejestracja, umieszczenie dodatkowych szczegółów na okładkach spraw, sporządzenie inwentarzy jednostek strukturalnych, przyjmowanie i przekazywanie opisanych spraw) odbywa się zgodnie z aktami prawnymi Republiki Kazachstan.

Art. 53. Sprawy oznaczone „DSP” przeznaczone do zniszczenia mogą zostać sporządzone w ustawie odrębnej albo włączone do ustawy ogólnej (załącznik nr 6) wraz z innymi dokumentami jawnymi przeznaczonymi do zniszczenia. W takim przypadku w kolumnie 2 ustawy po nagłówkach spraw oznaczonych „DSP” umieszcza się zapis „DSP”.

54. Dokumenty, akta i publikacje oznaczone do zniszczenia „DSP” należy zniszczyć w stopniu uniemożliwiającym odczytanie tekstu.

Dopuszczalne jest niszczenie dokumentów, akt i publikacji oznaczonych „DSP” poprzez spalenie ich w obecności pracowników archiwum wydziałowego (biblioteki wydziałowej) organu państwowego.

55. Po zniszczeniu akt oznaczonych „DSP” w formularzach księgowych rejestracyjnych umieszcza się oznaczenie: „Zniszczone. Ustawa z dn. (data) nr.”

56. Biuletyny, biuletyny, streszczenia wydawnictw informacyjnych, książki telefoniczne i adresowe, a także dublety i kserokopie dokumentów, stenogramy i błędy typograficzne oznaczone „DSP” niszczy się bez czynności, lecz ze znakiem w formularzach księgowych rejestracyjnych, poświadczone podpisami wykonawcy i pracownika odpowiedzialnego za ich księgowanie i przechowywanie.

57. Sprawy zakończone pracą biurową i oznaczone „DSP” należy przechowywać w pomieszczeniach biurowych wydziałów strukturalnych organu państwowego do czasu przekazania ich do archiwum departamentalnego.

Publikacje oznaczone „DSP” z reguły przechowywane są w bibliotece wydziałowej, a w przypadku jej braku – w archiwum wydziałowym.

Przechowywanie odbywa się w bezpiecznie zamkniętych i szczelnych metalowych szafach lub sejfach. W takim przypadku należy stworzyć odpowiednie warunki, aby zapewnić im bezpieczeństwo fizyczne.

W księgach pomocniczych Biblioteki nie wolno przechowywać publikacji oznaczonych „DSP”.

58. Sprawy wydane do pracy ze znakiem „DSP” należy zwrócić do odpowiedniej jednostki strukturalnej lub archiwum wydziałowego organu państwowego.

59. Zabrania się wyjmowania z akt lub przenoszenia dokumentów oznaczonych „DSP” z jednej teczki do drugiej bez zgody kierownika służby dokumentacyjnej. W formularzach księgowych rejestracyjnych, a także w wewnętrznych inwentarzach dokumentów sprawy, dokonuje się odpowiednich oznaczeń wszystkich zajęć lub przemieszczeń.

Osobom wysłanym do innych miast zabrania się noszenia podczas podróży dokumentów, akt i publikacji z oznaczeniem „Do użytku służbowego”. Dokumenty te należy wcześniej przesłać do organizacji w miejscu podróży służbowej pracowników, zgodnie z procedurą określoną w niniejszym Regulaminie.

60. Przy zmianie pracowników odpowiedzialnych za utrwalanie i przechowywanie dokumentów, akt i publikacji oznaczonych „DSP” sporządza się akt przyjęcia i przekazania tych dokumentów i akt, zatwierdzony przez kierownika wydziału organu państwowego (załącznik nr 7) .

61. Sprawdzenie dostępności dokumentów, akt i publikacji oznaczonych „DSP” przeprowadza co najmniej raz w roku komisja powołana zarządzeniem szefa organu państwowego. W skład komisji muszą wchodzić osoby, którym powierzono prowadzenie ich ewidencji i przechowywanie.

W bibliotekach i archiwach wydziałowych, gdzie skupiona jest duża liczba dokumentów, akt i publikacji oznaczonych „DSP”, dostępność i stan dokumentów można sprawdzić przynajmniej raz na pięć lat. Wyniki kontroli dokumentuje się w formie aktu (załącznik nr 8), którego jeden egzemplarz przekazywany jest do odpowiedniego archiwum państwowego.

Sprawdzenie dostępności i stanu dokumentów, plików i publikacji oznaczonych „DSP” jest obowiązkowe:

1) przed i po przeniesieniu ich do innego pomieszczenia (budynku);

2) po sytuacjach awaryjnych, które spowodowały ich przemieszczanie się (ewakuację) lub dostęp do magazynów i pomieszczeń biurowych przez osoby nieuprawnione;

3) przy zmianie kierownika służby dokumentacyjnej (archiwum wydziałowe, biblioteka wydziałowa);

4) w okresie reorganizacji (likwidacji) organu państwowego.

62. O utracie dokumentów, akt i publikacji oznaczonych „DSP” lub ujawnieniu informacji zawartych w ich.

W celu wewnętrznego dochodzenia w sprawie zaginięcia dokumentów, akt i publikacji oznaczonych „DSP” lub w celu ustalenia faktu ujawnienia informacji w nich zawartych, komisję powołuje się dokumentem administracyjnym szefa organu państwowego.

Wnioski komisji na temat wyników śledztwa zatwierdza szef, który utworzył komisję.

W przypadku zagubionych dokumentów, akt i publikacji oznaczonych „DSP” sporządza się protokół, a odpowiednie notatki wprowadza się do formularzy księgowych rejestracji.

Akty o utraconych aktach trwałego przechowywania, po ich zatwierdzeniu przez szefa organu państwowego, przekazywane są do archiwum oddziałowego w celu włączenia do akt funduszu.

Naruszenie trybu pracy z informacjami urzędowymi o ograniczonym rozpowszechnianiu, oznaczonymi „Do użytku służbowego”, które nie spowodowało i nie spowodowało ujawnienia lub utraty tych informacji, może być podstawą do pociągnięcia sprawców do odpowiedzialności dyscyplinarnej zgodnie z art. aktualne ustawodawstwo.

Dziennik dokumentów i publikacji ze znakiem
„Do użytku służbowego”

kontynuacja

Uwagi:

1. Dopuszcza się prowadzenie oddzielnego dziennika dla dokumentów przychodzących i wychodzących oraz publikacji z oznaczeniem „Do użytku służbowego”.

2. Wypełniając kolumny dziennika, można skorzystać z uwag do Załącznika 2.

Format A4 (210X2297)

Inwentarz wewnętrzny
dokumenty sprawy oznaczone „DSP” nr ____

	Numer dokumentu	Data dokumentu	Tytuł dokumentu	Numery kart spraw	Notatka

Łącznie __________________________________________________ dokumentów

(w liczbach i słowach)

Liczba arkuszy inwentarza wewnętrznego ________________________________

(w liczbach i słowach)

Stanowisko danej osoby

wypełnił inwentarz wewnętrzny

dokumenty sprawy ______________ Transkrypcja

(podpis osobisty) podpisy

Format A4 (210X297)

Arkusz certyfikatów dla obudowy oznaczonej „DSP”

Nr funduszu ____ Nr inwentarza ____ Nr sprawy ____

Plik zawiera i ponumerowano _____________ arkuszy, w tym

numery literowe arkuszy __________________________________________

brakujące numery arkuszy ________________________________________________

ponumerowane puste arkusze ______________________________________

arkusze inwentarza wewnętrznego ________________________________________

Dokumenty brane pod uwagę w formie załączników i załączników niepodlegających

numeracja ________________________________________________________________

(rodzaje dokumentów i ich ilość)

Stanowisko danej osoby

który wypełnił dokument-poświadczenie sprawy

Odpis dokumentów sprawy ________________ podpisy

(podpis osobisty)

Format A4 (210Х297)\

1. Sporządza się kartę certyfikacyjną

2. Arkusz zaświadczeń sporządza się na osobnej kartce (arkuszach) i składa na końcu sprawy.

3. W akcie poświadczającym wskazuje się cyfrowo i słownie liczbę ponumerowanych kart sprawy oraz odrębnie, poprzez znak „+” (plus), liczbę kart inwentarza wewnętrznego akt sprawy.

4. W karcie certyfikacyjnej odnotowuje się następujące cechy numeracji, projektu i stanu fizycznego dokumentów sprawy:

1) środki obiegu pocztowego (znaczki wszystkich typów, koperty, kartki pocztowe, druki, znaczki, znaczki, pieczęcie);

2) pieczęcie i ich odciski;

3) autografy wybitnych osobistości rządowych i publicznych, osobistości nauki, techniki i kultury;

4) dokumenty fotograficzne;

5) rysunki, ryciny i akwarele;

6) dokumenty wielkoformatowe;

7) sklejone arkusze, uszkodzenia dokumentów;

8) arkusze z wklejonymi fotografiami i dokumentami;

9) koperty wraz z załącznikami oraz liczbę przesyłek (przedmiotów) w nich zawartych;

10) dokumenty posiadające niezależną numerację (w tym materiały drukarskie) i liczbę ich arkuszy (stron).

5. Jeżeli na jednym arkuszu sprawy znajduje się kilka cech wykonania dokumentu, wówczas w kolumnie 2 arkusza poświadczającego wpisuje się numer tego dokumentu przy każdej pozycji w kolumnie 1.

6. Jeżeli dokument zawiera na jednym arkuszu kilka marek materiałów, to w kolumnie 2 ilość podana jest w nawiasie po numerze arkusza akt.

7. Jeżeli w aktach znajdują się pozycje, których numeracja nie jest możliwa, cechy materiału, z którego są wykonane (szkło, metal, inne), to w kolumnie 2 podaje się numery arkuszy pomiędzy którymi dla tej pozycji wskazany.

8. Wszelkie późniejsze zmiany w składzie i stanie (uszkodzenia, zamiana oryginałów dokumentów na kopie, załączenie dokumentów) odnotowuje się w certyfikacie z powołaniem się na odpowiednią ustawę.

9. Karta certyfikacyjna nie jest numerowana.

Karta rejestracyjna wydanych spraw i publikacji z oznaczeniem „DSP”

Format A5 (148X210)

Wzór aktu przydziału do zniszczenia dokumentów,
nie podlega składowaniu

Ustawa nr __

Miejsce kompilacji

W sprawie przydziału dokumentów do zniszczenia,

nie podlega składowaniu

Na podstawie ________________________________________________________________

(Nazwa, miejsce i rok wydania wykazu dokumentów

Wybrany do zniszczenia ze względu na brak

wskazując termin przydatności do spożycia)

wartość naukową i historyczną oraz sprawy, które utraciły znaczenie praktyczne

oraz dokumenty z funduszu archiwum _____________________________________________:

(numer i nazwa funduszu archiwalnego)

Łącznie ____ spraw i dokumentów za __________________ lat.

(w liczbach i słowach)

Sekcje inwentarzy zbiorczych skrzyń stałego przechowywania i skrzyń

personelu przez ____ lat zatwierdzonych protokołem

komisja opiniotwórcza (data i numer) ________________________

(oficjalna nazwa lokalnego organu wykonawczego,

_____________________________________________________________________

Centralne Archiwum Państwowe Republiki Kazachstanu, Archiwum

Prezydent Republiki Kazachstanu)

Zgadza się. Zatwierdzono

protokół eksperckiej komisji weryfikacyjnej lokalnego organu wykonawczego (centralne archiwum państwowe Republiki Kazachstanu, Archiwum Prezydenta Republiki Kazachstanu) protokół centralnej komisji eksperckiej organu państwowego

od „____” _______ rok nr __ od „__” __________ rok nr __

Format A4 (210Х297)

USTAWA nr ___

Miejsce kompilacji

O przyjmowaniu i przekazywaniu dokumentów i spraw

oraz publikacje z dopiskiem „Dla oficjalnych

używać"

Zgodnie z zamówieniem z dnia ______________________ nr ________

(nazwisko i inicjały

Przesłano, ____________________________ otrzymano

imię i patronimika) (nazwisko i inicjały imienia i patronimiki)

w obecności komisji utworzonej na podstawie tego zarządzenia, w

składa się z przewodniczącego __________________________ i członków __________

(nazwisko i inicjały imienia i patronimiki) (nazwiska

Oznaczono następujące dokumenty i sprawy

oraz inicjały pierwszego i środkowego)

„DSP” na ______________ lat i formularze rejestracyjne dla nich:

Łączna liczba zaakceptowanych dokumentów i spraw oznaczonych jako „For

(w liczbach i słowach)

do użytku służbowego”, publikacje w ilości __________

(w liczbach i słowach)

odpisy, nomenklatury (inwentarze) spraw w _______________ egzemplarzach.

(w liczbach i słowach)

Stan dokumentów i akt, nazewnictwo (inwentarze) akt:________________

_____________________________________________________________________

(ogólna charakterystyka stanu)

Jednocześnie przesyłane są _____________________________________________

(nazwy rodzajów formularzy księgowych rejestracyjnych)

Status pracy z dokumentami, plikami i publikacjami oznaczonymi „DSP”

_____________________________________________________________________

(charakterystyka ogólna)

Przesłane przez ________________ Odszyfrowanie podpisu

(podpis osobisty)

Zaakceptowano ________________ Transkrypcja podpisu

(podpis osobisty)

Przewodniczący komisji ________________ Odpis podpisu

(podpis osobisty)

Członkowie komisji ________________ Odpisy podpisów

(podpisy osobiste)

Format A4 (210Х297)

Wzór aktu o sprawdzeniu dostępności i stanu dokumentów,
przypadki i publikacje oznaczone „DSP”

Ustawa nr __

Miejsce kompilacji

Sprawdzanie dostępności i statusu

dokumenty, sprawy i publikacje oznaczone

Na podstawie zamówienia ________________________________________________

(nazwa stanowiska głowy państwa

Od „____” ____________ rok nr ________________________

organ) (tytuł postanowienia)

komisja składająca się z przewodniczącego ______________________________________

(nazwisko, imię i inicjały patronimiczne)

Oraz członkowie komisji ______________________________________

(nazwiska, inicjały, imiona i patronimiki)

odkryłem, że:

1. Całość wykazana jest według zbiorczych spisów spraw (nomenklatura spraw,

formularze księgowe rejestracyjne) __________ dokumenty, pliki i publikacje

(w liczbach i słowach)

oznaczone jako „płyta wiórowa”, w tym:

1) w magazynie ____________________________________________________________

(w liczbach i słowach)

2) nie znaleziono ____________________________________________, w tym

(indeksy (numery) dokumentów, akt, publikacji)

przydzielony do Narodowego Funduszu Archiwalnego Republiki

Kazachstan ________________________.

(w liczbach i słowach)

2. Odkryto dokumenty, sprawy i publikacje nie objęte skonsolidowanym inwentarzem

pliki (listy plików, formularze rejestracyjne) _______________

(w liczbach i słowach)

3. Z ogólnej liczby dostępnych dokumentów, akt i publikacji odkryto:

wymagające dezynfekcji i dezynsekcji ________________________________________________

(w liczbach i słowach)

wymagające renowacji ________________________________________________

(w liczbach i słowach)

wymagające związania lub złożenia ______________________________________

(w liczbach i słowach)

z uszkodzeniami fizycznymi i chemicznymi ____________________________

(w liczbach i słowach)

4. Charakterystyka stanu i warunków przechowywania dokumentów, akt i

publikacje ______________________________________________________________

_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

5. Decyzja kierownika służby dokumentacji (departament

biblioteka) na podstawie wyników kontroli ________________________________________________

_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

Zwój
niektóre decyzje rządu, które utraciły ważność
Republika Kazachstanu

1. Dekret Rządu Republiki Kazachstanu z dnia 23 stycznia 2008 r. nr 51 dsp „W sprawie zatwierdzenia Regulaminu pracy organów państwowych z informacją urzędową”.

2. Dekret Rządu Republiki Kazachstanu z dnia 31 grudnia 2013 r. nr 1478 dsp „W sprawie wprowadzenia zmian i uzupełnień do Dekretu Rządu Republiki Kazachstanu z dnia 23 stycznia 2008 r. Nr 51 dsp „W sprawie zatwierdzenia Regulamin pracy organów państwowych z informacją urzędową.”

3. Dekret Rządu Republiki Kazachstanu z dnia 19 października 2015 r. nr 834 dsp „W sprawie wprowadzenia zmian i uzupełnień do Dekretu Rządu Republiki Kazachstanu z dnia 23 stycznia 2008 r. nr 51 dsp „W sprawie zatwierdzenia Zasady pracy organów państwowych z informacją urzędową.”

2.1. O konieczności oznaczenia „Do użytku służbowego” na dokumentach i publikacjach zawierających informacje zastrzeżone o ograniczonym rozpowszechnianiu decyduje wykonawca oraz osoba podpisująca lub zatwierdzająca dokument. Określony znak i numer egzemplarza umieszcza się w prawym górnym rogu pierwszej strony dokumentu, na okładce i stronie tytułowej publikacji, a także na pierwszej stronie listu przewodniego dla tych dokumentów.

2.2. Przyjmowanie i księgowanie (rejestracja) dokumentów zawierających informacje urzędowe o ograniczonej dystrybucji przeprowadzane są z reguły przez jednostki strukturalne, którym powierzono przyjmowanie i rejestrowanie dokumentacji jawnej.

2.3. Dokumenty oznaczone jako „Do użytku służbowego”:

wydrukowane w biurze maszynowym. Na odwrocie ostatniej kartki każdego egzemplarza dokumentu maszynistka ma obowiązek wskazać liczbę wydrukowanych egzemplarzy, nazwisko wykonawcy, jego nazwisko oraz datę wydrukowania dokumentu. Wydrukowane i podpisane dokumenty wraz ze szkicami i wersjami przekazywane są do rejestracji pracownikowi, który je ewidencjonuje. Wersje robocze i wersje są przez tego pracownika niszczone, z faktem zniszczenia odnotowanym w formularzach księgowych;

są co do zasady uwzględniane oddzielnie od dokumentacji jawnej. Jeżeli objętość takich dokumentów jest niewielka, dopuszczalne jest prowadzenie ich ewidencji łącznie z innymi dokumentami jawnymi. Do indeksu rejestracyjnego dokumentu dodaje się znak „DSP”;

przekazywany pracownikom działu za podpisem;

są wysyłane do organizacji zewnętrznych przesyłką kurierską, listem poleconym lub listem wartościowym;

są powielane (replikowane) wyłącznie za pisemną zgodą odpowiedniego menadżera. Księgowanie zduplikowanych dokumentów odbywa się pojedynczo;

przechowywane w bezpiecznie zamkniętych i zaplombowanych szafach (skrzyniach, pomieszczeniach magazynowych).

2.4. W przypadku konieczności przesłania dokumentów oznaczonych „Do użytku służbowego” na kilka adresów tworzony jest indeks pocztowy, w którym liczba kopii wysyłanych dokumentów jest wskazywana według adresu. Indeks podziału podpisuje wykonawca i kierownik jednostki strukturalnej, która przygotowała dokument.

2.5. Sporządzone dokumenty oznaczone jako „Do użytku służbowego” grupuje się w sprawy zgodnie z nomenklaturą spraw niesklasyfikowanych prac biurowych. Jednocześnie na okładce teczki, w której umieszczane są takie dokumenty, znajduje się również oznaczenie „Do użytku służbowego”.

2.6. Niszczenie akt i dokumentów oznaczonych „Do użytku służbowego”, które utraciły znaczenie praktyczne i nie mają wartości historycznej, następuje zgodnie z ustawą. Odnotowanie tego następuje w formularzach księgowych z powołaniem się na odpowiednią ustawę.

2.7. Przekazywanie dokumentów i plików oznaczonych jako „Do użytku służbowego” od jednego pracownika do drugiego odbywa się za zgodą odpowiedniego przełożonego.

2.8. W przypadku zmiany pracownika odpowiedzialnego za ewidencję dokumentów oznaczonych jako „Do użytku służbowego” sporządzany jest protokół przyjęcia tych dokumentów, który zatwierdza odpowiedni kierownik.

2.9. Sprawdzenie dostępności dokumentów, akt i publikacji z oznaczeniem „Do użytku służbowego” przeprowadzane jest przynajmniej raz w roku przez komisje powołane zarządzeniem kierownika. W skład takich prowizji muszą wchodzić pracownicy odpowiedzialni za ewidencjonowanie i przechowywanie tych materiałów.

W bibliotekach i archiwach, w których zgromadzona jest duża liczba publikacji, akt i innych materiałów oznaczonych jako „Do użytku służbowego”, dostępność można sprawdzić przynajmniej raz na pięć lat.

Igor Aguryanow

Kolejna wersja robocza dokumentu z folderu „należy przeanalizować”:
nazwa="więcej">

1. Postanowienia ogólne

Niniejsze rozporządzenie zostało opracowane w celu ochrony interesów<организация>i jej klientami w przypadku ujawnienia (przekazania) informacji, które nie są przeznaczone do szerokiego rozpowszechniania, a także przestrzegania odpowiednich zasad postępowania z informacjami poufnymi.

Niniejsza polityka ma być stosowana przez wszystkich pracowników<организация> oraz reguluje zasady pracy z informacjami poufnymi.

Pracownicy<организация>, których dostęp do informacji poufnych jest niezbędny do wykonywania ich obowiązków służbowych, muszą w momencie podpisania zapoznać się z niniejszym rozporządzeniem i pouczyć o ewentualnej odpowiedzialności za jego naruszenie.

Pracownicy mogą pracować z informacjami zawierającymi informacje poufne<организация> którzy zawarli umowę o pracę zawierającą odpowiednią „Umowę o zachowaniu poufności i nieujawnianiu informacji”.

Klasyfikacji informacji jako informacji poufnych dokonuje się zgodnie z „Wykazem informacji stanowiących informacje poufne”<организация> .

2. Procedura postępowania z dokumentami

Informacje poufne utrwalane są na nośnikach papierowych (dokumenty, publikacje itp.), magnetycznych (dyskietki, płyty CD, flash) i innych nośnikach (dalej – Dokumenty). Wszystkie Dokumenty zawierające informacje poufne podlegają obowiązkowej rejestracji. Dokumentom takim przypisany jest jeden ze znaków ograniczenia rozpowszechniania „poufne ( DO)", "ściśle poufne ( SK)" lub "do użytku służbowego ( płyta wiórowa)».

Tworzenie, przetwarzanie, przekazywanie, przechowywanie i niszczenie poufnych dokumentów na technicznych środkach przetwarzania informacji jest dozwolone tylko wtedy, gdy są na nich zainstalowane specjalne środki ochrony.

2.1. Papierkowa robota

O konieczności oznaczenia ograniczeń na dokumentach zawierających informacje poufne wykonawca dokumentu decyduje na etapie jego przygotowania. Potwierdzenia zgodności pieczęci na dokumentach dokonuje kierownik działu lub kierownictwa<организация> podpisanie lub zatwierdzenie dokumentu.

Określony znak ograniczenia jest umieszczony:

w prawym górnym rogu pierwszej strony dokumentu;

na okładce lub stronie tytułowej;

na pierwszej stronie w prawym górnym rogu listu motywacyjnego;

na numer konta dokumentu;

w prawym górnym rogu koperty z przesłanymi dokumentami;

do indeksu spraw zgodnie z nomenklaturą spraw.

Na nośnikach magnetycznych (płyta CD, dyskietka) taki znak umieszcza się w dowolnym dogodnym miejscu na elemencie konstrukcyjnym nośnika.

Znaku ograniczenia dystrybucji „DSP”, „K” lub „SK” nie można umieszczać na ścisłych dokumentach sprawozdawczych, dokumentach rozliczeniowych, umowach z klientami, dokumentach kredytowych i innych dokumentach klientów. Kierownik jednostki strukturalnej, w której znajdują się te dokumenty, jest osobiście odpowiedzialny za organizację pracy z nimi, za zapewnienie dostępu do nich pracownikom jednostki strukturalnej zgodnie z wykazem, a także osobom upoważnionym do pracy z tymi dokumentami.

2.2. Rachunkowość dokumentów

Przetwarzanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej zawierającej informacje poufne, a także rejestrowanie Dokumentów wewnętrznych w<организация> prowadzone przez sekretariat.

Wszystko przybywający korespondencję poufną otwierają pracownicy sekretariatu.

Praca z przychodzącymi dokumentami poufnymi obejmuje następujące kroki:

akceptacja przychodzących Dokumentów;

rejestracja;

raportować kierownictwu otrzymane Dokumenty;

przegląd zarządzania i podejmowanie decyzji;

kierunek wykonania;

wykonanie;

umieszczenie Dokumentu w aktach;

dalsze wykorzystanie;

przeniesienie do archiwum;

zniszczenie.

Po otrzymaniu sprawdzane jest:

integralność ich opakowania;

liczba arkuszy;

liczba kopii;

dostępność aplikacji (jeśli są one wskazane w liście motywacyjnym).

W przypadku stwierdzenia naruszenia integralności koperty lub braku niektórych dokumentów protokół sporządza się w dwóch egzemplarzach. Jeden egzemplarz aktu przesyłany jest do nadawcy, a drugi przechowuje pracownik sekretariatu.

Wszystkie Dokumenty (jeden po drugim) muszą zostać zarejestrowane (rozliczone).

Rejestracja Dokumentów polega na nadaniu numeru rachunku i umieszczeniu go na dokumencie ze wskazaniem daty rejestracji. Numer rachunku nadawany jest Dokumentowi przez pracownika sekretariatu.

Po rejestracji Dokumenty przekazywane są Zarządowi w celu podjęcia decyzji. Po zapoznaniu się z Dokumentem Menedżer wyznacza wykonawcę i wydaje instrukcje dotyczące wykonania Dokumentu. Instrukcje te są sformalizowane w samym Dokumencie w formie uchwały.

Decyzją kierownika poufny dokument zostaje przekazany wykonawcy.

Przy przyjęciu dokumentu poufnego na nośniku elektronicznym sprawdzana jest obecność i autentyczność elektronicznego podpisu cyfrowego korespondenta (zwanego dalej EDS).

Jeżeli na przychodzącym dokumencie poufnym nie ma podpisu cyfrowego, upoważniony pracownik ma obowiązek złożyć na nim swój podpis cyfrowy, gwarantujący niezmienność dokumentu.

W przypadku stwierdzenia braku załączników sporządza się akt, w którym wymienia się wszystkie dostępne załączniki i brakujące, ich przedmiot, obecność lub brak uszkodzeń koperty, inne niezbędne informacje, zdaniem twórcy ustawy, a dla dokumentów poufnych w postaci elektronicznej – objętość i przedmiot otrzymanego dokumentu, fakt naruszenia podpisu cyfrowego.

Po zakończeniu prac nad Dokumentem umieszczany jest na nim znak wskazujący na jego wykonanie i przekazanie do akt. Następnie dokument zostaje złożony przez pracownika sekretariatu w aktach.

Decyzja o dalszym korzystaniu z poufnego Dokumentu jest zdeterminowana jego znaczeniem i wartością praktyczną. W zależności od tego Dokumenty poufne mogą:

zostać wykorzystane w przyszłości;

przeniesiony do archiwum w celu przechowywania;

zostać zniszczone.

Praca z poufnością towarzyski Dokumenty obejmują następujące kroki:

zatwierdzenie dokumentu;

podpisanie dokumentu;

rejestracja dokumentu;

wysłanie dokumentu.

Projekt poufnego Dokumentu wychodzącego jest opracowywany przez wykonawcę dokumentu i w razie potrzeby uzgadniany z innymi pracownikami<организация> Następnie przekazywany jest do podpisu Prezesowi Zarządu.<организация>. Po podpisaniu dokument jest rejestrowany przez pracownika sekretariatu w dzienniku wychodzących dokumentów poufnych. Dystrybucja Dokumentów poufnych odbywa się według list podpisywanych przez kierownictwo, wskazujących numery rachunków przesłanych Dokumentów.

Informacje poufne w formie elektronicznej można odbierać i przekazywać wyłącznie przy użyciu bezpiecznych kanałów komunikacji w miejscach pracy specjalnie do tego przeznaczonych.

Dokumenty poufne wychodzące w formie elektronicznej opatrzone są cyfrowym podpisem wykonawcy i umieszczone w wiadomości elektronicznej.

Procedura pracy z informacjami poufnymi wewnętrzny Dokumenty.

Praca z poufnymi dokumentami wewnętrznymi obejmuje następujące kroki:

opracowanie projektu dokumentu;

koordynacja;

podpisanie dokumentu;

rejestracja dokumentu;

kierunek wykonania;

wykonanie;

umieszczenie dokumentu w aktach;

podjęcie decyzji o dalszym użytkowaniu:

dalsze wykorzystanie;

przeniesienie do archiwum;

zniszczenie.

Przesyłanie dokumentów zawierających informacje poufne faksem jest dozwolone wyłącznie po uzyskaniu zgody kierownictwa.<организация> .

Podczas przenoszenia dokumentów pomiędzy działami strukturalnymi<организация> nie są zarejestrowani.

2.3. Drukowanie i kopiowanie dokumentów

Druk dokumentów poufnych wykonują wykonawcy lub osoby upoważnione do pracy z informacjami poufnymi. Podczas drukowania Dokumentów należy uniemożliwić osobom nieupoważnionym przeglądanie informacji. Outsiderzy to nie tylko osoby, które nie pracują<организация>, ale także osoby znajdujące się w pomieszczeniu, w którym odbywa się druk, które nie mają dostępu do tych informacji.

Wersje robocze i wersje Dokumentów niszczone są osobiście przez wykonawcę, który ponosi osobistą odpowiedzialność za ich zniszczenie. Niszczenie odbywa się przy użyciu standardowych maszyn do cięcia papieru lub innymi metodami wykluczającymi możliwość odczytu.

Wydruki zawierające informacje poufne należy natychmiast usunąć z drukarki.

Dokumenty otrzymane od organizacji zewnętrznych są kopiowane za ich zgodą, jeśli dokument jest oznaczony jako „Brak praw do powielania”.

Dokumenty przychodzące są kopiowane (replikowane) z obowiązkową adnotacją w dzienniku rejestracji o liczbie kopiowanych kopii. W czasopiśmie wskazano także, do kogo wysyłany jest każdy egzemplarz zduplikowanego Dokumentu. Każdy egzemplarz przekazywany jest wykonawcy (zgodnie z wizą znajdującą się na dokumencie).

Kopiowanie dokumentów wykonywane przez jednostkę strukturalną<организация>, realizowanych w tym dziale. Liczbę egzemplarzy tych Dokumentów ustala wykonawca dokumentu na wizie kierownika jednostki strukturalnej, która przygotowała dokument.

Kopiowanie Dokumentów na rzecz osób trzecich odbywa się na pisemny wniosek organizacji podpisany przez jej kierownika i za zgodą Zarządu<организация> .

Odpowiedzialność za nieuprawnione kopiowanie Dokumentów ponosi kierownik jednostki strukturalnej<организация> .

2.4. Procedura kompilacji dokumentów do plików

Wykonane Dokumenty poufne gromadzone są w aktach (odrębnie od dokumentów jawnych). Na okładce etui, w którym umieszczone są Dokumenty, umieszczony jest znak ograniczający.

Ze spraw, w których przechowywane są Dokumenty, mogą korzystać wyłącznie pracownicy, którzy potrzebują ich do wykonywania swoich obowiązków służbowych. Na osobnej kartce przechowywanej w teczce wskazana jest lista pracowników, którzy mogą zapoznać się z Dokumentami złożonymi w teczce.

2.5. Przechowywanie dokumentów

Informacje poufne są przechowywane w<организация> w formie elektronicznej (w tym w sieciach komputerowych, na nośnikach magnetycznych), a także w formie dokumentów drukowanych.

Obiekty do przetwarzania i przechowywania informacji poufnych powinny być zlokalizowane w taki sposób, aby ograniczyć możliwość podglądania.

Zabrania się pozostawiania dokumentów bez nadzoru w miejscu pracy.

Dokumenty aktualnie nieużywane należy usunąć, zwłaszcza przy opuszczaniu lokalu.

Dokumenty Poufne w formie elektronicznej należy przechowywać wyłącznie w SVT wyposażonym w specjalne zabezpieczenia.

Przechowywanie Dokumentów i akt poza godzinami pracy odbywa się w bezpiecznie zamykanych pomieszczeniach biurowych<организация> .

2.6. Usunięcie znaku dystrybucji ograniczonej

Usunięcia pieczęci z dokumentu poufnego dokonuje kierownik działu lub kierownictwa<организация>, który podpisał (zatwierdził) dokument, pod warunkiem, że informacje w nim zawarte utraciły swoją poufność, a także przy korygowaniu „Listy Informacji Poufnych”<организация> ».

Usunięcie pieczęci z informacji, której właścicielem na podstawie umowy jest organizacja trzecia, jest dopuszczalne wyłącznie za jej pisemną zgodą.

Usunięcie znaku następuje na samym dokumencie, w kopiach księgowych i w dzienniku księgowym.

2.7. Zniszczenie dokumentów

Niszczenie Dokumentów i akt następuje zgodnie z ustawą poprzez ich spalenie (zniszczenie) lub w inny sposób wykluczający możliwość przywrócenia tekstu.

Niszczenie dokumentacji elektronicznej odbywa się poprzez jej usunięcie za pomocą specjalnych środków.

Akty zniszczenia są rejestrowane i gromadzone w odrębnym pliku.

Zabrania się zwyczajnego wyrzucania Dokumentów poufnych do kosza.

Po zniszczeniu Dokumentów dokonuje się adnotacji o zniszczeniu w dziennikach rejestracyjnych z powołaniem się na odpowiednią czynność.

2.8. Procedura przesyłania dokumentów

Wypełnione i zarejestrowane dokumenty są wysyłane do wysyłki.

Przesyłane Dokumenty należy zapakować w osobne koperty niż pozostała dokumentacja.

W przypadku kopert z Dokumentami inwentarz ich zawartości sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden wraz z Dokumentami wysyłany jest do adresata, drugi zaś składany jest w aktach.

Dostarczanie Dokumentów do instytucji zewnętrznych (przedsiębiorstw, organizacji) odbywa się za pośrednictwem usług doręczeniowych (komunikacja terenowa, komunikacja specjalna, przesyłki polecone lub wartościowe). W razie potrzeby Dokumenty oznaczone do ograniczonej dystrybucji mogą zostać dostarczone przesyłką kurierską na pytania, treść

co stanowi informację poufną, zarządzanie<организация> wyznacza osobę odpowiedzialną za odbycie zgromadzenia.

Osoba odpowiedzialna za przygotowanie i przeprowadzenie spotkania lub negocjacji, na których planowane jest wykorzystanie informacji poufnych, opracowuje projekt programu spotkania, negocjacji, listę uczestników oraz listę zagadnień, z którymi każdy uczestnik może się zapoznać.

Na posiedzenie zapraszane są osoby bezpośrednio związane z tematyką poruszaną na posiedzeniu, a których udział wynika z konieczności służbowej.

Spotkania odbywają się w pomieszczeniach, w których istnieje możliwość zapewnienia ochrony

bezpieczeństwo omawianych zagadnień.W razie potrzeby pomieszczenia te mogą zostać poddane inspekcji przez odpowiednich specjalistów w celu zapewnienia zabezpieczenia przed wyciekiem informacji kanałami technicznymi oraz, w razie potrzeby, zapewnienia bezpieczeństwa fizycznego.

Spotkania wewnętrzne z udziałem pracowników organizacji zewnętrznych oraz negocjacje z partnerami biznesowymi, podczas których omawiane są kwestie związane z informacjami poufnymi, odbywają się za zgodą Prezesa Zarządu.

5. Odpowiedzialność

5.1. Pracownik, który otrzymał Dokument poufny, ma obowiązek podjąć działania zapewniające jego bezpieczeństwo i nie ujawniać informacji w nim zawartych w rozmowach z osobami obcymi, a także z pracownikami.<организация>, chyba że jest to wymagane do wykonywania jego obowiązków służbowych.

5.2. Ujawnienie informacji lub utrata poufnych dokumentów ma charakter nagły i pociąga za sobą konsekwencje przewidziane w obowiązującym ustawodawstwie Federacji Rosyjskiej, a także zobowiązaniach umownych pomiędzy<организация> i zatrudnionego pracownika.

5.3. Odpowiedzialność za ujawnienie takich informacji ponosi pracownik, który pozwolił na ich ujawnienie lub naruszył zasady postępowania z nimi.